Solución de Control de Inventarios Fijos ALCANCE TÉCNICO

Transcripción

1 ALCANCE TÉCNICO

2 ALCANCE TÉCNICO 1. PRESENTACIÓN Actisoft es un Sistema informático destinado a gestionar la operatividad diaria de un Inventario. Permitiendo agilizar y gestionar el proceso del inventario físicos de bienes, registrando las ubicaciones y responsables de cada uno de los bienes de la empresa, así como actualización de datos de los mismos, agilizando la labor del inventarios tanto para las empresas del sector privado como para las entidades del Gobierno, mediante la utilización de terminales portátiles e implementación de códigos de barra a sus bienes. El sistema le permitirá responder sus preguntas más frecuentes: Dónde se encuentra el activo?, Quién o quiénes son responsables del activo? Cuántos bienes se encuentran por inventariar? Qué operario fue responsable de la toma de inventario físico? Cuáles son los bienes faltantes en la empresa?, entre otros. Este sistema genera la información necesaria para los sistemas de activos fijos que disponga el cliente, de tal manera que a través de un módulo de comunicación se realice la carga y descarga de datos levantados en el terminal portátil. 2. FLUJO DE LA SOLUCIÓN. 3. ALCANCE DE LA PROPUESTA. El sistema Actisoft permite administrar el inventario de una empresa, pudiendo actualizar los datos durante el proceso. Asimismo asegurar la ubicación final del bien. El sistema está compuesto por 3 componentes: Componentes de la Solución: Aplicativo Web (opcional) Aplicativo de Descarga / PC Aplicativo PDA 2

3 3.1. Aplicativo Web: Este módulo permite gestionar el inventario de tal manera que usted puede informarse de los responsables del inventario la carga de datos que se les ha proporcionado y el estado por cada inventariador. Dentro de las características principales tenemos: Cargar la data inicial del Inventario del Cliente, tales como los maestros de Empresa, Bienes, ubicaciones y empleados. Esta carga se puede realizar a través de 3 formas: Carga del cliente en tablas temporales de BD del Actisoft. Carga del cliente en archivos.txt con estructuras predefinidas Modulo mantenimiento: bienes, empleados, Nuevo, modificar, eliminar. Ubicaciones (gerencias, áreas, departamentos, etc.) Los campos principales que maneja el sistema son: Código del bien (código de barra, código RFID) Descripción del bien Ubicación del bien (según estructura jerárquica de la empresa) Clasificación del bien (categoría, clase, tipo) Responsable de los bienes (puede ser el jefe del área) Usuario del bien (es el usuario que usa el bien) Estado del Bien (bueno, regular, malo) Condición del Bien (comprado, donado, proyecto, etc.) Marca Modelo Serie Campo Observación Año de Adquisición Valor de Bien Dimensiones Color Foto del bien (si tuviera equipo con cámara) Si fuera un vehículo solicita: Placa Motor Chasis Año de fabricación Si fuera un bien semoviente: Especie Raza Realizar las configuraciones necesarias para el inicio del Inventario, tales como tipo de codificación a usar (SBN o normal), modalidad de inicio del Inventario 3

4 (por bien, por ubicación, por ubicación y responsable) Sectorizar la carga del Inventario a través de los Grupos de Inventario, con sus respectivos Jefes y Operadores Realizar consultas y emitir reportes de seguimiento y control del Inventario, tales como: Resumen y detalle de Bienes faltantes, nuevos y duplicados. Conformidad de Inventario por cada responsable de bien y ubicación. Reporte de trazabilidad de acuerdo a los inventarios realizados Aplicativo del PDA Aplicativo Móvil permite realizar el inventario físico de los bienes en la misma ubicación, le permite configurar el inventario de acuerdo a sus necesidades: Inventario por Bien Por Ubicación (identifica primero donde se encuentra antes de iniciar el inventario) y Por Ubicación y Responsable (identifica primero donde se encuentra y quien es el responsable antes de iniciar el inventario) Asimismo durante el proceso de inventario el sistema le permite ingresar un nuevo bien, cambiar la ubicación del mismo y actualizar los datos principales del bien. Módulos que contiene: Módulo General: Seguridad: ingreso de operario y clave Módulo de Configuración: Permite configurar la modalidad de trabajo del mismo inventario el cual permite: Indicar si el inventario es ciego (no se dispone de las ubicaciones de los bienes) o normal Indicar si el inventario lo realizamos por bien, por ubicación o por ubicación y responsable Módulo de Inventario: Registra los activos por empresa, locales de la empresa, departamento, áreas y responsables del bien. Permite registrar un bien nuevo. La búsqueda del bien se puede dar por código de barra o por RFID; cuando se tiene código de barra: La búsqueda se puede dar por el código de bien, código anterior o serie (si lo tuviera) Cuando es RFID: La activación del RFID solo activa el código de bien, pero puede 4

5 interactuar con el código de barra para la serie y/o código anterior. Adiciona los códigos de activos de acuerdo a la ubicación del mismo. Visualización de la ubicación anterior del bien y actualizar la ubicación final del activos en una empresa. Actualización de los datos de los activos como número de serie, ubicación, responsable, registrar el estado del bien (deteriorado, buen estado) entre otros. Permite la captura de imagen del bien durante el inventario. Activar cámara e insertarlo en la tabla de bienes del PDA, identificando si es un terminal con cámara. Nota: cuando se trabaja con activos identificados con RFID, durante el escaneo de búsqueda visualiza un listado que permite identificar que bienes han sido inventariados y cuales faltan por inventariar Módulo de Mantenimiento: Permite actualizar los datos de un bien especifico, cambiar de ubicación y/o responsable, sin necesidad de realizar el inventario, útil cuando un personal se va o ingresa uno nuevo. La búsqueda del bien se puede dar por código de barra o por RFID; cuando se tiene código de barra: La búsqueda se puede dar por el código de bien, código anterior o serie (si lo tuviera). Cuando es RFID: La activación del RFID solo activa el código de bien, pero puede interactuar con el código de barra para la serie y/o código anterior. Adiciona los códigos de activos de acuerdo a la ubicación del mismo. Visualización de la ubicación anterior del bien y actualizar la ubicación final del activos en una empresa. Actualización de los datos de los activos como número de serie, ubicación, responsable, registrar el estado del bien (deteriorado, buen estado) entre otros. Permite la captura de imagen del bien durante el inventario. Activar cámara e insertarlo en la tabla de bienes del PDA, identificando si es un terminal con cámara. Nota: Cuando se realiza la actualización de un bien, se recomienda que el trabajo de búsqueda sea a través del código de barra Módulo de Consultas: Verificación de la cantidad de bienes inventariados según ubicación, bienes modificados y sobrantes. Verificación de la cantidad de bienes faltantes (bienes por inventariar) 5

6 3.3. Aplicativo PC: Módulo de Asignación de TAG a los bienes y personal: Este módulo permitirá asignar los tag de rfid a los bienes y el personal del cliente (opcional). El sistema maneja filtro de búsquedas, y el etiquetado se realizará uno a uno. Se visualizará las viñetas uno de bienes. Se tendrá el control de la asignación del tag por bien El proceso de asignación se realiza de la siguiente manera: Único tag, viene de fábrica, con un lector de mano con RFID se asigna al bien leyéndolo. A través de un Reader y antenas, se graba el tag de rfid al bien; tomando como dato a grabar el código del bien. A través una impresora de RFID para etiquetas de RFID, se realiza la impresión y grabado de la etiqueta y el chip de rfid; como dato a grabar el código del bien. Los filtros que maneja el sistema son: Búsqueda de Bienes, por ubicación del bien y clasificación: seleccionando los bienes que pertenecen a un área específica. Nota: para lo cual a nivel de PC deberá tener un lector para la lectura del tag rfid. El sistema trabaja sobre estructuras predeterminadas de base de datos en SQL Server, las cuales serán proporcionadas al cliente para que el cliente realice las interfaces necesarias de llenado De Descarga de Datos: Módulo que realiza la transferencia de información entre los terminales portátiles y la PC. Permite la carga y descarga de datos: Si adquiere el Modulo Web, la carga de datos serán llevadas a cabo a nivel de base de datos SQL Server. El sistema de PC: permite la impresión de códigos de barra para los bienes, le permite realizar la impresión según lo siguiente: Filtros por área departamento, oficina Permite realizar la reimpresión de las etiquetas de los bienes que han sido inventariado y durante el inventario se han encontrado deterioradas. 4. COMPROMISOS DE ENTREGA. CD de Instalación Manuales 5. LICENCIAMIENTO. 1 Licencia de Aplicativo Web 1 Licencia de Aplicativo PC de transferencia de Datos e Impresión de etiquetas 6