Procedimiento para Ingreso, Contratación y Retiro de Personal. Nombre: Felipe Rendón Cruz. Cargo: Coordinador de Calidad

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1 Procedimiento para Ingreso, Pag: 1 / 14 Procedimiento para Ingreso, Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Nombre: Farly Sierra Garavito Cargo: Coordinador de RRHH y SYSO Nombre: Felipe Rendón Cruz. Cargo: Coordinador de Calidad Nombre: Carlo Vigna Cargo: Director Numero de versión: Fecha de revisión: Descripción: 00 Primera emisión

2 Pag: 2 / Objetivo Estructurar una metodología estandarizada para llevar a cabo la selección, contratación y retiro del personal de la organización, estableciendo un plan de acción claro, conciso y eficiente en el reclutamiento y vinculación de los candidatos a ocupar las diferentes vacantes que se presenten, así como presentar las pautas a seguir en circunstancias de retiro de personal. 2. Alcance El presente procedimiento abarca la contratación y retiro de personal de todas las áreas de la compañía, e involucra principalmente a los directores de área y coordinadores de los departamentos que requieran apoyo en la gestión del proceso de vinculación y retiro de personal en el desarrollo de su gestión. 3. Referencias y documentos asociados Régimen Laboral Colombiano Reglamento de Trabajo Poligrow Colombia. Procedimiento para Capacitación de Empleados Criterio RSPO 6.7 No se utiliza ni explota mano de obra infantil. El trabajo infantil es aceptable en fincas familiares, bajo supervisión por los adultos, y si no interfiere los programas educativos. Los niños no están expuestos a condiciones de trabajo peligrosas. Criterio RSPO 6.8 Cualquier forma de discriminación basada en la raza, casta, origen nacional, religión, discapacidad, género, orientación sexual, asociación sindical, afiliación política, o edad está prohibida. ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos. 4. Condiciones Generales Poligrow Colombia contratará todo su personal de carácter directo, temporal, aprendices del SENA, labor contratada y extranjero de acuerdo a legislación establecida en el Régimen Laboral Colombiano. La Compañía no fomenta ni participa de ningún tipo de discriminación de tipo étnico o racial, religioso o de género en su proceso de contratación de personal. La Compañía tendrá como bandera la vinculación de personal que se identifique con los valores de la Organización, de manera que se construyan lazos de pertenencia y autogestión en las actividades y procesos que se desarrollen dentro de la Compañía contribuyendo al alcance de los objetivos y metas fijadas por la organización. El área que requiera contratación de personal deberá informar a la Dirección General su requerimiento con mínimo un mes de anticipación para que los diferentes procesos relacionados se puedan ejecutar en los tiempos precisos para tal fin. Cuando se presenten vacantes, se tendrán en cuenta las Hojas de vida de los trabajadores de la organización si estos cumplen con los requerimientos del cargo, para los cargos de alto nivel es de total discreción de la Dirección General si deben someterse al proceso de selección y pruebas realizadas mediante el head-hunter contratado para tal fin. Si éste requiere que así

3 Pag: 3 / 14 sea, se remitirá la hoja de vida del aspirante para que le sea realizado el correspondiente proceso. Las decisiones de ingreso, cambio o retiro del personal son tomadas por los directores de área previa autorización de la Dirección General. La creación de cargos nuevos es de total discreción y autonomía de la Dirección General, quien evalúa la justificación, naturaleza y necesidad del requerimiento. Los directores de área que requieran de nuevos colaboradores para sus áreas de trabajo, informarán al Director General la solicitud justificando el requerimiento a través de cualquier medio de comunicación, carta, , reunión Requisición de Toda requisición de personal debe realizarse de manera escrita donde se especifiquen las condiciones generales del cargo, competencias, responsabilidades, nivel educativo, condiciones de contratación, entre otros. Este formato debe ser remitido mediante correo electrónico o físico al Coordinador de RRHH cuando el nuevo cargo o vinculación haya sido aprobada por el Director General. El Director General decidirá la manera de reclutamiento, si se realiza directamente por Poligrow o a través de terceros Reclutamiento de El reclutamiento de aspirantes a un proceso de selección podrá ser provisto de tres maneras. 1. Mediante las hojas de vida recibidas al correo institucional, infocolombia@poligrow.com. 2. Hojas de vida referenciadas de los empleados de la Compañía. 3. La tercera mediante convocatoria abierta vía web en las diferentes páginas especializadas en empleo (Computrabajo, Trabajando.com, etc.) 4.3. Selección de Las vacantes se pueden presentar por renuncia de un trabajador, muerte del titular, despido, cuando se promociona a un trabajador a un cargo de mayor rango, o cuando surja la necesidad de un nuevo cargo para la organización. Las hojas de vida obtenidas mediante referenciación de empleados de la organización, serán tenidas en cuenta en los procesos de selección solo si cumplen con los requerimientos del perfil. La documentación de los procesos serán archivadas en las carpeta del nuevo empleado, de los aspirantes no admitidos serán archivadas en la AZ de hojas de vida a cargo del Asistente de RRHH.

4 Pag: 4 / Selección de Sede Mapiripan Las condiciones generales y requisición de personal serán las ya establecidas en este procedimiento, el reclutamiento y selección se modifica dadas las condiciones del municipio de Mapiripán sede de la oficina administrativa de plantación de la organización. Las vacantes que se abrirán en esta sede son de tipo auxiliar, operario y supervisión agropecuaria de bajo impacto. El proceso de reclutamiento se realizará mediante referenciación de hojas de vida de ciudadanos residentes interesados en vincularse a la Organización Cambio de cargo Se notificará de manera escrita al empleado la decisión del cambio, este puede ser de manera horizontal es decir que cambia de funciones y se mantiene dentro de la misma estructura jerárquica o vertical en el cual se promueve a una posición de mayor jerarquía. El funcionario promovido deberá entregar al jefe inmediato el informe de gestión de su cargo de acuerdo a lo establecido en el punto 4.8 del presente documento. Cuando se realice una entrega de cargo o trabajo por cambio de dependencia, el funcionario que entrega debe realizar un acompañamiento a la persona que recibe durante un periodo no superior a cinco (5) días para que haga la respectiva entrega al nuevo empleado. 4.6 Contratación Las condiciones generales de contratación (salarios, tipo de contrato, incentivos y otros) son establecidas por la Dirección General en conjunto con el director del requerimiento, los salarios están enmarcados en el promedio del mercado laboral colombiano, específicamente del sector palmero. Los tipos de contrato ya sean de tipo indefinido, definido, labor contratada, o temporal serán establecidos por el director de área interesado previa aprobación de la Dirección General, de acuerdo a la necesidad de contratación y funciones que debe desempeñar el cargo. Ningún trabajador iniciará labores sin estar afiliado al sistema general de Riesgos Profesionales, por lo cual el trámite de ingreso deberá iniciarse con mínimo 5 días de anticipación a la fecha de ingreso del nuevo trabajador, Todo candidato seleccionado deberá presentar los documentos de admisión relacionados en el Reglamento de Trabajo de la organización en el Capítulo II, Artículo 2, y en el presente procedimiento para realizar la gestión de contratación, estos le serán informados con antelación a la fecha de contratación. Hoja de vida 4 fotos recientes tipo documento a color fondo blanco Fotocopia del documento de identidad al 150% Fotocopia de pase (para conductores y mensajeros) Copia Pasado judicial vigente. Certificaciones de historia laboral Copia de certificados de estudios.

5 Pag: 5 / 14 Las personas casadas o en unión libre para la afiliación a seguridad social de sus familiares deben anexar: Registro civil de matrimonio Si la unión es libre, declaración extrajuicio firmada por el empleado y su conyugue donde conste su convivencia en unión libre. Copia del documento de identidad del conyugue al 150% Registros civiles de los hijos Tarjeta de identidad para hijos mayores de 7 años y registro civil de los mismos Certificación de estudios para niños mayores de 10 años Todo trabajador que ingrese a Poligrow Colombia, deberá realizarse el examen o los exámenes médicos de ingreso que su cargo requiera, en la fecha que la Asistente de RRHH le indique. Este examen será pagado en su totalidad por la Compañía al centro médico especializado autorizado por la organización para tal fin. Cuando el resultado del examen de ingreso sea desfavorable, el Dir. General, Dir. Interesado y coordinador de RRHH, se reunirán para analizar y evaluar las sugerencias del médico especialista y establecerán el ingreso o no del candidato seleccionado. El primer día de labores el jefe inmediato le dará inducción al empleado en el puesto de trabajo que va a desempeñar, el coordinador de recursos humanos hará entrega de los documentos de inducción para conocimiento del trabajador de la normatividad que rige la empresa Contrataciones Especiales Trabajadores Extranjeros Poligrow Colombia al pertenecer a un grupo multinacional, cuando así lo requiera contratará trabajadores extranjeros, los cuales deberán cumplir con los requerimientos de contratación requeridos en el Régimen Laboral Colombiano. Para realizar el proceso de contratación de un trabajador extranjero residente en Colombia, este deberá presentar visa de residencia como requisito de ingreso y adjuntar los documentos de admisión estipulados en el Reglamento de Trabajo de la organización. Para la contratación de un extranjero no residente en Colombia, se deberán realizar las diligencias pertinentes ante las entidades correspondientes. Este tipo de contratación será autorizada únicamente por el Director General de la organización. El proceso de contratación será acompañado de asesoría jurídica de los asesores legales externos de la organización y el trámite interno será realizado como se establece en el presente procedimiento Contratos de Aprendizaje Poligrow Colombia realizará esta modalidad de contrato de acuerdo a la legislación establecida para tal fin en el Régimen Laboral Colombiano.

6 Pag: 6 / 14 Para la requisición de la especialidad del aprendiz, los directores de área evaluarán las necesidades de las áreas de trabajo y se decidirá cuál es el área donde será más útil su ubicación Pasantías Esta modalidad será utilizada cuando alguna área de trabajo requiera el desarrollo de algún proyecto en particular que necesite la profundización de un estudiante con formación a nivel profesional. 4.8 Retiro de Toda solicitud de retiro de un trabajador debe estar soportada por la justa causa del despido. Se le debe informar al trabajador con antelación no menor a 15 días la decisión del retiro de la empresa. El trabajador debe avisar con mínimo 5 días de antelación a la fecha de retiro su decisión de no continuar laborando, para que se pueda organizar los trámites de liquidación. El empleado operativo debe gestionar todos los posibles pendientes con las áreas de trabajo y soportarlo con el paz y salvo entregado por la empresa que debe gestionar, en los cargos administrativos, coordinación y dirección el empleado debe entregar acta de entrega del cargo indicando actividades pendientes y en proceso. Los lineamientos de causales de despido y sanciones laborales se especifican en el Protocolo de Sanciones Laborales. Para que la entrega del cargo sea lo más completa posible y la persona que recibe tenga total certeza de las actividades que debe realizar, el informe de entrega debe contar como mínimo con la siguiente información: o o o o o o Información del empleado que entrega. Breve introducción a los trabajos en desarrollo. Objetivos de los trabajos. Estado de los trabajos que está desarrollando. Trabajos pendientes por desarrollar. Información de soporte de los trabajos (Registros de las actividades ejecutadas, instructivos de trabajo, fichas técnicas, otros). La aprobación del informe debe contar con la firma del funcionario que entrega y de su jefe inmediato como constancia de recibo a satisfacción. El funcionario saliente debe preparar una reunión para la entrega formal del cargo, cuando sea posible se reúne con el nuevo funcionario que recibe el cargo. Cuando no sea posible cumplir con esta condición, el funcionario saliente hace entrega a su jefe inmediato.

7 Pag: 7 / Actividades No. ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 1 INICIO Se genera la necesidad del cargo 2 PLANEACION Establece perfil, sustentan y solicitan autorización para la contratación. Directores de área 3 DEFINICION Analiza la solicitud y toma decisión sobre el requerimiento. Director General 4 CORRECIONES Si no hay suficiente sustentación, procede a las correcciones o suspende solicitud. Directores de área 5 REQUERIMIENTO DEL PERSONAL Informa la autorización de contratación, envía con los requerimientos del cargo. Directores de área 6 7 RECLUTAMIENTO PRE - SELECCIÓN SELECCIÓN Recibe el requerimiento del cargo, procede a la revisión de hojas de vida disponibles en archivo, solicita información de posibles referidos y publica la oferta en páginas web especializadas. 1. Evalúa las hojas de vida recibidas en la convocatoria de acuerdo al perfil requerido. 2. Cita y entrevista a los candidatos. 3. Selecciona candidatos acordes al requerimiento. Presenta terna a entrevista con el solicitante del requerimiento. Coordinador RRHH Coordinador RRHH Coordinador RRHH 8 A Entrevista a los candidatos, evalúa e informa candidato(s) potencial(es) y solicita realización de pruebas psicotécnicas. Realiza, procesa e informa resultado de pruebas psicotécnicas de opcionado(s). Director de área Coordinador RRHH

8 Pag: 8 / 14 8 A SELECCIÓN Define el candidato a contratar de acuerdo a pruebas y hoja de vida del aspirante y comunica decisión. Directores de área 9 CONTRATACION 1. Informa al candidato seleccionado la decisión de contratación y reporta requisitos de ingreso. 2. Informa al asistente de RRHH para que proceda a realizar trámites de ingreso. 1. Informa a los candidatos no seleccionados la decisión y agradece participación. 2. Contacta al candidato seleccionado y organiza los trámites de ingreso (seguridad social, salud ocupacional, puesto de trabajo, herramientas, útiles). 3. Solicita examen médico de ingreso al centro especialista y comunica fecha y hora al candidato. 4. Archiva documentación de ingreso en hoja de vida 1. Envía documentación requerida 2. Se presenta a examen médico de ingreso. Se presenta el día indicado y recibe inducción. Coordinador RRHH Asistente RRHH Nuevo Empleado Nuevo Empleado 10 INGRESO 1. Presenta la información general de la empresa, normatividad, políticas. 2. Presenta al nuevo empleado a los funcionarios. Informa al empleado lo concerniente al puesto de trabajo, funciones, actividades, responsabilidades, objetivos, metas etc. Inicia desempeño del cargo Coordinador RRHH Jefe Inmediato Nuevo Empleado FIN

9 Pag: 9 / Procedimiento Operativo Plantación No. ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 1 INICIO Requerimientos de la plantación generan la necesidad del cargo 2 PLANEACIÓN Establecen cantidad, sustentan y solicitan autorización para la contratación. Director de Plantación y Coordinadores Agronómicos 3 DEFINICION Analiza la solicitud y toma decisión sobre el requerimiento. Director General CORRECIONES REQUERIMIENTO DEL PERSONAL RECLUTAMIENTO PRE - SELECCIÓN Si no hay suficiente sustentación, procede a las correcciones o suspende solicitud. Informa la autorización de contratación, envía con los requerimientos de personal. (cantidad, tiempo de contratación) Recibe el requerimiento, informa al Auxiliar de RRHH en plantación e inicia convocatoria en el municipio. 1. Procede a la revisión de hojas de vida disponibles en archivo. 2. Solicita información de posibles referidos, publica oferta en el municipio y hace seguimiento a la convocatoria. 3. Recibe hojas de vida de los interesados. 1. Revisa hojas de vida y selecciona de acuerdo al requerimiento, experiencia en trabajos agrícolas. 2. Presenta hojas de vida Director de plantación y Coordinadores Agronómicos Directores General o de Plantación Coordinador RRHH Auxiliar RRHH Auxiliar RRHH 7 SELECCION B 1. Evalúan las hojas de vida recibidas en la convocatoria. 2. Informan a los candidatos opcionados de acuerdo a experiencia en trabajos agrícolas. Director de plantación y Coordinadores agronómicos

10 Pag: 10 / 14 8 B CONTRATACION 1. Informa a los candidatos seleccionados hora y fecha de exámenes de ingreso. 2. Informa a los candidatos la notificación de ingreso con el resultado de los exámenes y solicita documentación requerida. 1. Se presenta a exámenes de ingreso programados y entrega en la oficina los resultados. 2. Entrega los documentos de ingreso. 1. Informa de los ingresos al Coordinador de RRHH 2. Envía documentación de ingreso al asistente de RRHH para que proceda a realizar trámites de ingreso. 3. Entrega documentación de inducción de RRHH, Políticas y normas. 1. Organiza los trámites de ingreso (seguridad social, salud ocupacional, contratos, etc). Auxiliar RRHH Nuevos Empleados Auxiliar RRHH Asistente RRHH 9 INGRESO 1. Archiva documentación de ingreso en hoja de vida Se presenta el día indicado y recibe inducción en plantación de las labores a realizar. Informa al empleado lo concerniente al puesto de trabajo, funciones, actividades, responsabilidades, objetivos, metas, etc. Inicia desempeño del cargo Asistente RRHH Nuevo Empleado Jefe Inmediato Nuevo Empleado FIN

11 Pag: 11 / Procedimiento Retiro de No. ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 1 INICIO Informa decisión de retiro, de acuerdo a lo establecido. 5 días de anticipación. Empleado 2 NOTIFICACION 1. Realizan carta de retiro. 2. Informan al empleado decisión de retiro. Con mínimo 15 días de antelación a la fecha de salida. Jefe Inmediato Coordinador de RRHH 1. Recibe carta de renuncia del empleado 2. Recibe carta de despido para ser entregada al empleado. 3. Entrega formato de paz y salvo. 4. Informa al jefe inmediato y de RRHH la novedad del retiro. 5. Solicita al jefe inmediato confirmación de novedades existentes para la liquidación. Auxiliar RRHH 3 GESTIÓN ADMINISTATIVA B 1. En ambos casos el personal operativo (renuncia o despido) debe gestionar paz y salvo requerido para terminar relación laboral. 2. El personal administrativo debe realizar informe de gestión reportando actividades realizadas, en gestión y pendientes. 3. Prepara la información necesaria relativa a las actividades que ha venido desarrollando como parte de sus funciones. 4. Hace entrega de los documentos. 5. Si le es posible entrega el cargo al nuevo empleado. 1. Revisa y aproba informe recibido. Se verifica que la información contenida en el informe Empleado Jefe Inmediato

12 Pag: 12 / 14 B corresponda a la mínima requerida de acuerdo al punto Entrega el informe aprobado a la dependencia que se encargará del desarrollo de las funciones y/o trabajos entregados. 3. Sí el empleado no puede entregar el cargo, realiza la entrega al nuevo empleado. 4 GESTION NÓMINA 1. Reportan las novedades de nómina del período. 2. Confirman recibo de soportes (informe de gestión o paz y salvo) 1. Recibe novedades y procede a liquidación definitiva. 2. Realiza documentación de retiro para firma del empleado. Verifica que se haya cumplido el proceso y firma documentación de retiro (liquidación, paz y salvo, informe de gestión si aplica, carta de aceptación de renuncia, certificación laboral, carta cesantías si aplica). Jefe Inmediato Auxiliar RRHH Asistente RRHH Coordinador de RRHH 1. Entrega documentos de retiro al empleado y toma firmas en la documentación. 2. Remite documentos firmados para gestión de pago. Auxiliar RRHH 1. Recibe documentación firmada. 2. Registra la información en el banco e informa la novedad para pago. Asistente RRHH 5 PAGO Recibe información y procede a pago. Contador 6 ARCHIVO Archiva documentación en hoja de vida del ex empleado. Asistente RRHH FIN

13 Pag: 13 / Responsabilidades 7. Glosario Todos los coordinadores y directores de área deberán informar en los tiempos establecidos en este procedimiento las requisiciones de personal, información de retiro, entrega de cargo y novedades de nómina. Es responsabilidad del nuevo trabajador la entrega oportuna de los documentos de admisión para la vinculación, así como de la gestión de la documentación requerida para el retiro. Las afiliaciones al sistema de seguridad social de los trabajadores de la organización, son responsabilidad de la Asistente RRHH, quien debe actuar con diligencia en el proceso de afiliaciones. El coordinador de RRHH debe velar porque el proceso se realice de acuerdo a lo contemplado en el presente documento. La Asistente RRHH deberá incluir a los nuevos trabajadores en las planillas de pago de seguridad social y aportes parafiscales correspondientes, así como del cumplimiento en el pago de estos aportes. Es responsabilidad del Asistente RRHH la custodia del archivo del personal de la organización. Contrato Laboral por Labor Contratada: Este tipo de contrato puede utilizarse cuando se tiene definido el inicio y finalización de un proyecto en un periodo determinado, o sea que subsiste, si el proyecto es vigente. Contrato de Aprendizaje: Convenio que se firma entre la empresa contratante y el estudiante o aprendiz, por medio del cual la entidad se obliga a garantizar un espacio de práctica y el estudiante a desempeñar la labor contratada, sin sujeción a las normas laborales. Contrato Término Fijo: Tipo de contrato laboral cuya duración es inferior a tres años, de carácter escrito, cuya renovación se realiza de manera automática a menos que se informe el deseo de no darlo por prorrogado con una antelación no inferior a 30 días Contrato Término Indefinido: Este tipo de contrato puede celebrarse por escrito o verbalmente. Es utilizado por Poligrow Colombia cuando no se quiere limitar la duración o el tiempo de servicio del empleado. Tiene vigencia mientras subsistan las causas que le dieron origen. Head Hunter: Profesional o empresa especializada en la búsqueda de candidatos 100% calificados para cubrir una determinada vacante. Perfil: son las condiciones que debe cumplir una persona para el desempeño de determinado cargo.

14 Pag: 14 / 14 Pruebas psicotécnicas: Instrumento de medición cualitativo y/o cuantitativo en áreas tales como personalidad, habilidades y destrezas, vocacionales y/o inteligencia, que contribuye a la selección de personal idóneo para una vacante establecida. Reclutamiento: Es un conjunto de actividades que tienden a conseguir candidatos potencialmente calificados y capaces de ocupar cargos dentro de la organización Referenciación: Recomendación de una hoja de vida a una vacante existente dentro de la Organización por un empleado de la organización. RSPO: Roundtable on Sustainable Palm Oil; Mesa Redonda de Aceite de Palma Sostenible Selección: Identificar la formación, experiencia y habilidades necesarias de los individuos que contribuyan al desempeño exitoso en el cargo. Trabajador Temporal: Persona contratada por un período de tiempo determinado, generalmente para sustituir a alguien o en períodos de exceso de trabajo. Vacante: Puesto de trabajo libre, que no está cubierto. 8. Formatos Formato de Entrevista de Selección. Formato paz y salvo Formato Perfil de cargo 9. Control de cambios Versión Fecha de aprobación Modificación Aprobado por 00 Versión inicial Carlo Vigna T.