CONTROL DE VERSIONES DEL DOCUMENTO

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1 CONTROL DE VERSIONES DEL DOCUMENTO Fecha de Versión Revisado por Comentario Actualización 06/04/ Clara García Versión inicial 11/04/ Clara García Versión revisada con observaciones de PGN de Jorge Eliécer Gaitán y Oficina de Sistemas. Indicadores de Evaluación de S.I Existentes Método y Aplicación (Documento Final) Pág. 1

2 TABLA DE CONTENIDO Pág INTRODUCCIÓN... 3 CAPÍTULO 1. PROCEDIMIENTO UTILIZADO PARA LA DEFINICIÓN DEL MÉTODO AJUSTADO Y LA CONFORMACIÓN DE LOS CRITERIOS DE EVALUACIÓN... 4 CAPÍTULO 2. ESTRUCTURA PARA LA EVALUACIÓN DE LOS SISTEMAS... 8 CAPÍTULO 3. DISEÑO DE INSTRUMENTOS PARA LA EVALUACIÓN REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS..36 Indicadores de Evaluación de S.I Existentes Método y Aplicación (Documento Final) Pág. 2

3 EVALUACIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN EXISTENTES INDICADORES DE EVALUACIÓN: -MÉTODO Y APLICACIÓN INTRODUCCIÓN Este documento contiene el método de evaluación de los sistemas de información existentes en la Procuraduría General de la Nación. Es producto de la combinación de tres recursos conocidos y utilizados internacionalmente para la evaluación de sistemas de información heredados, a saber: - Los estándares de COBIT desarrollados a partir del trabajo de la Information Systems Audit and Control Foundation (ISCAF), en particular, los relacionados con los Criterios de Calificación para sistemas y procesos de TI: ITSEC, ISO 9000 y SPICE, entre otros. i - Las catorce características generales de sistemas utilizadas por el International Function Point User Group (IFPUG), para medir las propiedades del software desde la óptica funcional. ii - El modelo de evaluación de sistemas heredados definido por Ian Sommerville en el libro Ingeniería de Software iii De acuerdo con el anterior enunciado, a continuación se desarrollan los numerales correspondientes al procedimiento utilizado para la preparación de este método ajustado a las condiciones de la Procuraduría General de la Nación y la definición de los criterios de evaluación. Luego, se presenta la estructura de la evaluación de los sistemas y finalmente, se presentan los instrumentos que se van a aplicar. Indicadores de Evaluación de S.I Existentes Método y Aplicación (Documento Final) Pág. 3

4 CAPÍTULO 1. PROCEDIMIENTO UTILIZADO PARA LA DEFINICIÓN DEL MÉTODO AJUSTADO Y LA CONFORMACIÓN DE LOS CRITERIOS DE EVALUACIÓN A partir del objetivo propuesto para la Etapa de Diagnóstico de los Sistemas de Información Existentes, se establecieron diferentes fuentes de referencia que permitieran la evaluación de los sistemas de información de la PGN, teniendo en cuenta la naturaleza de la entidad y las características de los mismos. En este orden de ideas, el equipo de trabajo seleccionó las tres fuentes señaladas en la Introducción al presente documento y procedió a realizar los siguientes procesos específicos: - Se elaboró una primera lista de indicadores de evaluación con los cuales se produjo un primer documento de trabajo para análisis y ajuste con funcionarios del área de Sistemas de la Procuraduría. - Se hizo el correspondiente análisis conjunto y se tomó nota de las observaciones y requerimientos adicionales de los funcionarios de la PGN, para hacer una depuración de la lista de indicadores de evaluación. - Con base en la lista definitiva, se realizó un proceso de clasificación de los indicadores en función de su ubicación bajo las siguientes categorías: a) Informativo. b) Fundamental para soportar la misión de la PGN. c) Básico para definir la calidad del sistema. d) Complementario a los indicadores fundamentales y básicos, respectivamente. - Para efectos de evaluación, se determinó que los indicadores clasificados debían tomarse como valores de verdad, a partir de la información que se obtuviera de las siguientes fuentes de consulta: a) Usuarios finales de los sistemas Indicadores de Evaluación de S.I Existentes Método y Aplicación (Documento Final) Pág. 4

5 b) Funcionarios técnicos del área de informática de la PGN y c) Personal especializado del equipo de trabajo del CIFI de la Universidad Así mismo, se determinó que las respuestas que se obtengan y que están relacionadas con los indicadores b) y c) son definitorias de la calidad y de valor del negocio (entendido este como el aporte efectivo a la misión de la Entidad) de los sistemas evaluados. Por su parte, los indicadores a) por ser informativos, no influyen en la evaluación antes citada. Lo mismo acontece con los de la categoría d). Sin embargo, del resultado de la aplicación de estos últimos, los evaluadores podrán obtener pautas que permitan hacer recomendaciones puntuales sobre los mismos. Igual acontecerá con las notas, razones y observaciones que se hagan al momento de aplicar los indicadores b) y c). - Los componentes de las categorías b) y c) fueron considerados como los criterios de evaluación cualitativa que permiten determinar una de las siguientes acciones con respecto al sistema que se evalúa: a) Desechar el sistema. Esta opción se dará cuando el sistema evaluado no contribuya efectivamente a la misión de la Procuraduría. En igual forma, cuando se encuentre que el sistema no podrá operar en el mediano plazo por obsolescencia tecnológica. Implica su reemplazo por un nuevo sistema, o la inclusión de su funcionalidad en un nuevo sistema. b) Continuar manteniendo el sistema. Esta opción se propondrá cuando se encuentre que el sistema contribuye realmente con la misión de la entidad y su calidad es alta. - Para ubicar las respuestas obtenidas para los criterios de evaluación, se decidió utilizar la escala del modelo de Sommerville, la cual permite combinar los valores de negocios (misión de la PGN) y de la calidad del sistema. Esta escala servirá para identificar la decisión sobre qué hacer con el sistema evaluado. La escala es la siguiente: Indicadores de Evaluación de S.I Existentes Método y Aplicación (Documento Final) Pág. 5

6 Valor de negocios alto Calidad baja Valor de negocios alto Calidad Alta Valor de los negocios Valor de negocios bajo Calidad Bajo Valor de negocio bajo Calidad Alta Calidad del sistema Todos los indicadores cuantitativos serán calificados en una escala de 1 a 5, donde 1 siempre será la calificación más baja y 5 la más alta. Las calificaciones obtenidas con base en la moda estadística serán ubicadas en el cuadrante de la gráfica del capítulo anterior. Una vez ubicados la totalidad de los indicadores que servirán para la evaluación, se determinará la mayor proporción de los indicadores en las diferentes zonas. Para lo anterior, se tendrá en cuenta que la evaluación de la funcionalidad equivaldrá al 50% del valor de la evaluación total. El 50% restante, corresponderá a la evaluación de los criterios de calidad. La evaluación de la funcionalidad se obtendrá con los indicadores incluidos en el formato 2. FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA del capítulo 3 de este documento. La evaluación de la calidad se obtendrá de la aplicación de los criterios de los siguientes formatos, presentados en el capítulo 3: 3. EVALUACIÓN TÉCNICA Y DEL ENTORNO DEL SISTEMA 4. CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS DEL SISTEMA 5. DESEMPEÑO DEL SISTEMA 6. CAMBIOS Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA Los indicadores de los formatos 7 a 13 del capítulo 3, generarán recomendaciones sobre los sistemas actuales cuyo resultado de la evaluación sea continuar con ellos o modificarlos para ampliar su funcionalidad. Indicadores de Evaluación de S.I Existentes Método y Aplicación (Documento Final) Pág. 6

7 De acuerdo con la mayor densificación de las respuestas en alguna de las áreas antes señaladas, se concluirá, que: - Un sistema que se ubique en la zona de Baja Calidad y Bajo Valor de Negocios, debe ser desechado, por su poca contribución a la misión y su baja calidad. - Un sistema de Baja Calidad y Alto Valor de Negocios, debe ser transformado si y sólo si no quedará obsoleto tecnológicamente en el mediano plazo, o si su costo de transformación supera el 40% del costo de uno nuevo. - Un sistema de Alta Calidad y Bajo Valor de Negocios, puede conservarse siempre y cuando mantenga óptimas interfases con los sistemas nuevos o con los que permanezcan. - Un sistema de Alta Calidad y Alto Valor de Negocios, debe continuar operando o transformarse para soportar nuevas funcionalidades. Indicadores de Evaluación de S.I Existentes Método y Aplicación (Documento Final) Pág. 7

8 CAPÍTULO 2. ESTRUCTURA PARA LA EVALUACIÓN DE LOS SISTEMAS De acuerdo con las premisas definidas en el numeral anterior, en el cuadro que se presenta a continuación se podrá apreciar la estructura definida para la evaluación de los sistemas existentes de la PGN. Dicha estructura está fundamentada en los grupos de indicadores y criterios seleccionados, las categorías enunciadas, la definición de las fuentes de información que se utilizarán para la evaluación y el efecto que tiene cada categoría sobre los resultados finales de la misma. Las convenciones del cuadro se encuentran en la siguiente página. GRUPO DE INDICADORES O CRITERIOS DE EVALUACIÓN 1) Antecedentes y planes del sistema CATEGO- RÍA FUENTE DE EVALUACION I TP, UP Informativo EFECTO 2) Funcionalidad del sistema F UP, UA, TP Determina el Valor de Negocios 3) Evaluación técnica y del entorno del sistema 4) Características técnicas del sistema B TP, UA Determina la Calidad del Sistema B TP, UA, UF Determina la Calidad del Sistema 5) Desempeño del sistema B UA, TP, UF Determina la Calidad del Sistema 6) Cambios y mantenimiento del sistema 7) Información manejada por el sistema B UA, TP Determina la Calidad del Sistema C UF, UA, UP Genera recomendaciones 8) Seguridad del sistema C UA, TP Genera recomendaciones Indicadores de Evaluación de S.I Existentes Método y Aplicación (Documento Final) Pág. 8

9 GRUPO DE INDICADORES O CRITERIOS DE EVALUACIÓN 9) Soporte del área de sistemas 10) Administración del sistema CATEGO- RÍA C FUENTE DE EVALUACION UF, UA, TP, UP EFECTO Genera recomendaciones C TP, UA Genera recomendaciones 11) Planes de contingencia C TP, UA Genera recomendaciones 12) Documentación C UF, TP Genera recomendaciones 13) Entrenamiento C UF, TP, UP Genera recomendaciones Convenciones: Categorías: I: Informativo. F: Fundamental para soportar la misión de la PGN. B: Básico para definir la calidad del sistema. C: Complementario a los indicadores fundamentales y básicos, respectivamente. Evaluadores: UF: Usuarios finales de la PGN. UP: Usuario Principal de la PGN TP: Funcionarios técnicos de la PGN. UA: Especialistas de la Universidad. Para realizar la evaluación, se procederá de la siguiente forma: - Se acordará un calendario de realización de talleres para cada uno de los sistemas misionales. - La PGN escogerá los usuarios finales y el personal técnico que debe participar en cada una de las sesiones. - La Universidad preparará el material que contiene los formularios para la evaluación de los indicadores y al inicio de las sesiones, se hará la presentación formal al auditorio, de los mismos. Una vez aclarados los conceptos, se iniciará el diligenciamiento de los formularios por parte de los asistentes. Indicadores de Evaluación de S.I Existentes Método y Aplicación (Documento Final) Pág. 9

10 - Los usuarios finales utilizarán formulario individual. Los funcionarios técnicos de la PGN responderán la información que les corresponde en un solo formulario durante una sesión de focus group dirigida por un especialista del CIFI. Cuando el instrumento deba ser diligenciado por las dos partes (PGN CIFI), el especialista del CIFI actuará como moderador, dirigirá las discusiones y registrará los resultados de cada evaluación. Los formularios a cargo del CIFI, deben ser diligenciados por el especialista que asistió a la sesión de evaluación con el personal de la PGN. - La Universidad recolectará y clasificará la información diligenciada por los funcionarios de la PGN. - Al procesar los formularios, cuando respondan varias personas el mismo cuestionario y este contenga respuestas con valores preasignados, el resultado para los ítems que los contengan, será el correspondiente a la moda estadística. - Los cuestionarios se procesarán en la Universidad y con base en las respuestas registradas se obtendrá el resultado para cada sistema. Indicadores de Evaluación de S.I Existentes Método y Aplicación (Documento Final) Pág. 10

11 CAPÍTULO 3. DISEÑO DE INSTRUMENTOS PARA LA EVALUACIÓN A continuación aparecen los diferentes formatos que se utilizarán en el proceso de evaluación de los sistemas misionales existentes en la Procuraduría General de la Nación. Indicadores de Evaluación de S.I Existentes Método y Aplicación (Documento Final) Pág. 11

12 Indicador/Criterio: 1. ANTECEDENTES Y PLANES DEL SISTEMA DE PGN Diligenciado por: Funcionarios técnicos de PGN Con respecto al proyecto de desarrollo del sistema: a) Cómo fue la participación de los usuarios en la definición del sistema? Usuarios finales b) Qué aspectos quedaron pendientes en el proyecto de desarrollo del sistema? c) Beneficios planeados del proyecto vs. Beneficios logrados con el proyecto. d) Calificar si el sistema cumple con lo planeado antes de su desarrollo. e) Planes futuros de la PGN con respecto al sistema. f) Inversión en el desarrollo e implantación del sistema. Indicadores de Evaluación de S.I Existentes Método y Aplicación (Documento Final) Pág. 12

13 Indicador/Criterio: 1. ANTECEDENTES Y PLANES DEL SISTEMA DE PGN Diligenciado por: Funcionarios técnicos de PGN Indicador/Criterio: 2. FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA Diligenciado por: Usuarios finales y Especialistas Uniandes La evaluación de la funcionalidad del sistema se hará con relación al apoyo que el sistema brinda a los procesos misionales de la PGN, los productos involucrados y a la cobertura geográfica del mismo. a) Para los procesos misionales, de nivel 3 o 4, se evaluará: Cobertura: con respecto al alcance (cubrimiento) de la funcionalidad que tiene el sistema con respecto al proceso. Eficacia: con respecto a los resultados que logra el sistema Eficiencia: con respecto al uso de los recursos y al tiempo invertido en el uso del sistema. Automatización: nivel de automatización del proceso b) Para los productos generados en los procesos misionales, de nivel 2, evaluar el apoyo o cumplimiento del sistema, con respecto a: Actuaciones y Resultados Información asociada con las actuaciones y resultados (información del Indicadores de Evaluación de S.I Existentes Método y Aplicación (Documento Final) Pág. 13

14 Indicador/Criterio: 2. FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA Diligenciado por: Usuarios finales y Especialistas Uniandes debido proceso). Seguimiento Información legal Esta evaluación se realizará de manera general para el sistema. No se hará para cada proceso. c) Cobertura del sistema a nivel geográfico: nivel central, regionales, provinciales: funcionalidad del sistema para cubrir los requerimientos de los diferentes niveles geográficos de la PGN. Se evaluará el número de usuarios que usan el sistema?. d) Cuánta funcionalidad se utiliza del sistema? Estime un porcentaje de uso del sistema. e) Satisface las necesidades de los usuarios? Estime un porcentaje de satisfacción. g) El sistema y los procesos misionales asociados contribuyen de forma efectiva a las metas de la misión de la PGN? Indicadores de Evaluación de S.I Existentes Método y Aplicación (Documento Final) Pág. 14

15 Indicador/Criterio: 2. FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA Diligenciado por: Usuarios finales y Especialistas Uniandes Indicadores de Evaluación de S.I Existentes Método y Aplicación (Documento Final) Pág. 15

16 Indicador/Criterio: 3. EVALUACIÓN TÉCNICA Y DEL ENTORNO DEL SISTEMA Diligenciado por: Funcionarios técnicos PGN y Especialistas Uniandes a) Comprensión del código fuente: Qué tan fácil o difícil es comprender el código fuente del sistema? b) Datos: Existe un modelo de datos explícito para el sistema? Existe duplicidad de datos? c) Lenguaje de programación: El lenguaje de programación aún se utiliza para nuevos desarrollos de sistemas? e) Facilidades para administración de la configuración. f) Existen dificultades para encontrar personas que trabajen en el sistema? g) Habilidades del personal: Las personas disponibles tienen las habilidades para dar mantenimiento al sistema? h) Integración con otros sistemas: El sistema se encuentra integrado con otros sistemas (internos y externos a la PGN)? Con cuáles? Existen problemas al integrar el sistema con otros sistemas? i) Evaluar la estabilidad del proveedor del sistema. Indicadores de Evaluación de S.I Existentes Método y Aplicación (Documento Final) Pág. 16

17 Indicador/Criterio: 3. EVALUACIÓN TÉCNICA Y DEL ENTORNO DEL SISTEMA Diligenciado por: Funcionarios técnicos PGN y Especialistas Uniandes j) Edad del sistema k) Desempeño: Los problemas de desempeño provocan problemas importantes en los usuarios del sistema? l) Cómo fue desarrollado el sistema? Se basó en herramientas CASE, Rational, etc. m) Hardware del sistema: podría ser instalado en un hardware adquirido en 2005? Qué cambios requiere? Indicadores de Evaluación de S.I Existentes Método y Aplicación (Documento Final) Pág. 17

18 Indicador/Criterio: 4. CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS DEL SISTEMA Diligenciado por: Funcionarios técnicos PGN y Especialistas UNIANDES, usuarios finales a) Calificación del diseño de la interfase de usuario 5 Sobresaliente 4 Satisfactoria 3 Aceptable 2 Insuficiente 1 Deficiente Facilidad de Uso Navegabilidad Amigabilidad b) Evaluación de los siguientes procesos del sistema e indicar Por qué?. PROCESO POR QUE? Captura (entrada) Consultas Generación de reportes Transferencia de información Backups Grabación en medios externos Control de calidad a la información Indicadores de Evaluación de S.I Existentes Método y Aplicación (Documento Final) Pág. 18

19 Indicador/Criterio: 4. CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS DEL SISTEMA Diligenciado por: Funcionarios técnicos PGN y Especialistas UNIANDES, usuarios finales c) Calificación del cumplimiento del sistema con respecto a requerimientos de privacidad o confidencialidad de la información. 5 Sobresaliente 4 Satisfactoria 3 Aceptable 2 Insuficiente 1 Deficiente Calificación d) Calificación de la seguridad del sistema. 5 Sobresaliente 4 Satisfactoria 3 Aceptable 2 Insuficiente 1 Deficiente Calificación Justificación e) Auditable: La aplicación cuenta con pistas de auditoría? o información para que pueda ser auditada? f) Cumplimiento de Estándares: El sistema se adecúa a los actuales estándares de informática de la entidad? Indicadores de Evaluación de S.I Existentes Método y Aplicación (Documento Final) Pág. 19

20 Indicador/Criterio: 5. DESEMPEÑO DEL SISTEMA Diligenciado por: Usuarios finales PGN y funcionarios técnicos a) Calificación de la disponibilidad del sistema y explique su calificación. 5 Permanente 4 Alta 3 Media 2 Baja 1 Muy baja b) Con qué frecuencia se interrumpe la operación del sistema? 5 Permanente 4 Alta 3 Media 2 Baja 1 Muy baja c) Calificación del desempeño del sistema (tiempo de respuesta, velocidad de procesamiento) y explique su respuesta. 5 Permanente 4 Alta 3 Media 2 Baja 1 Muy baja Calificación Justificación Indicadores de Evaluación de S.I Existentes Método y Aplicación (Documento Final) Pág. 20

21 Indicador/Criterio: 5. DESEMPEÑO DEL SISTEMA Diligenciado por: Usuarios finales PGN y funcionarios técnicos d) Evalúe la conveniencia del modo de procesamiento del sistema. Qué problemas se presentan? 5 Permanente 4 Alta 3 Media 2 Baja 1 Muy baja Indicadores de Evaluación de S.I Existentes Método y Aplicación (Documento Final) Pág. 21

22 Indicador/Criterio: 6. CAMBIOS Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA Diligenciado por: Funcionarios técnicos PGN y Especialistas Uniandes a) Califique si los aspectos que quedaron pendientes en el proyecto de desarrollo, fueron: (0 al 10%, 11 al 30%, 31 al 50%, 51 al 70%, Mas del 70%). b) Califique si el sistema cumple con lo planeado antes de su desarrollo: Se utilizan los mismos porcentajes de la pregunta anterior. c) Descripción y calificación de la capacidad de crecimiento del sistema y adaptabilidad al cambio con respecto a nuevas funcionalidades. c) Existe un plan de mejoramiento continuo del sistema? Describir el plan. d) Solicitudes de cambio sobre el sistema: descripción de cómo se manejan y cómo operan. e) Relacione los costos de mantenimiento del sistema. Indicadores de Evaluación de S.I Existentes Método y Aplicación (Documento Final) Pág. 22

23 Indicador/Criterio: 7. INFORMACIÓN MANEJADA POR EL SISTEMA Diligenciado por: Usuarios finales y Especialistas Uniandes Características de la información: a) Qué volumen de información maneja el sistema? b) Describa el estado de la información manejada por el sistema: b1) Evalúe en qué porcentaje la información que ingresa al sistema es: Porcentaje Por qué? Oportuna Confiable Actualizada Completa Utilizada b2) Evalúe en qué porcentaje la información que maneja el sistema es: Porcentaje Por qué? Oportuna Confiable Actualizada Completa Utilizada Indicadores de Evaluación de S.I Existentes Método y Aplicación (Documento Final) Pág. 23

24 Indicador/Criterio: 7. INFORMACIÓN MANEJADA POR EL SISTEMA Diligenciado por: Usuarios finales y Especialistas Uniandes c) Indique los problemas de información (si los tiene) más significativos (máximo 5) que presenta el sistema y para cada uno de ellos, las causas y consecuencias de los mismos. d) De la información requerida por el área, cuál información considera que le falta al sistema?. Tipo de información: Manejo de información histórica dentro del sistema. Generación de estadísticas e indicadores. Consultas y/o Informes para la alta dirección de la PGN. Consultas y/o Informes hacia el exterior de la PGN Indicadores de Evaluación de S.I Existentes Método y Aplicación (Documento Final) Pág. 24

25 Indicador/Criterio: 8. SEGURIDAD DEL SISTEMA Diligenciado por: Funcionarios técnicos de PGN y Especialistas de Uniandes a) Explicación de los mecanismos de Identificación, autenticación y acceso de los usuarios. b) Explicación de los mecanismos técnicos de administración de cuentas de usuario (roles, password, etc.). c) Identificar la infraestructura de hardware y software de base que tiene el sistema para el manejo de su seguridad. Indicadores de Evaluación de S.I Existentes Método y Aplicación (Documento Final) Pág. 25

26 Indicador/Criterio: 9. SOPORTE DEL ÁREA DE SISTEMAS Diligenciado por: Usuarios Finales y Especialista UNIANDES, funcionarios técnicos a) Cómo se presta y cómo califica el servicio de soporte del área de informática de la PGN con respecto al sistema? Descripción de cómo se presta el servicio. 5 Sobresaliente 4 Satisfactoria 3 Aceptable 2 Insuficiente 1 Deficiente Oportunidad Calidad Confiabilidad b) Cómo se manejan los problemas que presenta el sistema? Realizar una descripción. c) Existen procedimientos y/o cómo se maneja el escalamiento de problemas? Realizar una descripción. Indicadores de Evaluación de S.I Existentes Método y Aplicación (Documento Final) Pág. 26

27 Indicador/Criterio: 9. SOPORTE DEL ÁREA DE SISTEMAS Diligenciado por: Usuarios Finales y Especialista UNIANDES, funcionarios técnicos d) Cómo evalúa el grado de conocimiento del área de informática sobre el sistema, con respecto a la solución de problemas y a su funcionalidad? 5 Sobresaliente 4 Satisfactoria 3 Aceptable 2 Insuficiente 1 Deficiente Solución de problemas Funcionalidad e) Se cuenta con ingenieros de soporte adicionales para el sistema en caso de falta de los responsables principales? Indicadores de Evaluación de S.I Existentes Método y Aplicación (Documento Final) Pág. 27

28 Indicador/Criterio: 10. ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA Diligenciado por: Funcionarios técnicos y Especialistas de Uniandes a) Quién y cómo se realizan las modificaciones a la parametrización? b) Quién realiza la administración de cuentas de usuarios? c) Quién es responsable de la calidad de los datos del sistema? e) Quién es responsable de la administración de la información histórica en el sistema? Indicadores de Evaluación de S.I Existentes Método y Aplicación (Documento Final) Pág. 28

29 Indicador/Criterio: 11. PLANES DE CONTINGENCIA Diligenciado por: Funcionarios Técnicos de la PGN y Especialistas Uniandes Hacer también a usuario principal a) Respaldo de las bases de datos y programas del sistema: Descripción de la frecuencia, responsables, etc. b) Procedimientos de recuperación de la información: evaluar si existen, si se realizan pruebas y si se han utilizado los procedimientos de recuperación, cómo ha sido el comportamiento. c) Procedimientos de emergencia: evaluar si existen y si se han realizado, cómo ha sido el comportamiento. Cómo funcionan sin el sistema? d) Plan de continuidad del servicio con procedimientos alternos de operación: evaluar si existen, si se realizan pruebas y si se han utilizado, cómo ha sido el comportamiento. e) Políticas de retención de la información: evaluar si existen y si se están cumpliendo las políticas. Indicadores de Evaluación de S.I Existentes Método y Aplicación (Documento Final) Pág. 29

30 Indicador/Criterio: 12. DOCUMENTACIÓN Diligenciado por: Usuarios finales y Funcionarios técnicos de PGN a) Documentación de usuarios: a1) Tipo de documentación (Ayudas en línea, Manuales, Otras) a2) Calidad de la documentación: Sobresaliente Satisfactoria Aceptable Insuficiente Deficiente Completa Claridad Calidad Preguntas frecuentes b) Documentación Técnica: b1) Documentación de instalación y requerimientos de hardware y software de base del sistema: Completa Claridad Calidad Sobresaliente Satisfactoria Aceptable Insuficiente Deficiente Indicadores de Evaluación de S.I Existentes Método y Aplicación (Documento Final) Pág. 30

31 Indicador/Criterio: 12. DOCUMENTACIÓN Diligenciado por: Usuarios finales y Funcionarios técnicos de PGN b2) Documentación de operación del sistema: Sobresaliente Satisfactoria Aceptable Insuficiente Deficiente Completa Claridad Calidad b3) Documentación del diseño del sistema Completa Claridad Calidad Sobresaliente Satisfactoria Aceptable Insuficiente Deficiente b4) Documentación técnica del software: Completa Claridad Calidad Sobresaliente Satisfactoria Aceptable Insuficiente Deficiente Indicadores de Evaluación de S.I Existentes Método y Aplicación (Documento Final) Pág. 31

32 Indicador/Criterio: 12. DOCUMENTACIÓN Diligenciado por: Usuarios finales y Funcionarios técnicos de PGN b5) Documentación sobre interfaces externas que tenga el sistema. Completa Claridad Calidad Sobresaliente Satisfactoria Aceptable Insuficiente Deficiente b6) Documentación de errores y soluciones más frecuentes (Troubleshooting) Completa Calidad 5 Sobresaliente 4 Satisfactoria 3 Aceptable 2 Insuficiente 1 Deficiente c) Califique la frecuencia de actualización de la documentación: Usuario Técnica 5 Sobresaliente 4 Satisfactoria 3 Aceptable 2 Insuficiente 1 Deficiente Indicadores de Evaluación de S.I Existentes Método y Aplicación (Documento Final) Pág. 32

33 Indicador/Criterio: 12. DOCUMENTACIÓN Diligenciado por: Usuarios finales y Funcionarios técnicos de PGN d) Califique la disponibilidad de la documentación: 5 Sobresaliente 4 Satisfactoria 3 Aceptable 2 Insuficiente 1 Deficiente Usuario Técnica e) Identifique a los responsables de la documentación de usuarios y técnica. Indicadores de Evaluación de S.I Existentes Método y Aplicación (Documento Final) Pág. 33

34 Indicador/Criterio: 13. ENTRENAMIENTO Diligenciado por: Usuarios finales y Funcionarios técnicos de PGN a) Cómo evalúa el entrenamiento recibido por los usuarios del sistema hasta el momento? 5 Sobresaliente 4 Satisfactoria 3 Aceptable 2 Insuficiente 1 Deficiente Completa Calidad Tiempo b) Calificar la documentación del entrenamiento recibido por los usuarios. 5 Sobresaliente 4 Satisfactoria 3 Aceptable 2 Insuficiente 1 Deficiente Completa Calidad Indicadores de Evaluación de S.I Existentes Método y Aplicación (Documento Final) Pág. 34

35 Indicador/Criterio: 13. ENTRENAMIENTO Diligenciado por: Usuarios finales y Funcionarios técnicos de PGN c) Nivel actual de conocimiento del sistema por parte de los usuarios. Cuantificar el conocimiento actual de los usuarios. 5 Sobresaliente 4 Satisfactoria 3 Aceptable 2 Insuficiente 1 Deficiente Completa Calidad d) Requerimientos actuales de entrenamiento de los usuarios: Lista de requerimientos de entrenamiento. e) Cómo se realiza el entrenamiento a nuevos usuarios: Descripción de cómo se realiza el entrenamiento a los nuevos usuarios. f) Se realiza reentrenamiento a los usuarios del sistema de la PGN y cómo se realiza? frecuencia g) Cómo evalúa el entrenamiento recibido sobre el sistema por los funcionarios técnicos de la PGN hasta el momento? Indicadores de Evaluación de S.I Existentes Método y Aplicación (Documento Final) Pág. 35

36 Indicador/Criterio: 13. ENTRENAMIENTO Diligenciado por: Usuarios finales y Funcionarios técnicos de PGN 5 Sobresaliente 4 Satisfactoria 3 Aceptable 2 Insuficiente 1 Deficiente Completa Calidad Tiempo h) Cómo evalúa el entrenamiento técnico del sistema recibido por los funcionarios técnicos de la PGN hasta la fecha? 5 Sobresaliente 4 Satisfactoria 3 Aceptable 2 Insuficiente 1 Deficiente Completa Calidad Tiempo i) Cómo evalúa el entrenamiento recibido por los funcionarios técnicos de la PGN sobre las herramientas del sistema, hasta la fecha? Indicadores de Evaluación de S.I Existentes Método y Aplicación (Documento Final) Pág. 36

37 Indicador/Criterio: 13. ENTRENAMIENTO Diligenciado por: Usuarios finales y Funcionarios técnicos de PGN 5 Sobresaliente 4 Satisfactoria 3 Aceptable 2 Insuficiente 1 Deficiente Completa Calidad Tiempo Indicadores de Evaluación de S.I Existentes Método y Aplicación (Documento Final) Pág. 37

38 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS i a) COBIT Objetivos de Control, Information Systems Audit and Control Foundation, Abril de Edición. b) Software Process Improvement and Capability Determination. A standard on software process improvement, British Standards Institution, London, c) ISO 9000 Norma 17999, Internet. ii Measuring The Software Process A Practical Guide to Functional Measurements, Garmus David and Herron David, Yourdon Press, Prentice Hall PTR, iii Ingeniería de Software, Somerville Ian, 6 Edición, Addison Wesley, 2002, pps Indicadores de Evaluación de S.I Existentes Método y Aplicación (Documento Final) Pág. 38