Minuta de la reunión de aclaraciones SDP Fecha y hora: JUEVES 10 DE SEPTIEMBRE DE 2015, 15:30 horas.

Transcripción

1 Minuta de la reunión de aclaraciones SDP Fecha y hora: JUEVES 10 DE SEPTIEMBRE DE 2015, 15:30 horas. Lugar: SALA DE JUNTAS MARIO MOLINA, PNUD MÉXICO. Conforme a lo establecido en la convocatoria SDP Provisión de Servicios de Gestión de Viajes al PNUD México Siendo las 15:30 horas del 10 de septiembre de 2015, fecha y hora establecidas para dar inicio a la Reunión de Aclaraciones a los documentos de esta licitación, en las instalaciones del PNUD, ubicadas en Montes Urales 440, Colonia Lomas de Chapultepec. México, D.F., se llevó a cabo la reunión con los asistentes que se detallan en lista de asistencia anexa a la presente minuta. En virtud de que previo a la reunión se recibieron varias preguntas, tanto impresas entregadas en el área de registro, como vía correo electrónico en la cuenta rm.mexico@undp.org. Se procedió a dar lectura y responder primeramente a éstas preguntas y, posteriormente a las que se recibieron al inicio de la sesión por parte de los asistentes a la misma. Preguntas recibidas previo a la reunión: 1. Sección 1, Punto 2: Podrían indicarnos si los montos de consumos de servicios de viaje mencionados en este documento (Sección 3, Apartado K) contemplan los viajes realizados por los diferentes Proyectos? De no ser así, tienen un estimado de consumos de dichos Proyectos? Los montos mencionados contemplan los gastos realizados por los diferentes proyectos. 2. Los Proyectos tienen políticas de viaje independientes al PNUD? La facturación de los servicios también es independiente? Los Proyectos observan las mismas políticas de viaje del PNUD. La facturación es independiente por cada proyecto y/o agencia. 3. Sección 2, Punto 6.- Existe algún formato determinado para la declaración que se menciona en este punto? Se debe adjuntar a la Propuesta Técnica? No hay algún formato, se debe incluir en la Propuesta Técnica a través de un comunicado simple en hoja membretada. 1

2 4. Punto Podrían ampliar la información sobre el requerimiento de declaración mencionado en este apartado? No aplica, ya que no hay compra de licencias. 5. Punto 35.- Es posible negociar el % de modificación? Un 25% sobre el total de la operación es un % muy alto, tomando en cuenta que la Propuesta Financiera debe ser fija durante la duración del contrato. El contenido de los formatos corporativos no se puede modificar. En caso de requerirse un aumento se haría a través de una enmienda al contrato. 6. Punto 37.- Podrían indicar a detalle cómo aplicaría la garantía bancaria si se da alguno de los puntos mencionados? Se hace efectiva la garantía bancaria en caso de que el oferente adjudicado no llegue a firmar el contrato después de la adjudicación de éste por el PNUD; retire su propuesta después de la fecha de apertura de las propuestas; o no cumpla con la variación de las necesidades del PNUD, según las instrucciones de la Solicitud de Propuesta. 7. Sección 3.- F. Forma de Pago. Existe un solo departamento de recepción de facturas por Agencia/Fondo/Programa/Proyecto o los documentos se deben enviar a los solicitantes de viaje? Las facturas se deben enviar al solicitante del viaje o servicio. 8. El envío de la documentación (facturas, etc.) debe ser electrónica como se menciona en el apartado C o físico como se da a entender en el apartado F? Las facturas deben ser electrónicas Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), ya que con el sello digital de la Secretaria de Hacienda se considera un documento original. No es necesario entregarlo en físico. 9. G. Descripción de los servicios requeridos Lote 1. Apartado e: A qué se refieren con la refacturación?. El Apartado a debe decir: Se adjuntarán a la factura con su respectivo CFDI. Los siguientes anexos: Copia de la Autorización de Viaje y Copia del Boleto electrónico. 10. Lote 2. Podrían detallarnos la naturaleza y características de los eventos que realizan? Reuniones de trabajo, seminarios, convenciones, talleres, cursos, conferencias, etc. donde se requiere contratación de salón, equipo de cómputo, equipo de audio y video, alimentos, servicio de café, así como reservación de habitaciones para los participantes. 11. Podrían indicarnos cuántos eventos (aprox.) tienen al año por los siguientes rangos de participantes? De 0 a 15; De 15 a 25; De 26 a 50; De 51 a 100; y Más de 100: El número de eventos varía dependiendo de las necesidades de cada año. 12. Qué porcentaje de los eventos son Nacionales y qué porcentaje son Internacionales? El mayor porcentaje de eventos son Nacionales, no se puede determinar un porcentaje exacto. 2

3 13. K. Acuerdos institucionales.- Travel Authorization: Cuál es el procedimiento para las solicitudes de urgencia fuera del horario de oficina? Por vía telefónica a través del teléfono Call Center de emergencia que proporcione la Agencia de Viajes adjudicada; al día hábil siguiente se deberá enviar la autorización firmada. 14. Monto de consumo: El consume aéreo indicado comprende consumes aéreos en Eventos o solamente en viajes individuales? Comprende ambos. 15. El consume de Eventos indicado comprende Servicios aéreos? No, éstos se facturan independientemente. 16. Para viajes individuales, tienen contemplado el gasto en Servicios de hospedaje, renta de auto y/u otros Servicios? Podrían darnos un detalle de estos montos? El viajero cuenta con viáticos y paga su hospedaje individualmente. 17. Cuentan con convenios propios con prestadores de servicios turísticos (aerolíneas, cadenas hoteleras, arrendadoras de autos, etc)? PNUD cuenta con convenios con aerolíneas a través del Acuerdo actual. Algunas Agencias del Sistema de Naciones Unidas cuentan con Convenios con hoteles. 18. Ámbito de los precios de la propuesta. Se indica en este apartado que se ofertará un cargo fijo por servicio (fixed transaction fee) por la emisión de boleto aéreo nacional e internacional emitido, cancelación o re-emisión de pasaje. Entendemos que también aplica cargo por servicio en caso de que se solicite un servicio que no sea aéreo (hotel, autobús, renta de auto, etc) sin vuelo, cierto? El cargo fijo aplica por emisión de pasajes aéreos o terrestres y en renta de auto. En caso de reserva de hoteles, aplica en caso de reservación de participantes en eventos. 19. Precios de la propuesta de Eventos. La tabla de comisiones que aparece en este apartado, no aparece en el Formulario de Propuesta Financiera Cómo detallamos los diferentes porcentajes de comisión (en caso que apliquen= en la Propuesta Financiera? El Formulario de Propuesta Financiera se puede modificar detallando los porcentajes de comisión. 20. N. Criterios de selección de la mejor oferta. Se indica en este apartado que las comisiones ofertadas serán la única fuente de ingreso para la agencia de viajes. Están abiertos a recibir otra alternativa de Propuesta Financiera considerando retención de comisiones por parte de la Agencia? Esta información queda pendiente de respuesta esperando validación corporativa. 3

4 21. Ampliar a que se refieren con una garantía bancaria de US$ 120, Ver respuesta a pregunta Consumen también hoteles, renta de autos, traslados, etc., dentro de los viajes corporativos? Se solicita reservación de hoteles en eventos. Se puede solicitar renta de autos y traslados. 23. Cuentan con convenios corporativos con aerolíneas. Ver respuesta a pregunta Están buscando la implementación de alguna herramienta online para el manejo de los viajes corporativos Sería deseable si pueden ofrecerla, indicarla en su propuesta. 25. Ciudad en donde se desarrolla el evento solicitado La Ciudad en donde se desarrollan los eventos varía de acuerdo a las necesidades de cada uno. 26. A que se refiere con facturas pro-forma. Al emitir la cotización del vuelo se puede emitir una factura pro-forma para ser autorizada. 27. No se encuentra la lista de hoteles que indica para presentar la propuesta de la cotización. Debido a que es una propuesta ficticia, se deben considera hoteles de la misma categoría. 28. Para presentar la propuesta no indican el tipo de alimentos, buffet o servidos. En eventos se utiliza el servicio a manera de buffet. 29. Qué tipo de bebidas en comidas y cenas Se requieren bebidas libres de alcohol. 30. Receso de café mencionan durante la jornada se manejarían 8 horas Se consideran de 8 horas servidos en dos tiempos. 31. Para la traducción cuantas horas se necesitan y el idioma Varía según las necesidades. A manera de ejemplo se puede cotizar por hora en idioma Inglés/Español y viceversa. Preguntas recibidas al inicio y durante la junta de aclaraciones: 32. Se pueden obtener los formularios en Word o Excel para su llenado y que estén todos iguales y no en diferentes formatos? No es posible 33. Podrían proporcionar el contrato en formato Word para la revisión de área legal? No es posible 4

5 34. Cuál es su gasto en hoteles nacionales e internacionales? Varía dependiendo de las necesidades. 35. Cuántas noches de hotel tienen en el período citado en hoteles nacionales e internacionales? Varía dependiendo de las necesidades. 36. Cuál es su consumo en renta de autos? Y número de transacciones? Varía dependiendo de las necesidades. 37. El PNUD tiene convenios con aerolíneas, hoteles o arrendadora de autos? Ver respuesta a pregunta De ser su respuesta afirmativa, alguno de estos convenios contemplan no trabajar a través de una agencia de viajes, es decir, indica que se realizará el descuento directo y no a un tercero? Los convenios con aerolíneas se manejan a través de la agencia de viajes. 39. La carta garantía de la sección 8 puede ser sustituida por una fianza de seriedad? Se requiere garantía bancaria. 40. En cuanto a la política de viajes, está en idioma inglés tendrá la traducción?, con la finalidad de evitar interpretaciones o malas traducciones. No, el documento solo se tiene en su versión original. 41. Los montos expresados en la política son en USD? Es correcto. 42. Tienen algún sistema automatizado de autorización? No se tiene. 43. De qué manera están trabajando actualmente para solicitar sus viajes? Una breve descripción del proceso. De la misma manera que lo expresado en el Apartado G. Descripción de los servicios requeridos. Lote 1. Logística de viajes y en el Apartado K. Acuerdos Institucionales. 44. Qué situaciones requieren mejorar del proceso actual? Rapidez y eficacia en los servicios, especialmente en servicio de emergencia. 45. Existe alguna política interna de tiempos de requerimiento para un evento? Esto con el fin de hacer negociaciones por volumen para la cuenta y garantizar las sedes. No, los requerimientos se van dando conforme las necesidades de la oficina o los proyectos. 46. Para el punto 9, sólo para confirmar es que la agencia trabajará bajo tarifas netas? Es correcto. 5

6 47. Solicitan pagos a proveedores, entiendo de casa o seleccionados por ellos, existe alguna política de cómo se trabaja con ellos? El PNUD en caso de solicitar algún servicio con un proveedor distinto del adjudicado de esta licitación, lo hará de forma independiente. 48. En caso de que existan eventos con logística de pasajeros podemos también darles los servicios extras? Para juntas de capacitación, expos, En eventos se puede solicitar reserva de hoteles para los participantes. 49. En la descripción del formato y contenido de la propuesta técnica (Punto 16, 2 párrafo página Solicitan un esquema de precios que garantice éstos por un período de tres años. Los precios de un servicio de viaje están sujetos al que los proveedores de ellos publiquen para la fecha en que serán utilizados. No depende de la agencia de viajes la fijación y sostenimiento del precio. Lo que si puede la agencia de viajes es garantizar que la cuota de servicio propuesta, y eventualmente acordada, se mantenga por el período que requieren. Cómo se puede aclarar esta situación en su formato? Se entiende que los costos de los viajes varían constantemente conforme a la fecha y demanda, lo que se solicita garantizar es la cuota de servicio. 50. En el punto 17 Monedas. Mencionan que el PNUD se reserva el derecho a aplicar el tipo de cambio preferencial a que tiene acceso el organismo. Los boletos de avión para rutas internacionales son cotizados en dólares, pero al momento de emitirlo, se aplica el tipo de cambio oficial del día anterior a la fecha de emisión. Esta mecánica depende del globalizar que se utiliza para las reservaciones y los boletos deben ser pagados en moneda nacional de acuerdo a esa conversión. Para el caso de eventos que requieran ser liquidados en dólares o cualquier otra divisa, la agencia de viajes debe pagar la divisa al tipo de cambio del mercado. Si el tipo de cambio que PNUD maneja es menor a éste, existirá una diferencia cambiaria en perjuicio de la agencia. Existe posibilidad de considerar esta situación cuando se presenta la cotización de los eventos? Se refiere a la propuesta económica del oferente, no a las tarifas de viajes. La cotización y facturación de los viajes y eventos deberá ser en moneda nacional. 51. Punto Núm. 37 Garantía de propuesta. Puede presentarse una garantía de un banco en el extranjero con una carta de crédito de la institución? Cuándo se refiere el PNUD a las comisiones de la AV debe entenderse éste como el cargo que la AV hace por el servicio que está prestando? Nos referimos a la emisión de boletos o manejo de eventos. Ver respuesta a pregunta 6. Puede ser de un banco en el extranjero. Las comisiones de la AV se refieren a la emisión de boletos. El manejo de eventos se cotiza en base a porcentaje. 6

7 52. Las garantías solicitadas en su documento son de carácter obligatorio? Es correcto. 53. A qué se refieren con la garantía de pago por adelantado? El Punto 39 indica No aplicable, así como lo establece el punto # 12 de la Hoja de datos. 54. La grafica de con gasto de Aéreo corresponde al gasto en los grupo o en corporativo individuales? Corresponde a ambos. 55. Cuáles son sus gastos en hoteles? Ver respuesta a pregunta Tienen algún tipo de requerimiento especial (Adicional a los servicios básicos de agencia de viajes)? Se indica en Servicios adicionales. 57. Cuántas transacciones de hotel tienen al año? Ver respuesta a pregunta Cuál es su tarifa promedio? Varía dependiendo de la categoría del hotel 59. noches promedio por estancia? Ver respuesta a pregunta Requieren prepago de Hoteles? El evento se pagará a la AV una vez completado y facturado. 61. Les interesa trabajar a través de un sistema de reservaciones en línea (OBT)? Ver respuesta a pregunta Cuentan con convenios con proveedores? Ver respuesta a pregunta Cuáles? Ver respuesta a pregunta Son comisionables para agencia? Es correcto 65. Se pueden proponer modificaciones al contrato? Los formatos corporativos no se pueden modificar. 7

8 66. Tienen alguna preferencia sobre el esquema de servicio (InPlant, InHouse, Online)? La licitación indica desde sus instalaciones. Se puede ofrecer el servicio Online. 67. El servicio de grupo está contemplado dentro del 1,000, USD? La pregunta no es clara ya que dentro de la licitación no existe un concepto con cantidad similar. 68. Cuál es la forma de pago que utilizarían para grupos y eventos? Ver Apartado F. Forma de pago. Aplica para todos los pagos. 69. Sus facturas de aéreo requieren que 1 factura global? Se puede emitir una factura global cuando sea un evento o un viaje grupal. De lo contrario se emite individualmente. 70. Los CFDI s podrían descargarlos ustedes a través de un portal que les proporcione la agencia? El PNUD no descarga los comprobantes fiscales. La AV los debe proporcionar. 71. Cuál es su forma de pago para eventos? Ver respuesta a pregunta El esquema de la propuesta financiera deberá presentarse con devolución o retención de comisiones? Serán devueltas. 73. Cuántos consultores de viaje atienden actualmente su volumen para corporativo y cuántos consultores en grupos? Los mismos solicitados en la licitación. 74. Podrían por favor ampliar la información que requieren para la elaboración de reportes? La AV reportará trimestralmente el monto de transacciones y consumo por viajes y eventos, desglosado por proyecto. Asimismo información de devoluciones y reembolsos. 8