Manual de Usuario. Descripción. de Funcionalidades Servicio Correo Electrónico

Transcripción

1 Manual de Usuario Descripción de Funcionalidades Servicio Correo Electrónico

2 Índice 1 INTRODUCCIÓN 3 2 ATRIBUTOS POR TIPO DE SERVICIO DE CORREO DEFINICIÓN DE ATRIBUTOS 5 2

3 1 INTRODUCCIÓN Este manual tiene por objetivo describir de las distintas funcionalidades disponibles para el servicio de Correo Electrónico, de manera que el usuario final tenga claridad sobre qué significa cada uno de los atributos que se ofrecen en la plataforma y así poder utilizarla de manera óptima. 3

4 2 ATRIBUTOS POR TIPO DE SERVICIO DE CORREO La siguiente tabla muestra los atributos que posee cada alternativa del servicio de Correo Electrónico: Descripción Atributos Cuenta Básica Cuenta Avanzada basado en Web Búsqueda Básica UI personalizada Vista por conversación Etiquetado de Mensajes Buscador de archivos adjuntos Aplicación Web Pre-visualización de archivos adjuntos Búsquedas visuales configurables Libreta de direcciones basada en Web Listas de distribución personalizadas Listas globales de direcciones Calendario basado en Web programación de recursos 4

5 Compartición de archivos y carpetas Aplicación tareas Maletín personal/grupal Encriptación y Firmas digitales S/MIME Políticas de retención s POP/IMAP Clientes CardDAV/iCal/CalDav Clientes Desktop Sincronización con Outlook (MAPI) Cliente Web móvil POP/IMAP para iphone/android/smartphone Dispositivos Móviles Contactos CardDAV & calendario CalDAV para iphone Conector para BlackBerry Políticas de seguridad del dispositivo móvil 2.1 DEFINICIÓN DE ATRIBUTOS 5

6 En la presente sección se definen los atributos epuestos en la tabla del punto basado en web: El basado en web corresponde al cliente web avanzado que posee la plataforma de correo de Gtd. Esto quiere decir que el usuario de Gtdmail podrá acceder a su correo electrónico desde cualquier navegador con acceso a Internet con una completa interfaz de usuario. A continuación se muestra una imagen del cliente web: 2. Búsqueda básica: Corresponde al tipo de búsqueda simple que se obtiene al utilizar el cuadro de teto de rápido acceso en el cliente web: La búsqueda puede ser realizada en: 6

7 Correos Contactos Lista general de direcciones Citas Tareas Archivos 3. UI Personalizada: Esta funcionalidad permite al usuario de correo electrónico cambiar la interfaz con la que visualiza el cliente web. Es posible cambiar el tema, el tipo de letra, el tamaño de la letra y el tamaño de la letra en impresión. 4. Vista por conversación: Esta opción permite seguir una serie de correos correspondientes a un mismo asunto, en este caso la bandeja de entrada se separa en asuntos únicos y por cada asunto se despliegan los correos como si fuese un chat. 7

8 5. Etiquetado de mensajes: Es posible asignar etiquetas a los correos electrónicos. La plataforma de correo Gtd posee una serie de etiquetas predeterminadas o personalizar etiquetas. 6. Buscador de archivos adjuntos: El motor de correo de Gtd es capaz de realizar una búsqueda específica de archivos adjuntos, para ello se debe indicar el tipo de archivo adjunto en el listado de filtros avanzados (imagen, MS Ecel, MS PowerPoint, etc) y un nombre descriptivo en el buscador. 8

9 7. Pre-visualización de archivos adjuntos: Esta característica del correo Gtd permite al usuario pre-visualizar los archivos adjuntos con tan sólo 1 click. Al hacer click en Vista previa rápidamente se abre una nueva pestaña con la versión HTML del archivo adjunto. 8. Búsquedas visuales configurables: Las búsquedas visuales corresponde a los filtros avanzados que se pueden aplicar para refinar los resultados obtenidos al realizar la búsqueda de algún correo o archivo adjunto. 9. Libreta de direcciones basada en web: La libreta de direcciones corresponde a la lista de contactos asociados a la cuenta de correo. 9

10 10. Listas de distribución personalizadas: Una lista de distribución consiste en una agrupación de direcciones de correo creada por el administrador del Servicio de Correo. De esta manera al enviar un correo a la dirección de la lista se envía un correo a todas las direcciones perteneciente a la lista. 11. Lista global de direcciones: Es posible configurar una lista global de direcciones la cual contiene totalidad de los contactos de un usuario de correo.. Esta lista se visualiza escogiendo la opción Todos en la sección de Contactos 10

11 12. Calendario basado en web: El cliente web de la plataforma de correo posee un completo calendario con todas las reuniones y citas creadas por el usuario de la cuenta. Este calendario posee una vista diaria, semanal, mensual o en formato lista. 13. Programación de recursos: Esta característica de la plataforma de correo permite visualizar en el cliente web un esquema con las tareas y citas que posee cada asistente de la reunión que se está programando. 11

12 14. Compartición de archivos y carpetas: Es posible compartir carpetas o archivos con solo hacer click derecho sobre el elemento que se desea compartir y seleccionando la acción correspondiente. 15. Aplicación tareas: Corresponde a una pestaña en el cliente web de la cuenta de correo en donde se pueden agregar tareas con su fecha de inicio, término y porcentaje avance entre otros. 12

13 16. Maletín personal/grupal: El maletín permite subir y almacenar archivos en el servidor del servicio de correo y así utilizar la casilla de correo como un servicio io de storage en la nube. 17. Firmas digitales y encriptación S/MIME: S/MIME es un método estándar de encriptación. Habilitando esta opción los correos enviados serán firmados y encriptados. Nota: El receptor debe contar con certificados para poder recibir el correo. 13

14 18. Políticas de retención: La plataforma de correo electrónico permite crear políticas de retención. Estas políticas se pueden aplicar sobre las carpetas tales como: Bandeja de entrada, Borradores, Spam, Papelera, etc. Las políticas de retención definen el tiempo que es almacenado un mensaje antes de ser eliminado. Para aplicar la política de retención sólo basta con acceder a las propiedades de la carpeta por medio de un click derecho sobre la carpeta s POP/IMAP: La plataforma de correo posee soporte para los protocolos POP3 e IMAP4. Estos protocolos permiten a los clientes desktop de correo acceder a los correos almacenados en un servidor de internet. 20. Clientes CarDAV/iCal/CalDav: La plataforma de correo posee soporte para las siguientes funcionalidades en clientes desktop: Compartir y acceder a información de contactos a través del protocolo CarDAV. Intercambio y acceso de información de calendarios por medio de los estándares ical/caldav. 21. sincronización con Outlook (MAPI): La plataforma de correo de Gtd posee un conector para Outlook que permite a los usuarios utilizar Outlook para acceder al servidor de correo de Gtd. Por medio de este conector es posible sincronizar información ión hacia y desde Outlook para su uso offline. 22. Cliente Web móvil: La plataforma de correo de Gtd posee una completa interfaz web móvil, optimizada para aprovechar los recursos de ancho de banda móvil 3G/4G y liviana para adecuarse al hardware de la mayoría de los smartphones/tablets. 14

15 23. POP/IMAP para iphone/android/smarthphones: Para aquellos usuarios que deseen movilidad, la plataforma de correo de Gtdmail permite conectarse a diversos clientes de correo para Android o iphone que utilicen los protocolos POP/IMAP. 24. Contactos CarDAV & calendario CalDAV para iphone: Para los equipos iphone es posible la compartición y acceso a contactos por medio del estándar CarDAV y la compartición y acceso de calendarios por medio del estándar CalDAV. 25. Conector para Blackberry: Por medio de este conector es posible integrar el servidor de Gtd con el servidor Blackberry Enterprise. Los beneficios principales de la integración son: Sincronización del correo, libreta de direcciones y calendario en la UI nativa de Blackberry. Sincronización para todos los dispositivos Blackberry. Acceso completo a Lista global de direcciones. Búsqueda de mensajes. Abrir/ver adjuntos. 26. Políticas de seguridad del dispositivo móvil: El administrador del correo puede configurar políticas de seguridad a los dispositivos móviles para reforzar las reglas de seguridad. Algunas de las opciones configurables para mejorar la seguridad en dispositivos móviles son las siguientes: 15

16 Limpieza remota para borrar todos los datos del dispositivo móvil si éste se perdiese o fuese robado. Políticas de encriptación S/MIME. Es posible deshabilitar el uso de la cámara, sincronización con el escritorio, bluethooth y almacenamiento etraíble. 16