EMC SourceOne Discovery Manager

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1 EMC SourceOne Discovery Manager Versión 7.2 Guía del usuario de escritorio REV 01

2 Copyright EMC Corporation. Todos los derechos reservados. Publicado en España. Publicado el 30 de abril de 2015 EMC considera que la información de esta publicación es exacta en la fecha de su publicación. La información está sujeta a cambios sin previo aviso. La información de esta publicación se proporciona tal cual. EMC Corporation no representa ni ofrece garantías de ningún tipo con respecto a la información de esta publicación y, específicamente, renuncia a toda garantía implícita de comerciabilidad o capacidad para un propósito determinado. El uso, la copia y la distribución de cualquier software de EMC descrito en esta publicación requiere la licencia de software correspondiente. EMC 2, EMC y el logotipo de EMC son marcas registradas o marcas comerciales de EMC Corporation en los Estados Unidos y en otros países. Todas las demás marcas comerciales citadas en este documento pertenecen a sus respectivos propietarios. Para obtener el documento normativo más actualizado para su línea de productos, consulte el servicio de soporte en línea de EMC ( 2 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

3 CONTENIDO Prólogo Capítulo 1 Capítulo 2 Capítulo 3 Capítulo 4 Capítulo 5 Introducción Introducción Inicio de Discovery Manager (ambas ediciones) Cierre de Discovery Manager (ambas ediciones) Información general de la ventana de la aplicación Descripción general sobre el panel de cinta Descripción general sobre el panel de navegación Actualización de la visualización Comprensión del estado de conexión Visualización de la información de error Qué sucede durante la copia de seguridad de los servidores? Gestión de usuarios y funciones de toda la aplicación Introducción Requisitos previos Adición del primer usuario Adición de usuarios Eliminación de usuarios Asignación de funciones de toda la aplicación Adición o eliminación de materias personales Configuración de Discovery Manager Introducción Configuración de Discovery Manager Configuración de los ajustes generales Configuración de los ajustes de búsqueda Configuración de los ajustes de exportación Particionamiento de la base de datos de Discovery Manager Uso de Discovery Manager Express Edition Introducción Iniciar Discovery Manager Express Edition Creación de una búsqueda en la materia personal Especificación de las carpetas en las que se realizará la búsqueda Ejecución de la búsqueda Gestión de identidades Introducción Las mejores prácticas para la gestión de identidades Visualización de lista de registros de identidad Adición de registros de identidad Edición de registros de identidad Eliminación de los registros de identidad Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop 3

4 Contenido Gestión de elementos de identidad (direcciones) en registros de identidad Capítulo 6 Capítulo 7 Capítulo 8 Gestión de etiquetas predeterminadas Introducción Adición de etiquetas predeterminadas personalizadas Edición de etiquetas Eliminación de etiquetas Gestión de materias Introducción Acerca de las carpetas de retención Requisitos previos de materias estándares de Discovery Manager Mejores prácticas para la gestión de materias estándares Mejores prácticas para la creación de materias nuevas en particiones nuevas Creación de una materia personal Creación de una materia estándar Eliminación y colocación de materias estándares en Mis materias Edición de las propiedades de materia Gestión de elementos en una materia estándar Vista del informe de resumen de una materia Cierre de materias estándares Reapertura de materias estándares Eliminación de materias Recopilación de contenido para materias Requisitos previos Recopilación de contenido para una lista de verificación de materias Visualización de la lista de búsquedas de recopilación para una materia Visualización de un informe resumido de recopilación Creación de búsquedas de recopilación Adición y eliminación de columnas Edición de las propiedades de búsqueda Especificación de carpetas de búsqueda Calendarización de una búsqueda Visualización de una búsqueda de recopilación Copia de búsquedas de recopilación Cambio de nombre de búsquedas de recopilación Utilización de carpetas para organizar las búsquedas de recopilación Ejecución de una búsqueda de recopilación Re-ejecución de una búsqueda de recopilación Monitorización del progreso de la búsqueda Visualización de errores de búsqueda Visualización de historial de búsqueda Visualización de resultados de búsqueda de recopilación Selección de resultados Asignación de resultados de búsqueda de recopilación a una materia estándar Eliminación de búsquedas Monitorización del estado de las operaciones para una materia Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

5 Contenido Capítulo 9 Capítulo 10 Capítulo 11 Capítulo 12 Especificación de criterios de búsqueda Especificación de criterios de búsqueda de recopilación Especificación de tipos de elemento (tipos de contenido) Personalización de campos de búsqueda Búsqueda de texto Búsqueda en palabras clave Acción de cortar y pegar párrafos en campos de texto Especificar operadores AND y OR en los criterios de búsqueda Especificación del nombre de archivos adjuntos Especificación de destinatario, remitente o propietario para elementos de correo electrónico Búsqueda de archivos archivados mediante el campo Propietario Ejecución de búsquedas de dominio Especificación de fechas Especificación del tamaño de un elemento Uso de "Error de indexación" y "Cualquier contenido no indexado" Búsqueda en metadatos personalizados Eliminación de valores de todos los campos de búsqueda Utilizar el campo Expresión de búsqueda Introducción Añadir el campo Expresión de búsqueda Mejores prácticas del campo Expresión de búsqueda Utilizar el operador de proximidad en el campo Expresión de búsqueda Utilizar operadores booleanos en el campo Expresión de búsqueda Utilizar el operador de fusión de tiempo verbal en el campo Expresión de búsqueda Utilizar comodines en el campo Expresión de búsqueda Especificar varias palabras en el campo Expresión de búsqueda Prioridad de los operadores en el campo Expresión de búsqueda Utilización de paréntesis en el campo Expresión de búsqueda Utilizar comillas en el campo Expresión de búsqueda Búsqueda de palabras reservadas Caracteres de búsqueda Revisión de contenido en materias Introducción Requisitos previos Visualización de mensajes asignados a una materia estándar Aplicación de etiquetas a elementos Asignación de custodias a elementos Trabajo con búsquedas dentro de la materia Eliminación de elementos de Revisión de materia Visualización del estado de acciones pendientes en Revisión de materia Exportación de contenido y metadatos Introducción Tipos de contenido y contenedores de exportación Especificación de resultados para exportar Especificación de la configuración de exportación Acerca del procesamiento de la exportación Visualización del estado de archivos pendientes para una materia Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop 5

6 Contenido Visualización de información y contenido de exportación Detención de una búsqueda en ejecución Uso de carpetas para organizar exportaciones Eliminación de una exportación Capítulo 13 Capítulo 14 Apéndice A Apéndice B Apéndice C Uso de las utilidades de Discovery Manager Acerca de las utilidades de Discovery Manager Flujos de trabajo de Discovery Manager Sintaxis común para todas las utilidades de Discovery Manager Creación de registros de identidad Creación de custodias Recopilación de correo electrónico de custodias Características de accesibilidad de Discovery Manager Características de accesibilidad Métodos abreviados de teclado Campos de criterios de búsqueda Introducción Campos de criterios de búsqueda por tipo de contenido Descripciones de los campos de criterios de búsqueda Resultados de la búsqueda Introducción Columnas de los resultados de búsqueda Información del panel de vista previa Consultas SQL o de indexación de texto completo Ediciones de Discovery Manager Características de las ediciones de Discovery Manager Glosario 6 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

7 PRÓLOGO Como para de un esfuerzo para mejorar sus líneas de productos, EMC lanza periódicamente revisiones de su software y hardware. Por lo tanto, algunas de las funciones descritas en este documento pueden no ser compatibles con todas las versiones del software o hardware actualmente en uso. Las notas de la versión del producto proporcionan la información más actualizada sobre funciones de productos. Comuníquese con el profesional de soporte técnico de EMC si un producto no funciona adecuadamente o si no funciona como se describe en este documento. Nota: Este documento fue preciso en el momento de su publicación. Visite el Servicio de soporte en línea de EMC ( para asegurarse de que está usando la última versión de este documento. Propósito Este documento incluye información acerca de cómo usar la aplicación EMC SourceOne Discovery Manager Desktop. Audiencia Este documento forma parte de los conjuntos de documentación de EMC SourceOne Management y Discovery Manager. Se ha diseñado para todos los usuarios de Discovery Manager, incluidos los usuarios de la edición Express que dispongan de SourceOne Management. Historial de revisiones La siguiente tabla presenta el historial de revisiones de este documento. Tabla 1 Historial de revisiones Revisión: Fecha Descripción de abril de 2015 Primera versión de la Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop. Documentación relacionada El conjunto de documentación de SourceOne contiene las siguientes publicaciones: Guías de productos EMC SourceOne Guía de compatibilidad de productos EMC SourceOne Guía de configuración de seguridad de productos EMC SourceOne EMC SourceOne Discovery Manager Guía de instalación y administración de EMC SourceOne Discovery Manager Notas de la versión del producto localizado de EMC SourceOne Discovery Manager Tarjetas de referencia rápida de EMC SourceOne Discovery Manager Notas de la versión de EMC SourceOne Discovery Manager Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop 7

8 Prólogo Guía del usuario EMC SourceOne Discovery Manager para escritorio Guía del usuario de la aplicación web de EMC SourceOne Discovery Manager EMC SourceOne Management Guía de instalación y administración de auditorías y elaboración de informes de EMC SourceOne Guía de la solución de recuperación ante desastres de EMC SourceOne Guía de administración de EMC SourceOne Management Guía de instalación de EMC SourceOne Management Notas de la versión del producto localizado EMC SourceOne Management EMC SourceOne Management Pack para Microsoft System Center Operations Manager Notas de la versión de EMC SourceOne Management Guía del usuario sobre búsquedas de EMC SourceOne EMC SourceOne for File Systems Guía de administración de EMC SourceOne for File Systems Guía de instalación de EMC SourceOne for File Systems Notas de la versión de EMC SourceOne for File Systems Acceso fuera de línea de EMC SourceOne Guía de instalación y administración de EMC SourceOne Offline Access Notas de la versión EMC SourceOne Offline Access Guía del usuario de EMC SourceOne Offline Access EMC SourceOne for Microsoft SharePoint Guía de instalación de EMC SourceOne for Microsoft SharePoint Guía de administración de EMC SourceOne for Microsoft SharePoint Tarjeta de referencia rápida de EMC SourceOne for Microsoft SharePoint Notas de la versión de EMC SourceOne for Microsoft SharePoint EMC SourceOne for Microsoft SharePoint Storage Management Guía de administración de gestión de EMC SourceOne for Microsoft SharePoint Storage Management Guía de instalación de EMC SourceOne for Microsoft SharePoint Storage Management Notas de la versión de EMC SourceOne for Microsoft SharePoint Storage Management Convenciones utilizadas en este documento EMC utiliza las convenciones siguientes para los avisos especiales. Nota: Una nota presenta información que es importante, pero no relacionada con ningún peligro. 8 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

9 Prólogo Un mensaje de precaución contiene información esencial para prevenir el daño o la pérdida de datos en el sistema o el equipo. Convenciones tipográficas EMC utiliza las siguientes convenciones del estilo de fuente en este documento: Tabla 2 Convenciones tipográficas Normal Negrita: Cursiva: Courier: Courier negrita: Courier cursiva: Se utiliza en el cuerpo del texto (no de procedimiento) para: Nombres de elementos de interfaz (como nombres de ventanas, cuadros de diálogo, botones, campos y menús) Los nombres de recursos, atributos, grupos, expresiones booleanas, botones, instrucciones DQL, palabras clave, cláusulas, variables de entorno, nombres de archivo, funciones, utilidades Direcciones URL, nombres de la ruta de acceso, nombres de archivo, nombres de directorio, nombres de equipo, vínculos, grupos, claves de servicio, sistemas de archivos, notificaciones Utilizada en texto de procesos para: Nombres de elementos de interfaz (como nombres de ventanas, cuadros de diálogo, botones, campos y menús) Lo que el usuario selecciona, hace clic en o presiona específicamente, tipos Se utiliza en todo el texto (incluso los procedimientos) para: Títulos de publicaciones a los que se hace referencia en texto Énfasis (por ejemplo un nuevo término) Variables Se utiliza para: Salidas del sistema, como un mensaje de error o secuencia de comandos Direcciones URL, rutas de acceso completas, nombres de archivo, indicadores y sintaxis cuando se muestran fuera del cuerpo del texto Se utiliza para: Datos concretos introducidos por el usuario (como comandos) Se utiliza en procedimientos para: Variables en línea de comandos Variables introducidas por el usuario < > Los corchetes angulares contienen valores de variables o parámetros proporcionados por el usuario [ ] Los corchetes contienen valores opcionales La barra vertical indica las selecciones alternativas: la barra significa "o" { } Los corchetes redondos indican contenido que debe especificar (es decir, x o y o z)... Los puntos suspensivos indican información no esencial omitida en el ejemplo Dónde obtener ayuda La información de soporte técnico, productos y licencias de EMC se puede obtener de la siguiente forma. Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop 9

10 Prólogo Información de producto Para obtener documentación, notas de la versión, actualizaciones de software o información sobre productos de EMC, visite el Servicio de soporte en línea de EMC en Soporte técnico Visite el servicio de soporte en línea de EMC y haga clic en Centro de servicios. Verá varias opciones para ponerse en contacto con el Servicio de soporte técnico de EMC. Tenga en cuenta que, para abrir una solicitud de servicio, debe contar con un acuerdo de asistencia técnica válido. Póngase en contacto con su representante de ventas de EMC para obtener información detallada sobre cómo obtener un acuerdo de soporte válido o responder a cualquier pregunta sobre su cuenta. Comunidades en línea Visite EMC Community Network en para establecer contactos con colegas, participar en conversaciones y obtener contenido sobre soluciones y soporte de productos. Establezca relaciones interactivas en línea con clientes, socios y profesionales certificados para todos los productos de EMC. Sus comentarios Sus sugerencias nos ayudarán a seguir mejorando la precisión, la organización y la calidad general de las publicaciones de los usuarios. Envíe sus opiniones sobre este documento a DPAD.Doc.Feedback@emc.com. 10 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

11 CAPÍTULO 1 Introducción Esta sección contiene los siguientes temas: Introducción Inicio de Discovery Manager (ambas ediciones) Cierre de Discovery Manager (ambas ediciones) Información general de la ventana de la aplicación Descripción general sobre el panel de cinta Descripción general sobre el panel de navegación Actualización de la visualización Comprensión del estado de conexión Visualización de la información de error Qué sucede durante la copia de seguridad de los servidores? Introducción 11

12 Introducción Introducción Dos ediciones de Discovery Manager Discovery Manager Express Edition Consulte las secciones siguientes para obtener información sobre Discovery Manager. Existen dos ediciones de Discovery Manager: Express Edition y edición completa. Management incluye una edición de Discovery Manager que cuenta con un subconjunto de los roles disponibles en Discovery Manager Full Edition. Para distinguir la versión de la edición exprés de la edición completa, en la documentación se usa el término "Discovery Manager Express Edition". Las pantallas presentes en ambas ediciones se indican con el término "Discovery Manager". Utilice Discovery Manager Express Edition para buscar elementos de correo electrónico de un usuario, como mensajes y elementos de calendario, y para exportar los resultados a los formatos compatibles. Discovery Manager Express Edition está destinado a los administradores, supervisores o usuarios legales que deseen buscar correos electrónicos de otros usuarios en el archivo y exportar los resultados. No está destinada a los usuarios finales que desean exportar sus propios elementos archivados. Nota: Algunas características de Discovery Manager Full Edition aparecen atenuadas en Discovery Manager Express Edition. Para obtener todos los roles, debe actualizar a la versión completa de Discovery Manager. Edición completa de Discovery Manager Utilice la edición completa de Discovery Manager para buscar, recopilar, conservar, analizar y exportar correo electrónico archivado, contenido de SharePoint y archivos en respuesta a avisos legales o normativos, o a reclamaciones de política corporativa. Discovery Manager no modifica el elemento archivado original. Discovery Manager Full Edition está diseñada para los procesos y los procedimientos aceptados de ediscovery y, además: Admite la gestión del ciclo de vida de la materia, ya que proporciona: Retención legal para evitar la alteración de documentos. Auditorías e informes. Permite una respuesta oportuna a las solicitudes de descubrimiento gracias a que formaliza el proceso de descubrimiento y transfiere una mayor parte del proceso de descubrimiento hacia dentro de la empresa. Reduce el tiempo y el coste del proceso de descubrimiento, ya que proporciona: Búsqueda precisa e integral. Recopilación eficiente de gran cantidad. Análisis, selección y etiquetado eficaz. Es compatible con los estándares EDRM XML 1.0 y Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

13 Introducción Documentación de Discovery Manager Desktop y Discovery Manager Web Licencias Tipos de materia Existen dos interfaces de Discovery Manager: La interfaz de escritorio de Discovery Manager y la aplicación web de Discovery Manager. La documentación de apoyo disponible varía según la interfaz utilizada. Las siguientes secciones incluyen información sobre la interfaz de Discovery Manager Desktop. Si está utilizando la interfaz de la aplicación web de Discovery Manager, utilice la Guía del usuario de la aplicación web de Discovery Manager. El kit de software SourceOne Management incluye Discovery Manager Express Edition, y no se requiere una licencia adicional. La edición completa de Discovery Manager requiere una licencia. Los dos tipos de materias se describen en esta sección. Materias personales: En Discovery Manager Express Edition, cada usuario tiene una materia personal en la que solo puede trabajar ese usuario. En la edición completa de Discovery Manager, las materias personales son opcionales. Materias estándares: En Discovery Manager Full Edition, las materias estándares pueden compartirse entre varios investigadores. Recepciones de lectura/devolución de correos electrónicos Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager. Visualización de la hora Por motivos de diseño, cuando un investigador abre un correo electrónico en cualquier edición de Discovery Manager, no se activan las recepciones de lectura/devolución, por lo que los remitentes no son conscientes de que se les está investigando. No es necesario desactivar las recepciones de lectura/devolución para Microsoft Exchange/Outlook o IBM Lotus Domino/Notes. Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager. Discovery Manager convierte la fecha UTC almacenada en el servidor a la hora local que se mostrará al equipo cliente de Discovery Manager según el huso horario actual del cliente. Tenga en cuenta las siguientes consideraciones: Cuando los husos horarios actuales del equipo cliente de Discovery Manager y de SQL Server difieren, Discovery Manager no convierte la fecha y hora de creación que se muestran para una instancia de búsqueda de la fecha y hora de SQL Server a la fecha y hora del cliente. El nodo de árbol de la instancia de búsqueda refleja la hora en la que se ha creado la búsqueda; la hora no se cambia a la hora local. La fecha del árbol Introducción 13

14 Introducción es el nombre de la búsqueda y se vuelve estática una vez se ha creado. Fuera de los árboles de nodo, la fecha de creación se cambia a la hora local (por ejemplo, en los informes). Al ver un mensaje de forma nativa, las horas que aparecen en Outlook y Notes pueden ser distintas a las que aparecen en Discovery Manager. Outlook y Notes muestran la hora de envío del mensaje, mientras que Discovery Manager muestra la hora de recepción del mensaje. Fases de Discovery Manager Nota: Esta sección hace referencia a la edición completa de Discovery Manager. En Discovery Manager, los usuarios tienen asignadas funciones que especifican las acciones que pueden realizar durante las fases del descubrimiento legal. El diagrama siguiente muestra las fases de Discovery Manager y los roles de los usuarios en cada fase. Ciclo de vida de una materia Figura 1 Fases y roles de Discovery Manager Nota: Esta sección hace referencia a Discovery Manager Full Edition. El ciclo de vida de una materia de Discovery Manager incluye lo siguiente: Creación: se crea la materia y se especifican las propiedades, incluida la carpeta de retención. Se seleccionan los usuarios de Discovery Manager para trabajar en la materia y se les asignan funciones específicas de materia. La materia tiene el estado de Abierta. 14 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

15 Introducción Recopilación: se recopilan los elementos. Los elementos seleccionados se asignan a la materia. Se conservan los elementos colocados en retención legal para evitar cargos por alteración de documentos o destrucción improcedente (eliminación del archivo). Revisión: se revisan y se etiquetan los elementos asignados. Los elementos se seleccionan para determinar el conjunto de elementos de respuesta. Exportación: se exportan los elementos de interés a un formato específico. También se pueden exportar los metadatos. Cierre: es la fase final de una materia. Después de que una materia se cierra, pasa a ser de solo lectura: Los usuarios autorizados pueden observar los informes y las propiedades. No se puede crear ni ejecutar búsquedas y tampoco se pueden cambiar las propiedades. Los elementos no pueden asignarse ni etiquetarse y las exportaciones no pueden ejecutarse. Para modificar una materia cerrada, el gestor de materias debe cambiar el estado a Abierto. Eliminación: se elimina la materia y todos los elementos relacionados con ella, incluso los elementos en espera. Solo un usuario que sea propietario y al mismo tiempo gestor de materias puede eliminar una materia. Roles de usuarios en el ciclo de vida de la materia Nota: Esta sección hace referencia a Discovery Manager Full Edition. En Discovery Manager, las funciones controlan el acceso a una materia y definen las acciones que un usuario puede realizar en esta durante su ciclo de vida: Los propietarios de materia pueden crear la materia. Los gestores de materias pueden: Asignar gestores de materias e investigadores a la materia, y eliminarlos de ella. Especificar y modificar las propiedades de la materia. Monitorizar el progreso y estado de la materia. Cerrar la materia. Volver a abrir la materia. Eliminar la materia (los gestores de materias también deben tener el rol de propietario de materia para eliminar materias). Los investigadores pueden: Recopilar, revisar y exportar dentro de la materia. Eliminar elementos de la materia. Aplicar y eliminar etiquetas. Escenario de ejemplo Nota: Esta sección hace referencia a Discovery Manager Full Edition. Introducción 15

16 Introducción Inicio de la investigación Preparación de Discovery Manager En el siguiente ejemplo, se describe cómo se puede utilizar Discovery Manager en una investigación sencilla. El Departamento de Recursos Humanos ha solicitado que se abra una investigación con respecto a la mala conducta de un empleado. Se debe buscar el correo electrónico del empleado. Tenga en cuenta lo siguiente durante la preparación para la instalación de Discovery Manager. El administrador de usuarios especifica los usuarios que pueden trabajar con Discovery Manager y asigna la función Propietario de materia a los usuarios que pueden crear materias. El administrador de identidades crea alias, también denominados registros de identidad, para simplificar la búsqueda de correos electrónicos. Cada registro de identidad contiene todas las direcciones de correo electrónico de una persona de interés determinada, también denominada custodia. En este escenario, la custodia es el empleado del que se sospecha una mala conducta. Este administrador de identidades ha preparado de forma proactiva un registro de identidad para cada empleado. De lo contrario, el propietario de materia solicitaría que se crease un registro de identidad para la custodia. El administrador de etiquetas crea etiquetas que están disponibles para todas las materias. Los investigadores aplicarán etiquetas a los elementos específicos recopilados para la materia a fin de etiquetar los elementos para una revisión más extensa e indicar si son pertinentes o no. Si solo se necesitan más etiquetas para esta materia, a continuación, el administrador de materias puede añadirlas a la materia. Preparación de carpetas de retención El administrador de Management crea una carpeta de retención, si es necesario para la materia. que debe estar indexada por texto completo. Consulte la Guía de instalación y administración de EMC SourceOne Discovery Manager para obtener más información. Creación de una materia El propietario de materia crea una materia, en la que especifican los siguientes atributos. Nombre de la materia Descripción Carpeta en la que se contendrán las copias de elementos (retención legal) Fecha de vencimiento Custodias (en este escenario, una custodia) Gestores de materias (en este escenario, dos gestores de materias. El segundo es de respaldo). Investigadores (en este escenario de ejemplo, tres investigadores) 16 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

17 Introducción Búsqueda y retención de contenido Los gestores de materias y los investigadores monitorizan el área Todas las materias de Discovery Manager para las nuevas materias. Solo pueden visualizar las materias que un administrador de materias les haya asignado. El gestor de materias coordina y supervisa el trabajo de los investigadores. Cuando la nueva materia aparece en Discovery Manager, el gestor de materias edita las propiedades de la materia para especificar recursos y criterios adicionales, incluidos los siguientes: Añadir un tercer investigador. Especificar las carpetas en las que se realizará la búsqueda. Especificar el rango de fechas de los mensajes de correo electrónico para la búsqueda. Especificar las palabras clave con las que se realizará la búsqueda. Añadir una etiqueta específica para esta materia. Nota: Una materia puede tener tantos administradores de materias e investigadores como necesite. Para explicar el flujo de trabajo en este escenario, se asigna un investigador para cada fase: recopilación, revisión y producción. Puede tener un investigador para las tres fases. EMC recomienda tener un segundo gestor de materias como respaldo en caso de que el primero no esté disponible. El investigador (recopilador) busca y recopila el correo electrónico pertinente para la materia. Estos crean una búsqueda de recopilación mediante la información especificada por el propietario de materia, el gestor de materias y el registro de identidad de la custodia creada por el administrador de identidades. Después de que se ejecuta la búsqueda, ven los elementos en el panel de vista previa para determinar los elementos que son relevantes para la materia. Seleccionan los elementos de los resultados de búsqueda y los asignan a la materia para revisar. En este caso, la materia tiene una carpeta de retención, de manera que los elementos asignados se copian automáticamente a la carpeta de retención que el propietario de materia especificó. Estos elementos copiados están ahora retenidos de forma legal y se mantienen más allá de las fechas de retención originales. Revisión y etiquetado de contenido Exportación del contenido de la materia El investigador (revisor) revisa y etiqueta los elementos que el investigador (recopilador) ha asignado a la materia. Realizan una búsqueda en la materia más extensa para pulir la lista de elementos, ve los elementos en el panel de vista previa y, a continuación, asignan las etiquetas a los elementos para indicar qué elementos responden y se deben exportar. El investigador (productor) es responsable de la exportación de los elementos que ha identificado el investigador (revisor). Introducción 17

18 Introducción Final de la investigación Detalles del rol Funciones de toda la aplicación Exportan los elementos en el formato (en este caso, un archivo PST) que le solicitó Recursos Humanos. Cuando la investigación ha finalizado, el administrador de materias cierra la materia y el propietario de materia puede eliminarla. Las acciones que pude realizar dependen de su rol. Discovery Manager utiliza los dos tipos de roles que se enumeran las secciones siguientes. Un rol de toda la aplicación existe fuera de una materia. Solo los administradores de usuarios pueden gestionar los roles de toda la aplicación. En la lista siguiente, se describen los roles de toda la aplicación. Administrador de aplicaciones: disponible en ambas ediciones de Discovery Manager. Gestiona la aplicación Discovery Manager. Puede asignar cualquier rol, asignando en primer lugar el rol Administrador de usuarios. Ve la lista de todas las materias y los estados de materia actuales (ABIERTA, CERRADA), pero no el informe de resumen de materia. Cambia la configuración de Discovery Manager. Administrador de usuarios: disponible en ambas ediciones de Discovery Manager. Gestiona los usuarios y las funciones de toda la aplicación: Añade usuarios a Discovery Manager. Asigna funciones de toda la aplicación para los usuarios. Administrador de identidades: gestiona las identidades (alias utilizados en las búsquedas): Crea y edita registros de identidad. Elimina registros de identidad y elementos de identidad asociados que estén en desuso (direcciones). Nota: Este rol está disponible en Discovery Manager Full Edition. Nota: En Discovery Manager Full Edition, asegúrese de que al menos un investigador de cada materia estándar sea también un administrador de identidades. Administrador de etiquetas: crea y gestiona las etiquetas predeterminadas que están disponibles para todas las materias estándares. Nota: Este rol está disponible en Discovery Manager Full Edition. 18 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

19 Introducción Operador de copias de seguridad: disponible en ambas ediciones de Discovery Manager. Se asigna a la cuenta que puede poner en pausa el servicio web y el servicio para Windows de Discovery Manager como preparación para realizar una copia de seguridad de los servidores de Discovery Manager y poder reanudar los servicios después de completar el proceso de copia de seguridad. De forma predeterminada, la cuenta de servicio de SourceOne es un operador de copias de seguridad. Consulte la Guía de instalación y administración de EMC SourceOne Discovery Manager para obtener información acerca de cómo respaldar los servidores de Discovery Manager. Propietario de materia: crea nuevas materias estándares: Ve todas las materias estándares que ha creado o respecto de las cuales se le han asignado los roles Gestor de materias o Investigador específicos de la materia. De forma predeterminada, se convierte en el primer gestor de materias e Investigador en la materia estándar. Como gestor de materias, puede asignar otros gestores de materias o investigadores a la materia estándar. Puede eliminarse como gestor de materias o investigador de las materias estándares que ha creado. Si también es el gestor de materias, puede eliminar materias estándares cerradas. Nota: Este rol está disponible en Discovery Manager Full Edition. Funciones específicas de la materia Los roles específicos de la materia están disponibles en Discovery Manager Full Edition para las materias estándares. Estos roles se muestran y se pueden asignar solo dentro de una materia. En la tabla siguiente, se describen los roles que solo se aplican dentro de una materia estándar: Introducción 19

20 Introducción Tabla 3 Roles específicos de la materia en Discovery Manager (Full Edition) (página 1 de 2) Función Subfunción Acciones Gestor de materias Gestiona materias estándares: Ve las materias estándares asignadas, incluidos los informes de resumen de materia. Define propiedades de materias estándares: carpetas de búsqueda, fechas, palabras clave, custodias. Asigna otros usuarios a las funciones Administrador de materias e Investigador para esa materia estándar. Crea, modifica y elimina las etiquetas específicas de la materia. Cambia el estado de la materia estándar. Especifica una carpeta de retención para una materia estándar. Ve la actividad de recopilación de la materia, incluido el estado de una búsqueda en ejecución. Ve la actividad de etiquetado de la materia. Ve la actividad de producción de la materia, incluido el estado de una exportación en ejecución. Gestiona el estado del ciclo de vida de las materias estándares (Abierto, Cerrado). Si también es el propietario de materia, puede eliminar materias estándares cerradas. Nota: Para obtener una vista previa de los elementos en las búsquedas de recopilación o en las búsquedas de revisión (dentro de la materia), también debe tener la función Investigador. Nota: Este rol está disponible en Discovery Manager Full Edition. 20 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

21 Introducción Tabla 3 Roles específicos de la materia en Discovery Manager (Full Edition) (página 2 de 2) Función Subfunción Acciones Investigador Nota: En esta versión, un investigador tiene todas las subfunciones. Busca, recopila, ve y abre los elementos, asigna custodias, aplica etiquetas y exporta resultados. Puede obtener una vista previa de los elementos en búsquedas de recopilación y en búsquedas de revisión (dentro de la materia). Nota: Este rol está disponible en Discovery Manager Full Edition. Colector Revisor Productor Ve las materias estándares asignadas, incluidos los informes de resumen de materia. Busca elementos en orígenes externos y en carpetas de la materia. Gestiona las búsquedas de recopilación (crear, modificar, guardar, ejecutar o calendarizar, detener e iniciar). Asigna o cambia las etiquetas de custodia. Ve las búsquedas de recopilación actuales y anteriores (resultados y criterios). Ve los elementos en los resultados de una búsqueda de recopilación. Obtiene una vista previa de los elementos y los abre. Asignar elementos a una materia estándar. Copia elementos a una carpeta de retención. Ve el estado de la búsqueda de recopilación. Elimina los trabajos de búsqueda. Ve las materias estándares asignadas, incluidos los informes de resumen de materia. Ve las propiedades de las materias estándares. Realiza búsquedas dentro de la materia. Ve elementos de una materia estándar. Abre elementos en una materia estándar. Aplica etiquetas o las quita de los elementos de una materia estándar. Asigna o cambia las custodias. Ve la información de resumen de revisión. Elimina elementos de una materia estándar. Ve las materias estándares asignadas, incluidos los informes de resumen de materia. Ve todos los elementos y trabajos de búsqueda en una materia estándar. Selecciona los elementos para exportar. Exporta elementos. Introducción 21

22 Introducción Inicio de Discovery Manager (ambas ediciones) Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager. Para iniciar la aplicación Discovery Manager, realice uno de los pasos siguientes: 1. Haga doble clic en el icono de Discovery Manager que se encuentra en el equipo de escritorio. 2. Haga clic en el icono de Discovery Manager que se encuentra en la barra de inicio rápido.. 3. Seleccione la siguiente ruta en el menú Inicio: Menú Inicio > Programas > EMC SourceOne Discovery Manager > EMC Discovery Manager. Aparecerá la pantalla de presentación de Discovery Manager. Paquetes de idioma Figura 2 Pantalla de presentación de Discovery Manager Las dos ediciones de Discovery Manager utilizan paquetes de idiomas para permitir que la ayuda en línea y los mensajes de error se visualicen en el idioma en función de la configuración del ordenador. Al iniciar la aplicación Discovery Manager por primera vez, se puede descargar un paquete de idiomas del servidor de Discovery Manager. Aparece el siguiente mensaje en la pantalla de presentación: Recuperando paquete de idiomas. Después de descargar el paquete de idiomas, la aplicación Discovery Manager o Discovery Manager Express Edition se reinicia automáticamente. Si el paquete de idiomas no está disponible, la aplicación Discovery Manager o Discovery Manager Express Edition muestra la ayuda en línea y los errores en inglés. 22 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

23 Introducción Errores durante el inicio Si la aplicación Discovery Manager o Discovery Manager Express Edition no pueden conectarse al servidor de Discovery Manager, aparecerá un mensaje de error: No se puede conectar al servidor de Discovery Manager: <dirección IP o nombre de host>. Si no está autorizado para usar Discovery Manager, aparecerá un mensaje de error: No está autorizado para usar esta aplicación. En ambos casos, realice los siguientes pasos. 1. Contacte con el administrador de Discovery Manager. 2. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo de error. Cierre de Discovery Manager (ambas ediciones) Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager. Para salir y cerrar la aplicación Discovery Manager, seleccione la pestaña Archivo > Salir. Información general de la ventana de la aplicación La ventana de Discovery Manager incluye las áreas principales siguientes. Panel de cinta (superior): se utiliza para acceder a algunos menús, comandos y propiedades. Panel de navegación (izquierda): se utiliza para acceder a las tareas adecuadas al rol. Panel de trabajo (en el centro, a la derecha): se utiliza para realizar tareas y ver listas de elementos. El contenido del panel de trabajo cambia según la tarea que está realizando y los elementos que está viendo. Por ejemplo, la siguiente ilustración muestra una lista de los elementos de Mis materias. Panel de vista previa (inferior derecho): muestra el contenido de un mensaje o los detalles de un elemento que haya seleccionado en el panel de trabajo. Nota: Las características disponibles dependen de la edición de Discovery Manager y la función que utilice. No todas las funciones están disponibles en Discovery Manager Express Edition. Cierre de Discovery Manager (ambas ediciones) 23

24 Introducción Descripción general sobre el panel de cinta Realice acciones haciendo clic con el botón secundario en un elemento y, a continuación, seleccionando una acción del menú de acceso directo. Como alternativa, seleccione un elemento y, a continuación, seleccione una acción del panel de cinta. Tenga en cuenta lo siguiente: Algunas funciones de la cinta aparecen atenuadas en Discovery Manager Express Edition. Todos los roles de cinta están disponibles en Discovery Manager Full Edition. Las acciones disponibles en la cinta también dependerán de las funciones y los permisos asignados. Algunos comandos en el panel de cinta son relativos al contexto: están disponibles solo cuando selecciona un elemento determinado, como una materia o una búsqueda. A partir de la versión 7.0 de Discovery Manager, se han añadido, sustituido y eliminado pestañas. Algunos comandos se han trasladado de una pestaña a otra. Introducción al panel de cinta Pestañas, grupos y comandos El panel de cinta en Discovery Manager es similar a los paneles de cinta de Microsoft Office Contiene varias pestañas. En el siguiente tema, se describen las partes de un panel de cinta y cómo se utilizan los paneles de cinta en general. El panel de cinta tiene varias pestañas. Después de seleccionar una pestaña, esta se mueve delante de las demás pestañas y pasa a ser la pestaña activa. Figura 3 La pestaña Inicio se mueve al frente una vez seleccionada. Cada pestaña contiene comandos organizados en grupos. Por ejemplo, la pestaña Inicio tiene dos grupos: Acciones y Vistas. Un comando puede ser una acción, un campo o un enlace a un cuadro de diálogo. Nota: Algunas funciones solo están disponibles en Discovery Manager Full Edition. 24 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

25 Introducción Barra de herramientas de acceso rápido La barra de herramientas de acceso rápido es un área que se encuentra arriba del panel de cinta. Identificadores y sugerencias clave Figura 4 Barra de herramientas de acceso rápido Añada comandos de uso frecuente a la barra de herramientas de acceso rápido. De forma predeterminada, la barra está vacía. Realice los siguientes pasos para añadir un comando a la barra de herramientas de acceso rápido. 1. En el panel de cinta, haga clic con el botón secundario en el comando que desee añadir. 2. Seleccione Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido. Realice los siguientes pasos para eliminar un comando de la barra de herramientas de acceso rápido. 1. En la Barra de herramientas de acceso rápido, haga clic con el botón secundario en el comando que desee eliminar. 2. Seleccione Quitar de la barra de herramientas de acceso rápido. Las sugerencias de clave son el nuevo término para lo que se denominaba teclas de acceso rápido, teclas de acceso directo o teclas de aceleración en los menús de aplicaciones anteriores de Windows. Para mostrar sugerencias de clave, presione y suelte la tecla ALT o la tecla F10. Las sugerencias clave se muestran de forma superpuesta en el panel de cinta. Cada letra en un cuadro se denomina identificador. Figura 5 Nivel superior de sugerencias clave Descripción general sobre el panel de cinta 25

26 Introducción Para utilizar la tecla que se muestra en un identificador, presione esa tecla. Para acceder a un comando en una pestaña, presione primero la tecla para esa pestaña y, a continuación, presione la tecla para el comando. El siguiente ejemplo muestra las sugerencias clave para la pestaña Inicio. Figura 6 Sugerencias clave: pestaña Inicio Para ocultar la visualización de las sugerencias de clave, presione y suelte la tecla ALT o la tecla F10 nuevamente. Navegación por el panel de cinta mediante el teclado En la lista siguiente, se describe cómo utilizar el teclado para moverse por las pestañas y los comandos en el panel de cinta. Desplazamiento por las pestañas: presione y suelte ALT o F10 y, a continuación, presione la FLECHA IZQUIERDA o la FLECHA DERECHA. Desplazamiento por los comandos: presione y suelte ALT o F10 y, a continuación, presione TAB o MAYÚS - TAB. Presionar las teclas de FLECHA. Activar o abrir un elemento en el panel de cinta: Presione la barra espaciadora o la tecla INTRO. Ocultación del panel de cinta Oculte todos los comandos en la cinta y deje únicamente las pestañas visualizadas realizando las siguientes tareas. Haga doble clic en la pestaña activa (seleccionada). Presione Ctrl-F1. Haga clic en la flecha desplegable de la barra de herramientas de acceso rápido y, a continuación, seleccione Minimizar la cinta. Figura 7 Minimizar la cinta Para volver a mostrar la cinta, repita el paso que ha utilizado para ocultar la cinta. 26 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

27 Introducción Pestaña Archivo A partir de Discovery Manager 7.0, la pestaña Archivo sustituye el botón Aplicación. Utilice los comandos en la pestaña Archivo para: Crear materias, identidades y usuarios. Figura 8 Pestaña Archivo: Nuevo Acceder a la ayuda, mostrar información sobre la versión de Discovery Manager y acceder a archivos de log e información del sistema. Figura 9 Pestaña Archivo: Ayuda Permite salir de Discovery Manager. En las secciones siguientes, se describen los comandos de la pestaña Archivo. Nuevo Se utiliza para crear materias, identidades o usuarios. Nota: Esta característica está disponible en Discovery Manager Full Edition. Nueva identidad Disponible al hacer clic en el botón Identidades en el panel de navegación. Abre la ventana Identidad. Se utiliza para crear una identidad. Nota: Esta característica está disponible en Discovery Manager Full Edition. Nueva materia Abre el Asistente de creación de materias. Se utiliza para crear materias. Nota: Esta característica está disponible en Discovery Manager Full Edition. Descripción general sobre el panel de cinta 27

28 Introducción Nuevo usuario Disponible para los administradores de usuarios cuando trabajan en la pantalla Administración > Administrador de usuarios. Abre el cuadro de diálogo Seleccionar Usuarios. Se utiliza para añadir nuevos usuarios de Discovery Manager. Ayuda En esta sección, se incluye información sobre las opciones que están disponibles cuando se hace clic en Ayuda. Acerca de Muestra la dirección IP y la versión del servidor de Discovery Manager, la versión del cliente de Discovery Manager y enlaces a archivos de registro e información del sistema. Ayuda Muestra la ayuda en línea de Discovery Manager. Salir Cierra la ventana de Discovery Manager y sale de la aplicación. Pestaña Inicio Use la pestaña Inicio para los siguientes procesos. Acciones habituales, como copiar y eliminar Personalizar vistas Gestión de etiquetas (disponible en Discovery Manager Full Edition) Administración de usuarios Figura 10 Panel de cinta: pestaña Inicio En las secciones siguientes, se describen los menús y los comandos de la pestaña Inicio. Menú Acciones El menú Acciones incluye un botón de eliminación. Eliminar Se utiliza para borrar todos los objetos seleccionados en Discovery Manager que pueden eliminarse, como materias, identidades, búsquedas, usuarios y exportaciones. 28 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

29 Introducción Menú Vista de cuadrícula Disponible cuando aparece una cuadrícula. Se utiliza para personalizar la visualización de los resultados de búsqueda y las listas de elementos. Ordenar de A a Z Ordena de manera ascendente (por orden alfabético). Ordenar de Z a A Ordena de manera descendente. Eliminar orden Elimina el último orden aplicado. Seleccionador de campo Abre el cuadro de diálogo Seleccionador de campo. Se utiliza para añadir o quitar columnas en las cuadrículas. Los cambios de columnas son independientes para las cuadrículas Recopilación, Revisión y Exportación, a fin de que cada nodo pueda tener su propio conjunto de columnas. Los cambios de columnas se conservan después de que se cierra Discovery Manager. Duplicado Alterna la visualización de duplicados en los resultados de búsqueda de recopilación. Se aplica a todas las cuadrículas de búsqueda de recopilación de Discovery Manager 7.0 o superior, no solo a la cuadrícula de búsqueda de recopilación que está visualizando. El botón de alternancia permanece activo durante toda la sesión hasta que lo cambie. No está disponible para las búsquedas de recopilación creadas en versiones anteriores a Discovery Manager 7.0. Si bien el comando Duplicados está disponible cuando se muestran otras cuadrículas (como la cuadrícula Exportar), alterna la visualización de los duplicados solo en las cuadrículas de búsqueda de recopilación. No está disponible al hacer clic en el botón Administración o en el botón Identidades del panel de navegación. Menú Informes El menú Informes incluye un botón de panel de vista previa. Panel de vista previa Alterna la visualización del panel de vista previa en la parte inferior de la ventana de Discovery Manager. Pestaña Materia En Discovery Manager Express Edition, solo está disponible la opción Buscar carpetas en la pestaña Materia. Descripción general sobre el panel de cinta 29

30 Introducción En Discovery Manager Full Edition, debe tener el rol Propietario de materia, Gestor de materias, Buscar/Exportar o Investigador para usar la pestaña Materia: Los propietarios de materias usan la pestaña Materia para crear materias estándares. Los gestores de materias usan la pestaña Materia para modificar las propiedades de las materias estándares. Figura 11 Panel de cinta: pestaña Materia En las secciones siguientes, se describen los menús y los comandos de la pestaña Materia. Menú Acciones En esta sección, se incluye información sobre las opciones que están disponibles en el menú Acciones. Nueva materia Está disponible para el propietario de materia e inicia el asistente de creación de materias. Se utiliza para crear materias. Nota: Esta característica está disponible en Discovery Manager Full Edition. Nueva carpeta Se utiliza para crear una carpeta de organización para las búsquedas. Copiar Se utiliza para copiar una búsqueda seleccionada o una carpeta de organización. Renombrar Se utiliza para cambiar el nombre de una búsqueda seleccionada o una carpeta de organización. Ver trabajos en ejecución Abre la ventana Trabajos en ejecución. Se utiliza para ver el progreso de las búsquedas y las exportaciones. Menú Propiedades Accede a las propiedades de la materia seleccionada (disponible para los gestores de materias). Para acceder a las pestañas individuales en el cuadro de diálogo Propiedades de materia, haga clic en el comando correspondiente. Para acceder a todo el cuadro de diálogo Propiedades de materia, haga clic en el iniciador del cuadro de diálogo (el cuadrado pequeño que se encuentra a la derecha de la palabra 30 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

31 Introducción "Propiedades"). Nota: Todas las propiedades están disponibles en Discovery Manager Full Edition. General Abre la pestaña General en el cuadro de diálogo Propiedades de materia para la materia seleccionada. Se utiliza para editar el nombre, la descripción y el estado de la materia. Esta característica está disponible en Discovery Manager Full Edition. Usuarios Abre la pestaña Administración de usuarios en el cuadro de diálogo Propiedades de materia para la materia seleccionada. Se utiliza para especificar los usuarios de Discovery Manager que van a trabajar en la materia y para asignar los roles específicos de la materia. Nota: Esta característica está disponible en Discovery Manager Full Edition. Buscar carpetas Abre la pestaña Buscar carpetas en el cuadro de diálogo Propiedades de materia para la materia seleccionada. Se utiliza para especificar las carpetas en las que se va a buscar. Etiquetas Abre la pestaña Etiquetas en el cuadro de diálogo Propiedades de materia de la materia seleccionada. Use esta opción para crear, editar y eliminar etiquetas específicas de la materia. Nota: Esta característica está disponible en Discovery Manager Full Edition. Custodias Abre la pestaña Custodias en el cuadro de diálogo Propiedades de materia de la materia seleccionada. Use esta opción para seleccionar o crear etiquetas de custodias para la materia. Nota: Esta característica está disponible en Discovery Manager Full Edition. Estado Se utiliza para cambiar el estado de una materia (abierta o cerrada). Nota: Esta característica está disponible en Discovery Manager Full Edition. Metadatos Abre la pestaña Metadatos en el cuadro de diálogo Propiedades de materia para la materia seleccionada. Se utiliza para especificar los metadatos personalizados para la búsqueda. Descripción general sobre el panel de cinta 31

32 Introducción Nota: Esta característica está disponible en Discovery Manager Full Edition. Fechas Abre la pestaña Fechas en el cuadro de diálogo Propiedades de materia para la materia seleccionada. Se utiliza para especificar una fecha de vencimiento y un rango de fechas sugerido para las búsquedas. Nota: Esta característica está disponible en Discovery Manager Full Edition. Palabras clave Abre la pestaña Palabras clave en el cuadro de diálogo Propiedades de materia. Use esta opción para especificar palabras clave para una búsqueda. Nota: Esta característica está disponible en Discovery Manager Full Edition. Pestaña Buscar/Exportar La pestaña Buscar/Exportar está disponible para las opciones siguientes. Los usuarios de Buscar/Exportar en Discovery Manager Express Edition Investigadores en Discovery Manager Full Edition Use la pestaña Buscar para crear lo siguiente. Crear, editar y gestionar búsquedas. Crear y gestionar exportaciones. Figura 12 Panel de cinta: pestaña Buscar/Exportar En las secciones siguientes, se describen los menús y los comandos de la pestaña Buscar/Exportar. Buscar Se utiliza para crear y gestionar búsquedas, asignar todos los elementos a una materia estándar y exportar todos los resultados. Nueva búsqueda Se utiliza para crear una búsqueda. Inicio Se utiliza para iniciar una búsqueda seleccionada. 32 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

33 Introducción Detener Se utiliza para detener una búsqueda seleccionada en ejecución. Programar Se utiliza para calendarizar una búsqueda seleccionada. Nota: Esta característica está disponible en Discovery Manager Full Edition. General Abre el cuadro de diálogo Propiedades de búsqueda. Se utiliza para editar las propiedades de una búsqueda seleccionada, que incluye la selección de carpetas de búsqueda. Expandir/Contraer Alterna las pantallas del área de criterios de búsqueda. Exportar todos los resultados Se utiliza para exportar todos los resultados de la búsqueda. Abre el cuadro de diálogo Exportar. Nota: Para exportar los resultados de búsqueda seleccionados, utilice la pestaña Resultados. Asignar todos los resultados a la materia Disponible para los investigadores en una búsqueda de recopilación para que asignen todos los resultados a una materia estándar. Nota: Para asignar los resultados seleccionados a una materia estándar, utilice la pestaña Resultados. Asignar todos los resultados a la materia con custodias Disponible para los investigadores en una búsqueda de recopilación para que asignen todos los resultados a una materia estándar. Nota: Para asignar resultados seleccionados a una materia estándar con custodias, utilice la pestaña Resultados. Menú Exportar Se utiliza para gestionar exportaciones. Detener Se utiliza para detener una búsqueda en ejecución. Descripción general sobre el panel de cinta 33

34 Introducción Reintentar todo Para una exportación específica, utilice esta opción para reintentar la exportación de todos los elementos enumerados en el nodo Fallos. Pestaña Identidades La pestaña Identidades está disponible en Discovery Manager Full Edition y únicamente para los administradores de identidades. Utilice la pestaña Identidades para gestionar alias de direcciones utilizados en las búsquedas. Figura 13 Panel de cinta: pestaña Identidades Nota: Asegúrese de que al menos un investigador por materia estándar sea también un administrador de identidades. En la lista siguiente, se describen los menús y los comandos de la pestaña Identidades. Menú Acciones Acciones que puede realizar en las identidades. Pestaña Administración Nueva identidad Se utiliza para crear una identidad. Editar Identidad Disponible cuando está trabajando en la ventana Identidades. Se utiliza para editar una identidad seleccionada. Eliminar identidad Disponible cuando está trabajando en la ventana Identidades. Se utiliza para eliminar una identidad seleccionada. La página Administración está disponible para las siguientes opciones. Administradores de aplicaciones cuando trabajan en la pantalla Administrador de usuarios para añadir y eliminar usuarios, y para añadir y eliminar Materias personales en Discovery Manager Express Edition y en Discovery Manager Full Edition. Administradores de etiquetas cuando trabajan en la pantalla Gestor de etiquetas para añadir, editar y eliminar etiquetas en Discovery Manager Full Edition. 34 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

35 Introducción Figura 14 Pestaña Administración En la tabla siguiente, se describen los menús y los comandos de la pestaña Administración. Menú Usuarios Acciones que los administradores de aplicaciones pueden realizar sobre usuarios y materias personales. Añadir usuario Se utiliza para añadir un usuario a Discovery Manager. Eliminar usuario Se utiliza para eliminar un usuario de Discovery Manager. Eliminar materia personal Se utiliza para eliminar una materia personal de un usuario. Menú Etiquetas Acciones que los administradores de etiquetas pueden realizar sobre etiquetas. Añadir etiqueta Se utiliza para añadir una etiqueta predeterminada. Editar Etiqueta Se utiliza para editar una etiqueta predeterminada. Eliminar etiqueta Se utiliza para eliminar una etiqueta predeterminada. Pestaña Resultados Utilice la pestaña Resultados para aplicar acciones a resultados de búsqueda seleccionados. Todos los comandos están disponibles para los investigadores en Discovery Manager Full Edition. Solo el comando Exportar está disponible para los usuarios de Buscar/Exportar en Discovery Manager Express Edition. Descripción general sobre el panel de cinta 35

36 Introducción Figura 15 Pestaña Acciones de resultados En la sección siguiente, se describen los menús y los comandos de la pestaña Resultados. Menú Asignación En esta sección, se incluye información sobre el menú Asignación. Asignar resultados a la materia Disponible para los investigadores en una búsqueda de recopilación para que asignen los resultados seleccionados a una materia estándar. Nota: Para asignar todos los resultados a una materia estándar, utilice la pestaña Buscar/Exportar. Eliminar resultados de la materia Disponible para los investigadores en Revisión de materia para que eliminen los resultados seleccionados asignados de una materia estándar. Asignar resultados a la materia con custodias Disponible para los investigadores en una búsqueda de recopilación para que asignen los resultados a una materia estándar con custodias. Nota: Para asignar todos los resultados a una materia estándar con custodias, utilice la pestaña Buscar/Exportar. Menú Exportar En esta sección, se incluye información sobre el menú Exportar. Exportación Se utiliza para exportar los resultados de búsqueda seleccionados. Abre el cuadro de diálogo Exportar. Nota: Para exportar todos los resultados de búsqueda, utilice la pestaña Buscar/Exportar. Reintentar elementos fallidos Se utiliza para reintentar elementos seleccionados que no pudieron exportarse. Menú Etiquetas En esta sección, se incluye información sobre el menú Etiquetas. 36 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

37 Introducción Etiquetas Disponible para los investigadores cuando trabajan con elementos seleccionados en el nodo Revisión de Materia (búsqueda en todos los elementos o en una materia). Este comando muestra una lista de las etiquetas disponibles. Se utiliza para asignar etiquetas a los elementos seleccionados. Menú Custodias En esta sección, se incluye información sobre el menú Custodias. Custodias Disponible para los investigadores cuando trabajan con elementos seleccionados en el nodo Revisión de Materia (búsqueda en todos los elementos o en una materia). Este comando muestra una lista de las custodias disponibles. Se utiliza para asignar custodias a los elementos seleccionados. Descripción general sobre el panel de navegación En función de la edición de Discovery Manager y el rol, puede usar uno o varios de los botones siguientes en la parte inferior del panel de navegación. Figura 16 Panel de navegación Personalización de la pantalla del panel de navegación Realice los siguientes pasos para añadir o eliminar botones del panel de navegación y para cambiar su orden. 1. Haga clic en la flecha de la lista desplegable Configurar botones, que se encuentra en la esquina inferior derecha del panel de navegación. Figura 17 Panel de navegación: flecha desplegable Configurar botones Aparece el menú del panel de navegación. Descripción general sobre el panel de navegación 37

38 Introducción Figura 18 Menú del panel de navegación 2. Siga uno de los pasos siguientes: Seleccione Mostrar más botones o Mostrar menos botones para añadir o eliminar botones del panel de navegación. Seleccione Agregar o quitar botones para que aparezca un submenú. Haga clic en el nombre del botón para que aparezca o desaparezca. Figura 19 Menú del panel de navegación: submenú Agregar o quitar botones Seleccione Opciones de panel de navegación para mostrar el cuadro de diálogo Opciones de panel de navegación. Figura 20 Opciones de panel de navegación a. Active la casilla de verificación situada junto a cada botón que desea visualizar. Desactive la casilla de verificación situada junto a cada botón que no desee visualizar. b. Para cambiar el orden de un botón, seleccione el botón y haga clic en Mover arriba o Mover abajo. c. Haga clic en Aceptar. 38 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

39 Introducción Mis materias En Discovery Manager Express Edition, cada usuario solamente ve su materia personal en el área Mis materias. En Discovery Manager Full Edition, las materias personales son opcionales. En Discovery Manager Full Edition, para ver las materias estándares en el área Mis materias, debe tener uno de los roles siguientes: Propietario de materia, Administrador de materias o Investigador. Realice los siguientes pasos para ver la sección Mis materias. 1. Haga clic en el botón Mis materias en el panel de navegación. En el panel de navegación se muestran las materias que se le han asignado o que usted creó. Figura 21 Mis materias 2. En el panel de navegación, seleccione una materia. En el panel de trabajo se muestra información sobre la materia seleccionada. 3. En el panel de navegación, expanda la materia al hacer clic en el signo más (+) situado al lado del nombre de la materia. La materia seleccionada muestra tres nodos. Figura 22 Subnodos de la materia Descripción general sobre el panel de navegación 39

40 Introducción Cada subnodo de la materia representa las tareas relacionadas que los investigadores pueden realizar en la materia seleccionada. Esta información se describe en la siguiente lista. Nota: Si no es investigador, puede ver los subnodos de la materia, pero no puede realizar ninguna tarea en ellos. Área de recopilación: use este nodo para: Crear y ejecutar búsquedas para recopilar contenido para una materia. Organizar las búsquedas en carpetas. Ver elementos de recopilación. Asignar elementos recopilados a una materia (disponible en Discovery Manager). Colocar contenido en retención (disponible en Discovery Manager). Asignar custodias mientras asigna elementos a una materia (disponible en Discovery Manager). Exportar elementos de recopilación. Revisión de materia: use este nodo para: Revisar el contenido recopilado para una materia. Refinar búsquedas al realizar búsquedas dentro de la materia. Organizar las búsquedas en carpetas. Aplicar o eliminar etiquetas. Filtrar contenido. Asignar o eliminar custodias. Eliminar elementos. Exportar elementos. Nota: Disponible en Discovery Manager Full Edition. Exportaciones: use este nodo para ver información de las exportaciones. Nota: Si deja de participar en una materia y hace clic en esa materia o en alguno de sus subnodos, aparecerá un mensaje de error. Para eliminar la materia de la lista, actualice la pantalla manualmente (contraiga o expanda el nodo raíz de Mis materias). Identidades El botón Identidades en el panel de navegación está disponible para los administradores de identidades. Para ver o definir identidades, debe tener la función Administrador de identidades. 40 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

41 Introducción Para desplazarse hasta Identidades, haga clic en el botón Identidades del panel de navegación. Nota: Las identidades están disponibles en Discovery Manager Full Edition. Todas las materias El botón/área Todas las materias está disponible en Discovery Manager Full Edition. Para ver Todas las materias, haga clic en el botóntodas las materias del panel de navegación. El panel de navegación muestra el nodo Todas las materias, con las materias existentes mostradas como subnodos. El panel de trabajo muestra todas las materias que se le han asignado. Lo que vea dependerá de su rol: Los administradores de aplicaciones no ven ninguna materia en el área Todas las materias. Para verlas, se debe hacer clic en el botón Administración en el panel de navegación y luego expandir el nodo Todas las materias. En Discovery Manager Full Edition, los gestores de materias y los investigadores ven una lista de materias. Pueden hacer clic en una materia para ver el informe de resumen. Para cada materia, en el panel de trabajo se muestra información sobre la materia que se ha proporcionado en el momento de creación de la materia. Solamente se necesita el nombre de la materia durante de una materia. Todos los demás campos son opcionales y pueden quedar en blanco. Figura 23 Todas las materias Descripción general sobre el panel de navegación 41

42 Introducción Nota: Si deja de participar en una materia y hace clic en esa materia o en alguno de sus subnodos, aparecerá un mensaje de error. Para eliminar la materia de la lista, actualice la pantalla manualmente (contraiga o expanda el nodo raíz de Todas las materias). Administración El botón Administración está disponible para los siguientes roles: Administrador de aplicaciones Administrador de usuarios Administrador de etiquetas (disponible en Discovery Manager Full Edition) Los administradores de aplicaciones pueden realizar las tareas siguientes: Configure los parámetros de la aplicación para Discovery Manager Express Edition y para Discovery Manager Full Edition. Vea una lista de todos los nombres de las materias y su estado, aunque el administrador de la aplicación no disponga de ningún derecho en relación con estas. Los administradores de aplicaciones no pueden ver los informes resumidos de materia. Para acceder a las tareas de administración, en el panel de navegación, haga clic en el botón Administración. Figura 24 Administración Cada nodo que se muestra en el panel Administración representa una tarea de administración, tal y como se describe en la lista siguiente: 42 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

43 Introducción Gestor de usuarios: Use este rol para añadir usuarios a Discovery Manager Express Edition o a Discovery Manager Full Edition y asignar roles de toda la aplicación a esos usuarios Gestor de etiquetas: use este nodo para configurar etiquetas de materias en toda la aplicación. Nota: Gestor de etiquetas está disponible en Discovery Manager Full Edition. Todas las materias: utilice este nodo para ver una lista de todas las materias y el estado de cada materia. Nota: La opción Todas las materias está disponible en Discovery Manager Full Edition. Configuración: utilice este nodo para especificar la configuración, como el número máximo de resultados de búsqueda para volver. Actualización de la visualización Materias Elementos En Discovery Manager Full Edition, varios investigadores de la misma materia estándar o de otras materias estándares pueden ver o abrir el mismo elemento al mismo tiempo. Para actualizar la pantalla de las materias ubicadas bajo el nodo Mis materias o el nodo Todas las materias, contraiga o expanda el nodo raíz de Mis materias o de Todas las materias. Si dos o más investigadores están viendo el mismo elemento y uno de los investigadores etiqueta el elemento o lo elimina, el segundo investigador no podrá ver el cambio inmediatamente. Para actualizar la pantalla, cambie el foco (por ejemplo, cambie a un elemento diferente, seleccione nuevamente el mismo elemento o desplácese hacia un área diferente). Comprensión del estado de conexión Para buscar, exportar y asignar elementos a materias o eliminar elementos, debe estar conectado al servidor de Discovery Manager. Para comprobar si está conectado al servidor, observe el icono que aparece en la esquina inferior derecha de la ventana de la aplicación, como se describe en la lista siguiente. Conectado: el icono intacto de la cadena indica que está conectado al servidor de Discovery Manager. Figura 25 estado Conectado Actualización de la visualización 43

44 Introducción Disponibilidad limitada: el icono quebrado de la cadena indica que no está conectado al servidor. No se pueden buscar, exportar, asignar ni eliminar elementos hasta que el servidor esté disponible. Las operaciones que se estén realizando se reanudarán cuando el servidor esté disponible. Figura 26 estado Disponibilidad limitada Visualización de la información de error Errores generales En esta sección, se describe la información sobre errores. Si se produce un error, es posible que se abra el cuadro de diálogo Error. Por ejemplo: Figura 27 Error: Mostrar detalles Para ver información detallada que puede ser útil para el administrador del sistema, haga clic en Mostrar detalles. El cuadro de diálogo de error se expande para mostrar la información detallada, si está disponible. Figura 28 Error: Copiar al portapapeles 44 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

45 Introducción Para copiar la información detallada al portapapeles a fin de poder pegarla en un mensaje de correo electrónico destinado al administrador del sistema, haga clic en Copiar al portapapeles. Errores de informes Un error que se presenta cuando está viendo un informe que se muestra en la parte inferior de la ventana de Discovery Manager. Figura 29 Ejemplo: Error al visualizar informes Qué sucede durante la copia de seguridad de los servidores? Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager. Si intenta iniciar la aplicación Discovery Manager mientras se realiza la copia de seguridad de los servidores de Discovery Manager, un cuadro de diálogo mostrará este mensaje: El servidor de Discovery Manager está realizando una copia de seguridad. Espere hasta que finalice la copia de seguridad. Figura 30 Error: Inicio de Discovery Manager durante la generación de la copia de seguridad Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo. Espere a que el administrador del sistema le indique que la copia de seguridad se ha completado para iniciar la aplicación Discovery Manager. Si ya está trabajando en la aplicación Discovery Manager cuando se inicia la copia de seguridad de los servidores de Discovery Manager y realiza una operación que implica a los servidores, aparecerá un cuadro de diálogo con el siguiente mensaje: El servidor de Discovery Manager <dirección IP> está realizando una copia de seguridad. Espere hasta que la copia de seguridad finalice o cierre la aplicación. Qué sucede durante la copia de seguridad de los servidores? 45

46 Introducción Figura 31 El servidor está realizando una copia de seguridad Siga uno de los pasos siguientes: Espere a que la copia de seguridad se haya completado para seguir trabajando con la aplicación Discovery Manager. Haga clic en Cerrar aplicación para cerrar la aplicación Discovery Manager. Espere a que el administrador del sistema le indique que la copia de seguridad se ha completado para reiniciar la aplicación Discovery Manager. 46 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

47 CAPÍTULO 2 Gestión de usuarios y funciones de toda la aplicación Esta sección contiene los siguientes temas: Introducción Requisitos previos Adición del primer usuario Adición de usuarios Eliminación de usuarios Asignación de funciones de toda la aplicación Adición o eliminación de materias personales Gestión de usuarios y funciones de toda la aplicación 47

48 Gestión de usuarios y funciones de toda la aplicación Introducción Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager, salvo en los casos en que se especifique lo contrario. Antes de que se instale la aplicación Discovery Manager en todos los equipos cliente, debe definir el primer usuario y asignar todas las funciones de Discovery Manager a ese usuario. Para ello, puede utilizar la aplicación cliente Discovery Manager instalada en cualquier ordenador. Discovery Manager incluye varios roles predeterminados para toda la aplicación. Nota: Los roles específicos de la materia se muestran y se asignan dentro de una materia estándar en Discovery Manager Full Edition. Antes de que los usuarios puedan trabajar en Discovery Manager, el administrador de usuarios debe hacer lo siguiente: Añadir usuarios. En Discovery Manager Express Edition, se crea automáticamente una materia personal para cada usuario. En Discovery Manager Full Edition, estos usuarios se convierten en el grupo de personal disponible para la asignación a materias estándares por parte de los propietarios y los gestores de materias. Los usuarios de Discovery Manager pueden ser empleados de TI, Legal, RH, Cumplimiento de normas o pertenecer a una actividad comercial. Asignar las funciones de toda la aplicación, como corresponda, a los usuarios. Nota: No es necesario asignar todos los usuarios de Discovery Manager a un rol de toda la aplicación. Sin embargo, debe asignar por lo menos un usuario para cada rol de toda la aplicación. Requisitos previos Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager. Adición del primer usuario Los usuarios que vayan a utilizar la aplicación cliente Discovery Manager deben encontrarse en Active Directory. No es necesario que los usuarios de correo electrónico, cuyos correos electrónicos se buscarán, estén en Active Directory. Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager. 48 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

49 Gestión de usuarios y funciones de toda la aplicación Adición de usuarios Antes de instalar la aplicación cliente Discovery Manager en los equipos cliente, debe definir el primer usuario. Para realizar los siguientes pasos, puede utilizar la aplicación cliente Discovery Manager en el ordenador host del servidor de Discovery Manager (Express Edition o Full Edition) o en otro ordenador. 1. Inicie sesión en el ordenador con la cuenta de servicio que especificó en la pantalla Información de inicio de sesión durante la instalación del software del servidor de Discovery Manager (Express Edition o Full Edition). La cuenta de servicio hace referencia de forma implícita a un usuario de Discovery Manager, pero con funcionalidad limitada. Tiene asignado el rol de gestor de usuarios, que solo permite añadir usuarios y asignar roles. 2. Inicie la aplicación cliente Discovery Manager. 3. Añada el primer usuario de Discovery Manager. 4. Asigne todos los roles de Discovery Manager o Discovery Manager Express Edition a este primer usuario. Tras la instalación de la aplicación Discovery Manager en todos los equipos cliente, el primer usuario de Discovery Manager puede añadir otros usuarios y asignar funciones. También puede eliminarse a sí mismo de los roles después de habérselos asignado a otros usuarios. Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager. Después de instalar Discovery Manager, añada al primer usuario. Para añadir usuarios, debe tener la función Administrador de usuarios. En la aplicación cliente Discovery Manager, el administrador de usuarios selecciona usuarios de Active Directory. Estos usuarios se añaden a la base de datos de Discovery Manager. Solo los usuarios que se muestran en la base de datos de Discovery Manager pueden utilizar la aplicación cliente. No puede añadir la cuenta de servicio como un usuario de Discovery Manager. Debe especificar usuarios individuales, no grupos ni listas de distribución. Realice los siguientes pasos para especificar los usuarios que pueden trabajar en Discovery Manager. 1. Inicie la aplicación cliente Discovery Manager en el equipo cliente. 2. En el panel de navegación: a. Haga clic en el botón Administración. b. Haga clic en el nodo Administrador de usuarios. El panel de trabajo enumera los usuarios que ya se añadieron a Discovery Manager. Adición de usuarios 49

50 Gestión de usuarios y funciones de toda la aplicación Figura 32 Gestor de usuarios: ejemplo de Discovery Manager Full Edition De manera predeterminada, la columna Tiene materia personal muestra lo siguiente: Sí en Discovery Manager Express Edition No en Discovery Manager Full Edition 3. En el panel de trabajo, haga clic en Añadir. Aparece el cuadro de diálogo Seleccionar Usuarios de Active Directory. Figura 33 Seleccionar usuarios 4. Para especificar dónde buscar los nombres, haga clic en Ubicación. 5. En el campo Escriba los nombres de objeto que desea seleccionar, escriba el nombre del usuario, según los formatos descritos en el enlace de ejemplo. 6. Haga clic en Comprobar nombres. 7. Si coincide uno o varios nombres, a continuación aparece el cuadro de diálogo Se encontraron múltiples nombres. a. Seleccione el o los nombres que desee. b. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Se encontraron múltiples nombres. 50 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

51 Gestión de usuarios y funciones de toda la aplicación Eliminación de usuarios 8. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Seleccionar Usuarios. En el panel de trabajo se muestra el nombre del usuario que ha añadido. Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager, salvo en los casos en que se especifique lo contrario. Si se elimina un usuario de Discovery Manager, ese usuario no podrá iniciar la aplicación. Puede eliminar un usuario y luego añadirlo más tarde. Procedimiento de eliminación de usuarios Realice los siguientes pasos para eliminar un usuario de la página Gestor de usuarios y de todos los roles asignados. 1. En el panel de navegación: a. Haga clic en el botón Administración. b. Haga clic en el nodo Administrador de usuarios. 2. Seleccione el usuario del panel de trabajo. 3. Haga clic en Quitar. Acerca de la eliminación de usuarios que son administradores de materias o investigadores Los roles Gestor de materias e Investigador están disponibles en Discovery Manager Full Edition. La pantalla Gestor de usuarios muestra todos los usuarios y sus roles de toda la aplicación, pero no muestra sus roles específicos de la materia. Cuando se quita un usuario al que se le asignó un rol específico de la materia (Gestor de materias o Investigador), el usuario se elimina de todas las materias estándares asignadas. Se lleva un registro de usuario para auditar, pero está marcado como eliminado. Puede añadir el usuario a la lista en la pantalla Gestor de usuarios, pero el usuario no se añadirá automáticamente a las materias estándares. Eliminación de usuarios 51

52 Gestión de usuarios y funciones de toda la aplicación Asignación de funciones de toda la aplicación Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager, salvo en los casos en que se especifique lo contrario. Asignación de roles de toda la aplicación a un usuario No es necesario asignar todos los usuarios de Discovery Manager a un rol de toda la aplicación. Sin embargo, debe asignar por lo menos un usuario para cada rol de toda la aplicación. Realice los siguientes pasos para asignar roles de toda la aplicación a un usuario. 1. En el panel de navegación: a. Haga clic en el botón Administración. b. Haga clic en el nodo Administrador de usuarios. 2. Añadir usuarios. 3. En el panel de trabajo: a. Seleccione el usuario desde la lista (solamente se puede seleccionar un usuario a la vez). Las casillas de verificación indican las funciones asignadas al usuario seleccionado. Nota: Cuando se añaden usuarios (del dominio) a la base de datos de Discovery Manager (DM), el nombre del usuario y su (identificador de seguridad de cuenta) de Active Directory se almacenan en la base de datos de DM. Si posteriormente se aplican actualizaciones al nombre del usuario del dominio (por ejemplo, si John Smith se cambia a Jason Smith), el cambio no se verá reflejado en la interfaz de usuario de Discovery Manager. Esto se debe a que Discovery Manager no recibe actualizaciones de los servicios de directorio. Sin embargo, el inicio de sesión de dominio para los usuarios en el cliente de Discovery Manager seguirá basándose en el identificador único (SID), independientemente de los cambios en los nombres. Es posible que el administrador de usuarios vea estas diferencias con el transcurso del tiempo, al asignar o modificar funciones. 52 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

53 Gestión de usuarios y funciones de toda la aplicación Figura 34 Gestor de usuarios (roles): ejemplo de Discovery Manager Discovery Manager Full Edition cuenta con todos los roles disponibles de toda la aplicación. Discovery Manager Express Edition enumera los siguientes roles de toda la aplicación: Administrador de aplicaciones, Operador de copias de seguridad y Administrador de usuarios. Nota: De forma predeterminada, el rol Buscar y exportar se asigna automáticamente a cada usuario de Discovery Manager Express Edition. Esta función no aparece en la lista de funciones de la ventana Administrador de usuarios, pero se muestra en el informe de la materia personal. b. Siga uno de los pasos siguientes: Para asignar un rol, active la casilla de verificación situada junto a ese rol. Para cancelar la asignación de un rol, desactive la casilla de verificación situada junto a ese rol. Para asignar todas las funciones, haga clic en la casilla de verificación en la parte superior de la columna Funciones. Nota: Si elimina un usuario de una función de toda la aplicación, ese usuario ya no podrá desempeñar esa función y quizás no pueda ver las partes correspondientes de la interfaz de usuario. Asignación de funciones de toda la aplicación 53

54 Gestión de usuarios y funciones de toda la aplicación Adición o eliminación de sus propias funciones (administrador de usuarios) Si tiene asignado el rol Administrador de usuarios y añade o elimina sus propios roles, aparece la siguiente advertencia: Está cambiando su rol (<rol>). Haga clic en Aceptar para reiniciar la aplicación a fin de aplicar los cambios. Figura 35 Advertencia: cambio de roles (administrador de usuarios) Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo de advertencia. La aplicación Discovery Manager se cierra y reinicia automáticamente. Adición o eliminación de materias personales Cada usuario de Discovery Manager puede tener una Materia personal. En Discovery Manager Express Edition, cada usuario tiene una materia personal que se crea automáticamente de forma predeterminada. Después de una actualización de Discovery Manager Express Edition a Discovery Manager Full Edition: Se conservan las materias personales existentes de Discovery Manager Express Edition. Nota: Las materias personales no se pueden actualizar a materias estándares de Discovery Manager. Tras actualizar Discovery Manager Express Edition a Discovery Manager Full Edition, algunas funciones de esta edición no estarán disponibles para las materias personales que se hayan conservado. Los criterios de búsqueda y los resultados no se pueden copiar ni transferir entre materias. No se crean automáticamente materias personales para los nuevos usuarios de Discovery Manager Full Edition añadidos tras la actualización. El administrador de usuarios de Discovery Manager puede crear de forma manual una materia personal para cada nuevo usuario. Adición de una materia personal Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager. 54 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

55 Gestión de usuarios y funciones de toda la aplicación En Discovery Manager, el administrador de usuarios puede añadir una materia personal a cada usuario si este no tiene ninguna. Siga los siguientes pasos para añadir una materia personal. 1. En el panel de navegación: a. Haga clic en el botón Administración. b. Haga clic en el nodo Administrador de usuarios. 2. En el panel de trabajo: Eliminación de una materia personal a. Seleccione un usuario de la lista que no tenga una materia personal; esto aparece indicado mediante la palabra No en la columna Tiene carpeta personal (solamente se puede seleccionar un usuario a la vez). b. Haga clic con el botón secundario en el usuario seleccionado y seleccione Agregar materia personal. El valor de la columna Tiene carpeta personal cambia de No a Sí para el usuario seleccionado. Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager. En Discovery Manager, el administrador de usuarios puede eliminar cualquier materia personal. Las materias con trabajos en ejecución no se pueden eliminar. Nota: Cuando una materia personal se elimina para un usuario, todas las búsquedas y las exportaciones asociadas con esa materia se eliminan del sistema. La información de auditoría permanece en la base de datos. Siga los siguientes pasos para eliminar una materia personal. 1. En el panel de navegación: a. Haga clic en el botón Administración. b. Haga clic en el nodo Administrador de usuarios. 2. En el panel de trabajo: a. Seleccione un usuario de la lista que tenga una materia personal; esto aparece indicado mediante la palabra Sí en la columna Tiene carpeta personal (solamente se puede seleccionar un usuario a la vez). b. Haga clic el usuario seleccionado y seleccione Eliminar materia personal. El valor de la columna Tiene carpeta personal cambia de Sí a No para el usuario seleccionado. Adición o eliminación de materias personales 55

56 Gestión de usuarios y funciones de toda la aplicación 56 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

57 CAPÍTULO 3 Configuración de Discovery Manager Esta sección contiene los siguientes temas: Introducción Configuración de Discovery Manager Configuración de los ajustes generales Configuración de los ajustes de búsqueda Configuración de los ajustes de exportación Particionamiento de la base de datos de Discovery Manager Configuración de Discovery Manager 57

58 Configuración de Discovery Manager Introducción Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager. En la aplicación cliente Discovery Manager, puede editar la configuración que afecta el comportamiento de la aplicación, como el número máximo de resultados de búsqueda devueltos. También se puede configurar el particionamiento de la base de datos. La configuración se guarda en un archivo de configuración de la base de datos de Discovery Manager. Para configurar la aplicación Discovery Manager, debe tener la función Administrador de aplicaciones. Configuración de Discovery Manager Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager. Siga los siguientes pasos para editar los ajustes de configuración de Discovery Manager. 1. Inicie la aplicación cliente Discovery Manager. 2. En el panel de navegación: a. Haga clic en el botón Administración. b. Haga clic en el nodo Configuración. 3. En el panel central, haga clic en la categoría de ajustes de configuración que desea editar: General Buscar Exportación Particionamiento En las secciones siguientes, se proporciona información. 4. Siga uno de los pasos siguientes: Si no editó ningún parámetro de configuración, los botones Aceptar y Cancelar no estarán disponibles. Para salir de la pantalla Configuración, haga clic en cualquier botón o nodo del panel de navegación. Para guardar sus cambios: a. Haga clic en Aceptar. b. Cuando aparezca este mensaje de confirmación, haga clic en Sí. Se aplicarán todas las configuraciones. Está seguro? Para cancelar sus cambios: a. Haga clic en Cancelar. 58 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

59 Configuración de Discovery Manager Configuración de los ajustes generales b. Cuando aparezca este mensaje de confirmación, haga clic en Sí. Se perderá toda la información que no haya guardado. Está seguro? Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager. Realice los siguientes pasos para configurar los ajustes generales de Discovery Manager. 1. Acceda a los ajustes generales. Figura 36 Configuración de Discovery Manager: general 2. Edite los ajustes generales, como se describe en la lista siguiente. Intervalo de sondeo de estado: especifica el intervalo entre las llamadas de servicio para recuperar el estado, en segundos. Rango de valores válidos: de 1 a 25 segundos. Valor predeterminado = 5 Recuento máximo de recuperación de elementos: permite especificar la cantidad máxima de elementos mostrados mediante solicitudes sucesivas del servicio web. Rango de valores válidos: de 100 a mensajes. Valor predeterminado = 500 Configuración de los ajustes generales 59

60 Configuración de Discovery Manager Nota: Discovery Manager devuelve solo el número especificado en Recuento máximo de recuperación de elementos por solicitud de servicio web. Solo se realizan solicitudes de servicio web adicionales cuando el usuario se desplaza o requiere datos adicionales para completar la cuadrícula. Recuento máximo de asignación de elementos: permite especificar la cantidad máxima de elementos para asignar a una materia estándar por solicitud de servicio web. Por ejemplo, si se asignaron elementos a una materia estándar y el campo Recuento máximo de asignación de elementos indica , habrá cinco llamadas para asignar los elementos. Rango de valores válidos: de a elementos. Valor predeterminado = Insertar zona Sitios de confianza: permite especificar si se deben solicitar credenciales cuando los usuarios miran los informes de resumen. Seleccione una opción: Solicitar credenciales: Los usuarios deben escribir las credenciales para poder ver los informes de resumen. No solicitar credenciales: los usuarios no deben escribir las credenciales para poder ver los informes de resumen. Esta opción activa/desactiva una actualización del registro. Nota: Los cambios no se aplican hasta que los usuarios reinicien la aplicación Discovery Manager. Seguimiento mejorado de duplicados de Xtender: seleccione esta opción solo si tiene datos antiguos de Xtender y desea ver información de encabezado válida en la cuadrícula de resultados de búsquedas de recopilación. Desactive esta opción en cualquiera de los siguientes casos: Los elementos fueron archivados solo por SourceOne y no por Xtender. Existen datos de Xtender recopilados después de haber corregido el problema del troyano de envío masivo de correo electrónico. Consulte Algoritmo de ID de mensaje de Exchange para manejar correos electrónicos masivos en la Guía de instalación de EMC Xtender 4.8 SP1 para obtener más información sobre este problema. No le preocupa tener duplicados que posiblemente se hayan generado debido al problema del troyano de envío masivo de correo electrónico de Xtender. Como opción predeterminada, esta casilla de verificación no está seleccionada. Las búsquedas de recopilación que se crearon en una versión anterior a Discovery Manager 7.0 tienen EEDT visible de manera predeterminada. 60 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

61 Configuración de Discovery Manager Extensiones restringidas: enumera las extensiones de tipos de archivo adjunto que no desea que los usuarios abran en Discovery Manager. Utilice comas para separar extensiones en la lista. El número máximo de caracteres es de Si un usuario intenta abrir un archivo con una extensión que figura en esta lista, aparece un mensaje de error. Control de la visualización del inicio de sesión de las credenciales para los informes Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager. Inicio de sesión de las credenciales Esta sección contiene información relacionada con el control de la visualización del inicio de sesión con credenciales para los informes. Los informes (resumen de la materia, informe detallado de recopilación, vista previa de mensaje y exportación) son páginas almacenadas en host en el servidor de Discovery Manager y se muestran en un control del navegador Web. El control del navegador Web es una instancia de Internet Explorer (IE) y hereda la configuración de seguridad de IE. El servidor de Discovery Manager utiliza la autenticación de Windows, la cual hace que IE muestre un cuadro de diálogo de credenciales cuando un usuario intenta ver un informe. El usuario debe autenticarse una vez al inicio de una sesión. Figura 37 Inicio de sesión de las credenciales Configuración de la opción Insertar zona Sitios de confianza Para controlar la visualización del inicio de sesión con credenciales, modifique la opción Insertar zona Sitios de confianza en la pantalla de configuración de Discovery Manager. Si selecciona la opción No solicitar credenciales, en cualquiera de las ediciones de la aplicación cliente Discovery Manager, se añade información del servidor al registro durante el inicio: HKCU\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Internet Settings\ZoneMap\ Configuración de los ajustes generales 61

62 Configuración de Discovery Manager Figura 38 Claves de registro utilizadas por la configuración de Insertar zona Sitios de confianza Las claves y los valores de registro dependen de lo que se especificó cuándo se instaló el cliente: Si el servidor posee un nombre NetBIOS, el nombre del servidor se añade a una de las siguientes claves de registro: Clave EscDomains si Internet Explorer 8 se encuentra en modo de seguridad mejorada. Clave Domains si Internet Explorer 8 no se encuentra en modo de seguridad mejorada. Si el servidor es una dirección IP, se añade la dirección IP a una de las siguientes claves de registro: Clave EscRanges si Internet Explorer 8 se encuentra en modo de seguridad mejorada. Clave Ranges si Internet Explorer 8 no se encuentra en modo de seguridad mejorada. Cada dirección IP única se sitúa en una clave de Rango N donde N es el índice al que se añade la dirección IP. Esta implementación evita que se produzcan problemas cuando IPv6 está activada en una conexión de área local. La clave de registro se conserva cuando el usuario sale de cualquiera de las ediciones de la aplicación cliente Discovery Manager. Esto mantiene al servidor en la lista de Intranet local de Internet Explorer para que EMC SourceOne Search lo utilice. Nota: Además de la configuración de Insertar zona Sitios de confianza, la visualización del inicio de sesión con credenciales también se controla por la configuración Sitios de confianza en Internet Explorer y la utilidad setspn de Microsoft, como se describe en la Guía de instalación y administración de EMC SourceOne Discovery Manager. Seguimiento mejorado de duplicados de Xtender (EEDT) Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager. Cada proveedor de archivado ( Xtender, SourceOne Native Archive y la migración en el lugar de SourceOne) le asigna un ID de entrada a un elemento al archivar el elemento. El ID de entrada debe ser único para cada elemento. 62 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

63 Configuración de Discovery Manager Consideraciones y limitaciones de EEDT Sin embargo, los elementos incluidos en los archivos antiguos de Xtender o migrados desde ellos pueden contener varias instancias de un elemento de archivo con el mismo ID de entrada. Si va a realizar búsquedas en archivos de Xtender que coexisten con SourceOne o de elementos de Xtender migrados mediante la utilidad de migración en el lugar, se recomienda considerar la posibilidad de activar la opción de Seguimiento mejorado de duplicados de Xtender (EEDT). EEDT es la única opción que se recomienda si cree que tiene mensajes antiguos con ID de entrada duplicados pero con contenido diferente y debe inspeccionar cada uno de ellos. Revise las siguientes consideraciones y limitaciones del seguimiento mejorado de duplicados de Xtender (EEDT). Como opción predeterminada, EEDT está desactivado pos los siguientes motivos: EEDT requiere considerables registros de bases de datos adicionales que afectan el espacio en disco. EEDT requiere procesamiento de información adicional que afecta el rendimiento. Si activa EEDT, las búsquedas de recopilación (y las copias de las búsquedas de recopilación) podrán hacer un seguimiento de la información sobre duplicados. El área Revisión de materia no utiliza el concepto de duplicados. Cuando se asignan elementos duplicados a una materia, Discovery Manager contrae los metadatos y los atributos exclusivos del archivo para todas las instancias seleccionadas del duplicado en una instancia asignada. Esto ocurre independientemente de que la materia tenga una carpeta de retención o no. Es posible que los elementos antiguos asignados en una versión anterior a Discovery Manager 7.0 muestren propiedades diferentes en el área de recopilación y en el área revisión de materia de las cuadrículas de resultados. Configuración de los ajustes de búsqueda Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager. Realice los siguientes pasos para configurar los ajustes de búsqueda. 1. Acceda a los ajustes de búsqueda. Figura 39 Configuración de Discovery Manager: búsqueda Configuración de los ajustes de búsqueda 63

64 Configuración de Discovery Manager 2. Edite los ajustes de búsqueda, como se describe en la lista siguiente. Número máximo de aciertos: especifique el número máximo de elementos devueltos de una búsqueda. Este valor aparece en el campo Cantidad máxima de resultados de búsqueda, en el cuadro de diálogo Propiedades de búsqueda. Los cambios en este valor se aplican a las nuevas búsquedas. Una búsqueda existente conserva el valor que estaba en efecto cuando se creó la búsqueda. Las búsquedas existentes no seleccionan el nuevo valor de manera automática. Si este valor aumenta, los investigadores podrán modificar manualmente el campo Resultados máximos de búsqueda en Propiedades de búsqueda para una búsqueda que se haya ejecutado y, a continuación, volver a ejecutar la búsqueda con el valor nuevo. Rango de valores válidos: de 1 a elementos. Valor predeterminado = Realizar búsquedas de índices de texto completo: especifique si desea forzar la realización de búsquedas de índices de texto completo o no. Especifica la configuración predeterminada para la casilla de verificación Siempre realizar búsquedas de índices de texto completo en el cuadro de diálogo Propiedades de búsqueda: Sí = Aplica búsquedas de texto completo (opción predeterminada) No = No aplica búsquedas de texto completo. Nota: Aunque se deseleccione la casilla de verificación Siempre realizar búsquedas de índices de texto completo, Discovery Manager aún puede realizar búsquedas de texto completo en determinados casos. Por ejemplo, de manera predeterminada, los campos de búsqueda como Palabra clave, Asunto, Cuerpo, Dominio de remitente y Dominio de destinatario realizan una búsqueda de índices de texto completo en los mensajes en el Archivo nativo. También se produce una búsqueda de indexación de texto completo si se introducen valores de forma manual en un campo de dirección. En las versiones anteriores de Discovery Manager 7.0, esta opción se denominaba Mensajes incorporados en la búsqueda y estaba desactivada de manera predeterminada. Configuración de los ajustes de exportación Realice los siguientes pasos para configurar los ajustes de exportación. 1. Acceda a los ajustes de exportación. 64 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

65 Configuración de Discovery Manager Figura 40 Configuración de Discovery Manager: exportación 2. Edite los ajustes de exportación, como se describe en la lista siguiente. Tamaño máximo de división de exportación: permite especificar el valor máximo predeterminado para el campo Dividir por tamaño de archivo en el cuadro de diálogo Exportar. Los ajustes de configuración de Tamaño máximo de división de exportación se aplican a todos los tipos de contenedores, excepto el tipo de contenedor Ninguno. Rango válido: De 50 a (MB). Valor predeterminado: (MB). Nota: En las primeras versiones de Discovery Manager, si se especificaba un tamaño de archivo de exportación NSF que era menor que el archivo NSF predeterminado en el ordenador cliente (normalmente, alrededor de 15 a 25 MB), Discovery Manager creaba un trabajo para cada mensaje. Para evitar que suceda esto, las versiones posteriores de Discovery Manager establecen el tamaño mínimo para los archivos de exportación NSF en 50 MB. Para exportar a NSF, el valor en el campo Dividir por tamaño de archivo debe ser mayor que 49 MB y menor o igual que MB. Sobrecarga de contenedor de exportación (para división por tamaño de archivos para mejorar los cálculos de tamaño): cuando se exportan datos a archivos de contenedor, el tamaño del disco y el tamaño comprimido almacenado pueden variar. En determinados casos, esto puede arrojar tamaños de contenedor que superen el máximo especificado. Puede especificar un factor de ajuste para cerrar los contenedores de exportación que tengan un umbral inferior al tamaño final, lo que genera contenedores de exportación menores que el valor Tamaño máximo de división de exportación. Especifique un porcentaje al que los contenedores de exportación deberán llenarse antes de iniciar un nuevo contenedor de exportación. Rango válido: de 1 a 100 (%) Configuración de los ajustes de exportación 65

66 Configuración de Discovery Manager Valor predeterminado: 90 (%) Cantidad máxima de archivos de exportación por carpeta: permite especificar la cantidad máxima de archivos que exportará a una carpeta cuando realiza una exportación a un sistema de archivos. Este valor se aplica solamente cuando el campo Tipo de contenedor del cuadro de diálogo Exportar está configurado como Sistema de archivos. Rango válido: de 500 a (archivos) Valor predeterminado: (archivos) Errores máximos permitidos por trabajo de exportación: permite especificar la cantidad máxima de errores que se pueden producir antes de finalizar un trabajo de exportación. Los errores del sistema o los errores de infraestructura se tienen en cuenta para el límite de errores. Entre los ejemplos de dichos errores, se incluyen: Fallos de conexión a la red, base de datos o almacenamiento de archivos. Imposibilidad de establecer comunicación con servidores de archivos debido a que el servicio no está en ejecución. Los errores ocasionados por problemas específicos de un elemento no se tienen en cuenta para el límite de errores para un trabajo. Entre los ejemplos de dichos errores, se incluyen: No es posible convertir propiedades específicas del formato nativo al formato de exportación. Por ejemplo, es posible que algunos mensajes de Domino no puedan convertirse a formato de Exchange. El formato de exportación no es compatible con determinados elementos. Por ejemplo, los mensajes de Domino no pueden exportarse al sistema de archivos. Rango válido: de 5 a 50 (errores) Valor predeterminado: 10 (errores) Manejo de rutas de CCO durante la exportación: de manera predeterminada, Discovery Manager incluye todos los destinatarios de CCO en la copia exportada del mensaje. Para mejorar el procesamiento y evitar errores de MAPI, puede seleccionar esta opción para no completar la lista de CCO en los casos en que CCO incluya una gran lista de distribución. Los valores válidos son: Seleccionada: elimina las rutas de CCO de los mensajes durante la exportación. No seleccionada: incluye todas las rutas de CCO en mensajes exportados cuando se realiza la exportación a un contenedor PST o NSF, o al sistema de archivos como archivos MSG (opción predeterminada). 66 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

67 Configuración de Discovery Manager Particionamiento de la base de datos de Discovery Manager El particionamiento es la división horizontal de filas en una tabla de base de datos o en un índice definido en una tabla, en unidades lógicas separadas más pequeñas que actúan como tabla o índice. Requisitos previos para el particionamiento de la base de datos de Discovery Manager El particionamiento requiere instalar la base de datos de Discovery Manager en Microsoft SQL Server Enterprise Edition. Microsoft SQL Server Standard Edition no es compatible con el particionamiento. Si se instala la base de datos de Discovery Manager en Microsoft SQL Server Standard Edition, la configuración del particionamiento no está disponible en la pantalla Configuración de Discovery Manager. Nota: Las tablas sin particionar en Microsoft SQL Server Standard Edition no se pueden particionar ni siquiera transfiriendo la base de datos a Enterprise Edition. De manera similar, las tablas particionadas creadas en Enterprise Edition no se pueden adjuntar a Microsoft SQL Server Standard Edition. El esquema subyacente y las funcionalidades de las bases de datos son diferentes Beneficios del particionamiento de la base de datos de Discovery Manager Entre los beneficios del particionamiento, se incluyen mejoras en cuanto a la gestión de bases de datos. El particionamiento puede reducir los tiempos de ejecución de las copias de seguridad, el mantenimiento del índice y la desfragmentación. Las particiones más antiguas se pueden transferir a almacenamiento más económico. Consideraciones sobre el particionamiento de la base de datos de Discovery Manager El particionamiento no puede mejorar la gestión de la base de datos ni el rendimiento de las búsquedas de la aplicación en los casos siguientes. Bases de datos pequeñas (menores a 50 GB). Por lo general, SQL Server es eficiente en la ejecución y optimización de consultas. Para las bases de datos pequeñas, el particionamiento no puede ofrecer mejoras visibles para el rendimiento en un sistema bien ajustado. La existencia de varias particiones (por ejemplo, 100 particiones o más) puede afectar los recursos de memoria y CPU. Las evaluaciones del estado de datos DBCC en toda la base de datos se ejecutan más lentamente en una base de datos con varias particiones. Descripción de los tipos de partición en la base de datos de Discovery Manager Discovery Manager proporciona tres tipos de particiones, que se describen en la lista siguiente. Particionamiento de la base de datos de Discovery Manager 67

68 Configuración de Discovery Manager Materia: el particionamiento de tablas basado en la materia crea una nueva partición para cada materia nueva. Se particionan las siguientes tablas de base de datos: Materias MatterXMessages MatterXMessagesXTags MatterFolders MatterXIdentities MatterXUserXRoles Etiquetas Roles RolesXPolicies Resultados Solicitudes WorkItems ResultSets Operaciones CollectionSources ExportActions Contenedores MessagesExtension Registros de auditoría Use la sección Administración > Configuración > Particionamiento > Opciones de particionamiento de materias. Mensaje: las tablas de base de datos que no están asociadas con materias pueden llegar a un tamaño considerable, por ejemplo, la tabla de mensajes. Se puede particionar esta tabla en función de su tamaño. Use la sección Administración > Configuración > Particionamiento > Opciones de particionamiento de auditoría. Auditoría: los registros de auditoría pueden llegar a un tamaño considerable. Se pueden particionar estas tablas de base de datos que se utilizan para fines de auditoría. Use la sección Administración > Configuración > Particionamiento > Opciones de particionamiento de auditoría. 68 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

69 Configuración de Discovery Manager Instrucciones para el uso de particionamiento basado en la materia Según la edición de Discovery Manager que haya instalado, está disponible una de las siguientes opciones de particionamiento basado en la materia, en la configuración de Discovery Manager. Discovery Manager Full Edition incluye la opción Permitir crear materias nuevas en particiones nuevas. La edición Express incluye la opción Crear materias nuevas en particiones nuevas. Nota: Antes de activar alguna de estas opciones, consulte las siguientes instrucciones. Si no se siguen estas instrucciones, se generará una cantidad innecesaria de particiones, lo que afectará el rendimiento del sistema. Use las opciones únicamente para grandes materias que cree que incluirán al menos 30 millones de elementos. Active temporalmente las opciones solo cuando sea necesario: En Discovery Manager Express Edition, active la opción Crear materias nuevas en particiones nuevas solo para una cantidad pequeña de usuarios, por ejemplo, de cinco a diez usuarios. Active la opción antes de añadir cada usuario y cada materia personal; luego, desactívela de inmediato. En Discovery Manager Full Edition, cuando se activa la opción Permitir crear materias nuevas en particiones nuevas, queda disponible la opción Crear materia en partición de almacenamiento nueva en el Asistente de creación de materias. Trabaje con los propietarios de materia que creen materias estándares para decidir si deben utilizar la opción Crear materia en partición de almacenamiento nueva al crear una materia. Active la opción Permitir crear materias nuevas en particiones nuevas antes de que un propietario de materia cree una materia; luego, desactive de inmediato la opción Permitir crear materias nuevas en particiones nuevas. Particionamiento de la base de datos de Discovery Manager 69

70 Configuración de Discovery Manager Configuración de los ajustes de partición para la base de datos de Discovery Manager Realice los siguientes pasos para configurar los ajustes de partición. 1. Acceda a los ajustes de partición. Figura 41 Configuración de Discovery Manager (Full Edition): Particionamiento Existe una sección para cada tipo de particionamiento: Materia, Mensaje y Auditoría. Nota: En la sección Opciones de particionamiento de materia, Discovery Manager Express Edition cuenta con la opción Crear materias nuevas en particiones nuevas en lugar de la opción Permitir crear materias nuevas en particiones nuevas. 2. Edite los ajustes de configuración en la sección Opciones de particionamiento, como se describe en la lista siguiente. Tamaño máximo de partición: permite especificar cuán grande puede ser la partición actual antes de crear una nueva partición. Los valores válidos y valores predeterminados son: Para el particionamiento de materia, de 15 a 100 (GB). Valor predeterminado = 50 (GB) Para el particionamiento de mensaje, de 50 a 150 (GB). Valor predeterminado = 100 (GB) Para el particionamiento de auditoría, de 10 a 50 (GB). Valor predeterminado = 50 (GB) 70 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

71 Configuración de Discovery Manager Ubicación de archivos de datos: permite especificar la ubicación de los archivos de datos en el ordenador SQL Server para la partición nueva. Debido a que se trata de una ruta local que reside en otro ordenador, el cliente Discovery Manager no puede validarla. Debe verificar y garantizar la precisión de esta ruta. Cuando aleja el enfoque de este campo, aparece una solicitud de confirmación: La ubicación de archivos de datos debe ser una ubicación válida en SQL Server. Desea continuar? Si hace clic en No, el enfoque permanece en este campo para poder editar la ruta. Valor predeterminado = el mismo directorio que utiliza el archivo de datos principal que tiene una extensión de nombre de archivo.mdf. Por ejemplo: Program Files\Microsoft SQL Server\MSSQ10_50.MSSQLSERVER MSSQL DATA Nota: Si activa la opción Permitir crear materias nuevas en particiones nuevas o la opción Crear materias nuevas en particiones nuevas y esta ubicación está completa o no es válida, fallará la creación de la materia. Tamaño inicial (MB): permite especificar el tamaño de los archivos de datos físicos subyacentes creados para la partición nueva. Valores válidos: de 100 a (MB) Predeterminado = 512 (MB) Recuento de archivos de datos: permite especificar el número de archivos de datos que se crearán para la partición nueva. Valores válidos: de 1 a 4 (archivos) Valor predeterminado = 1 (archivo) Factor de crecimiento de archivos (MB): permite especificar cuánto puede aumentar el tamaño de cada archivo de datos de partición desde su tamaño inicial cada vez que el archivo de datos deba crecer. Valores válidos: de 512 a (MB) Por ejemplo, si especificó un Tamaño inicial de 512 MB y un Factor de crecimiento de archivo de 512 MB, la primera vez que cada archivo de datos deba aumentar, lo hará a MB ( ). La segunda vez que cada archivo de datos deba aumentar, lo hará a MB ( ). Predeterminado = 512 (MB) Permitir crear materias nuevas en particiones nuevas: esta opción está disponible en la sección Opciones de particionamiento de materia, en Discovery Manager Full Edition. Esta opción afecta las materias estándares y las materias personales en Discovery Manager Full Edition. Los valores válidos son: Particionamiento de la base de datos de Discovery Manager 71

72 Configuración de Discovery Manager Seleccionada: la opción Crear materia en partición de almacenamiento nueva está disponible en el asistente de creación de materias para materias estándares. Cada materia personal se crea en su propia partición de la base de datos. No seleccionada: la opción Crear materia en partición de almacenamiento nueva no está disponible en el asistente de creación de materias para materias estándares. No se crean materias personales en particiones individuales de la base de datos. Si se selecciona esta opción, se mostrará la siguiente advertencia: La creación de particiones de base de datos nuevas para cada materia afecta el rendimiento y los recursos de SQL Server, además de la administración y el mantenimiento de la base de datos. Consulte la Guía del usuario de Discovery Manager o la ayuda en línea para obtener más información sobre las opciones de particionamiento. Desea continuar con esta selección? [Y] (Sí) [N] (No) Como opción predeterminada, esta casilla de verificación no está seleccionada. Crear materias nuevas en particiones nuevas: esta opción está disponible en la sección Opciones de particionamiento de materia para Discovery Manager Express Edition. Los valores válidos son: Seleccionado: Cada materia personal nueva se creará en su propia partición. No seleccionada: no se crean materias personales en particiones individuales. Si se selecciona esta opción, se mostrará la siguiente advertencia: La creación de particiones de base de datos nuevas para cada materia afecta el rendimiento y los recursos de SQL Server, además de la administración y el mantenimiento de la base de datos. Consulte la Guía del usuario de Discovery Manager o la ayuda en línea para obtener más información sobre las opciones de particionamiento. Desea continuar con esta selección?[y] (Sí) [N] (No) Como opción predeterminada, esta casilla de verificación no está seleccionada. 3. Para restaurar los valores predeterminados del particionamiento, haga clic en Restaurar predeterminado en la sección. Visualización del estado de los intentos de particionamiento recientes Cada sección de la pantalla Particionamiento muestra información sobre intentos recientes para crear particiones. Si los intentos finalizaron correctamente, la sección muestra el siguiente mensaje: No se identificaron errores recientes. Si han ocurrido errores, la sección muestra el siguiente mensaje: 72 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

73 Configuración de Discovery Manager Se identificaron errores al crear particiones recientes. Consulte el estado para obtener más detalles. Para ver una lista de los intentos de particionamiento más recientes, haga clic en Estado reciente en la sección. Aparecerá el cuadro de diálogo Estado de particionamiento. Figura 42 Estado de particionamiento: ejemplo Particionamiento de la base de datos de Discovery Manager 73

74 Configuración de Discovery Manager 74 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

75 CAPÍTULO 4 Uso de Discovery Manager Express Edition Esta sección contiene los siguientes temas: Introducción Iniciar Discovery Manager Express Edition Creación de una búsqueda en la materia personal Especificación de las carpetas en las que se realizará la búsqueda Ejecución de la búsqueda Uso de Discovery Manager Express Edition 75

76 Uso de Discovery Manager Express Edition Introducción Las siguientes secciones proporcionan una introducción a Discovery Manager Express Edition. Qué es Discovery Manager Express Edition? EMC SourceOne Management incluye una edición de Discovery Manager que dispone de un subconjunto de funciones. Nota: Discovery Manager Express Edition está dirigido a administradores, supervisores o usuarios legales que deseen buscar en el archivo correos electrónicos de otros usuarios y exportar los resultados. No está destinada a los usuarios finales que desean exportar sus propios elementos archivados. En la documentación, se usa el término "Discovery Manager Express Edition" para distinguir esta edición de la edición completa. Sin embargo, todas las pantallas de Express Edition aparecen indicadas con el término "Discovery Manager". Algunas características de Discovery Manager Full Edition aparecen atenuadas en Discovery Manager Express Edition. Para obtener todos los roles, actualice a EMC SourceOne Discovery Manager Full Edition. Qué tareas puedo realizar con Express Edition? Utilice Discovery Manager Express Edition para buscar elementos de correo electrónico de un usuario como, por ejemplo, mensajes y elementos de calendario, y exporte los resultados. También puede exportar metadatos a formato TSV. Nota: La exportación de metadatos a CSV y EDRM XML está disponible en Discovery Manager Full Edition. Cuáles son los requisitos previos? Qué es una materia personal? Para poder utilizar Discovery Manager Express Edition, el administrador de usuarios de Discovery Manager debe añadirle como usuario. Cada usuario de Discovery Manager Express Edition dispone de una materia personal, que contiene todas las búsquedas y las exportaciones que cree. Solo usted puede ver el contenido de su materia personal. Iniciar Discovery Manager Express Edition Realice los siguientes pasos para iniciar Discovery Manager Express Edition. Haga doble clic en el icono de Discovery Manager que se encuentra en el equipo de escritorio. 76 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

77 Uso de Discovery Manager Express Edition Haga clic en el icono de Discovery Manager que se encuentra en la barra de inicio rápido.. Seleccione la siguiente ruta en el menú Inicio: Menú Inicio > Programas > EMC SourceOne Discovery Manager > EMC Discovery Manager. Se abre la ventana de Discovery Manager Express Edition, la cual muestra su materia personal. Nota: Algunas funciones aparecen atenuadas y solo están disponibles en Discovery Manager Full Edition. Otros roles están disponibles en Discovery Manager Express Edition, pero es posible que aparezcan atenuadas según su rol y el contexto. Creación de una búsqueda en la materia personal Realice los siguientes pasos para crear una búsqueda en una materia personal. 1. En el panel de navegación ubicado a la izquierda, expanda el nodo Materia personal: <su nombre>. 2. Siga uno de los pasos siguientes: Si no existe ninguna búsqueda, haga clic en el enlace Nueva búsqueda (Ctrl-S). Si no existe ninguna búsqueda, haga clic en el panel de trabajo y presione Ctrl-S. 3. Haga clic con el botón secundario en el nodo Área de recopilación de la materia y, a continuación, seleccione Nueva búsqueda. 4. Haga clic en Nuevo en la pestaña Buscar del panel de cinta. Aparece una búsqueda denominada Nueva búsqueda en el nodo Área de recopilación. Si ya existe una búsqueda con esa denominación, se agrega el número (1) a Nueva búsqueda. 5. Edite el nombre de la nueva búsqueda y, a continuación, presione Intro. Nota: Los nombres de las búsquedas de recopilación no necesitan ser únicos dentro del Área de recopilación de una materia. 6. Haga clic en el nodo de búsqueda nombrado recientemente. El panel de trabajo muestra el área de criterios de búsqueda, que contiene los campos de búsqueda. Creación de una búsqueda en la materia personal 77

78 Uso de Discovery Manager Express Edition Especificación de las carpetas en las que se realizará la búsqueda En esta sección, se describe cómo especificar las carpetas para todas las búsquedas y para las búsquedas individuales. Especificar las carpetas para todas las búsquedas Realice los siguientes pasos para especificar las carpetas de búsqueda para todas las búsquedas en su materia personal. 1. Haga clic en la materia en el panel de navegación. 2. En el panel de cinta, haga clic en la pestaña Materia. 3. Haga clic en el icono Buscar carpetas de la pestaña Materia. Buscar carpetas del cuadro de diálogo Propiedades de búsqueda, en la que se muestran todas las carpetas que puede buscar. 4. Siga uno de los pasos siguientes: Para especificar todas las carpetas, seleccione la casilla de verificación Carpetas situada en la parte superior de la columna de casillas de verificación (de manera predeterminada). Para especificar las carpetas seleccionadas, seleccione las casillas de verificación que aparecen junto a las carpetas individuales. Debe seleccionar al menos una carpeta. Figura 43 Materia personal: ejemplo de la pestaña Buscar carpetas de Propiedades de materia 5. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios y cierre el cuadro de diálogo. 78 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

79 Uso de Discovery Manager Express Edition Selección de las carpetas para una búsqueda específica Puede seleccionar diferentes carpetas para cada búsqueda. Realice los siguientes pasos para seleccionar las carpetas para una búsqueda específica. 1. Siga uno de los pasos siguientes: En el panel de navegación situado debajo del nodo Área de recopilación, haga clic en Buscar. A continuación, en el panel de trabajo, haga clic en la flecha desplegable que se encuentra a la derecha del campo Palabra clave y seleccione Propiedades de búsqueda. Ejecución de la búsqueda Figura 44 Propiedades de búsqueda En el panel de navegación del nodo Área de recopilación, haga clic con el botón secundario en la búsqueda y, a continuación, seleccione Propiedades. En el panel de navegación del nodo Área de recopilación, haga clic en la búsqueda y, luego, seleccione la pestaña Buscar/Exportar > General en el panel de cinta. Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de búsqueda. 2. Siga uno de los pasos siguientes: Para buscar en todas las carpetas, seleccione la casilla de verificación Buscar en todas las carpetas de materia. Para seleccionar carpetas: a. Anule la selección de la casilla de verificación Buscar en todas las carpetas de materia. b. Active la casilla de verificación situada junto a cada carpeta que desea buscar. c. Desactive la casilla de verificación situada junto a cada carpeta que no desea buscar. 3. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Propiedades de búsqueda. Haga clic en el botón Buscar para ejecutar una búsqueda. Si no especificó ningún criterio de búsqueda, aparecerá la siguiente solicitud de confirmación: No se han especificado criterios de búsqueda. Al ejecutarse esta búsqueda se devolverán todos los elementos en el archivo. Está seguro de que desea continuar? Si no selecciona por lo menos una carpeta para buscar, se le solicitará que seleccione carpetas. Ejecución de la búsqueda 79

80 Uso de Discovery Manager Express Edition 80 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

81 CAPÍTULO 5 Gestión de identidades Esta sección contiene los siguientes temas: Introducción Las mejores prácticas para la gestión de identidades Visualización de lista de registros de identidad Adición de registros de identidad Edición de registros de identidad Eliminación de los registros de identidad Gestión de elementos de identidad (direcciones) en registros de identidad Nota: Las identidades están disponibles en Discovery Manager Full Edition. Gestión de identidades 81

82 Gestión de identidades Introducción Las identidades están disponibles en Discovery Manager Full Edition. Por qué utilizar la gestión de identidades? En un entorno de correo electrónico, es posible asociar varias direcciones de correo electrónico con el buzón de correo de un solo usuario: una dirección primaria, direcciones SMTP, listas de distribución y direcciones históricas. El mismo usuario puede también tener los nombres de los compañeros de mensajería instantánea (IM) y las direcciones de Bloomberg en varios repositorios. Discovery Manager puede buscar: En todo el grupo de estas direcciones como una entidad, para proporcionar resultados fiables, consistentes y precisos. Si no se pudieran utilizar todas las direcciones, las búsquedas podrían ser inconsistentes o incompletas y se podría producir un error al enviar todo el correo electrónico de respuesta. Para el correo electrónico de los usuarios que ya no se encuentran en la libreta de direcciones. La gestión de identidades afronta estos requisitos. Qué cuestiones están implicadas en la gestión de identidades? Gestionar identidades implica trabajar con dos tipos de objetos: Registros de identidad Elementos de identidad Qué son los registros de identidad? En la sección siguiente, se describe un registro de identidad. Es un alias para varias direcciones de correo electrónico. Se puede utilizar en lugar de una dirección de correo electrónico en cualquier lugar en el que sea válida una dirección de correo electrónico dentro de una búsqueda. Está disponible para todas las materias. No es específico de la materia. Qué son los elementos de identidad? En la sección siguiente, se describe un elemento de identidad. Es una dirección de correo electrónico única asociada con un usuario y se incluye en un registro de identidad. Puede adoptar muchas formas diferentes, como: Dirección de Microsoft Exchange Dirección de IBM Lotus Domino/Notes Dirección SMTP 82 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

83 Gestión de identidades Nombre de compañero de IM Dirección de Bloomberg Los metadatos personalizados que se asociaron con los mensajes durante la recopilación con SourceOne, como EmployeeID o Departamento. Entre las propiedades de un elemento de identidad se incluyen el rango de fechas para el que la dirección es válida para el usuario. Este rango de fechas: Un formulario de documentación para el elemento de identidad. Su uso está indicado para las personas que trabajan en la materia. Discovery Manager no lo utiliza para los criterios de búsqueda. Qué funciones pueden gestionar las identidades? Para gestionar las identidades, debe tener la función Administrador de identidades. Qué es una situación de ejemplo de gestión de identidades habitual? Un escenario de ejemplo habitual para gestionar identidades puede incluir los siguientes pasos. 1. Una persona se nombra como persona de interés para una investigación. 2. Si existe un registro de identidad, el administrador de identidades verifica la libreta de direcciones para ver si hay alguna actualización para añadir en el registro de identidad. 3. Si no existe ningún registro de identidad, el administrador de identidades crea uno y verifica que todas las direcciones conocidas de la persona se hayan ingresado como elementos de identidad. 4. Durante el transcurso de la investigación, si los elementos de identidad adicionales se vuelven conocidos, el administrador de identidades actualiza el registro de identidad. A continuación, se vuelven a ejecutar las búsquedas pertinentes. Cómo se utilizan las identidades en Discovery Manager? Los gestores de materias e investigadores pueden utilizar identidades en Discovery Manager en cualquier lugar en donde puedan utilizar una dirección. Custodias: una manera de añadir custodias a una materia consiste en seleccionarlos de una lista de registros de identidad. Criterios de búsqueda: Los registros de identidad son válidos en los campos de dirección (Remitente, Destinatario, Propietario, Remitente o destinatario) cuando se especifican por medio de la libreta de direcciones. Las mejores prácticas para la gestión de identidades Las identidades están disponibles en Discovery Manager Full Edition. Crear identidades para todas las personas de interés: Todas las personas que se estén investigando. Las mejores prácticas para la gestión de identidades 83

84 Gestión de identidades Todas las personas que sean importantes en la materia. Crear identidades para todos los administradores de materias e investigadores. Crear identidades para todos los empleados que puedan estar involucrados en descubrimientos legales (por ejemplo, ejecutivos claves, departamento de Recursos Humanos, departamento de Investigación y Desarrollo). Utilizar identidades para las búsquedas en donde sea posible. Asegurarse de que al menos un usuario asignado a la materia tenga la función Administrador de identidades, para poder manejar las necesidades específicas de la materia para las identidades. Nota: Las identidades están disponibles para todas las materias estándares y no son específicas de cada materia. Visualización de lista de registros de identidad Para ver la lista de registros de identidad en el área Identidades, debe tener la función Administrador de identidades. Realice los siguientes pasos para ver una lista de los registros de identidad disponibles. 1. En el panel de navegación, haga clic en el botón Identidades. En el panel de trabajo se muestran los registros de identidad existentes, si los hay. Figura 45 Identidades: vista de resumen La barra de estado indica el número de identidades de la lista y el número de identidades seleccionadas. Figura 46 Identidades: barra de estado 84 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

85 Gestión de identidades Si no existe ninguna identidad y hace clic en el botón Identidades del panel de navegación, el panel de trabajo muestra el enlace con la etiqueta Nueva identidad (Ctrl-I) y el mensaje: No hay elementos para mostrar en esta vista. Nota: Las identidades están disponibles en Discovery Manager Full Edition. Vista de resumen La vista de resumen es la vista predeterminada. Los registros de identidad se muestran en una lista ordenada en la columna Nombre para mostrar. En la lista siguiente, se describen las columnas de la vista de resumen. Icono: El icono de tarjeta indica que el elemento mostrado es un registro de identidad. Nombre para mostrar: el nombre de la identidad (persona o grupo) como desea que aparezca en Discovery Manager. Descripción: la descripción de la identidad (persona o grupo) facilita la distinción entre los registros de identidad con nombres similares. Vista de detalles En la Vista de detalles, los registros de identidad se muestran en una lista ordenada en la columna Nombre para mostrar. Figura 47 Identidades: vista de detalles Visualización de lista de registros de identidad 85

86 Gestión de identidades En la lista siguiente, se describen las columnas de la vista de detalles. Tabla 4 Vista de detalles Columna Icono Nombre para mostrar Descripción Fecha de creación Fecha de modificación Descripción El icono de tarjeta indica que el elemento mostrado es un registro de identidad. El nombre de la identidad (persona o grupo) como desea que aparezca en Discovery Manager. La descripción de la identidad (persona o grupo) facilita la distinción entre los registros de identidad. Fecha y hora en la que se ha creado el registro de identidad. Fecha y hora en la que se modificó por última vez el registro de identidad. Icono: El icono de tarjeta indica que el elemento mostrado es un registro de identidad. Nombre para mostrar: el nombre de la identidad (persona o grupo) como desea que aparezca en Discovery Manager. Descripción: la descripción de la identidad (persona o grupo) facilita la distinción entre los registros de identidad. Fecha de creación: la fecha y la hora en que se creó el registro de identidad. Fecha de modificación: la fecha y la hora en que se modificó por última vez el registro de identidad. Adición de registros de identidad Las identidades están disponibles en Discovery Manager Full Edition. Realice los siguientes pasos para añadir un nuevo registro de identidad. 1. En el panel de navegación, haga clic en el botón Identidades. 2. Siga uno de los pasos siguientes: Si no hay ningún registro de identidad, haga clic en el enlace Nueva identidad (Ctrl-I) del panel de trabajo. Si no hay ningún registro de identidad, haga clic en el panel de trabajo y presione Ctrl-I. Si existen registros de identidad, haga clic con el botón secundario en cualquier parte del panel de trabajo y seleccione Nuevo. En el panel de cinta, realice uno de los pasos siguientes: Haga clic en la pestaña Identidades > Nueva identidad. Haga clic en la pestaña Archivo > Nuevo > Nueva identidad. Aparece la ventana Identidad. 86 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

87 Gestión de identidades Figura 48 Nueva identidad Nota: esquina inferior izquierda de la ventana Identidad muestra la información después de que añade los registros de identidad y cierra y reabre la ventana Identidad. 3. Especifique la información del nombre. 4. Especifique elementos (direcciones). 5. Siga uno de los pasos siguientes: Para guardar los cambios, realice uno de los siguientes pasos: En la pestaña Identidad en el panel de cinta, haga clic en Guardar y nuevo para guardar los cambios y borrar la ventana Identidad a fin de preparar una nueva identidad. En la pestaña Identidad en el panel de cinta, haga clic en Guardar y cerrar para guardar los cambios y cerrar la ventana Identidad. Para cerrar la ventana Identidad sin guardar los cambios, realice uno de los siguientes pasos: En el panel de cinta en la parte superior de la ventana Identidad, seleccione la pestaña Archivo > Salir. Haga clic en la X situada en la esquina superior derecha de la ventana Identidad. Especificación de la información del nombre de los registros de identidad Realice los siguientes pasos para especificar la información del nombre de un registro de identidad, en la ventana Identidad. 1. En el campo Nombre de identidad, escriba el nombre único de la identidad como desea que aparezca en Discovery Manager. El número máximo de caracteres es 256. Se recomienda utilizar entre 80 y 100 caracteres para obtener una visualización óptima. Adición de registros de identidad 87

88 Gestión de identidades 2. En el campo Comentarios, escriba una descripción de la identidad. Esto ayuda a distinguir los nombres similares y facilita a los gestores de materias la utilización de registros de identidad como una fuente de custodias. El número máximo de caracteres es Edición de registros de identidad Las identidades están disponibles en Discovery Manager Full Edition. Realice los siguientes pasos para editar un registro de identidad. 1. En el panel de navegación, haga clic en el botón Identidades. 2. En el panel de trabajo, realice uno de los pasos siguientes: Haga doble clic en el registro de identidad. Haga clic con el botón secundario en el registro de identidad y, a continuación, seleccione Abrir. Para abrir varios registros de identidad a la vez, selecciónelos antes de hacer clic con el botón secundario. Seleccione uno o varios registros de identidad y haga clic en Editar Identidad en la pestaña Identidades del panel de cinta. Seleccione uno o varios registros de identidad y presione Intro. Aparece la ventana Identidad. La esquina inferior izquierda de la ventana Identidad muestra la siguiente información: El campo Rangos de identidad válidos indica el rango de fechas para todos los elementos de identidad de la lista. El campo Creado el muestra la fecha en la que se creó el registro de identidad. 3. Para editar la información del nombre. 4. Para editar los elementos de identidad. 5. Siga uno de los pasos siguientes: En la pestaña Identidad en el panel de cinta, haga clic en Guardar y nuevo para guardar los cambios y borrar la ventana Identidad a fin de preparar una nueva identidad. En la pestaña Identidad en el panel de cinta, haga clic en Guardar y cerrar para guardar los cambios y cerrar la ventana Identidad. Haga clic en la X situada en la esquina superior derecha de la ventana Identidad para descartar los cambios. Eliminación de los registros de identidad No puede eliminar una identidad que se utiliza como una custodia en la materia. 88 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

89 Gestión de identidades Realice los siguientes pasos para eliminar un registro de identidad. 1. En el panel de navegación, haga clic en el botón Identidades. En el panel de trabajo se muestran los registros de identidad existentes. 2. Seleccione las identidades que desea eliminar. 3. Siga uno de los pasos siguientes: Haga clic con el botón secundario en los registros de identidad y, a continuación, seleccione Eliminar. Haga clic en Eliminar en la pestaña Identidad en el panel de cinta. Presione la tecla Eliminar. 4. En mensaje Identidad eliminar, realice uno de los pasos siguientes: Haga clic en Aceptar para confirmar la eliminación. Haga clic en Cancelar para cancelar la eliminación. Si intenta eliminar una identidad que se usa como custodia en una materia, aparece un mensaje de error: No se puede eliminar una identidad en uso. Gestión de elementos de identidad (direcciones) en registros de identidad Un elemento de identidad es una dirección o metadatos que se asocian a un nombre en un registro de identidad. Un registro de identidad puede contener más de un elemento de identidad. Adición de elementos de identidad a un registro de identidad Puede especificar direcciones o metadatos en un elemento de identidad. Especificación de una dirección en un elemento de identidad Realice los siguientes pasos para especificar direcciones en un elemento de identidad. 1. Abra la ventana Identidad. 2. En el área Elementos de identidad: a. Siga uno de los pasos siguientes: Haga clic en la flecha de la lista desplegable. Haga clic en el campo Elemento de identidad y presione la tecla de dirección hacia abajo. b. Seleccione un tipo de dirección: Gestión de elementos de identidad (direcciones) en registros de identidad 89

90 Gestión de identidades Figura 49 Elementos de identidad: tipos de dirección Exchange: se utiliza para seleccionar direcciones de la libreta de direcciones global de Exchange. Domino: se utiliza para seleccionar direcciones de la libreta de direcciones o el directorio de IBM Domino. En un entorno de Domino que utiliza el directorio nativo de Domino, este tipo de dirección se etiqueta Domino <Seleccionar directorio>. Si previamente elige Domino <Seleccionar directorio>, se selecciona el primer directorio de Domino de forma predeterminada. Objeto de AD: se utiliza para especificar un usuario o grupo de Active Directory como un elemento de identidad. Dirección: se utiliza para añadir direcciones manualmente (como direcciones de SMTP, MI y Bloomberg). También se utiliza para añadir entradas de mapeado de identidad de usuario de Xtender 4.8 (por ejemplo, [Identificador=5678]). Metadatos: se utiliza para añadir metadatos de ruta que se definieron en EMC SourceOne. Elemento de archivo: se utiliza para especificar la ruta UNC desde la cual se archivó originalmente el contenido del archivo. En el caso de los archivos que se encuentran archivados, un propietario es la ruta UNC desde la cual se archivó originalmente el archivo. Los investigadores pueden usar identidades que incluyan elementos Ubicación de archivo para buscar propietarios de archivos archivados. Nota: Si es un cliente de SourceOne File Archiving y archivó su contenido en versiones inferiores a 6.8, debe corregir el contenido recopilado anteriormente para que esta búsqueda funcione. Puede lograr esto ejecutando dos utilidades: * La versión 1.3 o superior de la utilidad ES1UpdateRecip actualiza el SQL Server de la implementación (ES1UpdateRecips). * La versión 1.4 o superior de la utilidad IMT actualiza todos los índices afectados (IndexMainenanceTool [IMT]). ES1UpdateRecip se envía como parte de la plataforma SourceOne y está disponible en el kit de la plataforma. IMT está disponible de manera separada. La documentación Léame de cada herramienta proporciona información más detallada. El tipo de dirección que selecciona se convierte en el valor predeterminado para el resto de la sesión. 3. Especifique las fechas reales para los elementos de identidad. 90 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

91 Gestión de identidades 4. En la pestaña Identidad en el panel de cinta, realice uno de estos pasos para guardar el registro de identidad: Haga clic en Guardar y nuevo para guardar los cambios y borrar la ventana Identidad a fin de preparar otra nueva identidad. Haga clic en Guardar y cerrar para guardar los cambios y cerrar la ventana Identidad. Métodos para añadir elementos de identidad para Exchange o Domino Si ha seleccionado Exchange o Domino en la sección anterior, utilice cualquiera de los métodos siguientes para añadir elementos de identidad. Libreta de direcciones Realice los siguientes pasos para elegir la dirección desde la libreta de direcciones. 1. En la ventana Identidad: a. Seleccione Exchange o Domino desde el menú desplegable de tipo de dirección. El menú desplegable muestra el tipo de dirección que se elige y funciona como un botón. b. Haga clic en el botón Exchange o Domino. Aparecerá el cuadro de diálogo Libreta de direcciones. Figura 50 Libreta de direcciones 2. En un entorno de Domino que utiliza el directorio nativo de Domino, en el campo Origen de Domino <Seleccionar directorio>, seleccione un directorio de Domino. Figura 51 Libreta de direcciones: Domino <Seleccionar directorio> Gestión de elementos de identidad (direcciones) en registros de identidad 91

92 Gestión de identidades 3. Siga uno de los pasos siguientes: En el campo Buscar, escriba el nombre completo o parcial de la persona y, a continuación, haga clic en Buscar. Nota: En un entorno de Domino que utiliza el directorio nativo de Domino, está buscando el nombre para mostrar, que se enumera por apellido. Si escribe el nombre de la persona, no obtendrá ningún resultado. Si escribe el apellido, obtendrá el nombre de la persona. Para buscar nombres utilizando los campos adicionales, haga clic en la flecha desplegable junto al botón Buscar y, a continuación, seleccione Búsqueda avanzada. En el cuadro de diálogo Búsqueda avanzada, escriba el criterio de búsqueda y, a continuación, haga clic en Aceptar. Nota: El cuadro de diálogo Búsqueda avanzada solo está disponible para los entornos de Exchange y para los entornos de Domino que utilizan LDAP. No está disponible para los entornos de Domino que utilizan el directorio nativo de Domino. Figura 52 Búsqueda avanzada 92 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

93 Gestión de identidades 4. Si se encuentran varias coincidencias, se abre el cuadro de diálogo Seleccionar dirección. Figura 53 Seleccionar dirección Nota: En Exchange, el cuadro de diálogo Seleccionar dirección muestra la columna Empresa en lugar de la columna Ubicación. 5. Seleccione los nombres correctos en el cuadro de diálogo Seleccionar dirección. 6. Haga clic en Aceptar. El cuadro de diálogo Seleccionar dirección se cierra y se muestran los nombres seleccionados en la Libreta de direcciones. 7. Para cerrar la Libreta de direcciones, realice uno de los pasos que se describen a continuación: Haga clic en Aceptar. Con la selección en el botón Aceptar o en la lista de nombres, presione Intro. Los elementos de identidad se muestran en la ventana Identidad. En los entornos LDAP de Exchange y Domino, al seleccionar nombres duplicados para usarlos como elementos de identidad, el nombre para mostrar y el nombre completo se mostrarán con una barra vertical entre ellos. Figura 54 Identidades: nombres duplicados Gestión de elementos de identidad (direcciones) en registros de identidad 93

94 Gestión de identidades Nombre o dirección exactos Realice los siguientes pasos para ingresar una dirección o un nombre exactos. 1. En el campo Elementos de identidad, escriba un nombre o una dirección exactamente como aparece en la libreta de direcciones. 2. Presione Intro o Ctrl-K, o haga clic en el icono situado a la derecha del campo Elementos de identidad. Las direcciones resueltas se añaden a la lista de elementos de identidad. Nombre o dirección parciales Realice los siguientes pasos para ingresar un nombre o una dirección parcial y que se resuelva. 1. En el campo Elementos de identidad, escriba un nombre o una dirección parcial. 2. Presione Intro. Como alternativa, en lugar de Intro, presione Ctrl-K o haga clic en el icono situado a la derecha del campo Elementos de identidad. 3. Seleccione las direcciones correctas en el cuadro de diálogo Seleccionar dirección. Figura 55 Seleccionar dirección Nota: En Exchange, el cuadro de diálogo Seleccionar dirección muestra la columna Empresa en lugar de la columna Ubicación. 94 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

95 Gestión de identidades 4. Haga clic en Aceptar. El cuadro de diálogo Seleccionar dirección se cierra y los elementos de identidad de los nombres seleccionados se muestran en la ventana Identidad. Cualquier nombre o dirección Si ha seleccionado Dirección en el campo Elementos de identidad, lo que escriba en el campo Elementos de identidad se añadirá a la lista de elementos de identidad. El número máximo de caracteres es 256. Realice los siguientes pasos si seleccionó Exchange o Domino en el campo Elementos de identidad. 1. En el campo Elementos de identidad, escriba cualquier nombre o dirección. 2. Presione Intro. Como alternativa, en lugar de Intro, haga clic en CTRL-K o haga clic en el icono situado a la derecha del campo Elementos de identidad. Si no se puede resolver el nombre o la dirección, se abre el cuadro de diálogo No se encontraron entradas. Figura 56 No se encontraron entradas 3. Siga uno de los pasos siguientes: Haga clic en Sí para añadir el nombre o la dirección exactamente como la ha escrito en la lista de elementos de identidad. Haga clic en No para cancelar la acción. Especificación de un objeto de Active Directory como elemento de una identidad Realice los siguientes pasos si seleccionó Objeto de AD en el campo Elementos de identidad. 1. Haga clic en la etiqueta del campo Objeto de AD. 2. En el cuadro de diálogo Seleccionar usuarios o grupos: a. Busque y seleccione el usuario. b. Haga clic en Aceptar. El objeto de Active Directory se añade a la lista de elementos de identidad. Gestión de elementos de identidad (direcciones) en registros de identidad 95

96 Gestión de identidades Especificación de una dirección en un elemento de identidad Si ha seleccionado Dirección en el campo Elementos de identidad, lo que escriba en el campo Elementos de identidad se añadirá a la lista de elementos de identidad. Realice los siguientes pasos para ingresar una lista delimitada de direcciones. 1. Utilice uno de los siguientes métodos: Copie y pegue una lista de direcciones delimitada de un archivo de texto. Escriba una lista de direcciones delimitada. Nota: Utilice una barra vertical ( ) como delimitador entre las direcciones. Se utiliza una barra vertical como delimitador en lugar de un punto y coma para que sea compatible con las direcciones X400 que puedan contener un punto y coma. La cantidad máxima de caracteres para cada dirección es 256. Si supera esta cantidad máxima, se producirá un error. Figura 57 Elementos de identidad: ejemplo de una lista de direcciones delimitada 2. Después de escribir, presione Intro. Como alternativa, haga clic en CTRL-K o en el icono situado a la derecha del campo Elementos de identidad. Especificación de metadatos de ruta en un elemento de identidad Los metadatos de ruta son específicos del sitio y se definen en EMC SourceOne fuera de Discovery Manager. Los ejemplos de metadatos son ID de empleado, ubicación o departamento. Los metadatos de ruta pueden ser útiles en las empresas que reutilizan las direcciones de correo electrónico. Realice los siguientes pasos para especificar metadatos en un elemento de identidad. 1. Abra la ventana Identidad. 2. En el área Elementos de identidad: a. Haga clic en la flecha desplegable o presione la flecha desplegable. b. Seleccione Metadatos. 3. En el segundo campo, haga clic en la flecha desplegable o presione la flecha hacia abajo y, a continuación, seleccione los metadatos en la lista desplegable. 4. En el tercer campo: a. Haga clic en la flecha desplegable o presione la flecha desplegable. b. Seleccione una de los siguientes operadores de comparación: Igual a No es igual a 96 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

97 Gestión de identidades 5. En el cuarto campo, ingrese el valor para los metadatos. Figura 58 Elementos de identidad: ejemplo de metadatos 6. Presione Intro. Como alternativa, haga clic en CTRL-K o en el icono situado a la derecha del campo Elementos de identidad. La entrada de metadatos se añade a la lista de elementos de identidad. 7. Especifique las fechas reales para los elementos de identidad. 8. En la pestaña Identidad en el panel de cinta, realice uno de estos pasos para guardar el registro de identidad: Haga clic en Guardar y nuevo para guardar los cambios y borrar la ventana Identidad a fin de preparar otra nueva identidad. Haga clic en Guardar y cerrar para guardar los cambios y cerrar la ventana Identidad. Especificación de una ubicación de archivo como elemento de identidad En el caso de los archivos que se encuentran archivados, un propietario es la ruta UNC desde la cual se archivó originalmente el archivo. Los investigadores pueden usar identidades que incluyan elementos Ubicación de archivo para buscar propietarios de archivos archivados. Nota: Si es un cliente de SourceOne File Archiving y archivó el contenido en versiones inferiores a la versión 6.8, debe corregir el contenido recopilado anteriormente para que esta búsqueda funcione. Puede lograr esto ejecutando dos utilidades: * La versión 1.3 o superior de la utilidad ES1UpdateRecip actualiza el SQL Server de la implementación (ES1UpdateRecips). * La versión 1.4 o superior de la utilidad IMT actualiza todos los índices afectados (IndexMaintenanceTool [IMT]). ES1UpdateRecip se envía como parte de la plataforma SourceOne y está disponible en el kit de la plataforma. IMT está disponible de manera separada. La documentación Léame de cada herramienta proporciona información más detallada. Si seleccionó Ubicación de archivo en el área Elementos de identidad: 1. Escriba una ruta UNC en el campo Elemento de identidad: \\servidor_de_archivos\recurso_compartido 2. Presione Intro. Como alternativa, haga clic en CTRL-K o en el icono situado a la derecha del campo Elementos de identidad. La ruta UNC se añade a la lista de elementos de identidad. Gestión de elementos de identidad (direcciones) en registros de identidad 97

98 Gestión de identidades Visualización de elementos de identidad Para cambiar la vista de los elementos de identidad que se muestran en la parte inferior de la ventana Identidad, en la cinta Identidad, seleccione una de las opciones siguientes en el campo Ver Elemento: Figura 59 Ver Elemento Resumen (predeterminado): muestra las siguientes columnas: Dirección, Fecha de inicio, Fecha de finalización y Tipo. Figura 60 Vista de resumen: elementos de identidad Detalles: muestra las siguientes columnas: Dirección, Fecha de inicio, Fecha de finalización, Fecha de creación, Fecha de modificación y Tipo. Figura 61 Vista de detalles: elementos de identidad 98 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

99 Gestión de identidades Especificación de las fechas reales de los elementos de identidad Especifique el rango de fechas durante el cual un elemento de identidad está en vigencia. Este rango de fechas: Un formulario de documentación para el elemento de identidad. Su uso está indicado para las personas que trabajan en la materia. Discovery Manager no lo utiliza para los criterios de búsqueda. La mejor práctica es añadir los rangos de fechas para los elementos de identidad a fin de poder realizar un seguimiento de la información de direcciones históricas. Esta documentación resulta útil cuando hay empleados con el mismo nombre o la empresa reutiliza las direcciones de correo electrónico. Realice los siguientes pasos para especificar el rango de fechas de vigencia de un elemento de identidad. 1. Abra la ventana Identidad. 2. Siga uno de los pasos siguientes: Haga clic con el botón secundario en un elemento de identidad de la lista y, a continuación, seleccione Editar fechas. Seleccione el elemento de identidad y, a continuación, seleccione Editar fechas de elementos en la cinta Identidad. 3. En el cuadro de diálogo Editar fechas: Figura 62 Editar fechas a. En el campo Fecha de inicio o el campo Fecha de finalización o ambos, escriba una fecha o haga clic en la flecha desplegable y seleccione una fecha del calendario. Nota: La fecha de finalización debe ser igual o mayor que la fecha de inicio. El valor mínimo para la fecha de inicio y para la fecha de finalización es 1/1/1970. Si ingresa un valor anterior a la fecha mínima, este se corregirá a 1/1/1970. No hay ninguna fecha máxima. b. Para borrar un campo de fecha, haga clic en el guión rojo situado junto a ese campo. c. Haga clic en Aceptar. Gestión de elementos de identidad (direcciones) en registros de identidad 99

100 Gestión de identidades Nota: Para especificar un rango de fechas no contiguo para el mismo elemento de identidad, añada el mismo elemento de identidad dos veces. Asigne un rango de fechas a la primera instancia del elemento de identidad y otro rango de fechas a la segunda instancia del elemento de identidad. Eliminación de los elementos de identidad (direcciones) de registros de identidad Realice los siguientes pasos para eliminar elementos de identidad (direcciones) desde un registro de identidad. 1. Abra la ventana Identidad. 2. En la parte inferior de la ventana Identidad, realice uno de los pasos siguientes: Haga clic con el botón secundario en un elemento de identidad de la lista y, a continuación, seleccione Eliminar. Seleccione el elemento de identidad de la lista y, a continuación, seleccione Eliminar elemento en la cinta Identidad. 100 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

101 CAPÍTULO 6 Gestión de etiquetas predeterminadas En esta sección, se describe cómo se gestionan las etiquetas predeterminadas para Discovery Manager y contiene los temas siguientes: Introducción Adición de etiquetas predeterminadas personalizadas Edición de etiquetas Eliminación de etiquetas Gestión de etiquetas predeterminadas 101

102 Gestión de etiquetas predeterminadas Introducción Las etiquetas son indicadores que se aplican a los elementos de una materia estándar para indicar los resultados de una revisión. Los investigadores asignan etiquetas a los elementos de una materia estándar. Los investigadores pueden ordenar y buscar en función de las etiquetas. Por ejemplo, los investigadores pueden usar una etiqueta para marcar elementos que desean exportar, para ordenar los elementos de esa etiqueta y luego seleccionar solamente aquellos elementos etiquetados que desea exportar. Los gestores de materias usan etiquetas para facilitar la estrategia del caso y para la creación de informes y la monitorización. Nota: Las etiquetas están disponibles en Discovery Manager Full Edition. Tipos de etiquetas Discovery Manager tiene dos tipos de etiqueta que los investigadores pueden asignar a los elementos de una materia estándar. Las etiquetas predeterminadas se añaden automáticamente a las nuevas materias estándares. Algunas etiquetas predeterminadas se proporcionan con Discovery Manager. Los administradores de etiquetas pueden crear etiquetas predeterminadas personalizadas. En esta sección, se explica cómo se gestionan las etiquetas predeterminadas. Las etiquetas específicas de la materia pueden asignarse solo a la materia estándar en la que son creadas por los gestores de materias. Función requerida Para gestionar las etiquetas predeterminadas, debe tener la función Administrador de etiquetas. Nota: Para gestionar las etiquetas específicas de la materia, debe tener el rol Gestor de materias para esa materia estándar. Etiquetas predeterminadas En la siguiente lista, se describen las etiquetas predeterminadas que se proporcionan con Discovery Manager Full Edition: Marcador: marca el elemento para su revisión posterior. Correo no deseado: indica que el elemento es correo no deseado o spam y que probablemente se lo eliminará de la materia estándar. Sin respuesta: indica que el elemento no es pertinente para la materia estándar. Propietario: indica que el elemento contiene información de propietario. 102 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

103 Gestión de etiquetas predeterminadas Con respuesta: indica que el elemento es pertinente para la materia estándar. Nota: Por diseño, los nombres y las descripciones de las etiquetas predeterminadas no están localizadas para evitar que las etiquetas editadas se sobrescriban si cambia de paquete de idioma. Etiquetas personalizadas Puede añadir etiquetas personalizadas y especificar un color para cada etiqueta. También puede editar las etiquetas predeterminadas proporcionadas con Discovery Manager. Adición de etiquetas predeterminadas personalizadas Hay 16 colores disponibles para las etiquetas. Puede reutilizar los colores. Quizás desee reservar colores específicos para ciertos tipos de etiquetas, para mantener una coherencia en la revisión y el procesamiento de la materia. Por ejemplo, puede reservar el azul para las etiquetas financieras. Realice los siguientes pasos para añadir una nueva etiqueta predeterminada y personalizada. 1. En el panel de navegación: a. Haga clic en el botón Administración. b. Haga clic en el nodo Administrador de etiquetas. En el panel de trabajo se muestran las etiquetas predeterminadas y las etiquetas personalizadas existentes. Figura 63 Administración: Gestor de etiquetas 2. En el panel de trabajo, haga clic en Nuevo. Se abre el cuadro de diálogo Crear etiqueta. Adición de etiquetas predeterminadas personalizadas 103

104 Gestión de etiquetas predeterminadas Figura 64 Crear etiqueta 3. (Obligatorio) En el campo Nombre, escriba un nombre único para la etiqueta. 4. (Opcional) En el campo Descripción, escriba una descripción de la etiqueta. 5. (Opcional) En el campo Color, seleccione un color para la etiqueta para facilitar su reconocimiento. 6. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios y cerrar el cuadro de diálogo Crear etiqueta. Nota: Las etiquetas nuevas se encuentran disponibles solo para las materias estándares creadas después de crear la etiqueta. Las etiquetas nuevas no se encuentran disponibles para las materias estándares existentes. Edición de etiquetas Puede editar las etiquetas predeterminadas que cree y las etiquetas predeterminadas proporcionadas con Discovery Manager. Realice los siguientes pasos para cambiar el nombre de una etiqueta o para editar otras propiedades. 1. En el panel de navegación: a. Haga clic en el botón Administración. b. Haga clic en el nodo Administrador de etiquetas. En el panel de trabajo se muestran las etiquetas predeterminadas y las etiquetas personalizadas existentes. 104 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

105 Gestión de etiquetas predeterminadas 2. En el panel de trabajo: a. Seleccione la etiqueta que desea editar. b. Haga clic en Editar. Se abre el cuadro de diálogo Editar Etiqueta. Figura 65 Editar Etiqueta 3. Para cambiar el nombre de la etiqueta, edite el campo Nombre. El nombre nuevo debe ser único. 4. (Opcional) En el campo Descripción, escriba una descripción de la etiqueta. 5. (Opcional) En el campo Color, seleccione un color para la etiqueta para facilitar su reconocimiento. 6. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios y cerrar el cuadro de diálogo Editar etiqueta. Nota: Los cambios hechos en una etiqueta se encuentran disponibles solo para las materias estándares creadas después de editar la etiqueta. Los cambios hechos en las etiquetas no se encuentran disponibles para las materias estándares existentes. Eliminación de etiquetas No puede eliminar una etiqueta asignada a un elemento. Quite la etiqueta de todos los elementos antes de eliminarla. Siga los siguientes pasos para eliminar una etiqueta. 1. En el panel de navegación: a. Haga clic en el botón Administración. b. Haga clic en el nodo Administrador de etiquetas. En el panel de trabajo se muestran las etiquetas predeterminadas y las etiquetas personalizadas existentes. 2. En el panel de trabajo: a. Seleccione la etiqueta que desea eliminar. b. Haga clic en Eliminar. Eliminación de etiquetas 105

106 Gestión de etiquetas predeterminadas 106 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

107 CAPÍTULO 7 Gestión de materias Esta sección contiene los siguientes temas: Introducción Acerca de las carpetas de retención Requisitos previos de materias estándares de Discovery Manager Mejores prácticas para la gestión de materias estándares Mejores prácticas para la creación de materias nuevas en particiones nuevas Creación de una materia personal Creación de una materia estándar Eliminación y colocación de materias estándares en Mis materias Edición de las propiedades de materia Gestión de elementos en una materia estándar Cierre de materias estándares Vista del informe de resumen de una materia Reapertura de materias estándares Eliminación de materias Nota: Todos los roles de gestión de materias se encuentran disponibles en Discovery Manager Full Edition. Gestión de materias 107

108 Gestión de materias Introducción Una materia es un caso, una litigación, una investigación o una auditoría normativa en la cual se deben encontrar y proporcionar archivos de correo electrónico u otros archivos pertinentes a una parte interesada de manera oportuna y justificable. Discovery Manager tiene dos tipos de materia: Materias personales: En la edición exprés de Discovery Manager, cada usuario tiene una materia personal en la que solo puede trabajar ese usuario. En Discovery Manager Full Edition, las materias personales son opcionales. Materias estándares: en Discovery Manager Full Edition, las materias estándares pueden compartirse entre varios investigadores. En Discovery Manager Express Edition: Solo están disponibles las materias personales. Se crea automáticamente una materia personal para cada usuario. No puede crear materias estándares. Solo la propiedad Buscar carpetas está disponible para las materias personales. En Discovery Manager Full Edition, la gestión de materias es el proceso de supervisión del ciclo de vida de una materia estándar. Acerca de las carpetas de retención Nota: Esta sección hace referencia a Discovery Manager Full Edition. Una carpeta de retención almacena copias de elementos que se han asignado a la materia estándar. Si necesita copias de elementos para retención legal, asocie una carpeta de retención con una materia estándar. Si su objetivo es realizar búsquedas con indexación de texto completo sobre elementos que se hayan asignado a la materia estándar, asigne los elementos a una carpeta de retención. Contar con una carpeta de retención asegura que los elementos se indexaron por texto completo y que los resultados de la búsqueda de palabras clave son coherentes. Si no asocia una carpeta de retención a una materia estándar, solo unos pocos campos de búsqueda estarán disponibles para una búsqueda en la materia. Puede especificar una carpeta de retención cuando crea una materia estándar o más adelante en Propiedades de materia. Una vez que especifica una carpeta de retención, no puede quitarla de la materia estándar. Puede especificar la misma carpeta de retención para varias materias estándares (una carpeta de retención compartida). Efectos de asociar una carpeta de retención con una materia estándar Nota: Esta sección hace referencia a Discovery Manager Full Edition. 108 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

109 Gestión de materias La asociación de una carpeta de retención con una materia estándar afecta los campos sobre los cuales un investigador puede realizar una búsqueda en el área Revisión de materia (una búsqueda dentro de la materia): Si una materia estándar tiene una carpeta de retención asociada, los campos sobre los cuales un investigador puede realizar búsquedas son los mismos que para las búsquedas de recopilación. También están disponibles los campos Etiquetas, Excluir etiquetas, Custodias y Excluir custodias. Si una materia estándar no tiene una carpeta de retención asociada, los campos sobre los cuales un investigador puede realizar búsquedas están limitados a Etiquetas, Excluir etiquetas, Custodias, Excluir custodias y Fecha de mensaje. Para que todos los campos estén disponibles en una búsqueda dentro de la materia, esta materia estándar debe tener una carpeta de retención asociada y los elementos que se encuentren en esa carpeta deben estar indexados por texto completo. Requisitos previos de materias estándares de Discovery Manager Nota: Esta sección hace referencia a Discovery Manager Full Edition. Creación de carpetas de retención En la sección siguiente, se describen los requisitos previos que deben cumplirse para poder crear materias estándares en Discovery Manager Full Edition. En esta sección, se incluye información sobre cómo crear carpetas de retención. Motivo Responsable Si va a utilizar carpetas de retención, las carpetas deben estar disponibles para ser seleccionadas durante la creación o edición de materias. Los administradores de EMC SourceOne son responsables de crear carpetas de retención. Consulte la Guía de instalación y administración de EMC Discovery Manager y la Guía de administración de EMC SourceOne Management para obtener más información. Especificación de usuarios que pueden trabajar en Discovery Manager En esta sección, se incluye información sobre cómo especificar usuarios autorizados para trabajar en Discovery Manager. Motivo Responsable Se deben especificar los usuarios de Discovery Manager antes de poder asignar administradores de materias e investigadores en una materia. Los administradores de usuarios de Discovery Manager son responsables de especificar usuarios. Requisitos previos de materias estándares de Discovery Manager 109

110 Gestión de materias Consulte Gestión de usuarios y funciones de toda la aplicación en la página 47 para obtener más información. (Opcional) Definir etiquetas predeterminadas personalizadas En esta sección, se incluye información sobre cómo definir etiquetas predeterminadas personalizadas. Motivo Responsable Si desea utilizar etiquetas predeterminadas personalizadas, defínalas antes de crear las materias que las utilizarán. Los administradores de etiquetas de Discovery Manager son responsables de definir etiquetas predeterminadas personalizadas. Consulte Gestión de etiquetas predeterminadas en la página 101 para obtener más información. Mejores prácticas para la gestión de materias estándares Nota: Esta sección hace referencia a Discovery Manager Full Edition. Puede utilizar un nombre de código numérico para la materia por cuestiones de confidencialidad, debido a que el nombre se le muestra al administrador de la aplicación, que es posible que no trabaje en la materia. Asigne un mínimo de dos gestores de materias a cada materia. El segundo gestor de materias puede actuar como respaldo en caso de que el gestor de materias primario no esté disponible. Cree una custodia para cada persona de interés en la materia. Asegúrese de que al menos uno de los usuarios especificados en la pestaña Administración de usuarios de Propiedades de materias también tenga la función Administrador de identidades de toda la aplicación. EMC recomienda que el administrador de EMC SourceOne Management se asegure de que las carpetas de archivo de EMC SourceOne utilizadas para retención legal tengan indexación de texto completo. Para obtener más información sobre requisitos y mejores prácticas de carpetas de retención legal, consulte: Guía de instalación y administración de EMC SourceOne Discovery Manager Guía de administración de EMC SourceOne Management. 110 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

111 Gestión de materias Mejores prácticas para la creación de materias nuevas en particiones nuevas Si su administrador de la aplicación Discovery Manager activó la opción, el Asistente de creación de materias incluye la opción Crear materia en partición de almacenamiento nueva. Nota: Consulte con su administrador de aplicaciones de Discovery Manager si debe usar la opción Crear materia en partición de almacenamiento nueva. Use esta opción únicamente para materias que cree que serán grandes (al menos, 30 millones de elementos). Creación de una materia personal Para crear una materia personal en Discovery Manager Express Edition o en Discovery Manager Full Edition, consulte Adición o eliminación de materias personales en la página 54. Creación de una materia estándar Nota: Esta sección hace referencia a Discovery Manager Full Edition. Siga los siguientes pasos para crear una materia estándar. 1. Asegúrese de tener el rol Propietario de materia. 2. Realice uno de los pasos siguientes. En el panel de navegación, haga clic en el botón Todas las materias y, a continuación, siga uno de estos pasos: Si no hay materias, haga clic en el enlace Nueva materia (Ctrl-M) en el panel de trabajo. Si no hay ninguna materia, haga clic en el panel de trabajo y presione Ctrl-M. Haga clic con el botón secundario en el nodo Todas las materias y, a continuación, seleccione Nueva materia. En el panel de navegación, haga clic en el botón Mis materias y, a continuación, realice uno de estos pasos: Si no hay materias, haga clic en el enlace Nueva materia (Ctrl-M) en el panel de trabajo. Si no hay ninguna materia, haga clic en el panel de trabajo y presione Ctrl-M. Haga clic con el botón secundario en el nodo Mis materias y, a continuación, seleccione Nueva materia. En el panel de cinta, realice uno de los pasos siguientes: Haga clic en la pestaña Materia > Nueva materia. Mejores prácticas para la creación de materias nuevas en particiones nuevas 111

112 Gestión de materias Haga clic en la pestaña Archivo > Nuevo > Nueva materia. Se inicia el Asistente de creación de materias. Las nuevas materias se muestran en el nodo Todas las materias y en el nodo Mis materias. Nota: En el Asistente de creación de materias se incluyen algunas propiedades de materia, pero no todas. Para establecer propiedades adicionales para una materia nueva, consulte Edición de las propiedades de materia en la página 117. Especificación de los ajustes generales Nota: Esta sección hace referencia a Discovery Manager Full Edition. Realice los siguientes pasos para especificar los ajustes generales. 1. En la primera página del Asistente de creación de materias, especifique los ajustes generales, como se describe en la lista siguiente. Campo Nombre: escriba el nombre de materia que desea que aparezca en Discovery Manager. Puede cambiar el nombre en cualquier momento en Propiedades de materia. Nota: Es posible que desee utilizar un nombre de código o una convención de nombres, especialmente si la materia es delicada. Los nombres de materias están visibles para los administradores de aplicaciones, que es posible que no trabajen en materias. Los caracteres en los nombres de materias no se validan. Puede escribir letras, números, espacios, signos de puntuación, paréntesis, guiones, guiones bajos y corchetes. Dado que los nombres de las materias se utilizan para asignar nombres a las exportaciones, se recomienda no utilizar los caracteres \ / : *? < > ni en los nombres de las materias, ya que no son válidos en los nombres de exportaciones. Nota: Se permiten los nombres duplicados. Si crea una materia y utiliza el nombre de una materia existente, no se notifica. Se hace deliberadamente por razones de seguridad, para evitar que los usuarios descubran materias para las que no disponen permisos. Campo Descripción (opcional): escriba un comentario o una nota sobre la materia. Puede añadir o modificar la descripción en cualquier momento en Propiedades de materia. Puede utilizar este campo para recopilar detalles sobre el historial de la materia, como razones para cambiar el estado de esta. Nota: La descripción está visible para todos los que trabajan en la materia y se encuentra en el informe de resumen de la materia. 112 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

113 Gestión de materias Campo Carpeta de retención: si solicita copias de mensajes para retención legal, especifique una carpeta de retención en donde guardar los mensajes que se hayan asignado a la materia. Puede especificar una carpeta de retención más adelante en Propiedades de materia si no especifica una ahora. Para especificar una carpeta de retención: a. Haga clic en Examinar o presione Ctrl-Intro. b. En el cuadro de diálogo Seleccionar carpeta de retención, seleccione una carpeta de retención para la materia y, a continuación, haga clic en Aceptar. Nota: Una vez que especifica una carpeta de retención durante la creación de una materia, no puede quitarla de la materia en Propiedades de materia. Crear materia en campo de nueva partición de almacenamiento: esta opción está disponible si el gestor de aplicaciones de Discovery Manager lo permite. Los valores válidos son: Seleccionada: cada materia personal nueva se crea en su propia partición. No seleccionada: no se crean materias personales en particiones individuales. Si se selecciona esta opción, se mostrará la siguiente advertencia: La creación de particiones de base de datos nuevas para cada materia afecta el rendimiento y los recursos de SQL Server, además de la administración y el mantenimiento de la base de datos. Consulte la Guía del usuario de Discovery Manager o la ayuda en línea para obtener más información sobre las opciones de particionamiento. Desea continuar con esta selección?[y] (Sí) [N] (No) Nota: Consulte a su administrador de aplicaciones de Discovery Manager antes de seleccionar esta opción. Use esta opción únicamente para materias que cree que serán grandes (al menos, 30 millones de elementos). Figura 66 Asistente de creación de materias: ejemplo de primera página Creación de una materia estándar 113

114 Gestión de materias 2. Haga clic en Siguiente para pasar a la página siguiente. Especificación de personas para trabajar en la materia estándar Nota: Esta sección hace referencia a Discovery Manager Full Edition. En la segunda página del Asistente de creación de materias, especifique las personas que pueden trabajar en esta materia y sus funciones específicas al respecto. Mejores prácticas: Asegúrese de que al menos uno de los usuarios asignados a la materia tenga el rol Administrador de identidades, que le permitirá encargarse rápidamente de las solicitudes para registros de identidad específicos de la materia. Asigne un mínimo de dos gestores de materias a cada materia. Figura 67 Segunda página del asistente de creación de materias De forma predeterminada, Propietario de materia se muestra con dos roles específicos de la materia: gestor de materias e investigador. Nota: Cada materia estándar debe tener al menos un gestor de materias y un investigador. La persona que crea la materia es el administrador de materias y el investigador predeterminados. Es recomendable especificar un segundo administrador de materias por si el primero no está disponible. Si no desea añadir más investigadores o cambiar el investigador predeterminado y, a continuación, puede hacer clic en Finalizar. 114 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

115 Gestión de materias Realice los siguientes pasos para especificar gestores de materias e investigadores. 1. Haga clic en Añadir. Aparecerá el cuadro de diálogo Seleccionar usuario. Figura 68 Seleccionar usuarios 2. Para cambiar la manera en que aparecen los usuarios en el cuadro de diálogo Seleccionar usuarios, utilice el menú desplegable ubicado en la esquina derecha superior. 3. Seleccione usuarios del cuadro de diálogo Seleccionar usuarios. (Solo los usuarios definidos por el administrador de usuarios aparecen en el cuadro de diálogo Usuarios. Si el nombre que necesita no está disponible, comuníquese con el administrador de usuarios). 4. Haga clic en Aceptar. Creación de una materia estándar 115

116 Gestión de materias 5. Asigne roles específicos de la materia: a. Seleccione el usuario de la lista. Puede seleccionar un usuario cada vez. b. Seleccione o borre una o las dos casillas de verificación siguientes, según corresponda: Gestor de materias Investigador Debe asignar a cada usuario al menos un rol específico de la materia. De lo contrario, aparecerá un cuadro de diálogo de error. Figura 69 Error: Usuario sin rol específico de la materia 6. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo de error. 7. Para quitar usuarios, seleccione los usuarios de la lista y, a continuación, haga clic en Quitar. Puede quitar su nombre de la lista si no va a ser investigador. 8. Haga clic en Finalizar para cerrar el asistente. 9. Para que se enumeren todas las nuevas materias estándares en Todas las materias, actualice la vista. Para ello, debe salir de Todas las materias y volver a la vista Todas las materias. Eliminación y colocación de materias estándares en Mis materias Nota: Esta sección hace referencia a Discovery Manager Full Edition. Los gestores de materias e investigadores asignados a una nueva materia estándar pueden verla incluido en una lista de las áreas Todas las materias y Mis materias. Mis materias está pensada como la ubicación para las materias activas (materias sobre las cuales está trabajando). Puede eliminar materias estándares del área Mis materias y puede colocarlas nuevamente en la misma área. Nota: Al quitar una materia estándar de Mis materias se elimina esa materia de la lista. Solo un usuario que sea propietario de materia y, al mismo tiempo, gestor de materias puede eliminar una materia estándar del sistema. 116 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

117 Gestión de materias Eliminación de materias estándares de Mis materias Nota: Esta sección hace referencia a Discovery Manager Full Edition. Siga los siguientes pasos para eliminar una materia estándar del área Mis materias. 1. Haga clic en el botón Mis materias en el panel de navegación. 2. En el nodo Mis materias, haga clic con el botón secundario en la materia y, a continuación, seleccione Eliminar de Mis materias. La materia estándar continuará apareciendo en el área Todas las materias. Puede volver a colocarla en Mis materias en cualquier momento. Colocación de una materia estándar en Mis materias Nota: Esta sección hace referencia a Discovery Manager Full Edition. Siga los siguientes pasos para colocar las materias estándares en el área Mis materias. 1. Para ver todas las materias estándares que se le han asignado, haga clic en el botón Todas las materias en el panel de navegación. 2. En el nodo Todas las materias, haga clic con el botón secundario en la materia estándar y, a continuación, seleccione Agregar a Mis materias. Para comprobarlo, haga clic en el botón Mis materias en el panel de navegación. Nota: La colocación de una materia estándar en el área Mis materias no la quita del área Todas las materias. Edición de las propiedades de materia La edición de Discovery Manager y el tipo de materia determinan las propiedades disponibles para edición: En Discovery Manager Full Edition, las propiedades de la materia indican la estrategia de la investigación o el caso, como, las palabras clave conocidas y el usuario que se asignó a la materia estándar. Los gestores de materias pueden: Editar las propiedades que se especificaron en el momento en que se creó la materia estándar. Especificar las propiedades adicionales que no están disponibles en el Asistente de creación de materias. En la edición exprés de Discovery Manager, solo está disponible la propiedad Buscar carpetas para materias personales. Edición de las propiedades de materia 117

118 Gestión de materias Realice los siguientes pasos para editar las propiedades de una materia, en el panel de navegación. 1. En el panel de navegación, haga clic en el botón Mis materias o en el botón Todas las materias. 2. Siga uno de los pasos siguientes: Para acceder a todas las propiedades de la materia estándar, haga clic con el botón secundario en el panel de navegación y, a continuación, seleccione Propiedades. Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades de materia. Para acceder a las propiedades concretas de la materia: a. Haga clic en la materia en el panel de navegación. b. En el panel de cinta, haga clic en la pestaña Materia. Figura 70 Pestaña Materia en el panel de cinta: Discovery Manager c. Haga clic en uno de los siguientes iconos de la pestaña Materia según se describe en la siguiente tabla. Tabla 5 Iconos de propiedades de materias en el panel de cinta Icono Abre esta pestaña en el cuadro de diálogo Propiedades de materia. La pestaña General está disponible en Discovery Manager Full Edition. Las etiquetas están disponibles en Discovery Manager Full Edition. La pestaña Buscar carpetas está disponible en Discovery Manager Full Edition. La pestaña Gestión de usuarios está disponible en Discovery Manager Full Edition. La pestaña Metadatos está disponible en Discovery Manager Full Edition. La pestaña Fechas está disponible en Discovery Manager Full Edition. La pestaña Palabras clave está disponible en Discovery Manager Full Edition. Las custodias están disponibles en Discovery Manager Full Edition. 3. Para guardar los cambios y cerrar el cuadro de diálogo Propiedades de materia, haga clic en Aceptar. 118 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

119 Gestión de materias Nota: Si ingresó información no válida en el cuadro de diálogo Propiedades de materia, el botón Aceptar no estará disponible. Pestaña General Utilice la pestaña General en Propiedades de materia para editar el nombre, la descripción, la fecha de vencimiento y el estado de la materia estándar. Figura 71 Propiedades de materia: pestaña General La pestaña General muestra la información que se ha proporcionado en el momento de la creación o edición de la materia estándar, como se describe en la lista siguiente. Campo Nombre (obligatorio): escriba un nombre para la materia como desea que aparezca en Discovery Manager. Puede cambiar el nombre en cualquier momento en Propiedades de materia. Nota: Es posible que desee utilizar un nombre de código o una convención de nombres, especialmente si la materia es delicada. Los nombres de materias están visibles para los administradores de aplicaciones, que es posible que no trabajen en materias. Los caracteres en los nombres de materias no se validan. Puede escribir letras, números, espacios, signos de puntuación, paréntesis, guiones, guiones bajos y corchetes. Dado que los nombres de las materias se utilizan para asignar nombres a las exportaciones, se recomienda no utilizar los caracteres \ / : *? ni < > en los nombres de materias, puesto que no son válidos. Nota: Se permiten los nombres duplicados. Si crea una materia y utiliza el nombre de una materia existente, no se notifica. Se hace deliberadamente por razones de seguridad, para evitar que los usuarios descubran materias para las que no disponen permisos. Edición de las propiedades de materia 119

120 Gestión de materias Campo Descripción (opcional): escriba un comentario o una nota sobre la materia. Puede añadir o modificar la descripción en cualquier momento en Propiedades de materia. Puede utilizar este campo para recopilar detalles sobre el historial de la materia, como razones para cambiar el estado de esta. Nota: La descripción está visible para todos los que trabajan en la materia y se encuentra en el informe de resumen de la materia. Campo Carpeta de retención: si no se especificó una carpeta de retención cuando se creó la materia estándar, puede especificar una carpeta de retención en este momento. No puede editar la carpeta de retención si ya se especificó una. Si solicita copias de mensajes para retención legal, especifique una carpeta de retención en la cual guardar los elementos que se hayan asignado a la materia estándar. Si su objetivo es realizar búsquedas de índices de texto completo sobre elementos asignados a una materia estándar, asegúrese de que la materia tenga una carpeta de retención. Si asigna una carpeta de retención a una materia estándar a la que ya le han asignado elementos, esos elementos se copiarán automáticamente a la carpeta de retención. Una vez que selecciona una carpeta de retención, no puede quitarla de la materia estándar. Para especificar una carpeta de retención: 1. Haga clic en Examinar o presione Ctrl-Intro. 2. En el cuadro de diálogo Seleccionar carpeta de retención, seleccione una carpeta de retención para la materia estándar y, a continuación, haga clic en Aceptar. Crear materia en campo de nueva partición de almacenamiento: esta opción está disponible si el gestor de aplicaciones de Discovery Manager lo permite. Los valores válidos son: Seleccionado: Cada materia personal nueva se creará en su propia partición. No seleccionado: No se crearán materias personales en particiones individuales. Si se selecciona esta opción, se mostrará la siguiente advertencia: La creación de particiones de base de datos nuevas para cada materia afecta el rendimiento y los recursos de SQL Server, además de la administración y el mantenimiento de la base de datos. Consulte la Guía del usuario de Discovery Manager o la ayuda en línea para obtener más información sobre las opciones de particionamiento. Desea continuar con esta selección? [Y] (Sí) [N] (No) Estado: para cambiar el estado de una materia estándar, seleccione una de las opciones siguientes: Abierto Cerrada 120 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

121 Gestión de materias Pestaña Gestión de usuarios El estado predeterminado de una materia estándar nueva es Abierto. Utilice la pestaña Gestión de usuarios en Propiedades de materia para realizar lo siguiente: Especificar usuarios para trabajar en la materia estándar. Asignar las funciones específicas de la materia (administrador de materias e investigador) para esos usuarios. El usuario puede tener los roles de gestor de materias e investigador en la misma materia estándar. Mejores prácticas: Asigne un mínimo de dos gestores de materias a cada materia estándar. Asegúrese de que al menos uno de los usuarios especificados en la pestaña Administrador de usuarios también tenga la función de toda la aplicación Administrador de identidades. Nota: En Discovery Manager, cada materia estándar debe tener al menos un investigador hasta que se complete el trabajo relacionado con la materia. Figura 72 Propiedades de materia: pestaña Gestión de usuarios La pestaña Gestión de usuarios muestra la información que se ha proporcionado en el momento de la creación o edición de la materia estándar. Los usuarios que se quitaron de una materia estándar no podrán ver más la materia en Todas las materias o en Mis materias. Nota: No puede cambiar el estado de la materia a Cerrado y quitarse a sí mismo de la materia en la misma operación. Si intenta realizar ambas acciones en la misma operación, se mostrará el siguiente mensaje de error: Advertencia: El estado de la materia se ha cambiado a CERRADO. No puede eliminarse a sí mismo de una materia en estado cerrado. Cuando haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo, la materia pasa al estado Edición de las propiedades de materia 121

122 Gestión de materias Cerrado, pero usted todavía aparece en la pestaña Administración de usuarios. Debe volver a abrir la materia, quitarse a sí mismo y, a continuación, otro gestor de materias que se asigne a esta deberá cerrarla. Pestaña Buscar carpetas Consideraciones y limitaciones La pestaña Buscar carpetas está disponible en ambas ediciones de Discovery Manager. Utilice la pestaña Buscar carpetas en Propiedades de materia para especificar las carpetas que estarán disponibles para la búsqueda en una materia. Revise las siguientes consideraciones y limitaciones. Solo se pueden realizar búsquedas en las carpetas con los siguientes permisos: La cuenta de servicio primario de EMC SourceOne tiene el permiso de lectura completa. Para los gestores de materias, solo las carpetas a las cuales los administradores de SourceOne hayan otorgado acceso para gestores de materias. Nota: Los administradores de Management configuran los permisos en todas las carpetas de búsqueda, como se describe en la Guía de instalación y administración de EMC SourceOne Discovery Manager y la Guía de administración de EMC SourceOne Management. Las carpetas sin retención que usted especifica solo se aplican para las búsquedas de recopilación. Las búsquedas de revisión solo se aplican a los elementos que se han asignado a una materia estándar. Las búsquedas de revisión no se realizan en las carpetas sin retención. Nota: Las búsquedas de revisión están disponibles en Discovery Manager Full Edition. No debe especificar una carpeta de retención como una fuente de recopilación, salvo que desee realizar búsquedas de recopilación para elementos que estén en retención en otras materias estándares. Nota: Las carpetas de retención están disponibles en Discovery Manager Full Edition. En Discovery Manager Express Edition, los usuarios que realizan una búsqueda pueden seleccionar carpetas de la lista de carpetas para las que la cuenta de servicio primario de EMC SourceOne dispone del permiso de lectura completa. Los usuarios no pueden añadir carpetas. En Discovery Manager Full Edition, los investigadores que realizan una búsqueda pueden seleccionar carpetas entre las que ha especificado, pero no añadir ninguna. En Discovery Manager, los administradores de materias pueden añadir o quitar carpetas de la pestaña Buscar carpetas en cualquier momento durante la investigación. Sin embargo, al quitar una carpeta de búsqueda de la pestaña Buscar 122 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

123 Gestión de materias carpetas después de que un investigador la haya seleccionado en una búsqueda de recopilación se afectarán los resultados de dicha búsqueda. Si se quita una carpeta de búsqueda, no se afectarán las búsquedas que ya se hayan ejecutado. Figura 73 Propiedades de materia: pestaña Buscar carpetas Especificación de carpetas de búsqueda en Propiedades de materia Haga lo siguiente para especificar carpetas de búsqueda. Para realizar búsquedas en todas las carpetas, seleccione la casilla de verificación Carpetas en la parte superior de la columna de casillas de verificación. Para buscar carpetas seleccionadas, seleccione las casillas de verificación junto a las carpetas individuales. Nota: Debe seleccionar al menos una carpeta. Eliminación de carpetas de búsqueda no válidas en Propiedades de materia Si más tarde se elimina una carpeta de búsqueda especificada de EMC SourceOne Management o si los permisos cambian en la carpeta de búsqueda, la pestaña Buscar carpetas en Propiedades de materia muestra esa carpeta en rojo. Realice los siguientes pasos para eliminar la carpeta de búsqueda no válida de la materia. 1. Desactive la casilla de verificación junto a la carpeta en rojo. 2. Haga clic en Aceptar. Edición de las propiedades de materia 123

124 Gestión de materias Pestaña Metadatos La pestaña Metadatos está disponible en Discovery Manager Full Edition. Utilice la pestaña Metadatos en Propiedades de materia para sugerir los metadatos del elemento personalizado en los cuales buscar. Metadatos de elemento personalizado: Consiste en información sobre el elemento que fue capturado durante el archivado o el procesamiento posterior. Es específico del sitio. Ya se ha aplicado a elementos en el sistema de archivado utilizando un producto de otros fabricantes, no en Discovery Manager. Figura 74 Propiedades de materia: pestaña Metadatos El campo Nombre del campo muestra Recuperando mientras se completa. Siga los siguientes pasos para especificar los metadatos de elementos personalizados en los cuales buscar. 1. En el campo Nombre del campo, seleccione el campo de los metadatos del elemento en los cuales se debe realizar la búsqueda. 2. En el campo Condición, seleccione una de las condiciones siguientes: Igual a No equivale a 3. En el campo Valor, ingrese el valor para los metadatos. El número máximo de caracteres es Haga clic en Añadir para añadir los criterios de búsqueda de metadatos a la lista. Nota: En la columna Operador, el símbolo!= significa No equivale a. 5. Repita los pasos del 1 al 4 para cada campo de metadatos que desee especificar. 124 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

125 Gestión de materias 6. Para quitar una entrada de metadatos de la lista, seleccione la entrada y, a continuación, haga clic en Quitar. Nota: Solo se puede seleccionar una entrada a la vez. 7. Para editar una entrada de metadatos: a. Seleccione la entrada en la lista. b. Haga clic en Editar. c. Edite las propiedades de metadatos en el cuadro de diálogo Editar metadatos. Pestaña Fechas Utilice la pestaña Fechas en Propiedades de materia para especificar una fecha de vencimiento y sugerir un rango de fechas de recopilación. Figura 75 Propiedades de materia: pestaña Fechas Nota: La pestaña Fechas está disponible en Discovery Manager Full Edition. Edición de las propiedades de materia 125

126 Gestión de materias Rango sugerido de fechas de recopilación Puede sugerir intervalos de fechas para orientar a los investigadores en Discovery Manager. Los rangos de fechas no se usan como criterios predeterminados para las búsquedas de recopilación. Si no desea especificar un rango de fechas de recopilación, en el campo Condición, seleccione Ninguno (opción predeterminada). Realice los siguientes pasos para especificar un rango de fechas de recopilación. 1. En el campo Condición, seleccione una de las opciones siguientes: Antes Después del Activado Entre 2. En el campo Valor, realice uno de los pasos siguientes: Haga clic en la flecha desplegable y, a continuación, seleccione una fecha del calendario. Haga clic en el campo y, a continuación, escriba la fecha. 3. Si ha seleccionado Entre en el paso 1: El campo Valor contiene la fecha actual. El campo Y contiene la fecha del valor más un día. Por ejemplo, si define el campo Valor en 1/1/2010 (1 de Enero de 2010), el campo Y mostrará la fecha 1/2/2010 (2 de Enero de 2010) de forma predeterminada. Especifique la fecha inicial del rango en el campo Valor y la fecha final del rango en el campo Y. Figura 76 Propiedades de materia: pestaña Fechas. Ejemplo de rango sugerido de fechas de recopilación 126 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

127 Gestión de materias Fecha de vencimiento de la materia Vea las siguientes consideraciones acerca del campo Fecha de vencimiento. La fecha de vencimiento es opcional. Puede ser la fecha de la reunión calendarizada antes de la cual todas las búsquedas de recopilación preliminares deben estar activas y asignadas. Puede ser la fecha de la auditoría de SEC calendarizada. Por ejemplo, puede utilizar la fecha de vencimiento para informar a los investigadores cuándo deben estar disponibles los resultados de exportación. La materia no se cierra automáticamente cuando se alcanza la fecha. Las fechas válidas son la fecha de hoy o cualquier fecha después de hoy. Si ingresa una fecha de vencimiento que no es válida, la fecha de vencimiento predeterminada será la fecha de hoy. Para especificar una fecha, haga clic en la flecha desplegable del campo Fecha de vencimiento y, a continuación, seleccione una fecha de vencimiento del calendario. Pestaña Etiquetas Utilice la pestaña Etiquetas en Propiedades de materia para crear, editar y eliminar las etiquetas específicas de la materia. Una etiqueta consiste en metadatos aplicados a un elemento en la fase de revisión, como Responde o Marcador. Las etiquetas predeterminadas están disponibles para todas las materias estándares. Puede quitarlas de la lista si no desea que estén disponibles para la materia estándar. Nota: Las etiquetas están disponibles en Discovery Manager Full Edition. Figura 77 Propiedades de materia: pestaña Etiquetas Adición de etiquetas específicas de la materia Siga los siguientes pasos para añadir una nueva etiqueta específica de la materia. 1. En la pestaña Etiquetas de Propiedades de materia, haga clic en Nuevo. Se abre el cuadro de diálogo Crear etiqueta. Edición de las propiedades de materia 127

128 Gestión de materias Figura 78 Crear etiqueta Edición de las etiquetas específicas de la materia 2. En el campo Nombre, escriba un nombre único para la etiqueta. 3. (Opcional) En el campo Descripción, escriba una descripción de la etiqueta. 4. (Opcional) En el campo Color, seleccione un color para la etiqueta para facilitar su reconocimiento. 5. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios y cerrar el cuadro de diálogo Crear etiqueta. Complete el siguiente procedimiento para cambiar el nombre de una etiqueta específica de la materia o para editar otras propiedades. 1. En la pestaña Etiquetas de Propiedades de materia: a. Seleccione la etiqueta específica de la materia que desea editar. b. Haga clic en Editar. Se abre el cuadro de diálogo Editar etiqueta. Figura 79 Editar Etiqueta 128 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

129 Gestión de materias 2. Para cambiar el nombre de la etiqueta, edite el campo Nombre. El nombre nuevo debe ser único. 3. (Opcional) En el campo Descripción, escriba una descripción de la etiqueta. 4. (Opcional) En el campo Color, seleccione un color para la etiqueta para facilitar su reconocimiento. 5. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios y cerrar el cuadro de diálogo Editar etiqueta. Eliminación de etiquetas específicas de la materia Realice los siguientes pasos para eliminar una etiqueta específica de la materia, en la pestaña Etiquetas de Propiedades de materia. 1. Seleccione la etiqueta que desea eliminar. 2. Haga clic en Eliminar. Nota: Las etiquetas predeterminadas se muestran para todas las materias estándares. Al eliminar una etiqueta predeterminada de la lista en una materia estándar, la etiqueta predeterminada continúa existiendo en el sistema y sigue estando disponible para otras materias estándares. Edición de las propiedades de materia 129

130 Gestión de materias Pestaña Palabras clave Utilice la pestaña Palabras clave en Propiedades de materia a fin de especificar las palabras clave para las búsquedas de recopilación. Figura 80 Propiedades de materia: pestaña Palabras clave Las palabras clave se incluyen automáticamente en los criterios de búsqueda de cualquier búsqueda de recopilación creada en la materia estándar. Los investigadores pueden eliminar estas palabras clave de los criterios de búsqueda si así lo desean. Para especificar las palabras clave, escríbalas en el cuadro de texto Palabras clave. Separe las palabras clave con un espacio. Nota: La pestaña Palabras clave está disponible en Discovery Manager Full Edition. La búsqueda de palabras clave trabaja sobre elementos que están indexados por texto completo. 130 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

131 Gestión de materias Pestaña Custodias Utilice la pestaña Custodias en Propiedades de materia para crear, editar y eliminar las custodias para una materia estándar. Figura 81 Propiedades de materia: pestaña Custodias Una custodia es un término de descubrimiento legal que hace referencia al propietario de un documento o de un elemento de prueba, o a quien tenía el elemento en un momento dado. Los investigadores asignarán la custodia a los elementos. Los investigadores pueden ordenar los elementos a partir de un análisis basado en las custodias y separar los archivos de exportación en conjuntos individuales para el usuario. Nota: Las custodias están disponibles en Discovery Manager Full Edition. Adición de custodias Realice los siguientes pasos para añadir una custodia. 1. En la pestaña Custodias de Propiedades de materia, haga clic en Nuevo. Se abre el cuadro de diálogo Crear custodia. Figura 82 Crear custodia 2. En el campo Nombre: Edición de las propiedades de materia 131

132 Gestión de materias a. Siga uno de los pasos siguientes: Haga clic en la flecha de la lista desplegable. Presione la tecla hacia abajo. b. Seleccione una de las siguientes fuentes para el nombre de la custodia: Exchange. Domino. Identidades. Manual. Nota: El origen que seleccione será el valor predeterminado para el resto de la sesión. 3. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios y cerrar el cuadro de diálogo Crear custodia. Nota: Si selecciona una identidad para usarla como custodia y otro usuario la elimina de Discovery Manager, recibirá el siguiente mensaje de error al hacer clic en Aceptar para cerrar Propiedades de materia: No se puede resolver la entrada Identidad <identidad>. Selección de custodia mediante la Libreta de direcciones Después de seleccionar Exchange, Domino o Identidades en la lista desplegable Nombres, la etiqueta del botón desplegable cambia para mostrar su elección. 1. Haga clic en el botón desplegable. Aparecerá el cuadro de diálogo Libreta de direcciones. El campo Fuente muestra el nombre de la fuente que seleccionó previamente en el cuadro de diálogo Crear custodia. Figura 83 Libreta de direcciones 132 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

133 Gestión de materias 2. En un entorno de Domino que utiliza el directorio nativo de Domino, en el campo Origen de Domino <Seleccionar directorio>, seleccione un directorio de Domino. Figura 84 Libreta de direcciones: Domino <Seleccionar directorio> Libreta de direcciones de Exchange o Domino Realice los siguientes pasos para Exchange o Domino. 1. Siga uno de los pasos siguientes: Escriba el nombre completo o parcial de la persona en el campo Buscar y siga uno de los pasos que se describen a continuación: Haga clic en Buscar. Con la selección en el campo Buscar, presione Intro. Si se encuentra un nombre que coincide exactamente con los criterios, se añade a la lista de manera automática. El campo Buscar se vuelve a seleccionar y se borra el valor que contiene para que pueda buscar varias entradas rápidamente. En un entorno de Domino que utiliza el directorio nativo de Domino, está buscando el nombre para mostrar, que se enumera por apellido. Si escribe el nombre de la persona, no obtendrá ningún resultado. Si escribe el apellido, obtendrá el nombre de la persona. Para buscar nombres utilizando los campos adicionales, haga clic en la flecha desplegable junto al botón Buscar y, a continuación, seleccione Búsqueda avanzada. En el cuadro de diálogo Búsqueda avanzada, escriba el criterio de búsqueda y, a continuación, haga clic en Aceptar. Nota: El cuadro de diálogo Búsqueda avanzada solo está disponible para los entornos de Exchange y para los entornos de Domino que utilizan LDAP. No está disponible para los entornos de Identidades o para los entornos de Domino que utilizan el directorio nativo de Domino. Edición de las propiedades de materia 133

134 Gestión de materias Figura 85 Búsqueda avanzada 2. Si se encuentran varias coincidencias, se abre el cuadro de diálogo Seleccionar dirección. Figura 86 Seleccionar dirección a. Seleccione el nombre correcto del cuadro de diálogo Seleccionar dirección. Nota: Si utiliza el cuadro de diálogo Seleccionar dirección para seleccionar custodias, solo puede seleccionar una custodia a la vez. b. Haga clic en Aceptar. El cuadro de diálogo Seleccionar dirección se cierra y el nombre seleccionado aparece en la Libreta de direcciones. Libreta de direcciones de identidades Realice los siguientes pasos para las identidades. 1. Realice uno de los siguientes pasos en el campo Buscar: Para ver todas las identidades, deje en blanco el campo Buscar. Para filtrar identidades, escriba el nombre completo o parcial de la identidad. 2. Siga uno de los pasos siguientes: 134 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

135 Gestión de materias Haga clic en Buscar. Con la selección en el campo Buscar, presione Intro. 3. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Libreta de direcciones. 4. Si aparece más de un nombre en el cuadro de diálogo Libreta de direcciones, se abre el cuadro de diálogo Múltiples entradas en uso: No se puede crear una custodia usando más de una entrada. Elimine las entradas hasta que quede solo una. Figura 87 Se encontraron múltiples identidades a. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Múltiples entradas en uso. b. Elimine todas las entradas menos una de la lista que se encuentra en el cuadro de diálogo Libreta de direcciones. c. Para cerrar la Libreta de direcciones, realice uno de los pasos que se describen a continuación: Haga clic en Aceptar. Con la selección en el botón Aceptar o en la lista de nombres, presione Intro. El nombre se muestra en la pestaña Custodias en el cuadro de diálogo Propiedades de materia. Edición de las propiedades de materia 135

136 Gestión de materias Escribir nombres de custodias Después de seleccionar una opción en la lista desplegable Nombre, puede escribir directamente un nombre de custodia sin necesidad de ir al cuadro de diálogo Libreta de direcciones. 1. En el campo Nombre, escriba un nombre único que contenga solo caracteres alfanuméricos. No se aceptan caracteres especiales (como Nota: No puede editar el nombre de la custodia después de haber guardado los cambios. 2. Presione Ctrl-K o haga clic en el icono situado a la derecha del campo Nombre. El resultado depende de lo que haya seleccionado en la lista desplegable Nombre: Si ha seleccionado Exchange o Domino, el nombre que ha escrito se resuelve en comparación con la libreta de direcciones. Si no se puede resolver el nombre, se abre el cuadro de diálogo No se encontraron entradas. Figura 88 No se encontraron entradas Seleccione Sí para añadir el nombre como lo ha escrito a la lista de custodias. Si ha seleccionado Identidades, el nombre que escribe se resuelve en comparación con los registros de identidad de Discovery Manager. Si no se puede resolver el nombre o la dirección, se abre el cuadro de diálogo No se encontraron entradas. Seleccione Sí para añadir el nombre o la dirección exactamente como la ha escrito en la lista de custodias. Si ha seleccionado Manual, el nombre que escribe no se resuelve en comparación con la libreta de direcciones ni los registros de identidad. Cualquier cosa que escriba se añadirá a la lista de custodias después de realizar el paso En el cuadro de diálogo Crear custodia, haga clic en Aceptar para añadir el nombre a la lista de custodias. 136 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

137 Gestión de materias Edición de la descripción de la custodia Puede utilizar la descripción de la custodia para distinguir entre custodias con nombres similares. Siga los siguientes pasos para editar la descripción de una custodia. 1. En la pestaña Custodias de Propiedades de materia: a. Seleccione la custodia que desea editar. b. Haga clic en Editar. Se abre el cuadro de diálogo Editar custodia. Figura 89 Editar custodia 2. Edite la descripción. 3. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios y cerrar el cuadro de diálogo Editar custodia. Nota: No puede editar el nombre de una custodia. Eliminación de custodias Realice los siguientes pasos para eliminar una etiqueta específica de la materia, en la pestaña Custodias de Propiedades de materia. 1. Seleccione la custodia que desea eliminar. 2. Haga clic en Eliminar o presione la tecla Eliminar. Nota: No puede eliminar una custodia que se asigna a un elemento. Para poder eliminar la custodia, debe quitar todos los elementos antes de poder eliminar esa custodia. Gestión de elementos en una materia estándar Nota: Esta sección hace referencia a Discovery Manager Full Edition. En la sección siguiente, se describe cómo gestionar elementos en una materia estándar. Gestión de elementos en una materia estándar 137

138 Gestión de materias Adición de mensajes a una materia estándar Para añadir mensajes a una materia estándar, consulte Recopilación de contenido para materias en la página 145. Nota: La asignación de mensajes a una materia estándar está disponible en Discovery Manager Full Edition. Revisión de los mensajes de una materia estándar Para revisar mensajes en una materia estándar, consulte Revisión de contenido en materias en la página 237. Nota: Revisión de materia está disponible en Discovery Manager Full Edition. Eliminación de elementos de una materia estándar Puede quitar elementos de una materia estándar en el área Revisión de materia después de asignarlos a la materia, no en el área Búsqueda de recopilación. Para eliminar elementos del área Revisión de materia, consulte Eliminación de elementos de Revisión de materia en la página 252. Nota: Revisión de materia está disponible en Discovery Manager Full Edition. Vista del informe de resumen de una materia En Discovery Manager Express Edition o en Discovery Manager Full Edition, un usuario puede ver o imprimir el informe de resumen de su materia personal. En Discovery Manager Full Edition, un gestor de materias o un investigador pueden ver o imprimir el informe de resumen de materia para una materia estándar. El resumen de la materia es una guía útil para los investigadores. Nota: Para las materias creadas en versiones anteriores a Discovery Manager 7.0, es posible que los informes de resumen de materias muestren el mensaje "datos inaccesibles" para la nueva información introducida con Discovery Manager 7.0. Realice los siguientes pasos para ver información de resumen de una materia. 1. En el panel de navegación, haga clic en el botón Mis materias o en el botón Todas las materias. Nota: El botón Todas las materias está disponible en Discovery Manager Full Edition. 2. Seleccione la materia en el panel de navegación o el panel de trabajo. Nota: Mientras se está eliminando una materia, esta no se puede seleccionar en el panel de navegación. El nodo de la materia se etiqueta como Eliminando... y permanece en un estado desactivado. 138 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

139 Gestión de materias El informe de resumen de la materia aparece en el panel de vista previa. Figura 90 Ejemplo de un informe de resumen de materia Nota: En Discovery Manager Express Edition, solo se muestran las columnas Nombre y Descripción en la parte superior del área Mis materias o Todas las materias. Cuando una materia se haya eliminado y ya no esté disponible, el resumen de materia indicará El asunto ya no existe en letra cursiva gris. Barra de herramientas del informe Use los iconos de la barra de herramientas que se encuentra en la parte superior del informe de resumen de materia para actualizar el informe, guardar el informe como un archivo XPS, imprimir el informe o mostrar una vista previa de impresión. Figura 91 Barra de herramientas del informe Vista del informe de resumen de una materia 139

140 Gestión de materias Información que se muestra La siguiente tabla describe la información que se muestra en un informe de resumen de materia. Algunas secciones en el informe están expandidas y se muestran de forma predeterminada. Otras secciones están contraídas de forma predeterminada. Para mostrar una sección contraída, haga clic en el botón de flecha a la derecha de la etiqueta de la sección. Tabla 6 Informe de resumen de materia (1 de 2) Sección Campo Descripción Resumen de materia Creado por Creado Fecha de vencimiento Modificado Descripción Estado Carpeta de retención El nombre de la materia. Nombre del usuario de Discovery Manager que creó la materia. Fecha en que se creó la materia. Fecha de vencimiento de la materia, especificada en el Asistente de creación de materias o la pestaña General del cuadro de diálogo Propiedades de materia. Fecha en la cual se modificaron por última vez las propiedades de materia. Descripción de la materia. Para materias personales, este campo está en blanco. En las materias estándares de Discovery Manager, se especifica en el Asistente de creación de materias o en la pestaña General del cuadro de diálogo Propiedades de materia. Estado de la materia (Abierta o Cerrada). En las materias estándares de Discovery Manager, esto se especifica en la pestaña General del cuadro de diálogo Propiedades de materia o en el panel de cinta (pestaña Materia > campo Estado). En las materias estándares de Discovery Manager, el nombre de la carpeta de retención legal se especifica en el Asistente de creación de materias o en la pestaña General del cuadro de diálogo Propiedades de materia. 140 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

141 Gestión de materias Tabla 6 Informe de resumen de materia (2 de 2) Sección Campo Descripción Propiedade s de materia Estadísticas Estado Buscar carpetas Custodias Criterios de búsqueda sugeridos Etiquetas específicas de la materia Plantilla Cantidad actual de mensajes Cantidad de custodias Recuento de etiquetas Lista de carpetas para buscar, especificada en la pestaña Buscar carpetas del cuadro de diálogo Propiedades de materia. (Discovery Manager Full Edition) Lista de las custodias, especificadas en la pestaña Custodias del cuadro de diálogo Propiedades de materia. (Discovery Manager Full Edition) Rango de fechas de recopilación: rango de fechas para recopilación, especificado en la pestaña Criterios del cuadro de diálogo Propiedades de materia. Palabras clave: palabras clave sobre las cuales realizar la búsqueda, especificadas en la pestaña Criterios del cuadro de diálogo Propiedades de materia. Metadatos personalizados: metadatos sobre los cuales realizar la búsqueda, especificados en la pestaña Metadatos del cuadro de diálogo Propiedades de materia. (Discovery Manager Full Edition) Lista de las etiquetas definidas para la materia estándar, especificadas en la pestaña Etiquetas del cuadro de diálogo Propiedades de materia. Para materias personales, este campo enumera el nombre del usuario junto con el rol Buscar y exportar. Esta función se asigna automáticamente a cada usuario y no está visible en la pantalla Administrador de usuarios. En las materias estándares, este campo muestra los usuarios de Discovery Manager asignados al trabajo con la materia, especificados en la pestaña Gestión de usuarios del cuadro de diálogo Propiedades de materia. (Discovery Manager Full Edition) Número total de elementos y el almacenamiento total asociado (en KB) para los elementos que presenten los siguientes estados: Asignado a materia Elementos retenidos Elementos no etiquetados Elementos sin custodias (Discovery Manager Full Edition) Lista de custodias, sus nombres, el número total de elementos a los que se ha asignado cada custodia, el almacenamiento total asociado (en KB) y descripciones. (Discovery Manager Full Edition) Lista de nombres de etiquetas, el número total de elementos a los que se ha asignado cada etiqueta, el almacenamiento total asociado (en KB) y descripciones. Muestra los nombres y el estado de: Búsquedas de recopilación Búsquedas de revisión Trabajos de exportación Para las búsquedas de recopilación y revisión, el informe también muestra la carpeta de organización en la que se encuentra la búsqueda. Para búsquedas de recopilación, el informe también muestra el número de veces que se ha ejecutado la búsqueda. Vista del informe de resumen de una materia 141

142 Gestión de materias Cierre de materias estándares Nota: Esta sección hace referencia a Discovery Manager Full Edition. Realice los siguientes pasos para cerrar una materia estándar seleccionada. Cambie el estado a Cerrado en uno de los siguientes campos de Estado. En la pestaña General de Propiedades de materia. En la pestaña Materia del panel de cinta. Reapertura de materias estándares Nota: Esta sección hace referencia a Discovery Manager Full Edition. Realice los siguientes pasos para cerrar reabrir una materia estándar seleccionada. Cambie el estado a Abierto en uno de los siguientes campos de Estado. En la pestaña General de Propiedades de materia. En la pestaña Materia del panel de cinta. Eliminación de materias Eliminación de materias personales Eliminación de materias estándares En la sección siguiente, se describe cómo eliminar materias estándares y personales. En Discovery Manager Express Edition o en Discovery Manager Full Edition, el administrador de usuarios puede eliminar cualquier materia personal de la pantalla Administrador de usuarios. Cuando una materia personal se elimina para un usuario, todas las búsquedas y las exportaciones asociadas con esa materia se eliminan del sistema. La información de auditoría permanece en la base de datos. En Discovery Manager Full Edition, un usuario con los roles Propietario de materia y Gestor de materias puede eliminar una materia estándar. Al eliminar una materia estándar: desaparece de la lista de materias para todos los usuarios asignados para trabajar en la materia. Se eliminan todos los elementos retenidos para la materia estándar. Las materias con trabajos en ejecución no se pueden eliminar. Siga los siguientes pasos para eliminar una materia estándar. 142 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

143 Gestión de materias 1. En el panel de navegación, haga clic en el botón Mis materias o en el botón Todas las materias. 2. Siga uno de los pasos siguientes: Haga clic con el botón secundario en la materia estándar y, a continuación, seleccione Eliminar. Haga clic en la materia estándar y, a continuación, haga clic en Eliminar en la pestaña Inicio en el panel de cinta. 3. Cuando aparezca el mensaje de confirmación Eliminar materia, haga clic en Aceptar para confirmar la eliminación. Eliminación de materias 143

144 Gestión de materias 144 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

145 CAPÍTULO 8 Recopilación de contenido para materias En esta sección, se describe cómo crear y gestionar búsquedas, y cómo añadir contenido a una materia. Incluye los siguientes temas: Requisitos previos Recopilación de contenido para una lista de verificación de materias Visualización de la lista de búsquedas de recopilación para una materia Visualización de un informe resumido de recopilación Creación de búsquedas de recopilación Adición y eliminación de columnas Edición de las propiedades de búsqueda Especificación de carpetas de búsqueda Calendarización de una búsqueda Calendarización de una búsqueda Visualización de una búsqueda de recopilación Copia de búsquedas de recopilación Cambio de nombre de búsquedas de recopilación Utilización de carpetas para organizar las búsquedas de recopilación Ejecución de una búsqueda de recopilación Re-ejecución de una búsqueda de recopilación Monitorización del progreso de la búsqueda Visualización de errores de búsqueda Visualización de historial de búsqueda Visualización de resultados de búsqueda de recopilación Selección de resultados Asignación de resultados de búsqueda de recopilación a una materia estándar Eliminación de búsquedas Monitorización del estado de las operaciones para una materia Recopilación de contenido para materias 145

146 Recopilación de contenido para materias Requisitos previos En la edición exprés de Discovery Manager, se crea automáticamente una materia personal para cada usuario. Cada usuario tiene de forma predeterminada el rol Buscar y exportar. En Discovery Manager Full Edition: Para recopilar y asignar contenido para una materia estándar, debe tener el rol Investigador. Las materias personales son opcionales. Recopilación de contenido para una lista de verificación de materias En los pasos siguientes, se describen los pasos principales para recopilar contenido para una materia. 1. La materia tiene una búsqueda existente que pueda utilizar? Si no es así, cree una. Si es así, copie la búsqueda existente. 2. Los campos de búsqueda predeterminados/existentes son adecuados? Si no lo son, personalícelos. Si lo son, especifique los criterios de búsqueda. 3. Especifique las propiedades de búsqueda y las carpetas en las que se va a buscar. 4. Especifique cuándo ejecutar la búsqueda. Nota: La calendarización de búsquedas está disponible en Discovery Manager Full Edition. 5. Ejecute la búsqueda. 6. Asigne resultados de búsqueda a la materia. Nota: La asignación de resultados de búsqueda a una materia estándar está disponible en Discovery Manager Full Edition. 146 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

147 Recopilación de contenido para materias Visualización de la lista de búsquedas de recopilación para una materia Realice los siguientes pasos para ver una lista de las búsquedas de recopilación existentes para una materia, en el panel de navegación. 1. Haga clic en el botón Mis materias o en el botón Todas las materias. Nota: El botón Todas las materias está disponible en Discovery Manager Full Edition. 2. Expanda el nodo de la materia. 3. Haga clic en el nodo Área de recopilación. Si no existen búsquedas o carpetas de búsqueda para la materia, en el panel de trabajo se muestran dos enlaces: Nueva búsqueda (Ctrl-S). Nueva carpeta (Ctrl-F). Disponible en Discovery Manager Full Edition. Figura 92 Área de recopilación: sin búsquedas ni carpetas de búsqueda Si las búsquedas existen, en el panel de trabajo se muestran las búsquedas de recopilación de la materia, entre ellas, las búsquedas que ha organizado en carpetas. Las búsquedas en las que se produjeron errores aparecen en rojo en el panel de trabajo. Para obtener información sobre el error, haga clic en la entrada roja para ampliar el nodo de búsqueda. Las carpetas de organización están disponibles en Discovery Manager Full Edition. En la lista siguiente, se describe la información que se muestra para cada búsqueda en un nodo Área de recopilación seleccionado. Nombre: el nombre de la búsqueda de recopilación. Estado: el estado de la búsqueda de recopilación: Creado: no se ha ejecutado ni calendarizado la ejecución de la nueva búsqueda. En espera: La búsqueda está esperando a iniciar el procesamiento de elementos. Visualización de la lista de búsquedas de recopilación para una materia 147

148 Recopilación de contenido para materias En cola: La búsqueda se ha puesto en línea de espera debido a una carga de back-end. En ejecución: La búsqueda está procesando elementos de forma activa. Suspendido: La búsqueda en ejecución se ha suspendido. Reanudando: La búsqueda suspendida se ha reanudado. Deteniendo: la búsqueda en ejecución se está interrumpiendo. Detenido: la búsqueda en ejecución de ha detenido. Detenido debido a los límites de la búsqueda: La búsqueda en ejecución ha finalizado porque se ha devuelto el número máximo de resultados de búsqueda. Incompleto: La búsqueda ha devuelto resultados incompletos. Finalizado: La búsqueda ha finalizado correctamente. Error: La búsqueda no se ha podido realizar correctamente. Eliminando: la búsqueda se está eliminando. Desconocido: El estado de la búsqueda es desconocido. Nota: Cada vez que se ejecuta una búsqueda, un nuevo subnodo se crea debajo del nodo de búsqueda. Cada subnodo representa una ocurrencia anterior de la búsqueda. Visualización de un informe resumido de recopilación Puede ver dos tipos de informes de resumen de búsqueda de recopilación. Un informe que muestra información para todas las instancias (ejecuciones) de una búsqueda de recopilación Un informe que muestra información para una sola instancia (ejecución) de una búsqueda de recopilación Use los iconos de la barra de herramientas que se encuentra en la parte superior del informe de resumen de materia para actualizar el informe, guardar el informe como un archivo XPS, imprimir el informe o mostrar una vista previa de impresión. Figura 93 Barra de herramientas del informe Nota: Para las búsquedas de recopilación creadas en versiones anteriores a Discovery Manager 7.0, es posible que los informes de resumen de recopilación muestren el mensaje "datos inaccesibles" para la nueva información introducida con Discovery Manager Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

149 Recopilación de contenido para materias Visualización del informe de todas las instancias de una búsqueda de recopilación Realice los siguientes pasos para ver un informe de resumen para todas las instancias de una búsqueda de recopilación. 1. En el panel de navegación: a. Haga clic en el botón Mis materias o en el botón Todas las materias. Nota: El botón Todas las materias está disponible en Discovery Manager Full Edition. b. Expanda la materia que contiene la búsqueda haciendo clic en el signo más (+) situado al lado del nombre de la materia. c. Expanda el nodo Área de recopilación. d. Seleccione el nodo de búsqueda nombrado para el que desea un informe. 2. En el panel de trabajo, haga clic en la pestaña Resumen para ver el informe. Figura 94 Informe de resumen de recopilación de todas las instancias de búsqueda La lista siguiente describe la información que aparece sobre la búsqueda de recopilación seleccionada. Búsqueda de recopilación: nombre de la búsqueda. Fecha de creación: fecha en que se creó la búsqueda. Creado por: nombre del usuario de Discovery Manager que creó la búsqueda. Estado: estado de la búsqueda después de la última vez que se ejecutó. Criterios: muestra los campos de búsqueda utilizados y sus valores. La sección Criterios del informe muestra los criterios de búsqueda utilizados más recientemente. No realiza un seguimiento de los cambios realizados a los criterios de búsqueda. Ejecuciones: muestra el historial de búsqueda. Cada fila contiene información sobre una ocurrencia (instancia) de búsqueda, equivalente a un subnodo con fecha de la búsqueda que aparece en el panel de navegación. Cada fila muestra la siguiente información sobre una instancia de búsqueda: No: el orden en que se ejecutó la instancia. Visualización de un informe resumido de recopilación 149

150 Recopilación de contenido para materias Ejecutado por: el nombre del usuario de Discovery Manager que ejecutó esa instancia. Cuándo: la fecha y hora en la que se ejecutó la instancia. Estado: el estado de la instancia. Elementos procesados: el número de elementos procesados por la instancia de búsqueda. Una entrada roja indica que ocurrió un error cuando se ejecutó la búsqueda. Expanda la entrada para ver los detalles del error. Nota: Cuando cambia el valor de Resultados máximos de búsqueda en Propiedades de búsqueda antes de ejecutar o volver a ejecutar una búsqueda, y esta se detiene porque alcanza el número máximo de resultados de búsqueda, el informe de resumen de búsqueda muestra el estado Detenido debido a límite de aciertos únicamente para la primera instancia de búsqueda. Especifique un valor bajo para Resultados máximos de búsqueda solo cuando esté probando los criterios de búsqueda. Especifique un valor alto para Resultados máximos de búsqueda en un entorno de producción. Visualización del informe de una sola instancia de una búsqueda de recopilación Realice los siguientes pasos para ver un resumen de búsqueda de recopilación para una sola instancia de una búsqueda de recopilación. 1. En el panel de navegación: a. Haga clic en el botón Mis materias o en el botón Todas las materias. Nota: El botón Todas las materias está disponible en Discovery Manager Full Edition. b. Expanda la materia que contiene la búsqueda haciendo clic en el signo más (+) situado al lado del nombre de la materia. c. Expanda el nodo Área de recopilación. d. Expanda el nodo de nombre de búsqueda. e. Seleccione el nodo de la instancia (fecha) de búsqueda para el que desea un informe. 150 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

151 Recopilación de contenido para materias 2. En el panel de trabajo, haga clic en la pestaña Resumen para ver el informe. Figura 95 Instancia de búsqueda de informe de resumen de recopilación La lista siguiente describe la información mostrada sobre la instancia seleccionada de la búsqueda de recopilación. Búsqueda de recopilación: nombre de la búsqueda a la que pertenece esta instancia. Fecha de ejecución: fecha y hora en que se ejecutó esta instancia de búsqueda. Ejecutado por: nombre del usuario de Discovery Manager que ejecutó esta instancia de búsqueda. Estado: estado de la búsqueda después de la última vez que se ejecutó. Elementos procesados: el número de elementos procesados en esta instancia de búsqueda. Máximo de aciertos: el número máximo de resultados de búsqueda, configurado en el cuadro de diálogo Propiedades de búsqueda. Nota: Cuando cambia el valor de Resultados máximos de búsqueda en Propiedades de búsqueda antes de ejecutar o volver a ejecutar una búsqueda, y esta se detiene porque alcanza el número máximo de resultados de búsqueda, el informe de resumen de búsqueda muestra el estado Detenido debido a límite de aciertos únicamente para la primera instancia de búsqueda. Especifique un valor bajo para Resultados máximos de búsqueda solo cuando esté probando los criterios de búsqueda. Especifique un valor alto para Resultados máximos de búsqueda en un entorno de producción. Carpetas: El número de carpetas buscadas y sus nombres. Direcciones: el número y la lista de direcciones encontradas. Visualización de un informe resumido de recopilación 151

152 Recopilación de contenido para materias Creación de búsquedas de recopilación Realice los siguientes pasos para crear una búsqueda de recopilación, en el panel de navegación. 1. Haga clic en el botón Mis materias o en el botón Todas las materias. Nota: El botón Todas las materias está disponible en Discovery Manager Full Edition. 2. Expanda la materia para la que desea crear una búsqueda. 3. Siga uno de los pasos siguientes: Si no existe ninguna búsqueda, haga clic en el enlace Nueva búsqueda (Ctrl-S). Si no existe ninguna búsqueda, haga clic en el panel de trabajo y presione Ctrl-S. Haga clic con el botón secundario en el nodo Área de recopilación de la materia y, a continuación, seleccione Nueva búsqueda. En el panel de cinta, haga clic en la pestaña Buscar/Exportar > Nueva búsqueda. Haga clic con el botón secundario en una carpeta que se haya utilizado para organizar búsquedas. Las carpetas de organización están disponibles en Discovery Manager Full Edition. Como alternativa, para una materia sin ninguna búsqueda, puede seleccionar el nodo Área de recopilación en el panel de navegación y, a continuación, hacer clic en el enlace Nueva búsqueda en el panel de trabajo. Aparece una búsqueda denominada Nueva búsqueda en el nodo Área de recopilación. Si ya existe una búsqueda con esa denominación, se agrega el número (1) a Nueva búsqueda. Figura 96 Nueva búsqueda 4. Edite el nombre de la nueva búsqueda y, a continuación, presione Intro. Nota: Los nombres de las búsquedas de recopilación no necesitan ser únicos dentro del Área de recopilación de una materia. 5. Haga clic en el nodo de búsqueda nombrado recientemente. 152 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

153 Recopilación de contenido para materias El panel de trabajo muestra el área de criterios de búsqueda, que contiene los campos de búsqueda predeterminados para el tipo de contenido predeterminado (Todo). La parte superior del área de criterios de búsqueda muestra: Para una búsqueda de recopilación: El nombre de la búsqueda Los nombres de las carpetas de búsqueda seleccionadas para la búsqueda o Todas las carpetas Las palabras clave definidas para la materia en el campo no etiquetado Palabra clave Para una búsqueda de revisión: El nombre de la búsqueda El nombre de la carpeta de retención, si existe una asignada a la materia. 6. Especifique los criterios de búsqueda. Adición y eliminación de columnas Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager. Siga los siguientes pasos para añadir o eliminar columnas de la cuadrícula de resultados de búsqueda. 1. En el panel de cinta, seleccione Seleccionador de campo en la pestaña Inicio. Se abre el cuadro de diálogo Seleccionador de campo. Muestra las columnas disponibles para los tipos de contenido que se seleccionan en la lista desplegable Buscar. 2. Realice uno de los pasos siguientes para cada casilla de verificación: Para añadir una columna a los resultados de búsqueda, seleccione la casilla de verificación situada junto al nombre de la columna. Para quitar una columna de los resultados de búsqueda, desactive la casilla de verificación situada junto al nombre de la columna. Figura 97 Seleccionador de campo Adición y eliminación de columnas 153

154 Recopilación de contenido para materias Nota: Las columnas de la cuadrícula se ajustan de manera automática al área visible. No hay barra de desplazamiento horizontal. Si cambia el tamaño del ancho de una columna, se ajustan todos los anchos de las demás columnas. Edición de las propiedades de búsqueda Consideraciones y limitaciones En esta sección, se describe la edición de las propiedades de búsqueda. Revise las siguientes consideraciones y limitaciones antes de editar las propiedades de búsqueda. Puede editar todas las propiedades de una búsqueda actual que aún no se haya ejecutado. Solo puede editar el campo Resultados máximos de búsqueda de una búsqueda actual que se haya ejecutado. No puede editar las propiedades de búsqueda mientras se está ejecutando una búsqueda. No puede editar las propiedades de búsqueda para una instancia de búsqueda (una ocurrencia anterior de una búsqueda). Acerca de la casilla de verificación "Siempre realizar búsquedas de índices de texto completo" En el cuadro de diálogo Propiedades de búsqueda, use la casilla de verificación Siempre realizar búsquedas de índices de texto completo para especificar si desea realizar búsquedas de índices de texto completo. Seleccione la casilla de verificación Siempre realizar búsquedas de índices de texto completo si desea buscar elementos mediante búsquedas de índices de texto completo. Desactive la casilla de verificación Siempre realizar búsquedas de índices de texto completo si desea buscar elementos mediante búsquedas solamente en la base de datos (búsqueda relacional). El administrador de la aplicación puede especificar el valor predeterminado de la opción Búsqueda en índices de texto completo en Administración > Configuración. Esa configuración pasa a ser el valor predeterminado para la casilla de verificación Siempre realizar búsquedas de índices de texto completo en el cuadro de diálogo Propiedades de búsqueda: Nota: Si desea recopilar información rápidamente para realizar una evaluación de caso, resulta útil deseleccionar la casilla de verificación Siempre realizar búsquedas de índices de texto completo. Sin embargo, es posible que obtenga muchos falsos positivos o no obtenga elementos pertinentes. Aunque se deseleccione la casilla de verificación Siempre realizar búsquedas de índices de texto completo, Discovery Manager aún puede realizar búsquedas de texto completo 154 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

155 Recopilación de contenido para materias en determinados casos. De manera predeterminada, los campos de búsqueda como Palabra clave, Asunto, Cuerpo, Dominio de remitente y Dominio de destinatario realizan una búsqueda de índices de texto completo en los mensajes del Archivo Nativo de EMC SourceOne. También se produce una búsqueda de indexación de texto completo si se introducen valores de forma manual en un campo de dirección. En las versiones anteriores de Discovery Manager 7.0, esta opción se denominaba Siempre buscar mensajes incorporados y estaba desactivada de manera predeterminada. Discovery Manager 7.0 conserva la configuración existente de las búsquedas anteriores hasta que el usuario la cambia manualmente. Búsqueda de remitentes o destinatarios en mensajes incorporados La casilla de verificación Siempre realizar búsquedas de índices de texto completo afecta los resultados de las búsquedas que implican los campos de búsqueda Remitente, Destinatario o ambos. Si selecciona la casilla de verificación Siempre realizar búsquedas de índices de texto completo al utilizar los campos de búsqueda Remitente, Destinatario o ambos, Discovery Manager: Realiza una búsqueda con indexación de texto completo en el campo Remitente y/o Destinatario. Arroja elementos con mensajes incorporados que coinciden con los criterios especificados. Si desactiva la casilla de verificación Siempre realizar búsquedas de índices de texto completo al utilizar los campos de búsqueda Remitente y/o Destinatario, Discovery Manager: Realiza una búsqueda en la base de datos (búsqueda relacional) en los campos Remitente y/o Destinatario. No arroja elementos con mensajes incorporados que coinciden con los criterios especificados. Por ejemplo, supongamos que los dos mensajes siguientes se encuentran en el archivo. El Mensaje1 tiene como destinatario a C y no contiene un mensaje incorporado. El Mensaje2 tiene como destinatarios a A y B, y contiene un mensaje incorporado que tiene como destinatario a C. Figura 98 Ejemplo de mensaje Si especifica como destinatario a C en el campo Destinatario, los resultados de búsqueda dependen de que se haya seleccionado la casilla de verificación Siempre realizar búsquedas de índices de texto completo: Edición de las propiedades de búsqueda 155

156 Recopilación de contenido para materias Si seleccionó la casilla de verificación Siempre realizar búsquedas de índices de texto completo, el resultado de la búsqueda arrojará el Mensaje 1 y el Mensaje 2. Si no ha seleccionado la casilla de verificación Siempre realizar búsquedas de índices de texto completo, solo se muestra el Mensaje 1. Procedimiento de edición de propiedades de búsqueda Siga los siguientes pasos para editar las propiedades de búsqueda, entre ellas, la especificación de las carpetas de búsqueda. 1. Siga uno de los pasos siguientes: En el panel de navegación del nodo Área de recopilación, haga clic con el botón secundario en el nodo de búsqueda y, a continuación, seleccione Propiedades. En el panel de trabajo, haga clic en la flecha desplegable que se encuentra a la derecha del campo no etiquetado de palabra clave y seleccione Propiedades de búsqueda. Figura 99 Flecha desplegable Haga clic en el nodo de búsqueda del nodo Área de recopilación y, a continuación, en el panel de cinta, seleccione la pestaña Buscar/Exportar > General. Figura 100 Pestaña Buscar/Exportar Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de búsqueda. 156 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

157 Recopilación de contenido para materias Figura 101 Propiedades de búsqueda 2. (Opcional) Para especificar el número máximo de resultados de búsqueda, edite el campo Resultados máximos de búsqueda. El administrador de aplicaciones de establece el valor predeterminado. Normalmente, este valor se ajusta después de probar los criterios de búsqueda. Por ejemplo, puede ejecutar la búsqueda utilizando el valor predeterminado. Si está conforme con los resultados, puede aumentar el valor Resultados máximos de búsqueda y volver a ejecutar la búsqueda. 3. Siga uno de los pasos siguientes: Para realizar una búsqueda de índice de texto completo, seleccione la casilla de verificación Siempre realizar búsquedas de índices de texto completo. Para realizar una búsqueda en la base de datos (búsqueda relacional), desactive la casilla de verificación Siempre realizar búsquedas de índices de texto completo. 4. Especifique carpetas de búsqueda. Comportamiento del Número máximo de aciertos por búsqueda (Resultados máximos de búsqueda) El administrador de aplicaciones puede especificar el valor de Número máximo de aciertos por búsqueda en Administración > Configuración. Este valor se establece como el predeterminado en los Resultados máximos de búsqueda de las Propiedades de búsqueda. Los investigadores pueden cambiar el valor de los Resultados máximos de búsqueda desde las Propiedades de búsqueda. El número máximo de resultados que obtendrá depende de si el valor de Resultados máximos de búsqueda que especifica es mayor que, menor que o múltiplo exacto de (el tamaño de lote interno que se usa para guardar los resultados de búsqueda en la base de datos). Consulte la siguiente lista para obtener información sobre el comportamiento de la cantidad máxima de aciertos de búsqueda. Edición de las propiedades de búsqueda 157

158 Recopilación de contenido para materias Menos de 5.000: el número de resultados no superará el valor de resultados máximos de búsqueda, como se esperaba. Igual a un múltiplo exacto de 5.000: el número de resultados no superará el valor de resultados máximos de búsqueda, como se esperaba. Mayor que 5.000, pero no igual a un múltiplo exacto de 5.000: la cantidad de resultados podrá superar el valor de resultados máximos de búsqueda, hasta un adicional de resultados. Advertencia cuando varios usuarios están trabajando con la misma búsqueda En Discovery Manager Full Edition, varios usuarios pueden trabajar con una búsqueda al mismo tiempo. Por ejemplo: 1. El usuario 1 crea una búsqueda llamada búsqueda 1 y abre el cuadro de diálogo Propiedades de búsqueda. 2. El usuario 2 inicia Discovery Manager y ejecuta la búsqueda El usuario 1, que aún tiene el cuadro de diálogo Propiedades de búsqueda abierto para la búsqueda 1, realiza algunos cambios y hace clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo. 4. El usuario 1 ve la siguiente advertencia: Ya se ha ejecutado esta búsqueda. Solo se guardará el valor de Resultados máximos de búsqueda. 5. El usuario 1 hace clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo de advertencia. Únicamente se guarda el valor de Resultados máximos de búsqueda porque la búsqueda fue ejecutada por el usuario 2 antes de que el usuario 1 haya hecho clic en Aceptar. Ese es el único valor que se puede cambiar después de ejecutarse una búsqueda. Especificación de carpetas de búsqueda En la edición exprés de Discovery Manager, el usuario ve una lista de todas las carpetas para las que la cuenta de servicio de SourceOne dispone del permiso Leer todo. El usuario puede seleccionar uno o varias carpetas de la lista. En Discovery Manager Full Edition: El gestor de materias especifica las carpetas disponibles en las que se va a buscar la materia estándar. Un investigador puede seleccionar una o más carpetas en las que se va a buscar de las carpetas disponibles para la materia. 158 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

159 Recopilación de contenido para materias Consideraciones y limitaciones Revise las siguientes consideraciones y limitaciones. Debe seleccionar por lo menos una carpeta de búsqueda. Puede seleccionar carpetas de búsqueda antes de ejecutar una búsqueda. No puede seleccionar carpetas de búsqueda diferentes después de que haber ejecutado una búsqueda. Las carpetas sin retención que especifica el usuario solo se aplican para las búsquedas de recopilación. Nota: Las carpetas de retención están disponibles en Discovery Manager Full Edition. Las búsquedas de revisión solo se aplican a mensajes que se han asignado a una materia. Al realizar una búsqueda de revisión, la carpeta de retención asociada se selecciona automáticamente y no es posible deseleccionarla. Las búsquedas de revisión no se realizan en las carpetas sin retención. Nota: La revisión de materia y las búsquedas de revisión están disponibles en Discovery Manager Full Edition. Si activa la casilla de verificación Buscar en todas las carpetas de materia en Propiedades de búsqueda y luego el administrador de materias cambia las carpetas de búsqueda seleccionadas en Propiedades de materia, los resultados de búsqueda reflejarán las carpetas seleccionadas en Propiedades de materia. Se incluirán en la búsqueda todas las carpetas añadidas por el gestor de materias en Propiedades de materia. Por otra parte, no se incluirán en la búsqueda todas las carpetas eliminadas por el gestor de materias de las Propiedades de materia. Nota: El rol Gestor de materias está disponible en Discovery Manager Full Edition. Si selecciona la casilla Buscar en todas las carpetas de materia de Propiedades de búsqueda, los cambios que se realicen en las propiedades de la carpeta de materia se verán reflejados en el cuadro de diálogo Propiedades de búsqueda del nodo raíz de la búsqueda. No se pueden abrir las propiedades de una instancia de búsqueda (una búsqueda que se ha ejecutado). Especificación de carpetas de búsqueda 159

160 Recopilación de contenido para materias Especificación de carpetas de búsqueda Siga los siguientes pasos para especificar carpetas de búsqueda. 1. Siga uno de los pasos siguientes: En el panel de trabajo, haga clic en la flecha desplegable que se encuentra a la derecha del campo Palabra clave y seleccione Propiedades de búsqueda. Figura 102 Flecha desplegable En el panel de navegación del nodo Área de recopilación, haga clic con el botón secundario en el nodo de búsqueda y, a continuación, seleccione Propiedades. En el panel de navegación del nodo Área de recopilación, haga clic en el nodo de búsqueda y seleccione la pestaña Buscar/Exportar > General en el panel de cinta. Figura 103 Pestaña Buscar/Exportar Se abre el cuadro de diálogo Propiedades de búsqueda. Figura 104 Propiedades de búsqueda 160 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

161 Recopilación de contenido para materias 2. Siga uno de los pasos siguientes: Para buscar en todas las carpetas, seleccione la casilla de verificación Buscar en todas las carpetas de materia. Nota: La casilla de verificación Buscar en todas las carpetas de materia se encuentra disponible para búsquedas de recopilación, no en búsquedas dentro de la materia (revisión). Para seleccionar carpetas: a. Anule la selección de la casilla de verificación Buscar en todas las carpetas de materia. b. Active la casilla de verificación situada junto a cada carpeta que desea buscar. c. Desactive la casilla de verificación situada junto a cada carpeta que no desea buscar. 3. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Propiedades de búsqueda. Calendarización de una búsqueda Puede ejecutar una búsqueda de forma inmediata mediante el botón Buscar o puede calendarizar una búsqueda para que se ejecute posteriormente. Nota: Antes de calendarizar una búsqueda, asegúrese de especificar todos los criterios de búsqueda. Una vez que haya calendarizado la búsqueda, no podrá cambiar los criterios de búsqueda a menos que lleve a cabo los pasos que se describen en Reversión de una búsqueda calendarizada en la página 162. Puede calendarizar búsquedas en Discovery Manager Full Edition. Calendarización de una búsqueda Realice los siguientes pasos para especificar un calendario para una búsqueda. 1. Siga uno de los pasos siguientes: Haga clic en la búsqueda del nodo Área de recopilación y seleccione la pestaña Buscar/Exportar > Programar en el panel de cinta. Figura 105 Pestaña Buscar/Exportar En el panel de trabajo, haga clic en la flecha desplegable Buscar y, a continuación, seleccione Encontrar posteriormente. Calendarización de una búsqueda 161

162 Recopilación de contenido para materias Figura 106 Flecha desplegable Buscar Se abre el cuadro de diálogo Programar Búsqueda. Figura 107 Programar Búsqueda 2. En el campo Ejecutar búsqueda el, especifique la fecha y la hora en que debe empezar la búsqueda calendarizada: a. Para especificar una fecha, haga clic en la flecha desplegable en el primer campo y, a continuación, seleccione una fecha del calendario. b. Para especificar una hora, edite la hora predeterminada. 3. Haga clic en Calendarizar para guardar los cambios y para cerrar el cuadro de diálogo Calendarizar búsqueda. La palabra "Calendario" situada junto a la búsqueda indica que está calendarizada para ejecutarse en el futuro. Nota: El nombre de la instancia de búsqueda calendarizada es la fecha de creación. Para ver la fecha de inicio calendarizada, primero diríjase al nodo Área de recopilación o a un nodo de carpeta para mostrar la cuadrícula que contiene la búsqueda. A continuación, añada la columna de fecha de inicio calendarizada mediante el Seleccionador de campo. Reversión de una búsqueda calendarizada Antes de calendarizar una búsqueda, asegúrese de especificar todos los criterios de búsqueda. Una vez haya calendarizado la búsqueda, no podrá cambiar los criterios de la misma a menos que realice los siguientes pasos. 1. Elimine la instancia de búsqueda calendarizada. 2. Contraiga/expanda el nodo Área de recopilación. Ahora puede cambiar los criterios de búsqueda. 162 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

163 Recopilación de contenido para materias Visualización de una búsqueda de recopilación Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager. Realice los siguientes pasos para ver una búsqueda de recopilación existente para una materia, en el panel de navegación. 1. Haga clic en el botón Mis materias o en el botón Todas las materias. Nota: El botón Todas las materias está disponible en Discovery Manager Full Edition. 2. Expanda la materia. 3. Siga uno de los pasos siguientes: Expanda el nodo Área de recopilación (y la carpeta, si es necesario) y, a continuación, haga clic en la búsqueda. Haga clic en el nodo Área de recopilación y, a continuación, haga doble clic en la búsqueda en la lista del panel de trabajo. En el panel de trabajo se muestran los criterios de búsqueda y los últimos resultados de búsqueda, si los hay. Si se aleja de una búsqueda nueva que no se ha ejecutado y luego vuelve a la búsqueda nueva, los criterios de búsqueda estarán ocultos. Si la búsqueda se ha ejecutado, el área de criterios de búsqueda está oculta y no puede editarse. Para mostrar el área de criterios de búsqueda, haga clic en la flecha doble en el extremo derecho del campo Buscar. Figura 108 Alternar la visualización de los criterios de búsqueda (extremo derecho del campo de búsqueda) Copia de búsquedas de recopilación Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager. Realice los siguientes pasos para copiar una búsqueda de recopilación para una materia, en el panel de navegación. 1. Haga clic en el botón Mis materias o en el botón Todas las materias. Nota: El botón Todas las materias está disponible en Discovery Manager Full Edition. 2. Expanda la materia. 3. Expanda el nodo Área de recopilación. Visualización de una búsqueda de recopilación 163

164 Recopilación de contenido para materias 4. Seleccione la búsqueda que desea copiar en el nodo Área de recopilación y, a continuación, realice uno de los siguientes pasos: Haga clic con el botón secundario en la búsqueda y, a continuación, seleccione Copiar del menú de acceso directo. En la cinta, seleccione la pestaña Materia > Copiar. Aparece una nueva búsqueda en el nodo Área de recopilación. 5. Edite el nombre de la nueva búsqueda. Nota: Los nombres de las búsquedas de recopilación no necesitan ser únicos dentro del Área de recopilación de una materia. 6. Presione Intro. 7. En el panel de trabajo, especifique los criterios de búsqueda. Cambio de nombre de búsquedas de recopilación Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager. Realice los siguientes pasos para cambiar el nombre de una búsqueda de recopilación para una materia, en el panel de navegación. 1. Haga clic en el botón Mis materias o en el botón Todas las materias. Nota: El botón Todas las materias está disponible en Discovery Manager Full Edition. 2. Expanda la materia. 3. Expanda el nodo Área de recopilación. 4. Seleccione la búsqueda en el nodo Área de recopilación y, a continuación, realice uno de los siguientes pasos: Haga clic con el botón secundario en la búsqueda y, a continuación, seleccione Cambiar nombre del menú de acceso directo. En la cinta, seleccione la pestaña Materia > Cambiar nombre. 5. Haga clic con el botón secundario en la búsqueda y, a continuación, seleccione Cambiar nombre del menú de acceso directo. Se resalta el nombre de la búsqueda. 6. Edite el nombre de la búsqueda. Nota: Los nombres de las búsquedas de recopilación no necesitan ser únicos dentro del Área de recopilación de una materia. 7. Presione Intro. 164 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

165 Recopilación de contenido para materias Utilización de carpetas para organizar las búsquedas de recopilación Para organizar las búsquedas de recopilación, puede crear carpetas en el nodo Área de recopilación del panel de navegación. Por ejemplo, es posible que los investigadores deseen crear carpetas para organizar su trabajo. Estas carpetas de organización: Son opcionales Solo pueden tener una profundidad de un nivel (sin carpetas anidadas) Puede: Crear carpetas de organización en cualquier momento. Cambiar el nombre de las carpetas de organización. Arrastrar y soltar búsquedas de una carpeta de organización a otra dentro de una materia: Puede arrastrar una búsqueda de recopilación de una carpeta a otra en el Área de recopilación. Puede arrastrar una búsqueda de revisión de una carpeta a otra en el área Revisión de materia. No puede arrastrar una búsqueda de recopilación desde el Área de recopilación hasta Revisión de materia ni una búsqueda de revisión desde Revisión de materia hasta el Área de recopilación. No puede arrastrar búsquedas de una materia a otra. Nota: Las carpetas para organizar búsquedas de recopilación están disponibles en Discovery Manager Full Edition. Creación de carpetas para organizar búsquedas en el área de recopilación Realice los siguientes pasos para crear una carpeta a fin de organizar las búsquedas de recopilación, en el panel de navegación. 1. Haga clic en el botón Mis materias o en el botón Todas las materias. Nota: El botón Todas las materias está disponible en Discovery Manager Full Edition. 2. Expanda la materia para la que desea crear la carpeta. 3. Siga uno de los pasos siguientes: Haga clic en el nodo Área de recopilación en el panel de navegación y, a continuación, seleccione la pestaña Materia > Nueva carpeta. Si no hay ninguna carpeta de organización ni ninguna búsqueda, realice uno de los pasos que se describen a continuación: Haga clic en el enlace Nueva carpeta (Ctrl-F) del panel de trabajo. Utilización de carpetas para organizar las búsquedas de recopilación 165

166 Recopilación de contenido para materias Haga clic en el panel de trabajo y, a continuación, presione Ctrl. Haga clic con el botón secundario en el nodo Área de recopilación y, a continuación, seleccione Nueva carpeta. Una carpeta denominada Nueva carpeta aparece en el panel de navegación, en el nodo Área de recopilación. 4. Edite el nombre de la nueva carpeta. Nota: No es necesario que los nombres de las carpetas de organización sean únicos dentro del Área de recopilación de una materia. Figura 109 Nueva carpeta 5. Presione Intro. Nota: Las carpetas para organizar búsquedas están disponibles en Discovery Manager Full Edition. Cambio de nombre de carpetas de organización en el área de recopilación Realice los siguientes pasos para cambiar el nombre de una carpeta utilizada para organizar las búsquedas de recopilación. 1. Haga clic en el botón Mis materias o en el botón Todas las materias. Nota: El botón Todas las materias está disponible en Discovery Manager Full Edition. 2. Expanda la materia y el nodo Área de recopilación que contiene la carpeta a la que desea cambiar el nombre. 3. Haga clic con el botón secundario en la carpeta y, a continuación, seleccione Cambiar nombre. 4. Edite el nombre resaltado de la carpeta. 5. Presione Intro. Nota: Las carpetas para organizar búsquedas de recopilación están disponibles en Discovery Manager Full Edition. Eliminación de carpetas de organización en el área de recopilación Realice los siguientes pasos para eliminar una carpeta utilizada para organizar las búsquedas de recopilación, en el panel de navegación. 1. Haga clic en el botón Mis materias o en el botón Todas las materias. 166 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

167 Recopilación de contenido para materias Nota: El botón Todas las materias está disponible en Discovery Manager Full Edition. 2. Expanda la materia y el nodo Área de recopilación que contiene la carpeta que desea eliminar. 3. Haga clic con el botón secundario en la carpeta y, a continuación, seleccione Eliminar. Nota: Las carpetas para organizar búsquedas de recopilación están disponibles en Discovery Manager Full Edition. Puede eliminar carpetas de organización vacías. No puede eliminar carpetas de organización que contienen búsquedas. Ejecución de una búsqueda de recopilación Puede ejecutar de forma simultánea varias búsquedas en una materia y, en Discovery Manager Full Edition, en varias materias. Las búsquedas se siguen ejecutando después de que sale de la aplicación Discovery Manager. Para ejecutar una búsqueda de recopilación de forma inmediata, haga clic en el botón Buscar. Si no especificó ningún criterio de búsqueda, aparecerá el siguiente mensaje: No se han especificado criterios de búsqueda. Al ejecutarse esta búsqueda se devolverán todos los elementos en el archivo. Está seguro de que desea continuar? Si no selecciona por lo menos una carpeta para buscar, se le solicitará que seleccione carpetas. Re-ejecución de una búsqueda de recopilación Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager. Puede re-ejecutar una búsqueda de recopilación. Sin embargo, no puede editar los criterios o las carpetas de búsqueda de una búsqueda de recopilación que se ha ejecutado. La re-ejecución de una búsqueda produce conjuntos de resultados de búsqueda distintos. Las ejecuciones sucesivas de la misma búsqueda informarán únicamente mensajes que no se encontraron en la ejecución anterior. Si no se encuentran resultados nuevos al volver a ejecutar una búsqueda, el panel de trabajo muestra No se encontraron resultados nuevos. Por ejemplo, supongamos que crea una búsqueda abierta para recopilar todos los mensajes con fechas de mensaje posterior al 1/1/08 y que ejecuta la búsqueda en un entorno que está recibiendo correo nuevo. En este ejemplo: Ejecución de una búsqueda de recopilación 167

168 Recopilación de contenido para materias La primera vez que ejecuta la búsqueda, 1000 mensajes cumplen con los criterios. Los resultados de la búsqueda mostrarán mensajes. La próxima vez que ejecute la misma búsqueda, 10 mensajes nuevos cumplirán con los criterios de búsqueda. Los resultados para el nodo de nombre de búsqueda muestran mensajes ( ). Los resultados para la primera instancia de búsqueda muestran mensajes. Los resultados para la segunda instancia de búsqueda muestran 10 mensajes. Monitorización del progreso de la búsqueda Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager. Indicadores del progreso de búsqueda En esta sección, se describe la monitorización del progreso de la búsqueda. Mientras se ejecuta una búsqueda, ocurre lo siguiente. El Área de recopilación muestra el estado de búsqueda en la lista de búsquedas. En el nodo Área de recopilación, el nombre de la búsqueda se muestra en cursiva. El estado de la búsqueda (Creado, En espera, En cola, En ejecución, Finalizado) se muestra junto al nodo de búsqueda y en la lista de búsquedas. La etiqueta en el botón Buscar cambia a Detener búsqueda. Se muestra una barra de progreso debajo del área de criterios de búsqueda. La palabra Buscando... se muestra en el área de resultados de búsqueda. 168 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

169 Recopilación de contenido para materias Detención de búsquedas en ejecución Cambio del estado de la búsqueda Para detener una búsqueda en ejecución, haga clic en el botón Detener búsqueda en el área de criterios de búsqueda. Al hacer clic en el botón Detener búsqueda, la búsqueda no se detiene inmediatamente. Puede tomarse hasta 2 minutos para detenerse. Puede detener una búsqueda en ejecución e iniciar una búsqueda detenida. Cuando inicia una búsqueda detenida, la búsqueda se inicia nuevamente desde el principio; no se reanuda. Realice los siguientes pasos para cambiar el estado de una búsqueda de recopilación, en el panel de navegación. 1. Haga clic en el botón Mis materias. 2. Expanda la materia. 3. Expanda el nodo Área de recopilación. 4. Siga uno de los pasos siguientes: Haga clic con el botón secundario en la búsqueda y, a continuación, seleccione la acción (Iniciar o Detener) del menú de acceso directo. Haga clic en la búsqueda y, a continuación, haga clic en la acción (Iniciar o Detener) en la pestaña Buscar/Exportar del panel de cinta. Nota: Las acciones disponibles varían, dependiendo del estado actual de la búsqueda. Monitorización del progreso de la búsqueda 169

170 Recopilación de contenido para materias Visualización de errores de búsqueda Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager. Si ocurre un error cuando especifica los criterios de búsqueda o cuando ejecuta la búsqueda, aparece un mensaje de error en la barra de error de búsqueda (un área amarilla debajo de los criterios de búsqueda). Figura 110 Barra de error de búsqueda: ejemplo 1 La barra de error de búsqueda se muestra si usted: Haga clic en una instancia anterior de una búsqueda que haya tenido un error. Hace clic en Buscar y la búsqueda actual producirá un error. La barra de errores de búsqueda no permanece visible en una búsqueda actual finalizada una vez que haya salido de la búsqueda actual y luego vuelto a ella. Haga clic en la aparición anterior de la búsqueda para ver los errores de esa aparición. Errores al especificar los criterios de búsqueda Por ejemplo, pueden producirse errores al especificar criterios de búsqueda si se realizan las siguientes acciones. especifica una identidad, pero Discovery Manager no pudo recuperar las direcciones asociadas o la identidad no tiene ninguna dirección asociada. Nota: Las identidades están disponibles en Discovery Manager Full Edition. Puede seleccionar un nombre del cuadro de diálogo Libreta de direcciones, pero Discovery Manager no puede resolver ese nombre. Errores al ejecutar una búsqueda Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager. Si ocurren errores al ejecutar una búsqueda, se muestra un mensaje de error en la barra de error de búsqueda. Figura 111 Barra de error de búsqueda: ejemplo 2 Haga clic en la barra de error de búsqueda para ver los detalles de errores en el cuadro de diálogo Buscar errores. 170 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

171 Recopilación de contenido para materias Figura 112 Buscar errores Almacenamiento de la información de error El cuadro de diálogo Buscar errores muestra información sobre errores más detallada si los errores o advertencias se encuentran al ejecutar una búsqueda. Puede guardar la información de errores como un archivo de texto sin formato o XML. El personal de EMC puede utilizar este archivo XML para la resolución de problemas. El botón Copiar al portapapeles guarda la información de error en el portapapeles como texto sin formato. El botón Guardar abre el cuadro de diálogo Guardar como. De forma predeterminada, el formato de archivo es XML y el nombre del archivo es SearchErrors_<fecha de hoy>. Contenido del archivo XML Por cada error de búsqueda, el archivo XML muestra lo siguiente: <Type>: el código de error de la tarea de búsqueda específico, como un entero <DisplayName>: el mensaje de error localizado asociado con el código de error <Value>: el error que el motor de búsqueda ha devuelto A continuación, se proporciona un ejemplo de un archivo XML: <?xml version="1.0" encoding="utf-16"?> <SearchErrors> <SearchError Type="22"> <DisplayName>Missing items in index</displayname> <Values> <Value>Error Detail: 16:(archivefolder1_201004_001) (1 / 10) Search results may be be incomplete, \\sql2005\emc\index\archivefolder1\201004\001 is incomplete. (0x86042D09) (0x )</Value> </Values> </SearchError> <SearchError Type="10"> <DisplayName>Index is inconsistent</displayname> <Values> Visualización de errores de búsqueda 171

172 Recopilación de contenido para materias <Value>Error Detail: 04:(archivefolder1_200807_001) (10 / 10) Search results may be be incomplete, \\sql2005\emc\index\archivefolder1\200807\001 is corrupt. (0x86042D08) (0x )</Value> </Values> </SearchError> </SearchErrors> Identificación del servidor afectado cuando se producen errores de búsqueda para una carpeta asignada SourceOne anexa la información del nombre del servidor al final de los mensajes de error con la finalidad de permitir identificar el servidor afectado cuando se producen errores de búsqueda para una carpeta asignada. Visualización de historial de búsqueda Puede realizar cualquiera de las siguientes acciones. ver una lista de todas las fechas y las horas en las que se ha ejecutado una búsqueda. seleccionar una ocurrencia anterior de la búsqueda y mostrar los resultados. Realice los siguientes pasos para ver el historial de una búsqueda en el panel de navegación. 1. Haga clic en el botón Mis materias. 2. Expanda la materia nodo > nodo Área de recopilación > carpeta opcional > Buscar. Cada icono indica una ocurrencia de la búsqueda. También se muestran la fecha y la hora para cada ocurrencia. Nota: Cuando el equipo cliente de Discovery Manager y SQL Server se encuentran en diferentes husos horarios, la fecha y hora de creación que se muestran para una instancia de búsqueda no se convierten de la fecha y hora de SQL Server a la fecha y hora del cliente. El nodo del árbol de la instancia de búsqueda refleja la hora a la que se creó la búsqueda. La hora no se convierte a hora local. La fecha del árbol es el nombre de la búsqueda y se vuelve estática una vez se ha creado. Fuera de los árboles de nodo, la fecha de creación se cambia a la hora local (por ejemplo, en los informes). 3. Para ver los resultados de una ocurrencia anterior de la búsqueda, haga clic en ella. En el panel de trabajo se muestran los resultados para esa ocurrencia. Se oscurecen los criterios de búsqueda. 172 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

173 Recopilación de contenido para materias Figura 113 Visualización de historial de búsqueda Visualización de resultados de búsqueda de recopilación Cuando una búsqueda de recopilación finaliza correctamente, la pestaña Resultados del panel de trabajo muestra los resultados de la búsqueda. Actualización de cuadrículas Figura 114 Resultados de búsqueda Para actualizar una cuadrícula, salga de la cuadrícula (por ejemplo, seleccione otro nodo de búsqueda) y luego vuelva a ella. Visualización de duplicados en los resultados de búsqueda Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager. El concepto de "duplicados" tiene dos significados en SourceOne y en esta sección, según el archivo. Pueden existir mensajes duplicados con el mismo ID de entrada en los archivos antiguos de Xtender. SourceOne permite archivar instancias de un elemento en diferentes carpetas mapeadas. Cada copia tiene metadatos diferentes. Visualización de resultados de búsqueda de recopilación 173

174 Recopilación de contenido para materias De forma predeterminada, los mensajes duplicados no se muestran en los resultados de búsqueda de recopilación: Todas las instancias del elemento duplicado están contraídas y se muestran como una sola fila en los resultados de búsqueda. Para ver una lista de todas las carpetas de origen en las que se encontró el elemento duplicado, seleccione el elemento y expanda la sección Información adicional. Para activar la visualización de mensajes duplicados en los resultados de búsqueda de recopilación, en la cinta, seleccione la pestaña Inicio > Duplicados > Mostrar. Nota: El botón de alternancia Duplicados se aplica a todas las cuadrículas de búsqueda de recopilación de Discovery Manager 7.0 o superior, no solo a la cuadrícula de búsqueda de recopilación que está visualizando. El botón de alternancia permanece activo durante toda la sesión hasta que lo cambie. No está disponible para las búsquedas de recopilación creadas en versiones anteriores a Discovery Manager 7.0. Si bien el comando Duplicados está disponible cuando aparecen otras cuadrículas (como la cuadrícula Exportar), alterna la visualización de los duplicados solo en las cuadrículas de búsqueda de recopilación. No está disponible al hacer clic en el botón Administración o en el botón Identidades del panel de navegación. Cuando los mensajes duplicados se muestran en los resultados de búsqueda: En el panel de trabajo, la pestaña Resultados muestra Mostrando duplicados. Cada instancia del elemento duplicado se muestra en una fila separada en los resultados de búsqueda. La sección Información adicional expandida muestra el nombre de la carpeta de origen en la que se encontró la instancia seleccionada. Nota: Puede ver los mensajes duplicados en los resultados de búsqueda de recopilación, no en los resultados de búsqueda dentro de la materia (revisión). Las búsquedas de recopilación creadas en versiones anteriores a Discovery Manager 7.0 no muestran duplicados. Volver a ejecutar búsquedas de recopilación anteriores no permite la visualización de los duplicados. Es necesario copiar las búsquedas anteriores de recopilación y ejecutarlas para que se puedan visualizar los duplicados en esos resultados de búsqueda. Comprensión de los resultados de búsquedas de recopilación De forma predeterminada, no todas las columnas disponibles para el tipo de elemento seleccionado se muestran en los resultados de búsqueda. 174 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

175 Recopilación de contenido para materias Personalización de la visualización de los resultados de búsqueda Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager. En esta sección, se describe la personalización de la pantalla de resultados de búsqueda. Aumento del tamaño del área de resultados de búsqueda Para aumentar el tamaño del área de resultados de búsqueda, realice cualquier combinación de los pasos siguientes. Maximice la ventana de la aplicación. Minimice el panel de cinta mediante uno de los siguientes pasos: Haga doble clic en una pestaña en el panel de cinta. Presione Ctrl-F1. En la barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en la flecha hacia abajo y, a continuación, seleccione Minimizar la cinta del menú de acceso directo. Figura 115 Barra de herramientas de acceso rápido Haga clic en la flecha doble (<<) situada en la parte superior del panel de navegación para minimizarlo. Figura 116 Flecha doble Alterne la visualización del área de criterios de búsqueda mediante uno de los siguientes pasos: En el panel de cinta, seleccione Expandir/Contraer en la pestaña Buscar/Exportar. Haga clic en la flecha doble situada a la derecha del campo Buscar. Figura 117 Flecha doble Arrastre el borde inferior del panel de trabajo hacia abajo sobre el panel de detalles. Cambio de orden de columnas Para cambiar el orden de las columnas en los resultados de búsqueda, arrastre y coloque una etiqueta de columna a la izquierda o a la derecha, según corresponda. Las flechas rojas indican dónde debe soltar la etiqueta de columna. Visualización de resultados de búsqueda de recopilación 175

176 Recopilación de contenido para materias Cambio de columna de ordenación y la ordenación Para especificar la columna en la que ordenar los resultados, haga clic en ese encabezado de columna. Para alternar entre el orden ascendente y descendente, realice uno de los pasos siguientes. Haga clic en el encabezado de columna nuevamente. Utilice las opciones de ordenación de la pestaña Inicio del panel de cinta. Las columnas Estado y Carpeta no se ordenan alfabéticamente en la cuadrícula Las opciones Ordenar de A a Z y Ordenar de Z a A en la pestaña Inicio de la cinta no se ordenan alfabéticamente en las columnas Estado y Carpeta. En cambio, estas columnas se agrupan por valor. Por ejemplo, en la columna Estado, todas las entradas con el mismo estado se agrupan de forma conjunta. Todas las entradas con el estado Copiando se agrupan en la lista, como entradas del estado En espera. Sin embargo, puede que los grupos no aparezcan en el orden alfabético correcto. Por ejemplo, todas las entradas con el estado En espera se pueden enumerar antes que las entradas con el estado Copiando: En espera En espera En espera En espera Copiando Copiando Los cambios realizados en las cuadrículas se guardan de manera automática Los cambios realizados en las columnas (tamaño, ancho, orden) se guardan de manera automática en el ordenador para las siguientes cuadrículas: Todas las materias (disponible en Discovery Manager Full Edition) Mis materias Mis materias > materia > Área de recopilación Mis materias > materia > Área de recopilación > carpeta de búsqueda Mis materias > materia > Área de recopilación > búsqueda Mis materias > materia > Área de recopilación > búsqueda > ocurrencia anterior de una búsqueda Mis materias > materia > Revisión de materia > Todos los elementos La configuración de las columnas se aplica al tipo de contenido. Por ejemplo, los cambios realizados a las columnas en una vista Mensaje de correo electrónico no se aplicarán a una vista Archivo. Los cambios realizados en una cuadrícula en una materia se aplican de manera automática a la misma cuadrícula de todas sus materias de Mis materias. Los cambios realizados en el orden de una columna de una cuadrícula se aplican de manera automática a la misma columna de todas las demás cuadrículas que contengan esa columna en la materia. Por ejemplo, si cambia la ordenación de la columna Nombre de una cuadrícula, cambiará la ordenación de la columna Nombre de otras cuadrículas. 176 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

177 Recopilación de contenido para materias Vista previa de elementos Los cambios se mantienen después de cerrar sesión. Discovery Manager Express Edition puede realizar búsquedas y ofrecer una vista previa del contenido de correo electrónico. Discovery Manager Full Edition puede realizar búsquedas y ofrecer una vista previa de todos los tipos de contenido, salvo en los casos que se especifique lo contrario. La información mostrada en el panel de vista previa depende del tipo de contenido del elemento seleccionado. Consideraciones generales Cuando usa las teclas de flecha hacia arriba y hacia abajo para desplazarse por los resultados de búsqueda, el panel de vista previa espera 200 milisegundos después de que libera la tecla antes de actualizar. Si un elemento tiene datos adjuntos, el panel de vista previa muestra un enlace a los datos adjuntos. Haga clic en el enlace para abrir los datos adjuntos. Si no tiene una aplicación asociada con el tipo de archivo de los datos adjuntos, se muestra un mensaje de error: No se puede abrir el archivo. No hay ninguna aplicación asociada con este tipo de archivo. Vista previa de mensajes de correo electrónico En Discovery Manager Express Edition, todos los usuarios tienen el rol Buscar y exportar, y pueden obtener una vista previa de los mensajes de correo electrónico. En Discovery Manager Full Edition, debe tener el rol Investigador para obtener una vista previa de los mensajes de correo electrónico. Para realizar una vista previa de un mensaje, haga clic en el mensaje en los resultados de búsqueda. Si Discovery Manager no puede arrojar una vista previa del mensaje, aparece el siguiente mensaje: No se pudo obtener la vista previa de este mensaje Haga doble clic en él para abrirlo en el visor nativo. Si Discovery Manager puede obtener una vista previa del mensaje, el panel de vista previa muestra el encabezado del mensaje (metadatos de mensaje) y el cuerpo del mensaje. Para ver más metadatos y rutas, expanda la sección Rutas y metadatos adicionales. Las rutas adicionales incluyen el propietario y los destinatarios del mensaje (Para, CC, CCO). El propietario depende del método utilizado para archivar el mensaje: Si el mensaje se archivó mediante Registro, todas las personas que reciban el mensaje son propietarios. Si el mensaje se archivó mediante Archivado histórico, el buzón de correo es el propietario. Visualización de resultados de búsqueda de recopilación 177

178 Recopilación de contenido para materias Figura 118 Vista previa de mensaje: rutas y metadatos adicionales Las etiquetas y las custodias se muestran en el encabezado del mensaje, si han sido asignados al mensaje. Figura 119 Vista previa de mensaje: etiquetas asignadas El encabezado también muestra los nombres de los datos adjuntos. Para abrir los datos adjuntos, primero abra el mensaje. Vista previa de otros tipos de contenido de correo electrónico Para obtener una vista previa de elementos de correo electrónico que no sean mensajes, como contactos o tareas, haga clic en el elemento en los resultados de búsqueda. El panel de vista previa muestra los metadatos y los enlaces a los datos adjuntos. Expanda la sección Información adicional para ver: El nombre de la carpeta de búsqueda en la que se encontró el elemento. Los nombres de los destinatarios adicionales. 178 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

179 Recopilación de contenido para materias Figura 120 Vista previa del contacto Vista previa de archivos Para obtener una vista previa de un archivo, haga clic en el archivo en los resultados de búsqueda. El panel de vista previa muestra los metadatos del archivo y un enlace al archivo. Para ver las ubicaciones del archivo, expanda la sección Información adicional. Nota: Puede obtener una vista previa de archivos en Discovery Manager Full Edition. Figura 121 Vista previa de archivo: información adicional Visualización de resultados de búsqueda de recopilación 179

180 Recopilación de contenido para materias Vista previa de contenido de SharePoint Para obtener una vista previa de un elemento de SharePoint, haga clic en el elemento en los resultados de búsqueda. El panel de vista previa muestra los metadatos de un elemento y, si el elemento tiene datos adjuntos, un enlace a los datos adjuntos. Nota: Puede obtener una vista previa de contenido de SharePoint en Discovery Manager Full Edition. Archivos de gran tamaño Tenga en cuenta los siguientes puntos relacionados con archivos grandes. En el caso de los archivos archivados antes de SourceOne 7.0 que tengan más de 10 MB, los campos Fecha de creación y Hora del último acceso muestran el siguiente hipervínculo: Haga clic para recuperar (podría demorar) Estos hipervínculos no aparecen para los archivos archivados en SourceOne 7.0 y versiones posteriores. Para los archivos con más de 2 GB, el tamaño del elemento aparece como (2GB-1) en la columna Tamaño (bytes) de la cuadrícula de resultados de búsqueda. El panel de vista previa muestra el tamaño completo del archivo. Abrir elementos Apertura de mensajes de correo electrónico Discovery Manager Express Edition puede buscar y abrir contenido de correo electrónico. Discovery Manager Full Edition puede buscar y abrir correos electrónicos y archivos. En esta sección, se describen las consideraciones y limitaciones de abrir mensajes de correo electrónico y el procedimiento. Consideraciones y limitaciones de la apertura de mensajes de correo electrónico Revise las siguientes consideraciones y limitaciones. Para abrir un mensaje, la aplicación cliente nativa de correo electrónico debe estar instalada en el equipo cliente de Discovery Manager. Para ver los datos adjuntos, el mensaje debe abrirse en su formato nativo. ONM Viewer no admite la visualización de avisos de Notes repetidos. Si intenta ver un aviso repetido, aparece el siguiente mensaje de error: La restauración o la visualización de mensajes repetidos de Notes desde el archivo no es compatible actualmente. Al ver un mensaje de forma nativa, las horas que se muestran en Outlook y Notes pueden ser distintas a las que se muestran en Discovery Manager (Express Edition o Full Edition). Outlook y Notes muestran la hora de envío del mensaje, mientras que Discovery Manager muestra la hora de recepción del mensaje. 180 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

181 Recopilación de contenido para materias Al descargar y abrir los mensajes, estos son de solo lectura. Activar los mensajes SMTP/MIME abiertos en formato nativo, que se encuentra en la configuración de búsqueda web de la consola de SourceOne. Esta opción controla la conversión realizada por la plataforma para la recuperación desde Discovery Manager. Si se activa, no se realiza ninguna conversión, el objeto se recupera como un archivo.eml y se abre con una aplicación registrada para el manejo de esta extensión de nombre de archivo. Si NO se activa, se realiza la conversión del objeto a un tipo de archivo.msg (Exchange/Outlook) antes de su devolución a Discovery Manager. El objeto se abre con un cliente de correo electrónico registrado para el manejo de esta extensión de nombre de archivo. Nota: Esta configuración de la plataforma solo afecta la vista previa nativa y no afecta la exportación. Procedimiento de apertura de mensajes de correo electrónico Para abrir un mensaje en la aplicación cliente nativa de correo electrónico, haga doble clic en el mensaje en los resultados de búsqueda. Se descarga una copia del mensaje en el ordenador cliente de Discovery Manager o Discovery Manager Express Edition y esta se incluye temporalmente en el directorio de mensajes del directorio de instalación de la aplicación. La copia del mensaje se abre en modo de solo lectura en el cliente de correo electrónico nativo. Después de un minuto, si el archivo no está en uso, la copia temporal del mensaje se quita del directorio de mensajes. Si edita el mensaje abierto e intenta guardar el mensaje modificado, se muestra el siguiente cuadro de diálogo de error: No se pueden guardar los cambios porque no tiene permiso para modificar algunos o todos los elementos de esta carpeta. Desea guardar una copia de este elemento en su carpeta predeterminada? Siga uno de los pasos siguientes: Para conservar la copia del mensaje sin editar en el directorio de mensajes e impedir su eliminación, haga clic en Sí. Para permitir que la copia del mensaje sin editar se pueda eliminar del modo habitual, haga clic en No. Apertura de archivos Esta sección incluye las consideraciones y los procedimientos para abrir archivos. Consideraciones Revise las siguientes consideraciones para abrir archivos: Visualización de resultados de búsqueda de recopilación 181

182 Recopilación de contenido para materias Para abrir un archivo en Discovery Manager Full Edition, la aplicación cliente nativa del archivo debe estar instalada en el ordenador cliente de Discovery Manager. Por ejemplo, para abrir un archivo.doc de Microsoft Word, debe tener instalado Microsoft Word en el equipo cliente de Discovery Manager. Si el administrador del sistema excluyó un tipo de archivo de la apertura, se mostrará un error al intentar abrir archivos de ese tipo. Procedimiento Selección de resultados Para abrir un mensaje en su aplicación nativa, haga doble clic en el archivo en los resultados de búsqueda. Antes de poder realizar determinadas acciones en los resultados (como asignarlos a una materia o eliminarlos), debe seleccionarlos, como se describe en la siguiente lista. Un solo resultado: haga clic Múltiples resultados contiguos: presione Mayús y haga clic Múltiples resultados contiguos: presione Ctrl y haga clic Todos los resultados: presione Ctrl y A Todos los resultados desde la selección actual hasta el final del conjunto: Presione Mayús y Fin y haga clic Todos los resultados desde la selección actual hasta el principio del conjunto: Presione Mayús e Inicio y haga clic La barra de estado muestra el número total de elementos en los resultados de búsqueda y el número de elementos seleccionados. Asignación de resultados de búsqueda de recopilación a una materia estándar Los resultados de búsqueda asignados a una materia estándar con una carpeta de retención se copian a la carpeta de retención y se vuelven a indexar. La asignación de instancias duplicadas a una materia consolida todas las instancias seleccionas en una sola instancia. Los metadatos de todas las instancias seleccionas se consolidan en una instancia asignada. Nota: La asignación de resultados a una materia estándar está disponible en Discovery Manager Full Edition. Nota: Las custodias están disponibles en Discovery Manager Full Edition. Si no hay ninguna custodia asignada a la materia, las opciones Asignar todos los resultados a la materia con las custodias y Asignar resultado a la materia con las custodias no estarán disponibles. 182 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

183 Recopilación de contenido para materias Realice uno de los siguientes pasos para asignar resultados de búsqueda a una materia estándar. Para asignar todos los resultados de búsqueda, haga clic con el botón secundario en el nodo de búsqueda de nombres o en el nodo de fecha de búsqueda y, a continuación, seleccione una de las siguientes opciones: Asignar todos los resultados a la materia Asignar todos los resultados a la materia con las custodias; a continuación, seleccione la custodia desde el cuadro de diálogo Todas las custodias y haga clic en Aceptar. Aparecerá una barra de progreso. Para asignar resultados de búsqueda seleccionados: Eliminación de búsquedas a. Seleccione los resultados que desea asignar. Los resultados seleccionados se sombrean. b. Haga clic con el botón secundario en cualquier lugar de los resultados de búsqueda y seleccione una de las siguientes opciones: Asignar resultado a materia Asigne un resultado a la materia con las custodias y, a continuación, seleccione la custodia desde el cuadro de diálogo Todas las custodias y haga clic en Aceptar. Aparecerá una barra de progreso. Si los resultados están asignados a una materia estándar que no cuenta con una carpeta de retención, el estado de cada resultado cambia de No asignado a Asignado. Si los resultados están asignados a una materia estándar que cuenta con una carpeta de retención, el estado de cada resultado cambia de No asignado a Copiando. Para ver el estado final de los resultados después de que haya finalizado la barra de progreso, haga clic en otro nodo y luego haga clic en el nodo de búsqueda nuevamente. No hay opción Actualizar. Si el proceso de copia finaliza, el estado de los resultados asignados a una materia estándar con una carpeta de retención cambia de Copiando a En espera. Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager. En esta sección, se describen las consideraciones y limitaciones, y el procedimiento para eliminar una búsqueda. Revise las siguientes consideraciones y limitaciones para eliminar una búsqueda. Puede eliminar una búsqueda que no se haya ejecutado o que haya finalizado, pero no puede eliminar una búsqueda que se está ejecutando. Eliminación de búsquedas 183

184 Recopilación de contenido para materias Puede eliminar la instancia de búsqueda más reciente (la más reciente de las ocurrencias anteriores de la búsqueda). Si intenta eliminar cualquier instancia de búsqueda que no sea la más reciente, aparece un mensaje de error: No se puede eliminar la instancia de búsqueda. Solo se puede eliminar la última instancia de búsqueda. No es posible eliminar una búsqueda de recopilación mientras se están copiando elementos contenidos en ella a una carpeta de retención. Si lo intenta, aparecerá el siguiente error: No es posible eliminar una búsqueda de recopilación que contiene elementos que tienen una operación en curso de copia a la carpeta de retención o una operación fallida de copia a la carpeta de retención. Realice los siguientes pasos para eliminar una búsqueda de recopilación (ocurrencia actual o anterior más reciente) de una materia, en el panel de navegación. 1. Haga clic en el botón Mis materias. 2. Seleccione la materia de la lista desplegable. 3. Expanda el nodo Área de recopilación (y el nodo de búsqueda si desea eliminar la ocurrencia anterior más reciente de la búsqueda). 4. Siga uno de los pasos siguientes: Haga clic con el botón secundario en la búsqueda y, a continuación, seleccione Eliminar del menú de acceso directo. Seleccione la búsqueda y haga clic en la pestaña Inicio > Eliminar de la cinta. 5. En el mensaje de confirmación Eliminar búsqueda o Eliminar instancia de búsqueda, haga clic en Aceptar para confirmar la eliminación. Monitorización del estado de las operaciones para una materia Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager, salvo en los casos en que se especifique lo contrario. Comprensión del estado En esta sección, se describe la monitorización del estado de las operaciones para una materia. En la cuadrícula de resultados, la columna Estado indica el estado de los elementos asignados a una materia, copiados a una carpeta de retención o eliminados de una materia. No asignado: El elemento no se ha asignado a una materia. Copiando: El elemento se está copiando a la carpeta de retención de la materia. En espera: El elemento se ha copiado a la carpeta de retención de la materia. Asignado: El elemento se ha asignado a una materia. Eliminando: El elemento se está eliminando de la materia. 184 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

185 Recopilación de contenido para materias Nota: Las carpetas de retención y la asignación de mensajes están disponibles en Discovery Manager Full Edition. Un elemento puede mostrar varios estados, por ejemplo: No asignado Asignado Asignado, En espera Asignado, Copiando a retención Asignado, Error al copiar a retención Asignado, Eliminando Asignado, En espera, Eliminando Asignado, Error al eliminar Asignado, En espera, Error al eliminar En la cuadrícula, una entrada roja indica que la operación falló, por ejemplo, se produjo un fallo en el proceso de copiado a una carpeta de retención. Nota: Para actualizar una cuadrícula, salga de la cuadrícula (por ejemplo, seleccione otro nodo de búsqueda) y luego vuelva a ella. Visualización de trabajos en ejecución Realice los siguientes pasos para monitorizar el estado de todas las operaciones (trabajos) para una materia seleccionada, incluidas las búsquedas, las asignaciones de resultados y las exportaciones. 1. En el panel de navegación, en Todas las materias o Mis Materias, seleccione el nodo de la materia o cualquiera de sus subnodos (Área de recopilación, Revisión de materia, Exportación o nodos de búsqueda). Nota: El área Todas las materias está disponible en Discovery Manager Full Edition. 2. En la cinta, haga clic en la pestaña Materia > Ver trabajos en ejecución. En la ventana Trabajos en ejecución: Se muestran las operaciones para la materia. La lista se actualiza cada 5 segundos. Los estados del trabajo posible son: En espera: el trabajo está a la espera de iniciar el procesamiento. En línea de espera: el trabajo se ha puesto en línea de espera debido a una carga de back-end. En ejecución: el trabajo está procesando elementos. Monitorización del estado de las operaciones para una materia 185

186 Recopilación de contenido para materias Las operaciones finalizadas se eliminan de la lista automáticamente, de modo que es posible que no vea el estado Finalizado. Figura 122 Trabajos en ejecución 3. Para ver el estado de las operaciones de una materia diferente, seleccione la materia en el panel de navegación de Discovery Manager. La ventana Trabajos en ejecución se actualiza para mostrar las operaciones para la materia seleccionada. 4. Para cerrar la ventana de progreso, haga clic en Aceptar. 186 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

187 CAPÍTULO 9 Especificación de criterios de búsqueda En esta sección, se describe cómo usar los campos del área de criterios de búsqueda para búsquedas de recopilación. Incluye los siguientes temas: Especificación de criterios de búsqueda de recopilación Especificación de tipos de elemento (tipos de contenido) Personalización de campos de búsqueda Búsqueda de texto Búsqueda en palabras clave Acción de cortar y pegar párrafos en campos de texto Especificar operadores AND y OR en los criterios de búsqueda Especificación del nombre de archivos adjuntos Especificación de destinatario, remitente o propietario para elementos de correo electrónico Búsqueda de archivos archivados mediante el campo Propietario Ejecución de búsquedas de dominio Especificación de fechas Especificación del tamaño de un elemento Uso de "Error de indexación" y "Cualquier contenido no indexado" Búsqueda en metadatos personalizados Eliminación de valores de todos los campos de búsqueda Especificación de criterios de búsqueda 187

188 Especificación de criterios de búsqueda Especificación de criterios de búsqueda de recopilación Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager. Tipo de elemento (tipo de contenido) En la sección siguiente, se describe cómo especificar criterios de búsqueda de recopilación. La mayoría de esta información de este capítulo también se aplica a las búsquedas dentro de la materia (búsquedas de análisis). Si desea ejecutar una búsqueda dentro de la materia, primero lea Trabajo con búsquedas dentro de la materia en la página 244. Las búsquedas dentro de la materia están disponibles en Discovery Manager Full Edition. El campo Expresión de búsqueda no se analiza en esta sección. Los clientes que utilizan Discovery Manager para buscar en archivos de Xtender deben consultar el informe EMC SourceOne Discovery Manager: Effective Collection Searches. El campo Buscar muestra el tipo de elemento (tipo de contenido) en el que se realizará la búsqueda. El valor predeterminado es Todos. Puede seleccionar un tipo de elemento distinto para la búsqueda. Nota: Discovery Manager Express Edition puede realizar búsquedas de elementos de correo electrónico. Discovery Manager Full Edition puede realizar búsquedas de todos los tipos de contenido (correo electrónico, archivos, SharePoint). Campos de búsqueda El tipo de elemento que seleccione en el campo Buscar determina los campos de búsqueda predeterminados. Puede: Cambiar, añadir y quitar campos de búsqueda. Borrar los valores de todos los campos de búsqueda. Consideraciones y limitaciones Revise las siguientes consideraciones y limitaciones para especificar criterios de búsqueda de recopilación. Si no especifica ningún criterio de búsqueda en los campos de búsqueda, se devolverán todos los elementos en los archivos para el tipo de contenido seleccionado, limitados por los siguientes valores en Propiedades de búsqueda: Resultados máximos de búsqueda Siempre realizar búsquedas de índices de texto completo 188 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

189 Especificación de criterios de búsqueda Para las materias estándares de Discovery Manager Full Edition, las palabras clave definidas por el gestor de materias en Propiedades de materia se muestran en el campo Palabra clave. La búsqueda tendrá en cuenta estas palabras clave en el asunto del mensaje. Si no desea buscar en una palabra clave, elimínela del campo Palabra clave. También puede añadir palabras clave. Para buscar en campos de texto (como Palabra clave, Asunto, Cuerpo o Contenido adjunto), los elementos deben estar indexados por texto completo. Para buscar contenido en datos adjuntos, incluidas direcciones de correo electrónico incorporadas, debe realizar una búsqueda de indexación de texto completo. Escriba parte de una dirección de correo electrónico o escríbala completa en un campo de dirección. No seleccione direcciones de la libreta de direcciones. Debido a la forma en que la indexación del archivo nativo de SourceOne trata a los datos adjuntos, las direcciones seleccionadas de la libreta de direcciones coinciden solo con los elementos archivados y no los datos adjuntos. Se pueden unir con OR varios valores en un campo de búsqueda en forma automática. Para unir con AND valores, añada un segundo campo duplicado. Por ejemplo, para unir con AND dos remitentes, añada un segundo campo de Remitentes. No se pueden realizar búsquedas de algunos caracteres que no están indexados. Otros caracteres están reservados. Considere las siguientes diferencias en la búsqueda de archivos Xtender 4.8 SP1 y archivos EMC SourceOne: Si busca mensajes archivados en Xtender, el campo Contenido adjunto y el campo Palabra clave no devolverán resultados cuando se utilicen con otros criterios. Por ejemplo, si busca un mensaje que tiene datos adjuntos y solo utiliza el campo Contenido adjunto, se devolverá el mensaje en los resultados de la búsqueda. Si busca el mismo mensaje utilizando otros campos además del campo Contenido de adjunto (por ejemplo, los campos Cuerpo o Asunto), no se muestra el mensaje en los resultados de la búsqueda. Debido al modo en el que los datos adjuntos se indexan en Xtender, no podrá buscar una palabra clave en los datos adjuntos ni en ninguna otra parte del mensaje simultáneamente en SourceOne. Xtender 4.x no es compatible con los caracteres multibyte (MBCS) de los mensajes de IBM Lotus Domino. Si se archiva un mensaje de múltiples bytes de Domino en Xtender 4x, Discovery Manager o Discovery Manager Express Edition, pueden experimentarse problemas para encontrar el mensaje en el archivo de Xtender cuando se realicen búsquedas por asunto o palabra clave. Puede especificar varias direcciones en un único campo Remitente, en un único campo Destinatario o en ambos. No debe utilizar varios campos Remitente o Destinatario al realizar búsquedas en un archivo de Xtender. No se admiten las búsquedas que utilicen el campo Propietario con los campos Remitente, Destinatario, o Remitente o destinatario en un archivo Xtender. Especificación de criterios de búsqueda de recopilación 189

190 Especificación de criterios de búsqueda Las búsquedas de archivos de Xtender pueden provocar tiempos de respuesta lentos si se especifican criterios de búsqueda que solo sean compatibles con SourceOne (por ejemplo, el campo Fecha de envío). Las búsquedas de archivos de Xtender son más rápidas si especifica solamente los criterios de búsqueda que admite Xtender: Palabra clave Fecha Remitente Destinatario Titular Asunto Contenido Nombre de datos adjuntos Contenido adjunto Tiene datos adjuntos Tamaño Importancia Confidencialidad No se pueden buscar palabras de mensajes en tailandés o coreano porque, en estos idiomas, las frases no incluyen espacios entre las palabras. Las búsquedas no reconocen palabras individuales porque no están separadas por espacios. Para buscar mensajes en tailandés o coreano, utilice un método distinto al de la búsqueda de palabras en el cuerpo del mensaje. En el caso de búsquedas en el archivo nativo de EMC SourceOne o el archivo de EMC Xtender 4.8, la cantidad máxima de términos de búsqueda es Por ejemplo, los criterios de búsqueda que contienen direcciones y 25 palabras clave excederían el límite. Este es un límite de indexación. Especificación de tipos de elemento (tipos de contenido) En esta sección, se describe cómo especificar tipos de elementos. Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager, salvo en los casos en que se especifique lo contrario. Los tipos de elemento que seleccione determinan los campos de criterio de búsqueda que están disponibles. Consideraciones y limitaciones de la especificación de los tipos de elementos Revise las siguientes consideraciones y limitaciones para especificar tipos de elementos. 190 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

191 Especificación de criterios de búsqueda Discovery Manager Express Edition puede realizar búsquedas de elementos de correo electrónico. Discovery Manager Full Edition puede realizar búsquedas de todos los tipos de contenido (correo electrónico, archivos, SharePoint). Para Domino y Notes, todas las citas, las reuniones y los eventos se mapean al tipo Cita. Por ejemplo, para buscar elementos de reuniones de Notes, seleccione Elemento de calendario > Cita en el menú desplegable Buscar en lugar de Elemento de calendario > Reunión. De forma alternativa, seleccione Elemento de calendario en el menú desplegable Buscar y le devolverá todos los elementos de calendario independientemente de la plataforma. Si desea buscar contenido de correo electrónico que se archivó en el registro desde un entorno de Office 365, debe hacerlo por el tipo de elemento Mensaje de correo electrónico (dado que así es como se archivó) y no por el tipo que aparece en Outlook, por ejemplo, una convocatoria de reunión o una solicitud de tarea. La búsqueda de mensajes de correo electrónico de Office 365 puede mostrar resultados de convocatorias de reunión, de solicitudes de tareas y de mensajes de correo electrónico. Procedimiento de especificación de tipos de elemento Utilice el menú desplegable Buscar para especificar los tipos de elemento en los que desea ejecutar la búsqueda. El tipo de elemento predeterminado es Todos. Figura 123 Menú desplegable Buscar: valor predeterminado "Todos" Realice los siguientes pasos para especificar tipos de elemento en el menú desplegable Buscar. 1. Haga clic en la flecha de la lista desplegable. 2. Active la casilla de verificación situada junto a cada tipo de elemento que desea buscar. Especificación de tipos de elemento (tipos de contenido) 191

192 Especificación de criterios de búsqueda 3. Desactive la casilla de verificación situada junto a cada tipo de elemento que no desea buscar. Si desactiva las casillas de verificación de todos los tipos de elemento, el valor predeterminado del menú desplegable Buscar será Todos. Nota: Solo los tipos de elemento Correo electrónico están disponibles en Discovery Manager Express Edition. Figura 124 Menú desplegable Buscar: Discovery Manager Full Edition Si selecciona un tipo de elemento o el tipo de elemento Todos, la etiqueta del menú desplegable Buscar muestra dicho tipo de elemento. Figura 125 Ejemplo de menú desplegable Buscar: un solo tipo de elemento Si selecciona varios tipos de elemento, la etiqueta del menú desplegable Buscar cambia a Múltiples objetos. Los nombres de los tipos de elemento seleccionados se muestran en la parte superior de la pestaña Resultados y en un mensaje de globo. Figura 126 Ejemplo de menú desplegable Buscar: varios tipos de elementos 192 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

193 Especificación de criterios de búsqueda Personalización de campos de búsqueda Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager. Cambie, añada y elimine campos de búsqueda remitiéndose a las secciones siguientes. Cambio de campos de búsqueda existentes Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager. Adición de campos de búsqueda Realice los siguientes pasos para cambiar un campo de búsqueda del panel de trabajo. 1. Haga clic en la flecha desplegable en la etiqueta del campo. 2. Seleccione el nuevo campo de la lista desplegable. El tipo de elemento seleccionado en el campo Buscar determina los campos de búsqueda disponibles. Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager. Realice los siguientes pasos para añadir un campo de búsqueda del panel de trabajo. 1. Haga clic en Añadir criterios. Eliminación de campos de búsqueda 2. Seleccione el campo de la lista desplegable. El tipo de elemento seleccionado en el campo Buscar determina los campos de búsqueda disponibles. Los campos de búsqueda nuevos se añaden desde arriba hacia abajo. Si añade más campos de los que se pueden mostrar a la vez, una barra de desplazamiento vertical aparece en el lado derecho del área de criterios de búsqueda. Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager. Búsqueda de texto Siga los siguientes pasos para eliminar un campo de búsqueda del panel de trabajo. 1. Haga clic en la flecha desplegable en la etiqueta del campo. 2. Seleccione Quitar en la lista desplegable. Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager. Personalización de campos de búsqueda 193

194 Especificación de criterios de búsqueda Para realizar una búsqueda en los campos del tipo de datos Texto, consulte la tabla siguiente. Tabla 7 Búsqueda de texto Para buscar texto que el valor especificado Contiene No contiene Realice esta acción: Para buscar en un número o palabra, escriba el valor o palabra. Para buscar en una frase exacta, encierre la frase con comillas dobles. Por ejemplo: Recursos humanos Encierre el número, palabra o frase entre comillas dobles y luego escriba un signo menos antes de la primera comilla. Por ejemplo: - Recursos humanos Nota: No incluya un espacio entre el signo menos y la primera comilla doble. Comienza con Escriba el asterisco como carácter comodín después del número o palabra. Por ejemplo: gestionar* Nota: No incluya un espacio entre el comodín y el número o palabra. Finaliza con Escriba el asterisco como carácter comodín antes del número o palabra. Por ejemplo: *23 Nota: No incluya un espacio entre el comodín y el número o palabra. Búsqueda de palabras y frases Palabras y frases exactas Varias palabras o frases En esta sección, se describe cómo buscar palabras y frases, y se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager. Para buscar palabras o frases exactas, encierre el texto entre comillas dobles. Por ejemplo, el término de búsqueda John Kennedy solamente mostrará elementos si la frase exacta John Kennedy se encuentra íntegramente. El texto John F. Kennedy no produciría una coincidencia ni tampoco lo haría Ken. Puede buscar en varias palabras, frases o ambas. Las palabras y frases se unen de manera automática mediante el criterio de búsqueda OR. Por ejemplo, si busca cuota de ventas del tercer trimestre, las palabras se unen con el criterio OR. Se obtendrán los resultados que coincidan parcialmente, por lo menos, con una de las palabras. Puede buscar en palabras y frases, como Ventas internas de Chicago del primer trimestre. Para buscar en palabras y frases exactas, encierre las palabras y frases en comillas dobles. 194 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

195 Especificación de criterios de búsqueda Nota: Las palabras AND y OR no actúan como operadores. Uso del operador No contiene (-) Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager. El signo menos al comienzo de una palabra o número actúa como un operador No contiene. Por ejemplo: Al escribir -cerrado en el campo de búsqueda Asunto, la búsqueda no mostrará mensajes que contengan la palabra cerrado en el asunto. Si escribe comercio -cerrado en el campo Asunto, los términos se unen con el criterio de búsqueda OR. La búsqueda buscará los mensajes que tengan la palabra comercio o que no tengan la palabra cerrado. Se devolvería un mensaje que tuviera la palabra cerrado en el asunto si también tuviera la palabra comercio en el asunto. Nota: La palabra NOT no actúa como operador. Nota: Esta sección no se aplica al campo Expresión de búsqueda. Los campos de dirección (Remitente, Destinatario, Remitente o destinatario, Propietario), los campos de dominio (Dominio de remitente y Dominio de destinatario), el campo Nombre de datos adjuntos y el campo Nombre de archivo no son compatibles con el operador No contiene (-). Utilización de comodines Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager. La búsqueda utiliza el asterisco como comodín para representar uno o varios caracteres. Nota: Solo se admite el asterisco como comodín. No utilice otros caracteres reservados (como signos de pregunta) como comodines en un término de búsqueda; de lo contrario, es posible que se obtengan resultados no intencionados. Usos admitidos de comodines asteriscos Puede utilizar un asterisco (*) como un carácter comodín en términos de búsqueda en los campos que aparecen en Búsqueda de texto en la página 193 y en los campos de dirección Remitente, Destinatario y Remitente o Destinatario, según las instrucciones descritas en los temas siguientes. Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager. En esta sección, se describen los comodines asteriscos que son compatibles. Búsqueda de texto 195

196 Especificación de criterios de búsqueda Un comodín asterisco al principio o al final de una palabra o una frase Puede utilizar un comodín asterisco al principio o al final de una palabra. El uso de un comodín asterisco es relativamente eficiente al final de una palabra y mucho más intensivo si se utiliza al principio de una palabra. Se aplican las siguientes instrucciones: Final de una palabra. Si escribe un comodín asterisco al final de una palabra, la búsqueda encuentra todas las palabras que comienzan con las letras que aparecen antes del asterisco. Por ejemplo: sobre* busca sobre, sobrecarga, sobreactuar, sobrecalentamiento, etc. casa* busca casa, casamiento, casación, etc. Principio de una palabra. Si escribe un comodín asterisco al principio de una palabra, la búsqueda encuentra todas las palabras que finalizan con las letras especificadas. (Esta opción puede aumentar el tiempo de búsqueda necesario). Por ejemplo: *grafía busca tipografía, ortografía, radiografía, etc. *mente busca igualmente, paulatinamente, fácilmente, etc. Puede utilizar un comodín asterisco al principio o al final de una frase encerrada entre comillas dobles. El comodín asterisco debe estar dentro de las comillas dobles. Por ejemplo: dividendo *trimestral dividendo trimestral* Un comodín asterisco antes de punto El carácter comodín asterisco es válido cuando se utiliza inmediatamente antes del punto (.). Esto se aplica a todos los campos de texto de entrada manual, entre los cuales está el campo Nombre de datos adjuntos y el campo Palabra clave. Cómo especificar el operador OR en los criterios de búsqueda para varias palabras en el mismo campo de texto Para realizar OR en los criterios de búsqueda para varias palabras en un mismo campo de texto, incluya un espacio entre las palabras. No escriba la palabra OR entre palabras. La palabra OR no actúa como operador. No escriba las palabras entre comillas dobles. Discovery Manager interpreta las palabras encerradas entre comillas dobles como una frase y busca una coincidencia exacta. Por ejemplo, suponga que escribe fácil* *mente en el campo Asunto. Los términos coincidentes serían aquellos que empezasen con fácil o (OR) que terminasen en mente. 196 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

197 Especificación de criterios de búsqueda Entre las coincidencias, se incluirán fácil, facilidad, facilista, facilitar, mente e igualmente, pero no mentecato, mentecatada, mentecatería ni mentesano. Cómo especificar el operador AND en criterios de búsqueda de varias palabras Para especificar el operador AND en criterios de búsqueda de varias palabras, use campos de texto duplicados. No escriba la palabra AND entre palabras. La palabra AND no actúa como operador. No escriba las palabras entre comillas dobles. Discovery Manager interpreta las palabras encerradas entre comillas dobles como una frase y busca una coincidencia exacta. Por ejemplo, si desea buscar elementos que incluyan dos asuntos de correo electrónico, añada dos campos de asunto en el área de criterios de búsqueda. Supongamos que añade los siguientes valores: Primer campo Asunto: fácil* Segundo campo Asunto: *mente Usos no admitidos de comodines asteriscos Los términos coincidentes serán aquellos que empiecen con fácil y (AND) que terminen en mente. Las coincidencias incluirán fácilmente, pero no fácil, facilidad, facilísimo, facial ni facilitar. Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager. En esta sección, se describen los usos no admitidos de los comodines asteriscos. Los comodines asteriscos no se admiten en los casos siguientes: Caracteres comodín asterisco incrustados Por ejemplo: sobre*carga, mente*sa*na Un carácter comodín asterisco solo Por ejemplo: * Un comodín asterisco se utiliza como operador en una frase si el asterisco está fuera de las comillas dobles. Por ejemplo: * dividendo trimestral Un comodín asterisco en una frase que no se utilice ni al principio ni al final de la frase. Por ejemplo: dividendo * trimestral En el campo Propietario Si utiliza el comodín asterisco en casos no compatibles, el área de criterios de búsqueda muestra un mensaje de error. Búsqueda de texto 197

198 Especificación de criterios de búsqueda Uso de caracteres comodín asterisco en campos de dirección Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager. En esta sección, se describe el uso de comodines asteriscos en los campos de dirección. El comodín asterisco no se admite en el campo Propietario. El comodín asterisco se admite en los campos Remitente, Destinatario y Remitente o destinatario. Búsqueda en palabras clave Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager. Para buscar en el asunto, el cuerpo o los datos adjuntos, puede utilizar: Los campos Asunto, Cuerpo o Contenido adjunto. El campo Expresión de búsqueda. El campo de palabra clave, tal y como se describe en el procedimiento siguiente. Complete los siguientes pasos parar realizar búsquedas en una palabra clave. 1. Escriba todos o algunos caracteres de la palabra clave en el campo de palabra clave (el campo no etiquetado en la parte superior del área de criterios de búsqueda). 2. Haga clic en Buscar. Las palabras ingresadas en el campo de palabra clave se unen mediante el criterio OR. Acción de cortar y pegar párrafos en campos de texto Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager. Puede cortar y pegar párrafos en los campos de búsqueda del tipo de datos Texto. Nota: No copie texto de fuentes HTML en campos de búsqueda. Determinados caracteres (como las comillas dobles) se mostrarán correctamente después de pegar contenido. Sin embargo, estos incluyen códigos HTML que proporcionan resultados de búsqueda incorrectos. SourceOne solo admite las comillas dobles generadas por el teclado u otros caracteres especiales. Al pegar un párrafo en un campo de texto: Todos los caracteres de la línea nueva se sustituirán por espacios (que es el delimitador de los términos de búsqueda de los campos de texto). El campo mostrará una barra de desplazamiento que le permitirá desplazarse por el texto. Al pasar el ratón por encima del campo, se muestra el texto completo. 198 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

199 Especificación de criterios de búsqueda Nota: Para campos ID, solo se admiten caracteres alfanuméricos. Especificar operadores AND y OR en los criterios de búsqueda Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager. En esta sección, se describe cómo especificar operadores AND y OR en los criterios de búsqueda. Nota: Esta sección no se aplica al campo Expresión de búsqueda. De forma predeterminada: Cuando hay múltiples valores en un campo de búsqueda, Discovery Manager realiza automáticamente una búsqueda con OR. Por ejemplo, si escribe las palabras cuota de ventas en el mismo campo de texto, se devolverán los elementos que coincidan con cualquiera de esas palabras. No es posible especificar OR para campos de búsqueda diferentes. Cuando existen valores en diferentes campos de búsqueda, Discovery Manager realiza una búsqueda con AND. Por ejemplo, si especifica un destinatario en el campo Destinatario y una fecha en el campo Fecha, solo se devolverán los mensajes que coincidan con ambos, el destinatario y la fecha. Nota: Las palabras AND y OR no actúan como operadores. Para que Discovery Manager realice una búsqueda con AND de valores del mismo campo de búsqueda, añada un campo de búsqueda duplicado. Por ejemplo, puede añadir el campo Tamaño para especificar rangos para el campo Tamaño. Nota: La búsqueda en varios campos Remitente en un archivo de Xtender no es compatible. Especificación del nombre de archivos adjuntos Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager. Especificar operadores AND y OR en los criterios de búsqueda 199

200 Especificación de criterios de búsqueda Para buscar por extensión de nombre de archivo en el campo de búsqueda Nombre de datos adjuntos, escriba la extensión de nombre de archivo después del punto. El carácter comodín es válido, pero no necesario. Por ejemplo, para buscar elementos que contengan datos adjuntos con la extensión de nombre de archivo.txt, escriba cualquiera de las siguientes entradas:.txt *.txt Puede utilizar comodines para buscar nombres parciales. Por ejemplo, para un archivo adjunto denominado Q2FinanceReport.pdf, la siguiente búsqueda con comodín sería válida: *FinanceReport.pdf Q2FinanceReport.* Al buscar el texto desconocido en el campo Nombre de datos adjuntos, es posible que los resultados de la búsqueda arrojen elementos que tengan datos adjuntos (o mensajes incorporados que tengan datos adjuntos) sin nombre, además de encontrar elementos con datos adjuntos que contengan el nombre desconocido. Nota: El operador No contiene (-) no funciona en el campo Nombre de datos adjuntos. Especificación de destinatario, remitente o propietario para elementos de correo electrónico Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager. Consideraciones y limitaciones generales Esta sección contiene información sobre la especificación de criterios de búsqueda en los campos de dirección Remitente, Destinatario, Propietario y Remitente o destinatario. A continuación, se incluyen consideraciones y limitaciones generales para especificar criterios de búsqueda que incluyan los campos de Remitente, Destinatario, Propietario y Remitente o destinatario: Los campos de dirección (Remitente, Destinatario, Propietario y Remitente o Destinatario) no admiten el operador No contiene (-). Las siguientes combinaciones de campos de dirección no son compatibles en búsquedas de SourceOne en archivos de Xtender: Campo Destinatario y campo Destinatario Campo Remitente y campo Remitente Campo Propietario y campo Propietario Campo Propietario y campo Remitente Campo Propietario y campo Destinatario 200 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

201 Especificación de criterios de búsqueda Las mejores prácticas para especificar direcciones en campos de búsqueda Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager. En esta sección, se describen las mejores prácticas para especificar direcciones en campos de búsqueda. Seleccione nombres del cuadro de diálogo Libreta de direcciones utilizando identidades como la fuente, para asegurarse de que la búsqueda incluya las direcciones históricas y las actuales. Utilice identidades incluso si el usuario aún se encuentra en la libreta de direcciones. Utilice identidades para buscar en mensajes pertenecientes a usuarios una vez que hayan partido de la empresa y ya no se encuentren en la libreta de direcciones. Cree un registro de identidad para cada custodia (remitente, destinatario y propietario) en la materia. Puede buscar una dirección SMTP escribiéndola en un campo de dirección (Remitente, Destinatario o Remitente o Destinatario), pero la mejor práctica es utilizar en su lugar una identidad que incluya la dirección SMTP. Uso del campo Remitente o destinatario, o el campo Propietario Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager. El campo Remitente o destinatario produce diferentes resultados dependiendo de si el correo se almacenó mediante archivado histórico o mediante el registro. Si el correo enviado a una lista de distribución se almacenó mediante archivado histórico, el campo Remitente o destinatario puede producir resultados de búsqueda incompletos. El problema se produce ya que la lista de distribución no está expandida cuando el correo que se envió a la lista de distribución se almacena en un buzón. En el caso del archivado histórico (a diferencia del registro), el archivo no conoce los miembros válidos de la lista de distribución en el momento de enviar el correo. Por consiguiente, la persona está marcada como propietario de los mensajes del buzón en vez de como destinatario. Si el nombre de la persona aparece en los campos Para, CC o ambos, la persona se marca como destinatario y como propietario. Si los mensajes se almacenan mediante archivado histórico, el campo Remitente o destinatario funcionará para el correo enviado por la persona a la que se busca o para el correo que se reciba de esta en forma explícita, pero las búsquedas no devolverán los correos que la persona haya recibido por medio de una lista de distribución o CCO. Para buscar esos correos, debe utilizar el campo Propietario. Especificación de destinatario, remitente o propietario para elementos de correo electrónico 201

202 Especificación de criterios de búsqueda Las búsquedas por Remitente o destinatario funcionan de la forma prevista cuando se archiva el correo mediante el registro. Nota: Las limitaciones descritas en esta sección para el campo Remitente o destinatario también se aplican al campo Destinatario. Métodos para especificar direcciones en campos de búsqueda Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager. Libreta de direcciones Existen varias maneras de especificar direcciones en los campos de dirección (Remitente, Destinatario, Remitente o Destinatario o Propietario). Cada método genera un tipo diferente de búsqueda. Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager. Entrada manual Al seleccionar una dirección de la libreta de direcciones, se genera una búsqueda IGUAL A (exacta) para la dirección seleccionada. Solo se devolverán los mensajes con esa dirección exacta. La búsqueda incluirá todas las direcciones conocidas por el servidor de correo para el usuario. Por ejemplo, si selecciona Alana E Raysor de la libreta de direcciones en el campo Destinatario, solo se devolverán los mensajes recibidos por esa persona. No se devolverán los mensajes de otros usuarios con el nombre Alana. Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager. Los términos de búsqueda se interpretan de manera diferente en los campos de dirección que en los campos de texto. Término de búsqueda único Al escribir manualmente un único término de búsqueda en el campo Destinatario, Remitente o Remitente o destinatario, se genera una búsqueda CONTIENE (parcial) de manera predeterminada (puede lograr una coincidencia exacta aplicando correcciones en línea). Por ejemplo, si escribe manualmente el único término de búsqueda Alana en el campo Destinatario, se devolverán los mensajes cuyos destinatarios sean Alana E Gaymon y Alana E Raysor. Puede escribir de forma manual una dirección en el campo Propietario para buscar los mensajes que pertenezcan a un usuario que ya no esté en la libreta de direcciones. La mejor práctica es utilizar identidades. Nota: Si escribe una dirección en el campo Propietario, debe escribir la dirección completa de la misma forma en la que se la registró. A diferencia de otros campos de dirección, las búsquedas parciales no se realizan en el campo Propietario. 202 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

203 Especificación de criterios de búsqueda El número máximo de caracteres que puede escribir en un campo de dirección es de 255, pero para lograr una visualización óptima, no debe excederse de 80 a 100 caracteres. Varios términos de búsqueda Debe separar varios términos de búsqueda con punto y coma. Por ejemplo, para buscar en los destinatarios Alana E Gaymon y Allan E Cluff en un entorno de Exchange, escriba: Alana E Gaymon; Allan E Cluff Nota: Se pueden unir con OR direcciones múltiples en el mismo campo. Coincidencia exacta en línea Cuando escribe manualmente una dirección en los campos admitidos (Remitente, Destinatario o Remitente) o destinatario, puede utilizar un prefijo para indicar que la dirección se debe evaluar como una coincidencia exacta, a diferencia de la coincidencia normal de tipo CONTIENE (parcial). El prefijo para la coincidencia exacta es el signo igual (=). Las entradas de coincidencia exacta y de coincidencia CONTIENE se pueden combinar en el mismo campo siguiendo las reglas para varios términos de búsqueda que se describieron anteriormente. Las direcciones introducidas de esta manera aparecerán encima del campo como entradas de coincidencia exacta, como si se seleccionaran desde una libreta de direcciones. Tabla 8 Ejemplo de una coincidencia exacta en línea Entrada del usuario =Roberto.Pérez@ejemplo.com =Roberto=Pérez@ejemplo.com = =Roberto.Pérez=@ejemplo.com Dirección de coincidencia exacta añadida a la búsqueda Roberto.Pérez@ejemplo.com Roberto=Pérez=@ejemplo.com =Roberto.Pérez=@ejemplo.com Nota: No debe haber un espacio entre el prefijo y el texto de carga útil, pero es posible escribir direcciones que comiencen con este carácter usando comillas dobles. El signo igual se considera un carácter especial en estos campos, por lo cual las direcciones destinadas a introducirse como una búsqueda con CONTIENE que comiencen con este carácter especial igualmente pueden utilizarse en una búsqueda con CONTIENE. Para ello, es necesario encerrar la entrada entre comillas dobles. Comodines Puede utilizar comodines en los campos Remitente, Destinatario o Remitente o destinatario. Acerca de los índices y las búsquedas de dirección Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager. Especificación de destinatario, remitente o propietario para elementos de correo electrónico 203

204 Especificación de criterios de búsqueda Al escribir de forma manual una dirección en el campo Remitente, Destinatario o Remitente o destinatario (búsqueda CONTIENE), se buscan las indexaciones por texto completo. Nota: Los resultados de búsqueda también contienen mensajes incorporados con la dirección de correo electrónico escrita manualmente, independientemente de si selecciona la casilla de verificación Siempre realizar búsquedas de índices de texto completo o la deja deseleccionada. Para eliminar estos resultados de búsqueda adicionales, puede realizar una búsqueda por Propietario de una dirección ingresada manualmente o puede crear una identidad para esa dirección de correo electrónico particular. Si la indexación no está habilitada, no se puede realizar una búsqueda de índices de texto. Para buscar en direcciones si la indexación no está habilitada, debe seleccionar las direcciones de la libreta de direcciones. El valor especificado debe tener una coincidencia exacta con la dirección que se ha almacenado para el correo electrónico recibido. Nota: El administrador de Management activa los índices, como se describe en la Guía de administración de EMC SourceOne Management. Selección de nombres de la libreta de direcciones o especificación de identidades Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager. En esta sección, se describe cómo seleccionar nombres desde la libreta de direcciones o cómo especificar identidades. Búsqueda básica Realice los siguientes pasos para seleccionar un destinatario, remitente o propietario desde la libreta de direcciones, o para especificar identidades. 1. Haga clic en el icono de la libreta de direcciones del campo Destinatario, Remitente, Remitente o destinatario, o Propietario. Figura 127 Icono de la libreta de direcciones en el campo Propietario Aparecerá el cuadro de diálogo Libreta de direcciones. 204 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

205 Especificación de criterios de búsqueda Figura 128 Libreta de direcciones 2. En el campo Origen, seleccione el origen del nombre: Exchange Domino Nota: En un entorno de Domino que utiliza el directorio nativo de Domino, este tipo de dirección se etiqueta Domino <Seleccionar directorio>. Si previamente elige Domino <Seleccionar directorio>, se selecciona el primer directorio de Domino de forma predeterminada. Identidades Metadatos Dirección Nota: Puede tener nombres de diferentes orígenes en el mismo campo de dirección. Utilice el campo Origen en la libreta de direcciones para intercambiar orígenes. El último origen que selecciona se convierte en el valor predeterminado para el resto de la sesión. Especificación de destinatario, remitente o propietario para elementos de correo electrónico 205

206 Especificación de criterios de búsqueda 3. En un entorno de Domino que utiliza el directorio nativo de Domino, en el campo Origen de Domino <Seleccionar directorio>, seleccione un directorio de Domino. Figura 129 Libreta de direcciones: Domino <Seleccionar directorio> 4. Siga uno de los pasos siguientes: Si seleccionó Exchange o Domino en el paso 2, escriba el nombre completo o parcial en el campo Buscar. Nota: En un entorno de Domino que utiliza el directorio nativo de Domino, está buscando el nombre para mostrar, que se enumera por apellido. Si escribe el nombre de la persona, no obtendrá ningún resultado. Si escribe el apellido, obtendrá el nombre de la persona. Si seleccionó Identidades en el paso 2, realice uno de los pasos siguientes en el campo Buscar: Para ver todas las identidades, deje en blanco el campo Buscar. Para filtrar identidades, escriba el nombre completo o parcial de la persona. 5. Siga uno de los pasos siguientes: Haga clic en Buscar. Con la selección en el campo Buscar, presione Intro. Los resultados posibles son: Si se encuentra un nombre que coincide exactamente con los criterios, se añade a la lista de manera automática. El campo Buscar se vuelve a seleccionar y se borra el valor que contiene para que pueda buscar varias entradas rápidamente. Los iconos indican si una dirección seleccionada de un directorio Domino corresponde a una persona o a un grupo. Si ningún nombre coincide con los criterios, haga clic en Aceptar en el mensaje No se encontraron entradas. El campo Buscar se vuelve a seleccionar, pero el valor que contiene se conserva. 206 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

207 Especificación de criterios de búsqueda Si varios nombres coinciden con los criterios, se abre el cuadro de diálogo Seleccionar dirección. Los iconos indican si una dirección seleccionada de un directorio Domino corresponde a una persona o a un grupo. Figura 130 Seleccionar dirección a. Seleccione los nombres. Tabla 9 Selección de nombres Para seleccionar Nombre único Varios nombres contiguos Varios nombres no contiguos Todos los nombres Todos los nombres desde la selección actual hasta el final de la lista Todos los nombres desde la selección actual hasta el comienzo de la lista Realice esta acción: Haga clic Presione Mayús y haga clic Presione Ctrl y haga clic Presione Ctrl y A Presione Mayús y Fin y haga clic Presione Mayús e Inicio y haga clic b. Haga clic en Aceptar para copiar los nombres seleccionados en el cuadro de diálogo Libreta de direcciones y cierre el cuadro de diálogo Seleccionar dirección. 6. Para ver los detalles del usuario, haga doble clic sobre el nombre en el cuadro de diálogo Libreta de direcciones. Se abre el cuadro de diálogo Información de usuarios. La pestaña General muestra información sobre el usuario, si la libreta de direcciones del sistema de correo contiene dicha información. Especificación de destinatario, remitente o propietario para elementos de correo electrónico 207

208 Especificación de criterios de búsqueda Figura 131 Información de usuarios: pestaña General La pestaña Direcciones de correo electrónico muestra todas las Direcciones de correo electrónico conocidas del usuario. Figura 132 Información de usuarios: pestaña Direcciones de correo electrónico 7. Para quitar nombres del cuadro de diálogo Libreta de direcciones, seleccione los nombres y presione la tecla Eliminar. 208 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

209 Especificación de criterios de búsqueda 8. Cuando acabe de buscar nombres en el cuadro de diálogo Libreta de direcciones, realice uno de los pasos que se describen a continuación para cerrarlo: Haga clic en Aceptar. Con la selección en el botón Aceptar o en la lista de nombres, presione Intro. Los nombres seleccionados se muestran arriba del campo de búsqueda en la ventana de Discovery Manager. Figura 133 Ejemplo: Los nombres seleccionados se muestran arriba del campo de dirección Los iconos indican si una dirección seleccionada de un directorio Domino corresponde a una persona o a un grupo. Figura 134 Ejemplo: iconos de persona y de grupo (Domino) Búsqueda avanzada Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager. Especificación de destinatario, remitente o propietario para elementos de correo electrónico 209

210 Especificación de criterios de búsqueda Realice los siguientes pasos para buscar nombres mediante campos adicionales. 1. Haga clic en la flecha desplegable situada junto a Buscar y seleccione Búsqueda avanzada. 2. En el cuadro de diálogo Búsqueda avanzada, escriba el criterio de búsqueda y, a continuación, haga clic en Aceptar. Figura 135 Búsqueda avanzada Los nombres coincidentes se copian al cuadro de diálogo Libreta de direcciones. Nota: El cuadro de diálogo Búsqueda avanzada solo está disponible para los entornos de Exchange y para los entornos de Domino que utilizan LDAP. No está disponible para los entornos de Identidades o para los entornos de Domino que utilizan el directorio nativo de Domino. Introducción de nombres manualmente Para ingresar los nombres manualmente, escriba los nombres para mostrar en el campo Destinatario, Remitente o Remitente o destinatario. Separe los nombres para mostrar con punto y coma. Si un nombre para mostrar contiene punto y coma (por ejemplo "Juan; buzón"), debe seleccionar el usuario desde la libreta de direcciones. 210 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

211 Especificación de criterios de búsqueda Distinguir nombres duplicados En los entornos LDAP de Exchange y Domino, para distinguir los nombres duplicados mostrados sobre los campos de dirección (Remitente, Destinatario, Propietario, o Remitente o destinatario), realice uno de los siguientes pasos para ver el nombre para mostrar y el nombre completo. Pase el ratón sobre el nombre para ver información sobre herramientas. Figura 136 Campos de dirección: nombres duplicados Haga doble clic en el nombre para abrir el cuadro de diálogo Información del usuario. Figura 137 Información de usuarios: nombres duplicados Especificación de destinatario, remitente o propietario para elementos de correo electrónico 211

212 Especificación de criterios de búsqueda Búsqueda de archivos archivados mediante el campo Propietario Nota: Esta sección hace referencia a Discovery Manager Full Edition. En esta sección, se describe cómo buscar elementos archivados mediante el campo de propietario. Cuando selecciona Todos o el tipo de contenido Archivo en el campo Buscar, el campo de criterios de búsqueda Propietario está disponible. En el caso de los archivos que se encuentran archivados, un propietario es la ruta UNC desde la cual se archivó originalmente el archivo. Para usar el campo Propietario para buscar archivos archivados, utilice uno de los métodos siguientes: En el campo Propietario, escriba la ruta UNC desde la que se archivó el archivo. En el campo Propietario, seleccione una identidad que incluya la entrada Ubicación de archivo. 1. Haga clic en el icono de libreta de direcciones situado junto al campo Propietario. Aparecerá el cuadro de diálogo Libreta de direcciones. 2. En el campo Origen, seleccione Identidades. 3. Realice uno de los siguientes pasos en el campo Buscar: Para ver todas las identidades, deje en blanco el campo Buscar. Para filtrar identidades, escriba el nombre completo o parcial de la persona. 4. Siga uno de los pasos siguientes: Haga clic en Buscar. Con la selección en el campo Buscar, presione Intro. 5. Seleccione la identidad que incluya una ubicación de archivo. 212 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

213 Especificación de criterios de búsqueda Ejecución de búsquedas de dominio Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager. Use búsquedas de dominio para encontrar correos electrónicos enviados a dominios externos o desde ellos mediante direcciones SMTP. Para ejecutar una búsqueda en un dominio, utilice uno o los dos campos de búsqueda siguientes: Dominio de remitente Dominio de destinatario Estos campos no se muestran de manera predeterminada. Al escribir manualmente un solo término de búsqueda en el campo Dominio de remitente o Dominio de destinatario, se genera una búsqueda CONTIENE (parcial). Se devolverán los mensajes con direcciones que contengan el dominio especificado. Los campos de búsqueda de dominio están disponibles para los siguientes tipos de elemento que se pueden seleccionar en el campo Buscar: Mensaje de correo electrónico, Tarea, Solicitud de tarea, Otro, Elemento de calendario (Reunión, Cita, Aviso), Mensaje instantáneo, Informes (Informe de entrega, Informe de lectura, Otro informe). Puede utilizar los campos de dominio con cualquier otro campo de criterios de búsqueda, incluido el campo Expresión de búsqueda. Requisitos previos de búsquedas de dominio Las búsquedas de dominio requieren que el contenido de la búsqueda esté indexado por texto completo en el archivo. El administrador del sistema SourceOne configura la indexación de texto completo. En las propiedades de búsqueda, no tiene que activar la opción Búsqueda en índices de texto completo. Cuando se especifican criterios de búsqueda de dominios, se aplica automáticamente una búsqueda de índices de texto completo. Consideraciones y limitaciones de búsquedas de dominio Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager. Revise las consideraciones y limitaciones de las búsquedas de dominio. Los campos de búsqueda de dominio son compatibles con la entrada manual solamente. No puede seleccionar direcciones de una libreta de direcciones. Escriba solo la parte de dominio de una dirección de correo electrónico. No escriba ninguna parte del nombre de usuario ni el Un término de búsqueda de dominio no válido no producirá un mensaje de error, pero generará resultados de búsqueda no deseados o incompletos. El operador No contiene (-) no es compatible en los campos Dominio de remitente y Dominio de destinatario. Ejecución de búsquedas de dominio 213

214 Especificación de criterios de búsqueda Las búsquedas de dominio de remitentes y destinatarios en mensajes incorporados no son compatibles. La cantidad total máxima de direcciones permitidas en una búsqueda de dominio en archivos nativos de EMC SourceOne es Si los términos de búsqueda de dominio especificados superan este límite, aparece el siguiente mensaje de error: Los criterios de búsqueda de dominios especificados arrojaron una consulta que es demasiado extensa para poder ejecutarse. Si se especifican varios dominios, ya sea manualmente o mediante comodines, intente desglosar la búsqueda en varias búsquedas más pequeñas para obtener el resultado deseado. Las búsquedas de dominio pueden demorar mucho tiempo en ejecutarse. Pruebe búsquedas de dominio en un pequeño rango de fechas, incluso un solo día, para calcular el tiempo de ejecución antes de realizar una búsqueda de un rango de fechas completo. Búsquedas de dominio en archivos de Xtender: Son compatibles solo con índices generados por Xtender 4.3 o posterior. Están sujetas a limitaciones de Xtender. Al ejecutar búsquedas de dominio de SourceOne en un archivo de Xtender, las restricciones que se aplican a los campos Remitente y Destinatario en el plug-in de búsqueda de Xtender también se aplican a los campos Dominio de remitente y Dominio de destinatario en SourceOne. Las siguientes combinaciones de búsqueda de campos de dominio no son compatibles en búsquedas de SourceOne en archivos de Xtender: Campo Destinatario y campo Dominio de destinatario Campo Remitente o destinatario y campo Dominio de destinatario Campo Dominio de destinatario y campo Dominio de destinatario Campo Remitente y campo Dominio de remitente Campo Remitente o destinatario y campo Dominio de remitente Campo Dominio de remitente y campo Dominio de remitente Campo Propietario y campo Dominio de remitente Campo Propietario y campo Dominio de destinatario Las siguientes combinaciones de búsqueda de campos de dominio son compatibles en búsquedas de SourceOne en archivos de Xtender: Campo Remitente y campo Dominio de destinatario Campo Destinatario y campo Dominio de remitente Las limitaciones en las búsquedas de dominio en archivos de Xtender también se aplican a los archivos de Xtender que se migraron con la utilidad de migración en el lugar (IPM). 214 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

215 Especificación de criterios de búsqueda Se pueden buscar dominios, pero estos no se devuelven como información en los resultados de la búsqueda. Por ejemplo, si ejecuta una búsqueda con comodines válidos en un campo de dominio, la cuadrícula de resultados no incluye una columna que enumere los dominios coincidentes para cada resultado. Especificación de varios términos de búsqueda en los campos de dominio En esta sección, se describe cómo especificar varios términos de búsqueda en los campos de dominio. Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager. Puede escribir varios términos de búsqueda en los campos de dominio. Utilice el delimitador de punto y coma (;) entre los términos de búsqueda. Uso de comodines en búsquedas de dominio En esta sección, se describe el uso de comodines en las búsquedas de dominio. Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager. Nota: El uso de un comodín asterisco al principio de un término de búsqueda puede aumentar el tiempo de búsqueda. Use el comodín asterisco para buscar: Los subdominios de un dominio Por ejemplo: *dominio.com Subcadenas en un dominio Por ejemplo: *dominio* *do*io* Extensiones de dominio Por ejemplo: dominio.* Ejemplos de búsquedas de dominio Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager. Búsquedas de dominio válidas Ejecución de búsquedas de dominio 215

216 Especificación de criterios de búsqueda En la tabla siguiente, se proporcionan ejemplos de búsquedas de dominio válidas. Tabla 10 Ejemplos de búsquedas de dominio válidas Entrada válida Coincidencias No coincide dominio.com dominio.com sub.dominio.com otrodominio.com *.dominio.com *dominio.* dom*io*.* sub.dominio.com otrosub.dominio.com dominio.com dominio.net otrodominio.com sub.dominio.net dominio.com domino.net dominio.com otrodominio.com dominio2.com otrodominio.com Búsquedas de dominio no válidas En la tabla siguiente, se proporcionan ejemplos de búsquedas de dominio no válidas. Tabla 11 Ejemplos de búsquedas de dominio no válidas Entrada no válida @dominio.com -dominio.com Motivo Cualquier parte del nombre de usuario no es válida. El carácter "arroba" no es válido. Cualquier parte del nombre de usuario no es válida. El carácter "arroba" no es válido. El carácter "arroba" no es válido. El carácter "arroba" no es válido. El operador No contiene (-) no es válido. Especificación de fechas Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager, salvo en los casos en que se especifique lo contrario. El campo Fecha es un campo de búsqueda predeterminado para todos los tipos de elemento, salvo para Contactos. Esta fecha representa la fecha "más significativa" para el tipo de elemento seleccionado en el campo Buscar. En Discovery Manager Full Edition, en función del tipo de elemento seleccionado en el campo Buscar, se muestran campos de fecha adicionales para usar como criterios de búsqueda (por ejemplo, Fecha de envío, Fecha de inicio, Fecha de creación y Última fecha de modificación). Nota: La fecha se muestra según el formato de fecha que se haya especificado en la configuración regional en el servidor de Discovery Manager. 216 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

217 Especificación de criterios de búsqueda Acerca de la búsqueda en fechas de mensajes de mensajes incorporados Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager. En esta sección, se describe la búsqueda en fechas de mensajes de mensajes incorporados. Debido a la manera en que el archivo nativo de EMC SourceOne indexa los mensajes por fecha, los resultados de búsqueda pueden ser inconsistentes si utiliza el campo Fecha para buscar mensajes incorporados en el archivo nativo. El archivo nativo indexa las fechas de mensajes según la fecha del mensaje primario (el mensaje que contiene el mensaje incorporado). La fecha del mensaje incorporado se indexa únicamente bajo el mensaje primario, como si la fecha fuera texto del cuerpo. Para estos ejemplos, suponga que los dos mensajes siguientes se encuentran en el archivo nativo: El Mensaje1 tiene la fecha de mensaje 2/1/08 y contiene un mensaje incorporado con la fecha 1/2/07. El Mensaje2 tiene la fecha de mensaje 1/1/08 y no contiene un mensaje incorporado. Ejemplo 1 Si especifica El 1/1/08 en el campo Fecha, solo se devuelve el Mensaje2, que es el previsto. Ejemplo 2 Si especifica El 1/2/07 en el campo Fecha, no se arrojan resultados. A pesar de que la fecha del mensaje incorporado es 1/2/07, el archivo nativo lo considera texto del cuerpo y no fecha del mensaje, por lo que no puede encontrarse utilizando el campo Fecha. Procedimiento de especificación de una fecha o un rango de fechas Siga los siguientes pasos para especificar una fecha o un rango de fechas. 1. En la primera parte del campo Fecha, seleccione una de las opciones siguientes: el: Se utiliza para especificar una fecha única. Cuando selecciona el operador el, no puede seleccionar una hora. El operador el busca entre las 12:00 a. m. y las 11:59:59 p. m. en la fecha especificada. el o después del: se utiliza para especificar la fecha de inicio de un rango de fechas abierto. el o antes del: Se utiliza para especificar la fecha de finalización de un rango de fechas abierto. Cuando selecciona el operador el o antes del: Especificación de fechas 217