Solución de gestión para laboratorios farmaceúticos VISUALIZA FARMA

Transcripción

1 Solución de gestión para laboratorios farmaceúticos VISUALIZA FARMA

2 La industria farmacéutica se está enfrentando en los últimos años a una serie de retos regulatorios y competitivos (regulación de la visita médica, creciente competencia de los genéricos, incremento en gastos de I+D, nuevos agentes en la cadena de prescripción, reducción de blockbusters, etc.) que han afectado a los márgenes y a la rentabilidad, y obligan a optimizar la acción comercial y orientarla en función del valor y necesidades del cliente. Las iniciativas de mejora de la eficiencia consideran la acción comercial en su conjunto, es decir, desde la visita médica tradicional hasta actividades complementarias a ésta como son las estrategias de e-marketing. PRINCIPALES DESAFÍOS QUE ENFRENTAN A LOS LABORATORIOS FARMACEÚTICOS CRM no explotados suficientemente. Muchos datos de distintas fuentes. Deficiente calidad de la información. Identificar segmentos potenciales de prescripción (médicos y/o farmacias). Conocer el cliente no sólo con datos de la visita médica, interacción multicanal con múltiples actores. Incluir en el conocimiento del cliente no sólo la información que facilita el delegado sino también aquella que pueda provenir de otros canales que cada vez son más habituales. Necesidad de optimizar la información. Incorporación de Geomarketing + servicios movilidad. OTRAS NECESIDADES Esto provoca que cada vez se tenga una mayor necesidad de explotar los datos que se generan y almacenan en las bases de datos. La Industria Farmacéutica tiene una serie de peculiaridades en función de la actividad comercial que desarrollan (Venta OTC, Visita Médica/Hospitalaria). El archivo y gestión de la información referente a los clientes (Venta OTC: farmacias, parafarmacias/visita médica hospitalaria: médicos, puntos de visita) y productos (medicamentos) van a convertirse como elementos claves sobre los que se va a configurar la planificación, coordinación, gestión y análisis de información de la actividad comercial. Los sistemas de soporte de decisión se configuran como una herramienta indispensable que permite analizar datos operacionales y de mercado, permitiendo a la dirección y responsables implicados en la actividad conocer la eficacia y eficiencia de su actividad. Los datos, información y documentación generados en la actividad requieren que pueda estar a disposición de los usuarios implicados en la actividad con la finalidad de compartir información, experiencias y soportes que faciliten la actividad comercial. Necesidad de mayor eficiencia, conocimiento profundo del mercado y predictibilidad. Necesidad de conocer el comportamiento de las farmacias. Perfil del prescriptor (médico), bricks, zonas, áreas, cruces con cambios en demografía. Necesidad de mayor eficiencia en los procesos productivos (p.e. logística). VISUALIZA FARMA: LA SOLUCIÓN Visualiza Farma es un modelo de información gerencial que, basado en información farmacéutica proveniente de los ERP estándar del mercado, brinda información diaria, mensual, trimestral, semestral y anual de todas las áreas de negocio a los diferentes niveles ejecutivos de la empresa. Presenta cuatro grandes módulos de información y cada uno de ellos, a su vez, alcanza las diferentes operativas de la empresa para facilitar la toma de decisiones. Posee un Portal Gerencial, Portal Comercial, Portal Financiero y Portal Logístico. Y como módulos agregados presenta el modelo IMS, modelo de Incentivos para Delegados, modelo de Rentabilidad por Delegado, entre otros. Está implementada sobre múltiples plataformas, por ejemplo, la suite de productos Cognos de IBM, en código libre (Java), entre otras; como fuente de datos, el producto conecta con cualquier fuente ERP estándar o no del mercado, ejemplo SAP, datos IMS, Siebel, PRM, entre otros; el repositorio de información está sobre SQL Server y Oracle; la información instantánea se envía a cualquier móvil con acceso a Internet a los ejecutivos usuarios de la aplicación. 2

3 BENEFICIOS Visualiza Farma permite una rápida implantación, con carga de datos histórica y un ROI real e inmediato. Los ejecutivos reciben inmediatamente beneficios de la información, lo cual permite iniciar el proceso evolutivo de la aplicación para adaptarla a los requerimientos específicos de cada empresa, sin perder el amplio conocimiento del proceso operativo. Visualiza Farma es Información inteligente para la toma de decisiones. Está desarrollado siguiendo los estándares nacionales e internacionales de manejo de la información. VENTAJAS Implantación inmediata Evita la pesada modelización Mejora la calidad del dato, facilita la toma de decisiones Reducción de costes de IT Potencia analítica Compatible con otras aplicaciones Alto rendimiento Flexible, adaptable Multilenguaje Rápida carga de datos Interface fácil, intuitiva Robusta Escalable Adaptada a la LOPD CARACTERÍSTICAS PORTAL GERENCIAL Es el centro de la distribución gerencial de la empresa, logrando que todos obtengan las mismas cifras de negocio y así facilitar la creación de estrategias y tácticas para distribuirlas a toda la organización, basándose en los siguientes indicadores: Venta Venta neta Venta real Venta transfer Venta facturada Venta pendiente almacén Plan venta Gross margin Abonos y devoluciones El portal Gerencial se forma a partir de 2 cubos y consta de 5 informes: Venta y Gross margin Acumulado año vs Plan vs Anterior Venta acumulada mes P&L resumen Informe de facturación y pedidos Venta Gross Margin vs Plan vs Anterior por división y red de ventas PORTAL COMERCIAL Es el tablero de comando del área comercial, con información diaria y mensual y le da seguimiento a los factores críticos de éxito de este área y de la compañía. Algunos de los indicadores fundamentales que maneja son: Venta Venta facturada Venta pendiente almacén Plan venta Proyección venta Gross Margin Proyección gross margin Nº pedidos El portal comercial se compone de 2 cubos y 17 informes: Venta y Gross margin acumulado año vs Plan vs Anterior Venta y Gross margin vs Plan vs Año anterior Informe venta por tipo cliente pagador Informe de facturación y pedidos Análisis por clientes Efectividad por zona 3

4 Evolución venta por zona Informe Gross margin por delegado Informe tipo cliente por tipo de producto Informe venta mayorista Pedidos y segmentación Principales mayoristas Producto bloque Venta actual vs anterior farmacias Venta por cliente master Venta producto top 10 Ranking gross margin de zonas, delegados, KAM, productos y mayoristas PORTAL FINANZAS Es el portal que diferencia el análisis financiero del análisis comercial. Entre sus componentes posee 3 cubos y 22 informes: Resumen P&L P&L resumen P&L resumen trimestre P&L división Informe gross to net Informe gross to net división Informe gross to net cliente Informe gross to net trimestre Informe de gestión Detalles Stock (DSI) Resumen de carga Informe de resumen de carga Modelo de venta 2009 Análisis de venta Detalle de ventas con gráfica Detalle de ventas con gráfica ventas Informe detalle de ventas por clasificación Informe detalle de ventas meses por clasificación Informe detalle de ventas trimestre por clasificación Informe detalle de ventas YTD por clasificación Otros informes PORTAL LOGÍSTICA Representa la gestión de almacenes, stock y entregas, incluyendo calidad del servicio. Entre la información que maneja podemos observar 8 cubos de información dinámica y estos 11 informes: White-off level vs ventas netas White-off level vs inventory value Month on hand Monthly stock out Stock out per reason Stock out actual vs anterior Stock out e incidencias Incidences resolved OTIF Venta diaria WareHouse error level WareHouse service level 4

5 A QUIÉN VA DIRIGIDA? Esta solución está dirigida a empresas farmacéuticas y a mayoristas de productos farmacéuticos, para los departamentos de Dirección General, Dirección Comercial, Finanzas, Logística y los responsables de zona de la empresa. Visualiza Farma se presenta en 3 versiones con la finalidad de dar servicio a todas las empresas independientemente de cuál sea su tamaño. FARMA PLUS FARMA FARMA PYME POR QUÉ INFORMÁTICA EL CORTE INGLÉS? Nuestra gente Especialización por industria, a través de una amplia experiencia en los diferentes sectores, Informática El Corte Inglés cuenta con un conocimiento especializado que permite entender y evaluar profundamente los problemas de cada cliente. Particularmente en la industria farmacéutica, contamos con profesionales que conocen los procesos, tendencias de mercado, retos y su problemática. Conocimiento del negocio Nuestra solidez nos permite disponer de una estructura organizacional especializada por sectores/áreas de negocio que garantiza un elevado nivel de conocimiento/ adecuación de nuestra prestación de servicios. Compromiso Nuestro enfoque de realización de proyectos se caracteriza por un elevado compromiso con los resultados y con el servicio al cliente. Enfoque flexible Adaptamos nuestras herramientas a la cultura y objetivos del cliente. Transferencia de conocimientos Trabajamos con el cliente para transferir las herramientas y las técnicas a su gente. Integración Nuestro aprovechamiento integra todos los aspectos del cambio, tales como estrategia, procesos, personas y tecnología. 5

6 País: España Sector: Farma Perfil del cliente: Mylan Pharmaceuticals es la segunda compañía farmacéutica en USA en volumen de unidades y la tercera especializada en genéricos a nivel global. Con profesionales y presencia en 140 países. En España están en el puesto 5 en genéricos y suministra 177 fármacos. Una plantilla de 204 profesionales, 100% de cobertura nacional, 200 hospitales, 150 distribuidores farmacéuticos y farmacias. Situación de negocio: Necesitaban información dinámica, diaria y que llegara a todas las áreas, para mantener alineados los conceptos con las estrategias. Ante la pregunta: Cuánto hemos vendido este mes?, necesitaban una sola respuesta, reconocida y aceptada por todos igual. Se decidió la implantación de VISUALIZA FARMA. Beneficios La venta diaria se obtiene todos los días a través de los teléfonos móviles de ejecutivo. Los comerciales conocen la evolución de sus cuotas y sus incentivos. Logística obtiene los indicadores de eficiencia y de satisfacción al cliente, continuamente. Finanzas dispone de los informes de cierre antes del día 5 de cada mes. La información de IMS es evaluada en forma multidimensional y los incentivos fueron reestructurados para contemplar los casos particulares de la estrategia. La visita médica se mide por su efectividad actualmente. Hoy conocen la rentabilidad por cada comercial. Si conozco el nivel de satisfacción de mis clientes, si conozco la rentabilidad de mis comerciales y la de los distribuidores que apoyan estas iniciativas, me permito negociar con mis clientes y fidelizarlos en condiciones muy ventajosas para las dos partes, ganar ganar es el objetivo, y sin información no lo habría podido lograr. Cada negociación con cada cliente para firmar un contrato era un proyecto, hoy lo podemos hacer a diario. Director de España CASO DE ÉXITO La información relevante para la toma de decisiones disponible en forma inmediata Hoy tenemos la información que necesitamos y anualmente, la dinámica del negocio, no genera problemas en la información requerida, ya que nuestro data warehouse, VISUALIZA, contiene toda la información que generan nuestros sistemas transaccionales. Hoy la información que tenemos es un activo estratégico de nuestra organización. Director de España Mylan Pharmaceuticals emprende una iniciativa al entender que los sistemas de información que poseen, brindan islas de información e islas de operación y según el interés de cada recurso, podía obtener más o menos información, según requerimiento. Esto generaba que la información y los conceptos manejados por cada área, no estuvieran alineados con la estrategia dinámica que requiere el negocio de los laboratorios. Se implanta la solución VISUALIZA FARMA en el 2009, los primeros resultados se obtuvieron a la tercera semana del inicio de la implantación y se inició una etapa de homologar los conceptos de todas las áreas, ajustar los formatos de los reportes a la cultura de la empresa y modificar el cuadro de incentivos a un mayor detalle. En el 2010 se realizan ajustes a los informes, alineados con la estrategia del año y su cambio al enfoque sobre el Margen del negocio. El sistema se ajustó en una semana, acompañando así a la nueva estrategia. El resultado es que toda la empresa se apoya en VISUALIZA, los informes no se envían entre los departamentos, la información está disponible siempre, los gerentes no abren el sistema para ver la información, la información les llega a sus móviles o a sus correos y si observan algo relevante, se conectan desde el correo a los modelos de información. En conclusión, el conocimiento corporativo, hoy está plasmado en un producto que permite que todos hablen el mismo idioma estratégico y táctico que fue dictado por los lineamientos directivos de la organización. 46

7 SITUACIÓN Mylan Pharmaceuticals es hoy la segunda compañía farmacéutica en volumen de unidades de Estados Unidos y la tercera especializada en genéricos a nivel global. Con un equipo multidisciplinar de profesionales y presencia en más de 140 países y territorios. En España están posicionados en el puesto 5 en genéricos y suministra un total de 177 fármacos, entre medicamentos especiales y genéricos, con una fuerte especialización en las áreas de oncología, urología y sistema nervioso central y entre las especialidades destacan los medicamentos para el tratamiento de patologías respiratorias y las alergias. Una plantilla total de 204 profesionales de reconocida solvencia entre los profesionales del sector. Presta servicio con un 100% de cobertura nacional. La red comercial se extiende por todo el territorio nacional. Poseen 150 distribuidores farmacéuticos, más de 200 hospitales e instituciones colectivas y un total de farmacias. Los inconvenientes que motivaron la implantación de VISUALIZA FARMA, están basados en que el sistema de información que poseen no responde a los requerimientos dinámicos de la gerencia de la empresa. Ante la pregunta del Consejero Delegado: Cuánto hemos vendido este mes?, se obtenían diferentes respuestas de los diferentes departamentos. Las provisiones por caducidad de medicamentos y otras provisiones, se hacen al final del mes en el sistema contable e impactan de manera inesperada al valor de ventas final del mes. El departamento de análisis tarda semanas en generar los informes de gestión de la visita médica. El departamento de finanzas no logra hacer el cierre en los primeros 5 días del mes, requerimiento de la casa matriz. Los comerciales desconocen el porcentaje de cumplimiento de su venta al día y el departamento logística genera el informe de incidencia y porcentaje de efectividad de forma manual. El análisis no se hace en tiempo real. La información que poseen se encuentra en informes y hojas de cálculos, y se requiere intervención manual para obtener los reportes ejecutivos tardíos de la empresa. SOLUCIÓN Se conectó VISUALIZA a las diferentes fuentes de datos de la empresa, se realizaron los ajustes particulares del Cliente, se establecieron los conceptos corporativos de ventas, costes y margen, y hoy, los ejecutivos del Cliente, reciben todos los días, la información relevante para la toma de decisiones. Toda la empresa se apoya en VISUALIZA. Los informes están disponibles en todo momento, los portales de alarmas son visualizados inmediatamente y obteniendo análisis previo de la información que fluye día a día. Los informes y reportes no deben enviarse, sino estar disponibles, la información está disponible siempre. A los usuarios les llega diariamente un informe ejecutivo con la información relevante y los usuarios, con un clic, navegan hacia los reportes desde sus correos. La estrategia se genera, se planifica la táctica y VISUALIZA le da el seguimiento y control de los resultados parciales y finales para apoyar en la toma de decisiones y hacer los ajustes dinámicos que requieren todas las estrategias. BENEFICIOS La venta diaria, la venta real, los pedidos los costes y el margen diario, mensual, trimestral y anual es un número conocido por todas las áreas, todos los días, directo en los teléfonos móviles de cada uno. La venta real está combinando la venta directa, la transfer, la venta que generan los contratos, las devoluciones y las provisiones diariamente. Los comerciales conocen la evolución de sus cuotas y sus incentivos. Y los coordinadores conocen el desarrollo de sus campañas diariamente. Esta información está disponible para cada comercial en forma particular y para los coordinadores de zona. Las provisiones se aplican diariamente. Logística obtiene los indicadores de eficiencia y de satisfacción al cliente, continuamente. Finanzas obtiene los informes de cierre antes del día 5 de cada mes y los cambios en los reportes que exige casa matriz, no impactan en el sistema transaccional ya que se ajustan continuamente en VISUALIZA. La información de IMS es evaluada en forma multidimensional y los incentivos fueron reestructurados para contemplar los casos particulares de la estrategia. La visita médica se mide por su efectividad actualmente. Hoy conocen la rentabilidad por cada comercial, cada zona, cada cliente, cada CCAA, cada brick. 7

8 Informática El Corte Inglés, S.A. Travesía Costa Brava, Madrid. T