Manual de Usuario General Sistema de Administración Integral de Archivos (SAIA)

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1 Manual de Usuario General Sistema de Administración Integral de Archivos (SAIA) Página de 33

2 . Ingreso a SAIA c. d. a. b... Inicio de Sesión: El funcionario debe ingresar su nombre de usuario y la clave respectiva. a. En este campo, el usuario debe digitar el nombre de usuario que le ha sido asignado. b. En este campo el usuario debe digitar la clave de seguridad para ingresar a la herramienta. c. Seleccionando esta opción, el sistema recordará el nombre de usuario que ingresó por última vez al sistema; de manera tal que no sea necesario digitarlo en el próximo inicio de sesión. d. Seleccionando esta opción, el sistema recordará la clave de acceso del usuario que ingreso por última vez al sistema; de manera tal que no sea necesario digitarla en el próximo inicio de sesión.. Cambio de Contraseña: El cambio de contraseña permite que el usuario pueda cambiar su clave de ingreso cuantas veces lo desee. El sistema realiza un análisis de la nueva contraseña y determina el nivel de seguridad de la misma mediante una calificación. La contraseña debe tener un porcentaje mínimo de seguridad para ser aprobada por el sistema. Página de 33

3 a b c Periódicamente en el sistema se debe realizar un cambio de clave por efectos de seguridad, por lo que el usuario debe asignar una nueva clave a su sesión. Se recomienda que dicha clave contenga tanto caracteres alfanuméricos como símbolos, ya que su combinación hace más fuerte la contraseña. a. Contraseña anterior: El usuario debe digitar la contraseña antigua. b. Nueva contraseña: El usuario debe digitar la nueva contraseña realizando la combinación de caracteres alfanuméricos y símbolos. c. Repetir contraseña: Se digita nuevamente la contraseña creada. Página 3 de 33

4 . Modulo de Documentos El modulo de documentos permite al usuario llevar el control de los documentos o registros que tiene dentro de la herramienta. a b c d e f g h i j a. Pendientes: Al hacer clic en el icono pendientes, el usuario tendrá acceso al listado de los documentos que ha recibido y están pendientes de lectura, de realizar una acción con el b. Proceso: Documentos que se encuentran en proceso de trámite interno. c. Gestión: Documentos que han sido transferidos desde Proceso al archivo de gestión. d. Central: Documentos que han sido transferidos desde el archivo gestión al archivo de central. e. Histórico: Documentos que han sido transferidos desde el archivo central al archivo histórico. f. Formatos: Plantillas preestablecidas para elaborar cartas y memorandos. g. Expedientes: Opción que permite la creación de expedientes digitales con documentos que ya se encuentran en ciclo de archivo. h. Tareas: Permite visualizar las tareas que han sido asignadas a los usuarios y que deben ser ejecutadas en los plazos establecidos. i. Búsqueda avanzada: Permite realizar búsqueda de documentos. j. Salir: Modo seguro de terminar sesión en SAIA. Página 4 de 33

5 . PENDIENTES: Para iniciar se ingresa al módulo Pendiente en el menú principal, donde encontrará los documentos que le son enviados y se encuentran en espera de ser leídos y continuar su trámite. PENDIENTES Un documento que se encuentra en la bandeja de Pendientes es aquel que ha sido transferido al usuario, documento que puede ser: De origen externo: Cuando es remitido por una empresa o ciudadano como persona natural. De origen interno: Cuando es transferido por otro funcionario de la entidad. Los de origen interno pueden ser enviados para que el usuario los revise para aprobación y firma o sólo como información general e instrucciones contenidas en el documento interno (memorando, circulares internas, circulares externas). k n a. b. l c. d. e. f g h i m j j a. NÚMERO: Es el número de radicación e identificación asignado automáticamente al documento, al momento de ingresarlo o crearlo en el sistema SAIA. b. FECHA CREACION: Fecha en que el documento llegó al Listado de Documentos Pendientes del funcionario. c. DESCRIPCIÓN: Descripción o Detalles del contenido del documento que se digitó por quien preparó el documento en caso de que sea una plantilla o por la persona que lo recibió en la ventanilla única. d. PLANTILLA: Plantilla sobre la cual fue elaborado el documento que para el caso de la Empresa es Oficio. e. REMITENTE: Remitente del f. CLASIFICACION DEL DOCUMENTO: La serie del documento se asocia de acuerdo con la clasificación por la tabla de retención documental. Cada documento debe asociarse a la serie documental correspondiente para que se garantice el cumplimiento del ciclo de vida del documento en el archivo. Página 5 de 33

6 g. ESTADO ACTUAL: Estado en el que se encuentra el documento actualmente: PENDIENTE: El documento está en espera de ser leído. LEÍDO: El documento ya fue leído y se encuentra en espera de continuar su trámite. El documento queda como leído una vez el usuario le da clic en los detalles del DEVUELTO: El documento le fue devuelto por un funcionario al que el usuario se lo envió, debido a que no le concernía o tiene alguna observación en el documento interno que le fue preparado (para el caso de los documentos internos). h. FECHA LIMITE DE RESPUESTA: Plazo para dar respuesta o ejecutar la acción correspondiente al VERDE: Indica que aún existe tiempo disponible para dar respuesta al AMARILLO: Se acerca el vencimiento para dar respuesta al ROJO: La respuesta al documento debe ser inmediata o se encuentra retrasada. i. TERMINAR: Esta opción permite terminar el documento o finalizarlo. Esta opción se usa cuando el documento no requiere tramites adicionales de respuesta o transferencia a otro funcionario por que es de carácter informativo.. JUSTIFICACION: Por cuestiones de control en el proceso y la trazabilidad, el usuario debe justificar la decisión de por qué desea terminar el En SAIA por defecto se tienen varias opciones comunes para terminar los documentos, las cuales son: i. fue leído Página 6 de 33

7 ii. Ya Recibido en medio físico iii. Documento informativo Cualquiera de estas alternativas puede ser complementada por el usuario en lo que crea pertinente pero igualmente puede digitar una digitación que no este incluida en la anterior lista. j. REGISTROS: Indica la cantidad de documentos que se están visualizando en la pagina actual del total de los documentos pendientes. k. BUSQUEDA AVANZADA: Permite ingresar a la herramienta de búsqueda avanzada de documentos. l. MOSTRAR TODOS: Permite visualizar todos los documentos pendiente en una única página. m. TRANSFERIR: Permite transferir varios documentos a uno o varios funcionarios. Para transferir documentos se debe seleccionar el documento o los documentos que se quieren transferir y hacer clic en el botón transferir DOCUMENTOS A TRANSFERIR: Muestra la información básica de los documentos seleccionados para la transferencia.. FECHA: Muestra la fecha de la transferencia. 3. DESTINO: Permite seleccionar el funcionario o los funcionarios a quien se transferirán los documentos. 4. OBSERVACIONES: Permite colocar observaciones adicionales a la transferencia. 5. MEDIO DE NOTIFICACION: Permite indicar al sistema que notifique sobre la llegada del documento al funcionario o los funcionarios seleccionados mediante mensajería instantánea o correo electrónico. (Si el cliente adquiere esta función). Página 7 de 33

8 6. OBSERVACIONES VISIBLES PARA TODOS: Permite restringir el acceso a las observaciones de manera tal que se pueda seleccionar si van a ser visibles para todos los funcionarios de la organización que accedan al documento o solamente para los usuarios seleccionados para la transferencia. 7. CONTINUAR: Al terminar de diligenciar los campos y determinar las características de la transferencia, se hace clic en el botón continuar para ejecutar la transferencia. n. DETALLES: Permite el ingreso a los detalles del 3. DOCUMENTO: Muestra el asunto del. PAGINA: Muestra un vista previa de las páginas del Para visualizar la página del documento que se requiera se da clic sobre la página en miniatura lo que le permitirá ver la página en un tamaño al 00%. A su vez la página puede ser ampliada si se requiere o se pueda rotar, sin que esto altere la imagen original del documento o el documento en si mismo. 3. RESPUESTAS ASOCIADAS Y ANEXOS DIGITALES: Permite visualizar las respuestas asociadas al documento que hayan sido elaboradas por el usuario o por otro funcionario. Para visualizar la respuesta, el usuario debe dar clic en el botón Ver. También permite identificar si el documento contiene anexos digitales y para abrir el anexo digital se debe hacer clic en ver.. MENU DE FUNCIONES DEL DOCUMENTO: Permite ver los detalles del documento y realizar las acciones que se requieran para su trámite (transferir a otro funcionario, terminar el documento, devolverlo o generar una respuesta, etc). a Página 8 de 33

9 a. DETALLES DEL DOCUMENTO: Permite visualizar los datos principales del Número de Radicado: Asignado por el sistema SAIA al momento de radicarlo e identifica el documento dentro del sistema.. Fecha de radicación: Es la fecha en el documento fue ingresado en el sistema. 3. Descripción o Asunto del documento: Muestra el asunto del 4. Remitente del documento: Muestra los datos de la persona que remitió el 5. Anexos Físicos: Muestra el tipo de anexos que tiene el 6. Fecha oficio entrante: Muestra la fecha en la que se elaboró el 7. Clasificación del documento: Muestra la serie documental con la cual se clasificó el documento al momento de la radicación. 8. Ciudad de origen: Muestra la ciudad donde se elaboró el 9. Números de páginas: Muestra el número de páginas digitalizadas del 0. Días de entrega: Muestra los el plazo disponible para ejecutar las acciones referentes al. Descripción de anexos: Muestra la descripción de los anexos físicos del. Número externo del oficio: Muestra el numero externo o radicado externo del b. SEGUIR RASTRO Y TRAZABILIDAD DEL DOCUMENTO: Permite revisar los movimientos b que sufrido el documento desde el momento en que ingresa al sistema. Página 9 de 33

10 Número de radicación: Muestra el número de radicación del. Fecha de inicio del proceso: Muestra la fecha en que ingreso el documento al sistema. 3. Fecha límite de respuesta: Muestra la fecha máxima para terminar las acciones referentes al 4. Descripción del documento: Muestra el asunto del 5. Clasificación del documento: Muestra la serie documental con la cual se clasificó el documento al momento de la radicación. 6. Respondiendo a: Permite identificar si el documento está asociado a otro documento, mostrando una descripción del documento asociado. 7. Información adicional: Muestra información adicional como adición de paginas al documento, creación del mismo, o impresión del número de radicado. 8. Fecha: Muestra la fecha en que se generó la información adicional. 9. Funcionario: Muestra el funcionario que genero la información adicional. 0. Acción: Muestra la descripción de la información adicional generada.. Notas: Muestra detalles de la acción que genera la información adicional.. Rastro: Permite identificar los movimientos del documento entre los usuarios del sistema. 3. Origen: Muestra el nombre del usuario que origina la acción o movimiento del 4. Destino: Muestra el nombre del usuario destino del movimiento del Página 0 de 33

11 5. Acción: Muestra el tipo de acción ejecutada. 6. Fecha: Muestra la fecha en que se ejecutó la acción. 7. Instrucciones: Muestra la descripción de las notas consignadas en el movimiento del c c. VER PAGINAS DEL DOCUMENTO: Permite Visualizar las paginas que integran el d d. ORDENAR PAGINAS DEL DOCUMENTO: Permite cambiar el orden en que se visualizan las paginas del Página de 33

12 . Para modificar el orden de las páginas solo basta con hacer clic sostenido sobre la página que desea mover y arrastrarla al lugar donde desea ubicarla.. Guardar orden: Permite guardar el orden deseado de las paginas. e e. ADICIONAR NUEVAS PAGINAS AL DOCUMENTO: Permite incorporan nuevas paginas al Página de 33

13 . Documento asociado: Muestra el asunto del documento al cual se le va a adicionar la página.. Escanear de nuevo: Permite seleccionar si desea adicionar una pagina mas al 3. Continuar: Permite continuar con el proceso siguiente a la adición del total de las paginas que desea adicionar. 4. Nuevo: Permite cambiar la imagen cuando se ha escaneado o seleccionado una imagen equivocada. 5. Abrir: Permite seleccionar una imagen ya escaneada y que se tiene almacenada en el computador y poderla subir a la plataforma. 6. Enviar: Permite darle la orden al sistema de que transfiera a la plataforma la imagen seleccionada del PC o escaneada. 7. Imprimir: Permite imprimir la imagen seleccionada del PC o escaneada. 8. Escalar Imagen: Permite aumentar o disminuir el tamaño de la imagen. 9. Rotar: Permite rotar la imagen seleccionada del PC o escaneada 90º cada ves que se pulse el botón. 0. Adquirir: Permite escanear una imagen para subirla a la plataforma.. Seleccionar: Permite seleccionar el escáner desde donde se va a digitalizar el. Principal: Permite visualizar la ultima imagen escaneada o seleccionada desde el PC. f f. ADICIONAR ETIQUETA: Permite adicionar una etiqueta al documento para identificarlo y encontrarlo fácilmente en el futuro. 3. Etiquetas: Permite seleccionar de la lista de etiquetas creadas la etiqueta que desea asignarle al. Guardar: Permite guardar la asignación de la etiqueta. 3. Adicionar: Permite adicionar una nueva etiqueta a la lista de etiquetas: Página 3 de 33

14 I II I. Nombre: Permite digitar el nombre deseado para la etiqueta. II. Guarda: Permite guardar la etiqueta para que quede en la lista de selección de etiquetas. g g. VISUALIZAR O ADJUNTAR ANEXOS DIGITALES AL DOCUMENTO: Permite acceder a los anexos digitales del documento, o bien agregar nuevos anexos Anexos digitales: Permite visualizar los nombre de los anexos digitales que tiene el. Descargar: Permite descargar al PC el anexo digital. 3. Propietario: Permite ver el nombre del usuario que adjuntó el anexo digital. 4. Examinar: Permite seleccionar desde el PC el anexo que se desea adjuntar al 5. Adicionar: Permite confirmar la adición del anexo digital al h Página 4 de 33

15 h. ADICIONAR Y EDITAR NOTAS POST-IT: Permite la inserción de notas Post-it en los documentos En este recuadro se digita la nota que desea poner el. Adicionar: Permite confirmar la adición de la nota al 3. NOTAS: Haciendo clic sostenido y arrastrando la nota permite ubicarla en el lugar del documento que se desee. 4. Haciendo clic permite visualizar las diferentes notas post-it que tenga el 5. Haciendo clic permite guardar los cambios de las notas. 6. Haciendo clic permite eliminar la nota post-it. i i. DAR RESPUESTA AL DOCUMENTO: Permite responder un documento, creando una asociación o relación entre los documentos. Página 5 de 33

16 . Plantillas Predeterminadas: Permite seleccionar la plantilla con la que desea responder el j j. TRANSFERIR DOCUMENTO A OTRO FUNCIONARIO: Permite transferir documento a otro (s) funcionario (s), para que este tenga conocimiento del Documento: Permite ver el numero de identificación el documento y el asunto del mismo.. Fecha: Permite identificar la fecha y hora en que se hace la transferencia. 3. Buscar: Permite seleccionar el funcionario (s) a quien (es) se va a transferir el En el campo buscar se pueden diligenciar las primeras letras del nombre del funcionario y hacer clic en el icono lupa para que el sistema haga una búsqueda automática de los funcionario que coinciden con las letras digitadas; las flechas de anterior y siguiente permiten navegar entre las diferentes coincidencias encontradas por el sistema. También se puede buscar el funcionario (s) en el árbol de funcionarios. Página 6 de 33

17 4. Observaciones: Permite escribir observaciones relacionadas con el 5. Medio de notificación: Permite seleccionar el medio de notificación por el cual se le dará aviso al destinatario(s) que un documento le fue transferido. 6. Observaciones visibles para todos: Permite seleccionar si las observaciones del documento serán visibles para todos los funcionarios que tengan relación con el documento en un futuro o solamente para el funcionario que haya sido seleccionado como destino de la transferencia. 7. Continuar: Permite confirmar la transferencia. k K. ENVIAR EL DOCUMENTO POR Permite enviar el documento vía a un correo electrónico, dejando evidencia de la acción en el rastro y trazabilidad del De: Permite seleccionar el correo electrónico desde donde se va a enviar el. Para: Permite digitar la dirección de correo electrónico a donde se va a enviar el 3. Con copia: Permite digitar direcciones de correo a las que se va a enviar copia del 4. Con copia oculta: Permite enviar una copia del documento a un correo electrónico de manera que los demás destinatarios no puedan ver a quien se envió dicha copia. 5. Asunto: El sistema pone un asunto predeterminado indicando el numero de radicación del documento, pero permite Página 7 de 33

18 6. Contenido: En este campo el sistema inserta automáticamente la información general del documento y permite remplazarla o bien, digitar más información complementaria. 7. Archivos Adjuntos: El sistema adjunta automáticamente los anexos digitales del documento, pero permite quitar la selección de los que no desee enviar. 8. Enviar; Permite confirmar el envío del documento por correo electrónico. l. DESPCAHAR DOCUMENTO POR CORRESPONDENCIA FISICA: Permite enviar un documento físicamente a un destinatario externo a la organización. l 3 5. Número de documento: Permite visualizar el número de documento a despachar.. Descripción: Permite visualizar el asunto del documento a despachar. 3. Adicionar despacho: Permite adicionar los datos del despacho del I IV II III V VI Página 8 de 33

19 I. Número de guía: Permite digitar el numero de guía de transporte cuando el documento de despacha por mensajería especializada. II. Empresa: Permite digitar el nombre de la empresa de trasporte con quien se hace el despacho. III. Responsable: Permite digitar el nombre del funcionario responsable del despacho. IV. Tipo de mensajería: Permite seleccionar el tipo de mensajería utilizado para el despacho. V. Notas: Permite agregar notas correspondientes al despacho. VI. Adicionar: Permite la confirmación del despacho. m m. DEVOLVER EL DOCUMENTO: Permite devolver el documento al funcionario que lo envió Cambiando el estado del documento: Permite visualizar el número y el asunto del documento que va a ser devuelto.. Fecha: Permite visualizar la fecha de la devolución. 3. Devuelto a: Permite visualizar el nombre del funcionario a quien se le va a devolver el 4. Estado de la trasferencia: Permite visualizar el nombre de la tipo de transferencia que se va a hacer. 5. Observaciones de la devolución: Permite digitar observaciones o notas a la devolución. Página 9 de 33

20 n n. CLASIFICAR EL DOCUMENTO EN LA ORGANIZACIÓN: Permite clasificar el documento de a cuerdo al listado de series documentales o tabla de retención documental de la organización Asociar este documento a un expediente existente: Permite asociar el documento a un expediente ya creado.. Clasificación: Permite seleccionar la serie documental con que se clasificará el 3. Tiempo de respuesta (días): Permite asignar el tiempo límite para dar respuesta al documento o ejecutar las acciones correspondientes. 4. Continuar: Permite confirmar la clasificación del o o. ASIGNAR UNA TAREA AL DOCUMENTO: Permite asignar tareas relacionadas con el documento a diferentes funcionarios. Página 0 de 33

21 Descripción: Permite digitar la descripción de la tarea a asignar.. Adicionar Responsables: Permite seleccionar los funcionarios responsables de la ejecución de la tarea. 3. Plazo de ejecución: Permite asignar la fecha de inicio de la tarea y la fecha final de la tarea. 4. Control de vencimiento: Permite generar alertas de control de las tareas, pudiendo seleccionar a que correo electrónico deberá enviar la alerta el sistema, con cuanto tiempo de anticipación al vencimiento de debe enviar, ciclo de repeticiones de la alerta, fecha final de generación de las alertas. 5. Continuar: Permite confirmar la asignación de tareas. p. Permite desplegar el listado siguiente de iconos. p Q. CLASIFICAR EL DOCUMENTO EN UN EXPEDIENTE EXISTENTE: Permite clasificar el documento en un expediente ya creado. q Página de 33

22 . Adicionar un expediente: Permite adicionar un expediente nuevo (VER). Buscar un expediente: Permite buscar entre los expedientes creados. I II III IV V I. Mostrar: Permite seleccionar los criterios con los que se hará la búsqueda del expediente. II. Conector: Permite indicarle al sistema que busque expedientes que contengan ambos de los criterios seleccionados (Y), o en su defecto buscar expedientes que coincidan con alguno de ellos(o). III. Nombre: Permite visualizar el nombre del criterio de búsqueda. IV. Operador: Permite seleccionar la condición que debe cumplir el documento frente al criterio seleccionado. V. Valor: Permite digitar la palabra o texto del criterio. 3. Adicionar: Permite seleccionar el expediente en que se va a clasificaran el 4. Mostrar: Permite ver el expediente y su contenido. 5. Adicionar: Permite confirmar la clasificación del documento en el expediente seleccionado. r. IMPRIMIR O GUARDAR DOCUMENTOS ESCANEADOS: Permite almacenar en el pc o imprimir los documentos escaneados. r Página de 33

23 3. Pagina: Permite seleccionar las páginas que se van a imprimir.. Configurar Impresión: Permite cambiar algunas características del documento para realizar la impresión. I II III IV V VI I. Márgenes: Permite cambiar las márgenes del documento en centímetros. II. Orientación: Permite cambiar la orientación de la pagina a imprimir. III. Tamaño de papel: Permite seleccionar diferentes tamaños de papel. IV. Ocultar Nombres y Firmas de responsables: Permite definir si se quiere ocultar esta información. V. Tamaño de Letra: Permite digitar el tamaño de letra en que se desea imprimir el VI. Aplicar: Permite confirmar los cambios seleccionados. Página 3 de 33

24 q. IMPRIMIR EL NUMERO DE RADICADO: Permite imprimir el numero de radicación del q r r. TERMINAR EL DOCUMENTO: Permite terminar el documento cuando no hay acciones para ejecutar con el mismo.. Justificación: Permite seleccionar la justificación por la cual se va a terminar el. Terminar Documento: Permite confirmar la terminación del Página 4 de 33

25 .3 MENU DE FORMATOS: Permite el diligenciamiento de formatos parametrizados. a a. Plantillas disponibles: Permite seleccionar el formato a diligenciar. Página 5 de 33

26 MEMORANDO Página 6 de 33

27 . Dependencia: Indica la dependencia a la que pertenece el usuario que esta elaborando el. Fecha: Indica la fecha en que se elabora el 3. Tipo de Documento: Permite seleccionar el tipo de documento o la serie documental asignada al documento a elaborar. 4. Destino: Permite seleccionar los funcionarios a quienes va dirigido el 5. Con copia a: Permite seleccionar usuarios a los que se les enviará copia del 6. Asunto: Permite digitar el asunto del 7. Contenido: Permite digitar el contenido o cuerpo del 8. Despedida: Permite seleccionar el tipo de despedida del 9. Iniciales de quien preparó el documento: Permite visualizar las iniciales de quien elabora el 0. Anexos Digitales: Permite Adicionar anexos digitales.. Anexos Físicos: Permite digitar el nombre del los anexos físicos que llevará el. Mostrar Firmas Digitalizadas: Permite seleccionar se el documento se firmará con firmas digitales o manuscritas. 3. Mostrar encabezado: Permite mostrar u ocultar los encabezados los encabezados para imprimir el documento sobre hojas membreteadas. 4. Asignar Responsables: Permite seleccionar si el documento tiene uno o varios responsables. 5. XXXXX Firma: Permite seleccionar si el usuario que elabora el documento debe firmarlo o no. 6. Guardar Como Plantilla: Permite guardar el documento como plantilla cuando se usa el mismo cuerpo de documento frecuentemente. 7. Continuar: Permite continuar con la asignación de responsables del 3 4 Página 7 de 33

28 . Responsable de aprobación del documento: Permite seleccionar el funcionario responsable del. Solicitud de firma: Permite seleccionar el tipo de responsabilidad de que tendrá el funcionario seleccionado sobre el 3. Agregar Otro Responsable: Permite asignar más responsables del 4. Continuar: Permite continuar con la elaboración del 3 4. Borrador del. Editar: Permite editar la información del 3. Confirmar: Permite confirmar la elaboración del 4. Ver Responsables: Permite verificar los responsables asignados. Página 8 de 33

29 CARTA Los campos del formato carta son iguales del formato memorando a excepción del diligenciamiento de los destinatarios del Cargar Remitente Origen: Cuando la carta que se está elaborando es una respuesta a un documento radicado en SAIA, esta opción permite cargar los datos del remitente del documento objeto de la respuesta.. Exportar Remitentes: Permite exportar a un archivo digital los datos de los remitentes seleccionados. 3. Importar remitentes: Permite importar lo remitentes desde un archivo digital en formato CVS para cargarlos automáticamente al sistema. 4. Seleccionados: Permite identificar y quitar el listado de remitentes seleccionados. 5. Permite digitar los datos del destinatario. 6. Limpiar Formulario: Permite limpiar los datos digitados. 7. Quitar todos: Permite quitar todos los destinatarios seleccionados. 8. Seleccionar: Permite seleccionar el destinatario digitado..4 MENU DE EXPEDIENTES: Permite la creación administración de expedientes de documentos. Página 9 de 33

30 Adicionar: Permite crear un expediente nuevo o adicionarlo.. Buscar: Permite buscar expedientes por el nombre. 3. Muestra los diferentes expedientes que hay creados. 4. Permite mostrar, eliminar, editar la información o asignar permisos de acceso al expediente. 5. Búsqueda Avanzada: Permite ingresar a la herramienta de búsqueda avanzada de documentos para buscar expedientes. 6. Llenar expediente: Permite buscar documentos para enviarlos al expediente. 7. Seleccionar todos: Permite seleccionar todos los documentos del expediente. 8. Quitar selección de todos: Permite quitar la selección do todos los documentos del expediente. 9. Permite ver los detalles del documento o la vista previa del documento contenido en el expediente. Página 30 de 33

31 0. Transferir: Permite transferir el documento seleccionado a otro usuario.. Permite seleccionar el.6 BUSQUEDA DE DOCUMENTOS: Permite la búsqueda de documentos por diferentes criterios de búsqueda. 3. Muestra los últimos documentos con los que ha trabajado el usuario.. Muestra el listado de todos los documentos con los que ha trabajado el usuario. I II 3. Permite el ingreso a la plataforma de búsqueda avanzada de documentos. III IV V VI VII VIII IX X XI XII XIII XIV Página 3 de 33

32 Para un buen uso del sistema de búsqueda avanzada de documentos debe tener en cuenta las siguientes recomendaciones: El sistema permite buscar documentos por un solo criterio o bien, por la combinación de varios de ellos. Siempre que diligencie campos de texto o escritura debe presionar Enter acto seguido de la digitación; al hacerlo, el texto digitado se sombreará en color azul. I. Permite ordenar al sistema que ejecute la búsqueda del documento de acuerdo a los criterios seleccionados. II. Permite seleccionar el origen del documento a buscar. III. Permite Asignar un nombre que identifique la búsqueda que se va a realizar, manera tal que se pueda volver a ejecutar la misma búsqueda en el futuro en el futuro. IV. Permite ver el listado de búsquedas guardadas. V. Permite buscar el documento por el numero de radicación que le corresponde. VI. Permite buscar el documento por el número de identificación asignado en el origen. VII. Permite buscar el documento por la ciudad de origen del mismo. VIII. Permite buscar el documento por un rango de tiempo seleccionando una fecha inicial y una fecha final. IX. Permite buscar el documento por el nombre del remitente del mismo. X. Permite buscar documentos de acuerdo a la serie documental asignada. XI. Permite buscar el documento por la descripción o el asunto del XII. Permite buscar los documentos a los cuales se les haya asignado una etiqueta especifica. XIII. Permite buscar el documento por la descripción de los anexos físicos que contenga. XIV. Permite buscar el documento de acuerdo a los funcionarios que intervinieron en la ruta del mismo. Enviado por X funcionario a X funcionario en un rango de fechas. Búsqueda de documentos diligenciados en formatos dentro de la plataforma (formato interno): Cuando se selecciona formato interno, el sistema de búsqueda muestra algunas opciones distintas a las que se pueden apreciar cuando se busca un documento de entrada. a b c d e Página 3 de 33

33 a. Permite buscar el documento por la fecha de elaboración del documento o borrador. b. Permite buscar el documento por la fecha de aprobación del c. Permite buscar el documento por el usuario creador del d. Pemite buscar los documento de acuerdo al tipo de formato o plantilla utilizada. e. Permite buscar el documento de acuerdo a los datos contenidos en el mismo formato diligenciado. Estos datos pueden cambiar según el formato seleccionado. Página 33 de 33

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