INFORME DE DIAGNÓSTICO

Transcripción

1 DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS DE LA CORTE SUPREMA DE JUSTICIA INFORME DE DIAGNÓSTICO Mayo / 2008 Asunción Paraguay

2 CONTENIDO Nº DE HOJA A) ANTECEDENTES 3 B) RESUMEN EJECUTIVO 6 C) DIAGNÓSTICO DOCUMENTAL 9 D) DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL 12 E) DIAGNÓSTICO DE GESTIÓN 15 F) MODELO ORGANIZACIONAL 16 G) MODELO DE GESTIÓN 21 2

3 A) ANTECEDENTES Introducción Por Resolución N 1.322, de la Corte Suprema de Justicia del 30 de Octubre de 2007, se acepta la cooperación de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID), a través del Programa Desempeño Judicial, Transparencia y Acceso a la Información, el cual tiene como objetivo fortalecer el desempeño judicial, estableciendo mecanismos de transparencia, así como el desarrollo y la implementación de un sistema que facilite el acceso a la información por parte de los usuarios de los servicios de la Corte Suprema de Justicia. Para el efecto el programa mencionado trabajará en varios componentes, Independencia Judicial, Sistema de Justicia y Anticorrupción, respectivamente. En el marco del componente de Administración de Justicia, se pretende establecer un modelo de gestión enfocado a optimizar el tiempo y el esfuerzo de la C.S.J., con la delegación apropiada de la autoridad administrativa al personal técnico. Las Direcciones de Planificación, Recursos Humanos y Administrativo Financieras estarán encargadas de llevar adelante el modelo. Se espera que a partir del desarrollo de modelos de administración que permita establecer con claridad la división entre las funciones administrativas y jurisdiccionales, el sistema judicial en general, se verá beneficiado y en consecuencia se reducirán las oportunidades de corrupción. Las actividades deberán incluir el diseño e implementación de Modelos de Gestión para la Corte Suprema de Justicia, para lo cual el programa establece la asistencia técnica destinada al análisis, desarrollo de propuestas y elaboración de organigramas, manuales de procedimientos, y capacitación adecuada a las necesidades, particularmente con el propósito de orientar los modelos de liderazgo y potenciar las destrezas en la gestión, con la finalidad de mejorar los procesos de planificación y toma de decisiones de la Corte Suprema de Justicia. En este sentido se concibe como una acción prioritaria, para los fines y objetivos del componente, fortalecer la Dirección de Recursos Humanos, mediante la implementación de propuestas organizativas, metodológicas y procedimentales, que le permitan adecuarse a las nuevas exigencias del sistema judicial. Así como proveer el apoyo técnico y capacitación necesaria, para que dicha área pueda liderar los procesos de identificación, análisis, descripción y valoración de los cargos del área jurisdiccional de la CSJ., como condición mínima para evaluar el desempeño de la misma. 3

4 Objetivo General de la Consultoría Fortalecer la Dirección de Recursos Humanos, con la definición de la organización, funciones, autoridad y responsabilidad de todos los niveles de la estructura organizacional, la definición de un modelo de gestión óptima y la identificación de indicadores de calidad para la gestión de los recursos humanos del área jurisdiccional. Objetivo del Documento de Diagnóstico Contar con una evaluación institucional y un diagnóstico de la situación actual de la Dirección de Recursos Humanos, con propuesta de un modelo de gestión necesaria para su optimización Alcance En base al relevamiento de todos los datos, documentos, informes y otros elaborar: - Un Diagnóstico Documental, a fin de tener un inventario de todos los trabajos y documentos elaborados por Consultores y por funcionarios de la Dirección de Recursos Humanos y que atiende el tema del fortalecimiento de la Dirección. - Un Diagnóstico Organizacional que tiene que ver con la descripción de la estructura actual vigente, de manera tal de analizar la funcionalidad y si se aplican criterios de lógica de construcción y principios de organización universalmente aceptados - Un Diagnóstico de Gestión que tiene que ver con el modo de trabajar de la Dirección conforme a su estructura organizacional y a los medios con que cuenta - Sugerencias y Recomendaciones sobre una estructura organizacional óptima y modelos de gestión que atienden al sistema de gestión de calidad. Metodología La metodología aplicada en forma general es la participativa. Se trabaja en un equipo de trabajo conformado por el Consultor y (4) cuatro funcionarias, contraparte institucional, designadas por la Directora de Recursos Humanos. Una vez diseñado el trabajo se valida con la Directora de Recursos Humanos y luego se socializa con todos los Jefes y responsables de áreas de la Dirección El esquema de trabajo es el siguiente: a) Relevamiento general de los datos a través de formularios, entrevistas y presentación en reuniones de trabajo con los Jefes y responsables de áreas de la Dirección b) Relevamiento general de todos los documentos, datos e informes elaborados para la Dirección de Recursos Humanos y que tienen que ver con el tema. c) Ordenamiento, procesamiento y tabulación de todos los datos y documentos relevados d) Análisis e investigación sobre todos los datos procesados e) Diseño de los trabajos con el equipo de trabajo conformado 4

5 f) Presentación a consideración, corrección, ajuste de la Directora de recursos Humanos g) Socialización y validación por los Jefes y responsables de las áreas de la Dirección a través de envío por y reuniones generales de trabajo. 5

6 B) RESUMEN EJECUTIVO El Diagnóstico tiene en cuenta un Diagnóstico Documental, sobre todos los documentos elaborados a fin de atender el fortalecimiento de la Dirección; un Diagnóstico Organizacional respecto a la estructura organizacional actual y un Diagnóstico de Gestión que atiende al alcance de los trabajos de la Dirección, en el contexto institucional. - Diagnóstico Documental: se han relevado 11 documentos técnicos elaborados entre los años 2002 al 2007, que tiene que ver sobre todo con diseños de estructuras, manuales de organización y funciones, procedimientos y otros. Del total solo tres documentos fueron puestos en vigencia oficialmente y se refieren específicamente a (4) procedimientos del proceso de admisión: Llamado a Concurso Público, Nombramiento y Movimiento y Contratación de Funcionarios. El otro documento considerado es la Tabla de Categorías, denominaciones de Cargos y Remuneraciones (aprobado por Decreto). Por lo Los demás documentos nunca entraron en vigencia y actualmente se encuentran desactualizados Esto demuestra que si bien existen deseos de los Directores y responsables de área de lograr el fortalecimiento, a través de la formalización por escrito, de la gestión de la Dirección, no se logra canalizar por los conductos correspondientes, la aprobación y vigencia de los documentos elaborados. - Diagnóstico Organizacional: La Dirección no cuenta actualmente con un Organigrama aprobado oficialmente. La estructura responde a los procesos llevados a cabo por la Dirección, sin atender ningún principio de organización y lógica de construcción funcional. Las áreas fueron creadas a fuerza de las necesidades emergentes de los trabajos y atendiendo a veces a las personas que fueron imponiendo su modelo de trabajo en base a sus conocimientos y experiencias en el área. A más de analizar la estructura organizacional en este punto hemos tenido en cuenta otros factores que hacen a la organización como ser: Falta de documentos que respalden la organización y los procesos realizados en la Dirección: No se cuentan con Manuales de Organización y Funciones, Manuales de Procedimientos y Manuales de Cargos. Esto hace que no se cuenten con las recetas y modelos de trabajo que encaminen los procesos hacia un sistema de gestión de calidad Sistema de trabajo y comunicación : En el análisis documental de los relevamientos se ha detectado que en general las áreas de trabajo no tienen una comunicación fluida y se trabaja en compartimientos estancos Desarrollar los canales de comunicación institucional, departamental, sectorial etc. ayuda a trabajar en equipo y a desarrollar la sinergia para crecer en equipo y fortalecer a la Dirección. 6

7 - Diagnóstico de Gestión: Lo que se concibe es que la Dirección de Recursos Humanos nació como una Dirección que se encargaba esencialmente de lo que se llama la Administración de Personal, siendo las líneas principales de su gestión los procesos de Admisión (nombramientos) y los procesos de control de asistencia (base de las liquidaciones). La Dirección nunca fue fortalecida para atender todo lo que se relaciona con el Desarrollo del personal, con lo que con la división de la Dirección de Recursos Humanos, se dividieron también estas líneas de gestión. Con esta división posiblemente hubo un debilitamiento de ambas Direcciones, con lo que no se logró imponer como pieza fundamental en el área jurisdiccional más que como atender los nombramientos, proceso por demás sensible, institucionalmente. En base a los diagnósticos se sugiere lo siguiente: Modelo organizacional: Se propone tres Alternativas de estructura organizacional. Las tres alternativas tienen en cuenta la gestión principal a desarrollar por la Dirección y están diseñadas atendiendo a un mapa estructural, a lógicas de construcción y a los principios de organización. La Alternativa I, recomienda convertir a la Dirección de Recursos Humanos en una Dirección General de Recursos Humanos en la que se tenga las dos Direcciones: de Administración y Control de Personal y la Dirección de Desarrollo de Recursos Humanos La Alternativa II, atiende el mismo criterio de funcionalidad, pero solo a nivel de Dirección y Departamentos, con lo que se tendría que la Dirección de Administración y Control de Personal vuelva a ser departamento dependiente de la Dirección de recursos Humanos. La Alternativa III, considera finalmente convertir de una buena vez a la Dirección actual de Recursos Humanos en la Dirección de Desarrollo de Recursos Humanos, con lo que tendríamos también una lógica de estructura coherente. Por un lado la Dirección de Administración de Personal y por el otro la Dirección de Desarrollo de Recursos Humanos y atendiendo a esa lógica distribuir el alcance de los trabajos. Modelo de Gestión: El Modelo de gestión tiene que ver en concebir que la gestión principal de una Dirección de Recursos Humanos, es la de lograr proveer, a todos los estamentos de la organización, Recursos Humanos aptos, con un buen nivel de potencial y mantenerlos capacitados y motivados. O sea que la gestión principal tiene que ver con: Sistema de Admisión, Sistema de Desarrollo y Sistema de Asistencia. Todos estos sistemas con sus correspondientes: Políticas, Procedimientos y Herramientas Técnicas de Aplicación 7

8 Este Modelo de gestión debe atender en primer lugar el fortalecimiento de la Dirección, basado en los componentes de Organización, Planeamiento, Ejecución y Control. Así tenemos lo siguiente: ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL MANUAL DE ORGANIZACIÓNY FUNCIONES Organización PLANEAMIENTO ESTRATEGICO PLANEA OPERATIVOS PLANES DE ACCIÓN Planificación MANUALES DE PROCEDIMIENTOS TABLEROS DE CONTROL Ejecución EVALUACIÓN DE GESTIÓN Control 8

9 C) DIAGNÓSTICO DOCUMENTAL C.1. Consideraciones Generales En la primera parte del trabajo hemos relevados todos los documentos elaborados desde año 2002, para el fortalecimiento institucional de la Dirección de Recursos Humanos, cuyo detalle se establecen en un Inventario Documental y una Matriz Documental. De todos los documentos elaborados solo tres documentos fueron puestos en vigencia oficialmente y se refieren específicamente a (4) procedimientos del proceso de admisión: Llamado a Concurso Público, Nombramiento y Movimiento y Contratación de Funcionarios. El otro documento considerado es la Tabla de Categorías, denominaciones de Cargos y Remuneraciones (aprobado por Decreto). Los demás documentos referentes a estructuras organizacionales y manuales de procedimientos nunca entraron en vigencia y actualmente se encuentran desactualizados C.2. Inventario Documental Año 2002 Dentro del proyecto PAR/97/017 de la Naciones Unidas PNUD, se han diseñado los Manuales de Organización y Funciones y de Procedimientos, como propuesta. El Manual de Organización y Funciones contiene una propuesta de Estructura Organizacional y el detalle de las principales funciones generales y específicas de los Cargos correspondientes al Organigrama recomendado. El Manual de procedimientos contiene los fluxogramas y cuadros descriptivos de los pasos a seguir, que tienen que ver con los procesos de: Movimiento de Personal, Controles, Sanciones, Permisos, Vacaciones, Beneficios Sociales, Capacitación, Ascensos, Control de personal, Contrataciones, Nombramientos, Sanciones y Registros en General. Todos estos Manuales nunca entraron en vigencia, ni fueron implementados y actualmente se encuentran totalmente desactualizados. Año 2005 En el año 2005 dentro del mismo proyecto se oficializaron algunos procedimientos, entresacados de los manuales anteriores y actualizados por equipos de trabajo de Consultores contratados por el PNUD y funcionarios contraparte de la Dirección de Recursos Humanos. Estos Documentos son: a) Procedimientos de Nombramiento, Movimiento y Contratación de Funcionarios de la CSJ, aprobado por Resolución Nº 313/05 Vigencia desde el 22/02/05; b) Instrumentos de Llamado a Concurso Público, aprobado por Resolución Nº 377/05 Vigencia desde 10/05/2005 Estos procedimientos son utilizados actualmente por algunas áreas de la Dirección de Recursos Humanos. Asimismo fue diseñado por funcionarios de la Coordinación Ejecutiva de la Dirección de RRHH un Manual como proyecto de optimización de Estructura 9

10 organizacional en Julio/2005, lo que en Agosto/2005 se presenta como un informe validado por la Dirección de Planificación de la CSJ Todos estos documentos nunca fueron oficializados, ni tuvieron vigencia. Año 2006/07 En el año del 2006 se elabora un documento de Tabla de Categorías, denominaciones de Cargos y Remuneraciones, como una herramienta fundamental para organizar el Anexo de Personal en el que se tiene la clasificación jerárquica de los cargos por niveles. Este documento fue elaborado dentro de Programa de INECIP/CSJ por consultores del INECIP y funcionarios de la Unidad de Coordinación Ejecutiva de la Dirección de RRHH, probado por Decreto Nº /07 de la Presidencia de la República. Actualmente esta vigente y afecta a todas las áreas de la CSJ. Además en este mismo periodo fueron elaborados por funcionarios de la Unidad de Coordinación Ejecutiva de la Dirección de RRHH, Informes sobre Reporte de Integridad Institucional 2006 Gestión de RRHH en el que se informa sobre la gestión general de la Dirección de RRHH y Medidas orientadas al fortalecimiento institucional, aprobados por la Dirección de recursos Humanos. En el año 2007, el Centro de Estudios Judiciales CEJ, elabora una propuesta para medir el desempeño en la Administración de Justicia, con un Reglamento de reconocimientos a ser otorgados en el ámbito jurisdiccional por el Poder Judicial. Este documento fue utilizado como base para determinar algunos criterios de premiación a los Jueces. C.3. Matriz de Documentación 10

11 C.3. Matriz de Documentación ítem REFERENCIA ORIGEN FORMATO Título Tipo Objetivo Hecho por Fecha Aprobado por Programa/ Proyecto Diseño Datos que contiene Fecha Área que utiliza VIGENCIA UTILIDAD SITUACION ACTUAL Forma parte del proceso de Centro de Estudios Judiciales Propuesta para medir el desempeño Contar con una herramienta de Reglamento de Reconocimiento Manual Consultores del CEJ Año 2007 Word en la Administración de Justicia evaluación del desempeño jurisdiccional Medtodologías de Ev.desempeño Grado de Difusión Grado de Implementación Marco Legal Dpto. de Presupuesto Nombramiento Dpto. de Presupuesto 2 INECIP - CSJ Tabla de Categorias, Denominaciones de Cargos y Remuneraciones Decreto N /07 Organizar el Anexo de Personal de la C.S.J. Consultores del INECIP y Funcionarios de la Unidad de Coordinación Ejecutiva de la Mayo/Julio-2006 Dirección de Recursos Humanos PDF Clasificación Jerárquica de los cargos - Niveles Tabla 6 - SINARH Presidencia de la República 23/07/2007 Dirección de Recursos Humanos Ascenso Todas las Areas la C.S.J. Dirección de Recursos Humanos 3 Dirección de Recursos Humanos de la C.S.J. Reporte de Integridad Institucional Gestión de RR.HH. Informe Informar sobre gestión de la Dirección de RR.HH. Funcionarios de la Unidad de Coordinación Ejecutiva de la Dirección de RR.HH. abr-07 Word Reporte de Gestión de la Dirección de Recursos Humanos Dirección de Recursos Humanos de la C.S.J. Medidas orientadas al Fortalecimiento Institucional - Gestión de la Dirección de RR.HH Informe Informar sobre gestión de la Dirección de RR.HH. Funcionarios de la Unidad de Coordinación Ejecutiva de la Dirección de RR.HH. Dic./2006 Word Reporte de Gestión de la Dirección de Recursos Humanos Proyecto PAR/ 97/017 - PNUD - CSJ Procedimientos de Nombramiento, Movimiento y Contratación de Funcionarios de la C.SJ. Resolución N 313/05 Dotar a la Dirección de RR.HH. de herramientas necesarias para el Nombramiento, Movimiento y Contratación de Funcionarios de la C.SJ. Consultores del PNUD y Funcionarios de la Unidad de Coordinación Ejecutiva de la Dirección de Recursos Humanos Resolución de la C.S.J. N 313/05 Año 2004/2005 Word Descripción de Procedimientos C.S.J. 22/02/ Fluxogramas Algunas Areas de la Dirección de RR.HH. - 6 Proyecto PAR/ 97/017 - PNUD - CSJ Instrumentos de Llamado a Concurso Público Resolución N 377/05 Dotar a la Dirección de RR.HH. de herramientas necesarias para el Llamado a Concurso Público Consultores del PNUD y Funcionarios de la Dirección de Recursos Humanos Año 2004/2005 Word Resolución de la C.S.J. N 377/05 Instrumentos de Valoración de Cargos C.S.J. 10/05/2005 Unidad de Evaluación Técnica de la Dirección de RR.HH. Nombramiento y Ascenso Unidad de Evaluación Técnica de la Dirección de RR.HH. Algunas Areas de la Dirección de RR.HH. Unidad de Evaluación Técnica de la Dirección de RR.HH. 7 Proyecto PAR/ 97/017- PNUD y Proyecto de Optimización de la Dirección de Recursos Humanos de Estructura de la Dirección de Recursos la C.S.J. Humanos Manual Estructurar la Dirección de Recursos Humanos Funcionarios de la Unidad de Coordinación Ejecutiva de la Dirección de RR.HH. Y Consultores del Proyecto PAR/ 97/017- PNUD Jun/Jul/2005 Word Consideraciones Generales y Objetivos del Proyecto - Filosofia de Gestión: Misión - Visión - Valores y Principios Fundamentales - Objetivos Organizacionales - Políticas - Propuesta de Organigrama - Detalle de Estructura Funcional Dirección de Planificación y Desarrollo de la C.S.J. Proyecto de Optimización de la Estructura de la Dirección de Recursos Humanos Informe Validar la Estructura de la Dirección de RR.HH. Lic. Lina Matto de Ferreira - Directora de Planificación 01/08/2005 Word Consideraciones Generales y Objetivos del Proyecto - Filosofia de Gestión: Misión - Visión - Objetivos de la Dirección de Recursos Humanos Organigrama funcional de la Dirección de RR.HH. 9 Proyecto PAR/ 97/017- PNUD Procesos Verificados de la Dirección de RR.HH. - Capital Manual Otorgar a la Dirección de RR.HH. de instrumentos para nombramientos del personal Consultores del Proyecto PAR/ 97/017- PNUD Año 2002 Word - Flow Detalles de procesos - Fluxogramas Proyecto PAR/ 97/017- PNUD 11 Proyecto PAR/ 97/017- PNUD Manual de Organización y Funciones de la Dirección de RR.HH. Sistema de Gestión Administrativa - Dirección de Recursos Humanos Manual Manual Otorgar a la Dirección de RR.HH. de herramientas para su funcionamiento Otorgar a la Dirección de RR.HH. de herramientas para Consultores del Proyecto PAR/ 97/017- PNUD Consultores del Proyecto PAR/ 97/017- PNUD Organigrama de la Dirección de RR.HH. Año 2002 Word Funciones Generales Procesos de Trabajos de RRHH Año 1998/99 Word - Flow

12 D) DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL D.1. Consideraciones Generales Actualmente la estructura organizacional, no aprobada oficialmente, de la Dirección de Recursos Humanos responde a los procesos llevados a cabo por la Dirección, sin atender ningún principio de organización y lógica de construcción funcional. Las áreas fueron creadas a fuerza de las necesidades emergentes de los trabajos y atendiendo a veces a las personas que fueron imponiendo su modelo de trabajo en base a sus conocimientos y experiencias en el área. A más de analizar la estructura organizacional en este punto hemos tenido en cuenta otros factores que hacen a la organización como ser: Falta de documentos que respalden la organización y los procesos realizados en la Dirección: No se cuentan con Manuales de Organización y Funciones, Manuales de Procedimientos y Manuales de Cargos. Esto hace que no se cuenten con las recetas y modelos de trabajo que encaminen los procesos hacia un sistema de gestión de calidad Asimismo las funciones y las responsabilidades de los funcionarios responden a prácticas de costumbre, sin ningún elemento documental como compromiso de los trabajos a realizar en los respectivos puestos. Sistema de trabajo y comunicación : En el análisis documental de los relevamientos se ha detectado que en general las áreas de trabajo no tienen una comunicación fluida y se trabaja en compartimientos estancos La Comunicación se ha convertido hoy por hoy en una de las mayores dificultades de la organización. Si cada área trabaja en forma aislada, sin considerar e informar de sus planes, actividades, logros etc. a las demás áreas, es poco lo que se puede lograr en el trabajo en equipo. Desarrollar los canales de comunicación institucional, departamental, sectorial etc. ayuda a trabajar en equipo y a impedir gastar esfuerzos en repetir trabajos o acciones que otros ya lo están elaborando. También ayuda a desarrollar la sinergia para crecer en equipo y fortalecer a la Dirección. Documentos no aprobados: Como se ha visto existen muchos antecedentes de trabajos realizados en pos de un fortalecimiento de la Dirección, sin embargo la mayoría no son aprobados y no llegan a la instancias y los canales correspondientes para su aprobación oficial, vigencia e implementación. Seria bueno que la voluntad que tiene la Dirección de mejorar y fortalecer toda la Dirección, se traduzcan en acciones estratégicas para implementar los productos que se elaboren. 12

13 D.2. Estructura Organizacional Actual CORTE SUPREMA DE JUSTICIA DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS COORDINACIÓN EJECUTIVA SECRETARIA OFICINA DE INFORMACIÓN Y ORIENTACIÓN JUDICIAL BASICA OFICINA TECNICA DE EVALUACIÓN SECCIÓN CONTRATOS OFICINA DE APOYO JURISDICCIONAL Y ADMINISTRATIVO UNIDADES DE RRHH DE LAS CIRCUNSCRIPCIONES JUDICIALES DESARROLLO OCUPACIONAL CAPACITACIÓN ASISTENCIA LABORAL En la estructura organizacional vigente la Dirección de Recursos Humanos depende directamente de la Corte Suprema de Justicia, dentro del contexto institucional. Está conformado por tres Departamentos que son: Departamento de Desarrollo Ocupacional; Departamento de Capacitación y el Departamento de Asistencia Laboral El Departamento de Desarrollo Ocupacional se encarga esencialmente de llevar adelante los procesos de reclutamiento y selección de personal. El Departamento de Capacitación de elaborar e implementar los Planes de Capacitación institucional y el Departamento de Asistencia Laboral desarrolla esencialmente las tareas de atención de la Guardería, Enfermería, Psicología Clínica y Asistencia Social 13

14 Asimismo de la Dirección dependen una Secretaría, encargada del trámite y manejo de los documentos que entran y salen de la Dirección y una Coordinación Ejecutiva que opera como un Gabinete Técnico de apoyo a la Dirección en todo lo que tengan que ver con análisis, elaboración e implementación de estudios técnicos como también de atender los trámites del Anexo de Personal para el tema de Presupuesto. También dependiendo de la Dirección, directamente se encuentran (3) Oficinas y (1) Sección. La Oficina Técnica de Evaluación, desprendida del Departamento de Desarrollo Ocupacional y que atiende procesos de evaluación para nombramientos, ascensos, traslados y otros. La Oficina de Información y Orientación Judicial, atiende los stands de información en las áreas jurisdiccionales del Palacio para profesionales y usuarios en general. La Oficina de Apoyo Jurisdiccional y Administrativo, que realiza también trámites de nombramientos, vacancias, renuncias y otros documentos que se reciben de las Circunscripciones. Por último tenemos la Sección Contratos en el que se tramitan todos los contratos del personal admitido. 14

15 E) DIAGNÓSTICO DE GESTIÓN En general se puede decir que la gestión de la Dirección de Recursos Humanos atiende actualmente como en forma discoordinada algunas acciones que tienen que ver con la Administración de Personal, como ser trámites de nombramientos, ascensos, comisiones, permisos, bonificaciones y algunas acciones que tienen que ver con el Desarrollo de Recursos Humanos como por ejemplo las Capacitaciones y la Asistencia laboral. Como se sabe la Dirección de Control de Personal fue un desprendimiento de la Dirección de Recursos Humanos, con lo que básicamente quedaron algunos procesos de la administración del personal con la Dirección de Recursos Humanos. Lo que se concibe es que la Dirección de Recursos Humanos nació como una Dirección que se encargaba esencialmente de lo que se llama la Administración de Personal, siendo las líneas principales de su gestión los procesos de Admisión (nombramientos) y los procesos de control de asistencia (base de las liquidaciones). La Dirección nunca fue fortalecida para atender todo lo que se relaciona con el Desarrollo del personal, con lo que con la división de la Dirección de Recursos Humanos, se dividieron también estas líneas de gestión. Con esta división posiblemente hubo un debilitamiento de ambas Direcciones, con lo que no se logró imponer como pieza fundamental en el área jurisdiccional más que como atender los nombramientos, proceso por demás sensible, institucionalmente. Lo ideal sería posicionar a una Dirección de Recursos Humanos como una Dirección capaz de atender integral, institucional y objetivamente todo lo que atañe a los recursos Humanos de la Corte Suprema de Justicia, en todas sus etapas de admisión (reclutamiento, selección, inducción), desarrollo (capacitación, motivación, cargos y salarios, evaluación), bienestar (asistencia social) y todo el trámite de documentación, registro y control (nombramiento, contratación, vacancias, movimiento, asistencia, permisos etc.) 15

16 F) MODELO ORGANIZACIONAL El Modelo Organizacional sugerido tiene que ver con tres alternativas de estructuras que son: Alternativa I CORTE SUPREMA DE JUSTICIA DIRECCION GENERAL DE RECURSOS HUMANOS COORDINACIÓN EJECUTIVA SECRETARIA COORDINACIÓN DE CIRCUNSCRIPCIONES AREA DE MONITOREO Y EVALUACIÓN DIRECCION DE DESARROLLO DE RECURSOS HUMANOS DIRECCION DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL AREA DE INFORMACIÓN Y ORIENTACION JUDICIAL SECRETARÍA SECRETARIA ADMISIÓN DESARROLLO ASISTENCIA LEGAJO CONTROL Y MOVIMIENTO NOMBRAMIENTOS Y CONTRATOS DIVISIÓN DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DIVISIÓN DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO DIVISIÓN ASISTENCIA SOCIAL DIVISIÓN DE LICENCIAS DIVISIÓN DE CONTROL INFORMÁTICO DE MARCACIÓN DIVISIÓN DE INDUCCIÓN DIVISIÓN DE CARGOS Y SALARIOS DIVISIÓN DE EVENTOS DIVISIÓN DE NOTIFICACIONES DIVISIÓN DE CAPACITACIÓN Y MOTIVACIÓN DIVISIÓN DE ASUNTOS GREMIALES DIVISIÓN DE INSPECTORIAS - Criterios del Diseño En esta Alternativa se tiene como criterio de diseño los siguientes puntos: a) Atender los procesos actuales que involucran a una Dirección de Recursos Humanos en toda organización b) Mapa estructural conforme a la Tabla de categorización de cargos y niveles c) Principios de organización 16

17 a) Atender los procesos actuales que involucran a una Dirección de Recursos Humanos en toda organización El Modelo de Diseño es el de Organización por Objetivos y Procesos, apoyado en la delegación de autoridad y responsabilidad. Se tiene así dependiente de una Dirección General de Recursos Humanos una departamentalización por 2 Direcciones a) La Dirección de Administración de Personal, encargada del manejo del registro y control del personal y b) La Dirección de Desarrollo de Recursos Humanos, encargada de potenciar los recursos humanos hacia la optimización y la eficiencia. En la Dirección de Administración de Personal se tienen (3) tres Departamentos: Departamento de Legajo, Departamento de Control y Movimiento de Personal y el Departamento de Nombramientos y Contrataciones En la Dirección de Desarrollo de Recursos Humanos se tienen también (3) Departamentos: Departamento de Admisión, encargado de todo lo que se refiere a la gestión de incorporar recursos humanos calificados de acuerdo a los perfiles requeridos; Departamento de Desarrollo, encargado de Capacitar, Motivar y Evaluar a los recursos humanos, como también atender técnicamente el manejo de los cargos y salarios (vacancias, recategorizaciones, promociones) y el Departamento de Asistencia a fin de atender al personal a través de los servicios sociales, médico y también de eventos de confraternidad y socialización. En este departamento también se tienen las funciones de las relaciones gremiales. En cada Dirección se tiene una Secretaría y de la Dirección de Desarrollo de Recursos Humanos depende a nivel de staff el Área de Información y Orientación Judicial. Dependiente de la Dirección General se tiene un Área de Monitoreo y Evaluación que sería la encargada de dinamizar el cumplimiento de los procesos, determinado por escrito en los Manuales, como también de los compromisos de metas y resultados de cada área de trabajo de la Dirección General. También se tiene la Coordinación de Circunscripciones que sería el nexo entre las áreas de Recursos Humanos de las Circunscripciones y las Direcciones y la Coordinación Ejecutiva encargada de todas las relaciones interinstitucionales y de la elaboración de trabajos técnicos, su aprobación e implementación, si corresponde. Por último se tiene la Secretaría de apoyo, para el manejo administrativo de la documentación. 17

18 b) Mapa estructural conforme a la Tabla de categorización de cargos y niveles El Mapa estructural considerado es el siguiente: DIRECCIÓN GENERAL STAFF COORDINACIÓN ÁREA SECRETARÍA DIRECCIÓN STAFF AREA DEPARTAMENTO SECRETARÍA DIVISIÓN c) Principios de organización - Unidad de Mando: Cada área y grupo de trabajo responde a una sola jerarquía de mando, a fin de enfocar el trabajo por resultado. - Nivel de Jerarquía: Se define con claridad los niveles de Jerarquía: Dirección General, Dirección, Departamento, División - Alcance: Cada nivel jerárquico cuenta entre 3 y 4 áreas de subordinación, con lo que se logra una buena atención en la orientación y supervisón de los trabajos. - Identificación : Se identifican claramente las áreas de línea y los niveles de staff 18

19 Alternativa II CORTE SUPREMA DE JUSTICIA DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS COORDINACIÓN EJECUTIVA SECRETARÍA AREA DE INFORMACIÓN Y ORIENTACION JUDICIAL COORDINACIÓN DE CIRCUNSCRIPCIONES ADMISIÓN DESARROLLO ASISTENCIA ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL DIVISIÓN DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DIVISIÓN DE EVALUACIÓN DIVISIÓN ASISTENCIA SOCIAL DIVISIÓN LEGAJOS DIVISIÓN DE INDUCCIÓN DIVISIÓN DE CARGOS Y SALARIOS DIVISIÓN DE EVENTOS DIVISIÓN CONTROL DIVISIÓN DE CAPACITACIÓN Y MOTIVACIÓN DIVISIÓN DE ASUNTOS GREMIALES DIVISIÓN DE NOMBRAMIENTOS Y CONTRATOS - Criterios del Diseño En esta Alternativa se tienen los mismos criterios de diseño de la Alternativa I, con las siguientes diferencias: a) Se considera una Dirección de Recursos Humanos, con un mapa estructural que considera: Dirección, Departamento y División. DIRECCIÓN STAFF DEPARTAMENTO COORDINACIÓN ÁREA SECRETARÍA DIVISIÓN 19

20 b) La Dirección de Administración y Control de Personal pasa a ser un Departamento, dependiente de la Dirección de Recursos Humanos c) Dentro de la División de Evaluación, a más de la evaluación del Desempeño, se incluiría las funciones de Monitoreo y Evaluación de los procesos y de las metas y resultados comprometidos por cada área de la Dirección de recursos Humanos. Alternativa III CORTE SUPREMA DE JUSTICIA DIRECCION DE DESARROLLO DE RECURSOS HUMANOS COORDINACIÓN EJECUTIVA SECRETARÍA AREA DE INFORMACIÓN Y ORIENTACION JUDICIAL AREA DE APOYO JURISDICCIONAL Y ADMINISTRATIVO DESARROLLO OCUPACIONAL CAPACITACIÓN ASISTENCIA LABORAL DEPARTAMENTO TECNICO - Criterios del Diseño En esta Alternativa III se considera a la Dirección de RRHH, como la Dirección de Desarrollo de Recursos Humanos y se atiende directamente la Estructura Organizacional actual, pero ajustado a los principios de organización y agregando un Departamento Técnico, en el que se estaría realizando todas las funciones de Evaluación del desempeño, Cargos y Salarios y el Monitoreo y Evaluación los procesos y de las metas y resultados comprometidos por cada área de la Dirección de recursos Humanos. Se considera el siguiente Mapa estructural: DIRECCIÓN STAFF COORDINACIÓN ÁREA SECRETARÍA DEPARTAMENTO 20

21 G) MODELO DE GESTIÓN El Modelo de Gestión recomendado tiene que ver con una gestión integral institucionalmente, atendiendo a los siguientes factores: De Organización: - Contar con una estructura organizacional que sea funcional a las necesidades de la Dirección y que responda a : Un Mapa estructural, a una lógica de diseño y a principios de organización. Todo esto documentado con el Manual de organización y Funciones que complete la organización en cuanto a la definición de las posiciones de jerarquías, las funciones generales, jerárquicas y específicas por cada área de trabajos, facilitando el control y monitoreo. De Planeamiento: - Manejar la Dirección en principalmente, en base a la Planificación, la proactividad y la visión de eficiencia, evitando las improvisaciones, los apuros y apaga fuegos. Para ello es necesario elaborar Planes estratégicos y Planes Operativos con sus correspondientes planes de acción. De Ejecución: - Concebir que la gestión principal de una Dirección de Recursos Humanos, es la de lograr proveer, a todos los estamentos de la organización, Recursos Humanos aptos, con un buen nivel de potencial y mantenerlos capacitados y motivados. O sea que la gestión principal tiene que ver con: Sistema de Admisión, Sistema de Desarrollo y Sistema de Asistencia. Todos estos sistemas con sus correspondientes: Políticas, Procedimientos y Herramientas Técnicas de Aplicación - Contar con todos los registros y archivos de documentaciones que hacen a la vida laboral del funcionario, en forma integral y actualizada, a fin de que sirva de base y apoyo a la gestión principal O sea la gestión de apoyo tiene que ver con la parte administrativa del manejo de los recursos humanos - Contar con todas las herramientas técnicas que faciliten los trabajos comprometidos y de responsabilidad de cada área de trabajo. Esto es herramientas de Evaluación del desempeño, Valoración de Cargos, Planes Salariales, Plan de Capacitación, Plan de Motivación, Clima Organizacional, Manual de Cargos, Perfil de Cargos De Control - Contar con un sistema de monitoreo y evaluación constante, a fin de dinamizar todos los manuales en cuanto a su implementación, hacer el seguimiento de la aplicación de las herramientas técnicas y medir los logros de metas y resultados, planeados y comprometidos por cada área de trabajo. 21