C.F.G.S. DESARROLLO DE APLICACIONES MULTIPLATAFORMA MÓDULO: Sistemas de gestión empresarial (SGEM) Unidad 2

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1 C.F.G.S. DESARROLLO DE APLICACIONES MULTIPLATAFORMA MÓDULO: Sistemas de gestión empresarial (SGEM) Unidad 2 Instalación y configuración de sistemas ERP-CRM 1

2 INDICE DE CONTENIDOS 1. INSTALACIÓN DE OPENERP EN Windows INFORMACIÓN GENERAL INSTALACIÓN BÁSICA CON EL MÓDULO ALL IN ONE REQUERIMIENTOS Y CONSEJOS INSTALACIÓN DEL ALL IN ONE PREPARACIÓN E INSTALACIÓN DEL SERVIDOR POR SEPARADO REQUERIMIENTOS Y CONSEJOS INSTALACIÓN Y CONFIGURACIÓN DEL SERVIDOR POSTGRESQL INSTALACIÓN Y CONFIGURACIÓN DEL SERVIDOR OPENERP INSTALACIÓN DEL CLIENTE OPENERP INSTALACIÓN DEL CLIENTE OPENERP CONEXIÓN CLIENTE AL SERVIDOR Y CREACIÓN DE LA BASE DE DATOS INSTALACIÓN DEL CLIENTE WEB OPENERP INSTALACIÓN DEL CLIENTE WEB OPENERP MÓDULOS TIPOS DE MÓDULOS MÓDULO BASE MÓDULO GESTIÓN CONTABLE Y FINANCIERA MÓDULO DE COMPRAS, VENTAS Y ALMACEN Módulo de compras Módulo de ventas Módulo de almacén MÓDULO DE FACTURACIÓN MÓDULO GESTIÓN DE PERSONAL MÓDULO GESTIÓN DE LAS RELACIONES CON EL CLIENTE TAREAS

3 1. INSTALACIÓN DE OPENERP EN Windows 1.1. INFORMACIÓN GENERAL En esta unidad se mostrará paso por paso como instalar el servidor de OpenERP 5.0 sobre Windows. Los apartados que veremos son los siguientes: Poner en marcha un servidor OpenERP sobre Windows, en las siguientes versiones: All in One: Todo en uno Standalone: Por separado: PostgreSQL, servidor OpenERP, cliente de escritorio y cliente web. Los parámetros de arranque del servidor OpenERP y las opciones del fichero de configuración 1.2. INSTALACIÓN BÁSICA CON EL MÓDULO ALL IN ONE REQUERIMIENTOS Y CONSEJOS Se requiere tener instalada una versión de Windows XP, puesto que esta fase está más enfocada a la instalación de un entorno de pruebas para el conocimiento de OpenERP INSTALACIÓN DEL ALL IN ONE Los pasos a seguir son: Descargar el último All in One de la página de OpenERP. Ejecutar el programa de instalación seleccionamos el idioma English y luego, al pulsar en Ok, nos aparecerá la pantalla de bienvenida. Pulsamos en Next y seleccionamos la ruta donde queramos que se instale el software. En mi caso Archivos de Programa. Comenzará el proceso de instalación. Cuando finalice pulsamos en Next y en la siguiente pantalla nos preguntara si queremos arrancar el cliente OpenERP, lo dejamos marcado y pulsamos en Finish. Seguidamente se nos abrirá el cliente OpenERP y nos preguntara nuestros datos, rellenarlos es decisión vuestra. 3

4 Ventana de inicio de OpenERP Pulsamos en aceptar y ya estamos listos para crear una base de datos PREPARACIÓN E INSTALACIÓN DEL SERVIDOR POR SEPARADO REQUERIMIENTOS Y CONSEJOS Se requiere tener instalada una versión de Windows. Básicamente trabajaremos sobre la plataforma Windows 2003 Server puesto que en esta fase enfocaremos la instalación a un entorno de producción, si bien se harán anotaciones para Windows XP Profesional INSTALACIÓN Y CONFIGURACIÓN DEL SERVIDOR POSTGRESQL Descargar e instalar PostgreSQL. Ahora una vez que tenemos instalado PostgreSQL vamos a configurarlo para que no tengamos ningún problema a la hora de conectar con el. Nos dirigimos a Inicio Programas PostgresSQL 8.3 Archivos de configuración editar pg_hba.conf nos vamos al final del fichero y añadimos la línea de la imagen de abajo. 4

5 Archivo pg_hba.conf Ya está casi, ahora la segunda parte de la configuración. En la misma opción que hemos modificado el pg_hba.conf ahora modificamos el postgresql.conf buscamos la línea listen_addresses la descomentamos y la dejamos como en la imagen de abajo, reiniciamos los servicios Inicio Programas PostgresSQL 8.3 Detener Servicio y Iniciar Servicio. Archivo postgresql.conf 5

6 Para comprobar que todo está correcto abriremos pgadmin y añadiremos un nuevo servidor desde Archivo Añadir Servidor con las configuraciones de la imagen de abajo sustituyendo en el campo servidor por la ip del vuestro y la contraseña de postgres por la vuestra y si todo ha ido correctamente deberá de conectarnos. Añadir Servidor Ahora ya estamos preparados para instalar el servidor OpenERP INSTALACIÓN Y CONFIGURACIÓN DEL SERVIDOR OPENERP Descargar e instalar la versión más reciente del servidor OpenERP Standalone Server. Ahora solo queda cambiar dos parámetros de la configuración del servidor. Concretamente db_user y db_password dejándolos como se indica en la imagen de abajo. Para llegar a este fichero nos iremos a Inicio Programas OpenERP Server Edit Config 6

7 Archivo openerp-server.conf en db_user el usuario PostgreSQL y en db_password el password que pusiéramos en la instalación de PostgreSQL guardar los cambio. Detener y reiniciar el servidor OpenERP: Inicio Programas OpenERP Server Stop Service Inicio Programas OpenERP Server Start Service Ya tenemos instalado el servidor INSTALACIÓN DEL CLIENTE OPENERP INSTALACIÓN DEL CLIENTE OPENERP Descargar e instalar la aplicación denominada Standalone Client. Nota: Cuando arranquemos por primera vez el cliente aparecerá una pantalla de registro. Rellenarla es vuestra elección. Es recomendable Aceptar en lugar de Cancelar en la pantalla de registro (aunque se deje vacía) para que no vuelva aparecer más. 7

8 CONEXIÓN CLIENTE AL SERVIDOR Y CREACIÓN DE LA BASE DE DATOS Supongamos que hemos arrancado el servidor OpenERP y está escuchando por el puerto 8069 con el protocolo XML-RPC y por el puerto 8070 con el protocolo NET-RPC (rápido) (valores por defecto). Arrancamos el cliente de escritorio OpenERP. Nos aparecerá la aplicación con una ventana de conexión (entrada o login) más pequeña en el centro. Si es la primera vez que ejecutamos el cliente puede aparecer primero una encuesta sobre el interés en el uso de OpenERP (podemos Cancelar aunque es mejor Aceptar para que no vuelva aparecer la encuesta, no es necesario rellenar ningún campo de la encuesta en ningún caso). Si en el campo Base de datos de la ventana de conexión nos informa que No se puede conectar al servidor! es que los parámetros del Servidor son incorrectos. Deberemos hacer clic en el botón Cambiar y modificar los parámetros de Servidor, Puerto y Protocolo de conexión. En una configuración por defecto donde cliente y servidor están en la misma máquina estos serían los valores típicos: Servidor: localhost Puerto: 8070 Protocolo de conexión: NET-RPC (faster) Ó también estos: Servidor: localhost Puerto: 8069 Protocolo de conexión: XML-RPC Si por el contrario nos informa que Base de datos no encontrada, debe crear una!, cerraremos la ventana de entrada (Cancelar) y seleccionaremos en el menú superior Archivo/Base de datos/nueva base de datos. Rellenaremos el formulario con la siguiente información: Servidor OpenERP: Los mismos datos de conexión que en la ventana de entrada. Normalmente localhost, 8070, NET-RPC (faster) Contraseña del super-administrador: Esta contraseña debe coincidir con la definida en el parámetro admin_password del archivo de configuración del servidor. Por defecto admin aunque en entornos de producción hay que cambiarla para evitar que los usuarios sean capaces de crear bases de datos. Nuevo nombre de la base de datos: Nombre de la base de datos a crear, por ejemplo oerp_bd Cargar datos de demostración: Sí, si estamos testeando OpenERP por primera vez, No en entornos de producción. 8

9 Idioma por defecto: Idioma por defecto de la aplicación y de los nuevos usuarios: Spanish/Español, Catalan/Català,... Contraseña del administrador: La contraseña del usuario admin de OpenERP. Es muy importante este usuario (y recordar su contraseña) pues es el usuario que puede administrar todo el sistema. Confirmar contraseña: Repetir la contraseña anterior A continuación empezará la creación de la base de datos de OpenERP. Se crearán numerosas tablas y registros, por lo que puede tardar un rato. Nos conectaremos automáticamente como usuario admin (nos recuerda la contraseña del usuario admin que deberemos guardar a buen recaudo) y se iniciará el asistente de instalación: Seleccionar un perfil: Se puede seleccionar un perfil en concreto que nos instalará de forma automática los módulos relacionados con ese perfil o escoger el perfil mínimo (sólo instala el módulo base) y posteriormente instalar los módulos que nos interesen. Información general: Aquí podemos introducir la información de nuestra compañía (en OpenERP las empresas con las que mantenemos relaciones -clientes, proveedores- se llaman empresas y a nuestra propia empresa o organización se la denomina compañía). Nombre, dirección, correo electrónico, teléfono, moneda. Información de los informes (2ª pestaña): Aquí se definen los textos que aparecerán en la cabecera (derecha) y pie de los informes y el logo de la compañía (por defecto el logo aparecerá a la izquierda de la cabecera). Finalmente empezará la configuración de los módulos instalados mediante asistentes con abundante información. Si hemos seleccionado el perfil mínimo sólo nos pedirá: Modo de vista: Interfaz simplificada o extendida. Creación de nuevos usuarios: En entornos de producción es altamente recomendable crear un usuario para cada empleado que no tenga el poder del usuario admin. Asignando el usuario a diferentes grupos y/o roles podemos configurar su perfil. También los podemos crear más adelante. Al terminar nos aparece el menú con los módulos instalados. Felicidades, ya podemos empezar a trabajar con OpenERP INSTALACIÓN DEL CLIENTE WEB OPENERP INSTALACIÓN DEL CLIENTE WEB OPENERP Descargar e instalar el denominado Standalone Client Web. 9

10 2. MÓDULOS Toda la funcionalidad de un ERP está contenida en sus distintos módulos. Un módulo es un programa que se realiza para cubrir una determinada función de la aplicación. Existen unos módulos básicos que se pueden cargar automáticamente durante la instalación inicial del sistema, y otros que pueden instalarse posteriormente desde el mismo programa o desde la web del ERP. Entre las características más importantes que disponen los distintos módulos funcionales de un ERP están las siguientes: Instalación y desinstalación mediante asistentes. Configuración o parametrización de los módulos para su adaptación al entorno de producción. Generación de informes por cada módulo. Incorporación de niveles de seguridad, determinando módulos que sólo estarán accesibles por el administrador. Interconexión entre los distintos módulos, la información no se introduce varias veces sino que se comparte entre ellos. Posibilidad de incluir textos y comentarios en las diversas opciones del programa. Adaptación de menús de los módulos a las necesidades de cada usuario TIPOS DE MÓDULOS Vamos a ver algunos de los módulos más importantes de un ERP: MÓDULO BASE Qué módulos base más importantes se incorporan en un ERP? Una buena planificación de recursos empresariales debe cubrir todas las áreas de gestión de una empresa, desde la contabilidad, ventas, compras o almacén, hasta los proyectos, recursos humanos, relaciones con clientes, etc. Para ello suelen incorporar funcionalidades de gestión de documentos, conexión con otras aplicaciones, trabajo remoto mediante una interfaz web o aplicación de escritorio, como ya hemos visto, así como posibilidades de adaptación a las necesidades de producción. Pues bien, este entorno es modular, lo cual quiere decir que hay un módulo o conjunto de módulos base que son necesarios para que funcione la aplicación, alrededor del cual se sitúa 10

11 un gran número de módulos adicionales que se van desarrollando según necesidades más o menos concretas, pero que no se instalan al principio y sólo se hará uso de ellos si se necesita. Algunas de las funcionalidades que se incorporan dentro del módulo base son las siguientes: Configuración de la aplicación. Gestión de los datos maestros: Introducción y mantenimiento de los datos básicos para que funcionen todos los procesos de gestión soportados en el sistema. Establecimiento del idioma o importación de traducciones. Seguridad: Gestión de usuarios y de accesos a la aplicación. Administración de módulos: Para la instalación de nuevos módulos a la aplicación. Dependiendo del ERP se pueden incorporar otras funcionalidades o estar organizadas de una u otra forma. Por ejemplo, Openbravo incorpora en su módulo base o núcleo parte de su Gestión de Ventas y Gestión Comercial. Por otro lado, el módulo base de OpenERP está compuesto por dos únicos módulos llamados Empresas, que es una Ficha de Cliente y Administración, módulo este último que sirve para añadir más funcionalidad a la aplicación. Dentro de los módulos adicionales destacan por su importancia los siguientes: Gestión contable y financiera. Aprovisionamiento: Compras y Almacén. Facturación, cobros y pagos. Gestión comercial. Gestión de personal. Gestión de la relación con el cliente. Otros módulos importantes son los de Productos, Inventario, Proveedores, Gestión de Proyectos y Gestión de Informes y Estadísticas MÓDULO GESTIÓN CONTABLE Y FINANCIERA El módulo contable recoge y automatiza todas las operaciones contables de la compañía, centralizándolas para su consulta, publicación o control. Este módulo debe estar integrado con los módulos de compras y ventas para evitar duplicidades en la introducción de datos, y para poder disponer siempre de la información en tiempo real. De esta forma no sólo realizaremos la gestión contable financiera, sino que podremos obtener automáticamente facturas de clientes y proveedores desde los pedidos de venta y compra, o desde los albaranes de salida y entrada, respectivamente. 11

12 De igual forma, el módulo contable debe estar integrado con el resto de módulos del ERP para realizar una gestión integral de la compañía. Por ejemplo, si el responsable de contabilidad marca un cliente como moroso, éste será bloqueado y no se podrá realizar ninguna acción desde la aplicación con él hasta que sea desbloqueado. Las funcionalidades básicas de este módulo son: Contabilidad general. Contabilidad analítica / costes. Gestión de impuestos. Presupuestos. Facturas de clientes y proveedores. Extractos de cuentas bancarias. Informes contables MÓDULO DE COMPRAS, VENTAS Y ALMACEN Módulo de compras El módulo de Compras registra todas las operaciones de solicitudes de presupuestos a proveedor, recepción de precios y creación de pedidos de compra, con indicación de cualquier información relevante como precios, plazos de entrega, etc. Algunas de sus funcionalidades más importantes son: Seguimiento de tarifas de sus proveedores. Conversión de tarifas en órdenes de compra. Gestionar entregas parciales del proveedor. Gestión de reclamaciones a proveedor. Generación automática de borradores de pedidos de compra Módulo de ventas Al igual que se realiza una gestión de compras, es necesaria una gestión de las Ventas de la compañía. La forma de trabajar es similar al módulo de compras, sólo que este caso nos referimos a documentos de venta. Entre sus funcionalidades destacan las siguientes: Creación de pedidos de venta. Revisión de los pedidos en sus distintos estados. 12

13 Confirmación de envío. Definición de formas de pago por pedido y fecha de facturación. Gestión y cálculo de gastos de envío de un pedido. Albaranes automáticos desde pedido. Albaranes de envíos parciales Módulo de almacén El módulo de Almacén permite gestionar las existencias de productos en almacén. Entre sus funcionalidades más importantes destacan las siguientes: Definición de múltiples almacenes. Gestión de la rotación de inventario y niveles de stock. Traspasos entre almacenes. Codificar y numerar productos de distinta forma. Definir compras de un producto a distintos proveedores MÓDULO DE FACTURACIÓN El módulo de facturación se encarga de la generación de todo tipo de datos que tienen que ver con la facturación de productos y servicios a los clientes: facturas de venta, albaranes, tarifas, etc. Son contempladas diversas formas de cobro y pago de un cliente, como son contado, transferencia, pagaré, giro, etc. Entre sus funcionalidades destacan las siguientes: Configuración de formas de pago de Clientes o cobro de proveedores. Facturas automáticas desde pedido o albarán. Generación automática de efectos de cobro y pago. Gestión de recibos, órdenes de pago y transferencias. Importación de extractos bancarios. Envío telemático de remesas al banco. Gestión de bancos propios, bancos de Clientes y bancos de proveedores. En la mayoría de las ocasiones las facturas son generadas automáticamente desde diferentes procesos del sistema, aunque también es posible generarlas manualmente. De esta forma, no son necesarias crearlas manualmente, sino que los diferentes procesos generan facturas en 13

14 Borrador, y éstas deben ser aprobadas por el usuario de sistema que corresponda y enviadas al cliente MÓDULO GESTIÓN DE PERSONAL Este módulo lleva a cabo la planificación y realización de las nóminas de los empleados, así como las altas, bajas, contratos, control de horarios y datos de personal, además de un sistema de remuneraciones para el pago de los empleados, con la inclusión de comisiones por ventas. Sus principales funcionalidades son: Gestión de empleados y calendario de vacaciones. Gestión de contratos de empleados. Gestión de beneficios. Gestión de ausencias. Gestión de producción o rendimiento. Gestión de perfiles y responsabilidades. Cada uno de estos módulos puede ser ampliado con la instalación de módulos adicionales. En ocasiones la aplicación no dispone de un módulo de RRHH como tal, por lo que la gestión de personal se lleva a cabo introduciendo conceptos contables relacionados y la gestión de comisiones a través del módulo comercial MÓDULO GESTIÓN DE LAS RELACIONES CON EL CLIENTE La gestión de las relaciones con los clientes o CRM (Customer Relationship Management) permite registrar todo lo relativo a la relación comercial con los clientes o posibles clientes: desde la creación de una ficha de cliente hasta la determinación de los productos que le interesan, histórico de pedidos, las ventas realizadas, contactos mantenidos o la facturación de productos o servicios. El objetivo es tener toda la información centralizada para optimizar los procesos de gestión de la empresa. Existen aplicaciones destinadas únicamente a llevar la gestión CRM de la empresa. Openbravo incorpora la funcionalidad CRM dentro de los módulos de gestión de ventas y facturación, y hay varias iniciativas destinadas a conectar el ERP con CRM como Vtiger o SugarCRM. OpenERP dispone de un módulo independiente que implementa todas las características CRM. Entre otras la funcionalidad ofrecida por este módulo es: Datos identificativos del contacto. 14

15 Segmentación de clientes en función de múltiples criterios. Determinación de clientes reales y potenciales. Gestión de llamadas. Calendario de encuentros. Generación y seguimiento de campañas de marketing. Seguimiento de acciones comerciales. Enlace con otros documentos y procesos de la aplicación. Herramientas de productividad: editor de documentos, sincronización de contactos y calendario, envíos masivos por correo electrónico, mensajería sms o fax, etc. Estadísticas diversas. Los módulos más avanzados de gestión de las relaciones con el cliente pueden incluso incorporar una Extranet, para la conexión por parte de clientes (y proveedores) con el sistema de la empresa, y así poder consultar la información a la que ésta les dé acceso. PARA SABER MAS: Instalación de openerp en Ubuntu

16 TAREAS VER: tarea1 VER: tarea2 VER: tarea3 VER: tarea4 VER: tarea1solución 16