ContaNet CRM. Manual de Ayuda

Transcripción

1 ContaNet CRM Manual de Ayuda

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3 I N D I C E Introducción...1 Pantalla Principal...3 Configuración General....9 Gestión de Empresas...35 Introducción de datos.. 39 Consultas...47 Facturación directa Emisión de Recibos...59 Envíos de e mail.. 69 Generador de Listados Solicitud de Soporte Técnico.85

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5 Introducción ContaNet CRM ha sido desarrollado para cubrir la necesidad existente en el mercado informático español de programas sencillos de facturación para las Asesorías, los Profesionales Autónomos, las pequeñas Empresas de Servicios y los Administradores de Fincas o Comunidades de vecinos. No se ha pretendido hacer un programa de Gestión Comercial, pues para ello existen ya multitud de ofertas. Lo que se desea es ofrecer una herramienta fácil de usar para facturar, utilizándola cualquier operario con conocimientos básicos de informática. A la misma vez, esta servirá como excelente base de datos. Algunos de los aspectos más significativos que ContaNet CRM abarca, son los siguientes: Facturación: o Facturación directa de servicios o artículos hasta un máximo de 10 líneas por factura: Impresión en varios formatos (Recibos estándar, Din A4, etc.) Grabación de archivos para la domiciliación bancaria. Creación de Carta al Banco para aviso de cargo. Envío de facturas por Correo electrónico. Contabilización automática de la venta y del cobro. Gestión de Impuestos, Retenciones y Descuentos en factura. o Emisión Periódica de Recibos mensuales, trimestrales, etc. Con las mismas opciones que la Facturación directa. Comprobación automática de la exactitud de los datos. Base de Datos propia: o Datos físicos. o Correo electrónico. o Cuenta contable. o Números de Serie o Impagados. o Conceptos automáticos, Amplio campo de Notas, etc. 1

6 Manual de Ayuda de ContaNet CRM Búsquedas en cualquier campo de la base de datos y en todas las empresas. Enlace dinámico a nivel contable con ContaNet. o Actualización de Datos de Clientes entre ContaNet y ContaNet CRM o Consulta en tiempo real de Acumulados mensuales, Extractos y Plan Contable de la empresa enlazada en contabilidad. Generador de Listados versátil: o Por impresora o Por pantalla o Envío al Portapapeles para exportación a otras aplicaciones o En formato CSV (ASCII, Texto, Con cualquier separador) o En formato DBF o En formato HTML Personalización o Datos bancarios para domiciliación o Cuentas Contables de Enlace o Modelo de Facturación o Recibo (Fáciles de configurar) o Número de Copias o Impresora a utilizar Traspaso (Copiar o Mover) de Fichas de una empresa a otra. Emisión de Correos electrónicos de forma masiva o de manera individualizada a uno o a una lista configurada previamente. Edición de Conceptos de facturación con enlace de cuentas contables de Venta. Agenda de consulta de fichas por orden alfabético. Impresión de Etiquetas para envío de correspondencia o varios. Esperamos que disfrute trabajando con esta herramienta y que sea tan sencillo hacerlo como hemos intentado. Quedamos a su disposición para cualquier tipo de sugerencia. 2

7 Pantalla Principal Barra de Herramientas Desde la Barra de Herramientas podrá, con un clic de ratón, acceder a los procesos principales o más usuales de programa, sin necesidad de usar el teclado, ni de navegar por un sin fin de pasos intermedios. En ContaNet CRM se ha tratado de que esta sección del programa le resulte conocida y amigable. Por ello, se ha diseñado para que los iconos sean similares a los de ContaNet. De esta manera los diferentes iconos serán fáciles de identificar y por tanto, útiles desde el primer momento. Nuevo cliente Se utiliza para crear nuevas fichas en la Base de Datos. Al hacer clic sobre este icono, la pantalla queda limpia y salta el numerador de registros para situarse en uno nuevo y vacío. Después de pulsar Intro ( ) proceda a introducir y grabar la información deseada. Cambiar de Directorio Se utiliza para cambiar de base de datos o de configuración del programa. Es posible que desee tener un directorio para pruebas personales o para ciertas empresas y en otro directorio, o carpeta, tener otros datos. Con este botón puede cambiar entre las carpetas donde se encuentre los datos y la configuración. Para más información consultar el apartado Carpetas dentro de Configuración General. 3

8 Manual de Ayuda de ContaNet CRM Generador de Listados Permite establecer informes personalizados utilizando cualquiera de los campos o utilizando cualquier filtro que se precise. Para más información consultar el apartado Generador de Listados. Buscar Cuentas Consulta la totalidad de las fichas de una empresa por Orden Numérico, Alfabético o a través del comando Solo Iguales. Buscar Busca los clientes a través del dato proporcionado, nombre, teléfono, dirección, etc. Histórico Con esta opción puede ver el histórico de las facturas hechas al cliente. Para más información consultar el apartado Consulta de Datos Contables en Consultas. Configuración Permite personalizar muchos aspectos del programa que son particulares para cada tipo de empresa o usuario. La aplicación está preparada para asistir en su labor a las Asesorías, los Profesionales Autónomos, las pequeñas Empresas de Servicio y a los Administradores de Fincas o Comunidades de Vecinos. Hay una amplia gama de opciones ya que no todos tendrán las mismas necesidades. 4

9 Pantalla Principal En este apartado se indican los datos fiscales, los modelos de factura o recibos a utilizar y los aspectos concretos de la facturación y la contabilidad: Borrar Ficha Elimina una ficha de la Base de Datos. Para mayor seguridad, se solicita una confirmación antes de Borrar definitivamente los datos. Pasar Ficha a otra Empresa Este comando realiza copias o traspasos de fichas entre empresas. Resulta muy útil pues evita tener que introducir nuevamente datos ya introducidos anteriormente. Factura directa El módulo de facturar es muy simple y va dirigido hacia facilitar los cobros puntuales y directos que los profesionales precisan realizar. Al hacer clic sobre este botón accederemos a un menú que nos permitirá realizar la factura. En este mismo menú hay un botón titulado Conceptos que nos permitirá introducir conceptos fijos que queramos utilizar periódicamente. 5

10 Manual de Ayuda de ContaNet CRM Emisión de Recibos Este apartado es la ley motivo del programa, por ello le dedicaremos mucha atención y esmero, tratando de explicar con detalle todas sus posibilidades y apartados en el apartado Emisión de Recibos, empezando por la sección Comprobación Integridad de Datos. Formato para El correo electrónico es una herramienta imprescindible para el tratamiento actual de la información. Así es que desde ContaNet CRM podrá emitir correos individuales o masivos a las fichas existentes en la Base de Datos. Para más información consultar la sección en Configuración General. Crear conceptos para facturación Ya que este apartado se necesitará tener muy a mano para todo tipo de operaciones monetarias, se le ha asignado una parte destacada en la pantalla situándolo en la Barra de Herramientas. Lista de Empresas Cada empresa creada tiene asignado un número en la lista y una descripción totalmente modificable. Búsquedas Derecha, Izquierda Una vez situado en una cuenta o ficha, si desea visualizar la siguiente o la posterior solo tiene que utilizar los iconos indicados en este apartado. 6

11 Pantalla Principal Agenda El icono que corresponde con la agenda por orden alfabético dispone de funciones muy simples, pero puede ser muy útil para tener una visión global de todas las fichas de una empresa. Emisión de Etiquetas Imprime directamente una etiqueta con los datos de dirección postal. Práctico para enviar correspondencia o cualquier otro uso, como pegar en carpetas personalizadas. El tamaño de la fuente del texto a imprimir se adaptará al ancho disponible. Ajuste de Pantalla Permite ajustar el programa para que el CRM esté ajustado al tamaño de la pantalla dejando espacio para el cuadro de búsqueda. 7

12 Manual de Ayuda de ContaNet CRM Aviso: Si en la Configuración General no asigna una impresora para las etiquetas, estas se imprimirán en la que tenga predeterminada Notas Este apartado permite la introducción de todo tipo de observaciones en un archivo de texto, tan amplio como se necesite. 8

13 Configuración General Introducción Después de todas las pruebas preliminares y antes de empezar a trabajar en la empresa real, sería necesario personalizar los diferentes apartados de esta sección, para conseguir un rendimiento pleno del programa. Se analizarán cada uno de los apartados con detenimiento. Por qué no crea una empresa de pruebas para seguir los pasos que se consideran en este capítulo? Iconos Diseño Recibos Este botón nos permitirá editar los modelos de facturas y recibos a nuestro gusto para poder imprimirlos posteriormente. Si hacemos doble clic sobre el fondo blanco podremos elegir una imagen de fondo como, por ejemplo un logotipo. También podremos elegir la impresora por la cual queremos que salgan las facturas o recibos. Una vez hechos todos los cambios 9

14 Manual de Ayuda de ContaNet CRM deseados deberemos hacer clic sobre el icono del disquete para grabar todos los cambios. Configuración Impresora Aquí se elegirá el modelo que deseamos para los recibos, las facturas o los s. También podremos elegir la impresora por la que saldrán los recibos o las facturas. Configurar Factura Directa Aquí marcaremos los valores por defecto que queremos que ocurran cuando hagamos una factura. Fíjese, por favor, en las diferentes posibilidades que le ofrece el módulo de Facturas directas en la parte inferior de su cuadro de diálogo. Empresa El primer campo de la pestaña Empresa marca la descripción de la empresa en la lista que figura en la Pantalla Principal. Veamos un ejemplo. La empresa número "12" que se está usando como ejemplo para este Manual de Ayuda tiene como descripción: "ContaNet CRM" como se observa en la siguiente imagen. Cómo proceder si se dispone a modificar esta descripción? Haga clic sobre el icono Configuración en la Pantalla Principal. En la pestaña Empresa puede modificar el título o descripción. 10

15 Configuración General Pulse Aceptar y observe el cambio efectuado en la Pantalla Principal. La sección Datos de la Empresa permite predefinir los datos de la empresa para todo lo que tiene que ver con emisión de recibos o facturas, así como para la personalización de los formatos de impresión. Contabilidad Una de las características más preciadas de ContaNet CRM será el enlace que dispone con la contabilidad. Se podrá ahorrar la tediosa tarea de pasar manualmente cientos o miles de apuntes contables, asientos repetitivos y casi con los mismos conceptos mes tras mes. Además será más fácil evitar errores humanos. Las particularidades del proceso de enlace se establecen desde la pestaña Contabilidad de la Configuración General: 11

16 Manual de Ayuda de ContaNet CRM En este campo se indica la empresa o ejercicio con el que se enlaza la facturación directa o periódica de cada empresa. La ruta se puede introducir manualmente o hacerlo con el Botón de Ayuda que se encuentra a la derecha del campo. Luego debe asignar los códigos contables para cada uno de los conceptos que tenga creados para la facturación. Puede señalarse una misma cuenta para varios conceptos, una para cada concepto o incluso un único código para todos. También en este caso, puede hacer uso el Botón de Ayuda para buscar los códigos en el Plan contable de la empresa enlazada. 12

17 Configuración General Algunas empresas desarrollan su actividad tanto en Península como en Canarias y separan las ventas de las dos regiones con el cuarto dígito de las cuentas del grupo 7. Si este es su caso, las nueve cuentas que permite la configuración se convertirán en dieciocho, si marca la casilla de diferenciación que se muestra en la siguiente figura: Si esta obligado a facturar con IVA o con IGIC (Impuesto General Indirecto Canario) debe seleccionarlo para que al realizar la facturas, se calcule automáticamente. Escoja el tipo de IVA/IGIC más común para sus facturas, aunque seguramente, debido al tipo de empresas que trabajan con ContaNet CRM solo se necesitará un tipo. Especifique también cuál es la 13

18 Manual de Ayuda de ContaNet CRM descripción que desea que aparezca cuando se calcule el porcentaje del impuesto en la factura, así como la cuenta contable predeterminada para ello. Si es necesario efectuar retenciones, la siguiente sección del cuadro de diálogo es imprescindible. Debe marcarse la casilla de verificación, indicar el porcentaje de retención y el código contable para grabar el apunte contable y la descripción que quiere que aparezca en la factura. Para las facturas que contengan descuentos, se ha habilitado un campo con una descripción personalizable y un porcentaje por defecto. Este campo se acciona en las facturas o recibos con la tecla "D". Con respecto a las cuentas contables, resta establecer la que corresponda con caja o banco. Todo dependiendo por dónde se realice, generalmente, el cobro. Por último, también es en este cuadro de diálogo donde debe fijar el contador de facturas y si desea que este sea común a otras empresas o particular y exclusivo. Es decir, si el contador debe ser común para varias empresas, en cada una de ellas deberá seleccionarse el comando Contador Global. En la que el contador sea único para cada una de ellas, esta casilla estará desmarcada. 14

19 Configuración General Configuración Bancos Estos datos van a servir de fuente para la emisión de recibos domiciliados. Son necesarios para generar los archivos en Cuaderno 19 (Q19) o en el formato que el Consejo Superior Bancario ha estipulado. Para acceder al cuadro de diálogo haga clic en la pestaña asignada para ello en la Configuración General. Hay cinco apartados que se deben cumplimentar: 1) Archivo para enviar al Banco, Banco, Cabecera de Presentador, Cabecera de Ordenante y Cartas al Banco. El primer apartado es el nombre y ubicación del Archivo que se va a llevar al Banco. Este archivo se puede llamar de cualquier manera y se puede guardar directamente en el soporte magnético o bien crearlo primero en cualquier lugar del disco duro o de la red para más tarde pasarlo a un diskette o enviarlo a través de Internet. 15

20 Manual de Ayuda de ContaNet CRM Observación: Algunos bancos exigen que el archivo que se les lleva para domiciliar tenga extensión Q19. Es decir que el nombre es indistinto, pero la extensión es obligatoria (Ej.: Recibo.Q19) Muchas entidades bancarias permiten el que se les envíen este tipo de archivos por o que se le dejen en un buzón electrónico en su propio sitio Web. Muchos usuarios preferirán guardar los datos en el disco duro en primer lugar, bien por seguridad o bien por razones prácticas, para su posterior envío. Banco. Se refiere simplemente al nombre que identifica la entidad financiera que recibirá el archivo para gestionar los cobros. En muchas ocasiones la Cabecera de Presentador y la Cabecera de Ordenante serán los mismos. Esta es la información que se debe indicar en los siguientes dos apartados. Las especificaciones de las cartas que se llevarán a la entidad bancaria, si se llevara el archivo en diskette, se determinan en la región que se encuentra en la parte inferior del cuadro de diálogo. 16

21 Configuración General Se debe indicar el procesador de texto que se desea usar. Debe hacerse un enlace con el ejecutable que arranca el procesador de texto escogido. En el ejemplo hemos usado Microsoft Word que se denomina "winword.exe". Aunque puede buscarlo con el Botón de ayuda, es posible que se encuentre en la siguiente ruta: También hay que determinar cuál es la impresora, si hubiese varias. Para escogerla, si lo desea, utilice el Botón de ayuda. El siguiente comando del cuadro de diálogo permitirá modificar la cabecera de la carta que se va a imprimir. Quizás lo lógico es introducir los datos de la Empresa Ordenante, como se observa en la siguiente imagen, pero también puede añadir por defecto la fecha del sistema y el nombre del banco al que va dirigido el escrito. Esto se hace anteponiendo el signo "@" antes de las variables FECHA y BANCO. 17

22 Manual de Ayuda de ContaNet CRM Cuando se emite la carta al banco se abre automáticamente el procesador de texto elegido para que imprima las copias que necesite, después de revisar los datos. Por tanto, el resultado final de toda esta configuración será: Generación de diskette con el archivo "Recibo.Q19" en el que estarán los recibos emitidos en el formato exigido por el Consejo Superior Bancario. Impresión de carta personalizada a la entidad bancaria con el detalle del contenido del diskette. Veamos la carta que se imprimirá si se envía a Caja Canarias el recibo de la venta de un ContaNet Plata por un importe de 60 euros más el 5% de IGIC (Impuesto General Indirecto Canario). Utilidades Cualquier programa que se precie, debe tener buenas herramientas recuperadoras y de reparación. Deben ser sencillas de usar y eficaces en su resultado final. 18

23 Configuración General Marcar clientes para imprimir facturas. Esta opción permite marcar a clientes con ciertas características. Al hacer clic sobre este botón pasaremos a un menú con varias opciones: 1) Marcar todos: Esta opción marcara a todos los clientes. 2) Desmarcar todos: Esta opción desmarcará todos los clientes. 3) Marcar los que no tienen Marcará todos aquellos sin . 4) Marcar los que tienen Marcará todos aquellos que tengan . 19

24 Manual de Ayuda de ContaNet CRM Variar importes en un porcentaje. Al hacer clic en este botón aparecerá un menú con diferentes opciones: Esta herramienta sirve para, por ejemplo, a principios de año, y de forma automática, cambiar el importe de ciertos conceptos, asociados a un código contable, usando como referencia el porcentaje establecido. Esta opción siempre preguntara antes si se ha hecho una copia de seguridad debido a que pudiéramos equivocarnos al alterar los importes. Separar facturas por años. Esta opción es para los usuarios que tengan el antiguo programa de Recibos, hayan traspasado sus datos al CRM y deseen separar las facturas por años. Poner conceptos a cero. Esta herramienta hay que usarla con cuidado pues todos los conceptos de facturación periódica o mensual serán eliminados. Debido a lo que conlleva borrar todos estos conceptos se preguntara tres veces si realmente queremos hacerlo. 20

25 Configuración General Convierte caracteres de MS-DOS a Windows. Otra herramienta para aquellos que traigan sus datos del ContaNet Recibos. En caso de que nuestros datos contengan caracteres que Windows no acepta o pueden producir errores, como por ejemplo, ù, ç,ë, etc. La herramienta los transformará para que no creen incompatibilidades con Windows o el CRM. Recrear índices de archivo. Los archivos constan de registros que pueden alterarse debido a un cambio brusco en la corriente eléctrica, porque una parte del disco duro se dañe, o porque el ordenador se quede bloqueado y haya que resetearlo o cualquier otra situación que afecte el rendimiento de la maquina. Antaño era necesario pedir los servicios de un informático para que recuperara los datos y su índice. Sin embargo, los programas modernos añaden utilidades como la que nos ocupa. Esta restablece la información y la ordena adecuadamente para seguir trabajando con total normalidad, después de cualquier anomalía. Para entender el proceso que realiza este comando y perder cualquier duda o temor de que se pueda estropear la información, imagine un archivador en el que tenga, pongamos por caso, mil fichas de cartulina escrupulosamente ordenadas. Una cae al suelo con lo que se ocasiona el consiguiente desorden. Que hacer? Pues con paciencia, sentarse y ordenarlas adecuadamente para poder consultarlas eficazmente con posterioridad. Pues bien, esto es lo que realiza la herramienta Recrear índices de archivo. Al hacer clic sobre la opción, un control indica el desarrollo del proceso advirtiendo que no se debe interrumpir la operación. Al finalizar 21

26 Manual de Ayuda de ContaNet CRM la misma, los datos estarán ordenados, limpios de cualquier basura que se haya introducido en el archivo y listos para ser consultados o modificados. Usuarios Esta opción es especialmente útil para ver quien ha estado accediendo al programa. Este nos dará, al hacer clic sobre el botón Acceso de Usuarios, detallada información sobre la fecha y hora en la que un usuario haya accedido al programa. Carpetas Es aquí donde se indicará al programa donde estarán ubicados los datos que usara el programa y su configuración. Aquí tendremos la opción de añadir rutas para la configuración del programa y para los datos. El poder cambiar la configuración nos será útil ya que podremos usar distintas configuraciones para distintas bases de datos. Tanto en los datos como en la configuración, cuando añadamos una ruta se agregará al menú Carpeta de datos habituales con el fin de poder tener varias rutas haciendo fácil el pasar de una base de datos a la otra. 22

27 Configuración General Cuando hayamos introducido más de una ruta podremos alternar entre las bases de datos con el botón Cambiar de directorio en el menú principal. Campos Opcionales Esta herramienta permite añadir los campos que deseemos que aparezcan en la ficha principal. Vencimientos Esta es una herramienta que permitirá traer datos de cobros o pagos desde ContaNet. Puede resultar algo compleja pero una vez dominada le podrá ayudar a controlar tanto los cobros como los pagos. Para que esta herramienta le resulte útil debe tener el programa enlazado a ContaNet (para más información véase el apartado Contabilidad en Configuración General), querer traer una cartera de clientes/proveedores y que los importes cambien mensualmente. Las cuentas a usar para la importación serán, por lo general, la 401, 411 y 430. Lo primero será marcar la casilla Permitir la importación de efectos desde ContaNet y seleccionar si deseamos importar datos de pagos a proveedores, o acreedores, o si deseamos importar cobros de clientes. Luego habrá que introducir la cuenta que queremos importar. Para utilizar bien esta herramienta hay que saber utilizar el modulo de Cartera del ContaNet. Como se utiliza ese modulo? A continuación lo explicamos. Cómo usar el módulo de Cartera ContaNet permite llevar un control actualizado de cobros y de pagos. Para activar el módulo de cartera debe usted acceder al menú de Herramientas y a la opción Personalización donde debe activar la pestaña Más. En la parte baja de esta pantalla tiene todas las opciones referentes a la cartera. Generalmente se utilizan las cuentas de cartera, para proveedores o para acreedores, la 401 y la 411 y para clientes la

28 Manual de Ayuda de ContaNet CRM Tras introducir estos niveles de mayor separados por comas debe pulsar Aceptar. A partir de ahora cada vez que contabilice un asiento en el que utilice cuentas al HABER para PAGOS o al DEBE para COBROS que comiencen por dichos niveles de mayor, aparecerá la siguiente pantalla en la que podrá introducir los datos referentes al efecto. Por ejemplo, si hacemos un apunte al Haber de la cuenta , aparecerá la siguiente pantalla: 24

29 Configuración General Por ejemplo, si hacemos un apunte al Debe de la cuenta , aparecerá la siguiente pantalla: En ambas pantallas podemos indicar la fecha de vencimiento del efecto, también podemos seleccionar la cartera o banco que corresponda. También podemos escribir cualquier nota que se desee. Al pulsar Aceptar se grabará en el módulo de Cartera. Si queremos personalizar las carteras o bancos simplemente debemos pulsar el signo de interrogación que está en el extremo derecho de la línea y podremos hacer los cambios que deseemos. Para hacer los cambios debemos en primer lugar activar la opción Modo Edición, tras escribir debemos pulsar Intro en la línea y finalmente pulsar Aceptar. 25

30 Manual de Ayuda de ContaNet CRM Visualizar la cartera Para visualizar la cartera debemos ir al menú de Herramientas y a la opción Cartera. En este submenú encontramos 4 opciones: 1 Grabar cartera. Si deseamos introducir datos en el módulo de cartera directamente, podemos usar esta opción o pulsar F11. 2 Imprimir cartera. Si deseamos emitir un informe de los efectos que tenemos en cartera, podemos utilizar esta opción. Nos aparecerá la siguiente pantalla: 26

31 Configuración General Esta pantalla nos permite delimitar e informe por cuenta, fecha y cartera. Si pulsamos la opción Salto página nos imprimirá una cartera por página. Nos da varias opciones para ordenar el informe. Finalmente nos permite emitir el informe por pantalla, impresora, formato HTML, PDF vertical u horizontal. Tras pulsar Aceptar visualizaremos el informe. 3 Anular apuntes anteriores a Anula apuntes en cartera por fecha de vencimiento, no por fecha de grabación en cartera. Simplemente debemos elegir el tramo de fecha y de carteras a anular. Al pulsar Aceptar se efectúa la anulación. 27

32 Manual de Ayuda de ContaNet CRM 4 Consultar Esta opción nos permite consultar la cartera en pantalla. Podemos elegir el tramo deseado de fechas, cuentas contables y carteras. Tras pulsar Aceptar nos aparece el informe de Cartera. Podemos ampliar esta pantalla para visualizar todos los campos. Podemos borrar registros, insertar o editar el registro que seleccionemos. Si hacemos un clic con el botón derecho del ratón sobre cualquier punto del informe nos permite imprimirlo o copiarlo para su posterior pegado en Excel. Contabilizar el cobro o el pago de un efecto Al hacer el asiento de cobro o pago del efecto, ContaNet nos presentará el efecto que hemos grabado previamente en Cartera. La forma de presentarlo se determina en la personalización. (Herramientas Personalización Más ) Presentación por fecha Activando esta opción en la personalización cada vez que realicemos la contrapartida (cobro o pago de un efecto) nos aparecerá la siguiente pantalla. Simplemente debemos seleccionar la fecha del vencimiento y pulsar Aceptar. Entonces ContaNet nos dará un listado con los efectos cuyo vencimiento es el indicado. Al pulsar Intro o Borrar daremos de baja dicho efecto de la cartera. Con lo que siempre tendrá actualizado una cartera de cobros y de pagos. 28

33 Configuración General Presentación por cuenta Si dejamos desactivada la opción Presentación por fecha en la personalización, cada vez que realicemos la contrapartida (cobro o pago de un efecto) nos aparecerá la siguiente pantalla. ContaNet nos pone en pantalla todos los efectos que corresponden a la cuenta usada en la contrapartida seleccionando el que corresponde al asiento vigente. De esta forma podemos con Intro o mediante el botón Borrar Registro actualizar la cartera de cobros y pagos. Si queremos guardar un histórico de cartera 29

34 Manual de Ayuda de ContaNet CRM Al pagar o cobrar un efecto pudiera ser que no quisiéramos que se borrara del registro de cartera para guardar un histórico. Cómo hacerlo? Simplemente debemos ir a la personalización del módulo (Herramientas Personalización Más ) y activar la opción Marcar por defecto (no anular). Nosotros mismos podemos elegir la marca. En este ejemplo la marca es un P. Al tener esta opción activada, cuando hagamos la contrapartida por el cobro o pago, ContaNet pondrá una marca al efecto pero no lo borrará del registro de Cartera. Simplemente debemos pulsar el botón Marcado que sustituye al botón Borrar Registro. Esta utilidad sirve tanto para presentación por fecha o por cuenta. 30

35 Otras opciones del módulo de cartera Configuración General Si vamos al menú Herramientas, a la Personalización y a la pestaña Más, en el apartado de la cartera hay dos opciones que ahora analizamos: Cuenta activa: Al activar esta opción, cuando hacemos el asiento en el que creamos el registro en la cartera nos aparecerá en el apartado Cuenta la cuenta que corresponda a la que estamos usando en el apunte. Por ejemplo si usamos la nos pondrá en el apartado Cuenta la Penúltima cuenta: Al activar esta opción, cuando hacemos el asiento en el que creamos el registro en la cartera nos aparecerá en el apartado Cuenta la penúltima cuenta del diario. 31

36 Manual de Ayuda de ContaNet CRM . Es necesario configurar esta herramienta para poder tener los servicios de, por ejemplo, envío de facturas a través de . Se debe introducir el nombre del servidor SMTP. Luego pondremos nuestro nombre o el de la empresa y debajo nuestro . Enviar copia (CC) a significa que podemos poner otro en nuestro poder para poder confirmar que estos se están enviando correctamente. La Descripción (CC) es el asunto que tendrá el , por ejemplo, prueba de facturas por . Si nuestro servidor de correo requiere autenticación (por lo general se requerirá) se deberá marcar la opción Usar Autenticación e introducir el Usuario y Contraseña. En caso de que nuestro servidor de correo requiera Autenticación de Pop3, deberemos marcar esta opción y escribir el nombre del servidor. También podremos elegir si queremos que las facturas lleguen en formato PDF o BMP. Importar/Exportar. Esta herramienta sirve para importar datos ya sea del antiguo programa ContaNet Recibos o desde otras aplicaciones de facturación. ContaNet datos adicionales. Actualizar datos adicionales en ContaNet Contabilidad- Esta opción nos permite llevar datos del ContaNet CRM al ContaNet. 32

37 Configuración General En caso que queramos tener los clientes del CRM en la contabilidad. Importar datos adicionales desde ContaNet Contabilidad a CRM- Para usar esta opción se debe tener una empresa vacía. Esta opción nos permitirá traer los datos de las cuentas que deseemos, por ejemplo, clientes. Impagados. Importar impagados desde ContaNet Contabilidad a CRM- Esta opción trae las cuentas de morosos desde la contabilidad. Importar de otros programas. Esta opción permite traer los datos desde otros programas de facturación. En caso de que el programa que haya estado utilizando no se encuentre en la lista, deberá llamar al servicio técnico para que le preparen un conversor, el cual se ejecutara con la opción Importar otros. 33