Informática para administradores

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1 Informática para administradores Unidad 1 INDICE TEMATICO Formatos de archivo, características e importancia Gestión de archivos mediante el Explorador de Windows Versiones y compatibilidad de Microsoft Excel 2003/2007 INTRODUCCIÓN Los formatos de archivo brindan gran cantidad de información relevante, define que tipo de archivo es, el tipo de contenido, el software necesario para su lectura o edición e incluso los peligros potenciales que encierra. El tamaño de los archivos es un dato importante al momento de la distribución y publicación de los mismos, el soporte de almacenamiento necesario y sus posibilidades de transmisión por correo electrónico. Por su parte la gestión de archivos mediante el Explorador de Windows nos permite mantener nuestros documentos, imágenes, planillas, etc. ordenados y de fácil acceso. Mediante el uso de carpetas podremos organizar la información en categorías temáticas, guardar y proteger nuestros archivos para su uso posterior. Finalmente veremos los cambios generados en Microsoft Excel 2007 respecto a los menús de acceso a los comandos, los cambios en las extensiones de archivo y compatibilidad entre versiones, de esta manera podremos trabajar con las actividades prácticas del curso independientemente de la versión instalada en la PC. OBJETIVOS Reconocer los formatos de archivo principales Reconocer las aplicaciones informáticas necesarias para su lectura y edición Comprender la relación entre tipo de extensión y su contenido Comprender la relación entre su extensión y la calidad del archivo Tamaños de archivo y unidades de almacenamiento Gestionar de manera eficiente los archivos en Carpetas y demás dispositivos Trabajar de manera compatible en distintas versiones de Microsoft Excel 1/14

2 1º CLASE FORMATOS DE ARCHIVO Bienvenidos a la primera clase! Uno de los temas a tratar esta semana serán los formatos y extensiones de archivo, es un tema que resulta de utilidad para comprender el contenido de los archivos, la aplicación necesaria para abrir los mismos y además nos alertan en determinadas situaciones sobre potenciales peligros con los mismos. El formato de un archivo es la manera particular de codificar información para que pueda ser almacenada. Existen muchos tipos de formatos para distintos tipos de información, formatos para archivos de texto, otros para imágenes, audio, etc. Algunos de estos tipos de formatos son privados es decir pertenecen a una determinada empresa, la cual los creo y explota comercialmente, como el caso de los formatos de Microsoft Office por ejemplo. Los formatos de archivo son identificados con una extensión, que indica al usuario de que contenido se trata. Por ejemplo conciliación_bancos.xls indica el nombre (conciliación_bancos), luego separada por un punto se muestra la extensión xls, que nos indica en este caso que se trata de un archivo de Microsoft Excel y que en principio es necesario contar con Microsoft Excel instalado en la PC para poder editar el mismo. Es importante destacar la diferencia entre editar y visualizar un formato de archivo en particular, por ejemplo una imagen en formato JPG podrá ser visualizada con el visor de imágenes de Microsoft Windows o incluso con el navegador Internet Explorer, pero para editar la misma, es decir modificar alguna parte de ella, necesitaremos de un software específico como PhotoShop o Fireworks de Macromedia entre otras aplicaciones vinculadas al diseño gráfico. A continuación veremos una lista con los formatos y extensiones más comunes: Formatos de Microsoft Office 2003.XLS Planillas de cálculo Microsoft Excel.DOC Procesadores de texto Microsoft Word.PPT Presentación con filminas Microsoft Powerpoint 2/14

3 .MDB Bases de datos Microsoft Access Formatos de Microsoft Office 2007.XLSX Planillas de cálculo Microsoft Excel.DOCX Procesadores de texto Microsoft Word.PPTX Presentación con filminas Microsoft Powerpoint.MDBX Bases de datos Microsoft Access Otros formatos populares.mp3 Archivos de audio Winamp.PDF Archivos de texto enriquecido Acrobat Reader.ZIP Archivos comprimidos WinZip.RAR Archivos comprimidos WinRar.JPG Archivo de imagen Software editor de imágenes.gif Archivo de imagen Software editor de imágenes.html Marcador de hipertexto Navegadores de Internet Además de que son necesarias aplicaciones específicas para algunos formatos específicos, cada formato determina además algunas características respecto al tamaño del archivo final a obtener, de hecho algunos formatos son un estándar en Internet por ser formatos comprimidos, es decir, que ocupan el menor tamaño posible sin perder calidad. Es por esta buena razón técnica que en Internet las imágenes publicadas se encuentran preferentemente en formato.gif,.jpg o.png y los documentos en formato.pdf Como comentamos anteriormente, algunos formatos de archivo representan de manera potencial un peligro respecto a la seguridad de la información. Los archivos que mejor representan este grupo son el.exe,.vbs,.scr y.pif, este último es quizás uno de los más comunes por su difusión mediante el correo electrónico. La ejecución o apertura de cualquiera de estos formatos de archivo, debe realizarse tomando todas las precauciones posibles, confianza en el origen del archivo, antivirus instalado en la PC y correctamente actualizado y copias de seguridad de los archivos en el equipo. Un truco muy común para intentar confundir al usuario y generar un daño en la información de la víctima es enviar archivos por correo electrónico con doble extensión, por ejemplo planilla resumen.xls.pif, o documento.doc.exe, en ambos casos la extensión final es la que cuenta y se trata de una extensión.pif en el primer caso y una extensión ejecutable.exe en el segundo ejemplo. Ambos son potencialmente códigos maliciosos. En realidad no se trata de una doble extensión, es solamente un intento de engaño hacia aquellos usuarios que no conocen el tema en profundidad y puedan equivocarse al ver las palabras xls o doc dentro del nombre y relacionar los mismos con los conocidos formatos de Office. 3/14

4 Actividad Práctica Nro. 1 Investigue en Internet y complete la siguiente grilla con las aplicaciones necesarias para poder editar o visualizar los formatos de archivo mencionados: Archivo Tipo Aplicación necesaria Prototipo.cdr Imagen Informe.txt Archivo de texto Currículo.odt Archivo de texto Disco.iso Imagen de disco Inventario.ods Planilla de cálculo Descargue de la Plataforma a su PC archivosguia1.zip 1. Intente ejecutar con un doble clic del Mouse el archivo Diagrama.cdr Qué ocurrió al realizar la acción anterior? Qué significa el mensaje mostrado en pantalla? Cómo se podría solucionar el problema? 2. Abra ahora el archivo con extensión htm (memorias USB Wikipedia.htm) Qué aplicación se ejecuta automáticamente? Por qué el archivo se abre con una aplicación determinada y no con otra? Puede desde la aplicación abierta acceder a la imagen notebook.jpg? Puede desde la misma aplicación modificar la imagen del notebook.jpg cambiando los colores de fondo? Cuál es la diferencia de leer un archivo y editar el mismo? 3. El mismo archivo Pendrive, fue guardado con distintos formatos bmp, gif y jpg. Acceda a cada uno de los archivos haciendo clic derecho del Mouse, del menú contextual seleccione Propiedades. De la lista de información sobre el archivo, analice el tamaño del mismo en Kb. Qué diferencias observa en el tamaño de los archivos? Cuál puede ser la razón de las diferencias detectadas? En esta clase pudimos apreciar los distintos formatos de archivos, su implicancia respecto al tamaño de los mismos, aplicaciones necesarias instaladas en la PC para visualizar o editarlos, finalmente apreciamos los peligros potenciales de determinados formatos de archivo. Aconsejamos realizar las actividades prácticas propuestas para cada clase. En caso de dudas o comentarios lo invitamos a realizar las consultas por el Foro o Webmail de la Plataforma de contenidos. 4/14

5 2º CLASE EXPLORADOR DE WINDOWS Clase número 2 En esta sesión trabajaremos con el Explorador de Windows, esta aplicación nos permitirá organizar y gestionar nuestros archivos en la PC de manera ordenada. De esta manera podremos acceder a los mismos en forma rápida y podremos además organizar la información almacenada en la PC. También conocido como el administrador de archivos de Windows, es de gran utilidad por toda la información que brinda respecto de nuestros documentos almacenados en la PC. Para acceder al mismo podremos utilizar distintos procedimientos, mencionamos los 3 principales: 1. Desde el botón inicio luego hacemos clic en Todos los programas seleccionamos luego la opción Accesorios y finalmente la opción Explorador de Windows, el cual se identifica con el siguiente icono 2. Mediante el menú contextual del botón Inicio, hacemos clic derecho sobre el botón Inicio de Windows, de la lista del menú seleccionaos la opción Explorar. 3. Finalmente la forma más rápida de acceder es mediante el uso de la combinación de teclas, presionando la tecla de Windows del teclado y la letra E al mismo tiempo, de esta manera se abrirá el Explorador de Windows inmediatamente. Ventana del Explorador de Windows En todos los casos el procedimiento me permite acceder a la ventana del Explorador, como vemos en la imagen siguiente: 5/14

6 Básicamente la ventana se encuentra dividida en dos partes, a la izquierda vemos el árbol de directorios donde vemos las distintas carpetas y unidades de almacenamiento, a la derecha en cambio veremos los archivos contenidos en estas carpetas y unidades. En la imagen de ejemplo vemos las imágenes almacenadas en la carpeta Imágenes de muestra. El signo mas (+) a la izquierda de cada carpeta indica que existen recursos almacenados en la misma, estos pueden ser otras carpetas o archivos, para desplegar la misma podemos hacer un clic sobre el signo + y recorrer así la estructura jerárquica dentro de la carpeta o unidad seleccionada. Encabezado de la ventana En el encabezado de la ventana del Explorador, podemos visualizar en este orden a la barra de títulos en fondo azul donde contamos a la derecha con los botones para minimizar, maximizar o cerrar la ventana. 6/14

7 Luego vemos la barra de menús, en la misma podremos acceder a todos los comandos necesarios para el manejo de nuestros archivos. Debajo de la misma vemos la barra de herramientas con los botones que nos permiten acceder rápidamente a determinadas funciones del Explorador Finalmente visualizamos la barra de direcciones, esta barra nos muestra la carpeta en la cual nos encontramos dentro de la estructura de archivos de nuestra PC. Barra de estado Al pié de la ventana del navegador, podremos visualizar la barra de estado, en esta podremos ver información de los archivos seleccionados en la sección de la derecha, en nuestro caso al seleccionar una imagen, nos muestra la información de las dimensiones de la misma y el tamaño en KB. En caso de seleccionar una carpeta nos mostrará el número de objetos que contiene. Vistas disponibles en la Ventana Existen varias vistas o formas de visualizar los archivos contenidos en una carpeta o directorio, estas vistas pueden ser configuradas desde el botón de la barra de herramientas. Las vistas disponibles son las siguientes: Vistas en Miniatura Mosaicos Iconos Lista Detalles 7/14

8 1. Vistas en miniatura. Los archivos contenidos en la carpeta se mostrarán como una pequeña imagen representando a cada uno de los archivos contenidos. Las carpetas y los archivos con formato específico figurarán con su imagen 2. Mosaicos. Esta vista permite ver los archivos con imagen como la vista anterior pero más pequeña lo cual permite mayor visualización de archivos, recomendable cuando el número de los mismos lo justifique. 3. Iconos. Esta vista reduce aun más los tamaños de los archivos, de utilidad cuando disponemos de una gran cantidad de archivos en la carpeta o directorio seleccionado a la izquierda. 4. Lista. Aparecen iconos pequeños uno debajo del otro facilitando así las búsquedas por nombre, en esta vista no aparece más que el nombre de la carpeta o archivo. 5. Detalles. Es la vista más completa, en la misma podremos visualizar determinada información de cada archivo o carpeta, tales como, como puede ser su tamaño, el tipo de elemento, la fecha de modificación, etc. Esta vista nos permite ordenar la información de los archivos, en forma alfabética por nombre, de acuerdo al tamaño, fecha de actualización, etc. Para ello simplemente debemos hacer un clic sobre el encabezado de cada columna, de esta manera por ejemplo al hacer un clic en el encabezado de Tamaño, los archivos se ordenaran de menor a mayor tamaño y viceversa al clickear nuevamente. Crear carpetas Para crear una carpeta debemos en primer lugar ubicarnos en la unidad o directorio en la cual deseamos crearla, ya sea el disco C: la carpeta Mis Documentos. Luego de ubicados en el destino Abrir el menú Archivo, seleccionar la opción Nuevo y a continuación seleccionar la opción Carpeta. El nombre de la nueva carpeta queda editable para poder asignarle uno más representativo, en caso de querer luego cambiar su nombre, seleccionamos la carpeta creada y presionamos la tecla F2 luego escribimos por teclado el nuevo nombre de la carpeta. Eliminar carpetas creadas Para eliminar una carpeta hay que situarse primero sobre ella, luego presionamos la tecla Supr. Finalmente confirmamos con un clic en el botón SI. 8/14

9 Otro procedimiento consiste en seleccionar la carpeta a eliminar con un clic del botón derecho del Mouse, de las opciones del menú contextual, seleccionamos la opción Eliminar, luego confirmamos su eliminación. Estas acciones son útiles también para la eliminación de archivos contenidos en las carpetas. En todos los casos los archivos son enviados a la Papelera de reciclaje, como precaución para evitar errores de eliminación. Para recuperar una carpeta o archivo eliminado por error podremos restaurar el mismo en su ubicación original, para ello accedemos a la Papelera de reciclaje, seleccionamos el archivo con un clic derecho del Mouse y seleccionamos la opción Restaurar. Copiar y Mover carpetas y archivos Mediante el Explorador de Windows podremos copiar o mover carpetas y archivos, de esta manera podremos organizar la información de manera temática para facilitar su localización posterior. Al copiar un archivo, estaremos creando una copia en otro destino, sin perder el archivo original. En cambio al mover un archivo, este dejará de existir en su ubicación original para quedar almacenado en otra carpeta, unidad o dispositivo de almacenamiento. Contamos con tres procedimientos para copiar archivos o carpetas: 1. Para copiar un archivo o carpeta, seleccionamos la misma con un clic del Mouse, luego desplegamos el menú Edición y de la lista seleccionamos Copiar, luego seleccionamos la unidad o carpeta de destino, desplegamos el menú Edición y seleccionamos la opción Pegar. 2. Otra modalidad es mediante el menú contextual, seleccionamos la carpeta o archivo con el botón derecho del Mouse, de la lista seleccionamos Copiar, luego ubicamos el destino del archivo o carpeta y hacemos un clic con el botón derecho, de la lista seleccionamos la opción Pegar. 3. Finalmente utilizaremos la combinación de teclas, seleccionamos con un clic la carpeta o archivo a copiar, luego presionamos las teclas Ctrl (Control) y la letra C, luego nos ubicamos en la unidad o carpeta de destino y presionamos las teclas Ctrl y la letra V para pegar el objeto seleccionado previamente. Para proceder a Mover archivos o carpetas, operamos de manera similar pero de la lista del menú Edición o del menú contextual seleccionamos la opción Cortar. En la combinación de teclas utilizamos Ctrl y la letra X para cortar y Ctrl y la letra 9/14

10 V para pegar el objeto seleccionado. Realizar búsquedas de archivos mediante el Explorador En la barra de herramientas seleccionamos con un clic el botón búsqueda En la ventana de búsqueda podremos a la izquierda colocar las palabras clave vinculadas con los archivos o carpetas que deseamos localizar. Podremos incluir un texto adicional para mejorar la búsqueda, seleccionamos luego la unidad, carpeta o directorio donde deseamos realizar la búsqueda, finalmente presionamos en el botón buscar ahora. A la derecha de la ventana, Windows nos mostrara todos los archivos que contienen la o las palabras utilizadas en la búsqueda. En la imagen siguiente podemos apreciar los resultados de la búsqueda realizada en la carpeta Clases, con la palabra clave imagen, se localizaron 4 archivos que contienen la misma en alguna parte de su nombre. 10/14

11 Actividad Práctica Nro Inicie el Explorador de Windows mediante el menú contextual del botón Inicio 2. Cierre ahora la ventana del Explorador mediante un clic en el botón Cerrar 3. Inicie el Explorador mediante la combinación de teclas, tecla de Windows y la letra E 4. Seleccione la carpeta Mis Documentos de su PC, de acuerdo a la barra de estado, cuantos elementos contiene esta carpeta en su PC? 5. En la carpeta Mis Documentos, cree una nueva carpeta denominada Curso de Informática. 6. Dentro de la carpeta recién creada, cree tres carpetas llamadas, Guías de estudio, Archivos Excel y Ejercicios resueltos, respectivamente. 7. Dentro de la carpeta Guías de estudio, cree una nueva carpeta denominada, Guías leídas 8. Cambie el nombre de la carpeta Curso de Informática por Informática. 9. Elimine la carpeta Guías leídas creada en el paso Genere un archivo de texto mediante el Bloc de notas, botón Inicio, Todos los programas, accesorios, Bloc de notas. En el contenido escriba, Práctica numero dos, guarde este archivo de texto en la carpeta Guías de estudio creada en el paso 6 bajo el nombre Prueba1 11. Una vez creado el archivo en la carpeta, seleccione el mismo y mediante la combinación de teclas, mueva el mismo hacia la carpeta Informática 12. Ubíquese ahora en la carpeta Informática, visualice la carpeta mediante la vista Detalles, analice el archivo Prueba1 de que tipo es, que tamaño tiene el archivo, cual es la fecha de la última modificación? 13. Cierre el Explorador de Windows. 11/14

12 3º CLASE CARACTERÍSTICAS OFFICE 2007 Ya estamos cerca del final de la primera semana! En esta sesión veremos simplemente algunas consideraciones sobre los cambios en la versión de Office De esta manera no habrá inconvenientes entre los alumnos que utilicen Microsoft Excel 2003 o su versión 2007 Como hemos visto en la sesión de estudios Nro 1, uno de los primeros cambios que nos interesa es el cambio de extensión de los archivos generados con Office 2007, a la tradicional extensión de Microsoft Excel.XLS se le agrega ahora una x.xlsx. Este cambio implica que el nuevo formato es compatible con la versión 2007, no así con la versión 2003 de Microsoft Excel, es decir que la versión 2007 puede leer el formato anterior pero no viceversa. Esto es muy importante al momento de compartir archivos en el nuevo formato de Office con otros usuarios, debemos asegurarnos primero que el destinatario cuenta con la versión correcta para poder visualizar o editar el archivo enviado con extensión.xlsx Las funciones básicas de Microsoft Excel no han cambiado, incluso han sido mejoradas y ampliadas con la nueva versión, el cambio principal radica en la forma de acceder a estas funciones. La Cinta de Opciones Quienes trabajen ahora con Office 2007 verán que en lugar de la conocida barra de herramientas y menús, encuentran ahora la Cinta de Opciones, esta basada en Office Fluent. Vemos a continuación dos imágenes con la versión 2003 y la versión 2007 con la Cinta de opciones. 12/14

13 Barra de herramientas y menús de la versión Office 2003 Cinta de Opciones en la versión 2007 Como mencionamos anteriormente, la Cinta de Opciones reemplaza a los menús y barras de herramientas tradicionales, ahora las funciones son agrupadas en pestañas donde al acceder a la misma se visualizan los comandos de cada una. La pestaña Inicio proporciona el acceso rápido a los comandos de uso frecuente, esta nueva forma de clasificación puede resultar confusa para los usuarios habituados a la anterior clasificación por menús de la versión Office Botón de Office 2007 El nuevo botón de inicio de Office 2007 permite exponer de manera centralizada las acciones de crear nuevas planillas, abrir planillas existentes, guardar documentos, imprimir o compartir los mismos. El botón de inicio nos permite además acceder rápidamente los documentos recientes que hayamos trabajado con Microsoft Excel. Fichas contextuales De manera predeterminada la versión 2007 abre una o más fichas contextuales de comandos que son relevantes solo en el momento que el usuario las necesita, al momento de insertar un gráfico y seleccionar el mismo, se abre una ficha de diseño para trabajar de manera asistida con la apariencia gráfica del objeto. 13/14

14 Estas fichas y sus comandos desaparecen de la Cinta de Opciones al momento de quitar la selección del objeto que el usuario estaba trabajando. Fin de la primera semana de trabajo! Llegamos al final de la primera semana de trabajo, en estas clases pudimos acceder a los siguientes temas: Formatos de archivo, los principales formatos y extensiones de archivo que podremos encontrar como usuarios intermedio. Sus características y aplicaciones necesarias como también los peligros potenciales presentes. El Explorador de Windows, una herramienta indispensable para una gestión eficiente de nuestros archivos Algunas apreciaciones sobre los cambios en la versión Office 2007 a tener en cuenta para trabajar sin problemas con distintas versiones de archivos. En la próxima semana, nos introduciremos en el tema central del curso, la gestión de datos mediante Microsoft Excel. Buen fin de semana! 14/14