GFI MailArchiver for Exchange 2. Manual. Por GFI Software Ltd.

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1 GFI MailArchiver for Exchange 2 Manual Por GFI Software Ltd.

2 La información de este documento esta sujeta a cambios sin previo aviso. Las empresas, nombres, y datos utilizados en los ejemplos son ficticios si no se hace mención de lo contrario. Ninguna parte del documento puede ser reproducida o transmitida bajo ninguna forma o medio, electrónico o mecánico, para ningún propósito, sin la expresa autorización escrita de GFI SOFTWARE Ltd. MailArchiver es copyright de GFI SOFTWARE Ltd GFI SOFTWARE Ltd. Todos los derechos reservados. Versión 2,0 Ultima actualización

3 Contenido Introducción 3 Qué es GFI MailArchiver?...3 Características...3 Cómo funciona GFI MailArchiver?...4 Instalar GFI MailArchiver 7 Requerimientos de sistema de GFI MailArchiver...7 Preparar su Exchange Server...7 Preparar el servidor SQL...9 Instalar y habilitar Búsqueda a texto completo...9 Crear la base de datos...10 Habilitar Envelope Journaling (opcional)...13 Utilizar la herramienta Exejcfg.exe...13 Instalar GFI MailArchiver...14 Introducir su Clave de Licencia después de la instalación...16 Configurar GFI MailArchiver 17 Introducción a la configuración...17 Configurar la base de datos...17 Configurar Carpetas de Exchange...19 Excluir usuarios del archivo...19 Opciones generales...20 Opciones de archivo de correo...20 Acceso Administrativo...21 Otras opciones...22 Licencia...22 Buscar correo 23 Introducción...23 Buscar correo...23 Utilizar el predicado FREETEXT...24 Utilizar múltiples condiciones...24 Clasificar los resultados de la búsqueda...25 Ver mensajes de correo...26 Identificar Destinatarios con Copia Oculta (BCC)...27 Ver el hilo de una conversación...27 Navegar por el correo 29 Introducción...29 Navegar por el correo...29 Importar Correo Antiguo 31 Introducción...31 Asistente de Extracción de Correo...31 Fuente Buzón Microsoft Exchange...32 Carpetas Públicas de Microsoft Exchange...34 Fuente Archivos de carpetas personales (.pst) de Microsoft Outlook...36 GFI MailArchiver 2 for Exchange Contents 1

4 Fuente Archivos de carpetas personales (.pst) de Microsoft Outlook...36 Seleccionar las carpetas de las que extraer correo...38 Indicar un tiempo de corte...40 Seleccionar el propietario del correo...41 Seleccionar un destino para el correo extraído...42 Proceso de extracción de correo...44 Correos Saltados...46 Correos Fallidos...46 Recortar la base de datos de GFI MailArchiver 47 Introducción...47 GFI MailArchiver Database Trim (MARCDBTrim)...47 GFI MailArchiver Database Trim Modo GUI...49 Seleccionar la base de datos de GFI MailArchiver...49 Indicando el criterio del filtro...50 Filtrado por fecha...50 Filtrado de datos hasta que se alcance el tamaño de base de datos deseada...51 Indicar la acción del filtro...53 Iniciar el proceso sobre la base de datos...54 GFI MailArchiver Database Trim modo CLI...55 Argumentos de Línea de Comandos de GFI MailArchiver Database Trim...55 Seleccionar la base de datos de GFI MailArchiver...57 Indicar la acción del filtro...57 Indicando el criterio del filtro...57 Valores devueltos por GFI MailArchiver Database Trim...58 Ejemplos...58 Recortar la Base de Datos de GFI MailArchiver...59 Resolución de problemas 61 Introducción...61 Base de conocimientos...61 Solicitud de soporte vía Solicitud de soporte vía conversación web...62 Solicitudes de soporte telefónicas...62 Foro Web...62 Notificaciones de versiones revisadas Contents GFI MailArchiver 2 for Exchange

5 Introducción Qué es GFI MailArchiver? Características GFI MailArchiver for Exchange es una solución de archivo de correo fácil de utilizar que le permite archivar todo el correo interno y externo en una base de datos SQL. Ahora puede cumplir fácilmente los requerimientos regulatorios (como la Ley Sarbanes-Oxley) y proporcionar a los usuarios un acceso sencillo y centralizado al correo antiguo mediante un interfaz basado en web. Sin cambios en el sistema de correo de Exchange GFI MailArchiver for Exchange aprovecha la característica de diario de Exchange Server, proporcionando una escalabilidad y fiabilidad sin paralelo. Otras soluciones de archivo de correo lo reemplazan con un enlace a su base de datos - esto puede ser origen de fallos y hacer caer todo su sistema de correo. GFI MailArchiver funciona en paralelo y no toca la forma de trabajo de Exchange. Reduce la administración almacenando el correo en una base de datos SQL Como el correo se almacena en una base de datos SQL estándar, es fácil hacer copia y restaurar; no se necesitan herramientas especiales de copia para Exchange. Reduce los requerimientos de almacenamiento de correo GFI MailArchiver comprime y descomprime los adjuntos al vuelo, lo cual supone considerables ahorros en términos de almacenamiento en comparación a mantener los adjuntos en los almacenes de Exchange. Además, almacenar el correo en SQL Server es mucho más eficiente con el espacio que almacenarlo en archivos PST. Aún más, hay más herramientas y características de compresión y copia disponibles para SQL Server que para Exchange. Incrementa el rendimiento de Exchange Si está almacenando todo el correo de su empresa en Exchange Server, el rendimiento comenzará a disminuir a lo largo del tiempo. Mover el correo antiguo a una base de datos SQL Server mantendrá sus almacenes de información compactos y elevado el rendimiento de Exchange. Opcionalmente excluya el correo de usuarios concretos Si es necesario, puede instruir a GFI MailArchiver for Exchange para ignorar el correo a y de usuarios concretos. GFI MailArchiver 2 for Exchange Introducción 3

6 Fácil aplicación de las políticas de correo de la empresa Tener un almacén central de correo, le permite buscar fácilmente el correo empresarial por un texto concreto y forzar cualquier política de correo empresarial de que disponga. Acaba con la maldición de los PST Utilizar GFI MailArchiver for Exchange elimina la necesidad de los usuarios de archivar su correo en archivos PST en los discos duros locales. Estos archivos PST terminan siendo muy grandes y es difícil hacer copiar y buscar en ellos. Muchos usuarios no saben cómo organizar sus archivos PST apropiadamente. Con GFI MailArchiver, los usuarios pueden utilizar el interfaz web de búsqueda y recuperar correo antiguo de la base de datos SQL, en lugar de escarbar en un almacén de archivos PST en disco para encontrar un correo concreto. Cumplir con la Ley Sarbanes-Oxley Bajo la Ley Sarbanes-Oxley 2002 y las reglas de la Security and Exchange Commision (SEC), las empresas públicas deben demostrar que sus controles internos y trazamientos son sólidos y que sus procesos son capaces de producir datos correctos certificablemente. Las empresas deben retener toda la correspondencia creada, enviada o recibida en conexión con un auditor o revisor de una empresa pública por un período de siete años, durante cuyo tiempo los registros deben ser no borrables y no reescribibles. Esto incluye cualquier registro electrónico como el correo, particularmente los relativos a sujetos, departamentos o individuos envueltos en procesos de auditoría. El incumplimiento es un crimen, castigable hasta con 10 años de cárcel. Cómo funciona GFI MailArchiver? GFI MailArchiver for Exchange aprovecha la característica de diario de Exchange Server 2000/2003 y por lo tanto proporciona una escalabilidad y fiabilidad incomparable a un coste competitivo. Exchange Server registra en un diario todo el correo destinado a un buzón o carpeta pública concreto, tras lo cual GFI MailArchiver recupera el correo, comprime los adjuntos y los archiva en Microsoft SQL Server. 4 Introducción GFI MailArchiver 2 for Exchange

7 Imagen 1 Interfaz de configuración GFI MailArchiver se instala como un directorio virtual en IIS y puede ser accedido con un navegador web desde cualquier lugar de la red. Simplemente abra Internet Explorer y escriba en la barra de dirección. La configuración de GFI MailArchiver consta de las siguientes secciones: General Base de datos Almacenes Exchange Excluir Licencia GFI MailArchiver 2 for Exchange Introducción 5

8 Imagen 2 Interfaz de búsqueda El interfaz de búsqueda es un característica fácil de utilizar y rápida que los usuarios pueden utilizar para poder encontrar su correo. 6 Introducción GFI MailArchiver 2 for Exchange

9 Instalar GFI MailArchiver Requerimientos de sistema de GFI MailArchiver Windows 2000/2003 Server o Advanced Server. Microsoft Exchange Server 2000/2003. (El producto se instala en el equipo Exchange Server).NET Framework 1.1 instalado (incluido por defecto con 2003) Microsoft IIS HTTP Web Server instalado y en funcionamiento. Asegure que ASP.NET ha sido registrado con IIS: 1. Abra una ventana de comandos. 2. Vaya a <Windows>\Microsoft.NET\Framework\<número de versión>\ 3. Escriba el comando aspnet_regiis.exe I y pulse enter. MS SQL Server 2000 (opcional pero recomendado). Habilite Envelop Journaling (opcional pero recomendado) Preparar su Exchange Server Antes de proceder a instalar GFI MailArchiver, necesitará preparar su Exchange Server haciendo lo siguiente: 1. Cree un buzón en el que se archivará todo el correo. Haga esto agregando un nuevo usuario en la consola de Usuarios y Equipos del Directorio Activo. Proporcione al buzón un nombre relevante como archivo. 2. Abra el Administrador del Sistema Exchange y navegue al nodo Almacén del Buzón expandiendo Servidores > nombre_de_servidor > Grupo de Almacenamiento > Almacén del Buzón. Haga clic con el botón derecho y seleccione Propiedades. GFI MailArchiver 2 for Exchange Instalar GFI MailArchiver 7

10 3. En el diálogo propiedades vaya a la etiqueta General y habilite "Archive all messages sent and received by mailboxes on this store". Imagen 3 Habilitando los buzones Exchange 4. Haga clic en el botón Browse localizado a la derecha de la casilla Archive. Esto mostrará el diálogo de Selección de Destinatario. Escriba el nombre del buzón creado anteriormente. También puede archivar el correo en una carpeta pública. Si desea hacerlo escriba el nombre de una carpeta pública en el diálogo Selección de Destinatario. Haga clic en Aceptar. Imagen 4 Seleccionando el nombre del buzón de archivo 8 Instalar GFI MailArchiver GFI MailArchiver 2 for Exchange

11 5. Cierre las propiedades del Almacén del Buzón y el Administrador del Sistema Exchange. Su equipo ya está listo para ser utilizado con GFI MailArchiver. Preparar el servidor SQL Puede utilizar GFI MailArchiver con Microsoft Access (por ejemplo para evaluar como funciona), sin embargo para su uso en producción debe utilizar Microsoft SQL Server Antes de instalar GFI MailArchiver debe crear una base de datos en su servidor SQL para trabajar con GFI MailArchiver, así como habilitar la indización para búsqueda a texto completo. Esto es necesario si quiere buscar palabras en el cuerpo del correo. NOTA: GFI MailArchiver 2 funciona sólo con Microsoft SQL Server Instalar y habilitar Búsqueda a texto completo Para poder buscar texto en el cuerpo, GFI MailArchiver necesita que se instale el componente Búsqueda a Texto Completo. Sólo si detecta la presencia del módulo, GFI MailArchiver indexará el correo. Buscar en el cuerpo del correo SOLO se soporta si utiliza Microsoft SQL Server. 1. Inicie la instalación de SQL Server, escoja la opción de instalación 'Actualizar, eliminar o agregar componentes a una instancia existente de SQL Server' y pulse Siguiente. Imagen 5 - Agregando componentes a su instalación 2. En el diálogo Agregar componentes a su instalación existente, seleccione la opción 'Agregar componentes...' y pulse Siguiente. GFI MailArchiver 2 for Exchange Instalar GFI MailArchiver 9

12 Imagen 6 Instalando la búsqueda a texto completo 3. En el siguiente diálogo haga clic en Componente de Servidor en la lista 'Componentes: y marque el elemento Búsqueda a Texto Completo' en la lista 'Sub-Componentes:'. Haga clic en Next para instalar. Crear la base de datos 1. Abra el Administrador Corporativo de SQL Server (Inicio > Programas > Microsoft SQL Server > Administrador Corporativo) y vaya al Servidor SQL en el que se creará la base de datos. Imagen 7 Creando una nueva base de datos 2. Haga clic con el botón derecho sobre el nodo 'Bases de Datos' y seleccione la opción 'Nueva Base de Datos...' 3. Especifique el nombre de la base de datos en el diálogo que aparece (por ejemplo ArchivoDeCorreo ) y haga clic en Aceptar 10 Instalar GFI MailArchiver GFI MailArchiver 2 for Exchange

13 4. Expanda el nuevo nodo de base de datos, haga clic con el botón derecho sobre el sub nodo Usuarios y seleccione la opción Nuevo Usuario de Base de Datos... Imagen 8 Crear un inicio de sesión 5. En el diálogo haga clic en la lista desplegable Inicio de sesión: y seleccione el elemento <nuevo>. GFI MailArchiver 2 for Exchange Instalar GFI MailArchiver 11

14 Imagen 9 Especificando el modo de autentificación 6. Se abre un nuevo diálogo. Escriba el nombre de inicio de sesión (por ejemplo UsuarioArchivo ) en el cuadro de edición 'Nombre:'. En la sección Autentificación seleccione Autentificación de SQL Server y escriba una contraseña en el campo. 7. Ahora seleccione en la lista 'Base de datos:' la base de datos que creó y cambie a la etiqueta 'Acceso a la Base de Datos' 8. Marque la casilla junto a la Base de Datos que creó. 12 Instalar GFI MailArchiver GFI MailArchiver 2 for Exchange

15 Imagen 10 Habilitando el propietario de la base de datos 9. En la segunda sección del diálogo (Funciones de Base de Datos) asegúrese de marcar la función 'db_owner'. 10. Haga clic en Aceptar para guardar y abandonar el diálogo (aparecerá un diálogo para confirmar la contraseña que haya creado para el usuario). Habilitar Envelope Journaling (opcional) Para poder archivar toda la información de entrega del correo como SMTP MAIL FROM, lista de destinatarios, destinatarios con copia oculta, etc, tiene que habilitar Envelope Journaling en su Exchange Server. Para más información sobre Envelope Journaling por favor visite este artículo de la Base de Conocimientos de Microsoft: Esto es opcional. Si Envelope Journaling no está habilitado, GFI MailArchiver continuará archivando todo el correo. Puede omitir este paso si no quiere que se archive la información de cabecera del correo. Para habilitar Envelope Journaling puede utilizar Exejcfg o el editor ADSI. Utilizar la herramienta Exejcfg.exe Puede descargar la herramienta exejcfg.exe del sitio web de Microsoft. Vaya a la página de búsqueda de Microsoft y escriba el nombre para encontrar la ubicación. Una vez haya lo descargado y descomprimido en un directorio: 1. Abra la ventana de comandos GFI MailArchiver 2 for Exchange Instalar GFI MailArchiver 13

16 2. Navegue al directorio en el que descomprimió la herramienta 3. Escriba exejcfg e y presione Enter para habilitar Envelope Journaling Nota: exejcfg d deshabilita Envelope Journaling para esa organización Utilizar el editor ADSI También puede utilizar el editor ADSI (ADSIEdit.msc Interfaz de Servicios de Directorio Activo) para habilitar Envelope Journaling. Esta herramienta se puede encontrar en las herramientas de soporte de Windows Server 2003 y en el kit de recursos de Windows 2000 Server. Para hacerlo, siga estos pasos: 1. Abra la consola ADSIEdit.msc 2. Expanda Configuration Container > CN=Services > CN=Microsoft Exchange, haga clic con el botón derecho sobre el nodo CN=<Organization_Name> y haga clic en Properties para abrir el diálogo de propiedades Imagen 11 Editando el valor del atributo heuristics 3. Desde la lista Property to seleccione heuristics e introduzca el valor 512 en el recuadro de edición Edit Attribute 4. Pulse el botón Set 5. Haga clic en Aceptar y cierre la consola ADSIEdit. Nota: Se utiliza el valor 512 para habilitar Envelope Journaling, y el valor 0 para deshabilitarlo. Instalar GFI MailArchiver La instalación debe iniciarse en el propio equipo Exchange Server! Antes de iniciar el procedimiento de instalación asegure que 14 Instalar GFI MailArchiver GFI MailArchiver 2 for Exchange

17 ha iniciado sesión como Administrador y que se cumplen los requerimientos de sistema. 1. Inicie el programa de instalación de GFI MailArchiver haciendo doble clic sobre el archivo GFIMailArchiver2.msi en el equipo Exchange Server. Aparecerá un diálogo de bienvenida. Cierre otros programas Windows y haga clic en Siguiente. 2. En el diálogo del acuerdo de Licencia, acepte el acuerdo y continúe la instalación. Imagen 12 Introduciendo la dirección de correo del administrador y la clave de licencia 3. Escriba la dirección de correo del administrador y la clave de licencia. Si está evaluando el producto, deje la clave Evaluation por defecto. Haga clic en Next. Nota: Podrá utilizar el software durante 30/60 días (60 días utilizando la clave de evaluación enviada por correo). Si decide comprar, no necesita reinstalar; puede introducir la clave de licencia en el interfaz web de configuración. 4. La instalación le pedirá ahora que indique un lugar en el que instalar GFI MailArchiver. Haga clic en Browse para seleccionar una carpeta o acepte la localización predeterminada y haga clic en Next. GFI MailArchiver 2 for Exchange Instalar GFI MailArchiver 15

18 Imagen 13 Seleccionando un Sitio Web y un Directorio Virtual 5. La instalación le pedirá ahora que seleccione qué sitio web utilizar y también que indique un nombre para el directorio virtual. Por defecto se llama MailArchiver. Haga clic en Next. 6. Haga clic en Next para llegar a la pantalla de confirmación y haga clic en Next de nuevo para instalar. La instalación comprobará si ASP.NET ha sido registrado con IIS. Si no, puede continuar instalando GFI MailArchiver, sin embargo más adelante tendrá que registrar ASP.NET con IIS. Vea como hacer esto en la sección requerimientos del sistema al inicio de este capítulo. 7. Una vez la instalación haya finalizado, presione Finish. Introducir su Clave de Licencia después de la instalación Si ha comprado GFI MailArchiver, puede introducir su Clave de Licencia en el página de Configuración. Si está evaluando GFI MailArchiver, el producto expirará después de 60 días (con clave de evaluación). Si entonces decide comprar GFI MailArchiver, sólo tiene que introducir aquí la clave de licencia sin tener que reinstalarlo. GFI MailArchiver se licencia por buzones. Introducir la Clave de licencia no debe ser confundido con el proceso de registrar los detalles de su empresa en nuestro sitio web. Esto es importante, ya que nos permite darle soporte y avisarle sobre noticias importantes sobre los productos. Registre el producto en: 16 Instalar GFI MailArchiver GFI MailArchiver 2 for Exchange

19 Configurar GFI MailArchiver Introducción a la configuración Después de instalar GFI MailArchiver, puede iniciar el interfaz web de configuración y configurar GFI MailArchiver. Imagen 14 La configuración de GFI MailArchiver Para abrir la configuración de GFI MailArchiver: 1. Inicio > Programas > GFI MailArchiver > GFI MailArchiver Configuration O 2. Desde su navegador vaya a la dirección GFI MailArchiver utiliza autentificación de Windows Integrada, con lo que sus credenciales de Windows actuales serán las utilizadas para iniciar sesión en el sistema. Sin embargo en algunas configuraciones esto no funciona. En estos casos, se le pedirá un usuario y contraseña. Utilice sus credenciales de inicio de sesión en Windows para autentificar. Configurar la base de datos Nota: Antes de configurar la base de datos, asegúrese de haber seguido los pasos del apartado Preparar su servidor SQL del capítulo de instalación. GFI MailArchiver 2 for Exchange Configurar GFI MailArchiver 17

20 Puede escoger almacenar los mensajes de correo en una base de datos MS Access o SQL Server. No se recomienda Microsoft Access. El rendimiento puede degradarse rápidamente. Imagen 15 Configurando la base de datos Para configurar la base de datos: 1. Haga clic sobre la lista desplegable para seleccionar el tipo de base de datos. 2. Si selecciona una base de datos MS SQL, indique el nombre del servidor SQL. Si hace clic sobre la lista, GFI MailArchiver intentará encontrar los equipos SQL Server disponibles en su red. Si el servidor SQL que desea no está disponible, indique la IP de dicho servidor. 3. Introduzca las credenciales del equipo SQL Server. 4. Seleccione ahora la base de datos a utilizar desde la lista de bases de datos del equipo servidor SQL. Debe haber creado la base de datos con anterioridad. Seleccione la nueva base de datos que haya creado. 5. Si selecciona una base de datos Access (NO RECOMENDADO) aparecerá una ventana que le permitirá seleccionar un archivo mdb. 6. Haga clic en el botón Test para comprobar la conexión a la base de datos. 7. Presione el botón Save para guardar los cambios. La primera vez que guarde, GFI MailArchiver creará automáticamente todas las carpetas y procedimientos almacenamos en su servidor de bases de datos SQL. Nota: No necesita tener instalado Microsoft Access para hacer uso de la opción de base de datos Access. 18 Configurar GFI MailArchiver GFI MailArchiver 2 for Exchange

21 Configurar Carpetas de Exchange Nota: CONFIGURE ANTES SU BASE DE DATOS! Si no lo hace, GFI MailArchiver comenzará a archivar el correo en la base de datos predeterminada. Tras haber configurado su base de datos, puede especificar qué buzón de archivo monitorizar. Una vez haya iniciado sesión en el interfaz de configuración, haga clic en Configuration y entonces Exchange Folders. Ahora escoja qué Almacén del Buzón quiere monitorizar y haga clic en Start polling. Presione el botón Save para confirmar los cambios. Imagen 16 Especificando qué almacén del buzón será monitorizado De ahora en adelante, todo correo que pase a través de ese Almacén del buzón será copiado al buzón de "archivo" y transferido a la base de datos de GFI MailArchiver. Nota: Todo el correo que se archive será automáticamente eliminado del buzón de archivo. Excluir usuarios del archivo Puede indicar qué direcciones de correo no quiere monitorizar, desde la etiqueta Exclude, bajo la etiqueta Configuration. GFI MailArchiver 2 for Exchange Configurar GFI MailArchiver 19

22 Opciones generales Imagen 17 Configurando los usuarios excluidos Para habilitar las excepciones, marque la casilla Do not archive s where the sender o recipient is in the list below. Para agregar una entrada a la lista, escriba la dirección de correo en la caja de texto y presione Add. Para eliminar una entrada, simplemente presione Delete, localizado a la derecha de cada dirección de correo. Una vez haya realizado cualquier cambio, presione Save. La etiqueta General le permite configurar las opciones generales. Opciones de archivo de correo En las opciones de archivo de correo puede configurar qué correo archivar (saliente, entrante o interno) y si guardar y opcionalmente comprimir los adjuntos. 20 Configurar GFI MailArchiver GFI MailArchiver 2 for Exchange

23 Imagen 18 Configurando las opciones generales Acceso Administrativo Puede indicar qué usuarios pueden ver el correo de todos los usuarios. Como el correo es extremadamente sensible, debe ser muy cuidadoso con esta configuración. Con GFI MailArchiver puede especificar un grupo del directorio activo que tendrá acceso total al correo de todos los usuarios. Puede definir quién es miembro de este grupo mediante el Directorio Activo. Seleccione un grupo de la lista desplegable y pulse el botón Save para guardar los cambios. Imagen 19 Acceso a otras cuentas de correo GFI MailArchiver 2 for Exchange Configurar GFI MailArchiver 21

24 Los miembros de este grupo tendrán una etiqueta adicional List all accounts. Mediante esta etiqueta, podrán cambiar al correo de otro usuario. Otras opciones Escriba la dirección de correo del administrador en la casilla situada en la sección Other settings. Todas las notificaciones de MailArchiver se enviarán a esta dirección. Licencia La etiqueta Licensing le permitirá ver los detalles de la licencia e introducir la clave de licencia. Imagen 20 Introduciendo una clave de licencia Si ha adquirido una clave de licencia, introdúzcala en esta sección. Copie la clave de licencia en la casilla y pulse el botón Verify. Presione el botón Save para guardar los cambios. El producto será actualizado en consonancia. 22 Configurar GFI MailArchiver GFI MailArchiver 2 for Exchange

25 Buscar correo Introducción Buscar correo Después de configurar GFI MailArchiver, podrá buscar correo desde la etiqueta Search del interfaz web. Buscar correo es un proceso sencillo que le permitirá buscar mensajes concretos introduciendo criterios de búsqueda utilizando preguntas como ES EXACTAMENTE o CONTIENE. Para buscar un correo, escriba el criterio de búsqueda en las casillas y pulse el botón Search. Puede indicar en qué campos del correo quiere buscar (es decir, destinatario, asunto, etc.) y si quiere que el campo contenga el texto buscado (CONTAINS) o que concuerde exactamente (IS EXACTLY) Nota: Sólo podrá buscar en el cuerpo del mensaje si utiliza base de datos SQL y ha instalado la búsqueda a texto completo. Imagen 21 Buscar texto en el cuerpo del mensaje Cuando busque texto en el cuerpo de los mensajes, puede utilizar las opciones CONTAINS y FREETEXT para consultar la base de datos SQL Server. En la imagen anterior, se hizo una búsqueda de todos los correos que contuvieran el nombre "Reggie" en el cuerpo del mensaje. Estos predicados le permitirán buscar todo el correo que tenga palabras que empiecen con H en el cuerpo del mensaje, por GFI MailArchiver 2 for Exchange Buscar correo 23

26 ejemplo. Para hacerlo escriba h* en la casilla y pulse el botón Search. Utilizar el predicado FREETEXT Con un predicado FREETEXT, puede introducir cualquier conjunto de palabras o frases, o incluso una sentencia completa. El motor de consulta a texto completo examina este texto, identifica todas las palabras y frases significativas, e internamente construye una consulta con esos términos. Este ejemplo utiliza un predicado FREETEXT contra una columna llamada description. FREETEXT (description: "The Fulton County Grand Jury said Friday an investigation of Atlanta's recent primary election produced no evidence that any irregularities took place.") El motor de búsqueda identifica palabras y frases como las siguientes: Palabras Fulton, county, grand, jury, Friday, investigation, Atlanta, recent, primary, election, produce, evidence, irregularities Frases Fulton county grand jury, primary election, grand jury, Atlanta's recent primary election Las palabras y frases de la cadena FREETEXT (y sus variaciones) son combinadas internamente en una consulta, ponderada para una mejor clasificación, tras lo cual se realiza la búsqueda. Utilizar múltiples condiciones Puede utilizar condiciones adicionales para una búsqueda más precisa. Pulse el botón Add Condition y automáticamente se mostrará una nueva condición. 24 Buscar correo GFI MailArchiver 2 for Exchange

27 Imagen 22 Utilizando múltiples condiciones en la búsqueda En este ejemplo, se condujo una búsqueda con la siguiente condición: Subject CONTAINS test AND NOT Sender IS EXACTLY AND Data/Time GREATER THAN 27/09/2004 Como puede ver en la imagen anterior, se encontró un correo que cumplía todos los criterios de búsqueda. Esta característica es muy útil si quiere llevar a cabo una búsqueda precisa de un correo concreto, o un conjunto de correos. Clasificar los resultados de la búsqueda Los resultados se muestran en la misma página y se pueden clasificar por columnas. Haga clic en la columna Headings para clasificar por Asunto, Remitente, Destinatario, Fecha/Hora o Tamaño. GFI MailArchiver 2 for Exchange Buscar correo 25

28 Imagen 23 Buscando correo utilizando la consulta CONTAINS Ver mensajes de correo Para ver un correo, haga clic en el asunto en la tabla de resultados. Esto abrirá el mensaje de correo en la misma ventana. Imagen 24 Mostrando un mensaje de correo 26 Buscar correo GFI MailArchiver 2 for Exchange

29 Puede ver las cabeceras de Internet haciendo clic sobre el enlace Click here to view Internet Headers, situado entre las cabeceras del mensajes y el cuerpo. Identificar Destinatarios con Copia Oculta (BCC) Si ha habilitado Envelope Journaling (ver Habilitar Envelope Journaling en el capítulo Instalar GFI MailArchiver), también se mostrarán las cabeceras de Internet. Imagen 25 Identificar Destinatarios con Copia Oculta (BCC) El campo SMTP To de las Cabeceras del Mensaje incluirá todos los destinatarios de ese correo. Comparar estos destinatarios con los de la cabecera MIME le permitirá identificar que direcciones de correo estaban en el campo Copia Oculta (BCC) del mensaje original. Por ejemplo en la imagen anterior, en el campo To de las cabeceras SMTP, aparecen y mientras que en el campo MIME To sólo aparece Esto significa que estaban en el campo Copia Oculta (BCC). Ver el hilo de una conversación Inspeccionar un hilo de conversación le permitirá ver todos los mensajes de una conversación concreta. Puede hacer clic sobre cualquiera de los correos para verlos individualmente, según se explica en la sección ver mensajes de correo. GFI MailArchiver 2 for Exchange Buscar correo 27

30 Imagen 26 Ver un hilo de conversación Para inspeccionar toda la conversación, pulse el enlace que se encuentra cerca de la flecha roja, sobre el cuerpo del mensaje. Esto le mostrará una lista de los correos incluidos en una conversación entre dos o más usuarios. El cuerpo del correo se mostrará en mitad de una ventana maximizada. 28 Buscar correo GFI MailArchiver 2 for Exchange

31 Navegar por el correo Introducción GFI MailArchiver le da la opción de navegar por todo el correo de una vez o por el de una dirección de correo concreta. Esto es útil si quiere buscar correo perteneciente a un usuario particular. Sólo se puede hacer su ha iniciado sesión con una cuenta de usuario que sea miembro del grupo de acceso al archivo, configurado en la ventana General de la etiqueta de configuración. Este capítulo explicará cómo puede navegar entre los mensajes. Navegar por el correo Para navegar entre el correo, vaya a la etiqueta Welcome y seleccione un nombre de usuario de la lista desplegable. La página se refrescará automáticamente y mostrará una lista de correos del usuario. Refrescar la pantalla manualmente hará aparecer nuevos correos que hayan sido archivados en los últimos minutos. Para hacerlo, haga clic en el enlace Refresh localizado bajo el enlace Login as a different user. Imagen 27 Navegando por todo el correo La imagen anterior muestra todo el correo de todas las cuentas de usuario. Pulse la flecha roja o haga clic en el tópico de la conversación para expandir y ver todos los correos de esa conversación. GFI MailArchiver 2 for Exchange Navegar por el correo 29

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