Logística de Entrada Abastecimiento Logística de compras Transporte Stocks diseño de almacenes.

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1 2009 Logística de Entrada Abastecimiento Logística de compras Transporte Stocks diseño de almacenes. Cuadernillo 2 de 6 Ing. Juan Pablo Quiroga 01/05/2009

2 2 Logística de Entrada: Gestión y coordinación de compras: Aunque estos dos términos son empleados con frecuencia para describir funciones empresariales similares, en realidad significan acciones diferentes. Aprovisionar es una función destinada a poner a disposición de la empresa todos aquellos productos, bienes y servicios del exterior que le son necesarios para su funcionamiento. Para cumplir estas funciones es necesario: Prever las necesidades. Planificarlas en el tiempo. Expresarlas en términos adecuados. Buscarlas en el mercado. Adquirirlas. Asegurarse de que son recibidas en las condiciones demandadas. Pagarlas. Comprar es una función que tiene como objetivo adquirir aquellos bienes y servicios que la empresa necesita del exterior, garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas en el momento preciso y en las mejores condiciones posibles de calidad y precio. Aunque esta función pueda constituir una actividad de vital importancia para la empresa, como puede verse, solo es parte de las operaciones que debe realizar para aprovisionarse. La compra comienza en el momento en que un producto o servicio debe ser buscado en el exterior, finalizando cuando cesan esas obligaciones y derechos mutuos establecidos. Sin embargo, el aprovisionamiento comienza con la tarea de detectar las necesidades de la empresa y situarlas en el tiempo; siendo, por tanto, una función mucho más amplia que la de comprar. Al tener que adaptarse a un entorno económico altamente cambiante, el aprovisionamiento se ha convertido en una función estratégica, algunas veces de importancia capital para conseguir objetivos generales que la empresa desea alcanzar. Las características de ese entorno que más están influyendo en la función aprovisionamiento son: Globalización de los mercados. Variaciones cualitativas y cuantitativas en la demanda de los productos. Escasez de los capitales y crecimiento de los costos financieros. Reducción de los márgenes de beneficio.

3 3 Por otra parte, los cambios tecnológicos y el constante incremento de las exigencias de calidad también están obligando a los departamentos de compras a introducir transformaciones profundas en sus habituales formas de trabajo. Bajo estas perspectivas, es fácil comprender que una óptima gestión de aprovisionamientos puede llegar a constituir un centro de beneficios para la empresa. Fases de la función de compras: En términos globales, esta función se inicia en el momento en que un bien o servicio debe ser buscado en el exterior de la empresa y finaliza al cesar los derechos y obligaciones mutuamente establecidos con el proveedor del bien o servicio. A lo largo de todo este proceso se pueden distinguir diferentes fases: 1. Operaciones previas: a. Conocimiento detallado de las necesidades. b. Determinación de las condiciones en que estas deben ser satisfechas. 2. Preparación: a. Investigación del mercado. b. Preselección de los posibles proveedores. 3. Realización: a. Análisis y comparación de las ofertas. b. Negociación con los ofertantes. c. Elección del proveedor. d. Confección del pedido. 4. Seguimiento: a. Vigilancia y reclamo de las entregas. b. Control cuantitativo y cualitativo de los productos recibidos. c. Conformación de las facturas. d. Eventual devolución de los productos hallados como no conformes. 5. Operaciones derivadas: a. Recuperación y enajenación de embalajes, desperdicios, sobrantes, etc. b. Gestión de los stocks de los materiales y productos adquiridos. La secuencia de las fases anteriores que constituyen la función de compras presenta responsabilidades diferentes: Administrativa: la compra es un acto administrativo que ocasiona la entrada de mercancía y la salida correspondiente de un contravalor de dinero. Este carácter administrativo es el que permite organizar el conjunto de operaciones y procedimientos necesarios para la ejecución de las operaciones de compra y gestionar con eficacia este servicio. Técnica: la compra debe seleccionar aquellos proveedores que mejor satisfacen las necesidades de la empresa. Ello obliga a un conocimiento detallado de las características y variedades de las mercancías a comprar. Así como de las alternativas validadas que pudieran aparecer.

4 4 Comercial: La compra obliga a un continuo contacto comercial con los proveedores, tanto actuales como potenciales. Requiere descubrir e investigar nuevas fuentes de abastecimiento y mejorar constantemente los resultados de las negociaciones externas, razonando en todo momento como una fuente generadora de beneficios para la empresa. Financiera: la compra inmoviliza capital; su escasez obliga a limitar el volumen de este inmovilizado a fin de poder satisfacer otras necesidades de financiación de la empresa sin recurrir excesivamente a capitales externos. Económica: las operaciones de compra generan unos costes que incidirán directamente en los precios de venta de los productos vendidos. Una forma de generar beneficios a la empresa es reducir al mínimo los costes derivados del cumplimiento de las funciones que le son asignadas. Principios Básicos de la función compras: Tres son los principios en los que deben basarse todas las actividades orientadas a la compra de bienes y servicios: Organización: Organización del servicio de compras con el fin de ejercer su función de una forma eficaz. Para ello, cada componente deberá tener definidas: a. Sus misiones y tareas. b. Sus objetivos y responsabilidades. Previsión: Definir y desarrollar las técnicas de compra siguientes: a. Prospecciones del mercado y análisis económicos del entorno con el fin de determinar el nivel de precios del mercado y su evolución. b. Marcar las políticas de proveedores y los objetivos del ahorro. Control: Establecer un sistema de control sobre la actividad del servicio de compras que permita contrastar los logros con los objetivos establecidos: a. Analizar los costes generados. b. Constituir un banco de datos sobre: Los productos y sus costes. Los proveedores y los servicios prestados, cuantificando los niveles de calidad, de entrega, de precios y de servicios. Los objetivos de la compra: La actuación de un servicio de compra debe apoyarse sobre una definición clara de los objetivos que desean alcanzar:

5 5 Conseguir los mínimos costes de adquisición: Una vez determinadas las características y especificaciones del producto a comprar, hay que determinar: o Cantidades. o Precios. o Condiciones de pago. o Pruebas a someter al producto para su aceptación. Quien tenga la responsabilidad sobre la estrategia del aprovisionamiento deberá acordar: o o o o o o Lugares de entrega. Fechas de entrega. Fraccionamientos de las entregas. Unidades de entrega y unidades de transporte. Condiciones en que debe realizarse el transporte. Condiciones o tratamientos especiales que pudieran requerir la mercadería Mantener el nivel de calidad definido: la calidad es un objetivo prioritario de la empresa. Por lo tanto, la calidad de los productos a adquirir estará de acuerdo con la calidad del producto que la empresa, a su vez, desea vender en el mercado. Mantener la continuidad de abastecimiento. Desarrollar la competencia. Reciclar y tratar adecuadamente los embalajes usados, así como los residuos y desperdicios generados. En conclusión podemos sintetizar los objetivos de la función de compras como: Reducción de roturas de stock. Equilibrio y reducción de existencias. Incremento de la disponibilidad de existencias. Mejora de los costes de productos. Mejorar la programación. Máxima aproximación al JIT. Mejora en el nivel de servicio. Organización del departamento de compras: El servicio de compras deberá estar organizado de forma tal que se puedan sistematizar y racionalizar al máximo las tareas que deben realizarse, a fin de conseguir la mejor gestión al mínimo coste posible. La organización del servicio deberá tener siempre presente el aspecto operativo ligado a esta función y que comprenderá: Las operaciones que deben realizarse. Los documentos que intervienen en cada operación. La conexión con los demás departamentos de la empresa.

6 6 La diversa complejidad y dimensión de las empresas impiden establecer un modelo estándar de organización. Tipos de compras: Por punto de pedido. Por programa. Pedidos abiertos. Bajo pedido unitario. Especulativas. Especiales ( estacionales, perecederas, etc..) Tipos de suministro: Lotes y módulos de compra: Unidad de compra, de entrega, de almacenaje, de transporte Atendiendo a los aspectos logísticos, conviene estudiar con atención la forma en que el comprador desea le sea entregada la mercancía. Habitualmente la cantidad a adquirir de un artículo ha sido establecida solamente según las necesidades estrictas de la demanda de ese artículo, pudiendo no haberse tenido en cuenta otros aspectos relacionados con el modo de embalaje, de transporte ni de almacenaje del articulo. El comprador debe, en el momento de la compra, tener presente estos aspectos y determinar con precisión la forma en que desea que el artículo le sea entregado. A tal efecto conviene diferenciar: Unidad de compra:

7 7 Unidad que generalmente se ha expresado la demanda interna de ese artículo y que sirve de base para determinar su precio. Unidad de entrega: Si se atiende a las diversas formas y volúmenes en que un artículo puede ser embalado, se hace preciso determinar las unidades de entrega o de embalaje que contiene la cantidad total solicitada. Unidad de almacenaje: Establecidas las unidades de entrega es preciso determinar cómo se desea que se agrupen esas unidades a fin de atender a las necesidades de almacenamiento y manutención de esa mercancía, considerando los medios de que la empresa dispone. Así pues, se determinaran los tamaños de las unidades de almacenaje y las unidades de entrega y de compra contenidas en una unidad de almacenaje. Unidad de transporte: La frecuencia y la importancia de las expediciones, así como las diversas posibilidades de carga ofrecidas por los camiones, hacen que se tenga cada vez mas en cuenta la posibilidad de adquirir artículos en base a unidades completas de transporte. Puede considerarse como bien utilizada una unidad de transporte si el coeficiente de llenado es superior al 80%. Las unidades de compra, entrega, de almacenaje y de transporte pueden venir condicionadas por las características propias del artículo, por la forma de su embalaje o por las normas establecidas por el proveedor relacionando cada una de ellas. Por ejemplo, si se adquiere leche en envase de brick de 1 litro, se tendrán las siguientes posibilidades de agrupaciones: 1 caja = 12 bricks = 12 litros. 1 palet 1.2 x 0.8 = 864 bricks. 1 semi de 12.2 = 30 palets. La creciente importancia de las necesidades de la distribución crea la conveniencia de establecer estándares en la forma y manera de presentar las unidades de entrega y almacenaje.

8 8 Relación cliente proveedor: Logística de transporte y embalaje: Tipos de transporte: La mayor parte del movimiento de mercancías se lleva a cabo a través de cuatro medios básicos de transporte: Ferrocarril. Carretera. Marítimo. Aéreo. La búsqueda constante de una mayor economía posibilita la interacción de estos medios, apareciendo servicios mixtos que utilizan, en cada caso, la más adecuada combinación de medios. La característica más importante de esta coordinación de servicios es el libre intercambio de equipos entre los diferentes medios empleados. De todas las combinaciones posibles de servicios coordinados, no todas están disponibles o, si lo están, no tienen gran aceptación.

9 9 Almacenaje: Es aquella función logística que permite mantener cercanos los productos a los distintos mercados, al tiempo que, en colaboración con la función den regularización, asjuta la producción a los niveles de demanda y facilita el servicio. Los principios de almacenaje son: Aprovechar el espacio. Mínima manipulación Fácil acceso al stock. Flexibilidad en la colocación. Facilite la rotación del stock Facilite el control del stock. Los almacenes pueden ser centrales, locales o de transito, de materia prima o de producto terminado. Dentro de un almacén cabe distinguir las siguientes zonas: 1. Muelles y aparcamientos. 2. Entradas. 3. Salidas. 4. Stocks 5. Preparación de entregas. 6. Acondicionamiento de mercancías. 7. Oficinas y servicios. 8. Etc. Habitualmente los almacenes para materia prima suelen tener características espaciales, básicamente por la gran diversidad de productos almacenados, y la falta de unificación y normalización en las unidades de almacenaje y manipulación. Como unidades podemos citar: Cajas. Sacos. Bidones. Embalajes. Bolsas Etc.

10 10 Función de los almacenes: Tres son las funciones que se pueden asignar al almacenamiento de los productos: 1. Almacenamiento para coordinar los desequilibrios entre la oferta y la demanda. Escasos son los productos cuya demanda coincide, en tiempo y cantidad, con su oferta. La calidad del servicio al cliente, considerada como existencia de todos los productos demandados, en su punto de venta, genera un incremento de las ventas. La búsqueda de este incremento aconseja almacenar los productos cerca de los puntos de consumo, reduciendo las demandas insatisfechas que pudieran producirse por problemas en el transporte, falta de previsión de los proveedores u otras eventualidades. Existen productos cuya demanda, ya incierta, presenta carácter estacional. Para minimizar sus costes es preciso producirlos durante todo el año; pero exigen la disposición de grandes volúmenes de almacenamiento. Estos volúmenes pueden ser proporcionados tanto por el sistema productivo como por el sistema de distribución. Otra situación similar es la generada, por ejemplo, en la industria conservera, que se ve obligada a almacenar su producción en época de recogida a fin de abastecer el mercado durante el resto del año. La descoordinación entre la oferta y la demanda puede aparecer, también, bajo variaciones importantes en el precio de los productos, aconsejando realizar compras especulativas que compensen los costes generados por su obligado almacenamiento. 2. Almacenamiento para la reducción de costes: En ocasiones, un análisis de los costes implicados muestra que puede llegar a ser mas rentable adquirir algunos artículos en grandes lotes y/o transportarlos en cargas consolidadas hacia lugares de almacenamiento cercanos a los puntos de consumo. En esos casos, las mejoras económicas que se pueden obtener en el precio de compra, en los costes de manipulación y en el transporte consolidado, por el hecho de aumentar el tamaño de los lotes de fabricación, pueden llegar a compensar los mayores costos de almacenamiento que tal aumento significa. 3. Almacenamiento como complemento al proceso productivo. Algunos productos alimenticios, tales como quesos, vinos, licores, embutidos, precisan un periodo de maduración previo a su consumo. El almacenamiento obligado de estos productos puede hacerse de forma tal que se cumplan simultáneamente otras funciones.

11 11 Clases de almacenes: Almacenes de materias primas: Los que suministran los productos que un proceso productivo ha de transformar. Normalmente se encuentran próximos a los talleres o centros de producción. Almacenes de Semielaborados: Suelen estar situados entre dos talleres y su proceso productivo no esta enteramente finalizado. Almacenes de producto terminado: Los productos almacenados están destinados a ser vendidos. Otros almacenes: Almacen de piezas de recambio. Almacen de materiales auxiliares. Archivos de información. Principios del almacenaje: Aprovechamiento del espacio Superficie. Volumetría Mínima manipulación Unidades de almacenaje. Unidades de manipulación. Facilidad de acceso al stock Modulación de ubicaciones. Flexibilidad en la colocación Espacios libres. Previsión de espacios. Mínimos recorridos: integrar Zonificación ABC. Ocupación maquinas en los dos sentidos: entrada y salida. Posibilidad de rotación de stock FIFO Dinámicas. Control de vencimientos. Facilidad de recuento Unidades almacenaje estándar por producto. Facilidad de gestión Informatización Información diaria. Máximo rendimiento de los equipos Optimización de la productividad. Manual operativo.

12 12 Diseños de almacenes: Cuando se diseña un almacén deben tenerse en cuenta una serie de parámetros básicos, que permitan concretar la superficie y volumetrías necesarias. Stocks a almacenar. ABC de productos. Operaciones a realizar. Volúmenes a manipular. Numero de referencias. Estos parámetros deben determinar el dimensionamiento y capacidades actuales y futuras del almacén, Véase el plano a continuación:

13 13 Posteriormente deberá determinarse el sistema de almacenaje adecuado en función del tipo de unidad a almacenar, y el sistema de manipulación a incorporar: Manual. Mecanizada. Automática. La disponibilidad de superficie, así como las autorizaciones de edificación marcaran finalmente el diseño de la instalación. Los medios a utilizar, o la forma en que voy a mover el material me determinar el % de ocupación máximo que puede tener un almacén: Carretilla convencional. Carretilla retráctil. Transelevador. Etc. Determinaran el grado de aprovechamiento y la tasa de ocupación a conseguir.

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15 15 Zonificación del almacén: Deben de considerarse varios tipos de zonas en un almacén: Por tipo de almacenaje: o Paletizado. o Cajas sueltas. o Gráneles. o Contenedores apilados. o Estanterías o no. o Almacenaje en masa. Por ABC de dotación: o A: Máxima rotación (ubicación equilibrada entre la entrada y la salida) ubicación muy accesible. Almacenaje compacto o en bloque muy indicado. o B: Rotación media (ubicación media, entre zona A y el área mas lejana y distante) Índice de salida medio. Afecta a muchas referencias. Ubicación bastante accesible con cajas individuales (estanterías móviles o carretillas elevadoras muy flexibles). o C: Baja rotación (ubicación más distante, a partir de la zona B) Índice de salida bajo. Afecta a la mayora de las referencias. Ocupan gran volumen en el almacén. Ubicación: de accesibilidad normal a baja. Fuera de las zonas de gran actividad. Dimensiones y capacidades: Como se ha visto, el diseño de un almacén implica la toma de decisiones de largo plazo, entendiendo bien que estas decisiones condicionan posteriormente los equipamientos y servicios que se van a requerir para conseguir un almacenamiento eficaz y eficiente. El edificio: Mientras que la distribución de un almacén puede ser modificada con relativa facilidad, una vez que se ha determinado su dimensión, esta va a condicionar durante un largo periodo de tiempo las operaciones que se realizaran Un error en el dimensionamiento del almacén puede conducir a un incremento sustancial en los costes de operación (espacio insuficiente) o a una inversión innecesaria (mayor que la requerida). Por dimensión de un almacén se entiende a la capacidad cúbica del edifico: longitud, altura y ancho. Según la experiencia y en líneas generales, el tamaño del almacén será entre dos y tres veces la que se necesita para el almacenaje en si. Por supuesto que estas son cifras orientativas que dependerán mucho de la altura a la que se pueda hacer ese almacenaje. Para dimensionar el edificio será necesario planificar previamente su contenido y hacer la edificación en función de ello. No obstante, en todos los casos es necesario tener en cuenta una serie de consideraciones qyue sin pretender ser exhaustivas se enumeran a continuación:

16 16 Número de plantas: se recomiendan edificios de una sola planta normalmente diáfana. La experiencia demuestra que son menos costosas. Influyen diversos factores: o El producto: cuanto más voluminoso y pesado es, más costosa es su elevación. o La flexibilidad: el edificio con plantas, al requerir unas instalaciones fijas más costosas (ascensor, transe levadores, etc.) pierde capacidad de adaptación respecto a la nave diáfana y de una sola planta. o El coste de los terrenos: Si es muy elevado o las posibilidades de expansión horizontal son imposibles, obliga a construir en altura. Geometría de la planta: Los objetivos perseguidos al diseñar plantas son: o Máxima capacidad: con edificios de costo mínimo. o Flexibilidad de adaptación a las necesidades cambiantes. o Máximas anchuras entre paredes y columnas. o Mínimos recorridos de tráfico interno. o Mínimos espacios muertos por ocupación de puertas y ventanas. Suelos: El tipo de suelo es importante desde diferentes aspectos y deben responder a las siguientes necesidades: o Resistencia al roce continuo ocasionado por la circulación de maquinas. A fin de reducir el desgaste en zonas de alta densidad de circulación, es recomendable un tratamiento superficial basado en el empleo de cuarzo. o Higiene y seguridad. Para evitar que se ensucien tanto los productos almacenados como los equipos, es conveniente aplicar tratamientos con resinas epoxi o pinturas superficiales anti polvo y antideslizantes, siendo a su vez fácilmente lavables. o La capacidad de carga de los suelos estará en relación con los materiales que se vayan a almacenar. Como valores medios se aconsejan: Zonas de muelles y estantes bajos. 60 kg/cm2. Zonas de estanterías altas: 100 kg/cm2. o La plenitud de las superficies destinadas a caminos de rodadura de carretillas que trabajen a altura elevada ( m) deberán cumplir con la norma DIN 18202, que indica la diferencia máxima permisible en esos caminos de rodadura. Columnas: las columnas son necesarias para sostener la estructura del edificio deben ser aprovechadas además para: o Soportar equipos de elevación (puentes, grúas) o Empotrar conducciones eléctricas, calor y frio o Dar rigidez a los elementos de almacenaje que se vayan a instalar. o Un caso particular a considerar es el de las estanterías auto portantes sobre las que se sostiene la cubierta del edificio. No existen columnas internas. Iluminación: > 250 lux/m2.

17 17 Rampas: No es aconsejable establecer ningún tipo de rampas; pero si se diseñan hay que procurar que no superen el 10% 12% de pendientes y que su superficie este provista por antideslizantes y con drenajes de agua. Seguridad: Algunas recomendaciones son: o Holgura de 1 metro entre la cota mas elevada de almacenaje, o Pasillos principales: ancho minimo : 2.5 m. o Pasillos secundarios: ancho minimo: 1.25 m. Optimización del Almacén: Conceptos Ratios Tasa de ocupación 80% Rendimientos Marcar objetivo de cobertura Recepción paletizada. 15/40 palets/hora. Suministro a picking. 40/50 palets/hora. Ubicaci ón a pallets. 18/24 palets/hora. Preparación manual. 120/150 cajas/hora. Preparación palet completo. 40/50 palets/hora. Carga salida 15/40 palets/hora. Recorridos Internos Integrar movimientos de entrada y salida. 8/12 km/maquina. Incrementar volumen de carga por 2 palets por viaje trens de rolls recorrido Zonificación ABC Zona A 20% ref 0 80% volumen. Zona B 30% ref = 15 % volumen Zona C 50% ref = 5% volumen. Medios e instalaciones adecuadas Estanterias. Carretillas. Transelevadores. Transportadores. Informatica Stocks. Capacidades de almacenaje. Planificación: o Espacios o Plantillas. o Equipos. o Personal. Conexión con otras areas. Estadisticas e información

18 18 Espacios del Almacén: Las zonas que pueden identificarse en un almacén son: Muelles y zonas de maniobra: Espacios destinados a las maniobras que deben realizar los vehículos para entrar, salir y po sicionarse adecuadamente para proceder a su (des)carga. Puesto que las necesidades mas comunes son las de acceso a los camiones, las consideraciones a tener en cuenta en el momento del diseño de esta zona son las ligadas a las dimensiones y tonelajes de los vehículos, así como la cantidad de ellos que es preciso atender simultáneamente. El numero de muelles necesarios puede determinarse equilibrando los costes asociados a los camiones para ser atendidos, frente a los costes asociados a las operaciones de (des)carga, incluidos los costes de las zonas para los camiones y los de los trabajadores y demás equipos de los muelles. La determinación del tamaño de las zonas para la (des)carga puede llegar a ser un problema complejo, pero si se elimina, o se reduce, la aleatoriedad de las salidas/llegadas de los camiones, el problema pasa a ser de programación y, entonces, el numero de muelles dependerá de la precisión en que puede realizarse una programación. Zona de recepción y control: Dentro de la secuencia de actividades y una vez descargadas las mercancías del vehiculo que las ha transportado, es preciso proceder a la comprobac ión de su estado, de las cantidades recibidas y la clasificación de los productos antes de situarlos en sus lugares de almacenamiento. Zona de stock reserva: Esta zona es la destinada a ubicar los productos durante un determinado periodo de tiempo. En ella deben incluirse no solo los espacios necesarios para alojarlos, sino los adicionales para pasillos y para los elementos estructurales qye puedan formar las estanterías de soporte. La determinación de espacios destinados al almacenaje propiamente dicho y de los pasillos requeridos dependerá de los sistemas de almacenaje y de los medios de manipulación elegidos. La zona de ubicación de los stocks, además de minimizar los gastos de manipulación y de lograr una máxima utilización del espacio. Debe satisfacer otros condicionamientos de almacenamiento, tales como: a. La seguridad de la mercancía como del personal que trabaja en la zona. b. Reducir el peligro de incendios c. Evitar incompatibilidades entre las mercancías. Otro de los problemas a considerar y que condiciona el tamaño de las zonas de almacenamiento es la colocación de los productos dentro de las estanterías, así como los medios de almacenaje a

19 19 emplear, ya que ellos determinaran la disposición de los pasillos laterales y las anchuras requeridas para que esos medios operen con máxima eficiencia. Zona de picking preparación: Esta zona esta destinada a la recuperación de los productos de sus lugares de almacenamiento y a su preparación para ser enviados adecuadamente. La recuperación de los productos de su lugar de almacenaje se puede producir de tres formas: 1. Selección individual en la que se procede a recoger un solo producto de una ubicación concreta. 2. ruta de recogida en la que se recuperan varios productos diferentes en un mismo pedido antes de volver a la zona de preparación. El volumen recogido en una ruta queda limitado a la capacidad del contenedor que efectúa la operación. 3. Se asigna a cada trabajador una zona de recogida; dentro de su zona, cada trabajador efectúa su recorrida individualmente o por rutas. Si el almacén esta automatizado, las operaciones de extracción tiene lugar al mismo tiempo que las de ubicación. El problema que entonces se plantea es el de la asignación de los espacios de almacenamiento. Zona de salida y verificación: Antes de proceder a la carga del vehiculo, es preciso consolidar la totalidad de las mercancías a enviar, pudiendo ser conveniente realizar un proceso de verificación final de su contenido. Pueden incluirse en esta zona de salida las operaciones de paletización o colocación adecuada de las mercancías sobre las paletas y su estabilización, bien sea por métodos de enfajado con film, o usando flejes. Zona de oficinas y servicios: El tipo, volumen y organización de las operaciones administrativas a realizar en el almacén exigen la dedicación de espacios convenientemente equipados para alojar las oficinas, así como los servicios auxiliares que precisara tanto el personal administrativo como el operativo. Otras zonas ya especificas: Cámaras frigoríficas Deposito de pallets vacíos Taller de mantenimiento.

20 20 Medios de Manutención: 1. Soportes de cargas: Es el equipo que lleva y contiene las mercancías durante la manipulación y almacenamiento de materiales. Parte de este equipo también puede usarse para el transporte de mercancías al almacén y desde el almacén. Bandeja: prevista para guardar artículos colocados en un estante, puede almacenar piezas pequeñas, muchas veces sin empaquetar, en pequeñas cantidades. Cajas: Se utilizan para la preparación de pedidos en su lugar de almacenamiento, solo un clase de objetos en una caja. Es una unidad de almacenamiento para pequeños objetos mantenidos en stock en lotes medianos y extraídos en lotes pequeños. Estanterías: Los estantes se montan con separaciones verticales variables. Las mismas pueden dotarse de retenedores delanteros y traseros. Se usan para organización permanente de

21 21 almacenaje de objetos de tamaño pequeño y mediano. Los objetos deben poder agarrarse manualmente. Pallets: soportes en forma de plataforma los pallets pueden almacenarse en el suelo o en distintos tipos de portapallets. Se utilizan como soporte para pequeñas piezas en grandes cantidades y piezas grandes en cantidades pequeñas. Las mismas se manipulan con ayuda de los siguientes equipos:

22 22 El palet europeo es el acondicionamiento colectivo de mayor uso, en sus medidas, radica el éxito de su utilización 800 X milímetros Ya que su longitud, 1,2 metros corresponden ( CUADRO 1) a un poco menos de la mitad del ancho máximo de los camiones, reglamentado por el código de carretera ( 2,5 metros) lo cual racionaliza las tasas de llenado de los vehículos. El suministro de palets, suele ser competencia del almacén. Es imperativo, no ahorrar en la calidad de los palets, sobre todo si el almacén tiene gran altura o se prevé utilizar transtockeurs totalmente automáticos. Una cualidad de los palets que no siempre es tenida en cuenta es la sequedad de su madera. Se ha dado el caso de un almacén colmado de palets nuevos cuya madera no estaba lo suficientemente seca y que soportaban una carga de aproximadamente una tonelada. La madera se secó en los estantes y los palets tomaron una forma curva. A continuación fue necesario vaciar al almacén a mano, ya que los palets no dejaban suficiente espacio para meter las horquillas del transtockeur. La medida y estructura de los palets, se adecua a las siguientes normativas internacionales: Normas AENOR, DIN e ISO La ficha de la Unión Internacional de Ferrocarriles.

23 23 Si los artículos son particularmente inestables, existen realces que se pueden sobre los palets: conjugan las ventajas de los palets y de los contenedores; cuando los realces no se utilizan, pueden plegarse, con lo que se gana espacio, pero también se gasta en mano de obra. Hemos comentado anteriormente que tanto la clasificación de los artículos como la determinación del envase (unitario o colectivo) nos iba a servir para determinar los módulos de almacenaje, y por tanto las dimensiones y distribución final de nuestro almacén físico. Los modelos de almacenaje más utilizados habitualmente son los recogidos en el cuadro 1 CUADRO 1 El volumen útil resulta de aplicar un porcentaje de aprovechamiento sobre el volumen teóricamente calculado, por razones de seguridad en el movimiento de cargas. MÓDULOS DE ALMACENAJE Elemento Medidas Volumen Teórico Volumen útil. Pallet completo 1,2 m x 0,8 m x 1,3 m 1,248 m 3 1,000 m 3

24 24 Medio pallet 1,2 m x 0,8 m x 0,7 m 0,700 m 3 0,560 m 3 Cajón 0,4 m x 0,8 m x 0,4 m 0,128 m 3 0, 077 m Medio Cajón 0,2 m x 0,8 m x 0,4 m 0,064 m 3 0,038 m 3 3 El módulo de almacenaje adecuado a cada producto lo obtendremos en función del volumen máximo que esperamos ocupe su stock TABLA DE MODULOS RECOMENDADOS Volumen stock Opción recomendable Observación > 0,0384 Cajón > 0,0768 Cajón doble > 0,1536 Cajón triple > 0,2304 Medio pallet > den tres cajones > 1,6818 Pallet completo > de tres medios pallet > 19,968 Bloques pallet > de 20 pallet Ejemplo práctico Mediante un el estudio previo de un artículo hemos estimado que el stock máximo que se puede recepcionar en nuestro almacén es de 200 unidades. Las dimensiones unitarias del producto embalado son las siguientes: 0,2 x 0,1 x 0,1 metros. Se nos pide determinar cuál es el módulo de almacenaje más adecuado para este producto. 1º Debemos calcular el volumen unitario del producto embalado 0,2 m x 0,1m x 0,1 m = 0,002 m 3 2º Calculamos el volumen para las 200 unidades que como máximo vamos a almacenar 200 unidades x 0,002 m 3 = 0,4 m 3 3º Comparamos el volumen con la tabla de módulos recomendados El volumen se encuentra entre el de Medio palet ( 0,2304) y el de palet completo ( 1,6818) luego la opción más adecuada es la del Medio palet.

25 25 Contenedores: Especialmente concebidos para el tráfico internacional intermodal. El contenedor está diseñado para distintos tipos de medios de transporte (carretera ferrocarril y marítimo) Los contenedores pueden apilarse. Estanterías: Estanterías convencionales: Este es el siste ma de almacenaje por excelencia. Utilizan como soporte de la Unidad de Carga la paleta. Éste puede tener diferentes dimensiones y serán estas las que determinará la estructura de las estanterías a utilizar. Es la solución más simple y más utilizada que ofrece acceso directo a todas las paletas. La altura del nivel de carga está simplemente limitada por las dimensiones del edificio y del equipo de manutención utilizado.

26 26 Ventajas Permite un acceso directo a cada unidad Cada mercancía puede tener su lugar, lo que facilita su control Capacidad de adaptarse a todo tipo de cargas, tanto en peso como en volumen No exige que la carga sea apilable Permite alcanzar grandes alturas y por tanto mejorar el uso del volumen Inconvenientes Si la ubicación de mercancías no es caótica el sistema estará siempre vacío Los recogedores de pedidos recorren grandes distancias para completar pedidos La mayor parte de la superficie se dedica a pasillos con lo que es poco eficiente Recomendado para: Cargas unitarias paletizadas, con poca cantidad de paletas de cada referencia y relativamente pocos accesos a los productos. Cómo usarlos La distribución se realiza generalmente mediante estanterías laterales de un acceso y controles de doble acceso. La separación entre ellas y su altura están supeditadas a las características de las carretillas o medios de elevación.

27 27 Ubicar las estanterías paralelas al eje largo genera más posiciones, aunque puede dificultar el movimiento. Ubicar las cargas dejando de frente el lado corto aumenta el número de posiciones, aunque dificulta la preparación de pedidos si éste no es a carga completa. Los alvéolos para la colocación de las cargas pueden ser únicos o múltiples. En cualquier caso las posiciones de las cargas deben estar completamente delimitadas. El uso del espacio es mejor con alvéolos triples, pero esto no es factible con cualquier tipo de carga. Las dimensiones aproximadas vienen representadas en la siguiente tabla.

28 28 Como se ha comentado la anchura de los pasillos que requiere cada tipo de carretilla es variable, dependiendo de la medida de las paletas y del lado por el que se accede a ellas. Con paletas de 120x80 cm, y cogiéndolas por el lado de 80 cm, los anchos aproximados de los pasillos entre cargas son: Apiladores 2/2,2 metros Convencionales 3/3,5 metros Retráctiles 2.5/2,7 metros Torre bilateral 1,4/1,5 metros Torre trilateral 1,6/1,8 metros Transelevador 1,4/1,6 metros El espacio adicional al fondo de la paleta puede considerarse de un 10% sobre la dimensión del mismo. Un modo de mejorar el uso del espacio, aunque reduciendo la accesibilidad es plantear doble profundidad en el diseño de cada estantería. Mediante éste se mejora la ocupación del suelo aunque hay que aumentar ligeramente el ancho de los pasillos. Algunos sistemas se diseñan para que el picking se haga sobre el hueco donde esté la carga, aunque esté a gran altura, sin embargo lo habitual es que se reserve el piso inferior para picking y los superiores para almacén de reserva. Estanterías compactas: En la búsqueda de aumentar el aprovechamiento del volumen disponible se diseñan los sistemas compactos. Estos son Sistemas de Carretillas que permiten el paso a su través de carretillas convencionales. Se trata de una estantería de grandes dimensiones donde las cargas no se apoyan sobre los estantes sino sobre los largueros. De este modo las carretillas pueden entrar (drive in) o atravesarlas (drive through). En el primer caso únicamente necesitan un pasillo operativo, mientras que en el segundo necesitan dos.

29 29 Ventajas Mayor aprovechamiento de la superficie Mayor aprovechamiento del volumen Estructura barata de construir Costes generales asociados bajos Inconvenientes No permite flujo FIFO Requiere de equipamiento de manutención especial Limitación en las posibilidades de clasificación Baja flexibilidad Hay peligro de daños en las cargas Recomendado para: Productos homogéneos, con Unidades de Carga duraderas, sin problemas de flujo, y para cantidades superiores a las 12 paletas por referencia. Condiciones de uso Las condiciones de uso de los sistemas compactos son muy similares a las condiciones de uso del almacén en bloque. La principal diferencia estriba en que se puede utilizar en paletas que no permiten apilado. Por este motivo, además, el almacén por sistema compacto permite acceder a cualquiera de las paletas de la primera fila operativa. Existen diferentes tipos de ménsulas de apoyo, lo que da lugar a diferentes dimensionamientos finales. Básicamente se puede admitir que la holgura en el fondo no es estrictamente necesaria (considerándose un 5% un parámetro adecuado), mientras que la holgura en el frente debe estar entre el 15% y el 20% como mínimo. En cualquier caso el diseño de detalle indicará las dimensiones exactas. Son importantes en este tipo de almacenes, las protecciones de las vigas contra el choque del elemento de manutención. En ocasiones el propio elemento de manutención lleva asociado un raíl que le impide salir de la recta central, en otras ocasiones se puede lograr este movimiento en una única dirección mediante un sistema de inducción magnética con cable enterrado en el suelo. Las tolerancias que estos sistemas admiten en el nivelado del suelo son mínimas. Estanterías Dinamicas: Al igual que al sistema compacto busca aumentar el uso del espacio. Sin embargo las estanterías Dinámicas permiten garantizar el flujo FIFO de los productos. Es también un sistema de los que se conoce como de producto a operador por lo que es muy útil para facilitar la realización de pedidos. Las paletas o las cajas se almacenan sobre rodillos o roldanas en una estructura metálica de gran densidad. Las cargas se deslizan desde el punto de entrada al de salida. La carga de estas estanterías es cómoda porque siempre se alimenta el mismo punto. Además la recogida de pedidos se mejora pues en menos espacio disponemos de más referencias.

30 30 Ventajas Mayor aprovechamiento del espacio, pues sólo requiere del espacio de carga y del de descarga. Garantiza el FIFO estricto. El tiempo de preparación de pedidos es sustancialmente menor puesto que reduce el espacio recorrido. Una correcta ubicación del almacén permite que se reduzcan al mínimo los tiempos de descarga de camiones, y en general de reposición. Control total de stock. Las órdenes de reaprovisionamiento se pueden automatizar sin más que instalar sensores en el sistema. Separa los pasillos de reposición de los pasillos de Picking disminuyendo la congestión. Puede considerar gran cantidad de productos diferentes. Inconvenientes Al tener elementos móviles es un sistema caro. Además tiene una mayor densidad de material. Riesgo de aplastamiento de cargas. Cuenta con un volumen disponible elevado, pero éste no será generalmente necesario para todas las cargas. Recomendado para: Productos homogéneos, de los que se va a tener una cantidad limitada de cargas, de alta rotación y exigencias del flujo FIFO. Se utilizan también, en almacenamiento de cajas, como sistema para facilitar la recogida de pedidos. Otra utilidad extendida es la de sistemas de alimentación a líneas de montaje.

31 31 Condiciones de uso Las cargas se desplazan desde la entrada a la salida gracias a una ligera pendiente, y a la existencia de roldanas, en el caso de cargas ligeras, o a las de rodillos en el caso de cargas pesadas. La pendiente de éstas debe estar entre el 4% y el 6%. Los productos cilíndricos (bidones), sin embargo, no requieren rodillos o roldadas sino guías, en este caso la pendiente debe ser muy pequeña. El frenado resulta imprescindible para cargas que pesen más de 50 kg. Para cargas paletizadas existe la posibilidad de emplear los rodillos motorizados, así estos podrán ser horizontales y aumentará el control sobre el movimiento de productos. La combinación de estas estanterías, con el sistema informátic o permite dos incorporaciones importantes. El control del nivel de stock automáticamente mediante sensores es la primera. Más importantes aún es la posibilidad de que el ordenador, mediante luces y displays luminosos, indique por orden los productos a incorporar en el pedido. Para un funcionamiento correcto de la instalación es necesario distribuir adecuadamente los carriles, los rodillos o roldanas y los márgenes necesarios. Si se va a utilizar como sistema de picking hay que considerar una altura máxima de acceso a los productos de unos 160 cms. Estanterías Moviles: Las estanterías móviles son iguales que las estanterías convencionales, pero en lugar de tener la estructura anclada en el suelo, ésta reposa sobre unos raíles. De este modo las estanterías se pueden desplazar, para unirlas o separarlas, generando en cada instante el pasillo requerido para acceder a la posición. Con este sistema se reduce al mínimo la necesidad de pasillos, y por tanto de volumen desaprovechando, al mismo tiempo que se permite un acceso individual a cada referencia.

32 32 Distinguimos 2 tipos de estanterías móviles según sean accionadas manual o mecánicamente. También podemos distinguir entre estanterías de desplazamiento en paralelo o de desplazamiento lateral: las últimas pueden ofrecer varios frentes simultáneamente. Ventajas Reduce al mínimo el área destinada a pasillos. Permite el acceso individual a cada referencia. Inconvenientes Coste elevado El control de los niveles de inventarios es difícil Sólo se pueden obtener bajos niveles de salidas y entradas La rotación de stocks es difícil de controlar Sólo podemos acceder a un pasillo cada vez Recomendado para: Productos relativamente ligeros de muy baja rotación con importantes limitaciones en la disponibilidad de superficie. Aunque existen sistemas móviles para almacenar paletas, es más habitual encontrarlos en el almacén de documentos o en tiendas con muy elevado número de referencias. Condiciones de uso Las dimensiones de este tipo de estanterías es necesario consultarlas con los fabricantes, pues podemos encontrarlas de muchos tipos. Aunque existen sistemas móviles para almacenar paletas, es más habitual encontrarlos en el almacén de documentos o en tiendas con un muy elevado número de referencias, pero de bajo movimiento individual. Conceptos básicos de la gestión de almacenes Los inventarios o stocks que pueden ser definidos, como una provisión de materiales, con el objet o de facilitar la continuidad del proceso productivo y la satisfacción de los pedidos de consumidores y clientes, estos se presentan prácticamente en cualquier organización, y en particular, en las empresas industriales, sean éstas pequeñas, medianas o grandes. En el caso de una empresa proveedores de los productos transformación. comercial, el aprovisionamiento consistirá en la compra a los terminados que la empresa va a vender a sus clientes sin mayor Una función muy importante de los inventarios, es actuar como regulador entre los ritmos de salida de unas fases y los de entrada de las siguientes.

33 33 Si el ritmo al que los proveedores, sirvieran las materias primas, y auxiliares, fuera idéntico al ritmo al que son necesarias en el proceso de producción, no se plantearía el problema de regulación en esta fase. Pero lo más frecuente es que los proveedores entreguen materiales periódicamente y que las empresas que lo precisen de forma prácticamente continua, por lo que resulta precisa la colocación de unos reguladores que son los INVENTARIOS DE MATERIAS PRIMAS. En el proceso de producción, es necesario un regulador o INVENTARIO DE PRODUCTOS SEMITERMINADOS, entre aquellas fases del proyecto cuyos ritmos de producción difieren, siendo las salidas de unas entradas para las siguientes. Del mismo modo, el ritmo de ventas no suele coincidir con el de generación de productos, por lo cual se hace precisa la utilización de INVENTARIOS DE PRODUCTOS TERMINADOS. ELEMENTOS DE UN SISTEMA LOGISTICO

34 34 En el esquema representamos las operaciones que se producen, desde que el cliente efectúa un pedido a nuestras oficinas, hasta que se realiza su entrega. Considerando el subsistema externo: 1. Se produce el pedido del cliente a las oficinas de la empresa. 2. Se tramita el pedido y se generan las órdenes de pedido necesarias en nuestro sistema interno. 3. Se lanza la orden de entrega al almacén de productos terminados. 4. Se prepara la expedición del pedido. 5. Se envía a través de los medios logísticos de que dispongamos al cliente. 6. Se recepciona el pedido por parte del cliente. Este sistema externo de suministro y almacenaje se ve alimentado por un sistema interno que nos permite el abastecimiento del cliente. A. Se genera una orden de suministro de la planta al almacén de materias primas, que puede coincidir o no con el de productos terminados. B. Una vez suministrada las materias primas a la planta, se lanza la orden de fabricación (bien sobre pedido o por planificación. "Ver curso de Producción"). C. Dentro de la propia planta se realiza la fabricación del producto terminado y se prepara para la expedición de nuevo al almacén de productos terminados. D. Se produce el envío al almacén. E. Se recepciona en el almacén. Este esquema tan simplificado, puede imaginarse mucho más complicado si incorporásemos las operaciones de abastecimiento a la fábrica desde los proveedores de materias primas, con el correspondiente circuito de pedido al proveedor y envío a nuestro almacén.

35 35 De igual manera podríamos representar el esquema de las operaciones internas de almacenamiento de materias primas, traslado a los talleres o fábrica y el envío de los productos terminados al almacén correspondiente. Tipos de stocks Los stocks pueden clasificarse de varias maneras: Por su grado de transformación: Materias primas Componentes Productos en curso de fabricación Productos semiterminados Productos terminados Subproductos Materiales para consumo y reposición Embalajes y envases Materias primas. Materiales utilizados para hacer los componentes del producto terminado. Componentes. Partes o submontajes que se incorporan al producto final. Productos en curso de fabricación. Se trata de materiales y componentes que están experimentando transformaciones o que están en la planta entre dos operaciones consecutivas. Productos semiterminados. Los que han sufrido ya parte de las operaciones de producción y cuya venta no tendrá lugar hasta tanto no se complete dicho proceso productivo. Productos terminados. Los artículos finales destinados a su venta. Subproductos. De carácter accesorio y secundario a la fabricación principal. Materia les para consumo y reposición. Tales como combustibles, repuestos, material de oficina. Embalajes y envases. Los necesarios para el transporte en condiciones adecuadas. Por su categoría funcional: Inventarios de ciclo. Stocks de seguridad. Inventarios estacionales. Inventarios en tránsito. Inventarios de ciclo. En la mayoría de las ocasiones, no tiene sentido producir o comprar artículos a medida que van siendo demandados. En estos casos, se lanza una orden de pedido de un

36 36 tamaño superior a las necesidades del momento, dando así lugar a un inventario que es consumido a lo largo del tiempo. Así, por ejemplo, un supermercado realizará un pedido de un determinado número de tambores de detergente, en lugar de esperar a que se produzca la demanda del cliente, para pedir el tambor que satisficiera dicha demanda. Este inventario recibe el nombre de inventario de ciclo, ya que se presenta periódicamente, dando lugar a una pauta de comportamiento cíclica. Stocks de seguridad. Constituidos como protección frente a la incertidumbre de la demanda y del plazo de entrega del pedido. Evitando, dentro de lo posible, la inexistencia de inventarios en un momento dado. Inventarios estacionales. Su objeto es hacer frente a un aumento esperado de las ventas, por ejemplo, el material escolar a principios de septiembre que acopia una papelería situada junto a un colegio. Inventarios en tránsito. Se denomina así a los artículos que están circulando entre las diferentes fases de producción y de distribución, como, por ejemplo, entre el almacén de productos terminado s y un almacén regional de distribución, o entre distintas fases del montaje. Funciones y ventajas de los distintos tipos de inventarios: Tipo Función Ventajas Inventarios de ciclo Stocks de seguridad Inventarios estacionales Inventarios en tránsito Desacoplar operaciones del Descuentos por cantidad, sistema productivo y el reducción de costes de consumidor del suministrador preparación, manejo de materiales, trabajos administrativos, etc. Variaciones en el plazo de Aumento de las ventas. entrega de pedido. Reducción de costes de Variaciones no previstas de la transporte, sustitución de demanda. productos de alto valor, fallos en los servicios a los clientes, horas extras, etc. Laminar y distribuir en el Reducción de costes de tiempo la producción para contratación, seguros hacer frente a las ventas sociales, etc. estacionales o promociones. Reducción de costes de Protección frente a materiales. incrementos de precios de materias primas. Prevención de interrupciones en el suministro. "Llenar" el sistema de Reducción de costes de distribución física para hacer transportes. posible su funcionamiento.

37 37 Evidentemente, en la mayoría de las ocasiones, un mismo artículo presentará situaciones de inventarios que corresponden a varias de estas categorías funcionales, puesto que un inventario de ciclo también puede serlo estacional, y además de seguridad, etc. Lo importante es saber con la mayor exactitud posible y a un coste razonable, cuánto vale la globalidad de su almacén. Para ello, cada empresa debería establecer un control de sus Stocks, igual que comprueba que sus empleados cumplen con su labor, y que, por ejemplo, el banco no devuelve más recibos de los esperados. Funciones de los Inventarios: Como se ha señalado al principio, el principal objetivo de los inventarios es el actuar como reguladores entre los ritmos de entrada y las cadencias de las salidas. Entrando un poco más con detenimiento, podemos señalar como objetivos de los inventarios: Reducción del Riesgo: Generalmente no se conoce con certeza la demanda de productos terminados que habrá en el próximo periodo y por tanto: Para evitar que un repentino aumento de la demanda, produzca un desabastecimiento que obligue a dejar de satisfacerla, se mantiene un stock de seguridad de productos terminados. Del mismo modo, no es posible saber con toda certeza el tiempo que tardarán los proveedores en servir el pedido. Para evitar una detención de proceso de producción por agotamiento del almacén de materias primas, se mantiene un stock de seguridad de materias primas. Este último es necesario, incluso cuando los proveedores son de absoluta confianza, pues un aumento inesperado de la intensidad de la demanda de productos terminados, puede provocar una mayor necesidad de producción, lo cual requiere a su vez una repentina elevación del ritmo de salidas del almacén de materias primas que puede agotarse si no dispone de un nivel mínimo o stock de seguridad. Esta reducción del riesgo es lo que muchos autores han denominado como la Función de compras que desempeñan los aprovisionamientos, es decir, supone el definir las necesidades de la empresa en cantidad, calidad y plazo de suministro, y participar en la determinación de la gama de productos, relacionando las actividades de aprovisionamiento con las estimaciones de ventas. A lo largo de la historia del desarrollo empresarial se han producido diversas fases respecto a este asunto.