Manual de Procedimientos

Transcripción

1 1 de 20 Elaborado por: Abril 2010 Revisado por: Aprobado por: Técnico Sección Jefe Sección De Administración de y Servicios. Vicerrector Administrativo TABLA DE CONTENIDO 1 OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES Alta de Muebles Devolutivos Comodato o Préstamo de Uso Préstamo de Retiro de Muebles Traslado de POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES Normatividad, Políticas y Condiciones Generales Normatividad, Políticas y Condiciones con Respecto a la Recepción y Registro Normatividad, Políticas y Condiciones con Respecto a las novedades de inventario DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL PROCEDIMIENTOS Recepción y Registro...10 FAVOR ELIMINAR UNA VEZ RECIBA UNA NUEVA VERSION DEL MANUAL

2 2 de Novedades del Inventario PROCESOS RELACIONADOS FORMATOS ANEXOS...20

3 3 de 20 1 OBJETIVO Definir las responsabilidades y actividades necesarias para el control de los bienes devolutivos adquiridos por la Universidad del Valle. 2 ALCANCE Estos procedimientos aplican desde la adquisición y registro de los bienes y su administración durante la vida útil hasta su fenecimiento y dada de baja. 3 DEFINICIONES 3.1 Alta de Son bienes dados de baja que por su estado y utilidad son reasignados a funcionarios para su utilización en otra dependencia. 3.2 Muebles Devolutivos Muebles Devolutivos: Son aquellos que no se consumen por el primer uso que se hace de ellos, aunque perezcan con el tiempo, en razón de su naturaleza. Entre otros deben mencionarse: máquinas de escribir, escritorios, aparatos telefónicos, computadoras, automóviles, cosedoras y similares. 3.3 Comodato o Préstamo de Uso Es un contrato mediante el cual la Universidad entrega o recibe bienes muebles o inmuebles para hacer uso de ellos gratuitamente durante un período determinado, a condición de que sean restituidos al término de dicho usufructo. 3.4 Préstamo de El hecho mediante el cual se hace entrega temporal de bienes muebles a funcionarios de la Universidad para uso dentro o fuera de ella con el único fin de facilitarles el cumplimiento de actividades propias del cargo que desempeñan, con la obligación de devolverlos en las mismas condiciones en que lo recibieron y en el termino fijado, asumiendo directamente la responsabilidad personal por pérdida, daño o deterioro que pueda causarse durante el período de tenencia. 3.5 Retiro de Muebles Se entiende como retiros de bienes muebles a: la salida de un bien de propiedad de la Universidad del edificio o área asignados, bien sea para reparación, mantenimiento o

4 4 de 20 para cambio por garantía; la salida de bienes de propiedad de los funcionarios de la Universidad o de propiedad de terceros y la salida de Muebles de propiedad de la Universidad de las bodegas de la Sección y que hayan sido rematados y/o vendidos. 3.6 Traslado de Se entiende por traslado el cambio de la ubicación física o del responsable registrado en el acta de inventarios de un bien corporal mueble.

5 5 de 20 4 POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES 4.1 Normatividad, Políticas y Condiciones Generales Resolución No de Abril 26 de 2006, por el cual se establecen los procedimientos internos para el control de Muebles e Inmuebles de propiedad de la Universidad. Resolución No de Julio 13 de 2004, mediante la cual se establecen los procedimiento para el manejo de los vehículos propiedad de la Universidad. Resolución No. 014 de Marzo 26 de 2004 del Consejo Superior, por medio de la cual se expide el Reglamento para la la Planta Física de la Universidad del Valle. Resolución No. 060 de Abril 8 de 1999, del Consejo Académico mediante la cual se establecen los mecanismos y condiciones para el reconocimiento de las actividades extracurriculares e investigativas de los grupos de trabajo estudiantil de la Universidad del Valle. Resolución No. 092 de Enero 20 de 1995, de la Rectoría por la cual se establecen los mecanismos y condiciones para la adjudicación de espacios a los Grupos Estudiantiles de la Universidad del Valle. 4.2 Normatividad, Políticas y Condiciones con Respecto a la Recepción y Registro Los Muebles e Inmuebles de la Universidad del Valle deben utilizarse fundamentalmente como herramienta básica para el cumplimiento de su misión y para facilitar a los funcionarios de la Institución el cumplimiento de las actividades propias del cargo que desempeñan. El Funcionario que tendrá los bienes a cargo, es el responsable de recibir los bienes cuando sean entregados por los proveedores. Si el funcionario no se encuentra disponible, los Jefes y Operarios de la Dependencia podrán asignarse a ellos mismos estos bienes temporalmente, de esta manera se permite continuar los trámites sobre bienes.

6 6 de Políticas y Condiciones con Respecto a las novedades de inventario. Todo ingreso de Muebles de carácter devolutivo que se produzca en cualquiera de las Dependencias de la Universidad se legalizará por medio del Informe de Recepción tramitado por la dependencia que los adquiera por compra o recibo en donación. Para el retiro de Muebles fuera del edificio, área o espacio asignados inicialmente, el funcionario responsable de los mismos deberá presentar en el Formato de Inventarios correspondiente, traslado, préstamo, retiro o baja, según el caso y obtener la autorización previa de la Sección Administración de, en caso de retiro y de la persona que autoriza el movimiento del bien. Ningún bien mueble podrá ser retirado sin haber sido diligenciados y autorizados los formatos prescritos en la política anterior. Para efectuar el traslado de bienes entre edificios, deberá utilizar la opción a través de SABS de Reportes e imprimir el formato de "Flujo de Solicitudes de Movimiento de ", el cual debe tener la siguiente información: o Número de inventario. o Datos de bien. o Flujo de aprobación. El personal encargado del movimiento de los Muebles no podrá efectuarlo, sin que el funcionario responsable presente la autorización respectiva, debidamente diligenciada. Cuando el movimiento de bienes muebles se realiza de un edificio a otro o hacia un lugar ubicado por fuera de la Universidad, los vigilantes del edificio y de la portería central de la Universidad, según el caso, deberán verificar que el retiro de los artículos se encuentre debidamente autorizado. Para efectuar el traslado definitivo deberá tramitarse la opción de Traslado de artículos, el cual deberá contener los siguientes datos: o Fecha en que se realiza el movimiento. o Nombre y cédula de la persona que tendrá a cargo los Muebles. o Destino: Edificio, Espacio, Centro de Costos, Centro de Información, Facultad, Departamento, Sección u Oficina.

7 7 de 20 o Número de inventario, detalle, marca, serie y demás características posibles del bien corporal mueble que se traslada. o Autorización de los funcionarios que realizan el traslado y autorización de quien lo recibe. Cuando el traslado definitivo de bienes se haga de una dependencia (Rectoría, Vicerrectorías, Institutos Académicos, Facultades, Seccionales o Sedes Regionales) a otra, dicho traslado deberá contar además con la aprobación del Ordenador de Gastos de la dependencia usuaria de los bienes a trasladar." Sólo podrán autorizar las ordenes de traslado definitivo de artículos los Jefes de Unidad o Coordinadores de Área Administrativa. El funcionario responsable del bien objeto del préstamo debe velar por el cumplimiento de la devolución del bien corporal mueble, en la fecha preestablecida y en las mismas condiciones en que fue entregado. Si el bien corporal mueble no es devuelto en la fecha establecida, si no es devuelto en las mismas condiciones o si presenta daño o deterioro, el funcionario que autorizó el préstamo deberá informar por escrito a la Sección, una vez conocido el hecho y con un máximo de cuarenta y ocho (48) horas siguientes al vencimiento, para efectuar la reclamación por escrito al funcionario o entidad beneficiaria del préstamo. Si no lo hiciere, será solidariamente responsable de la perdida, daño o depreciación que pueda sufrir el bien. Una vez devuelto el bien, es obligación de la persona responsable del mismo, registrar la cancelación de la Orden de Préstamo. En cuanto a la duración del préstamo de bienes, no puede ser mayor a treinta (30) días. En caso de que se necesite un lapso de tiempo mayor al permitido, se debe cancelar la orden del préstamo y tramitar una nueva autorización. Las entidades que reciben o entregan bienes en comodato, deben estar inscritas en la Base de datos de la Universidad, para que sea efectivo el trámite de bienes correspondiente. En el momento de dar de baja a los bienes, se clasifican los artículos como material para destrucción, remate o reutilización.

8 8 de 20 Se requiere el concepto técnico para dar de baja equipos eléctrico o electrónicos y los que sean solicitados por la Sección de y luego realizar las actividades de la Etapa 7. Para dar de baja bienes por pérdida o hurto se debe seguir primero los procedimientos de reclamo de seguros en el Manual de procedimientos de Seguros MP SCAB. El Jefe de Sección, debe estudiar y aprobar los valores monetarios que se le asignan a los bienes destinados a remate, analizando previamente los valores estimados por el Técnico de la Sección de y Servicios Políticas y Condiciones Generales con Respecto a los Prestamos a Entidades Públicas o a Personas Jurídicas sin Animo de Lucro Para efectuar préstamos a Entidades públicas o personas Jurídicas sin ánimo de lucro se deben cumplir los siguientes requisitos: A. Solicitud de préstamo de la entidad interesada, indicando el uso que le dará a los bienes. B. Constancia suscrita por el Representante Legal de la entidad beneficiaria, mediante la cual se asume la responsabilidad por pérdida, daño, o deterioro del bien mueble prestado, y compromiso de devolverlo en el mismo estado en que fue entregado. C. Certificación del Jefe de la Dependencia a la cual está asignado el bien mueble, en que conste que éste no es necesario durante el período del préstamo. D. Autorización del ordenador del gasto: Rector, Vicerrector, Decano, Director de Instituto Académico, seccional o Sede Regional según sea el caso. E. Cuando por la naturaleza de los bienes, a juicio de la Sección, se considere, deberá constituirse una póliza ante una compañía de seguros a favor de la Universidad, para amparar todo riesgo de los bienes prestados en la cuantía y condiciones que se establezca. De igual forma cuando la naturaleza y valor de los bienes lo amerite, se deberá elaborar contrato escrito y suscribir la póliza mencionada anteriormente. F. Acta de Entrega a particulares de los Muebles, firmada por el Representante Legal de la Entidad Beneficiaria del préstamo o su delegado, el Jefe de la dependencia a la cual pertenezcan los bienes y el representante de la

9 9 de 20 Sección relacionando los bienes y el Estado en que se encuentren. G. Diligenciamiento en SABS de la Orden de Préstamo de artículos por parte del funcionario que tenga a cargo los. Si el funcionario que tiene a su cargo los bienes muebles objeto del préstamo no tiene injerencia en el trámite referido, debe hacer traslado de los mismos al Jefe de la Dependencia que lo autoriza, quién procederá dar trámite al préstamo. H. La Universidad se reserva el derecho de exigir la devolución del bien prestado antes de la fecha de vencimiento fijada. El préstamo de Muebles será hasta por treinta días (30) calendario. En caso de necesitarse ampliar el plazo de devolución del Bien, deberá constituirse un contrato de Comodato o de arrendamiento. 5 DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL (No Aplica)

10 10 de 20 6 PROCEDIMIENTOS : Indica que se trata de una Actividad de Control. 6.1 Recepción y Registro 1. Inventario de Devolutivos a través del SABS A- Realizar de los Manuales de Procedimientos del Subproceso Contratación y Compras Nacionales Directas, Compras Internacionales o Donaciones según corresponda Unidad Solicitante B- Elaborar Informe de Recepción si los bienes son aceptados, ingresando los datos correspondientes (No. De factura, fecha, cantidad, etc) a través del SABS o de forma manual C- Si el Informe de Recepción se realiza manualmente, entregar en la ventanilla de Inventarios de la Sección D- Ingresar la información del informe al Sistema SABS E- Si el Informe se recibe a través de SABS recibir el Informe de Recepción de los bienes adquiridos por la dependencia solicitante ingresando la información solicitada por el sistema. Dependencia quien recibe el bien Dependencia quien recibe el bien Informe de Recepción F- Generar números de inventario para aquellos bienes a los que se les realizará la marcación. G- Imprimir listado para marcación de bienes Listado de Marcación de

11 11 de 20 H- Visitar las dependencias en las que se realizará la marcación, confirmando los números de serie de los bienes y marcar los bienes. I- Registrar en el Sistema como marcado los bienes J- Revisar y firmar el listado de marcación Jefe de Sección de K- Imprimir Informes de Recepción del Sistema L- Enviar copia del Informe de Recepción a la Dependencia, para continuar con el procedimiento de Ejecución del Gasto. Ver Manual de Ejecución del Presupuesto MP M- Archivar documentos N- Proceso de Gestión Financiera. Ver Manual de Procedimientos de Gestión Contable MP Jefe de Sección de Contabilidad 2. Ingreso de en Comodato A- Tramitar el Contrato o Convenio de Comodato. Ver Procedimiento Elaboración, aprobación, control de Convenios y Contratos cuando la Universidad es contratista. B- Enviar copia del Contrato o Convenio con la información del Comodato a la Sección de Funcionario - Solicitante Funcionario - Solicitante

12 12 de 20 C- Ingresar la Información en el Sistema de Información SABS D- Asignar el bien en comodato al Interventor E- Generar código de marcación y listado de marcación F- Imprimir listado y marcar el bien G- Registrar en el Sistema SABS como marcado e imprimir el Informe de Recepción H- Enviar copia del Contrato o Convenio de Comodato y el Informe de Recepción a la Sección de Contabilidad I- Proceso de Gestión Financiera. Ver Manual de Procedimientos de Gestión Contable MP Jefe de Sección de Contabilidad Informe de Recepción (SABS) 6.2 Novedades del Inventario 1. Préstamos A- Realizar la Solicitud de Préstamo, con información del bien y datos de la persona quien lo recibirá en calidad de préstamo. B- Aprobar o anular el préstamo solicitado por el funcionario de su dependencia. Jefe dependencia

13 13 de 20 C- Consultar en el SABS de los préstamos anulados por el Jefe de su dependencia, para terminar la anulación del bien y éste, vuelva a su estado inicial. D- Recibir y aprobar el préstamo del bien solicitado y trasladar al sitio de destino. Si el préstamo o el retiro se realiza para un sitio fuera de la ciudad o del país donde se encuentra ubicado el bien se debe comunicar por escrito al funcionario encargado de los Seguros de la Sección de adjuntando copia del formato de movimiento. E- En caso de que necesite trasladar los bienes de un edificio a otro imprimir, firmar y mostrar al celador, el flujo de aprobación en el momento de retirar el bien prestado. dependencia que recibe el bien en préstamo dependencia que recibe el bien en préstamo Solicitud de Movimiento de (SABS) 2. Prórroga de préstamos 3. Devolución de Préstamos F- Verificar que la persona quien retira el bien del edificio es empleado de la Universidad, y revisar detalladamente el documento impreso (ver políticas generales); dejando como constancia, una copia del documento en la portería. A- Revisar el tiempo de préstamo vigente que rige el bien entregado, indagar si el receptor requiere mas tiempo el bien y realizar la prórroga respectiva. B- Revisar y aprobar la prórroga del préstamo del bien. C- Recibir y aprobar el préstamo del bien solicitado. A- Llevar el bien físicamente a su responsable inicial. Realizar el Paso C de esta etapa si el bien no fue retirado del edificio. B- Si el bien fue retirado del edificio registrar en el documento impreso, la devolución del bien. Celador Jefe dependencia dependencia que recibe el bien en préstamo dependencia que posee el bien prestado Celador

14 14 de 20 C- Ingresar al SABS revisando los préstamos vigentes que rigen el bien entregado; terminar el préstamo actual, con el fin de que vuelva a su estado Activo. Realizar las actividades de la Etapa 2, cuando se solicite una prórroga del préstamo. 4. Traslados A- Realizar la Solicitud de Traslado, con información de los bienes de su inventario a trasladar y la persona a quien se los cederá. B- Aprobar o anular el traslado de bienes solicitado por el funcionario de su dependencia. Jefe dependencia 5. Retiro (Mantenimiento, reparación o cambios por garantía) C- Imprimir la solicitud y tramitar el Vo.Bo del Ordenador de Gastos si el bien va a ser trasladado a otra Unidad Académica o Administrativa. D- Consultar en el SABS de los traslados anulados por el Jefe de su dependencia, para terminar la anulación del bien y éste, vuelva a su estado inicial. E- Recibir y aprobar el traslado de bienes a su inventario e imprime desde el SABS el documento de Traslado para sacar los bienes de la Sección. recibe el traslado del bien F- Realizar los pasos E y F de la Etapa 1. Préstamos, en caso de que necesite trasladar los bienes de un edificio a otro. recibe el traslado del bien A- Realizar la Solicitud de Retiro, con información del bien a retirar de la Universidad, y el sitio donde se efectuará la revisión o reparación. B- Aprobar o anular el retiro de bienes solicitado por el funcionario de su dependencia, y enviar la solicitud a la Sección Administración de para su aprobación. C- Aprobar o anular el retiro de bienes solicitados por los funcionarios de la dependencia respectiva. Jefe dependencia (Inventario) Solicitud de Movimiento de (SABS) Solicitud de Movimiento de (SABS)

15 15 de 20 D- Consultar en el SABS de los retiros anulados por el Jefe de su dependencia o Técnico de la Sección, para terminar la anulación del bien y éste, vuelva a su estado inicial. E- Recibir y aprobar el retiro de bienes e imprime desde el SABS el documento de Traslado para sacar los bienes de la Sección. Si el préstamo o el retiro se realiza para un sitio fuera de la ciudad o del país donde se encuentra ubicado el bien se debe comunicar por escrito al funcionario encargado de los Seguros de la Sección de adjuntando copia del formato de movimiento. F- Realizar los pasos D, E, F de la Etapa 1. Préstamos. Firmar el documento impreso la persona quien retira los bienes de la Universidad, en caso de que no sea funcionario de la Universidad; además, debe llevarlo a la ventanilla de la Sección de, con el propósito de dar el Vo.Bo que apruebe la salida. solicita el retiro del bien solicita el retiro del bien Solicitud de Movimiento de (SABS) 6. Baja de G- Realizar las actividades de la Etapa 4. Devolución de Préstamos, en caso de que se presente devolución del bien retirado. A- Realizar la Solicitud de Baja, con información del bien y motivo de la baja, anexando el concepto técnico del motivo de la dada de baja (Informes Técnicos). B- Aprobar o anular las bajas de bienes solicitadas por el funcionario de su dependencia. solicita el retiro del bien Empleado de la Jefe Dependencia Concepto Técnico C- Revisar y aprobar las bajas recibidas de acuerdo al informe técnico y al espacio físico disponible para almacenarlas 1. Aprobar en el sistema SABS. (Inventarios)

16 16 de 20 D- Imprimir una copia de la solicitud de baja y enviar a la bodega de inventarios, los bienes dados de baja que han sido aprobados previamente por el Administración de. 1 E- Para sacar el Bien del Edificio, entregar una de las copias de la solicitud de baja aprobada al celador del Edificio. F- Recibir físicamente y por el SABS, los bienes dados de baja; aprobar su recepción y clasificar según el estado del bien (destrucción, remate o reutilización). G- Seleccionar los bienes dados de baja, para generar las Actas de Baja respectivas y archivar la documentación correspondiente 7. Alta de A- Revisar los bienes que se encuentran disponibles en la bodega de inventarios, si le interesa uno de los bienes para su reubicación elaborar la Solicitud de traslado correspondiente. (Bodega) (Inventarios) dependencia Solicitud de Movimiento de (SABS) Actas de Baja Solicitud de Movimiento de (SABS) B- Entregar solicitud al Técnico de la Sección de (Bodega) y trasladar el bien a su dependencia. dependencia C- Enviar copia de la solicitud al Técnico de la Sección (Inventarios) para realizar el Alta del bien. D- Seleccionar los bienes dados de alta, para generar las Actas de Alta (reubicados) respectivas, confirmando el nuevo estado Activo del bien y archivar la documentación correspondiente (Inventarios) Acta de Alta de 1 En el caso de robo o hurto no se ejecutan las actividades D, E, F, G y ejecutar las actividades descritas en el Manual de Procedimientos de Seguros MP SCAB

17 17 de en comodato por entregar A- Entregar la solicitud para entregar un bien en comodato, realizándola a través del sistema Funcionarios de la SABS.2 dependencia que entrega el Comodato B- Elaborar y tramitar Resolución y contrato de bienes a entregar en Comodato. 3 C- Enviar copia del contrato de Comodato al Supervisor del mismo. D- Revisar y aprobar la solicitud de entrega de los bienes en Comodato. Rector Profesional de la Oficina Jurídica Secretaría General Supervisor del Contrato Jefe dependencia Resolución y contrato de comodato E- Aprobar o anular la entrega de los bienes en Comodato. F- Aceptar el Comodato en el sistema, imprimir y tramitar la firma de quien retira y entregar copia de la solicitud a quien retira el bien G- Realizar los pasos D, E, F de la Etapa 1. Préstamos, en caso de que el bien deba salir del edificio. Llevar documento a la ventanilla de la Sección de, con el propósito de dar el Vo.Bo que apruebe la salida. Jefe de Sección de Supervisor del Comodato Persona que recibe el bien en comodato Solicitud de Movimiento de 2 El funcionario que en comodato debe ser el Interventor o Supervisor del Contrato 3 Cuando los bienes en comodato hacen parte de un Convenio ya legalizado y no se requiere tramitar un contrato adicional, la dependencia responsable del comodato envía a la Sección copia del Convenio.

18 18 de Remate de H- Enviar la copia de la documentación del Comodato a la Sección de Contabilidad de la División Financiera I- Proceso de Gestión Financiera. Ver Manual de Procedimientos de Gestión Contable MP A- Agrupar en lotes los bienes que saldrán a remate y enviar al Jefe de Sección, el estimado de los valores para cada bien. B- Estudiar y aprobar los valores estimados de los bienes que saldrán próximamente a remate. C- Emitir listados con la información referente al remate de bienes; D- Realizar la inscripción de los interesados con las respectivas ofertas recibidas por cada uno de los lotes y proponer adjudicación del remate según las mejores ofertas recibidas E- Adjudicar dependiendo de los montos los bienes: Montos mayores a 100 SMMLV Oferta Pública Entre 20 y 100 SMMLV Vicerrector Administrativo Menores de 20 SMMLV Jefe de Sección de Técnico Sección de (Inventarios) Jefe de Sección de Contabilidad Técnico Sección de (Inventarios) Jefe Sección de Técnico Sección de (Bodega) Técnico Sección de (Inventarios) Contrato de Comodato Acta de Adjudicación F- Elaborar el Acta de entrega de bienes por remate, una vez se le haya adjudicado al oferente, los bienes adquiridos. Técnico Sección de (Inventarios) Acta de Entrega por Remate

19 19 de 20 G- Realizar la consignación del valor de los bienes rematados en la Sección de Pagaduría, y entregar la constancia de pago al Técnico Sección de Persona que adquirió, para que le el bien sean entregados los bienes adjudicados. 10. Reposición o pago de bienes H- Entregar el bien a la persona que lo adquirió. Técnico Sección de (Bodega) I- Archivar la documentación correspondiente y cerrar el remate de bienes cuando todos los lotes sean adjudicados a algún interesado. A- Realizar Investigación de responsabilidad por pérdida, hurto o daño de bienes. Ver Manuales de Procedimientos de Control Disciplinario B- Emitir fallo de responsabilidad mediante una providencia resolutiva. Técnico Sección de (Inventarios) Jefe Inmediato - Profesional de la Unidad de Control Disciplinario Coordinador de Unidad de Control Disciplinario Jefe Inmediato C- Enviar copia de la documentación tramitada a la Sección. Secretaria de Unidad de Control Disciplinario Jefe Inmediato D- Establecer monto a pagar por parte del funcionario responsable e informarle de la situación inmediatamente. E- Si va a reponer el bien, solicitar autorización al Jefe del Departamento o Sección al cual estaban adscritos los bienes, si lo va a cancelar realizar el pago en la Sección de Recaudos de la División Financiera. Jefe de Sección de Funcionario

20 20 de 20 F- Entregar el bien para marcación o copia de la consignación en la Sección G- Realizar el procedimiento de Recepción y Registro de Funcionario Técnico Sección de (Inventarios) H- Registrar y actualizar en la Base de Datos de Hurtados Profesional Sección 7 PROCESOS RELACIONADOS Proceso Financiero Proceso de Gestión del Control 8 FORMATOS Informe de Recepción (Formato Preimpreso o SABS) 9 ANEXOS CONTROL DE CAMBIOS NÚMERO DESCRIPCIÓN FECHA 0.1 Versión Inicial del Manual Julio Actualización de Procedimientos Abril 2010