Gestión documental colaborativa con Alfresco Share. César Capillas

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1 Gestión documental colaborativa con Alfresco Share César Capillas

2 Presentación zylk.net es una consultora TIC, que basa su modelo de negocio en el software de código abierto, especializada en desarrollos java open-source. Su actividad se centra en soluciones de portales, gestión documental, inteligencia de negocio y firma digital. Desde 2010 ostenta la presidencia E.S.L.E (Asociación de Empresas de Software Libre de Euskadi) y la presidencia de A.S.O.L.I.F.

3 Qué es Alfresco ECM? Conjunto de tecnologías que utilizan para gestionar el ciclo de vida de los contenidos y documentos de una organización

4 Escenario de productos con capacidades CMS Alfresco es una solución para la gestión documental colaborativa de información y procesos de empresa (ECM) Su repositorio permite extender y escalar el concepto de intranet colaborativa

5 Alfresco en el mercado ECM Gartner Magic Quadrant Alfresco es la alternativa opensource para la gestión documental colaborativa de empresa. Dos versiones (LGPL): Community y Enterprise

6 Licencias de Alfresco Alfresco Community: QA básico Versiones mayores solamente Licencia LGPL (sin costes) Soportada por la comunidad: Wiki, Forum... Alfresco Enterprise: Certificado y Garantizado QA completo Versiones de mantenimiento Soportado por Alfresco y partners Suscripciones anuales por CPU

7 Porqué utilizar productos open-source? Potencian la innovación utilizando estándares abiertos y reutilizando otros proyectos de software libre. Tienen una mayor flexibilidad y permiten la integración con soluciones de terceros. No son dependientes de una única plataforma. Protegen a los usuarios de los riesgos y desventajas de las soluciones de proveedor único. Aunque software libre no significa software gratuito, en general, implica unos costes de implantación y licencias menores.

8 Características

9 Características generales de Alfresco Repositorio de documentos: Un sistema de permisos basado en reglas de control de acceso (ACL). Integrable en un contexto de empresa (SSO, Directorio Activo, LDAP) Escalable, replicable y clusterizable. Indexado automático de documentos y búsquedas. Categorización y control de versiones de contenidos.

10 Trabajando en el repositorio...

11 Control de versiones

12 Metadatos

13 Más características... Modelos personalizados de contenidos Definición de propiedades y aspectos Metadatos de negocio Sistemas virtuales de unidad compartida: CIFS, Webdav, NFS y FTP Edicion online de documentos: Sharepoint Integración con correo electrónico

14 Unidades compartidas: CIFS, Webdav Emulación de filesystems Integración MS Office

15 Correo electrónico IMAP

16 Más características... Motores de reglas de contenido Workflows personalizados API's de desarrollo: Java API, JCR, Javascript API, Webscripts, REST, CMIS.

17 Workflows

18 Alfresco Share

19 El cliente colaborativo: Alfresco Share Extiende el concepto de oficina colaborativa de documentos, y gestión de contenidos web. El sitio es la unidad fundamental de gestión documental colaborativa. Los usuarios (miembros) pueden acceder desde su panel de control a diferentes sitios colaborativos (públicos o privados) según unas reglas de acceso definidas.

20 La biblioteca Cada sitio tiene acceso al repositorio de Alfresco, donde se guardan los documentos de ese sitio (Biblioteca), gestionados mediante reglas de acceso Cada sitio dispone de un blog, wiki, calendario, enlaces, y listas de datos. Dispone de un buscador y un previsualizador de documentos.

21 Proyectos de gestión documental (ECM & DM) César Capillas

22 Presentación zylk.net es una consultora TIC, que basa su modelo de negocio en el software de código abierto, especializada en desarrollos java open-source. Su actividad se centra en soluciones de portales, gestión documental, inteligencia de negocio y firma digital. Desde 2010 ostenta la presidencia E.S.L.E (Asociación de Empresas de Software Libre de Euskadi) y la vicepresidencia de A.S.O.L.I.F.

23 Casos de éxito

24 Ibermatica :: Sistema de gestión de conocimiento Sistema de gestión del conocimiento Tipicación y categorización de la información comercial (CRM) Desarrollos de la interfaz de Alfresco Share Migración de Plone (Biblioteca comercial) y Sharepoint (Oficinas colaborativas) Servicios de integración con BPM a medida Cluster de Alfresco EE de alta disponibilidad

25 Hospital Cruz Roja :: Backend documental de HIS Sistema HIS (Health Information Service) Arquitectura de single sign on y conector JDBC para Oracle Unidades en red compartidas Integración con cliente HIS de Oracle Forms Tipicación, categorización y migración de historias clinicas. Aplicación a medida para el auditado LOPD

26 Ayto. San Sebastián-Donostia :: Actas Interfaz web de actas, sesiones y resoluciones del Ayto. La aplicación de actas es una interfaz web de consulta y descarga de actas del Ayto. de San Sebastián/Donostia, incluyendo acuerdos, resoluciones y sesiones. Utiliza el API REST de Nuxeo 5.3 DM

27 Ayto. San Sebastián-Donostia :: Conector SIGEM Conector documental de SIGEM SIGEM es una aplicación para Ayuntamientos que permite la gestión del procedimiento administrativo de un expediente, contemplando los procesos de registro y tramitación telematica para el ciudadano. El proyecto consiste en desarrollar una capa de servicios REST que permitan archivar, clasificar, indexar y categorizar la información del ciudadano en el gestor documental corporativo del Ayuntamiento.

28 Eudel: Aplicacion de I/O de registros y expedientes Cliente de entrada/salida de documentación de Ayto. Aplicación desarrollada en java que implementa el ciclo de vida de los documentos del ciudadano en un Ayuntamiento Esta desarrollada con CMIS y Webscripts de Alfresco Se integra con el gestor de correo electrónico Zimbra

29 Eudel: Aplicacion de I/O de registros y expedientes

30 Ayto. de Amorebieta-Etxano: Archivo digital Archivo digital de expedientes y registros Migración y transformación de expedientes del archivo municipal a formato PDF/A de larga duración con firma digital. El origen es una aplicación basada en Access Se crea una estructura documental basada en el año y número de expediente, cuyos expedientes y registros contemplan los metadatos de la aplicación. Se utiliza el front-end de Alfresco (Explorer)

31 Ayuntamiento de Santa Lucía :: Registro Adaptación de sinadura como cliente de escritorio, para la digitalización (escaner), firma digital y archivado en Alfresco ECM (via webservice) de la información del ciudadano.

32 Construcciones Sukia :: Workflow de firma digital Workflow de firma digital y gestión documental con sinadura y Alfresco ECM.

33 Sinadura: Sinadura ECM Alfresco Es un conector de sinadura que permite realizar un conjunto de acciones sobre el repositorio de Alfresco ECM. Permite añadir, descargar, actualizar, borrar y buscar PDF en el repositorio de Alfresco. Está implementado con un conjunto de servicios web de Alfresco. Es compatible con versiones de Alfresco 3.x

34 Facturación electrónica con ef4ktur + Alfresco En Alfresco, definimos un tipo personalizado de contenido con los campos (metadatos) de factura. Los metadatos son extraídos en un proceso automático de guardado que define una regla de negocio en el servidor Alfresco. Los metadatos son indexados y permiten hacer búsquedas personalizadas relativas a la factura.

35 Facturación electrónica con ef4ktur + Alfresco Ef4ktur permite definir receptores de facturas desde la interfaz del propio programa. Un receptor no es más que una empresa/persona a la que se le va a facturar algo y que tiene habilitado un servicio web para recibir la factura.

36 Cuestionario Edicion online Unidad compartida, CIFS, Sharepoint Clientes desde MS Office Integración correo electrónico Firma digital OCR Estructura documental y migración de datos Version Community o Enterprise Soporte Formación Fechas

37 Cuestionario Numero de usuarios Volumen de datos Tipos de datos Servidor documental (Explorer) Entorno colaborativo (Share) Servidor interno / externo Directorio Activo, SSO? Modelización de contenidos? Reglas de contenido y workflows Desarrollos a medida e integración?

38

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