MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS. Aprobado por: Contraloría mediante CON d/f

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Aprobado por: Contraloría mediante CON d/f Octubre 2006

2 INTRODUCCIÓN ÍNDICE Pág. I. Puestos que Intervienen en los Procedimientos II. Políticas, Normas y Procedimientos Núm. 1 Inicio de proyecto ACTIVIDADES: Elaborar Estrategia Organizacional.12 Elaborar Estrategia de Presupuesto.13 Elaborar Documento de Definición.15 Definir Estrategia de Implementación.16 III. Políticas, Normas y Procedimientos Núm. 2 Planificación de proyecto ACTIVIDADES: Elaborar los Planes del Proyecto..25 IV. Políticas, Normas y Procedimientos Núm. 3 Ejecución de proyecto ACTIVIDADES: Adquirir Personal...34 Desarrollar equipo efectivo...34 Adquirir Recursos de Logística.35 Implementar Logística 35 Comunicar Información del Proyecto..36 Establecer Contratos con Suplidores 36 Ejecutar el Plan de Trabajo...37 Realizar Mantenimiento del Presupuesto Implementar Respuestas a los Riesgos 38 Solucionar Problemas.39 Implementar Solicitudes de Cambio 40 Ejecutar la Implementación...41 Ejecutar Plan de Proyecto Integrado 41

3 V. Políticas, Normas y Procedimientos Núm. 4 Control del proyecto ACTIVIDADES: Controlar Logística...44 Monitorear Comunicación del Proyecto.. 45 Controlar Compromiso con Áreas...46 Controlar Contratos con Suplidores 47 Controlar Finanzas.48 Controlar Respuestas a los Riesgos..49 Controlar Soluciones para los Problemas 50 Controlar las Solicitudes de Cambio 51 Controlar el Proceso de Calidad...52 Controlar la Implementación 53 VI. Políticas, Normas y Procedimientos Núm. 5 Cierre de proyecto ACTIVIDADES: Desvincular Personal..56 Remover Recursos de Logística 56 Cerrar Compromiso con Áreas.57 Cerrar Contratos con Suplidores..57 Cerrar Finanzas...58 Controlar la Post-implementación...58 Completar el Proyecto 59 VII. Relación de Formularios y Formatos en Uso.. 61

4 INTRODUCCIÓN Este manual tiene por finalidad definir y estandarizar las políticas, normas y procedimientos para la administración de proyectos en el Grupo Financiero Reservas. En el se describen las actividades que conforman los procesos, así como los formularios y puestos que inciden directamente en los procesos de trabajo. En la elaboración del mismo utilizamos como base la disciplina de Administración de Proyectos propuesta por la firma Deloitte & Touche. Además, se incluyen elementos de otras disciplinas. Para un proyecto grande es conveniente seguir cabalmente esta metodología, mientras que los proyectos pequeños y medianos pueden ser más flexibles. En un ambiente competitivo de negocios, la habilidad de las organizaciones para alinear efectivamente recursos y actividades de negocios con objetivos estratégicos, puede significar la diferencia entre tener éxito y apenas sobrevivir en el mercado. Planear y dar seguimiento a los proyectos con claridad y precisión nos habilita para responder con mayor agilidad a las demandas del entorno de negocios, que cambia constantemente.

5 PUESTOS QUE INTERVIENEN EN LOS PROCEDIMIENTOS GERENCIA DE PROYECTOS TECNOLÓGICOS Gerente de Proyectos Tecnológicos Administrador de Proyectos Tecnológicos Analista Líder Control de Proyectos Tecnológicos DIRECCIÓN DE PROYECTOS ESPECIALES Director de Proyectos Especiales Gerente Desarrollo de Proyectos Especiales Gerente Control de Proyectos Administrador de Proyectos Especiales Técnico Apoyo a Proyectos Especiales Técnico Seguimiento de Proyectos Analista Financiero Coordinador Agente de Cambio OTRAS ÁREAS Consejo del Proyecto Patrocinador del Proyecto Gerente del Proyecto Líder de Equipo Equipo Multidisciplinario Administrador de Proyectos Auditor de Calidad del Proyecto Contralor del Proyecto

6 Inicio del Proyecto Definición : Describe los pasos a seguir para dar inicio al proyecto. Alcance : Describe el proceso desde que se concibe la idea del proyecto hasta que se obtiene aprobación de los organismos de decisión para su desarrollo. Es efectivo en la Gerencia de Proyectos Tecnológicos y demás áreas que desarrollan proyectos en el Grupo Financiero Reservas. Fecha : Octubre, POLÍTICAS Y NORMAS El cumplimiento de estas disposiciones es obligatorio DEFINIR ESTRATEGIA ORGANIZACIONAL: 1. El desarrollo de un proyecto deberá estar fundamentado en una necesidad o problema existente en la institución. 2. Al iniciar el desarrollo de un proyecto, el Líder del Proyecto deberá definir la estructura organizacional del mismo, así como los roles que desempeñará cada miembro del equipo. 3. Las acciones relativas a reclutamiento, selección, capacitación, vacaciones y otras, relativas al Personal del proyecto deberán manejarse según las normas y procedimientos establecidos en la Dirección General de Recursos Humanos. 4. Los roles establecidos para la administración de proyectos son: 4.1 El Consejo del Proyecto: Reporta al Administrador General y al Consejo de Directores. Sus principales responsabilidades son: Página 6 de 61 Versión

7 Apoyar al Gerente del Proyecto en la coordinación del proyecto. Delegar o asignar responsabilidades en tareas específicas al Gerente del proyecto u otros expertos. El Consejo del Proyecto estará integrado por: el Patrocinador del Proyecto, el Gerente del Proyecto, quien encabeza las reuniones, los líderes de equipos, los actores claves y los expertos en la materia (internos o externos a la organización). 4.2 Patrocinador del Proyecto: Reporta al Consejo del Proyecto (generalmente es el puesto de mayor jerarquía del área dueña del proyecto, como son los Directores y Directores Generales). Sus principales responsabilidades son: Someter el Proyecto al Consejo de Directores para fines de aprobación. Canalizar o resolver los aspectos críticos que se presenten en el desarrollo del Proyecto. Informar al Consejo del Proyecto sobre los problemas del proyecto, de manera que se tomen decisiones oportunas. Asesorar al Gerente del Proyecto en la confección y presentación de mensajes de difusión del proyecto. Reportar a la Alta Gerencia el avance del proyecto. Lograr los objetivos propuestos. 4.3 El Gerente de Proyecto: Reporta al Patrocinador del Proyecto. Sus principales responsabilidades son: Dirigir y administrar el proyecto. Verificar que se elaboren los entregables necesarios, con la calidad requerida, dentro de las limitantes de tiempo y costo, y que se alcancen Página 7 de 61 Versión

8 los beneficios potenciales definidos en la justificación económica. Generar reportes del proyecto y su avance. Determinar necesidades de comunicación e información de los actores claves. Manejar el plan de comunicación del proyecto. Crear y mantener la lista de contactos. Recolectar información del avance de los miembros del proyecto. Dar seguimiento al cumplimiento del plan del proyecto. Realizar la difusión interna del proyecto. Puede delegar o asignar responsabilidades a los Líderes del Proyecto o a los miembros del equipo, tareas específicas tales como: riesgos, calidad, o elaboración de entregables. 4.4 Contralor del Proyecto Reporta al Consejo de Proyecto. Sus principales responsabilidades son: Proveer asesoría en el uso de herramientas de administración de proyectos, coordinar actividades y servicios administrativos, tales como el control de documentos y recolección de los resultados. Servir como un repositorio de lecciones aprendidas y como una fuente centralizada de experticio en herramientas de apoyo. El Contralor del proyecto es responsable de las funciones de desempeño y soporte especificas del proyecto. 4.5 El Líder de Equipo: Reporta al Gerente de Proyecto. Sus principales responsabilidades son: Verificar que los entregables se elaboren con el nivel de calidad apropiado, dentro del tiempo y costo planificado. Página 8 de 61 Versión

9 Identificar problemas e informar de los mismos al Gerente del Proyecto. Dar seguimiento al estatus del proyecto. Identificar necesidades de difusión de información e infórmalas al Gerente del Proyecto. Colaborar con la dirección y administración del proyecto. El Líder de Equipo puede delegar o asignar a los Miembros del Proyecto, responsabilidades, tales como la producción de entregables y asignación de tareas. 4.6 Miembros del proyecto: Reportan al Líder del Equipo. Sus principales responsabilidades son: Elaborar los entregables bajo la dirección del Líder del proyecto. Ejecutar tareas de acuerdo al plan de trabajo aprobado. Identificar y reportar nuevos problemas (issues) o riesgos al Líder del proyecto. 5. Las responsabilidades del personal que se contempla en la estructura organizacional de un Proyecto deberán estar claramente delegadas y documentadas. ELABORAR PRESUPUESTO: 6. Al iniciar un proyecto se deberá definir un presupuesto, el cual debe ser validado por todos los integrantes del equipo. 7. El presupuesto se deberá regir por las normas y procedimientos establecidos por la Dirección Financiera y Planificación y someterse para aprobación de las autoridades correspondientes. 8. El presupuesto incluirá todos los costos que afectan el proyecto, tales como: recursos materiales, humanos, externos, logísticos, entre otros. Página 9 de 61 Versión

10 9. Se deberán tomar en cuenta los posibles riesgos involucrados en el proyecto al elaborar el Presupuesto de Inversiones y Gastos. DEFINIR ESTRATEGIA DE INTEGRACIÓN: 10. Es responsabilidad del Gerente del Proyecto o la persona designada para la administración del cambio, realizar actividades tendentes a facilitar la integración del equipo. 11. Los roles del Gerente y de los demás integrantes del Equipo de Proyectos deberán darse a conocer a todos los miembros del equipo. 12. El Gerente del Proyecto deberá asegurarse de disponer de personal de respaldo, entrenado en las responsabilidades asignadas a los miembros del equipo, de modo que en caso de ausencia del personal involucrado, el desarrollo del proyecto no se vea afectado. 13. El Líder del Proyecto deberá verificar si el Proyecto está alineado con la estrategia del negocio. ELABORAR DOCUMENTO DE DEFINICIÓN: 14. Todo proyecto deberá contar con un documento de definición aprobado por las autoridades correspondientes. 15. El Gerente del Proyecto y el Líder del Proyecto, deberán preparar el documento de Definición del Proyecto, según formato anexo establecido. El mismo deberá revisarlo posteriormente el equipo de trabajo que se conformará para administrar el proyecto. 16. Las áreas deberán contactar a la Dirección de Proyectos Especiales o la Gerencia de Proyectos Tecnológicos, Dirección General de Tecnología para asesoría sobre el manejo de proyectos y revisión de planes y entregables. 17. El objetivo general del proyecto debe expresarse en términos de resultados, deberá ser medible y cuantificable. DEFINIR ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIÓN: 18. El Líder del Proyecto deberá definir la estrategia de implementación, junto al Página 10 de 61 Versión

11 equipo del proyecto. También deberá evaluar la infraestructura técnica de la Institución al desarrollar el proyecto. 19. El Gerente del Proyecto evaluará, documentará y revisará la estrategia de implementación del proyecto a través de la conducción de encuentros con las áreas estratégicas de la Institución. 20. Para el proceso de compras se deberán seguir las políticas y normas del manual de procedimientos Compra de mercancía nacional e internacional: muebles, equipos, materiales e impresos y la asesoría de la Dirección de Compras. 21. La dirección Web para acceder las informaciones de la herramienta PMO Toolkit, creada para la administración de proyectos del Grupo Financiero Reservas es Esta dirección se podrá acceder en nuestro Intranet mediante un link. Página 11 de 61 Versión

12 Actividad Núm. 1: Inicio de proyecto Elaborar Estrategia Organizacional Patrocinador del proyecto: 1.1 Revisa documentos relacionados al proyecto para documentar los requerimientos, supuestos y limitaciones concernientes a su organización. 1.2 Estima la estructura general del personal que conformará el equipo del proyecto, en función del alcance y objetivos del mismo. 1.3 Define los roles y responsabilidades de los miembros del equipo del proyecto, así como la etapa en que serán requeridos. 1.4 Define los perfiles del personal que conformará el equipo de proyectos. 1.5 Solicita a las diferentes áreas la asignación del recurso humano que cumpla con el perfil para el proyecto. 1.6 Selecciona candidatos a ocupar las posiciones. 1.7 Somete al Consejo del proyecto, el equipo que trabajará en el proyecto, para fines de aprobación. Página 12 de 61 Versión

13 Actividad Núm. 2: Inicio de proyecto Elaborar Estrategia de Presupuesto Patrocinador del proyecto: 2.1 Obtiene y agrupa las expectativas para la estrategia de presupuesto. 2.2 Revisa las informaciones de compromisos y contratos para determinar las características financieras. Documenta todos los asuntos, supuestos y riesgos. 2.3 Determina el nivel de detalle para el presupuesto. 2.4 Utiliza herramientas de comparación de estimaciones para seleccionar el método apropiado de estimación financiera. Documenta los supuestos, en caso de ser necesario. 2.5 Desarrolla un modelo hipotético de recursos Estima los tipos y niveles de recursos de personal requeridos de la organización o subcontratados Estima los costos por hora del personal interno y externo. 2.6 Desarrolla estimaciones financieras, utilizando el método seleccionado y el modelo hipotético de recursos de personal. 2.7 Actualiza y documenta los riesgos que pueden afectar la estimación financiera Identifica los riesgos asociados con el presupuesto Incluye los riesgos y las estrategias para mitigarlos en el plan de riesgos Identifica los riesgos relacionados con términos y condiciones de contratos, costos adicionales y retrasos de programación Cuantifica las prioridades de los riesgos en alto, medio y bajo, y prepara estrategias de mitigación para los riesgos de alta prioridad. Página 13 de 61 Versión

14 2.8 Prepara el presupuesto y lo valida con los integrantes del proyecto. 2.9 Revisa el presupuesto. Página 14 de 61 Versión

15 Actividad Núm. 3: Inicio de proyecto Elaborar el Documento de Definición Patrocinador del proyecto, Gerente de Proyectos o Administrador de Proyectos: 3.1 Obtiene y revisa la información del proyecto, plan estratégico, información de proyectos similares, lecciones aprendidas, solicitudes de oferta, propuestas, entre otros. 3.2 Prepara la información del proyecto: Prepara los antecedentes del proyecto, considerando publicaciones del tema, servicios de investigación, entre otras informaciones de interés Determina la misión del proyecto Determina las limitaciones, supuestos y factores críticos de éxito, así como estrategias de riesgos del proyecto Define el alcance del proyecto Prepara la justificación económica del proyecto. 3.3 Completa el Documento de Definición del proyecto, según formato establecido, anexo. 3.4 Revisa el documento de definición del proyecto. 3.5 Prepara el resumen ejecutivo del proyecto, documentando la información clave y las descripciones a un alto nivel de cada sección del Documento de Definición del proyecto, según formato anexo. Página 15 de 61 Versión

16 Actividad Núm. 4: Inicio de proyecto Definir Estrategia de Implementación Patrocinador del proyecto, Gerente de Proyectos o Administrador de Proyectos: 4.1 Define las expectativas para la estrategia de implementación. 4.2 Revisa el documento de definición del proyecto, la justificación económica, correspondencia escrita, notas de conversaciones, lecciones aprendidas de otros proyectos similares, y otros materiales del proyecto, para desarrollar una lista de requerimientos, limitantes, supuestos, factores críticos de éxito, y otros factores relacionados con la implementación. 4.3 Revisa las oportunidades identificadas en la justificación económica y documenta su impacto en la implementación. Documenta los riesgos asociados y las estrategias de respuesta a estos. 4.4 Revisa el alcance para determinar los procesos y tecnologías a implementar, así como cuándo y dónde se implementarán. 4.5 Revisa la evaluación de la infraestructura técnica y lista las áreas de riesgos, dependencias, y secuencia de cada elemento del software y la infraestructura, si es necesario. 4.6 Revisa el reporte de evaluación de administración del cambio y documenta la preparación de la organización para adoptar los cambios que necesiten implementarse. 4.7 Confirma la declaración de estrategia de riesgos, limitaciones, supuestos y los factores críticos de éxito resumidos en el documento. 4.8 Revisa la Estrategia de Implementación con el Patrocinador del Proyecto y si es necesario, con el Consejo del Proyecto. 4.9 Revisa la estrategia de implementación final con los miembros del equipo del proyecto y obtiene el compromiso de todos Comunica la estrategia de implementación a otros grupos de interés. Página 16 de 61 Versión

17 4.11 Retiene copia de las comunicaciones emitidas, para actualizar el plan de comunicación del proyecto. Página 17 de 61 Versión

18 Planificación de Proyecto Definición : Describe los pasos para elaborar el plan de trabajo, a fin de disponer de una guía de acción para controlar el desarrollo del proyecto. Alcance : Describe el proceso desde que se aprueba el proyecto hasta la elaboración del plan integrado. Es efectivo en la Gerencia de Proyectos Tecnológicos y demás Gerencias que desarrollan proyectos en el Grupo Financiero Reservas. Fecha : Octubre, POLÍTICAS Y NORMAS El cumplimiento de estas disposiciones es obligatorio PLAN DE ORGANIZACIÓN: 1. El líder del proyecto deberá asesorarse con la Dirección General de Recursos Humanos sobre las normas y procedimientos a seguir para la elaboración del Plan de Organización. 2. El Plan de Organización deberá contener: Las acciones para definir la estructura organizacional del proyecto, en interés de reorganizar la composición de los equipos, de acuerdo a las necesidades y disponibilidad de los recursos humanos. Actividades de desarrollo para el equipo, entre otros aspectos. 3. El Patrocinador del proyecto deberá evaluar la carga de trabajo de los miembros del equipo y establecer prioridades, a fin de que las labores cotidianas del puesto no limiten el desarrollo efectivo del proyecto. 4. El Patrocinador del proyecto deberá proponer a las autoridades competentes, reconocimientos de diferente índole, de acuerdo al éxito obtenido por los miembros en el desarrollo y conclusión de los proyectos. Página 18 de 61 Versión

19 5. Al concluir la elaboración del Plan de Trabajo Integrado, el Gerente deberá establecer: La estructura organizacional redefinida. Los roles y responsabilidades del proyecto. El plan de entrenamiento. El manual de orientación del proyecto. Los medios de reclutamiento del personal. La lista de chequeo para desligar al personal, al concluir el proyecto. 6. Los integrantes del equipo deberán determinar las acciones a desarrollar en cada etapa, según los roles delegados por el Líder del Proyecto especificados en el Plan de Organización, formato anexo. PLAN DE LOGÍSTICA: 7. Para la preparación del Plan de Logística se deberán seguir las normas y procedimientos establecidos en el manual Solicitud y Evaluación para la Adquisición de Software(s), Hardware(s) y Servicios Tecnológicos. 8. El Plan de Logística incluye los requerimientos de recursos necesarios y disponibles y planes para la ubicación y el desarme de los recursos, tales como: Determinar los requerimientos logísticos faltantes y actualizar la matriz de riesgos, definida al inicio del proyecto. Categorizar y cuantificar los riesgos, estableciendo su impacto, probabilidad de ocurrencia, etapa del proyecto en qué podrían ocurrir y el indicador para comprobar la ocurrencia. Identificar los posibles problemas y el nivel de autoridad al que debe ser escalado cada problema. Página 19 de 61 Versión

20 Preparar un calendario con la finalidad de ejecutar la entrada y salida de los recursos de logística. Someter el plan de logística al Gerente del Proyecto, para fines de aprobación. PLAN DE COMUNICACIÓN: 9. Para elaborar el plan de comunicación se deberán realizar las actividades siguientes: a) Elaborar una matriz de categoría de actores claves con los individuos que formen parte de los grupos de interés del proyecto, según formato establecido anexo. b) Identificar los mensajes claves a comunicar en cada fase del proyecto. c) Identificar los objetivos de comunicación y la información necesaria a comunicar. d) Establecer un programa para la distribución de las comunicaciones. e) Identificar los mecanismos de retroalimentación para dar seguimiento al progreso del proyecto. PLAN DE COMPROMISO CON ÁREAS INVOLUCRADAS: 10. El Gerente de Proyectos deberá identificar las áreas involucradas en la implementación del proyecto y establecer compromisos. CONTRATOS CON SUPLIDORES: 11. El manejo de los contratos se deberá realizar en coordinación con las Direcciones de Compras, de Servicios, de Suministros y la Consultoría Jurídica, según el caso, aplicando las normas y procedimientos elaborados para el manejo de contratos. 12. Para elaborar el Plan de Contrato con Suplidores se deberá revisar el Documento de Definición del Proyecto. Página 20 de 61 Versión

21 PLAN FINANCIERO: 13. El Gerente del Proyecto deberá identificar los costos más relevantes del proyecto, como son: Trabajo directo e indirecto Adquisición de software y hardware Adquisición de equipos Consultoría Subcontratistas Viajes Viáticos Otros 14. Cuando exista una contingencia que no este contemplada en el presupuesto, se deberá presentar el requerimiento de contingencia al Consejo del Proyecto. 15. El Presupuesto deberá ajustarse durante el desarrollo del proyecto, según las necesidades. En caso de modificación se deberá obtener aprobación de los organismos correspondientes. PLAN DE RIESGOS: 16. Se deberán identificar los riesgos actuales y potenciales. Además, se deberá categorizar, cuantificar y priorizar los riesgos. 17. En las reuniones de seguimiento de proyecto, cada equipo deberá identificar los riesgos existentes y la forma de mitigarlos. 18. El Gerente del Proyecto deberá documentar todos los riesgos en la matriz de análisis de riesgo para fines de seguimiento y control. 19. El equipo del proyecto deberá notificar formalmente al Gerente del Proyecto los nuevos riesgos que identifiquen en el desarrollo del proyecto. 20. En cada reunión de equipo se deberá incluir un punto en la agenda para tratar los riesgos y la respuesta dada a cada caso en el registro de respuestas de riesgo. Página 21 de 61 Versión

22 PLAN DE PROBLEMAS: 21. Se deberán identificar los problemas actuales y potenciales. Además, se deberán categorizar, cuantificar y priorizar. 22. En las reuniones de seguimiento de proyecto, cada equipo deberá identificar los problemas identificados por los integrantes del equipo y la forma de resolverlo. 23. El Gerente del Proyecto deberá documentar todos los problemas identificados por los integrantes del equipo para fines de seguimiento y control. 24. Los miembros del proyecto deberán notificar formalmente al Gerente del Proyecto los nuevos problemas que se identifiquen en el desarrollo del mismo. 25. En cada reunión de equipo se deberá incluir un punto en la agenda para tratar los problemas presentados y la respuesta dada a cada caso. PLAN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD: 26. El plan general de trabajo deberá actualizarse quincenalmente, a fin de verificar el nivel de avance de las acciones contempladas. 27. En este plan se deberán identificar las acciones necesarias para obtener las expectativas de los clientes internos sobre el proyecto. Las expectativas del Patrocinador o cliente interno deben ser bien entendidas, documentadas y realizables. Esta identificación fomenta la medición de la gerencia de proyectos, difusión de proceso y satisfacción de entregables. 28. Se deberá establecer la contingencia para respaldo de documentación y la estrategia de antivirus. 29. En cada fase del proyecto se deberán identificar los documentos entregables siguientes: Fase de inicio: Documento de Definición del Proyecto. Presupuesto. Página 22 de 61 Versión

23 Fase de planificación: Plan de Organización. Plan de logística. Plan de comunicación. Plan de contratos con clientes y suplidores. Plan financiero. Plan de riesgo. Plan de problema. Plan de gestión de calidad. Plan de trabajo integrado. Fase de ejecución: Documento de diseño conceptual de la aplicación a utilizar. Procedimientos de trabajo. Manuales de usuario. Presentaciones. Material de entrenamiento. Fase de control: Plan actualizado. Fase de cierre: Documento de cierre del proyecto. PLAN DE IMPLEMENTACIÓN: 30. En el plan de trabajo se deberán establecer las acciones a desarrollar para implementar el proyecto y evaluar su efectividad. PLAN DE PROYECTO INTEGRADO: 31. El plan de proyecto integrado deberá elaborarse en el Sistema Project Server o Microsoft Project. Las informaciones contenidas en el mismo deberán presentarse con el siguiente orden: Página 23 de 61 Versión

24 a. Fase de Inicio b. Fase de Planificación c. Fase de Ejecución d. Fase de Control e. Fase de Cierre 32. El plan de proyecto integrado deberá contener todas las fases antes indicadas. Además deberá contener: El Plan de Organización Plan de Logística Plan de Comunicaciones Plan Compromiso con Clientes Plan Contrato con Suplidores Plan Financiero Plan de Riesgos Plan de Problemas Plan de Gestión de Calidad Plan de Implementación Plan de Integración Organización del Evento de Lanzamiento del Producto 33. Se deberá revisar la estrategia de implementación con el Patrocinador del Proyecto, los miembros del equipo de proyecto y otras áreas de interés de la Institución, si se estima necesario. PLAN DE CAMBIO: 34. Se deberá crear un registro para las solicitudes de cambio. 35. Se deberá designar un miembro del proyecto para el mantenimiento del registro y para generar periódicamente una lista de solicitudes de cambio reciente. 36. El plan de cambios deberá someterse a las autoridades superiores correspondientes para su aprobación. 37. Se deberá comunicar el plan de cambios a todos los involucrados en el proyecto. Página 24 de 61 Versión

25 Actividad Núm. 1: Planificación de proyecto Elaborar los Planes del Proyecto Gerente del proyecto o Administrador de Proyectos: 1.1 Define las actividades a incluir en los diferentes planes, para lo cual deberá considerar: Plan de la Organización: La estrategia de la organización del proyecto. Necesidades de entrenamiento para el personal del proyecto y el plan de entrenamiento a seguir. Políticas y procedimientos organizacionales del proyecto. Estrategias de motivación del personal. Manual de inducción del proyecto. Programa de entrada y salida del personal del proyecto. Contacto con las áreas responsables del personal que conformará el equipo de proyecto. Plan de Logística: Los requerimientos de logística para el proyecto, utilizando la guía de instalaciones anexa en el Plan de Logística. Los contactos logísticos. La disponibilidad y funcionalidad de los recursos de instalaciones, tecnología, servicios y alojamiento. Los requerimientos faltantes. El plan de entrada de recursos para adquirir, instalar, mantener y dar soporte a los mismos. Página 25 de 61 Versión

26 El programa con la finalidad de ejecutar la entrada y salida de los recursos de logística. Plan de Comunicación: La matriz de categoría de actores claves, lista de contactos y matriz del Plan de Comunicación. Los mensajes claves a comunicar en cada fase del proyecto. Los mecanismos de retroalimentación para dar seguimiento al progreso del proyecto. Plan de Compromiso con Áreas: Identificar las diferentes áreas involucradas en la implementación del proyecto. Celebrar reunión con esas áreas para establecer los compromisos de servicios. Obtener aprobación de las diferentes áreas sobre los compromisos asumidos. Plan de Contrato con Suplidores: Identificar los suplidores potenciales para solicitar abastecimiento, tomando en cuenta las políticas y normas establecidas en la Institución, para estos fines. Obtener demostración del software. Evaluar software, según procedimiento establecido en el Manual Solicitud y Evaluación para la Adquisición de Software(s), Hardware(s) y Servicios Tecnológicos. Determinar los términos y condiciones de la compra. Confeccionar el contrato. Página 26 de 61 Versión

27 Plan de Riesgos: Lecciones aprendidas con otros proyectos desarrollados por el Grupo Financiero Reservas, a través de encuentros y lluvias de ideas con los integrantes del equipo. Los riesgos asociados al proyecto. Impacto, probabilidad de ocurrencia, etapa del proyecto en qué podría ocurrir el riesgo y el indicador para medir la ocurrencia. Las alternativas de respuesta para cada riesgo son: Evitar Aceptar Mitigar Transferir Plan de Problemas: Los posibles problemas que se pueden presentar. Los problemas y su impacto para el proyecto, así como en que etapa podrían ocurrir. Prioridad de los problemas. Posible solución de los problemas. Programación para darle seguimiento a los problemas. Programa de comunicación del plan de manejo de problemas. Plan de Cambios: El registro de las solicitudes de cambio. Mantenimiento del registro y generación de lista de solicitudes de cambio recientes. El proceso de aprobación de cambios y los niveles de autoridad correspondientes. Página 27 de 61 Versión

28 Formato y programación de reporte para comunicar el estatus de las actividades de las solicitudes de cambio. Comunicación del plan de cambios a todos los involucrados en el proyecto. Plan de Calidad: Lista de entregables (ver documento Jerarquía de Entregables, anexo). Estándares de forma y formato de los entregables del proyecto. Estándares de calidad de los productos del proyecto (sistemas, procesos, etc.). Repositorio de proyecto, incluyendo detalles de mantenimiento y actualización (como procedimientos de almacenamiento de información) y la estructura del directorio electrónico. Expectativas de los actores claves, el comité ejecutivo y el patrocinador del proyecto. Expectativas respecto a los entregables. Matriz de expectativas de los clientes sobre el proyecto. Plan de Implementación: La estrategia de implementación para identificar el alcance de la misma y los supuestos, riesgos y limitaciones asociados, así como los factores críticos de éxito. Talleres con los miembros claves del equipo del proyecto para identificar las actividades de implementación. Respuesta a problemas, determinación de responsabilidades y asignación de recursos. Actividades requeridas para: Página 28 de 61 Versión

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