INSTRUCTIVO PARA LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS EN SOPORTE PAPEL AL ARCHIVO NACIONAL

Transcripción

1 INSTRUCTIVO PARA LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS EN SOPORTE PAPEL AL ARCHIVO NACIONAL

2 ARCHIVO NACIONAL DE CHILE, 2016 Miraflores 50, Santiago De Chile ISBN

3 INDICE INTRODUCCIÓN 4 DISPOSICIONES GENERALES 5-9 Alcance y campo de aplicación Objetivo Definiciones 1. NORMAS LEGALES PARA LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL Sobre los documentos que deben ingresar al Archivo Nacional y su periodo de antigüedad 1.2 Sobre las excepciones 2. PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL Transferencias regulares 2.2 Transferencias nuevas 2.3 Organización y registro de los documentos 2.4 Preparación física y traslado de los documentos 3. DOCUMENTACIÓN OBLIGATORIA PARA LA TRANSFERENCIA Formulario de transferencia 3.2 Oficio conductor de la transferencia 4. CONTROL INTERNO Y CIERRE DE LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL DATOS DE CONTACTO 19

4 I. INTRODUCCIÓN Como resultado de sus actividades y gestión administrativa, las instituciones producen documentos que una vez cumplidos ciertos plazos y requisitos, pueden ingresar al Archivo Nacional para preservarse de forma permanente. Técnicamente este ingreso de documentos se define como transferencia documental y corresponde al traslado habitual y controlado de los documentos entre un archivo y otro, mecanismo que permite solucionar el problema de la acumulación ilimitada de documentos en una institución y facilita su consulta, ya sea para la toma de decisiones de la propia administración o para el servicio de las personas que así lo requieren. Como este movimiento de los documentos públicos está expuesto en el Art. 14 del Decreto con Fuerza de Ley Nº de 1929, el Archivo Nacional ha preparado el presente instructivo con el propósito de normalizar el conjunto de tareas que este proceso involucra y servir de guía a las instituciones que deben cumplir con estas obligaciones. 4

5 II. DISPOSICIONES GENERALES Alcance y Campo de Aplicación Este procedimiento se aplica a todas las instituciones señaladas en el artículo 14 del D.F.L. N de 1929, del Ministerio de Educación Pública, así como en general a todos aquellos organismos públicos que expresen su voluntad en esta materia, a las unidades que integran el Archivo Nacional de Chile y a los documentos registrados en soporte papel. No se aplica a los documentos ingresados por donación o compra. Objetivo Regular las actividades involucradas en el proceso de transferencias documentales al Archivo Nacional y establecer un mecanismo de control que permita verificar su conformidad con lo establecido en el Art. 14 del D.F.L. N de 1929, del Ministerio de Educación Pública. Definiciones Las definiciones consignadas en el Diccionario de Terminología Archivística de la Subdirección de Archivos Estatales de España (2da. Ed. 1995) y la 2da. Versión de ISAD (G) Norma Internacional General de Descripción Archivística del Consejo Internacional de Archivos (200), corresponden a las referencias que se utilizan en la terminología técnica. En los casos en que se formulan precisiones locales, éstas han sido debidamente indicadas entre corchetes [notas locales]. Para todos los efectos aquí señalados, se entenderán como autorizadas las siguientes definiciones: 5

6 Archivo (1) Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas. En función del organismo productor, los archivos pueden ser de la Administración Central [Ministerios], periféricos [Secretarías Regionales Ministeriales], judiciales, etc. En función del ámbito de sus fondos: nacionales, regionales, municipales, etc. En función de la personalidad jurídica de la institución productora: públicos y privados. En función del ciclo vital de los documentos pueden ser: archivos de oficina o de gestión, centrales, intermedios o históricos. (2) la institución cultural donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden los conjuntos orgánicos de documentos para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. (3) El archivo también es el local donde se conservan y consultan los conjuntos orgánicos de documentos. Archivo Nacional Es el archivo constituido por fondos documentales producidos por instituciones cuya jurisdicción abarca todo el territorio nacional. [En Chile, es la institución pública que desde 1927 tiene por misión reunir, conservar y difundir la documentación generada por los organismos de Gobierno, Justicia y Auxiliares de la Administración de Justicia, consignados en el D.F.L. N º de 1929]. Archivo Regional Es aquel cuyos fondos documentales han sido producidos o reunidos por instituciones cuya actividad no supera el ámbito regional. Caja [de archivo] Contenedor, generalmente en cartón que sirve para la conservación de una o varias unidades documentales, constituyendo así una unidad de instalación. 6

7 [Catastro] Instrumento de control que a lo menos identifica nombre, tamaño, fechas y estado de conservación de las series documentales existentes, según la estructura orgánica del productor documental. Clasificación Operación intelectual que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura orgánica y/o funcional del Fondo. Conservación Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por una parte, la preservación o prevención de posibles alteraciones físicas en los documentos, y por otra, la restauración de éstos cuando la alteración se ha producido. Depósito Conjunto de espacios destinados a la conservación de documentos en una institución archivística. Documento de Archivo Información contenida en cualquier soporte y tipo documental, producida, recibida y conservada por cualquier organización o persona en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su actividad. Expediente Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto. Fechas extremas Son aquellas que indican el momento de inicio y conclusión de un expediente, [serie y/o fondo documental]. 7

8 Fondo Conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o soporte, producidos orgánicamente y/o acumulados y utilizados por una persona física, familia o entidad en el transcurso de sus actividades como productor. Instalación Ubicación de las unidades de conservación en el depósito, previa organización del espacio. Legajo Atado de documentos a veces protegido por tapas de cartón, con lo que forma una unidad de instalación. [Conjunto de expedientes de causas judiciales ordenados por número de rol y año y unidos mediante una cinta de algodón o algún medio que prevenga daños en el soporte papel]. Ordenación Operación archivística realizada dentro del proceso de organización, que consiste en establecer secuencias dentro de las categorías y grupos, de acuerdo con las series naturales cronológicas y/o alfabéticas. Organismo productor Persona física o jurídica, pública o privada, que en el ejercicio de sus competencias genera un [fondo documental]. Organización Adaptación material o física de un fondo a la estructura que le corresponde, una vez realizado el proceso intelectual de identificación. Incluye las fases de clasificación y ordenación. Serie Conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma jurídica y/o de procedimiento. 8

9 Soporte Materia física en la que se contiene o soporta la información registrada; por ejemplo tableta de barro, papiro, papel, pergamino, película, cinta magnética, disco compacto, entre otros. Tipo Documental Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte es homogéneo [por ejemplo, Decretos Supremos]. Transferencia Procedimiento habitual de ingreso de fondos en un archivo mediante traslado de las fracciones de series documentales, una vez que éstas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas establecidas. Unidad de conservación - instalación Es la formada por una o varias unidades documentales homogéneas reunidas para su conservación y colocación en el depósito en [carpetas, legajos, cajas y volúmenes, identificados con un código único dentro del Fondo]. 9

10 1. NORMAS LEGALES PARA LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL 1.1 Sobre los documentos que deben ingresar al Archivo Nacional y su período de antigüedad. De conformidad con lo establecido en el artículo 14 del D.F.L. Nº de 1929, del Ministerio de Educación Pública, las instituciones que se indican, anualmente deben remitir al Archivo Nacional los documentos que hayan cumplido los siguientes plazos de antigüedad: INSTITUCIÓN AÑOS DE ANTIGÜEDAD TIPOS DOCUMENTALES Ministerios 5 Documentos en general Intendencias 60 Documentos en general Gobernaciones 60 Documentos en general Municipalidades 60 Libros de Actas. Notarios, Conservadores de Bienes Raíces, Comercio y Minas, Archiveros Judiciales y Tribunales. 80 Protocolos notariales, los registros de hipotecas, los registros conservatorios de bienes raíces, comercio y de minas, los libros copiadores de sentencias de los Tribunales de Justicia y los expedientes judiciales. Notarios, Conservadores de Bienes Raíces, Comercio y Minas, Archiveros Judiciales y Tribunales de Tarapacá, Antofagasta, Aysén y Magallanes. 30 Protocolos notariales, los registros de hipotecas, los registros conservatorios de bienes raíces, comercio y de minas, los libros copiadores de sentencias de los Tribunales de Justicia y los expedientes judiciales. 10

11 A partir del mes de marzo de cada año, los Subsecretarios de Estado, Intendentes, Gobernadores, Alcaldes, Presidentes de Juntas de Vecinos, Notarios, Conservadores de Bienes Raíces, Comercio y Minas, Archiveros Judiciales y Jueces dispondrán el envío de los documentos que reúnan las condiciones anteriormente señaladas, según los procedimientos establecidos por el Archivo Nacional. 1.2 Sobre las excepciones a) Los documentos del Ministerio de Bienes Nacionales ingresarán al Archivo Nacional cuando cumplan 10 años de antigüedad, de acuerdo a lo señalado en la Ley N de b) La documentación del Ministerio de Defensa, de las Fuerzas Armadas, de Orden y Seguridad Pública, y de los demás organismos dependientes de esa Secretaría de Estado o que se relacionen con el Supremo Gobierno por su intermedio, se archivará y eliminará según lo que disponga la reglamentación ministerial e institucional respectiva, de acuerdo a lo que expresa la Ley N de c) Conforme a lo dispuesto en el Decreto Supremo N 291 de 1974, modificado por el Decreto Supremo N de 1994, del Ministerio del Interior, y salvo las excepciones establecidas por ley, los documentos ordinarios ingresarán al Archivo Nacional según lo indicado en el artículo 14 del D.F.L. N de 1929, y los documentos clasificados como reservados o secretos conservarán esta condición, excluyéndose de su conocimiento público durante un plazo de 10 y 20 años respectivamente, contados desde su fecha de emisión. 11

12 2. PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL Para autorizar una transferencia documental los estándares mínimos solicitados por el Archivo Nacional son los que a continuación se indican. Si existiesen situaciones especiales, se informarán y acordarán los procedimientos que sean necesarios de forma previa a la entrega de la documentación. 2.1 Transferencias nuevas Para realizar por primera vez una transferencia documental, las instituciones localizadas en la Región Metropolitana deben solicitar una visita técnica a la Oficina de Transferencias del Archivo Nacional de la Administración - ARNAD. Las instituciones de Tarapacá y La Araucanía, deben solicitar la visita técnica a sus respectivos Archivos Regionales 1. Las instituciones localizadas fuera de la Región Metropolitana y en donde NO existen Archivos Regionales, obligatoriamente deben completar y enviar a la dirección electrónica de la Oficina de Transferencias del ARNAD, la planilla de catastro de archivos que les sea aplicable 2. A partir de la información recogida durante la visita técnica o informada en la planilla de catastro, se emitirá un informe con las indicaciones específicas respecto a cómo la institución debe preparar los documentos para verificar su entrega al Archivo Nacional. 1 Véase datos de contacto en acápite 5 de este instructivo. 2 En anexos 1, 2 y 3. 12

13 2.2 Transferencias regulares Para coordinar la entrega de los documentos que han cumplido los años de antigüedad establecidos por Ley, las instituciones de la Región Metropolitana y de zonas sin archivo regional deben contactarse con la Oficina de Transferencias del ARNAD. Los organismos de Tarapacá y La Araucanía deben contactarse con sus respectivos Archivos Regionales. No obstante, de forma previa las instituciones habrán realizado los procesos de organización, registro, acondicionamiento físico y documentación que sean necesarios según el tipo de documentos que transfieren. 2.3 Organización y registro de los documentos Los Ministerios, Servicios Públicos, Intendencias, Gobernaciones y Municipalidades anualmente pueden preparar la entrega de las siguientes series documentales: Decretos Supremos Decretos Exentos Resoluciones con Toma de Razón Resoluciones Exentas Oficios Enviados/recibidos Cartas Enviadas/recibidas Circulares Enviadas/recibidas Actas Informes Otros documentos. 13

14 Estas series deben ordenarse cronológicamente, desde lo más antiguo hasta lo más reciente, y dentro de cada año según su folio interno. Es muy importante verificar que las series anuales de documentos se encuentren completas. En caso de que se detecten documentos faltantes, se deberá consignar este incidente en el registro de documentos ad hoc 3 proporcionado por el Archivo Nacional y proceder a su búsqueda. Si finalmente estos documentos no son localizados, se recomienda que la autoridad competente formalice esta pérdida mediante un acto administrativo, como una Resolución Exenta, cuya copia se adjuntará a la transferencia documental en curso Los Archiveros Judiciales y Conservadores anualmente deben entregar, a lo menos, las siguientes series documentales: Notarios: Escrituras Públicas y Documentos Protocolizados. Conservador de Bienes Raíces: Registro de Propiedad, Registro de Hipotecas y Gravámenes y Registro de Prohibiciones e Interdicciones. Conservador de Minas: Registro de Descubrimientos, Registro de Propiedad, Registro de Hipotecas y Gravámenes, Registro de Prohibiciones e Interdicciones y Registro de Accionistas. Conservador de Comercio: Registro de Comercio. Estas series se registrarán en la planilla de Catastro para Notarios y Conservadores 4, la cual se remitirá a la Oficina de Transferencias del ARNAD o al Archivo Regional que corresponda. 3 En anexo 4. 4 En anexo 2 14

15 Al completar esta planilla, es importante que Archiveros y Conservadores declaren el estado de conservación de sus documentos usando la pauta preparada por la Unidad de Conservación y Restauración del Archivo Nacional 5. A partir de esta información es posible se le solicite un registro fotográfico de los tomos en proceso de transferencia Los Archiveros Judiciales y Tribunales anualmente deben disponer la entrega de las siguientes series documentales: Libros copiadores de sentencias Expedientes judiciales Estas series se clasificarán por el tipo de causas: civiles, criminales, menores, alcoholes, laborales, si corresponde. Los expedientes se ordenarán cronológicamente por fecha de inicio, desde lo más antiguo hasta lo más reciente y según su número de rol, cuando exista. Luego se agruparán en legajos de no más de 13 centímetros de ancho, que se numerarán correlativamente a partir del número 1 en adelante. Los libros copiadores y expedientes se registrarán en la planilla de Catastro para Archivos judiciales 6 preparada por el Archivo Nacional. Esta planilla se remitirá por correo electrónico a la Oficina de Transferencias del ARNAD o al Archivo Regional que corresponda, para su revisión y visto bueno. 5 En anexo 5 6 En anexo 3 15

16 2.4 Preparación física y traslado de los documentos Para una correcta preparación física y traslado del material documental, obligatoriamente se deben aplicar las siguientes instrucciones: 1º. Comprobar que los documentos se encuentran sanos, libres de polvo o contaminación biológica como hongos y/o insectos. En caso contrario, suspender la manipulación e informar inmediatamente a la Oficina de Transferencias del ARNAD o al Archivo Regional que corresponda. 2º. Retirar elementos ajenos a la documentación como clips, grapas, elásticos, papeles autoadhesivos, sobres, entre otros. 3º. Con excepción de los expedientes judiciales, todos los documentos que ingresan al Archivo Nacional deben encuadernarse según las normas que a este efecto ha preparado la Unidad de Conservación y Restauración del Archivo Nacional 7. 4º. En todo lo concerniente a la formación de legajos, instalación y etiquetado de cajas con expedientes judiciales, se deben seguir las instrucciones que a este efecto ha preparado la Unidad de Conservación y Restauración del Archivo Nacional 8. 5º. Con el fin de evitar que durante su traslado sufran algún deterioro, las encuadernaciones y cajas deben embalarse. Para orientaciones más específicas, consulte las Recomendaciones para el traslado de documentos, 9 la Unidad de Conservación y Restauración del Archivo Nacional. 6º. El traslado y descarga de los documentos en el área de depósito reservada por el Archivo Nacional son de responsabilidad de la institución que realiza la transferencia. 7º. En el caso de aquellos documentos que se reciban mediante un servicio de correos, la coordinación de la unidad de destino dispondrá del personal necesario para realizar la descarga e instalación de los documentos en las áreas de depósito asignadas. 7 En anexo 6 8 En anexo 7 9 En anexo 8 16

17 3. DOCUMENTACION OBLIGATORIA PARA LA TRANSFERENCIA 3.1 Formulario de transferencia Es un instrumento que las instituciones deben preparar por cada serie documental en proceso de transferencia señalando el nombre, volumen y fecha de los documentos, así como información sobre las personas responsables de la entrega, entre otros datos. Al momento de solicitar fecha para realizar la entrega de los documentos, por correo electrónico se debe remitir copia de estos formularios, para su revisión y visado conforme previo. Una vez que la Oficina de Transferencias del ARNAD o el Archivo Regional hayan verificado la información de los formularios, le comunicarán fecha y hora para la recepción de los documentos. Para facilitar la comprensión y uso de este instrumento, el Archivo Nacional ha preparado los siguientes tipos de formularios: 1º. Para Ministerios y Servicios Públicos 10. 2º. Para Auxiliares de la Administración de Justicia y Tribunales Oficio conductor de la transferencia Según sea la unidad de destino de la transferencia documental, la institución responsable de la entrega debe emitir un oficio dirigido a la Conservadora del Archivo Nacional o a nombre del/la Coordinador(a) del Archivo Regional que corresponda. 10 En anexo 9 11 En anexo 10 17

18 Como documentos de respaldo de este oficio, obligatoriamente se deben adjuntar los formularios de transferencia documental ya mencionados, debidamente firmados y timbrados. Tanto el oficio como los formularios, se deben presentar en original y una copia el día en que ingresan los documentos a alguna de las sedes del Archivo Nacional. Para su propio respaldo y en el mismo acto en que se está verificando el ingreso de los documentos, personal del Archivo Nacional le entregará la copia de su oficio y formularios, con un timbre de recepción provisional. 4. CONTROL INTERNO Y CIERRE DE LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL 1º. El /la Coordinador(a) de cada unidad de destino del Archivo Nacional, es responsable de vigilar el cumplimiento de las presentes instrucciones y mantener al día toda la información relativa al estado del proceso. 2º. Al momento de recibir una transferencia documental, personal del Archivo Nacional realizará las siguientes tareas: a. Recepción de la documentación obligatoria de la transferencia. b. Entrega de copia de oficio y formularios, con timbre y firma de recepción provisional. c. Asiento del ingreso en registro de transferencias documentales. d. Supervisión de la descarga e instalación en el área de depósito asignada. 3º. Personal del Archivo Nacional procederá a desembalar, instalar en estantería y a cotejar el material documental ingresado con lo declarado en los formularios de transferencia. 4º. Los resultados de este trabajo se consignarán en el formulario de revisión de transferencias documentales, de uso obligatorio por el personal encargado. 18

19 5º. En caso de que se reporten diferencias entre lo declarado por las instituciones y la revisión interna del Archivo Nacional, un funcionario diferente verificará en terreno la transferencia documental. 6º. En un plazo máximo de dos meses se enviará a la institución que realizó la transferencia documental, un oficio de acuse de recibo definitivo. En este oficio se indicará que se acusa recibo sólo por la cantidad de tomos o cajas pues el Archivo Nacional no cuenta con la capacidad de verificar su contenido y por lo tanto, la entrega íntegra de los documentos es de total responsabilidad de la institución que realiza la transferencia. 7º. En caso de que durante alguna etapa de este control interno se detecten inconsistencias, se notificará esta situación a la institución que realiza la transferencia documental mediante un oficio de acuse de recibo de documentos con reparos, la que contará con un plazo máximo de 20 días hábiles para dar respuesta. 5. DATOS DE CONTACTO Oficina de Transferencias del Archivo Nacional de la Administración: transferenciasarnad@archivonacional.cl, teléfono: , dirección: Matucana 151, Santiago. Oficina de Transferencias del Archivo Regional de Tarapacá: transferenciasart@archivonacional.cl, teléfono: , dirección: Av. Arturo Prat 2120, Iquique. Oficina de Transferencias del Archivo Regional de La Araucanía: transferenciasara@archivonacional.cl, teléfono: , dirección: Lautaro 1171, Temuco. 19

20 AQUELLAS INSTITUCIONES NO CONTEMPLADAS EXPLICITAMENTE EN LA NORMATIVA ACTUAL QUE HAYAN TRANSFERIDO O EN EL FUTURO DEPOSITEN SUS DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO NACIONAL, DEBEN ACOGERSE A ESTAS MISMAS FORMALIDADES. EL ARCHIVO NACIONAL NO RECIBIRÁ DOCUMENTOS QUE SEAN TRANSFERIDOS SIN ATENERSE A LAS INSTRUCCIONES ANTEDICHAS.

21 BIBLIOGRAFÍA CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. ISAD (G): Norma Internacional General de Descripción Archivística. 2da Versión adaptada por el Comité de Normas de Descripción (Estocolmo, Suecia septiembre 1999). Versión española. Madrid: CIA, p. CRUZ MUNDET, José Ramón, Dir. Administración de documentos y archivos: textos fundamentales [en línea]. Madrid: Coordinadora de Asociaciones de Archiveros y Gestores de Documentos (CAA), ISBN: Disponible en GOBIERNO DE ESPAÑA. Subdirección General de los Archivos Estatales. Diccionario de Terminología Archivística [en línea]. 2da ed Normas técnicas de la Subdirección General de los Archivos Estatales; N 1. Disponible en