ENFOQUE GLOBAL DE SISTEMAS DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CERTIFICADA. 5 marzo de 2009

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1 ENFOQUE GLOBAL DE SISTEMAS DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y CERTIFICADA 5 marzo de 2009

2 INDICE 01 Factura Electrónica y Certificada Definiciones y Ventajas. Datos de uso. Ámbito Legal Requerimientos de emisión y recepción 02 Oferta Integral de Indra Nuestro enfoque de soluciones Consultoría de Factura Electrónica Soluciones in-house Solución B2B Conecta Gestión de Comunidades 2

3 FACTURA ELECTRÓNICA Y CERTIFICADA DEFINICIONES Factura Electrónica Documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico, que reemplaza al documento físico en papel, pero que conserva su mismo valor legal, con unas condiciones de seguridad no observadas en la factura en papel: Autenticidad del origen Integridad del contenido Factura Certificada ó Digitalización certificada de facturas Documento tributario que se obtiene generando una imagen digital de la factura en papel, firmada electrónicamente y a la que se le aplica el mismo valor probatorio que a la factura original, permitiendo destruir la factura en papel. Características: Imagen fiel al original Integridad del contenido 3

4 FACTURA ELECTRÓNICA Y CERTIFICADA PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA El proceso de facturación electrónica es similar al proceso tradicional de facturación en papel. En dicho proceso se sustituye : Contenido Factura Tradicional El papel por un fichero electrónico o telemático La firma manual de la factura en papel por la firma electrónica con certificado cualificado del fichero electrónico El envío postal o por mensajero de la factura en papel por procesos de transmisión electrónica de facturas. + + Firma Electrónica con Certificado Reconocido Entorno de Comunicación = Factura Electrónica 4

5 FACTURA ELECTRÓNICA Y CERTIFICADA VENTAJAS AHORRO DE COSTES MEJORA DE COMPETITIVIDAD Eliminación del Papel y Franqueo Abaratamiento de los medios de comunicación electrónicos Reducción de Periodo Medio de Cobro. Eliminación del Archivo Físico Casación automática de Facturas. Reducción de errores de gestión manual Minimización de incidencias en el envío y recepción Mejora de la eficiencia Obtención de información en tiempo real y reducción de tiempos de gestión Automatización de procesos debido a la integración en los sistemas de gestión contable Agilidad en la toma de decisiones. Fidelización de la relación con Proveedores y Clientes. Mejora de la Gestión de Tesorería, accediendo a procesos de Factoring y Confirming de forma automatizada. DEFENSA DEL MEDIO AMBIENTE Mejora de la sostenibilidad medioambiental, por la reducción considerable en la utilización de papel en la generación y conservación de facturas 5

6 FACTURA ELECTRÓNICA Y CERTIFICADA VENTAJAS. AHORRO CUANTITATIVO (datos facilitados por AECOC) Emisión Recepción Papel Electrónica Papel Electrónica Fact. En España, se hacen unos millones de facturas al año. La factura electrónica supone un ahorro potencial de más de millones de euros al año (1,5% del PIB) Fact. 6

7 FACTURA ELECTRÓNICA Y CERTIFICADA DATOS DE USO Ámbito Europeo: Durante 2008, del orden de millones de empresas utilizaron la factura electrónica en toda Europa. Durante 2009, se estiman negocios, como nuevos usuarios de factura electrónica, cada día. España: Posición intermedia-alta en procesos de facturación electrónica empresarial Fuentes: Billentis, ONTSI a partir de los datos del INE 2008 y MITYC. 7

8 FACTURA ELECTRÓNICA Y CERTIFICADA ÁMBITO LEGAL La Administración Pública está impulsando, mediante legislación específica, el uso de las Nuevas Tecnologías y el fomento de la Sociedad de la Información, tanto en sus procesos internos como en su relación con ciudadanos y empresas. En el caso de la facturación electrónica: LEY 11/2007. Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos. Todos los canales: Internet se convierte en un acceso 7x24, que permitirá a las empresas cumplimentar sus trámites en cualquier momento y desde cualquier lugar. LEY 30/2007. Contratos del Sector Público. Obligación de remitir factura electrónica en los contratos con la Administración Pública. Compras públicas electrónicas y nuevos modelos de relación con los proveedores. LEY 56/2007. Impulso de la Sociedad de la Información. Factura Electrónica y canales telemáticos a disposición de los usuarios de las empresas de servicios. ORDEN PRE/2971/2007, de 5 de octubre. Un formato de Factura Electrónica para las Administraciones Públicas (Facturae), con la vocación de converger con los formatos internacionales. RESOLUCIÓN de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria. Procedimiento para la homologación de software de digitalización, contemplado en la orden EHA/962/2007, de 10 de abril de

9 FACTURA ELECTRÓNICA Y CERTIFICADA REQUERIMIENTOS DE EMISIÓN Y RECEPCIÓN EMISOR RECEPTOR Creación de factura Aplicación Informática Diferentes formatos Firma Electrónica cualificada Autenticidad del origen Integridad del contenido Transmisión telemática Diferentes protocolos seguros de comunicación Almacenar copia de facturas Matriz Custodia legal Integración ERPs Contabilización Anotación en registros de IVA Acceso Completo Búsqueda Visualización Descarga original Impresión Recepción electrónica Diferentes formatos Diversos protocolos Garantizar validez legal Asegurar legibilidad formato y datos Validación firma y verificación validez certificado Almacenar facturas originales Conservar factura firmada en su formato original Custodia durante el periodo exigido legalmente Integración con ERP Contabilización Anotación en registros de IVA Acceso Completo Búsqueda, Visualización, Impresión Descarga del original Facturación por terceros, plataformas externas en las que es posible delegar la ejecución del proceso de factura electrónica, incluyendo el proceso de firma y verificación de firma, custodia de facturas, etc. 9

10 INDICE 01 Introducción Mercados Digitales - B2B / B3B 02 Factura Electrónica y Certificada Definiciones y Ventajas. Datos de uso. Ámbito Legal Requerimientos de emisión y recepción 03 Oferta Integral de Indra Nuestro enfoque de soluciones Consultoría de Factura Electrónica Soluciones in-house Solución B2B Conecta Gestión de Comunidades 04 Proyectos Realizados 10

11 NUESTRO ENFOQUE DE SOLUCIONES DE FACTURA ELECTRÓNICA Web Web TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN INTERCAMBIO de INFORMACIÓN / ENTRADA ACCESO WEB FIRMA FACTURAS INTERCAMBIO de INFORMACIÓN / SALIDA REPOSITORIO 11 11

12 EMISIÓN DE FACTURAS A CLIENTES Web Cliente Sin Integración FP, XML SOLUCIÓN DE FACTURA ELECTRÓNICA EDI, XML, FP AEAT- Facturae UBL Impresión, Ensobrado y Franqueo Cliente Con Integración Admon Pública, Utilities, Transporte, Banca, Servicios Financieros 12

13 RECEPCIÓN DE FACTURAS DE PROVEEDORES Web Proveedor Sin Integración Data Entry Proveedor Con Integración Utilities, Transporte, Banca, Servicios Financieros EDI, XML, FP AEAT- Facturae UBL Servicios de Digitalización Certificada SOLUCIÓN DE FACTURA ELECTRÓNICA FP, XML 13

14 NUESTRA OFERTA DE SERVICIOS Y SOLUCIONES CONOCIMIENTO Y EXPERIENCIA EN EL ÁMBITO DEL B2B Y LA FACTURA ELECTRÓNICA Consultoría Análisis rápido y efectivo de la situación de partida de nuestros clientes con respecto a la factura electrónica, orientando hacia la implantación de la solución que mejor se ajuste a sus necesidades funcionales, tecnológicas y presupuestarias. Soluciones in-house Proyectos de factura electrónica, basados en el diseño y construcción de soluciones a medida, en el entorno tecnológico de nuestros clientes. Solución B2B Conecta Plataforma tecnológica sobre arquitectura SOA, complementada com la solución i-f@ct de digitalización certificada. Proyectos en Modo Servicio, con la plataforma alojada en CPDs especializados. Gestión de Comunidades Formación e incorporación de los interlocutores comerciales de nuestro cliente 14

15 CONSULTORÍA DE FACTURA ELECTRÓNICA Partiendo de nuestra experiencia en la definición, desarrollo, lanzamiento y explotación de proyectos de facturación electrónica, hemos reunido las mejores prácticas de definición de este tipo de proyectos, con el objetivo de ayudar a las administraciones públicas a identificar áreas de oportunidad en el terreno de la facturación electrónica, y orientarles para que inicien los pasos adecuados hacia una futura implantación. 15

16 SOLUCIONES IN-HOUSE Abordamos proyectos de Análisis, Diseño y Construcción de sistemas de facturación electrónica, teniendo en cuenta los siguientes aspectos funcionales: Procesos de Integración de la solución implementada con los sistemas de nuestro cliente Funcionalidades web: creación de facturas, consultas, Procesos de firma y verificación de firma electrónica Procesos de envío e integración de facturas con clientes Procesos de recepción e integración de facturas con proveedores 16

17 SOLUCIÓN B2B CONECTA PLATAFORMA DE INTERCAMBIO ELECTRÓNICO DE INFORMACIÓN Acceso Web / Portales Consulta y Búsqueda de facturas Visualización en pdf Descarga de original firmado Auditoría de firma Gestión de alertas y notificaciones Informes y Estadísticas Gestión de Partners Administración de empresas: clientes y proveedores Gestión de perfiles de acceso y usuarios Workflows Solución BPM para la implementación de flujos personalizados de aprobación de facturas Firma Digital Aplicación de firma electrónica: XAdES, EDI Seguro, PKCS#7 Transformación Tratamiento de la información para transformación de formatos: EDIFACT, Facturae, XML,.txt,.csv, xls, etc. Repositorio Custodia de facturas durante 5 años (según lo dispuesto por la Ley General Tributaria). Conexión con otros sistemas de archivado y gestión documental Auditoría y Trazabilidad Auditoría de eventos en el procesamiento de ficheros Control y Seguimiento de errores Plataforma de Transmisión Gestión de las Comunicaciones: Recepción y Entrega de información vía cualquier protocolo de comunicación: https, sftp, Web Service, EDItran, 17

18 SOLUCIÓN B2B CONECTA: Recepción de facturas de proveedores HTTPS Consultas y Búsquedas Formulario web Plataforma Factura Electrónica y Certificada B2B CONECTA HTTPS Consultas y Búsquedas Facturas papel Aplicaciones Generadoras de Facturae Fichero Plano XML Facturae UBL EDIFACT SFTP FTP Web Service VAN-EDI EDITran Proceso de Digitalización y OCR Facturas Acceso Web / Portales Plataforma Firma Digital Gestión de Partners Transformación Transmisión Repositorio Workflows Auditoría y Trazabilidad Envío Datos Facturas Actualización Estados ERP - Contabilidad Financiera - Pedidos - Contratos - Solicitudes - Verificación de facturas ARCHIVO / GESTOR DOCUMENTAL Almacén facturas recibidas (Opent Text, Documentum, FileNet, etc) 18

19 DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA Captura Extracción automática de datos Asignación de firma electrónica Almacenamiento seguro de imágenes y datos Realización de cierres contables Consulta vía portal web Proceso automatizado y desasistido Seguridad e Integridad Solución de Captura y Extracción Inteligente (IC&E) de facturas, cer<ficada por la Agencia Tributaria, del que se ob<enen facturas digitales con el mismo valor legal y jurídico que el original, lo que hace posible la destrucción del papel. La solución aporta como valor añadido: Procesamiento masivo de facturas Captura centralizada y distribuida Mínima par<cipación del usuario Al incorporar un proceso de extracción inteligente de datos Posibilidad de integración con ERP s En concreto con SAP a través de SAP Invoice Management. 19

20 SOLUCIÓN B2B CONECTA: Emisión de facturas a clientes HTTPS Consultas y Búsquedas Plataforma Factura Electrónica y Certificada B2B CONECTA HTTPS Consultas y Búsquedas ERP - Contabilidad Financiera - Pedidos - Contratos - Solicitudes - Verificación de facturas ARCHIVO / GESTOR DOCUMENTAL Almacén facturas recibidas (Opent Text, Documentum, FileNet, etc) Envío Datos Facturas Acceso Web / Portales Plataforma Firma Digital Gestión de Partners Transformación Transmisión Repositorio Workflows Auditoría y Trazabilidad SFTP FTP WS VAN-EDI EDITran Fichero Plano XML Facturae UBL EDIFACT 20

21 SOLUCIÓN B2B CONECTA: VALOR AÑADIDO Solución COMPLETA: Posibilidad de gestionar de forma integrada factura certificada y factura electrónica dentro de la misma solución, cubriendo de esta forma toda la problemática de facturas de proveedores. Plataforma MODULAR: Componentes configurables en función de las necesidades de nuestros clientes. Plataforma de INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN: Admite cualquier protocolo de comunicación y cualquier formato de fichero electrónico Generación, transformación, firma y custodia de ficheros de factura electrónica (cualquier formato de fichero y firma) Auditoría y trazabilidad de eventos y ficheros. Cubrimos la gestión completa del ciclo comercial (Pedido - Albarán Factura) Integración con ERPs. Automatización endto-end de los procesos de facturación. 21

22 GESTIÓN DE COMUNIDADES 1 DILATADA EXPERIENCIA EN PROYECTOS DE FACTURACION ELECTRONICA. Gestión de Comunidades es la Metodología que aplica Indra para la incorporación de los colectivos sectoriales de clientes y proveedores a nuestras plataformas de Comercio Electrónico aportando valor a los objetivos del proyecto REDUCCIÓN DE TIEMPOS DE INCORPORACIÓN DE LOS INTERLOCUTORES. COMUNICACIÓN DIRECTA CON INTERLOCUTORES Y TRATO PERSONALIZADO. COLABORACION EN EVENTOS DIVULGATIVOS Y JORNADAS DE FORMACIÓN CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PROYECTO. ELABORACION DE INFORMES. 22

23 GESTIÓN DE COMUNIDADES 23

24 Soluciones Tecnológicas Mercados Digitales C. Anabel Segura Alcobendas, Madrid España T