Secretaría de Finanzas Dirección General de Inversiones Públicas GUIA PARA LA PREPARACION DE TERMINOS DE REFERENCIA PARA CONSULTORIAS

Transcripción

1 Secretaría de Finanzas Dirección General de Inversiones Públicas GUIA PARA LA PREPARACION DE TERMINOS DE REFERENCIA PARA CONSULTORIAS Tegucigalpa, M.D.C. Honduras, C.A. 1

2 INTRODUCCION Atender el componente de preinversión en el ciclo de vida de los proyectos es una labor muy importante y necesaria, esta actividad contribuye a disminuir en gran medida el grado de incertidumbre que puede afectar la inversión en obras y servicios que se esta planificando realizar, con el propósito social de contribuir a satisfacer necesidades apremiantes de la población o resolver problemas que afectan la administración regular del Estado. En la Administración Pública, la etapa de preparación de estudios es una actividad relevante y debe ser realizada por personal especializado de las instituciones involucradas, sin embargo, en la actualidad se denotan ciertas limitaciones técnicas para el desarrollo de esta labor, circunstancia que motiva en algunos casos a contratar servicios profesionales de personas o empresas privadas que ofertan servicios de consultoría de diversa naturaleza La preparación de los Términos de Referencia está directamente vinculado con los objetivos, alcance y calidad del estudio a preparar, representan un listado ordenado y específico de los aspectos más importantes a ser considerados en la consultoría, elementos que servirán en el momento oportuno de fuente de información para facilitar la evaluación del trabajo y posteriormente para la toma de decisiones sobre la viabilidad y conveniencia de implementar el programa o proyecto de inversión. En síntesis, se puede indicar que la concertación de los Términos de Referencia para obtener servicios de consultoría, constituye para las partes involucradas un medio apropiado de negociación técnica y económica, por este motivo, los requerimientos expuestos deberán ser claros, precisos y contener en detalle lo que se solicita, para asegurar de esa manera la base de sustentación del futuro proyecto y también para que en el momento del llamado a concurso y negociación, las propuestas técnicas y económicas presentadas por los ofertantes sean compatibles y faciliten su evaluación. Con base en lo anterior, la Secretaría de Finanzas (SEFIN), ha preparado la presente Guía con el propósito de facilitar el trabajo de elaboración de Términos de Referencia a funcionarios del Gobierno, que se ocupan de la actividad de solicitar servicios de consultoría privada para la elaboración de estudios de preinversión en el marco del sector público Dirección General de Inversiones Públicas 2

3 I. CONTENIDO A continuación se presenta la estructura básica mínima a tomar en consideración para la preparación de Términos de Referencia, relacionados con la gestión de servicios de consultoría privada para la elaboración de estudios de preinversión, en el marco del Sector Público. Este aporte originado en la Secretaría de Finanzas (SEFIN), no es limitativo en su alcance y se recomienda sea adaptado a los propósitos, naturaleza y cobertura del tipo de estudio a preparar. 1. Nombre Metodología Antecedentes relacionados con la consultoría Objetivos de la consultoría Productos específicos esperados Actividades secuenciales a realizar Estrategia de ejecución Informes a preparar por la consultaría Duración para la preparación del estudio. Calificación de la firma o consultor privado Costo estimado del estudio II. GUIA EXPLICATIVA 1. Nombre: Indicar la identificación actual del Programa o Proyecto 2. Antecedentes relacionados con la consultaría: Exponer en forma breve las diversas circunstancias, factores e investigaciones que han contribuido a configurar el proyecto, hasta el nivel actual de avance en que se encuentra y consecuentemente explicar las razones por las cuales se considera necesario continuar el proceso de estudio y evaluación ya iniciado, si este fuera el caso. Es conveniente incorporar aspectos relacionados con lo siguiente: Generación de la idea de proyecto, indicar el nivel actual de los estudios ya elaborados en caso que se cuente con algún avance, indicar la fuente donde encontrar la información, análisis y evaluaciones realizadas, compromisos contraídos, cooperación nacional y externa recibida y otros elementos que faciliten al consultor ubicarse en el entorno de la labor a desarrollar. 3. Objetivos de la consultoría. Especificar los fines o aspiraciones generales y específicos que se pretende alcanzar con la contratación de la consultoría, se recomienda claridad y precisión en su exposición, con el fin de limitar el alcance del estudio a lo que exclusivamente interesa se investigue. Se acostumbra incorporar un objetivo general y varios específicos, estos últimos delimitan el alcance de la consultoría. 3

4 4. Productos específicos esperados: Constituyen los trabajos parciales o el trabajo concluido que la empresa consultora o consultor independiente están en la obligación de entregar, aplicando en su elaboración la metodología recomendada, el cumplimiento de las actividades propuestas, apego a los plazos establecidos y con la calidad concertada en estos Términos de Referencia. Entre otros productos a determinar se pueden mencionar los estudios de mayor dimensión: prefactiblidad, factibilidad o diseño final. Otros que pueden considerarse como complementarios: investigaciones especiales, manuales o guías, normas, diagnósticos, programas, presupuestos, módulos o ensayos pilotos, metodologías, estrategias, políticas, anteproyectos de ley, planos, modalidades de contratos. Los productos deben numerarse, identificarse con un título, ser secuenciales y acompañarlos con una explicación y la identificación especifica de los diversos temas o elementos que el consultor debe atender por cada producto, dejándole la potestad de incorporar información adicional que considere pertinente, con la anuencia del organismo público ejecutor. Un producto inherente a la mayor parte de los estudios, que obligatoriamente se debe preparar, está referido al estudio de Impacto Ambiental, esta labor se le asignará a otra Empresa o Firma Consultora independiente a la seleccionada para hacer el estudio de Prefactibilidad o Factibilidad, según corresponda. Para la elaboración de los Términos de Referencia sobre este tema, debe consultarse el documento Reglas de Operación del Programa de Preinversión, y las regulaciones normativas establecidas en la Secretaría de Recursos Naturales y Ambiente en relación a la Evaluación del Impacto Ambiental de proyectos. Otro elemento, inmerso en la preparación de los estudios es el relacionado con la equidad de genero, concebido en sentido amplio e incorporado en lo posible en el marco del principio de transversalidad. 5. Actividades secuenciales a realizar: Este componente debe de desarrollarse por cada producto esperado. Representa la guía secuencial propuesta que orienta el trabajo del consultor y sirve al organismo ejecutor y a otras autoridades en la labor de seguimiento, evaluación y análisis de los resultados. Entre estas actividades se solicita por lo general, revisión de antecedentes, consultar ciertas fuentes, realización de determinados eventos, levantamiento de encuestas, investigaciones de campo, reuniones y otras que la entidad solicitante considera imprescindible incorporar en la agenda de trabajo del consultor. Se debe tener especial cuidado en la estructura y ordenamiento de la información técnica a solicitar a los consultores; para ese fin se recomienda contar con la colaboración de especialistas conocedores de la materia vinculada al proyecto, para establecer con precisión la calidad y alcance de las actividades identificadas. Cuando se solicite a los consultores revisar o analizar información existente, es conveniente especificar el nombre y el lugar donde se encuentra. 4

5 6. Metodología: Es aconsejable solicitar a la empresa o consultor individual la aplicación de determinada metodología de investigación técnica con carácter participativa, que sea funcional y aplicable en el país y comprensible por la entidad ejecutora, que en algunos casos lo propone, a fin de asegurar la obtención de los resultados esperados en esta labor y facilitar la comprensión técnica y conceptual del estudio, por parte de los diversos agentes y entidades interactuantes. 7. Estrategia de Ejecución: En algunos casos los proyectos se desarrollarán conforme a las fases o estructura técnica en que han sido formulados, en otros casos por razones especiales, algunos componentes, actividades o acciones, tendrán primera prioridad de ejecución, interrumpiendo el orden secuencial. En ambas situaciones, es necesario solicitar al consultor o a la Firma Consultora, que exponga un programa o plan estratégico de ejecución, que refleje la forma en que se ha previsto o acordado desarrollar el Proyecto, para facilitar la interpretación debe acompañarse con diseños gráficos y el cronograma respectivo. 8. Informes a preparar por la consultoría: Se debe determinar con claridad el tipo de informe de trabajo que se requiere presente el consultor y establecer el tiempo de entrega. Es usual solicitar un informe inicial contentivo del plan de trabajo acompañado de un cronograma, informes periódicos de avance y un informe final al nivel de borrador para ser analizado, incorporarle sugerencias y constituirlo posteriormente con la anuencia de la entidad beneficiaria, en la versión definitiva, además; debe adjuntarse un informe final sobre el resultado de la consultoría. También es útil, definir el uso posterior que se le dará a estos documentos, para establecer previamente la estructura de su presentación. Los informes deberán revestir calidad técnica en su exposición. 9. Duración para la preparación del estudio: La determinación del período de duración de la consultoría, esta estrechamente vinculado con el alcance del proyecto y la estructura de sus componentes, este período debe de determinarse en forma razonable y realista. Para determinar con una mejor precisión el tiempo necesario para realizar la consultoría, es recomendable hacerlo congruente con un cronograma de trabajo, indicando claramente el período que comprenderá cada etapa, actividad u otra acción a realizar, determinando la correspondiente medida de tiempo (días, semanas, meses) 10. Calificación de la firma o consultor privado: Es conveniente que la entidad beneficiaria gestora de los servicios de consultoría, indique las características básicas mínimas que debe reunir el oferente, especificando aspectos legales de creación, experiencia general en trabajos de consultoría y especifica en el tipo de trabajo requerido, conocimiento del país, área centroamericana u otras regiones similares, idioma español, capacidad técnica y financiera para realizar el trabajo en la fecha y condiciones previstas, estructura organizativa, permanencia, antigüedad y calidad del recurso humano y otros. En todo caso, la selección de Firmas Consultoras o Consultores Individuales se efectuará mediante un proceso de precalificación entre varios oferentes, labor a realizar 5

6 por una Comisión Interinstitucional, con el fin de garantizar un alto nivel de credibilidad y transparencia, capacidad técnica y contar con productos valuables por su calidad y utilidad. 11. Costo estimado: La entidad ejecutora o responsable de preparar los Términos de Referencia, deberá hacer una estimación del costo del estudio solicitado, expresándolo en moneda nacional y Dólares de los Estados Unidos. El costo del estudio puede proponerse de forma total o por componentes, en el caso que el desarrollo del mismo así lo requiera. Se deben presentar cuadros, con las notas explicativas correspondientes, que incluyan entre otros aspectos, información y datos estimados sobre las siguientes categorías. a) Gastos de personal: Consultores extranjeros (Personal profesional, calificación, ubicación, posición, honorarios meses/hombre, viáticos y gastos de viaje, impuestos, otros) Aporte local: (Personal profesional, calificación, posición, honorarios meses / hombre, gastos de apoyo, otros) b) Gastos administrativos: Alquileres, equipos, papelería, pago de servicios, impuestos, otros c) Gastos de naturaleza especializada, que sea necesaria la subcontratación d) Imprevistos: Calcular un 5% del costo total estimado. 10/01/03/jzl 6