SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE CALIDAD EN LA UNIVERSIDAD DEL VALLE OFICINA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL

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1 MODELO METODOLÓGICO SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE CALIDAD EN LA UNIVERSIDAD DEL VALLE OFICINA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL Santiago de Cali, Enero de 2008

2 Rectoría Iván Enrique Ramos Calderón, Rector Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional Profesor Luis Carlos Castillo Gómez. Representante de la Dirección Equipo Coordinador de Implantación Profesora Miriam Escobar, Directora de Extensión y Educación Continua Ingeniera Claudia Milena Muñoz P., Coordinadora de Área de Calidad y Mejoramiento Ingeniera Constanza Gutiérrez, Profesional del Área de Calidad y Mejoramiento Ingeniera María Carolina Londoño, Contratista Colaboradores Contratistas Ingeniera Betsy Paola Ramírez. Ingeniera Diana Carolina Rodríguez Ingeniero Paulo Cesar Román Ingeniero Edgar Hernando Muñoz El contenido de este documento puede reproducirse total o parcialmente citando la fuente. Consúltelo en Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional Área de Calidad y Mejoramiento Ciudad Universitaria Meléndez Edificio 301- Oficina er. Piso Tele Fax: Cali, Colombia Enero de 2008

3 Tabla de Contenido MODELO GICUV OBJETIVO GENERAL ADOPCIÓN del sistema de gestión de la calidad en la UNIVERSIDAD del valle Calidad APROXIMACIÓN AL CONCEPTO DE CALIDAD EL CONCEPTO DE CALIDAD EL CONCEPTO DE CALIDAD EN LA EDUCACIÓN SUPERIOR LA CALIDAD PARA LA UNIVERSIDAD DEL VALLE Sistema SISTEMA ORGANIZATIVO SISTEMAS DE GESTIÓN SISTEMAS DE GESTIÓN EN EL ESTADO COLOMBIANO Sistema de Gestión de la Calidad SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y DEL CONTROL PARA EL ESTADO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD EN LA UNIVERSIDAD DEL VALLE ARTICULACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE CALIDAD Y DE CONTROL Componentes del Sistema de Gestión de Calidad y de Control AUTOEVALUACIÓN Y ACREDITACIÓN INSTITUCIONAL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO NORMA TÉCNICA DE CALIDAD PARA LA GESTIÓN PÚBLICA SISTEMA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO Articulación de los Componentes del GICUV...17

4 3.3.1 ARTICULACIÓN DEL MECI:2005 Y LA NTC GP 1000: MATRIZ DE INTEGRACIÓN NTCGP:1000 MECI- EVIDENCIAS Y PRODUCTOS MODELO GICUV El Control Total de Calidad empieza con educación y termina con educación. Para promoverlo con la participación de todos, hay que dar educación en Control de Calidad a todo el personal, desde el presidente hasta los operarios. El Control de Calidad es una revolución conceptual en la administración; por tanto hay que cambiar los procesos de raciocinio de todos los empleados. Para lograrlo es preciso repetir la educación una y otra vez." Kaoru Ishikawa 1 El concepto de calidad aplicado al servicio público de la educación superior hace referencia a la síntesis de características que permiten reconocer un programa académico específico o una institución de determinado tipo y hacer un juicio sobre la distancia relativa entre el modo como en esa institución o en ese programa académico se presta dicho servicio y el óptimo que corresponde a su naturaleza. La Universidad del Valle con la implantación del Sistema de Gestión Integral de Calidad integra, a partir del proceso de Autoevaluación y Calidad Académica, al Modelo Estándar de Control Interno MECI -, la Norma Técnica de Calidad - NTCGP: y el Sistema de Desarrollo Administrativo SISTEDA con el objeto de lograr de manera óptima el cumplimiento de sus fines misionales y su compromiso con la excelencia académica. La Gestión de la Calidad nace en las entidades de la Rama Ejecutiva del Poder Público, por medio de la Ley 872 de Ante todo, se debe tener en cuenta que es necesario concebir una organización en el marco conceptual de la gestión de la calidad, que tiene como propósito que ésta se desarrolle de manera sistemática y armónica, entendido este desarrollo como el logro de la mayor satisfacción social de las necesidades de la comunidad. El Sistema de Gestión de la Calidad es una herramienta útil para el logro de los objetivos institucionales en términos de satisfacción de los usuarios y sus partes interesadas; es por ello que, para su implantación, se enmarca dentro de unas fases o etapas que deben 1 Sistema Nacional de Acreditación Lineamientos para la Acreditación de Programas. Consejo Nacional de Acreditación. Agosto de 2003.

5 comenzar por saber la situación actual de la entidad frente al cumplimiento de lo dispuesto en la norma técnica de calidad. Si bien el Departamento Administrativo de la Función Pública, ha diseñado una cartilla mediante la cual se hace la Armonización de los Sistema MECI-NTC:GP1000 y se establecen productos que garantizan compatibilidad y complementaridad, la Universidad del Valle ha diseñado su propio sistema, acorde con su naturaleza y los sistemas de gestión que ya están funcionando en su Institución. Es por esto que, La Universidad del Valle integra las normas MECI-NTCGP:1000 al Sistema de Autoevaluación y Acreditación Institucional y formula los cinco elementos del Sistema de Desarrollo Administrativo SISTEDA como elementos que se evidencian en la mplantación de GICUV. El presente documento describe los requerimientos por parte del Sistema Integrado y cómo se dará respuesta a cada uno de ellos por medio de evidencias representadas en registros o documentos que pertenecen a la estructura procedimental o productos que se elaborarán como resultado de la implementación del GICUV. 1. OBJETIVO GENERAL Establecer el modelo metodológico del Sistema de Gestión Integral de Calidad GICUV -, en concordancia con los lineamientos Institucionales planteados en la Resolución 847 de Marzo 4 de 2008 GICUV. 2. ADOPCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD EN LA UNIVERSIDAD DEL VALLE 2.1 Calidad Aproximación al concepto de calidad 2 La calidad, en un primer sentido, se entiende como aquello que determina la naturaleza de algo, como aquello que hace de algo lo que ese algo es. La calidad expresa, en este primer sentido, la identidad de algo como síntesis de las propiedades que lo constituyen. Lo que algo es, la calidad que lo distingue, es el resultado de un proceso histórico. Así, se habla, por ejemplo, de la calidad de hombre libre que una sociedad reconoce a sus miembros o de la calidad de Rector que alguien ostenta en un momento de su vida. En un segundo sentido, la calidad de algo es la medida en que ese algo se aproxima al prototipo ideal definido históricamente como realización óptima de lo que le es propio según el género al que pertenece. En este segundo sentido se habla, por ejemplo, de una institución o de un programa académico de alta calidad. De lo anterior se desprende que la calidad se refiere tanto a la posibilidad de distinguir algo como perteneciente a un determinado género como a la posibilidad de distinguir entre los distintos miembros de un género y entre ellos y el prototipo ideal definido para ese género. 2 Sistema Nacional de Acreditación Lineamientos para la Acreditación de Programas. Consejo Nacional de Acreditación. Agosto de 2003

6 2.1.2 El Concepto de Calidad El conjunto de las normas que en materia de calidad ha expedido el Estado Colombiano evidencia su interés por el mejoramiento de la calidad del servicio educativo. Este interés coincide con la toma de conciencia de las instituciones de educación superior acerca de la importancia de rendir cuentas ante los usuarios y la sociedad sobre el grado en que ellas se aproximan al nivel de desempeño esperable que corresponde a su naturaleza. El logro y preservación de la calidad es entonces un reto en materia de educación superior; él anima la acción del Estado y convoca la voluntad de las instituciones. Manejar a cabalidad el concepto de calidad no es fácil, en virtud de la complejidad que la comprensión del concepto encierra y del sinnúmero de determinantes que la afectan; unos, dependientes de las condiciones internas de las instituciones; otros, relacionados estrechamente con el contexto global en que ellas se encuentran. Al estudiar la literatura y al observar las experiencias de otros países en materia de evaluación de la calidad, se advierte que, en muchos casos, se utilizan modelos basados en uno solo de los aspectos que la constituyen. Así, por ejemplo, se juzga que existe calidad en una institución por su reputación, o se asume que la hay cuando ella dispone de los recursos académicos o financieros adecuados, o porque ha obtenido determinados resultados en alguna de sus funciones sustantivas, o por el valor intrínseco de los contenidos académicos de sus programas de formación, o por la apreciación del valor agregado de la educación que imparte, es decir, por lo que el estudiante aprende durante su permanencia en la institución. En otros casos, se identifica la calidad con la mayor o menor satisfacción de estándares fijados por asociaciones profesionales o por agencias de acreditación, o por la satisfacción manifiesta de los empleadores. Con base en tales preferencias, se eligen las estrategias y las metodologías de evaluación de la calidad, lo que condiciona la amplitud del concepto mismo de calidad y los alcances de los resultados de su evaluación. En contraposición a dichos enfoques parciales, el Consejo Nacional de Acreditación ha adoptado una aproximación integral al desarrollar su modelo. El Consejo ha procurado tener presentes todos los factores que inciden en ella y la manera como en la configuración de esos factores pesan los recursos institucionales, los procesos internos y los resultados de la gestión académica El concepto de calidad en la Educación Superior El concepto de calidad aplicado al servicio público de la educación superior hace referencia a la síntesis de características que permiten reconocer un programa académico específico o una institución de determinado tipo y hacer un juicio sobre la distancia relativa entre el modo como en esa institución o en ese programa académico se presta dicho servicio y el óptimo que corresponde a su naturaleza. Para aproximarse a ese óptimo, el Consejo Nacional de Acreditación ha definido un conjunto de características generales de calidad. Con respecto a ellas se emiten los juicios sobre la calidad de instituciones y programas académicos, pero la determinación más específica y el peso relativo de esas características estarán, en buena parte, condicionados a la naturaleza de la institución y a la del programa académico en cuestión. Aunque se parte de referentes universales, es la lectura diferenciada de estas características lo que permite evaluar la calidad de instituciones y programas académicos de educación

7 superior de la más diversa índole. Esta diferenciación estará determinada por los referentes correspondientes a lo que en el momento histórico presente y en la sociedad concreta se reconoce como propio del género al cual la institución o el programa académico pertenecen (la normatividad existente, las orientaciones básicas del sector educativo) y por los elementos propios correspondientes a lo que la institución singularmente considerada define como su especificidad o su vocación primera (la misión de la institución) y al modo como dicha misión se expresa en los programas académicos. En este contexto, un programa académico tiene calidad en la medida en que haga efectivo su concepto, en la medida en que se aproxime al ideal que le corresponde tanto en relación con sus aspectos universales como en lo que toca a los que corresponden al tipo de institución a que pertenece y al proyecto específico en que se enmarca y del cual constituye una realización. Por otra parte, para que la calidad se haga efectiva, las instituciones y programas académicos de educación superior deben, además de asegurar la posibilidad de apropiación por parte del estudiante del saber y el saber-hacer correspondientes a la comunidad de la cual será miembro gracias a un proceso de formación, asumir la tarea fundamental de mantenerse como espacios de formación en los valores generales de la cultura académica; valores que son propios de todas las instituciones de educación superior. Naturalmente, para que la calidad se logre, se requiere también un clima institucional propicio y condiciones adecuadas de organización, administración y gestión. La calidad de la educación superior es la razón de ser del Sistema Nacional de Acreditación; reconocerla, velar por su incremento y fomentar su desarrollo otorga sentido a la acción del Consejo Nacional de Acreditación. La calidad, así entendida, supone el esfuerzo continuo de las instituciones por cumplir en forma responsable con las exigencias propias de cada una de sus funciones. Estas funciones que, en última instancia, pueden reducirse a docencia, investigación y extensión o proyección social, reciben diferentes énfasis en las distintas instituciones, lo que da lugar a especificidades adicionales La Calidad para la Universidad del Valle La Calidad para la Universidad del Valle se concibe como la realización óptima de su misión como Institución de Educación Superior, visualizada en el cumplimiento de altos estándares de calidad, brindado servicios de formación integral, fundamentados en la investigación y la proyección social, que impactan en la sociedad; a través del compromiso de los docentes y administrativos y la adopción de mecanismos de planeación, control y mejoramiento continuo en cada uno de sus servicios. 2.2 Sistema Sistema Organizativo 3 Una de las primeras y más importantes contribuciones de la posición sistémica la brinda Katz y Kahn (1966), quienes definen la organización como un sistema abierto en constante interacción con su medio: 3 ZAPATA, Álvaro. Libro en construcción Diseño Organizacional (2008).

8 Una organización es un sistema compuesto por un conjunto de subsistemas que tienen determinadas funciones y en donde cada uno está en interacción con otros subsistemas. Una organización insume información y materia-energía de su ambiente y, después de procesar estos elementos, los produce. En esta forma, los cambios en el ambiente tienen un impacto continuo sobre la organización, de manera que siempre está ajustándose a los cambios ambientales, a la inversa, los cambios internos de la organización tienen un impacto continuo sobre su ambiente (Katz y Kahn, 1966). Las Instituciones de Educación Superior, y más las públicas, se mueven en sistemas organizativos abiertos, afectadas por los cambios en los entornos políticos, económicos y sociales. La institución debe organizar su funcionamiento a la dinámica de ese entorno y adaptarse al comportamiento del mismo para sobrevivir en mercados globalizados. El capitalismo académico es el resultado de esa adaptación de las instituciones de educación superior a entornos abiertos que le permiten tener sostenibilidad. 4 Analizar el surgimiento del capitalismo académico a partir del reconocimiento del crecimiento de los mercados globales, el desarrollo de políticas nacionales centradas en la investigación aplicada y la innovación, la reducción del monto de subsidio directo del Estado a las instituciones, y el incremento de los vínculos de los académicos con el mercado. El capitalismo académico, se refiere al uso que las universidades hacen de su único activo real, el capital humano de sus académicos, con el propósito de incrementar sus ingresos; tiene que ver con un conjunto de iniciativas y comportamientos económicamente motivados para asegurar la obtención de recursos externos Sistemas de Gestión 5 Tradicionalmente un sistema es entendido como la interrelación mutua que se establece entre los elementos que componen un todo y que conducen al logro de los objetivos y, gestión como el conjunto de acciones que permiten interrelacionar cada uno de los elementos con el fin de dirigir las organizaciones; al integrar estos conceptos, se obtiene que un sistema de gestión es el conjunto de actividades que, interrelacionadas y a través de acciones específicas, permiten definir e implantar los lineamientos generales y de operación de las entidades públicas Sistemas de Gestión en el Estado Colombiano Con el nacimiento del sistema nacional de control interno en 1993, se busca que todas las actividades, operaciones y actuaciones de las entidades del sector público, así como la administración de la información y los recursos, se realice de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes con base en las políticas trazadas por la alta dirección, y de acuerdo con las metas y objetivos previstos. Este esquema de gestión enfoca la administración pública en el establecimiento de objetivos y metas, así como en la formulación de planes, en la definición de procesos y 4 IBARRA Colado, Eduardo. Capitalismo Académico y Globalización: La Universidad Reinventada (2002). 5 Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP -. Guía de Armonización MECI y NTCGP1000. (2007)

9 procedimientos, en los niveles de autoridad y responsabilidad, en los sistemas de información, entre otros. Cinco años después, mediante la Ley 489 de 1998, nace el Sistema de Desarrollo Administrativo SISTEDA que busca fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional, y para completar este último aspecto, en diciembre de 2003 el Congreso de la República expidió la Ley 872 por la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad. Esta evolución en los sistemas de gestión y la propia dinámica que han venido desarrollando, pretende que la administración pública sea cada vez más cercana al ciudadano, y cumpla los fines propuestos con eficiencia, eficacia y calidad. 2.3 Sistema de Gestión de la Calidad Sistemas de Gestión de la Calidad y del Control para el Estado Hablamos de un sistema de gestión de la calidad y del control cuando estos elementos se refieren a la realización y el control de una actividades coordinadas que incluyen políticas, objetivos, estrategias, estructura orgánica, procesos y procedimientos, desarrollo tecnológico y del talento humano de la entidad, orientados de manera coherente a la satisfacción de los usuarios, destinatarios, beneficiarios o ciudadanos y a garantizar el cumplimiento de los objetivos trazados. El sistema de gestión de la calidad, NTCGP1000, y el modelo estándar de control interno, MECI, integran todos los aspectos de la organización, ya que la calidad y el control deben estar presentes en todas las áreas, procesos y actividades de cada una de las entidades. Implantarlos implica contar con una organización sistémica que permita el desarrollo constante de la entidad, la cual será medida básicamente en términos de satisfacción social en la prestación de los servicios que misionalmente le corresponden. Los sistemas de gestión de la calidad y el control, independientemente de su campo de aplicación, deben ser considerados de manera secuencial y lógica, lo cual significa que una serie de actividades, por sí solas, no pueden dar inicio a su desarrollo si previamente no han sido desarrolladas otras. Tanto el modelo estándar de control interno, MECI, como la norma técnica de calidad, NTCGP1000, en su estructura se comportan de manera sistemática, en cada uno de sus componentes Sistema de Gestión de la Calidad en la Universidad del Valle A nivel Nacional existen numerosas iniciativas en materia de sistemas de gestión en las instituciones públicas, unas de obligatorio cumplimiento para la Universidad y otras de adopción voluntaria. La Universidad, reconocida como una universidad de alta calidad, no debe ser ajena a las iniciativas que en materia de calidad se formulen, máxime cuando se trata de su compromiso con la sociedad; es por esto que ha decidido adoptar dichas iniciativas (obligatorias y voluntarias) y trabajar por su correcta implantación. El Sistema de Gestión Integral de Calidad GICUV - es la forma como la Universidad ha articulado los elementos de compromiso Institucional, con el reconocimiento de Alta Calidad

10 otorgado por el Ministerio de Educación. El GICUV integra los componentes y elementos del MECI, (Modelo Estándar de Control Interno) las políticas y directrices del SISTEDA (Sistema de Desarrollo Administrativo) y los requisitos debes de la NTCGP1000 (Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública) y las hace compatibles con los factores y características del proceso de Autoevaluación Institucional. A través de la implantación de cada uno de los productos del GICUV la Universidad demostrará la eficacia en su gestión y su compromiso con la satisfacción de las necesidades de sus usuarios, sean estos externos o internos. Además creará la conciencia de mejora continua y de reconocimiento de que lo que hacemos lo hacemos de la mejor forma. En la siguiente gráfica se ilustrará los elementos del GICUV. Autoevaluación CNA SISTEDA MECI NTCGP1000 a) Sistema de Desarrollo Administrativo SISTEDA-; establecido en la Ley 489 de 1998, como un conjunto de políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional para la gestión y manejo de los recursos humanos, técnicos, materiales, físicos y financieros de las entidades de la Administración Pública, orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional. b) Programa Institucional de Autoevaluación y Calidad, establecido mediante la Resolución Nº. 031 del 13 de Junio del 2002, emanada el Consejo Superior de la Universidad del Valle, como dimensión inherente a las funciones académicas, docentes, investigativas, de bienestar y de gestión, en concordancia con el proyecto Institucional de la Universidad. c) Sistema de Control Interno con base en el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005: el cual busca unificar criterios y parámetros básicos de Control Interno, procurando construir la mejor forma de armonizar los conceptos de control, eliminando la dispersión conceptual existente, permitiendo una mayor claridad sobre la forma de desarrollar la función administrativa del Estado. d) Sistema de Gestión de la Calidad con base en la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004: Entendido como una herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios;

11 e)sistemas de Calidad adoptados por las Unidades Académico Administrativas necesarios para la continuidad en la prestación de los servicios: Las Unidades Académico Administrativas, como los Laboratorios, las Sedes Regionales y las Unidades especializadas en prestación de servicios a la comunidad en general, ven la necesidad de implantar herramientas de certificación de calidad que les permita continuar con la prestación de sus servicios y ser reconocidos en el medio en el cual se desenvuelven. Algunas de estas herramientas gerenciales son: ISO 9001:2000 (Sistema de Gestión de Calidad), ISO (Sistema de Gestión en Seguridad Alimentaría), ISO (Sistema de Gestión Ambiental), ISO (Sistema de Gestión en Seguridad de la Información), ISO / IEC 17025:2005 (Requisitos para la Certificación de Laboratorios de Ensayo y Calibración), entre otras normas. 3. ARTICULACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE CALIDAD Y DE CONTROL Los sistemas de gestión tienen elementos en común que al ser aplicados de forma sistemática ayudan a alcanzar los objetivos específicos de cada sistema, con procesos de mejoramiento continuo, lo que no sólo va a permitir el cumplimiento de la obligación legal de su implantación, sino que también ayuda a las entidades al cumplimiento de sus objetivos en el marco de las normas constitucionales y legales vigentes, con el fin de lograr la satisfacción de las necesidades, expectativas y requisitos de sus clientes y partes interesadas. El Sistema de Autoevaluación y Acreditación Institucional plantea una estructura compuesta por cuatro dimensiones, nueve factores y treinta y tres características; el Modelo Estándar de Control Interno MECI -, plantea una estructura compuesta por tres subsistemas, nueve componentes y veinte y nueve elementos; la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública NTCGP1000 contempla el cumplimiento de 242 requisitos normativos; el Sistema de Desarrollo Administrativo, se estructura en el cumplimiento y desarrollo de cinco políticas de desarrollo administrativo. Todos los sistemas de gestión enfocan su estructura bajo el ciclo PHVA, planear, hacer, verificar y actuar, lo que facilita su implantación en forma articulada. 3.1 Componentes del Sistema de Gestión de Calidad y de Control Autoevaluación y Acreditación Institucional Dimensiones, Factores y Características : DIMENSIONES FACTORES 1. MISIÓN Y PROYECTO INSTITUCIONAL CARACTERÍSTICAS 1. Coherencia y pertinencia de la Misión 2. Orientaciones y estrategias del P.I. LIDERAZGO 8.ORGANIZACIÓN, GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN 10.RECURSOS FINANCIEROS 3. Formación integral y construcción de la comunidad académica en el P.I. 25. Administración, gestión y funciones 26. Procesos de comunicación interna 27. Capacidad de gestión 30. Recursos Financieros 31. Gestión financiera y presupuestal 32. Presupuesto y funciones sustantivas 33. Organización para el manejo financiero

12 DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO PROCESOS IMPACTO SOCIAL 2.ESTUDIANTES Y PROFESORES 7.BIENESTAR INSTITUCIONAL 4. Deberes y derechos de los estudiantes 5. Admisión y permanencia de estudiantes 6. Sistemas de estímulos y créditos para los estudiantes. 7. Deberes y derechos del profesorado 8. Planta profesoral 9. Carrera docente 10. Desarrollo profesoral 11. Interacción académica de los profesores 22. Clima Institucional 23. Estructura de bienestar institucional 24. Recursos para el bienestar institucional 12. Interdisciplinariedad, flexibilidad y evaluación del currículo 3.PROCESOS ACADÉMICOS 13. Programas de pregrado, posgrado y educación continua 19. Sistemas de Autoevaluación 6.AUTOEVALUACIÓN Y AUTORREGULACIÓN 9. RECURSOS DE APOYO ACADÉMICO Y PLANTA 4. INVESTIGACIÓN 5.PERTINENCIA E IMPACTO SOCIAL 20. Sistemas de Información 21. Evaluación de directivas, profesores y personal administrativo 28. Recursos de Apoyo Académico 29. Recursos Físicos 14. Investigación formativa 15. Investigación en sentido estricto 16. Institución y Entorno 17. Egresados e Institución 18. Articulación de funciones

13 3.1.2 Modelo Estándar de Control Interno Subsistemas Componentes Elementos Ambiente de Control Acuerdos, compromisos o protocolos éticos Desarrollo del Talento Humano Estilo de Dirección SISTEMA DE CONTROL INTERNO 1. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO 2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN 3. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN Direccionamiento Estratégico Administración de Riesgo Actividades de Control Información Comunicación Pública Autoevaluación Evaluación Independiente Planes y Programas Modelo de Operación por Procesos Estructura Organizacional Contexto Estratégico Identificación de Riesgos Análisis de Riesgos Valoración de Riesgos Políticas de Administración de Riesgos Políticas de Operación Procedimiento Controles Indicadores Manual de Procedimientos Información Primaria Información Secundaria Sistemas de Información Comunicación Organizacional Comunicación Informativa Medios de Comunicación Autoevaluación de Control Autoevaluación de Gestión Evaluación del Sistema de Control Interno Auditoria Interna Planes de Mejoramiento Plan de Mejoramiento Institucional Plan de Mejoramiento por Procesos Plan de Mejoramiento Individual

14 3.1.3 Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública 1. Identificacion de los procesos 4. SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD 5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION 4.1 REQUISITOS GENERALES 4.2 GESTION DOCUMENTAL 1. Compromiso de la Direecion.Evidencia 2. Determinar la politica de Calidad 3. Establecer Objetivos de Caldad 4. Definir responsabilidades y autoridades 5. Designar el Representante de la Dirección 6. Establecer los mecanismos de comunicación 2. Interaccion y secuencia 3.Seguimiento, medicion y analisis 4. Puntos de control 1. Declaración fundamental de Politica de Calidad 2. Manual de Calidad 3. Procedimientos requeridos 4. Registros requeridos 1. Recursos necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestión de Calidad 2. Determinar la competencia necesaria de los servidores Públicos 6. GESTION DE RECURSOS 3. Tomar las acciones para mejorar las competencias y evaluar las acciones tomadas 4. Infraestructura ( Mantener la infraestructura necesaria ) 5. Determinar el ambiente de trabajo adecuado para lograr lña conformidad con los requisitos

15 a) Objetivos de Calidad y requisitos del servicio 1. Planeación b) Procesos c) Actividades de verificación, validación, seguimiento e inspección 2. Procesos relacionados con el clientes a) Requisitos del cliente b) Requisitos no establecidos por el cliente, pero necesarios c) Requisitos legales y reglamentarios a) Determinar el procedimiento para el diseño y desarrollo de nuevos servicios b) Autoridades y Responsabilidades 7. PRESTACION DEL SERVICIO 3. Planificación del diseño y del desarrollo 4. Adquisición de Bienes y Servicios c) Evaluación del cumplimiento con leyes y reglamentos d) Validación del cumplimiento e) Cambios a) Evaluación y Selleción de Proveedores b) Términos de Referencia y Pliegos de Condiciones a) Disponibilidad de información b) Instrucciones de trabajo 5. Prestación del Servicio c) Instrumentos de seguimiento y medición d) Estudio de riesgo de Mayor Probabilidad e) Revisión y aprobación de procesos f) Identificación y trazabilidad 6. Control de dispositivos de Seguimiento y medición g) Propiedad del cliente a) Confirmarse la capacidad de los programas informaticos

16 1. Satisfacción del Cliente a) Segiumiento a la percepción del cliente 2. Establecimiento de Proceso de Auditorias Internas a) Capacitación de auditores b) Programa de Auditoria Internas 3. Seguimiento y Medición de Procesos 8. SEGUIMIENTO Y MEDICION 4. Seguimiento y Medición de Servicios 5. Control de Servicios no conformes 6. Analisis de Datos a) Acciones tomadas b) Autoridades Responsables de Autorizar la Prestación del Servicio a) Satisfacción del Cliente b) Conformidad con el servicio c) Tendencias de Procesos (Acciones preventivas) a) Acciones para mejorar la Eficacia, Eficiencia y Efectividad del Sistema de Gestión 7. Mejora b) Acción Correctiva ( procedimiento documentado) c) Acción Preventiva (Procedimiento documentado) d) Mapas de Riesgos Sistema de Desarrollo Administrativo 1. Gestión y Desarrollo del Talento Humano 2. Democratización de la Administración Pública 3. Moralización y Transparencia de la Administración Pública 4. Rediseños Organizacionales 5. Gestión de la Calidad

17 3.2 Articulación de los Componentes del GICUV Articulación del MECI:2005, la NTC GP 1000:2004, el SISTEDA y Autoevaluación Académica USUARIOS MECI: Sistema en General NTCGP1000: Acciones correctivas y preventivas SISTEDA: Gestión de la Calidad AUTOEVALUACIÓN : Autoevaluación y Autoregulación REQUERIMIENTOS MECI: Subsistema de control de la Evaluación NTCGP1000: Medición, Análisis y Mejora SISTEDA: Democratización, Gestión de la Calidad AUTOEVALUACIÓ N: Factor 6 MECI: Subsistema Estratégico NTCGP1000: Responsabilidad de la Dirección AUTOEVALUACIÓN : Misión y Proyecto Institucional SISTEDA: Moralización y Transparencia de la Admón Pública SATISFACCIÓN DEL USUARIO SERVICIOS QUE IMPACTAN LA SOCIEDAD MECI: Subsistema de Gestión NTCGP1000: Realización del producto o prestación del servicio SISTEDA: Gestión de la Calidad AUTOEVALUACI ÓN: Factor 2 al 10 USUARIOS En la anterior gráfica se ilustra la forma sistémica de integración de los sistemas de gestión planteados por el Estado, ante todo considerando al usuario como eje central en la prestación de los servicios Institucionales MATRIZ DE INTEGRACIÓN NTCGP:1000 MECI- EVIDENCIAS Y PRODUCTOS Esta matriz, muestra la manera como interactúan los sistemas en mención, incluyendo el cruce con Sisteda, que incluye cinco elementos: Desarrollo del Talento Humano Estatal: Cruza en el MECI con el Elemento Desarrollo del Talento Humano, Componente Ambiente de Control, Subsistema Control Estratégico, en el desarrollo de los productos que se formularon para implementación de GICUV se considera este elemento Gestión de la Calidad: Cruza con todo el sistema GICUV y su implementación. Democratización de la Administración Pública: Cruza con MECI en Estilo de Dirección debe evidenciar una estructura organizacional con estamentos de participación en sus estamentos de dirección.

18 La Moralización y Transparencia de la Administración Pública: Cruza con los temas relacionados con la Ética y formación de valores a los que hace referencia el Elemento Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos del MECI. Rediseños Organizacionales: En la NTCGP:1000 y el MECI se plantea el Modelo de Operación por procesos, lo cual necesariamente mueve las organizaciones hacia una nueva estructura, modificando su cultura en torno al trabajo por equipos, con capacidad de transformarse y adaptarse respondiendo oportunamente a las necesidades de la comunidad universitaria. Cada uno de los elementos antes mencionados, están incluidos en el Análisis del Cruce de Evidencias y definición de productos a desarrollar, que al final nos da como resultado el cronograma de implantación.