Introducción a MS-Access 97

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1 Introducción a MS-Access 97 BASE DE DATOS Una base de datos es un conjunto de información relacionada con un tema o con una finalidad. Ejemplos de ello son: una colección de música, el control de alumnos en un colegio o un directorio telefónico. En Access, una base de datos es un archivo que contiene tablas -donde se encuentra toda la información sobre un tema especifico- y también consultas, formularios e informes, entre utilidades. La información contenida en una tabla se organiza en Campos y Registros. Campo: Un campo es un componente de una tabla que contiene un elemento especifico de información, por ejemplo: nombre y apellido, edad, sexo, documento, etc. Registro: Un registro está compuesto por todos los campos de la tabla, de manera que un campo es una parte de un registro. En una tabla, las filas corresponden a los registros, los cuales son individuales y las columnas corresponden a los campos, que son parte de los registro. De manera tal que la información contenida en una tabla Directorio Telefónico podría tener la siguiente estructura: Nombre del Usuario Número Telefónico Dirección Juan José Pérez Junín 789 Marcos Miranda Belgrano 2310 Eduardo Martínez Buenos Aires 3567 Martín Alvarez Balcarce 30 Esta tabla contiene tres campos (Nombre del Usuario, Número Telefónico y Dirección) y cuatro registros individuales. Usualmente no existenr dos registros iguales; a menos que estén duplicados lo cual seria algo innecesario y no adecuado. Antes de crear una base de datos se deben tener en cuenta ciertos criterios para una mejor implementación, y de ser posible un análisis previo para establecer y estandarizar los parámetros y estructura de la base de datos, evitando así cambios y transformaciones que pudieran causar pérdida de información. Establecer un adecuado tamaño y tipo de campos desde la creación de la base de datos brindará mejores resultados. CONOCER Y MANEJAR EL ENTORNO DE ACCESS Microsoft Access es un potente sistema de administración de bases de datos relacionales, es decir, que permiten establecer relaciones entre la información contenida en varias tablas de la base. Las bases de datos en Access son documentos combinados donde se divide la información por parcelas de objetos especializados. Así, por ejemplo, como elemento primario de información se encuentran las tablas. Aunque las tablas se crean de manera independiente, pueden crearse otros elementos relacionados a las tablas como formularios, consultas, informes, entre otros. Tablas Aunque las tablas se crean de manera independiente, pueden crearse relaciones hacia éstas que pueden estar vinculadas a la captura o muestra de la información contenida en dicha tabla. Es decir, una vez creada la tabla se pueden desarrollar sobre ella diferentes acciones que permitan adicionar, editar o eliminar información. Introducción a MS-Access 97 - Pág.1

2 Consultas Las consultas se utilizan para localizar y seleccionar los datos que cumplen determinadas condiciones especificadas por el usuario. Las consultas permiten realizar operaciones de muy diversa índole relacionadas con los datos contenidos en la tabla. Por ejemplo, a partir de una tabla que contenga los registros de notas de alumnos de un curso, mediante una consulta se puede depurar la tabla y saber la cantidad de aprobados y reprobados. Formularios Los formularios son otra herramienta poderosa de Access que permite visualizar, introducir y modificar los datos de las tablas de una manera muy sencilla e interactiva que hace más ameno el trabajo al usuario. Al abrir un formulario, Access recupera en él los datos de una o varias tablas y muestra un diseño de ficha creado, bien de forma automática por el Asistente para Formularios, o manualmente por el usuario. Al mostrar los datos, el usuario puede desplazarse en la tabla visualizando toda la información y realizando operaciones sobre los registros. Informes Los informes se utilizan primordialmente para presentar, resumir e imprimir los datos de la forma que resulte mas apropiada para cada proyecto. Permite realizar impresiones personalizadas como así también etiquetas. Se pueden crear informes que incorporen cálculos basados en los datos de las tablas para mostrar resultados totales o promedios o bien para generar catálogos. Todos los elementos anteriores (y algunos mas) están organizados en Access en la ventana Base de Datos como se muestra en la siguiente figura: CREAR UNA BASE DE DATOS Al iniciar Microsoft Access 97 aparece automáticamente un cuadro de diálogo con opciones para crear una nueva base de datos o abrir una base de datos existente. Cuadro de diálogo inicial de Access Introducción a MS-Access 97 - Pág.2

3 Para crear una base de datos presenta dos opciones: Base de datos en blanco y Asistente para bases de datos. Cuando se crea una base de datos en Microsoft Access, se crea un archivo *.mdb, el cual puede contener Tablas, Informes, Formularios e Informes. Access permite relacionar estos elementos para diversos fines o actividades tendientes a la administración de los datos. Crear una base de datos sin usar el asistente (Base de datos en blanco) Este método permite crear una base de datos en blanco y agregarle posteriormente las tablas, formularios, informes y otros elementos. Para crear una base de datos sin utilizar el asistente se siguen estos pasos: (a) Si se tiene a la vista el cuadro de diálogo inicial de Access, se hace clic en Base de datos en blanco y después en aceptar. (b) Si no se tuviera en pantalla el cuadro de dialogo inicial, pulsar en el botón Nueva base de datos en el menú archivo, luego pulsar en el icono Base de datos en blanco. Ficha General para crear una base de datos en blanco (c) Después de haber seleccionado la opción (a) o (b) pulsar Aceptar (d) Especificar un nombre y una ubicación para la base de datos y pulsar en Crear. En ese momento se creará la nueva base de datos y estará lista para agregar los elementos que se necesite. Crear una Base de datos usando el Asistente para bases de datos (Asistente para bases de datos) Para crear una base de datos usando el Asistente se siguen estos pasos: (a) Después de que aparece el Cuadro de diálogo inicial al iniciar Microsoft Access 97, seleccionar la opción Asistente para bases de datos y pulsar aceptar. (b) Si ya hay abierta una base de datos o si en ese momento no aparece el cuadro de inicio, pulsar en el botón Nueva base de datos en el menú archivo. En la ficha Base de Datos pulsar dos veces en el icono correspondiente a la base de datos que se desea crear, tal como se muestra en la siguiente figura: Introducción a MS-Access 97 - Pág.3

4 1. Especificar un nombre y una ubicación para la base de datos en el cuadro de dialogo Archivo nueva base de datos. 2. Pulsar el botón Crear y seguir las indicaciones del Asistente para crear un modelo de Base de datos como punto de partida. Después que aparece el cuadro de bienvenida del Asistente hacer clic en el botón Siguiente, aparece un segundo cuadro donde se presentan las tablas propuestas y los campos dentro de cada tabla. Se pueden elegir los elementos de interés dentro de cada tabla, activando o desactivando las correspondientes casillas de selección. Si se activa la casilla Si, incluir datos de ejemplo, las tablas aparecerán con información de ejemplo que puede servir de guía. 3. En la siguiente página se puede elegir uno de los estilos predeterminados para la presentación e introducción de datos. Elegir el tipo apropiado y pulsar en Siguiente. 4. La siguiente página es donde se elige un tipo predeterminado para los informes. Elegir el tipo más apropiado y pulsar Siguiente. Introducción a MS-Access 97 - Pág.4

5 Escribir el título de la base de datos en la penúltima página del asistente, pulsar Siguiente y después Terminar. En ese momento el asistente pondrá en marcha el proceso de creación de la base de datos con los parámetros especificados. CREACION DE TABLAS Como ya se ha visto, una tabla es un conjunto de datos sobre un tema en concreto; como un inventario o un control de clientes. Usando una tabla independiente para cada tema, se evita la duplicación de datos al tiempo que se reduce el riesgo de errores de la entrada de datos. En una base de datos de Microsoft Access, las tablas son consideradas como los elementos primarios, ya que son las que contienen toda la información general. Además, es en base a las tablas que se aplicarán las diferentes acciones para la creación de informes, consultas, formularios, entre otros. Las tablas deben organizarse en filas(registros) y columnas(campos). Crear una Tabla 1. Antes de crear una Tabla se debe abrir la base de datos en la cual se creará la nueva tabla, luego se debe asegurar de tener activada la ventana Base de datos en la ficha Tablas como se muestra en la siguiente figura: 2. Después de haber seleccionado la Ficha Tablas en la ventana Base de datos se pulsa Nuevo 3. Posteriormente se muestra el cuadro de dialogo Nueva Tabla. En Access 97 existen varias formas de crear una tabla en blanco (vacía). - Vista Hoja de datos - Vista Diseño - Asistente para tablas - Importar Tabla - Vincular tabla Introducción a MS-Access 97 - Pág.5

6 Cuadro de dialogo Nueva Tabla??Crear una tabla usando Vista hoja de datos Usando este procedimiento se crea una tabla automáticamente. Cuando se usa esta opción Access presenta una hoja de datos en blanco partiendo de la introducción de información directamente. El procedimiento a seguir es el siguiente: 1. Asegurarse de tener abierta la base de datos en la cual se creará la tabla 2. Activar la ficha Tablas y pulsar en Nuevo. 3. En el cuadro de diálogo Nueva Tabla pulsar en la opción Vista hoja de datos. Aparecerá una hoja de datos en blanco con veinte columnas(campos) y treinta filas (registros). En ese momento los campos tendrán nombres predeterminados como: Campo1, Campo2, Campo3, etc. Vista Hoja de datos 4. Cambiar el nombre de cada campo o columna que se va a utilizar de la siguiente manera:?? Pulsar dos veces en el nombre de la columna(campo)?? Escribir el nuevo nombre del campo?? Presionar la tecla Enter 5. Cuando se utiliza este procedimiento aparecen de manera predeterminada veinte campos (columnas), si se desea agregar mas campos se debe hacer lo siguiente:?? Pulsar en la columna situada a la derecha del lugar que se desea insertar la nueva columna?? En el menú Insertar, elegir Columna?? Luego, cambiar el nombre del campo como se describe en el paso 4 6. Una vez que se han cambiado los nombres de los campos a utilizar, pulsar en la opción Guardar del menú Archivo. Las columnas o campos a los que no se les haya cambiado el Introducción a MS-Access 97 - Pág.6

7 nombre se eliminarán al guardar la tabla y cerrar la vista Hoja de datos. 7. Después de guardar la hoja de datos, Access preguntará si se desea crear una clave principal (Las claves principales se utilizan cuando se necesita hacer referencia a registros específicos de una tabla desde otra tabla, o cuando se utiliza relación de tablas.) Si no se han introducido datos que puedan utilizarse para identificar de forma exclusiva cada registro de la tabla, se recomienda elegir Si, aunque esta opción se utiliza de manera mas frecuente en aquellos casos que se trabaje con relaciones entre bases de datos.??crear una tabla usando Vista diseño Al utilizar esta opción se especifican todos los detalles partiendo desde cero. Los pasos a seguir son los siguientes: 1. Asegurarse de tener abierta la base de datos en la cual se creará la nueva tabla. Luego activar la ventana Base de datos y pulsar en el ficha Tablas 2. Pulsar en el botón Nuevo en la Ficha Tablas 3. Pulsar en la opción Vista diseño en el cuadro de dialogo Nueva Tabla 4. Definir cada uno de los campos de la tabla. En este momento, sólo se debe preocupar por establecer los nombres de los campos, procurando escribirlos de acuerdo a un orden específico, ya que ese es el orden en el que quedarán en la tabla, porque si bien es cierto se puede modificar el orden posteriormente, es bueno establecer un orden desde la creación de la tabla. 5. Si se desea, se puede establecer un campo de clave principal antes de guardar la tabla, aunque Access dará la oportunidad de hacerlo posteriormente. 6. Cuando se hayan ingresado los nombres de los campos la tabla estará preparada. Pulsar en la opción Guardar en el menú Archivo, definir un nombre y una ubicación para la nueva tabla.??crear un tabla usando el Asistente para tablas Para crear una tabla usando el Asistente se siguen estos pasos: 1. Se debe asegurar de abrir la base de datos en la que se desea crear la tabla. 2. Activar la ventana Base de datos, pulsar en la ficha Tablas, y luego en el botón Nuevo. 3. Pulsar en la ficha Tablas y después en el botón Nuevo, para hacer aparecer el cuadro de diálogo Nueva tabla. 4. Pulsar la opción Asistente para tablas y luego en Aceptar. 5. La primera página del asistente para tabla muestra una lista de tablas de ejemplo con sus respectivos campos. Se pueden elegir los campos que se crean convenientes para la nueva tabla. Una vez seleccionados los campos a utilizar se podrá modificar el nombre de los mismos. Introducción a MS-Access 97 - Pág.7

8 6. En la siguiente ventana se podrá establecer un nombre para la nueva tabla. Si se desea, Access puede crear una clave principal. Se podrá activar o desactivar esta opción en la parte inferior del cuadro de dialogo. 7. En esta parte Access deberá especificar si la tabla tiene relaciones con otras tablas o si desea modificar las relaciones que ya tiene. En algunos casos especiales Access creará relaciones de manera automática. 8. En la última pagina del asistente se podrá elegir entre Introducir datos directamente a la tabla, Modificar el diseño de la tabla o Introducir datos usando un formulario que crea el asistente. Seleccionar la opción adecuada, según sea el caso, y luego hacer clic en el botón Terminar.??Crear una tabla usando la opción Importar tabla Esta es una poderosa herramienta que permite crear una nueva tabla en Access a partir de una tabla ya creada en otro programa, siempre que tenga un formato válido de tabla, es decir, el archivo a importar debe tener una estructura que sea reconocida por Access como una tabla. Puede ser un archivo de tipo: texto, dbase III, dbase IV, dbase V, Microsoft FoxPro, Microsoft Foxpro 3.0, Bases de datos de ODBC, entre otros. Microsoft Access utiliza el Motor de Base de datos Jet (administrador de datos que utiliza Microsoft Access para construir los sistemas de bases de datos). para realizar la conversión a una tabla de Microsoft Access. El Motor de base de datos Jet es la parte del sistema de base de datos de Microsoft Access que recupera y almacena datos en las bases de datos del usuario y sistema. Se puede considerar como el administrador de datos sobre el que se construyen los sistemas de bases de datos Los pasos a seguir para importar una tabla son los siguientes: 1. Asegurarse de abrir la base de datos en la que se creará la nueva base de datos producto del archivo a importar. 2. Pulsar en la ficha Tablas y luego en el botón Nuevo. 3. Seleccionar la opción Importar tabla. 4. En ese momento aparecerá la ventana Importar, en la que se seleccionará el archivo a importar, para lo cual se deberá saber el nombre y la ubicación dicho archivo. 5. Se debe tener en cuenta el tipo de archivo que a importar y especificarlo en la opción Tipo de archivo, para que el archivo aparezca en la lista. 6. Hacer clic en el archivo especificado y luego en Importar. 7. Después de realizar el paso anterior, aparecerá una ventana indicando si el archivo se importó correctamente o no. Si se importó sin ningún problema se creará automáticamente una tabla, y sólo se tiene que cerrar la ventana Importar para visualizarla y empezar a trabajar con ella. Introducción a MS-Access 97 - Pág.8

9 Si en cambio muestra un mensaje indicando que el archivo no se importó correctamente significa que el Motor de base de datos Jet no pudo reconocer un formato válido de tabla y no podrá importar el archivo. TRABAJAR CON CAMPOS Una vez creada la tabla, es posible modificar la estructura, es decir, cambiar las especificaciones de los campos que la componen. La mayoría de estas acciones se llevan a cabo en la Vista Diseño. Aquí se establecerán parámetros o características específicas para cada campo, algo muy importante para el adecuado manejo de las tablas.??tipos de campos A continuación se muestran los tipos de campos que soporta Access para las tablas, como así también las características y el tipo de dato que se puede almacenar en ellos. TIPO DE CAMPO Texto Memo Numérico Fecha/Hora Moneda Autonumérico DESCRIPCIÓN En este tipo de campo se puede almacenar texto o combinaciones de texto y números, así como números que no requieran cálculos, como los números de teléfono o códigos postales. Este campo puede soportar un máximo de 255 caracteres, aunque el tamaño se puede controlar en la propiedad Tamaño del campo. Se utiliza para almacenar texto extenso o de gran longitud, como notas o descripciones. También puede llevar combinación de texto y números. Puede soportar hasta caracteres. Se utiliza para almacenar datos numéricos que pueden ser utilizados en todo tipo de operaciones matemáticas, excepto operaciones monetarias (para este tipo de operaciones se utiliza el tipo de campo Monetario), se utiliza la propiedad Tamaño del campo para definir el tipo numérico especificado. Sirven para almacenar fechas y horas. Puede establecer valores de fecha y hora desde el año 100 hasta el Los formatos se establecen en la propiedad Formato correspondiente a este tipo de campo. Los campos de este tipo se utilizan para almacenar valores monetarios. Para los números almacenados en este tipo de campo se tiene una precisión de 15 dígitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dígitos a la derecha. Este tipo de campo almacena exclusivamente números secuenciales (en incrementos de uno), o números aleatorios insertados automáticamente por Access cuando se agrega un registro. Si / No Son campos que sólo contienen uno de dos valores, como: Si/No, Verdadero/Falso, Activado/Desactivado Objeto OLE Hipervínculo Asistente para búsquedas En este campo se pueden insertar objetos de cualquier tipo creados en otros programas, como imágenes, sonidos u otros. Incluso se pueden insertar documentos de Microsoft Word u hojas de cálculo de Microsoft Excel mediante el protocolo OLE (Es el protocolo por medio del cual, Access vincula o inserta un objeto en un campo.). Tipo de campo que sirve para almacenar hipervínculos. Un hipervínculo puede ser una ruta de acceso a una ubicación de red local, o una dirección URL para acceder a una página Web. Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro combinado. Al introducir los datos de manera manual en una tabla, se inicia un asistente que permite definirlo de manera automática. Los tipos de campo Numérico, Fecha/Hora, Moneda y Si/No disponen de formatos de visualización predefinidos. Sólo se tiene que usar la propiedad Formato para seleccionar uno de los formatos disponibles para cada tipo de datos. Introducción a MS-Access 97 - Pág.9

10 Cuando se inserta un archivo u objeto en un campo, usando el tipo de campo Objeto OLE, los cambios realizados en el archivo original no se reflejan en Access, e igualmente los cambios hechos en el objeto incrustado en Access no se guardan en el archivo original. Agregar un campo 1. Repetir los pasos del 1 al 4 del procedimiento para abrir la tabla en vista Diseño. 2. Hacer clic en la fila situada por debajo del lugar en que se desea agregar el campo y pulsar en la opción Filas del menú Insertar. Para agregar el campo al final de la tabla, pulsar en la primera fila en blanco que está al final de la lista de campos. 3. Hacer clic en la columna Nombre del campo y escribir el nombre del campo. 4. En la columna Tipo de datos seleccionar el tipo de campo que se establecerá para el campo o bien conservar el valor predeterminado (Texto). 5. En la columna Descripción se puede introducir una breve descripción opcionalmente. 6. Si se desea, establecer las propiedades del campo en la sección Propiedades del campo. Trasladar un campo 1. Abrir la tabla en vista Diseño 2. Seleccionar el campo o los campos que se desea trasladar. - Para seleccionar un campo, pulsar en el selector de filas de ese campo Selector - Para seleccionar un grupo de campos, arrastrar el puntero por encima de los selectores de filas de esos campos. 3. Mantener presionado el botón del Mouse en el selector de filas (Access mostrará una barra horizontal fina justo por encima de la ultima fila seleccionada) y arrastrar la barra horizontal a la fila situada justo debajo del lugar a donde se desea mover los campos. Al cambiar el orden de los campos de la tabla en la vista diseño, se modifica el orden en el que los campos se almacenan en la tabla y también se cambia el orden de las columnas en la hoja de datos de la tabla. Cambiar el nombre de un campo 1. Abrir la tabla en la vista Diseño 2. Hacer doble clic en el nombre del campo que se desea cambiar 3. Escribir el nuevo nombre del campo 4. Pulsar en la opción Guardar del menú Archivo Introducción a MS-Access 97 - Pág.10

11 Eliminar un campo 1. Abrir la tabla en la vista Diseño 2. Seleccionar el campo o los campos que se desean eliminar usando el selector de filas 3. Pulsar en la opción Eliminar filas del menú Edición o en la barra de herramientas Antes de realizar cualquier cambio a la estructura de la tabla se debe tener en cuenta si esos cambios pueden causar pérdida de información y en qué medida pueden afectar. Después de realizar cualquier cambio no se debe olvidar guardar.??crear un índice Los índices son una característica de Access que permite encontrar y ordenar registros de forma mas rápida. Access utiliza los índices de una tabla como se utiliza un índice de un libro: para encontrar los datos, busca la posición de los datos en el índice. Microsoft Access permite crear índices basados en un campo único o en campos múltiples. La diferencia principal entre estos dos casos radica principalmente en que los índices de campo único no permiten entradas duplicadas en el campo indexado (campo indexado es el campo que se ha seleccionado como índice); mientras que los índices de campos múltiples permiten distinguir entre los registros en los que el primer campo seleccionado puede tener el mismo valor. Como definir un índice? Icono Indice en la barra de herramientas Un índice se define estableciendo en Si (Sin duplicados) la propiedad Indexado de un campo. Esto se puede hacer en el momento en que se está creando la tabla o posteriormente, abriendo la tabla en vista Diseño. Los campos cuyos tipos de datos sean Memo, Hipervínculo u Objeto OLE no pueden indexarse. Al establecer un campo como clave principal, se designa a ese campo como índice (de campo único). Crear un índice de campo único Para crear un índice de campo único, se siguen estos pasos: 1. Abrir la tabla en la vista Diseño. 2. En la parte superior, seleccionar el campo en el que se desee crear un índice haciendo clic en el nombre de dicho campo. 3. En la parte inferior de la ventana, pulsar el cuadro de la propiedad Indexado y seleccionar en la opción Si (Con duplicados) o Si (Sin duplicados). Seleccionar Si (sin duplicados) si se desea tener la seguridad de que no existan dos registros con los mismos datos en este campo. Crear un índice de campo múltiple Si se cree que se va a necesitar realizar búsquedas y ordenaciones frecuentes en base a dos o mas campos a la vez, se puede crear un índice para esa combinación de campos. Por ejemplo, si se suele ordenar los registros de una tabla para los campos Apellidos y Nombres, tiene sentido crear un índice de campos múltiples en ambos campos. Al ordenar una tabla por un índice de campos múltiples, Microsoft Access ordena primero el primer campo definido para el índice. De manera tal que se puede ordenar una tabla en orden Introducción a MS-Access 97 - Pág.11

12 ascendente o descendente por más de un campo. El procedimiento a seguir para crear un índice de campo múltiple es el siguiente: 1. Abrir la tabla en la vista Diseño 2. Pulsar en el botón Indices de la barra de herramientas, o seleccionar la opción Índices del menú Ver para acceder a la ventana Índices, como se muestra en la siguiente figura: 3. En la primera fila en blanco de la columna Nombre del índice, escribir el nombre para el índice. El nombre asignado al índice es arbitrario, se puede utilizar el nombre de uno de los campos o algún otro nombre que se estime conveniente. 4. En la columna Nombre del campo, pulsar en la flecha que aparecerá a la derecha y seleccionar el campo para el primer índice. 5. El orden predeterminado para el índice es Ascendente, sin embargo se puede seleccionar la opción Descendente en la columna Orden para ordenar los datos del campo correspondiente en orden descendente. 6. En la siguiente fila de la columna del campo, seleccionar el segundo campo que va a formar parte del índice. En ese momento se debe dejar en blanco la columna Nombre del índice, puesto que el segundo campo seleccionado corresponde al mismo índice. Repetir este paso hasta haber seleccionado todos los campos que se desean incluir en este índice. Se puede utilizar un máximo de diez campos. CONSULTAS??Consultas Las consultas son otro tipo de objeto de Microsoft Access que pueden utilizarse para diferentes tareas. Entre las mas habituales están las de examinar, modificar y depurar los datos de una o varias tablas de una base de datos. Introducción a MS-Access 97 - Pág.12

13 Una característica muy importante es que las consultas pueden utilizarse también a modo de tablas, como origen de registros para crear formularios e informes. De esta manera, las tablas conservan su función principal de almacén de datos básico, mientras que las consultas permiten crear tablas virtuales personalizadas para cada tipo de tarea. Esto se da, ya que cuando se crea una consulta, Access prácticamente crea una nueva tabla (o una tabla virtual), sólo que esta tabla virtual no mostrará toda la información de la tabla original sino que presentará sólo los datos que cumplan con la condición o criterios establecidos; y he ahí el hecho de que pueda considerarse como una Consulta. El tipo de consulta mas común es la consulta de selección. Una consulta de selección recupera datos de una tabla usando los criterios de selección especificados y los muestra en un orden determinado en una hoja de datos. Otro tipo de consulta es la de actualización que permite actualizar los datos de los campos de las tablas originales, usando campos calculados. Esta operación puede ser controlada mediante criterios de selección. Microsoft Access permite crear fácilmente consultas para ejecutar de forma independiente o en las que desea basar formularios e informes. Los asistentes para consultas realizan casi todo el trabajo básico automáticamente una vez obtenidas respuestas a una serie de preguntas Criterios: Los criterios son restricciones impuestas en una consulta para identificar los registros específicos con los que se desea trabajar. Por ejemplo, en lugar de ver todos los proveedores que utiliza una compañía, se puede ver solamente los proveedores de Japón. Para ello, se especifican criterios que limiten los resultados a los registros cuyo campo País contenga el valor "Japón". Para especificar criterios para un campo en la cuadrícula de diseño, se escribe una expresión en la celda Criterios de ese campo. La expresión del ejemplo anterior será "Japón". No obstante, se puede utilizar otro tipo de expresiones, como una que muestre los registros para los cuales las ventas sean mayor que Para lo cual seria: > Para establecer criterios a una consulta se deberá abrirla en la vista diseño.??crear consultas Crear una consulta de selección sencilla mediante un asistente El asistente para consultas sencillas crea consultas que recuperan datos de los campos especificados en una o mas tablas o consultas. No obstante, el asistente no ofrece la oportunidad de limitar los registros recuperados mediante el establecimiento de criterios. Para ello se deberá diseñar la consulta desde el principio utilizando la vista Diseño. Para crear una consulta sencilla usando el asistente se siguen los siguientes pasos: 1. Abrir la base de datos en la que creará la nueva consulta 2. Activar la ventana Base de datos y seleccionar la ficha Consultas 3. Pulsar en el botón Nuevo, para hacer aparecer el cuadro de dialogo Nueva Consulta Introducción a MS-Access 97 - Pág.13

14 4. En el cuadro de dialogo Nueva consulta, pulsar en Asistente para consultas sencillas y después en Aceptar. Esto hará aparecer la primera página del Asistente. 5. En la lista desplegable Tablas/Consultas, elegir el nombre de la tabla o consulta (asumiendo que ya exista una), en la que se desea basar la nueva consulta. A continuación, seleccionar los campos que a incluir en la consulta en la sección Campos disponibles. Utilizar los botones agregar un campo o agregar todos los campos, si así se desea. Icono Agregar un campo Icono Agregar todos los campos 6. Seleccionar una tabla adicional si se desea incluir campos de otra tabla e insertar los campos que se deseen de la misma manera. 7. En el siguiente paso se deberá establecer un nombre para la nueva Consulta. Se podrá elegir Abrir la consulta para ver la información, o Modificar el diseño de la consulta. 8. Después de elegir una de las dos opciones anteriores, hacer clic en Terminar. Crear una consulta sin usar el Asistente (vista Diseño) 1. Abrir la base de datos en la que se desee crear la nueva consulta. 2. Activar la ventana Base de datos, hacer clic en la ficha Consulta y luego en el botón Nuevo. Introducción a MS-Access 97 - Pág.14

15 3. Access mostrará la vista Diseño para una consulta e inmediatamente se activará el cuadro de diálogo Mostrar tabla. 4. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla se deben seleccionar las tablas o consultas que se deseen incluir. Para hacer ésto, solo se debe hacer clic en cada tabla o consulta que se desee insertar y luego hacer clic en el botón Agregar. 5. Cuando haya insertado las tablas y/o consultas con las que creará la nueva consulta, pulsar en el botón Cerrar. 6. Ahora se deben agregar los campos a utilizar en la nueva consulta; solo se tiene que arrastrar los nombres de los campos desde la parte superior hasta las columnas de las cuadriculas de diseño en la parte inferior colocándolo en la parte correspondiente a Campo 7. Después de pegar los campos a utilizar en la nueva consulta, se deberá establecer el orden que tendrá cada campo: ascendente o descendente o si no se desea ordenarlo. 8. Inmediatamente debajo de la casilla Orden está la casilla de verificación Mostrar. Ahí se podrá Activar o desactivar la casilla si se desea mostrar o no el campo. 9. El siguiente paso consiste en establecer los criterios, los que definirán los datos que se mostrarán. Mediante la opción Criterios se podrá depurar la información que se mostrará en la consulta. 10. Para guardar la consulta, hacer clic en la opción Guardar del menú Archivo, establecer un nombre para la consulta y pulsar en Aceptar. 11. Para ver el resultado de la consulta, pulsar en el icono Vista de la barra de herramientas. Introducción a MS-Access 97 - Pág.15

16 FORMULARIOS El Formulario es otro de los elementos de Access que puede utilizarse para diferentes fines, aunque una de sus utilidades principales es la creación de diseños personalizados para la captura y visualización de datos de las tablas. La mayoría de la información de una tabla proviene de los registros originales de una tabla, aunque en un formulario existen elementos que forman parte del formulario pero que no pueden ser modificados a menos que se haga desde la vista diseño. Tal es el caso de elementos gráficos, de texto, o cualquier otro elemento decorativo que funciona sólo para hacer mas estético el formulario como objetos de dibujo, un logotipo de la empresa, líneas, etc. El vínculo entre un formulario y su origen de registros se crea utilizando objetos gráficos denominados controles. El tipo mas común de control es el cuadro de texto. Los controles son objetos de un formulario o informe que muestran datos, realizan acciones o decoran el formulario o el informe. Creación de Formularios A la hora de crear un Formulario, como es habitual en Access, existen básicamente dos formas alternativas: utilizar el Asistente que se encargue de automatizar la mayor parte del proceso y guiarle paso a paso; o bien crearlo desde el principio, manualmente, debiendo recurrir a la ventana diseño. Para el caso de los Formularios, resulta mejor usar el Asistente, ya que realiza automáticamente todo el trabajo básico, ahorrando una buena cantidad de tiempo. Cuando se utiliza el asistente, Access solicita al usuario toda la información necesaria y crea un diseño basado en dicha información. Aún teniendo experiencia en la creación de formularios, resulta mas práctico utilizar el asistente y proceder después a cambiar a la vista Diseño para hacer modificaciones que sirvan para terminar de personalizar el diseño básico creado.?? Crear un formulario usando el asistente La forma mas simple y eficaz de crear un formulario es usando el asistente. Los pasos para crearlo son: 1. Abrir la base de datos en la que se va a crear el formulario. 2. Activar la ventana Base de datos, hacer clic en la ficha Formularios y luego pulsar en el botón Nuevo. 3. En el cuadro de diálogo Nuevo formulario hacer clic en la opción Asistente para formularios. PERSONALIZAR EL FORMULARIO Para personalizar el formulario se debe abrir en la vista Diseño. Access mostrará la Ventana Diseño para formularios donde se podrá personalizar introduciendo, quitando o modificando elementos. En general, la tarea del diseño de un formulario se basa en las siguientes acciones: - Utilizar la barra de herramientas y el menú Formato para cambiar las fuentes, alinear texto, cambiar el ancho de bordes o líneas y aplicar colores o efectos especiales. - Alinear los controles con las reglas - Situar los controles en la sección Detalle o en cualquier otra sección del formulario El numero de opciones disponibles a la hora de personalizar el diseño general y los controles específicos de un formulario es realmente impresionante. Se describen a continuación algunos procedimientos generales para utilizar las opciones mas sencillas, a muchas de las cuales se accede por medio del menú Formato o la barra de herramientas. Introducción a MS-Access 97 - Pág.16

17 Ago importante a tener en cuenta antes de realizar cualquiera de los procedimientos siguientes, se debe abrir el formulario en la vista diseño. Los pasos para realizar ciertos cambios a los controles de un formulario son:?? Para cambiar el aspecto de un cuadro de texto: 1. Hacer clic en el control que se desee modificar para seleccionarlo 2. Luego se puede modificar el aspecto del control seleccionando en la barra de herramientas las diferentes opciones referidas a la fuente (formato, tamaño, etc. ). Se pueden utilizar las opciones de la barra de herramientas de igual manera que se hace en Microsoft Word o Microsoft Excel (alinear texto, letra cursiva, negrita, etc.).?? Para dar formato a un formulario o control utilizando formatos predefinidos: Selector de formulario 1. Para dar formato al formulario completo pulsar en el selector de formulario 2. Seleccionar la opción Autoformato del menú Formato para acceder al cuadro de dialogo Autoformato 3. Hacer clic en uno de los formatos predefinidos para seleccionarlo 4. Hacer clic en el botón Aceptar.?? Para agregar un campo al formulario: 1. Para que Access muestre la lista de campos disponibles, se hace clic en la opción Lista de campos del menú Ver. 2. Hacer clic en el nombre del campo a insertar y arrastrarlo directamente al formulario para crear un cuadro de texto que muestre el contenido del campo INFORMES Si bien es cierto que los Formularios solucionan en gran medida el problema de presentar los datos en pantalla para su mantenimiento interno, no ofrecen un método eficaz para realizar la impresión en papel. Esto es precisamente lo que se consigue con los informes. Un informe es una forma efectiva de presentar los datos en un formato especifico. Con los informes se puede controlar el tamaño y aspecto de todos los elementos que aparecen en el Introducción a MS-Access 97 - Pág.17

18 mismo, lo que permite determinar con exactitud la forma en que ha de presentarse la información en pantalla o en las paginas impresas. Se pueden utilizar informes para crear etiquetas de correo, agregar logotipos o imágenes. La mayor parte de la información en un informe proviene de una tabla o consulta. El resto de la información es estática y se almacena como parte del diseño del informe. Al igual que en los formularios, el vinculo entre un informe y su origen de datos se crea mediante controles.??crear un informe Al igual que en los formularios, el Asistente acelera en gran medida el proceso de creación, ya que realiza automáticamente todo el trabajo básico, ahorrando mucho tiempo al usuario. 1. Abrir la base de datos en la que se desea agregar el informe 2. Una vez activada la ventana Base de datos, pulsar en la ficha Informes y luego en el botón Nuevo. 3. Hacer clic en la opción Asistente para informes. 4. Seleccionar en la parte inferior la tabla o consulta que contiene los datos en los que se desea basar el informe. 5. Hacer clic en el botón Aceptar para hacer aparecer la primera pagina del Asistente. 6. Al igual que en los formularios, seleccionar los campos que se desean incluir en el informe. Utilizar los botones agregar ( ) o agregar todos ( ), para determinar cuales son los campos que han de pasar a la lista Campos seleccionados. 7. En la siguiente página del asistente se podrá elegir un nivel de agrupamiento, que funciona como un encabezado para el informe. Introducción a MS-Access 97 - Pág.18

19 8. En el siguiente paso, se debe asignar un ordenamiento para el informe. Se puede elegir entre un ordenamiento ascendente o descendente y se puede hacer hasta por cuatro campos. 9. A continuación se debe especificar el tipo básico de diseño (En columnas, Tabular, o Justificado). 10. Luego, se debe establecer la orientación (Vertical u Horizontal) 11. Seleccionar el estilo de presentación, en una lista de estilos predefinidos. Utilizar la ventana de la izquierda para orientarse sobre a qué corresponde cada opción. Introducción a MS-Access 97 - Pág.19

20 12. En la ultima pagina del asistente se puede asignar el nombre que se pretende tenga el Informe, así como determinar si desea obtener una vista previa del mismo, o bien abrirlo en la vista diseño para modificar la estructura creada por el asistente. Elegir la opción apropiada y hacer clic en Aceptar.??Establecer márgenes, orientación de página y otras opciones de configuración de página. 1. Abrir el informe en cualquiera de sus vistas. 2. Hacer clic en la opción Configurar página en el menú archivo para acceder al cuadro de dialogo Configurar página. 3. Pulsar en las solapas que se indican a continuación para configurar las opciones apropiadas.?? Márgenes. En esta solapa se establecen los márgenes y se especifica imprimir sólo datos?? Página. Aquí se configura la orientación, tamaño de papel y la impresora?? Columnas. Se establece el número, tamaño y diseño de columnas 4. Pulsar en Aceptar para establecer los cambios realizados. Access guarda las opciones de configuración establecidas junto con el informe, de modo que sólo se necesitará establecerlas una vez para cada informe. Imprimir un informe Antes de imprimir un informe por primera vez, es recomendable comprobar los márgenes, la orientación de la página y otras opciones de configuración de la página. Para imprimir un informe, se siguen los siguientes pasos: 1. Abrir el informe que se desea imprimir en la Vista Diseño, Vista Preliminar o Vista previa del diseño. 2. Elegir Imprimir en el menú archivo. Se mostrará el cuadro de dialogo Imprimir. Introducción a MS-Access 97 - Pág.20

21 3. Establecer las opciones apropiadas.?? Especificar la impresora correcta?? En el apartado Intervalo de impresión, especificar todas las páginas o el intervalo de páginas que se desea imprimir?? En el apartado Copias, especificar el número de copias y si se desea que se intercalen o clasifiquen por documentos completos 4. Pulsar en el botón Aceptar. Introducción a MS-Access 97 - Pág.21

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