2013 USMP Prof. MA Enrique Pando Galvan

Transcripción

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2 PRESUPUESTO Y ELABORACIÓN PRESUPUESTAL Prof. MA. Enrique Pando Galvan 2

3 Presentaciones Personales Nombre Profesión Area / Facultad Hobbie(s) Expectativas 3

4 Tipos de Participantes Aisladitos En equipo, aprovechando la clase! vacaciones Qué hago aquí? Adicto Incrédulo 4

5 Reglas de Juego! Analizar y aplicar Divertirse y aprovechar Cumplir con los horarios Escuchar Su éxito depende de ustedes! Leer las lecturas Participar constructivamente Resolver ejercicios, trabajos, casos 5

6 Objetivos de Aprendizaje Comprender y utilizar los diferentes conceptos relacionados con los presupuestos, y su importancia como herramienta indispensable en la gestión de la USMP. Conocer las etapas para la preparación del presupuesto de la USMP. Definir y preparar el presupuesto operativo. Desarrollar un presupuesto flexible. Calcular y analizar las variaciones de eficiencia y de volumen. Controlar el presupuesto y proponer feedback correctivo ante variaciones. 6

7 Qué temas cubriremos? Conceptos generales Metodología Presupuesto maestro Presupuesto flexible Variaciones Control presupuestal 7

8 Horario Días 1 a 8: 01:10 hrs. 00:10 hrs. 01:10 hrs. Sesión Break Taller 8

9 Introducción PRESUPUESTO Y ELABORACIÓN PRESUPUESTAL Prof. MA. Enrique Pando Galvan 9

10 10

11 Preguntas Financieras Los presupuestos (ingresos, gastos, inversiones) de la USMP son importantes? Las decisiones de las autoridades basadas en el presupuesto son objetivas? Diferencia entre plan y presupuesto? Diferencia entre objetivo y meta? Es posible gestionar una empresa sin presupuesto? El presupuesto es tarea sólo del área de Finanzas / Contabilidad? 11

12 Planificación Estratégica y Presupuesto Los planes son solamente buenas intenciones a menos que degeneren inmediatamente en trabajo duro. Peter Drucker 12

13 Planificación Estratégica 13

14 Planificación Estratégica y Presupuesto La planeación y el control financieros se materializan por medio del presupuesto El presupuesto es una herramienta de Planificación y Control El presupuesto es el camino que debe recorrer la Gerencia hacia la consecución de las metas propuestas 14

15 Noción del Presupuesto Estimación programada, de manera sistemática, de las condiciones de operación y de los resultados a obtener por un organismo en un período determinado Expresión cuantitativa formal de los objetivos que se propone alcanzar la administración en un período, con la adopción de estrategias necesarias para lo lograrlos 15

16 Importancia del Presupuesto El futuro de los negocios plantea el problema del riesgo y la incertidumbre Los empresarios necesitan prever el futuro de sus negocios 16

17 Importancia del Presupuesto El presupuesto es un sistema que relaciona los objetivos y los recursos, los informes periódicos y procedimientos de control. 17

18 Importancia del Presupuesto Ventajas: 1. Disminuye el riesgo y la incertidumbre 2. Sirve como herramienta de Planificación y Control 18

19 Importancia del Presupuesto 3. Compromete a todo el personal en la consecución de los objetivos y metas 19

20 El Presupuesto en el Tiempo Cimiento de los Estados Financieros Proyectados (EFP) EFP permiten prever las condiciones económicas de la empresa en áreas como: i. El Endeudamiento ii. La Situación de Liquidez iii. Movilización Rotación de Activos iv. Rentabilidad y 20

21 El Presupuesto y El Proceso de Dirección El presupuesto debe ser una guía o mapa que ayude a navegar en esta época incierta Ph.D L. Sanz (Incae Business School) 21

22 El Presupuesto y El Proceso de Dirección La planeación y control, como funciones de la gestión administrativa, son rasgos esenciales del proceso de elaboración de presupuesto 22

23 Implementar la Estrategia... El Presupuesto y El Proceso de Dirección Si no lo puedo medir, no lo puedo gestionar... Si no lo puedo gestionar, no lo puedo mejorar... CONTROL PRESUPUESTARIO PRESUPUESTO DIFERENCIAS CUADRO DE REULTADOS 23

24 El Presupuesto y El Proceso de Dirección Sin presupuesto La dirección de una empresa no sabe hacia cual meta dirigirse No puede precisar los campos de inversión que merecen financiarse Puede incurrir en la administración incorrecta de los recursos financieros No cuenta con información requerida para medir el cumplimiento de los objetivos Imposibilita cuestionar los resultados obtenidos en ventas, utilidades, etc 24

25 El Presupuesto y El Proceso de Dirección Si se desea el compromiso y el máximo potencial de cada nivel de la estructura, es imprescindible que todos participen y asuman responsabilidades en el proceso de presupuestación. 25

26 El Presupuesto y El Proceso de Dirección Son las personas, sus ideas y las tareas encomendadas los fundamentos de la planeación. 26

27 El Presupuesto y El Proceso de Dirección Presupuestación no es sólo una función financiera de las áreas de presupuesto, control o finanzas. tampoco podría confundirse con un pronóstico elaborado por unos pocos, si con ello queremos predecir eventos futuros o estimar la posible demanda de los productos. 27

28 El Presupuesto y El Proceso de Dirección Los gerentes se quejan de la inefectividad de los Presupuestos, sin considerar que éstos fueron preparados por personal del área financiera y no por el personal que tiene que ver directamente con el problema. 28

29 Clasificación de los Presupuestos 1. Según la Flexibilidad: a. Rígidos, Estáticos, Fijos o Asignados b. Flexibles o Variables 2. Según el Período que cubran: a) A Corto Plazo b) A Largo Plazo 3. Según el campo de aplicabilidad en la empresa: a) De Operación o Económicos b) Financieros (tesorería y capital) 4. Según el sector en el cual se utilicen: a) Público b) Privado 29

30 Mecánica, Técnica y Principios 1. Medios Mecánicos: a. Formatos pre-establecidos de hoja de cálculo (Excel, etc) b. Mail y dispositivos de comunicación (SP, BB, Tablets) 2. Técnica: a) Procedimiento para el desarrollo de la actividad presupuestal que puede provenir de la experiencia o de la investigación: previsión de cierre vs presupuesto, magnitudes Q, Arpu, C. Unitarios, técnicas de estimación. b) Método para determinar los estándares de los 03 elementos del costo. c) Método para la fijación del precio del producto. d) Métodos de estimación (ventas, gastos, inversiones). 30

31 Mecánica, Técnica y Principios Principios Básicos: 1. Participación activa: Genera compromiso y responsabilidades. 2. Coordinación: Ninguna parte puede planificarse independientemente de las demás. 3. Unidad: El presupuesto total de la empresa es la adición de sus partes articuladas. Mientras más partes y niveles de un sistema se planifiquen simultánea e interdependientemente, mejores serán los resultados. 31

32 Trabajo en Equipo 32

33 Trabajo en Equipo Cuál y Cuánto es el impacto de los fenómenos económicos (la inflación, la devaluación, PBI, etc) en el cumplimiento de los pronósticos monetarios de la USMP? Con presupuestos, las decisiones de las autoridades de cada facultad dejarían de ser subjetivas? Cuál es la mecánica, técnica y principios que utiliza la USMP para la confección de su presupuesto? 33

34 Trabajo en Equipo Elaborar el Plan Anual de Funcionamiento y Desarrollo USMP. 34

35 Muchas Gracias! 35

36 Metodología PRESUPUESTO Y ELABORACIÓN PRESUPUESTAL Prof. MA. Enrique Pando Galvan 36

37 Preguntas Financieras Los cambios en el Entorno como afectan al presupuesto? Los cambios en el Intorno como afectan al presupuesto? Las autoridades adoptan posiciones conservadoras frente a los pronósticos? Diferencia entre Costo, Valor y Precio? Cuál es el volumen de ventas requerido para no perder? 37

38 Diagnóstico Empresarial Proceso de Gestión Empresarial: Planificación: Proceso de fijación de objetivos y toma de decisiones. Organización: Sistematización de autoridad y responsabilidad en ejecución actividad económica. Control: Operación por la que el sistema de toma de decisiones pretende el cumplimiento de sus objetivos, mediante comparación de resultados obtenidos con previstos, a través del cálculo de desviaciones y manejo de las variables de acción correctora. 38

39 Diagnóstico Empresarial PROCESO DE GESTION EMPRESARIAL 1 OBJETIVOS Y METAS CONTRASTE OBJETIVOS 8 2 PLANES Y PROGRAMAS CORRECCIONES 7 Retroalimentación 3 PRESUPUESTOS Retroalimentación DESVIACIONES 6 4 NORMAS Y ESTANDARES 5 GESTION Basado En Mallo, Carlos en su Contabilidad de Costes y Gestión 39

40 Presupuestos en general: Planeación de Utilidades 40

41 Diagnóstico Empresarial Concientización: Objetivos cuantificables, claros y alcanzables. Como parte de la planificación se proponen alternativas, se analizan y seleccionan las mas favorables. Los planes no superan el potencial ni trascienden las habilidades. Los planes y presupuestos no son inflexibles ni camisas de fuerza. 41

42 Diagnóstico Empresarial Características empresariales: Situación financiera: endeudamiento, liquidez, rentabilidad. Eficiencia y productividad tiempos. Actualización tecnológica - efecto en costos Políticas gerenciales - flujo monetario. 42

43 Diagnóstico Empresarial Evaluación del Entorno Variables controlables: Objetivos Estrategias Políticas Proyectos Calidad Canales Producción Variables no controlables: Gustos consumidor Disposiciones gbno. Inflación - Devaluación Estabilidad Y per cápita Competencia Demografía 43

44 Diagnóstico Empresarial 44

45 Etapas del Presupuesto Actividades típicas para el presupuesto: Previas Elaboración Ejecución Control Evaluación 45

46 Etapas del Presupuesto Previas En esta etapa se evalúan los resultados obtenidos anteriormente. Se analizan las tendencias de los indicadores (ventas, costos, precio acción, márgenes, participación, etc.) Corresponde a un diagnóstico. 46

47 Etapas del Presupuesto Previas Análisis de factores sociales, culturales, demográficos, políticos y económicos. Análisis del sector. Identificación de oportunidades y amenazas Análisis del comportamiento - fortalezas y debilidades. Definición de misión 47

48 Etapas del Presupuesto Previas Fijación de objetivos a corto y largo plazo. Divulgación de objetivos. Definición de estrategias. Elaboración de planes operativos - jefes dpto. Revisión de planes. Divulgación entre personal. 48

49 Etapas del Presupuesto Elaboración Preparación programas operativos: Ventas, Producción, Personal, Finanzas, Costos y Gastos. Preparación programas financieros: Efectivo, Inversiones, Financiación. Conversión de programas a presupuestos 49

50 Etapas del Presupuesto Elaboración Preparación informe a gerencia. Revisión informe desde punto financiero. Ajustes para mejorar resultados. Aprobación final y publicación. 50

51 Etapas del Presupuesto Ejecución Corresponde a la puesta en marcha de los planes y al interés de alcanzar las metas. Presentación metas específicas por períodos. Asignación de recursos, puesta en marcha y vigilancia. Informes de ejecución. 51

52 Etapas del Presupuesto Control Definición de técnicas a seguir para identificar problemas y variaciones. Presentación de informes parciales de ejecución. Comparación real y presupuestado. Análisis y explicación de variaciones. Medidas correctivas. 52

53 Etapas del Presupuesto Evaluación Análisis crítico de resultados obtenidos. Elaboración de informes globales. Identificación de causas y efectos. Capitalización de experiencias. 53

54 Áreas del Conocimiento Economía: inflación, devaluación, tasas de interés, mercados de capitales. Estadística: métodos y cálculos de pronósticos, números índice, series, incertidumbre. Administración: planeamiento, coordinación, ruta crítica, Gantt Finanzas: fuentes, inversiones, punto equilibrio, índices. 54

55 Áreas del Conocimiento 55

56 Los presupuestos: Proporcionan una disciplina que coloca la planeación a la vanguardia, como una responsabilidad administrativa principal. Los presupuestos guardan estrecha relación entre sí 56

57 Modelo de Planificación del Presupuesto Presupuesto de Funcionamiento Presupuesto de Ventas Presupuesto de Producción no Presupuesto de Caja sobra efectivo? falta efectivo? Plan de Inversiones Plan Financiero Cuadra la Caja? Si Estados Proforma 57

58 Costo Valor - Precio Cuánto vale un servicio? Está en Oferta? Cuánto cuesta? Cuál es el precio? 58

59 Costo Valor - Precio Ejemplo: Cuánto vale un plato en Mistura 2013? Cuál es el beneficio para el consumidor? Cuál es el beneficio para el productor? 59

60 Costo Valor - Precio Ejemplo: Cuánto vale una Coca Cola con tu nombre? Cuál es el valor para el consumidor? Cuál es el beneficio para el productor? 60

61 Equilibrio Operacional Margen de Contribución (P CV) Representa la riqueza residual con que la empresa intentará cubrir todos sus costos fijos. Si el margen de contribución total es mayor que los costos fijos totales, la empresa tiene un apalancamiento positivo de operación. Para efectos de la determinación del Precio: El Costo Variable (ventas, SAC) margina! El Costo Fijo no margina, se detrae del Margen! Premisas: Los ingresos y los costos tienen un comportamiento lineal dentro de un nivel de rango relevante. Los costos fijos se mantienen constantes en dicho rango. Producción= Ventas; Var. existencias=0. 61

62 Equilibrio Operacional Cuál es el volumen de ventas requerido para no perder? Representación Gráfica (MC vs CF) Ejemplo: PV % UNIDS VENTA CV MC CF UT CV % 2, , , , , ,000 MCU 80 40% 5,000 1,000, , , , ,000 7,500 1,500, , , , ,000 Costos Fijos 800,000 10,000 2,000,000 1,200, , ,000-12,500 2,500,000 1,500,000 1,000, , ,000 PE 10,000 15,000 3,000,000 1,800,000 1,200, , ,000 PEV 2,000,000 17,500 3,500,000 2,100,000 1,400, , ,000 20,000 4,000,000 2,400,000 1,600, , ,000 4,500,000 4,000,000 PE sobre la base de los Costos Totales 3,500,000 3,000,000 2,500,000 2,000,000 1,500,000 1,000, ,000 Pérdidas P. Eq Beneficios VENTA CV CF CT - 2,500 5,000 7,500 10,000 12,500 15,000 17,500 20,000 62

63 Equilibrio Operacional 1,800,000 1,600,000 PE sobre la base del Margen de Contribución 1,400,000 1,200,000 Beneficios 1,000, , ,000 P. Eq CF MC 400, ,000 - Pérdidas 2,500 5,000 7,500 10,000 12,500 15,000 17,500 20,000 PE sobre la base del Beneficio 1,000, , , , , ,000 P. Eq Beneficios 2,500 5,000 7,500 10,000 12,500 15,000 17,500 20,000 UT -400, , ,000 CF Pérdidas 63

64 Equilibrio Operacional Punto de Equilibrio (Q; S/.) PE= CF CF PEV= MCU 1 - (Cvu / P) Donde: MCU = P - CVu Aumentos en variables Si aumenta costo variable Si aumenta precio de venta Si aumentan los costos fijos Punto de equilibrio Aumenta Disminuye Aumenta Punto de Cierre (Q; S/.) CF Vivo 64

65 Equilibrio Operacional Margen de Seguridad Es el porcentaje máximo en que las ventas esperadas pueden disminuir y aún generar utilidades deseables. MS= Qe - Q* Qe Donde: Qe= Vtas. Esperadas Q*= Pto. Equilibrio Punto de Utilidad Deseada (Q; S/.) PU= CF + {UN / (1-t)} PUV= CF + {UN / (1-t)} MCU 1 - (Cvu / P) Donde: MCU = P - CVu UN = Utilidad Neta t = Tasa Impuesto 65

66 Trabajo en Equipo 66

67 Trabajo en Equipo Al amparo de las obligaciones que se asumen al momento de aprobar los presupuestos, es frecuente encontrar autoridades que adoptan posiciones conservadoras frente a los pronósticos! La globalización y la mayor competencia son fuerzas económicas que alimentan la necesidad del presupuesto y la planeación a largo plazo! No es viable planear y presupuestar sin conocer la capacidad instalada de producción lo cual constituye un factor restrictivo de la comercialización! 67

68 Trabajo en Equipo Presupuesto de Ingresos USMP

69 Muchas Gracias! 69