Guía para el diligenciamiento del formato de Administración de Planes Empresariales

Transcripción

1 Guía para el diligenciamiento del formato de Administración de 1

2 Copyright Porvenir S.A. Dirección de Servicios Transaccionales Contenido Contenido 1. Objetivo Alcance Resumen Guía de Diligenciamiento. Administración de Planes Empresariales Datos Generales Tipo de Solicitud Transacción a un número PARCIAL de partícipes del plan empresarial Transacción para el TOTAL de partícipes del plan empresarial Datos del partícipe e información de la transacción Condición para consolidación Condición fallida Selección de Aportes (aplica únicamente para liberación de aportes) Recomposición de saldos y distribución de aportes futuros Recomposición de saldos: Distribución de aportes futuros:

3 1. Objetivo Facilitar a los clientes el manejo de movimientos de recursos de los Planes Empresariales, a partir de la información que contiene el documento de adhesión correspondiente; a través de la información sobre los parámetros que deben tenerse en cuenta para el correcto diligenciamiento del Formato Administración de Planes Empresariales, descrita en la presente guía. 2. Alcance La presente guía es de carácter público y está dirigida especialmente al área comercial, para entendimiento de los clientes y los cargos directamente relacionados con la actividad descrita en la misma. 3. Resumen La claridad que genera el Formato de Administración de permite a los clientes y los cargos que intervienen en el proceso de solicitud de la transacción a realizar, disminuir los reprocesos por falta de entendimiento de la necesidad del cliente. 3

4 4. Guía de Diligenciamiento. Administración de Planes Empresariales 4.1 Datos Generales En esta sección deberá diligenciar los datos básicos de la empresa que administrará el Plan Empresarial Tipo de Solicitud En este campo al seleccionar alguna de las opciones de la solicitud a realizar, se debe tener en cuenta que pueden ser seleccionadas una o más opciones, siempre que pertenezcan al mismo tipo de solicitud (parcial o total). Es necesario tener en cuenta los siguientes conceptos: Transacción a un número PARCIAL de partícipes del plan empresarial Consolidación: Es el proceso mediante el cual los recursos del Objetivo del Plan pasan de tipo de saldo del empleador al tipo de saldo afiliado. Liberación de aportes: Los recursos pasarán al objetivo personal del participe, por lo que es posible deducir que la liberación de aportes conlleva a una consolidación. Traslado pensiones obligatorias: Ocurre para las personas que cotizan en un fondo de pensiones privada. 4

5 Desvinculación: Este caso se presenta en el evento en el cual el participe no cuenta con saldo en los Objetivos de Plan Empresarial. La desvinculación debe ser posterior a la liberación y/o traslado a PO, según documento de adhesión. Para realizar una desvinculación los objetivos del Plan Empresarial no puede tener recursos. Condición fallida: La empresa hace aportes en el objetivo del Plan Empresarial, sin embargo el no cumplimiento de las condiciones iniciales del plan, se procede a: (i) Devolución de los recursos a la empresa o (ii) Redistribución a los demás participes del plan, según lo indique el documento de adhesión. Este caso se presente solo cuando la empresa crea el Plan Empresarial con condición. Nota: En caso de seleccionar opciones pertenecientes al cuadro anterior, proseguir con el punto 3 del formato Transacción para el TOTAL de partícipes del plan empresarial Los tipos de solicitud mencionados en el apartado anterior también pueden aplicar para el total de partícipes del Plan Empresarial, dichas opciones pueden ser seleccionadas en el cuadro ubicado a la derecha del cuadro del apartado anterior, señalado a continuación: Nota: En caso de seleccionar opciones pertenecientes al cuadro anterior, proseguir con el punto 3 del formato. Adicional a lo anterior, dentro de las opciones para el total de partícipes del plan empresarial, también encontramos las siguientes opciones Recomposición de saldos: Aplica en el momento en el cual se requiere cambiar de forma total todos los aportes existentes a otra alternativa, de la inicialmente escogida. 5

6 Distribución de aportes futuros: Es el cambio de dispersión de los nuevos aportes, a una o varias alternativas. Nota: En caso de seleccionar opciones pertenecientes al cuadro anterior, proseguir con el punto 4 del formato. Nota 2: Las definiciones anteriores aplican para las transacciones a un número PARCIAL de partícipes del plan empresarial, y para aquellas que involucran al TOTAL de partícipes del PE 4.3. Datos del partícipe e información de la transacción La información a diligenciar en estos campos se presenta en el caso de elegir alguna de las siguientes opciones: (i) Consolidación; (ii) Liberación de aportes; (iii) Traslado pensiones obligatorias; (iv) Desvinculación; y (v) Condición fallida. Nota: El campo Alternativa se diligencia cuando existe más de una alternativa en el objetivo del Plan y se requiere de una alternativa en específico. La fecha aporte se debe diligenciar cuando requieran que se mueva un único aporte del participe Condición para consolidación De acuerdo al numeral 2 y cumpliendo con las condiciones del documento de adhesión del Plan Empresarial, se elige la opción que aplique según sea el caso. Es decir, si en el documento de adhesión está como condición retiro de la empresa, la opción a elegir sería retiro de la empresa. Para el proceso de liberación de aportes también es necesario marcar este numeral, teniendo en cuenta que la liberación es Consolidación + Traslado al Objetivo Personal. 6

7 Condición fallida Aplica cuando el partícipe no cumple con las condiciones establecidas en el documento de adhesión para el Plan Empresarial. Las opciones son: Consolidación: La empresa decide entregar los recursos al participe. Devolución a la empresa: La empresa debe indicar la forma en la cual se giran los recursos, por cheque o abono en cuenta registrada previamente. Distribución: Favorece a los demás participes que se encuentren en el Plan Empresarial. Se debe elegir alguna de las siguientes opciones: (i) Participes determinados según anexo firmado (ii) Proporcional al saldo en la cuenta (iii) Entre el total de partícipes Selección de Aportes (aplica únicamente para liberación de aportes). Al elegir la opción de liberación de aportes (únicamente Parcial ) debe indicar la selección que aplique al Plan Empresarial correspondiente. 7

8 4.4. Recomposición de saldos y distribución de aportes futuros Recomposición de saldos: Se debe diligenciar el objetivo y la alternativa destino con la distribución porcentual. La sumatoria total debe dar como resultado el 100%. Nota: Si necesita más campos para ingresar más alternativas adicione filas al formato Distribución de aportes futuros: Se debe diligenciar el objetivo actual, alternativa actual, alternativa destino y distribución, esta última debe sumar el 100%. Nota: Si necesita más campos para ingresar más alternativas adicione filas al formato. 8