INFORME DE SEGUIMIENTO AL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN DE LA CALIDAD UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA UNIDAD DE CONTROL INTERNO

Transcripción

1 INFORME DE SEGUIMIENTO AL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN DE LA CALIDAD UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA UNIDAD DE CONTROL INTERNO Septiembre 2012 Enero 2013

2 INTRODUCCIÓN La Unidad de Control Interno realizó seguimiento al Sistema Integral de Gestión de Calidad (SIGEC) con corte del 01 de Septiembre de 2012 al 31 de Enero del 2013, revisando el consolidado de la Acciones Correctivas Preventivas y de Mejoras, los Mapas de Riesgo, los Compromisos Adquiridos en la revisión de la Alta dirección, Encuestas de Satisfacción y Servicio No conforme de los procesos del SIGEC y la Unidad Administrativa Especial de Salud. En este informe se muestran los resultados arrojados en este seguimiento y se dictan algunas recomendaciones para la mejora de los procesos.

3 1. Acciones Correctivas Preventivas y de Mejoras de los procesos del Sistema Integral de Gestión de Calidad La Unidad de Control Interno realizó seguimiento a las acciones correctivas preventivas y de mejora de los procesos del SIGEC, revisando los avances de las actividades establecidas en los planes de mejoramiento producto de las No conformidades halladas en Auditorías Internas y Externas. La tabla 1 muestra las No conformidades productos de las Auditorías Internas, bajo desempeño en los indicadores de gestión y encuesta de satisfacción excluyendo las acciones productos de Auditorias Externas. Para este seguimiento se tiene en cuenta el registro FGDC Consolidado de correcciones, acciones correctivas, preventivas y de mejora. Tabla 1. Seguimiento a las Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejoras # Total de No Planes de Mejoramiento vencidos en el periodo No Cerradas por ser Acciones eficaces # No Abiertas % Eficacia del periodo Planeación Institucional Gestión de Calidad Comunicación Docencia Investigación Extensión Gestión y Desarrollo del ,65 Talento Humano Gestión Financiera Gestión Documental ,33 Gestión del Desarrollo Tecnológico Infraestructura Gestión Legal Gestión del Bienestar Institucional

4 Tabla 1. Seguimiento a las Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejoras # Total de No Planes de Mejoramiento vencidos en el periodo No Cerradas por ser Acciones eficaces # No Abiertas % Eficacia del periodo Gestión de Adquisición y Contratación Seguimiento y Control UAES ,57 Total ,4 Tabla 1 Al iniciar el seguimiento, el SIGEC tenía 120 no conformidades de las cuales se cerraron 19, por lo tanto, quedaron 101 no conformidades abiertas en el SIGEC. Para el cálculo de la eficacia se excluyen los planes de mejoramiento que tienen fecha de implementación después del 31 de Enero del La eficacia en las acciones del SIGEC para este periodo fue de 16.40%. La gráfica 1 muestra la eficacia de Sistema Integral de Gestión de Calidad por proceso. % de Eficacia de los , , ,57 Gráfica 1. Es de resaltar que el proceso de Gestión Financiera a la fecha aún no ha enviado los planes de mejoramiento, producto de la Auditoria interna de calidad realizada en el año 2012.

5 El proceso de Gestión de Calidad no se incluye en la gráfica anterior debido a que sus planes de mejoramiento no se habían vencido para este periodo, por lo tanto no se puede medir la eficacia de sus acciones. La Gráfica 2 muestra la eficacia del SIGEC por periodo evaluado. Se observa que la eficacia de los planes de mejoramiento de los procesos ha disminuido. 30,00% 25,00% 20,00% 15,00% % de Eficacia por periodo Evaluado 28,07% 22,96% 16,40% 10,00% 5,00% 0,00% Oct Marzo 2012 Abr. - Ago Sep Ene Series1 Gráfica 2. Para este periodo el SIGEC tenía 13 no conformidades producto de Auditorias Externa (ICONTEC). La grafica 3 muestra las no conformidades por procesos # No Gráfica 3

6 2. Riesgos de los. La Unidad de Control Interno para este periodo, realizó seguimiento a los controles establecidos en los mapas de riesgo de los procesos del SIGEC. La gráfica 4 muestra los porcentajes de implementación de los controles por proceso. % de Controles Ejecutados 100,0% 80,0% 60,0% 40,0% 87,8% 95,0% 91,1% 83,3% 83,6% 98,3% 87,5% 56,3% 90,0% 59,2% 100% 31,6% 20,0% 0,0% 0% 0% 0% Gráfica 4. El porcentaje total de controles ejecutados del mapa de riesgo institucional es del %. Los procesos de Extensión, Gestión del Desarrollo del Talento Humano y Gestión del Bienestar Institucional, para este periodo no han ejecutado sus controles. Cabe aclarar que los procesos que tiene su Mapa de Riesgo actualizado son Gestión de Calidad, Infraestructura, Gestión Documental y Seguimiento y Control. 3. Compromisos Adquiridos en la revisión por la Alta Dirección al SIGEC. La Tabla 2 muestra los compromisos adquiridos en la revisión de la alta dirección que aún estaban sin ejecutar para el periodo evaluado, por los procesos del SIGEC. Compromisos Ejecutados Compromisos sin ejecutar Planeación Institucional 1 3 Gestión de Calidad 1 0 Comunicación 2 1 Docencia 2 9 Investigación 1 2 Extensión 0 2

7 Compromisos Ejecutados Compromisos sin ejecutar Gestión y Desarrollo del Talento Humano 3 2 Gestión Financiera 0 3 Gestión Documental 1 0 Gestión del Desarrollo Tecnológico 0 1 Infraestructura 1 0 Gestión Legal 1 2 Gestión del Bienestar Institucional 4 1 Gestión de Adquisición y Contratación 1 1 Seguimiento y Control 1 1 UAES 1 1 Total Tabla 2. Servicio No Conforme Durante el segundo semestre del 2012, se recepcionaron, por medio del Sistema de Peticiones, Reclamos y Sugerencias SPRS, diecisiete (11) servicios no conformes. La Tabla 3 muestra los servicios de la institución afectado. Servicios y/o Productos No conformes Gestión del Bienestar Docencia Institucional Total Falta de coordinación en los programas de postgrado 1 1 Matricula de Materia 3 3 Problemas con la Plataforma 2 2 Falla en Academusoft 3 3 Programa de medicina preventiva 1 1 Almuerzos subsidiados 1 1 Total Tabla 3

8 Aspectos por Mejorar. Redefinir los planes de mejoramiento que no han sido eficaces para el cierre de las no conformidades, de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento para acciones correctivas, preventivas y de mejora PGDC-003. Ejercer mayor control y seguimiento, por parte de los líderes de los procesos, a la ejecución de las actividades establecidas en los planes de mejoramiento. Actualizar los Mapas de Riesgos de los de acuerdo a la nueva metodología aprobada en el SIGEC. Ejecutar los controles y acciones establecidas en los mapas de riesgos de los procesos, para reducir los riesgos identificados. Establecer planes de mejoramiento para aquellos indicadores que no alcanzaron la meta mínima. Fortalecer el reporte de los servicios no conformes en la Institución. Para los planes de mejoramiento que incluyan actividades entre dos procesos o más, se deben definir claramente las responsabilidades de cada una de las partes, para garantizar su ejecución. Fortalecer la socialización de los Compromisos adquiridos en la revisión por la alta dirección, debido a que muchos procesos manifiestan desconocer dicho compromisos. RAFAEL PACHECO MIZGER. Jefe Unidad de Control Interno. Elaboró: Yesid Martínez