El siguiente capítulo explica las etapas en las cuales se va a desarrollar el proyecto indicando actividades concretas y específicas de ejecución

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Carmelo Segura Soto
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2 El siguiente capítulo explica las etapas en las cuales se va a desarrollar el proyecto indicando actividades concretas y específicas de ejecución 3.1 ETAPA I: Análisis Preliminar y Recolección de Información El objetivo de esta fase fue estudiar el proceso de elaboración de los workflows, las actividades y procedimientos de la empresa y el funcionamiento detallado tanto del Dokuviz como del J.D:Edwards. Las actividades desarrolladas en esta fase fueron las siguientes: Documentación sobre los procesos y tecnologías que utiliza la empresa, así como de los servicios que ofrece Recopilación de información relacionada con el Dokuviz y la utilización de los Workflows en los procesos de la empresa Adiestramiento en el manejo del software de documentación Dokuviz Recopilación de información relacionada con la plataforma administrativa J.D.Edwards Adiestramiento en el manejo de la plataforma administrativa J.D.Edwards Estudio de los workflows que se utilizaban hasta el momento en Telecomunicaciones Impsat. 43

funcionamiento detallado tanto del Dokuviz como del J.D:Edwards. Las actividades desarrolladas en esta fase fueron las siguientes: 3.1.

3 3.1.7 Actualización de la base de datos de los grupos y roles que intervienen en los worfkflows. 3.2 ETAPA II: Modelado del Proceso. En ésta etapa se realizó un análisis de las fallas que presentan los workflows durante el seguimiento de los procesos con un equipo multidisciplinario y se preparó un plan de trabajo. En el equipo multidisciplinario se contó con el apoyo de las siguientes unidades asesoras: Unidad de Ingeniería y Proyectos de Telecomunicaciones Impsat, cuya función es generar las actividades utilizando como herramienta fundamental el software de documentación Dokuviz y los workflows de cada proceso (Instalaciones, Desinstalaciones, Modificaciones, Asistencias y los Relevamientos que son las inspecciones previas a cada instalación, donde los técnicos de las contratistas informan a los ingenieros encargados de las actividades la ubicación de los equipos en las localidades de los clientes, así como el metraje de cableado a utilizar). Unidad de Service Delivery de Telecomunicaciones Impsat, cuya función es medir la eficiencia de los workflows mediante el seguimiento de las actividades; así como, generar las distintas work orders (órdenes de trabajo) en el J.D.Edwards Unidad de Sistemas de Telecomunicaciones Impsat, encargada de la asesoría y el soporte de la automatización de los procesos. 44

En el equipo multidisciplinario se contó con el apoyo de las siguientes unidades asesoras: Unidad de Ingeniería y Proyectos de Telecomunicaciones Impsat, cuya función es generar las actividades

4 Una vez que fueron estudiados y comprendidos los fundamentos y la importancia de los workflows en la empresa, se procedió a identificar las variables que afectan el correcto funcionamiento de los mismos, con el fin de determinar los parámetros a depurar y de que forma se puede realizar la integración de la plataforma administrativa J.D.Edwards en los procesos existentes, logrando definir las características que debe tener el nuevo sistema de flujos para dar solución plena al problema planteado. Las actividades necesarias para cubrir los aspectos antes descritos son las siguientes: Estudio de las características de los Workflows existentes para llevar a cabo las actividades en Telecomunicaciones Impsat Estudio de las consecuencias que originen en los procesos de la empresa la integración del J.D.Edwards con el Dokuviz Selección de los workflows que necesitan ser depurados y que ameritan actualización, debido a los cambios en las tecnologías utilizadas y al constante crecimiento de la empresa Establecimiento de los fallas más críticas en el funcionamiento de los workflows actuales en Telecomunicaciones Impsat Venezuela. 45

Edwards en los procesos existentes, logrando definir las características que debe tener el nuevo sistema de flujos para dar solución plena al problema planteado.

5 3.3 ETAPA III: Desarrollo de los Workflows de integración del J.D.Edwards con el Dokuviz. En esta fase se procedió a la elaboración de los nuevos workflows incluyendo la generación de las distintas workorders del J.D.Edwards dentro de los mismos, en un entorno amigable se adapte a las necesidades de los usuarios. Las actividades que se requirieron para complementar esta actividad fueron las siguientes: Elaboración de un esbozo del diagrama de flujo de la creación de las órdenes en J.D.Edwards Selección de las variables que se consideren necesarias para ser usadas en los nuevos workflows Estudio detallado de los programas a integrar J.D.Edwards y Dokuviz Crear en Dokuviz un flujo en el cual se generen automáticamente las work orders en J.D.Edwards Depurar los workflows antes de integrar la generación automática de las órdenes en el J.D.Edwards para certificar el funcionamiento de los mismos Actualizar la base de datos de los grupos que interviene en los workflows con la información que se obtuvo luego de entrevistar a los coordinadores de cada área en la vertical de network en Telecomunicaciones Impsat. 46

Edwards dentro de los mismos, en un entorno amigable se adapte a las necesidades de los usuarios. Las actividades que se requirieron para complementar esta actividad fueron las siguientes: 3.

6 Integrar el flujo de generación de órdenes de J.D.Edwards en los workflows actualizados y depurados Prueba del primer workflow con J.D.Edwards integrado (Workflow de Mudanza de Taladros- PDVSA) Comparación de los resultados obtenidos con el workflow de integración del J.D.Edwards más Dokuviz en relación al workflow actual Ajustar el flujo de generación de órdenes en J.D.Edwards a los demás workflows de la empresa. 3.4 ETAPA IV: Documentación del Proyecto. En esta etapa se realizó un manual de ayuda práctico para la utilización de los nuevos workflows, así como el adiestramiento al personal de Telecomunicaciones Impsat quienes llevaran a cabo sus actividades mediante estos nuevos flujos de trabajo. 47

D.Edwards a los demás workflows de la empresa. 3.4 ETAPA IV: Documentación del Proyecto.

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