ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN PLAN OPERATIVO INFORMÁTICO

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1 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN PLAN OPERATIVO INFORMÁTICO ÁREA DE INFORMÁTICA

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3 I. Misión de la Dirección o Gerencia Informática Somos la unidad encargada brindar soluciones tecnológicas mediante la implementación de sistemas de información que ayuden a la toma de decisiones de las unidades organizacionales de la institución y en especial a la defensa del patrimonio documental archivístico, proporcionado los medios tecnológicos necesarios para su identificación, registro y puesta al servicio de la comunidad. Somos además el área encargada de asegurar la operatividad tecnológica mediante el mantenimiento preventivo y correctivo de los recursos informáticos, brindando además asesoramiento a los usuarios de la institución. II. Visión de la Dirección o Gerencia Informática Lograr que el Archivo General de la Nación sea una institución líder y eficiente del Sistema Nacional de Archivos, en base a una tecnología gradual y sostenida con aplicación de la informática al servicio de la sociedad. 3

4 III. Situación Actual - Localización y dependencia estructural y/o funcional El Área de Informática depende funcionalmente de la Jefatura Institucional. IV. Situación Actual - Recursos Humanos SUB - ÁREAS Área de Informática Nº CARGOS CANTIDAD 1 Encargado 1 2 Desarrollo de aplicaciones 1 3 Soporte Técnico 2 4

5 V. Situación Actual - Recursos Tecnológicos e Informáticos existentes a) Hardware Nº HARDWARE CANTIDAD Servidores 1 Servidor de datos 2 2 Servidor de Telefonía IP 2 3 Sevidor de imágenes (NAS) 1 Computadoras personales 4 Computadoras de escritorio 230 Impresoras 5 Impresoras 49 Scanner 6 Scanner 7 Otros 7 Access point 4 8 Router 5 9 Switch Teléfonos IP 44 5

6 b) Software Nº SOFTWARE CANTIDAD Sistemas Operativos 1 Microsoft Windows (XP, 7 y 8) Windows 2003 Server 3 Motores de Base de Datos 3 MySQL 2 De Oficina 4 Microsoft Office (2003, 2007 y 2010) 230 6

7 b) Conectividad Nº CONECTIVIDAD CANTIDAD Switches 1 Switch 24 Router 2 Router 5 Wireless 3 Access Point 4 7

8 VI. Situación Actual - Problemática Actual DEBILIDADES Nº LISTADO DE DEBILIDADES 1 El Área de Informática no forma parte de estructura orgánica del AGN. Las actividades se ejercen a nivel de funciones. 2 No se le asigna presupuesto. 3 No se cuenta con una adecuada infraestructura, equipamiento, mobiliario y materiales para dar un eficiente servicio de soporte técnico en las cuatro sedes del AGN. 4 Limitado personal para atender requerimientos de desarrollo de aplicaciones y soporte técnico en las cuatro sedes del AGN. 5 Personal informático poco capacitado. 6 Personal con bajo nivel remunerativo 7 Limitado presupuesto no permite contratar profesionales calificados e implementar los sistemas automatizados. 8 Falta de procedimientos, directivas y normatividad de carácter archivístico lo cual impide el desarrollo de aplicativos informáticos destinados a órganos de línea. 9 Ausencia de un plan de capacitación institucional donde contemple la capacitación del personal de informática. 10 Procedimientos deficientes en áreas administrativas para desarrollar labores en conjunto. 8

9 VI. Situación Actual - Problemática Actual FORTALEZAS Nº LISTADO DE FORTALEZAS 1 Renovado parque informático (Computadoras e impresoras en áreas administrativas y órganos de línea). 9

10 VI. Situación Actual - Problemática Actual AMENAZAS Nº LISTADO DE AMENAZAS 1 Rigidez de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado impide obtener el mejor producto o solución en beneficio de la institución. 2 Fuga de talentos por demanda externa y bajos sueldos 3 Altos costos de capacitación. 10

11 VI. Situación Actual - Problemática Actual OPORTUNIDADES Nº LISTADO DE OPORTUNIDADES 1 Poco requerimiento de software complejo para el apoyo a actividades de órganos administrativos. 11

12 VII. Alineamiento con el Plan Estratégico Institucional y Sectorial - Objetivos Sectoriales Nº LISTADO DE OBJETIVOS 1 Institucionalizar los derechos de los pueblos indígenas y población afroperuana. 2 Construir una ciudadania intercultural y evitar la discriminación étnico racial. 3 Identificar, proteger, salvaguardar y promover el Patrimonio Cultural de la Nación. 4 Promover las industrias culturales y Artes Nacionales. 5 Estimular la creación y difusión del arte y la cultura a la mayor cantidad de población. 6 Fortalecimiento de la gestión institucional. 12

13 VIII. Alineamiento con el Plan Estratégico Institucional y Sectorial - Objetivos Institucionales Nº LISTADO DE OBJETIVOS 1 Reforzar el desarrollo del Sistema Nacional de Archivos a través de la normatividad archivística y reuniones técnicas en materia archivística a nivel nacional, para mejorar la gestión de los archivos del Sector Público y Privado. 2 Continuar con la modernización de la organización y conservación del Patrimonio Documental de la Nación, para mejorar los servicios y ampliar la difusión archivística a la población en general. 3 Asegurar una sólida formación académica y técnica especializada del personal archivero del país a través de la Escuela Nacional de Archiveros. 13

14 IX. Alineamiento con el Plan Estratégico Institucional y Sectorial - Objetivos Especificos Nº LISTADO DE OBJETIVOS 1 Continuar con el empleo de la tecnología para una mejor performance en el procesamiento de datos en los servicios que brinda la institución y tareas administrativas 2 Como ente rector del SNA, el área de informática en coordinación con los órganos de línea de la institución, elaborarán normas y lineamientos relacionados a la tecnología aplicada a los archivos a nivel nacional. 3 Mejorar la custodia y conservación del Patrimonio Documental de la Nación, a través de la aplicación de la informática para su identificación y registro por parte del AGN y del Sistema Nacional de Archivos. 4 Mejorar los servicios prestados a la comunidad con el uso de nuevas tecnologías y/o herramientas Informáticas. 14

15 X. Estrategias para el logro de las metas del Plan Operativo Informático ESTRATEGIAS Nº LISTADO DE ESTRATEGIAS 1 - Desarrollo de acciones para mejorar la gestión del Área de Informática, implementando mecanismos para la aplicación de directivas relacionadas a la seguridad de la información y uso de recursos informáticos, así como en la Administración del Software en el Archivo General de la Nación 2 Centrar los esfuerzos en el desarrollo de aplicativos para el apoyo a la gestión de los órganos de línea, definiendo las estructuras, metodologías, normas y manuales para la implementación de un sistema único de administración de fondos y servicios documentales. 3 Mejorar los canales de difusión y comunicación con los usuarios externos, proporcionando, por medio de recursos tecnológicos, información de carácter institucional, normativo y actividades, facilitando el acceso a los servicios que ofrece el AGN así como a los instrumentos descriptivos de los fondos documentales. 4 Apoyar en mejorar la infraestructura y equipamiento tecnológico. 5 Apoyar en la capacitación y adiestramiento en la seguridad y uso de recursos informáticos. 15

16 XI. Programación de Actividades y/o Proyectos Informáticos I. Denominación de la actividad o proyecto Orden 1 Mejoramiento de los medios de consulta de instrumentos descriptivos de la Dirección Nacional de Archivo Histórico, Dirección de Archivo Notarial y Judicial y Dirección de Archivos Públicos. (web y en estaciones de consulta) Descripción del proyecto: La actividad consiste en la implementación de espacios y de diferentes recursos tecnológicos, virtuales o presenciales, en los cuales se ponga a disposición de los usuarios e investigadores los instrumentos descriptivos elaborados por las diferentes direcciones y demás material de interés al público en general. TIPO: TIPO DE ORIENTACION: 8 Prioridad: II. Datos Generales 2.1 Unidad Ejecutora: Proyecto Orientado al ciudadano Área de Informática, Dirección Nacional de Archivo Histórico, Dirección de Archivo Notarial y Judicial y Dirección de Archivos Públicos. 2.2 Duración: 2.3 Costo Total: 0 Fec. Inicio 06/05/2013 Fec. Fin 30/08/2013 III. Del proyecto 3.1 Descripción de la Actividad/proyecto: La actividad consiste en la implementación de espacios y de diferentes recursos tecnológicos, virtuales o presenciales, en los cuales se ponga a disposición de los usuarios e investigadores los instrumentos descriptivos elaborados por las diferentes direcciones y demás material de interés al público en general. 3.2 Objetivos de la actividad/proyecto: Contar con un centro de información especializado y accesible al público en general en el cual se brinden, de manera ordenada, completa y uniforme, información de los diferentes fondos documentales del AGN empleando diferentes herramientas de índole tecnológica. IV. Meta Anual 60 V. Cobertura de Acción Institucional VI. Instituciones Involucradas Archivo General de la Nación VII. Productos Finales Módulo de consulta con bases de datos de los instrumentos descriptivos de los fondos documentales. VIII. Usuarios de Productos Finales Público en General Usuarios: Numero de Usuarios Beneficiados 12 Numero de Usuarios que demandan 12 16

17 I. Denominación de la actividad o proyecto Orden 2 Sistema de Indexación del Fondo Documental de Registros Civiles Descripción del proyecto: En el año 2009 se desarrolló un sistema informático para realizar el ingreso de registros del fondo documental de Registros Civiles, el cual se encuentra bajo la custodia de la Dirección de Archivos Públicos. A la fecha se encuentran aproximadamente de registros en la base de datos.por otro lado, Family Search en convenio con el AGN desde el año 2006 viene realizando la digitalización de cada pieza documental del fondo documental de Registros Civiles, cuyas imágenes se guardan en discos duros externos en un formato de alta resolución.cabe señalar que la indexación solo involucra las imágenes de las partidas de nacimiento de Lima Metropolitana. TIPO: TIPO DE ORIENTACION: 7 Prioridad: II. Datos Generales 2.1 Unidad Ejecutora: Proyecto Orientado a la Gestión Interna Dirección Nacional de Archivo Intermedio y Desarrollo Archivístico, Dirección de Archivos Públicos y Área de Informática 2.2 Duración: 2.3 Costo Total: 0 Fec. Inicio 01/03/2013 Fec. Fin 30/04/2013 III. Del proyecto 3.1 Descripción de la Actividad/proyecto: En el año 2009 se desarrolló un sistema informático para realizar el ingreso de registros del fondo documental de Registros Civiles, el cual se encuentra bajo la custodia de la Dirección de Archivos Públicos. A la fecha se encuentran aproximadamente de registros en la base de datos.por otro lado, Family Search en convenio con el AGN desde el año 2006 viene realizando la digitalización de cada pieza documental del fondo documental de Registros Civiles, cuyas imágenes se guardan en discos duros externos en un formato de alta resolución.cabe señalar que la indexación solo involucra las imágenes de las partidas de nacimiento de Lima Metropolitana. 3.2 Objetivos de la actividad/proyecto: El presente proyecto busca culminar el proceso de indexación de las imágenes con los registros ingresados en el Sistema de Registros Civiles. IV. Meta Anual 100 V. Cobertura de Acción Institucional VI. Instituciones Involucradas Archivo General de la Nación - Sociedad Genealógica de Utah VII. Productos Finales Imágenes indexadas al Sistema de Registros Públicos Partidas de Nacimiento de Lima Metropolitana. VIII. Usuarios de Productos Finales Personal de Archivos Públicos. Usuarios: Numero de Usuarios Beneficiados 8 Numero de Usuarios que demandan 8 17

18 I. Denominación de la actividad o proyecto Orden 3 Actualización de inventario de software y hardware de equipos de cómputo del AGN Descripción del proyecto: Controlar todos los recursos conformantes del parque informático institucional, tanto hardware como software, indicando sus características e historial de operaciones de mantenimiento y reparaciones hechas, así como los datos de los usuarios que han hecho uso del mismo. Durante el presente año se implementará este sistema, ingresando al sistema todos los recursos de cómputo, software y licencias del parque informático del AGN. TIPO: TIPO DE ORIENTACION: 7 Prioridad: II. Datos Generales 2.1 Unidad Ejecutora: Área de Informática 2.2 Duración: 2.3 Costo Total: 0 Actividad Orientado a la Gestión Interna Fec. Inicio 01/10/2013 Fec. Fin 20/12/2013 III. Del proyecto 3.1 Descripción de la Actividad/proyecto: Controlar todos los recursos conformantes del parque informático institucional, tanto hardware como software, indicando sus características e historial de operaciones de mantenimiento y reparaciones hechas, así como los datos de los usuarios que han hecho uso del mismo. Durante el presente año se implementará este sistema, ingresando al sistema todos los recursos de cómputo, software y licencias del parque informático del AGN. 3.2 Objetivos de la actividad/proyecto: Mantener bajo control todos los recursos informáticos del Archivo General de la Nación, conociendo sus principales características e historial de mantenimiento a fin de realizar una eficiente administración de los mismos. IV. Meta Anual 100 V. Cobertura de Acción Institucional VI. Instituciones Involucradas Archivo General de la Nación VII. Productos Finales Sistema de inventario de software y hardware de equipos de cómputo del AGN VIII. Usuarios de Productos Finales Área de Informática Usuarios: Numero de Usuarios Beneficiados 3 Numero de Usuarios que demandan 3 18

19 I. Denominación de la actividad o proyecto Orden 4 Charla informativa: Seguridad de la información y uso de recursos informáticos en el Archivo General de la Nación Descripción del proyecto: Charla de capacitación orientada a hacer conocer a todos los trabajadores del AGN sobre la seguridad de la información y el uso correcto de los recursos informáticos. TIPO: TIPO DE ORIENTACION: 8 Prioridad: II. Datos Generales 2.1 Unidad Ejecutora: Área de Informática 2.2 Duración: 2.3 Costo Total: 0 Actividad Capacitacion Fec. Inicio 19/07/2013 Fec. Fin 19/07/2013 III. Del proyecto 3.1 Descripción de la Actividad/proyecto: Charla de capacitación orientada a hacer conocer a todos los trabajadores del AGN sobre la seguridad de la información y el uso correcto de los recursos informáticos. 3.2 Objetivos de la actividad/proyecto: Fortalecer los mecanismos de seguridad de la información y cuidados que el personal debe tener en el uso de los recursos informáticos del AGN. IV. Meta Anual 100 V. Cobertura de Acción Institucional VI. Instituciones Involucradas Archivo General de la Nación VII. Productos Finales Personal capacitado en la Seguridad de la información y uso de recursos informáticos en el Archivo General de la Nación VIII. Usuarios de Productos Finales Trabajadores del AGN Usuarios: Numero de Usuarios Beneficiados 150 Numero de Usuarios que demandan 3 19

20 I. Denominación de la actividad o proyecto Orden 5 Charla informativa: Administración del Software en el Archivo General de la Nación Descripción del proyecto: Charla de capacitación orientada a hacer conocer a todos los trabajadores del AGN aspectos relacionados a la Administración del Software en el Archivo General de la Nación. TIPO: TIPO DE ORIENTACION: 7 Prioridad: II. Datos Generales 2.1 Unidad Ejecutora: Área de Informática 2.2 Duración: 2.3 Costo Total: 0 Actividad Orientado a la Gestión Interna Fec. Inicio 18/10/2013 Fec. Fin 18/10/2013 III. Del proyecto 3.1 Descripción de la Actividad/proyecto: Charla de capacitación orientada a hacer conocer a todos los trabajadores del AGN aspectos relacionados a la Administración del Software en el Archivo General de la Nación. 3.2 Objetivos de la actividad/proyecto: Dar a conocer a los trabajadores del AGN las medidas adoptadas en el uso de los programas de software utilizados en el Archivo General de la Nación para que estos cumplan con las disposiciones de legalidad, formalidad y disponibilidad de licencias correspondientes, así como las obligaciones y el rol que cada uno desempeña en este proceso. IV. Meta Anual 100 V. Cobertura de Acción Institucional VI. Instituciones Involucradas Archivo General de la Nación VII. Productos Finales Personal capacitado en la Administración del Software en el Archivo General de la Nación. VIII. Usuarios de Productos Finales Trabajadores del AGN Usuarios: Numero de Usuarios Beneficiados 150 Numero de Usuarios que demandan 3 20

21 I. Denominación de la actividad o proyecto Orden 6 Elaboración y ejecución del Plan de Mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de cómputo del AGN Descripción del proyecto: El mantenimiento preventivo y correctivo en los equipos de cómputo se realiza con el fin de prevenir y minimizar los riesgos de fallas mediante el reemplazo, ajuste o limpieza de aquellos componentes de mayor uso o desgaste tienen.se espera brindar este servicio por lo menos 1 vez al año a todas las computadoras operativas y cuyo periodo de garantía hayan sido vencidos.este servicio de mantenimiento preventivo ayuda a extender la vida útil de la PC, y mantenerla operando por más tiempo, evitando una costosa reparación. TIPO: TIPO DE ORIENTACION: 9 Prioridad: II. Datos Generales 2.1 Unidad Ejecutora: Área de Informática 2.2 Duración: 2.3 Costo Total: 0 Actividad Orientado a la Gestión Interna Fec. Inicio 01/10/2013 Fec. Fin 06/12/2013 III. Del proyecto 3.1 Descripción de la Actividad/proyecto: El mantenimiento preventivo y correctivo en los equipos de cómputo se realiza con el fin de prevenir y minimizar los riesgos de fallas mediante el reemplazo, ajuste o limpieza de aquellos componentes de mayor uso o desgaste tienen.se espera brindar este servicio por lo menos 1 vez al año a todas las computadoras operativas y cuyo periodo de garantía hayan sido vencidos.este servicio de mantenimiento preventivo ayuda a extender la vida útil de la PC, y mantenerla operando por más tiempo, evitando una costosa reparación. 3.2 Objetivos de la actividad/proyecto: Mejorar las condiciones de operación de los equipos de cómputo del AGN disminuyendo de esta forma los daños producidos por falta de limpieza y desgaste del equipo. IV. Meta Anual 100 V. Cobertura de Acción Institucional VI. Instituciones Involucradas Archivo General de la Nación VII. Productos Finales Correcto funcionamiento de equipos de cómputo VIII. Usuarios de Productos Finales Trabajadores del AGN Usuarios: Numero de Usuarios Beneficiados 150 Numero de Usuarios que demandan 3 21

22 I. Denominación de la actividad o proyecto Orden 7 Plan de Contingencia Informático Descripción del proyecto: Elaborar el Plan de Contingencia informático el cual deberá reunir un conjunto de procedimientos alternativos para facilitar el normal funcionamiento de las Tecnologías de Información y de Comunicaciones TICs del AGN, en caso que algunos de sus componentes o servicios se vea afectado negativamente por causa de algún incidente interno o externo a la organización. TIPO: TIPO DE ORIENTACION: Prioridad: 10 II. Datos Generales 2.1 Unidad Ejecutora: Área de Informática 2.2 Duración: 2.3 Costo Total: 0 Proyecto Normativas Fec. Inicio 06/05/2013 Fec. Fin 28/06/2013 III. Del proyecto 3.1 Descripción de la Actividad/proyecto: Elaborar el Plan de Contingencia informático el cual deberá reunir un conjunto de procedimientos alternativos para facilitar el normal funcionamiento de las Tecnologías de Información y de Comunicaciones TICs del AGN, en caso que algunos de sus componentes o servicios se vea afectado negativamente por causa de algún incidente interno o externo a la organización. 3.2 Objetivos de la actividad/proyecto: Garantizar la continuidad de las actividades del AGN, ante eventos que podrían alterar el normal funcionamiento de la plataforma tecnología de la Información y Comunicaciones - TICs, a fin de minimizar los riesgos críticos o de emergencia, así como responder de forma inmediata hacia la recuperación de las actividades normales. IV. Meta Anual 100 V. Cobertura de Acción Institucional VI. Instituciones Involucradas Archivo General de la Nación VII. Productos Finales Plan de Contingencia informático VIII. Usuarios de Productos Finales Oficina Técnica Administrativa - Área de Informática - Oficina de Abastecimiento Usuarios: Numero de Usuarios Beneficiados 150 Numero de Usuarios que demandan 4 22

23 23

24 XII. Ficha Técnica para la programación de Adquisiciones Informáticas a) Adquisición de Hardware Nº HARDWARE PRESUPUESTO CANTIDAD FINANCIAMIENTO Otros 1 Ninguno 0 0 Otros Presupuesto Total Asignado: S/. 0 24

25 b) Adquisición de Equipos de Comunicación Nº HARDWARE PRESUPUESTO CANTIDAD FINANCIAMIENTO 1 Ninguno 0 0 Otros Presupuesto Total Asignado: S/. 0 25

26 c) Adquisición de Sistemas de Seguridad en Redes y Datos Nº HARDWARE PRESUPUESTO CANTIDAD FINANCIAMIENTO 1 Ninguno 0 0 Otros Presupuesto Total Asignado: S/. 0 26

27 d) Adquisición de Software Nº SOFTWARE PRESUPUESTO CANTIDAD FINANCIAMIENTO 1 Ninguno 0 0 Otros Presupuesto Total Asignado: S/. 0 27

28 e) Desarrollo de Sistemas Nº SOFTWARE PRESUPUESTO FINANCIAMIENTO Sistema de Información Orientado a la Gestión Interna 1 Mejoramiento de los medios de consulta 0 Propio de instrumentos descriptivos Tipo de Coneccion: Red Tipo de Desarrollo: Propios Tipo de Ambito: Intranet 2 Sistema de Indexación del Fondo 0 Propio Documental de Registros Civiles Tipo de Coneccion: Red Tipo de Desarrollo: Propios Tipo de Ambito: Intranet Presupuesto Total Asignado: S/. 0 28

29 f) Adquisiciones de Servicios Informáticos Nº SOFTWARE PRESUPUESTO 1 Soporte técnico 2400 Fecha de Inicio 01/01/2013 fecha de Fin 28/02/2013 Presupuesto Total Asignado: S/. 2,400 29

30 g) Recursos Humanos a contratar SUB - ÁREAS Área de Informática Nº CARGOS CANTIDAD PRESUPUESTO 1 Personal de área

31 h) Capacitación y Fortaleza Institucional Nº CAPACITACION PRESUPUESTO FINANCIAMIENTO Sistema de Información al personal informático 1 Ninguno 0 Propio Fecha de Inicio 01/01/2013 fecha de Fin 31/12/2013 Tipo de Capacitacion: a Personal Informatico Presupuesto Total Asignado: S/. 0 31

32 i) Consolidado de Proyectos a ejecutarse Nº PROYECTOS PRESUPUESTO Propio 1 Actualización de inventario de software y hardware de equipos de cómputo del 0 AGN 2 Charla informativa: Administración del Software en el AGN 0 3 Charla informativa: Seguridad de la información y uso de recursos informáticos en 0 el AGN" 4 Elaboración y ejecución del Plan de Mantenimiento preventivo y correctivo de 0 equipos de cómputo del 5 Mejoramiento de los medios de consulta de instrumentos descriptivos 0 6 Plan de Contingencia Informático 0 7 Sistema de Indexación del Fondo Documental de Registros Civiles 0 Presupuesto Total Asignado: S/. 0 32

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