Presupuestos de servicios de externalización

Transcripción

1 Presupuestos de servicios de externalización los contratos por servicios son los procesos o actividades que realiza la empresa para el desarrollo y cumplimiento de una tarea o terminación de una parte del producto de la empresa, o apoyo a algunas de las tareas administrativas, ventas y apoyo a producción, hecha por una compañía diferente a la empresa. Los contratos por servicios son también llamados externalización de los procesos, es decir, parte de los procesos de la empresa son hechos por una empresa que esta por fuera de su administración y que ha sido contratada para este fin específico.

2 Anteriormente las empresas tenían la idea de que todos los procesos los debía realizar ante la administración y personal interno, pero racionalizando que todas la empresas tienen fortalezas y debilidades, y que estas últimas afectan demasiado la continuidad y mejoramiento continuo de la empresa, se a hecho común que partes de los procesos de la empresa sean dados a otras empresas administradoras.

3 Contrato Servicios Maquila Si el proceso entregado tiene que ver con la fabricación del producto de la empresa y este es tangible Outsourcing Si el proceso tiene que ver con la ayuda a la administración, venta, apoyo a producción u otros intangibles, se les llama outsourcing.

4 La externalización o contrato por servicio directos de fabricación, pertenece a otro elemento del costo, diferente a los tres elementos tradicionales. Los servicios directos: son aquellos que hacen parte del proceso de transformación del producto, Estos son reconocidos como maquila. Los servicios indirectos: son aquellos que no se relacionan físicamente con el producto, comúnmente son llamados Outsourcing. Costos indirectos.

5 Los procesos productivos de una empresa deben estar en un mejoramiento continuo y la externalización puede ser parte de la modernización de estos procesos, pues dar un proceso que se desarrolla con debilidad a una empresa que lo desarrolla con fortaleza, le ofrece a todos los procesos productivos fortaleza por igual.

6 Modernización del proceso: modernización implica una reducción de despilfarras y mejoramientos de los procesos de la empresa. 1. Eliminación de la burocracia: suprimir tareas administrativas, aprobaciones y papeleos innecesarios. 2. Eliminación de la duplicación: suprimir actividades idénticas que se realizan en partes diferentes del proceso. 3. Evaluación del valor agregado: es aquel por el cual los clientes pagan. Es el valor después del procesamiento, menos el valor antes del procesamiento. 4. Simplificación: reducir la complejidad de los procesos de la empresa. 5. Reducción del tiempo del ciclo del proceso: para exceder las expectativas del cliente y así disminuir los costos de almacenamiento. 6. Prueba de errores: dificultar la realización incorrecta de la actividad. 7. Eficiencia en la utilización de los equipos: Hacer uso efectivo de los bienes de capital y del ambiente de trabajo para medir el desempeño general.

7 8. Lenguaje simple: reducir la complejidad de la manera como escribimos y hablamos. 9. Estandarización: elegir una forma sencilla de realizar una actividad. 10. Alianzas con proveedores: el output del proceso depende en gran parte de la calidad de los inputs. 11. Mejoramiento del marco general: buscar formas creativas de mejorar el proceso. 12. Automatización y/o mecanización: utilizar equipos y computadores para optimizar los procesos. No se deben consideran estas herramientas como métodos aislados, si se emplean coordinadamente se verá el alcance de ellos y sus resultados en el proceso.

8 Cuarto elemento en las empresas Cuando la empresa tiene debilidades en los procesos productivos como: falta de calidad, poco nivel de producción, cuellos botella, falta de tecnología, conocimiento deficiente, falta de nivel financiero para desarrollo del proceso, daños constantes, perjuicios legales, falta de documentación legal y demás problemas que son complicados de desarrollar o que para ponerlos a funcionar de manera óptima, requiere inversión excesiva de tiempo y dinero, se debe pensar, analizar y presupuestar la opción de externalizar el proceso a una empresa fuerte en el desarrollo del mismo. Esto dará fortaleza a la empresa en donde tenía debilidades, además dará tiempo y liquidez para focalizarlos en los procesos donde la empresa tiene fortalezas.

9 Cuando se contrata una empresa por externalización de los servicios, lo que se va pagar son resultados, sino los da, no se paga, y el tiempo perdido es de la empresa de externalización y no del contratante. Es por ello que cuando las empresas de externalización ofrecen sus servicios, es porque ellos son fuertes en lo que están ofreciendo y están dispuestos a probarlo. Lo que se trata es de analizar fortalezas y debilidades, tomar las fortalezas para desarrollo interno de la empresa, y las debilidades darlas a empresas que son fuertes en estos procesos en los elementos de tiempo, precio, calidad, capacidad, diseño, conocimiento y conducción del producto, pasando las debilidades de la empresa a ser fortalezas integradas.

10 Los elementos que se evalúan al tomar una externalización de los procesos: Tiempo: que el tiempo de producción y desarrollo de los procesos contratados sean apropiados. Precio: que este sea un valor que genere ganancia tanto para el contratista como para el contratante. Calidad: a pesar de que el proceso o parte del producto sea realizado por otra empresa, este debe cumplir con las exigencias y estándares necesarios y establecidos. Capacidad: especialidad de contratista para satisfacer las necesidades de demanda del contratante. Diseño: tanto el servicio y/o producto cumpla con especificaciones necesarias para complementar la culminación del objetivo o producto final de la empresa contratante. Conocimiento: estas especificaciones necesarias deben ser conocidas por las partes, en especial, por el contratista en cuanto a lo pactado y/o necesario. Conducción del producto: que el proceso que se vaya a externalizar no afecte el debido proceso de productividad en la empresa contratante.

11 Razones para adoptar la externalización: Reducir o controlar el gasto de operación. Reducir las debilidades productivas. Volver los costos fijos en variables. Aumentar la capacidad instalada. Disponer de los fondos de capital. Trasladar el manejo de funciones difíciles o que están fuera de control para la compañía. Se centra en los procesos que se es fuerte. Poseer la mejor tecnología. Dispone de diferentes servicios. Disminución de costos. Enfocar mejor la empresa. Tener acceso a las capacidades de clase mundial. Compartir riesgos. Destinar recursos para otros propósitos. Riesgos: No negociar el contrato adecuado. Incrementa el nivel de dependencia de los entes externos. Inexistente control sobre el personal del contratista.

12 MAQUILA Se entiende por maquila el servicio que prestan algunas empresas llamadas proveedores a otras llamadas clientes, en la realización del proceso que para los clientes resulta poco atractivo hacerlo en el interior de sus instalaciones. OBJETIVOS DE LA MAQUILA Dentro la política de globalización, las maquilas constituyen una de las modalidades preferidas por los países industrializados para mejorar su competitividad internacional y aprovechar los menores salarios prevalecientes en las naciones menos desarrolladas. CARACTERÍSTICAS - Permite una mayor productividad. - La maquila o maquiladora es un eslabón en la cadena global de producción, es sinónimo del actual proceso de 'globalización'. - Las exigencias de una mayor competitividad internacional han incidido en una tendencia hacia la flexibilización de las relaciones laborales. - Las maquilas influyen en la producción.

13 OUTSOURCING Es cuando parte de los procesos de soporte a la fabricación, administración, venta, entre otros, es desarrollada por otra empresa o persona natural que no pertenece a la empresa. Los servicios pueden ser: logística en compras, marketing, comunicación, información, contabilidad, ventas, asesorías financieras, laborales, derecho. Importancia: La importancia de la tercerización radica en que esta pretende concentrar los esfuerzos de la compañía en las actividades principales en el que gira el negocio. La tercerización implica también fomento para la apertura de nuevas empresas con oportunidad de oferta de mano de obra.

14 Razones estratégicas para adoptar outsourcing: - Reducir o controlar el gasto de operación. - Disponer de los fondos de capital. - El Outsourcing reduce la necesidad de tener que incluir fondos de capital de funciones que no tienen que ver con el objeto principal de la compañía. - Tener acceso al dinero efectivo. Se puede incluir la transferencia de los activos del cliente al proveedor. - Manejar más fácilmente las funciones difíciles o que están fuera de control. Enfocar mejor la empresa. - Tener acceso a las capacidades de clase mundial. - La misma naturaleza de sus especializaciones, los proveedores ofrecen una amplia gama de recursos de la clase mundial para satisfacer las necesidades de sus clientes. - Acelerar los beneficios de reingeniería. - Compartir riesgos. - Destinar recursos para otros propósitos.

15 Ventajas: Rebaja en los costos totales de los bienes y servicios adquiridos. Una mejora en la calidad del servicio obtenido, comparado con el que existía antes. Los trabajadores de la compañía pueden dedicar su tiempo al verdadero objeto de su negocio. Atención especializada, permitiendo un trabajo en equipo con el departamento de organización y métodos para mejoramiento o eliminación de procesos. Suministrar al sitio que el cliente le indique. Un solo estado de cuenta total indicando los consumos por cada centro de costo o puesto de trabajo esto solo se hace posible mediante la implantación del EDI, intercambio electrónico gracias a la conexión en red que posee. Alianzas estratégicas. Reducción de espacio.