UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI)

Transcripción

1 UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI) PLAN DE GESTIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN ACADÉMICA EN EL COLEGIO GIMNASIO BILINGÜE MODERNO SABRINA SOLANO CARRILLO PROYECTO FINAL DE GRADUACIÓN PRESENTADO COMO REQUISITO PARCIAL PARA OPTAR POR EL TITULO DE MASTER EN ADMINISTRACION DE PROYECTOS San José, Costa Rica Diciembre 2014 i

2 UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI) Este Proyecto Final de Graduación fue aprobado por la Universidad como Requisito parcial para optar al grado de Máster en Administración de Proyectos CAROLINA CAMPOS SOLÍS PROFESOR TUTOR FABIO MUÑOZ LECTOR No.1 SABRINA SOLANO CARRILLO SUSTENTANTE ii

3 AGRADECIMIENTOS A Dios, por ser la fuerza que mueve todo y acompañarme en cada meta. A mi familia y amigos, por comprender las ausencias y estar ahí cuando necesita un respiro. A mis compañeros, por ir a mi lado en este camino y llenarlo de experiencias dignas de recordar. A mi tutora Carolina Campos, que al compartir su visión tan diferente a la mía, hizo este proceso mucho más interesante. iii

4 INDICE HOJA DE APROBACION ii DEDICATORIA iii AGRADECIMIENTO iv INDICE v INDICE ILUSTRACIONES vii INDICE CUADROS viii RESUMEN EJECUTIVO ix 1. INTRODUCCION Antecedentes Problemática Justificación del problema Objetivo general Objetivos específicos MARCO TEORICO Marco institucional Antecedentes de la Institución Misión y visión MISION VISION Estructura organizativa Teoría de Administración de Proyectos Sistemas de Gestión Académica Aplicaciones Web MARCO METODOLOGICO Fuentes de información Fuentes Primarias Fuentes Secundarias Métodos de Investigación Herramientas Supuestos y Restricciones Entregables Áreas de Conocimiento utilizadas DESARROLLO Situación Actual Proceso de generación de notas Proceso registro de docentes Proceso de matricula Proceso de generación de certificados Análisis de la situación actual Plan de Gestión del Alcance Requerimientos de Producto Requerimientos de Proyecto iv

5 4.2.3 Estructura detallada de trabajo Lineamientos para el control y seguimiento Plan de gestión de tiempo Definición de Actividades Red del proyecto Ruta crítica Red entregable requerimientos validados Red entregable proveedor seleccionado Red entregable sistema instalado Red entregable usuarios capacitados Red entregable sistema Probado y validado Cronograma de Hitos Lineamientos para el control y seguimiento Plan de Gestión de Costo Estimación de Costos Línea Base de costos Presupuesto del Proyecto Flujo de caja Lineamientos para el control y seguimiento Plan de Gestión de Riesgos Estructura de desglose de riesgos Identificación de Riesgos Análisis Cualitativo Matriz Probabilidad Impacto Estrategias y planes de respuestas Lineamientos para el control y seguimiento CONCLUSIONES RECOMENDACIONES BIBLIOGRAFIA ANEXOS Anexo 1: ACTA DEL PROYECTO Anexo 2: EDT EDT del seminario EDT del proyecto final de graduación Anexo 3: CRONOGRAMA v

6 ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1 Estructura Organizativa... 6 Figura 2 Ciclo de vida de un proyecto Figura 3 Proceso de generación de notas Figura 4 Proceso de registro de docentes Figura 5 Proceso de matricula Figura 6 Proceso de generación de certificado Figura 7 EDT Entregables del proyecto Figura 8 Estructura detallada de trabajo del proyecto Figura 9 Secuencia de módulos del proyecto Figura 10 Notación de las tareas en el diagrama de red Figura 11 Notación tareas críticas Figura 12 Notación de hitos Figura 13 Ruta crítica del proyecto Figura 14 Red del módulo entregable requerimientos validados Figura 15 Red del módulo entregable proveedor seleccionado Figura 16 Red del módulo entregable sistema instalado Figura 17 Red del módulo entregable usuarios capacitados Figura 18 Red entregable sistema probado y validado Figura 19 Estructura de desglose de riesgos vi

7 ÍNDICE DE CUADROS Cuadro 1 Fuentes de información utilizadas Cuadro 2 Métodos de Investigación Utilizadas Cuadro 3 Herramientas Utilizadas Cuadro 4 Supuestos y Restricciones Cuadro 5 Entregables Cuadro 6 Oportunidades de Mejora en la Organización Cuadro 7 Descripción del formato de un requerimiento de producto de software Cuadro 8 Priorización en los requerimientos de producto Cuadro 9 Control de cambios en alcance Cuadro 10 Reporte de avance Cuadro 11 Listado de actividades del proyecto Cuadro 12: Listado de hitos del proyecto Cuadro 13 Formato de seguimiento de hitos Cuadro 14 Costo de recurso por hora Cuadro 15 Estimación costos por entregable Cuadro 16 Línea base del costo Cuadro 17 Presupuesto Cuadro 18 Flujo de caja del proyecto Cuadro 19 Control de cambios en costos Cuadro 20 Listado de riesgos Cuadro 21 Valores de probabilidad Cuadro 22 Valores de Impacto Cuadro 23 Valoración de riesgos Cuadro 24 Matriz de probabilidad por impacto Cuadro 25 Valoración de riesgos Cuadro 26 Estrategias y planes de respuesta vii

8 ABREVIATURAS BPM: Administración de Procesos de Negocios- Business Process Management EDT: Estructura Detallada de Trabajo GIBIMO: Gimnasio Bilingüe Moderno IEEE: Instituto de Ingeniería Eléctrica y Electrónica - Institute of Electrical and Electronics Engineers IEC: Centro de Informacion de Ingenería - Information Engineering Center ISO: Organización Internacional de Normalización PFG: Proyecto Final de Graduación PMBOK: Cuerpo del Conocimiento de la Administración de proyecto. PMI: Instituto de Administración de Proyectos- Project Management Institute, RF: Requisito Funcional RNF : Requisito No Funcional viii

9 RESUMEN EJECUTIVO Este proyecto se realizó para la institución educativa del gimnasio Bilingüe moderno, la cual se encuentra ubicada en la localidad de Barrancas en el departamento de la Guajira, Colombia. Este plantel es reconocido por la educación de calidad que imparte en la región, sin embargo, en los últimos meses se han presentado quejas por parte de los padres de familia por que no ha sido posible llevar a cabo las reuniones de entrega de informes en las fechas programadas, lo cual provoca que los padres de familia no sean informados a tiempo del desempeño académico de sus hijos y dificulta la implementación de acciones correctivas a tiempo en el proceso de aprendizaje. La causa principal de estos atrasos está en que el proceso de gestión académica en esta institución se realiza de manera completamente manual. Esto expone las calificaciones de los alumnos ante numerosos actores y hace que la generación los informes de notas tome un tiempo muy alto. Del análisis de esta situación, los directivos de la institución consideraron que la adopción de un software sería ideal, ya que permitiría automatizar las actividades y procesos utilizados en las organizaciones, aumentando con ello la productividad y permitiendo a los docentes dedicar más tiempo al desarrollo de las actividades de formación con los estudiantes. Debido al alto interés que esta iniciativa tuvo por parte de los directivos e interesados, se tomó la decisión de iniciar este proyecto con el objetivo principal de realizar el plan de gestión para la implementación de un sistema de gestión académica, que asegure que el proceso de generación de notas sea confiable y ágil. Al mismo tiempo, se establecieron los siguientes objetivos específicos: realizar un análisis de situación con el fin de documentar los requerimientos de producto y expectativas de los usuarios, realizar el plan de gestión del alcance para garantizar el cumplimiento de las actividades necesarias para el cumplimiento del proyecto, realizar el plan de gestión de tiempo para garantizar que el proyecto se entregue en el plazo requerido, realizar el plan de gestión de costo con el fin de asegurar que el proyecto se realice dentro presupuesto y, por último, definir el plan de gestión de riesgos, para garantizar el correcto manejo de las amenazas y oportunidades que se presenten en el proyecto En el desarrollo de esta investigación se utilizó el método analítico-sintético, ya que este nos permitió analizar de manera independiente cada elemento de manera progresiva para el final unir todos los productos generados y así poder generar el plan de gestión ajustado al entorno del Colegio Gimnasio Bilingüe Moderno. Este plan se convertirá en insumo primordial para la ejecución y éxito del proyecto, ya que la adopción de herramientas tecnológicas en empresas pequeñas suele tornarse complicado por los altos costos de las soluciones y las restricciones que normalmente en las empresas de este perfil. ix

10 Con el desarrollo de este proyecto se pudo concluir que la instalación de un software que automatice el proceso de gestión académica en la institución representa un cambio considerable en la forma de trabajo de todos los interesados en la organización, este proceso no será sencillo, sin embargo los planes y diferentes formatos y plantillas desarrollados en este plan serán insumos claves durante la ejecución del proyecto. La correcta utilización de este plan de gestión garantiza que se entregue un producto que aporta valor a la organización solucionando la problemática identificada, además de asegurar que se respeten las restricciones de tiempo, calidad, costo y alcance. Conociendo la estructura organizativa de la institución y el tipo de proyecto que se maneja, se realizan recomendaciones enfocadas a preparar al equipo de trabajo, director de proyecto y patrocinadores para que participen en los diferentes aspectos del proyecto y evitar situaciones conflictivas que pueden ser evitadas siguiendo acciones simples alienadas con las mejores prácticas. x

11 1 1. INTRODUCCION 1.1 Antecedentes La institución educativa del Gimnasio Bilingüe Moderno se encuentra ubicada en la localidad de Barrancas, en el departamento de la Guajira. Esta institución presta servicios de formación educativa desde hace varios años, y es reconocida por el alto nivel de calidad de la educación que imparte en la región. Parte fundamental del proceso de formación académica, incluye las reuniones de entrega de boletines, en las cuales se informa a los padres o representantes acerca del rendimiento académico que el estudiante tuvo en el bimestre anterior y se discuten los puntos principales a revisar para mejorar el proceso integral de aprendizaje. A pesar de contar con un cuerpo de docentes capacitados y que mantienen muy buena relación con los alumnos y padres de familia, últimamente no ha sido posible llevar a cabo las reuniones de entrega de informes en las fechas programadas, lo que a causa que los padres de familias no sean informados a tiempo del desempeño académico de sus hijos y dificulta la implementación de acciones correctivas a tiempo en el proceso de aprendizaje. Estas demoras cada vez son más frecuentes y ya se han empezado a acumular quejas y no conformidades por parte de los padres de familia. En el desarrollo de esta investigación, se analiza, desde el punto de vista tecnológico, el estado actual de la organización e identifican los posibles productos o servicios que apoyen los procesos de gestión académica.

12 2 1.2 Problemática Actualmente, la gestión académica en la institución se maneja desde la toma de calificaciones en las actividades realizadas en las aulas, hasta la generación de los informes de rendimiento finales se realiza de manera manual, las docentes cuentan con planillas impresas en la que van documentando por cada actividad los resultados y comentarios relacionados al desempeño de los estudiantes. Cada dos meses estas planillas son entregadas al tutor de cada curso quien es el encargado de agrupar todas las planillas y entregarlas a la coordinadora académica. Para la generación de los informes, se contrata, de manera temporal, a personas encargadas de digitar las notas en plantillas en Excel. Este grupo de personas entrega un documento en Excel por cada alumno evaluado. Estos documentos son impresos por la Secretaría y entregados a los tutores de cada curso, quienes son los encargados de llevar a cabo las reuniones con los padres de familia. En este proceso se han evidenciado las siguientes situaciones: Dificultad para llevar la trazabilidad del registro de las calificaciones. Errores no detectados a tiempo en la digitación de los boletines. Gran cantidad de tiempo y costos invertidos en la generación de los informes. Alto riesgo de pérdida de información, ya que todas las plantillas son impresas y no tienen respaldo. Dificultad para estudiar y analizar el rendimiento académico histórico de los estudiantes. Los resultados de las evaluaciones son expuestas ante múltiples actores, cuando el tratamiento de estas debería ser confidencial.

13 3 Estas situaciones han llevado a que los miembros directivos de la institución se interesen en revisar la situación a fondo, y estudiar posibles soluciones a estos problemas. 1.3 Justificación del problema A partir de la problemática expuesta, se detectaron varias oportunidades de mejora significativa en el proceso de generación de los informes académicos en la institución Gimnasio Bilingüe Moderno. Al realizar un análisis en detalle, se puede afirmar que la implementación de una herramienta tecnológica podrá solucionar en gran medida los problemas de confiabilidad, trazabilidad y veracidad de la información. De la misma manera, se espera que al tener una herramienta centralizada sea posible llevar el registro en línea de los avances de los estudiantes y sea posible generar los informes bimestrales en un tiempo considerablemente menor y disminuyendo los costos directos, al no tener que contratar terceros para la digitación de los informes. La problemática expuesta es también considerada una oportunidad de negocio, ya que la mayoría de las instituciones educativas en la región caribe tienen el mismo perfil de la institución educativa Gimnasio Bilingüe Moderno y podrían estar interesados en implementar este proyecto. 1.4 Objetivo general El objetivo general del proyecto es realizar el plan de gestión para la implementación de un sistema de gestión académica, que asegure que el proceso de generación de notas de la institución Gimnasio Bilingüe Moderno sea confiable y ágil. 1.5 Objetivos específicos. Los objetivos específicos de este proyecto son:

14 4 Realizar un análisis de situación con el fin de documentar los requerimientos de producto y expectativas de los interesados. Realizar el Plan de Gestión del Alcance para garantizar el cumplimiento de las actividades necesarias para el cumplimiento del proyecto. Realizar el Plan de Gestión de Tiempo para garantizar que el proyecto se entregue en el plazo requerido. Realizar el Plan de Gestión de Costo con el fin de asegurar que el proyecto se realice dentro presupuesto. Definir el Plan de Gestión de Riesgos, para garantizar el correcto manejo de las amenazas que se presenten en el proyecto.

15 5 2. MARCO TEORICO 2.1 Marco institucional Antecedentes de la Institución La creación del Gimnasio Bilingüe Moderno, nace de la necesidad que posee la comunidad barranquera de elevar el bajo nivel académico de los estudiantes de esta región. A pesar de ser éste un colegio con muy pocos años de vida, se han adquirido los recursos necesarios para desarrollar satisfactoriamente las actividades académicas y alcanzar los logros institucionales propuestos. El Gimnasio Bilingüe Moderno, se fundamenta en la educación de seres integrales, con destrezas en el manejo de inglés como lengua extranjera. Esta concepción está fundamentada en principios axiológicos, que comprometen a la comunidad educativa, docentes, estudiantes, directivos y padres de familia, en un proceso reflexivo, analítico y productivo del aprendizaje. Por lo anterior, el currículo de la institución será flexible, dinámico; un espacio en donde el quehacer pedagógico, el docente será una guía, catalizador en el proceso de formación de entes críticos, participativos, problemáticos, proactivos; cuya finalidad es orientar a los alumnos para sumir los retos que les presenta la globalización de la humanidad. 2.2 Misión y visión MISION El Gimnasio Bilingüe Moderno, ofrece un servicio educativo pertinente y de calidad enfocado en el desarrollo armónico y equilibrado de todas las dimensiones de la personalidad del niño, niña y joven.

16 6 Orienta la formación de un individuo sano, libre, democrático, analítico, critico, proactivo, capaz de decidir y afrontar retos y ser útil a la sociedad (Ginmasio 2014.) VISION El Gimnasio Bilingüe Moderno (GIBIMO), se proyecta como un centro de formación de alta calidad integral permanente para contribuir a través del conocimiento en el desarrollo y el progreso del municipio de Barrancas y de la región (Gimnasio 2014.) Estructura organizativa La estructura organizativa está compuesta por la rectoría, la coordinación de convivencia y académica los docentes y el personal de servicios administrativos y servicios generales, como se muestra en la Figura 1. Figura 1 Estructura Organizativa Fuente: Plan Educativo Institucional (Gimnasio 2014.)

17 Sector Directivo Rector: Persona a cargo de velar por el funcionamiento general de la Institución, tiene a cargo la dirección de los coordinadores y los servicios generales y administrativos. Coordinadora de Convivencia: rol encargado de llevar a cabo los planes de convivencia, dinámicas y normas que garanticen la formación en valores para los estudiantes. Coordinadora Académica: rol encargado de diseñar el plan educativo que rige los diferentes programas, de igual manera debe velar por que el plan sea ejecutado por los docentes y que los resultados sean los esperados Docentes Roles a cargo de educar e impartir el conocimiento especificado en los planes educativos entregados por la coordinadora académica, es posible que un docente pueda dictar una o varias asignaturas Servicios Administrativos Este rol se encarga de las funciones administrativas, recepción de padres de familia, secretaría, manejo de insumos y el área financiera Servicios Generales. Este rol agrupa los servicios de cafetería, limpieza y vigilancia. Dentro del marco de desarrollo de proyecto tendrán un rol activo la coordinadora académica, los docentes y la rectoría.

18 Productos que ofrecen El Colegio Gimnasio Bilingüe Moderno tiene como objetivo formar jóvenes integralmente, atendiendo todos sus aspectos éticos, morales, físicos, psiquiátricos e intelectuales, reflejados en cada uno de los valores y las asignaturas que se imparten en el Gimnasio Bilingüe Moderno. Con este fin se brinda servicios de formación educativa a los niveles de kínder, educación básica y secundaria fundamentada en los siguientes principios: Crear un ambiente que fomente la autoestima, la responsabilidad, respeto mutuo y convivencia. Orientar un proceso de aprendizaje fundamentado en el análisis del pensamiento crítico y la investigación. Potenciar el desarrollo de habilidades comunicativas implementadas en el aprendizaje y apropiación del inglés. Formar líderes generadores de cambios en las estructuras sociales y con sentido de pertenencia. Fomentar las capacidades intelectuales, artística, humanidades, técnicas, y en constante motivación. Incentivar la construcción de su propio conocimiento a partir de la reflexión, análisis y la crítica. Concienciar la adquisición del inglés y la tecnología con una visión futura y alternativa para afrontar los nuevos retos y las exigencias del mundo actual. Lograr mayor comunicación e integración entre los estamentos educativos. Formar el hábito de participación, autonomía y respeto a la opinión de otro. Realizar todas las actividades eficazmente, evitando la improvisación. Incentivar la capacidad de comprensión para expresarse en una segunda lengua.

19 Teoría de Administración de Proyectos Proyecto Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único (PMI, 2013). La naturaleza temporal de los proyectos implica que un proyecto tiene un principio y un final definidos. El final se alcanza cuando se logran los objetivos del proyecto, cuando se termina el proyecto porque sus objetivos no se cumplirán o no pueden ser cumplidos. El resultado del proyecto puede ser tangible o intangible. Un proyecto puede generar (PMI, 2013): Un producto, que puede ser un componente de otro elemento, una mejora de un elemento o un elemento final en sí mismo Un servicio o la capacidad de realizar un servicio Una mejora de las líneas de productos o servicios existentes Un resultado, tal como una conclusión o un documento Administración de Proyectos La administración de proyectos una función esencial para garantizar que los proyectos cumplan sus restricciones de tiempo, costo, alcance, calidad y que el que el cliente y el equipo de trabajo se sientan satisfechos con los productos de trabajo o servicios entregados. De acuerdo al PMI, la dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo (PMI, 2013). Una aseratada dirección del proyeccto se logra mediante la aplicación e integración adecuada de los 47 procesos de la dirección de proyectos; no es obligatorio utilizar todos los procesos, es el equipo de dirección de proyectos quien determina que procesos se van a manejar de acuerdo a las especificaciones de cada proyecto. Estos 47 procesos se encuentran agrupados de manera en cinco grupos de proceso: Inicio Planificación

20 10 Ejecución Monitoreo y Control Cierre Ciclo de vida de un proyecto El ciclo de vida de un proyecto hace referencia a las diferentes etapas o fases por las cuales pasa un proyecto desde su inicio hasta el cierre. Las fases son generalmente secuenciales, aunque esto puede cambiar de acuerdo las necesidades de la organización y sus nombres se determinan en función de las necesidades de los interesados que participen en el proyecto (PMI, 2013), un ejemplo de fases puede tener las siguientes etapas: Inicio del proyecto Preparación Desarrollo del trabajo Cierre Inicio del proyecto Preparación Desarrollo del trabajo Cierre Figura 2 Ciclo de vida de un proyecto Fuente: Elaboración Propia.

21 Procesos en la Administración de Proyectos Un proceso es internacionalmente reconocido a través de múltiples normas y estándares internacionales como un conjunto de acciones y actividades, relacionadas entre sí, que se realizan para crear un producto, resultado o servicio predefinido. (PMI, 2013). Dentro de la administración de proyectos, se identifican los siguientes grupos de procesos: Inicio: está compuesto por aquellos procesos realizados para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto existente. Este grupo de procesos tiene la tarea de alinear las expectativas de los interesados con el propósito del proyecto, darles visibilidad sobre el alcance y los objetivos Planificación: está compuesto por aquellos procesos realizados para establecer el alcance total del esfuerzo, definir y refinar los objetivos, y desarrollar la línea de acción requerida para alcanzar dichos objetivos. El beneficio clave de este grupo de procesos consiste en trazar la estrategia y las tácticas, así como la línea de acción o ruta para completar con éxito el proyecto o fase. Ejecución: este grupo está enfocado básicamente en los mecanismos que como directores de proyectos podemos usar para asegurar que el trabajo sea ejecutado de acuerdo al plan. Control: Este grupo está compuesto por los procesos que aseguran que se mida constantemente el desempeño del proyecto de acuerdo a Cierre: Este grupo tiene procesos para garantizar que toda la documentación del proyecto y formalizar la aceptación de por parte del cliente de los productos o servicios obtenidos del proyecto Áreas del Conocimiento de la Administración de Proyectos El PMI propone 10 áreas de conocimiento. Esta división en áreas es muy útil, ya que el director de proyectos o cualquier persona interesada en el tema puede ubicar de manera rápida los procesos que le ayudarían a gestionar cierto aspecto de su proyecto.

22 12 Estas áreas son: Alcance: agrupa los procesos necesarios para garantizar que en el proyecto se realice todo el trabajo requerido para cumplir con los requerimientos pactados y que ningún miembro del equipo se realice algún trabajo que no esté especificado. Tiempo: agrupa los procesos que se requieren conocer para desarrollar el proyecto dentro de las restricciones de tiempo pactadas. Costos: esta área explica todos los procesos que se deben ejecutar con el fin de controlar que durante la ejecución del proyecto no se desvíen los costos del plan de costos especificados en el proyecto, Riesgos: los procesos agrupados en esta área entregan las actividades y herramientas necesarias para planificar los riesgos y gestionar las respuestas de los riesgos durante el proyecto. Calidad: Esta área Incluye los procesos y actividades necesarias para determinar las políticas de calidad bajo las cuales se regirá el proyecto, siempre orientadas a cumplir con los parámetros de calidad pactados con el cliente. Comunicaciones: incluye los procesos requeridos para asegurar la información sea comunicada de manera oportunos a las personas adecuadas. Interesados: Agrupa los procesos necesarios para identificar personas, grupos u organizaciones que intervienen de manera directa o indirecta en el proyecto, y las herramientas y actividades necearías para que el proyecto se desarrollen las estrategias de gestión adecuadas. Integración: esta área se encarga de coordinar las actividades de los demás procesos de la administración de proyectos, garantizando que todo el plan de es consistentes y que este se mantenga actualizado de acuerdo al desempeño real del proyecto a lo largo de las fases del proyecto. Recursos Humanos: esta área agrupa los procesos que especifican como llevar a cabo la adquisición del equipo y como llevar a cabo la correcta gestión de los recursos humanos que participan en el proyecto.

23 13 Adquisiciones: esta área de conocimiento relacionado con el manejo de contrataciones y presenta las técnicas y herramientas necesarias para garantizar que las condiciones contractuales sean las adecuadas para el tipo de trabajo a realizar Sistemas de Gestión Académica Los sistemas de gestión académica son componentes de software que están orientados a manejar de forma integral todos los procesos dentro de un establecimiento educativo con niveles de enseñanza básica y media. Estos sistemas cuentan con la característica de ser parametrizables y adaptables a las leyes que va actualizando el Ministerio de Educación Nacional. Aunque las funcionalidades pueden variar en cada instalación, los módulos principales que contiene un sistema de gestión académica son: Administración y seguimiento al desempeño de los docentes. Matrícula de estudiantes. Gestión de plan de estudios. Gestión de evaluaciones. Generación de boletines Aplicaciones Web Una aplicación Web es una herramienta de software a la cual podemos acceder a través de internet o en una red interna. Estas aplicaciones son hoy en día bastantes populares gracias al crecimiento en cobertura del internet y la alta gama de dispositivos desde los cuales se puede acceder.

24 14 La arquitectura más común para la instalación de aplicaciones Web consiste en el modelo de 3 capas, en la cual se tienen un servidor de base de datos para el almacenamiento de la información, una capa de aplicación en la cual se instalan las aplicaciones y por último, la capa web que consiste en los navegadores web a través de los cuales acceden los clientes (Roldan, 2010).

25 15 3. MARCO METODOLOGICO 3.1 Fuentes de información La fuente de información es el lugar utilizado por el investigador para encontrar los datos requeridos, estos datos serán recopilados, analizados y clasificados para seleccionar los que contienen información útil para el investigador. Los datos son todos los fundamentos que se requieren para llegar al conocimiento exacto de un objeto de estudio (Grande, 2011) Fuentes Primarias Estas también son conocidas como fuentes directas y se refieren a aquellas fuentes originales de la información, es decir que no se han retransmitido o grabado en cualquier medio o documento la información de interés. Para extraer los datos de esta fuente se puede utilizar el método de encuesta o entrevista (Grande, 2011) Fuentes Secundarias Estas también son conocidas como fuentes indirectas y se refieren a todos aquellas fuentes de datos e información que han sido previamente retransmitidos o grabados en cualquier documento. Esta información se encuentra a disposición de todo investigador que la requiera (Grande, 2011). El resumen de las fuentes de información que se utilizarán en este proyecto se presenta en el Cuadro 1:

26 16 Cuadro 1 Fuentes de información utilizadas Fuente: Elaboración Propia. Objetivos Fuentes de información Primarias Secundarias Realizar un análisis de situación con el fin de documentar los requerimientos de producto y expectativas de los usuarios. Realizar el plan de Gestión del Alcance para garantizar el cumplimiento de las actividades necesarias para el cumplimiento del proyecto. Realizar el Plan de Gestión de Tiempo para garantizar que el proyecto se entregue en el plazo requerido. Realizar el Plan de Gestión de Costo con el fin de asegurar que el proyecto se realice dentro presupuesto. Definir el Plan de Gestión de Riesgos, para garantizar el correcto manejo de las amenazas que se presenten en el proyecto. Miembros de la organización, profesionales expertos en análisis y toma de requerimientos. Reuniones con el equipo de proyecto equipo técnico, para determinar el alcance teniendo en cuenta las restricciones de tiempo y costo. Integrantes del proyecto, consultores con experiencia en educación y Administración de proyectos. Integrantes del proyecto, consultores con experiencia en educación y Administración de proyectos. Integrantes del proyecto, consultores con experiencia en educación y Administración de proyectos. Información en Internet, Libros de Modelos de Calificación en Colombia. Información en Internet Libros de gestión de proyectos Libros de Modelos de Calificación en Colombia. Información en Internet Libros de gestión de proyectos Libros de Modelos de Calificación en Colombia. Información en Internet Libros de gestión de proyectos Libros de Modelos de Calificación en Colombia. Información en Internet Libros de gestión de proyectos Libros de Modelos de Calificación en Colombia.

27 Métodos de Investigación El método es el guion o camino que se sigue en las ciencias para alcanzar un fin propuesto; y la metodología, el cuerpo de conocimiento que describe y analiza los métodos para el desarrollo de una investigación. Existen muchos métodos de investigación pero de manera general todos incluyen los procesos de análisis, síntesis, introducción y deducción (Hernández, 2010). Analítico- Sintético: este método se caracteriza por descomponer a una unidad en sus elementos con simples y examinarlo de manera individual, volviendo a agruparlos después del análisis (Hernández, 2010) Inductivo-Deductivo: este método se caracteriza por partir del general a lo particular, analizando las unidades y llegando a cada uno de los elementos (Ruiz, 2012). Estadístico este método propone la recolección de datos, que deben ser tabulados y organizados que aplicando formulas estadísticas llegar a comparar datos (Ruiz, 2012). En esta investigación utilizamos el método analítico-sintético, el cuadro adjunto presenta la relación entre los objetivos y los métodos de investigación que se utilizarán en este proyecto.

28 18 Cuadro 2 Métodos de Investigación Utilizadas Fuente: Elaboración Propia. Objetivos Realizar un análisis de situación con el fin de documentar los requerimientos de producto y expectativas de los usuarios. Métodos de Investigación Analítico-Sintético Se documentarán los procesos de gestión académica, se identificaran las falencias de los procesos para luego determinar oportunidades de mejora. Realizar el plan de Gestión del Alcance para garantizar el cumplimiento de las actividades necesarias para el cumplimiento del proyecto. Realizar el Plan de Gestión de Tiempo para garantizar que el proyecto se entregue en el plazo requerido. Se determinarán todas las actividades del proyecto que son necesarias para la construcción de los entregables y la gestión del proyecto. Se debe establecer la duración de todas las actividades identificadas, para esta actividad es necesario el apoyo de expertos en la estimación de tiempos. Realizar el Plan de Gestión de Costo con el fin de asegurar que el proyecto se realice dentro presupuesto. Se asigna un valor monetario a cada una de las actividades identificadas, teniendo en cuenta los recursos que esta requiere para su ejecución. Definir el Plan de Gestión de Riesgos, para garantizar el correcto manejo de las amenazas que se presenten en el proyecto. Se elaborará la matriz de riesgos del proyecto mediante la cual se monitorearan y controlarán.

29 Herramientas. Las herramientas nos permiten verificar la validez de las hipótesis en los proyectos de investigación, actualmente podemos apoyarnos en herramientas teóricas o de software (Hernández, 2010). Herramientas Teóricas: se definen ambientes, conjuntos, información sobre variables, teorías relevantes para la tabulación de datos. Herramientas de software: Estas son aplicaciones que nos permiten poner en práctica las herramientas teóricas y facilitan la obtención de resultados. El cuadro 3 presenta las herramientas que se utilizarán para alcanzar cada uno de los objetivos específicos: Cuadro 3 Herramientas Utilizadas Fuente: Elaboración Propia. Objetivos Herramientas Realizar un análisis de situación con el fin de documentar los requerimientos de producto y expectativas de los usuarios. Realizar el plan de Gestión del Alcance para garantizar el cumplimiento de las actividades necesarias para el cumplimiento del proyecto. Microsoft Office Reuniones de elicitación de requerimientos Talleres Microsoft Project Microsoft Office Juicio de Expertos Mind Jet Modelador BPM

30 20 Realizar el Plan de Gestión de Tiempo para garantizar que el proyecto se entregue en el plazo requerido. Microsoft Project Microsoft Office Juicio de Expertos Realizar el Plan de Gestión de Costo con el fin de asegurar que el proyecto se realice dentro presupuesto. Microsoft Project Microsoft Office Juicio de Expertos Definir el Plan de Gestión de Riesgos, para garantizar el correcto manejo de las amenazas que se presenten en el proyecto. Microsoft Project Microsoft Office Juicio de Expertos Supuestos y Restricciones. Los supuestos son factores que para propósitos de planificación, se consideran verdaderos. Los supuestos afectan todos los aspectos de planificación y son parte de la elaboración progresiva del proyecto. Los equipos de proyectos están frecuentemente identificando, documentando y validando los supuestos como parte de su proceso de planificación Los supuestos generalmente implican un grado de riesgo (PMI, 2013). Una restricción es una limitación o evento que afectará el rendimiento o desempeño del proyecto. Por ejemplo, un presupuesto previamente definido es una restricción altamente probable de limitar las opciones del equipo respecto del alcance, contratación de personal y el programa. Cuando se ejecuta un proyecto por contrato, las disposiciones contractuales constituirán generalmente restricciones (PMI, 2013). Los Supuestos y Restricciones y su relación con los objetivos del proyecto se ilustran en el cuadro 4, a continuación.

31 21 Cuadro 4 Supuestos y Restricciones Fuente: Elaboración Propia. Objetivos Supuestos Restricciones Realizar un análisis de situación con el fin de documentar los requerimientos de producto y expectativas de los interesados. Se cuenta con disponibilidad de los interesados para realizar las reuniones El horario de clases en la institución es muy apretado, se deberán programar reuniones de máximo 1 hora. Realizar el plan de Gestión del Alcance para garantizar el cumplimiento de las actividades necesarias para el cumplimiento del proyecto. Realizar el Plan de Gestión de Tiempo para garantizar que el proyecto se entregue en el plazo requerido. Se cuenta con la capacidad de poder identificar todas las actividades necesarias. Se cuenta con el listado de Actividades del proyecto. La estimación será realizada por expertos. Que durante la ejecución del proyecto no se realicen las actividades planeadas o se realicen algunas fuera del plan. Realizar el Plan de Gestión de Costo con el fin de asegurar que el proyecto se realice dentro presupuesto. Se cuenta con el listado de Actividades con su duración estimada. Solo se contará con el valor aprobado en el presupuesto, no existirán fondos adicionales. Se identificará en Solo se monitorearan

32 22 Objetivos Supuestos Restricciones Definir el Plan de Gestión de Riesgos, para garantizar el el listado de los 10 riesgos con correcto manejo de las amenazas que se presenten en el riesgos del mayor probabilidad e proyecto. proyecto todas impacto. las amenazas relevantes Entregables. Los entregables son los productos o servicios resultantes del proyecto, los entregables y su relación con los objetivos del proyecto se ilustran en el cuadro 5, a continuación. Cuadro 5 Entregables Fuente: Elaboración Propia. Objetivos Entregables Realizar un análisis de situación con el fin de documentar los requerimientos de producto y expectativas de los usuarios. Documento de Requerimientos y Situación Actual Realizar el plan de gestión del alcance para garantizar el cumplimiento de las actividades necesarias para el cumplimiento del proyecto. Plan de gestión del alcance Realizar el plan de gestión de tiempo para garantizar que el proyecto se entregue en el plazo requerido. Plan de gestión del tiempo Realizar el plan de gestión de costo con el fin de asegurar que el proyecto se realice dentro presupuesto. Plan de gestión del costo Definir el plan de gestión de riesgos, para garantizar el Plan de gestión de riesgos

33 23 correcto manejo de las amenazas que se presenten en el proyecto Áreas de Conocimiento utilizadas Para la ejecución de este proyecto se seleccionó trabajar en detalle con las áreas de conocimiento de alcance, costo, tiempo, riesgo, interesados, recursos humanos y adquisiciones por considerarse vitales para dimensionar el proyecto. En el caso específico de las áreas recursos humanos, interesados y gestión de las adquisiciones no se desarrollaran los planes de gestión dado que para estos casos se utilizaran las políticas de la organización para el manejo de personal y manejo de contratistas. Para la gestión de recursos humanos las asignaciones de responsabilidades dentro del proyecto serán gestionadas desde la estructura matricial de la organización y la directora deberá garantizar la disponibilidad de los interesados. Para la gestión de adquisiciones se manejaran contratos a costo fijo y los pagos se manejaran en un esquema en el cual se cancela el 30% del costo del contrato al inicio y 70% a finalizar el contrato con la aceptación del producto, la comunicación con el contratista la llevará el director de proyecto, pero los cambios contractuales solo serán llevados por el patrocinados. No se incluye el área de gestión de la calidad ya que se considerará que la calidad del producto será manejada directamente por el vendedor o implementador del sistema. Se incluye en plan de trabajo las pruebas de calidad del software, teniendo en cuenta que para el Gimnasio Bilingüe Moderno se cumplirá con la calidad esperada si el software cumple con los documentos de requerimientos de proyecto y producto. De igual manera no se incluye el área de gestión de las comunicaciones dado que, por políticas de la organización las comunicaciones formales se manejaran en actas firmadas por los responsables.

34 24 4. DESARROLLO 4.1 Situación Actual Constantemente los directivos del Gimnasio Bilingüe Moderno se han mostrado interesados en mejorar las metodologías pedagógicas y mantener actualizadas las herramientas para el apoyo a la educación de los alumnos. Sin embargo, no cuentan con un grupo de procesos definidos de manera formal, que sean visibles a toda la organización. Actualmente, las actividades que apoyan la gestión educativa se realizan de manera intuitiva. Se identifican como parte fundamental para la operación de la institución los procesos de generación de notas, registro de docentes, matrícula y generación de certificados. Cada vez que un docente nuevo o miembro nuevo en la organización ingresa a la organización, se asigna a un responsable para explicar brevemente como se manejan cada una de las solicitudes y en caso de tener duda debe preguntarle a sus colegas o superiores. A continuación se realizará un recorrido por los procesos actuales de la organización, estos serán la base para identificar de manera estructurada las oportunidades de mejora y serán insumo fundamental para documentar el alcance del sistema que se desea implementar Proceso de generación de notas Este proceso parte desde la recolección de las notas a partir de las evaluaciones realizadas a los estudiantes y cubre todas las acciones para generar y mantener los boletines de notas; en la organización se entregan 4 boletines de nota por año académico y se ha presentado inconveniente por demoras y veracidad en los datos. En la siguiente figura podemos ver las actividades y responsables involucradas en este proceso:

35 25 Figura 3 Proceso de generación de notas Fuente: Elaboración Propia Profesores Durante el periodo académico el profesor realiza las actividades de acuerdo al plan de estudios y recolecta las notas y comentarios correspondientes. Actividades en clase

36 26 Actividades extra-curriculares Exámenes Cortos Exámenes Finales A partir de estas actividades el profesor debe: Agrupar notas por materias Entrega de notas al tutor de curso La salida física de las actividades realizadas por el profesor son las notas listas para enviar al tutor del curso, diligenciadas en documentos físicos. Documentación de Notas Tutor de curso El tutor de curso es el profesor responsable de hacer seguimiento académico a los estudiantes, dentro de las tareas asignadas tiene: Recibir las notas por materia Organizar Notas por Curso Enviar Notas a la Coordinadora Académica Coordinadora académica La coordinadora académica es la persona responsable de garantizar que la gestión académica se lleve a cabo de manera fluida, sus funciones en este proceso incluyen pero no se limitan a: Recibir notas de los tutores Asignar responsable de transcribir notas Espera por transcripción de notas

37 27 Boletines de notas Secretaria La secretaria es la persona a cargo de toda la logística necesaria para la impresión y organización de boletines. Impresión de los boletines Entrega de los boletines a cada tutor Fin Proceso registro de docentes Este proceso se encarga de la generación de contratos cuando ingresan nuevos docentes y la asignación de las responsabilidades asociadas de acuerdo a las especificaciones del contrato. En la siguiente figura podemos ver el flujo de actividades y los actores que participan en el proceso.

38 28 Figura 4 Proceso de registro de docentes Fuente: Elaboración Propia Secretaria En este proceso la secretaria se encarga de generar el contrato de acuerdo a las leyes vigentes en la legislación colombiana, una vez el docente firma el contrato es la encargada de archivar de manera física los contratos firmados. Diligenciar del contrato Archivar el Contrato

39 Profesores La participación del profesor en este proceso se limita a entregar los documentos necesarios para la elaboración del contrato de trabajo y a recibir las instrucciones para el inicio de sus labores. Entrega de datos personales Firma del contrato Actualización de cartelera central Fin Coordinadora Académica La coordinadora académica se encarga de asignar las responsabilidades del cargo al profesor, en caso de que este tenga una duda o comentario, es la coordinadora académica la encargada de resolverlas. Asignación de materias y cursos Proceso de matricula Este proceso se encarga de la inscripción de alumnos al nuevo año académico, es posible que se puedan inscribir a un curso los alumnos que ya estaban matriculados en la institución y han avanzado al siguiente curso; así como matricular alumnos que ingresan por primera vez a la institución. Para ambos casos en la siguiente figura se muestra los pasos generales de este proceso y los participantes.

40 30 Figura 5 Proceso de matricula Fuente: Elaboración Propia Secretaria La secretaria es el actor principal en este proceso, es la encargada de llevar toda la documentación relacionada con la matrícula y la atención a los padres de familia cuando tienen inquietudes. Recibir solicitud de matricula Clasificar de acuerdo al tipo de matricula Exclusive Gateway Registro de Alumnos nuevos

41 31 Registro de alumno existente en nuevo curso Fin de Matricula Envió de listado de Alumnos por cursos Coordinadora Académica Una vez se cierra el periodo de matrícula la coordinadora académica revisa el total de estudiantes por curso y asigna los tutores por cada curso. El tutor es el responsable de hacer seguimiento al avance del grupo de alumnos. Asignación de los tutores de curso Fin Proceso de generación de certificados Este proceso se ocupa de la recepción de las solicitudes y generación de certificados de notas y de estudio de cuerdo al formato establecido. Aunque no es un proceso de uso frecuente, muy importante que la información de los certificados sea veraz. En la siguiente imagen podemos apreciar el flujo de actividades y los participantes que intervienen en este proceso.

42 32 Figura 6 Proceso de generación de certificado Fuente: Elaboración Propia

43 Secretaria En el flujo normal de este proceso todas las actividades son realizadas por la secretaria, solo en casos excepcionales se procede en consultas a la coordinadora académica o al tutor correspondiente. Recibir Solicitud Buscar el boletín anual Sacar copia del boletín Buscar formato Transcribir los datos Entregar Certificado Fin Análisis de la situación actual Después de un análisis de los procesos actuales se pudo identificar que en la organización hace falta formalidad en la definición de los procesos, este punto es crítico ya que, cada persona puede tener una percepción diferente los aspectos a mejorar en los procesos, causando que las expectativas y requerimientos con relación a los puntos que debe apoyar el software varíen según el interesado. Es importante que en la elaboración del plan de gestión de riesgos se analice este punto, ya que puede afectar la definición del alcance y la satisfacción de los usuarios. Analizando los procesos puntuales, en el proceso de gestión de notas, notamos que el proceso es toma demasiado tiempo, considerando que el número de alumnos es bajo, se realiza mucho trabajo manual dando pie para la inclusión errores y se evidencia la manipulación de las notas de las los alumnos a través de 33

44 muchos usuarios, cuando el tratamiento de esta información debería ser confidencial. En el proceso de registro de docentes la asignación de responsabilidades se realiza de manera informal y se hace pública al mantener actualizada la cartelera central; aunque este mecanismo no ha presentado mayores inconvenientes se identifica como una oportunidad de mejora agregar formalidad a estas asignaciones, con el fin de que los profesores tengan un registro centralizado de sus responsabilidades que sea fácil de actualizar ante imprevistos. En el proceso de matrícula se encuentra asignado básicamente a la secretaria. Para la matrícula de los alumnos que ya se encuentran cursando un curso y van a pasar al siguiente año escolar existe mucho trabajo manual ya que es necesario registrar cada uno de los expedientes e ir actualizando los datos. En este punto contar con una herramienta evitaría la re-digitación de los datos ya almacenados en el archivo del colegio. Por último, en el proceso de gestión de certificados se evidencia un gran riesgo al manejar todos los registros de forma física sin mantener ningún respaldo de seguridad para la información existente. Además, los datos deben ser transcritos por la secretaria de los originales existentes en el archivo a los nuevos formatos, lo que hace propenso a que los certificados tengan posibles errores humanos. A partir de las oportunidades de mejora identificadas, se orientará el proceso de identificación de requerimientos con los interesados para establecer las prioridades entre estas, en el cuadro 6 se resumen las oportunidades de mejoras detectadas en el Gimnasio Bilingüe Moderno. 34

45 Cuadro 6 Oportunidades de Mejora en la Organización Fuente: elaboración propia Oportunidades de mejora Organización Gestión de Notas Ausencia de procesos documentados. Manejo inapropiado de información confidencial, se exponen las notas de los alumnos a numerosos usuarios. Proceso demasiado lento y propicio para el reproceso de información. Gestión de Docentes Asignación de responsabilidades realizada de manera informal. Matricula Re-digitación de datos ya existentes en la Organización, cada vez que se deben matricular alumnos. Todo el trabajo se encuentra centralizado en la secretaria. Todos los registros se realizan en archivos físicos. Generación de Certificados Propicio a los errores humanos en la generación de certificados. No se garantiza la veracidad de la información. 35

46 4.2 Plan de Gestión del Alcance El plan de gestión del alcance es un artefacto fundamental en la ejecución del proyecto ya que en él se presenta la recopilación de los requerimientos del sistema de gestión de académica identificados y validados por los interesados; de igual forma se especifican los requerimientos del proyecto y la estructura detallada de trabajo EDT en la que especifican todas las actividades que deben ser realizadas para cumplir con los objetivos del proyecto. Toda actividad que no esté incluida en la EDT no hará parte del alcance del proyecto, durante la ejecución esta será una entrada fundamental la gestión integral del proyecto. Las técnicas utilizadas para la recolección de requerimientos fueron principalmente entrevistas y sesiones de lluvias de ideas, durante las cuales se documentó de manera fluida y sin contradicciones entre los interesados los requerimientos y expectativas de los usuarios. Estos requerimientos serán a base para validar las funcionalidades, diseño y la aceptación de los productos generados o adquiridos en el proyecto (ISO/IEC/IEEE -2011). Durante la ejecución del proyecto el adecuado seguimiento de este plan garantizará que no se presenten desviaciones en el alcance y el trabajo sea divido y asignado de manera eficiente Requerimientos de Producto Para la documentación de los requerimientos se diseñó el formato mostrado en el cuadro 7, este formato busca garantizar que cada requerimiento sea identificable, claro y asignado a un responsable el cual será el encargado de brindar mayor detalle, información o resolver dudas asociadas al objetivo o implementación del requerimiento. 36

47 Cuadro 7 Descripción del formato de un requerimiento de producto de software Fuente: Elaboración Propia. No: Identificador alfanumérico de requerimiento. Fecha Fecha de creación del requerimiento. Descripción: Descripción del requerimiento Versión Estado Número de versión. Inicia en 1. Si el requerimiento sufre cambios a lo largo del proyecto se aumenta la versión. Estado del requerimiento posibles valores ( Nuevo, Aprobado, Anulado, Implementado) Responsable: Persona experta en el requerimiento y con quien se validó el requerimiento y se validará la implementación en la entrega del producto. Requisitos Asociados Requerimientos que comparten datos o funcionalidades Requerimientos de Producto Funcionales Módulo gestión de matricula No: RF001 Versión 1 Fecha 11/08/2014 Estado Aprobado Descripción: El sistema debe permitir registrar nuevos alumnos Responsable: Secretaria - Celia Sofía Mejía Cerchar Requisitos Asociados RF002-RF003- RF004 - RF005 No: RF002 Versión 1 Fecha 11/08/2014 Estado Aprobado Descripción: El sistema debe permitir Activar y desactivar Alumnos Responsable: Coordinadora Académica -Gina Patricia Ortega Murillo Requisitos Asociados RF001-RF003- RF004 - RF005 No: RF003 Versión 1 Fecha 11/08/2014 Estado Aprobado Descripción: El sistema debe permitir crear la matrícula para los años académicos (relacionando alumnos nuevos y viejos) Responsable: Secretaria - Celia Sofía Mejía Cerchar Requisitos Asociados RF001-RF002- RF004 - RF005 No: RF004 Versión 1 Fecha 11/08/2014 Estado Aprobado Descripción: El sistema permite consultar e imprimir en PDF los alumnos matriculados por curso Responsable: Secretaria - Celia Sofía Requisitos RF001-RF002-37

48 Mejía Cerchar Asociados RF0043- RF005 No: RF005 Versión 1 Fecha 11/08/2014 Estado Aprobado Descripción: El sistema debe permitir registrar la matrícula para curso Responsable: Secretaria - Celia Sofía Mejía Cerchar Requisitos Asociados RF001-RF002- RF003 - RF Módulo gestión de docentes No: RF006 Versión 1 Fecha 12/08/2014 Estado Aprobado Descripción: El sistema permite registrar un docente Responsable: Secretaria - Celia Sofía Mejía Cerchar Requisitos Asociados RF007 - RF008 - RF009 - RF010 No: RF007 Versión 1 Fecha 12/08/2014 Estado Aprobado Descripción: El sistema permite activar y desactivar Docentes Responsable: Coordinadora Académica - Gina Patricia Ortega Murillo Requisitos Asociados RF006 - RF008 - RF009 - RF010 No: RF008 Versión 1 Fecha 12/08/2014 Estado Aprobado Descripción: El sistema permite modificar la información de un docente Responsable: Secretaria - Celia Sofía Mejía Cerchar Requisitos Asociados RF006 - RF007 - RF009 - RF010 No: RF009 Versión 1 Fecha 12/08/2014 Estado Aprobado Descripción: El sistema permite el registro de las materias y cursos asignadas a un docente Responsable: Secretaria - Celia Sofía Mejía Cerchar Requisitos Asociados RF006 - RF007 - RF008 - RF010 No: RF010 Versión 1 Fecha 12/08/2014 Estado Aprobado Descripción: El sistema permite consultar los cursos asignados a un tutor Responsable: Secretaria - Celia Sofía Mejía Cerchar Requisitos Asociados RF006 - RF007 - RF008 - RF009 38

49 Módulo de gestión de Notas No: RF011 Versión 1 Fecha 12/08/2014 Estado Aprobado Descripción: El sistema permite manejar periodos académicos Responsable: Coordinadora Académica - Gina Patricia Ortega Murillo Requisitos Asociados RF012- RF013 - RF014 - RF015 - RF016 - RF017 - RF018 - RF019 - RF020 No: RF012 Versión 1 Fecha 12/08/2014 Estado Aprobado Descripción: El sistema permite manejar los actividades académicas Responsable: Coordinadora Académica - Gina Patricia Ortega Murillo Requisitos Asociados RF011- RF013 - RF014 - RF015 - RF016 - RF017 - RF018 - RF019 - RF020 No: RF013 Versión 1 Fecha 12/08/2014 Estado Aprobado Descripción: El sistema permite manejar los logros académicos Responsable: Coordinadora Académica - Gina Patricia Ortega Murillo Requisitos Asociados RF011- RF012 - RF014 - RF015 - RF016 - RF017 - RF018 - RF019 - RF020 No: RF014 Versión 1 Fecha 12/08/2014 Estado Aprobado Descripción: El sistema permite diseñar el boletín de notas cada curso académico Responsable: Coordinadora Académica Requisitos RF011- RF012 - Asociados RF013 - RF015 - RF016 - RF017 - RF018 - RF019 - RF020 No: RF015 Versión 1 Fecha 12/08/2014 Estado Aprobado 39

50 Descripción: Responsable: El sistema permite guardar el historial de versiones de los boletines Coordinadora Académica Requisitos RF011- RF Gina Patricia Ortega Asociados RF013 - RF014 - Murillo RF016 - RF017 - RF018 - RF019 - RF020 No: RF016 Versión 1 Fecha 12/08/2014 Estado Aprobado Descripción: El sistema permite imprimir en serie los boletines de notas de un curso Responsable: Secretaria - Celia Sofía Requisitos RF011- RF012 - Mejía Cerchar Asociados RF013 - RF014 - RF015 - RF017 - RF018 - RF019 - RF020 No: RF017 Versión 1 Fecha 12/08/2014 Estado Aprobado Descripción: El sistema permite a los docentes el registro de notas por alumno y curso Responsable: Docentes Requisitos RF011- RF012 - Asociados RF013 - RF014 - RF015 - RF016 - RF018 - RF019 - RF020 No: RF018 Versión 1 Fecha 12/08/2014 Estado Aprobado Descripción: El sistemas permite el manejo de estados para las notas por periodo Responsable: Coordinadora Académica Requisitos RF011- RF Gina Patricia Ortega Murillo Asociados RF013 - RF014 - RF015 - RF016 - RF017 - RF019 - RF020 No: RF019 Versión 1 Fecha 12/08/2014 Estado Aprobado Descripción: El sistema permite la modificación de las notas para los casos en los que se presenten errores Responsable: Coordinadora Académica Requisitos RF011- RF Gina Patricia Ortega Murillo Asociados RF013 - RF014 - RF015 - RF016 - RF017 - RF018 - RF020 No: RF020 Versión 1 Fecha 12/08/2014 Estado Aprobado 40

51 Descripción: El sistema cuenta con accesos y roles definidos para el administrador, docentes y digitadores Responsable: Coordinadora Académica Requisitos RF011- RF012 - Asociados RF013 - RF014 - RF015 - RF016 - RF017 - RF018 - RF Módulo generación de Certificados No: RF021 Versión 1 Fecha 12/08/2014 Estado Aprobado Descripción: El sistema genera el certificado de notas de un periodo por alumno Responsable: Secretaria - Celia Sofía Mejía Cerchar Requisitos Asociados RF022 - RF023 No: RF022 Versión 1 Fecha 12/08/2014 Estado Aprobado Descripción: El sistema genera el certificado de matricula Responsable: Secretaria - Celia Sofía Mejía Cerchar Requisitos Asociados RF021 - RF023 No: RF023 Versión 1 Fecha 12/08/2014 Estado Aprobado Descripción: El sistema genera el certificado de notas de un año académico. Responsable: Secretaria - Celia Sofía Mejía Cerchar Requisitos Asociados RF021 - RF Administración del Sistema No: RF024 Versión 1 Fecha 12/08/2014 Estado Aprobado Descripción: El sistema permite la asignación de roles y accesos a los usuarios. Responsable: Directora Requisitos Asociados Todos. Ya que se debe especificar los accesos de roles por cada funcionalidad. No: RF025 Versión 1 Fecha 12/08/2014 Estado Aprobado Descripción: El sistema permite la creación de usuarios. Responsable: Directora Requisitos Asociados RF024 41

52 Requerimientos no funcionales de producto Estos requerimientos hacen referencia a características necesarias en el sistema que no reflejan directamente una funcionalidad en el sistema, pero estas garantizan que las características funcionales se puedan ejecutar de acuerdo a las expectativas del cliente. Para el sistema de gestión académica se identifican los siguientes. No: RNF001 Versión 1 Fecha 12/08/2014 Estado Aprobado Descripción: Se cuenta con una base de datos relacional Responsable: Rectora - Luz Mary Carrillo Cerchar Requisitos Asociados NA No: RNF001 Versión 1 Fecha 12/08/2014 Estado Aprobado Descripción: Se prefiere un aplicación en ambiente web instalada en la red de la organización. Responsable: Rectora - Luz Mary Requisitos NA Carrillo Cerchar Asociados No: RNF002 Versión 1 Fecha 12/08/2014 Estado Aprobado Descripción: El sistema debe ser auditable Responsable: Rectora - Luz Mary Carrillo Cerchar Requisitos Asociados No: RNF003 Versión 1 Fecha 12/08/2014 Estado Aprobado Descripción: Debe soportar entre 2 y 10 usuarios conectados Responsable: Rectora - Luz Mary Carrillo Cerchar Requisitos Asociados NA Prioridad en los requerimientos de Producto Para la toma de decisiones durante la ejecución del proyecto se establecen de manera conjunta la prioridad al módulo de gestión académica tiene la máxima prioridad, y será válido ante previa negociación será válido reducir el alcance 42

53 funcional o lograr implementaciones menos robustas de los demás módulos con el fin de cumplir con el módulo de gestión de notas. Para la valoración de las prioridades se maneja el siguiente esquema: se valoran de 1 a 5 donde identifica el 1 como esencial para las necesidades actuales en la operación de la organización y el 5. Cuadro 8 Priorización en los requerimientos de producto Fuente: Elaboración Propia. MÓDULO IDENTIFICADOR DESCRIPCIÓN PRIORIDAD Gestión de matricula RF001 El sistema debe permitir registrar nuevos alumnos 1 Gestión de matricula RF002 El sistema debe permitir Activar y desactivar Alumnos Gestión de matricula Gestión de matricula RF003 RF004 El sistema debe permitir crear la matrícula para los años académicos (relacionando alumnos nuevos y viejos) El sistema permite consultar e imprimir en PDF los alumnos matriculados por curso El sistema debe permitir registrar la matrícula 1 Gestión de matricula RF005 para curso Gestión de docentes RF006 El sistema permite registrar un docente 1 Gestión de docentes Gestión de docentes Gestión de docentes Gestión de docentes Gestión de Notas Gestión de Notas Gestión de Notas Gestión de Notas RF007 RF008 RF009 RF010 RF011 RF012 RF013 RF014 El sistema permite activar y desactivar docentes El sistema permite modificar la información de un docente El sistema permite el registro de las materias y cursos asignadas a un docente El sistema permite consultar los cursos asignados a un tutor El sistema permite manejar periodos académicos El sistema permite manejar las actividades académicas El sistema permite manejar los logros académicos El sistema permite diseñar el boletín de notas cada curso académico

54 Gestión de Notas Gestión de Notas Gestión de Notas Gestión de Notas Gestión de Notas Gestión de Notas Generación de Certificados RF015 RF016 RF017 RF018 RF019 RF020 RF021 El sistema permite guardar el historial de versiones de los boletines El sistema permite imprimir en serie los boletines de notas de un curso El sistema permite a los docentes el registro de notas por alumno y curso El sistemas permite el manejo de estados para las notas por periodo El sistema permite la modificación de las notas para los casos en los que se presenten errores El sistema cuenta con accesos y roles definidos para el administrador, docentes y digitadores El sistema genera el certificado de notas de un periodo por alumno Generación de Certificados RF022 El sistema genera el certificado de matricula Generación de Certificados RF023 El sistema genera el certificado de notas de un año académico El sistema permite la asignación de roles y Administración RF024 accesos a los usuarios. 1 Administración RF025 El sistema permite la creación de usuarios. 1 No funcionales RF026 Se cuenta con una base de datos relacional 3 Se prefiere un aplicación en ambiente web 3 No funcionales RF027 instalada en la red de la organización. No funcionales RF028 El sistema debe ser auditable No funcionales RF029 Debe soportar entre 2 y 10 usuarios conectados Elementos fuera del alcance del producto 1. Queda fuera del alcance del proyecto todo el manejo de tesorería incluido el cobro de matrícula, costos por certificados pagos de nóminas y cualquier funcionalidad que no se haya especificado en los puntos superiores. 2. El proyecto no incluye la impresión directa de los archivos (certificados y notas) todas las impresiones harán referencia al formato PDF. 44

55 4.2.2 Requerimientos de Proyecto Elementos dentro del alcance del Proyecto Dentro de los requerimientos del proyecto incluimos todas las especificaciones que 1. Se debe realizar la instalación de sistema en la organización 2. Se debe entregar toda la documentación técnica 3. Se debe incluir capacitación para todos los usuarios del sistema 4. Se debe establecer un periodo de soporte y mantenimiento de 1 año calendario. 5. La organización debe tener acceso a la base de datos y código fuente del sistema Elementos fuera del alcance del proyecto No se consideraran soluciones en la nube ya que la organización se encuentra en una zona de difícil acceso y los servicios de Internet son limitados Estructura detallada de trabajo La estructura detallada de trabajo del proyecto presenta en paquetes el trabajo requerido para completar el proyecto, estos paquetes de trabajo representan gráficamente el árbol lógico del proyecto; es la descomposición lógica y sistemática del proyecto en sus elementos constitutivos, sean tangibles o intangibles, que está orientada hacia el producto final (Díaz, 2007). 45

56 Los paquetes de trabajo se utilizaran para la previsión, control de la configuración, la calidad, los plazos los costos y los riesgos así que, la calidad de la EDT determinará en gran parte la calidad con la que serán realizados los planes subsidiarios y por consiguiente facilitará o dificultará la gestión del proyecto en las fases posteriores a su elaboración. Debido a que el inicio de la ejecución de este proyecto no será inmediato a la finalización de la planificación se incluyen en la EDT un entregable de Autorización Inicio, en el cual considera que se entrega al nuevo director de Proyecto, en caso de que el que desarrollo el plan no se encuentre disponible, el enunciado del alcance, el chárter y el plan desarrollado, para que se revisen en detalle se validen supuestos y restricciones y se realicen ajustes a los planes en caso de ser necesario. La figura 7 muestra los entregables principales que se han considerado para el proyecto. Figura 7 EDT Entregables del proyecto Fuente: Elaboración Propia. La Figura 8, muestra el detalle de los paquetes de trabajo asociados a cada uno de los entregables. 46

57 Figura 8 Estructura detallada de trabajo del proyecto Fuente: Elaboración Propia. 47

58 Diccionario de la EDT En este punto se documenta el detalle de cada uno de los paquetes de trabajo, con el objetivo de evitar ambigüedades y precisar cuál será el trabajo a realizar. A continuación se lista los paquetes de trabajo correspondiente al primer nivel de la EDT Paquete de trabajo requerimientos validados Id Paquete 1.2 Nombre del Paquete Requerimientos validados Información General Descripción Se incluye toda la revisión de las expectativas de los usuarios, la validación de requerimientos supuestos y restricciones con el fin de garantizar que el plan de proyecto sea preciso y realista. Entradas Chárter del proyecto. Lineamientos Organizacionales Salidas Acta de Inicio Firmada, Documento de Requerimientos, Plan de Proyecto Actualizado Responsable Patrocinador Recursos Equipos de Cómputo. Sala de Reuniones. Fecha Inicio Horas de Esfuerzo Observaciones Estimación 01/12/14 Fecha Fin 22/12/14 30 horas Costo Total COP $ $ ,00 Id Paquete Nombre del Paquete Interesados identificados Información General Descripción Actividades para realizar la identificación de los interesados a partir de la revisión de los diferentes artefactos del plan de proyecto. 48

59 Entradas Chárter del proyecto. Lineamientos Organizacionales Plan de proyecto. Salidas Listado de Interesados Responsable Director de Proyecto Recursos Equipos de Cómputo. Sala de Reuniones. Estimación Fecha Inicio 01/12/14 Fecha Fin 08/12/14 Horas de Esfuerzo 4 horas Costo Total COP $ $ ,00 Observaciones Id Paquete Nombre del Paquete Expectativas de los interesados recopiladas Información General Descripción Este paquete de trabajo incluye las actividades para garantizar que todos los interesados participan y manifiestan sus expectativas con relación al proyecto. Entradas Chárter del proyecto. Lineamientos Organizacionales Salidas Acta de Inicio Firmada, Documento de Requerimientos, Plan de Proyecto Actualizado Responsable Patrocinador Recursos Equipos de Cómputo. Sala de Reuniones. Fecha Inicio Horas de Esfuerzo Observaciones Estimación 08/12/14 Fecha Fin 16/12/14 14 horas Costo Total COP $ $ ,00 Id Paquete

60 Nombre del Paquete Descripción Requerimientos aprobados Información General Este paquete de trabajo incluye las actividades para realizar las revisiones de los requerimientos que harán parte del alcance del proyecto. El objetivo de este paquete de trabajo es entregar el documento de requerimientos aprobado por los interesados y el patrocinador. Entradas Chárter del proyecto. Lineamientos Organizacionales Salidas Acta de Inicio Firmada, Documento de Requerimientos, Plan de Proyecto Actualizado Responsable Patrocinador Recursos Equipos de Cómputo. Sala de Reuniones. Fecha Inicio Horas de Esfuerzo Observaciones Estimación 16/12/14 Fecha Fin 19/12/14 8 horas Costo Total COP $ $ ,00 Id Paquete Nombre del Paquete Inicio aprobado Información General Descripción Las actividades de este paquete de trabajo tienen como objetivo socializar el inicio formal de proyecto con la organización. Entradas Chárter del proyecto. Lineamientos Organizacionales Salidas Acta de Inicio Firmada, Documento de Requerimientos, Plan de Proyecto Actualizado Responsable Patrocinador Recursos Equipos de Cómputo. Sala de Reuniones. Estimación 50

61 Fecha Inicio Horas de Esfuerzo Observaciones 19/12/14 Fecha Fin 22/12/14 4 horas Costo Total COP $ $ , Paquete de trabajo proveedor seleccionado Id Paquete 1.3 Nombre del Paquete Proveedor seleccionado Información General Descripción Incluye las actividades para la selección y contratación de un proveedor para realizar la implementación del software. Entradas Acta de Inicio Firmada, Documento de Requerimientos, Plan de Proyecto Salidas Contratos. Especificaciones del Producto de Software a desarrollar de acuerdo a los requerimientos. Responsable Director de Proyecto Recursos Equipos de Cómputo. Estimación Fecha Inicio 22/12/14 Fecha Fin 05/01/15 Horas de Esfuerzo 72 horas Costo Total COP $ ,00 Observaciones Id Paquete Nombre del Paquete Proveedores invitados Información General Descripción Incluye las actividades que se deben realizar para garantizar se inviten a ofertar a todos los proveedores existentes en el mercado local (Colombia) que estén en capacidad de entregar sistemas de gestión académica. Entradas Acta de Inicio Firmada, Documento de Salidas Listado de contratistas invitados a ofertar 51

62 Requerimientos, Plan de Proyecto Responsable Director de Proyecto Recursos Equipos de Cómputo. . Estimación Fecha Inicio 22/12/14 Fecha Fin 23/12/14 Horas de Esfuerzo 14 horas Costo Total COP $ ,00 Observaciones Id Paquete Nombre del Paquete Parámetros de selección acordados Información General Descripción Incluye las actividades establecerlas variables bajo las cuales se compararan las diferentes propuestas recibidas proveedores, con el fin de poder calificar y cada propuesta y escoger una de manera trasparente. Entradas Acta de Inicio Firmada, Documento de Requerimientos, Plan de Proyecto Salidas Modelo de Contratos. Listas de Evaluación Responsable Director de Proyecto Recursos Equipos de Cómputo. Estimación Fecha Inicio 22/12/14 Fecha Fin 24/12/14 Horas de Esfuerzo 40 horas Costo Total COP $ ,00 Observaciones Id Paquete Nombre del Paquete Proveedores evaluados y seleccionados Información General Descripción 52

63 Paquete de trabajo que contiene las actividades de evaluar cada propuesta recibida de acuerdo a los parámetros acordados para la selección de las propuestas. Entradas Acta de Inicio Firmada, Documento de Requerimientos, Plan de Proyecto Salidas Listado de propuestas evaluadas Responsable Director de Proyecto Recursos Equipos de Cómputo. Estimación Fecha Inicio 24/12/14 Fecha Fin 25/12/14 Horas de Esfuerzo 8 horas Costo Total COP $ ,00 Observaciones Id Paquete Nombre del Paquete Contrato firmado Información General Descripción Incluye las actividades para llevar a cabo los acuerdos contractuales entre la institución educativa y los proveedores, de manera que se pueda garantizar que se cumplirán con los objetivos del proyecto. Entradas Acta de Inicio Firmada, Documento de Requerimientos, Plan de Proyecto Listado de propuestas evaluadas Salidas Contratos Firmados. Documentos de Requerimientos Actualizados Responsable Director de Proyecto Recursos Equipos de Cómputo. Estimación Fecha Inicio 25/12/14 Fecha Fin 05/01/15 53

64 Horas de Esfuerzo Observaciones 0 Costo Total COP $ Paquete de trabajo sistema instalado Id Paquete 1.4 Nombre del Paquete Sistema instalado Información General Descripción Incluye las actividades para instalar y configurar el software en el ambiente del cliente. Entradas Producto de Software desarrollado de acuerdo a los requerimientos, Requerimientos de producto. Contratos. Salidas Producto de Software Instalado y configurado, documento con resultado de pruebas de usuario. Responsable Proveedor Recursos Equipos de Cómputo. Sala de Reuniones. Estimación Fecha Inicio 02/03/15 Fecha Fin 02/04/15 Horas de Esfuerzo 154 horas Costo Total COP $ ,00 Observaciones Id Paquete Nombre del Paquete Plan de instalación listo Información General Descripción Incluye las actividades coordinar la instalación del producto de software en la institución. Entradas Producto de Software desarrollado de acuerdo a los requerimientos, Requerimientos Salidas Plan de instalación documentado. 54

65 de producto. Contratos. Responsable Proveedor Recursos Equipos de Cómputo. Sala de Reuniones. Estimación Fecha Inicio 02/03/15 Fecha Fin 09/03/15 Horas de Esfuerzo 32 horas Costo Total COP $ ,00 Observaciones Id Paquete Nombre del Paquete Equipos de cómputo preparados Información General Descripción Incluye las actividades necesarias para instalar y configurar los parámetros y programas base sobre los equipos, con el fin que estos estén disponibles para la instalación del software de gestión académica. Entradas Requerimientos técnicos de producto. Contratos. Salidas Equipo de cómputos preparados. Responsable Proveedor Recursos Equipos de Cómputo. Sala de Reuniones. Estimación Fecha Inicio 09/03/15 Fecha Fin 20/03/15 Horas de Esfuerzo 154 horas Costo Total COP $ ,00 Observaciones Id Paquete Nombre del Paquete Instalación del sistema lista Información General Descripción Incluye las actividades necesarias para instalar el sistema de gestión académica en la institución académica. 55

66 Entradas Equipo de cómputos preparados. Salidas Sistema instalado. Reporte de instalación. Documentación del sistema. Responsable Proveedor Recursos Equipos de Cómputo. Sala de Reuniones. Estimación Fecha Inicio 20/03/15 Fecha Fin 24/03/15 Horas de Esfuerzo 12 horas Costo Total COP $0 Observaciones Id Paquete Nombre del Paquete Configuración inicial lista Información General Descripción Incluye las actividades necesarias configurar los parámetros básicos para el funcionamiento del sistema, cargue de usuarios y accesos, cursos, alumnos, docentes y datos históricos requeridos. Entradas Sistema instalado. Reporte de instalación. Documentación del sistema. Salidas Sistema configurado listo para ser usado. Reporte de Configuración Responsable Proveedor Recursos Equipos de Cómputo. Sala de Reuniones. Estimación Fecha Inicio 20/03/15 Fecha Fin 02/04/15 Horas de Esfuerzo 72 horas Costo Total COP $ ,00 Observaciones 56

67 Paquete de trabajo capacitación a usuarios Id Paquete 1.5 Nombre del Paquete Capacitación a usuarios Información General Descripción Cubre la preparación de la las capacitaciones de los docentes en el uso completo de la herramienta. Entradas Producto de Software Instalado y configurado, documento con resultado de pruebas de usuario. Salidas Personal Capacitado Material de capacitación. Actas de capacitación Responsable Director de proyecto Recursos Equipos de Cómputo. Sala de Reuniones Proyectores. Carpetas, libretas. Estimación Fecha Inicio 02/04/15 Fecha Fin 21/04/15 Horas de Esfuerzo 94 horas Costo Total COP $ ,00 Observaciones Id Paquete Nombre del Paquete Usuarios a capacitar seleccionados Información General Descripción Cubre las actividades para revisar los interesados del proyecto y ubicar a los usuarios en las capacitaciones adecuadas a su perfil. El objetivo de este paquete es que se capaciten todas las personas correctas y con los roles que van a desempeñar en el sistema. Entradas Producto de Software Instalado y configurado, documento con resultado de pruebas de usuario. Salidas Lista de grupos de usuarios. 57

68 Responsable Director de proyecto Recursos Equipos de Cómputo. Sala de Reuniones Proyectores. Carpetas, libretas. Estimación Fecha Inicio 02/04/15 Fecha Fin 08/04/15 Horas de Esfuerzo 52 horas Costo Total COP $ ,00 Observaciones Id Paquete Nombre del Paquete Usuarios citados Información General Descripción Cubre las actividades para organizar la agenda de capacitaciones teniendo en cuenta las disponibilidades de horarios de los grupos de interesados y del contratista. Entradas Producto de Software Instalado y configurado, documento con resultado de pruebas de usuario. Salidas Agenda de capacitaciones. Invitaciones enviadas a los asistentes. Responsable Director de proyecto Recursos Equipos de Cómputo. Sala de Reuniones Proyectores. Carpetas, libretas. Estimación Fecha Inicio 08/04/15 Fecha Fin 10/04/15 Horas de Esfuerzo 6 horas Costo Total COP $ ,00 Observaciones Id Paquete Nombre del Paquete Recursos necesarios listos Información General Descripción Cubre las actividades para garantizar que los recursos físicos como videobeans, salas de reuniones, libretas y los 58

69 demás identificados por el contratista se encuentran disponible para las fechas agendadas para la capacitación. Entradas Producto de Software Instalado y configurado, Agenda de capacitaciones. Invitaciones enviadas a los asistentes. Salidas Recursos Físicos Disponibles. Responsable Director de proyecto Recursos Equipos de Cómputo. Sala de Reuniones Proyectores. Carpetas, libretas. Estimación Fecha Inicio 02/04/15 Fecha Fin 06/04/15 Horas de Esfuerzo 16 horas Costo Total COP $ ,00 Observaciones Id Paquete Nombre del Paquete Capacitaciones realizadas Información General Descripción Cubre las actividades para realizar las capacitaciones de los diferentes grupos de usuarios. Entradas Producto de Software Instalado y configurado, Agenda de capacitaciones. Recursos Físicos Disponibles. Salidas Usuarios capacitados. Responsable Director de proyecto Recursos Equipos de Cómputo. Sala de Reuniones Proyectores. Carpetas, libretas. Estimación Fecha Inicio 10/04/15 Fecha Fin 21/04/15 59

70 Horas de Esfuerzo Observaciones 20 horas Costo Total COP $ , Paquete de trabajo sistema probado y validado Id Paquete 1.6 Nombre del Paquete Sistema probado y validado Información General Descripción Cubre todo el trabajo para garantizar que el producto cumple con los requerimientos del cliente y se proceda al cierre de todos los contratos, y la organización de toda la documentación del proyecto. Entradas Chárter del proyecto. Lineamientos Organizacionales Plan de gestión del Proyecto. Documentación del proyecto Software instalado Salidas Actas de Aceptación Documentación de lecciones aprendidas Actas de Pago y contratos. Responsable Director de proyecto Recursos Equipos de Cómputo. Sala de Reuniones. Estimación Fecha Inicio 21/04/15 Fecha Fin 14/05/15 Horas de Esfuerzo 114 horas Costo Total COP $ ,00 Observaciones: Id Paquete Nombre del Paquete Sistema aceptado Información General Descripción Cubre todo el trabajo para realizar pruebas funcionales del producto y garantizar que este cumple con los objetivos del proyecto. 60

71 Entradas Chárter del proyecto. Documentación del proyecto Software instalado Salidas Actas de Aceptación Del producto. Responsable Director de proyecto Recursos Equipos de Cómputo. Sala de Reuniones. Estimación Fecha Inicio 05/05/15 Fecha Fin 13/05/15 Horas de Esfuerzo 96 horas Costo Total COP $ ,00 Observaciones: Id Paquete Nombre del Paquete Contrato cerrado con el proveedor Información General Descripción Cubre todo el trabajo llevar a cabo el cierre contractual del proyecto con el contratista. Entradas Chárter del proyecto. Documentación del proyecto Software instalado Salidas Contratos. Actas de aceptación de producto a satisfacción. Actas de pago Responsable Director de proyecto Recursos Equipos de Cómputo. Sala de Reuniones. Estimación Fecha Inicio 13/05/15 Fecha Fin 13/05/15 Horas de Esfuerzo 2 horas Costo Total COP $0 Observaciones: Id Paquete Nombre del Paquete Lecciones aprendidas documentadas Información General 61

72 Descripción Paquete de trabajo para recolectar las lecciones aprendidas por todos los interesados en las diferentes etapas del proyecto. Entradas Chárter del proyecto. Documentación del proyecto Software instalado Salidas Documentación de lecciones aprendidas Responsable Director de proyecto Recursos Equipos de Cómputo. Sala de Reuniones. Estimación Fecha Inicio 13/05/15 Fecha Fin 14/05/15 Horas de Esfuerzo 16 horas Costo Total COP $ ,00 Observaciones: Lineamientos para el control y seguimiento Control de cambios en alcance. Durante el desarrollo del proyecto será posible realizar cambios al proyecto, justificados por desfases, cambios en las prioridades de requerimientos o la identificación de requerimientos nuevos, sin embargo en estas situaciones se ejercerá un fuerte control y deben ser justificadas y aprobadas por el patrocinador a fin de reflejar su impacto en costo, tiempo, riesgos y demás planes del proyecto. Una vez se ha identificado el impacto de un cambio el cliente debe decidir si aprueba o rechaza el cambio, en caso de aprobarlo se debe actualizar el contrato, el cronograma, los riesgos, el costo así como todos los artefactos del plan de proyecto que se vean afectados. Si el cliente no aprueba la inclusión del cambio debe documentarse la decisión y registrar las desviaciones asociadas si así lo amerita. (Díaz, 2011) 62

73 Todos los cambios de alcance deben registrarse con el formato de control de cambios que muestra el cuadro 9. Cuadro 9 Control de cambios en alcance Fuente: Elaboración Propia. Nombre del proyecto No. cambio Fecha de solicitud Solicitado por Descripción del cambio Requerimientos Afectados Tareas afectadas Justificación Cambio Control de Cambios en Alcance Detalle Cambio Impacto Observaciones Solicitante: Costos: Tiempo: Riesgos: Otros: Autorización del Implementación Estado Aprobado Rechazado Observaciones autoridad: Solicitado Director de Proyecto Aprobado Patrocinador Reporte de avance en las actividades Para el seguimiento del avance se debe registrar en el software de gestión de proyectos el avance reportado por los responsables de cada una de las tareas. Este avance, con el fin de evitar subjetividades, se considerará un esquema en el cual a una tarea iniciada se le otorgará un porcentaje en avance de 20% una vez se encuentre completa se asignará el 100%. 63

74 El reporte de avance se mostrará hasta el segundo nivel de la EDT, como muestra el cuadro 10, sin embargo si el director del proyecto lo considera necesario se puede generar a niveles más bajos. Cuadro 10 Reporte de avance Fuente: Elaboración Propia. ID Tarea % Avance 1 Proyecto de implementación de sistema de gestión Académica 0% 1.1 Inicio Proyecto 0% 1.2 Requerimientos validados 0% Inicio 0% Interesados identificados 0% Expectativas recopiladas 0% Requerimientos aprobados 0% Inicio aprobación 0% Fin Inicio 0% 1.3 Proveedores seleccionados 0% Inicio 0% Invitar Proveedores 0% Determinar parámetros de selección 0% Proveedores evaluados 0% Contrato firmado 0% Fin 0% 1.4 Sistema instalado 0% Inicio 0% Plan de instalación listo 0% Equipos de cómputo preparados 0% Instalación del sistema lista 0% Configuración Inicial lista 0% Fin 0% 1.5 Usuario capacitados 0% Inicio 0% Usuarios a capacitar seleccionados 0% Usuarios citados 0% Capacitaciones realizadas 0% Actas de retroalimentación listas 0% Fin 0% 1.6 Sistema probado y validado 0% 64

75 1.6.1 Sistema aceptado 0% Contrato cerrado con el proveedor 0% Lecciones aprendidas documentadas 1.7 Seguimiento al Proyecto 0% 1.8 Fin de Proyecto 0% 4.3 Plan de gestión de tiempo A partir de la definición del alcance y la EDT se inició con el proceso para definir las actividades del proyecto, esta definición de actividades será clave para cabo toda la planificación de recursos, estimaciones de tiempo y asignación de responsabilidades. Este plan será uno de los artefactos más visibles a los interesados del proyecto, en el podrán encontrar las fechas de entrega de los productos y la fecha finalización del cronograma. En su desarrollo inicialmente se presenta la línea base del cronograma, mostrando el listado de actividades, la red del proyecto y la ruta crítica, estas son herramientas primordiales en el seguimiento del proyecto Definición de Actividades A partir de los paquetes de trabajo identificados en la EDT se definen el listado de actividades necesarias para cumplir con el alcance de cada paquete de trabajo. El listado se presenta en el cuadro 11. En el proceso de creación de este listado fue necesario revisar con el equipo de trabajo todas las actividades necesarias para completar los paquetes de trabajo, luego revisó la dependencia obligatoria entre las actividades, se estimó utilizando la Técnica Delphi y por último se asignaron los responsables de las actividades. 65

76 Cuadro 11 Listado de actividades del proyecto Fuente: Elaboración Propia. ID Tarea Duración Predecesoras Asignada a 1 Proyecto de implementación de sistema de gestión Académica 137 días 2 Inicio Proyecto 0 días Equipo de proyecto 3 Requerimientos validados 15,13 días 2 4 Inicio 0 días 2 5 Interesados identificados 5,38 días 4 6 Inicio 0 días 7 Revisar los artefactos del chárter 1 hora 6FS+5 días Equipo de proyecto 8 Validar supuestos y restricciones 1 hora 7 Equipo de proyecto 9 Realizar listado de interesados 2 horas 7 Director de Proyecto 10 Fin 0 días 9 Patrocinador 11 Expectativas de los interesados recopiladas 6,25 días 5 12 Inicio 0 días 13 Programar reunión con interesados 2 horas 12 Director de Proyecto 14 Realizar reunión con interesados 4 horas 13 Equipo de proyecto 15 Documentar expectativas de los usuarios 8 horas 13FS+5 días Equipo de proyecto 16 Resolver dudas a los Interesados 0 días 15 Patrocinador 17 fin 0 días Requerimientos aprobados 3 días Revisar requerimientos 4 horas Equipo de proyecto 20 Actualizar documento de requerimientos 4 horas 19 Equipo de proyecto 21 Aprobar requerimientos 0 días 20FS+2 días Patrocinador 22 Inicio aprobado 0,5 días 21,18 23 Socialización del plan de proyecto 2 horas Director de Proyecto 24 Asignación formal de tareas 2 horas 23 Director de Proyecto 25 Plan de proyecto aprobado 0 días 23,24 Patrocinador 26 Fin Inicio 0 días 22,25,11 27 Proveedor seleccionado 9,88 días 3 28 Inicio 0 días 29 Parámetros de selección acordados 2,5 días Seleccionar el tipo de contrato 4 horas Director de Proyecto, Patrocinador 31 Establecer parámetros para calificar a los proveedores 16 horas 30 Director de Proyecto, Patrocinador 32 Proveedores invitados 1,75 días Seleccionar proveedores existentes en el mercado 4 horas Director de Proyecto 34 Enviar solicitud de propuesta económica a proveedores 4 horas 33FS+4 horas Director de Proyecto, Coordinadora Académica 35 Enviar solicitud de información a proveedores 2 horas 34,33 Secretaria 36 Proveedores evaluados y seleccionados 0,5 días 32,29 37 Recibir respuestas de proveedores 2 horas 35 Secretaria, Director de Proyecto 38 Seleccionar proveedores 4 horas Patrocinador 39 Contrato firmado 6,88 días Determinar clausulas y términos del contrato 4 horas Patrocinador[50%] 66

77 41 Firmar contrato con el proveedor seleccionado 8 horas 38FS+2 días Patrocinador 42 Contrato Firmado 0 días 41 Patrocinador 43 Fin 0 días Sistema instalado 23,75 días 43FS+40 días,27 45 Inicio 0 días 46 Plan de instalación listo 5,5 días Preparar el plan de instalación 1 día 45 Proveedor 48 Solicitar accesos y permisos 2 días 47 Proveedor 49 Asignar accesos y permisos 4 horas 48FS+2 días 50 Equipos de cómputo preparados 9,25 días 45 Coordinadora Académica, Director de Proyecto 51 Programar actividad de preparación de equipos de computo 2 horas 46 Director de Proyecto, Proveedor, Secretaria 52 Preparar equipos 4 días 51FS+5 días Proveedor 53 Preparar equipos de computo 0 días 52 Proveedor 54 Instalación del sistema Lista 1,5 días 50,53,49,46 55 Instalar el sistema 1 día 50 Proveedor 56 Enviar informe de instalación 4 horas 55 Proveedor 57 Configuración inicial Lista 9 días Preparar datos Iniciales 6 días Secretaria 59 Cargar datos iniciales en el sistema 2 días 58 Proveedor 60 Configurar roles por usuario 1 día 59 Coordinadora Académica 61 Fin 0 días 54,60,57 62 Usuarios capacitados 12,25 días Inicio 0 días Usuarios a Capacitar Seleccionados 3,25 días Revisar el listado de interesados 3 días Director de Proyecto, Secretaria 66 Formar grupos de acuerdo al perfil en el sistema 2 horas 65 Director de Proyecto, Secretaria 67 Usuarios Citados 2,75 días Enviar Invitaciones a los asistentes 2 horas Secretaria 69 Confirmar asistencia 4 horas 68FS+2 días Secretaria 70 Recursos necesarios listos 2 días Enviar listado recursos de requeridos para la capacitación 1 día Proveedor 72 Preparar recursos 1 día 71 Director de Proyecto 73 Capacitaciones realizadas 6,25 días 70,67 74 Realizar Capacitaciones 1 día Equipo de proyecto, Proveedor 75 Realizar encuestas calidad de capacitación 2 horas 74FS+5 días 76 Fin 0 días 74,75,73 77 Sistema probado y validado 17 días 62,86,44,76 78 Inicio 0 días 79 Sistema Aceptado 6 días 78FS+6 días 80 Aceptar resultados de las pruebas 6 días 81 Lecciones aprendidas documentadas 0,5 días 80,79 Equipo de proyecto, Proveedor Patrocinador, Equipo de proyecto 67

78 82 Documentar lecciones Aprendidas 4 horas 80 Director de Proyecto, Equipo de proyecto, Patrocinador, Proveedor 83 Contrato cerrado con el proveedor 0,25 días Autorizar pago a proveedor 2 horas Patrocinador 85 Fin 0 días 82,83, Fin de Proyecto 0 días 77 Coordinadora Académica, Director de Proyecto, Equipo de proyecto, Patrocinador, Proveedor Red del proyecto La red del proyecto muestra la secuencia en la que se deben realizar las diferentes actividades, para este proyecto se plantea un esquema en cascada, en el cual el inicio de cada módulo espera a la finalización del módulo previo. En la figura 9, podemos ver el orden en el cual se llevara a cabo la implementación de los módulos. El único paquete de trabajo paralelo a la implementación de los demás módulos es el seguimiento del proyecto. Figura 9 Secuencia de módulos del proyecto Fuente: Elaboración Propia Notación 68

79 Para la representación de la red del proyecto utilizamos el software Microsoft Project, a continuación se muestra la notación utilizada para mostrar las tareas. Tareas Figura 10 Notación de las tareas en el diagrama de red Fuente: Elaboración Propia. Tareas Críticas Las tareas críticas, tienen el mismo formato que las tareas no críticas pero van resaltadas en un color rojo tenue como el mostrado en la imagen SSSS. Figura 11 Notación tareas críticas Fuente: Elaboración Propia. Hitos Los hitos, son representados por un hexágono, y contienen el nombre, el identificador y la fecha en la que debe suceder. 69

80 Figura 12 Notación de hitos Fuente: Elaboración Propia Ruta crítica El esquema secuencial planteado para el proyecto causa que todos nuestros módulos haga parte de la ruta crítica del proyecto, con el fin de reducir el riesgo que esto significa, se realizó la revisión de la disponibilidad de recursos, se eliminaron las restricciones no obligatorias que inicialmente había propuesto el equipo con el fin de aumentar la holgura de algunas partes del proyecto La figura 13, muestra la red y ruta crítica del proyecto, por facilidad para la visualización solo se muestran los identificadores de las actividades. 70

81 Figura 13 Ruta crítica del proyecto Fuente: Elaboración Propia Red entregable requerimientos validados El objetivo de este paquete de trabajo es la revisión del plan de proyecto propuesto, con el fin de validar si no se han presentado cambios en los factores externos a la organización, cambios en la legislación educativa o en las necesidades de la institución. De igual manera se debe validar que los supuestos y restricciones se mantienen, en caso de encontrar algún cambio se debe revisar el plan de proyecto y obtener el visto bueno del patrocinador. 71

82 Figura 14 Red del módulo entregable requerimientos validados Fuente: Elaboración Propia Red entregable proveedor seleccionado Este paquete de trabajo incluye las actividades para la selección y contratación de un proveedor encargado de realizar la implementación del software, y la verificación funcional de este por parte de los usuarios. Figura 15 Red del módulo entregable proveedor seleccionado Fuente: Elaboración Propia. 72

83 4.3.6 Red entregable sistema instalado Este paquete de trabajo incluye las actividades para instalar y configurar el software de gestión académica en el ambiente del cliente. Figura 16 Red del módulo entregable sistema instalado Fuente: Elaboración Propia. 73

84 4.3.7 Red entregable usuarios capacitados Este paquete de trabajo incluye la preparación de la las capacitaciones por parte del proveedor para que los docentes conozcan el uso completo de la herramienta. Figura 17 Red del módulo entregable usuarios capacitados Fuente: Elaboración Propia Red entregable sistema Probado y validado. Este paquete de trabajo cubre las pruebas realizadas por los usuarios sobre el sistema y la documentación de los resultados y lecciones aprendidas. 74

85 Figura 18 Red entregable sistema probado y validado. Fuente: Elaboración Propia. 75

86 4.3.9 Cronograma de Hitos De acuerdo al cronograma aprobado por el patrocinador, los hitos se muestran en el cuadro 12. Cuadro 12: Listado de hitos del proyecto Fuente: Elaboración Propia. ID Nombre Tareas Fecha 1 Proyecto de implementación de sistema de gestión Académica 04/11/14 2 Inicio Proyecto 01/12/14 3 Requerimientos validados 01/12/14 4 Inicio 01/12/14 5 Interesados identificados 01/12/14 6 Inicio 01/12/14 10 Fin 08/12/14 11 Expectativas de los interesados recopiladas 08/12/14 12 Inicio 08/12/14 16 Resolver dudas a los Interesados 16/12/14 17 Fin 16/12/14 18 Requerimientos aprobados 16/12/14 21 Aprobar requerimientos 19/12/14 22 Inicio aprobado 19/12/14 25 Plan de proyecto aprobado 22/12/14 26 Fin Inicio 22/12/14 27 Proveedor seleccionado 22/12/14 28 Inicio 22/12/14 39 Contrato firmado 25/12/14 42 Contrato Firmado 05/01/15 43 Fin 05/01/15 44 Sistema instalado 02/03/15 45 Inicio 02/03/15 50 Equipos de cómputo preparados 09/03/15 53 Preparar equipos de computo 20/03/15 61 Fin 02/04/15 62 Usuarios capacitados 02/04/15 63 Inicio 02/04/15 76 Fin 21/04/15 77 Sistema probado y validado 21/04/15 78 Inicio 21/04/15 85 Fin 14/05/ Fin de Proyecto 14/05/15 76

87 Lineamientos para el control y seguimiento El cronograma de proyecto, será el que se debe utilizar para el reporte de avance del proyecto. Para realizar el monitoreo del tiempo se debe seguir los siguientes puntos Indicadores de avance del proyecto Dentro del seguimiento del proyecto debe calcularse los siguientes indicadores: 1. Relación del avance real y el planificado para el total del proyecto 2. Horas de Esfuerzo planeadas vs Horas de Esfuerzo Reales Reporte de estado de hitos De manera periódica se debe incluir en el seguimiento del proyecto el reporte de estado de los hitos, los pasos para realizar este informe son los siguientes: (Díaz, 2011) I. Detectar la situación actual de las actividades: determinar si las actividades se encuentran adelantadas o atrasadas II. Emitir recordatorios semanales a los responsables de las actividades III. Preparar el informe de seguimiento semanal IV. Elaborar la taba con la situación de hitos Cuadro 13 Formato de seguimiento de hitos Fuente: Dirección de proyectos. Experiencia, Arte y Excelencia (Díaz, 2011) Planeadas Fechas ID Hito Requisito Inicial Actualizadas Real Desviación Observaciones 77

88 Procedimientos para el control de cambio en el cronograma Cada vez que se identifique la necesidad de realizar cambios sobre el cronograma, ya sea por desviaciones en plan de proyecto o por la aprobación de cambios por parte del patrocinador. Se deben seguir los siguientes pasos. Determinar las actividades nuevas, modificadas y/o eliminadas Medir e informar de manera clara el impacto en tiempo, esfuerzo del cambio. Entregar los datos al patrocinador El patrocinador debe aprobar el nuevo cronograma Comunicar el cambio de cronograma a los interesados Consideraciones para el manejo de desviaciones. Toda desviación debe ser reportada a los interesados en la reunión de seguimiento más próxima Para cada desviación se debe registrar la justificación y revisar en el plan de riesgos, en caso de estar identificada y existir un plan de mitigación debe ejecutarse. Si no existe un riesgo debe incluirse e identificar las acciones correctivas pertinentes 78

89 4.4 Plan de Gestión de Costo El plan de gestión de costo el presupuesto aprobado para el proyecto, y los lineamientos para llevar a cabo el control de los costos durante la ejecución del proyecto. A partir del cronograma de proyecto y los recursos necesarios que se presentan en la línea base de gestión del tiempo, se llevó a cabo la estimación de costos y la elaboración del presupuesto Estimación de Costos Al ser una organización matricial, los integrantes del equipo de trabajo programaran las actividades dentro de los horarios habituales. De todas maneras es posible que se requiera adicionar horas extras a su jornada habitual, por lo cual se presenta el estimado de costo acuerdo a las horas adicionales que deberán trabajar. En el cuadro 14 muestra el costo por hora aprobado para cada uno de los recursos por el área administrativa de la Institución educativa. Cuadro 14 Costo de recurso por hora Fuente: Elaboración Propia. Nombre recurso Costo por hora (COP) Equipo de proyecto $ ,00 Director de Proyecto $60.000,00 Coordinadora Académica $45.000,00 Secretaria $35.000,00 El costo de cada entregable se calcula utilizando un esquema de Bottom-up en el cual, a partir de la cantidad de trabajo invertido por los recursos se calcula el costo el costo de cada actividad, con los costos de las actividades se obtiene el costo de los paquetes de trabajo, entregables y finalmente el costo del proyecto. 79

90 En el ítem Sistema instalado adicional al costo del esfuerzo de los recursos, incluye el costo del pago al contratista por concepto de la elaboración e instalación del software, para el cual el patrocinador ha estipulado una inversión máxima de $ COP. Basado en la duración de cada tarea y el cuadro 14 costos por hora del recurso humano, se obtuvo el siguiente desglose de costos por entregable. Cuadro 15 Estimación costos por entregable Fuente: Elaboración Propia. Entregable Costo (COP) Requerimientos validados $ ,00 Proveedor seleccionado $ ,00 Sistema instalado $ ,00 Usuarios capacitados $ ,00 Sistema probado y validado $ ,00 Seguimiento al Proyecto $ ,00 Total Costos $ , Línea Base de costos La línea base del costo incluye la reserva para el manejo de las contingencias, en este caso se acuerda con el patrocinador una reserva del 7% de los costos estimados. El cuadro 16 muestra la línea base de los costos para el proyecto. Cuadro 16 Línea base del costo Fuente: Elaboración Propia. Entregable Costo Reserva 7% Line Base Requerimientos validados $ ,00 $ ,00 $ ,00 Proveedor seleccionado $ ,00 $ ,00 $ ,00 Sistema instalado $ ,00 $ ,00 $ ,00 Usuarios capacitados $ ,00 $ ,00 $ ,00 Sistema probado y validado $ ,00 $ ,00 $ ,00 Seguimiento al Proyecto $ ,00 $ ,00 $ ,00 Total Costos $ ,00 $ ,00 $ ,00 80

91 4.4.3 Presupuesto del Proyecto El presupuesto del proyecto está basado en la línea base del costo más la reserva de gestión. Por políticas de la institución esta reserva será del 5% de la línea base. El presupuesto se encuentra detallado en el cuadro 17. Cuadro 17 Presupuesto Fuente: Elaboración Propia. Presupuesto Requerimientos validados $ ,00 Proveedor seleccionado $ ,00 Sistema instalado $ ,00 Usuarios capacitados $ ,00 Sistema probado y validado $ ,00 Seguimiento al Proyecto $ ,00 Línea base de costo $ ,00 Reserva de gestión 5% $ ,00 Presupuesto total $ , Flujo de caja Con el fin de programar los dineros que serán necesarios para el proyecto, a partir del cronograma y la estimación de costos de las actividades se muestra en la en el cuadro 18, el flujo de dinero que la organización debe destinar para el proyecto para cada uno de los meses. Se debe tener en cuenta que este flujo de caja no se muestra los valores de reserva, por lo cual a generar solicitudes de cambio que utilicen estos recursos debe afectarse el flujo de caja al mes correspondiente. 81

92 Cuadro 18 Flujo de caja del proyecto Fuente: Elaboración Propia. Diciembre Enero Febrero Marzo Abril Mayo Abril Total Entregable Requerimientos validados $ ,00 $ ,00 Proveedor seleccionado $ ,00 $ ,00 Sistema instalado $ ,00 $ ,00 $ ,00 $ ,00 Usuarios capacitados $ ,00 $ ,00 Sistema probado y validado $ ,00 $ ,00 Seguimiento al Proyecto $ ,29 $ ,29 $ ,29 $ ,29 $ ,29 $ ,29 $ ,29 $ ,00 Total Mes $ ,29 $ ,29 $ ,29 $ ,29 $ ,29 $ ,29 $ ,29 $ ,00 82

93 4.4.5 Lineamientos para el control y seguimiento Políticas de manejo financiero a. Todos los cambios que afecten presupuesto deben ser aprobados por el patrocinador del proyecto. Cuando el patrocinador no esté disponible, la coordinadora académica podrá realizar esta autorización. b. Los pagos realizados a contratistas se realizarán en el esquema 30, 70. En este esquema, al firmar el contrato se realiza un anticipo del 30% y al finalizar la implementación el 70% restante Plantilla de Control de Cambios en Costos Toda la solicitud de cambio debe ser presentada y registrada en el libro del proyecto el formato del cuadro 19. Cuadro 19 Control de cambios en costos Fuente: Elaboración Propia. Nombre del proyecto No. cambio Fecha de solicitud Solicitado por Descripción del cambio Tareas afectadas Justificación Cambio Valor Presupuestado Observaciones Solicitante: Control de Cambios en Costos Detalle Cambio Valor Por Aprobar $ ,00 $ ,00 Valor de Incremento $ ,00 Autorización del Implementación 83

94 Estado Aprobado Rechazado Observaciones autoridad: Solicitado Director de Proyecto Aprobado Patrocinador 84

95 4.5 Plan de Gestión de Riesgos La implantación de un software en una compañía siempre toca puntos sensibles de su funcionamiento diario, ya sea porque llega a facilitar el trabajo, a cambiar o formalizar procesos, en cualquier caso siempre afectará en algún punto el flujo de trabajo de sus miembros. Es por esta razón que se debe estar atento a los riesgos que se pueden enfrentar e idear planes para responder de manera activa y temprana a la posible materialización de estos. Los riesgos pueden representar oportunidades o amenazas. El manejo que le damos a los riesgos define en gran parte la probabilidad de éxito o fracaso del proyecto. El plan de gestión de riesgos se convierte en el mejor aliado del equipo ya que en el encontramos el listado de riesgos identificados en la etapa de planeación y las herramientas para reaccionar si las señales de alerta se van presentando. El plan se inicia con la estructura de desglose de riesgos, para mostrar las diferentes clasificaciones o fuentes de riesgo que se identifican en el proyecto, luego se muestra el listado de riesgos identificados con el equipo de trabajo con los análisis cualitativos y los planes de mitigación y contingencia Estructura de desglose de riesgos En el proyecto se utilizará la estructura de desglose de riesgos de la Figura 19. Las clasificaciones manejadas para los riesgos son: PM-Dirección de Proyecto: Son aquellos riesgos relacionados con el desempeño de la gestión del proyecto, estas pueden afectar directamente el tiempo, los costos y demás variables del proyecto. EXT-Externos: Son aquellos riesgos que no son controlados dentro del ámbito del proyecto incluyen por ejemplo ambiente legal, ambientales, sociales o climáticos 85

96 ORG-Organizacional: Son aquellos se relacionan directamente con el entorno de la organización, políticas internas, manejo de recursos, fondos inadecuados, y conflicto de recursos con otros proyectos de la organización. TEC Técnicos: Son aquellos relacionados con la disponibilidad y conocimiento de tecnología y el impacto de esta en el proyecto, metas de desempeño no realistas, cambios a la tecnología utilizada o a los estándares de la industria durante el proyecto. Figura 19 Estructura de desglose de riesgos Fuente: Elaboración propia Identificación de Riesgos A partir de las fuentes de riesgos identificadas en el punto anterior se identificaron los riesgos del cuadro

97 Cuadro 20 Listado de riesgos Fuente: Elaboración propia Código Categoría Descripción del Riesgo R001 Externo Factores Legales Si ocurren cambios en las leyes debido a gestiones del gobierno nacional puede generar un cambio de requerimientos para el software R002 Externo Ambientales Si se presentan daños en el los equipos de cómputo debido a fallas eléctricas en la zona puede generar poca disponibilidad del sistema instalado R003 Externo Ambientales Si no se interesan muchos proveedores en ofertar debido a la ubicación geográfica del colegio puede causar atrasos en la implementación del software R004 Organizacionales Contratistas Si no se realizan los entregables a tiempo debido a baja capacidad del proveedor puede causar atrasos en la fecha de finalización del proyecto. R005 Dirección de Proyectos Planificación Si los miembros de la organización no se encuentran disponible debido a la carga laboral puede causar atrasos en la realización de las actividades. R006 Organizacional Control Si los miembros del equipo no realizan las actividades de prueba del sistema debido a la falta de compromiso con el proyecto puede causar la aceptación de un producto que no cumple con los requerimientos. R007 Técnicos Complejidad Si no entregan los datos iniciales completos debido a errores en la organización puede causar errores en la configuración inicial del sistema. R008 Técnicos Requisitos Si el sistema no cumple con las necesidades de la organización debido a faltas u omisiones en los requerimientos puede causar que no sea posible manejar parte de los procesos en el sistema. R009 Dirección de Proyectos Comunicación Si no se comunican los cambios a los largo de proyecto debido a la baja comunicación entre los miembros del equipo puede causar que los interesados no tengan claro el alcance del proyecto R010 Dirección de Proyectos Comunicación Si no se socializa el proyecto con los docentes debido a la falta de un plan de comunicaciones puede causar resistencia de los docentes a utilizar la herramienta R011 R012 Organizacional Fondos Técnico Rendimiento y Fidelidad Si no se puede cumplir los pagos a los proveedores debido a la no disponibilidad de fondos puede causar el incumplimiento de los contratos. Si el sistema instalado está disponible para su uso con frecuencia debido a fallas técnicas en el producto puede causar problemas en la gestión académica del colegio. 87

98 4.5.3 Análisis Cualitativo El análisis cualitativo es el proceso que permite analizar y priorizar las acciones para manejar los riesgos de acuerdo al impacto en los objetivos del proyecto. Al realizar este proceso se obtendrá el listado de riesgos actualizado teniendo en cuenta la probabilidad e impacto individual que tendría en el proyecto; esto nos permite optimizar los recursos al concentrar mayor esfuerzo en los riesgos que afectan en mayor medida los objetivos del proyecto. Para cada riesgo se marca la probabilidad y el impacto, los valores que se toman en cuenta para calificar la probabilidad y el impacto de acuerdo al cuadros 21 y el cuadro 22 respectivamente. Cuadro 21 Valores de probabilidad Fuente: Elaboración propia Valores de probabilidad Muy bajo 20% Bajo 40% Moderado 50% Alto 60% Muy alto 80% Cuadro 22 Valores de Impacto Fuente: Elaboración propia Valores de Impacto Muy bajo 20% Bajo 40% Moderado 50% Alto 60% Muy alto 80% Con base a la probabilidad y el impacto seleccionada para cada uno, se calcula un valor al riesgo, en el cuadro 23 podemos ver los posibles valores calificar un 88

99 Probabilidad riesgo; esta calificación se obtiene de la matriz de probabilidad e impacto mostrada en el cuadro 23. Cuadro 23 Valoración de riesgos Fuente: Elaboración propia Valoración Probabilidad X Impacto Bajo 0%-25% Moderado 26%-47% Alto 48%-100% Cuadro 24 Matriz de probabilidad por impacto Fuente: Elaboración propia Impacto Muy bajo Bajo Moderado Alto Muy alto Muy alto 16% 32% 40% 48% 64% Alto 12% 24% 30% 36% 48% Moderado 10% 20% 25% 30% 40% Bajo 8% 16% 20% 24% 32% Muy bajo 4% 8% 10% 12% 16% Matriz Probabilidad Impacto A partir de la asignación de probabilidad e impacto para el listado de riesgos obtiene la valoración para cada uno de estos, el cuadro 25 podemos apreciar la valoración para los riesgos del proyecto. Cuadro 25 Valoración de riesgos Fuente: Elaboración propia Código Descripción del Riesgo Probabilidad Impacto Valoración R001 Si ocurren cambios en las leyes debido a gestiones Alto Bajo 24% 89

100 del gobierno nacional puede generar un cambio de requerimientos para el software R002 Si se presentan daños en el los equipos de cómputo debido a fallas eléctricas en la zona puede generar poca disponibilidad del sistema instalado Moderado Alto 30% R003 Si no se interesan muchos proveedores en ofertar debido a la ubicación geográfica del colegio puede causar atrasos en la implementación del software Muy alto Moderado 40% R004 Si no se realizan los entregables a tiempo debido a baja capacidad del proveedor puede causar atrasos en la fecha de finalización del proyecto. Alto Muy alto 48% R005 R006 Si los miembros de la organización no se encuentran disponible debido a la carga laboral puede causar atrasos en la realización de las actividades. Si los miembros del equipo no realizan las actividades de prueba del sistema debido a la falta de compromiso con el proyecto puede causar la aceptación de un producto que no cumple con los requerimientos. Alto Alto 36% Muy alto Bajo 32% R007 Si no entregan los datos iniciales completos debido a errores en la organización puede causar errores en la configuración inicial del sistema. Alto Muy alto 48% R008 Si el sistema no cumple con las necesidades de la organización debido a faltas u omisiones en los requerimientos puede causar que no sea posible manejar parte de los procesos en el sistema. Alto Moderado 30% R009 Si no se comunican los cambios a los largo de proyecto debido a la baja comunicación entre los miembros del equipo puede causar que los interesados no tengan claro el alcance del proyecto. Moderado Bajo 20% R010 Si no se socializa el proyecto con los docentes debido a la falta de un plan de comunicaciones puede causar resistencia de los docentes a utilizar la herramienta. Alto Bajo 24% R011 R012 Si no se puede cumplir los pagos a los proveedores debido a la no disponibilidad de fondos puede causar el incumplimiento de los contratos. Si el sistema instalado está disponible para su uso con frecuencia debido a fallas técnicas en el producto puede causar problemas en la gestión académica del colegio. Muy alto Moderado 40% Muy alto Bajo 16% 90

101 4.5.5 Estrategias y planes de respuestas Este análisis cualitativo nos permite calcular la valoración de los riesgos, lo que permite elegir la estrategia y el plan de respuesta más adecuado para cada uno. Cuadro 26 Estrategias y planes de respuesta Fuente: Elaboración propia código Descripción del Riesgo Estrategia Plan de Mitigación Plan de Contingencia Costo R001 Si ocurren cambios en las leyes debido a gestiones del gobierno nacional puede generar un cambio de requerimientos para el software Transferir Incluir en el contrato cláusulas de soporte que garanticen la actualización del software ante cambios legales. NA NA R002 Si se presentan daños en el los equipos de cómputo debido a fallas eléctricas en la zona puede generar poca disponibilidad del sistema instalado Aceptar NA NA NA R003 Si no se interesan muchos proveedores en ofertar debido a la ubicación geográfica del colegio puede causar atrasos en la implementación del software Mitigar Revisar la posibilidad de Equipos virtuales. Incluir en las condiciones contractuales cubrir gastos de hospedaje y movilización de los contratistas. $ R004 Si no se realizan los entregables a tiempo debido a baja capacidad del proveedor puede causar atrasos en la fecha de finalización del proyecto. Mitigar Enviar solicitud solo a contratistas con experiencia en el mercado y pedir referencia de sus casos de éxito. Incluir cláusulas de cumplimiento en los contratos. Hacer efectivas las cláusulas de cumplimiento $

102 R005 Si los miembros de la organización no se encuentran disponible debido a la carga laboral puede causar atrasos en la realización de las actividades. Mitigar Programar las actividades y confirmar disponibilidad de los responsables. Programar horarios extra para cumplir con las actividades. $ R006 Si los miembros del equipo no realizan las actividades de prueba del sistema debido a la falta de compromiso con el proyecto puede causar la aceptación de un producto que no cumple con los requerimientos. Mitigar Comunicar la importancia de las se pruebas al equipo Realizar un plan de pruebas que deben seguir los responsables. Contratar un experto en pruebas para que realice la verificación de calidad. $ R007 Si no entregan los datos iniciales completos debido a errores en la organización puede causar errores en la configuración inicial del sistema. Mitigar Establecer formatos para la entrega de datos requeridos. Incluir una revisión de los datos antes de ser entregados. $ R008 Si el sistema no cumple con las necesidades de la organización debido a faltas u omisiones en los requerimientos puede causar que no sea posible manejar parte de los procesos en el sistema. Mitigar Incluir una revisión de requerimientos en la que re validen los requerimientos por el equipo. Realizar una adaptación de los procesos de la organización, para utilizar el software. $ R009 Si no se comunican los cambios a los largo de proyecto debido a la baja comunicación entre los miembros del equipo puede causar que los interesados no tengan claro el alcance del proyecto Aceptar NA NA NA R010 Si no se socializa el proyecto con los docentes debido a la falta de un plan de comunicaciones puede causar resistencia de los docentes a utilizar la Mitigar Incluir el envío de las conclusiones de los informes de seguimiento vía correo electrónico a los interesados. Socializar con los docentes la Se dará la orden desde la dirección de usar la herramienta de forma obligatoria. NA 92

103 herramienta importancia del proyecto y resolver sus dudas y comentarios. R011 Si no se puede cumplir los pagos a los proveedores debido a la no disponibilidad de fondos puede causar el incumplimiento de los contratos. Mitigar Realzar seguimiento al flujo de caja, comunicar de manera clara al patrocinador las fechas en las que requiere el dinero y los cambios que va sufriendo a través del proyecto Manejar una cuenta separada para el proyecto en la cual se reserven los fondos requeridos. NA R012 Si el sistema instalado está disponible para su uso con frecuencia debido a fallas técnicas en el producto puede causar problemas en la gestión académica del colegio. Mitigar Incluir en la etapa de pruebas de aceptación del producto, pruebas de desempeño y revisiones técnicas. Incluir en las condiciones contractuales el pago de indemnizaciones en caso de encontrar errores técnicos en sistema. NA 93

104 4.5.6 Lineamientos para el control y seguimiento Para llevar a cabo la gestión de los riesgos se proponen las siguientes actividades La gestión de riesgos no es responsabilidad exclusiva del director de proyecto, en la etapa de inicio del proyecto se debe asignar un responsable a cada riesgo, esta será la persona a cargo de estar revisando las señales de alerta y comunicar es estado del riesgo a todo el equipo. Al identificar nuevos riesgos se deben adicionar en listado, realizar su análisis cualitativo definir una estrategia y plan de respuesta que se presentan en el plan de gestión de riesgo. Se debe documentar si el riesgo proviene de una actividad en la EDT o de la ejecución del plan de contingencia de un riesgo ya materializado Se debe reportar las lecciones aprendidas de cada riesgo materializado el libro de proyecto. Si se decide ejecutar un plan de contingencia, se debe contar con la aprobación de patrocinador y se debe proceder a actualizar las líneas base de los planes gestión de tiempo y costo del proyecto. Siempre se debe comunicar el estado de los riesgos a los interesados en las reuniones de seguimiento. 94

105 5. CONCLUSIONES En esta sección se detallan las conclusiones más importantes obtenidas en la elaboración del presente plan de gestión, en las áreas de alcance, tiempo, costos, riesgos, adquisiciones e interesados. La adquisición de un software de gestión académica en el Colegio Gimnasio Bilingüe Moderno, significa un cambio considerable en la forma de trabajo en la organización. Al tener un plan de gestión para guiar la implementación del sistema se aumentan de manera significativa las probabilidades de éxito del proyecto. Lo anterior ya que se definen de manera clara los objetivos del proyecto en términos de alcance, tiempo y costo, teniendo como meta realista que el proceso de generación de notas de la institución Gimnasio Bilingüe Moderno sea confiable y ágil. Iniciar el proceso de planeación con un análisis de situación actual de la organización, fue fundamental para lograr un conjunto de requerimientos más completo y a la vez clarificar entre el grupo de interesados los conceptos y procesos que el sistema de gestión académica iba a tratar. La elaboración de la EDT fue un proceso de evolutivo en el cual fue necesario pasar por varias versiones, antes de garantizar que esta se encontrara completa, aunque este proceso requirió más tiempo del planeado. Se debe reconocer que contar con una EDT estable y correctamente estructurada, complementa el plan de gestión de alcance y facilita la elaboración de los planes de tiempo, costos y riesgos. El plan de gestión de tiempo permitió organizar las actividades de proyecto respetando a precedencia entre estas, lo cual generó un cronograma 95

106 realista con el fin de garantizar que el proyecto se entregue en el plazo requerido. El plan de gestión de costo permitió incluir en el proyecto todas las variables que requieren la inversión de dinero durante la ejecución del proyecto, comunicando así las fechas en las que se hacen necesarios los desembolsos y especificando el flujo de caja y las reservas de gestión necesarias para garantizar la salud financiera del proyecto. La elaboración del plan de riesgo permitió identificar las diferentes fuentes de amenazas del proyecto, lo cual fue base para establecer las estrategias de mitigación con el fin de garantizar que no afecten los objetivos del proyecto. Los planes de gestión de proyecto son herramientas de gran importancia y se debe garantizar que no sean dejados de lado durante la ejecución del mismo. Cada plan de proyecto es una pieza única para tratar aspectos fundamentales del proyecto y tiene una relación con los demás planes. 96

107 6. RECOMENDACIONES Teniendo encuentra los aspectos evidenciados en el entorno de la organización y el contenido de los planes desarrollados se sugiere tener en cuenta las siguientes recomendaciones: El director de proyecto debe mantener comunicación activa con todo el equipo de trabajo, por el tamaño del equipo y la naturaleza de la organización no se dispone se debe de un se dispone de un plan de comunicaciones, por lo recomiendas las siguientes pautas: o Documentar de manera formal las reuniones de seguimiento o Manejar un informe del proyecto vía electrónico a los interesados en el organigrama de la organización y los proveedores. o Mantener una actitud abierta a escuchar las inquietudes de los docentes y demás interesados El director de Proyecto debe llevar un libro de proyecto en el cual se encuentren organizado toda la documentación del proyecto, actas de seguimientos, formatos de cambio, contratos y todo documento relacionado con el proyecto No se dispone de un plan de manejo de adquisiciones. Por lo tanto, el patrocinador debe garantizar apoyo del asesor legal del colegio con el fin de no tener ningún inconveniente con los términos legales del contrato. Una vez realizada la valoración de los riesgos, se realiza un análisis costo beneficio. El director de proyecto debe tener especial atención en tener sintonizados a todos los interesados en los objetivos del proyecto y trabajar en equipo con el patrocinador para lograr el compromiso de todos durante 97

108 el proyecto, esto será vital para que las actividades sean realizadas según lo planeado. La dirección de proyecto es un proceso dinámico e integral. Al monitorear los indicadores del proyecto, el equipo de proyecto debe estar atento a la revisión de los factores que generan las desviaciones con el fin de detectar la activación de posibles riesgos o la identificación de nuevos que amenacen el cumplimiento de los objetivos. Durante la elaboración de este plan de gestión fue necesario revisar constantemente la consistencia entre los planes. Este hecho será igual de relevante cuando se presenten cambios durante la ejecución del proyecto, al modificar un plan el director de proyecto debe verificar que todas las restricciones se han visto afectadas y reflejadas en el plan de gestión. El equipo de trabajo debe conocer el chárter del proyecto, este ítem es guía fundamental para garantizar que los interesados tengan claro el marco y los límites del proyecto. Durante la ejecución del proyecto es probable que se presenten situaciones en las que las opciones viables para finalizar el proyecto vaya en contra de un unas de las restricciones presentes en el chárter del proyecto, por ejemplo el tiempo de entrega requerido por el patrocinador antes del proceso de planeación era enero de Sin embargo, después de considerar numerosos escenarios, no se logró ninguno en el que se pudiera cumplir esa fecha. Ante esta situación, fue necesario revisar con el cliente y se obtuvo la aprobación para incluir en el chárter del proyecto una fecha realista de entrega. 98

109 7. BIBLIOGRAFIA Gimnasio, Bilingüe Moderno. (2014). Plan Educativo Institucional. Barrancas. La guajira. Díaz, Martín Ángel. (2007) El Arte de Dirigir proyectos. (2da Ed.). México: RA-MA Editorial Díaz, Martín Ángel. (2011) Dirección de Proyectos. Experiencia, Arte y Excelencia (1ra Ed.) México: RA-MA Editorial Grande, Esteban (2011). Fundamentos y técnicas de la investigación comercial (11ª Ed.). España: ESIC Editorial Hernández, Roberto (2010). Metodología de la Investigación. (5a Ed.). México: McGRAW-HILL ISO/IEC/IEEE (2011), Systems and software engineering Life cycle processes Requirements engineering (1a Ed.) tomado el dia 06 de Octubre de 2014 de PMI. (2013). Guia de los fundamentos para la direccion de proyectos (Guia del PMBOK) (5a. Ed.). Pensilvania: Project Management Institute, Inc. Roldan Martínez, Manuel (2010), Aplicaciones web. Un enfoque práctico (5a Ed.). España: RA-MA Editorial Ruiz, José (2012). Metodología de la investigación cualitativa (1ra Ed.). España: Universidad de Deusto. 99

110 8. ANEXOS 8.1 Anexo 1: ACTA DEL PROYECTO ACTA DEL PROYECTO Fecha Nombre de Proyecto Plan de Gestión para la implementación de un 24 de Mayo de 2014 sistema de gestión académica en el Colegio Gimnasio Bilingüe Moderno Areas de conocimiento / Area de aplicación (Sector / Actividad): procesos: Gestión de Alcance Gestión de Costos Educación / Tecnoogía Gestión de Tiempos Gestión de Riesgos Gestión de Interesados Gestiún de Adquisicioens. Gestión de la Integración Fecha de inicio del proyecto Fecha tentativa de finalización del proyecto 01 de julio de de Octubre de 2014 Objetivos del proyecto (general y específicos) General: Realizar el plan de gestión para la implementación de un sistema de gestión académica que asegure que el proceso de generación de Notas sea confiable y ágil. Específicos: Los objetivos específicos de este proyecto son: Realizar un análisis de situación con el fin de documentar los requerimientos de producto y expectativas de los usuarios. Realizar el plan de Gestión del Alcance para garantizar el cumplimiento de las actividades necesarias para el cumplimiento del proyecto. Realizar el Plan de Gestión de Tiempo para garantizar que el proyecto se entregue en el plazo requerido. Realizar el Plan de Gestión de Costo con el fin de asegurar que el proyecto se realice dentro presupuesto. Definir el Plan de Gestión de Riesgos, para garantizar el correcto manejo de las amenazas y oportunidades que se presenten en el proyecto. Justificación o propósito del proyecto (Aporte y resultados esperados) El colegio Gimnasio Bilingüe Moderno es una institución educativa con aproximadamente 250 alumnos, que asisten a los niveles de enseñanza de kínder, primaria y educación media. En la actualidad, todos sus procesos administrativos y educativos son llevados de forma manual llevando registros 100

111 en papel de forma física. A pesar de ser una institución pequeña se enfrenta a situaciones en la que las notas de los estudiantes son alteradas o extraviadas, además y el proceso de generación de notas sea confiable y ágil. Con el plan de gestión para el proyecto de implementación de un nuevo software el colegio Gimnasio Bilingüe Moderno, se espera dimensionar de una manera realista, el alcance, los costos, tiempo y responsabilidades del equipo que permitirán la implementación de un producto que se ajuste a sus necesidades. Descripción del producto o servicio que generará el proyecto Entregables finales del proyecto En el plan de gestión para el proyecto para la implementación de un sistema de gestión académica en el Colegio Gimnasio Bilingüe Moderno se entregarán: Plan de gestion de alcance Plan de gestion de costos Plan de gestion del tiempo Plan de gestion de Riesgos Dentro del análisis del producto se entregaran: Documento de requerimiento del sistemas y situación cctual Cronograma de Implementación Supuestos El colegio cuenta con los recursos financieros para ejecutar el proyecto Los Interesados clave tendran disponibilidad de tiempo para realizar las actividades que les sean asignadas en el plan de proyecto Se cuenta con la capacidad de poder identificar todas las actividades necesarias. Se cuenta con el listado de Actividades del proyecto. La estimación de tiempo será realizada por expertos. Se cuenta con el listado de Actividades con su duración estimada. Se identificará en el listado de riesgos del proyecto todas las amenazas relevantes. Restricciones La solución a desarrollar no puede ir en contra de las leyes y Decretos formalizados por el ministerio de educación Colombiano, relacionados con la gestión de la calificación en la educación básica primaria y media. La solución debe implementarse antes del segundo sementre del año academico de Solo se contará con el valor aprobado en el presupuesto, no existirán fondos adicionales. Solo se monitorearan los 10 riesgos con mayor probabilidad e impacto. El horario de clases en la institución es muy apretado, se deberán programar reuniones de máximo 1 hora. 101

112 Información histórica relevante El proceso de gestión academica en la organización es manejado a través de plantillas impresas en las que cada tutor lleva el registro de actividades y de las calificaciones obtenidas por el alumno, estas plantillas son recopilados por la asistente acádemica, quien tiene el trabajo de pasar las planillas a documentos en Excel. Cada informe de notas es realizado de manera manual y la asistente acádemica va buscando y comparando las notas en los diferentes archivos de excel que le son entregados. Lo que hace el proceso tome semanas, a pesar de ser un colegio pequeño. En el año 2010, la institución realizó la compra de un software empaquetado con el fin de cubrir las necesidades de Gestion de Notas invirtiendo $ (COP), el producto entregado no cumplía con los requerimientos, y el costo de ajustarlo a la leyes salía del presupuesto del que disponía la organizacion. Identificación de grupos de interés (Stakeholders) Cliente(s) directo(s): Luz Mary Carillo (Directora) Cliente(s) indirecto(s): Moisy Berrardinelli Carrillo ( Sector Directivo ) Mary Luz Carrillo ( Sector Directivo ) Gina Patricia Ortega Murillo ( Sector Directivo ) Selika Célica Ballesteros Chinchia (Docente) Realizado por: Sabrina Del Pilar Solano Carrillo Firma: Aprobado por: Yorlenny Hidalgo Firma: 102

113 8.2 Anexo 2: EDT EDT del seminario EDT del proyecto final de graduación 103