Universidad Tecnológica de Panamá Dirección de Recursos Humanos

Tamaño: px

Comenzar la demostración a partir de la página:

Download "Universidad Tecnológica de Panamá Dirección de Recursos Humanos"

Joaquín Escobar Lagos
hace 8 años
Vistas:

1 Página: 1 de 8 1. Introducción: La capacitación es la solución a los problemas de una empresa, cuando sus causas se relacionan con deficiencias en conocimiento, habilidades y actitudes por parte de los trabajadores. Sin embargo, cuando los problemas son de tipo administrativos o económicos, es indudable que las soluciones impliquen cambios. 2. Objetivos del procedimiento: Ofrecer acciones de capacitación tendientes a garantizar la adquisición de los conocimientos y el desarrollo de las habilidades y destrezas necesarias en los funcionarios para el mejor desempeño de sus funciones y prepararlos para ocupar otros puestos de trabajo en la Institución. 3. Campo de aplicación: 3.1. Departamento de Capacitación y. 4. Definiciones: 4.1. Capacitación: Consiste en realizar actividades dirigidas a desarrollar, asesorar y habilitar a los funcionarios en la compresión y aplicación de los conocimientos, técnicas y procedimientos necesarios para el mejor desempeño de las funciones en el puesto de trabajo : Establecer programas tendientes a preparar a los funcionarios para ocupar otros puestos de trabajo en la Institución; los cuales, para ser desempeñados eficientemente, requieren de otros conocimientos, habilidades y destrezas Charlas o conferencias: Es ejecutada mediante el método expositivo oral, o la modalidad de participación en un panel de discusión sobre un tema determinado. Duración: menos de cuatro horas 4.4. Seminario: Actividad de enseñanza organizada para adquirir, o actualizar conocimientos y habilidades relativas al desempeño en el puesto de trabajo. Duración: de cuatro a 20 horas 4.5. Congreso: Junta o reunión organizada por especialistas o estudiosos de un área temática con el propósito de deliberar sobre temas relacionados. Duración: de cuatro a 12 horas

Sin embargo, cuando los problemas son de tipo administrativos o económicos, es indudable que las soluciones impliquen cambios. 2.

2 Página: 2 de 8 4. Definiciones: 4.6. Jornada y taller: Evento de orden académico en donde se aborda una materia a través de exposiciones magistrales, trabajos en grupos o por comisiones. Duración: 12 a 16 horas 4.7. Curso: Abordan temas centrales vinculados a la gestión de la Administración. Se trata de una modalidad expositivo-participativa. Tratándose de capacitación orientada a la adquisición de competencias laborales, es conveniente incentivar a los participantes a partir de actividades, planteo de problema, discusión en grupos. Duración: 40 horas 4.8. Curso-taller: Abordan cuestiones específicas relacionadas con algún sector de actividades o con algún área temática en particular. La modalidad de trabajo es similar a la del curso, pero incluye una instancia de aplicación que puede ser desarrollada por los participantes fuera de las reuniones, y asistidas a través de tutorías. Duración: al menos veinte horas de duración 4.9. Indicadores: Nos permiten visualizar en forma breve el proceso de la capacitación y sus resultados. Los indicadores nos deberían reflejar: La calidad y cantidad de capacitación ejecutada Las mejoras logradas en el servicio, tanto en lo que se refiere a productividad, como a gestión institucional, y Costos involucrados Algunos indicadores del proceso de capacitación: Gasto total de capacitación/gasto total en remuneraciones Número de funcionarios capacitados/total de funcionarios Promedio de horas de capacitación por empleado: Total de horas de capacitación Total de funcionarios capacitados Costo de capacitación por hora alumno: Costo total de capacitación Total de horas de capacitación 5. Referencias: Ninguna.

Tratándose de capacitación orientada a la adquisición de competencias laborales, es conveniente incentivar a los participantes a partir de actividades, planteo de problema, discusión en grupos.

3 Página: 3 de 8 Acciones de Capacitación y A. Planificación de la Capacitación. B. Organización de una Actividad de Capacitación C. Evaluación del programa de capacitación A. Planificación de la Capacitación. 1. A través de la evaluación de desempeño y coordinación en la detección de necesidades de capacitación. 2. Elaborar programa de capacitación en base al diagnostico de necesidades de capacitación, resultados de las evaluaciones, datos reales, solicitudes presentadas por directivos. 3. Elaborar el cronograma de capacitación. 4. El programa se evalúa y aprueba B. Organización de una Actividad de Capacitación. Antes del Evento Primera Parte 1. Elaboración del programa Definición del o los objetivos: son las competencias esperadas de los funcionarios habilitados y los requisitos de desempeño que deben satisfacer, una vez finalizado el programa. Definición de las actividades: tales como cursos, seminarios, talleres, charlas. Definición de los destinatarios: tener en cuenta aspectos tales como la función, los niveles de educación, los niveles de competencia preexistente y las prioridades institucionales. Selección de la persona u organismo capacitador (consulta a posibles instructores): depende de las necesidades u objetivos a satisfacer a través de la capacitación y de la oferta y calidad de la capacitación disponible. 2. Nota de invitación a instructores 3. Consecución del local 4. Redacción y mecanografía de nota de promoción.

Elaborar programa de capacitación en base al diagnostico de necesidades de capacitación, resultados de las evaluaciones, datos reales, solicitudes presentadas por directivos. 3.

4 Página: 4 de 8 5. Preparar en conjunto con el instructor los lineamientos específicos del programa. 6. Solicitud del material didáctico al instructor. 7. Publicidad del evento. Segunda Parte 1. Envío de nota de promoción. 2. Seguimiento a la promoción. 3. Coordinar y solicitar a servicios administrativos y otras unidades: refrigerio, apoyo audiovisual, transporte y arreglo del espacio físico. 4. Verificar condiciones del local. 5. Revisión y reproducción del material didáctico del instructor. 6. Coordinar y solicitar a la Dirección de Relaciones Internacionales y Comunicación: equipo de sonido, fotografía, filmación y publicidad de los eventos en el Boletín Tecnológico. Tercera Parte 1. Recibo de nombre de participantes. 2. Confirmación telefónica con la unidad responsable. 3. Elaboración de lista de asistencia de participantes. 4. Preparación de material a entregar a los participantes. 5. Preparación del programa de inauguración. 6. Confirmación telefónica de: refrigerio, apoyo audiovisual, transporte, arreglo del salón, equipo de sonido, fotografía y/o filmación. Cuarta Parte 1. Nota de invitación o invitados especiales. 2. Preparación de lista final de participantes. 3. Revisión del programa en general. 4. Confirmación telefónica de asistencia de los invitados.

Coordinar y solicitar a servicios administrativos y otras unidades: refrigerio, apoyo audiovisual, transporte y arreglo del espacio físico. 4. Verificar condiciones del local. 5.

5 Página: 5 de 8 Durante el Evento 1. Inauguración. 2. Pautas administrativas. 3. Control de asistencia. 4. Acondicionamiento del aula. 5. Seguimiento y control para la distribución del refrigerio. 6. Anotar incidencias diarias y comentarios del instructor. 7. Aplicar evaluación final de la acción de capacitación e instructor. Después del Evento 1. Supervisar y verificar que se recojan los materiales y se trasladen a su lugar de origen. 2. Registro de la actividad en informe mensual. 3. Elabora el informe de registros de participantes. 4. Remisión a la VIPE, para asignación de N. de Registros. 5. Elaboración de certificado de participantes y expositor (a). 6. Firma de los certificados por la Dir. de Recursos Humanos y posteriormente por el Rector. 7. Reproducir los certificados para archivos de DRH. 8. Remisión de certificados originales a los participantes. 9. Envió de certificado al expositor (a), a través de nota de agradecimiento. 10. Remisión de nota de agradecimiento a la máxima autoridad de la unidad, donde labora el expositor (a). 11. Actualizar base de datos de los funcionarios con la copia de los certificados. 12. Enviar a la sección de archivos la copia de los certificados con la finalidad de que reposen en los respectivos expedientes de los participantes. 13. Tabular las evaluaciones y enviar los resultados al Director de Recursos Humanos de la U.T.P y al instructor. C. Evaluación del Programa de Capacitación. La evaluación permite conocer el grado de cumplimiento de los objetivos, corregir los desajustes y desarrollar programas de capacitación más eficaces, generando nuevas acciones.

Supervisar y verificar que se recojan los materiales y se trasladen a su lugar de origen. 2. Registro de la actividad en informe mensual. 3. Elabora el informe de registros de participantes. 4.

6 Página: 6 de 8 Considerar: 1. El proceso de detección de necesidades. 2. Las técnicas utilizadas. 3. La definición de los objetivos y su coherencia con las necesidades. 4. El contenido de las acciones de capacitación. 5. Los elementos técnicos y materiales. 6. La selección de participantes. 7. La comunicación de actividades. 8. Los aspectos organizativos de cursos y talleres. 9. El grado de satisfacción de las expectativas de los participantes. 10. El grado de adquisición de competencias y habilidades. 11. El nivel de calidad de los instructores internos y externos. 12. Indicadores del proceso de capacitación y sus resultados.

La selección de participantes. 7. La comunicación de actividades. 8. Los aspectos organizativos de cursos y talleres. 9.

7 Página: 7 de 8 Inicio Valoración de la Evaluación de Desempeño para detectar necesidades de capacitación Diagnostico de las necesidades de capacitación Diseño del programa de capacitación Depto. de Capacitación y Recopilación de datos (Evaluaciones, datos reales, solicitudes de directivos etc) Elaborar cronograma de las acciones Aprobación del programa de capacitación ( instructores, fechas, notas de invitaciones, brochure etc) Formulario de evaluación de instructor Elaboración de lista de participantes, gafetes, material didáctico, espacio físico, etc Implementación de programa de capacitación (Coordinar la acción buscar instructores, local equipo) Evaluación de las acciones de capacitación para los participantes. Fin

de Capacitación y Recopilación de datos (Evaluaciones, datos reales, solicitudes de directivos etc) Elaborar cronograma de las acciones Aprobación del programa de capacitación (

8 Procedimiento de Seminarios de Capacitación y Página: 8 de 8 7. Manejo y archivo de procedimientos: Cada destinatario del área es responsable del correcto manejo y archivo de los procedimientos. Entiéndase por archivo, la acción de mantener los procedimientos en lugares seguros, apropiados y de fácil acceso para su consulta, revisión o puesta al día. 8. Anexos: FCUTP-DRH-28A Formulario de Evaluación de la Acción de Capacitación. FCUTP-DRH-28B Formulario de Registro de Participantes a Seminarios. Ing. Alicia Morales Jefa del Departamento de Capacitación y Ing. Axel Martínez Director de Recursos Humanos

Entiéndase por archivo, la acción de mantener los procedimientos en lugares seguros, apropiados y de fácil acceso para su consulta, revisión o puesta al

Documentos relacionados

Universidad Tecnológica de Panamá Secretaría General Manual de Procedimientos

Universidad Tecnológica de Panamá Secretaría General Manual de Procedimientos 1 Introducción: Este procedimiento establece las acciones a seguir para la selección del personal idóneo para cubrir los puestos requeridos por, la realización de la evaluación del desempeño del personal