PRESENTACIÓN FM (Netweaver Folder Management) Gestión de Expedientes. Presentación Compañía. Página 1

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1 PRESENTACIÓN FM (Netweaver Folder Management) Gestión de Expedientes Presentación Compañía. Página 1

2 II Netweaver Folder Management FM es le nuevo nombre del producto RMS Record Mangement System. Este producto ser realizó para ayudar a los usuarios a los procesos de gestión con una tramitación. Se implementó básicamente para la gestión de los expedientes de las entidades publicas ayudándoles en las tareas que se producía una gran cantidad de papel y una gran cantidad de circuitos dependiendo de que se gestionara. Publica ción Seguri dad Organiza ción Integra ción FM Gestión de Proceso s Office Tramites Informes Presentación Compañía. Página 2

3 II Netweaver Folder Management Organizador Archivo Estructuración de los procesos a través de carpetas, Creación de atributos para datos necesarios Notas anexas para explicaciones. Todo tipo de documento office a través del Business content, Recuperación de los mismos por cada Record Management Ordenado por procesos Gestión de Procesos WEB Acceso sencillos a los Workflows estándar Avisos personalizados Circulares, envío de Publicación de información Acceso a documentos Integración Firma digital, Acceso a la información.. Presentación Compañía. Página 3

4 II Netweaver Folder Management Inclusión de office Informes Documentos: Word, Excel, PowerPoint PDF Plantillas autorellenables Estándares Por cada FM toda la información que se gestione en los atributos es susceptible de informes Facilidad y rapidez en la definición Integración Gestión de Seguridad Integración del dato Integración de procesos Integración de sistemas SAP (ERP, CRM, SRM, BW, SCM..) No SAP Movilidad Objetos de seguridad definibles Roles específicos Accesos personalizados.. Presentación Compañía. Página 4

5 II Netweaver Folder Management ÁREA DE TRABAJO Atributos del Expediente Estructura del Expediente Presentación Compañía. Página 5

6 II Netweaver Folder Management FM proporciona un modelo de tramitación de expedientes, que permite, ante todo tener al alcance de un golpe de vista y a un clic de ratón todo lo concerniente a un expediente. Sus características son: Dirigido a la tramitación. Incorpora conceptos como familia, estado, fases, procedimiento, trámites, tareas, flujo de tramitación Aprovecha toda la potencia y funcionalidad estándar SAP Orientación Parametrizable destinada al usuario final Facilidad para añadir nuevas pantallas de datos al expediente, que posibiliten tanto su consulta como su modificación. Mantenimiento de circuitos sin necesidad de tocar código. Inclusión de un Historial de tramitación, que permite conocer de forma cronológica las tareas ejecutadas, identificando a la persona que las ha realizado y la documentación que se ha generado. Representación gráfica del circuito de tramitación, con adhesión de ayuda documental a las tareas. Asociación directa de la documentación generada por las tareas, a las carpetas que constituyen la estructura del expediente FM. Utilidades de gestión que posibilitan llevar a cabo modificaciones en la vida de un expediente: reapertura, retroceso, suspensión, reinicio, anulación, cierre excepcional. Presentación Compañía. Página 6

7 II Netweaver Folder Management (RMS) Las principales ventajas que se derivan de la implantación y utilización del módulo de FM estándar para la gestión de expedientes de contratación son: Agilizar la tramitación, dando una rápida respuesta a las necesidades que se gestionan a través de un expediente. Optimización de la actividad reduciendo la burocracia. Optimización de la gestión al proporcionar información fiable y detallada sobre el expediente. Integración con otros sistemas informáticos facilitando el traspaso de información. Permitir la integración de toda la información relacionada con el expediente dentro de un historial electrónico que supondrá entre otras cosas, una disminución de costes al minimizar las pérdidas de información. Beneficios inmediatos para los usuarios de RM: Acceso rápido e inmediato a la información para los usuarios. El dato es único. Se graba una sola vez; Menos errores y mayor calidad e integración de la información. Visión mejorada de los procesos de negocio y contenido relacionado. 360 grados de vista de la información necesaria para el proceso de negocio. Aumento de la eficiencia. Mayor transparencia de la gestión. Integración de todos los procesos y trámites de negocio. Presentación Compañía. Página 7

8 III Procedimientos en FM Las posibilidades de FM son múltiples en la gestión de los procesos de un negocio y facilita la actividad en el ámbito empresarial de los trabajos mas pesados y con necesidad de tramites. Más fácil Mejor conectado Más seguro Menor coste Presentación Compañía. Página 8

9 III Procedimientos en FM A continuación exponemos una lista de procedimiento que entendemos se podrían gestionar con RM Gestión de promociones Gestión de pruebas de campo de productos (Sector farmacéutico) Ventas a través de subasta Gestión de la calidad Alquileres de espacios y locales (Centros comerciales, Sector transporte, parques temáticos). Gestión de la trazabilidad para los productos Alimentarios (sector primario). Gestión de contratación de personal Gestión de Personal Gestión de Compras Gestión de expedientes de contratación (PPS) Gestión de expedientes comerciales Gestión de expedientes sancionadores Gestión de subvenciones Gestión de matriculación académica Gestión de expedientes de enfermos (Sector hospitalario) Gestión de reclamaciones y sugerencias Control de la industria auxiliar Gestión de alumnos Presentación Compañía. Página 9

10 III Procedimientos en FM Flujo del proceso de un expediente desde la entrada de la solicitud por registro de entrada / salida Presentación Compañía. Página 10

11 III Procedimientos en FM Presentación Compañía. Página 11

12 III Procedimientos en FM NetWeaver Folder Management + Movilidad Presentación Compañía. Página 12

13 III Procedimientos en FM Fase Previa Inicio y Aprobación Licitación Adjudicación y Formalización Ejecución Cierre Inicio y Aprobación Adjudicación y Formalización Cierre PCG / PRL / PCP Anuncio BOE / DOUE / Web Renfe Proceso de Aprobación Proveedor Propuesta de Adjudicación Presupuestación Proceso de Aprobación Documentación Informe / Certificado Final Liquidación / Resolución Contrato Justificante Entrega Fianza Fase Previa Solicitud / Cesta Licitación Contrato/s Fianza Definitiva Presupuestación Publicación Contrato Ejecución Proceso de Aprobación Petición Publicación Pedido / Orden Entrega Consulta Anuncio / Pliego Informe / Certificado Parcial Web Renfe / DOUE / BOE Recepción / Aceptación Anuncio Publicado Factura Anuncio (pdf) Rectificativo (pdf) Solicitudes de Participación Solicitud de Participación Documentación Invitaciones Invitación SRM / MM Ofertas Oferta SRM Documentación Actas Informes Documentación / Fianza Provisional Oferta Negociación FI Plantilla WorkFlow Valoración Total de Ofertas Presentación Compañía. Página 13

14 III Procedimientos en FM Presentación Compañía. Página 14

15 III Procedimientos en FM Control de la Industria Auxiliar La subcontratación de obras y servicios conlleva un alto número de riesgos por eso, es preciso llevar a cabo una serie de controles y verificaciones que debido al alto volumen de negocio y al mismo procedimiento de control a implementar necesita de una herramienta adecuada. Es necesaria la creación e implantación de un Sistema de Control Laboral de Empresas Contratistas que permita minimizar los riesgos inherentes a este tipo de contrataciones. Presentación Compañía. Página 15 Aportando Beneficios en cuanto Tener una base de datos de Empresas Contratistas. Tener soporte documental accesible online de toda la documentación aportada por las empresas. Poder controlar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la materia en cada fase (Control ordinario previo, Control ordinario durante la ejecución, Revisión anual). Dar cumplimiento a requerimientos legislativos.

16 IV Gestión de contratación en las administraciones Públicas Flujo del proceso de Compras y Contratación Presentación Compañía. Página 16 16

17 IV Gestión de contratación en las administraciones Públicas Flujo del proceso de Compras y Contratación PROCESO DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN Inicio de Expediente Licitación Adjudicación y Formalización Ejecución Finalización del Expediente Dato único SUBPROCESOS Creación de Necesidad de Compra Recopilación de Informes necesarios Reserva de presupuesto Documentación en un único sistema de información Trazabilidad del proceso Automatización Plantillas autorrellenables Archivado de objetos y documento Entrada al sistema con un único usuario Delegación de firma Integración de procesos Agrupación de necesidades Avisos automáticos para actividades que requieran cierta periodicidad. Aprobación de Necesidad de Compra Realización de anuncios Realización de pliegos Aprobación de pliegos y anuncios Formalización de anuncios Publicación Solicitudes de participación Invitación Recogida de pliegos Consultas y Aclaraciones Recepción de Ofertas Recepción de garantías provisionales Convocatoria Apertura/validación Exclusión Subsanaciones/ aclaraciones Valoración de Ofertas Negociación Cierre de Acta Gestión de Recursos Presentación Compañía. Página 17 Elaboración del Informe de Evaluación y Propuesta de Adjudicación Aprobación y Firma del Informe de Evaluación y Propuesta de Adjudicación Notificación al/los Adjudicatario/s y no adjudicatarios Publicación de la Adjudicación Recepción de la garantías definitiva y pago del anuncio Devolución de garantías provisionales a no adjudicatarios Registro del Redacción y Firma del contrato Completar contrato Distribución de Contrato Gestión de Recursos Pedido Recepción/ certificación del Contrato Facturación Liquidación de Contrato Modificaciones de Contrato Recepción definitiva Devolución/ Cancelación Garantías Cierre del Contrato Cierre de Expediente Ejecución de Garantías Resolución de Contrato

18 IV Gestión de contratación en las administraciones Públicas Solución técnica SAP FM (Folder Management) Adjudicación Finalización Inicio de expediente Licitación Y Formalización Ejecución del expediente RMS: Atributos, cabecera expediente Carpetas Gestión de comunicados RMS: Atributos, cabecera expediente Carpetas Gestión de comunicados RMS: Atributos, cabecera expediente Carpetas Gestión de comunicados RMS: Atributos, cabecera expediente Carpetas Gestión de comunicados RMS: Atributos, cabecera expediente Carpetas Gestión de comunicados MM: Solicitud de pedido FM/PS: Presupuestaci ón WF: Cadena de aprobación MM: Petición de Ofertas Ofertas FI: Garantías provisionales Web: Publicación Recepción de ofertas telemática WF: Cadena de aprobación MM: Ofertas FI: Garantías definitivas Web: Publicación Adjudicación FM/PS: Ajuste Presupuesto WF: Cadena de aprobación Presentación Compañía. Página 18 MM: Pedido Facturas FI: Pagos WF: Cadena de aprobación MM: Liquidaciones contratos FI: Devoluciones o ejecución de Garantías WF: Cadena de aprobación

19 IV Gestión de contratación en las administraciones Públicas Solución técnica SAP Estructuración de atributos Estructura de carpetas Presentación Compañía. Página 19

20 IV Gestión de contratación en las administraciones Públicas Visualización de un apartado del expediente: Apartado tipo documento (Office) Presentación Compañía. Página 20 20