Automatización en el flujo de documentos como una herramienta para la administración en el departamento de recursos humanos

Transcripción

1 Automatización en el flujo de documentos como una herramienta para la administración en el departamento de recursos humanos APLICACIÓN 1 Susana Elizabeth Pérez Murillo, 2 Igor Bulgakov, 3 Jesús Pérez Espiridión 1 seperez@ipn.com, 2 bulgakov@imp.mx, 3 jape2005@yahoo.com.mx 1 Instituto Politécnico Nacional, ESIME Ticomán, Av. Ticomán 600, Col. San José Ticomán, Delegación Gustavo A, Madero, C.P , México D.F, Tel (0155) Instituto Mexicano del Petróleo, 3 Instituto Politécnico Nacional, ESIME Culhuacán, Resumen. En el presente articulo se describe el desarrollo de una aplicación llamada Automatización de Flujos de Documentos, la cual fue desarrollada bajo el software de Lotus notes. Esta aplicación es una herramienta que contribuye a realizar con eficiencia los tramites de las prestaciones que la empresa otorga y que recursos humanos administra. Los beneficios de este desarrollo permite tener un aumento acelerado en el proceso de toma de decisiones, reducir la cantidad de personal involucrada en este proceso, reducir el tiempo en trámites burocráticos, reducir costos, no hay desperdicios de papel y es muy fácil de utilizar. Palabras Clave Flujo de documentos, Lotus Notes, Administración, Toma de decisiones, Ofimática. INTRODUCCIÓN La empresa líder mundial en la industria química Durango se ha caracterizado por utilizar sistemas de información a la vanguardia. Lotus Notes es una herramienta que se utiliza para el desarrollo de la automatización de los procesos y procedimientos de la organización, logrando así ventajas competitivas ante sus competidores. Se presenta la Automatización de Flujos de Documentos como una herramienta que contribuye a realizar con eficiencia los tramites de las prestaciones que la empresa otorga y que recursos humanos administra. Es una ventaja para la empresa ya que permite acelerar el proceso de toma de decisiones, reduce la cantidad de personal, reduce tiempo de trámites burocráticos, reduce costos, no hay desperdicios de papel y es fácil de utilizar. En la Automatización de Flujos de Documentos se tienen cinco formatos electrónicos, el que explicaremos es el llamado Solicitud de. Los empleados de planta

2 son responsables de solicitar sus vacaciones una vez que hayan cumplido un año en la empresa. La autorización de las vacaciones tiene varias etapas que deben ser registradas en la base de datos. Primero el empleado llena el formato electrónico y lo envía a su supervisor para su aprobación, quien a su vez la envía a Recursos Humanos y finalmente se le notifica al solicitante si fue aceptada o no su petición. Anteriormente se tardaban los trámites hasta dos semanas, ahora esto solo lleva un día, y en ocasiones puede tardar hasta dos días. Dependerá de que el supervisor y el personal de Recursos Humanos revisen su correo electrónico el mismo día en que fue enviada la solicitud. Este es un desarrollo muy importante para la gerencia de recursos humanos. 4. Panorama reducido del estado del arte relacionado con la problemática afrontada. Análisis y diseño de sistemas de información automatizados Conscientes de la necesidad de optimizar los procesos y procedimientos de la organización se revisó que la automatización para la solicitud de las vacaciones era una buena oportunidad de mejora y obtener grandes beneficios como son: mejorar los procesamientos de datos e información, mayor velocidad en los tramites, mayores posibilidades de almacenar más datos, recuperación de información inmediata, mejorar la comunicación interna mas aún cuando hay unidades dispersas geográficamente, acelera el flujo de la información, integración de datos, reducir gastos, mejorar los servicios y procesos diarios. Existe un formato para la solicitud de vacaciones que anteriormente era llenado en papel y requería la firma del supervisor para su autorización y finalmente Recursos Humanos autorizaba las vacaciones del empleado, lo que hacía una tarea muy laboriosa tanto para el solicitante como para Recursos Humanos. Para la búsqueda y consulta de la información de algunos datos del empleado era realmente lenta e ineficiente. Sin embargo se realizó un estudio de factibilidad para la automatización de dichos procedimientos lo que llevo a decidir que el software apropiado fue Lotus Notes [1]. El personal tiene su correo electrónico bajo la plataforma de Lotus Notes, lo que permite que el desarrollo de la automatización de documentos no tenga problemas para su uso y en conjunto lo hace ser más versátil para el usuario. 1.1 Diseño del sistema automatizado El sistema de información automatizado conduce hacia una mejora en las políticas y procedimientos del área de Recursos Humanos como la de disminuir el tiempo empleado en diversas actividades, garantizando la integridad de los datos [2]. Para el desarrollo del diseño del sistema de información se realizó mediante algunas herramientas que se describen a continuación.

3 Flujo de datos En el diagrama de flujo de datos se describe gráficamente el movimiento de los datos a través del sistema, nos da una idea más general de la forma en la que viaja la información, además de que se desarrollan otros componentes a partir del diagrama de flujo de datos. El siguiente diagrama se muestra el Flujo de los datos utilizados. Solicita Autoriza Empleado Supervisor Contador de Sueldos 1 Mensaje de Notificación Si Recibe solicitud en los primeros dos días No Mensaje de Notificación Contador de Sueldos 2 Fig. 1. Diagrama de flujo de datos de la solicitud de vacaciones Las Etapas del Flujo de datos de la solicitud de vacaciones se describen a continuación: Empleado. Cada empleado solicita las vacaciones y/o prima vacacional a través del sistema. Llena el formato electrónico del aviso de vacaciones, en donde en un campo específico debe seleccionar el nombre del supervisor, quien recibe dicho formato a través de su correo electrónico. Supervisor. El supervisor recibe por medio del correo electrónico la solicitud del empleado, quien debe verificar que los datos sean correctos y autorizar así la solicitud, a su vez envía la solicitud al contador de sueldos 1, de la misma forma electrónica. Contador de Sueldos 1. Verifica que el empleado puede tomar los días de vacaciones que solicita y si es correcto lo autoriza y envía una copia a la secretaria del área de sueldos. En caso de que no cumpla con los requisitos tanto en vacaciones como en la Prima Vacacional este puede ser rechazado, para lo cual envía un aviso por correo electrónico al solicitante explicando la razón por la que no puede continuar su solicitud.

4 Contador de Sueldos 2. Esta persona es un respaldo para el Contador de Sueldos 1. En este caso recibe la solicitud después de dos días siempre y cuando el contador de sueldos 1 no haya dado respuesta a las solicitudes y procede a realizar la tarea del Contador de Sueldos 1. Almacenes de Datos La organización cuenta con un servidor de Aplicaciones de Lotus Notes, en dicho servidor se encuentra localizada físicamente la base de datos de la solicitud de vacaciones, los datos son guardados y respaldados diariamente. En dicho servidor se encuentran más de 200 aplicaciones desarrolladas bajo la plataforma de Lotus Notes. Existe otro servidor que contiene las cuentas de correo electrónico del personal de la empresa. A continuación se presenta un diagrama que ilustra la forma en que los usuarios se conectan a los dos servidores. Servidor de Aplicaciones Servidor de Correo Electrónico Red de Usuarios Figura 2. Diagrama del almacenamiento de los datos para la solicitud de vacaciones Servidor de Aplicaciones. En este servidor es exclusivamente para aquellas aplicaciones desarrolladas bajo la plataforma de Lotus Notes. La aplicación Automatización de Flujos de Documentos está localizada físicamente en éste servidor, todos los documentos que se van generando por los empleados son guardados en dicho servidor. Servidor de Correo Electrónico. Es el servidor que la empresa utiliza para el correo electrónico de sus empleados. Todos los empleados tienen disponible las direcciones electrónicas de todos los empleados de la empresa. Red de Usuarios. En ésta red se conectan todos los empleados de la organización, y a través de ella pueden conectarse a los servidores tanto de Correo Electrónico como al de Aplicaciones de Lotus Notes. Es importante mencionar que los usuarios también pueden hacer conexiones remotas y solicitar sus vacaciones sin problemas por no estar físicamente en la empresa.

5 5. Descripcion de la metodología o técnica usada. Procesos En combinación con la solicitud electrónica y el correo la automatización de procesos y procedimientos son realizados con gran efectividad. En la primera sección se muestra el formato que está localizado en el servidor de aplicaciones, que a su vez es enviado por correo electrónico a la persona indicada, en éste caso será al supervisor. En la figura 3 se muestra el proceso de la automatización del sistema de información para el proceso del Flujo de documentos. Servidor de Correo Electrónico Formato de Solicitud de Status: nuevo Liga del documento Formato de Solicitud de Status: Supervisor Liga del documento Respuesta del Supervisor Formato de Solicitud de Status: Contador de Sueldos Liga del documento Respuesta del Contador de Sueldos Formato de Solicitud de Status: Secretaria Notificación de la autorización Figura 3. Proceso de los datos para la solicitud de vacaciones Status: nuevo. El empleado llena el formato electrónico en el cual existen un botón para enviar la solicitud al Supervisor, al oprimir dicho botón automáticamente se envía al correo electrónico del supervisor un mensaje en el que se le informa que debe autorizar una solicitud de vacaciones, en éste mensaje se anexa automáticamente una liga del formato electrónico creado por el empleado en el servidor de aplicaciones. Si el usuario solo guarda el documento y no lo envía el status queda como nuevo, cuando el empleado oprima el botón para enviarlo al supervisor, entonces cambiará el status al de Supervisor. Notificación de autorización a la Secretaria, Gerente, Supervisor y Solicitante

6 Status: Supervisor. El supervisor recibe un mensaje en su correo electrónico con una liga al formato electrónico, revisa que los datos sean correctos y oprime un botón que enviará la liga del formato electrónico al contador de sueldos, al oprimir dicho botón el status cambia automáticamente al contador de sueldos. Status: Contador de Sueldos. El contador de sueldos recibe un mensaje por correo electrónico con una liga al formato electrónico del empleado que está solicitando sus vacaciones. Esta información es revisada y autorizada o rechazada. Si el contador de sueldos no puede autorizar por algún motivo, existe un botón llamado Rechazar, el cual solicita un comentario para notificar la razón por la cual no fue aceptada su solicitud. Si es aceptada, entonces presiona el botón de Enviar a Secretaria. Status: Secretaria. La secretaria del departamento de contabilidad recibe la notificación por correo electrónico de que ha sido autorizado un formato electrónico de vacaciones. Al recibir la notificación y abrir el documento a través de la liga, aparece automáticamente un botón que dice Notificar a los Interesados, y por correo electrónico se les notifica a la secretaria, supervisor, gerente de recursos humanos y solicitante que su solicitud ha sido aprobada. Procedimientos (métodos para lograr los objetivos propuestos) Los procedimientos que siguen los empleados son muy específicos. Para solicitar sus vacaciones debe ser al menos con una semana de anticipación, ya que ello permitirá que su autorización se lleve a cabo antes de sus vacaciones. Si el usuario no tramita sus vacaciones por este medio no existe otra forma de hacerlo. Por ello es importante que cada empleado tenga en el escritorio de trabajo de Lotus Notes su acceso directo al sistema automatización de flujos de documentos. La siguiente imagen muestra el ícono que el solicitante deberá tener en su computadora para poder hacer uso del sistema. Automatización de flujos de Documentos Recursos Humanos 6. Resultados experimentales. Icono de Lotus Notes Controles (acciones para comprobar que se está cumpliendo una actividad) Existe una forma dentro del sistema de automatización de flujos de documentos la cual se llama parámetros, en ella se especifica quienes son las personas del departamento de Sueldos que van a recibir y autorizar las solicitudes de vacaciones, por eso siempre que se envía al contador de sueldos 1 la solicitud de vacaciones, debió haberse especificado el nombre del responsable del área de sueldos. Al escribir el nombre de los responsables, el sistema automáticamente toma la dirección de correo electrónico de dicha persona.

7 En la siguiente imagen se muestra el formato de parámetros. Parámetros Contador de Sueldos 1. Luis Muñiz Contador de Sueldos 2. Rogelio Ochoa (Suplente) Parametros Parámetros. Este formato es solamente visible para los administradores de sistemas y los responsables de Sueldos. En el área de Recursos Humanos existen dos personas quienes son las que reciben la Solicitud del Aviso de y/o Prima Vacacional. Una de ellas es la responsable, y la otra persona funge como suplente para el caso de que la responsable se ausenten del trabajo por alguna causa. Seguridad. Existe una sección en la cual se especifica el rol que lleva el personal. En este sistema se creo un rol llamado Administrador, quien puede visualizar todos los documentos que existan en el sistema. Los documentos tienen seguridad, ya que cada empleado puede ver única y exclusivamente la información que el haya generado. De manera que cuando el documento va viajando de persona a persona, el documento lo puede visualizar solamente la persona que indique el status (donde se encuentre el documento). Las únicas personas que pueden ver todos los documentos son los administradores del sistema quienes deben tener el rol de Administrador. En cada documento existe el nombre del creador de documento, y del personal de sueldos quienes tienen acceso a todos los documentos que se van creando. Para cada usuario ellos son los únicos que pueden ver su información y no la de los demás. Agente. Existe un agente el cual funciona de manera automática. Este Agente verifica que el contador de sueldos autorice en el lapso de dos días desde que llegó el documento a su correo. En caso de que el responsable no autorice o rechace dicha solicitud en un lapso de dos días, entonces el Agente se ejecutará de manera automática y manda la solicitud al suplente, quien es responsable de autorizar o rechazar la solicitud. Existe un segundo agente que actualiza al personal de sueldos, así como sus suplentes, para el caso de que alguno de éstos no esté más en el puesto. Este agente lo que hace es cambiar el nombre en cada documento existente para que el nuevo integrante pueda accesar a la información que se tiene de los avisos de vacaciones. Funciones que debe realizar el personal que trabajará con los datos. A través del formato electrónico es la única forma en la que el personal de la organización puede solicitar sus vacaciones, por lo tanto es forzoso utilizar el sistema de automatización de los flujos de documentos. En el departamento de Sueldos existen dos personas responsables de monitorear dicha aplicación, son las responsables de que todos los empleados soliciten sus vacaciones por éste medio.

8 7. Conclusiones y trabajos futuros de investigación. CONCLUSIONES Un sistema de información automatizado puede mejorar los procesos diarios a través de la optimización de los flujos de datos. Esta mejora puede afectar a los procesos proporcionándole: agilidad, simplificación, posibilidad de combinarlos, reducir errores, eliminar salidas redundantes, mejorando la integración de procesos, acercando al usuario al sistema de información, mejorando la relación con el entorno. El desarrollo de aplicaciones basada en "la automatización de los flujos de documentos" es una herramienta que ha permitido que la organización automatice sus procesos y procedimientos y no dependan más de tareas monótonas y tediosas que aún empresas las siguen llevando. Los flujos de documentos han permitido que las empresas aumenten la productividad, reduzcan los costos, aumenten los beneficios para la empresa, eliminen personal innecesario en tareas repetitivas y sea de actualidad la tecnología que se utiliza. Las grandes empresas prefieren trabajar con software más especializado, como es Lotus Notes ya que permite que existan bases de datos compartidas y la información se mantiene a la vista del personal, lo que permite que la información esté de la mano con los usuarios. El sistema de automatización de flujos de documentos ha permitido disminuir el tiempo empleado en el trámite de solicitud de vacaciones, lo que anteriormente llevaba semanas, ahora se resuelve en un día de forma óptima. Este sistema ahorra tiempo y garantiza la consistencia de los procedimientos, ayudando así a la organización a través de su productividad. 8. Referencias. 1. S. Pérez Murillo, I. Bulgakov, J. Pérez Espiridión, Automatización de las actividades educativas a través de la Intranet. Memorias del congreso de Instrumentación SOMI XVI, Sociedad Mexicana de Instrumentación, México, No. COMP-7-7, S. Pérez Murillo, Sistema computacional para la automatización de las actividades Educativas, Memorias del III Simposium Internacional Educación Superior y Globalización y VI Simposium Nacional La educación Técnica en Mexico, 173, Septiembre del 2001.