Manual de Usuario Microsoft Outlook 98

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1 Manual de Usuario

2 QUÉ ES MICROSOFT OUTLOOK?...1 FUNDAMENTOS DE OUTLOOK...1 ACERCA DE LOS SÍMBOLOS DE MICROSOFT OUTLOOK...1 Símbolos del Calendario...1 Símbolos de Contactos...2 Símbolos de la Bandeja de entrada...2 Símbolos del Diario...3 Símbolos de Tareas...3 ACERCA OUTLOOK PARA HOY...3 Convertir la página Outlook para hoy en la página predeterminada al iniciar Outlook:...3 Cambiar cómo aparecen muchas citas en la página Outlook para hoy...4 Cambiar las tareas que aparecen en la página Outlook para hoy...4 USAR LA BARRA DE OUTLOOK...4 Mostrar u ocultar la barra de Outlook...4 Crear un acceso directo en la barra de Outlook...4 Mover un acceso directo de la barra de Outlook...4 Cambiar el tamaño de los accesos directos de la barra de Outlook...4 Quitar un acceso directo de la barra de Outlook... 4 Agregar un grupo a la barra de Outlook...5 Abrir un grupo de la barra de Outlook...5 Cambiar el nombre de un grupo de la barra de Outlook...5 Quitar un grupo de la barra de Outlook...5 TRABAJAR CON CARPETAS...5 Mostrar u ocultar carpetas...5 Abrir una carpeta en una ventana independiente...5 Crear una carpeta para elementos...5 Mover una carpeta...5 Copiar una carpeta...6 Cambiar el nombre de una carpeta de Outlook...6 Determinar el tamaño de una carpeta de Outlook...6 Eliminar una carpeta...6 USAR LA BANDEJA DE ENTRADA...7 CREAR UN MENSAJE...7 ABRIR UN MENSAJE...7 CREAR UN MENSAJE A PARTIR DE UN CONTACTO...7 RESPONDER A UN MENSAJE...7 COMPROBAR LOS NOMBRES DE LOS DESTINATARIOS ANTES DE ENVIAR UN MENSAJE...8 REENVIAR MENSAJES...8 VOLVER A ENVIAR UN MENSAJE...8 ABRIR UN HIPERVÍNCULO DE UN MENSAJE...8 MOVER MENSAJES...9 COPIAR MENSAJES...9 GUARDAR MENSAJES...9 Activar o desactivar la opción de guardar una copia de los mensajes enviados...9 Guardar un mensaje no terminado...9 Guardar un elemento como un archivo...10 ABRIR UN BORRADOR DE UN MENSAJE...10 REVISAR LAS RESPUESTAS A LA CONVOCATORIA ANTES DE REGISTRAR LOS RESULTADOS...10 ELIMINAR MENSAJES...10 CONTROL DE MENSAJES NO DESEADOS...10 CAMBIAR LA CARPETA A LA QUE SE ENVÍAN AUTOMÁTICAMENTE LOS MENSAJES DE CORREO ELECTRÓNICO NO DESEADOS...10 AGREGAR O QUITAR DIRECCIONES DE CORREO ELECTRÓNICO DE LA LISTA DE REMITENTES DE CORREO ELECTRÓNICO NO DESEADOS...10 ESTABLECER UNA EXCEPCIÓN EN LA LISTA DE REMITENTES NO DESEADOS...11 i

3 PERSONALIZAR LA APARIENCIA DE LOS MENSAJES...11 CAMBIAR LA APARIENCIA DE LOS MENSAJES NUEVOS...11 ACTIVAR O DESACTIVAR LA OPCIÓN DE MARCAR LOS COMENTARIOS DE UN MENSAJE...11 MOSTRAR U OCULTAR EL CAMPO CCO EN UN MENSAJE...12 INSERTAR UNA LÍNEA HORIZONTAL EN UN MENSAJE...12 APLICAR UN ESTILO DE PÁRRAFO AL TEXTO DE UN MENSAJE...12 USAR LOS DISEÑOS DE FONDO...12 Crear diseños de fondo...12 Cambiar la apariencia de los diseños de fondo...13 Eliminar el diseño de fondo...13 Crear un mensaje nuevo con diseño de fondo...13 Establecer el diseño de fondo predeterminado...13 CAMBIAR EL FORMATO DE LOS MENSAJES RESPONDIDOS O REENVIADOS...13 Cambiar el formato de los mensajes respondidos...13 Cambiar el formato de los mensajes reenviados...14 Cambiar el carácter utilizado como prefijo para los mensajes respondidos y reenviados...14 Cambiar la fuente de mensajes nuevos, reenviados y respondidos...14 MARCAR MENSAJES PARA SU SEGUIMIENTO...14 ACERCA DE LAS MARCAS...14 MARCAR UN MENSAJE O UN CONTACTO PARA SU SEGUIMIENTO...14 CAMBIAR LA FECHA DE VENCIMIENTO DE UNA MARCA...15 MARCAR UN MENSAJE O UN CONTACTO COMO COMPLETADO...15 BORRAR UNA MARCA...15 HACER UN SEGUIMIENTO DE MENSAJES...15 NOTIFICARME CUANDO LLEGAN MENSAJES NUEVOS...15 HACER QUE LAS RESPUESTAS A UN MENSAJE SE ENVÍEN A OTRA PERSONA...15 HACER QUE UN MENSAJE ENVIADO NO ESTÉ DISPONIBLE DESPUÉS DE UNA FECHA ESPECIFICADA...15 MOVER AUTOMÁTICAMENTE A UNA CARPETA LOS MENSAJES ENVIADOS POR UN USUARIO...16 ELIMINAR UNA CONVERSACIÓN COMPLETA...16 USAR FIRMAS...16 ACERCA DE LAS FIRMAS...16 CREAR UNA FIRMA PARA LOS MENSAJES...16 ESTABLECER LA FIRMA PREDETERMINADA...17 INSERTAR UNA FIRMA EN UN MENSAJE...17 CAMBIAR UNA FIRMA...17 DEJAR DE UTILIZAR UNA FIRMA AUTOMÁTICA O DISEÑO DE FONDO...17 ADMINISTRAR SU BANDEJA DE ENTRADA CON REGLAS...18 ACERCA DEL ASISTENTE PARA REGLAS...18 Importar y exportar reglas...18 Convocatorias de reunión, solicitudes de tareas y documentos...18 CREAR UNA REGLA NUEVA CON EL ASISTENTE PARA REGLAS...19 Crear una regla nueva...19 Copiar una regla...19 Crear una regla basada en un mensaje...19 CAMBIAR EL ORDEN EN QUE LAS REGLAS SE APLICAN A LOS MENSAJES...19 ELIMINAR UNA REGLA...19 EJEMPLOS DE PROCESOS QUE PUEDE AUTOMATIZAR CON EL ASISTENTE PARA REGLAS...20 Ejemplos de reglas que puede crear...20 EXPORTAR UN CONJUNTO DE REGLAS A UN ARCHIVO...20 ACERCA DE CÓMO SE APLICAN LAS REGLAS EN EL ASISTENTE PARA REGLAS...20 ACTIVAR O DESACTIVAR UNA REGLA...20 IMPORTAR UN CONJUNTO DE REGLAS DE UN ARCHIVO...20 MODIFICAR UNA REGLA...21 ii

4 CAMBIAR EL NOMBRE DE UNA REGLA...21 ESTABLECER OTRAS OPCIONES DE MENSAJES...21 ACTIVAR O DESACTIVAR EL USO DE COMAS PARA SEPARAR DIRECCIONES DE CORREO ELECTRÓNICO 21 MARCAR UN MENSAJE COMO PRIVADO, PERSONAL O CONFIDENCIAL...21 ESTABLECER EL NIVEL DE IMPORTANCIA DE UN MENSAJE...21 MARCAR MENSAJES COMO LEÍDOS O NO LEÍDOS...22 ESTABLECER LA ACCIÓN QUE DEBE PRODUCIRSE DESPUÉS DE MOVER O ELIMINAR UN MENSAJE...22 RETRASAR LA ENTREGA DE UN MENSAJE...22 INSERTAR UN ACCESO DIRECTO A UNA PÁGINA WORLD WIDE WEB FAVORITA EN UN MENSAJE DE OUTLOOK...22 USAR EL CALENDARIO...23 ACERCA DE LAS CITAS, LAS REUNIONES Y LOS EVENTOS...23 QUÉ SE PUEDE ESCRIBIR EN LOS CAMPOS DE FECHA Y HORA...24 ABRIR UN ELEMENTO DEL CALENDARIO...25 CAMBIAR LA HORA DE DISPONIBILIDAD DE UN ELEMENTO DEL CALENDARIO...25 PROGRAMAR EN EL CALENDARIO EL TIEMPO PARA COMPLETAR UNA TAREA...25 ACTIVAR O DESACTIVAR LOS AVISOS Y LOS SONIDOS DE AVISO...25 CITAS...26 Programar una cita...26 Programar una cita periódica...26 Copiar una cita...26 Establecer o quitar las opciones de avisos para las citas nuevas...26 Establecer un aviso de cita...27 Modificar una cita...27 Mover una cita...27 Convertir una cita en periódica...27 Modificar una cita periódica...27 Eliminar un elemento del Calendario...28 Guardar una cita en formato vcalendar...28 REUNIONES...28 Programar una reunión...28 Programar una reunión periódica...28 Crear una convocatoria de reunión a partir de un contacto...29 Invitar asistentes y recursos a una reunión...29 Cambiar la información de la reunión después de enviar la invitación...29 Seleccionar una hora para la reunión...30 Quitar o agregar asistentes y recursos...30 Convertir una cita en una reunión...30 Cancelar una reunión...30 REUNIONES EN LÍNEA...30 Comunicarse en Internet...30 Agregar información de NetMeeting a un contacto...31 Programar una conferencia en línea con NetMeeting...31 Unirse a NetMeeting...31 Iniciar NetMeeting automáticamente...32 Convertir una reunión en una conferencia en línea...32 Cambiar la configuración de conexión predeterminada de NetMeeting...32 RESPONDER A CONVOCATORIAS DE REUNIONES...32 Aceptar las convocatorias de reunión y procesar las cancelaciones automáticamente...32 Rechazar automáticamente las convocatorias de reunión en conflicto...32 Rechazar automáticamente las convocatorias de reunión periódicas...33 Responder a una notificación o una convocatoria de reunión...33 Eliminar automáticamente las convocatorias de reunión de la Bandeja de entrada después de responder...33 EVENTOS...33 Crear un evento...33 iii

5 Crear un evento anual...34 Modificar eventos...34 PERSONALIZAR LA VISTA DEL CALENDARIO...34 Cambiar la fuente del Explorador de fechas...34 Mostrar las horas de las citas como relojes en miniatura...34 Mostrar los números de las semanas en el Explorador de fechas...35 Activar o desactivar las fechas en negrita en el Explorador de fechas...35 Mostrar el sábado y el domingo juntos en un calendario mensual...35 Mostrar las horas de finalización de las citas...35 Mostrar los detalles de los elementos del Calendario en una vista...35 CONFIGURAR EL CALENDARIO...35 Seleccionar los días de la semana laborable...35 Establecer la primera y la última hora del día laborable...35 Establecer el primer día de la semana...36 Establecer la primera semana del año...36 Cambiar la cantidad de tiempo que se muestra en un Calendario...36 Acerca de los días no laborables...36 Agregar al Calendario los días no laborables de un país...36 Quitar del Calendario los días no laborables de un país...36 Acerca de las zonas horarias...37 Agregar otra zona horaria...37 Quitar una segunda zona horaria...38 Cambiar la zona horaria actual...38 USAR CONTACTOS...39 CREAR UN CONTACTO A PARTIR DE UN MENSAJE DE CORREO ELECTRÓNICO RECIBIDO...39 VER EL MAPA DE UNA DIRECCIÓN...39 ESTABLECER UN AVISO PARA UN CONTACTO...39 CREAR Y MANTENER UNA LISTA DE CONTACTOS...40 Importar una lista de contactos o un archivo de otro programa de Office...40 Importar una Libreta de direcciones personal en una carpeta Contactos...40 Crear contactos...40 Abrir un contacto...41 Escribir el nombre completo de un contacto...41 Escribir la dirección de un contacto...41 Escribir la dirección de correo electrónico de un contacto...41 Escribir información personal acerca de un contacto...42 Escribir los números de teléfono de un contacto...42 Cambiar la forma en que se archiva un contacto en la lista de contactos...42 Actualizar la información acerca de un contacto...42 Ir a la página World Wide Web de un contacto...42 Guardar información de contactos para utilizarla en Internet...42 Eliminar un contacto...43 PERSONALIZAR LA VISTA DE LOS CONTACTOS...43 Cambiar el ancho de la tarjeta y el alto del campo para un tipo de vista de tarjetas de visita...43 Mostrar u ocultar campos vacíos en un tipo de vista de tarjetas de visita...43 Agregar un campo a una tarjeta...43 Quitar un campo de una tarjeta...44 UTILIZAR TARJETAS VCARD CON CONTACTOS...44 Enviar una tarjeta vcard a alguien mediante el correo electrónico...44 Importar una tarjeta vcard en Outlook...44 Incluir una tarjeta vcard con su autofirma...44 USAR TAREAS...45 CREAR Y MANTENER UNA LISTA DE TAREAS...45 Crear una tarea...45 Abrir una tarea...46 Copiar una tarea...46 Cambiar el nombre de una tarea...46 Marcar una tarea como completada...46 iv

6 Cambiar la configuración de una tarea...47 Establecer la fecha de comienzo y fin de una tarea...47 Establecer las opciones de los avisos para las tareas nuevas...47 Qué se puede escribir en los campos de fecha y hora...47 PERSONALIZAR LA APARIENCIA DE LAS TAREAS...48 Cambiar el color de las tareas atrasadas o completadas...48 Cambiar el orden de las tareas...48 ASIGNAR Y RESPONDER A TAREAS...49 Acerca de las asignaciones de tareas...49 Establecer un aviso para una tarea...50 Asignar una tarea a otro usuario...50 Responder a una solicitud de tarea...51 Rechazar una tarea después de aceptarla...52 Enviar información acerca de las tareas a otros usuarios...52 Realizar un seguimiento de las tareas nuevas asignadas a otros usuarios y recibir informes de estado...53 Ver la lista de personas que conservan copias actualizadas de una tarea asignada...53 Ver las tareas que ha asignado a otros usuarios...53 ESTABLECER OTRAS OPCIONES PARA LAS TAREAS...53 Convertir una tarea en una tarea periódica...53 Detener una tarea periódica...53 Saltar una repetición de una tarea periódica...54 Cambiar la fecha de vencimiento de una tarea...54 Cambiar el nivel de prioridad de una tarea...54 Convertir una tarea en privada...54 Establecer las horas en las que se basan los cálculos de horas de trabajo invertidas en las tareas 54 Registrar la información de facturación de una tarea...54 Registrar la información de contactos en una tarea...54 Registrar el tiempo estimado y el tiempo real invertido en una tarea...55 Registrar el kilometraje en una tarea...55 Registrar la información de organizaciones en una tarea...55 UTILIZAR EL DIARIO...55 ACTIVIDADES QUE PUEDE GRABAR AUTOMÁTICAMENTE EN EL DIARIO...55 CREAR Y MANTENER UN DIARIO...56 Grabar una actividad en el Diario...56 Desactivar la grabación automática de las entradas del diario para un contacto...57 Abrir una entrada del Diario...57 Modificar una entrada del Diario...57 Mover una entrada del Diario al Diario...57 Abrir el contacto al que hace referencia una entrada del Diario...57 Buscar información acerca de un contacto desde un elemento...57 Ver las entradas del Diario de un contacto...58 Qué se puede escribir en los campos de fecha y hora...58 Eliminar una entrada del diario...59 PERSONALIZAR LA APARIENCIA DEL DIARIO...59 Cambiar la longitud de la etiqueta del elemento en una escala de tiempo...59 Cambiar los campos utilizados para mostrar elementos en una escala de tiempo...59 Mostrar u ocultar la etiqueta del elemento cuando se vea por meses en una escala de tiempo...59 Cambiar la cantidad de tiempo que se muestra en una escala de tiempo...60 Mostrar u ocultar los números de semana en una escala de tiempo...60 UTILIZAR NOTAS...60 CREAR UNA NOTA...60 ABRIR UNA NOTA...60 CAMBIAR EL COLOR DE UNA NOTA...60 CAMBIAR LAS OPCIONES DE FORMATO PARA LAS NOTAS NUEVAS...61 MOSTRAR U OCULTAR LA HORA Y LA FECHA EN LAS NOTAS...61 ELIMINAR UNA NOTA...61 v

7 ORGANIZAR Y VER ELEMENTOS EN OUTLOOK...61 VER UNA VISTA PREVIA DE LOS ELEMENTOS...61 Ver una vista previa de las tres primeras líneas de los mensajes...61 Mostrar u ocultar el panel de vista previa...61 Establecer las opciones para leer mensajes con el panel de vista previa...61 SELECCIONAR VARIOS ELEMENTOS...62 GUARDAR UN ELEMENTO COMO UN ARCHIVO...62 ELIMINAR VARIOS ELEMENTOS...62 RECUPERAR UN ELEMENTO ELIMINADO...62 ACTIVAR O DESACTIVAR LA OPCIÓN DE VACIAR AUTOMÁTICAMENTE LA CARPETA ELEMENTOS ELIMINADOS...63 AGREGAR UN COMENTARIO A UN ELEMENTO...63 DAR COLOR A LOS MENSAJES ENVIADOS POR UNA PERSONA...63 CAMBIAR A OTRA VISTA...63 INTERCEPTAR MENSAJES DE CORREO ELECTRÓNICO NO DESEADOS Y QUITARLOS DE LA BANDEJA DE ENTRADA...63 Mover o eliminar automáticamente todos los mensajes de correo electrónico no deseados...63 Mover o eliminar automáticamente todos los mensajes de correo electrónico con contenido para adultos...64 Mover o eliminar automáticamente todos los mensajes de correo electrónico de un remitente determinado...64 Cambiar el color de los mensajes de correo electrónico no deseados o con contenido para adultos en la Bandeja de entrada...64 ASIGNAR ELEMENTOS A CATEGORÍAS...64 Acerca de las categorías...64 Asignar elementos a una categoría...65 Asignar un elemento a una categoría cuando se crea el elemento...66 Quitar elementos de una categoría...66 Restablecer la Lista principal de categorías...66 Eliminar una categoría...67 CAMBIAR VISTAS...67 Acerca de las vistas...67 Vistas estándar...68 Cambiar la vista...71 Guardar la vista actual...73 Restablecer una vista estándar...73 Cambiar el nombre de una vista personalizada...73 Cambiar el lugar donde puede utilizarse una vista...73 Eliminar una vista personalizada...74 RESALTAR ELEMENTOS CON COLOR...74 Resaltar elementos...74 Dejar de resaltar elementos...75 AJUSTAR UNA COLUMNA...75 Agregar una columna...75 Cambiar el orden de las columnas...75 Activar o desactivar la modificación en una tabla o tarjeta...75 Ajustar el ancho de columna...75 Ajustar automáticamente los anchos de columna para que quepan en una tabla...76 Alinear el contenido de una columna...76 Cambiar el formato de los iconos, las fechas y los números de una tabla...76 Cambiar la etiqueta del título de una columna...76 ORDENAR ELEMENTOS...76 Acerca de ordenar...76 Ordenar una lista de elementos...77 Ordenar los elementos agrupados de una tabla...77 Quitar la ordenación...78 FILTRAR ELEMENTOS...78 Acerca de los filtros...78 Mostrar u ocultar elementos o archivos con un filtro...78 vi

8 Mostrar u ocultar elementos o archivos según una hora o una duración...79 Quitar un filtro...79 AGRUPAR ELEMENTOS...79 Acerca de los grupos...79 Agrupar elementos...79 Desagrupar elementos...80 CREAR ELEMENTOS A PARTIR DE OTROS CON AUTOCREAR...80 Crear elementos nuevos a partir de diferentes tipos de elementos...80 Crear un mensaje a partir de un contacto...80 Programar en el Calendario el tiempo para completar una tarea...81 Crear una convocatoria de reunión a partir de un contacto...81 AGREGAR ACCESOS DIRECTOS DE WEB A ELEMENTOS...81 Insertar un acceso directo a una página World Wide Web favorita en un mensaje de Outlook...81 Protocolos que puede escribir para crear hipervínculos...81 INSERTAR ELEMENTOS Y ARCHIVOS EN ELEMENTOS DE OUTLOOK...83 Formas de compartir la información en Outlook...83 Insertar un archivo en un elemento...83 Insertar un elemento en otro elemento...84 Insertar un acceso directo a una página World Wide Web favorita en un mensaje de Outlook...84 Copiar el contenido de los campos a otro elemento o programa...84 ARCHIVAR ELEMENTOS...85 Acerca de archivar y Autoarchivar...85 Fecha utilizada para archivar elementos...86 Activar Autoarchivar...86 Archivar o eliminar elementos antiguos...86 Establecer las propiedades de Autoarchivar para una carpeta...88 Recuperar elementos archivados...88 Desactivar Autoarchivar...89 TRABAJAR CON ARCHIVOS Y CARPETAS...89 CREAR Y COMPARTIR ARCHIVOS Y CARPETAS...89 Iniciar un archivo nuevo de Office desde Outlook...89 Crear un documento nuevo basado en un documento existente...89 Cambiar el nombre de una carpeta o un archivo del disco duro...90 Copiar una carpeta o un archivo a un disco...90 Compartir una carpeta de archivos con otra persona...90 Crear un acceso directo a una carpeta o un archivo...91 Crear un acceso directo en la barra de Outlook para una carpeta de archivos...91 Conectarse a una unidad de red...91 Desconectarse de una unidad de red...92 TRABAJAR CON CARPETAS DE RED...92 Acerca de las Carpetas de red...92 Instalar Carpetas de red...92 Publicar una Carpeta de red...93 Utilizar Carpetas de red con un programa de correo electrónico distinto de Outlook...93 Utilizar una Carpeta de red como un servidor de listas...93 Aceptar o rechazar invitaciones en nombre de otra persona con un calendario de Carpeta de red 94 Suscribirse a Carpetas de red...94 Poseer Carpetas de red...94 BUSCAR ELEMENTOS Y ARCHIVOS...96 ACERCA DE BUSCAR ELEMENTOS Y ARCHIVOS...96 BUSCAR ELEMENTOS Y ARCHIVOS...96 BUSCAR TODOS LOS MENSAJES DE UNA PERSONA ESPECÍFICA...97 BUSCAR TODOS LOS MENSAJES DE UNA CONVERSACIÓN DE CORREO ELECTRÓNICO...97 BUSCAR TEXTO DE UN ELEMENTO...97 UTILIZAR BUSCAR AVANZADO PARA REALIZAR BÚSQUEDAS COMUNES...97 Buscar todos los mensajes enviados sólo a mí...97 Buscar mensajes enviados a una dirección de correo electrónico...97 vii

9 Buscar todos los elementos de una categoría...98 Buscar las reuniones a las que asiste una persona específica...98 Buscar reuniones organizadas por una persona específica...98 Buscar citas y reuniones con una hora de comienzo específica...99 Buscar mensajes enviados con archivos de datos adjuntos...99 Buscar elementos por los campos de un formulario...99 Buscar los elementos y archivos que contienen una frase Mostrar más resultados de búsqueda Utilizar criterios de búsqueda complejos para buscar archivos TRABAJAR CON UNA BÚSQUEDA Guardar los criterios de búsqueda Abrir una búsqueda guardada Eliminar una búsqueda guardada DAR FORMATO A TEXTO Y CORREGIR ORTOGRAFÍA PONER EL TEXTO EN NEGRITA, SUBRAYADO O CURSIVA CAMBIAR LA FUENTE DEL TEXTO CAMBIAR EL TAMAÑO DEL TEXTO CAMBIAR EL COLOR DEL TEXTO ALINEAR TEXTO COLOCAR EL TEXTO EN UNA LISTA CON VIÑETAS APLICAR SANGRÍA AL TEXTO USAR MARCAS DE TACHADO EN EL TEXTO COMPROBAR LA ORTOGRAFÍA SELECCIONAR LAS OPCIONES DEL CORRECTOR ORTOGRÁFICO AGREGAR PALABRAS A UN DICCIONARIO DE ORTOGRAFÍA PERSONALIZADO CAMBIAR EL IDIOMA UTILIZADO PARA COMPROBAR LA ORTOGRAFÍA viii

10 Qué es Microsoft Outlook? Microsoft Outlook es un programa de escritorio para administrar información que le ayuda a organizar sus mensajes, citas, contactos y tareas, así como a hacer un seguimiento de las actividades. Fundamentos de Outlook Acerca de los símbolos de Microsoft Outlook Outlook utiliza diversos símbolos para ayudarle a identificar los distintos tipos de elementos y cualquier atributo asociado a ellos, como por ejemplo datos adjuntos o un estado de alta importancia. Símbolos del Calendario 1

11 Símbolos de Contactos Símbolos de la Bandeja de entrada 2

12 Símbolos del Diario Símbolos de Tareas Acerca Outlook para hoy La página Outlook para hoy proporciona una vista previa del día. Con Outlook para hoy, puede ver un resumen de las citas y una lista de las tareas y cuántos mensajes de correo electrónico nuevos tiene. También puede encontrar rápidamente un contacto mediante el cuadro Buscar un contacto. Puede establecer esta página para que sea la primera página que se abra al iniciar Outlook. Convertir la página Outlook para hoy en la página predeterminada al iniciar Outlook: 1. En la página Outlook para hoy, haga clic en Opciones. 3

13 2. En el área Inicio, active la casilla de verificación Al iniciar, ir directamente a Outlook para hoy. 3. Haga clic en Volver a Outlook para hoy para guardar sus cambios. Cambiar cómo aparecen muchas citas en la página Outlook para hoy 1. En la página Outlook para hoy, haga clic en Opciones. 2. En el área Calendario, escriba un número de días. Las citas que tienen lugar dentro de este intervalo de tiempo aparecerán en la página Outlook para hoy bajo Calendario. 3. Haga clic en Volver a Outlook para hoy para guardar sus cambios. Cambiar las tareas que aparecen en la página Outlook para hoy 1. En la página Outlook para hoy, haga clic en Opciones. 2. En el área Tareas, haga clic en la opción que desee. 3. Haga clic en Volver a Outlook para hoy para guardar sus cambios. Usar la barra de Outlook Mostrar u ocultar la barra de Outlook En el menú Ver, haga clic en Barra de Outlook. Crear un acceso directo en la barra de Outlook 1. En la barra de Outlook, haga clic en el grupo al que desee agregar el acceso directo. 2. En la barra de Outlook, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el fondo del grupo al que desee agregar el acceso directo y, a continuación, haga clic en Acceso directo a la barra de Outlook en el menú contextual. Mover un acceso directo de la barra de Outlook Arrastre el acceso directo que desee a una nueva ubicación en la barra de Outlook. Utilice las flechas que aparecen para situar el acceso directo en el lugar en que desee. Nota: Si desea arrastrar el acceso directo a un grupo que no está abierto en la barra de Outlook, sitúe el puntero sobre el nombre del grupo que desee abrir. Si desea desplazarse por los elementos de un grupo que está abierto, sitúe el puntero cerca de la parte superior o inferior del grupo. Cambiar el tamaño de los accesos directos de la barra de Outlook Para reducir el tamaño de los accesos directos, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el fondo de la barra de Outlook y, a continuación, haga clic en Iconos pequeños en el menú contextual. Para aumentar el tamaño de los accesos directos, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el fondo de la barra de Outlook y, a continuación, haga clic en Iconos grandes en el menú contextual. Quitar un acceso directo de la barra de Outlook En la barra de Outlook, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el acceso directo que desee eliminar y, a continuación, haga clic en Quitar de la barra de Outlook en el menú contextual. 4

14 Agregar un grupo a la barra de Outlook 1. En la barra de Outlook, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el fondo y, a continuación, haga clic en Agregar nuevo grupo en el menú contextual. 2. Escriba un nombre para el grupo y, a continuación, presione la tecla ENTRAR. Abrir un grupo de la barra de Outlook En la barra de Outlook, haga clic en el grupo que desee abrir. Cambiar el nombre de un grupo de la barra de Outlook 1. En la barra de Outlook, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el grupo al que desee cambiar el nombre y, a continuación, haga clic en Quitar grupo en el menú contextual. 2. Escriba un nombre para el grupo y, a continuación, presione la tecla ENTRAR. Quitar un grupo de la barra de Outlook En la barra de Outlook, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el grupo que desee quitar y, a continuación, haga clic en Quitar grupo en el menú contextual. Trabajar con carpetas Mostrar u ocultar carpetas Para ver la Lista de carpetas, haga clic en el menú Ver y, a continuación, haga clic en Lista de carpetas. Para ascender por la Lista de carpetas, haga clic en el menú Ir y, a continuación, haga clic en Subir un nivel. Sugerencia: Para ver rápidamente la Lista de carpetas y ocultarla automáticamente al seleccionar una carpeta, haga clic en el título de carpeta de la carpeta abierta, como Bandeja de entrada. Para mantener abierta la lista de carpetas, haga clic en la chincheta. Abrir una carpeta en una ventana independiente 1. En el menú Ver, haga clic en Lista de carpetas. 2. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) y, a continuación, haga clic en Abrir en ventana nueva en el menú contextual. Crear una carpeta para elementos 1. En el menú Archivo, elija Nuevo y, a continuación, haga clic en Carpeta. 2. En el cuadro Nombre, escriba un nombre para la carpeta. 3. En el cuadro Contenido de la carpeta, haga clic en el tipo de elementos que desea que contenga la carpeta. 4. En la lista Seleccionar ubicación de la carpeta, haga clic en una ubicación para la carpeta. Mover una carpeta 1. En el menú Ver, haga clic en Lista de carpetas. 2. Haga clic en la carpeta que desee mover. 5

15 3. En el menú Archivo, elija Carpeta y, a continuación, haga clic en Mover Nombre de la carpeta. 4. En la lista Mover la carpeta seleccionada a la carpeta, haga clic en la ubicación a la que desee mover la carpeta. Copiar una carpeta 1. En el menú Ver, haga clic en Lista de carpetas. 2. Haga clic en la carpeta que desee copiar. 3. En el menú Archivo, elija Carpeta y, a continuación, haga clic en Copiar Nombre de la carpeta. 4. En la lista Copiar la carpeta seleccionada a la carpeta, haga clic en la ubicación a la que desee copiar la carpeta. Cambiar el nombre de una carpeta de Outlook 1. En el menú Ver, haga clic en Lista de carpetas. 2. Haga clic en la carpeta a la que desee cambiar el nombre. 3. En el menú Archivo, elija Carpeta y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre a Nombre de la carpeta. 4. Escriba un nombre nuevo para la carpeta. Determinar el tamaño de una carpeta de Outlook 1. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la carpeta cuyo tamaño desee determinar y, a continuación, haga clic en Propiedades en el menú contextual. 2. Haga clic en Tamaño de la carpeta. Eliminar una carpeta 1. En el menú Ver, haga clic en Lista de carpetas. 2. Haga clic en la carpeta que desee eliminar. 3. En el menú Archivo, elija Carpeta y, a continuación, haga clic en Eliminar Nombre de la carpeta. 6

16 Usar la Bandeja de entrada Crear un mensaje 1. En el menú Archivo, elija Nuevo y, a continuación, haga clic en Mensaje. 2. Escriba los nombres de los destinatarios en los cuadros Para, CC y CCO. Para seleccionar destinatarios en una lista, haga clic en los botones Para, CC o CCO. 3. En el cuadro Asunto, escriba el asunto del mensaje. 4. En el cuadro de texto, escriba el mensaje. 5. Haga clic en Enviar. Abrir un mensaje 1. Haga clic en Bandeja de entrada. 2. En la lista de mensajes, haga doble clic en el mensaje que desee abrir. Crear un mensaje a partir de un contacto 1. Seleccione el contacto, haga clic en el menú Acciones y, a continuación, haga clic en Nuevo mensaje para el contacto. 2. En el cuadro Asunto, escriba el asunto del mensaje. 3. En el cuadro de texto, escriba el mensaje. 4. Haga clic en Enviar. Responder a un mensaje 1. Abra el mensaje al que desee responder. 2. Para responder sólo al remitente del mensaje, haga clic en Responder. Para responder a todos los destinatarios de los cuadros Para y CC, haga clic en Responder a todos. 7

17 Comprobar los nombres de los destinatarios antes de enviar un mensaje Outlook compara automáticamente los nombres escritos en los cuadros Para, CC y CCO con los nombres de la Libreta de direcciones antes de enviar un mensaje. Si se encuentra una coincidencia exacta, se subraya el nombre. Si se encuentran varios nombres que coinciden con lo escrito, aparece una línea ondulada roja bajo el nombre. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el nombre para ver los demás nombres encontrados. Si se encuentran varios nombres que coinciden con lo escrito y ha utilizado esa dirección antes, el nombre elegido anteriormente aparece con un subrayado de guiones de color verde para recordarle que hay otras opciones. Haga clic con el botón secundario del mouse en el nombre para ver los demás nombres encontrados. También es posible comprobar manualmente los nombres de los mensajes. Cree y dé una dirección al mensaje que desee enviar, haga clic en el menú Herramientas y, a continuación, haga clic en Comprobar nombres. Reenviar mensajes 1. Haga clic en Bandeja de entrada. 2. Seleccione los mensajes que desee reenviar. 3. Haga clic en Reenviar. 4. Escriba los nombres de los destinatarios en los cuadros Para, CC y CCO. Para seleccionar destinatarios en una lista, haga clic en los botones Para, CC o CCO. 5. Si desea reenviar varios mensajes, escriba el asunto del mensaje en el cuadro Asunto. 6. Haga clic en Enviar. Nota: Si selecciona varios mensajes, se reenviarán como datos adjuntos en un mensaje nuevo. Volver a enviar un mensaje Sólo es posible enviar de nuevo los mensajes ya enviados. 1. En la barra de Outlook, haga clic en Correo o en Mis accesos directos. 2. Haga clic en Elementos enviados. 3. Abra el mensaje que desee enviar de nuevo. 4. En el menú Acciones, haga clic en Enviar de nuevo este mensaje. Abrir un hipervínculo de un mensaje Haga clic en el hipervínculo. Nota: Si utiliza más de un explorador, puede especificar el explorador que desea emplear para ir al hipervínculo. Presione y mantenga presionada la tecla MAYÚSCULAS (MAYÚS) y haga clic en el hipervínculo y, a continuación, localice el explorador que desee en el cuadro de diálogo Buscar Explorador de vínculos. 8

18 Mover mensajes 1. Haga clic en Bandeja de entrada. 2. Seleccione los mensaje que desee mover. 3. Haga clic en Mover a una carpeta y, a continuación, haga clic en el nombre de la carpeta a la que desee mover los mensajes. Para mover a una carpeta no incluida en la lista, haga clic en Mover a una carpeta y, a continuación, en la lista Mover los elementos seleccionados a la carpeta, haga clic en la carpeta a la que desee mover los mensajes. Copiar mensajes 1. Haga clic en Bandeja de entrada. 2. Seleccione los mensajes que desee copiar. 3. En el menú Edición, haga clic en Copiar. 4. Si desea incluir las copias en otra carpeta, haga clic en la carpeta a la que desee copiar los mensajes. 5. En el menú Edición, haga clic en Pegar. Guardar mensajes Activar o desactivar la opción de guardar una copia de los mensajes enviados 1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones. 2. Haga clic en la ficha Preferencias y, a continuación, haga clic en Opciones de correo electrónico. 3. Active o desactive la casilla de verificación Guardar copias de mensajes en la carpeta Elementos enviados. Nota: Para guardar una copia de un solo mensaje enviado, haga clic en Opciones en el mensaje y, a continuación, active la casilla de verificación Guardar el mensaje enviado en. Para especificar la carpeta en la que desee guardar el mensaje, haga clic en el botón Examinar. Guardar un mensaje no terminado 1. Haga clic en el mensaje. 2. En el menú Archivo, haga clic en Guardar. Notas Los mensajes no terminados se guardan en la carpeta Borrador y no se envían. De forma predeterminada, los mensajes no enviados en los que está trabajando se guardan cada tres minutos. Para activar o desactivar la acción de guardar automáticamente los mensajes no terminados, haga clic en el menú Herramientas, haga clic en Opciones, haga clic en Preferencias, haga clic en Opciones de correo electrónico y, a continuación, active o desactive la casilla de verificación Guardar automáticamente los mensajes sin enviar. Puede cambiar la frecuencia con la que se guarda automáticamente un mensaje no terminado. También puede cambiar la carpeta en la que se guardan los mensajes, así como otras opciones. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones, haga clic en Preferencias, haga clic en Opciones de correo electrónico, haga clic en Opciones de correo avanzadas y, a continuación, bajo Guardar mensajes, seleccione las opciones que desee. 9

19 Guardar un elemento como un archivo 1. Haga clic en el elemento que desee guardar como un archivo. 2. En el menú Archivo, haga clic en Guardar como. 3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el archivo. 4. En el cuadro Guardar como tipo, haga clic en el tipo de archivo que desee. 5. En el cuadro Guardar en, haga clic en la ubicación en la que desee guardar el archivo. Abrir un borrador de un mensaje 1. En la barra de Outlook, haga clic en Correo o en Mis accesos directos. 2. Haga clic en Borrador. 3. Haga doble clic en el mensaje. Revisar las respuestas a la convocatoria antes de registrar los resultados 1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones. 2. Haga clic en la ficha Preferencias, haga clic en Opciones de correo electrónico y, a continuación, haga clic en Opciones de correo avanzadas. 3. Para revisar las respuestas de la Bandeja de entrada antes de registrarlas, desactive la casilla de verificación Procesar las convocatorias y respuestas al recibirlas. Para registrar automáticamente las respuestas en el elemento original, active la casilla de verificación Procesar las convocatorias y respuestas al recibirlas. Eliminar mensajes 1. Haga clic en Bandeja de entrada. 2. Seleccione los mensajes que desee eliminar. 3. Haga clic en Eliminar. Control de mensajes no deseados Cambiar la carpeta a la que se envían automáticamente los mensajes de correo electrónico no deseados 1. Haga clic en Bandeja de entrada. 2. Haga clic en Organizar. 3. Haga clic en Correo electrónico no deseado. 4. Para cambiar la carpeta a la que se envían los mensajes no deseados, haga clic en Desactivar en el primer elemento con viñetas. Para cambiar la carpeta a la que se envían los mensajes con contenido para adultos, haga clic en Desactivar en el segundo elemento con viñetas. 5. Para cualquier elemento con viñetas, haga clic en Mover en el primer cuadro y, a continuación, seleccione una capeta nueva en el segundo cuadro. Para ver una lista de las carpetas, haga clic en Otra carpeta. 6. Haga clic en Activar. Agregar o quitar direcciones de correo electrónico de la lista de remitentes de correo electrónico no deseados 1. Haga clic en Bandeja de entrada. 10

20 2. Haga clic en Organizar. 3. Haga clic en Correo electrónico no deseado. 4. Haga clic en el vínculo de opciones. 5. Para cambiar la lista de remitentes de mensajes comerciales, haga clic en Editar Junk Senders. Establecer una excepción en la lista de Remitentes no deseados 1. En el menú Herramientas, haga clic en Asistente para reglas. 2. En el cuadro Aplicar reglas en este orden, haga clic en Lista de excepciones. 3. En el cuadro Descripción de la regla, haga clic Lista de excepciones. 4. Haga clic en Agregar. 5. Escriba la dirección de correo electrónico para la cual desee establecer una excepción. El nombre y el dominio escritos aparecerán en la Bandeja de entrada, incluso aunque el dominio esté incluido en la lista de Remitentes no deseados. Personalizar la apariencia de los mensajes Cambiar la apariencia de los mensajes nuevos 1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, haga clic en la ficha Formato de correo. 2. En el cuadro Enviar en este formato, haga clic en el editor de texto que desee utilizar. Editor Opciones HTML Formato de texto, numeración, viñetas, alineación, líneas horizontales, fondos, estilos HTML, páginas Web Texto enriquecido de Microsoft Outlook Formato de texto, viñetas, alineación Texto sin formato Sin formato Microsoft Word Para obtener información acerca de las características de WordMail, haga clic en. Notas Al leer o al responder a un mensaje, Outlook utiliza el formato en que se creó el mensaje. Por ejemplo, si responde a un mensaje enviado en texto sin formato, Outlook envía la respuesta en texto sin formato. Si utiliza HTML como nuevo formato de mensaje, puede emplear diseño de fondo para cambiar las fuentes y el fondo utilizados en el mensaje. Activar o desactivar la opción de marcar los comentarios de un mensaje 1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones. 2. Haga clic en la ficha Preferencias y, a continuación, haga clic en Opciones de correo electrónico. 3. Active la casilla de verificación Marcar mis comentarios con y, a continuación, escriba en el cuadro el texto que desee mostrar junto a sus comentarios, como por ejemplo su nombre. Nota: Sólo el texto escrito junto al texto escrito anteriormente en un mensaje presentará su nombre junto a él. 11

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