GESTION. Por José María González Valls Creatividad y Tecnología, S.A.

Transcripción

1 GESTION A C T I V O S H O T E L E R O S Por José María González Valls Creatividad y Tecnología, S.A. Gestión de mantenimiento de activos hoteleros Aplicación de un sistema de gestión de mantenimiento asistido por ordenador a un establecimiento hotelero E l objeto del presente trabajo es exponer la problemática del mantenimiento aplicada a los activos hoteleros. La complejidad de los servicios que hoy día se prestan en el sector hotelero no trasciende al usuario, que solamente se fija en una serie de aspectos externos de estos servicios y de la atención que recibe como cliente. Sin embargo, esta complejidad es evidente y la organización del mantenimiento es una labor ardua. El uso de programas informáticos permite una mejor gestión, reduciendo costes y aumentando la productividad. En definitiva, mejorando la calidad del servicio. Nuestra experiencia en el mantenimiento y el uso de estos programas, ha sido siempre positiva. 1. INTRODUCCION Según el diccionario, mantener es la acción de conservar una cosa en su estado inicial. Después de esta definición tan teórica, hemos de descender a la práctica diaria de los Departamentos de Mantenimiento. Se trata de organizar y gestionar el mantenimiento de toda una serie de activos que han de prestar servicio de forma muy precisa a los usuarios de los mismos. En este caso concreto del sector hotelero, los usuarios finales son clientes que solamente perciben una imagen de calidad en función de estos servicios. Los Departamentos de Mantenimiento no son solamente responsables del buen funciona- 38

2 miento de los servicios, sino que además han de realizar la planificación de los trabajos, con las menores paradas posibles y en los momentos adecuados. Han de realizar también una administración de los recursos humanos y una gestión técnico económica de la subcontratación. Han de confeccionar presupuestos y gestionar repuestos. Tienen que ser capaces de analizar la obsolescencia de activos, basándose en históricos de funcionamiento y costes. Tienen también que tener en cuenta los requisitos legales de inspecciones reglamentarias de determinados activos, así como los requisitos de Control de Calidad y Medioambiental, sujetos a normativas nacionales e internacionales. Se trata, como vemos, de compaginar muchas variables e intereses a veces contrapuestos. La implantación de Sistemas de Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador (GMAO) nos permitirá pasar de una estructura de costes e inmovilizaciones de activos a otra de beneficios, explotación de recursos y gestión de esos activos. En los últimos años la dirección de las empresas ha ido comprendiendo que la gestión del mantenimiento es un componente fundamental en la reducción de costes y el aumento de la productividad. A este cambio de mentalidad han contribuido en gran manera los programas informáticos de mantenimiento que permiten planificar de forma personalizada, la conservación y gestión de los activos de una empresa. 2. ESTRUCTURA DEL SISTEMA 2.1. Requerimientos y Requisitos Podemos afirmar que, de una manera o de otra, el mantenimiento afecta a toda la empresa. Los responsables directos del mantenimiento deben asegurar el funcionamiento correcto de máquinas y equipos en general, pero también es necesario asegurar la calidad, el servicio, la seguridad, la conservación del patrimonio y la conservación del medio ambiente. La selección del sistema GMAO ha de realizarse por tanto atendiendo a los distintos tipos de requerimientos que establezcan los diferentes niveles jerárquicos de la empresa. En la Tabla I, se indican para simplificar tres niveles jerárquicos y los requerimientos principales. La Dirección General como es lógico, establecerá unos requerimientos de coste y eficacia del programa sin descender a más detalle. El Director de Mantenimiento, como directamente responsable de la función, exigirá que se pueda aplicar a su organización, que mejore la productividad de su equipo y que le asegure la calidad de funcionamiento. Los técnicos, responsables directos del mantenimiento, exigirán seguridad de funcionamiento y facilidad de uso, así como recibir la formación adecuada por parte del suministrador del GMAO, y contar con la asistencia técnica necesaria. En lo relativo a los requisitos que debemos considerar imprescindibles en un sistema de GMAO, hemos establecido en la Tabla II un primer listado, sin que sea limitativo, ya que cada responsable de mantenimiento puede añadir otros requisitos que él considere convenientes en su organización de forma subjetiva. El enunciado de los requisitos es suficientemente explicativo como Requerimientos Tabla I Programas de gestión de mantenimiento Dirección general - Coste y eficacia Dirección de mantenimiento - Aplicabilidad, productividad y calidad Técnicos de mantenimiento - Seguridad y facilidad de uso - Formación y asistencia para que no haga falta un comentario muy extenso. En el apartado siguiente nos referimos a las funciones que debe prestar un programa de estas características. La facilidad de uso, aunque parece evidente su exigencia, debemos contrastarla con las características de nuestra propia organización. La instalación en red, puede ser requisito indispensable también en función de nuestra organización. La adaptación a nuestros activos resulta también evidente. Al referirnos a las garantías del editor, no solamente queremos resaltar la capacidad técnica y solvencia del autor del programa, sino también su permanencia en el tiempo. Nos hemos encontrado en algunas ocasiones, con programas confeccionados a la Requisitos Tabla II Programas de gestión de mantenimiento Funcionalidad Facilidad de uso Instalación en red Adaptación a los activos Garantías del editor Costes de instalación Formación Certificado de calidad 39

3 medida por la propia empresa o por otras organizaciones, en los que al cambiar las personas, no se ha dado soporte de mantenimiento al usuario o actualización con nuevas versiones. Lo mismo podemos decir de los costes de instalación y de la formación, que serán muy elevados si acudimos a desarrollos individuales. Igual nos llegará a ocurrir con el Certificado de Calidad, si es que estamos interesados en que nuestra organización cuente con una homologación de este tipo La gestión del mantenimiento en un establecimiento hotelero El mantenimiento de un hotel presenta una problemática concreta que conjuga los aspectos del mantenimiento de un gran edificio (sistemas de calefacción y aire acondicionado, sistema contra incendios, sistema eléctrico, fontanería, etc.), con algunos aspectos propios de una planta de producción (cocinas, obradores, hornos, maquinaria de corte, etc.) o de un almacén (cámaras frigoríficas, despensas, carretillas, traspaletas, carros, etc.). También se tendrán en cuenta, aquellos requisitos técnicos y legales relacionados con normativas de tipo técnico, sanitario, de seguridad, etc., que se han de observar en estos establecimientos. Un Sistema de Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador se dimensionará para adaptarse al modo de operar que se siga en el hotel u hoteles que gestionemos, y tendrá la posibilidad de evolucionar en función de futuras necesidades que se puedan plantear (mantenimiento predictivo, enlace con autómatas, conexión a otras aplicaciones informáticas existentes, etc.). Por todo ello, el sistema deberá ser modular y configurable, de forma que pueda adaptarse a las particularidades de cada centro y facilite la evolución futura de los sistemas Arquitectura del sistema En un hotel, el GMAO trabajará en configuración monousuario, en un PC, pero es importante que también se pueda trabajar en configuraciones multiusuario para el caso de que se quiera disponer de toda la información de una cadena de hoteles en un puesto servidor, con diversos puestos cliente para cada establecimiento hotelero. Normalmente el sistema estará construido según una arquitectura cliente-servidor, basándose en el protocolo de red TCP/IP e integrándose en cualquier entorno informático como una aplicación estándar más. Los programas que configuran la interfaz de usuario y los puestos cliente funcionarán en Windows, debiendo existir soporte para toda la gama: Windows 95, Windows 98 y Windows NT. La parte servidora deberá poder basarse también en otros entornos no Windows como Novell o UNIX y en otras plataformas hardware. La centralización de las bases de datos deberá permitir racionalizar la gestión del propio sistema, facilitándose a la vez los procedimientos de copias de seguridad. Por otra parte, el sistema permitirá configurar múltiples parámetros de la instalación en red, para adaptarse a los entornos más congestionados o a las infraestructuras de red de menor ancho de banda. En cuanto al Sistema Gestor de Base de Datos y al entorno de ejecución cliente-servidor, el sistema se basará de manera estándar en un software de Base de Datos, implementado y soportado en una gran variedad de entornos hardware y software. Se deberá prever un sistema abierto que permita conectarse a otras aplicaciones y a dispositivos externos tales como: SCA- DA, PLC, dispositivos portátiles (Data Loggers), aplicaciones de gestión, de contabilidad, de personal, ERP's, etc. 3. FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA 3.1. Principios generales Al seleccionar un software de gestión de mantenimiento de activos inmobiliarios, se deben tener en cuenta todas las funciones que realiza y que permiten gerenciar y administrar todas las actividades de mantenimiento. En nuestra breve exposición, vamos a tratar de definir las funcionalidades de estos sistemas que deben permitir realizar el mantenimiento de todas las instalaciones y servicios, además de otra serie de funciones, tal como hemos reflejado en la Tabla III. Esta Tabla no debemos contemplarla como limitativa. Un Sistema de Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador manejará cuatro grandes grupos de información: - El inventario de equipos e instalaciones, organizado se- 40

4 gún una estructura jerárquica arborescente: con su codificación e información descriptiva, información técnica, coste inicial, costes de mantenimiento, depreciación, amortizaciones, etc. - Los trabajos que hay que realizar sobre los equipos e instalaciones: plan de mantenimiento preventivo, procedimientos, inspecciones, rutas y correctivos. - El personal de mantenimiento: cualificación, horarios, turnos de trabajo, absentismo, vacaciones, coste horarios, etc. - La gestión del almacén de repuestos: stocks, kits de repuestos, costes asociados, etc Ficheros básicos Para empezar a dar de alta toda la información relativa a los cuatro capítulos anteriores, hay que contemplar una serie de ficheros básicos que se deben tener en cuenta. Estos ficheros, además de permitir que el programa funcione, cruzando la información contenida en ellos, nos permiten agrupar la información de muy diversas maneras, que nos serán útiles a la hora de hacer informes y consultas. - Calendarios: Este fichero nos permitirá definir distintos tipos de calendarios y asociarlos a las actividades de mantenimiento, a la contabilidad, a los proveedores, etc. Cada calendario puede referirse a un año o a otros períodos de tiempo según convenga (lustros, trienios, años, semestres, trimestres, temporada alta, media y baja, etc.). Asociado a los calendarios, estableceremos los días festivos y las vacaciones del Funcionalidades personal, de manera que luego, al definir trabajos, podamos tener en cuenta días naturales o días hábiles, laborables o festivos, vacaciones o no. - Departamentos: Se definirán los distintos departamentos en que se divide el establecimiento, y sirve para asignar las tareas de mantenimiento y sus costes asociados, y para preparar informes de forma selectiva. - Tipos de trabajo: Se definirán distintos tipos atendiendo a su naturaleza: Correctivo Interno Modificativo Interno Correctivo Externo Modificativo Externo Preventivo Interno Etc. Preventivo Externo En cualquier caso, el usuario autorizado (ejemplo, el jefe de mantenimiento) podrá añadir, eliminar o cambiar tipos de trabajo según sus necesidades. - Códigos de prioridad: Tabla III Programas de gestión de mantenimiento Registro de activos: equipamientos, instalaciones, edificios Dibujos, planos, esquemas, fotografías Programación por períodos de tiempo variables Condiciones de funcionamiento Ordenes de trabajo, documentos, garantías Normas de seguridad, salud ambiental Listados de piezas y herramientas Datos de incidencias, tiempos utilizados Inventario de existencias, códigos de barras Equipos de medición Control de costes y presupuestos Informes y gráficos Hacen referencia a la prioridad de unos trabajos frente a otros. Los códigos de prioridad serán definibles por el usuario en número y en descripción. Por ejemplo se podrían definir tres códigos de prioridad: Urgente, Normal, Baja. - Códigos de preferencia: Hacen referencia a la importancia de los equipos e instalaciones del hotel en el caso de que se averíen. Los códigos de preferencia serán definibles por el usuario en número y en descripción. Un ejemplo podría ser: Muy Importante (celda de transformación, calderas de A.C.S, etc.), Importante, etc. - Oficios, especialidades: Se definirán aquí las categorías laborales del personal que realiza el mantenimiento, y si son propios o externos. Por ejemplo, se podrían definir: Fontanero Electricista Jefe de mantenimiento Oficial Ayudante Externo Externo Interno Interno Interno También serán definibles por 41

5 el usuario sin ningún tipo de limitación. Este fichero estará muy relacionado con el capítulo general de gestión de personal donde se definirán las personas físicas que realizan el mantenimiento. - Tarifas horarias: Para cada oficio o especialidad se definirán unos códigos y unas tarifas horarias asociadas que pueden ser tantas como queramos; algunos ejemplos son: tarifa horaria en jornada normal, hora extra diurna, hora extra nocturna, hora extra en domingo, hora extra en vacaciones, hora extra localizable con "busca", etc. - Turnos de trabajo: Se definirán los turnos de trabajo, su horario, su duración, y el número de días que va a estar activo cada turno. - Tipos de turnos: Se establecerá la secuencia de rotación de los turnos en función de que se trabaje a 2, 3 ó 4 turnos, de forma estándar, o en función de la secuencia de rotación que se establezca en el hotel. - Clasificación de averías: Se trata de clasificar las averías según su naturaleza: mecánica, eléctrica, hidráulica, electrónica, calibración, limpieza, etc. Esta clasificación deberá ser definible por el usuario tanto en número como en su descripción. - Tipos de averías: Dentro de las categorías anteriores, se trata de describir con más detalle la avería (mal uso, sobretensión, ruido excesivo, temperatura muy alta, fallo de diseño, corrosión, fatiga, desgaste, etc.) y definir si ha sido un síntoma, una causa, una avería propiamente dicha u otros motivos. También será totalmente definible por el usuario. - Estado de equipos e instalaciones: Este fichero servirá para clasificar el estado de los equipos e instalaciones del hotel: en funcionamiento, en reparación, necesita calibración, en alquiler, etc. El estado de los equipos deberá ser definible por el usuario, en su número y en su descripción. - Estado de las Ordenes de Trabajo: Con objeto de conocer en todo momento la carga de trabajo que se tiene, habrá que definir, entre otras cosas, el estado de las órdenes de trabajo. Estos estados serán definibles por el usuario, como en el resto de los ficheros básicos antes mencionados, y algunos ejemplos podrían ser: orden de trabajo: abierta, impresa, suspendida por otro trabajo, a la espera de repuestos, completada, completada salvo repuestos, o archivada. - Códigos de retraso: Al definir un trabajo de mantenimiento preventivo, se establecerá un tiempo medio estimado para realizar ese trabajo, pero pueden existir retrasos no previstos que conviene postular. Algunos ejemplos pueden ser: pausa para almorzar, máquina demasiado caliente, no se encuentran las llaves, no hay repuestos, no hay tensión para la herramienta, etc Estructura y organización del inventario de equipos Para una mejor explotación de las posibilidades del GMAO, el sistema estructurará y organizará los equipos e instalaciones del hotel según una jerarquía arborescente. El inventario de equipos y su organización no se queda únicamente en disponer de una ficha individual, sino que también se conocen sus relaciones y dependencias dentro del hipermercado. Mediante esta estructura, de longitud teóricamente infinita, se definirán los equipos e instalaciones que van a ser objeto de mantenimiento. También se definirán dentro de esta estructura equipos o instalaciones que no tienen identidad física pero que organizativamente constituyen un conjunto de clasificación. Por ejemplo común aire acondicionado. Este tipo de organización crea una relación entre elementos, independientemente de la codificación utilizada para identificar cada equipo. Aunque el número de niveles sea ilimitado no tiene que implicar que necesariamente se utilicen estructuras excesivamente desglosadas. Sí es recomendable abrir más la estructura en aquellos equipos o instalaciones que presenten una mayor complejidad, pero este desglose no es necesario realizarlo al principio ya que la estructura es dinámica y adaptable y podrá ir creciendo o cambiando según lo requieran las necesidades del equipo de mantenimiento. Así como la creación de la estructura se suele realizar de "lo más general" a "lo más parti- 42

6 cular", la explotación de los datos y de la información asociada a ellos se realiza de "lo particular" a "lo más general" con posibilidad de obtener datos e informes acumulando por niveles. Mediante otro tipo de parámetros también se podrán extraer de la estructura datos e informes sin atender a la clasificación jerárquica de los equipos. Se podrán conocer por un lado, datos e informes de cualquier componente concreto de la estructura y de su repercusión sobre el grupo o sección al que esté enlazado, pero también se podrán extraer de la estructura datos e informes atendiendo a otro tipo de parámetros o clasificaciones. Por ejemplo aquellos equipos que sean del mismo fabricante, aquellos cuya garantía finalice en una fecha determinada, etc. El registro de equipos e instalaciones se realizará a base de fichas o plantillas de los mismos, que serán totalmente configurables por el usuario, de manera que puedan existir una ficha tipo para todos los equipos, una ficha que sirva para determinado tipo de máquinas, y/o una ficha particular distinta para cada máquina. En cada ficha se incluirá el código y la descripción de cada equipo o instalación, se reflejarán las características del equipo, datos de su localización, áreas que asiste, centro de costes al que se asigna, datos del fabricante y del proveedor, fecha de compra, coste inicial, método de devaluación y amortización, coste de materiales y mano de obra que se lleva gastado en el equipo, etc. Además de este capítulo principal, en cada ficha se podrá disponer de información técnica referente al equipo a mantener, como potencia, capacidad, carga máxima, voltaje, etc. En cualquier caso, lo importante es que sea definible por el usuario para adaptarse totalmente a sus necesidades. El registro de equipos e instalaciones dispondrá de un sistema de gestión de garantías en el que se reflejan: el proveedor, los términos de las garantías, las fechas en que éstas expiran, detalles contractuales, etc. A cada una de las fichas se le podrán añadir imágenes y planos en los que se indiquen detalles de cada elemento a mantener o la situación de los mismos en el conjunto. El programa dispondrá de visualizadores que permitan ver tanto planos como imágenes escaneadas en múltiples formatos. Además se podrán añadir documentos de texto de cualquier extensión que reflejen, por ejemplo, manuales de instrucciones, procedimientos de seguridad y salud, normas y reglamentos, u otros. Para ver este tipo de documentos el programa dispondrá de un visualizador, de manera que no sea necesario tener en cada puesto de trabajo la licencia del programa de tratamiento de textos correspondiente. También es útil disponer en la ficha de cada equipo o instalación, de al menos una página de texto de formato libre para cualquier información adicional que se quiera añadir a la misma. En la ficha de cada equipo o instalación, se irá acumulando un registro histórico de cualquier actividad que se realice sobre él, pudiéndose consultar, para cada elemento, el historial del mantenimiento, los períodos de actividad, las horas de mano de obra dedicadas, las piezas utilizadas y los costes acumulados de mano de obra, de piezas y totales de ese equipo. Para cada equipo podremos ver el plan de mantenimiento preventivo del mismo, el histórico de órdenes de trabajo (con las personas que realizaron cada trabajo, el tiempo que emplearon, los repuestos que utilizaron, etc.), las órdenes de trabajo vigentes en curso de ser realizadas, las piezas de repuesto asociadas a ese equipo, los totales de repuestos y mano de obra que se han utilizado en ese equipo durante un período determinado, los defectos menores que tiene el equipo y están pendientes de reparar, etc El Plan de Mantenimiento Preventivo Para cada equipo o instalación se establecerán un conjunto de trabajos que compondrán su plan de mantenimiento preventivo. Estos trabajos serán lanzados: a) Con una periodicidad determinada (según la frecuencia que se les asigne). b) Sólo una vez. c) Un número determinado de veces (también según la frecuencia que se les asigne). d) Cuando sea necesario (por Fig

7 ejemplo cada cien veces que actúe un mecanismo, cada 500 horas de funcionamiento, cuando la temperatura alcance un valor determinado, etc.). Las tareas de mantenimiento no planificado tendrán un tratamiento aparte que se explicará más adelante. En cada uno de estos trabajos o gamas de mantenimiento se definirá: - El código de la gama. - El equipo al que se refiere. - La descripción del trabajo a realizar. - La persona o personas que tienen que realizar el trabajo y el tiempo estimado que les llevará hacerlo a cada uno de ellos. - Los costes extraordinarios que pudiera haber (portes, desplazamientos, etc.). - La prioridad del trabajo (ejemplo: urgente, normal y baja, establecido en el fichero correspondiente). - El tipo de trabajo (ejemplo: preventivo interno, preventivo externo, modificativo interno, etc., establecido en el fichero correspondiente). - El departamento del que depende el trabajo. - El centro de costes al que se asigna el trabajo. - La periodicidad según un calendario de días, semanas, meses, años. - La siguiente fecha en que hay que realizar el trabajo. - El tipo de días en que se cuenta la programación: días laborables o días naturales. - Si hay que tener en cuenta o no los días festivos (habrá que definir previamente dichas festividades). - Las reglas de programación de "fecha de ejecución" y relaciones "padre-hijo" entre tareas: teniendo en cuenta o no la fecha de ejecución de una tarea que ha de realizarse, por ejemplo, cada cinco días, habrá de variar o no la próxima fecha en que se realice el trabajo en función de si la vez anterior éste se ha adelantado o retrasado en un día; para las reglas "padre-hijo" existen tareas que anulan a otras, así una revisión general que se realiza cada seis meses anulará a la revisión parcial correspondiente que se realiza cada mes. - Los repuestos necesarios para realizar ese trabajo. A cada trabajo de mantenimiento preventivo, igual que a las fichas de los equipos, se le podrán asociar documentos de texto de cualquier extensión y planos e imágenes escaneadas. Además se podrá ver: la programación de ese trabajo para un horizonte determinado (ejemplo, para los próximos tres meses), las órdenes de trabajo asociadas a esa gama, y también todas las gamas o trabajos de mantenimiento que haya para el equipo o instalación sobre el que estamos trabajando. Las tareas de mantenimiento no planificado tendrán un tratamiento especial con objeto de que el lanzamiento de la orden de trabajo correspondiente se realice de forma inmediata y el trabajo se haga lo más rápidamente posible. Así, habrá un botón específico para lanzar trabajos no planificados, en el que aparezca una pantalla en la que se deberá definir el equipo a reparar y la persona que ha de realizar la reparación, pudiéndose rellenar otros datos, si fuera necesario, con posterioridad al lanzamiento de la orden de trabajo. También existirá una funcionalidad que permita emitir y completar la orden de trabajo con posterioridad a la ejecución del mismo, por si no ha sido posible emitirla cuando se recibió el aviso de avería. El diseño de las órdenes de trabajo que salen impresas será definible por el usuario de forma análoga a como se definen las plantillas de las fichas para dar de alta los equipos e instalaciones. Así se irán escogiendo campos de la base de datos para configurar la orden de trabajo escrita que suele ser una hoja en la que figuran datos como por ejemplo: nombre de la empresa o del establecimiento, nº de orden de trabajo, equipo a mantener con su código correspondiente, descripción del trabajo a realizar, personal que tiene que llevarlo a cabo, etc. También deberá haber espacio para que los operarios completen la orden de trabajo: comentarios, tiempo trabajado y repuestos utilizados, fundamentalmente Gestión del personal de mantenimiento Fichas de personal El programa contendrá un registro de fichas de personal en las que aparecerán sus datos principales como su nombre, códigos de identificación, fecha de alta y baja, categoría laboral, coste horario en horas normales y extraordinarias, número de horas que trabaja a la semana, turnos de trabajo, fecha de comienzo en ese turno, fecha en que cambia a otro turno de trabajo, día que vuelve al turno normal, etc. También se podrán añadir todo tipo de notas generales sobre el trabajador Registro de asistencia, vacaciones, permisos y bajas En este fichero se registrarán todas las incidencias relativas a 44

8 la asistencia y ausencias del trabajador a su puesto de trabajo. Cada trabajador será identificado mediante un único código y a él se asociarán el tipo de ausencias (pudiéndose detallar si se deben a vacaciones, enfermedad u otros motivos), el día en que empieza la ausencia, el día en que esta termina y el turno de trabajo en el que se incorpora el trabajador Registro de especialidades Por cada empleado se podrán relacionar su especialidad, los cursos de formación que ha realizado, las reuniones a las que ha asistido, una descripción del curso, seminario o reunión, el resultado del curso (ejemplo, aprobado o suspendido), la fecha en que obtiene la cualificación o el título, el día que expira el mismo si necesita renovación (carnet de manipulador de alimentos, carnet de conducir para vehículos de un determinado tipo, permisos de armas del personal de seguridad, etc). En este contexto la ingeniería de mantenimiento adquiere la misma importancia que otras áreas de negocio. La complejidad cada vez mayor de las instalaciones y el incremento del coste de los repuestos hacen necesario un método de control de existencias mejor que el simple establecimiento de unos niveles máximo y mínimo de stock. 1. La cantidad que se ha retirado. 2. La cantidad pedida a suministradores. 3. La cantidad necesaria para los trabajos lanzados. 4. La cantidad teóricamente libre. En cuanto a la asignación de costes de los repuestos, ésta se podrá realizar tomando como referencia: Fig. 2. El sistema permitirá entre otros la elaboración de informes detallados sobre la carga de trabajo, tiempos productivos y rendimientos de cada empleado Gestión del almacén de repuestos Uno de los aspectos más importantes para llevar a cabo un buen mantenimiento es el control de las existencias de piezas de repuesto y consumibles. Demasiadas existencias equivalen a capital inmovilizado y a ocupar demasiado espacio de almacenamiento. Pocas existencias significan retrasos en el mantenimiento, disminución de la capacidad de producción y un incremento de los costes de aprovisionamiento en situaciones de urgencia. Para ello el GMAO deberá incorporar las técnicas más avanzadas de MRP (Material Requirement Planning) estableciendo una previsión de las necesidades de existencias basándose en los planes de trabajos previstos y sus conjuntos de piezas asociados, y en los históricos de trabajos no previstos que requieren piezas en el caso de averías. Cada trabajo a realizar llevará incorporado un conjunto de piezas de repuesto a utilizar que será gestionado por el sistema. También se podrá incorporar información en forma de texto o de imágenes. Para cada tipo de repuesto el sistema mantendrá cuatro balances: 1. Costes estándar. 2. Costes medios. 3. Costes del último pedido Consultas e informes En un sistema como el propuesto, se podrán hacer instantáneamente multitud de consultas acerca de los equipos, la actividad que han tenido, los trabajos o gamas de mantenimiento definidas, las órdenes de trabajo en curso, el histórico de órdenes de trabajo, el trabajo acumulado, etc., con sólo pulsar en el botón correspondiente. Para la búsqueda de equipos podremos utilizar el listado general, ordenado según el código, podremos hacerlo en la es- 45

9 tructura de árbol, estructurada por departamentos, áreas, etc. Además de todas estas consultas básicas, el sistema incorporará de manera estándar una serie de informes, que veremos a continuación, que permita a los gestores del mantenimiento estar bien informados de las actividades de mantenimiento que se realizan y de cuáles son sus costes, y les ayuden a la hora de tomar decisiones. Independientemente de los análisis e informes de tipo estándar, el sistema estará preparado para elaborar informes a medida, según lo requiera el usuario, utilizando alguna de las herramientas informáticas para elaboración de informes que existen en el mercado como puede ser, por ejemplo, Crystal Reports. Los análisis e informes tipo estándar deberán incluir:. Informes sobre trabajos en curso.. Informes sobre trabajos terminados: - Informes de horas dedicadas. - Informe de materiales utilizados.. Análisis de los planes de mantenimiento.. Informes de personal.. Análisis sobre equipos: - Revisión del valor de los equipos. - Averías de equipos. - Rendimiento de los equipos. - Análisis de garantías. - Análisis de sustitución de equipos. - Análisis de Pareto. - Análisis de MTBF.. Análisis de averías. 46