INFORME AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD

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1 INFORME AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD Área de Calidad y Mejoramiento Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional AÑO 212: QUINTO Y SEXTO CICLO Publicado: Diciembre de 212

2 Rectoría Iván Enrique Ramos Calderón, Rector Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional Profesora Ángela María Franco Representante de la Dirección Equipo Coordinador de Implantación Ingeniera Claudia Milena Muñoz P. Ingeniero Juan Esteban Goyes. Contratista Marco Antonio Salcedo. Empresa Consultora Proyecto de Mantenimiento del GICUV, Unión Temporal MS Consultores - EQTEC Documento elaborado por: Ing. Vanessa Montero Ingeniera Vanessa Montero Ingeniero Fernando Maya Ingeniero Omar Losada Rivera Ingeniero (c) Andrés Arango El contenido de este documento puede reproducirse total o parcialmente citando la fuente. Consúltelo en Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional Área de Calidad y Mejoramiento Ciudad Universitaria Meléndez Edificio 31- Espacio 316 Telefono: 3221 Ext Cali, Colombia Publicación diciembre de 212 1

3 1. INFORME DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD En este informe se muestran los resultados generales de auditoría correspondientes a la ejecución de las auditorias programadas en el año 212. La información aquí presentada corresponde a la finalización del 5to ciclo y la ejecución del 6to ciclo, según la tabla presentada a continuación: No. CICLOS FECHAS INICIO - FIN 1 de Octubre de al 19 de Noviembre de de Junio al 3 de Julio de de Noviembre al 11 de Diciembre de de Junio del 21 al 3 de Abril del de Abril de 211 a 29 de Febrero del de Abril a 21 de Diciembre de 212 Tabla 1. Fechas de Ejecución de los Ciclos. 2. RESULTADOS Y ANÁLISIS GENERAL En el año 212 se ejecutó el final del quinto ciclo y se llevó a cabo el sexto ciclo, a continuación se muestran los resultados generales obtenidos y su comparación con los ciclos anteriores. Para la interpretación de las gráficas se debe tener en cuenta: Para los ciclos del al 4 los incumplimientos se clasificaban en menores y mayores, aquí se presenta un resultado consolidado de las dos clasificaciones, ya que a partir del quinto ciclo esta clasificación es eliminada y se denominan no conformidades. En el ciclo fue ejecutada una sola auditoría correspondiente al Subproceso Gestión del Material Bibliográfico. 2

4 CICLO CICLO 1 CICLO 2 CICLO 3 CICLO 4 CICLO 5 CICLO 6 Gráfica 1. Resultados de Auditoría por Ciclo.. NO CONFORMIDADES OBSERVACIONES TOTAL TOTAL OBSERVACIONES NO CONFORMIDADES CICLO 6 CICLO 5 CICLO 4 CICLO 3 CICLO 2 CICLO 1 CICLO Gráfica 2. Comparación de la Clasificación por Ciclo. 3

5 Proporción 8,, 6, 5, 4, 3, 2, 1,,, 5,8 5,5 3,2 2, 2,5 2, 2, 2, 1,6 1,5 1, 1,2, CICLO CICLO 1 CICLO 2 CICLO 3 CICLO 4 CICLO 5 CICLO 6 RELACIÓN INCUMPLIMIENTOS POR AUDITORIA RELACIÓN OBSERVACIONES POR AUDITORIA Gráfica 5. Tiempo en Días Calendario por Auditoría CICLO CICLO 1 CICLO 2 CICLO 3 CICLO 4 CICLO 5 CICLO 6 N ACCIONES ABIERTAS N ACCIONES CERRADAS Gráfica 3. Acciones Abiertas y Cerradas por Ciclo En el sexto ciclo se presenta el estado de las acciones reportadas al momento que tienen como fuente auditoría interna, es importante tener en cuenta que las auditorías fueron ejecutadas principalmente en el segundo semestre del 212. Datos a corte 3 de noviembre de

6 3, 26, Proporción Días por Auditoría 25, 2, 15, 1, 5, 1,, 3, 2,69 9,9 5,11, CICLO CICLO 1 CICLO 2 CICLO 3 CICLO 4 CICLO 5 CICLO 6 DIAS POR AUDITORIA Gráfica 4. Tiempo en Días Calendario por Auditoría. Las anteriores gráficas permiten realizar las siguientes observaciones: La relación de número de incumplimientos identificado por auditoría ha variado de 5.8 en el cuarto ciclo, 5.5 en el quinto ciclo a 2, en el último ciclo, las observaciones en cambio han mostrado un aumento en el último ciclo, estas tendencias pueden deberse al avance de la madurez del sistema, donde se presentan menos incumplimientos y es posible identificar más oportunidades para llevar a cabo acciones preventivas o de mejora. En el sexto ciclo se observa una relación de días por auditoría mucho menor a la que se presentó del cuarto ciclo en adelante, esto junto al análisis de las fechas del programa permite identificar que en general ha sido posible mejorar el cumplimiento de las fechas establecidas para las auditorías. Hay una baja tasa de reporte de acciones para las auditorías correspondientes al sexto ciclo, por lo que es necesario realizar un seguimiento más cercano en el próximo año. 3. EJECUCIÓN DE AUDITORIAS Programa Quinto Ciclo El quinto ciclo que fue ejecutado del 26 de abril de 211 al 29 de febrero de 212, contenía en su programa los 13 Procesos Centrales, 4 Facultades, 1 Instituto Académico, 1 Instituto de Investigación y las 9 Sedes Regionales, estos se muestran en la Figura 1. 5

7 En el Proceso Gestión del Talento Humano se llevaron a cabo dos auditorías correspondientes al Subproceso Gestión del Talento Humano Administrativo y el Subproceso de Gestión del Talento Humano Docente; en la Facultad de Ingeniería fueron realizadas cinco auditorías correspondientes al Programa de Maestría en Ingeniería con énfasis en Electrónica, el Programa Ingeniería de Alimentos, el Programa Ingeniería de Materiales, el Grupo de Investigación en Mejoramiento Industrial GIMI y el Grupo de Investigación en Saneamiento Ambiental CINARA. GESTIÓN DE CALIDAD GESTIÓN DEL MEJORAMIENTO COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL GESTIÓN DEL CONTROL FORMACIÓN GESTIÓN DE TALENTO HUMANO (2) GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS EXTENSIÓN Y PROYECCIÓN SOCIAL DE INVESTIGACIÓN Y GENERACIÓN DEL CONOCIMIENTO DESARROLLO HUMANO Y BIENESTAR PLANEACIÓN INSTITUCIONAL DE GESTIÓN FINANCIERA GESTIÓN DE RECURSOS TECNOLÓGICOS INSTITUTO DE PROSPECTIVA, INNOVACIÓN Y GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO SALUD CIENCIAS NATURALES Y EXACTAS HUMANIDADES INSTITUTO PSICOLOGÍA INGENIERÍA (5) SEDE YUMBO SEDE PALMIRA SEDE NORTE DEL CAUCA SEDE CAICEDONIA SEDE CARTAGO SEDE TULUÁ SEDE BUGA SEDE ZARZAL SEDE PACIFICO Figura 1. Procesos, Facultades, Institutos y Sedes del Programa del Quinto Ciclo. 6

8 Observación: 19 No Conformidad : 8 Gráfica 4. Clasificación Resultados Quinto Ciclo.1 6% % % % % % % 5.6 % % % Gráfica 5. Diez Requisitos más Repetitivos en el Quinto Ciclo. En este ciclo fueron ejecutadas en total 33 auditorías, los procesos que no se pudieron auditar en el quinto ciclo, como la Facultad de Salud y el Instituto de Psicología, se tomaron como prioridad en el sexto ciclo. A continuación se muestra el estado de las acciones reportadas a corte 3 de noviembre para las auditorías realizadas en el quinto ciclo, y algunas observaciones sobre el mismo.

9 Facultad de Ingenierías 18 6 Sede Caicedonia 2 1 Sede Cartago 1 14 Sede Norte del Cauca 36 Sede Palmira Sede Yumbo Proceso Gestión de Calidad Proceso Gestión del Mejoramiento Subproceso Gestión de Programas Académicos DACA Subproceso Gestión del Talento Humano Administrativo Proceso Comunicación Institucional (PQRS) Gestión del Talento Humano Docente Selección y Evaluación de Proveedores 1 Proceso Control Interno 21 Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento 6 5 Proceso Extensión y Proyección Social Transferencia de Resultados de Investigación 13 Gestión de la Salud Ocupacional Planeación Institucional (Elaboración y Seguimiento Plan Estratégico de Desarrollo) Gestión Financiera (Planeación y Ejecución del Presupuesto) 6 Gestión de Recusos Tecnológicos 15 Facultad de Ciencias Naturales y Exactas 22 Facultad de Humanidades Sede Buga Sede Tuluá Sede Zarzal 8 13 Sede Pacifico ACCIONES ABIERTAS ACCIONES CERRADAS Gráfica 6. Acciones Abiertas y Cerradas a corte 3 de Noviembre para el Quinto Ciclo. 8

10 La Sede Buga no ha reportado las acciones planteadas correspondientes a la auditoría interna de calidad realizada el 6 de diciembre de 211. No se ha reportado el seguimiento y cierre de ninguna de las acciones planteadas en los siguientes casos: AUDITADO FECHA AUDITORÍA NÚMERO DE ACCIONES Sede Palmira 31 de mayo de Gestión del Talento Humano 23 de agosto de Docente Subproceso Contratación y 18 de agosto de 211 Compras Nacionales (Selección y Evaluación de Proveedores) Instituto de Prospectiva, 1 de noviembre de 21 Innovación y Gestión del Conocimiento 211 Transferencia de Resultados 19 de enero de de Investigación Subproceso Administración del Software 29 de noviembre de Facultad de Ciencias Naturales y Exactas Tabla 2. Seguimientos y Cierres pendientes. 28 de noviembre de Programa Sexto Ciclo El sexto ciclo que fue ejecutado 3 de Abril al 21 de Diciembre de 212, contenía en su programa los 13 Procesos Centrales, Facultades, 2 Institutos Académicos y las 9 Sedes Regionales, estos se muestran en la Figura 2. En el sexto ciclo se llevaron a cabo auditorías múltiples en el caso del proceso Gestión de Bienes y Servicios, la Facultad de Salud, la Facultad de Ingeniería, la Facultad de Ciencias de la Administración, la Facultad de Ciencias Sociales y Económicas, la Facultad de Artes Integradas y el Instituto de Educación y Pedagogía. 9

11 PLANEACIÓN INSTITUCIONAL COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL GESTIÓN DEL CONTROL GESTIÓN DE CALIDAD GESTIÓN DEL MEJORAMIENTO FORMACIÓN EXTENSIÓN Y PROYECCIÓN SOCIAL INVESTIGACIÓN Y GENERACIÓN DEL CONOCIMIENTO DESARROLLO HUMANO Y BIENESTAR GESTIÓN FINANCIERA GESTIÓN DE RECURSOS TECNOLÓGICOS GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS (5) SALUD (4) INGENIERÍA (3) FACULTAD CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN (3) CIENCIAS NATURALES Y EXACTAS CIENCIAS SOCIALES Y ECONÓMICAS (2) HUMANIDADES ARTES INTEGRADAS (2) INSTITUTO PSICOLOGÍA INSTITUTO DE EDUCACIÓN Y PEDAGOGÍA (5) NORTE DEL CAUCA CAICEDONIA CARTAGO YUMBO PALMIRA BUGA TULUÁ PACIFICO ZARZAL Figura 2. Procesos, Facultades, Institutos y Sedes del Programa del Sexto Ciclo. 1

12 4% Número de Auditorías Realizadas Número de Auditorías Faltantes 96% Gráfica. Auditorías Ejecutadas en el Sexto Ciclo. Oportunidad: 9 39% Debilidades: % Gráfica 8. Clasificación Resultados Sexto Ciclo. En el sexto ciclo se logró ejecutar el 96% de las auditorías contenidas en el programa, correspondiente a 4 auditorías y quedaron pendientes por realizar el 4% de auditorías correspondientes a 2 auditorías. Las auditorías internas de calidad faltantes que corresponden a la Facultad de Humanidades y al Proceso Investigación y Generación del Conocimiento serán realizadas en el sexto ciclo, y serán tomadas como prioridad. A continuación se muestra la clasificación de los incumplimientos reportados en el sexto ciclo según los requisitos de la NTCGP1:29. 11

13 Número de Incumplimientos Requisito Gráfica 9. Clasificación Resultados Sexto Ciclo. 12

14 8.4 5% % % % % 8.3 5% % Gráfica 1. Trece Requisitos más Repetitivos %.1 8% % 6.3 9% % % Según lo mostrado en las gráficas y los informes de auditoría, los requisitos que se presentan con mayor frecuencia son los correspondientes a: 4.1 REQUISITOS GENERALES literal g, identificación de riesgos CONTROL DE LOS REGISTROS oficialización, uso y conservación de registros SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DEL SERVICIO Medición de las características del servicio, seguimiento y medición de lo ejecutado frente a lo planeado. 6.3 INFRAESTRUCTURA estado de salones y espacios de la Universidad para la prestación de servicios..1 PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO planteamiento de objetivos, planes de trabajo SATISFACCIÓN DEL CLIENTE herramientas y medios para la recopilación de la satisfacción del cliente CONTROL DE DOCUMENTOS actualización y conservación de manuales, caracterizaciones, indicadores, normogramas Competencia, formación y toma de conciencia desconocimientos del GICUV, de MITIGAR, de su importancia en el logro de objetivos de calidad SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS S Indicadores, seguimiento a objetivos y acciones ACCIÓN CORRECTIVA Planteamiento de acciones correctivas de distintas fuentes, identificación de causas, seguimiento de acciones (eficacia). 8.4 ANÁLISIS DE DATOS Análisis cuantitativo y cualitativo de indicadores y resultados de evaluaciones y encuestas. 8.3 CONTROL DEL SERVICIO NO CONFORME Identificación de dificultades en el desarrollo de los procesos..2.3 COMUNICACIÓN CON EL USUARIO medios de comunicación, actualización de los mismos, medios de retroalimentación con el usuario. 13

15 Proceso Planeación Institucional Comunicación Institucional Gestión de Calidad Gestión del Mejoramiento Formación Extensión y Proyección Social Investigación y Generación del Conocimiento Desarrollo Humano y Bienestar - Gestión Gestión Financiera Gestión de Recursos Tecnológicos Gestión del Talento Humano Gestión de Bienes y Servicios Facultad de Salud Instituto Psicología Facultad de Ingeniería Facultad Ciencias de la Administración Facultad de Ciencias Sociales y Económicas Facultad de Ciencias Naturales y Exactas Facultad de Humanidades Instituto de Educación y Pedagogía Facultad de Artes Integradas Sede Regional Yumbo Sede Regional Norte del Cauca Sede Regional Caicedonia Sede Regional Cartago ACCIONES ABIERTAS Sede Regional Palmira Sede Regional Buga Sede Regional Tuluá Sede Regional Pacifico Sede Regional Zarzal ACCIONES CERRADAS Gráfica 11. Acciones Abiertas y Cerradas a corte 3 de Noviembre para el Sexto Ciclo 14

16 En la gráfica anterior se puede observar que hay una baja tasa de reporte de acciones correspondientes a las auditorías internas de calidad realizadas y a continuación se muestra el detalle de las auditorías que no reportan acciones a corte 3 de noviembre. SEDE / FACULTAD / Proceso Planeación Institucional Comunicación Institucional / SUB / PROGRAMA / PROYECTO Planeación de la Estructura Organizacional Programa de Quejas, Reclamos y Sugerencias Seguimiento Acciones Abiertas FECHA AUDITORIA FECHA LIMITE REPORTE 19/9/212 2/11/212 26/9/212 2/11/212 Formación Subproceso Gestión de la Biblioteca (MP) 21/6/212 22/8/212 Sede Regional Yumbo Todos los procesos 6/6/212 /8/212 Sede Regional Norte del Cauca Sede Regional Caicedonia Todos los procesos /9/212 Todos los procesos /8/212 Sede Regional Cartago Todos los procesos 31/8/212 1/11/212 Facultad Ciencias de la Administración Facultad de Ciencias Sociales y Económicas Proyecto de Extensión: Convenio Fundación Carvajal Grupo de Investigación: Humanismo y Gestión Programa Académico Comercio Exterior Programa Académico de Pregrado de Economía Programa Académico de Pregrado de Sociología 8/6/212 9/8/212 4/9/212 5/11/212 Sede Regional Palmira Sede Regional Tuluá Gestión de Calidad, Gestión del Mejoramiento Seguimiento a Acciones Abiertas Gestión de Calidad, Gestión del Mejoramiento Articulación con el GICUV Gestión de Calidad, Gestión del Mejoramiento Sede Regional Pacifico Seguimiento a Acciones Abiertas Tabla 3. Acciones No Reportadas por auditoría /9/212 8/11/212 24/9/212 25/11/212 /9/212 8/11/212 15

17 La fecha límite de reporte hace referencia a la fecha límite en que las acciones para dar respuesta a las debilidades encontradas debieron ser reportadas, según lo estipulado en el manual MP , Gestión del Mejoramiento (45 días hábiles). En esta tabla solo se tuvieron en cuenta las auditorias en las que fueron encontrados debilidades y cuyas acciones debieron ser reportadas antes del 3 de noviembre, fecha de corte de este informe. 16