Sistema Integral para el Control de Servicios de Aerovaradero

Transcripción

1 Sistema Integral para el Control de Servicios de Aerovaradero Autores Marcos J. Hernández Pérez Ma. Aimeé Rojas Rodríguez Ernesto López Fernández Angel Libán Alvarez Estruch Natividad Añón Hernández Vidalina Suárez Falcón Organismo: Municipio: IACC Boyeros Ciudad de La Habana Noviembre de 2003

2 INDICE RESUMEN 1 INTRODUCCIÓN. 2 DESARROLLO. 4 VALORACIÓN ECONÓMICA Y APORTE SOCIAL. 13 CONCLUSIONES 17 RECOMENDACIONES. 19 BIBLIOGRAFÍA 20 ANEXOS. 21

3 Resumen El presente trabajo trata sobre un sistema automatizado desarrollado por la Gerencia de Informática de la empresa Aerovaradero S.A. El Sistema Integral de Control de Servicios en Aerovaradero S.A. SICSA es un amplio trabajo que cuenta con varios módulos que en su conjunto tienen como objetivo automatizar las actividades principales de cada área de nuestra empresa, centralizando la información en una única base de datos normalizada, a partir de la cual se brindan tablas, listados, resúmenes y consultas que se utilizan para el control diario de la actividad y en la toma de decisiones de la Dirección de la empresa. El sistema se desarrolló con la herramienta de programación Power Builder 7.0 y el motor de bases de datos Sybase Adaptive Server Anywhere Se utilizó la metodología ADOOSI para el análisis y el diseño. El sistema se encuentra en explotación en la empresa Aerovaradero S.A. desde el 1ero de Agosto del año A continuación se exponen más detalladamente los objetivos principales, características técnicas, análisis económico y la importancia del mismo para lograr una mejor calidad en los servicios que presta Aerovaradero S.A. Se brinda una serie de recomendaciones con vistas a continuar desarrollando este trabajo y ampliar su nivel de utilización dentro y fuera de la empresa debido a las ventajas que la automatización de procesos reporta a la misma. 1

4 Introducción. Antecedentes. En el año 1999 la empresa Aerovaradero S.A. se responsabilizó con la atención de toda la carga internacional que arribaba al Aeropuerto Internacional José Martí. De esta manera aumentó considerablemente el procesamiento de datos en las distintas actividades que realiza la empresa para lo que resultaron demasiados reducidos y lentos los sistemas que poseíamos. Con vistas a lograr un sistema que cumpliera los requisitos que se necesitaban para un mejor control de la carga y de los servicios que se prestan se planteó la necesidad de desarrollar o adquirir una aplicación específica para esta actividad. Inicialmente tuvimos una oferta de un programador externo que consistía en la realización del diseño y programación de algunos de los procesos (incluía 6 módulos solamente), el análisis sería hecho por nosotros y NUNCA seríamos propietarios del código fuente, no se trataba de un producto terminado y comercializado, además tenía un costo de más de $ USD. Debido a la necesidad de automatizar el trabajo de las diferentes áreas de nuestra empresa (aprovechando las facilidades que brinda para ello la red de computadoras instalada) y a la vez ahorrar nuestros recursos se decidió crear la Gerencia de Informática y dentro de esta el Grupo de Desarrollo formado por 3 especialistas cuya función principal sería el desarrollo de esta aplicación. 2

5 Los principales objetivos que debía cumplir este sistema son: 1. Automatizar sobre una única base de datos el proceso de facturación y cobros de la empresa a partir de un mismo módulo que homogenizara este trabajo en las diferentes áreas, garantizando un único consecutivo en cada uno de estos procesos. 2. Garantizar la facturación y cobro de TODOS los servicios dados a las cargas en nuestra empresa ya sea tratándose de una Importación o una Exportación. 3. Que los conceptos de facturación puedan ser ajustados a casos particulares según las características de los clientes. 4. Ampliar el control de las cargas en los almacenes, teniendo un control estricto de la cantidad de bultos y peso entrados y extraídos del almacén, registrando todas las irregularidades que le ocurran a la mercancía. 5. Transferir las operaciones en forma de asientos al sistema contable Doble Control para facilitar la contabilización diaria. 3

6 Desarrollo. El lenguaje de programación que se utilizó es el Power Builder 7.0 de Sybase pues se había utilizado para desarrollar algunos programas en la empresa y demostró ser una herramienta muy útil y productiva. Por las características del mismo está clasificado como una herramienta RAD (Rapid Application Development), que permite el trabajo en un ambiente de programación visual, y está basado en la tecnología de la Programación Orientada a Objetos (POO). Como motor de base de datos se utilizó Sybase Adaptive Server Anywhere versión 6.03 del cual ya también se había explotado en una aplicación del área de importaciones demostrando ser muy estable, confiable y segura. Ambos productos fueron adquiridos en sus versiones más recientes para el desarrollo de la aplicación con un costo de $ dólares aproximadamente. Resultó indispensable además en todas las etapas de desarrollo del Proyecto (Diseño, Programación, Puesta a Punto e Implantación) la explotación de la red LAN instalada en la Empresa que ya cuenta con más de 65 computadoras donde se haya instalado SICSA. 4

7 El Sistema Integral de Control de Servicios (SICSA) quedó integrado por los siguientes módulos: 1. Control de Acceso 2. Actualizar Codificadores 3. Preparación de Vuelo 4. Almacén de Importación 5. Almacén de Exportación 6. Control de Servicios 7. Facturación 8. Cobro 9. Preparación de Manifiestos 10. Transferencia 11. Consulta almacén para la Aduana 12. Consulta general 13. Liquidación a Líneas Aéreas 14. Atención al Cliente Antes de pasar a explicar las características e importancia de cada módulo y para permitir la comprensión más clara del contenido de este documento queremos destacar que el documento de información primaria fundamental que se utiliza en el sistema es la Guía Aérea, documento establecido según normas internacionales que recoge las características de la carga y que por ende acompaña a esta durante todo su ciclo de vida. Otro documento muy importante 5

8 es el Manifiesto de Carga que registra todas las guías que van en un vuelo, el mismo contiene además los datos generales del vuelo. Existe un módulo de uso general: Control de Acceso, que permite dos niveles de acceso, pues controla por área cada interacción del usuario con el sistema, estableciendo los diferentes permisos por opciones en correspondencia a la clave de entrada dada por el usuario (Acceso a Nivel de Opciones). Además, según la jerarquía definida (informático, jefe, simple, consultante), cada jefe autoriza a trabajar a sus subordinados en el SICSA durante el tiempo establecido (Acceso a Nivel de Usuario). De manera general podemos decir que cada módulo, para dar cumplimiento a sus responsabilidades, hace uso de todo un conjunto de clasificadores o codificadores como fuente de información a ser seleccionada. Esto garantiza la robustez necesaria a sistemas de este tipo, evitando en gran medida posibles errores de entrada de datos. Entre ellos se encuentran los siguientes: Aeropuertos, Países, Ciudades, Servicios, Tarifas, Monedas, Líneas Aéreas, Clientes, etc. Este uso extensivo de codificadores constituye una característica general de todos los módulos del SICSA y la gestión de todos y cada uno de dichos codificadores se realiza a partir del módulo Actualización de Codificadores. El departamento de Preparación de Vuelo introduce los datos generales de cada guía, así como los del Manifiesto, utilizando para ello el módulo del propio nombre. 6

9 En cada almacén se introducen los datos inherentes a la carga y a su ubicación, registrando también las irregularidades encontradas en el chequeo del vuelo (faltantes, sobrantes, dañados, etc.), las incidencias ocurridas durante el tiempo de estancia de la carga en el almacén, incorporando cuando sea el caso las cargas que procedan de Lost and Found, etc. Para el caso de los almacenes de Importación, esto se hace a través del módulo Almacén de Importación. Los objetivos que se persiguen en el área de Importación de Cargas son: El control de las entradas y salidas al almacén manteniendo el inventario actualizado. Ubicación de las mercancías siempre actualizadas Control de las incidencias Control de los servicios que se brinden Entre los datos que se registran están: Número de la guía Ubicación Fecha y hora de la ubicación Naturaleza de la carga Bultos y Peso Las incidencias del vuelo Número de los pallets y contenedores Y otros 7

10 Los almaceneros son los encargados de efectuar la salida de la carga (parcial o total) una vez que esta haya sido facturada, emitiendo el documento correspondiente. Mediante el módulo Almacén de Exportación se automatiza la gestión de dicho almacén, quien tiene a su cargo el almacenamiento de la carga hasta su posterior salida al Almacén de Monta, 24h antes de la salida del avión. Por tanto este módulo informa de las cargas que lleven más de 120 horas en almacén para solicitar prórroga a la Aduana, genera un reporte de las cargas que es preciso pasar a Monta para su exportación, y para aquellas que llevan más del tiempo hábil establecido en almacén se debe generar un reporte con el objetivo de cobrarle almacenaje al responsable; registra toda la información correspondiente a la carga que entra y sale del almacén. Cabe señalar que con este nuevo sistema, deja de ser responsabilidad del jefe de almacén la entrega del listado con las cargas de tránsito procedentes de importación pues esta información está disponible para los que preparen el vuelo; de igual forma este módulo permite que el personal de Preparación de Manifiesto conozca, a través de la red, las cargas que no salieron por alguna razón para su manifestación de manera priorizada. El módulo Preparación de Manifiestos es el responsable de preparar los Manifiestos por vuelo a partir de las guías picadas en la oficina de ventas, tanto neutras como físicas. 8

11 En él se tuvo en cuenta que aunque por lo general se prepara un Manifiesto por vuelo, existen determinadas Aerolíneas (por ejemplo LACSA) que para vuelos que carguen mercancías para destinos diferentes exigen un Manifiesto distinto por cada destino. En cada área donde se oferten servicios al cliente y/o la carga existe un módulo para el control de éstos, denominado Control de Servicios. Este módulo garantiza establecer los servicios correspondientes según sea el caso, para que posteriormente en la facturación aparezca la relación de todos los servicios ofertados; teniendo en cuenta que existen dos grandes grupos de servicios, uno inherentes a la carga (Ej: Almacenaje, Manipulación) y otro, al cliente (Ej: Arrendamiento de locales, Supervisión de handling, Electricidad). Para cada concepto o servicio se registra toda la información necesaria para su posterior facturación, como por ejemplo: moneda, cliente, departamento, observaciones sobre el concepto, valor de los parámetros involucrados en el cálculo del servicio, si el mismo se cobra o no, entre otros. Con el módulo Facturación se facturan todos los servicios brindados en la empresa, ajustándose a tarifas específicas definidas por cada cliente. En aquellos casos (ej. Filiales) en que el cliente paga el valor de los servicios en dos monedas su tarifa lo registra, permitiendo generar automáticamente ambas facturas de una vez. Se definen 4 tipos diferentes de facturas según sea el caso: Facturas a Clientes y Facturas a Guías, dentro de estas últimas se encuentra la Factura Complementaria (para carga almacenada o no) y Facturas de Salida de Carga 9

12 (Parcial o Completa). Cabe aclarar que éste puede ser utilizado en cualquier área donde se facture, independientemente de las particularidades de la misma. Es válido destacar, además, que este módulo permite al facturador introducir una nueva tarifa, si fuera necesario, en el momento de la facturación. Esto da una mayor flexibilidad al sistema, quedando registrado, por cuestiones de seguridad, quien hizo la operación. En el caso de que se cancele una Factura que ya fue transferida previamente, SICSA genera la Nota de Crédito correspondiente. Cobro, como su nombre lo indica permite el cobro de cualquier factura emitida por facturación, así como cobros para actualización del fondo del cliente. Permitiendo realizar cobros por las diferentes formas y medios de pago establecidos en la Empresa. Además permite el cobro parcial de facturas para el caso en que el importe a pagar no satisfaga por completo el valor de las facturas, si por el contrario ocurre un sobrante dicho valor ingresa, a decisión de la cajera, al fondo del cliente. La cancelación de un cobro que ya fue transferido previamente, genera la Nota de Débito correspondiente. En el área de Contabilidad, se automatiza la entrada de datos al sistema contable y la liquidación a las líneas aéreas extranjeras, a través de los módulos Transferencia y Liquidación a la Línea Aérea, respectivamente. El módulo transferencia garantiza la entrada de los datos requeridos por el sistema contable establecido, de todas las facturas cobradas o no, incluyendo las cuentas asociadas. Mientras que el módulo Liquidación a la Línea Aérea como 10

13 su nombre lo indica facilita la devolución a las líneas aéreas del dinero cobrado por concepto de flete tanto en importación como en exportación, teniendo en cuenta el descuento de los intereses ganados por la empresa por tales operaciones. En la Agencia Aduanal se lleva el control de los servicios brindados (Control de Servicios), los que podrán ser facturados en esta misma área a través del módulo de Facturación. El área de Reclamaciones es típica de prestación de servicios que mantiene estrecha relación con los almacenes, tanto de importación como de exportación y que por su ubicación geográfica se encuentra distante de éstos e incluso de la facturación; es por ello que el módulo de Control de Servicios en la misma garantiza que los servicios ofertados en esta área no se dejen de facturar. La Presidencia cuenta con un módulo de Consulta General que facilita el conocimiento del estado de toda la empresa en lo referente a los servicios, facturación, cobro, etc. El mismo contiene un número elevado de consultas y reportes que ayudan en la toma de decisiones. Su uso inteligente nos puede brindar una radiografía de la Empresa en su conjunto. A pesar de que el departamento de Aduana no pertenece a la empresa como su fuente de información se encuentra en nuestros almacenes, es por ello que se estableció el módulo Consulta Aduana, el cual facilita la consulta de las cargas así como reportes de cargas con más de 30 días de almacenamiento. 11

14 En el área de Atención al Cliente existe un módulo de igual nombre, encargado de avisar a los clientes sobre el arribo de sus cargas informando datos generales de la misma, este aviso puede ser por Correo, Teléfono o Fax. 12

15 Valoración económica y aporte social. Este sistema constituye la herramienta de trabajo principal de nuestra empresa permitiendo el control de los almacenes de carga aérea, los procesos de facturación y cobro y su contabilización. Constituye la base fundamental del trabajo del las distintas áreas de nuestra empresa. Brinda la información necesaria para el trabajo de la aduana con las mercancías. A partir de la implantación se ha logrado una mayor organización de cada actividad que se realiza en la empresa trayendo consigo un mayor control económico y un mejor funcionamiento de la empresa en general. El sistema brinda una serie de informaciones, tablas, resúmenes a nivel de la empresa de gran utilidad para el trabajo diario y la toma de decisiones. La realización de este sistema, por parte del personal de la Gerencia de Informática le ahorró a la empresa más de dólares ($217, USD), tomando como base de cálculo el monto que nos pedía el suministrador externo. Además, por ser un sistema propio de la empresa tuvimos la posibilidad de ampliar aún más los objetivos del mismo lo cual habría implicado un costo mucho mayor con un suministrador externo. Al implantar los controles que se establecen en el sistema se han reportado mayores ganancias ya que el mismo permite controlar y registrar todos los servicios que se prestan en el mismo departamento donde son dados y al momento de facturarse salen automáticamente. La fórmula para el cálculo de las tarifas de los servicios que se ofrecen es aplicada automáticamente, por lo que 13

16 no depende de la persona que facture. El inventario de mercancías en el almacén de carga aérea está más estrechamente controlado ya que no permite dar salida a ninguna carga que no se haya facturado antes. De esta forma no queda ningún servicio sin facturar, pues se impide la salida de la carga de nuestros almacenes mientras no se facturen todos los servicios pendientes y se facturan con las tarifas apropiadas. Se eliminó totalmente la facturación y los cobros en forma manual ya que todas las áreas cuentan con el módulo para esto. Así mismo, se redujo la entrada de datos de forma manual al sistema contable ya que las operaciones se transfieren automáticamente de este sistema al sistema contable Account. Ello permite una reducción considerable del tiempo y evita la intromisión de datos erróneos con la captación manual por lo que brinda más calidad y confiabilidad a la información que se obtiene del procesamiento de estos datos. A esto también contribuye notablemente el uso extensivo que se hace en todos los módulos de un conjunto de clasificadores que permiten la selección de los datos evitando errores de tecleado. Este sistema constituye un ahorro indudable ya que el nivel de operaciones diarias de la empresa es muy elevado y manualmente o con un sistema más reducido sería imposible de mantener el control de todas las actividades y la información actualizada y precisa. 14

17 En la confección de la ficha de costos del sistema tuvimos en cuenta los siguientes elmentos de gastos: Costo de Análisis, Diseño y Programación (CADP) Estimulación en USD de 3 especialistas $26 durante 9 MLC $ meses (tiempo completo). Estimulación en USD de 3 especialistas $30.80 durante 15 $1, meses (tiempo completo). Total CADP $2, Gastos Fijos Gasto por Software $4, Compra de equipamiento $11, Costo de Análisis, Diseño y Programación (CADP) Salario en MN de 3 especialistas $ durante 9 meses MN $8, (tiempo completo). Salario en MN de 3 especialistas $ durante 15 $17, meses (tiempo completo). Seguridad social (14%) $3, Gasto por Fuerza de Trabajo(25%) $6, Total CADP $36, Nota: El Gasto por Software y la Compra de Equipamiento constituye un gasto fijo independientemente del origen del software (adquirido o propio). 15

18 El análisis de la tabla anterior nos permite hacer un cálculo del ahorro que significó el sistema para nuestra empresa. Como se explicó anteriormente, un software para estos fines, aunque bastante reducido (sólo 6 módulos) en cuanto a alcance, bondades y flexibilidades, con un suministrador externo nos costaba $110, USD (CSE). Si estimamos que la implementación de los restantes 8 módulos nos costaría una cifra similar (siendo conservadores), ello representaría un ahorro de: CSE CADP * 2-2, = $217, USD aproximadamente. 16

19 Conclusiones El sistema cumple los objetivos para los que fue diseñado y brinda una mayor organización a las actividades de la empresa. Como puede verse a diario el sistema agiliza y simplifica el trabajo de nuestros trabajadores y a la vez contribuye a elevar la calidad en los servicios y el control económico de la empresa, lo cual se ha podido observar desde su implantación el 1ro. de agosto de Su condición de sistema gestor de una base de datos común, lo convierte en una fuente única y confiable de información para nuestros clientes sobre el estado de sus cargas. La información en valores y físico que se utiliza para elaboración de informes se puede obtener a partir de las tablas y resúmenes que brindan los módulos, pues ya se tienen automatizados todos los almacenes de carga y los procesos de facturación y cobros. La transferencia automática de las operaciones al sistema contable elimina errores humanos y contribuye a mantener al día los estados contables lo cual permite reducir el tiempo de elaboración del balance. Lo anterior lo convierte en una herramienta muy importante en la toma de decisiones de la alta dirección de la empresa. Su grado de flexibilidad es tal que permite su adecuación a diferentes condiciones, a ello contribuyen el amplio uso de Codificadores y el cálculo automático de los servicios en la facturación a través de la fórmula 17

20 correspondiente que se guarda en la Base de Datos. Todo esto, unido a su diseño modular, hace posible además que su uso pueda ser extendido (generalizado) a cualquier empresa. Como ejemplo fehaciente de las facilidades que brinda SICSA para la generalización tenemos el Departamento de Carga del Aeropuerto Internacional Juan Gualberto Gómez en Varadero, donde este sistema está siendo utilizado con muy buenas prestaciones desde Enero de 2004 como consta en el aval correspondiente. Por otra parte el gasto total en que incurrimos fue de $6, USD y $36, MN como se vio anteriormente. Este costo, comparado con los más de $200, USD que debíamos pagarle al suministrador (por una versión mucho más reducida) es irrisorio. Además es de gran importancia analizar las ventajas de ser confeccionado por especialistas cubanos, tales como: Somos los únicos propietarios del código fuente de los programas y de la base de datos diseñada lo cual permite perfeccionar, ajustar e incrementar módulos y opciones a los ya existentes sin costos adicionales. 18

21 Recomendaciones. Continuar desarrollando aplicaciones que consulten y se nutran de esta base de datos. Crear un sitio web para brindar información a nuestros clientes sobre el arribo de sus cargas a la terminal. Elaborar toda la documentación que se necesite para el futuro mantenimiento de los programas, así como para su instalación y utilización por parte de los usuarios. 19

22 Bibliografía 1. Metodología ADOOSI 2. Documentación del software de las etapas de desarrollo del sistema. 3. Procedimientos y Registros de Modificación de datos y de sistemas de la Gerencia de Informática. 4. Libros de Power Builder 7.0 y de Sybase Adaptive Server Anywhere. 20

23 Anexos. En los anexos se puede apreciar algunas de las pantallas de los principales módulos del SICSA 21

24 1. Control de Acceso SICSA: Sistema Integral para el Control de Servicios de Aerovaradero

25 2. Actualizar Codificadores SICSA: Sistema Integral para el Control de Servicios de Aerovaradero

26 3. Preparación de Vuelo SICSA: Sistema Integral para el Control de Servicios de Aerovaradero

27 5. Almacén de Exportación SICSA: Sistema Integral para el Control de Servicios de Aerovaradero

28 6. Control de Servicios SICSA: Sistema Integral para el Control de Servicios de Aerovaradero

29 7. Facturación SICSA: Sistema Integral para el Control de Servicios de Aerovaradero

30 8. Cobro SICSA: Sistema Integral para el Control de Servicios de Aerovaradero

31 9. Preparación de Manifiestos SICSA: Sistema Integral para el Control de Servicios de Aerovaradero

32 10. Transferencia SICSA: Sistema Integral para el Control de Servicios de Aerovaradero

33 11. Consulta almacén para la Aduana SICSA: Sistema Integral para el Control de Servicios de Aerovaradero

34 12. Consulta General SICSA: Sistema Integral para el Control de Servicios de Aerovaradero

35 13. Liquidación a Líneas Aéreas SICSA: Sistema Integral para el Control de Servicios de Aerovaradero

36 14. Atención al Cliente SICSA: Sistema Integral para el Control de Servicios de Aerovaradero