Medellín, 22 de septiembre de 2010 CIRCULAR Nº Requisitos indispensables para la deducción de costos y deducciones

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1 GIL GÓMEZ Y CÍA LTDA. Asesores Tributarios Medellín, 22 de septiembre de 2010 CIRCULAR Nº Señores: Referencia: Requisitos indispensables para la deducción de costos y deducciones Con el fin de prevenir rechazos de costos y deducciones de las autoridades fiscales, nos permitimos realizar un resumen detallado de los elementos básicos que se deben tener en cuenta para la aceptación general de costos y deducciones. En este documento no se consideran los requisitos especiales que requieren algunas erogaciones. A. Operaciones que necesitan haber estado sometidas a retención en la fuente para que los costos y gastos sean deducibles. Existen causaciones o pagos por tres (3) conceptos que requieren haberse sometido a retención en la fuente para que sean deducibles. Los demás conceptos de costos y gastos no necesitan cumplir con este requisito para su deducibilidad. 1. Los pagos gravados con el impuesto a la renta que busquen remunerar de alguna forma al trabajador y que no hayan sido sometidos a retención en la fuente sobre ingresos laborales. Art E.T. El concepto de haber sido sometidos a retención en la fuente no significa que tengan retención en la fuente; la retención podrá ser del 0%. Recomendamos: a. Revisar en la contabilidad los diferentes conceptos que se pagan a terceras personas que busquen compensar las labores de los trabajadores, como seguros de vida, de vehículos, pólizas de salud, leasing de vehículos, bonos de gasolina, bonos regalos, aportes voluntarios a fondos de pensiones o cuentas AFC que excedan, junto con los aportes obligatorios, del 30% del ingreso laboral, gastos de representación, viáticos ocasionales relacionados con alimentación y alojamiento, gastos personales en clubes sociales, arrendamiento de vivienda, etc. b. Revisar si en una misma empresa un trabajador recibe remuneración por salarios, por honorarios y posiblemente comisiones. En muchas ocasiones encontramos retenciones por los tres conceptos.

2 En casi todas las oportunidades la retención en la fuente deberá ser una sola bajo el concepto de ingresos laborales, para que el gasto sea deducible. El gasto no será deducible si se retiene bajo el concepto de honorarios y comisiones debiendo ser bajo el esquema de ingresos laborales. El examen será necesario siempre y cuando no ejecute actividades distintas que amerite el pago por los diferentes conceptos, tal como ocurre cuando el empleado es adicionalmente miembro de la junta directiva y recibe honorarios. 2. Los pagos a extranjeros sin residencia ni domicilio en Colombia, para quienes constituyen ingresos de fuente nacional. Art. 419 E.T. 3. Los pagos sometidos al impuesto de timbre sobre cuantías indeterminadas pero determinables. Art. 177 y 522 E.T. Tenemos conciencia que el impuesto de timbre estuvo vigente hasta el año 2009, pero pueden existir pagos en el año 2010 que continúan con este impuesto y además existen declaraciones de períodos anteriores que pueden haberse sometido a este gravamen y se estén revisando. B. Operaciones que necesitan estar soportadas con facturas, documentos equivalentes u otros documentos. Las personas que vendan bienes o servicios están obligadas a emitir facturas o documentos equivalentes con el cumplimiento de todos los requisitos que se exigen en los artículos 617 y 618 del E.T. Los compradores de bienes y de servicios, para soportar la deducción fiscal de costos y gastos, necesitarán documentos que cumplan algunos, no todos, de los requisitos exigidos a los vendedores de bienes y de servicios, tal como lo veremos a continuación. 1. Las facturas que sirven de soporte para los costos y deducciones únicamente deberán cumplir con los requisitos establecidos en los literales b),c),d),e),f) y g) del artículo 617 E.T. y las condiciones del art. 618 del E.T. Como se observa no se exige: Estar nombradas como facturas de venta. Tener resolución de numeración Estar preimpresas o emitidas por computador Tener el nombre y NIT del impresor. Indicar la calidad de retenedor del impuesto a las ventas. Con respecto al literal d) es necesario que contengan simplemente un número, no se requiere verificar que provengan de un sistema de numeración consecutivo.

3 2. Los documentos equivalentes deberán contener los requisitos fijados en los literales b),d), e) y g) del artículo 617 del E.T. Se entienden como documentos equivalentes sólo aquellos que han sido creados por leyes o decreto reglamentarios. Los invitamos a consultar estos requisitos para comprobar que los proveedores de bienes y de servicios los estén cumpliendo a cabalidad. 3. Documentos que soportan las operaciones realizadas con proveedores no obligados a facturar. Desde el año 1.997, con el nacimiento del art. 3 del decreto 3050, el soporte para solicitar la deducción de costos y gastos de operaciones efectuadas con los no obligados a emitir factura o documento equivalente, será el documento emitido por el vendedor o por el adquirente del bien o del servicio, siempre y cuando contengan los siguientes requisitos: nombre y NIT o CC del vendedor, fecha de la transacción, concepto y valor de la operación. Este documento no sirve de soporte para justificar el tratamiento que se le da al IVA retenido por compras al régimen simplificado. Para ello es necesario el soporte que detallamos en el punto siguiente. 4. Documentos equivalentes emitidos por los responsables del régimen común cuando adquiere bienes a personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado. El artículo 3 del decreto 522 de 2003, creó un nuevo documento equivalente, que reemplazó parte de lo dicho en el artículo 3 del decreto 3050 de 1.997, tratado en el numeral anterior. Desde esta fecha constituyen documentos equivalentes a la factura, aquellos emitidos por los responsables del régimen común cuando consuman bienes o servicios de personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado. Este documento reemplazó la nota de contabilidad que se elaboraba anteriormente durante la vigencia del art. 4 del decreto 380 de Este documento equivalente debe contener: nombre y NIT de quien vende, nombre y NIT de quien compra, número consecutivo, fecha de la operación, concepto, valor de la operación y discriminación del IVA asumido por las operaciones con el régimen simplificado. Vale la pena recordar en este punto que son no comerciantes las personas naturales que sean ganaderos, agricultores y los profesionales independientes. Muchos ganaderos y agricultores producen bienes exentos y realizan exportaciones que les generan el derecho a reclamar el impuesto a las

4 ventas consumido en sus operaciones. Para reclamar estos saldos a favor deberán matricularse en el régimen común. Con el establecimiento de este nuevo documento equivalente, las personas naturales que sean no comerciantes y vendan bienes agropecuarios a los responsables del régimen común, no estarán obligadas a emitir factura por los ingresos relacionados con esta actividad, aunque se encuentren matriculados en el régimen común. Este decreto reglamentario suprimió la obligación de facturar para los responsables del régimen común, exigida por el art. 511 del E.T. Dentro de los ganaderos se encuentran ubicados los productores de carne, leche y huevos. SE PREGUNTA Cuáles son las cuantías mínimas a partir de las cuales los responsables del régimen común deben elaborar estos documentos equivalentes? El decreto 522 de 2003 no establece cuantías mínimas. Para resolver esa inquietud nos apoyamos entonces en los contenidos del concepto Nro del 31 de julio de 2003,emitido por la DIAN, el cual se encuentra vigente. Esta entidad se pronunció en los siguientes términos: PROBLEMA JURÍDICO. Es obligatorio expedir el documento equivalente a la factura señalado en el artículo 3 del decreto 522 de 2003, aún cuando el vendedor o prestador del servicio, persona natural no comerciante o del régimen simplificado, expida una cuenta de cobro? Debe expedirse el documento equivalente a la factura señalado en el artículo 3º del Decreto 522 de 2003, cuando la operación se realice con persona no obligada a facturar y deba el adquirente realizar y ausmir la retención en la fuente a título del IVA. Si no hay lugar a la retención mencionada y la persona no obligada a facturar opta por hacerlo cumpliendo los requisitos señalados para cada clase de documento, releva en tal evento a su comprador de esta obligación. Interpretación Jurídica: El artículo 3º del Decreto 522 de 2003 consagra la obligación de expedir un documento equivalente a la factura en las transacciones gravadas con el IVA que realicen los adquirentes de bienes y servicios responsables del régimen común con personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado, cualquiera fuere su cuantía y sin limitación en cuanto a la tarfia del IVA aplicable, respecto de las cuales deban practicar y asumir la retención en la fuente por IVA. La obligación está en cabeza del comprador o adquirente que sea

5 responsable del régimen común, quien debe expedir el citado documento como soporte de la operación y de la retención en la fuente a título del IVA para todos los efectos legales. Ahora bien, si por la cuantía de la operación no hay obligación de practicar la retención en la fuente de conformidad con lo previsto en el Decreto 782 de 1996( modificado por el art.1 Decreto 2224 /04) pagos por servicios inferiores a $ ($ año 2010), y por compras inferiores a $ , año 2003 ($ año 2010), el documento equivalente a factura previsto en la disposición comentada servirá como soporte contable y justificará el no haber aplicado la retención en la fuente. Con todo, como se expone en el punto siguiente, si no se trata de operaciones en que debe practicarse la retención en la fuente por IVA y el vendedor, no obligado a facturar, opta por expedir factura o documento equivalente, deberá hacerlo cumpliendo los requisitos legalemente previstos para cada documento, tal como lo dispone el parágrafo 1º del artículo 2º del Decreto reglamentario 1001 de En este evento no será forzoso que el adquirente expida el documento previsto en el artículo 3º del Decreto 522 de (Resaltado fuera del texto original.) CONCLUSIÓN SOBRE ESTE TEMA. Se concluye entonces con base en el concepto anterior, que el documento equivalente se elaborará únicamente cuando se realicen compras a personas naturales ubicadas en el régimen simplificado, que superen las cuantías mínimas de $ en servicios y de $ en compras, cifras para el año 2010, Art. 1. D.R.2224/04, y siempre y cuando el vendedor haya emitido el documento del que hablamos en el numeral 3 anterior. C. Los ingresos pactados como no constitutivos de salario no pueden sobrepasar el 40% de la remuneración. La nueva ley 1393/10 establece en su artículo 30 que los empleadores no pueden convenir con los trabajadores pagos no constitutivos de salario por un valor superior al 40% de la remuneración. Significa lo anterior que los pagos constitutivos de salario, que no pueden rebajar del 60%, deberán aportar a la seguridad social en salud y pensiones como máximo hasta 25 SMLMV, $ y como aportes parafiscales el 9% sin límite, requisitos indispensables para que sean deducibles. Adicionalmente, deberán someterse a retención en la fuente sobre ingresos laborales todos aquellos que tengan el carácter de gravados con el impuesto a la renta, tal como se apreció en los renglones anteriores.

6 D. Quienes consuman bienes y servicios de responsables ubicados en régimen simplificado necesitan tener copia del RUT, donde se aprecie esta condición, con antelación a la operación económica. El art del E.T. exige a los compradores de bienes y de servicios de proveedores ubicados en el régimen simplificado tener copia del RUT donde se evidencie esta inscripción, como condición indispensable para que el gasto sea deducible. Adicionalmente cuando se celebre en el año 2010 un contrato con estos proveedores que supere el valor de $ , deberán exigir que se trasladen al régimen común, para que estos gastos sean deducibles. Cuando durante el año 2010 se celebren con estas mismas personas operaciones mediante varios contratos cuyas cuantías hayan superado los $ , será necesario que se trasladen al régimen común para que sean deducibles los valores que exceden de este límite. Vale la pena observar que el RUT no se debe exigir a las demás personas, sean naturales o jurídicas, que obtengan ingresos no gravadas con el impuesto a las ventas, o que siendo responsables del IVA, estén matriculadas en el régimen común. Atentamente, HILDEBRANDO GIL BUILES FRANCE GOMEZ DE GIL

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