[AUTOSERVICE.NET] MANUAL USUARIO AUTOSERVICE.NET GESTIÓN ECONÓMICA V

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1 MANUAL USUARIO AUTOSERVICE.NET GESTIÓN ECONÓMICA V [AUTOSERVICE.NET] Terminal Autoservicio cuyo objetivo es facilitar el pago y la contratación de servicios (reservas, bonos, entradas, inscripciones, parking, deudas pendientes, etc.) y aumentar la fiabilidad del cobro. Ideal para aquellos Centros que no quieran cobrar en metálico en ventanilla, quieran reducir las colas en Recepción y ofrecer dicho servicio los 7 días. Está totalmente integrado con el Módulo de Reservas (tanto presencial como online) y la Gestión Económica Deporwin. Permite integrar una pasarela de cobro bancario para pago con tarjeta de crédito.

2 INDICE 1. APORTACIONES Y TRASPASOS 2 2. GESTIÓN ECONÓMICA 5 3. PROCEDIMIENTO DE CIERRE DE CAJA 8 4. APLICACIÓN ADMINISTRADOR MONÉTICA PROCESOS COMPLEMENTARIOS 17 REALIZAR RESERVA DESDE TPVWIN 17 DEVOLVER DINERO A CUENTA DESDE OTRO SESIÓN DE KIOSCO 19 Manual Usuario v

3 1. Aportaciones y traspasos Para realizar una aportación de fondo o traspaso de billetes/hucha en un cajero del Grupo CR, se debe realizar desde el propio terminal Autoservicio. Lo debe realizar un usuario que tenga el perfil Administrador Kiosco asociado a su ficha en Deporwin. Al identificarse en el kiosco (ya sea por DNI, IdPersona, tarjeta o huella) aparecerá una nueva opción, Administración. Tal y como se observa en la figura 1. Figura 1 Seleccionamos esta opción y entramos en el menú de administración. Tenemos varias opciones: Selección Impresora Prueba impresión Aportación Fondo caja Administrador monética. Figura 2 Manual Usuario v

4 Pulsamos aportación de fondo y aparece la ventana de la figura 3, podemos realizar: Figura 3 Aportación a dispensadores. En positivo para aportación de monedas al cajero. Entrada de monedas en hooper. Retirada desde Cajones/huchas. En positivo para traspaso. Retirada de billetes o monedas de hucha. A tener en cuenta, que se deberán añadir exactamente las monedas indicadas de cada tipo para evitar descuadres. NOTA: Podemos seleccionar la caja desde la cual se realiza la aportación/traspaso en la versión 2.9, debe tener activa la forma de pago metálico utilizada por el cajero. Al finalizar la aportación/traspaso, pulsamos el botón Aportar que se observa en la figura. Figura 4 Manual Usuario v

5 Si abrimos en Deporwin la sesión de caja de asociada al kiosco aparece una nueva transacción indicando la aportación de fondo o traspaso realizado. De esta forma, llevamos la contabilidad interna en el propio Kiosco y también en Deporwin. Realizar una aportación de fondo suma al valor ya existente en los hoppers las monedas indicadas, tanto en Deporwin como en el Kiosco. Realizar una retirada/traspaso resta las monedas/billetes seleccionados tanto en el Kiosco como en Deporwin. La contabilidad interna en el Kiosco nos permite tener actualizados los datos de stock de monedas y emitir alertas por pantalla indicando si faltan monedas en alguno de los hoopers (OPCIONAL). Al finalizar la aportación de fondo o pasados unos segundos de inactividad, la sesión se cierra por seguridad. Se puede configurar el tiempo de cierre de sesión administrador. Manual Usuario v

6 2. Gestión Económica Los kioscos o terminales de autoservicio, nos permiten facilitar a nuestros clientes el acceso a ciertos productos y servicios. Dado que esto procesos generan movimientos económicos, el control estricto de estos movimientos es fundamental. Para ellos, debemos conocer perfectamente cuales son los billetes y/o monedas que se han utilizado en cada movimiento así como los fondos de caja utilizados y su composición. Por todo ello, el cierre y arqueo de estos kioscos debe realizarse de forma regular. La periodicidad con lo cual se realicen, vendrá motivada por su nivel de utilización además de por la disponibilidad de cambio que tengan los mismos. Antes de explicar cómo se realiza el arqueo, debemos comprender el funcionamiento general de un kiosco. Así, en líneas generales, y a nivel económico, un kiosco consta de: - 4/8 Hoopers (cajones) con diferentes monedas para facilitar el cambio. El tipo de monedas que se introduce en cada uno de los hoopers es configurable. - 2 Huchas en las cuales se guardarán los billetes y monedas utilizadas por los usuarios para el pago de los servicios (en el caso de que el usuario utilice monedas de los tipos configurados en los Hoopers, estas irán a parar a los mismos siempre que no estén llenos). - Ranura para la introducción de monedas. - Ranura para la introducción de billetes. - Lector de tarjetas de crédito. - Ranura para la dispensación de billetes (opcional) Manual Usuario v

7 Además, existen ciertos conceptos a tener claros: Sesión de caja: Es un concepto DeporWinTM que nos permite agrupar un conjunto de operaciones económicas realizadas en un lapso de tiempo y en una caja determinada. Cuando queramos finalizar esta sesión de caja, procederemos al cierre y arqueo de caja. Arqueo de Caja: Consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante una sesión de caja, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el saldo que arroja esta sesión, corresponde con lo que se encuentra físicamente en caja en dinero efectivo. Fondo inicial de caja: Es la aportación de dinero que hacemos al kiosco al inicio de cada sesión de caja. Estará formada por las monedas introducidas en los Hoopers. Aportación de fondos: Serán las aportaciones de dinero que realicemos al kiosco (por estarse quedando sin cambio, por ejemplo) con posterioridad al inicio de la sesión de caja. Fondo final de caja: Corresponderá al fondo inicial de caja + las aportaciones de fondo realizadas en esa sesión de caja. Ventas: Nos referimos al importe correspondiente a todas las ventas realizadas en efectivo en esa sesión de caja. Importe hoopers: Importe que se haya en los hoopers en un momento dado. Importe huchas: Importe que se haya en las huchas en un momento dado. Manual Usuario v

8 Así, dados estos elementos, podemos ver que para trabajar, un kiosco precisa que los Hoopers dispongan de monedas para la devolución de cambio (fondo inicial de caja) y que en el momento del cierre y arqueo de caja se cumple: Importe Huchas + Importe Hoopers = Fondo Final de Caja + Ventas En el caso de los kioscos, además de ser importante el arqueo de los importes, debemos saber también con exactitud el tipo de monedas/billetes que lo componen. Estos pasos, que realizamos físicamente con el efectivo, debemos reflejarlos también en Deporwin, para poder realizar correctamente los procesos de cierre de caja y arqueo. Manual Usuario v

9 3. Procedimiento de cierre de Caja 1. Desactivar Kiosco. Contar billetes y todas las monedas del cajero (RECOMENDADO). Las monedas de los hoopers se devuelven al lugar donde se estaban. NOTA: En caso de no contar, deberemos hacer caso de los valores que nos indica el programa pulsando botón derecho sobre la sesión de caja en Deporwin y seleccionando Ver monedas Sesión. 2. Si es necesario porque faltan monedas de algún tipo se debe hacer una aportación de fondo desde el Kiosco (tal y como se ha visto anteriormente) Se genera una línea positiva en la sesión de caja indicando el importe añadido en SE DEBEN NTRODUCIR LAS MONEDAS. OPCIONAL 3. Los billetes y monedas de la hucha se retiran. Hacer traspaso de los billetes/monedas que se retiran desde el Kiosco Se genera una línea negativa en la sesión de caja en Deporwin indicando el importe que se ha sacado. OBLIGATORIO 4. Dejar el cajero inoperativo. Tras el proceso de conteo no se pueden hacer operaciones en metálico porque si no descuadrará. 5. Dejamos atrás el Kiosco y abrimos sesión de DeporwinTM en nuestro ordenador seleccionando el entorno y caja adecuada. Verificamos si la cantidad de monedas contadas coincide con lo que indica el programa (si no se ha contado las monedas de los hoopers, utilizaremos los valores que muestre el programa), lo vemos en la sesión de Manual Usuario v

10 caja, botón derecho Ver monedas Fondo. LO QUE APARECE SON LAS MONEDAS QUE DEJAMOS EN EL KIOSCO Y LAS QUE TENDREMOS QUE DECLARAR EN EL CIERRE. 6. Se inicia el proceso de cierre de caja: En Gestión Económica Sesiones Caja Cerrar Sesión Actual Caja. Aceptamos el Mensaje que aparece en la figura 5: Figura 5 Aparece la ventana de cuadre caja por formas de pago, tal y como vemos en la figura 6. En este punto, debemos introducir para la forma de pago metálico el importe declarado se corresponde con el dinero que se queda en el kiosco (Dinero aportado + dinero en los hoopers). Debemos pulsar el botón marcado en rojo para declarar las monedas. Manual Usuario v

11 Figura 6 - Aparece la ventana de la declaración de monedas, tal y como vemos en la figura 7, introducimos las monedas contadas de cada tipo. Figura 7 NOTA: A continuación se explica cómo podemos añadir/quitar monedas en ventana Desglose de monedas : Botón izquierdo suma Botón derecho resta Sobre imagen suma/resta 1 Sobre número parte superior izquierda suma/resta 10 Sobre número parte superior derecha con SHIFT pulsado suma/resta 100 La forma de pago tarjeta bancaria está configurado para que aparezca cuadrada automáticamente. Una vez indicado el importe a declarar para la forma de pago metálico, pulsamos siguiente. Aparece la ventana que se muestra en la figura 8. Manual Usuario v

12 Figura 8 - Tarjeta Bancaria: Se rellenará automáticamente la columna de Importe Declaración. Debemos rellenar manualmente con el mismo importe en la columna de Importe Traspaso. - Metálico: Se debe comprobar que el importe que aparece en la columna de Importe Teórico es el correcto, en el caso de no ser correcto, se debería volver a contar. Si continúa descuadrando, en la columna Importe Decl. Final, seleccionamos los puntos suspensivos e indicamos el valor real. Aparecerá entonces un importe en la columna de Importe Desviación indicando el importe descuadrado. NOTA: Se detalla el significado de cada columna de la Figura 8. * Columna 1: Muestra los importes indicados por nosotros en la pantalla previa. * Columna 2: Muestra los importes teórico según las operaciones registradas por Deporwin. Manual Usuario v

13 * Columna 3: Muestra la diferencia entre estos valores. En este caso no existe ninguno, pero si existiera, el valor lo veríamos aquí y toda la fila tendría la letra de color rojo. * Columna 4: Muestra nuestra declaración final. En caso de que se haya producido alguna diferencia y después de contar nuevamente las monedas viésemos que la declaración inicial era incorrecta, pulsando sobre los "..." (marcados en azul), accederíamos a la pantalla de desglose de monedas, donde podríamos modificar lo indicado anteriormente (Deporwin registrará los dos movimientos, el inicial y el final). * Columna 5: Es simplemente informativo para indicar el dinero que "retiramos" del kiosco. En caso de indicar este importe, también podemos indicar la cantidad y tipo de moneda. Con esta operación ya tenemos declarado los importes, cuadrada la caja y ya podemos finalizar el cierre de la sesión. Introducimos las notas pertinentes, pulsamos botón Finalizar e imprimimos el ticket. 7. Según la configuración de la caja ARRASTRAR FONDO ENTRE SESIONES : a) Si tenemos configurada la opción en la caja del kiosco, en la nueva sesión se traspasará de forma automática el importe que ha quedado en la sesión anterior y se corresponde con el dinero que hay en el interior del equipo. b) Si NO tenemos configurada esta opción, una vez cerrada la sesión, realizaremos un traspaso del saldo de la sesión anterior con el importe real de monedas que se han quedado en el interior del cajero. Esto lo hacemos en la ventana de sesiones de caja, pulsando con botón derecho en la sesión que se acaba de cerrar y seleccionando Traspaso Saldo sesión. Esta operación abre una nueva sesión de caja, que inicialmente está vacía. 8. Activar kiosco NOTA: En la ventana de movimiento de sesiones de la caja kiosco, podemos ver las monedas de la sesión y las monedas del fondo. Manual Usuario v

14 - Monedas fondo hace referencia a todas las monedas de las operaciones del tipo Aportación de fondo - Monedas sesión hace referencia a todas las monedas de las sesión de caja sobre la que hemos pulsado. Manual Usuario v

15 4. Aplicación administrador monética El administrador monética nos permite gestionar el hardware asociado a los lectores de billetes, dispensadores de monedas y lector motorizado de tarjetas bancarias sin chip. Cualquier operación en esta interfaz no modifica los datos económicos de Deporwin. Se utiliza principalmente para pruebas de funciomiento por parte de técnicos de T-Innova. En el caso de los terminales del Grupo CR, SI que modifica la contabilidad interna del kiosco, por lo tanto hay que ir con cuidado al realizar operaciones. Se detallan las diferentes partes que forman la aplicación: Figura 9 Cobros: Sirve para comprobar si el selector de monedas, el derivador de monedas y el lector de billetes están funcionando correctamente. Manual Usuario v

16 Código de barras: Permite introducir un código de barras a una transacción en la BD del grupo CR. Vaciar Dispensador Monedas/Billetes: Nos muestra los hoopers activos, el código de pagador y también el valor de la moneda que almacenan según el archivo de configuración local cash.ini. Los botones permiten: Expulsar una cantidad concreta. Aportar cantidad concreta (modifica la BD del grupo CR). Solo se debe utilizar si se utiliza expulsar todas las monedas, ya que no tiene en cuenta la contabilidad de Deporwin. Expulsar todas las monedas. Esta opción intenta expulsar 10 monedas más de las que tiene dentro del hooper según la BD del grupo CR. Al finalizar muestra el número de monedas expulsadas. Sirve para contar las monedas de cada hooper, realizar solo en caso de tener un descuadres grande. Resto de botones: Activa el código de barras. Activa el lector de banda magnética sin chip. Permite leer tarjeta bancaria o bien ticket parking. Leer BM Síncrono: Permite realizar una lectura de tarjeta bancaria o ticket de parking. No la devuelve. Devuelve la tarjeta BM. Bloquear billetes Obtener Estado. Salir. Manual Usuario v

17 NOTA: En caso de realizar un vaciado total de monedas, para hacer un cierre de caja por ejemplo y para que la contabilidad se mantenga en ambos lados correctamente, es necesario realizar una aportación de fondo desde cliente monética (sólo de las monedas que se han expulsado) y luego una aportación de fondo desde el Kiosco (de las nuevas monedas que se van a introducir). NO RECOMENDADO Manual Usuario v

18 5. Procesos complementarios Realizar reserva desde TPVwin/Reserwin Para realizar una reserva en TPVWin/Reserwin y dejar pendiente de cobro la reserva, es necesario seguir el siguiente proceso: 1. Seleccionar la persona 2. Seleccionar el recurso 3. Botón derecho sobre la hora a reservar Nueva Reserva Rápida Aceptar 4. Imprimimos comprobante 5. En la ventana Venta Reserva, Figura 10. Pulsamos el botón Vender. Figura 10 Manual Usuario v

19 6. Nos aparece la ventana de Cobrar Venta, Figura 11, marcamos la opción Dejar Pendiente de cobro Figura Ya hemos dejado el pago pendiente, vamos a Deporwin y buscamos la ficha de la persona, pestaña Pagos. 8. Nos aparecerán dos líneas generadas para los dos pagos, una por la reserva y otra por el concepto. Pulsamos botón derecho sobre la Reserva, que es la que vamos a cobrar en taquilla. Figura 12 Manual Usuario v

20 9. Nos vuelve a aparecer la ventana, de Cobrar Venta, Figura 11, donde ya podemos cobrar en metálico. Realizando este procedimiento, permitimos que quede como pago pendiente el concepto y se pueda cobrar desde el kiosco. Devolver dinero a cuenta desde otra sesión de kiosco Cuando el kiosco, por falta de cambio, emite un ticket indicando que ha quedado un dinero a cuenta, el proceso para devolver el dinero al cliente es el siguiente: 1. Desde cualquier sesión de caja en Deporwin excepto caja KIOSCO, buscar la ficha del usuario. 2. Pestaña Pagos 3. Marcar la opción A Cuenta 4. Aparecen los pagos 5. Botón derecho sobre el pago y marcar la opción de Cobrar Transacción. Realizando este procedimiento, la sesión de caja del kiosco quedará cuadrada con una entrada de dinero equivalente al total que se haya introducido y la sesión de caja desde donde se haya realizado la devolución también estará cuadrado porque hay un pago negativo del importe sacado. Manual Usuario v