Taller online: Planificación y estrategias para alcanzar objetivos (I)

Transcripción

1 Taller online: Planificación y estrategias para alcanzar objetivos (I)

2 Conceptos En general tenemos un bajo nivel de rendimiento y productividad, y consecuentemente resultados por debajo de los deseados debido a los siguientes cuatro problemas: 1. Falta de definición de cuál es mi papel, es decir, cuáles son mis Actividades Clave directamente relacionadas con resultados. Y también muy poco tiempo dedicado a ellas. 2. Carencia de metas. 3. Carencia de planificación. 4. Actitud reactiva/apagafuegos, actitudes de agobio, estrés, desesperación, estar quemado, e incluso desmotivación. 2

3 Planificación Estratégica Personal? Conceptos Éxito Resultados Acciones Actitud (Hábitos pensamiento) Forma de pensar Condicionamientos Repetición metas Ser Hacer Planificación estratégica 3

4 QUÉ NO ES PLANIFICACION ESTRATEGICA PERSONAL? De camino al trabajo decidí que, en cuanto llegase, me pondría a trabajar finalmente en los presupuestos atrasados, y a continuación, acabar el proyecto que debía haber entregado la semana pasada Pero mi gente, los clientes, las llamadas, los s Después de ir todo el día con la lengua fuera, me di cuenta de que eran las 9 de la noche, estaba estresado, y ni tan solo me había puesto con los presupuestos ni con el proyecto!!!! A TI TE PASA ESTO? TE HAS PARADO A PENSAR POR QUÉ? 4

5 QUÉ NO ES PLANIFICACION ESTRATEGICA PERSONAL? Había planificado qué iba a hacer (los presupuestos y el proyecto) Había priorizado qué iba primero y qué iba después. Soy el gerente de la empresa Entonces, por qué no he hecho NADA de lo que quería hacer? Cuál es el problema? Sencillamente había cambiado mis decisiones conscientes por un montón de decisiones inconscientes Imprevistos, urgencias, peticiones, visitas, reuniones, interrupciones 5

6 RESPONSABILIDAD PERSONAL. Tu actitud y no tus aptitudes determina tu éxito. Es una cuestión de decisión personal. No pares de esculpir tu propia estatua hasta que descubras el esplendor divino de tus talentos. Plotinus Filósofo griego. 6

7 RESPONSABILIDAD PERSONAL. Qué pasa si no coges las riendas de un caballo? Te conformas con todo, o estás forjando una actitud de malestar constructivo? Haces que las cosas ocurran, o esperas a que ocurran las cosas? 7

8 Qué tal tus resultados? Comprueba cómo está tu economía Haces lo que debes, o haces lo que puedes? Tienes puesto el foco en resultados, o te dedicas a trabajar? 8

9 Quién dirige tu empresa? Definamos las funciones de gerencia Diriges tu empresa, o trabajas en ella? Diriges un negocio, o estás auto-empleado? Tienes claro tu rol para conseguir resultados? 9

10 Estás seguro? Definamos las funciones de gerencia Quién marca el rumbo y define los objetivos? Quién controla, coordina, y hace seguimiento y medición de ellos? Nadie más que tú puede, y debe, realizar esas funciones... 10

11 Objetivos: Un objetivo es la definición de los resultados deseados para este periodo, anual, trimestral o mensual (incluso semanal y diario para algunas empresas) Un objetivo debe definirse de manera precisa para saber que se pretende conseguir y poder medirlo, establecer medidas correctoras, comparativos interperiodo, Un objetivo es cuantitativo (aumentar la cartera de clientes en 20 netos, +5% s/cv de 2014, +8% s/ebiat 2014), aunque puede ser cualitativo pero preciso (certificado de calidad ISO 9001 para el 31/12/2015, cualificación Inglés B2 para todo el equipo comercial 30/11/2015) 11

12 1ª definición Personal Cuál es tu objetivo para este año? Describe de manera precisa que quieres conseguir, evita las generalidades. Un objetivo debe ser MEDIBLE. Escribe que estás haciendo en concreto para conseguirlo. Es suficiente? Qué más podrías hacer de disponer de tiempo? 1 min 12

13 Problemas al definir objetivos: No tienen nada que ver con la misión, visión o propósito de la empresa Tan solo es un porcentaje sobre los resultados anteriores. Se calculan como si fuese una regla de tres No me los creo, pero me han dicho que hay que ponerlos. Son sueños sin consecuencias No creo que realmente sirvan para algo. Son ambiguos o genéricos. quedarme como estoy, con acabar como este año me conformo son definiciones que no ayudan a marcar un rumbo. 13

14 Definición de AC Las Actividades Clave (AC) son los retos personales (y de equipo) que proporcionan mayor beneficio y están directamente relacionadas con la consecución de los TENGO IDENTIFICADAS CUÁLES SON MIS AC? resultados. 14

15 2ª definición Personal Identifica tus principales AC Para conseguir tus objetivos, deberías tener una serie de actividades clave, las tienes? Escribe al menos 5 Estás seguro de que estas actividades te ayudarán a conseguir tu objetivo? 2 min 15

16 Definición de AC Los 4 cuadrantes VENTAS: Más clientes Mejores clientes Clientes más fieles Más referencias PRODUCCIÓN: Superespecialización Más eficiencia I+D Mayor competitividad COMPRAS: Mejor margen Productos/servicios exclusivos Más diferenciación Mejores proveedores FINANZAS: Menos morosos Menos intereses Menos comisiones financieras Dinero más barato 16

17 Definición de AC Los 4 cuadrantes VENTAS: 1.Despachar, servir pedidos. 2.Visitas para hacer clientes. 3.Pedir referencias a clientes. 4.Atender el teléfono. 5.Suplir bajas de vendedores. COMPRAS: 1.Ir a comprar material. 2.Pasar pedidos a proveedores. 3.Negociar con proveedores. 4.Buscar nuevos proveedores. 5.Buscar nuevos productos. PRODUCCIÓN: 1.Cargar y descargar furgoneta 2.Trabajar en lo de siempre 3.Seguimiento de presupuestos 4.Reuniones. 5.Mirar desviaciones y corregir. FINANZAS: 1.Ir a ingresar al banco. 2.Ir a cobrar facturas. 3.Perseguir cada día a morosos 4.Minimizar intereses. 5.Buscar nuevos bancos/tpv. 17

18 Diagrama de flujo de las AC Captación de nuevos Clientes Menos tangibilidad Más tangibilidad Listado Guión Llamadas Visitas Propuesta Seguimiento CIERRE 1. Necesidad de Planificar y Proteger la Actividades Tangibles. Qué pasa si no las hago? 2. Tenemos una meta específica fijada para el nº de cierres? 3. Si quieres aumentar esta meta igual tienes que delegar algunas actividades. 4. En qué eslabón mejorarías la forma de hacer esta labor? 18

19 Diagrama de flujo de las AC Compras Reducción de costes Menos tangibilidad Más tangibilidad Listado proveedores Listado de Productos Llamadas Negociación Propuesta Seguimiento ACUERDO 1. Necesidad de Planificar y Proteger la Actividades Tangibles. Qué pasa si no las hago? 2. Tenemos una meta específica fijada a conseguir tanto global como de cada proveedor? 3. Si quieres aumentar esta meta igual tienes que delegar algunas actividades. 4. En qué eslabón mejorarías la forma de hacer esta labor? 19

20 Cuánto tiempo dedico a mis AC? Por qué no dedico MÁS tiempo a mis AC? Me organizo y priorizo para trabajar en mis AC? En base a qué decido sobre qué actividades trabajar? Demandas de los demás Urgencias? Imprevistos Problemas? Inercias Costumbres Rutina? Gestión reactiva, inconsciente, irracional. Conseguir resultados Metas? Gestión proactiva, consciente, lógica, racional. Si no gestiono de una manera consciente quizás soy un inconsciente! 20

21 Meta: definición 1. Fin al que se dirigen las acciones o deseos de una persona. 2. Consecución de un logro previamente identificado, gracias a la puesta en práctica de acciones concretas encaminadas a dichos resultados. El éxito es la progresiva realización de metas personales, valiosas, y predeterminadas. - Paul J. Meyer 21

22 DIFERENCIA ENTRE OBJETIVOS Y METAS: OBJETIVO: Definición general de lo que se pretende conseguir. Posiblemente alcanzable. META: Es un concepto específico, una estrategia que montas para llegar al objetivo. Son pequeños pasos. Motivan en sí mismas. Dependen de mi. Si espera a encontrar tiempo para alcanzar sus metas, se le pasarán otros diez años. La única forma de conseguir tiempo es creándolo. - Paul J. Meyer 22

23 5 visitas semanales a clientes actuales META OBJETIVO AUMENTAR LA FACTURACIÓN DEL PRÓXIMO AÑO EN UN 5% META Reducir 2% incidencias con clientes actuales 6 visitas semanales para captar clientes nuevos META META Hacer 1 ofertas y campañas cada mes y transmitirlo a los clientes META Negociación de 3% aumento o mantener tarifas 2 clientes semanales META Aumentar consumo con clientes actuales en 3 unds 23

24 Problemas al definir metas: Condicionamiento mental Siempre se ha hecho así. Qué pensarán los demás? No le va a gustar. Es imposible. No tengo el hábito de dedicar tiempo a definir metas y objetivos. No creo que realmente funcionen o sirvan para algo. Nos auto limitamos Realmente lo queremos?, Es un deseo sincero? Siempre fijamos metas grandes y ambiguas. 24

25 Cómo definir Metas SMART Definición de meta SMART S Específica M Medible A Alcanzable R Realista T Tangible Beneficios y/o pérdidas a evitar con la consecución de esa meta Obstáculos para alcanzar esa meta QUÉ QUIERO CONSEGUIR PARA QUÉ A PESAR DE QUÉ 25

26 Metas: beneficios de tener metas 1. Sé lo que quiero conseguir y me oriento a ello. 2. Ayudan a fijar acciones específicas con fecha y responsable. 3. Mi empresa está orientada a beneficios. 4. Mi gente sabe a dónde vamos y por qué (y colabora) 5. Mi gente está motivada porque sabe lo que queremos conseguir y el grado de consecución. 6. Tenemos un lenguaje común. 7. Sé, objetivamente, si voy bien o voy mal, y puedo actuar y cambiar el rumbo. 8. Puedo contrastar datos objetivos (-7% de ventas) y tomar acciones de mejora. 9. Me siento realizado. Siento que tengo el control! 26

27 3ª definición Personal Define una meta SMART Profesional, y otra Personal relacionada con tus Actividades Clave 1 min Qué puedes conseguir si llevas esta meta al día a día? Cómo te sentirías si lo hicieses? 27

28 Metas: Beneficios Genéricos y Específicos. GENÉRICO: 1. Organizarme Mejorar 3. Aumentar ventas 4. Delegar 5. Gestionar el tiempo 6. Buscar clientes ESPECÍFICO: 1. Dedicar 10 minutos diarios a planificar. 2. Bloquear 2 h. semanales para recortar gastos. 3. Hacer 3 visitas cada semana. 4. Fijar 1 meta semanal para conseguir algo que deseo. 5. Recibir 1 nuevo proveedor semanal. 28

29 Qué es Planificar? Tareas, visitas, pendientes, reuniones, imprevistos, urgencias Queremos resultados de verdad, o nos dejamos arrastrar por el día a día? 29

30 4ª definición Personal Define qué significa planificar para ti. Cómo estás planificando actualmente? 1 min 30

31 Qué es Planificar? PLANIFICAR PENSAR La gran línea divisoria que separa el éxito del fracaso, puede expresarse en tres palabras: No tuve tiempo - Franklin Field 31

32 Problemas típicos de Planificar Planificar como Prioritario las urgencias y actividades pendientes, en lugar de las actividades para conseguir Metas y las Repetitivas. Planificar ELEFANTES No filetear/desglosar actividades. No proteger suficientemente, ser permisivo, decir que sí. No ser constante, no dedicar tiempo a la planificación diaria y semanal -> no veo el beneficio de hacerlo. 32

33 La Planificación: Las 3 P 33

34 5ª definición Personal: Mi Plan de Acción A. Cuál es el objetivo que tengo que alcanzar este año? Si tienes más de uno, elige el prioritario para el crecimiento de tu empresa. B. Qué Actividades Clave me podrían ayudar a conseguirlo? qué hago hoy día, qué he hecho en el pasado, y qué DEBERIA hacer en relación al punto A? 3 min C. Qué impide que pueda hacer esto? Qué dificultades me encuentro? Qué habilidades me faltan? Qué me da miedo afrontar? Lo más específico posible. Piensa en las soluciones concretas. D. Qué metas debo poner en marcha para conseguir lo que quiero? Me motiva esto?, pasaría a la acción de cambio para conseguirlo? 34

35 Robatiempos y Matametas Robatiempos : Teléfono fijo. Teléfono móvil. s. Webs. Redes Sociales. WhatsApp. SMS. Equipo. Colaboradores. Socios. Clientes. Proveedores.. Matametas : Será difícil. No es el momento. No sé vender. Puede salir mal. Estoy muy liado No sé hacerlo. No sé delegar. Se van a equivocar. Puedo perder el cliente. Hay crisis. No sé negociar. Ya trabajo con los mejores. 35

36 Una ligera ventaja Qué HACER? Actividades Clave Procesos Clave B= Cómo HACERLO? Para qué? A pesar de qué? Metas Cuándo HACERLO? Con qué recursos? Planificación Inteligente Comunicación Eficaz Delegación Eficaz Qué estoy haciendo AHORA? Qué debo cambiar? Hábitos Actitud A= 36

37 Sobre nosotros Entrenamos a empresarios y profesionales para conseguir sus objetivos a través de la planificación estratégica personal. La falta de tiempo es la consecuencia de la ausencia de un plan de acción personal que nos ayude a dirigir nuestra actividad de una manera inteligente, sin improvisar cada día. plan@smileconsultores.com Severo Ochoa 25, PTA Málaga Si quieres, puedes, tan solo se trata de saber como hacerlo 37