Qué es Microsoft Access? Ejecutar Access. Creando una b.d. nueva. Como diseñar una b.d. Pantalla inicial de Access

Transcripción

1 Tema 7. Manejo de bases de datos. Anexo: Access. Introducción a la Informática. E.U. Politécnica. Primer Curso. Departamento Lenguajes y Ciencias de la Computación. Universidad de Málaga José Luis Leiva Olivencia. Despacho: I-326D (Edificio E.U.P) Qué es Microsoft Access? Programa gestor de b.d relacionales con el que organizar y estructurar la información. Access permite crear los siguientes objetos: Tablas Consultas Formularios Informes Macros Páginas Módulos. 1 2 Ejecutar Access Al entrar en Access, debemos elegir alguna de las siguientes opciones: Base de datos en blanco. Asistente para base de datos. Abrir una base de datos existente. Creando una b.d. nueva Al crear una b.d en blanco, hay que darle un nombre con el que guardarla, a pesar de que todavía no tiene nada. 3 4 Pantalla inicial de Access Al crear una base de datos en blanco, o con asistente o abrir una base de datos existente, aparece la pantalla inicial de Access : Como diseñar una b.d. Es una tarea importante y requiere una especial dedicación, para ello hay que: Determinar finalidad de la b.d. Determinar las tablas Identificar los campos con valores exclusivos. Establecer relaciones entre tablas. Introducir datos en tablas. Crear objetos con los que trabajar en la base de datos. 5 6

2 Concepto de tabla. Unidad principal de almacenamiento de datos en un sistema de base de datos relacional. Por ejemplo, en una tabla de clientes, cada fila contendrá información sobre un cliente determinado (registro), y la fila estará dividida en columnas (campos o atributos), como el nombre del cliente, domicilio, teléfono, etc. Código Cliente Apellidos Nombre Domicilio Teléfono Alvarez del Río Carlos Avda.Mediterráneo, Pérez Díaz Angel C/ del Pez, Pérez Guzmán Pedro c/ Costa Brava, Diseñar una tabla. Cada tabla debe contener información sobre un asunto. En una tabla no puede haber dos campos con el mismo nombre. No debe haber d atos duplicados en la tabla. Para que no los haya habrá que utilizar varias tablas que se conectarán por medio de campos clave o llave. Cada tabla debe tener un campo clave principal, que puede e star formado por un campo o combinación de campos. No es necesario guardar en la tabla campos calculados. Debe ser posible modificar cualquier campo de la tabla, excepto la clave principal, sin que ello afecte a los otros campos. 7 8 Crear nueva tabla. Crear tabla en modo Vista diseño. Vista Diseño/ Vista Hoja de datos Tipos de datos de los campos. Asistente para crear tabla. Texto Memo Numérico Fecha/Hora Moneda Autonumérico Sí/No Objeto OLE Hipervínculo Asistente para búsqueda. 11 Permite crear una tabla nueva con todos los campos que se desee, con un tipo y una longitud determinados, en una sola operación, sin necesidad de definirlos uno a uno. Posteriormente, los campos añadidos se pueden personalizar. 12

3 Limitaciones Modificar el diseño de una tabla. Máximo 255 campos. Máximo 32 índices. Índice como máximo 10 columnas, siempre que no supere 255 bytes. Número máximo de tablas abiertas Base datos no superior a 1Gb. Si por alguna circunstancia necesitas modificar el diseño de una tabla, puede hacerse, independientemente de que la tabla tenga o no datos. Si las modificaciones conllevan pérdida de datos, Access lo comunica y ofrece posibilidad de cancelar operación Consideraciones al realizar modificación Clave principal. Los cambios realizados en las tablas no se propagan a los objetos que dependen de estas tablas. No puede cambiarse el tipo de dato de los campos utilizados para relacionar las tablas. No es posible cambiar el diseño de una tabla que esté utilizando un objeto dependiente. Es un campo o combinación de campos de la tabla cuyo contenido identifica de forma única a cada registro de la misma. La clave principal es ordenada o indexada automáticamente; luego Access utiliza este índice para agilizar operaciones. Un índice es una tabla con todos los valores de la clave principal y una serie de punteros a la posición en que está el dato Clave principal (y II) Para crear un campo clave: Seleccionar el/los campos que formarán el campo clave. Hacer clic en Hacer clic en el botón guardar para hacer efectivos los campos. LA CLAVE PRINCIPAL NO PUEDE BORRARSE SI LA TABLA ESTÁ RELACIONADA. 17 Los campos y sus propiedades. Los campos de la tabla de datos que se definen en la vista diseño tienen asociado el panel Propiedades del campos. Dispone de dos fichas: General y búsqueda. 18

4 Tamaño del campo Representan el número máximo de caracteres que puede contener. Se establecen tres tipos: Texto (por omisión 50 caracteres). Autonumérico. Numérico (Byte, Entero, Entero largo, Simple, Doble) (3 primeros sin decimales) Formato de un campo. Personaliza la forma en que Access visualiza e imprime el texto, números y fechas, sin que afecte al modo en que se almacenan los datos. Access utiliza los formatos definidos en el diseño de tablas en las consultas, formularios e informes, pero no a los definidos anteriormente Formato de campos tipo Numérico y Moneda. Número general (Visualiza los números tal como se han introducido ,56) Moneda (Número separado por miles y visualiza los números negativos entre paréntesis pts.) Fijo (Número sin separadores de miles ,56) Estándar (Número con separadores de miles ,56) Porcentaje (Multiplica el número por 100 y le añade el signo % -12%) Científica (Número con notación científica estándar - 1,23E+03) Formato para tipo Texto y Memo. Los más importantes son: > Visualiza todos los caracteres en mayúsculas. < Visualiza todos los caracteres en minúsculas. La propiedad Lugares decimales afecta únicamente a la forma en que se visualizan y no al número de decimales que almacena Formato tipo Fecha/Hora Máscara de entrada. Fecha general (25/02/02 13:20:13) Fecha larga (Domingo, 25 de Febrero..) Fecha mediana (25-Feb-01) Fecha corta (25/02/01) Hora larga (1:20:13 PM) Hora mediana (1:20 PM) Hora corta (13:20) Facilitan la entrada de datos y controlan los valores que se van a introducir en un cuadro de texto. Esta propiedad se utiliza cuando todas las entradas del campo tienen parecido o idéntico formato (número de teléfono, código postal, número de cuentas de banco, etc.) 23 24

5 Máscara de entrada (II) 0 (Introducir obligatoriamente un dígito, signos no permitidos) # (Introducir opcionalmente un dígito o un espacio, signos permitidos) 9 (Introducir opcionalmente dígito o espacio, signos no permitidos) Máscara de entrada (III) L (Introducir obligatoriamente una letra)? (Introducir opcionalmente una letra) A (Introducir obligatoriamente una letra o un dígito) a (Introducir opcionalmente una letra o un dígito) & (Introducir obligatoriamente carácter o espacio) C (Introducir opcionalmente cualquier carácter o espacio)! (Máscara se rellena de derecha a izquierda)...y muchos más (Consultar AYUDA) PUEDE UTILIZARSE EL ASISTENTE! Y PERSONALIZARLO! Ejemplos de máscara. SÍMBOLO SIGNIFICADO (000) (123) (999) () # ISBN: ISBN: L M >LL AB Propiedad Título y Valor predeterminado. La propiedad Título permite adjuntar al campo un texto que sirva como encabezado de columna para los campos de la tabla o de las consultas asociadas. Si no se escribe ningún título el valor de la propiedad es el nombre del campo. La propiedad Valor Predeterminado permite especificar un valor que se introduce de forma automática a un campo cada vez que se c rea un registro. Ejemplos: Málaga,500, Fecha() Propiedades regla de validación y texto de validación. Otras propiedades. La propiedad regla de validación permite establecer una condición que debe cumplir el contenido de un campo para que sea válido (Operadores: >,<, >=, <=, <>, Y, O, No) Si el dato introducido en el campo no cumple la regla de validación entonces aparece en pantalla el texto indicado en l a propiedad Texto de validación. Requerido: permite especificar la obligatoriedad de tener que escribir un valor en dicho campo al añadir registros nuevos. Permitir longitud cero: para poder introducir cadenas de longitud cero debes escribir un espacio en blanco entre dos comillas dobles. Indexado: crea índice para facilitar labores de búsqueda, consulta u ordenación

6 Ficha búsqueda. Mostrar control: especifica el tipo de control para la visualización del campo. Tipo de origen de la fila: si la lista de valores procede de una Tabla/Consulta, Lista de valores o de campos. Origen de la fila: si en la propiedad anterior se eligió Tabla/Consulta o Lista d e campos, especifica la tabla o consulta que contiene los datos. Si se especificó Lista de valores, deben introducirse los valores separados por punto y coma (;). Columna dependiente: especifica la columna del cuadro combinado o lista que proporciona el valor que define este campo. Número de columnas: determina el número de columnas proporcionadas por la propiedad origen de la fila. Encabezados de columna: Si se visualiza o no los títulos de las columnas. 31 Operaciones básicas con una tabla. Introducción de datos. Moverse por los campos. Moverse por los registros. Eliminar registros. Modificar registros. Cancelar entrada Editar registros. Buscar registros. Cambiar formato de la hoja de datos. Importar y vincular datos. Exportar datos (dbase, Paradox, WORD...) Compactar y reparar (Menu Herramientas) 32 Caracteres comodín para búsquedas.? p?sa (pasa, pesa, pisa, posa, pusa) * p* (pasa, pastel, perro...) [] p[ae]sa (pasa,pesa) [!] p[!o]sa (pasa,pesa,pisa,pusa) [-] [a-b]* (arbusto, becerro...) Expresiones(I) Las expresiones son combinaciones de símbolos que permiten obtener diferentes tipos de resultados a partir de los datos. Ejemplo: =[Cantidad]*[PVP] Suelen utilizarse en Access en las propiedades Valor predeterminado y regla de validación, en consultas de campos calculados y de actualización Expresiones (II) Expresiones (III) Las expresiones pueden devolver: En las expresiones se pueden incluir: Números Fechas Textos Estados lógicos Operadores. Operandos. Funciones. Literales: Números Verdadero Falso Constantes Textos Fechas Identificadores 35 36

7 Expresiones (IV) Reglas que siguen las expresiones: Puede usarse el generador de expresiones. Entre corchetes deben ir los nombre de los campos, tablas, consultas... Ej: [PVP] Entre almohadillas deben ir las fechas. Ej:#25/7/89# Entre comillas dobles ( ) debe ir el texto; por defecto las pone Access. Ej: Málaga Operadores aritméticos Su sintaxis es: operando1 operador operando2 O P E R A D O R + s u m a - r e s t a O P E R A C I Ó N * p r o d u c t o / d iv is ió n \ d iv is ió n e n te ra ^ e x p o n e n c ia c ió n m od m ódulo aritm. () agrupar operandos Operadores de comparación. Su sintaxis es: operando1 operador operando2 OPERADOR SIGNIFICADO < Menor que <= Menor o igual > Mayor >= Mayor o igual = Igual <> Distinto de Operadores lógicos. Sintaxis: proposición1 operador proposición 2 Y: Es verdadero cuando ambas proposiciones son verdaderas. En caso contrario es falso. OR: Es verdadero cuando al menos una de las proposiciones es verdadera. Es falso en caso contrario. Negado: Niega la proposición Operadores lógicos (II) Operadores lógicos (III) Oexcl: Exclusión lógica. Es verdadero cuando una proposición es verdadera y la otra es falsa. Es falso cuando ambas tienen el mismo valor de verdad o falsedad. Eqv: Equivalencia. El resultado es verdadero cuando ambas proposiciones tienen el mismo estado de verdad (ambas son verdaderas o ambas son falsas); es falso en caso contrario. Imp: Implicación. El resultado es falso cuando ambas proposiciones tienen el mismo estado de verdad, es verdadero en caso contrario. (): Se usa para agrupar

8 Operadores diversos (I) Texto como Patrón: en la cual Texto es la cadena que se pretende comparar. Patrón es la cadena que se va a comparar con texto. El patrón puede incluir comodines.? Sustituye a un solo carácter. * Sustituye a cualquier número de caracteres. # Igual que? Pero para números. [lista de caracteres] El texto coincidirá con el patrón si contiene cualquiera de los caracteres incluidos en la lista. [!lista de caracteres] Se puede leer diferente a. El texto coincidirá con el patrón si contiene cualquiera de los caracteres no incluidos en la lista. Ejemplo: [Provincia] como A* Operadores diversos (II) Entre...Y... : Determina si el valor de una expresión está comprendido en un intervalo de caracteres. Ej: [Fecha] Entre #1/3/78# Y #25/5/89# Operadores diversos (III) En: Determina si el valor de una expresión está incluido entre los valores de una lista. Ej: [Provincia] en ( Madrid ; Salamanca ) Operadores diversos (IV) Es Nulo: se utiliza para saber si una expresión es nula. Ej: [Telefono] Es Nulo Identificadores. Identificadores (II) Los identificadores hacen referencia a los objetos de Access. Por ejemplo, es un identificador el campo [Nombre]. Para hacer referencia a un identificador perteneciente a un objeto: Informe![Ventas]![Stock] hace referencia al campo stock del informe ventas.!: se utiliza generalmente delante del nombre del objeto definido por el ujsuario. Por ejemplo: una tabla, una consulta, un formulario.... : se suele usar delante de una propiedad. Por ejemplo: Formulario![Ventas]![Pedido].ValorPredeterminado

9 Cuadro de expresiones Botones de operadores Generador de expresiones(i) Es un asistente para facilitar la construcción de expresiones. Generador de expresiones(ii). Aparece: al hacer clic en el botón Generar que aparece a la derecha de la hoja propiedades en un campo o en una celda de criterios de la ventana de la ventana de consultas. Elementos de expresiones Generador de expresiones(iii) Zonas del generador de expresiones: Cuadro de expresiones. Botones de operadores. Elementos de expresiones: Zona izquierda: contiene carpetas con los diferentes objetos, elementos, funciones, etc. Zona centro: los elementos específicos de la zona izquierda Zona derecha:visualiza los valores de los elementos seleccionados en las otras dos zonas 51 Ejemplos de expresiones. [Nombre]& &[Apellidos] Muestra el valor de los campos Nombre y Apellidos separados por un espacio. DifFecha( d,[fechapedido],[fechaenvío]) Por medio de la función DifFecha calcula el número de días transcurridos entre el campo FechaPedido y el campo FechaEnvío. 52 Consultas. Una consulta es una pregunta que se hace a Access sobre el contenido de una o varias tablas. Se utiliza para ver y analizar datos de diferentes formas. Pueden buscarse registros mediante la opción Buscar del menú Edición, pero mediante consultas es más elegante. Consultas. Las consultas visualizan en la hoja de datos, todos los registros que cumplan las condiciones especificadas. Además, solo se visualizan los campos deseados. Pueden guardarse

10 Características de las consultas. Sobre una tabla pueden definirse tantas consultas como se quiera. Son independientes. Permiten especificar condiciones de búsqueda sencillas y complejas. Permiten modificar los datos de la tabla.(ojo) Pueden acceder a datos de más de una tabla. Se crean a partir de tablas o de otras consultas. Tipos de consulta(i). Consultas de selección: Permite seleccionar campos o registros a partir de una o más tablas. Muestran los resultados en una hoja de datos (en casos excepcionales pueden actualizar datos). Cuando se habla de consulta se refiere a consultas de selección Tipos de consulta (II). Tipos de Consultas(III). Consultas por acción: Permite cambiar los valores de un campo, o de los campos, de todos los registros que cumplan las condiciones especificadas. Permiten crear nuevas tablas, añadir, modificar y borrar registros de las tablas existentes. Ejemplo: Incrementar un 10% todos los precios. Consultas de parámetros: Permiten modificar las condiciones en el momento de ejecutar la consulta mediante un cuadro de diálogo. Ejemplo: Visualizar los clientes de una ciudad determinada Tipos de consulta (IV) Consultas de tablas de referencias cruzadas: permiten agrupar datos por categorías y mostrarlos de forma resumida. Formas de crear las consultas. Asistente: para posteriormente modificarlas mediante la Vista Diseño siempre que sea necesario. Vista Diseño: se indican las tablas y consultas sobre las que se desea filtrar los datos,mediante la especificación de las condiciones de búsqueda

11 Vistas de las consultas. Las consultas presentan las siguientes vistas: Vista diseño: se utiliza para diseñar la consulta y especificar las condiciones de filtrado. Vista Hoja de datos: visualiza todos los registros que cumplan las condiciones especificadas en la Vista Diseño. Vista SQL: visualiza la instrucción SQL. SQL. Es un lenguaje utilizado para diseñar y crear tablas, y para realizar consultas en distintos entornos como ORACLE. Access genera de forma automática las consultas en instrucciones SQL, que pueden visualizarse en la vista SQL. Dichas consultas se generan a partir de los campos y condiciones especificadas en la vista diseño Creación de consultas de selección. Se caracterizan por: Solo muestran datos de la tabla y no permiten realizar ningún tipo de operación sobre ellos. Los cambios hechos en los datos de la consulta se realizará también en la tabla (RELACIÓN DINÁMICA). Durante la ejecución de la consulta no puede modificarse la condición de filtrado. Consultas utilizando asistente. Hacer clic en el objeto consultas de la b.d. Hacer doble clic en Crear una consulta utilizando el asistente. En la lista tablas/consultas selecciona la tabla (o consulta) sobre la cual vas a crear la consulta. Añade los campos que aparerán en la consulta. Botón siguiente hasta finalizar la creación de la consulta Consultas utilizando asistente. Consultas utilizando asistente

12 Consultas utilizando asistente. Consultas utilizando asistente Vista diseño de una consulta. Puedes acceder a la Vista diseño de una consulta para: Crear una nueva consulta: desde el objeto Consultas, haz doble clic en en botón Crear una consulta en Vista diseño. Modificar el diseño de una consulta existente. Vista diseño de una consulta. * Vista diseño de una consulta. Cuadrícula de diseño

13 Cuadrícula de diseño. La cuadrícula de diseño tiene las siguientes filas: Campo: Indica los campos que se van a utilizar en la consulta. Tabla: Señala el nombre de la tabla a la que pertenece el campo seleccionado en la fila anterior. Orden: Permite indicar por qué campo o campos se va a visualizar, con ordenación ascendente o descendente. Cuadrícula de diseño. Mostrar: Indica si los campo que se van a mostrar en la consulta. Esto quiere decir que no todos los campos definidos en la fila campo se tienen que visualizar. Criterios: Sirve para escribir las condiciones de búsqueda que se vana utilizar en la consulta. O: Esta fila, y las situadas por debajo de ellas, sirven para escribir el resto de las condiciones Añadir campos a la consulta. Hay que realizar alguna de las siguientes operaciones: Haz clic en la fila Campo. A continuación haz clic en la flecha que aparece a su derecha para visualizar los nombres de los campos. Por último, haz clic en el nombre del campo. En la ventana con el nombre de l a tabla, haz clic en el nombre del campo deseado y arrástralo a la primera columna de la cuadrícula que quede libre. Haz doble clic sobre el nombre del campo que deseas añadir. Si deseas agregar todos los nombres del campo, haz clic en el asterisco(*)... Ejecutar consulta desde su diseño. Una vez diseñada la consulta, para comprobar su funcionamiento, es necesario ejecutarla: Haz clic en el botón ejecutar Haz clic en el botón Vista Hoja de Datos Ejecuta Consulta/Ejecutar Guardar consultas. Los nombres de las consultas deben ser diferentes a los nombres de las tablas de datos. Cada vez que realices una modificación, debes guardar los cambios. Puedes guardar la consulta, haciendo clic en Borrar columna de la cuadrícula de diseño. Para borrar una columna de la cuadrícula de diseño Haz clic en cualquier posición de la columna que vas a eliminar. Solo elimina si está la columna seleccionada entera 77 78

14 Establecer condiciones. Para especificar condiciones de búsqueda en un campo de la cuadrícula de diseño hay que escribir una expresión en la celda de criterios de ese campo. Texto, debe ir entre comillas ( ) Fecha, debe ir entre almohadillas(#) Establecer condiciones. En los campos de tipo fecha pueden utilizarse las siguientes funciones: Año[Fecha] Mes[Fecha] ParcFecha( t ;[Fecha];1;0) ParcFecha( m ;[Fecha];1;0) ParcFecha( yyyy ;[Fecha];1;0) En los campos de tipo texto: Izquierda() o Izq() Derecha() o Der() Medio() o Med() Ejemplos. Entre#1/3/2002# y #11/6/2002# <Fecha()-30 Fechas de hace más de 30 días. <=Fecha()-15 y >=Fecha()-30 >=Fecha()-30 Año([Campofecha])=2002 Fechas cuyo año sea ParcFecha( m ;[Fecha];1,0)=2 Fechas correspondientes al mes de Febrero. 81 Ejemplos. Izquierda([Matriculacoche];2)= Ma Extrae matrículas de Málaga Derecha([Telefono]);3)=321 Teléfonos cuyas tres últimas cifras sean 321 Medio([Nombre];3;2)== se Nombres que, a partir de la tercera letra, tenga se en los dos siguientes; por ejemplo Jose 82 Utilización de comodines. Criterios con operadores

15 Criterios con operadores. Criterios con operadores Criterios con operadores. Uso de los operadores Y, Or. A la hora de escribir condiciones Y para diferentes campos, éstas deben estar escritas en la misma fila de criterios. A la hora de escribir condiciones O para diferentes campos, éstas deben estar escritas en diferentes filas en el diseño de la consulta Combinación de operadores Y,Or. Eliminar una consulta. Desde la ventana de B.d. Haz clic en el objeto Consultas. Haz clic en el nombre de consulta que quieres borrar. Pulsa la tecla Supr Aparece un cuadro de diálogo para confirmar su eliminación. Haz clic en Sí

16 Copiar una consulta. Cuando las consultas son parecidas entre sí, en lugar de diseñar desde el principio, se puede copiar otra consulta parecida y, luego, realizar las modificaciones oportunas. Seleccionar consulta Copiar Pegar Ordenar los registros de una consulta. Al ejecutar una consulta Access visualiza los registros que cumplen las condiciones en el mismo orden en que se introdujeron los registros en la tabla de datos. Puedes especificar en la cuadrícula de diseño de consulta los campos por los cuáles se va a ordenar Propiedades de las consultas. Las propiedades más interesantes son: Mostrar todos los campos. Valores superiores. Valores únicos. Registros únicos. Propiedades de los campos de la consulta. Los campos que tienen activado el cuadro Mostrar, heredan las propiedades del campo definidas en la tabla. Para poder definir o modificar las propiedades de los campos, hay que hacer clic en el botón con el campo seleccionado Campos calculados. Campos calculados. Un campo calculado es un campo definido en una consulta que opera con los campos de una tabla y visualiza un resultado. En las consultas, los campos calculados se crean escribiendo el texto que se desea que aparezca como título en una celda en blanco de la fila campo de la cuadrícula de diseño, que irá seguido de la expresión de cálculo. Si necesitas ayuda haz clic derecho en el generador de expresiones. En la columna del campo calculado debes escribir el título que se desea visualizar al ejecutar la consulta, seguida de dos puntos (:) y de la expresión. Recuerda que los campos deben ir entre corchetes. Ejemplo: Total:[Horas]*[Precio] 95 96

17 Consultas de totales(i). Las consultas de totales se utilizan para aplicar funciones agregadas (de tipo estadístico), sobre todo, a los registros de la tabla, o sólo a un grupo de ellos, sin incluir aquellos registros que contengan valores en blanco. Ejemplos: número de empleados de un departamento, persona con más horas extras trabajadas, etc. Consultas de totales(ii). Estas consultas implican: Agrupar los registros por el campo deseado. Visualizar la fila total de la cuadrícula de diseño. Aplicarle al conjunto de registros una función agregada Consultas de totales(iii). Consulta de totales(iv). Agrupar por: indica que el campo se va a usar como campo de agrupación. Suma: para cada grupo, calcula la suma de todos los valores del campo. Promedio: para cada grupo, calcula la media aritmética de todos los valores del campo Consulta de totales(v). Min: Para cada grupo, calcula el valor mínimo (en campos de tipo texto devuelve el valor con menor número de caracteres). Max: Para cada grupo, calcula el valor máximo del campo. Cuenta: Para cada grupo, visualiza el número total de registros que tienen un valor determinado en ese campo. 101 Consulta de totales(vi). DesvEst: Para cada grupo, calcula la desviación estándar de este campo en cada grupo. Var: Calcula la varianza de todos los valores de este campo en cada grupo. Primero: Visualiza el valor que hay en el primer registro de este campo. Último: Igual pero el último. 102

18 Consulta de totales(vii). Expresión: En la fila campo permite escribir una expresión en lugar de un nombre de campo. Dónde: Indica que el campo se utiliza sólo para incluir condiciones que determinen qué registros se visualizan en la consulta. Consulta de totales(viii). Ejemplo: Calcular lo que debe pagar una empresa a todos los empleados por el concepto de las horas extras trabajadas Consulta de totales(x). Consulta de totales(xi). Ejemplo: Calcular el número de empleados que trabajan en el departamento de Informática. Ejemplo: Calcula el número de empleados del departamento de Informática que han ganado más de 3000 por el concepto de horas extras Consultas con parámetros. Relaciones entre tablas(i). Una tabla, por lo general, no puede resolver todos nuestros problemas, por lo que será necesario utilizar más de una. En cada tabla deben guardarse los datos sobre un asunto determinado, de forma que no haya registros con valores iguales(no siempre se puede conseguir)

19 Relaciones entre tablas(ii). Las tablas se diseñan, de tal forma que, a partir de la información contenida en una tabla, se pueda acceder a la información de otras tablas. Esta forma de trabajo permite no duplicar la información y mantener los datos actualizados. 109 Relación entre tablas(iii). Una vez creadas las tablasm, es necesario indicar a Access cómo se debe combinar esa información definiendo las relaciones entre las tablas. Una vez relacionadas las tablas, ya pueden crearse consultas, formularios e informes para mostrar información de varias tablas a la vez. 110 Relación entre tablas(iv). En un programa gestor de bases de datos como Access, los datos se guardan en varias tablas relacionadas. Las relaciones se establecen por un campo común, del mismo tipo de dato, que permite acceder a la información situada en varias tablas al mismo tiempo. Relación entre tablas(v). Una relación hace coincidir los datos de los campos claves (normalmente un campo con el mismo nombre en ambas tablas, pero pueden ser diferentes) Relaciones entre tablas(vi). Las tablas se relacionan por medio de un campo común, por lo general con el mismo nombre. Esos campos suelen ser ella clave principal (tabla A) y una clave externa(campo o campos que hacen referencia a la clave principal) en la tabla B. Tipos de relaciones. Uno a Uno. Uno a muchos. Muchos a muchos. (Access no las trabaja)

20 Relación muchos a muchos. Access no es capaz de trabajar con relaciones muchos a muchos, y solo es posible si se define una tercera tabla, denominada tabla de unión, cuya clave principal está formada por, al menos, dos campos: las claves externas de las tablas A y B. 115 Tipos de relación determinados por Access. El tipo de relación viene determinado según estén definidos los campos relacionados: Si uno de los campos es una clave principal o índice único Access crea una relación uno a muchos. Si ambos campos son claves principales o tienen índices únicos, Access crea una relación uno a uno. 116 Ejemplos de relación. Reglas de integridad referencial. Se refiere a un conjunto de reglas por las que se rige Access para garantizar que las relaciones entre los registros de las tablas relacionadas son válidas y no se modifican o eliminan accidentalmente los datos relacionados Reglas de integridad referencial. Reglas de integridad referencial. La integridad referencial puede establecerse cuando se cumplen las siguientes condiciones: En la tabla principal, el campo por el que se establece la relación es una clave principal. Los campos relacionados tienen el mismo tipo de datos (Excepción hecha de autonumérico). Las tablas pertenecen a la misma b.d., ya que n o puede exigirse la integridad en tablas vinculadas. Las reglas que determinan la integridad referencial son las siguientes: No se puede añadir un registro en la tabla relacionada, a no ser que haya un registro con ese valor en la tabla principal. No se puede cambiar un valor d e la clave principal si ese registro tiene registros relacionados en la tabla secundaria. No se puede borrar un registro de una tabla principal si existen registros relacionados en la tabla secundaria

21 Establecer relaciones. Establecer relaciones. Crear, ver o modificar relaciones. Añadir nuevas tablas Modificar o eliminar relación. Hacer clic en la línea de relación. Añadir las tablas relacionadas como hojas secundarias. Una hoja secundaria es una hoja de datos que está anidada en otra hoja de datos. Contiene datos relacionados o combinados con la primera hoja. La hoja secundaria permite añadir nuevos registros a la tabla secundaria y así poder saber a qué registro de la tabla principal se le está añadiendo y de quien van a depender los nuevos registros Campos de búsqueda en la misma tabla. Al definir en una tabla un campo del tipo búsqueda puedes optar por escribir los valores de la lista a mano o extraerlos de una tabla o del mismo campo. 125 Consultas de parámetros. Las consultas de selección se caracterizan por tener el criterio de selección incrustado en el diseño de la consulta, es decir, las condiciones de la búsqueda no se pueden modificar en tiempo de ejecución. Ejemplo: para visualizar las ventas de artículos en cada mes habría que hacer 12 consultas? 126

22 Consultas de parámetros. Una consulta de parámetros es aquella que permite modificar las condiciones de búsqueda en tiempo de ejecución por medio de un cuadro de diálogo. Consultas de parámetros. Para crearla tan solo es necesario escribir en la fila de Criterios de la cuadrícula de diseño, y entre corchetes ([]), el texto que se desea mostrar en el cuadro de diálogo, y así se puede escribir la condición de búsqueda Consulta de varios parámetros. En las consultas de parámetros se puede establecer más de un parámetro para el mismo campo (utilizando los operadores lógicos Y y O) para diferentes campos. En estos casos, Access presentará tantos cuadros de diálogo como parámetros se hayan especificado. Consultas de acción. Las consultas de acción permiten cambiar los valores de un campo o varios campos de todos los registros que cumplan las condiciones especificadas en una sola operación. Ejemplo: Incrementar un 10% el precio de todos los artículos Consultas de acción. Pueden utilizarse para: Crear nuevas tablas. Copiar registros de una tabla a otra, lo que se conoce con el nombre de consultas de datos anexados. Modificar valores a muchos registros. Eliminar registros. 131 Consultas de acción. Al ejecutar las consultas, Access en lugar de mostrar los datos, los cambia, y sus efectos no se pueden invertir con el comando Deshacer. Antes de efectuar los cambios, Access analiza la consulta y los datos que se van a modificar,para que en caso de detectar error, dar la posibilidad de cancelar la operación. 132

23 Consulta de acción. Los tipos de errores que se pueden cometer en las consultas de acción son: Actualizar o anexar registros que incumplen campos de validación. Actualizar, anexar o eliminar registros que incumplen las reglas de integridad referencial. Actualizar o anexar registros que contienen valores de campo clave que ya existen. En caso de error, pulsar tecla ESC para que la consulta no se ejecute. Consulta de acción. Para evitar pérdidas es aconsejable ejecutar una consulta de acción como una consulta de selección. Si los resultados son los deseados puedes convertir la consulta de selección en una consulta de acción y posteriormente, ejecutarla como tal Consultas para crear tablas. Las consultas de acción para crear tablas permiten grabar en forma de tabla el resultado de una consulta. La nueva tabla como campos los definidos en la cuadrícula de diseño, y sus registros serán los que cumplan las condiciones. Los datos no heredan las propiedades de los campos ni la clave principal de la tabla original. Consultas para crear tablas(ii) Para crear una tabla nueva por medio de una consulta de acción, hay que seguir la siguiente secuencia: Crea la consulta de selección. Hacer clic en la opción Consulta de creación de tabla Consultas para crear tablas(iii). Consultas para anexar registros. En la caja Nombre de la tabla, escribe el nombre de la nueva tabla. Si deseas añadir la tabla a la b.d. En la que estás trabajando, haz clic sobre el botón Base de datos activa. En caso contrario elige otra base de datos. Aceptar. Guardar.(Observa el nuevo icono) Para ejecutar la consulta, haz clic en el botón Ejecutar. Access informa en un cuadro de aviso del número de filas que serán creadas. Para comprobar resultados, abre la tabla creada. Las consultas para anexar registros, se utiliza para agregar un grupo de registros de una o más tablas al final de una o más tablas sin modificar los que ya hubiera. La consulta solo anexa los datos de los campos coincidentes; ignora el resto

24 Consultas para anexar registros (II) Consultas para crear tablas(iii). Para crear una consulta de acción que permita añadir registros, hay que seguir la siguiente secuencia: Crea la consulta de selección. Hacer clic en la opción Consulta de datos anexados. En la caja Nombre de la tabla, escribe el nombre de la nueva tabla. A continuación procede como en las consultas de acción para crear tablas. Guardar las modificaciones en el diseño de la tabla. En el objeto Consultas aparece el nombre de la consulta precedida del icono. Consejo: Para detener una consulta de datos anexados pulsa Ctrl+Intro Consultas de actualización. Las consultas de actualización, permiten modificar registros en una o más tablas. Crea la consulta de acción con las condiciones necesarias en la cuadrícula de diseño para seleccionar los registros que se van a actualizar. Comprueba que los resultados de la consulta son los deseados. Consultas de actualización (II) Hacer clic en la opción Consulta de actualización. En la cuadricula de diseño aparece la fila Actualizar a. Escribe la expresión que va a actualizar los registros. Haz clic en el botón Ejecutar. Guarda la consulta y ciérrala. En el objeto Consultas delante del nombre de la consulta, aparece el icono Consultas de eliminación. Las consultas de eliminación, borran los registros de la tabla de datos de una tabla o varias tablas relacionadas uno a uno o uno a muchos que cumplan las condiciones especificadas en la cuadricula de diseño. Las consultas de eliminación borrarn registros enteros. Hay que tener en cuenta que una vez que se borran, no se pueden recuperar, por lo que antes de ejecutar se recomienda hacer copia de seguridad. Si tienes activada la opción eliminación en cascada de los registros relacionados, siempre que se eliminen registros en la tabla principal, se eliminarán automáticamente los registros relacionados sin mostrar aviso. Consultas de eliminación(ii). Para borrar registros de: una tabla solo es necesario incluir en la cuadrícula de diseño los campos por los que se van a establecer los criterios. más de una tabla, en la cuadrícula de diseño será necesario incluir todos los campos de la tabla de la cual se desea eliminar algún registro. Para ello arrastra el asterisco (*) desde la Lista de campos hasta la cuadrícula de diseño

25 Consultas de eliminación (III) Crea la consulta de selección. Hacer clic en la opción Consulta de eliminación. En la cuadrícula de diseño aparece la fila Eliminar. En la fila eliminar, del campo en el que has indicado los criterios, selecciona la opción Donde, que indica a Access que debe eliminar solo los registros que cumplan las condiciones de búsqueda. Consultas de eliminación (IV) Haz clic en el botón vista Hoja de datos para ver os registros que se eliminarán. Haz clic en el botón Ejecutar. Access muestra una caja de alerta indicando el número de registros que se van a eliminar. Para eliminar los registros haz clic en el botón Sí. Guarda la consulta si lo deseas y cierrala. En el objeto Consultas, el nombre de la consulta está precedido por el icono Crear consultas con varias tablas. Las consultas con varias tablas permiten extraer información de más de una tabla al mismo tiempo y visualizarla en una hoja de datos. Si las tablas están relacionadas entre sí, este tipo de consultas son casi iguales a las consultas de una sola tabla. Las relaciones indican a la consulta que busque los valores coincidentes en los campos combinados sin necesidad de escribir la condición en la fila de criterios. Crear consultas con varias tablas(ii). Si las relaciones no se han definido, en cualquier instante puede crear una combinación en una consulta procediendo de la siguiente forma: Arrastra uno de los campos de una tabla hasta el otros campo en la otra tabla de datos. Suelta el botón del ratón. Aparece una línea de combinación. Para cambia el tipo de combinación, haz doble clic sobre la linea que aparece entre las tablas. Para eliminar una combinación: Clic en la línea de combinación. Pulse la tecla Supr Formularios. Formularios(II) Un formulario es un objeto que Access pone a nuestra disposición para introducir o editar los datos en una o varias tablas de una forma personalizada y no en el orden en que se definieron los campos en la tabla de datos. Access permite crear formularios de distintas formas:

26 Vistas de un formulario. Vistas de un formulario (II) Vista diseño Vista Hoja de datos: Vistas de un formulario(iii). Vista Formulario: Crear un formulario. La mayoría de las veces, la mejor forma de crear un formulario cosiste en utilizar algún asistente, y posteriormente, hacer las modificaciones deseadas desde la Vista Diseño del formulario Crear un formulario (II) En la ventana Base de datos, haz clic en el objeto Formularios. Haz clic en el botón Selecciona el tipo Autoformulario Selecciona la tabla o consulta con los datos en los que deseas basar el formulario. Haz clic en el botón Aceptar y sigue las instrucciones. Crear un formulario (III) Otra forma es: Desde el objeto tablas o consultas, de la ventana base de datos, selecciona en la tabla o consulta sobre la que se desea construir el formulario. Haz clic en el botón Nuevo Objeto y elige la opción Autoformulario

27 Ejecutar un formulario. Operaciones en vista Formulario. Utiliza el botón Aparecen botones de desplazamiento para acceder a los diferentes registros, además de indicar el registro activo Añadir nuevo registro. Borrar el registro actual. Modificar el contenido de un campo. Cerrar el formulario. Modificar su diseño. Acceder a la vista Diseño Teclas activas en Vista Formulario. Crear formulario con el asistente. Supr: Borrar el carácter donde se esté situado. Retroceso: Borrar el carácter situado al a izquierda del punto de inserción. Inicio: Principio del campo. Fin: Final del campo Flecha derecha, abajo, Tab o Intro: Al campo siguiente del mismo registro. Flecha izquierda, arriba o Shif+Tab: Al campo del mismo registro. Control+AvPag: Al registro siguiente. Control+RePag:Al registro anterior. F5:Al cuadro de número de registro. Se escribe el número al que quiero visitar. 159 Para crear un formulario utilizando el asistente: En la ventana b.d. Haz clic en el objeto Formularios. Haz clic en la opción Nuevo. Hacer clic en la opción Crear un formulario utilizando el asistente. En la lista desplegable Tablas/Consultas haz clic en el nombre de la tabla base. 160 Crear formulario con el asistente(ii). Ordenar los datos en un campo del formulario. En la lista campos disponibles, elige los que quieres visualizar en el formulario. Sitúate en el campo por el que deseas realizar la ordenación. Haz clic en el botón Orden ascendente, u orden descendente de la barra de herramientas. Elige la distribución que deseas que tenga el formulario. Elige el estilo. Escribe el nombre que deseas dar al formulario

28 Utilizar filtros en los formularios. Filtro por entrada de datos. Un filtro es una condición que se indica a una tabla, consulta o formulario para visualizar solamente los registros que cumplen la condición especificada en él. Los filtros, al igual que las consultas, se utilizan para buscar registros. Sin embargo, hay algunas diferencias tanto en la forma de prepararlos como en su funcionamiento. Abre el formulario en la Vista formulario. Sitúa el punto de inserción en el campo por el que deseas aplicar el filtro. Desplegar el menú contextual y haz clic en la opción Filtrar por. Escribe la expresión deseada. Pulsar Intro Filtro por selección. Abre el formulario en Vista Formulario. Sitúa el punto de inserción en el campo para seleccionar todo el campo o selecciona la parte del comienzo del campo que deseas indicar como filtro. Haz clic en el botón Filtro por Selección. Filtro excluyendo la selección. Abre el formulario en Vista Formulario. Selecciona la condición de filtrado. Despliega el menú contextual y haz clic en la opción Filtro excluyendo la selección. Access oculta del formulario los registros que cumplan la condición Filtro por formulario. Guardar un filtro como una consulta. Para poder guardar un filtro como una consulta, en primer lugar debes crear el filtro por la siguiente secuencia de pasos: Abre un formulario. Haz clic en el botón filtro por formulario. Crear el filtro. Una vez creado y comprobado que funciona, hacer clic 167 Escribe el nombre de la consulta. 168

29 Utilizar consultas como filtros. Ordenar registros por más de un campo de en un formulario. Puedes aplicar una consulta como filtro en un formulario al proceder de la siguiente forma: Abre un formulario. Clic en el botón filtro por formulario. Haz clic en el botón cargar desde la consulta Haz clic en la consulta deseada. Haz clic en el botón Aplicar filtro. Desde la Vista Formulario, ejecuta Registros, Filtro, Filtro u orden avanzado. Aparece la ventana Filtro del formulario. Arrastra el campo deseados, seleccionando orden ascendente u descendente. Arrastra de la misma manera el resto de los campos que desees. Si deseas guardar la consulta, puedes hacerlo. Aplicar filtro Ordenar registros por más de un campo de en un formulario. Desde la Vista Formulario, ejecuta Registros, Filtro, Filtro u orden avanzado. Aparece la ventana Filtro del formulario. Arrastra el campo deseados, seleccionando orden ascendente u descendente. Arrastra de la misma manera el resto de los campos que desees. Si deseas guardar la consulta, puedes hacerlo. Aplicar filtro. Crear formulario en vista diseño. Para crear un formulario en blanco y añadirle posteriormente los controles deseados realiza la siguiente secuencia en pasos: Selecciona el objeto Formularios. Haz clic en Nuevo. Selecciona la opción Vista Diseño. Haz clic en Aceptar Diseño de Nuevo formulario. Vista diseño

30 Elementos de la ventana de diseño de formulario. Tipos de controles. Barra de herramientas. Cuadro de herramientas. Lista de campos. Barras de desplazamiento. Reglas. Secciones. Cuadrículas. Control dependiente: depende de los datos de una tabla o de una consulta. Control independiente: visualiza la información que no cambia: en todos los registros es la misma. Control calculado: permite realizar cálculos en base a los valores de uno o más campos. Otros: cuadros combinados, grupo de opciones, etc. NO OLVIDAR QUE CADA OBJETO TIENE SUS PROPIAS PROPIEDADES Operaciones con los controles. Operaciones con los controles(ii). Seleccionar objeto. Mover un control junto con su etiqueta. arrastrar Operaciones con los controles(iii). Operaciones con los controles(iv). Mover un control y su etiqueta de forma independiente. arrastrar Cambiar el tamaño de un control. Arrastrar desde cualquier punto del control

31 Operaciones con los controles(v). Operaciones con los controles(vi). Alinear controles: Seleccionar los controles que se van a alinear. Formato. Alinear. Añadir una barra de desplazamiento (campos memo preferentemente) : Haz clic en el botón Propiedades. Haz clic en la ficha Formato Cambiar el formato del formulario. Formato condicional. El formulario presenta el formato elegido en el asistente. Pero si creas el formulario en Vista Diseño, no presenta ningún formato como fondo. Si deseas cambiarlo de forma rápida, elige el botón Autoformato. Los controles dependientes presentan durante su ejecución el color aplicado en la vista diseño. Sin embargo, puedes hacer que cambie el color cuando el valor mostrado por el campo cumple una serie de condiciones. Formato-> Formato condicional Añadir controles independientes. Añadir control dependiente con la lista de campos. Se caracterizan por no poseer un origen de datos. Entre ellos están las etiquetas, líneas, cuadros, botones,... Arrastrar el campo, hacia el lugar deseado del formulario. Access añade el campo y su etiqueta. Etiqueta Imagen Rectángulo Línea Botón Lista de campos

32 Añadir un control de cálculo. Cuadros de lista y combinados. Los cuadros de lista presentan una lista de valores para elegir uno. La lista siempre está visible en el formulario. Para moverse rápidamente al primer valor, que empieza con una letra determinada, pulsa la letra correspondiente. Los cuadros combinados presentan una lista desplegable con valores entre los que se puede elegir uno Cuadros de lista y combinados(ii). Cuadros de lista y combinados (III) Es conveniente tener activado el Asistente para controles (para facilitar el trabajo). Selecciona Cuadro combinado o cuadro de lista Cuadros de lista y combinados (IV) Cuadros de lista y combinados (V)

33 Cuadros de lista y combinados (VI) Cuadros de lista y combinados (VII) Cuadros de lista y combinados (VIII) Grupos de opciones. Un grupo de opciones es un grupo de botones para seleccionar una opción en el conjunto de opciones presentadas al hacer clic en él. Solo una opción del grupo de opciones puede ser seleccionada a la vez. Según el botón seleccionado, Access asigna un número (1,2, etc.) al campo vinculado al grupo de opciones. Si en lugar de guardar números deseas guardar los valores mostrados en los botones del grupo de opciones, debes usar un cuadro combinado Grupos de opciones(ii). Grupos de opciones(iii)

34 Grupos de opciones(iv). Grupos de opciones(v) Grupos de opciones(vi). Grupos de opciones(vii) Botones de comando. Botones de comando(ii)

35 Botones de comando(iii). Control ficha. Un control ficha permite presentar varias páginas de información como un conjunto. Son útiles cuando se trabaja con información que puede clasificarse en varias categorías. Tienes que añadir los controles deseados en cada una de las fichas Establecer el orden de tabulación. Crear formulario basándose en varias tablas. El orden de tabulación se refiere al orden con que Access enfoca (sitúa el punto de inserción) un control dependiente al pulsar la tecla Tab desde la Vista formulario. Ver->Orden de tabulación Al igual que en las consultas, en los formularios, muchas veces es necesario referirse a datos procedentes de varias tablas de datos o consultas. En estos casos la forma de indicarlo es por medio de subformularios Crear formulario basándose en varias tablas(ii). Un subformulario es un formulario dentro de un formulario. El formulario contenedor del otro formulario se llama formulario principal y el formulario contenido en él se llama subformulario. (Utiliza el asistente para crearlo de forma fácil, antes de intentarlo en vista diseño). Crear formulario basándose en varias tablas(iii). Los subformularios se utilizan para mostrar datos de tablas o de consultas cuando la relación es uno a muchos. El formulario principal se usa para representar la relación uno y el subformulario para representar la relación muchos

36 Crear formulario basándose en varias tablas(iv). El formulario principal y el subformulario deben estar relacionados para que el subformulario visualice sólo los registros relacionados con el registro activo del formulario principal. En un formulario principal se pueden incluir subformularios con hasta diez niveles de profundidad. Crear formulario basándose en varias tablas(v). El subformulario se crea de la misma forma que un formulario, pero con la característica de que debe ser un formulario de tipo hoja de datos o tabular. Una vez creados el formulario principal y el subformulario, tan solo hay que agregar un formulario al otro para crear un formulario con un subformulario Informes Informes Elegir tabla o consulta Similar a formularios Mejor usar asistente y luego modificar!! Administrador del panel de control. Creación de páginas. Añadir botones

37 Botón para ir a otro panel o página. Botón para añadir un registro de un formulario Botón para consultar un registro de un formulario. Otras opciones Abrir Informes. Cerrar Aplicación. Ejecutar Aplicación. No olvides que al final el panel de control es un formulario que puede modificarse. Puede activarse por defecto(herramientas->inicio)