Datos Básicos para Importar y Exportar Revisión: 7/16/2012

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1 Datos Básicos para Importar y Exportar Revisión: 7/16/2012

2 I Datos Básicos para Importar y Exportar Contenido Parte I Introducción 1 Parte II Accesando al Sistema 2 1 Abriendo Millennium... 2 Parte III Empresas para Facturación 4 1 Agregar Empresas... 4 Parte IV Fracciones Arancelarias Mexicanas 6 1 Agregar Fracciones... 6 Parte V Aranceles 10 1 Agregar Aranceles Parte VI Clases Mexicanas 12 1 Agregar Clases Mexicanas Parte VII Fracciones Arancelarias Americanas 16 1 Agregar Fracciones Parte VIII Métodos de Entrada Americanos 19 1 Agregar Métodos Parte IX Aranceles Americanos 21 1 Agregar Aranaceles Americanos Parte X Clases E.U.A. (americanas) 23 1 Agregar Clases E.U.A. Parte XI Catálogo de Partes 26 1 Tipo de Catálogo Agregar Partes Parte XII Costos de Manufactura 32 1 Agregar Costos Parte XIII Bill de Materiales (BOMS) 35 1 Agregar BOMS... 35

3 Contents Parte XIV Notas Importantes II 37 II

4 1 1 Datos Básicos para Importar y Exportar Introducción La información contenida en este documento es únicamente para consulta, y esta sujeta a cambios sin previo aviso. BettaGlobal Systems no asume responsabilidad por errores o palabras inapropiadas que aparezcan en este documento. El software descrito en este documento esta protegido bajo licencia, y puede ser usado y copiado respetando las licencias descritas. BettaGlobal Systems, el logotipo, logotipo de Millennium, son tratados de BettaGlobal Systems. Todo software mencionado (y logotipos) son tratados de sus propias compañías.

5 Introducción 2 2 Accesando al Sistema Las pantallas que a continuación se muestran como accesar al sistema de Millennium desde el escritorio de Windows. 2.1 Abriendo Millennium Ejecutar el icono Millennium Aduanas que ese encuentra en el escritorio (Desktop) de Windows Ya abierto Millennium Aduanas, se mostrará en la pantalla la opción de escoger el usuario, ingresar el password del usuario y la empresa donde se desea hacer operaciones

6 3 Datos Básicos para Importar y Exportar Pantalla principal

7 Accesando al Sistema 3 Empresas para Facturación 3.1 Agregar Empresas En la barra de Módulos seleccionar el módulo de Catálogos En el menú del módulo seleccionar Aparecerá 4

8 5 Datos Básicos para Importar y Exportar Se oprime el botón nueva empresa. para iniciar con la captura de los datos de la

9 Empresas para Facturación 6 NOTAS: Se deberán capturar todos los proveedores y clientes de la empresa. Si una empresa es proveedor y cliente se captura una sola vez (Se palomean las dos opciones de la pantalla proveedor y cliente). Se captura también la empresa misma, y se selecciona como cliente y proveedor. En el caso de las empresas extranjeras se deberá seleccionar N/A en tipo de empresa (no aplica). Es importante capturar el pais de la empresa, ya que se utiliza en procesos como: COVE y envio electrónico al Agente Aduanal 4 Fracciones Arancelarias Mexicanas 4.1 Agregar Fracciones Seleccionar en el Módulo de Catálogos lo siguiente en el menú:

10 7 Datos Básicos para Importar y Exportar La otra opción para accesar es oprimiendo el siguiente icono en la pantalla: Se mostrará

11 Fracciones Arancelarias Mexicanas 8 Oprimir el Botón NOTAS: Se capturan las fracciones arancelarias de la empresa, tanto de importación

12 9 Datos Básicos para Importar y Exportar como de exportación. Se deben de respetar los puntos en el formato de captura de las fracciones. La descripción es opcional, solo se deberá de capturar en el caso de los desperdicios. La unidad de medida es la de la tarifa, investigarla con el agente aduanal o por medio de algún programa de consulta. En el caso de Maquilas, esta información está en el SICEX, para las demás, están en los permisos solicitados a la S.E., se pueden tomar también de los pedimentos, solo se deberá estar 100% seguros de que estén autorizadas por la S.E. para su importación temporal. En caso de que haya importaciones definitivas, estas fracciones también se deberán capturar.

13 Fracciones Arancelarias Mexicanas 5 Aranceles 5.1 Agregar Aranceles Seleccionar en el Módulo de Catálogos lo siguiente en el menú: Aparecerá 10

14 11 Datos Básicos para Importar y Exportar Oprimir el Botón NOTAS:

15 Aranceles 12 Los datos deben de concordar 100% con los del agente aduanal, en especial, poner atención a los que la tasa es diferente de cero. Se debe definir la manera en que las fracciones serán importadas, ya sea que se tengan certificados de origen TLC, o PPS, regla 8va o la TIGI. Las fechas de vigencia sirven para controlar los cambios en los aranceles, esto permite tener la historia de los cambios. Punto crítico para la determinación de contribuciones. El país en los TLC y en reglas octavas es obligatorio. La autoridad (SAT) tiene toda la información de los pedimentos de la empresa en forma electrónica, de manera que Millennium deberá tener exactamente lo mismo, es por eso que este punto es tan crítico. 6 Clases Mexicanas 6.1 Agregar Clases Mexicanas Seleccionar en el Módulo de Catálogos lo siguiente en el menú: O el siguiente icono en la pantalla

16 13 Datos Básicos para Importar y Exportar Aparecerá Oprimir el Botón NOTAS: Estas clases tienen por objeto el separar a las materias primas, desperdicios y productos terminados en familias, la cual incluirá su fracción arancelaria, de esta

17 Clases Mexicanas 14 manera es mucho más sencillo hacer las operaciones de comercio exterior, ya que es mas fácil alimentar familias con sus descripciones comerciales y sus fracciones (las cuales pueden ser pocas), a diferencia de ponerle a cada parte su descripción comercial y su fracción arancelaria, que en algunas veces, las partes pueden ser miles. Si tenemos el caso de que una misma fracción arancelaria se usara para importar diferentes materias primas, se tendrán que dar de alta las clases que sean necesarias con sus respectivas unidades de medida comercial, las cuales no tendrán nada que ver con la unidad de medida de la fracción (tarifa). Las clases mexicanas son las descripciones comerciales en español para la importación y exportación (materias primas, desperdicios y productos terminados), también es la descripción que aparecerá en los pedimentos. En el caso de Maquilas, es la descripción del SICEX, en los otros casos, es la descripción de los permisos solicitados a la S.E. La asignación de la fracción del desperdicio es para la generación de la factura de desperdicios y tome de la fracción su descripción. En el caso de textiles, la estancia es de 9 meses en lugar de 18, pero esto se debe definir en este punto antes de su importación, de lo contrario, la estancia se asignara como 18 meses. El tipo del anexo 24 es solo para clasificar los materiales. Los códigos de las clases son definidas por el usuario, y una práctica común es darle las primeras dos letras de la descripción, más tres dígitos, por ejemplo: CAJA DE CARTON, seria CA001, TORNILLOS, seria TO001, etc. En el caso de importación la definición de la unidad comercial es crítica, esta unidad es la que se muestra en el pedimento en la parte central UMC, y aparece en forma numérica(6,1, 8, etc.) y deberá definirse de una manera lógica con respecto a la unidad de consumo de los BOMS (Bill de Materiales), por ejemplo, si la unidad de consumo del BOM es FT (pies), entonces la unidad comercial deberá ser ML (metro línea), si es GA (Galón), entonces la unidad comercial deberá ser LI (Litros), por ningún motivo deberemos definir como unidad comercial PIEZA, materiales los cuales no vayan a ser utilizados en piezas completas, como por ejemplo; maderas, telas, laminas, etc. Estos materiales deberán ser importados en unidades comerciales de metros lineales, kilogramos, etc., pero NO piezas. Esta será la unidad de medida que servirá para afectar (descargar) los pedimentos de importación. Una vez definida e iniciadas las operaciones de importación y exportación, esta unidad ya no podrá cambiarse, de manera que su definición es CRITICA desde un inicio. En el caso de maquiladoras esta descripción está definida en el SICEX. Una vez iniciadas las operación de comercio exterior, la fracción asignada no podrá ser cambiada de una clase Mexicana, ya que las partes tendrán físicamente la historia con esta fracción, de manera que su asignación es crítica. En los siguientes temas los cuales son Fracciones Arancelarias Americanas, Métodos de Entrada Americanos, Aranceles Americanos y Clases E.U.A. (Americanas) es para empresas que exportan. En el caso de que la

18 15 Datos Básicos para Importar y Exportar empresa no exporte, tendrá que ir hasta el paso 10, y capturar una clase americana cuyo código sea N/A (no aplica). Así como un método de entrada N/A (no aplica).

19 Clases Mexicanas 7 Fracciones Arancelarias Americanas 7.1 Agregar Fracciones Seleccionar en el Módulo de Catálogos lo siguiente en el menú: La otra opción para accesar es oprimiendo el siguiente icono en la pantalla: Se mostrara 16

20 17 Datos Básicos para Importar y Exportar Oprimir el Botón Aparecerá

21 Fracciones Arancelarias Americanas 18 NOTAS: Se deben de respetar los puntos en el formato de captura de la fracción. Se recomienda que se capturen las fracciones de los productos terminados primeramente, después, se podrían ir capturando las de las materias primas conforme se vayan necesitando. Esta información está en los documentos de entrada a EUA, estos documentos son los ENTRIES, y los puede proporcionar el agente aduanal americano. Esta fracción es crítica en el caso de que la empresa este obligada al pago del art. 303 del TLCAN (determinación de contribuciones) La fracción es de doce caracteres incluyendo puntos. La descripción es opcional, solo obligatoria para los desperdicios.

22 19 Datos Básicos para Importar y Exportar 8 Métodos de Entrada Americanos 8.1 Agregar Métodos Seleccionar en el Módulo de Catálogos lo siguiente en el menú: Se mostrará Oprimir el botón

23 Métodos de Entrada Americanos 20 Aparecerá NOTAS: Los métodos de entrada más comunes son: NAFTA, INBOND, DUTIABLE, REWORK, 9802, etc. Si el método de entrada exenta el cálculo del Art. 303 se le debe indicar marcándolo en pantalla, por lo general, las operaciones de la industria textil tiene métodos de entrada exentos. Estos métodos de entrada son la contraparte de los tipos de tasas de la importación a México (TLC, PPS, regla 8va, TIGI). Su definición es CRITICA si la empresa está obligada al pago de las contribuciones del 303 (TLCAN) Si todos los productos terminados son NAFTA, este será el método de entrada, de lo contrario, será DUTIABLE.

24 21 Datos Básicos para Importar y Exportar 9 Aranceles Americanos 9.1 Agregar Aranaceles Americanos Seleccionar en el Módulo de Catálogos lo siguiente en el menú: Se mostrara Oprimir el Botón Aparecerá

25 Aranceles Americanos 22 NOTAS: Punto critico para la determinación de contribuciones del art 303 del TLCAN. Deberán concordar 100% con la información del agente aduanal americano. Sirven para calcular los impuestos pagados al entrar a EUA/Canadá. Su captura es por país, en el caso de NAFTA.

26 23 Datos Básicos para Importar y Exportar 10 Clases E.U.A. (americanas) 10.1 Agregar Clases E.U.A. Seleccionar en el Módulo de Catálogos lo siguiente en el menú: o presionando el icono en la pantalla: Se mostrará

27 Clases E.U.A. (americanas) Oprimir el Botón Aparecerá 24

28 25 Datos Básicos para Importar y Exportar NOTAS: Son las descripciones comerciales en ingles para la facturación (aduana americana). En el caso de los P.T. y los desperdicios, solo se captura la fracción específica (Duty), En el caso de las materias primas, se captura la específica (Duty) y la 9801 (material originario retornado en su mismo estado, no paga impuestos), ya que se puede estar retornando materiales originarios de EUA y foráneos simultáneamente de la misma Clase Americana Deberá existir un clase con código N/A (no aplica), para asignarla a las partes que no se retornaran (exportaran).

29 Clases E.U.A. (americanas) 11 Catálogo de Partes 11.1 Tipo de Catálogo 26 En este punto puede haber dos opciones: a) La empresa cuenta con un catálogo codificado el cual se basa en su sistema de producción (MRP/ERP) b) La empresa NO cuenta con un catálogo codificado, importa sus materias primas sin número de parte, utilizando descripciones en español. Opción a) 1) Identificar las unidades de medida de las partes del sistema de MRP/ERP (producción) 2) Imprimir las de Millennium (CATALOGOS/Partes/unidades de medida) 3) Dar de alta en Millennium las que no existan. 4) Dar de alta en Factores de conversión (Catálogos/Partes/Factores de conversión) El factor de conversión tiene como fin el respetar las unidades de medida del sistema de producción (MRP/ERP), las cuales pueden estar en ingles (GA, FT, IN, OZ, etc), y convertir automáticamente estas unidades a unidades del sistema métrico decimal a usarse en los pedimentos, estas unidades pueden verse en CATALOGOS/Aduana Mexicana/Unidades comerciales. Ejemplos: Si la unidad de la parte es POUND (Libra), entonces debemos dar de alta factores de conversión lógicos, uno seria el factor de libras a KG (.4536). NOTAS IMPORTANTES: - Las unidades de medida del sistema de producción (MRP/ERP) se deben de respetar 100% para poder hacer comparativos de la información de Millennium contra el sistema de producción, de otra manera, esta comparación no podrá hacerse. - Si tenemos en el sistema de producción, materiales los cuales están en piezas (EA) y se van a importar para ser cortados (en pedazos), casos como el de la madera, láminas y telas, entonces e recomienda que el factor de conversión sea a KG, Metros lineales o a metros cuadrados, por ningún motivo se debe hacer la conversión a Piezas, ya que su consumo NO será en piezas, sin en porciones de la pieza importada. Opción b) 1) Definir la manera como se consumen las materias primas en el piso de producción (las que se importará), esto se refiere a definir las unidades de consumo, como son: piezas, litros, KG, etc. Usar el listado de CATALOGOS/Aduana Mexicana/Unidades comerciales.

30 27 Datos Básicos para Importar y Exportar 2) Estas unidades de consumo definidas en el punto 1), servirán para definir las unidades de importación de las partes. Un criterio a considerar muy importante, es que si una materia prima se importa como un todo, pero esta será consumida en porciones, su importación se debe de hacer en la unidad como se consumirá, ya sea en KG, ML, M2, etc. 3) Seleccionar de CATALOGOS/Aduana Mexicana/Unidades Comerciales, las unidades de consumo de las partes. 4) Dar de alta estas unidades en CATALOGOS/Partes/Unidades de medida. En este archivo por lo general hay unidades en ingles. 5) Agregar en CATALOGOS/Partes/Factores de conversión, los factores que falten de las unidades de medida dadas de alta en el punto 4), por ejemplo, si se dio de alta la unidad de medida M2 en las unidades de las partes, entonces se debe dar de alta un factor de conversión de M2 (de la parte) = 1 M2 de las unidades comerciales (para importación) 6) El código de las partes debe ser numérico (únicamente números) y se recomienda que sea de 6 dígitos (completos), y que de alguna manera tengan una organización lógica, digamos, los que inician con 100, sean de un tipo de material, los 200 de otros, etc. 7) Las descripciones en ingles que el sistema pide, pueden ser en español. NOTA IMPORTANTE: - Muchas veces, las importaciones de los mismos materiales se hacen en diferentes unidades comerciales (pedimentos), esto es un error y desgraciadamente es muy común que suceda, se deben de tomar en cuenta las recomendaciones de los puntos anteriores al momento de la definición de las unidades. A continuación, se procede a dar de alta el catálogo de partes.

31 Catálogo de Partes 11.2 Agregar Partes Seleccionar en el Módulo de Catálogos lo siguiente en el menú: O presionar el icono Aparecerá 28

32 29 Datos Básicos para Importar y Exportar Oprimir el Botón Aparecera NOTAS: Si la empresa NO utiliza el mismo catalogo de partes del sistema de producción (MRP/ERP), o no cuentan con un catalogo de partes codificado, y se decide utilizar sus propias descripciones y unidades de medida (a criterio del personal del depto. de aduanas), entonces se deberá crear un catalogo codificado, con descripciones en español y unidades de medida las cuales correspondan al catalogo de unidades descrito en el modulo de CATALOGOS/Aduana Mexicana/Unidades comerciales (6 = piezas, 1 = Kg, etc.), estas unidades se deberán de dar de alta en CATALOGOS/Partes/Unidades de medida. Por ningún

33 Catálogo de Partes 30 motivo se deberán dar de alta unidades de medida las cuales no correspondan a este catalogo. En caso de que se vayan a generar códigos de parte a criterio del depto. de aduanas, estos códigos se recomiendan que sean numéricos y de 6 dígitos. Si la empresa va a usar el catalogo de partes del sistema MRP/ERP (ingles), entonces las descripciones deberán ser las mismas que el sistema de manufactura, así como la unidad de medida. Estas descripciones y unidades, por lo general estarán en ingles. La parte tendrá internamente tres posibles unidades de medida; a) La de la partes, la cual puede estar en ingles. b) La de la clase Mexicana, la cual corresponde a la unidad comercial definida por la empresa, y de acuerdo a un catalogo predefinido. c) La de la tarifa, relacionada a la fracción arancelaria de la clase mexicana. Por lo tanto, se requerirán de dos factores de conversión, uno que haga la conversión de la unidad de la parte a unidades comerciales de la clase, ejemplo: Si la parte está en LB (libras), y la clase Mexicana en KG, entonces el factor será de.4536, en este caso, el factor se despegara automáticamente, ya que el sistema lo tiene ya registrado. El 2do factor es el de la tarifa (fracción arancelaria), el cual por lo general será una conversión de la unidad de la parte a KG, ya que la mayoría de las fracciones están en KG, en este caso del ejemplo, se tendría que capturar también.4536, ya que es el equivalente de una libra a KG. SI ES UN PRODUCTO TERMINADO Oprimir la pestaña NOTAS: En el caso de que no se exporte, el método de entrada deberá ser No Aplica (N/A), este método de entrada deberá existir. Seleccione el método de entrada default (exportación).

34 31 Datos Básicos para Importar y Exportar El país de origen es crítico, deberá capturase. SI ES UNA MATERIA PRIMA Seleccionar la pestaña NOTAS: El costo es en función de la unidad de medida de la parte, y debe ser en dólares. En la sección de países de origen para importación se capturan los certificados TLCAN por fechas de efectividad.

35 Catálogo de Partes 12 Costos de Manufactura 12.1 Agregar Costos Seleccionar en el Módulo de Catálogos lo siguiente en el menú: o presionando el icono en la pantalla: Se mostrará 32

36 33 Datos Básicos para Importar y Exportar Al oprimir el Botón se mostrarán dos opciones las cuales son: si selecciona Exportación aparecerá en pantalla en cambio si selecciona la opcion de Transferencia entonces aparecerá

37 Costos de Manufactura 34 NOTAS: Estos datos son necesarios únicamente para productos terminados los cuales se exporten o transfieran. Los importes que PAGAN IMPUESTOS, son los materiales foráneos a EUA, y los LIBRES DE IMPUESTOS, son los originarios (EUA). Para el caso de un costo de reparación se deberá capturar el costo antes de la reparación, solo capturado esta información, el sistema lo identificara como una reparación. Si el valor agregado se captura manualmente, el tiempo estándar se debe dejar en ceros; para calcular el valor agregado con el sistema, el BOM (Bill of material) es necesario. No se recomienda usar esta opción, lo más recomendable es que la labor la proporcione el depto. de finanzas.

38 35 Datos Básicos para Importar y Exportar 13 Bill de Materiales (BOMS) 13.1 Agregar BOMS Seleccionar en el Módulo de Catálogos lo siguiente en el menú: o presionando el icono en la pantalla: Se mostrará

39 Bill de Materiales (BOMS) al oprimir el Botón 36 aparecerá NOTAS: Si se captura la merma, esta se descargará junto a la cantidad. La captura del desperdicio únicamente se utiliza para generar las facturas de desperdicio, pero no se descarga como la cantidad y la merma. El sistema convertirá la cantidad de los componentes a cantidades comerciales de las partes (CLASES MEXICANAS), por medio del factor de conversión que se encuentra en el catrálogo de partes, ejemplo: Si la unidad de la parte es GA (Galón), y la unidad de la Clase Mexicana es LT (Litro), el sistema convertirá los galones a litros y estos de descargarán de los pedimentos de entrada. Los BOMS son usados en el sistema únicamente para afectar (descargar) los pedimentos de importación, si no se capturan inicialmente no hay problema.

40 37 14 Datos Básicos para Importar y Exportar Notas Importantes - La mayoría de las empresas tienen problemas con los saldos de los pedimentos, el problema se debe de solucionar en etapas, la primera es contar con un sistema de facturación el cual concuerde 100% con los pedimentos presentados al SAT, este es la primera etapa a solucionar, de manera que este manual es el primer paso de esta etapa. - Una vez terminado este manual, lo que sigue es iniciar las operación de de comercio exterior, para esto hay otros manuales los cuales llevan paso a paso el proceso de importación y exportación. - La siguiente etapa, después de arrancar el sistema con operación de importación y exportación, es decidir lo que se hará con la historia, varias opciones son: Capturar toda la historia desde el inicio fiscal de la empresa (esto es lo más recomendable, pero la mayoría de las veces no es lo mas práctico). Iniciar a una fecha dada con un inventario inicial, este inventario se debe de capturar en cantidades de unidades comerciales (de los pedimentos). Capturar desde una fecha dada las importaciones y exportaciones, y luego afectar pedimentos a partir de esa fecha (por unos seis meses), y las incidencias (faltantes) que marque, serán los saldos iníciales faltantes, estos se deberán capturar para que existan.