Proceso Administrativo

Transcripción

1 Proceso Administrativo

2 1 Sesión No. 11 Nombre: El Control. Primera parte. Objetivo El estudiante identificará las características de la fase de control dentro del proceso de la administración, así como su relación con los principios de la gerencia para una organización de calidad. Contextualización Cuál es la importancia del control administrativo en un mundo altamente competitivo? En la actualidad, la actividad administrativa cubre como un manto a la sociedad en su conjunto, adquiriendo gran importancia entre los distintos sectores de la sociedad, sea del ámbito público, privado o social. Ninguna organización es ajena a esa actividad; la diferencia radica en la forma racional y sistemática de aplicarla. Su naturaleza es la misma no importando el tipo de organización, la podemos identificar en agrupaciones religiosas; en empresas grandes, medianas o pequeñas, en organizaciones estudiantiles; deportivas; sindicatos; asociaciones civiles; organismos no gubernamentales, entre otras, lo que marcara la diferencia entre ellas son las necesidades que necesitan satisfacer.

3 2 Para esta asignatura, Proceso Administrativo, la empresa es su objeto de estudio y a ella nos evocaremos en su análisis interno. Su desempeño, como organización, dependerá de su capacidad para adaptarse a los cambios del medio que le rodea. En el entorno interno también requieren adecuar sus funciones para que su competitividad se haga realidad. El control, como función administrativa no escapa de esas adecuaciones, su utilidad es incuestionable por ser el último eslabón en la cadena funcional de la administración y por mantener una estrecha relación con la planeación y dirección de actividades. Introducción al Tema Cuántas veces hemos escuchado decir: se debe controlar la emisión de contaminantes; la delincuencia esta está fuera de control; se estableció un control sanitario contra la gripe aviar en el norte del país; hay enfermedades que no se curan sólo se controlan, entre otras. El concepto control es una constante en los ejemplos anteriores. En la vida cotidiana estamos familiarizados con él, pareciera que su connotación es de orden o se busca manejar alguna situación. Pero te has preguntado: Qué es el control para la actividad administrativa?

4 3 El concepto forma parte del proceso administrativo, teoría que nace a inicios del siglo XX, considerando a Henry Fayol como su fundador. En sesiones anteriores estudiamos esta teoría administrativa y cómo fue evolucionado a lo largo del siglo. Actualmente tiene vigencia, pero bajo distinto enfoque debido a las condiciones del mercado tan cambiantes. En esta sesión analizaremos la definición de control, y a partir de ella explicar qué importancia tiene el establecimiento de estándares como modelos a seguir y el uso de la medición para detectar fallas en el rumbo de la organización. Explicación Definición y principios de control La globalización de la economía y la sujeción de México a las políticas neoliberales mundiales, como lo fue la firma del Tratado de Libre Comercio con nuestros vecinos del norte, obligó al país a enfrentarse a una serie de retos, que forzaron al sector público y privado a realizar transformaciones en el aparato productivo, para poder integrarse a esta nueva dinámica mundial. Las empresas se enfrentan a una demanda creciente y a unos consumidores más exigentes. La nueva cultura productiva de nuestros días [ ] incorpora a las cualidades competitivas de la industria nuevas variables como calidad total, diferenciación de producto, derivada de un proceso de innovación tecnológica constante, incorporación de los consumidores y sus necesidades en la toma de decisiones estratégicas; información especializada; cuidado ambiental; capacidad de respuesta a situaciones de mercado cambiantes; producción flexible; inteligencia financiera y vinculación con mercados externos (Vázquez, 1998, p. 116).

5 4 Es así que en la lógica de mercado, las empresas deben considerar estas variables para sobrevivir. La mejor formar de hacerlo, es adecuarse a los cambios vertiginosos, que el mundo globalizado establece. Para llevar a la práctica esa adecuación, debemos considerar los cambios que ha sufrido la teoría administrativa. Henry Fayol, considerado el iniciador del estudio del proceso administrativo enumero las funciones administrativas dentro de la empresa: planeación, organización, dirección, control y coordinación; y que conocemos como proceso administrativo. En la actualidad su aportación no ha perdido vigencia, aunque sus reformadores le han dado un nuevo enfoque basándose en la experiencia de las grandes empresas. Por ejemplo, el control administrativo pasó de manos de los empresarios, o dueños del capital, a manos de los administradores; estableciendo con ello nuevas pautas en el manejo de la organización. En el caso de las medianas y pequeñas empresas esta función se realiza de manera distinta. En la actualidad, el control administrativo, tema que nos ocupa en esta sesión, se pone en práctica bajo ciertos principios de validez universal, como son el principio del objetivo, que busca no desviarse de los objetivos establecidos; el principio que define los estándares y el principio de acción o control;

6 5 actualmente estos responden a una realidad muy distinta a la vivida por el creador del proceso administrativo. Control: es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas. De hecho, el control está mucho más generalizado que la planificación. El control sirve a los gerentes para monitorear la eficacia de sus actividades de planificación, organización y dirección. Una parte esencial del proceso de control consiste en tomar las medidas correctivas que se requieren (Stoner, 1996, p. 610). En esta definición, se le da mayor importancia a esta función administrativa, relegando en segundo lugar a la planeación. La pregunta sería, cuándo se hace uso de esta función? Sí el plan se cumple al 100% es necesario utilizarlo?, si el plan no se cumple en un porcentaje menor sería útil su aplicación?, o vislumbrando el caso extremo, que el plan se desvié de sus objetivos. Utilizarlo en distintos escenarios, hará válida la afirmación del autor de que está mucho más generalizado que la planificación. Tú qué opinas? Otro aspecto que debemos rescatar de la definición es su utilidad para los gerentes. Ellos, para monitorear la eficacia de sus actividades, cuenta con distintas fuentes de información para medir el desempeño dentro de la organización: la observación personal, los informes estadísticos, los informes orales y los informes escritos (Robbins, 1996, p. 366). Cada fuente tiene sus ventajas y desventajas, la primera es totalmente subjetiva y bajo un control total del administrador, en las otras tres

7 6 intervienen agentes externos quienes le informarán la situación que prevalece bajo su propia óptica, la cual será valorada por el responsable, poniendo en funcionamiento con ello lo canales de autoridad. Medición La última parte de la definición hace referencia a la toma de decisiones para aplicar medidas correctivas en el caso de que el plan sufra alguna desviación. Para ello, los responsables de vigilar y supervisar las actividades de los empleados o trabajadores, deben contar con estándares previamente establecidos, que les sirvan de parámetro para comparar los resultados obtenidos. De no ser positivos, se tomará la decisión de realizar las correcciones necesarias bajo un enfoque racionalista. Es decir: El administrador establece criterios por medio de los cuales se puede medir y evaluar el método y los resultados. Estos criterios se derivan directamente de los objetivos, las políticas, los programas, el tiempo de las acciones y los presupuestos que se han establecido en el plan. (Andrade: 2001:136) Dentro del control administrativo, qué medir y cómo medir es una gran responsabilidad para el administrador, dónde recuperar la ruta del plan será su principal objetivo. Lo que medimos es con seguridad más importante para el proceso de control que cómo medimos. Seleccionar el criterio equivocado puede dar como resultado consecuencias disfuncionales. Además, lo que medimos determina en gran medida lo que las personas en la organización intentarán supera (Robbins, 1996, p. 368).

8 7 Conclusión Cuando hablamos de control administrativo, nos referimos a la última etapa que cierra el ciclo, de acuerdo al orden establecido dentro del proceso administrativo. Es una función administrativa, con principios propios. En él los gerentes o administradores se aseguran que las distintas actividades se cumplan y se sujeten al plan establecido. Para poder llevarlo a cabo, se debe basar en estándares previamente establecidos que a través de ellos se pueda medir el desempeño, y si existen desviaciones implementar las correcciones necesarias. Al ponerlo en práctica, inmediatamente se relaciona con las funciones de planeación y dirección. Planeación Se establece el vínculo cuando se supervisa se cumpla con lo planeado. Dirección Se establece su relación se da cuando se motiva a los empleados, o cuando se establece a la autoridad responsable. Como se puede observar la relación con las otras etapas del proceso es estrecha, las fronteras entre ellas no son tan claras; tomemos otro ejemplo, las actividades de supervisión y vigilancia, consideradas propias del control administrativo, en la práctica se utilizan también en la planeación. En concreto, el control no es un proceso aislado, es útil para evaluar la eficacia tanto en la planeación, como en la organización y dirección. En la siguiente sesión continuaremos con el tema donde abordaremos los conceptos: desviaciones, previsión, corrección, retroalimentación y técnicas de control.

9 8 Para aprender más Perspectiva económica y administrativa Como se revisó en la sesión, los administradores cuentan con distintas fuentes de información para medir el desempeño dentro de la organización. La siguiente lectura es un buen ejemplo del tipo de fuentes que tiene que consultar para poder tomar una decisión. Por ejemplo, un economista y un administrador tienen un enfoque distinto sobre un mismo problema, dando resultados diferentes. Esto lo debe valorar el que toma la decisión para corregir la desviación. Vázquez, F. (2011). Análisis comparativo entre la perspectiva económica y administrativa de la determinación del nivel de producción y beneficios de la empresa. Consultado el 27 de abril de 2013: Control en las decisiones La siguiente lectura aborda nuevamente el tema: la toma de decisiones, en un contexto distinto al propuesto en la etapa del control administrativo. El enfoque que propone el autor será enriquecedor en tu formación al incluir diversas perspectivas teóricas en las decisiones estratégicas. Sierra, J. (2003). La propiedad y el control en las decisiones de internacionalización de las empresas. Consultado el 27 de abril de 2013:

10 9 Actividad de Aprendizaje Considerando lo aprendido en esta sesión y con el propósito de que pongas en práctica el conocimiento teórico, ahora te pediremos llevar a cabo una actividad, en donde tendrás que reflexionar, analizar y dar tu opinión sobre un tema administrativo. Indicaciones: Te pedimos que hagas una relectura de la sesión y que tomes nota de lo más importante que tú consideres. Recuerda que una lectura no solamente se lee una vez, sino que debe tener diversas lecturas porque en cada una encontrarás nuevos datos o tendrás reinterpretaciones. Realiza la lectura del siguiente artículo: Ríos, L. y Mustafá, Y. (2004). Origen de los actuales procesos administrativos. Consultado el 27 de abril de 2013: Investiga en Internet y lee los 10 principios de gerencia que aplican las organizaciones con cultura de calidad propuestos por Hernando Mariño Navarrete. Reflexión: Explica cada uno de los 10 principios organizaciones con cultura de calidad. de gerencia que aplican las

11 10 Explica a qué se refiere el autor cuando afirma: a partir de la década de los noventa encontramos en la mayor parte de los países ideologías administrativas de tipo normativo denominadas Calidad total y Gerencia de procesos Recomendación: Te pedimos que en ambos puntos hagas un cruce de conocimientos o de información, es decir: utiliza la lectura de la presente sesión, la lectura del artículo y la investigación que realizaste. Así tendrás un texto completo y bases sólidas para reflexionar, analizar y criticar un tema determinado. Puedes utilizar citas, aunque trata de no llenar el texto con demasiadas, sobre todo que sea una opinión tuya. Entrega: El trabajo será un máximo de tres cuartillas. El trabajo debe incluir portada. Una introducción que describa los dos ejercicios. No establezcas relación entre los dos ejercicios, sólo anéxalos. Conclusiones. Que refiera a los dos ejercicios. Letra Arial, Tamaño de la fuente 12, Espacio 1.5, Justificado, Trabajar en Word. Sube tu trabajo a la plataforma.

12 11 Bibliografía Andrade, S. (2001). Administración, pensamiento y realidad. México: Universidad Autónoma Metropolitana Xochimilco. Robbins, S. y De Censo, D. (1996) Fundamentos de administración. Conceptos y aplicaciones. México: Prentice Hall. Stoner, J., Freeman, E., y Gilbert, D. (1996). Administración. México: Editorial PEARSON Prentice Hall. Hemerografía Ríos, L. y Mustafá, Y. (2004). Origen de los actuales procesos administrativos. Scientia Et Technica, vol. X, núm. 24, mayo, pp , Universidad Tecnológica de Pereira. (Colombia). Vázquez. E., y Lozano, B., (1998) Cómo reflexionar la calidad de la empresa: ideas y reflexiones preliminares. Revista Gestión y Estrategia, núm. 14, julio diciembre, México: Universidad Autónoma Metropolitana Azcapotzalco. Vázquez, F. (2011). Análisis comparativo entre la perspectiva económica y administrativa de la determinación del nivel de producción y beneficios de la empresa. Análisis económico, vol. XXVI, núm. 61, PP Universidad Autónoma Metropolitana Azcapotzalco. Sierra, J. (2003). La propiedad y el control en las decisiones de internacionalización de las empresas. Cuadernos de Administración, vol. 16, núm., 26, julio diciembre, pp , Pontificia Universidad Javeriana (Colombia).