EVALUACIÓN GESTIÓN DE CRISIS SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DEL PLAN BIBLIOGRAFÍA... 40

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2 ÍNDICE INTRODUCCIÓN... 3 OBJETIVOS... 4 NORMAS DE USO Y ESTILO... 4 Principios de actuación... 4 Estilo del lenguaje... 5 Estilo de la comunicación... 5 Pautas de uso... 5 Pautas de participación... 6 Contenidos de publicación... 6 Licencias, derechos de autor y protección de datos... 7 Imagen gráfica... 8 MEDIOS SOCIALES... 8 Generalidades... 9 Tipos de Medios Sociales Redes Sociales... 9 TWITTER... 9 FACEBOOK Contenidos compartidos:imágenes, videos, presentaciones, documentos Multimedia social YOUTUBE FLICKR Documentos compartidos SLIDESHARE ISSUU Creación y Curación de Contenidos WIKIS BLOGS PINTEREST STORIFY Geolocalización FOURSQUARE MONITORIZACIÓN Plan de Medios Sociales Biblioteca Universidad de Alcalá 1

3 EVALUACIÓN GESTIÓN DE CRISIS SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DEL PLAN BIBLIOGRAFÍA Plan de Medios Sociales Biblioteca Universidad de Alcalá 2

4 INTRODUCCIÓN La Biblioteca de la Universidad de Alcalá (BUAH) tiene entre una de sus prioridades la elaboración y puesta en marcha del Plan de Medios Sociales, como desarrollo del II Plan Estratégico , complemento del Plan de Comunicación , y en línea con los propios objetivos de la Universidad de Alcalá. Los medios sociales son un instrumento social de comunicación en un entorno colaborativo que utiliza tecnologías web 2.0. Estos medios permiten compartir, descubrir, crear e intercambiar contenidos generados por los usuarios, con la característica general de su carácter participativo, facilitando un rápido acceso y transferencia de la información. Están soportados por tecnologías accesibles que facilitan la gestión del conocimiento, las relaciones de los usuarios, los grupos de interés y la mejora de la imagen corporativa. Su implantación en la sociedad ha supuesto una revolución en la forma de interactuar de las personas en su esfera privada, social y profesional, sustentada por el nuevo concepto de la comunicación colectiva en la sociedad y bidireccional con las empresas, servicios y administraciones. Las bibliotecas universitarias, conscientes de ello, están trasladando sus servicios hacia el modelo 2.0, entendiéndolo como una gran plataforma para la mejora e innovación de sus servicios y en sintonía con un nuevo modo de entender la comunicación entre la biblioteca y sus usuarios. El uso generalizado de los dispositivos móviles facilitan esta comunicación. La BUAH utilizará los medios sociales como parte de su estrategia comunicativa, complementando los canales de comunicación tradicionales recogidos en el Plan de Comunicación. Este Plan de Medios Sociales organiza el uso de estos medios y establece el modelo de presencia de la Biblioteca en la web social, creando y ordenando la identidad digital de la BUAH de manera estructurada. En él se recogen las recomendaciones generales sobre las normas de uso y estilo, la imagen corporativa (avatares, fondos y otros elementos), los procedimientos de monitorización y evaluación y las pautas generales recomendadas para gestionar las posibles crisis. Así mismo detalla los medios sociales en los que la Biblioteca puede estar presente, sus objetivos, la periodicidad de actualización, la gestión de las cuentas, las recomendaciones de uso, los indicadores y las especificaciones particulares de cada una de ellas. El Plan recoge los medios sociales de uso más generalizado, pero no está limitado a ellos, ya que cada vez surgen nuevas herramientas y no se puede hacer una planificación previa de ellas. No obstante este Plan puede ser una guía para seleccionar, gestionar y evaluar también estas nuevas herramientas. En cualquier caso, tener un Plan de Medios Sociales no evitará pasar por un periodo de exploración, iniciación y crecimiento, ya que implantar los medios sociales en una organización supone un largo proceso, no un evento puntual, en el que el personal implicado en el manejo de las herramientas 2.0 ha de desarrollar una actitud y cultura digital, y conocer bien el entorno del Servicio de Biblioteca. Plan de Medios Sociales Biblioteca Universidad de Alcalá 3

5 OBJETIVOS Con la implantación de los Medios Sociales en la BUAH se pretenden conseguir los siguientes objetivos: Establecer nuevos canales de atención y comunicación con los usuarios que permitan llegar a más miembros de la comunidad universitaria, faciliten la interacción y fomenten el diálogo para aumentar el vínculo entre usuarios y biblioteca; Potenciar el conocimiento de los servicios que ofrece la Biblioteca, el uso de sus recursos de información, y favorecer la difusión de eventos; Dar una mayor visibilidad a la Biblioteca, y aumentar su influencia y reputación on line; Generar tráfico desde los medios sociales a la web de la Biblioteca; Difundir y fomentar el uso de las aplicaciones de la web social entre el personal de la Biblioteca favoreciendo la innovación y el desarrollo profesional lo que sin duda redundará en una mejora de la calidad del servicio de la Biblioteca. NORMAS DE USO Y ESTILO Las normas de uso y estilo en los medios sociales de la Biblioteca de la Universidad de Alcalá pretenden dar unas pautas generales para cuidar la imagen y presencia de la institución en Internet. Los medios sociales deben usarse de acuerdo con los fines y objetivos de la Biblioteca y la Universidad y desarrollarse de forma segura y respetuosa con la institución y su comunidad educativa. El personal de la Biblioteca que trabaja con los medios sociales debe comprender la responsabilidad que asume con el uso de estas herramientas puesto que representa a la institución y toda su actuación debe ser acorde con la misión y valores de la biblioteca. La participación de la Biblioteca de la Universidad de Alcalá en los medios sociales es un instrumento en la mejora continua de la gestión y servicios prestados al usuario, y por tanto a través de esta experiencia se aporta una información muy valiosa y un feedback constante para evaluar los parámetros de calidad. Principios de actuación Servicio público: la comunicación y difusión de la información virtual debe ser tan eficaz como la presencial; Transparencia en la gestión de las redes y espacios sociales en Internet; Colaboración: el principal objetivo debe ser compartir, colaborar y escuchar a los usuarios; Calidad: la información y participación debe someterse siempre a criterios de pertinencia, adecuación y objetividad, tanto en los servicios ofrecidos como en las respuestas dadas; Corresponsabilidad: es necesario conocer previamente las normas básicas de convivencia de las plataformas sociales (netiqueta) y hacer constar claramente a quién se representa y dependiendo del medio que estemos utilizando para ello, saber qué debemos comunicar y cómo debemos hacerlo Plan de Medios Sociales Biblioteca Universidad de Alcalá 4

6 Estilo del lenguaje Debemos intentar en la medida de lo posible seguir las siguientes pautas: Utilizar un lenguaje directo simple e informal; Elaborar textos breves; Utilizar un estilo directo evitando las oraciones en pasiva; Incluir enlaces con acceso a información de apoyo a lo publicado para situar al usuario en contexto; Elegir títulos explicativos que con pocas palabras sitúen rápidamente al lector en la materia tratada; deben ser claros, breves y concisos; El texto debe organizarse con palabras resaltadas, listas numeradas, líneas separadoras; Los párrafos deben contener una única idea; Debe evitarse el uso de cursivas, negritas o subrayados siempre que no sea necesario. Estilo de la comunicación Si tener las palabras acertadas es un punto importante a la hora de comunicar algo, no lo es menos el del tono con el que se dice. Ser amable y utilizar un tono cercano y cordial, como el mantenido en una conversación en presencia física; Sostener conversaciones, no argumentos. La gente quiere hablar con personas no con instituciones; Ser honesto, educado, considerado y respetuoso; Ser claro y conciso. Ajustar el mensaje a las necesidades de la audiencia; Dar respuesta de forma rápida y adecuada. Hay que mostrar predisposición para escuchar y ayudar al usuario en todo lo que sea posible ofreciendo soluciones a sus preguntas. Pautas de uso Estas pautas están dirigidas al personal que realice contribuciones en las diferentes cuentas de la Biblioteca. El uso de las redes sociales debe seguir los mismos principios y normas de la práctica profesional habitual. Si bien la transparencia es un principio básico para las organizaciones de todo tipo, esto no significa que el personal no tenga que tener en cuenta algunas precauciones para publicar en los medios sociales de la institución a la que pertenecen: No invadir espacios privados de los usuarios; No intervenir en debates que susciten cuestiones de tipo ético, político o social; No emitir opiniones personales. Tener en cuenta que se habla en nombre de la institución, no en nombre personal; Transmitir los valores del Servicio de Biblioteca; No compartir información confidencial. Ante la duda, es mejor no difundir la noticia o información; Plan de Medios Sociales Biblioteca Universidad de Alcalá 5

7 Cuando se produzca algún error de cualquier tipo deberemos procurar corregirlo en el menor tiempo posible; El tiempo máximo de respuesta a cualquier duda o pregunta formulada en las plataformas sociales no debe ser superior a 48 horas. Pautas de participación La Biblioteca desea fomentar la participación, el debate y el intercambio de ideas en el seno de la comunidad universitaria y para ello el valor fundamental que se debe respetar es la libertad de expresión. Sin embargo, a fin de evitar comentarios y actitudes negativas que fomenten la violencia, el racismo, la xenofobia, etc., la Biblioteca debe reservarse el derecho de publicar los comentarios, fomentando el respeto y la moderación en ellos. Todos los comentarios deben ser pertinentes, es decir, relacionados con el tema que se trate y respetuosos, que no ofendan a otras personas o instituciones. Contenidos de publicación La información publicada en los medios sociales puede partir de una noticia de interés, de un documento textual, audiovisual, de alguna actividad interesante, etc. La Biblioteca de la Universidad de Alcalá velará por la veracidad y exactitud de los contenidos publicados. Estos contenidos pueden ser creados o recomendados por la biblioteca, tras una labor de selección y filtrado. En cualquier caso deben ser: Útiles y adecuados para mantener el interés de los usuarios y ganar posicionamiento en la red; Ceñidos, como norma general, al ámbito temático de la cuenta en cuestión; Enriquecedores de la información básica, moderando el excesivo protagonismo de la Biblioteca; Verificados en sus orígenes; Procedentes de fuentes fiables y de interés: o o o o Elaboración propia, Blogs académicos, científicos y culturales, Revistas académicas, Medios Sociales de instituciones docentes y de investigación. Los contenidos pueden clasificarse dentro de alguno de los siguientes grupos: Información básica de las bibliotecas: horarios, apertura y cierre, servicios, contacto, etc.; Información específica sobre actividades: cursos, exposiciones, talleres, etc.; Información de ámbito cultural: efemérides, novedades bibliográficas, etc.; Información local de interés general para la comunidad universitaria: noticias de prensa, actividades locales, etc.; Cualquier información que sea susceptible de interés para el público al que nos dirigimos; Plan de Medios Sociales Biblioteca Universidad de Alcalá 6

8 Cuando tratemos cualquier tema es necesario enlazarlo con otras fuentes que amplíen la información; Respecto a la información de tipo publicitario o de carácter personal es conveniente evitarla en los medios sociales. Licencias, derechos de autor y protección de datos Los contenidos de terceros que se encuentran en Internet (música, imágenes, textos, etc.) pueden estar protegidos por derechos de propiedad intelectual, por lo que hay que ser respetuoso a la hora de utilizarlos, asegurarse que son de libre uso o de que se cuenta con la autorización del titular de los derechos. El contenido puede estar protegido por copyright ( ), con protección de todos sus derechos y permiso de uso solo en los casos legalmente previstos. O puede tener licencia Creative Commons, con diferentes opciones de uso de esos contenidos. Para respetar la legislación vigente es conveniente seguir las siguientes recomendaciones: Citar siempre las fuentes originales de dónde tomamos la información; Los contenidos (texto, imagen, video, música) deberán ser enlazados con autorización del autor original con avisos legales, botones para compartir o cualquier otro medio; Respetar los avisos legales donde se especifican las condiciones respecto a los derechos de autor; Utilizar preferiblemente contenidos con licencia Creative Commons. Respecto a los contenidos generados por la Biblioteca en los medios sociales pueden crearse bajo distintas licencias Creative Commons. Entre ellas, optaremos por defecto por la licencia CC- Reconocimiento-No Comercial-Compartir Igual Licencia By : (Atribución o Reconocimiento). Quien tiene la autoría permite todo uso de su obra, con la única limitación de que debe reconocerse su autoría. La obra puede reproducirse, distribuirse o difundirse y permite obras derivadas. Licencia By-SA: By Share Alike. (Atribución - obligación de que la obra derivada tenga igual licencia). Se permite la reproducción, difusión o distribución y la transformación, siempre que se licencie la obra derivada bajo la misma licencia. Licencia By-NC: By Non commercial. (Atribución uso no comercial). El autor o autora permite la reproducción, distribución o difusión y obras derivadas siempre que no sea con fines comerciales. Algunas herramientas como Flickr, Youtube y Slideshare incorporan las correspondientes funcionalidades para poder indicar qué licencia incorpora la imagen, el video o la presentación en cuestión. En cuanto a los datos de carácter personal la Biblioteca no publicará datos personales, fotografías, menciones, noticia o comentarios relativos a personas físicas. Plan de Medios Sociales Biblioteca Universidad de Alcalá 7

9 Imagen gráfica A fin de identificar y reconocer la imagen de la Biblioteca de la Universidad de Alcalá en los medios sociales se propone el uso de logos, avatares, y tapices con características comunes de identificación. Para el diseño del Avatar se han tenido en cuenta el color institucional de la UAH y el nombre de la marca comercial Registro del signo distintivo Buah en la OEPM. No. expediente M Cada herramienta estará integrada por una parte fija representada por el avatar que permite a los usuarios identificar que se trata de la BUAH, y una parte variable que podrá personalizarse mediante imágenes de la biblioteca, del edificio, o tapices o diseños propios de los eventos, jornadas, etc. que se celebren en cada biblioteca de área o en el Servicio de Biblioteca, en caso de crear una cuenta genérica. Para las cuentas genéricas del Servicio de Biblioteca se proponen las imágenes: Para las cuentas de bibliotecas de área se propone el avatar integrado por tres secciones, en la parte superior sobre fondo azul en letras blancas el nombre de Universidad de Alcalá, en la franja media el diseño de la marca, en la parte inferior sobre fondo azul la biblioteca de área. Y la imagen elegida por cada biblioteca del edificio, las instalaciones u otra, con el nombre de la Biblioteca+Universidad de Alcalá+signo distintivo Buah. Ejemplo: MEDIOS SOCIALES Los medios sociales son aplicaciones web que hacen posible crear, compartir y transmitir contenidos de diversa índole en un entorno colaborativo denominado web 2.0. Conocer los distintos medios sociales a fondo ayudará a la Biblioteca a decidir cuales tiene que utilizar para conseguir los objetivos marcados. Plan de Medios Sociales Biblioteca Universidad de Alcalá 8

10 Generalidades Público al que va dirigido: Aunque los medios sociales permiten la difusión de la información y la participación del público en general, las cuentas creadas por Biblioteca están dirigidas especialmente a: La comunidad universitaria de la Universidad de Alcalá en general, en el caso de cuentas genéricas del Servicio de Biblioteca; Los usuarios propios del área de la biblioteca o del servicio que cree la cuenta; Al público que se establezca cuando se cree una cuenta específica, dirigida a unos usuarios determinados o a una temática concreta. Responsables de las cuentas La Dirección de la Biblioteca, o persona/s en quien delegue, tiene la responsabilidad de las cuentas genéricas BUAH. Los Jefes de bibliotecas de área o servicio, o persona/s en quien deleguen, tienen la responsabilidad de las cuentas específicas de bibliotecas o servicios. Estos organizarán la gestión de dichas cuentas dentro de su ámbito. Tipos de Medios Sociales 1. Redes Sociales Las redes sociales virtuales están soportadas por aplicaciones de software que permiten a los usuarios crear un perfil con el propósito de construir una estructura relacional entre personas que comparten intereses o actividades. Twitter y Facebook son las redes sociales de mayor implantación actualmente. TWITTER Twitter es un sistema de comunicación en forma de mensajes cortos que no superan los 140 caracteres de longitud, denominados tuits, que nos permite conversar con otros usuarios a través de navegadores web, telefonía móvil o tabletas, también es conocido como sistema de microblogging. Aunque en principio los mensajes son de texto es posible adjuntar imágenes, vincular enlaces y videos, lo que nos permite comunicar todo tipo de información (eventos, noticias, opiniones) directamente sin filtros y en tiempo real. Objetivos Twitter es una herramienta o canal de comunicación idóneo para: Acercarnos a la comunidad universitaria en general; Interactuar con los usuarios, en un intento de dar respuesta a sus demandas, Brindar visibilidad; Plan de Medios Sociales Biblioteca Universidad de Alcalá 9

11 Difundir servicios y recursos de la Biblioteca; Facilitar el contacto con otras bibliotecas; Acceder y difundir los recursos de información; Colaborar en los procesos de transmisión y gestión del conocimiento; Estar al corriente de novedades, eventos y avances tecnológicos. Gestión de cuentas Teniendo en cuenta las características de Twitter se recomienda crear cuentas temáticas por área de biblioteca; la razón obedece a los diferentes perfiles y motivaciones de los usuarios de las diferentes bibliotecas, sin perjuicio de que se considere necesario crear una cuenta genérica. Las cuentas de Twitter se gestionarán desde las cuentas de correo de cada biblioteca en el caso de cuentas de área, y desde la cuenta de correo de la BUAH en el caso de cuenta genérica. Recomendaciones de uso Difundir los servicios de la Biblioteca: promoción y uso de los recursos del servicio de préstamo (catálogo, reservas, renovaciones, acceso vpn, sugerencia de compra, etc.); Promocionar y difundir las colecciones: colección de ocio, nuevas adquisiciones, nuevos ejemplares, donaciones; Promocionar y difundir los recursos electrónicos; Promocionar y difundir los tableros de Pinterest, Blogs, etc.; Promocionar y difundir eventos propios de Biblioteca (ej. Jornadas informativas para alumnos de nuevo ingreso); Difundir información relacionada con el área de conocimiento de cada biblioteca; Difundir eventos de carácter general: jornadas, becas, eventos, actividades culturales propios de cada Escuela o Facultad. Periodicidad/Actualización Twitter se conceptúa como una canal de información relevante en el que prima la inmediatez, por ello no existe unanimidad en cuanto al número mínimo de tuits que deben publicarse,; vendrá determinado por las siguientes variables: actualidad, hecho noticiable, y el tipo de usuario al que se dirige. Algunos expertos recomiendan no publicar más de 5 ó 6 actualizaciones por día para evitar el spam, otros por el contrario creen que hay que publicar cuantos tuits sean necesarios siempre que se trate de información relevante, y que esté en conexión con los objetivos que pretendemos alcanzar. Especificaciones Qué es Twitter?: Es un sistema de Microblogging que reúne las características de blogs, redes sociales y mensajería instantánea. El microblogging permite a sus usuarios enviar y publicar mensajes breves, con un límite de 140 caracteres. Estos mensajes cortos reciben el nombre de tuit ; el lenguaje utilizado es cercano, claro y conciso por ello se recomienda que cada tuit o mensaje lleve incorporado un enlace acortado, fotografía o video que complemente la información. Esta nueva forma de comunicación permite a sus usuarios estar en contacto en Plan de Medios Sociales Biblioteca Universidad de Alcalá 10

12 tiempo real con personas de su interés a partir de una pregunta Qué estás haciendo? Toda persona puede seguir otros comentarios subscribiéndose a la cuenta de otro usuario Los mensajes son de carácter público por defecto, aunque también pueden estar protegidos, y aparecen en orden inverso en la cronología o Timeline (TL). Alta y configuración de la cuenta.: Las cuentas de la BUAH, ya sean genéricas o de área, se darán del alta a través de la web de Twitter por perfil ( en cuanto a la configuración y personalización se adecuará a los parámetros o recomendaciones establecidas para el fondo de pantalla, tapiz y avatar. El avatar es la imagen que personaliza nuestros mensajes en la cronología y que nos permite ser reconocidos por los usuarios de Twitter. Una vez creada nuestra cuenta de Twitter, tenemos que decidir a quién seguimos, pichando en SEGUIR, a esta acción se le denomina Seguidos/Following, esta acción nos permite estar al tanto de sus actualizaciones. Por otro lado habrá usuarios que nos sigan denominados Seguidores /Followers y que podrán ver lo que comentamos en nuestra cronología o Timeline. Estructura de un Tuit: Tuit es un mensaje corto, como máximo tiene 140 caracteres, y ya sabemos que se le puede adjuntar un enlace, fotografía o video, lo cual exigirá mayor concisión en el texto, ya que la información adjunta también suma caracteres. En cuanto a la estructura de un tuit puede estar formada por los siguientes nombre de usuario + Texto a modo de titular +enlace acortado+ #etiqueta hashtag En el caso de retransmisión de eventos en directo, no es necesario asociar ningún enlace, pero es importante incluir en el tuit el hashtag que haga referencia al evento, Enlaces. Los enlaces aportan valor añadido a un tuit. Hay que leer bien los textos que se enlazan y asegurarse de que la fuente es fiable y que los contenidos compartidos son de interés. En la divulgación de contenido de terceros deberá respetarse los derechos de autor y citar siempre la fuente a través de la fórmula vía@usuariofuente, que con carácter general aparece al final del tuit. Tuit+hashtag+enlace+ vía@usuariofuente. Se recomienda utilizar un acortador de URL, aplicaciones como Tweetdeck o Hootsuite incorporan sus propios acortadores y Google nos brinda una herramienta para acortar enlaces denominada URL Shorterner. Es importante comprobar antes de tuitear que los enlaces funcionen correctamente. Hashtag: Los hashtag o etiquetas definen la temática del tuit y permiten que los usuarios filtren la información para recuperar los contenidos que son de su interés de una forma eficaz y rápida. Se utilizan colocando #antes de una palabra o conjunto de palabras permitiendo recuperar todos los tuits que han incorporado esa etiqueta. Retuits: Los retuits (RT) son los tuits de otros usuarios que volvemos a publicar entre nuestros Seguidores o Followers por su interés y para contribuir a la conversación. Para que los demás usuarios puedan retuitearnos, se recomienda que los tuits no tengan más de caracteres. Estructura de un retuit: RT +@Nombre del perfil retuiteado + texto + enlace acortado + #hashtag Plan de Medios Sociales Biblioteca Universidad de Alcalá 11

13 Los retuits pueden ser directos, cuando pulsamos directamente en el botón "retuitear" del tuit, apareciendo tal cual en nuestro perfil y en el Timeline de nuestros seguidores. Se identifica por una marca de RT en la esquina superior derecha. También pueden ser indirectos, cuando copiamos el contenido y lo pegamos en un tuit nuevo. Al comienzo del texto se añade RT +@usuariofuente+tuit, pudiendo incluir un comentario antes del RT para valorar el contenido. Se considera también un retuit indirecto cuando copiamos el contenido de un tuit y al final citamos la fuente a través de la fórmula Tuit+ #hashtag+enlace (acortado)+ vía@usuariofuente. Mensajes directos: Se trata de mensajes privados que sólo podemos enviar a nuestros seguidores, a través de la opción "Mensajes directos" del menú desplegable. Y desde el perfil del usuario, pulsando sobre el icono de la silueta, aparecerá un menú desplegable y seleccionaremos enviar un mensaje directo. Favoritos: Se utiliza para marcar aquellos tuits que nos parecen interesantes y que queremos conservar, quedará guardado en Favoritos de nuestro Perfil. Además Twitter se organiza a través de una serie de pestañas; #Descubre, Cuenta, Buscar, Menú Engranaje, cada una de ellas tiene una función específica: Inicio: Pestaña que nos lleva a la página de Nos lleva al apartado de Interacciones en el que recoge cualquier tipo de interacción que otros usuarios hayan tenido con nosotros (nuevos seguidores, retuits, menciones, respuestas, favoritos), y las Menciones, que nos muestran los tuits y respuestas referidos a #Descubre: Nos permite encontrar contenidos relacionados con nuestros intereses, ubicación y lo que esta pasando por el mundo. Buscar: Nos permite localizar contenidos o usuarios. Menú Engranaje: Con opciones referidas al Perfil; Mensajes directos, Listas, Ayuda, Teclas rápidas, Configuración y Cerrar Sesión. Listas: Una lista es una colección de perfiles que seguimos agrupados bajo una etiqueta temática común. Las Listas nos pueden ayudar a organizar la información del Timeline (TL) y evitar la sobrecarga de información. Indicadores Nº de Tuits y Retuits (RT) Nº de Respuestas Nº de Mensajes Directos (MD) Nº de Menciones Nº de Favoritos Nº de Seguidores Nº de Listas en las que está la cuenta Nº de fotos, videos etc que se suben Plan de Medios Sociales Biblioteca Universidad de Alcalá 12

14 FACEBOOK Facebook es una herramienta para interconectar públicos, una plataforma para comunicar y compartir con otras personas información, fotos, videos y enlaces de nuestro interés. Dentro de las redes sociales de propósito general es de las más potentes y utilizadas, con herramientas muy interesantes para organizar los contactos, crear grupos, compartir fotografías e incluso desarrollar aplicaciones. Es una de las redes sociales más utilizadas por bibliotecas y bibliotecarios como forma de promoción y comunicación con sus usuarios. Objetivos Por qué estar en Facebook con una página que represente a la Biblioteca? Visibilidad: Disponer de una Página en Facebook permite ser visible para un gran número de usuarios y mejorar la imagen de la Biblioteca. Versatilidad: Permite difundir los servicios de la Biblioteca, enlazando con su página Web y con todos los recursos disponibles, crear y producir contenido que puede ser modificado, mejorado y ampliado en todo momento y enlazar con recursos externos, actividades culturales, aplicaciones, portales, convocatorias, exposiciones. Retroalimentación: Característica común a todas las plataformas sociales que permite conversar, recibir opiniones, críticas, sugerencias. Escuchar lo que se dice de la organización, de la Biblioteca, es básico hoy en día. Velocidad: La inmediatez hoy es fundamental. El contenido y conversación que se ofrece en Facebook prácticamente es en tiempo real. Oportunidades: Si se está en Facebook se amplía el número de posibles usuarios. Ahorro: La utilización de Facebook es gratuita, al igual que la mayor parte de plataformas sociales, pero se requiere una importante inversión en tiempo. Contenido: Facilita compartir contenidos, enlazar con las cuentas Twitter creadas en las bibliotecas, compartir con los usuarios los posts de los blogs de las bibliotecas, los tableros de Pinterest, las historias de Storify, fotografías y videos. Gestión de cuentas Los administradores son las personas que gestionan páginas y grupos. Solo el administrador principal o los administradores que éste autorice pueden cambiar el aspecto de la página, publicar y autorizar la entrada de un perfil en un grupo. La Página genérica del Servicio de Biblioteca se creará y gestionará desde un Perfil con una cuenta de correo electrónico de la Biblioteca. Las páginas de Facebook que se decidan hacer desde las bibliotecas de área se crearán y gestionarán desde perfiles y cuentas de correo electrónico de dichas bibliotecas. Un Grupo se creará y gestionará desde un Perfil con una cuenta de correo electrónico genérico o personal. Recomendaciones de uso Plan de Medios Sociales Biblioteca Universidad de Alcalá 13

15 El uso principal de Facebook que hacen las bibliotecas universitarias es informativo, publicar eventos e información de interés para los usuarios. No hay unas normas de uso marcadas, cada biblioteca elaborará las suyas Desde la página de Facebook: Dar acceso a los recursos de la Biblioteca para promocionar y difundir productos concretos: Buscador, Repositorio, guías temáticas; Enlazar con el catálogo de la Biblioteca: recomendar libros, nuevas adquisiciones, promocionar una nueva colección; Enlazar con las cuentas Twitter creadas en las bibliotecas; Dar visibilidad y compartir con los fans los posts de los blogs de la Biblioteca, los tableros de Pinterest, fotografías, video promocional de la Biblioteca, video tutoriales del canal Youtube de la Biblioteca; Enlazar con recursos externos: actividades culturales, aplicaciones, portales, convocatorias, exposiciones. Periodicidad/Actualización Es recomendable hacer de una a dos actualizaciones diarias. Especificaciones Tipos de cuentas: Perfil. Es el modo en el que un usuario se identifica en la plataforma. Contiene información sobre intereses, aficiones, educación, trabajo, fotografías, las páginas de Facebook que le gustan y sus amigos. Grupos. Conjunto de perfiles de usuarios, miembros, unidos por un interés común y gestionados por un administrador. La Biblioteca puede disponer de una página genérica del Servicio y las bibliotecas crear Grupos para compartir temas concretos con contenidos específicos que llegarán solo a los usuarios interesados. Páginas. Facebook no permite la creación de perfiles como representación de una empresa, marca o institución y la mayor parte de estudios existentes sobre Facebook y bibliotecas recomiendan la creación de una página, estableciendo una cuenta pública a la que un Perfil de usuario puede adherirse y convertirse en seguidor. Una Página es la creación de un espacio que se compone de datos generales, específicos o de presentación de la institución a la que se representa, además de todo tipo de elementos para la promoción y la visibilidad. Dispone de una dirección única. El esquema de la URL es: de la biblioteca que se decida poner; El número de Fans es ilimitado; Permite unirse sin necesidad de confirmación por parte de un Administrador; Dispone de multitud de aplicaciones y desarrollos para todo tipo de funcionalidades; Plan de Medios Sociales Biblioteca Universidad de Alcalá 14

16 Una página hace posible que los usuarios se relacionen de forma más directa, frecuente y personal con la institución que representa. Conceptos clave Administradores: son las personas que gestionan una página. Aplicación app: diseñadas para mejorar los contenidos y las funciones. Comentario: recuadro para abrir un diálogo. Compartir: copiar un estado o una publicación en la biografía: público, amigos, solo yo, personalizado. Contacto, amigo: persona con la que te comunicas a través de Facebook. Estado: " Qué estás pensando?" recuadro que se utiliza para escribir o compartir una opinión. Etiquetar: mencionar a alguien en una publicación. Evento: página en la que se informa sobre una actividad que va a suceder. Fan: persona que declara que le gusta una página. Para ello debe pulsar el recuadro "Me gusta" Foto del perfil de la página: la foto del perfil de la página se muestra al lado del nombre de la página en Facebook. Hay que elegir una imagen o logo que la represente. Permite que los usuarios la reconozcan en su sección de noticias. Foto de portada: la portada de una página es la foto más grande que se sitúa al principio de la página, justo encima de la foto del perfil. Hitos: los hitos son un tipo especial de publicación que ocupa todo el ancho de la página. Se pueden añadir hitos para compartir eventos relevantes que muestren de qué trata la página. De esta forma, los usuarios se familiarizarán rápidamente con ella al visitarla. "Me gusta" casilla que puede marcarse en todas las publicaciones, ajenas o propias. Muro, Timeline, Biografía: pantalla en la que se ven las publicaciones. Nota: espacio reservado para crear textos y documentos extensos. Publicación: post: recuadro donde se puede escribir algo. Indicadores Nº mínimo de entradas en el Timeline al día / nº de seguidores Nº de fans Nº de Me gusta" a las publicaciones en el Timeline Nº de aportaciones en el Timeline Nº de preguntas contestadas Nº de solicitudes de contacto Plan de Medios Sociales Biblioteca Universidad de Alcalá 15

17 2. Contenidos compartidos:imágenes, videos, presentaciones, documentos 2.1. Multimedia social Los medios sociales que comparten multimedia permiten a los usuarios subir, almacenar y compartir sus imágenes y videos. Estas imágenes y videos pueden ser agrupados en álbumes, tableros o listas, y pueden ser comentados, etiquetados, y ofrecidos a otros usuarios para su uso bajo licencia Creative Commons. Youtube y Flickr son dos plataformas para compartir elementos multimedia YOUTUBE YouTube es un sitio web en el que los usuarios pueden subir y compartir videos digitales a través de internet, ya sean videos personales, clips de películas, programas de televisión o videos musicales. Youtube permite que millones de usuarios encuentren, vean y compartan videos creados de forma original. Es también un foro para comunicarse, a través de los comentarios, con los usuarios de todo el mundo, y sirve como plataforma de difusión para creadores de contenido original y anunciantes. Objetivos Crear y compartir información de la Biblioteca; Difundir los servicios y colecciones de la Biblioteca; Apoyar la formación de los usuarios; Dar visibilidad a la Biblioteca. Gestión de cuentas Todo usuario que tenga una cuenta de correo de Gmail tiene automáticamente asignado un canal en YouTube, pudiendo subir videos si lo desea. La cuenta es un espacio en Youtube denominado Canal, donde se puede gestionar toda la información que, o bien subamos a la red o visualicemos. La BUAH tiene un canal en Youtube gestionado desde la cuenta de correo de la Biblioteca. A este canal se subirán todos los videos de producción propia que se creen en cualquiera de las bibliotecas de área o servicio de la Biblioteca. No se recomienda crear canales por área, biblioteca o servicio. Se aconseja crear listas de reproducción para organizar el contenido. Recomendaciones de uso En bibliotecas se suele usar para subir videos de: Presentación de las bibliotecas y de sus edificios; Promoción de servicios; Difusión de eventos como jornadas, exposiciones; Plan de Medios Sociales Biblioteca Universidad de Alcalá 16

18 Tutoriales de apoyo a la alfabetización informacional como formación en el manejo de recursos electrónicos, búsquedas en el catálogo, etc. Periodicidad/Actualización Todos los videos que produzca la Biblioteca se subirán al canal BUAH y se eliminarán aquellos que hayan quedado obsoletos. Hay que revisar periódicamente la obsolescencia de los videos subidos. Si están desfasados en forma o contenido, hay que ocultarlos. Especificaciones Youtube permite subir videos en cualquier formato y transformarlos en formato web. Gestión de videos Los videos se pueden subir desde un ordenador y editarlos para personalizar su presentación. Al subirlos hay que cumplimentar unos datos con información básica y elegir unas características de configuración. Título suficientemente indicativo del tema del video; Descripción breve del contenido del video; Etiquetas. Con ellas se refleja el contenido del video y de este modo será más fácil encontrarlo para cualquier usuario o o Básicas: BUAH Biblioteca Universidad de Alcalá Específicas de cada video con referencia a su contenido para facilitar su búsqueda Configuración de privacidad: público; Categoría adecuada al contenido; Configuración avanzada: permitir comentarios, permitir votar comentarios, permitir ver las valoraciones del video; Opciones de distribución: permitir insertar el video en otros sitios, enviar notificaciones a los suscriptores; Estadísticas de video: hacer que las estadísticas de video se muestren públicamente en la página de visualización. Es aconsejable crear archivos de subtítulos y transcripciones para los videos que lo requieran. Acceso a los videos Menús. Existen grandes menús: Popular en YouTube, Música, Deportes, Juegos y Películas para buscar los videos, además de "Categorías" que son una clasificación temática de los contenidos. Se ha creado YouTube EDU con el fin de crear un aula global de conocimiento. Suscripciones. Un usuario puede suscribirse a un canal y recibir notificaciones en el correo electrónico de nuevos videos subidos. Secciones y Listas de reproducción. Se pueden crear secciones para agrupar videos por varios conceptos. Entre estas secciones están las listas de reproducción que permiten agrupar videos por temática... Plan de Medios Sociales Biblioteca Universidad de Alcalá 17

19 Opción marcar Me gusta / No me gusta. Compartir, Insertar, enviar por correo, añadir a listas de reproducción. Comentar por parte de los usuarios que tengan cuenta en YouTube. Youtube dispone de aplicaciones móviles para acceder a la página. La opción "Insight" permite obtener estadísticas sencillas sobre las personas que visualizan nuestros videos. Indicadores Nº de reproducciones Nº me gusta/no me gusta Nº comentarios Nº de veces que se añade a "Mis favoritos" FLICKR Flickr es un sitio web que permite almacenar, ordenar, buscar y compartir fotografías y videos en línea. Objetivos Su utilización en la Biblioteca tiene como finalidad difundir eventos, elaborar exposiciones virtuales, dar a conocer colecciones, instalaciones, servicios y personal a la comunidad universitaria y al público en general. Gestión de cuentas Se recomienda crear una cuenta genérica gestionada desde la cuenta de correo electrónico de la Biblioteca. En ella se mantendrán las colecciones con las fotografías de instalaciones, personal, servicios y actos y eventos tanto los organizados por la Biblioteca como los que deseen difundir las bibliotecas de área. Recomendaciones de uso Exposiciones virtuales; Instalaciones y servicios (tour virtual); Todas las imágenes que se suban deben de ser propias de la Biblioteca. Periodicidad/actualización La actualización irá ligada a las colecciones y álbumes que se creen en función de la estrategia de difusión que se establezca. Especificaciones Plan de Medios Sociales Biblioteca Universidad de Alcalá 18

20 Cada fotografía debe llevar un título identificativo de la imagen, una descripción breve y etiquetas que definan su contenido. En la geoprivacidad (quienes pueden ver donde se tomaron las imágenes) se elegirá la opción Cualquier persona (recomendado). Todas las fotos que se suban se ubicarán de forma precisa en el mapa a través de la herramienta Findr. Los conjuntos de imágenes se pueden agrupar en álbumes y éstos en colecciones. Las imágenes se pueden embeber y compartir. Indicadores Nº marcadores como favoritos Nº visitas Nº fotos Nº comentarios aportados Nº etiquetas 2.2. Documentos compartidos Los servicios de alojamiento de documentos permiten a los usuarios subir, ver, comentar y compartir documentos y presentaciones creados con otros programas. ISSUU y Slideshare son dos de las herramientas más utilizadas para el alojamiento de documentos. Ambas están migrando las presentaciones al formato Html5 que permite su visualización con independencia tecnológica del dispositivo. SLIDESHARE SlideShare es un sitio web que permite a los usuarios la posibilidad de subir y compartir presentaciones, documentos y videos, pudiendo utilizarse como repositorio. Objetivos En esta plataforma la Biblioteca comparte y difunde información de sus servicios y actividades mediante el alojamiento y difusión de los documentos que produce, dándoles una mayor visibilidad. Gestión de cuentas La Biblioteca tiene una cuenta genérica que contiene documentos generales del servicio. A esta cuenta también se subirán documentos de las bibliotecas de centros y de los servicios de la BUAH, como norma general, exceptuando aquellos casos en que el volumen de documentación generada por una biblioteca o servicio concretos justifique una cuenta específica. La cuenta genérica está creada desde el correo electrónico de la Biblioteca. Las cuentas específicas se gestionarán desde los correos electrónicos de cada biblioteca o servicio. Plan de Medios Sociales Biblioteca Universidad de Alcalá 19

21 Recomendaciones de uso Se recomienda subir básicamente documentos generados por la Biblioteca: carta de servicios, guías de bibliotecas y de servicios, manuales de uso, tutoriales, normativa, presentaciones Periodicidad/Actualización Cada vez que se modifique o elimine un documento de la Biblioteca que también esté en Slideshare hay que actualizarlo o suprimirlo en la plataforma. Especificaciones Imagen. SlideShare permite personalizar la página con el logo propio. Los formatos compatibles son jpg, png, gif.tamaño máximo 500KB. Para conseguir el mejor resultado de la imagen se usa una imagen cuadrada (96 X 96 píxeles) Formato de los documentos. Soporta la subida de los siguientes formatos: Para presentaciones: PDF, ppt, pps, pptx, ppsx, pot, potx (Powerpoint); odp (OpenOffice); key, zip (Apple Keynote). Para documentos: PDF, doc, docx, rtf (MSOffice); odt (OpenOffice); Apple iwork Pages, txt La subida de videos es exclusiva de la cuentas PRO Tamaño de los documentos. Para cuentas gratuitas, el tamaño máximo de los documentos y presentaciones es de 100MB Nombre del Documento. Título del documento seguido de Biblioteca Universidad de Alcalá. Ejemplos: Carta de Servicios Biblioteca Universidad de Alcalá, Presentación Plan de Medios Sociales Biblioteca Universidad de Alcalá. Etiquetas. Una etiqueta puede estar formada por una única palabra o varias que debe describir, de forma concisa y clara, el contenido compartido. El límite de etiquetas por documento es de 20. Para conseguir que el material compartido sea homogéneo, se establecen las siguientes pautas de etiquetado: Etiquetar siempre sin acentos y sin signos de puntuación; Etiquetas básicas: BUAH, Biblioteca Universidad de Alcala, Materia de la que trate el documento. Acceso a los documentos. Los usuarios de esta plataforma pueden compartir los documentos en otros medios sociales, enviarlos por correo, guardarlos e insertarlos en otros lugares como blogs o web. Slideshare tiene una aplicación para dispositivos móviles. Indicadores De la cuenta: Nº de documentos subidos Nº de seguidores De los documentos: Plan de Medios Sociales Biblioteca Universidad de Alcalá 20

22 Nº de Me gusta Nº de descargas Nº de comentarios, Nº de reproducciones incrustadas Nº de reproducciones en Slideshare ISSUU ISSUU es un servicio que permite subir documentos y compartirlos con otros usuarios. Es a los documentos lo que Flick a las fotografías o Youtube a los videos. El servicio de alojamiento es gratuito, aunque también existe una versión Pro. La Biblioteca tiene una cuenta básica. Objetivos En esta plataforma la Biblioteca comparte y difunde documentos de interés para la formación de usuarios y difusión de servicios bibliotecarios. Gestión de cuentas La Biblioteca tiene una cuenta genérica, a la que se subirán todos los documentos generados que tengan utilidad para la formación de sus usuarios. Se pueden crear cuentas de bibliotecas o servicios en los casos en que el volumen de documentación generada justifique una cuenta específica. La cuenta genérica se gestiona desde el correo electrónico de Formación de la Biblioteca. Las cuentas específicas se gestionarán desde los correos electrónicos de cada biblioteca o servicio. Recomendaciones de uso Se recomienda subir básicamente documentos generados por la Biblioteca, especialmente con fines de formación para los usuarios: Guías, Tutoriales, Manuales. Periodicidad/Actualización Cada vez que se modifique o elimine un documento de la Biblioteca que también está en ISSUU hay que actualizarlo o suprimirlo en la plataforma. Especificaciones Imagen. ISSUU permite personalizar la página con el logo propio. Son formatos compatibles jpg, png, gif. Formato de los documentos. Soporta la subida de los formatos PDF, DOC, PPT, RTF, WPD, ODT Tamaño de los documentos. Tiene una limitación de 100 Mb o 500 páginas por archivo. Nombre del documento. Título propio del documento Plan de Medios Sociales Biblioteca Universidad de Alcalá 21

23 Etiquetas. Una etiqueta puede estar formada por una única palabra o varias que debe describir, de forma concisa y clara, el contenido compartido. Etiquetas básicas: BUAH, Biblioteca Universidad de Alcalá, Materia de la que trate el documento. Licencias. Todos los documentos subidos a la cuentas de la BUAH serán públicos y tendrán permisos de descarga y de comentarios por otros usuarios. Acceso a los documentos. Los documentos subidos a ISSUU se pueden leer, embeber, compartir, imprimir y descargar. ISSUU tiene una aplicación para dispositivos móviles Indicadores De la cuenta Nº documentos subidos Subscripciones De los documentos Nº documentos vistos Nº Impresiones (da el nº de impresiones de cada documento y el total). Las impresiones son el número de veces que algún usuario ha impreso la publicación, la ha embebido para meterla en un blog, o la ha compartido Bookmarks recibidos 3. Creación y Curación de Contenidos Este tipo de herramientas ofrecen a cualquier persona la posibilidad de publicar contenido, como medio de comunicación. El contenido se puede crear de manera individual o colectiva; o se puede gestionar mediante filtros de búsqueda, agrupación y organización del mejor y más relevante contenido sobre un tema específico; es lo que se denomina curación de contenidos Wikis y Blogs son herramientas para la creación de contenidos. Pinterest y Storify son herramientas básicamente de curación de contenidos WIKIS Un wiki es una aplicación informática para la creación de páginas web de manera cómoda y sencilla y que permite a múltiples usuarios, no solo al promotor de la web, crear, modificar o borrar los contenidos mostrando los resultados de forma inmediata. Es un espacio colaborativo cuya creación supone ofrecer una plataforma de participación a otros, apostando por una autoría múltiple. Dependiendo del tipo de wiki esa autoría estará más o menos regulada a través del acceso o del control de cambios, pero siempre un wiki supondrá una apuesta por la colaboración y la confianza en el trabajo y conocimientos de los demás, es decir, por la creación colectiva. Objetivos Plan de Medios Sociales Biblioteca Universidad de Alcalá 22

24 La decisión de incluir los wikis en el presente Plan se vincula a su consideración como medio social y a su utilización en la BUAH como tal, excluyéndose por tanto los relacionados con el desarrollo de proyectos de orden interno o profesionales. Difusión de contenidos; Apoyo a la formación de los usuarios con la elaboración y difusión de materiales formativos de temáticas diversas; Gestión de cuentas Existe una cuenta institucional en PBworks, plataforma para la creación y alojamiento de wikis, desde la que se gestionan las dos wikis activas actuales, y a la que se accede desde una cuenta de correo común, también institucional. Cada wiki tiene un administrador que se encarga de la gestión de usuarios: quién accede al wiki y el tipo de permiso (editor, escritor, lector). Recomendaciones de uso En el entorno bibliotecario el uso de wikis se ha mostrado útil para: Creación de contenidos: guías temáticas, materiales de formación, etc.; Organización y difusión de contenidos; Promoción de la colección y difusión de novedades; Gestión de proyectos internos; Comunicación interna. Wikis de la BUAH: Wiki de recursos de internet de la BUAH (Guías temáticas). Contienen una selección de recursos informativos existentes en la web de interés para los usuarios de la UAH. Resultados públicos y plugins para compartir en redes sociales, con acceso restringido para la creación y edición de páginas. Manual-wiki de la Web Social. Contiene el manual de apoyo a la formación en herramientas 2.0. En principio, destinado a la formación del personal de la BUAH y posteriormente, resultados públicos y plugins para compartir en redes sociales, con acceso restringido para la creación y edición de páginas. Periodicidad/Actualización En los wikis no puede establecerse una periodicidad de publicación ya que ésta dependerá de los objetivos y contenidos de cada wiki activa. Especificaciones Cuenta de la BUAH en PBworks, plataforma para la creación y desarrollo de wikis. Tipo de plan: básico (gratuito), que permite la creación de 5 wikis o espacios de trabajo, 20 usuarios (registrados) y 2GB de almacenaje. Control de acceso a través de invitación (administrador) y con distintos perfiles de participación (editor, escritor, lector); Plan de Medios Sociales Biblioteca Universidad de Alcalá 23

25 Fácil creación y edición de páginas web a través de un procesador de texto incorporado; Actualización en tiempo real: las páginas muestran las modificaciones o aportaciones realizadas inmediatamente después de haberse editado la página; Estructura hipertextual: la organización del contenido se realiza a través de enlaces entre las páginas según se va incorporando contenido, creando paulatinamente su estructura; Inserción de índices, imágenes, enlaces, videos, plugins, etc.; Existencia de barra/página lateral para índice u otras aplicaciones (nube de etiquetas, calendario, etc.); Conexión entre wikis a través de hipervínculo; Control de cambios, incluyendo la identificación del autor y momento en el que se realizan los cambios. Pueden recuperarse versiones anteriores de los documentos. Indicadores Nº y tipo de usuarios Nº de visitas Nº de páginas por visita Evolución del número de páginas creadas Nº de ediciones realizadas en cada página Nivel de difusión en las redes sociales a través del plugin compartir Interlocución con los usuarios: cuestionarios sobre uso y satisfacción BLOGS Un blog o weblog es un lugar de debate o información publicado en Internet y que está basado en entradas independientes (post) que, generalmente, se muestran en orden cronológico inverso (el post más reciente aparece primero). Un rasgo destacado de los blogs es su interacción, ya que ofrece al usuario o lector la posibilidad de dejar sus comentarios, aportando si lo desea más material interactivo a través de enlaces. Un blog de calidad combinará texto, imágenes, enlaces a otros blogs, a otras páginas web y a otros medios relacionados con los intereses temáticos del blog. Objetivos Establecer un canal de comunicación e interactuación con los usuarios de la Biblioteca, fidelizar y crear comunidad; En blogs temáticos o especializados, ofrecer información de eventos, novedades y noticias de interés del área; En el ámbito profesional, establecer comunicación e intercambio con otras bibliotecas y bibliotecarios; En todos los casos, los objetivos operativos serán establecidos por los creadores de cada blog en función de los contenidos y usuarios. Plan de Medios Sociales Biblioteca Universidad de Alcalá 24