Proyecto de innovación de la gestión documental aplicada a expedientes de contratación de servicios y obras de infraestructuras de transporte

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Eva María Aranda Vázquez
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1 Proyecto de innovación de la gestión documental aplicada a expedientes de contratación de servicios y obras de infraestructuras de transporte Universidad de Sevilla Tecnocom

2 Aportaciones desde la Archivística a la e-gestión documental de los expedientes de contratación de servicios y obras de infraestructuras de transporte Noemí Belmonte

Gestión documental ÍNTEGRA de los expedientes de contratación Gestión archivística de los expedientes en FASE DE TRAMITACIÓN Auditoría de los DOCUMENTOS ESENCIALES del

3 Gestión documental ÍNTEGRA de los expedientes de contratación Gestión archivística de los expedientes en FASE DE TRAMITACIÓN Auditoría de los DOCUMENTOS ESENCIALES del expediente Cuadros de clasificación VINCULADOS para actividades y documentos Perfil de metadatos para EXPEDIENTES DE CONTRATACIÓN DE OBRAS Y SERVICIOS DE INFRAESTRUCTURAS DE TRANSPORTE 3

expediente Cuadros de clasificación VINCULADOS para actividades y documentos Perfil de

4 Gestión documental ÍNTEGRA de los expedientes de contratación Identificación de Fases, Tareas y Modelos de Documentos PREPARACIÓN LICITACIÓN ADJUDICACIÓN EJECUCIÓN EXTINCIÓN Designación del gerente del contrato Realización de la propuesta de orden de inicio de estudio Realización de la orden de inicio de estudio Análisis de la orden de inicio de estudio Etc. Realización de cartas de invitación Realización de anuncios de licitación Publicación en el perfil del contratante Presentación de ofertas Etc Requerimiento al licitador más ventajoso Declaración de desierto Adjudicación Propuesta de contratación Comunicación de la adjudicación al adjudicatario Etc Obras Servicios Actuaciones previas Nombramiento del director de obra Desarrollo y aprobación del Plan de Seguridad y Salud Licencias y autorizaciones Etc Inicio de obras Elaboración de acta de replanteo e inicio de obras Desarrollo Seguimiento y control de obra Auditorias de calidad de obras Auditoria de gestión medioambiental Certificaciones ordinarias Etc Inicio Verificación de seguros Elaboración de Orden de Inicio Redacción del Plan de Aseguramiento de Calidad Desarrollo de tareas comunes Asignar a contrato horizontal Suspensión de los trabajos Ampliación del Plazo Etc Desarrollo Redacción de proyecto Redacción de anteproyecto Consultar sobre bienes y patrimonio en la zona de actuación (A) Etc Etc Obras Servicios Liquidación de las obras Plazo de garantía y responsabilidad por vicios ocultos Devolución o cancelación de la garantía Liquidación de proyecto Devolución o cancelación de la garantía 4

Realización de cartas de invitación Realización de anuncios de licitación Publicación en el perfil del contratante Presentación de ofertas Etc Requerimiento al licitador más ventajoso Declaración de

5 Gestión documental ÍNTEGRA de los expedientes de contratación Identificación de series relacionadas s ASOCIADAS & s SUBORDINADAS SERIE Expte. de Obras SERIE Expte. de Dirección de Obras 5

6 Gestión archivística de los expedientes en FASE DE TRAMITACIÓN GESTIÓN ARCHIVÍSTICA TRADICIONAL Gestión de Expedientes CERRADOS PROYECTO THOT Gestión de Expedientes ABIERTOS y CERRADOS 6

7 Auditoría de los DOCUMENTOS ESENCIALES del expediente Control de documentos esenciales para la Organización, pero sobre todo para los usuarios 7

8 Cuadros de clasificación VINCULADOS para actividades y documentos CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE ACTIVIDADES CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS CU ADRO CLASIF ICACIÓN DOCU M EN TOS CU ADRO CLASIF ICACIÓN DE ACTIVIDADES Categ oría N omb re N atu ral F un ción M arco F u nc ion es g enerales F un ción M arco F u nc ion es esp ec íficas F un ción Ag en cia d e Ob ra Pú b lic a d e la Ju n ta d e An d alu c ía Categ oría Categ oría N omb re N atu ral Desarrollo y g estión d e ob ras p ú b lic as División F on División do F ond o Desarrollo y g estión d e ob ras p ú b licas Atrib uc ión y F in an ciación S ecc ión F ond Sección o F on d o Atr ib uc ión y F in an ciac ión Ge stió n d e tran sfe re n c ias c o n asig n ac ió n n o min ativa Ex p e d ie n te s d e tran sfe re n c ias c o n asig n ac ió n n o min ativa Ge stió n d e atrib u c io n e s y e n c o mie n d as d e g e stió n d e ac tu ac io n e s Ex p e d ie n te s d e atrib u c ió n y e n c o mie n d as d e g e stió n d e ac tu ac io n e s Asesoram iento S ecc ión F ond Sección o F on d o Asesoram ien to R e d ac c ió n d e in fo rme s té c n ic o s In fo rme s té c n ic o s G estión d e recu rsos p atrim on iales S ecc ión F ond Sección o F on d o G estión d e recu rsos p atrim on iales A d q u isic ió n d e b ie n e s y d e re c h o s Ex p e d ie n te s d e ad q u isic ió n d e b ie n e s y d e re c h o s A d q u isic ió n d e b ie n e s y d e re c h o s Ex p e d ie n te s d e e x p ro p iac ió n Con tratación ad m in istrativa S ecc ión F ond Sección o F on d o Con tratación ad m in istrativa Contratación de obras Ex p e d ie n te s d e c o n tratac ió n d e o b ras Contratación de servicio s Ex p e d ie n te s d e c o n tratac ió n d e se rvic io s Contratación de concesiones de o bra pública Ex p e d ie n te s d e c o n tratac ió n d e c o n c e sio n e s d e o b ra p ú b lilc a Contratación de suministros Ex p e d ie n te s d e c o n tratac ió n d e su min istro s Gestión de anticipo s y liquidaciones Ex p e d ie n te s d e liq u id ac ió n Gestión de anticipo s y liquidaciones Clasificación de documentos basada en ISAD-G Ex p e d ie n te s d e an tic ip o d e su b ve n c ió n Ex p e d ie n te s d e mo d ific ac ió n d e c o n trato M odificación de contrato Activid ad /p roc eso de Clasificación actividades basada en ISDF 8

An d alu c ía Categ oría Categ oría N omb re N atu ral Desarrollo y g estión d e ob ras p ú b lic as División F on División do F ond o Desarrollo y g estión d e ob ras p ú b licas Atrib uc ión y F in

9 Perfil de metadatos para EXPEDIENTES DE CONTRATACIÓN DE OBRAS Y SERVICIOS DE INFRAESTRUCTURAS DE TRANSPORTE METADATOS ENI +eemgde ModeloExpedienteJA Propios 9

Perfil de metadatos para EXPEDIENTES DE CONTRATACIÓN DE OBRAS Y SERVICIOS DE INFRAESTRUCTURAS DE TRANSPORTE ENI ESQUEMA NACIONAL DE INTEROPERABILIDAD Metadatos mínimos obligatorios Documento

10 Perfil de metadatos para EXPEDIENTES DE CONTRATACIÓN DE OBRAS Y SERVICIOS DE INFRAESTRUCTURAS DE TRANSPORTE ENI ESQUEMA NACIONAL DE INTEROPERABILIDAD Metadatos mínimos obligatorios Documento electrónico Versión NTI Identificador 9-12 Órgano metadatos Fecha de captura Origen Estado de elaboración: Tipo de copia Identificador de documento origen Nombre de formato, del fichero de contenido Tipo documental Tipo de firma Si el tipo de firma=csv, se consignarán los siguientes metadatos: Valor CSV Definición generación CSV Expediente electrónico Versión NTI Identificador Órgano Fecha de apertura del expediente Clasificación Estado 8-10 Interesado metadatos Tipo de firma Si el tipo de firma=csv, se consignarán los siguientes metadatos: Valor CSV Definición generación CSV 10

contenido Tipo documental Tipo de firma Si el tipo de firma=csv, se consignarán los siguientes metadatos: Valor CSV Definición generación CSV Expediente electrónico Versión NTI Identificador

11 Perfil de metadatos para EXPEDIENTES DE CONTRATACIÓN DE OBRAS Y SERVICIOS DE INFRAESTRUCTURAS DE TRANSPORTE eemgde ESQUEMA DE METADATOS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS 11

12 Perfil de metadatos para EXPEDIENTES DE CONTRATACIÓN DE OBRAS Y SERVICIOS DE INFRAESTRUCTURAS DE TRANSPORTE MODELO DE EXPEDIENTE JA MODELO ESPECIFICADO EN EL DISEÑO DE NUEVA VERSIÓN MOTOR DE TRAMITACIÓN TREW@ ELEMENTOS RI-ENI-11 METADATOS DOCUMENTO ELECTRÓNICO RI-ENI-21 METADATOS DEXPEDIENTE ELECTRÓNICO RI-ENI-40 FIRMA ELECTRÓNICO RI-EJA-10 INFORMACIÓN DE TRAMITACIÓN RI-EJA-11 INFORMACIÓN DE TAREAS RI-EJA-12 INFORMACIÓN DE REGISTROS RI-EJA-13 INFORMACIÓN DE NOTIFICACIONES RI-EJA-20 INFORMACIÓN DE INTERESADO RI-EJA-21 DATOS DE CONTACTO INTERESADO RI-EJA-30 METADATOS COMPLEMENTARIOS RI-EJA-40 REMISIONES DE EXPEDIENTES RI-PFI-10 FIRMANTES TIPOS DOCUMENTOS RI-PFI-20 FIRMAS DE DOCUMENTO EXPEDIENTE 12

1 ELEMENTOS RI-ENI-11 METADATOS DOCUMENTO ELECTRÓNICO RI-ENI-21 METADATOS DEXPEDIENTE ELECTRÓNICO RI-ENI-40 FIRMA ELECTRÓNICO RI-EJA-10 INFORMACIÓN DE TRAMITACIÓN RI-EJA-11

13 Perfil de metadatos para EXPEDIENTES DE CONTRATACIÓN DE OBRAS Y SERVICIOS DE INFRAESTRUCTURAS DE TRANSPORTE Metadatos propios ESPECÍFICOS DE LAS SERIES TRATADAS Metadatos de identificación Clase documento tramitador Identificador documento tramitador Elemento PEP Objeto contrato Tipo financiación Clase actuación Adjudicatario nombre Adjudicatario identificador Importe base del contrato Tipo IVA contrato 48 metadatos Metadatos de contenido Municipio origen Municipio destino Coordenada origen X Coordenada origen Y Coordenada destino X Coordenada destino Y Longitud infraestructura Obra ejecutada (SI/NO) Red Matrícula vía Velocidad de proyecto Pendiente máxima (%) Número de calzadas Número de plataformas Numero de carriles por calzada Número de vías por plataforma Anchura calzada/calzada+arcenes previa Anchura calzada/calzada+arcenes proyectada Ancho vía/ancho plataforma previo Ancho vía/ancho plataforma proyectado Número de estructuras Número de túneles Longitud de túneles Problemáticas del proyecto Capítulo del presupuesto Capítulo del presupuesto,valor Metadatos de tramitación Gerente Importe atribución Procedimiento de adjudicación Criterios de adjudicación Importe base de licitación Tipo IVA licitación Costes indirectos del presupuesto Clasificación requerida Importe facturado Importe pagado Importe de liquidación del contrato Fecha inicio garantía Fecha fin garantía Coste total del expediente Coste del expediente + asociados

IVA contrato 48 metadatos Metadatos de contenido Municipio origen Municipio destino Coordenada origen X Coordenada origen Y Coordenada destino X Coordenada destino Y Longitud infraestructura Obra

14 Esta investigación ha sido parcialmente financiada por el proyecto MeGus Mecanismos guiados en etapas tempranas para la mejora de Software (TIN C3-3-R) del Ministerio de Economía y Competitividad y por el proyecto THOT. Proyecto de innovación de la gestión documental aplicada a expedientes de contratación de servicios y obras de infraestructuras de transporte del Programa Operativo FEDER de Andalucía

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