BASC CAPÍTULO SANTA MARTA INFORME ANUAL DE GESTIÓN AÑO 2012 SANTA MARTA, MARZO 14 DE 2013

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2 BASC CAPÍTULO SANTA MARTA INFORME ANUAL DE GESTIÓN AÑO 2012 SANTA MARTA, MARZO 14 DE

3 Santa Marta, 14 de Marzo de 2013 Apreciados Asociados, He preparado para ustedes el presente informe de gestión, dando cumplimiento a lo estipulado en nuestros Estatutos, y de conformidad con la normatividad vigente. Este informe fue organizado en tres secciones para que todos cuenten con un panorama general World BASC Organization WBO, del Capitulo Nacional BASC Colombia y del Capitulo Regional BASC Santa Marta. Nuestra Junta Directiva y el Equipo de Trabajo de BASC Santa Marta, agradecen a todos los asociados la participación en esta Asamblea Ordinaria y los invitamos a seguir apoyando nuestras actividades durante el año 2013, donde tenemos un camino importante por recorrer, metas por alcanzar y la materialización de muchos más beneficios para ustedes NUESTROS ASOCIADOS. Bienvenidos, María Carolina Vives Noriega Directora Ejecutiva 3 2

4 CONTENIDO GENERAL PARA TENER EN CUENTA 1.1. Visión Misión Principios y valores Objetivo Principal Objetivos Específicos. LA ORGANIZACIÓN EN EL MUNDO - WORLD BASC ORGANIZATION 2.1. Asuntos Administrativos Asuntos Operativos Valor Agregado para los Asociados. LA ORGANIZACIÓN EN COLOMBIA - BASC COLOMBIA 3.1 Asuntos Administrativos Asuntos Operativos Valor Agregado para los Asociados. LA ORGANIZACIÓN EN SANTA MARTA - BASC SANTA MARTA 4.1. Asuntos Administrativos y Legales Asuntos Internos Valor Agregado para los Asociados Asuntos Financieros. 4 3

5 1.1. Visión Líderes reconocidos globalmente en la facilitación del comercio internacional mediante la administración de estándares de seguridad implementados por empresas, en coordinación con países, instituciones y organizaciones a nivel mundial Misión Facilitar y agilizar el comercio internacional mediante el establecimiento y administración de estándares y procedimientos globales de seguridad aplicados a la cadena logística, en asociación con gobiernos, autoridades y empresas a nivel mundial Valores Integridad Confidencialidad Transparencia Legalidad Credibilidad Imparcialidad Honradez 1.4. Objetivo Principal Promover el Comercio Internacional Seguro Objetivos Específicos Incentivar una cultura de seguridad y protección en el comercio internacional. Establecer y administrar el Sistema de Gestión en Control y Seguridad de la cadena logística. Trabajar en coordinación con los gobiernos y organizaciones. Fomentar alianzas estratégicas. Generar confianza y credibilidad entre empresas y gobiernos. Fortalecer cooperación entre el sector privado y gobierno. 5 4

6 2. LA ORGANIZACIÓN EN EL MUNDO - WORLD BASC ORGANIZATION 2.1. Asuntos Administrativos Organigrama Capítulos 6 5

7 2.2. Asuntos Operativos Número de empresas Certificadas por Capitulo Nacional. Capitulo Principales Ampliaciones En Proceso TOTAL Colombia Costa Rica Ecuador Salvador Guatemala México Panamá Paraguay Perú Rep. Dominicana U.S.A Venezuela WBO TOTAL EMPRESAS A CORTE 31 DE DICIEMBRE DE Participación por Sectores 7 6

8 Capacitaciones CICAB No. DE CURSOS REALIZADOS NOMBRE DEL CURSO CIUDAD/PAÍS No. DE PERSONAS 1 34 Curso Auditores Internacionales Lima Curso Auditores Internacionales Miami Actualización de Auditores Int. Miami Actualización de Auditores Int. Lima 13 5 VII SEMINARIO- CICAD/OEA- BASC San Jose, Costa Rica Actualización de Auditores Int. Cartagena 33 7 VIII SEMINARIO- CICAD/OEA- BASC Cartagena Curso Auditores Internacionales México 18 9 Curso de Auditores Internos El Paso Actualización de Auditores Int Bogotá, Colombia Auditores Internos Cuenca, Ecuador Curso Auditores Internacionales Bogotá, Colombia Curso Auditores Internacionales San Diego, USA Valor Agregado para los Asociados: Proyecto de Ampliación y Mejoramiento Base de datos empresas Certificadas SIBASC SIBASC Es un sistema integrado que suministra varias herramientas en un mismo paquete con el cual tanto capítulos como empresas (de acuerdo a los niveles de acceso) podrán obtener información sobre los procesos de capacitación, certificación, Atención al usuario y Sistemas de Gestión desarrollados por cada uno de los capítulo de BASC (Business Alliance for Secure Commerce). Estas herramientas están diseñadas para cada uno de los grupos de perfiles de usuarios. 8

9 7 Los beneficios tangibles para la organización con la implementación del SIBASC en general son: 1. Cumplimiento del Requerimiento y Compromiso ante CBP- Mejoramiento de la Base de datos WBO 2. Homologación y concentración de la información de empresas que aplican a la certificación BASC. 3. Mejoramiento de los procesos administrativos y operativos para los capítulos. 4. Automatización del proceso de expedición de certificados por parte de WBO La puesta en marcha de este proyecto será a partir del mes de enero de La información de esta sección corresponde a lo consignado en el Informe Anual de la World BASC Organization, publicado en la página Web: 9

10 8 3. LA ORGANIZACIÓN EN COLOMBIA - BASC COLOMBIA 3.1. Asuntos Administrativo Organigrama: Capítulos Regionales: Capitulo Principales Ampliaciones En Proceso TOTAL Antioquia Barranquilla Bogota Café Caldas Cartagena Centro Occidente Oriente Santa Marta Sur Occidente Totales

11 3.2. Asuntos Operativos Total auditorías realizadas: En el 2012 se realizaron auditorías, según se observa en el siguiente gráfico: AUDITORIAS REALIZADAS AÑO Total capacitaciones y eventos: El número de capacitaciones y eventos realizados a nivel nacional fue de 923, según muestra el gráfico. TOTAL CAPACITACIONES Y EVENTOS REALIZADOS AÑO Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic 1110

12 Total asistentes a capacitaciones y eventos: Durante el año 2012 asistieron participaron personas en las capacitaciones y eventos realizados por los capítulos regionales a nivel nacional, como muestra la gráfica: TOTAL ASISTENTES A CAPACITACIONES Y EVENTOS AÑO Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic 3.2. Valor Agregado para los Asociados Relaciones con Entidades y Agremiaciones DIAN Participación de la DIAN en el marco de reunión de la Junta Directiva de BASC Colombia, donde solicitaron el apoyo de BASC en la implementación del programa OEA. Adicionalmente a estas reuniones BASC Colombia asistió a la videoconferencia del 25 de septiembre sobre el OEA, en esta oportunidad se informó respecto a: Apertura y contexto procedimiento para presentación y solicitud de autorización a través del servicio informático electrónico, herramientas de soporte y ayuda para los exportadores que inicien en el proceso. Ministerio de Comercio, Industria y Turismo BASC Colombia participo en los siguientes comités: Comité intersectorial de la calidad, Comité de Gerencia de VUCE, en los cuales se trataron temas como: 1211

13 Avances en la Negociación del Acuerdo Marco de la Alianza del Pacifico Comercio sin papel certificado de origen sin digital OEA - Reconocimiento entre los países miembros. VUCE: El objetivo es buscar el intercambio de información entre las VUCE de cada país, y apoyar a nivel técnico su funcionamiento. Cooperación aduanera: Por medio del BID se está haciendo un estudio sobre los temas que deben profundizar en materia de cooperación aduanera. Gestión de riesgos: Compartir entre los países sus buenas prácticas sobre la gestión de riesgos. Desarrollo de un software que administre el riesgo. Implementar un Módulo de logística en puertos con el objetivo de eliminar trámites, costos, disminuir los tiempos y consolidar la información. Convenio para capacitar al personal de la POLAN sobre Buenas prácticas de Inspección donde se invitó a BASC Colombia junto con otros gremios para apoyar el proyecto. Capacitaciones con SEIKY sobre la VUCE y con el Sena sobre el TLC POLAN Se contó con la participación del Cr. William Valero Jefe de área Puertos y Aeropuertos de la Policía de Antinarcóticos, en varias de las reuniones realizadas en el segundo semestre del año 2012, en las que compartió la puesta en marcha del proyecto de la SALA CENSO, que consiste en la centralización de las salas de análisis regionales, contando con un sistema de red entre puertos y aeropuertos donde se va a tener todo el historial de las empresas a nivel centralizado desde la ciudad de Bogotá, por medio de un software llamado SICEX Sistema de Información de Comercio Exterior creado por la Policía Nacional. De igual manera y contando con el apoyo de la Embajada Americana se tendrá una sala alterna de monitoreo de los puertos y aeropuertos que se tiene proyectada para el próximo año. Organismo de Acreditación y Certificación ONAC BASC COLOMBIA hace parte de la Organización Nacional de Acreditación y Certificación ONAC, como asociado Adherente. BASC Colombia en Marzo de 2012 participó en la asamblea general de la ONAC y se habló sobre la intención de BASC Colombia en hacer parte del Grupo Técnico Asesor de Certificación Sistemas de Gestión. 1312

14 Embajada de los Estados Unidos de América Aduana Americana Se adelantó acercamientos con el Consejero comercial de la Embajada Americana, el director del programa NAS y con la Agregada de Aduanas de Los Estados Unidos para Colombia, quien manifestó que la Aduana Americana ha apoyado a Colombia en el desarrollo del OEA por medio de su programa C-TPAT, los cuales trabajan en la búsqueda de la seguridad de la cadena logística, d eigual forma manifestaron estar conscientes que para hacer un buen trabajo deben contar con el apoyo de entidades privadas o terceras partes quienes se convertirán en los veedores de estos programas. Cámaras Binacionales BASC Colombia adelantó acercamientos con la Cámara de Comercio e Industrias Colombo Panameña y la Cámara Colombo Japonesa para buscar proyectos que beneficien a ambas partes. La información de esta sección corresponde a lo consignado en el Informe Anual de la BASC COLOMBIA, publicado en la página Web:

15 4. LA ORGANIZACIÓN EN SANTA MARTA - BASC SANTA MARTA 4.1. Asuntos Legales y Administrativos Asuntos Legales Asambleas y Juntas Directivas En el año 2012, se realizaron 6 reuniones de Junta Directiva Ordinaria. De la misma manera, se llevó a término el día 30 de Marzo de 2012 la Asamblea General Ordinaria correspondiente al ejercicio del año 2011, cumpliendo con esto lo ordenado por los Estatutos de nuestra Organización. Estado de cumplimiento de la normatividad vigente Sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la Asociación En cumplimiento del Artículo 1 de la Ley 603 de Julio 27/2.000 podemos garantizar ante los asociados y ante autoridades que los productos protegidos por derecho de propiedad intelectual están siendo utilizados en forma legal, es decir, con el cumplimiento de las normas respectivas y con las debidas autorizaciones; y en el caso específico del Software de acuerdo con la licencia de uso que viene con cada programa. Equipo Directora Ejecutiva: Vista (TM) Home Premium Service Pack 2 - CD Key: 4GPTT- 6RYC4-F4GJK-KG77H-B9HD2; Microsoft Office Professional Edition CD Key: GWH28-DGCMP-P6RC4-6J4MT-3HFDY; 2007 Microsoft Office system - CD Key: CBKPW-D22DF-R3JHK-3WKPD-QTCQY; Microsoft Office Small Business CD Key: BYFVM-QBB2V-C8T8V-VKYP7-WXKKD. Equipo Coordinadora Administrativa: Microsoft Office ;PO ;WO: OFFICE 2000 WIN32 ENGLISH NA CVUP C. Sobre pago de obligaciones laborales, aportes al Sistema de Seguridad Social Integral En cumplimiento del Decreto 1406 de en sus Artículos 11 y 12 nos permitimos informar que la Asociación ha cumplido durante el período sus obligaciones de autoliquidación y pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral. Que los datos incorporados en las declaraciones de autoliquidación son correctos y se han determinado correctamente las bases de cotización. Que son correctos los datos sobre los afiliados al sistema. Que la Asociación como aportante se encuentra a paz y salvo por el pago de aportes al cierre del ejercicio de acuerdo con los plazos fijados. Que no existen irregularidades contables en relación con aportes al sistema, especialmente las relativas a bases de cotización, aportes laborales y aportes patronales. 1514

16 Sobre el manejo del informe de gestión De acuerdo a lo establecido en la Ley 222 de 1995 copia de este Informe de Gestión fue entregado oportunamente a la Revisoría Fiscal para que en su dictamen informe sobre su concordancia con los Estados Financieros. Asuntos Administrativos Organigrama Asociados: 1615

17 Participación por Sectores 4.2. Asuntos Internos Solicitudes de afiliación presentadas Se radicaron 7 solicitudes de afiliación, las cuales fueron estudiadas siguiendo lo establecido en nuestro procedimiento de verificación interna, estudio de seguridad y confirmación de datos con las autoridades. Teniendo en cuenta los resultados arrojados y la calificación del Comité de Afiliación y Junta Directiva se aprobó el ingreso de las 4 empresas. 1716

18 Auditorias realizadas Se realizaron un total de 53 auditorias en el año correspondientes a 32 Auditorías de Recertificación, 15 Auditorias de Ampliación de Certificados, 2 Auditorías de Certificación y 4 Auditorias Complementarias Físicas. Asociados COLSMR00001 C.I. TEQUENDAMA S.A.S. COLSMR00002 TERLICA S.A.S. COLSMR00003 C.I. LA SAMARIA S.A.S. COLSMR00004 SOCIEDAD PORTUARIA REGIONAL DE SANTA MARTA S.A. COLSMR00005 RETRAMAR S.A.S. Santa Marta COLSMR00007 CARBOGRANELES S.A. COLSMR00008 VIGINORTE LTDA. Santa Marta COLSMR00009 AGENCIA MARITIMA TRANSMARES SAS COLSMR00011 DRUMMOND LTD. COLSMR00012 CI PRODECO S.A. COLSMR00014 C.I. TECBACO S.A. DOLE COLOMBIA COLSMR00015 SERVICIOS TÉCNICOS MARÍTIMOS SAS COLSMR00018 C.I.UNIBAN S.A. Santa Marta COLSMR00019 OPERLOG S.A. COLSMR00020 VIVAC SEGURIDAD LTDA COLSMR00021 ASISMAR LTDA. COLSMR00022 EFICARGA S.A.S. COLSMR00023 ASETPOR SAS COLSMR00026 BAUPRES LTDA. COLSMR00027 OLINSA S.A. Santa Marta COLSMR00028 C.I. BANASAN S.A. COLSMR00029 INTERGLOBAL SEGURIDAD Y VIGILANCIA LTDA. COLSMR00030 LBH COLOMBIA LTDA BARRANQUILLA COLSMR00032 CELAR LTDA COLSMR00033 SEGURTRONIC LTDA COLSMR00035 ESTINORTE S.A.S. COLSMR00037 SEDICO SAS COLSMR00038 CARBOSAN LTDA COLSMR00039 MENDEZ C E HIJOS SAS COLSMR00040 C.I. ARCAS SAS COLSMR00042 AGENCIA DE ADUANAS MOVIADUANAS SAS COLSMR00043 SOCIEDAD PORTUARIA DE RIO CORDOBA S.A. COLSMR00044 SMITCO S.A. COLSMR00045 C.I. COMPRAS AMERICAS S.A.S. COLSMR00046 PILOTOS MAR CARIBE LTDA COLSMR00047 LOGISTICAS MARINAS S.A.S. COLSMR00048 MARITIMA DEL CARIBE S.A.S. (*) COLSMR00049 SOCIETY PROTECTION TECHNICS COLOMBIA LTDA COLSMR00050 TRANSMAR S LTDA COLSMR00051 SUPERPORTUARIA LTDA (*) Empresas nuevas certificadas. 1817

19 Extensiones o Sucursales 1 COLSMR00005 RETRAMAR S.A.S Barranquilla 2 COLSMR00005 RETRAMAR S.A.S Buenaventura 3 COLSMR00005 RETRAMAR S.A.S Cartagena 4 COLSMR00008 VIGINORTE LTDA. Barranquilla 5 COLSMR00008 VIGINORTE LTDA. Cartagena 6 COLSMR00008 VIGINORTE LTDA. Monteria 7 COLSMR00018 C.I.UNIBAN S.A. Urabá 8 COLSMR00027 OLINSA S.A. Barranquilla 9 COLSMR00027 OLINSA S.A. Urabá 10 COLSMR00027 OLINSA S.A. Cartagena 11 COLSMR00029 INTERGLOBAL LTDA - SMR 12 COLSMR00030 LBH COLOMBIA LTDA CARTAGENA 13 COLSMR00030 LBH COLOMBIA LTDA SANTA MARTA 14 COLSMR00030 LBH COLOMBIA LTDA TOLU - SUCRE 15 COLSMR00030 LBH COLOMBIA LTDA - BUENAVENTURA 16 COLSMR00032 CELAR LTDA SANTA MARTA Asociados en Proceso o Pre Seleccionados: LOGISNORTE SAS DARIO HERRERA G INVESTIGACIONES CI. BANARICA S.A. S.C. LINE COLOMBIA El Capítulo Regional BASC SANTA MARTA, cuenta con 37 Asociados Activos, 3 empresas para certificar en Enero de 2013, 16 Extensiones Certificadas y 4 Asociados en proceso o pre seleccionados. Capacitaciones realizadas Se realizaron 44 Capacitaciones durante el año 2012, con un total de personas capacitadas. 1918

20 4.3. Valor Agregado para los Asociados: Participación como miembro activo del Comité Intergremial del Magdalena CIMAG, donde se discuten temas de impacto para la ciudad y el departamento en atención al desarrollo económico y social. Entre otros temas tratados: Los proyectos ecoturísticos en el Parque Nacional Tayrona. / La suspensión de la licencia ambiental del Proyecto los Ciruelos. El Plan de Inversión del nuevo Aeropuerto Internacional Simón Bolívar de Santa Marta. La reconstrucción del estadio Eduardo Santos. Problemática de la vía alterna al puerto. Seguridad y Convivencia Ciudadana. Obras de Valorización y la Tasa Contributiva. Espacio Público y Centro Histórico

21 Boletines electrónicos 2012 Publicación Zona BASC 2012 Flash Informativos

22 Actividades realizadas 2012 Asociados BASC Santa Marta, curso Gestión de Riesgos Abril 18 de 2012 Comité de Buenas Prácticas para Exportadores Mayo 25 de 2012 Asociados BASC Santa Marta, curso Manejo Seguro de Contenedores Mayo 31 de 2012 Comité de Buenas Prácticas para Puerto, Operadores Portuarios Mayo 25 de 2012 Ciclo de entrenamiento Compañía Control Portuario de Santa Marta Inspección de Contenedores - Proceso de Producción y Fabricación de Empaques Junio 12, 19 y 25, Julio 09 de 2012 Curso In House Sociedad Portuaria de Santa Marta Septiembre 6 y 7 de 2012 Curso Auditores Internos y Actualización de Auditores Internos BASC Versión Agosto 28, 29, 30 y 31de

23 Charla de sensibilización Área de prevención Policía Antinarcóticos BAUPRES LTDA. Abril 18 de 2012 Charla de sensibilización Área de prevención Policía Antinarcóticos - CELAR LTDA. INTERGLOBAL LTDA. Octubre 11 de 2012 Charlas de sensibilización BASC SOCIEDAD PORTUARIA DE RIO CÓRDOBA, Septiembre 11 de 2012 Charla de prevención SIJIN CELAR LTDA.- INTERGLOBAL LTDA. Mayo 9 de 2012 Charla de prevención GRUPO GAULA EJÉRCITO - C.I. PRODECO S.A. Julio 21 y 31, Agosto 1 de 2012 Agradecimientos BASC Capítulo Santa Marta, agradece a las autoridades por su apoyo y colaboración durante el año Agradecemos de manera especial a: Capitán WILLIAM GAMBOA, Comandante SIJIN 2012 Mayor EDWIN MENESES, Comandante Compañía Control Portuario de Santa Marta 2012 Intendente LUZ ENEIDA LONDOÑO, Área de Prevención. Intendente WALTER ALEAN, Unidad de Antiexplosivos SIJIN. Subintendente YADIL BELLO, Área de Prevención. Mayor Santiago García Cortés, Comandante Grupo GAULA Magdalena. Subintendente CARLOS VILLAMIL, Área de Prevención. Teniente Erick Baron, Grupo GAULA. 2322

24 Programa de Capacitaciones Vigencia 2013 PROGRAMA DE CAPACITACIONES BASC CAPÍTULO SANTA MARTA 2013 MODALIDAD VIRTUAL Nombre del curso Intensidad Fecha Asociados de Negocios (Clientes y Proveedores) 2 Horas Marzo 05 Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora 4 Horas Marzo 12 Gestión de Continuidad de Negocio SGCN ISO Horas Marzo 13 y 18 Planes de Emergencia y Contingencia 2 Horas Marzo 26 Evaluación de Riesgos en la Cadena de Suministros 8 Horas Abril 1 y 12 Sellos de Alta Seguridad Norma Horas Abril 2 Revisión Gerencial 2 Horas Abril 9 Controles de Acceso Físico 2 Horas Abril 16 Identificación de Carga Ilícita 8 Horas Abril 15 y 17 Visite nuestro listado de cursos CICAB:

25 4.4. Asuntos Financieros Dictamen del Revisor Fiscal Santa Marta, Marzo 14 del 2013 Señores. BUSINESS ALLIANCE FOR SECURE COMERCE - BASC CAPITULO SANTA MARTA Ciudad A la Asamblea General de Asociados del BASC CAPITULO SANTA MARTA He examinado el Balance General del BASC CAPITULO SANTA MARTA. al 31 de Diciembre de 2012, en forma comparativa con el año 2011 Y el correspondiente Estado de Resultados, por los años terminados en esa fecha y las revelaciones hechas a través de las Notas que han sido preparadas como lo establecen las normas vigentes en esa materia. Dichos Estados Financieros fueron preparados y certificados bajo la responsabilidad de la Administración. Una de mis funciones es la de expresar una opinión sobre dichos Estados Financieros y si entre ellos existe la debida concordancia. Mi examen fue practicado de acuerdo con normas de auditoria generalmente aceptadas y en consecuencia, incluyó la obtención de la información necesaria para el fiel cumplimiento de mis obligaciones. Preciso informar que se hicieron pruebas de los documentos y registros de contabilidad, y se aplicaron otros procedimientos de Auditoria. En mi opinión, los Estados Financieros arriba mencionados; tomados fielmente de los libros y adjuntos a éste informe, presentan, razonablemente la Situación Financiera del BASC CAPITULO SANTA MARTA, al 31 de Diciembre de 2012, los Resultados de sus operaciones, y los Cambios en el Patrimonio, por el año terminado en esa fecha (2012), todo ello, de conformidad con las normas de contabilidad generalmente aceptadas y aplicadas uniformemente. 2524

26 Examiné el informe de gestión preparado por la Dirección Ejecutiva, en cumplimiento del articulo 38 de la ley 222 de En mi concepto, existe la debida concordancia entre las cifras presentadas en dicho informe y las reflejadas en los estados financieros y sus notas a 31 de diciembre de 2012; de igual forma preciso que la información contenida en las declaraciones de autoliquidación por concepto de aportes al sistema y lo correspondiente a los ingresos base de cotización, son correctos y se pagaron en su oportunidad, así como el cumplimiento de lo estipulado con las obligaciones contenidas en la Ley 603 de 2000, en lo referente con la protección a la propiedad intelectual por lo que manifestamos que la entidad se acogen a las normas de protección intelectual y derechos de autor. Basado en el alcance de mi examen, conceptúo que la contabilidad se lleva conforme a las normas legales y a la técnica contable; que las operaciones registradas y los actos de los administradores se ajustan a los estatutos de la entidad, a las disposiciones de la Asamblea General y a las decisiones de la Junta Directiva. Que la correspondencia, los comprobantes de las cuentas y los libros de actas se llevan y conservan debidamente; que existen medidas adecuadas de control interno; Además es apta la conservación y custodia de los bienes de la entidad ó de terceros eventualmente en su poder. EDUARDO LOPEZ DE MEZA P. Revisor Fiscal - T.P. No T Si desea obtener más información sobre los Estados Financieros contacte al Capítulo BASC Santa Marta. 2625