Sistema para obtener, validar, administrar, revisar y analizar comprobantes fiscales digitales por Internet.

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1 Sistema para obtener, validar, administrar, revisar y analizar comprobantes fiscales digitales por Internet. OPERADORA DSOFTMX, S.A. DE C.V. Av. Prolongación División del Norte # 4296 Col. Nueva Oriental Coapa C.P Delegación Tlalpan, México, D.F. Teléfonos: Fax: ventas@dsoft.com.mx soporte@dsoft.com.mx Página 1 de 127

2 Nuevo XmlTool 16 Es un sistema para obtener, validar, administrar, revisar, analizar y extraer información de comprobantes fiscales digitales por Internet emitidos y recibidos, adicionalmente permite generar, administrar y validar los archivos enviados a la Autoridad en el cumplimiento de la Contabilidad Electrónica. CARACTERÍSTICAS OBTENCION DE COMPROBANTES DE LA PÁGINA DEL SAT En su versión de uso libre permite la descarga GRATUITA de CFDI s desde el Portal de Contribuyentes del SAT. La versión comercial cuenta con un poderoso motor de búsqueda y extracción de CFDI s que permite descargar masiva e ilimitadamente comprobantes del portal del SAT bajo el siguiente esquema: o Si la consulta de XML s de un mes es menor o igual a 500, se procede a descargar el total de archivos del mes. o Si la consulta de XML s de un mes supera los 500, la descarga cambia y se realiza: POR DÍA. o Si la consulta de XML s de un día supera los 500, la descarga cambia y se realiza: POR HORA. o Si la consulta de XML s de una hora supera los 500, la descarga cambia y se realiza: POR MINUTO. o Si la consulta de XML s de por minuto supera los 500, se descargan hasta 500 de ese minuto. Debido a que la descarga de un XML tarda 1 segundo aproximadamente, es posible descargar automáticamente 60 comprobantes por minuto por lo que se pueden obtener 3,600 por hora, 86,400 por día, 2,592,000 al mes y 31,104,000 por año. La descarga de comprobantes se puede realizar por tipo de complemento: Recibos de Pago de Salarios, Donatarias, Notarios Públicos, etc. La descarga de comprobantes del SAT se realiza mediante consultas al portal del contribuyente que generan listas que son utilizadas en el proceso de descarga, dichas listas del repositorio se pueden guardar en el sistema. Con las listas del repositorio del SAT, es posible realizar el cotejo de los archivos XML descargados para determinar si algún comprobante no se descargó. IMPORTACIÓN DE COMPROBANTES DESDE UNA CARPETA O UNIDAD DE DISCO. Si el usuario cuenta con los CFDI s almacenados en una unidad de disco o en carpetas de directorio es posible: o Importar al sistema los XML sin necesidad de descargarlos de la página del SAT. o Utilizar la descarga 500+ solo para copiar las listas del repositorio SAT para realizar un cotejo contra los XML almacenados. El cotejo de los archivos XML almacenados en una unidad de disco contra la lista del repositorio SAT permite determinar si hay comprobantes en el SAT que el usuario no tiene. MOTOR DE BASE DE DATOS SQL PARA ALMACENAMIENTO Y BUSQUEDAS PODEROSAS. La información de los comprobantes importados se almacena en base de datos SQL. La base de datos del sistema permite dar de alta a todos los contribuyentes que se requieran procesar. La importación al sistema de las facturas electrónicas se realiza en la versión SQL Compact Edition, con la posibilidad de ejecutarse en un servidor dedicado que optimiza la consulta y procesamiento de información de manera considerable en la versión RED con manejador SQL Server Express. HERRAMIENTAS PARA LA SELECCIÓN, ANALISIS Y EXPLOTACION DE INFORMACIÓN DE CFDI s. Una vez importados al sistema los comprobantes fiscales digitales, se cuenta con una interfaz que permite al usuario realizar filtros para selección, análisis y explotación de información. Se puede consultar el detalle de cada comprobante, visualizando los datos como Serie, Folio, UUID, RFC, Nombre de emisor, subtotal, descuento, IVA, impuestos, impuestos locales, retenciones, conceptos, complementos, adendas, timbre fiscal, fecha de cancelación, etc. Es posible configurar la visualización de datos eligiendo las columnas que se desean fijar en la pantalla de visualización. Cuenta con una poderosa herramienta que permite localizar comprobantes por: NOMBRE, RFC, FOLIO FISCAL (UUID) y CONCEPTO introduciendo unas cuantas letras. La información visualizada de comprobantes se puede exportar a Excel para realizar trabajos de análisis y explotación de información. Página 2 de 127

3 Permite extraer los CFDI s importados y guardarlos en los formatos originales XML y PDF con el nombre de archivo formado por: RFC, AÑO, MES, DIA, SERIE y FOLIO lo cual permite una fácil identificación y un mejor manejo para su registro contable. Los importes de los comprobantes en moneda extranjera se convierten a moneda nacional de manera automática cuando se identifica que existe Tipo de Cambio. Existe la posibilidad de configurar el sistema para visualizar los importes originales de la factura, es decir sin realizar la conversión o cambiar el tipo de cambio en la base de datos sin alterar la información del comprobante. Incorpora la posibilidad de asociar notas a cada comprobante para dejar evidencia de situaciones que requieran atención especial. Permite conciliar los comprobantes emitidos que un contribuyente ha cancelado en su sistema de facturación electrónica contra los cancelados en el portal del SAT filtrando por estatus Cancelado. Las diferentes vistas de los comprobantes se pueden exportar a un archivo en formato Excel para su impresión o explotación por fuera del sistema. Es posible obtener la representación impresa de uno o varios comprobantes en formato PDF. Las representaciones impresas pueden incluir el logotipo del emisor. Incluye un módulo de Extraer Conceptos que permite obtener los conceptos de uno o varios comprobantes y exportarlos a Excel. Se incluye un módulo para la validación del consecutivo de Facturas y/o Folios Emitidos por serie que permite identificar facturas faltantes o duplicadas. VALIDACION DE COMPROBANTES. Incluye una validación masiva y automática del sello digital en los comprobantes importados al sistema proporcionando al usuario la seguridad de que éstos no ha sido modificados o alterados en ningún momento. Realiza la validación masiva y automática de la Existencia del comprobante en el portal de SAT y del Estatus permitiendo con esto identificar los XML vigentes y cancelados. La Re-Validación del Estatus después de un lapso de tiempo, permite al usuario detectar cuando un comprobante pasa de Vigente a Cancelado notificando al usuario cuando proveedor ha cancelado un CFDI sin avisar. Incluye la posibilidad de emitir un reporte con la fecha de validación de los comprobantes. Al realizar la validación de Estatus es posible determinar el número de comprobantes vigentes y cancelados en el SAT para realizar comparaciones contra los registros contables. VALIDACIONES SAT. Se cuenta con listas precargadas de contribuyentes publicados en la página del SAT e identificados como Operaciones Simuladas, Incumplidos y No localizados. Permite validar los CFDI s Recibidos para verificar si los proveedores se encuentran en las listas SAT. Permite validar los CFDI s Emitidos y checar si los clientes se encuentran en las listas SAT. Es posible validar archivos XML desde una unidad de disco contra las 3 listas SAT. Lo anterior permite verificar si la factura de un nuevo proveedor o cliente se encuentra dentro de los Contribuyentes No deseados. Permite importar los archivos entregados mes a mes al SAT de la Contabilidad Electrónica: Catálogo de Cuentas, Balanzas y Pólizas en formato XML para validar su correcta generación y administrar de contenido. Los movimientos de POLIZAS.XML se validan para determinar si los comprobantes registrados en la contabilidad permanecen vigentes (Próxima liberación Enero 2016). Los movimientos de POLIZAS.XML se validan para verificar cuantos comprobantes están registrados en contabilidad y cuantos están fuera (Próxima liberación Enero 2016). MÓDULO DE NÓMINA. Los CFDI s de nómina son importados al sistema y tratados por separados en un módulo que permite al usuario consultar el detalle de cada uno de ellos y explotar la información de los comprobantes mediante la exportación a Excel. De todos los recibos de nómina se obtiene un control de periodos que permite al usuario emitir reportes de acumulados. Los reportes de acumulados se pueden emitir por periodo, mes, bimestre y anuales. La información de los conceptos de nómina se muestra en columnas de manera dinámica, lo que permite que por cada concepto se genere una columna para visualizar la información. Página 3 de 127

4 La vista de la información de los recibos de nómina se puede configurar para mostrar Los datos de acuerdo a las claves manejadas por cada contribuyente o al catálogo SAT. Cuenta con un reporte que permite revisar la correcta asociación de los conceptos de nómina contra el catálogo SAT de conceptos para verificar o determinar errores en la clasificación. La extracción de información para trabajos de análisis de los recibos de nómina se puede realizar por medio de la exportación a Excel de los datos visualizados. Permite guardar extraer del sistema, los recibos de nómina importados y guardarlos en los formatos originales XML y PDF con un nombre de archivo formado por: REGISTRO PATRONAL, TIPOD E NOMINA, PERIODO, FECHA DE PAGO, RFC EMPLEADO, NUMERO Y NOMBRE EMPLEADO lo que permite una identificación sencilla para su registro, contabilización y entrega. UTILERIAS PARA LA GENERACION DE ARCHIVOS PARA LA CONTABILIDAD ELECTRONICA. Permite generar los archivos necesarios para dar cumplimiento a la contabilidad electrónica por medio de hojas de cálculo y poderosos procesos para la generación y validación de información requerida por el SAT de manera sencilla y rápida. Incluye un módulo para la importación del Catálogo de Cuentas en formato Excel para generar el archivo XML de acuerdo al anexo 24 publicado el 5 de enero del 2015 apartado A y a la RMF 2015 publicada el 30 de diciembre 2014 en la regla sección I. Incluye un módulo para la importación de la Balanza de Comprobación en formato Excel para generar el archivo XML de acuerdo al anexo 24 publicado el 5 de enero del 2015 apartado C y a la RMF 2015 publicada el 30 de diciembre 2014 en la regla sección II. Habilita la posibilidad de generar el Auxiliar de Folios en formato XML a partir de asociar la información de tipo y número de póliza a las facturas electrónicas importadas al sistema, logrando con esto el poder solventar actos de fiscalización y compulsa ó devolución y compensación de impuestos de acuerdo a la RMF Genera el Auxiliar de Cuentas en formato XML a partir de un archivo en Excel de acuerdo a la RMF 2015 logrando con esto el poder solventar actos de fiscalización y compulsa ó devolución y compensación de impuestos de acuerdo a la RMF VERSION RED. En la versión de RED es posible restringir el acceso a nivel de contribuyente y al módulo de recibos de nómina. Permite controlar y administrar todas las facturas emitidas y recibidas logrando realizar filtros y/o búsquedas avanzadas por RFC, Nombre, Importe, fecha, tipo de comprobante, entre muchos otros métodos en cuestión de segundos. El sistema permite el manejo de grandes volúmenes de comprobantes cundo se ha configurado la utilización de la versión gratuita de SQL Server Express en lugar de la predeterminada por el sistema. Cuando el volumen de comprobantes supera los 30,000 se cuenta con la posibilidad de paginar las consultas para evitar el desbordamiento de la memoria permitiendo cambiar el número de registros a paginar de acuerdo a las necesidades del usuario y a la capacidad de memoria y procesamiento del equipo. UTILERIAS DEL SISTEMA. Incluye un módulo de para renombrar los XML de una carpeta de Entrada y copiarlos a una carpeta de Salida con un nuevo nombre de archivo formado de RFC, AÑO, MES, DIA, SERIE y FOLIO para una mejor identificación de la factura. Incluye un poderoso módulo de respaldo que permite guardar una copia de todos los contribuyentes registrados, así como restaurar dicho respaldo mediante la opción Recuperación. Cuenta con un módulo de configuración de Proxy cuando en la configuración de Internet dentro de las organizaciones se tienen políticas de seguridad más estrictas. Las listas SAT de Contribuyentes con Operaciones Simuladas, No Localizados e Incumplidos se puede actualizar desde el sitio WEB de manera automática, rápida y sencilla. GENERADOR DE POLIZAS A PARTIR DE LOS COMPROBANTES Y EL REGISTRO PAGOS. Permite registrar los pagos a facturas recibidas y los cobros a comprobantes con lo que se logra llevar un registro de cuentas por pagar y por cobrar. Si un comprobante importado no fue registrado en contabilidad se incluye la posibilidad de marcarlo como oculto para no visualizarlo de la lista. Genera automáticamente las pólizas de ingreso y egreso para importarlas en los sistemas CONTPAQi y COI 7.0 mediante la generación del Layout en Excel requerido por ambos sistemas (Próxima liberación 15 Dic 2015). Página 4 de 127

5 MANUAL DE XML TOOL 16 Nuevo XmlTool CARACTERÍSTICAS... 2 MANUAL DE XML TOOL INSTALAR XMLTOOL ACTUALIZAR XMLTOOL ACTIVAR XMLTOOL DESACTIVAR XMLTOOL REGISTRAR UN CONTRIBUYENTE EN XMLTOOL ABRIR UN CONTRIBUYENTE REGISTRADO PARA EMPEZAR A TRABAJAR MÓDULO SAT DESCARGA SAT XML DESCARGA 500+ XML COTEJAR Vs XML S COTEJAR VS IMPORTADOS NOTAS ELIMINAR LISTA EXPORTAR EJECUTAR FILTRO LIMPIAR FILTRO AÑO/MES ARCHIVO/ORIGEN PERIODO ESPECIALES MODULO CFDI s IMPORTAR SELLO DIGITAL Y VALIDACIÓN DE ESTATUS EJECUTAR FILTRO SELECCIONA DESELECCIONA PDF GENERANDO UN PDF DE UN COMPROBANTE SELECCIONADO GENERACIÓN MASIVA DE PDF s IMPRIMIENDO UNA REPRESENTACIÓN IMPRESA CON LOGOTIPO EXPORTAR A EXCEL EXTRAER CONCEPTOS NOTAS GUARDAR COMO ABRIR XML TIPO DE CAMBIO SISTEMA Página 5 de 127

6 4.12 RENOMBRAR XML VERIFICAR FOLIOS ELIMINAR CFDI FILTRO RÁPIDO VALIDACIONES SAT VALIDACIÓN CONTRA LISTA DE OPERACIONES SIMULADAS VALIDACIÓN CONTRA LISTA INCUMPLIDOS SAT VALIDACIÓN CONTRA LISTA NO LOCALIZADOS SAT VALIDACIÓN LISTAS SAT VALIDACIÓN DE XML s CONTRA LISTAS SAT CUENTAS XML FILTROS EXPORTAR BALANZA XML FILTROS EXPORTAR PÓLIZAS XML MODULO NOMINA IMPORTAR VERIFICAR FILTRO RAPIDO CONTROL PERIODOS REPORTE NOMINA CONCEPTOS ACUMULADOS DE NOMINA EXPORTAR A EXCEL SELECCIONA Y DESELECCIONA VALIDAR TIMBRADO GUARDAR COMO ABRIR XML CANCELAR RECIBO ELIMINAR RECIBO FILTROS LIMPIAR FILTRO NUEVA ASOCIACION MODIFICAR ASOCIACIÓN MÉTODO DE PAGO MONEDA PDF GENERANDO UN PDF DE UN COMPROBANTE SELECCIONADO GENERACIÓN MASIVA DE PDF s MÓDULO CONTABILIZAR NUEVA ASOCIACIÓN MODIFICAR ASOCIACIÓN MÉTODO DE PAGO NUEVO PAGO ELIMINAR PAGO Página 6 de 127

7 7.6 REPORTE DE PAGOS PAGOS REGISTRADOS FILTRO REPORTE PAGOS MÓDULO CONTABILIDAD ELECTRÓNICA SAT IMPORTAR ASIGNAR NATURALEZA ASIGNAR SUBCUENTADE CODIGO AGRUPADOR GENERAR BALANZAS IMPORTAR TOTALES X COD. AGRUPADOR GENERAR AUXILIAR DE FOLIOS FILTRAR AUXILIAR DE FOLIOS IMPRIMIR AUXILIAR DE FOLIOS GENERAR XML DE AUXILIAR DE FOLIOS AUXILIAR DE CUENTAS GENERACIÓN AUXILIAR DE CUENTAS AÑO/MES EXPORTAR GENERAR XML DE AUXILIAR DE CUENTAS HERRAMIENTAS CONFIGURACIÓN CONFIGURACIÓN NOMINA RESPALDOS CONFIGURAR PROXY CONEXIÓN CATÁLOGOS TIPOS DE PÓLIZA TIPOS DE COMPLEMENTO CDFI LOGOS REPRESENTACIÓN IMPRESA RFC S CON OPERACIONES SIMULADAS LISTA INCUMPLIDOS SAT LISTA NO LOCALIZADOS SAT CÓDIGO AGRUPADOR SAT MONEDAS SAT MÉTODOS DE PAGO SAT CUENTAS BANCARIAS CONCEPTOS DE NÓMINA SAT Página 7 de 127

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9 INSTALAR XMLTOOL 16 En este módulo se explica cómo realizar la instalación de XmlTool 16 para comenzar a usar el sistema. Previamente se debe obtener el instalador, este se puede obtener desde siguiente página, haga clic para descargar: Una vez descargado el archivo del instalador, haga doble clic para ejecutarlo: Se solicitara confirmación para la ejecución de este instalador, haga clic en el botón [Aceptar]. Una vez que se haya ejecutado el instalador, se mostrará la siguiente ventana solicitando la confirmación de la instalación de XmlTool 16, haga clic en el botón [Si], Para comenzar la instalación. En la siguiente ventana mostrará en todo momento el estado de la instalación, se mostrará ventana de instalación de XmlTool los elementos que se requieren instalar. Los elementos requeridos son: Microsoft SQL CE 4.0 y Microsoft.NET Framework 4.5.1, el asistente de instalación procederá a instalar el primer elemento requerido. Haga clic en el botón [Instalar] para iniciar su instalación. Página 9 de 127

10 Se visualizara la siguiente ventana, mostrando el proceso de instalación de los elementos requeridos. A continuación, la siguiente ventana muestra la preparación de la instalación de XmlTool. Una vez que esté listo el instalador de XmlTool 16, se mostrará la siguiente ventana, haga clic en el botón [Siguiente]. Página 10 de 127

11 En la siguiente ventana del asistente de instalación, se muestra el contrato de licencia de XmlTool 16, favor de leerlo y al finalizar indique si acepta los términos del contrato de licencia haciendo clic en la opción [Acepto los términos del contrato de licencia]. Adicionalmente podrá imprimir este contrato de licencia, con el botón [Imprimir]. Haga clic en el botón [Siguiente] para continuar con la instalación. En las siguientes ventanas que se muestran a continuación, se establece la ruta donde se instalara XmlTool 16, Se cuenta con la opción de cambiar la ruta de instalación y de la base de datos, Si no se cambia esta ruta se dejara la ruta de instalación por Default. Se mostrará la siguiente ventana mostrando la configuración de la instalación, haga clic en el botón [Instalar], para comenzar la instalación. Página 11 de 127

12 Comenzará la instalación de XmlTool 16, se mostrará el progreso de la instalación como se muestra a continuación, espere hasta la finalización del proceso. Una vez finalizado el proceso de la instalación, se mostrará la siguiente ventana, para concluir, haga clic en el botón [Finalizar]. A continuación se hará la apertura de XmlTool 16. Página 12 de 127

13 ACTUALIZAR XMLTOOL 16 En este módulo se explica cómo realizar la actualización de XmlTool 16 para comenzar a usar el sistema con la versión más actual. Previamente se debe obtener el archivo de actualización, este se puede obtener desde siguiente página, haga clic para descargar: Una vez descargado el archivo de actualización, haga doble clic para ejecutarlo: En las versiones de Windows 8, es posible que se muestre la siguiente pantalla impidiendo la ejecución de la actualización, como se muestra a continuación: Si esta ventana se presenta, haga clic en [Más información] y se mostrará lo siguiente: A continuación, haga clic en el botón [Ejecutar de todas formas] para permitir le ejecución de la actualización. En la versión de Windows 7, Se solicitara confirmación para la ejecución de la actualización, haga clic en el botón [Aceptar]. Página 13 de 127

14 Se mostrará la siguiente ventana solicitando la confirmación de la actualización de XmlTool 16, haga clic en el botón [Si], Para comenzar la instalación. En la siguiente ventana que se muestra, se confirmara la ruta donde se aplicara la actualización, que por default será en la ruta C:\dSoft\XmlTool16. Haga clic en el botón [Unzip] para comenzar el proceso de actualización. Nota: Si desea cancelar la actualización, haga clic en el botón [Close]. Si XmlTool 16 se encuentra abierto al momento de realizar la actualización, posteriormente de haber hecho clic en el botón [Unzip], se mostrará el siguiente mensaje de error. Sera necesario cerrar XmlTool 16 para poder realizar la actualización de forma correcta. En el proceso de actualización se mostrará el progreso de este mismo, como se muestra en la siguiente ventana. Se mostrará la ventana confirmando el proceso de actualización, haga clic en el botón [Aceptar]. Con este paso se concluye la actualización. Posteriormente, se realizara la apertura de XmlTool 16 de forma automática. Página 14 de 127

15 ACTIVAR XMLTOOL 16 En este módulo se explica cómo realizar el proceso de activación de XmlTool para operar el sistema sin limitaciones. Para activar el sistema, ir al menú [Archivo] y haga clic en el botón [Activar Licencia]. Posteriormente, se mostrará la siguiente ventana: Ingrese los siguientes datos necesarios para activación: Número de Serie: Éste lo encontrará adherido al estuche del disco de instalación del Sistema, si lo adquirió vía electrónica, se le enviara un correo incluyendo este mismo. Empresa y Correo: Ingrese el correo y la razón social a nombre del cual se adquirió la Licencia. Finalmente, haga en el botón [Activar], se mostrará el siguiente mensaje: El proceso de activación se ha realizado de manera correcta, como lo indica el mensaje. Página 15 de 127

16 DESACTIVAR XMLTOOL 16 El proceso de desactivación es sencillo, rápido y está diseñado para poder transferir la licencia actual a otro equipo en caso de ser necesario. Para desactivar el sistema, ir al menú [Archivo] y haga clic en el botón [Desactivar Licencia]. Para confirmar el proceso de desactivación. Haga clic en el botón [Si], para confirmar la desactivación. Finalmente se mostrará el siguiente mensaje, confirmando la desactivación de la licencia. Adicionalmente se indicara el número de transferencias que se ha realizado en total. Nota: Para el conocimiento del usuario, es importante saber que el número máximo de transferencias de la licencia es de 10 veces, una vez que se ha llegado a este número de transferencias, ya no será posible transferir. Página 16 de 127

17 1 REGISTRAR UN CONTRIBUYENTE EN XMLTOOL 16. En este módulo se explica cómo realizar el registro de un nuevo contribuyente para trabajar en el sistema. XmlTool 16 permite el registro de un número ilimitado de contribuyentes o multiempresa. Para registrar un nuevo contribuyente en XmlTool 16 es necesario ingresar al menú principal del sistema ubicado en la parte superior izquierda, Menú [Archivo] [Contribuyentes]. Al ingresar a la opción [Contribuyentes] se muestra la ventana con los botones: Nuevo, Buscar, Modificar, Eliminar y Exportar. Para dar de alta un nuevo contribuyente haga clic en el botón [Nuevo]: Al haga en [Nuevo] el sistema le solicitará el RFC y la razón social o nombre del contribuyente: Proceda a capturar los datos solicitados y al terminar haga clic en el botón [Aceptar] para terminar el registro. Al hacerlo el sistema creará la base de datos para el nuevo contribuyente y una ventana mostrará el progreso de esta acción aparecerá: Página 17 de 127

18 Al terminar de crear la base de datos, la ventana principal del sistema se mostrará y se podrá iniciar el uso del mismo sobre el contribuyente registrado: Obsérvese que al abrir la ventana principal del sistema, se le direccionara a la pestaña SAT sugiriendo acceder a los servicios para la descarga Masiva y Gratuita directamente del portal del SAT mediante la opción DESCARGA SAT XML. Al abrir la ventana principal del sistema, el usuario se encuentra en posibilidades de trabajar con el contribuyente registrado. En este mismo módulo, el usuario podrá cambiar el nombre del contribuyente con el botón [Modificar]. Si lo que desea cambiar es el RFC, deberá eliminar el contribuyente y volver a regístralo con los datos correctos. Se podrá borrar un contribuyente con la opción [Eliminar] la cual elimina la base de datos de un contribuyente registrado, es importante que tome en cuenta que todos los archivo XML que se ingresen al sistema se guardarán en una base de datos SQL Compact (para la versión monousuario) y SQL Express para la versión RED, por lo que al eliminar un contribuyente, se eliminara toda su información y comprobantes. Página 18 de 127

19 2 ABRIR UN CONTRIBUYENTE REGISTRADO PARA EMPEZAR A TRABAJAR En este módulo se explica cómo abrir un contribuyente registrado con previamente. Para abrir la base de datos de un contribuyente registrado será necesario ingresar al sistema y haga clic en el menú principal del sistema: [Archivo] [Abrir Contribuyente]. Al ingresar a la opción [Abrir Contribuyente] se mostrará la ventana que muestra todos los contribuyentes registrados: Se podrá localizar un contribuyente previamente registrado buscándolo con las primeras letras del RFC o nombre utilizando los campos de Filtros de Búsqueda localizados en la parte superior de la ventana. Seleccione el contribuyente con el que desea trabajar y haga clic en el botón [Abrir] o haga doble clic en el renglón del contribuyente deseado y se mostrará el progreso de apertura de la base de datos del registro seleccionado: Página 19 de 127

20 Una vez que el sistema finalice la apertura del nuevo contribuyente, automáticamente se le ubicara en la pestaña SAT donde se sugiere realizar la descarga de los comprobantes fiscales digitales por internet mejor conocidos como facturas electrónicas o comprobantes CFDI s. En caso de que se haya importado uno o varios comprobantes fiscales digitales, el sistema se abrirá en la pestaña principal denominada CFDI s. Existe otra forma de abrir un contribuyente previamente registrado, para hacerlo vaya al menú principal Archivo y haga clic en [Contribuyentes]. Al ingresar al módulo Contribuyentes se podrá apreciar el listado de empresas o personas físicas registradas, según sea el caso. Haga doble clic sobre la columna que tiene como icono un folder, de la empresa que desea abrir para empezar a trabajar. Página 20 de 127

21 3 MÓDULO SAT. En la pestaña SAT se encuentran las opciones para la descarga AUTOMÁTICA Y MASIVA de comprobantes fiscales digitales y las herramientas para realizar el cotejo y/o verificación de la existencia física de XML s contra la lista de repositorio fiscal del SAT. A continuación se explicara cada uno de los componentes de esta poderosa barra de herramientas. 3.1 DESCARGA SAT XML. Esta funcionalidad permite la descarga Masiva y Gratuita de facturas emitidas y recibidas directamente del Portal del Contribuyente del SAT (Versión de Uso Libre). Se cuenta con las siguientes opciones: Genera el PDF al momento de descargarlo del Repositorio SAT. Permite definir la carpeta de descarga. Se muestra al final de la descarga el reporte de todos los archivos XML descargados y PDF generados para una copia sencilla y rápida. En la pestaña [SAT] se dispone de la opción [Descarga SAT XML] que le permite ingresar al Portal de Contribuyente SAT y utilizar el servicio para la descarga de comprobantes fiscales digitales por Internet, ya sean emitidos y recibidos. Este módulo se basa en el funcionamiento de la página del SAT y permite descargar hasta 500 comprobantes por consulta, por lo que si el usuario está consultando un mes y en dicho mes se han recibido o emitido más de 500 comprobantes se requerirá realizar lo siguiente: En caso de EMITIDOS: Consultar por periodos más cortos que todo el mes, es decir estableciendo más corto que puede ser quincenal o semanal, estableciendo una fecha inicial y fecha final, por ejemplo si fuera una empresa con 2000 comprobantes emitidos al mes será necesario realizar 4 consultas en primera instancia Página 21 de 127

22 por semana e intentar descargar 500 comprobantes de cada una hasta completar los 2000, se deberá considerar que en una semana se puede tener más de 500 emitidos, si ese fuera el caso se necesita volver a segmentar la consulta en periodos más cortos. En caso de RECIBIDOS: se deberá consultar seleccionando Año y Mes. Una vez descargado los primeros 500 realizar la copia de Lista del Repositorio SAT para ubicar la última fecha descargada y continuar la descarga por día, iniciando desde el último registro de la lista. Por ejemplo si se tienen 1000 comprobantes en un mes, se procede con la descarga de los primeros 500 del mes, se copia la lista del repositorio SAT, se cierra la ventana de Descarga SAT XML, se verifica el último día consultado y a partir de ese último se procede a descargar pero ahora por Año, Mes y Día hasta concluir el mes. Al hacer clic sobre el botón [Descarga SAT XML], el sistema mostrará el Portal de Contribuyentes de la página del SAT con las funciones de un Navegador, en caso de no tener actualizado Java en nuestro navegador podrá mostrarse el siguiente mensaje: Solo será necesario cerrar la ventana de Aviso y se podrá ingresar al Portal de Contribuyentes para realizar la autenticación con la Contraseña (CIEC) o la FIEL. Se recomienda ingresar con la Contraseña (CIEC) por representar esta opción más sencilla de autenticarse en la página del Repositorio SAT, ya que al realizar la autenticación con los archivos de la FIEL, se requiere que se tengan disponibles los archivos:.cert.key Página 22 de 127

23 Si elige autenticarse con los archivos de la FIEL, será necesario que cuente con la versión de Java actualizada para contar con toda la funcionalidad del Portal del Contribuyente en el sitio del SAT, si no cuenta con la última versión de Java, vaya al sitio sugerido por la página del SAT para actualizar. Se deberá firmar con alguna de las dos opciones disponibles para acceder a la sección del Repositorio del Contribuyente y/o Portal del Contribuyente donde el SAT pone a disposición de TODOS, los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (facturas electrónicas) para su consulta y descarga. Si usted percibe que no se muestra una imagen similar a las anteriores, salga del sistema XmlTool e intente ingresando con su explorador (Internet Explorer, Google Crome, Firefox, Safari, etc.) para verificar que su equipo se encuentra funcionando adecuadamente con la última versión de Java y tiene acceso a la sección en la página del SAT Trámites Factura Electrónica Consultar, Cancelar y Recuperar, podrá observar las mismas ventanas que se han colocado en el presente manual y deberá poder acceder al portal de contribuyentes. Si puede ingresar al Portal de Contribuyentes SAT podrá ingresar también desde XmlTool. En el módulo Descarga SAT XML se cuenta en la parte inferior distintas opciones las cuales podremos utilizar para configurar la descarga, dichas opciones son: Generar PDF al descargar el XML. Esta función va a generar en el directorio de descarga de archivos PDF, los archivos de la representación impresa.pdf. Importar Comprobantes al Descargar. Al tener habilitada esta opción, el sistema importará automáticamente a la base de datos del sistema cada XML descargado, evitando importar los archivos manualmente. Directorio de descarga: Con esta opción se puede Modificar la ruta de la carpeta donde se guardaran los XML s descargados por XmlTool, una ventana como la que muestra a continuación se visualizara para habilitar el cambio de la carpeta predeterminada por el sistema. Al consultar facturas emitidas y recibidas desde el portal de contribuyentes: Una vez autenticado el usuario en el Portal de Contribuyentes, se mostrará una ventana como la que se muestra a continuación para la consulta de Facturas Emitidas, facturas Recibidas y Recuperar Descargas de CFDI : Página 23 de 127

24 Seleccione solo alguna de las dos primeras opciones para proceder a realizar la consulta. En la mayoría de los casos el usuario cuenta con la totalidad de Facturas Emitidas ya que el sistema de Facturación Electrónica debe guardar una copia de las facturas generadas, por lo que generalmente se podrá consultar solo Facturas Recibidas. En cuanto a los comprobantes de Nomina, para descargar solo comprobantes de Nomina, seleccione [Consultar Facturas Emitidas] y haga clic en la opción desplegable [Tipo de Comprobante (Complemento)] seleccione [Recibo de Pago de Salarios], como se muestra a continuación. Seleccione la opción de consulta por Fecha de Emisión y posteriormente elija Año, Mes y si así lo desea, el día para proceder a localizar los comprobantes utilizando el motor de búsqueda de la página del SAT. Al hacer clic en el botón [Buscar CFDI] con el Mes y Año seleccionados, el motor de consulta de la página del SAT mostrará el resultado los comprobantes localizados en la parte inferior de la ventana. Página 24 de 127

25 Para este ejemplo se eligió Consultar Facturas Recibidas por lo que una vez ingresado a esta opción se mostrará la siguiente ventana: Seleccione la opción de consulta por Fecha de Emisión y posteriormente elija Año, Mes y si aplica, el día para proceder a localizar los comprobantes utilizando el motor de búsqueda de la página del SAT. Al hacer clic en el botón [Buscar CFDI] con Mes y Año seleccionados, el motor de consulta de la página del SAT expondrá los comprobantes localizados en la parte inferior de la pantalla y una vista similar deberá aparecer: Los comprobantes consultados se mostrarán paginados en vista de 15 elementos por página, para descargar todos de forma AUTOMÁTICA bastará con hacer clic en el botón [Descargar XML s]. Página 25 de 127

26 Nota: El SAT modifico su página para realizar descarga masiva de comprobantes desde su sitio WEB mediante la opción RECUPERAR DESCARGAS DE CFDI s colocada en el Portal de Contribuyentes, es importante comentar que aunque la descarga masiva del SAT está limitada a 1000 por día, mientras que XmlTool no tendrá esta limitante. Durante el proceso de la Descarga de XML s se podrá observar el progreso de la descarga, al finalizar el sistema presentará una ventana indicando que el proceso ha finalizado e indicando el número de comprobantes: Descargados, No Descargados, Importados y la carpeta de descarga, como se muestra a continuación: Si se está utilizando la versión de uso libre, se podrá descargar todos los XML s de todos sus contribuyentes y la única limitante será que solo podrá importar al sistema para su administración, análisis y exportación hasta 200 comprobantes CFDI s por cada contribuyente. Si durante la descarga decide Cancelar el proceso, haga clic en el botón [Cancelar Descarga] que se localiza en la parte superior derecha de la ventana. Al cancelar el proceso se detendrá, mostrando un mensaje informando de la cancelación. Página 26 de 127

27 Dentro de la ventana para la descarga automática se encuentra otra opción denominada Copiar Lista del Repositorio SAT la cual tiene como objetivo copiar el listado de comprobantes que se muestra en la consulta expuesta por la página del SAT paginada de 15 en 15. Dicha lista se copiará a la base de datos del sistema XmlTool para contar con una relación de los comprobantes que el SAT tiene registrados de cada contribuyente. Para ejecutar este proceso se requiere tener visible la lista de comprobantes, resultado de la consulta de CFDI s en un periodo determinado y haga clic en el botón Copiar Lista Repositorio SAT. Una vez ejecutado el proceso, el sistema realizará una copia de todos los comprobantes expuestos por la página del SAT en la ventana de búsqueda, ésta lista se copia para habilitar dentro del sistema la comprobación de la existencia física de los archivos XML descargados o para hacer una comparación de los que tiene un usuario físicamente, mediante la opción de la barra de herramientas de la pestaña SAT denominada Cotejar VS XML s misma que se verá más adelante: Con este módulo el usuario podrá descargar de manera GRATUITA y MASIVA todas las facturas electrónicas d un Contribuyente. 3.2 DESCARGA 500+ XML. Permite la descarga masiva de comprobantes de la página del SAT de más de 500 CFDI s en una sola consulta, logrando obtener todos los archivos por mes o año completo bajo el siguiente esquema: Si la consulta de XML s de un mes es menor o igual a 500, se procede a descargar el total de archivos del mes. Si la consulta de XML s de un mes supera los 500, la descarga cambia y se realiza: POR DÍA. Si la consulta de XML s de un día supera los 500, la descarga cambia y se realiza: POR HORA. Si la consulta de XML s de una hora supera los 500, la descarga cambia y se realiza: POR MINUTO. Hasta 60 XML s por minuto. Con el nuevo procedimiento es posible descargar automáticamente 60 comprobantes por minuto (tiempo promedio que se tarda en descargar un XML de la página del SAT), 3,600 por Hora, 86,400 por día, 2,592,000 al mes y 31,104,000 comprobantes al año. Para el correcto funcionamiento de la descarga es importante tener en cuenta una conexión a internet estable con un ancho de banda de 5MBits y que el servidor del SAT esté funcionando adecuadamente. El módulo de Descarga 500+ XML es la segunda opción de la pestaña SAT y aparece como se muestra a continuación: Al hacer clic sobre la opción [Descarga 500+XML], el sistema mostrará la siguiente ventana para autenticarse en el Repositorio SAT: Página 27 de 127

28 A diferencia de la Descarga SAT XML, aquí únicamente se deberá ingresar la Clave CIEC. Posteriormente deberá hacer clic en el botón [Iniciar Sesión SAT]. Una vez iniciada la sesión, las opciones que se tienen dentro de la ventana de descarga son: Periodo de la Descarga Con esta opción se podrá seleccionar la descarga de archivos desde un mes hasta todo el ejercicio. Solo es necesario seleccionar el año, mes inicial y final que se desee descargar. Descargar: Se puede elegir con qué tipo de comprobantes (Emitidos o Recibidos) se realizara la descarga. Tipo Comprobante(Complemento) Podrá seleccionar el tipo de complemento del comprobante a descargar, de acuerdo al catálogo SAT En esta sección se puede elegir si se desean descargar solo comprobantes de nómina, hacer en el botón desplegable de [Tipo Comprobante] - Recibo de Pago de Salarios. Descargar Comprobantes en la ruta: Al estar habilitada está opción, la ruta de descarga por default será C:\dSoft\XmlTool15\Descargas\. Además se cuenta con la opción de modificar la ruta de descarga, para hacer esto, haga clic en botón [Cambiar Ruta] enseguida se mostrará la siguiente ventana, haga clic en el botón [Examinar] y para finalizar solo hay que seleccionar el directorio donde se desea que se guarden los archivos XML. Importar Comprobantes al Descargar. Esta opción permite importar de forma automática al sistema los archivos XML descargados posteriormente al proceso de descarga. Copiar Lista del Repositorio. Con esta opción seleccionada el usuario podrá copiar de forma automática la Lista del Repositorio SAT que se utiliza en el proceso de descarga masiva y que es lo mismo que realizar la opción Copiar Lista Repositorio SAT del módulo Descarga SAT XML. Página 28 de 127

29 El proceso de la descarga masiva se realiza de forma automática. Al realizar la descarga de todo un mes, un periodo de meses o Todo un Año el sistema mostrará el avance del proceso en cada momento, como se muestra en la siguiente imagen. Al finalizar la descarga, se mostrará una ventana similar a la siguiente, en la que se detalla la descarga de los comprobantes. 3.3 COTEJAR Vs XML S El cotejo de los archivos XML físicos contra la lista del repositorio SAT, permite determinar cuántos comprobantes no se descargaron o hacen falta en el sistema. Con la opción de [Cotejar Vs XML s] de la pestaña SAT el sistema habilitará la posibilidad de realizar un cotejo físico de la existencia de los archivos XML s contra la Lista del Repositorio SAT. Página 29 de 127

30 Para realizar el Cotejo Vs XML s hay que realizar los siguientes pasos: Previamente se debió haber ejecutado la función Copiar Lista Repositorio SAT del módulo Descargar SAT XML o haber ejecutado el proceso de Descarga 500+ XML junto con la habilitación de la casilla Copiar Lista Repositorio SAT. Seleccione el Mes y Año que se desea Cotejar de la barra de herramientas de la pestaña SAT y ejecutar FILTRO. Haga clic en el botón [Cotejar Vs XML s]. Posteriormente el sistema desplegará una ventana que servirá para localizar la carpeta donde se encuentran los XML s a contra los que se realizara el cotejo: Se deberá seleccionar la carpeta que contiene los archivos físicos XML, una vez seleccionado haga clic en el botón [Aceptar] para iniciar el proceso de cotejar los comprobantes, una vez iniciado el proceso, se mostrará el progreso: Una vez finalizado el cotejo se mostrará la lista de repositorio con la columna XML, se marcara con ( ) los archivos encontrados y con ( ) para aquellos comprobantes que no se encontraron en la Lista de Repositorio. Página 30 de 127

31 Podrá localizar los XML s no encontrados al finalizar el proceso de cotejo mediante Ejecutar Filtro junto con la opción Archivo: No Encontrados como se muestra a continuación: 3.4 COTEJAR VS IMPORTADOS. El cotejo de los comprobantes del sistema contra la lista del repositorio SAT, permite determinar cuántos comprobantes no se descargaron o hacen falta en el sistema. Con la opción [Cotejar Vs Importados] de la pestaña SAT, el sistema realizará un cotejo de los comprobantes Importados al sistema y presentará una ventana con el resultado. Dicha opción es similar a Cotejar Vs XML s solo que en lugar de comparar contra los XML s existentes en una carpeta, se coteja contra los comprobantes importados al sistema. Para realizar el Cotejo Vs Importados, realice los siguientes pasos: Previamente se debió haber copiado la Lista de Repositorio SAT del módulo Descargar SAT XML o haber ejecutado el proceso de Descarga 500+ XML junto con la habilitación de la casilla Copiar Lista Repositorio SAT. Seleccione el Mes y Año que se desea Cotejar seleccionado de la barra de herramientas de la pestaña SAT los datos y ejecutar el botón de FILTRO. Haga clic en el botón [Cotejar Vs Importados] el sistema realizará el cotejo de los XML s importados al sistema contra la Lista de Repositorio SAT. Al terminar el cotejo nos mostrará la siguiente ventana con el reporte del Cotejo Vs Importados : Página 31 de 127

32 3.5 NOTAS La opción de [Notas] de la pestaña SAT permite Agregar/Modificar una nota al registro del repositorio SAT Pasos para Agregar/Modificar NOTAS a la Lista Repositorio SAT. Se deberá realizar los siguientes pasos: Seleccionar el registro de la lista del repositorio SAT al que se desea Agregar o Modificar una Nota. Clic en el botón [Notas] de la barra de herramientas de la pestaña SAT. Se abrirá una ventana similar a la siguiente, donde se podrá Agregar/Modificar una nota al registro del repositorio. Finalmente se deberá hacer clic en botón [Aceptar] para guardar los cambios o en el botón [Cancelar] para deshacer la operación. Página 32 de 127

33 3.6 ELIMINAR LISTA La opción de [Eliminar Lista] del módulo SAT permite al usuario eliminar la lista del repositorio SAT guardada en la base de datos del sistema. Para eliminar la lista del repositorio SAT seguir los siguientes pasos: Seleccionar la pestaña del repositorio que deseamos Eliminar ( Recibidos o Emitidos ). Seleccionar el Mes y Año que se desea Eliminar de la Lista del Repositorio SAT mediante los controles respectivos y haga clic en el botón Ejecutar Filtro. Para eliminar la lista de los registros seleccionados y visibles se debe hacer clic en el botón [Eliminar Lista] y el sistema solicitará una confirmación para proceder a la eliminación. Haga clic en el botón [Si] para eliminar los elementos visibles y/o filtrados de la lista del repositorio SAT. Página 33 de 127

34 3.7 EXPORTAR La opción de [Exportar] del módulo SAT permite exportar a Excel los datos de la Lista el Repositorio SAT. Para exportar a Excel la lista del repositorio SAT se deben seguir los siguientes pasos: Haga clic en el botón [Exportar], acto seguido el sistema nos mostrará una ventana para elegir la carpeta donde se guardará el archivo con la información de la lista del repositorio SAT. Al elegir la carpeta donde se guardará archivo EXCEL, se abrirá inmediatamente nuestro documento Excel con la información de la Lista de Repositorio SAT. Página 34 de 127

35 3.8 EJECUTAR FILTRO La opción de [Ejecutar FILTRO] del módulo SAT Ejecuta los filtros seleccionados según los criterios elegidos. Por ejemplo, si se ha selecciono en Año/Mes el ejercicio 2015, Octubre al hacer clic en [Ejecutar FILTRO] el sistema buscara todos los registros con los 2 criterios seleccionados. Página 35 de 127

36 3.9 LIMPIAR FILTRO La opción de [Limpiar FILTRO] del módulo SAT limpiara todos los filtros seleccionados y ejecutara todos los filtros de nuestra pestaña que viene por Default. Por ejemplo, si ha seleccionado el Año/Mes el ejercicio 2014, Enero al hacer clic en [Limpiar FILTRO] el sistema limpiara los registros con los 2 criterios elegidos AÑO/MES. Con la opción de Año/Mes del módulo SAT se podrá filtrar los comprobantes emitidos en el Año/Mes seleccionado por el usuario cuando se dé clic en el botón [Ejecutar FILTRO] de este mismo Módulo. Hay tres formas de ejecutar el filtro las cuales te ordenaran las fechas de mayor a menor: [Año]: Con este filtro te muestra la información del año seleccionado. [Mes]: Con este filtro te muestra la información del mes seleccionado. Año y mes: Al ejecutar este filtro te muestra la información del año y mes seleccionado. Nota: El año y mes seleccionado será la fecha de emisión del comprobante. Página 36 de 127

37 3.11 ARCHIVO/ORIGEN Con la opción de Archivo/Origen del módulo SAT se podrá filtrar los comprobantes por estatus vigente o cancelado y por el Archivo del comprobante como por ejemplo Encontrado, No Encontrado o sin validar, según sea seleccionado por el usuario y se realizara el filtro cuando se dé clic en el botón [Ejecutar FILTRO] de este mismo Módulo. Nos permite realizar un filtro por tipo de: [Archivo]: Tipo de archivo Encontrado, No encontrado y Sin Validar. [Estatus]: Muestra el estado de nuestros comprobantes Vigente y Cancelado PERIODO Con la opción de Periodo del módulo SAT se podrá filtrar los comprobantes emitidos o recibidos cuya fecha inicial y fecha final se encuentre dentro del rango seleccionado por el usuario por ejemplo filtraremos todos los comprobantes emitidos Del : 01/01/2015 Al : 01/06/2015 cuando haga clic en el botón [Ejecutar FILTRO] de este mismo Módulo, se mostrará la lista con todos los comprobantes emitidos que estén dentro de este periodo. Se realizara el filtro en un intervalo de fecha específico, ejemplo 01/01/2015 al 01/06/2015. [Del]: Fecha inicio a filtrar [Al]: Fecha Fin a Filtrar 3.13 ESPECIALES En la sección Especial del módulo SAT se podrá filtrar por Tipo de Comprobante que seleccionado por el usuario cuando se dé clic en el botón [Ejecutar FILTRO] de este mismo Módulo. Se realizara el filtro de la siguiente manera: [Tipo de comprobante]: será el tipo de comprobante que tengamos Ingreso, Egreso o Traslado. [Mostrar solo registros con Notas]: se habilitara la opción de Mostrar solo registros con Notas cuando tengamos más de un registro con nota. Página 37 de 127

38 4 MODULO CFDI s Módulo que permite la importación de comprobantes fiscales así como su validación de Estatus y Sello Digital, la exportación de los comprobantes a Excel entre otras funcionalidades que explicaremos a continuación. 4.1 IMPORTAR XmlTool permite importar las facturas electrónicas o CFDI s emitidas y recibidas de un contribuyente de una manera muy sencilla, solo se requiere contar con los archivos XML físicamente y tenerlos almacenados en una carpeta o carpetas en una unidad de disco o USB. El sistema importará todos los comprobantes sin importar sin son emitidos o recibidos, la separación e identificación se realiza de manera automática, separando las facturas emitidas, recibidas y los recibos de pago de salarios en secciones por separado. Para importar los CFDI s de un contribuyente se requiere antes haber creado uno nuevo o haber abierto el que se va a trabajar desde la sección Archivo Contribuyentes - [Abrir Contribuyente] Para iniciar la importación automática de comprobantes se debe ingresar a la opción Importar [Desde Directorio] en la pantalla de CFDI s del contribuyente: Una vez que se haya ingresado a esta opción el sistema, se mostrará la ventana que le solicitará la localización de la carpeta donde se encuentran los archivos XML en poder del contribuyente, la ventana siguiente se visualiza para que usted seleccione la carpeta: Página 38 de 127

39 Si se ha utilizado la descarga de comprobantes desde la opción en la pestaña SAT Repositorio SAT podrá observarse como el sistema le propone importar desde la carpeta C:\dSoft\XmlTool\Descargas del RFC del contribuyente, recorra hacia abajo hasta encontrar la carpetas en la ventana se selección: Al seleccionar la carpeta que contiene las facturas electrónicas a importar, iniciará la importación de los archivos a la base de datos SQL para su registro y control, se puede indicar al sistema la carpeta de lectura inicial y de dicha carpeta leerá los archivos contenidos en ésta y a las subcarpetas contenidas. Si existen más directorios dentro de la carpeta indicada por el usuario, se mostrará la siguiente ventana solicitando la confirmación de la operación: Una vez confirmada la importación, el sistema iniciará el proceso y mostrará la siguiente ventana de progreso: En caso de encontrar inconsistencias como archivos duplicados o que no correspondan al contribuyente (archivos que tengan el RFC en receptor o emisor) se mostrará una ventana de reporte de inconsistencias: Al finalizar la importación se mostrará en la pantalla CFDI s, los comprobantes que se han importado a la base de datos. Página 39 de 127

40 4.2 SELLO DIGITAL Y VALIDACIÓN DE ESTATUS Valida masiva y automáticamente, el sello digital de los comprobantes importados, proporcionando al usuario la seguridad de que éstos no ha sido modificados o alterados en ningún momento. Con la herramienta [Valida Estatus], valida masiva y automáticamente, la existencia de los comprobantes y su estatus en el portal del SAT para verificar que le haya llegado el documento del PAC a la Autoridad. La validación del Sello Digital consiste en volver a generar la cadena original de la factura electrónica para aplicarle el algoritmo SHA-1 que es una función hash que produce una salida compleja de 160 bits (20 bytes) denominada digestión que a su vez genera un Sello Digital. El Sello Digital generado se compara contra el que tiene incorporado el CFDI y con esto se determina si la factura No ha sido Alterada (igual que cuando fue creada), de tal manera que en caso de haber sufrido cualquier cambio por mínimo que sea como eliminar o cambiar una coma, un punto, un espacio, etc., el proceso de validación lo detectará y arrojara el resultado de: Sello No válido. La segunda validación implementa dentro de XmlTool el Web Service publicado por el SAT y envía los datos por Internet requeridos por el proceso los cuales son: UUID (Folio Fiscal), RFC del emisor, RFC del recepto e Importe Total del comprobante para recibir del SAT las siguientes respuestas: Que la Factura o CFDI existe. El estatus de la Factura o CFDI (Vigente o Cancelado). Con la segunda validación logramos: Verificar que la Factura o CFDI es auténtico y fue timbrado por un PAC al estar contenido en el repositorio del SAT. Se incluye la posibilidad de emitir un reporte con la fecha de validación de los comprobantes. Al realizar las validaciones masivas es posible determinar el número de comprobantes vigentes y cancelados en el SAT, así como determinar totales para realizar comparaciones contra los registros contables. Validar si una Factura recibida permanece vigente y no ha sido cancelada por nuestro proveedor (en el caso de las recibidas). Validar si una Factura emitida por el contribuyente está vigente o cancelada con el objetivo de verificar principalmente, si TODAS las facturas que emitimos y cancelamos en nuestro sistema de facturación electrónica, están canceladas también en el portal del SAT. Página 40 de 127

41 Para proceder con la validación, siga los siguientes pasos: Importe las facturas emitidas o recibidas al sistema mediante el botón Importar Desde Directorio de la pestaña CFDI s: Con las facturas importadas y visualizadas en la pestaña CFDI s haremos clic en el botón Sello Digital para realizar de manera masiva y automática la validación. Al hacer clic en el botón Sello Digital se mostrará la siguiente ventana para confirmar la validación: Normalmente se realiza la validación de los registros sin validar, una vez validada una factura no sería innecesario volverla a validar, sin embargo esta segunda opción queda disponible para su uso. La segunda validación, identificada en la barra de herramientas como Valida Estatus, haga clic en el botón [Valida Estatus] y una ventana similar a la siguiente se mostrará para confirmar la tarea: Esta segunda validación se aplicará solo para las facturas sin validar cuando se importan por primera vez, sin embargo se recomienda volver a validar TODAS las facturas nuevamente una vez transcurrido el tiempo (6 Página 41 de 127

42 meses por ejemplo). Este proceso ALERTA si una factura ha sido cancelada por alguno de nuestros proveedores sin haberlo notificado, si ya realizo la cancelación que pudiésemos haber solicitado en algún momento. En ambos casos al confirmar la validación, se mostrará el progreso de la tarea, se cuenta con la opción de cancelar este proceso en cualquier momento sin que ello afecte a los comprobantes o la validación. Al finalizar, las columnas de la ventana principal de Sello y Estatus deberán mostrar con una palomita verde de lo contrario si alguna factura no cumple con la verificación o esta cancelada se mostrará una imagen con un tache en color rojo. 4.3 EJECUTAR FILTRO La opción de [Ejecutar FILTRO] del módulo CFDI s Ejecuta o Realiza los filtros seleccionados de nuestra pestaña CFDI s según los criterios elegidos con esta opción solo se podrá elegir Año y Mes de emisión de nuestro comprobante. Hay tres formas de ejecutar el filtro las cuales te ordenaran las fechas de mayor a menor: [Año]: Con este filtro te muestra la información del año seleccionado. [Mes]: Con este filtro te muestra la información del mes seleccionado. Año y mes: Al ejecutar este filtro te muestra la información del año y mes seleccionado. Página 42 de 127

43 Por ejemplo si ha seleccionado en Año/Mes el ejercicio 2014, Enero al hacer clic en [Ejecutar FILTRO] el sistema buscara todos los registros con los 2 criterios elegidos. 4.4 SELECCIONA DESELECCIONA La opción de [Selecciona Deselecciona] del módulo CFDI s permitirá seleccionar comprobantes de la lista que se visualizara en la pestaña CFDI s, Para que una vez seleccionados pueda utilizar otras funciones que dependen de la selección de elementos de elementos de dicha lista, como puede ser Imprimir uno o varios PDF s, Extraer los conceptos de las facturas seleccionadas, Guardar como, etc. Así mismo sirve para quitar la selección de comprobantes seleccionados, esto funciona cuando el usuario ha seleccionado previamente comprobantes de la lista de CFDI s. Página 43 de 127

44 A continuación se mostrarán las formas de seleccionar los CDFI s: Seleccionar todos: Como se muestra en la imagen de la derecha al momento de hacer clic en el botón [Selecciona Deselecciona] si no hay ningún elemento seleccionado todos los elementos se seleccionaran en la columna Sel. Deseleccionar todos: Si al momento de hacer clic en el botón [Selecciona Deselecciona] los elementos de la columna Sel están todos seleccionados estos elementos se deseleccionaran como se muestran en la imagen de la izquierda. Con CFDI s previamente seleccionados: Si el sistema encuentra algunos elementos seleccionado y otros deseleccionados al hacer clic en [Selecciona Deselecciona] le mostrará una ventana solicitando la confirmación de la acción a realizar, es decir si se desea marcar o desmarcar todos los elementos. Observe la imagen de la derecha donde existen dos elementos seleccionados y 3 deseleccionados. Página 44 de 127

45 4.5 PDF XmlTool cuenta con una poderosa herramienta que permite imprimir la representación impresa de forma masiva, la cual genera un PDF del comprobante seleccionado y nos crea nuestro reporte de una manera muy entendible, en este apartado le mostraremos como generar los PDF para imprimir nuestras facturas. GENERANDO UN PDF DE UN COMPROBANTE SELECCIONADO Para generar la representación impresa de una factura se debe seleccionar el comprobante haciendo clic en el renglón de la lista en la pantalla de CFDI s: Una vez seleccionada la factura se hace clic en el botón [PDF] para seleccionar una de las siguientes opciones: Vista Previa, Impresora o Generar PDF. Vista Previa permite pre-visualizar la impresión de una factura en pantalla: La opción Impresora envía la factura directamente a imprimir. La opción Generar PDF genera la representación impresa de la factura o facturas seleccionadas en formato PDF en la carpeta especificada por el usuario. Página 45 de 127

46 GENERACIÓN MASIVA DE PDF s Generar PDF s de comprobantes seleccionados con la herramienta PDF de XMLTool. Para generar masivamente representaciones impresas, se debe utilizar la columna Sel. que permite marcar como seleccionado un comprobante para diversas aplicaciones como en ésta caso la impresión masiva: Una vez seleccionadas las facturas se procede a utilizar el botón PDF con la opción deseada: Vista previa, Impresora o Generar PDF. IMPRIMIENDO UNA REPRESENTACIÓN IMPRESA CON LOGOTIPO En XmlTool es posible imprimir la representación impresa de un comprobante con la imagen y/o logotipo de la empresa emisora. Para imprimir un comprobante con la imagen y/o logotipo será necesario ingresar al menú Catálogos [Logos Representación Impresa]. En esta sección es posible registrar una imagen de uno o varios proveedores e incluso nuestro logotipo para imprimir por ejemplo los recibos de nómina o nuestras facturas. Para dar de Alta una imagen es necesarios Registrar un Nuevo elemento capturando los datos de RFC y localizando la imagen en formato.jpg con el botón [Examinar]. Página 46 de 127

47 Una vez dada de alta la imagen del RFC Emisor de un comprobante dentro del Catálogo de Logos de Representación Impresa al volver a solicitar la impresión de una factura el sistema tomará dicha imagen y la colocará en la parte superior izquierda de la representación impresa. De esta manera un PDF o representación impresa puede contener el logotipo del contribuyente emisor. 4.6 EXPORTAR A EXCEL El sistema cuenta con una herramienta que permite exportar a Excel facturas electrónicas para poder extraer información de las facturas emitidas o recibidas, normalmente se exportan las facturas recibidas por sus proveedores para que se pueda explotar la información desde Excel. De manera predeterminada en la ventana de CFDI s se pueden visualizar los siguientes datos y/o columnas: Paginación CDFI S: Determina el número de comprobantes a mostrar por página en la pantalla CFDI s y Nómina. Esta opción se recomienda utilizar en caso de que el equipo se comporte de una manera lenta o inadecuada, se elegirá el rango de paginación adecuado al rendimiento del equipo. Columnas Visibles: Con esta herramienta modificaremos las columnas predeterminadas y podremos visualizar columnas que se encuentran no visibles u ocultar las visibles, o bien restablecer las columnas predeterminadas. Columna [Sel.] Se utiliza para poder seleccionar un comprobante. Columna [Sello] Indica si el resultado de la validación del sello digital. Página 47 de 127

48 Columna [SAT] Indica el resultado de verificar si existe y/o está registrado en el comprobante de la página de SAT. Columna [Estatus] Muestra el estatus del comprobante en el repositorio del SAT resultado de la validación. Columna [Plz] Indica con una imagen si el comprobante ya tiene asociados los datos de tipo y número de póliza. Columna [Serie] Contiene la serie asignada por el emisor, este dato es opcional y normalmente se utiliza para control interno. Columna [Folio] - Contiene el folio y/o número de factura del emisor, este dato es opcional y normalmente se utiliza para control interno. Columna [RFC] Contiene el RFC del emisor. Columna [Nombre Emisor] Contiene la razón social o nombre del emisor. Columna [Fecha] Contiene la fecha de emisión del comprobante. Columna [Tipo] Contiene el tipo de comprobante [Ejemplo "Ingreso" para Factura, "Egreso" para Nota de crédito, "Traslado" para Carta porte]. Columna [SubTotal] Contiene el subtotal del comprobante. Columna [Descuento] Contiene el o los descuentos totales del comprobante. Columna [IVA] Contiene al IVA trasladado. Columna [Total] Contiene el total de comprobante. Se cuenta con la opción de seleccionar que columnas se desean visualizar en pantalla. Para ocultar o mostrar las columnas opcionales, haga clic con el botón derecho del mouse, sobre el encabezado de la lista de comprobantes. Se mostrará la siguiente ventana: O bien, se cuenta con la herramienta mantengan ocultas o visibles de forma permanente: haga clic para configurar que columnas desea que se Página 48 de 127

49 La información adicional y/o columnas accesibles por medio de la herramienta de Cols. o al hacer clic derecho se desplegara un menú emergente, las columnas son: Columna [No Certificado Emisor] Número del certificado del comprobante. Columna [No Certificado SAT] Número del certificado del emisor. Columna [Certificación] Fecha del comprobante cuando se certificó el timbre fiscal. Columna [Validación SAT] Fecha de validación del SAT. Columna [UUID] Folio Fiscal del comprobante. Columna [Régimen Fiscal] Muestra como el emisor se dio de alta en hacienda. Columna [Dirección Emisor] concatenación de dirección Emisor. Columna [Dirección Receptor] concatenación de dirección Receptor Columna [Lugar Expedición] Lugar donde se expide el comprobante Columna [Forma de Pago] La forma de pago del comprobante. Columna [Cuenta de Pago] Muestra a cual cuenta se pagó. Columna [Flujo] Determina en función al RFC actual el flujo monetario del comprobante. Columna [C.P. Emisor] Código Postal de la dirección de emisor. Columna [Estado Emisor] Entidad Federativa de la dirección de emisor. Columna [C.P. Receptor] Código Postal de la dirección de receptor. Columna [Estado Receptor] - Entidad Federativa de la dirección de receptor. Columna [Claves] Concatenación de las claves del concepto de comprobante. Columna [Cantidades] Concatenación de las Cantidades del concepto de comprobante. Columnas [UM] Concatenación de las Unidades de medidas del concepto de comprobante. Columna [Conceptos] Concentrado de todos los conceptos de la factura. Columna [Precios] Concatenación de los precios del concepto de comprobante. Columna [IVA Retenido] IVA retenido. Columna [ISR Retenido] ISR retenido. Columna [Total Retenido] - Total de Retenciones. Columna [Impto Loc Ret] Impuestos locales retenidos. Columna [Impto Loc Tras] Impuestos Locales Trasladados. Columna [IEPS] Impuesto especial Columna [Total Traslados] Total de Impuestos Trasladados. Columna [Importe en letra] Importe en letra. Columna [Moneda] Moneda del comprobante. Columna [Moneda SAT] Moneda determinada por el sistema de acuerdo al catálogo SAT. Columna [Tipo Cambio] Tipo de cambio de la operación. Columna [Método de Pago] Tal como viene en el comprobante. Columna [Método de Pago SAT] Método de Pago determinada por el sistema de acuerdo al catálogo SAT. Columna [Fecha Cancelación] Fecha de cancelación de la factura. Columna [Ocultar] Indica si el comprobante se va a ocultar por alguna razón determinada por el usuario sin que se elimine de la relación de comprobantes. Columna [Gasolina] Marca un comprobante como de gasolina para separar el IEPS de la base. Columna [Aux] Sirve para marcar un dato para el filtro por Columna Auxiliar. Columna [Dato Aux] Permite colocar información adicional al comprobante para trabajos de diversa índole por parte del usuario. Columna [Notas] Muestra las notas asociadas a un comprobante cuando se ha utilizado el botón NOTAS para registrar anotaciones. Para visualizar la información que no se muestra de manera predeterminada bastará entonces con hacer clic con el botón derecho en el encabezado de la lista de comprobantes o en su defecto con la herramienta de Visualizar Columnas y seleccionar o se desmarcar del menú emergente los datos que deseamos visualizar u ocultar. Lo anterior para que una vez que tengamos a la vista la información que deseamos exportar a Excel procedamos a generar el archivo XLSX haciendo clic en el botón de la barra de herramientas Exportar a Excel Página 49 de 127

50 para que el sistema nos muestre una ventana de dialogo y en ella definamos el nombre del archivo y la ruta donde guardaremos la información. 4.7 EXTRAER CONCEPTOS Esta funcionalidad permite obtener los conceptos de uno o múltiples comprobantes con un solo clic y exportarlos a Excel. Para extraer los conceptos de los CFDI s, siga los siguientes pasos: Seleccionar de nuestra lista de CFDI s los elementos que desee extraer los conceptos. Haga clic en el botón [Extraer Conceptos]. Al realizar estos sencillos pasos, se mostrará la pestaña Conceptos que contendrá los conceptos de comprobante de pago de los CFDI s seleccionados. Página 50 de 127

51 4.8 NOTAS Funcionalidad que permite Agregar/Modificar una nota al comprobante seleccionado, en la base de datos del sistema. Solo se podrá insertar anotaciones uno a uno en los comprobantes. Pasos para Agregar/Modificar notas a CFDI s: Seleccionar comprobante al que se desea Agregar/Modificar la nota. Clic en el botón [Notas]. Se abrirá la siguiente venta en la cual se podrá Agregar/Modificar la nota. Clic en el botón [Aceptar] para guardar los cambios o en el botón [Cancelar] para deshacer los cambios. 4.9 GUARDAR COMO Permite extraer del sistema de forma individual o masiva los comprobantes XML s y guardarlos con el nombre con el que se permita identificar y explotar de una forma eficaz, ya sea por UUID, RFC, Año, Mes, Día, Serie, Folio o bien con las opciones de nómina. Además se obtendrá la representación impresa en formato PDF, Si así se desea. Para extraer un comprobante de la base de datos del sistema y guardarlo en su formato XML bastara con seleccionar la factura del listado que se visualiza y haga clic en el botón [Guardar Como], al hacerlo el sistema mostrará una ventana que mostrará las opciones para armar el nombre del archivo. Página 51 de 127

52 Una vez seleccionada la opción, haga clic en el botón [Sí] para proceder con el guardado de los archivos, se mostrará la siguiente ventana para seleccionar la ruta donde se guardara el archivo. Para finalizar, haga clic en el botón [Guardar]. En el caso de ser seleccionado uno o más elementos se mostrará al momento de hacer clic en el botón [Guardar como] la ventana para localizar la carpeta en donde se guardaran los XML seleccionados. Haga clic en el botón [Aceptar] para guardar los comprobantes seleccionados ABRIR XML Herramienta que guarda una copia del comprobante XML temporalmente y lo abre en el navegador de internet para que permita la visualización del contenido del archivo de forma inmediata. Pasos para abrir XML: Seleccionar comprobante a visualizar (no se puede abrir masivamente los XML solo uno a uno). Haga clic en el botón [Abrir XML] Al realizar estos pasos se mostrará nuestro XML actual en nuestro explorador web, como se mencionó anteriormente no se puede abrir masivamente los XML únicamente uno a uno. Página 52 de 127

53 4.11 TIPO DE CAMBIO SISTEMA Funcionalidad que permite asignar el tipo de cambio de los comprobantes seleccionados. Haga clic en el botón [Tipo Cambio Sistema]. Se visualizara la siguiente ventana, se deberá ingresar el tipo de cambio que será asignado a los comprobantes seleccionados, la cantidad deberá ser numérica. Ej Haga clic en el botón [Aceptar] para finalizar la asignación RENOMBRAR XML Poderosa herramienta para renombrar archivos XML s de forma masiva que se contengan en algún directorio. El objetivo para renombrar masivamente los archivos XML es tener ubicados a estos archivos de una forma rápida y eficaz. Haga clic en el botón [Renombrar XML]. Se visualizara la siguiente ventana, se seleccionara el directorio que contenga los archivos que se deseen renombrar, Haga clic en el botón [Examinar]. Ruta Origen: A continuación se mostrará la ventana donde se seleccionara el directorio que contenga los archivos XML s. Haga clic en el botón [Aceptar] para confirmar la selección del directorio. Página 53 de 127

54 Ruta Destino: Seleccionar la ruta destino, que es donde se guardaran los archivos XML s a renombrados. Se cuenta con las siguientes opciones para renombrar los archivos XML s Seleccione la opción que desee. Para iniciar el proceso, haga clic en el botón [Aceptar]. Se mostrará el progreso del proceso como a continuación: Al finalizar el proceso de renombrar, se mostrarán en pantalla los archivos renombrados. Página 54 de 127

55 4.13 VERIFICAR FOLIOS Se verificaran los folios de los comprobantes de ingreso o egreso para saber si hay folios duplicados o faltantes. Para verificar los folios, siga los siguientes pasos: Clic en el botón [Verificar Folios]. Se abrirá la siguiente ventana en donde tendremos la opción de verificar por tipo de comprobante (Ingreso o Egreso). Seleccionar las opciones para verificar los folios, si hay folios duplicados y los folios faltantes, se podrá seleccionar por número de serie o por un rango de folio. Haga clic en el botón [Aceptar] pera empezar con la verificación o en [Cancelar] para no realizar la verificación. Una vez finalizada la verificación nos mostrará una pestaña con los detalles de la verificación. Página 55 de 127

56 4.14 ELIMINAR CFDI Funcionalidad que permite eliminar los comprobantes seleccionados de la base de datos del sistema. Para eliminar CFDI s seguir los siguientes pasos: Seleccionar los CFDI que desee eliminar de la base de datos. Clic en el botón [Eliminar CFDI]. Nos mostrará una ventana de emergencia para confirmar la eliminación. Clic en el botón [Si] para realizar la eliminación o clic en el botón [No] para cancelar la eliminación. Nota: Se podrá eliminar de forma individual o masiva FILTRO RÁPIDO La opción de [Filtro Rápido] del módulo CFDI s Ejecuta o Realiza los filtros seleccionados en esta opción según los criterios elegidos, recuerden que las columnas de ocupan estas opciones se encuentran no visibles y para poderlas visualizar tendremos que seleccionarlas del botón [Columnas Visibles] de este mismo Módulo. Mostrar solo seleccionados : Opción que permite visualizar los comprobantes que estén seleccionados de la columna Sel, cuando tengamos algún elemento seleccionado se observara al final de la opción dentro de paréntesis. Mostrar solo ocultos : Opción que permite visualizar los comprobantes que están ocultos, comprobantes que están seleccionados en la Columna de Oculto. Página 56 de 127

57 Filtrar por columna Aux la columna Aux. : Opción que permite visualizar los comprobantes que están seleccionados en Filtrar por cambio de estatus Cancelados. : Filtrara comprobantes que hayan cambio su estatus de Vigentes a 5 VALIDACIONES SAT Con la poderosa herramienta de validación de comprobantes contra las Listas de Operaciones Simuladas, Incumplidos y No Localizados, se tiene la capacidad de detectar e identificar a los contribuyentes que se encuentren en las listas SAT en base a los comprobantes o CFDI s recibidos o emitidos. 5.1 VALIDACIÓN CONTRA LISTA DE OPERACIONES SIMULADAS Con esta herramienta se podrá realizar la validación de los comprobantes para detectar e identificar a los contribuyentes que se encuentren en la lista RFC s con Operaciones Simuladas en base a los comprobantes recibidos o emitidos. Haga clic en el botón [Operaciones Simuladas] para iniciar la validación. Página 57 de 127

58 Se mostrará el siguiente mensaje para confirmar la validación de los comprobantes Recibidos o Emitidos, según en la pestaña que se haya seleccionado en la pantalla CFDI s. Al finalizar la validación, si no se encontraron comprobantes de contribuyentes con operaciones simuladas, se mostrará la siguiente ventana que muestra el resultado de validación. Se detalla contra que lista se validó, registros en dicha lista, comprobantes validados, fecha de última actualización de la lista y filtro aplicado. a. [Oficios SAT] Se muestra la lista con el resumen de oficios publicados por el SAT. En esta ventana se tienen las opciones de imprimir el reporte del resumen de oficios SAT, haga clic en el botón para [Imprimir]. Para exportar esta información a Excel, haga clic en el botón [Exportar]. Página 58 de 127

59 b. [Reporte de Contribuyentes] Lista SAT de contribuyentes con Operaciones Simuladas. c. [Reporte de Validación] Se imprime el reporte de validación. 5.2 VALIDACIÓN CONTRA LISTA INCUMPLIDOS SAT Con esta herramienta se podrá realizar la validación de los comprobantes para detectar e identificar a los contribuyentes que se encuentren en la lista Incumplidos SAT en base a los comprobantes recibidos o emitidos. Haga clic en el botón [Incumplidos] para iniciar el proceso de validación. Se mostrará el siguiente mensaje para confirmar si se desea validar los comprobantes Recibidos o Emitidos, según en la pestaña que se haya seleccionado en la pantalla CFDI s. Página 59 de 127

60 Una vez iniciado el proceso de validación, se mostrará el progreso de la misma como se puede apreciar en la siguiente imagen. Al finalizar el proceso de validación, si no se encontraron comprobantes de contribuyentes que se encuentren en la lista Incumplidos SAT, se mostrará la siguiente ventana que muestra el resultado de validación. Se detalla contra que lista se validó, cantidad de registros en dicha lista, comprobantes validados, fecha de última actualización de la lista y filtro aplicado. a. [Incumplidos] - Se muestra la lista Incumplidos, publicada por el SAT Página 60 de 127

61 En esta ventana se tienen las opciones de imprimir el reporte de la lista Incumplidos SAT, haga clic en el botón [Imprimir]. Para exportar esta información a Excel, haga clic en el botón [Exportar]. b. Haga clic en el botón [Reporte] para obtener el reporte de validación. 5.3 VALIDACIÓN CONTRA LISTA NO LOCALIZADOS SAT Con esta herramienta se podrá realizar la validación de los comprobantes para detectar e identificar a los contribuyentes que se encuentren en la lista No Localizados SAT en base a los comprobantes recibidos o emitidos. Haga clic en el botón [No Localizados] para iniciar el proceso de validación. Se mostrará el siguiente mensaje para confirmar si se desea validar los comprobantes Recibidos o Emitidos, según en la pestaña que se haya seleccionado en la pantalla CFDI s. Una vez iniciado el proceso de validación, se mostrará el progreso de la misma como se puede apreciar en la siguiente imagen. Página 61 de 127

62 Una vez finalizado el proceso de validación, si no se encontraron comprobantes de contribuyentes que se encuentren en la lista No Localizados SAT, se mostrará la siguiente ventana que muestra el resultado de validación. Se detalla contra que lista se validó, registros en dicha lista, comprobantes validados, fecha de última actualización de la lista y filtro aplicado. a. [No Localizados]. - Se muestra la lista No Localizados, publicada por el SAT. En esta ventana se tienen las opciones de imprimir el reporte de la lista Incumplidos SAT, haga clic en el botón [Imprimir]. Para exportar esta información a Excel, haga clic en el botón [Exportar]. b. Haga clic en el botón [Reporte] para obtener el reporte de validación. Página 62 de 127

63 5.4 VALIDACIÓN LISTAS SAT Con esta herramienta se podrá realizar la validación de los comprobantes para detectar e identificar a los contribuyentes que se encuentren en la lista Operaciones Simuladas, Incumplidos SAT y No Localizados en base a los comprobantes recibidos o emitidos. Haga clic en el botón [Validación Listas SAT] para iniciar el proceso validación. Se mostrará el siguiente mensaje para confirmar si se desea validar los comprobantes Recibidos o Emitidos, según en la pestaña que se haya seleccionado en la pantalla CFDI s. Una vez iniciado el proceso de validación, se mostrará el progreso de la misma como se puede apreciar en la siguiente imagen. Una vez finalizado el proceso de validación, si no se encontraron comprobantes de contribuyentes que se encuentren en las listas SAT, se mostrará la siguiente ventana que muestra el resultado de validación. Se detalla contra que listas se validó, registros en dichas listas, comprobantes validados, fecha de última actualización de las listas y filtro aplicado. Página 63 de 127

64 Para imprimir el reporte de validación, haga clic en el botón [Reporte]. 5.5 VALIDACIÓN DE XML s CONTRA LISTAS SAT Con esta herramienta se podrá realizar la validación de los XML s para detectar e identificar a los contribuyentes que se encuentren en la lista Operaciones Simuladas, Incumplidos y No Localizados en base a los comprobantes recibidos o emitidos. Haga clic en el botón [Validación XML Vs Listas SAT] para iniciar el proceso validación. Se mostrará el siguiente mensaje de selección de directorio que contenga los archivos XML s a validar. Elegir el directorio y haga clic en el botón [Aceptar]. Una vez iniciado el proceso de validación, se mostrará el progreso de la misma como se puede apreciar en la siguiente imagen. Página 64 de 127

65 Una vez finalizado el proceso de validación, si no se encontraron comprobantes de contribuyentes que se encuentren en la lista Incumplidos SAT, se mostrará la siguiente ventana que muestra el resultado de validación. Se detalla contra que lista se validó, registros en dicha lista, comprobantes validados, fecha de última actualización de la lista y filtro aplicado. Para imprimir el reporte de validación, haga clic en el botón [Reporte]. 5.6 CUENTAS XML Permite la importación de un archivo de Catálogo de Cuentas en formato.xml, para su visualización, verificación y poder exportarlo en formato. XLSX Con la siguiente herramienta se podrá leer un Catálogo de Cuentas en formato XML. Haga clic en el botón [Cuentas XML]. Para leer el archivo XML de Catálogo de Cuentas, haga clic en el botón [Importar XML Cuentas]. Página 65 de 127

66 Se mostrará la siguiente ventana, seleccionar el archivo.xml que pertenezca al catálogo de cuentas. Para confirmar selección de archivo, haga clic en el botón [Abrir]. Se confirmara la importación del archivo con el siguiente mensaje, haga clic el botón [Si]. Cuando anteriormente exista algún Catálogo de Cuentas importado, se mostrará el siguiente mensaje, confirme si desea reemplazar el actual catálogo de cuentas, haga clic en el botón [Si]. Página 66 de 127

67 El progreso de la importación se mostrará como a continuación: Al finalizar el proceso de importación, se mostrará el siguiente mensaje, haga clic en el botón [Aceptar] FILTROS Se podrá visualizar el catálogo de cuentas por Mes y Año deseado, haga clic en el botón [Ejecutar Filtro] EXPORTAR Se tiene la herramienta para exportar el catálogo de cuentas a Excel. Haga clic en el botón [Exportar]. Posteriormente, indicar la ruta donde se guardara el archivo que se exporto. Página 67 de 127

68 5.7 BALANZA XML Habilita la importación de un archivo de Balanza en formato.xml, para su visualización, verificación y poder exportarlo en formato. XLSX Con la siguiente herramienta se podrá leer un archivo de Balanza en formato XML. Haga clic en el botón [Balanza XML]. Para iniciar la importación de un archivo XML de Balanza, haga clic en el botón [Importar XML Balanza]. Se mostrará la siguiente ventana, donde se selecciona el archivo.xml a importar. Se confirmara importación con el siguiente mensaje, haga clic en el botón [Si], para continuar. Página 68 de 127

69 Se muestra el progreso de la importación, como en la siguiente pantalla. Para finalizar, se muestra el siguiente mensaje, confirmando la importación de la balanza, haga clic en el botón [Aceptar] para terminar. Posteriormente, en la ventana principal se podrá visualizar la información de la balanza que se ha importado. Página 69 de 127

70 5.7.1 FILTROS Se podrá visualizar la balanza por Mes y Año deseado, haga clic en el botón [Ejecutar Filtro] EXPORTAR Se tiene la herramienta para exportar la balanza Excel. Haga clic en el botón [Exportar]. 5.8 PÓLIZAS XML Con esta herramienta tendremos la capacidad de poder importar el archivo XML de Pólizas para verificar que contiene de manera correcta toda la información que se le entrego a la Autoridad. Con la siguiente herramienta se podrá leer un archivo de Póliza en formato XML. Para ventana de importación de archivo de pólizas, Haga clic en el botón [Leer XML Pólizas]. Página 70 de 127

71 Se mostrará la siguiente ventana de importación, haga clic en el botón [ ] para seleccionar la carpeta que contiene los archivos de pólizas por mes. Seleccionar el archivo que pertenezca al mes inicial y haga clic en el botón [Abrir] para continuar. De forma automática, se seleccionaran los archivos que tengan el formato correcto de pólizas, detectando los meses que pertenezcan los archivos seleccionados. Se mostrará el progreso de la importación como se muestra a continuación: Al finalizar el proceso de importación, se mostrará el siguiente mensaje, haga clic en el botón [Aceptar]. Página 71 de 127

72 Posteriormente, una vez finalizado el proceso, se mostrará a detalle la información de las pólizas. Se cuenta con la opción de poder visualizar todas las pólizas contenidas en el archivo.xml. Si se importó más de un mes, se podrá cambiar desde el filtro Año y Mes. 6 MODULO NOMINA. El módulo de NÓMINA es muy parecido al módulo de los CFDI s solo que este contiene un complemento que XmlTool utiliza para el manejo de información de tipo nómina. Los CFDI s de nómina son importados al sistema y se puede acceder desde el módulo especial que le permite al usuario consultar el detalle de cada uno de ellos y explotar la información de los comprobantes mediante la exportación a Excel. De manera predeterminada en la ventana de NÓMINA se pueden visualizar los siguientes datos y/o columnas: Paginación CDFI S: Determina el número de comprobantes a mostrar por página en la pantalla Nómina. Esta opción se recomienda utilizar en caso de que el equipo se comporte de una manera lenta o inadecuada, se elegirá el rango de paginación adecuado al rendimiento del equipo. Página 72 de 127

73 Columnas Visibles: Con esta herramienta modificaremos las columnas predeterminadas y podremos visualizar columnas que se encuentran no visibles u ocultar las visibles, o bien restablecer las columnas predeterminadas. Columna [Sel.] Se utiliza para poder seleccionar un comprobante. Columna [Sello] Indica si el resultado de la validación del sello digital. Columna [SAT] Indica el resultado de verificar si existe y/o está registrado en el comprobante de la página de SAT. Columna [Plz] Indica con una imagen si el comprobante ya tiene asociados los datos de tipo y número de póliza. Columna [Pago] Indica con una imagen si el comprobante ya tiene asociados los datos de un pago. Columna [Estatus] Muestra el estatus del comprobante en el repositorio del SAT resultado de la validación. Columna [Tipo] Muestra el tipo del comprobante, si este es Egreso o Ingreso. Columna [Emisión] Muestra la fecha correspondiente a la emisión. Columna [Registro Patronal] Muestra el registro patronal al que corresponde el trabajador. Columna [Timbrado] Muestra la fecha correspondiente al timbrado. Columna [Serie] Contiene la serie asignada por el emisor, este dato es opcional y normalmente se utiliza para control interno. Columna [Folio] - Contiene el folio y/o número de factura del emisor, este dato es opcional y normalmente se utiliza para control interno. Columna [RFC] Contiene el RFC del emisor. Columna [No. Empleado] Columna [Nombre] Columna [Descripción Régimen] Columna [Periodicidad] Columna [Concepto] Columna [ISR CFDI] Columna [Total] Contiene el total de comprobante. Se cuenta con la opción de seleccionar que columnas se desean visualizar en pantalla. Para ocultar o mostrar las columnas opcionales, haga clic con el botón derecho del mouse, sobre el encabezado de la lista de comprobantes. Se mostrará la siguiente ventana: O bien, se cuenta con la herramienta mantengan ocultas o visibles de forma permanente. haga clic para configurar que columnas se desea que se Página 73 de 127

74 Seleccione las columnas que desea que se visualicen u oculten como se muestra en la siguiente ventana: Lo anterior para que una vez que tengamos a la vista la información que deseamos exportar a Excel procedamos a generar el archivo XLSX haciendo clic en el botón de la barra de herramientas Exportar a Excel para que el sistema nos muestre una ventana de dialogo y en ella definamos el nombre del archivo y la ruta donde guardaremos la información. 6.1 IMPORTAR Con la opción de Importar del módulo Nomina se importará todos los comprobantes emitidos y recibidos de tipo Nómina manera automática, en nuestro módulo de Nómina. Para iniciar la importación automática de comprobantes se debe ingresar a la opción Importar [Desde Directorio] en la ventana de Nómina del contribuyente: Una vez que usted haya ingresado a esta opción el sistema le presentará una ventana que le solicitará la localización de la carpeta donde se encuentran los archivos XML en poder del contribuyente, la ventana siguiente aparecerá para que usted indique la carpeta. Seleccione la carpeta que contenga los comprobantes o CFDI s y haga clic en el botón [Aceptar]. Página 74 de 127

75 Si usted ha utilizado la descarga de comprobantes desde nuestra opción en la pestaña SAT Repositorio SAT observará como el sistema le propone importar desde la carpeta C:\dSoft\XMLTool\Descargas del RFC del contribuyente de trabajo, recorra hacia abajo hasta encontrar la carpetas en la ventana se selección: Al seleccionar la carpeta que contiene las facturas electrónicas a importar iniciará la importación de los archivos a la base de datos SQL para su registro y control, usted puede indicarle al sistema la carpeta de lectura inicial y de dicha carpeta se dará lectura a los archivos contenidos en ésta y a las subcarpetas contenidas. Una vez confirmada la opción de importación el sistema iniciará el proceso y mostrará la ventana de progreso: Al finalizar la importación aparecerán en la ventana de Nómina los comprobantes guardados en la base de datos y se habrá realizado la importación de los mismos. Página 75 de 127

76 6.2 VERIFICAR Con la opción de Verificar del módulo Nomina se verificara el sello digital y el estatus de sus comprobantes de nómina para saber si están validados y si existen o no. Para proceder a la validación vamos a seguir los siguientes pasos: Con las facturas importadas y visualizadas en la pestaña Nómina haremos clic en el botón Sello Digital para realizar de manera masiva y automática la validación. Al hacer clic en el botón Sello Digital aparecerá una ventana para confirmar la validación: Normalmente realizaremos la validación de los registros sin validar, una vez validada una factura no sería innecesario volverla a validar, sin embargo esta segunda opción queda abierta para el usuario. La segunda validación, identificada en la barra de herramientas como Valida Estatus SAT se ejecuta haciendo clic en el botón respectivo y una ventana similar a la siguiente se mostrará para confirmar la tarea: Esta segunda validación se aplicará solo para las facturas sin validar cuando se importan por primera vez, SIN EMBARGO se recomienda volver a validar TODOS los comprobantes una vez transcurrido el tiempo (6 meses por ejemplo). Este proceso ALERTA en caso de que una factura haya sido cancelada por alguno de nuestros proveedores SIN AVISARNOS o confirmar si ya realizo la cancelación que pudiésemos haber solicitado en algún momento. En ambos casos al confirmar la validación aparecerá una ventana que nos mostrará el progreso de la tarea, pudiendo el usuario cancelarla en cualquier momento sin que ello afecte a los comprobantes o la validación. Página 76 de 127

77 Al finalizar las columnas de la ventana principal de Sello y Estatus deberán aparecer con una palomita VERDE de lo contrario si alguna factura no cumple con la verificación o esta cancelada aparecerá una imagen con una cruz en color rojo. 6.3 FILTRO RAPIDO Con esta herramienta, se podrán filtrar rápidamente los comprobantes, seleccionando Año, Mes o Bimestre. Para ejecutar el filtro, haga clic en el botón [Ejecutar FILTRO]. 6.4 CONTROL PERIODOS Con la herramienta control de periodos se podrá proponer los periodos de nómina en base a la fecha inicial y final del pago. Página 77 de 127

78 Se mostrará la siguiente ventana mostrando los periodos propuestos por el sistema de forma automática. Adicionalmente se tiene la opción de imprimir los periodos de nómina propuestos por el sistema, haga clic en el botón [Imprimir]. 6.5 REPORTE NOMINA La Con esta herramienta se pueden generar reportes de nómina según los seleccionados en la siguiente ventana: Se mostrará la siguiente ventana donde se contara con las siguientes opciones para generar el reporte. Periodo Mes, Bimestre Ejercicio. Totales de Nomina por Concepto, Totales por Concepto con detalle de Exento, y Gravado, Nomina por Trabajador. Página 78 de 127

79 Una vez seleccionado el tipo de reporte, haga clic en el botón [Aceptar] para generar el reporte y se visualice en pantalla. 6.6 CONCEPTOS Con la siguiente herramienta, se podrán visualizar los conceptos de nómina que se tengan en los comprobantes de nómina importados al sistema. Haga clic en el botón [Conceptos] para visualizar la siguiente ventana: Si se desea imprimir los conceptos de percepción y deducción, haga clic en el botón [Imprimir]. De inmediato se visualizara el reporte de conceptos de nómina. Página 79 de 127

80 6.7 ACUMULADOS DE NOMINA Con la funcionalidad Acumulados de Nomina, del módulo Nomina se podrá generar los acumulados de nómina. Haga clic en [Acum. Nomina] para acceder a la funcionalidad. Seleccione el régimen, tipo de nómina, estatus y como desea que se muestre los acumulados de nómina. Haga clic en el botón [Aceptar] y se mostrará la siguiente pantalla. Adicionalmente se cuenta con la herramienta para exportar a Excel, la información presentada. Haga clic en el botón [Exportar]. Página 80 de 127

81 6.8 EXPORTAR A EXCEL Con la herramienta Exportar a Excel, se podrá exportar la información correspondiente al comprobante de nómina mostrado en pantalla, haga clic en el botón [Exportar a Excel]. Se mostrará la siguiente ventana: Se tiene la opción de exportar la información de las columnas visibles o de todas las columnas, haga clic en el botón [Aceptar].Se mostrará la siguiente ventana: Para finalizar, haga clic en el botón [Guardar]. Página 81 de 127

82 6.9 SELECCIONA Y DESELECCIONA La opción de [Selecciona Deselecciona] del módulo Nómina permite seleccionar comprobantes de la lista que se visualizara en la pestaña Nómina, Para que una vez seleccionados pueda utilizar otras funciones que dependen de la selección de elementos de elementos de dicha lista, como puede ser Imprimir uno o varios PDF s, Extraer los conceptos de las facturas seleccionadas, Guardar como, etc. A continuación se mostrarán las formas de seleccionar las NÓMINAS Seleccionar todos: Como se muestra en la imagen de la derecha al momento de hacer clic en el botón [Selecciona Deselecciona]. Si no hay ningún elemento seleccionado todos los elementos se seleccionaran mostrando una palomita en la columna Sel. Deseleccionar todos Si al momento de hacer clic en el botón [Selecciona Deselecciona] los elementos de la columna Sel están todos seleccionados estos elementos se deseleccionaran como se muestran en la imagen de la izquierda. Con nominas previamente seleccionados: Si el sistema encuentra algunos elementos seleccionado y otros deseleccionados al hacer clic en [Selecciona Deselecciona] le mostrará una ventana solicitando la confirmación de la acción a realizar, es decir si se desea marcar o desmarcar todos los elementos. Observe la imagen de la derecha donde existen dos elementos seleccionados y 5 deseleccionados. Página 82 de 127

83 6.10 VALIDAR TIMBRADO Esta herramienta válida que los comprobantes de nómina se hayan timbrado de forma correcta. Haga clic en el botón [Validar Timbrado]. Una vez realizada la validación, se mostrará la siguiente ventana: Para imprimir el reporte del resultado de la validación, haga clic en el botón [Imprimir] GUARDAR COMO Permite extraer del sistema de forma individual o masiva los comprobantes XML s y guardarlos con el nombre con el que se permita identificar y explotar de una forma eficaz, ya sea por UUID, RFC, Año, Mes, Día, Serie, Folio Además se obtendrá la representación impresa en formato PDF. Para extraer un comprobante de la base de datos del sistema y guardarlo en su formato XML bastara con seleccionar la factura del listado que se visualiza y hacer un clic en botón [Guardar como ], al hacerlo el sistema mostrará la siguiente ventana. Se cuenta con múltiples opciones para armar el nombre del archivo. Página 83 de 127

84 Seleccione la opción, como se muestra en la siguiente ventana: Una vez seleccionado una o más opciones, haga clic en el botón [Aceptar]. Para finalizar, haga clic en el botón [Guardar]. En el caso de haber seleccionado múltiples elementos, se mostrará la sig. Ventana al momento de hacer clic en el botón [Guardar como]. Una vez seleccionada la opción para armar el archivo haga clic en el botón [Aceptar] para seleccionar la ruta donde se guardaran los comprobantes seleccionados. Página 84 de 127

85 6.12 ABRIR XML Funcionalidad que guarda una copia del comprobante XML temporalmente y lo abre en nuestro navegador. Pasos para abrir XML: Seleccionar comprobante a visualizar (no se puede abrir masivamente los XML solo uno a uno). Clic en el botón [Abrir XML] Al realizar estos pasos se mostrará nuestro XML actual en nuestro explorador web, como se mencionó anteriormente no se puede abrir masivamente los XML, sino únicamente uno a uno CANCELAR RECIBO Con esta herramienta se podrá cancelar el comprobante de nómina seleccionado. Haga clic en el botón [Cancelar Recibo]. Se solicitara la confirmación de la cancelación del comprobante de nómina seleccionado, se debe confirmar acción para proceder a la cancelación, se mostrará la siguiente ventana. Se solicitaran los archivos.cert y.key y la clave CIEC. Una vez hecho, haga clic en el botón [Aceptar] para que se efectúe la cancelación del comprobante. Página 85 de 127

86 6.14 ELIMINAR RECIBO Con la funcionalidad [Eliminar Comprobante] del módulo Nomina se podrá eliminar comprobantes tipo NÓMINA seleccionados de la base de datos del sistema. Para eliminar comprobantes de NOMINA seguir los siguientes pasos: Seleccione los CFDI que desee eliminar de la base de datos. Haga clic en el botón [Eliminar Recibo]. Se mostrará el siguiente mensaje para confirmar la eliminación. Haga clic en el botón [Si] para realizar la eliminación o clic en el botón [No] para cancelar la eliminación. Nota: Se pueden eliminar los comprobantes de forma individual o masiva FILTROS Los filtros seleccionados en la pestaña Nómina según los criterios elegidos. Por ejemplo, si selecciona por Estatus, Periodicidad o Periodo, se mostrará como en la siguiente imagen: Página 86 de 127

87 6.16 LIMPIAR FILTRO La opción de [Limpiar FILTRO] del módulo Nómina limpia todos los filtros seleccionados. Haga clic en el botón que se muestra a continuación: 6.17 NUEVA ASOCIACION Con la opción de Nueva Asociación del módulo Nomina se creara una nueva asociación con los comprobantes seleccionados cuya asociación la tendrá con los datos de una póliza. Pasos para Nueva Asociación: Seleccionar comprobantes para generar la asociación. Clic en el botón [Nueva Asociación] Asocia los comprobantes seleccionados con datos de una Póliza: 6.18 MODIFICAR ASOCIACIÓN Con la opción de Modificar Asociación del módulo Nomina se modificara una asociación con los comprobantes seleccionados cuya asociación la tendrá con los datos de una póliza. Pasos para Modificar Asociación: Seleccionar comprobantes a los cuales se le modificara la asociación. Página 87 de 127

88 Haga clic en el botón [Modificar Asociación] Modifica la asociación de comprobantes con los datos de una Póliza: 6.19 MÉTODO DE PAGO Con la opción de Método de Pago del módulo Nomina se asigna el método de pago de acuerdo al catálogo SAT. Pasos para agregar método de pago: Haga clic en el botón [Método de Pago]. Asignar método de pago de acuerdo al catálogo SAT: 6.20 MONEDA Página 88 de 127

89 Con la funcionalidad Moneda del módulo Nomina se asignara Moneda de acuerdo al catálogo SAT. Pasos para asignar moneda: Clic en el botón [Moneda]. Asignar moneda de acuerdo al catálogo del SAT Para finalizar la asignación de moneda, haga clic en el botón [Aceptar] PDF XmlTool 15 cuenta con la poderosa herramienta que permite imprimir la representación impresa de una factura o múltiple, la cual genera un PDF del comprobante seleccionado y se crea el reporte de una manera muy entendible, en este apartado se muestra como generar los PDF para imprimir las facturas. GENERANDO UN PDF DE UN COMPROBANTE SELECCIONADO Generar un PDF de un comprobante seleccionado con la herramienta PDF. Para generar la representación impresa de una factura se debe seleccionar el comprobante, haga clic en el renglón de la lista en la pantalla de Nómina: Página 89 de 127

90 Una vez seleccionado el comprobante, haga clic en el botón [PDF] para seleccionar una de las siguientes opciones: Vista Previa, Impresora o Generar PDF. Vista Previa permite pre-visualizar la impresión de una factura en pantalla: La opción Impresora manda a imprimir directamente la factura. Generar PDF genera la representación impresa de la factura o facturas seleccionadas en formato PDF en una capeta especificada por el usuario. GENERACIÓN MASIVA DE PDF s Generar PDF s de comprobantes seleccionados con la herramienta PDF. Para generar de forma masiva la representación impresa, se debe utilizar la columna Sel. que permite marcar como seleccionado un comprobante para diversas aplicaciones como en ésta caso la impresión masiva: Una vez seleccionadas las facturas se procede a utilizar el botón PDF con la opción deseada: Vista previa, Impresora o Generar PDF. Página 90 de 127

91 7 MÓDULO CONTABILIZAR En el módulo Contabilizar, se cuenta con las siguientes funciones para la Contabilidad Electrónica. Habilita la posibilidad de generar el Auxiliar de Folios en formato XML a partir de asociar la información de tipo y número de póliza a las facturas electrónicas importadas al sistema, logrando con esto el poder solventar actos de fiscalización compulsa o devolución y compensación de impuestos de acuerdo a la RMF NUEVA ASOCIACIÓN Con la herramienta [Nueva Relación] Se puede realizar la asociación de comprobantes existentes en el sistema, con los datos de una póliza. Seleccione los comprobantes (ver 4.4- SELECCIONA Y DESELECCIONA). Presione el botón [Nueva Asociación] de la pestaña CFDI en la Sección Auxiliar de Folios. 1. Mostrará la pantalla de Asociación de pólizas. En esta pantalla se proponen los siguientes datos: Tipo: Se propone el Tipo de póliza (Recibidos=Egreso, Emitidos=Ingreso) Fecha: Fecha de póliza Numero: Numero de póliza, si son números de póliza solo numéricos favor de usar ceros antes de los números para mantener un buen ordenamiento Ej. 001, 002, 010, 150, etc Concepto: Concepto de la póliza Comprobantes: Comprobantes relacionados. En esta parte se pueden eliminar comprobantes que se hayan seleccionado por error. Bastará con seleccionar el comprobante y en seguida presionar el botón [Desasociar UUID]. Página 91 de 127

92 2. A continuación, presione el botón [Aceptar]. 3. Como resultado del proceso deberá mostrar la pantalla como aprecia a continuación. Los comprobantes deberán mostrar en la columna Plz con la imagen ( relación. ) para indicar que fue realizada la 7.2 MODIFICAR ASOCIACIÓN Para modificar la relación de un comprobante hay que sombrear el comprobante a modificar (El comprobante debe contar con una o varias pólizas relacionadas. ) 1. Si el comprobante tiene más de una póliza relacionada, se muestra la siguiente pantalla (en caso contrario continua en el paso 2) Se muestra el listado de pólizas relacionadas con este comprobante, el siguiente paso es seleccionar la póliza que desea modificar y presione el botón [Aceptar]. Página 92 de 127

93 2. Se muestra la pantalla de modificación de la relación con los comprobantes de una póliza En esta pantalla se podrá modificar la relación (ya sea eliminar los comprobantes que estén incorrectamente relacionados o modificar el tipo, fecha o número de póliza) 3. Por último presione el botón [Aceptar]. 7.3 MÉTODO DE PAGO Asignación Método de pago a los CFDI s de acuerdo al catálogo SAT. Para asignar un Método de Pago haga clic en el botón [Método de Pago]: En la ventana mostrada, se cuenta con las siguientes opciones: Asignación automática: Asigna automáticamente la clave de método de pago de acuerdo al catálogo SAT. Respetar Asignaciones Previas: No aplica la asignación automática a comprobantes. Asignación por selección: Asigna la clave de método de pago seleccionado a los comprobantes seleccionados. Método de pago SAT: Seleccione el método de pago para asignar de acuerdo al catálogo SAT. Es necesario elegir el método de pago a ocupar y haga clic en el botón [Aceptar] para guardar los cambios Página 93 de 127

94 7.4 NUEVO PAGO Asocia los comprobantes seleccionados con datos de un pago. Para asignar un Nuevo Pago haga clic en el botón [Nuevo Pago]: En la ventana que aparece tendremos las siguientes opciones: Se mostrarán los CFDI s seleccionados para Nuevo Pago y la información de cada uno de los comprobantes. Método de Pago: Se tendrá el método seleccionado en la sección Método de Pago, se podrá seleccionar otro método de pago. Fecha: Se dará una fecha por default en este caso se propone la fecha del primer comprobante seleccionado, se podrá seleccionar cualquier fecha. RFC: Sera el RFC del Contribuyente al cual se le realizara la asociación del comprobante de pago. Beneficiario: Nombre del Contribuyente beneficiario al cual se le realizara la asociación del comprobante de pago. Importe del Pago: Monto total de Pago de todos los CFDI s seleccionados para la asignación del comprobante de pago. Moneda: Tipo de moneda con la cual se realizara el importe. Tipo de Cambio: Tipo de cambio publicado por el Banco de México en el Diario Oficial de la Federación para solventar obligaciones denominadas en moneda extranjera pagaderas en la República Mexicana. Sin comprobar: Son comprobantes distintos a los CFDI s los cuales tiene un monto y se tendrá que agregar al importe de pago, para ello se asigna en comprobantes sin comprobar para agregar al importe de pago. Es necesario llenar los campos y hacer clic en el botón [Aceptar] para realizar la nueva asignación de pago. Página 94 de 127

95 7.5 ELIMINAR PAGO Elimina los pagos asociados a los comprobantes. Para eliminar un pago, seleccione algún comprobante que tenga pagos, haga clic en el botón [Eliminar Pago]: Se visualizara la siguiente ventana, que contiene los comprobantes asociados al pago seleccionado Para confirmar la eliminación del pago, haga clic en el botón [Si]. Página 95 de 127

96 7.6 REPORTE DE PAGOS Con esta herramienta, puede obtener el reporte de los pagos. Para generar e imprimir el reporte, haga clic en el botón [Reporte Pagos]: Posteriormente, se mostrará la siguiente ventana, seleccionar que pagos incluir en reporte, además del Año y Mes. Para generar el reporte, haga clic en el botón [Aceptar]. 7.7 PAGOS REGISTRADOS Se cuenta con la herramienta para visualizar los pagos realizados, para acceder, haga clic en la pestaña [Pagos Registrados]. Se muestra la pantalla principal donde se puede visualizar cada uno de los pagos con el detalle y los comprobantes relacionados con los datos del pago. Página 96 de 127

97 Pagos registrados Comprobantes relacionados al pago FILTRO Se podrá visualizar los pagos registrados aplicando el filtro seleccionando el Mes y Año deseado o si asi lo desea puede seleccionar un periodo de pago seleccionando la fecha inicial y final. Para aplicar el filtro, haga clic en el botón [Ejecutar Filtro]. Adicionalmente, se puede filtrar por los datos de un pago registrado. a) Método de Pago. b) Beneficiario. c) RFC. Para aplicar el filtro, haga clic en el botón [Ejecutar Filtro]. Página 97 de 127

98 7.7.2 REPORTE PAGOS Se cuenta con la herramienta de generación del reporte de pagos. Haga clic en el botón [Reporte Pagos]. Finalmente, se muestra el reporte ya generado con el detalle completo de los pagos relacionados. 8 MÓDULO CONTABILIDAD ELECTRÓNICA SAT Se incluye el módulo para la importación del Catálogo de Cuentas en formato Excel para generar el archivo XML de acuerdo al anexo 24 publicado el 5 de enero del 2015 apartado A y a la RMF 2015 publicada el 30 de diciembre 2014 en la regla Sección I. Aplica para los contribuyentes de ingresos iguales o mayores a $4, 000,000 declarados en el ejercicio fiscal Los archivos Catálogo de Cuentas y Balanza de Comprobación deben ser generados desde el sistema de Contabilidad Electrónica implantado por un Contribuyente y deberán contener la misma estructura de la cuenta. Cuando un Contribuyente no ha logrado implantar el sistema para llevar la Contabilidad Electrónica y por lo tanto no cuenta con el mecanismo automatizado para generar los archivos de envío mensual, XmlTool proporciona dos herramientas que nos permiten generar los archivos requeridos por la Autoridad. 8.1 IMPORTAR Cualquier sistema de contabilidad convencional permite al usuario generar un catálogo de cuentas en formato TXT o Excel, por lo que será este archivo el origen de los datos a copiar en el Excel generado por la herramienta. El procedimiento que se seguirá para la creación del catálogo de cuentas será el siguiente: En nuestra barra de herramientas de CUENTAS se encuentra un botón de [Importar]. Página 98 de 127

99 Se visualizará la siguiente ventana. Con el botón [Obtener Layout] se podrá importar un Excel con un formato compatible para nuestra herramienta, si no tenemos un formato adecuado tendremos la opción de generar uno en donde podremos copiar la información que tenemos de nuestras cuentas. Con este formato únicamente se tendrá que llenar el Excel en las columnas Cuenta y Descripción ya que cuando se importe el archivo Excel a la herramienta, esta podrá generar los otros campos de forma automática y así facilitar el llenado del catálogo. Como lo vimos anteriormente al momento de importar nuestro Excel, se tendrá que llenar los siguientes requerimientos: Seleccionaremos la ruta de nuestro archivo Excel Seleccionaremos si es Estructura de Árbol o Captura de datos por cuenta de usuario, en este caso se utilizará la Estructura de Árbol. La separación de cuenta se da por default con guion, ya que más de un 90% de los catálogos de cuentas se llenan con (-). La Estructura de Cuenta se llena dependiendo de los niveles que se tengan en el catálogo y se mostrará la máscara para una mejor explicación. Página 99 de 127

100 Si la importación tuvo algún error, se mostrará la siguiente ventana o Reporte de Inconsistencias : En el cual podremos Exportar a Excel o continuar con el ejercicio. Si la exportación se realizó correctamente nos mostrará nuestro catálogo de cuentas para proceder con nuestro llenado. 8.2 ASIGNAR NATURALEZA Con la funcionalidad [Naturaleza] del módulo Cuentas se asigna la naturaleza a las cuentas que se especifiquen: [Naturaleza]: Seleccione la naturaleza de la cuenta, si es Deudora (D) o Acreedora (A). [Cuenta Inicial]: Ingrese en número de la cuenta en donde desea que inicie la asignación de cuenta. [Cuenta Final]: Ingrese el número de la cuenta en donde desea que finalice la asignación de cuenta. Página 100 de 127

101 8.3 ASIGNAR SUBCUENTADE Con la funcionalidad de [SubCuentaDe] del módulo Cuentas se asignara el nivel de la cuenta: Con el botón de [SubCuentaDe] se asigna la cuenta padre de cada una de las cuentas, en pocas palabras se asigna la cuenta anterior (Subcuenta) a la ramificación de la cuenta. Una vez confirmado la asignación, el progreso de la asignación se mostrará como a continuación. Este proceso se podrá cancelar cualquier momento, sin que haya afectación en las cuentas. Una vez finalizada la asignación del dato de [SubCuentaDe], se muestra la ventana principal con el dato ya asignado. Página 101 de 127

102 8.4 CODIGO AGRUPADOR El código agrupador es para dar el formato al Catálogo de Cuentas, ya que se debe de tener el mismo tipo de código que ocupa el SAT de manera oficial y no tener problema alguno. [Código Agrupador]: Se mostrara la ventana con la siguiente información: Código: Con esta opción, se filtra la lista de Código Agrupador por el código que se desea buscar. Descripción: Con esta opción se filtra la lista de Código Agrupador por la descripción que se desea buscar. [Asignar Código Agrupador a Subcuentas]: Al elegir esta opción la asignación del código agrupador se realizara por ramificación, se utiliza para realizar el llenado de una forma más rapida. 8.5 GENERAR Página 102 de 127

103 Para este punto, será necesario tener llenado todo el Catálogo de Cuentas de la siguiente manera: A continuación procedemos a generar nuestro Catálogo de cuentas en XML, para ello haga clic en el botón: [Generar]: Nos mostrará la siguiente ventana en donde se ingresara: - Año: Año en que se declara el catalogo. - Mes: Mes en que se declara el catalogo. - Total de Cuentas: Cantidad de cuentas creadas en nuestro catálogo. - Con Firma Electrónica: Agregamos una firma electrónica a nuestro catálogo, con la siguiente información: Certificado: Agregar archivo Cer. Key: Agregar archivo Key. Clave: será la clave de su FIEL. - Sin Firma Electrónica: Se genera el catálogo sin ninguna firma electrónica. Seleccione la ruta en donde se guardara el Catálogo y se finaliza con la creación del Catálogo de Cuentas. 9 BALANZAS Se incluye el módulo para la importación de la Balanza de Comprobación en formato Excel para generar el archivo XML de acuerdo al anexo 24 publicado el 5 de enero del 2015 apartado C y a la RMF 2015 publicada el 30 de diciembre 2014 en la regla Sección II. Aplica para los contribuyentes de Ingresos Iguales O Mayores A $4, 000,000 Declarados en el Ejercicio Fiscal Los archivos Catálogo de Cuentas y Balanza de Comprobación deben ser generados desde el sistema, en la sección de Contabilidad Electrónica, importado por Contribuyente y debe contener la misma estructura de la Página 103 de 127

104 cuenta en caso de que alguna movimiento de una cuenta no coincida con la estructura de la cuenta se mostrará cómo No Existente. 9.1 IMPORTAR. El procedimiento que seguiremos será para la creación del catálogo de BALANZAS será el siguiente: En la barra de herramientas de BALANZAS se encuentra el botón de Importar Excel. Con este botón se puede realizar la importación de un archivo Excel con el formato compatible para la herramienta, si no se cuenta con un formato adecuado, se cuenta con la opción de generar alguno en donde podrá copiar la información contable que incluya la información de las cuentas. Para llenar este archivo de Excel hay que tener en cuenta que el NumCta debe de tener la misma estructura de cuenta que nuestro Catalogo de Cuentas", no se deberá dejar ningún campo vacío ya que sí dejamos alguno vacío al momento de la importación ocurrirá error. Como se apreció anteriormente al momento de importar el archivo Excel, será necesario llenar los siguientes requerimientos: Año: Año en que se declara el Catálogo de Cuentas. Mes: Mes en que se declara el Catálogo de Cuentas. Si la exportación se realizó correctamente se mostrará nuestro catálogo de balanzas para proceder con nuestro llenado. Página 104 de 127

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106 9.2 TOTALES X COD. AGRUPADOR Muestra el Total de las cuentas de la balanza por código agrupador para su Exportación o Impresión. Se podrá ver la información a detalle, haga clic en el botón [+] y mostrará la información de ese código agrupado. Exportar: Se exportara el Catálogo XML a una hoja de Excel. Imprimir: Nos imprime el catálogo de Balanza por código agrupador. 9.3 GENERAR Para este punto, se tendrá llenado todo el Catálogo de Balanza de la siguiente manera: A continuación procedemos a generar nuestro Catálogo de cuentas en XML, para ello hacemos clic en el botón: [Generar]: Nos mostrará la siguiente ventana en donde se ingresara: Tipo de Envió: se podrá elegir dos tipos de envió: Normal: Se envía por obligación o requerimiento del SAT. Complementaria: Cuando hubo modificaciones en la balanza un máximo de 3 modificaciones por mes. Página 106 de 127

107 Fecha Modificación: Se habilita cuando el tipo de envió es complementaria como ya explicamos en lo anterior solo se podrá hacer un máximo de 3 modificaciones. Total de Cuentas: Cantidad de cuentas creadas en el catálogo. Con Firma Electrónica: Se firma de forma electrónica el catálogo, con la siguiente información: Certificado: Agregar archivo Cer. Key: Agregar archivo Key. Clave: será la clave FIEL. Sin Firma Electrónica: Se genera la balanza sin ninguna firma electrónica. Seleccionamos la ruta en donde se guardara nuestro Catálogo y finalizaremos con la creación del Catálogo de Balanzas. 10 AUXILIAR DE FOLIOS Esta función sirve para visualizar y administrar la relación de las pólizas con los comprobantes CFDI y de Nómina, Generar el Auxiliar de Folios XML, Eliminar y modificar relaciones. Para relacionar los comprobantes (ver 7.1 NUEVA ASOCIACION) Página 107 de 127

108 10.1 FILTRAR AUXILIAR DE FOLIOS Este filtro cuenta con 2 secciones, seleccione la opción deseada y haga clic en el botón [Ejecutar Filtro]: Año/Mes: Muestra los datos de Pólizas con fecha del Mes y Año seleccionados. Datos Póliza: Muestra los Datos de Tipo, Número y Fecha de Póliza seleccionados IMPRIMIR AUXILIAR DE FOLIOS Imprime el reporte de pólizas y el detalle de los comprobantes relacionados. b) a) c) Las zonas indicadas se explican a continuación: a) Nombre de la empresa como fue dada de alta al crear el contribuyente. b) Datos de cada póliza. c) Datos de cada comprobante relacionado con la póliza GENERAR XML DE AUXILIAR DE FOLIOS En base a los datos relacionados entre pólizas y comprobantes puede ser generado el XML del Auxiliar de folios, a continuación se detalla el procedimiento. 1. La consulta deberá estar filtrada por un mes y año determinado en caso contrario al presionar el botón Generar aparecerá el mensaje: Página 108 de 127

109 2. Se muestra el mensaje de confirmación del proceso: Presione el botón [Si] para continuar o [No] para cancelar el proceso. 3. Se muestra la pantalla de configuración del auxiliar de folios: 4. Seleccione el Tipo de Solicitud a. Si se selecciona Acto de Fiscalización o Fiscalización Compulsa deberemos proporcionar [Número de orden] b. Si seleccionamos Devolución o Compensación. Deberemos proporcionar el [Número de Trámite]. 5. Si deseamos enviar con firma electrónica sellado nuestro archivo XML seleccionamos la opción [Con Firma Electrónica] y proporcionamos la ubicación de los archivos.cer,.key y la clave de la fiel. 6. En la sección [Manejo de número de póliza] puede seleccionar entre poner un prefijo antes del número de póliza y dejarlo solo, a continuación detallaremos cuando aplica cada opción: Prefijo + Número de póliza: Aplica cuando el número de póliza es un número consecutivo y se desea agregar un prefijo del tipo de póliza antes del número de póliza (Ver Catálogos-Tipos de Póliza). Solo Número de póliza: Aplica cuando el número de póliza ya contiene el tipo de póliza integrado en el mismo. 7. Presionamos el botón [Aceptar]. Página 109 de 127

110 8. Nos pregunta la ubicación donde se guardara el archivo XML(y el Zip) se recomienda dejar la ruta sugerida para evitar el extravío de la información y presionamos el botón [Guardar]. 9. Se muestra el archivo Zip que se acaba de generar. 11 AUXILIAR DE CUENTAS Genera el Auxiliar de Cuentas en formato XML a partir de la importación de un archivo Excel, se da cumplimiento de acuerdo a la RMF 2015 logrando con esto el poder solventar actos de fiscalización y compulsa o devolución y compensación de impuestos de acuerdo a la RMF Además se pueden generar reportes en Excel y XML para auxiliares importados al sistema para generar el auxiliar de cuentas XML GENERACIÓN AUXILIAR DE CUENTAS. El procedimiento que seguirá para la creación del AUXILIAR DE CUENTAS será el siguiente: En la barra de herramientas de Auxiliar de Cuentas se encuentra el botón de [Importar] Excel. Se visualizara la siguiente ventana, haga clic en [Examinar], para seleccionar el archivo Excel de Auxiliar de Cuentas. Página 110 de 127

111 Con este botón podremos importar un Excel con un formato compatible para nuestra herramienta, si no tenemos un formato adecuado tendremos la opción de generar uno en donde podremos copiar la información que tenemos de nuestras cuentas. Para llenar el archivo de Excel, se debe tener en cuenta que el NumCta debe de tener la misma estructura de cuenta que el Catalogo de Cuentas", no se deberá dejar ningún campo vacío, si esto ocurre se mostrara la ventana de inconsistencias correspondiente. Como se vio anteriormente al momento de importar nuestro Excel, se tendrá que seleccionar los siguientes requerimientos: Año: Año en que se declara el Auxiliar de Cuentas. Mes: Mes en que se declara el Auxiliar de Cuentas. Si la exportación se realiza correctamente, se mostrará nuestro Auxiliar de Cuentas de la siguiente forma: Página 111 de 127

112 11.2 AÑO/MES Se visualizara el año y mes que declaramos el auxiliar de cuentas, con este filtro aplicado se puede visualizar el del Mes/Año seleccionado EXPORTAR Se realiza la exportación a un archivo EXCEL de la información del Auxiliar de Cuentas al crear este reporte también se podrá importar ya que contendrá el formato requerido o Layout. Haga clic en el botón [Exportar] GENERAR XML DE AUXILIAR DE CUENTAS Con la generación de XML de Auxiliar de Cuentas, se da cumplimiento de acuerdo al anexo 24 publicado el 5 de enero del 2015 apartado A y a la RMF 2015 publicada el 30 de diciembre 2014 en la regla Sección I. 1. Haga clic en el botón [Generar], Enseguida se muestra el mensaje, solicitando confirmación: Página 112 de 127

113 Presione el botón [Si] para continuar o [No] para cancelar el proceso 2. Se muestra la siguiente pantalla de configuración del Auxiliar de Cuentas: 3. Seleccionar el Tipo de Solicitud a) Si selecciona Acto de Fiscalización o Fiscalización Compulsa deberemos proporcionar [Número de orden] b) Si selecciona Devolución o Compensación, deberá proporcionar el [Número de Trámite]. 4. Si desea enviar con firma electrónica el archivo XML seleccionamos la opción [Con Firma Electrónica] y proporcionamos la ubicación de los archivos.cer,.key y la clave de la fiel o CIEC. 5. En la sección [Manejo de número de póliza] puede seleccionar entre poner un prefijo antes del número de póliza y dejarlo solo, a continuación detallaremos cuando aplica cada opción: Prefijo + Número de póliza: Aplica cuando el número de póliza es un número consecutivo y se desea agregar un prefijo del tipo de póliza antes del número de póliza (Ver Catálogos-Tipos de Póliza). Solo Número de póliza: Aplica cuando el número de póliza ya contiene el tipo de póliza integrado en el mismo. 6. Presione el botón [Aceptar]. 7. Sera necesario especificar la ubicación donde se guardara el archivo XML (y el Zip) se recomienda dejar la ruta por default para evitar el extravío de la información, para finalizar presione el botón [Guardar]. 8. De inmediato se mostrará el archivo Zip que se acabó de generar. Página 113 de 127

114 12 HERRAMIENTAS 12.1 CONFIGURACIÓN Con esta herramienta podremos manejar la configuración de conversión de los montos del sistema en base al tipo de cambio, la carpeta de descargas y la cantidad de registros paginados, vaya al menú herramientas y haga clic en el submenú [Configuración]. Manejo de Importes en Moneda Extranjera: Si se activa la opción de convertir a moneda nacional todas las columnas de importe serán multiplicadas por el tipo de cambio que se incluya en el archivo XML. Carpeta de Descargas: Determina la ruta de descarga para nuestros Comprobantes Fiscales (CFDI s). Paginación Consultas Masivas: Determina las filas a mostrar por página en las pantallas CFDI s y Nómina. Se recomienda paginar en relación a la memoria de cada equipo Proceda a capturar los datos y al terminar haga clic en el botón [Aceptar] para guardar los cambios CONFIGURACIÓN NOMINA Esta herramienta sirve para visualizar los conceptos de percepción y deducción de nómina, vaya al menú [Herramientas], y haga clic en: para visualizar la siguiente ventana. La visualización de los conceptos puede ser en base a - Conceptos que están en el CFDI del empleado. - Conceptos SAT. Adicionalmente, se podrán separar los conceptos si es que aplica por gravado y exento. Página 114 de 127

115 12.3 RESPALDOS Esta herramienta sirve para respaldar o recuperar información de las bases de datos de cada contribuyente. [Respaldos]: Muestra las bases de datos de los contribuyentes que hay en el sistema, para realizar el respaldo es necesario que seleccionar los contribuyentes que se desea a respaldar, puede optar por respaldar los XML s descargados, para hacer esto seleccione la casilla de Incluir XML s de la carpeta de descargas. Al terminar haga clic en el botón [Respaldar] para generar el respaldo. Como resultado del respaldo se creara un archivo con extensión.xbak. [Recuperación]: Restaura un respaldo previamente realizado en XmlTool Presionar el bóton [Examinar] y buscar la ubicación del archivo.xbak Al terminar haga clic en el botón [Restaurar] para realizar la restauración. Como resultado de la restauración se creara el contribuyente en caso de no existir, se reemplazara/creara el archivo sdf. Página 115 de 127

116 12.4 CONFIGURAR PROXY En caso de existir un proxy en la red donde será utilizado el XmlTool, está pantalla servirá para determinar la configuración del mismo: Dominio: Se activa si el equipo está integrado a un domino. [Servidor-Puerto]: Se conforma de la IP del servidor proxy más el puerto. [Dominio]: Se ingresa el nombre del dominio que pertenece. [Usuario]: El usuario con el que se accederá al servidor proxy. [Password]: El password con el que se realiza la autenticación con el servidor proxy. Para finalizar, se podrá probar la conexión y autenticación al servidor proxy, haciendo clic en el botón [Probar] CONEXIÓN Sirve para cambiar el tipo de conexión del sistema entre SQL-Compact (Local) y SQL-Server (Red). Se ingresa la contraseña de Súper Usuario (Uso exclusivo de Soporte Técnico dsoft). En la siguiente pantalla se deberá seleccionar y capturar lo siguiente: Página 116 de 127

117 Seleccionar el tipo de conexión: SQL Server Compact Edition 4.0: Es la versión local de la base de datos, solo requiere la ubicación del archivo dsoft.sdf. SQL Server 2005/2008/2012: Es la versión en red de la base de datos, se deberá proporcionar el servidor con la instancia de SQL-Server, el usuario de SQL (Permiso de creación de base de datos, tablas y seguridad) y la clave de SQL. Presionar el botón [Probar]. Si la conexión es satisfactoria presionar el botón [Aceptar] y aparecerá el siguiente mensaje. Por último, haga clic en el botón [Aceptar] y la aplicación se cerrara. Será necesario iniciar nuevamente el sistema. 13 CATÁLOGOS 13.1 TIPOS DE PÓLIZA Los tipos de póliza son utilizados para relacionar los comprobantes con los datos de una póliza y contiene los prefijos para la generación de auxiliar de folios. Al ingresar a la opción [Tipos de Póliza] aparecerá una ventana con los botones: Nuevo, Buscar, Modificar, [Eliminar] y [Exportar]. Para agregar una nueva Póliza haga clic en el botón [Nuevo]. Al hacer Clic en [Nuevo] el sistema agregara un Id Para nuestro tipo de Póliza y es necesario agregar un prefijo y una descripción para la nueva Póliza. Una vez capturados los datos solicitados, al terminar haga clic en el botón [Aceptar]. Página 117 de 127

118 13.2 TIPOS DE COMPLEMENTO CDFI Los tipos de complementos determinan los tipos de comprobantes que pueden importarse en el sistema. Al ingresar a la opción [Tipos de Complemento CDFI] aparecerá una ventana con los botones: Nuevo, Buscar, Modificar, Eliminar y Exportar. Para agregar un Complemento CDFI una haga clic en el botón [Nuevo]: Al hacer Clic en [Nuevo] el sistema agregara un Id para el complemento y será necesario agregar la descripción y un el tipo de XML, Adicionalmente se cuenta la opción de mostrar el Complemento o dejarlo oculto con la opción de [Mostrar]: Proceda a capturar los datos solicitados y al terminar haga clic en el botón [Aceptar] para terminar el registro. Página 118 de 127

119 13.3 LOGOS REPRESENTACIÓN IMPRESA Esta funcionalidad sirve para incluir el logotipo de cada RFC para la representación impresa (CFDI s). Al ingresar a la opción [Logos Representación Impresa] se muestra la pantalla con los botones: Nuevo, Buscar, Eliminar y Exportar. Nota: Se tendrá que tener un contribuyente abierto para poder ingresar a esta opción. Para agregar un Logo haga clic en el botón [Nuevo]: Al hacer Clic en Nuevo el sistema le solicitará el RFC y tendremos la opción de importar una imagen: Proceda a capturar el RFC y seleccione la imagen del logotipo, al terminar haga clic en el botón [Aceptar] para terminar el registro. Página 119 de 127

120 13.4 RFC S CON OPERACIONES SIMULADAS Muestra la lista de RFC s con Operaciones Simuladas publicada en el Diario Oficial de la Federación como empresas que simulan operaciones, el estado puede ser Probable o Definitivo. Este listado identifica al contribuyente con los principales datos: RFC del Contribuyente. Nombre o Razón Social del Contribuyente. Numero de Oficio. Fecha de Oficio Fecha Internet. Fecha DOF. Tipo de Resolución. Oficio Resolución Definitiva Fecha de Resolución. Fecha Efecto Notificación. Al ingresar a la opción [RFC s con Operaciones Simuladas] aparecerá una ventana con los botones: Actualizar y Exportar. Para Actualizar nuestras Operaciones Simuladas se tendrá que hacer clic en el botón [Actualizar] o bien si queremos Exportar a Excel nuestras Operaciones Simuladas se tendrá que hacer clic en el botón [Exportar]: Página 120 de 127

121 13.5 LISTA INCUMPLIDOS SAT Muestra la lista de contribuyentes incumplidos publicada por el SAT. Este listado identifica al contribuyente con los principales datos: RFC del Contribuyente. Nombre o Razón Social del Contribuyente. Archivo: Archivo donde se encuentra ubicado el contribuyente. Página: Pagina donde se encuentra el contribuyente. Al ingresar a la opción [Incumplidos SAT] se mostrará una ventana con los botones: Actualizar y Exportar. Para Actualizar la Lista de Incumplidos SAT se tendrá que hacer clic en el botón [Actualizar] o bien si queremos Exportar esta lista a Excel, haga clic en el botón [Exportar]: Página 121 de 127

122 13.6 LISTA NO LOCALIZADOS SAT Muestra la lista de contribuyentes No Localizados publicada por el SAT. Este listado identifica al contribuyente con los principales datos: RFC del Contribuyente. Nombre o Razón Social del Contribuyente. Tipo de Persona: Física o Moral. Entidad Federativa a la cual pertenece el contribuyente. Archivo: Archivo donde se encuentra ubicado el contribuyente. Página: Pagina donde se encuentra el contribuyente. Al ingresar a la opción [No Localizados SAT] Se mostrará la ventana con los botones: Actualizar y Exportar. Para Actualizar la Lista No Localizados SAT se tendrá que hacer clic en el botón [Actualizar] o bien si desea Exportar este listado a Excel, haga clic en el botón [Exportar]: Página 122 de 127

123 13.7 CÓDIGO AGRUPADOR SAT Catálogo de Código Agrupador proporcionado por el SAT para la agrupación del catálogo de cuentas. Al ingresar a la opción [Códigos Agrupados SAT] Se mostrará la ventana con los botones: Nuevo, Buscar, Eliminar y Exportar. Para agregar un Código haga clic en el botón [Nuevo]: Al hacer Clic en Nuevo el sistema le solicitará el Código y Descripción: Proceda a capturar el código agrupador y descripción, al terminar haga clic en el botón [Aceptar] para terminar el registro. Página 123 de 127