Manual de CORREO UNIVERSITARIO. Contenido

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1 Manual de CORREO UNIVERSITARIO Contenido Acceso al Correo Universitario... 4 Correo... 6 Bandeja de entrada... 6 Consultar correo... 7 Enviar Nuevo correo electrónico... 7 Mover y Eliminar correo electrónico Filtrar mensajes de correo Responder y reenviar correo electrónico Borradores Elementos enviados Correo no deseado Elementos eliminados Carpetas de búsqueda Lista de contactos Calendario Crear Cita Crear cita periódica Mover y Eliminar Cita o Reunión Ver calendarios compartidos Opciones de vista y actualización de Citas Responder y reenviar citas Contactos Crear nuevo Contacto Mover y Eliminar Contacto Actualizar y contactos compartidos Enviar correo, convocatoria de reunión y reenviar contacto Grupos Avisos Opciones Cuenta

2 Organizar correo electrónico Reglas de la bandeja de entrada Estoy ausente Elementos eliminados Configuración Correo electrónico Ortografía Calendario General Regional Teléfono Teléfonos móviles Mensajería de Texto Correo electrónico no deseado SkyDrive Agregar Archivos Nueva carpeta Almacenar archivo Cerrar sesión

3 La Universidad de Sonora, con la finalidad de ofrecer un mejor servicio de correo electrónico a estudiantes y maestros ha implementado la plataforma Microsoft Outlook. Los servidores que se utilizan no se encuentran en nuestra institución, sin embargo los dominios conservan sus características y no se pierde la identidad institucional. Esta plataforma proporciona una experiencia de correo electrónico profesional. La plataforma ofrece: Protección integrada frente a amenazas internas y externas Protección antivirus y contra correo no deseado. Cifrado automático con la seguridad "siempre activa" de SSL (HTTPS) Funcionalidad de filtrado que se puede aplicar de manera limitada o ampliada para que actúe en función de los encabezados y el contenido del correo electrónico. Acceso desde cualquier lugar; ofrece la experiencia de Microsoft Office Outlook tanto en los equipos de escritorio como en los dispositivos móviles Autenticación Windows Live ID Compatibilidad nativa con Outlook 2007 Compatibilidad con clientes POP e IMAP Outlook Web Access Eficacia operativa Opciones fáciles y flexibles de implementación. Un servicio familiar que se beneficia de su inversión en aprendizaje. Servicio de correo electrónico gratuito para estudiantes y ex alumnos. Alta disponibilidad del servicio hospedado Conjunto de características Premium Cuota de almacenamiento del buzón de 10 GB. Admite mensajes con un tamaño de 20 MB. Libreta de direcciones compartida. Información de calendario compartida y capacidad para ver la disponibilidad de otros usuarios para una programación eficaz. Herramientas administrativas basadas en Web para la administración de autoservicio. 3

4 Acceso al Correo Universitario Correo institucional Al entrar por primera vez al correo, tendrás que seguir una serie de pasos para la configuración inicial. Después de dar clic en Iniciar sesión, deberás introducir los siguientes datos: Contraseña Pregunta y respuesta secretas Dirección de correo electrónico alternativa País, código postal, estado Año de nacimiento Una vez que llenes todos los canpos requeridos, clic en Aceptar. Se mostrará una ventana para configurar el idioma y la zona horaria, elige las opciones de tu preferencia y da clic en Aceptar. 4

5 Una vez iniciada la sesión, se presenta la siguiente ventana: Para facilitar las referencias, se dividió la ventana en tres secciones. La sección 1 es el Panel de exploración, y muestra las siguientes opciones: o o o Correo. Ofrece una vista de las carpetas y mensajes de correo de la bandeja de entrada, borradores, elementos enviados, notas, correo basura, elementos eliminados y favoritos. Calendario. Muestra las Citas y Reuniones planeadas. Contactos. Contiene los contactos guardados. La sección 2a mostrará lo que selecciones en la sección 1, asímismo la sección 2b mostrará lo seleccionado en la sección 2a. La sección 3 consta de otras opciones generales: Inicio. Vínculo a la página de inicio de Unison Windows Live Perfil. Puedes crear un perfil personalizado y agregar amigos a tu red. Correo. Acceso a la sección de correo. SkyDrive. Puedes tener una carpeta con tus archivos y enlaces web favoritos. Más. Otras ligas de interés, como el Portal para Alumnos y la página de Servicios Estudiantiles. 5

6 Correo Mediante esta sección podrás enviar y recibir correos. En el panel de exploración se muestran las siguientes opciones: Muestra las opciones a las que se accede con más frecuencia (Bandeja de entrada, Correo sin leer y Elementos enviados) Muestra la cuenta de correo, y las opciones a las que puedes acceder. Muestra los contactos agregados para conversar mediante un chat. Bandeja de entrada Al seleccionar esta opción se mostrarán en la sección 2 todos los correos recibidos. Seguido de las palabras Bandeja de entrada estará entre paréntesis el número de correos nuevos. En esta sección podrás enviar un nuevo correo, eliminar, organizar y filtrar tus correos recibidos, así como responderlos y reenviarlos. 6

7 Consultar correo Selecciona el correo que desees consultar y el mensaje se mostrará en la sección 2b. Enviar Nuevo correo electrónico Al hacer clic en el botón, ubicado en la parte superior izquierda de la sección 2a, se mostrará la siguiente ventana: Clic aquí para enviar el correo Área del mensaje Los campos que debes llenar son: Para: Dirección de correo al cual va dirigido el mensaje. Ejemplo: nombre.cuenta@egresados.uson.mx. Si deseas enviar el correo a varias direcciones, debes separarlas con una coma, o punto y coma ( ; ) CC: Esta opción es opcional; puedes escribir direcciones de correo en este campo para que les llegue una copia del mensaje. No va dirigido directamente a ellos, pero es para que se mantengan informados. Asunto: Asunto o tema del correo electrónico. 7

8 Cuando termines de escribir el mensaje, podrás realizar las siguientes acciones, las cuales están en la parte superior de la ventana: Botón Icono Descripción Enviar Al dar clic se enviará el correo a los destinatarios escritos. Guardar Guarda el correo electrónico, enviado o no enviado, en la carpeta de Borradores. Adjuntar archivo Libreta de direcciones Comprobar nombres Importancia: alta Importancia: baja Insertar firma Revisar la ortografía Clasificación de mensajes Opciones Agrega uno o varios archivos de tu computadora al correo electrónico. Clic en este botón para seleccionar direcciones de tu lista de contactos. Si tienes un contacto guardado, escribe su nombre (en Para o CC), después clic en este botón para que busque la dirección de este correo en la libreta de contactos. Clic en este botón para que el usuario que reciba el mensaje vea que es de importancia alta. Clic en este botón para que la persona que reciba el mensaje vea que es de importancia baja. Ya que el mensaje esté listo para enviarse, con este botón se agrega la firma, ya sea solo el nombre o información de contacto. Para revisar la ortografía del mensaje, selecciona el lenguaje en el que está escrito y Aceptar. Clasifica el tipo de mensaje (Sin restricción, A/C Privileged, Company Confidential, Company Internal, Internet Confidential). Otras opciones para el mensaje, aparece otra ventana. 8

9 Opciones del mensaje La ventana que aparece en pantalla al dar clic en el botón Opciones es la siguiente: Marca esta casilla para que el sistema avise cuando el correo llegue a su destinatario Marca esta casilla para que el sistema avise cuando el correo sea leído por el destinatario Las opciones para configurar el mensaje actual son: Importancia: Puede ser Alta, Baja y Normal. Carácter: El mensaje puede ser de carácter Normal, Personal, Privado y Confidencial. Mostrar CCO: Opción para habilitar otra línea de destinatario, al cual se le enviará una copia del mensaje pero no se mostrará su dirección de correo. Mostrar desde: Habilita otra línea para escribir el remitente. El sistema puede avisarte cuando el correo enviado haya sido recibido y/o leído por el receptor mediante las opciones de seguimiento. Para aplicar las opciones elegidas y regresar al correo para enviarlo/guardarlo, clic en Aceptar. 9

10 Mover y Eliminar correo electrónico Para eliminar un mensaje de la bandeja de entrada, selecciona el correo, da clic en el botón Eliminar, ubicado en la parte superior de la sección 2a. Eliminar Para mover un correo a otra carpeta, selecciona el correo y da clic en el botón Mover a capeta, ubicado en la parte superior de la sección 2b. Se mostrará una lista de las carpetas existentes, selecciona la carpeta a la que deseas mover el correo seleccionado y da clic en Mover. Mover correo Si desea mover el correo a una nueva carpeta, clic aquí para crearla. 10

11 Filtrar mensajes de correo Puedes filtrar los mensajes de correo entrantes mediante la opción Filtro, ubicada en la parte superior de la sección 2a. Al dar clic se mostrarán las opciones de filtrado: Responder y reenviar correo electrónico Para responder un mensaje, se selecciona en la sección 2b de la ventana del correo. El mensaje se muestra en la parte derecha de la misma sección, y arriba del mensaje están las opciones: Responder Reenviar Responder a todos Al seleccionar Responder, se abre una ventana de Correo Nuevo, con el nombre de la persona que envió el correo en la línea Para; escribe el mensaje y da clic en enviar. Además, también tendrás la opción de Responder por chat si el remitente es un contacto agregado a la lista de contactos. Si seleccionas Responder a todos, el correo nuevo que envíes se mandará también a las direcciones a las que se mandó copia del correo. Si deseas reenviar el mensaje a otros destinatarios, da clic en Reenviar; se abrirá una ventana de Correo Nuevo, con el mensaje original incluido, selecciona destinatarios y reenvía el mensaje. Otra forma de reenviar el mensaje es como dato adjunto de un nuevo mensaje. 11

12 Borradores La siguiente opción de la sección Correo es Borradores. En esta carpeta se guardan los correos que les falta información, o simplemente aún no deseas enviarlos. En la parte superior de la sección 2 se muestran las mismas opciones de la Bandeja de entrada, y podrás realizar las mismas acciones. Elementos enviados Esta carpeta muestra los correos que has enviado, para tener la información en caso de necesitarla. Muestra las mismas opciones de la Bandeja de entrada. Correo no deseado En esta carpeta encontrarás los correos que el servidor clasifica como No deseado. Todos los correos en esta lista se eliminarán a los 30 días de forma automática. Elementos eliminados Contiene los correos que has eliminado, y podrás realizar las mismas acciones que en la Bandeja de entrada. Carpetas de búsqueda Contiene la carpeta de los mensajes no leídos. 12

13 Lista de contactos Podrás dar de alta a otros usuarios para conversar mediante chat. Haz clic en Nueva para agregar contactos, se mostrará la siguiente ventana: Seleccionar de la libreta de direcciones Dirección de correo Al dar clic en Invitar se agregará el contacto a la lista, y podrás visualizar cuando este en línea para iniciar una ventana de chat. 13

14 Calendario Mediante el Calendario podrás planificar Citas y Reuniones. El panel de exploración se muestra de la siguiente manera: Calendarios creados; al seleccionarlo se mostrarán los detalles en la sección 2. En Calendario, la sección 2a y 2b forman una sola sección 2. Crear Cita Al dar clic en el botón mostrará la siguiente ventana:, ubicado en la parte superior de la sección 2, se 14

15 Los campos a llenar son: Asunto Ubicación: Lugar de la cita Hora de inicio y finalización: Asigna la fecha y hora, puedes definir que la cita ocupará todo el día. Aviso: El sistema puede avisar cierto tiempo antes que tienes programada la cita. Mostrar el tiempo como: En el calendario se mostrará si el tiempo será Libre, Provisional, No disponible o Fuera de la oficina. Cuando termines de escribir la cita, podrás realizar las siguientes acciones, las cuales se ubican en la parte superior de la ventana: 15

16 Botón Icono Descripción Guarda la cita y cierra la ventana Guardar y cerrar para regresar al calendario. Adjuntar archivo Repetir Revisar la ortografía Invitar a los asistentes Importancia: alta Agrega uno o varios archivos de tu computadora a la cita. Abre otra ventana para programar la cita como periódica. Revisa la ortografía de la cita al seleccionar el idioma. Se muestran líneas para asistentes, en las cuales debes escribir las direcciones de tus contactos que desees incluir en la cita. La importancia de la cita es alta. Importancia: baja Aplicar categorías Vista imprimible La importancia de la cita es baja. Permite clasificar las citas por colores. Una vez que hayas guardado la cita, podrás imprimirla mediante este botón. Crear cita periódica Si deseas crear citas que se repetirán en un intervalo de tiempo, selecciona la opción Repetir, ubicada en la parte superior de la ventana de la nueva cita. Se mostrará la siguiente ventana: 16

17 Selecciona la hora de inicio y término, duración, intervalo de repetición y qué día finalizará la cita. Al terminar de elegir las opciones, da clic en Aceptar. Las citas o reuniones creadas se mostrarán sobre la fecha (y hora, dependiendo de la vista) para la cual fueron programadas. Mover y Eliminar Cita o Reunión Utiliza los mismos procedimientos que los descritos para mover y eliminar correos electrónicos. Ver calendarios compartidos Puedes tener acceso a otros calendarios que se encuentren compartidos mediante el botón Recurso compartido, tecleas el nombre del calendario y clic en Aceptar. 17

18 Opciones de vista y actualización de Citas Puedes elegir de qué manera se presentará el calendario (por día, semana laboral, semana o mes). Al elegir una vista, afectará también al calendario que muestra el panel de exploración. Opciones de visualización Para actualizar el sistema en busca de nuevas citas, da clic en el botón Comprobar mensajes: 18

19 Responder y reenviar citas Puedes enviar por correo alguna cita planificada a tus contactos, sólo debes dar clic al botón Reenviar. Si recibes una cita por correo, puedes responderle al remitente mediante el botón Responder (o Responder a todos, si la cita fue enviada con copia) Estas tres opciones están ubicadas en la parte superior de la sección 2. Responder Reenviar Responder a todos Al igual que los mensajes de correo, también podrás responder una cita por medio del chat, o reenviarla como dato adjunto. 19

20 Contactos Mediante esta sección puedes crear y administrar tus contactos. En el panel de exploración se muestran las siguientes opciones: Puedes tener varias carpetas de contactos, las cuales se mostrarán aquí Crear nuevo Contacto Al dar clic en el botón, ubicado en la parte superior de la sección 2a, se mostrará una ventana con los siguientes campos a llenar: Datos de perfil: Nombres, apellidos, cómo se mostrará el contacto (por apellido, departamento, compañía, etc.) y datos de trabajo (puesto, oficina, departamento, etc.) Datos de contacto: Números de teléfono, correo electrónico, páginas web. Direcciones: Domicilio de trabajo, particular, otros. Detalles: Datos adjuntos, notas. 20

21 Cuando termines de llenar los datos del contacto, podrás realizar las siguientes acciones, las cuales se ubican en la parte superior de la ventana: Botón Icono Descripción Guardar y cerrar Guarda el contacto y cierra la ventana. Nuevo mensaje Si el contacto ya está guardado, mediante este botón se abrirá una ventana de nuevo correo. Eliminar Se activa sólo si el contacto ya está guardado. Adjuntar archivo Puedes adjuntarle un archivo al contacto, como una fotografía. Aplicar categorías Clasifica tus contactos por colores. Para editar un contacto una vez creado, selecciónalo con doble clic en la lista de contactos. Mover y Eliminar Contacto Puedes eliminar desde la ventana de edición, o directamente de la lista de contactos; puedes mover el contacto a otra carpeta con el mismo procedimiento descrito para mover correos electrónicos. Actualizar y contactos compartidos Comprobar mensajes Recurso compartido Para actualizar los contactos, da clic en el botón Comprobar mensajes. Puedes tener acceso a otros contactos que se encuentren compartidos mediante el botón Recurso compartido, tecleas el nombre del contacto y clic en Aceptar. 21

22 Enviar correo, convocatoria de reunión y reenviar contacto Nuevo mensaje Nueva convocatoria Para enviar un correo a un contacto seleccionado, da clic en el botón Nuevo mensaje; se abrirá una ventana de correo nuevo. Si deseas convocar una reunión da clic en el botón Nueva convocatoria de reunión a contactos, el cual abrirá la siguiente ventana: Tiene las mismas opciones de la ventana de cita nueva; cuando termines de introducir los datos da clic en Enviar. Puedes enviar los datos de un contacto a través del correo electrónico mediante el botón Reenviar; se abrirá una ventana de nuevo correo, con los datos del contacto como archivo adjunto. Selecciona destinatario y da clic en Enviar. 22

23 Grupos Puedes tener tus contactos organizados por grupos específicos, por ejemplo los contactos de la oficina, del equipo de trabajo, etc. Para crear un nuevo grupo, da clic en la flecha que se encuentra a la derecha en el botón ubicado en la parte superior izquierda de la sección 2a, y selecciona la opción Grupo. Se mostrará la siguiente ventana: Escribe el nombre del nuevo grupo y selecciona que contactos lo formarán. Podrás editar el grupo después si deseas agregarle más contactos. 23

24 Avisos Cada vez que programes un aviso para alguna cita, estos se mostrarán en la parte superior de la ventana, en la sección 3. Al seleccionar el botón Avisos, desplegará una pequeña ventana como la siguiente: Breve descripción del elemento seleccionado Lista de avisos y vencimientos Podrás descartar los eventos, abrir el elemento para modificarlo o posponer el tiempo del aviso. 24

25 Opciones En este correo universitario puedes personalizar calendario, correo, filtro de correo no deseado, entre otras opciones. Al seleccionar Opciones, ubicado en la sección 3, mostrará la siguiente pantalla: Se mostrará la sección Cuenta de manera predeterminada. 25

26 Cuenta Nueva suscripción Editar información En esta opción se muestran los datos actuales de tu cuenta. Para editar la información, da clic en el botón Editar; se abrirá otra ventana donde podrás cambiar los datos que requieras, cuando termines da clic en Guardar. También podrás agregar suscripciones de correo electrónico, que permiten recibir mensajes de otras cuentas en la bandeja de entrada. Sólo debes dar clic al botón, introducir los datos solicitados y Guardar los cambios. 26

27 Organizar correo electrónico Reglas de la bandeja de entrada Las reglas de mensajes permiten filtrar los correos entrantes. Se pueden aplicar varias reglas de mensajes: También podrás aplicar reglas de mensaje para que ciertos correos entrantes se reenvíen automáticamente a otras cuentas, o a otras carpetas distintas a la Bandeja de entrada. 27

28 Estoy ausente Esta opción permite enviar una respuesta a cualquiera que envíe un correo electrónico cuando estés lejos de la computadora por un periodo específico de tiempo. En esta área introduce la respuesta automática Debes elegir Enviar respuestas automáticas para activar las demás opciones; puedes elegir un lapso de tiempo en el cual se enviarán las respuestas. También puedes seleccionar si deseas enviar las respuestas automáticas a todos los remitentes, o sólo a los de la libreta de direcciones. 28

29 Elementos eliminados Lista de elementos eliminados En esta opción puedes seleccionar que los elementos eliminados se borren al cerrar la sesión, y también puedes recuperar elementos eliminados o eliminarlos permanentemente. 29

30 Configuración Correo electrónico o o Opciones del mensaje: Puedes seleccionar el número de elementos que se muestran por página, la acción que se debe realizar después de mover, eliminar y recibir un elemento. Firma de correo electrónico: Puedes personalizar o cambiar la firma que será plasmada en todos los correos que envíes. o Formato del mensaje: Cuando creas un nuevo mensaje, el formato predeterminado es HTML. Este formato admite formato de texto, numeración, viñetas, alineación, líneas horizontales, imágenes (incluidos fondos), estilos HTML, diseños de fondo, firmas y vínculos a páginas Web. Dado que los programas de correo electrónico más populares utilizan HTML, éste es el formato más conveniente para el correo de Internet. o o Opciones de seguimiento de mensaje: Cuando alguien envía un correo y solicita confirmación de lectura, puedes elegir responder o no esa petición. Opciones del panel de lectura: Puedes seleccionar diferentes opciones para marcar automáticamente los mensajes como leídos. 30

31 Ortografía En esta opción puedes elegir el idioma del diccionario, así como omisión de palabras con mayúsculas y con números. También puedes activar la comprobación de la ortografía antes de enviar un mensaje. 31

32 Calendario Desde esta opción defines de forma sencilla las preferencias del calendario: primer día de la semana, establecer semana y horario laboral, opciones de aviso y el procesamiento automático de convocatorias de reunión, respuestas y notificaciones. Además, podrás configurar las notificaciones para que se manden a tu teléfono móvil. 32

33 General En esta opción puedes elegir dónde se buscarán los nombres de los contactos que busques en la libreta de direcciones al momento de crear un nuevo mensaje. Además, puedes elegir entre distintas combinaciones de colores para que el correo tenga una apariencia personalizada. También tiene opciones de configuración para usuarios con discapacidad visual. 33

34 Regional En esta opción puedes elegir el idioma que deseas utilizar con el correo, formatos de fecha y hora, y definir la zona horaria actual. 34

35 Teléfono Teléfonos móviles Mediante esta opción puedes administrar los dispositivos móviles; puedes, remotamente, eliminar todo el contenido (correos, contactos, calendario, etc.) que tienes en un teléfono o dispositivo móvil (PDA, Smartphone, etc.) en el caso de pérdida o robo del mismo. Para agregar un nuevo teléfono a la lista deberás configurarlo para sincronizarlo con Microsoft Exchange Mensajería de Texto Mediante esta opción podrás enviar notificaciones de tu calendario como mensajes de texto a tu teléfono móvil; deberás configúralo en la opción Calendario, en la sección de Configuración. 35

36 Correo electrónico no deseado Lista de remitentes seguros El filtro está configurado a nivel bajo para que solo localice los mensajes No deseados más obvios; localiza los mensajes y los envía a una carpeta de correo no deseado, a la que puedes acceder. Puedes filtrar el correo no deseado, agregando direcciones a la lista de remitentes seguros. Para regresar al correo, da clic en Mi correo, ubicado en la parte superior de la ventana. 36

37 SkyDrive (USB Virtual) Esta opción se encuentra ubicada en la parte superior de la ventana, en la sección 3. Mediante SkyDrive podrás subir archivos de tu computadora y acceder a ellos desde cualquier computadora con Internet, contando con 25 GB disponibles para almacenamiento. Al dar clic en esta opción, se mostrará la siguiente ventana: Agregar Archivos Para comenzar a subir archivos, da clic en Agregar archivos. Se mostrará una ventana donde podrás elegir entre las siguientes opciones: Nueva carpeta Documentos: Carpeta privada Favoritos: Carpeta privada Favoritos compartidos Pública 37

38 Nueva carpeta Si deseas almacenar archivos en otra carpeta diferente de las predeterminadas, seleccionarás esta opción. Introduces el nombre de la nueva carpeta y seleccionas si la deseas compartir o no. Almacenar archivo Una vez seleccionada la opción Agregar archivo, selecciona la carpeta destino. En la siguiente ventana deberás seleccionar el(los) archivo(s) que desees subir. Selecciona el archivo Clic para subir el archivo El procedimiento para subir archivos es el mismo, independientemente de la carpeta que elijas. Si deseas regresar a la ventana principal del correo, da clic en Correo, vínculo que se encuentra en la parte superior de la ventana. 38

39 Cerrar sesión Cuando termines de utilizar el correo es muy importante que cierres adecuadamente la aplicación. Esto asegurará que tus correos no puedan ser leídos por otras personas que usen el equipo; debes dar clic en Cerrar sesión, vínculo que se encuentra en la sección 3, en la ventana de Correo. 39