Preservación Digital: Roberto Aguirre Bello Coordinador de conservación y Restauración Subdirección de Archivos

Transcripción

1 Preservación Digital: Roberto Aguirre Bello Coordinador de conservación y Restauración Subdirección de Archivos

2 Introducción: En la actualidad, ya no cabe duda que la irrupción de las nuevas tecnologías en la llamada sociedad de la información es una realidad cercana y creciente en el mundo de las bibliotecas, los archivos y los Museos. Cada vez son más las instituciones que, movidas por el ánimo de preservar y difundir su patrimonio están buscando en la captura digital una herramienta que les permita: mantener la información a largo plazo Posibilitar el acceso a ella desde lugares remotos Hoy es frecuente encontrar en nuestras bibliotecas o archivos, además de los servicios tradicionales, catálogos en línea, salas de consulta de Internet, consulta de colecciones en redes locales, servicios de reproducción digital de colecciones y archivos de datos o información digital.

3 Nuestros archivos están cambiando Catálogo de fichas Catálogo en línea

4 Pero la información digital, tanto la obtenida desde un original análogo como la nacida de manera electrónica, necesita ser preservada. Documentos de texto, imágenes, archivos de audio, videos, bases de datos, sitios web, entre otros, se encuentran en serio riesgo de desaparecer en el corto plazo si no se establecen políticas y prácticas adecuadas para su conservación. En el 2010, más de la mitad de la información generada en el aparato del Estado, no tendrá respaldo en soporte de papel y el número de publicaciones electrónicas cuadruplicará las existentes el día de hoy. Un escenario desolador si se considera que estadísticamente, el 90% de la pérdida producida en un nuevo soporte se produce durante los primeros 20 años de su utilización. Es decir, casi la totalidad de la información digital que se perderá irrecuperablemente, la estamos perdiendo hoy.

5 Esta realidad presenta para la disciplina de la conservación y restauración un nuevo desafío que se ve en la obligación de asumir. Éste se presenta: técnico y material (tipo de soportes en los que se almacena la información digital). lo ético (implicancias del uso y autenticidad de la información generada). Los conservadores restauradores, se han visto en la problemática de asumir un rol importante en la conformación de equipos multidisciplinarios que, en conjunto con informáticos, historiadores, bibliotecólogos y archiveros, investiguen y normalicen los procedimientos derivados de los nuevos materiales.

6 Patrimonio digital: Según datos de la UNESCO, conforman el patrimonio digital los recursos únicos que son el fruto del saber o la expresión de los seres humanos. Comprende por lo tanto: recursos de carácter cultural, educativo, científico o administrativo e información técnica, jurídica, médica y de otras clases: Pueden ser: generados directamente en formato digital convertidos a éste a partir de material analógico ya existente. Textos, bases de datos, imágenes fijas o en movimiento, grabaciones sonoras, material gráfico, programas informáticos o páginas web, entre otros muchos formatos posibles dentro de un vasto repertorio de diversidad creciente.

7 Si bien es de carácter efímero, el patrimonio digital, reviste valor e importancia duraderos y constituyen por ello un material digno de protección y conservación en beneficio de las generaciones actuales y futuras. Para la UNESCO, el patrimonio digital se encuentra en constante aumento, puede existir en cualquier lengua, en cualquier lugar del mundo y cualquier campo de la expresión o el saber humano.l Su conservación deberá estar orientada a: permitir el acceso del público a éste evitar los peligros que pueden ocasionar la pérdida de la información adoptar medidas en los más diversos ámbitos que lo involucran y en todos los ciclos vitales de la información digital, desde su creación hasta su utilización, que aseguren la continuidad del patrimonio digital en el tiempo.

8 El problema de la Preservación Digital: La preservación digital, plantea nuevos desafíos para la disciplina de la conservación. Si tomamos en consideración que la preservación está orientada a largo plazo, nos encontramos con un primer problema. La información digital, no ha sido pensada para su mantención en el tiempo. A diferencia de materiales tradicionales, que tienden a ir desapareciendo de manera gradual, desvaneciéndose o amarilleándose con el paso del tiempo la información digital no se pierde de manera paulatina, esta existe o simplemente no existe.

9 En los materiales análogos el conservador contará con la ventaja de poder visualizar el síntoma de deterioro en un momento oportuno para su posterior intervención. En el caso del patrimonio digital, en el momento en que se detecta el síntoma, la información se ha perdido irreparablemente. Esto obligará al conservador a desenvolverse necesariamente, siempre un paso adelante a la manifestación del deterioro.

10 Por otra parte, a diferencia de los materiales tradicionales, en el caso de la información digital, nos encontramos con el problema de su propia incapacidad para mantenerse estable. A diferencia del problema de la conservación tradicional que está orientada a la estabilización del soporte, en el caso del patrimonio digital, la obsolescencia de los formatos, de los programas (softwares) e incluso del equipamiento de conversión (hardware) puede desencadenarse con mayor velocidad que la degradación del soporte. En la preservación digital, no actualizar constantemente la información, es sinónimo de su destrucción la preservación de un medio digital, no depende de cuánto pueda durar el soporte en el que se encuentra sino en la capacidad del documento en ser transferido de un soporte a otro y de un formato a otro tanto como sea posible.

11 Esperanza de vida de materiales vs. densidad de información: La información digital - la evidencia del mundo en que vivimos - es más frágil que los fragmentos de papiros que se encontraron enterrados junto con los faraones. Paul Conway : La Preservación en el Mundo Digital 1996

12 En la preservación digital, se hace estrictamente necesario agregar un valor de uso de la información digital a los criterios de selección. Ninguna institución, por muy grande que fuera la cantidad de recursos destinados a la conversión y preservación digital de sus colecciones, podrá asumir el costo que representa la preservación de la totalidad del patrimonio. El 93% de la información generada en el último año, se ha generado de forma electrónica, por lo que la utilización futura de los recursos electrónicos cobrará una importancia gravitante en el momento de seleccionar el material para su preservación. Establecer políticas de uso y gestión de colecciones y documentos electrónicos. Control y manejo de la legislación de propiedad intelectual vigente.

13 La integridad de la información, plantea también un desafío cuando se trabaja con documentos digitales. En los materiales tradicionales, los conservadores agotan esfuerzos para lograr la distinción del original respecto de las intervenciones realizadas de manera de evitar un falseamiento histórico de los documentos originales. En el caso de los documentos digitales, para garantizar la integridad, personal especializado bibliotecólogos y/o archivistas, deberán documentar mediante metadatos toda la información generada a partir de la documentación electrónica. Descriptivos Estructurales Administrativos Desarrollar estándares y políticas normalizadas que permitan el acceso el uso y el intercambio de la estructura de la información y de sus modificaciones a través del tiempo.

14 En el caso de los materiales tradicionales, la preservación y el acceso son actividades separadas que pueden o no relacionarse dependiendo de cada caso. En el mundo digital la preservación y el acceso se convierten en actividades imposibles de separar. La preservación digital, supone obligatoriamente la implementación de mecanismos descriptivos y de acceso que aseguren la recuperación de la información electrónica. A diferencia del material análogo, para interpretar un documento digital es necesario una máquina que lo decodifique lo que hace imprescindible preservar tanto el objeto digital como la manera de acceder a él.

15 Líneas de acción: Selección Qué debe conservarse Dificultades Principios y criterios Protección de datos Almacenamiento Amenazas Estrategias Accesibilidad Principios Estrategias

16 Selección Qué debe conservarse Decidir qué hay que preservar y por cuánto tiempo Dichas decisiones son necesarias porque hay muchas más cosas (información, registros, publicaciones y datos) de las que los medios que poseemos nos permiten conservar. Cada decisión relativa a la preservación de un documento digital se toma a expensas de algo más. Utilizar los conceptos existentes La selección del patrimonio digital es conceptualmente la misma que la de materiales no digitales. Los programas existentes que disponen de procedimientos establecidos para evaluar y seleccionar materiales para su preservación ya cuentan con políticas, competencias y herramientas que pueden ayudar a seleccionar los materiales digitales.

17 Dificultades En la mayoría de casos, hay que evaluar una gran cantidad de material. Los medios utilizados para producir y difundir documentos digitales son muy numerosos, por lo que su calidad es desigual. Dificultad para determinar la procedencia de las materiales digitales, lo que representa un obstáculo para decidir quién es responsable de su preservación y con quién hay que negociar los derechos necesarios para los programas de preservación.

18 Principios Toma de decisiones informada coherente responsable necesaria información acerca del material, de su contexto y de las necesidades de las partes interesadas que resultarán afectadas por ellas. Tomar en cuenta los objetivos de la organización que asume la responsabilidad de la preservación. En las instituciones que acopian materiales, como bibliotecas, museos y archivos, la política de desarrollo de los fondos ya existente puede constituir una buena orientación.

19 Criterios Las decisiones deben basarse principalmente en el valor del material y respaldar la misión de quien asume la responsabilidad de la preservación. Sopesar costos, dificultades y disponibilidad de recursos. La decisión de no preservar determinadas imágenes digitales suele ser definitiva. Por lo tanto, hay que decidir qué materiales deben ser definitivamente preservados y por cuánto tiempo, cuáles son los que, no necesitan ser preservados y cuáles deben aceptarse para una preservación temporal hasta que se tome una decisión de selección definitiva. Es peligroso suponer que las evaluaciones actuales del valor sean una guía totalmente segura de los futuros valores, al seleccionar material, probablemente sea mejor pecar por exceso que lo contrario, siempre y cuando el programa de preservación pueda aceptarlo. Los productores de materiales digitales pueden desempeñar un papel significativo en la selección de lo que se debe preservar. Si no se recoge esta información directamente del productor, puede ser demasiado difícil reconstituirla más tarde.

20 Protección de datos Almacenamiento Existen varios tipos de soportes de almacenamiento de imágenes digitales entre los que se cuentan cintas magnéticas, discos duros, discos compactos, dvds, entre otros. Algunos presentan mayor degradación que otros por lo que siempre se debe estar atento a hacer cambios de soporte de manera periódica. Por su bajo costo, en muchas instituciones se están utilizando discos compactos CD-R y DVD-R, lo que con la numeración y descripción adecuadas, permite el almacenaje de la información de manera eficiente. Es recomendable tener más de una sola copia de almacenamiento de imágenes, ojalá en lugares diferentes de manera de evitar al máximo la pérdida por posibles desastres o degradación de los soportes.

21 Amenazas a la integridad de datos Errores naturales que se generan en los sistemas de almacenamiento digitales. Degradación de los soportes para almacenar datos. Ataques malintencionados efectuados por piratas informáticos, virus, el propio personal o intrusos que interactúan con el sistema de almacenamiento. Daños incidentales provocados por actos hostiles como ataques terroristas, actos de guerra o disturbios sociales que deterioren los locales o perturben el suministro de energía. Descuidos del personal o de visitantes que pueden desconectar la electricidad, destruir discos o cintas o reformatear dispositivos de almacenamiento. Catástrofes naturales, como incendios, inundaciones o terremotos. Quiebra comercial.

22 Estrategias de protección de datos Clara asignación de las responsabilidades. Infraestructura técnica apropiada Mantenimiento y asistencia técnica Transferencia periódica y sistemática de los datos a soportes nuevos Condiciones adecuadas de almacenamiento y tratamiento de los soportes Alto nivel de redundancia y sistemas de copia de seguridad apropiados Alto nivel de seguridad del sistema Planes de prevención de catástrofes.

23 Accesibilidad Principios en los que se basan las estrategias Convertir los datos a una forma legible para el ser humano Normalizar la codificación o estructura de los documento (o formato de fichero), o ambas Generar datos autodescriptivos y autosustentados a través de metadatos Convertir los datos a un formato que permita encontrar más fácilmente los medios de acceso Mantener los datos en su forma original y suministrar herramientas que los representen en esa forma o prever especificaciones para emular los medios de acceso originales Convertir (hacer migrar) los datos a los nuevos formatos accesibles con cada nueva tecnología operativa o registrar suficiente información sobre éstos para que un futuro usuario o responsable pueda convertirlos a una forma comprensible en el momento deseado.

24 Estrategias Hasta la fecha, todavía no hay una solución práctica aplicable universalmente al problema de la obsolescencia tecnológica de los materiales digitales. Es poco probable que se encuentre una solución única que ofrezca un medio de acceso económico a todos los materiales, para todos los fines y en todo momento. Las actuales estrategias de uso común son: Uso de normas para la codificación, estructuración y descripción de datos. Preservación de la tecnología. La emulación de programas o equipos informáticos obsoletos. La migración de datos de una tecnología operativa a otra.

25 Uso de normas y estandares Descripción: Este tipo de estrategia consiste en utilizar normas y formatos de ficheros de preferencia abiertos y ampliamente disponibles, utilizados o aprobados, que presentan una mayor probabilidad de estabilidad y adhesión a largo plazo. Estas normas o formatos pueden haber sido oficialmente aceptados o ser formatos estándar ampliamente adoptados por el sector. Ejemplo: La mayoría de los programas de digitalización eligen el TIFF (formato de fichero de imagen con etiquetas), por ser una norma abierta, estable y ampliamente utilizada, para la creación de imágenes maestras de preservación con perspectivas de largo plazo. Ventajas de la utilización de normas Los formatos ampliamente utilizados pueden disponer de varias herramientas apropiadas para su interpretación. El uso de normas disponibles y publicadas permitirá muy probablemente volver a interpretar los datos o crear herramientas en el futuro si fuese necesario.

26 Preservación de la tecnología Descripción: consiste en conservar y mantener los programas y equipos informáticos originales utilizados para presentar los objetos digitales. Se trata de la medida más básica, y a veces la más importante, para preservar el acceso si no se ha aplicado ninguna otra estrategia. Si los equipos y los programas informáticos necesarios para el acceso se descartan antes de que existan otras estrategias, puede ser realmente imposible proporcionar después el acceso sin una labor costosa e incierta de recuperación de datos. Ejemplos: Mantener las antiguas unidades de disco que acepten disquetes de un tamaño que ya no es aceptado por los equipos actuales. Mantener los programas informáticos caducos para usarlos con imágenes patrimoniales. Mantener los sistemas operativos antiguos para los programas que no funcionan con las plataformas actuales. Ventajas La presentación de los objetos digitales con sus equipos y programas digitales originalmente previstos garantiza la presentación de la totalidad de los elementos y las funciones originales.

27 Emulación Descripción: Consiste en utilizar programas informáticos que hacen funcionar una tecnología con las características de otra. En el contexto de la preservación digital a largo plazo, esta estrategia podría hacer que las futuras tecnologías se comportaran como el entorno original de un objeto digital preservado, de modo que éste podría presentarse en su forma original. Ventajas La emulación es un principio establecido en la ciencia informática y se usa a menudo para crear y probar nuevos programas informáticos antes de su producción. En su aplicación más amplia, la emulación podría permitir que se volvieran a crear gran variedad de objetos digitales con su funcionalidad total, comprendidos los programas informáticos, utilizando el flujo de datos original sin transformar, junto con el programa original preservado.

28 Migración Descripción: La migración consiste en transferir materiales digitales de una generación de un equipo o un programa informático a otra. Distinta del refrescamiento, que mantiene el flujo de datos transfiriéndolos de un soporte a otro, la migración supone la transformación de la forma lógica de un objeto digital de modo que el objeto conceptual pueda ser restituido o presentado por nuevos equipos o programas informáticos. Hay varias estrategias que pueden ser consideradas una forma de migración, que difieren en el momento en que se produce la transformación y en los tipos de objetos transformados. El método de migración más propuesto consiste en transformar de manera permanente un formato lógico en otro, de acuerdo con los cambios tecnológicos, de manera que todos los objetos migrados puedan ser presentados con la tecnología vigente. Ejemplo: Las colecciones de imágenes maestras en formto Tiff, probablemente sean adecuadas para la transformación a otros formatos normalizados en el futuro.

29 Migración Ventajas Existen procedimientos de migración sencillos ya experimentados para algunos formatos. Las migraciones realizadas en respuesta a los cambios de tecnología permiten comparar los objetos que se han hecho migrar con copias no sometidas a migración para ver si se han conservado los elementos esenciales. Si la migración ha funcionado bien, los usuarios pueden esperar que el material sea presentado con la tecnología en uso sin necesidad de equipos o programas informáticos especiales.

30 Combinación de estrategias Comunmente, pueden ser necesarias varias estrategias para abarcar toda la variedad de objetos y características que se deben preservar. Los programas de preservación deben considerar asimismo las posibles ventajas de la redundancia y aplicar más de una estrategia, ya que una sola estrategia, aunque esté bien planificada, puede fallar y dejar el programa sin medios de acceso. Por ejemplo: Las normas como el formato TIFF para las colecciones de imágenes se eligen a menudo para preparar una posible migración a otros formatos estándar a largo plazo.

31 Conclusiones: La preservación digital es un problema nuevo que se encuentra en etapa de estudio y en constante cambio debido al rápido cambio que presentan las nuevas tecnologías en la llamada era digital. Un paso importante para afrontar la preservación digital lo constituye la implementación de equipos de trabajo cooperativo entre instituciones generadoras de recursos digitales e instituciones receptoras y de custodia de la información. En medio del creciente desarrollo de proyectos de conversión digital en instituciones de custodia de patrimonio, es indispensable la normalización y el estudio de estándares de selección, generación de archivos, manejo, descripción y utilización que permitan el desarrollo de estructuras orgánicas orientadas a la preservación de la documentación digital, de manera de asegurar la interoperabilidad de los sistemas, el intercambio de información y la no duplicidad de los procesos. En el futuro próximo, un plan nacional de preservación digital se hará imprescindible. Este deberá ser considerado desde una política de Estado y asumido por productores de información digital, empresas de desarrollo de softwares e instituciones de custodia de patrimonio en forma conjunta.

32 Referencias: Conway, Paul. "La Preservación en el Mundo Digital". Santiago de Chile, "Digital Formats for Content Reproductions" National Digital Library Program, Library of Congress, [1998]. Frey, Franziska y James M, Reilly. "Digitallmaging for Photographic Collections" : Foundations for Ttechnical Standards". Rochester, Directices para la preservación del Patrimonio Digital Biblioteca Nacional de Australia, Marzo Hazen, Dan, Jetfrey Horrell, Jan Merrill-Oldham. "Como seleccionar colecciones de investigación para la digitalización". Santiago de Chile, "Moving Theory into Practice Digitallmaging Tutorial".Reunión sobre los Archivos y Bibliotecas de Cuba, Centro Capitolio de La Habana, (CD) UNESCO, Carta para la Preservación del Patrimonio Digital Zuleta, Juan Antonio. "Sistemas de Captura y Almacenamiento de Imágenes" Eastman Kodak Company.