Revision 1.0. Página 1 MANUAL DEL USUARIO

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1 Revision 1.0 Página 1

2 1. INTRODUCCIÓN 1.1 Que es Comland S.A.M.? 1.2 Alcance de Comland S.A.M. 1.3 Perfil de gestión 1.4 Perfil analítico 1.5 Tecnología aplicada a los negocios 1.6 Diseño y estructura 1.7 Módulos del sistema 2. INSTALACIÓN 2.1 Requerimientos de hardware y software 2.2 Utilizando el disco de instalación Instalación del cliente Instalación del servidor 2.3 Instalando vía internet Instalación del cliente Instalación del servidor Instalaciones alternativas del servidor 2.4 Configuración del archivo de conexiones 2.5 Operaciones con el servidor 2.6 Creación de copias de seguridad 2.7 Recuperación de copias de seguridad 2.8 Copiando bases de datos 2.9 Compatibilidad info@icomland.com Página 2

3 3. OPERACIONES BASICAS 3.1 Iniciando sesión 3.2 Menú principal Archivos Calendario Organizador Mensajería Calculadora Cotizaciones 3.3 Seleccionando entre múltiples documentos comerciales 3.4 Operaciones básicas en los formularios de acción Observaciones, textos a la cabeza y al pie Registro de Pagos Registro de Cobranzas 3.5 El gestor de datos con reportes dinámicos 3.6 Utilizando el motor de impresión 3.7 Teclas de acceso rápido 4. CONFIGURACIÓN 4.1 General 4.2 Comprobantes 4.3 Definiciones 4.4 La Empresa 4.5 Licencias 4.6 Opciones 4.7 Módulos 4.8 Conexiones info@icomland.com Página 3

4 4.9 Comandos de Servicio 5. IMPLEMENTACIÓN 5.1 Guía de pasos para una implementación exitosa 6. MODULO DE COMPRAS 6.1 Configuración 6.2 Pedidos / Órdenes de Compra 6.3 Facturación 6.4 Nota de Debito 6.5 Nota de Crédito 6.6 Órdenes de Pago 6.7 Remitos de compra con mercadería 6.8 Ajustes de precios costo referencia 6.9 Reportes 7. MODULO DE VENTAS 7.1 Configuración 7.2 Pedidos 7.3 Facturación 7.4 Facturación Rápida 7.5 Nota de Debito 7.6 Nota de Crédito 7.7 Recibos por cobranza 7.8 Remitos por entrega de mercadería 7.9 Ajustes de precios 7.10 Reportes 8. MODULO DE CAJAS Y BANCOS info@icomland.com Página 4

5 8.1 Configuración 8.2 Ajuste de Caja 8.3 Transferencias de Caja 8.4 Reportes 9. MODULO DE STOCK 9.1 Configuración 9.2 Clasificador de Artículos 9.3 Ingreso de Stock 9.4 Egreso de Stock 9.5 Transferencias de Stock 9.6 Ajuste de Stock 9.7 Reportes 10. MODULO DE S.A.T Configuración 10.2 Ingresos a S.A.T Egresos de S.A.T Emisión de Certificados de Garantía 10.5 Panel de Control 10.6 Reportes 11. USUARIOS AVANZADOS 11.1 Editando las plantillas de impresión 11.2 Editando múltiples registros con el gestor de datos 12. SOLUCIONES CORPORATIVAS 12.1 Configuración automática para Comland S.A.M Base de datos online info@icomland.com Página 5

6 12.3 Soluciones de capacitación 12.4 Planes de soporte técnico 12.5 Expandiendo Comland SAM 13. RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS 13.1 Resolución de problemas 13.2 Como obtener soporte técnico 14. CONTÁCTENOS 14.1 Información de contacto Página 6

7 1. INTRODUCCIÓN 1.1 QUE ES COMLAND S.A.M.? Comland S.A.M. (Suite Administrativa Modular), es una aplicación diseñada con el objetivo de facilitar las tareas administrativas y comerciales desde profesionales independientes hasta empresas multinacionales. CONTROL ABSOLUTO Comland S.A.M. gestiona la emisión de todos los documentos comerciales para compras, ventas, cajas, bancos, stock, contabilidad, sueldos, producción de forma fácil e intuitiva. ABARCA MAS QUE SISTEMAS CONVENCIONALES Seguimientos detallados de cada operación realizada con intervinientes como clientes y proveedores por medio del C.R.M.. Administracion de talleres para servicio técnico, laboratorios electrónicos / informáticos y/o relacionados con los servicios de asistencia técnica. Seguimiento y control de rutas, tiempos, transportistas, ciclos de entregas, y mas con el modulo de Logística. Comland S.A.M. es la solución definitiva concebida para ser adaptable a las necesidades más estrictas. info@icomland.com Página 7

8 1.2 ALCANCE DE COMLAND S.A.M. MÚLTIPLES EMPRESAS, SUCURSALES Y USUARIOS Sin límites ni costos adicionales, administre la estructura de su empresa en una sola aplicación. MÁS SEGURO Todas las operaciones del sistema se realizan por medio de los permisos del usuario, estos pueden ser ajustados según la necesidad de forma individual. Evite intrusiones y establezca límites en el acceso de información. MÁS FÁCIL E INTELIGENTE La interfaz amigable del sistema y el orden lógico en el que se encuentran los menús asiste en el uso intuitivo de la aplicación. Cuente con asistentes de instalación automatizados que lo ayudaran a instalar el sistema. Completa integración entre módulos permite ingresar solo una vez los datos de una transacción. Se pueden relacionar comprobantes entre sí para agilizar la emisión de documentos comerciales. info@icomland.com Página 8

9 1.3 PERFIL DE GESTION FACTURACION FISCAL Y ELECTRONICA Se pueden adquirir los módulos para facturación por impresores fiscales o bien factura electrónica. INTEROPERABILIDAD GRUPAL Interaccione con su grupo de trabajo compartiendo tareas en grupo, mensajes, eventos, reuniones, objetivos entre otros. Conozca el estado de cada tarea y realice seguimientos personalizados. CUMPLE TODOS LOS ESTÁNDARES Y LEYES VIGENTES Todos los procesos de negocio se encuentran integrados e incluyen todas las leyes vigentes de Argentina, y continuamente se siguen adoptando normativas de otros países hispanoamericanos. info@icomland.com Página 9

10 1.4 PERFIL ANALITICO MI PANEL Consulte la información de forma grafica, cree indicadores para stock, ventas, saldos y mas utilizando esta característica. Comparta sus gráficos e indicaciones con otros usuarios. ARCHIVOS DE DATOS DINÁMICOS Todos los archivos maestros que guardan por ejemplo clientes, artículos, listas de precios, etc. funcionan como un reporte, que puede ser consultado por medio de filtros, agrupaciones y más. Personalice el sistema visualmente, para guardar su apariencia y ver la información que le interesa, imprimirlos para utilizarlos como reportes o exportarlos a otros formatos como Microsoft Office Word, Excel entre otros. Usuarios avanzados pueden incluso realizar consultas SQL a cualquiera de los bancos de datos para una mejor recolección de la información. LOS PANELES DE CONTROL Son ventanas diseñadas para usos específicos de cada modulo donde concentra las operaciones mayormente relacionadas, lo que facilita a los operadores el seguimiento lógico del procesamiento y emisión de documentos comerciales, entre otros procesos. info@icomland.com Página 10

11 1.5 TECNOLOGÍA APLICADA A LOS NEGOCIOS Años de optimización e inversión en tecnología han creado esta potente herramienta que lo ayuda a alcanzar el próximo nivel en la escala de competitividad, mejorando el rendimiento de sus recursos, reduciendo costos operativos e incrementando la calidad de sus operaciones. EVOLUCIÓN PERMANENTE Comland S.A.M. está en permanente desarrollo y es el resultado del continuo relevamiento a las necesidades de nuestros clientes. Todas las actualizaciones son libres y gratuitas. INTERCONEXIÓN ENTRE SUCURSALES Con nuestro paquete de soluciones corporativas, se pueden interconectar sucursales por medio de bases de datos alojadas en servidores seguros. COMLAND S.A.M. E INTERNET COMO PLATAFORMA Usando la versión Online de Comland S.A.M. puede recibir pedidos directamente de sus clientes, informar de comprobantes con saldo pendiente, entregar órdenes de compra a proveedores por faltante de mercadería y más. Se puede integrar al sitio Web de la empresa. LIBRE DE MANTENIMIENTO Nuestros sistemas están diseñados para operar sin la necesidad de mantenimiento, evitando costos adicionales. INTERFAZ DE USUARIO Cuidadosamente diseñada, para permitirle al operador una clara visión, sin imágenes o dibujos que dificulten el entendimiento o ralenticen la búsqueda visual de la información. CONFIDENCIALIDAD Y PRIVACIDAD Los canales de comunicación con el servidor de datos y el alojamiento de las bases pueden cifrarse para asegurar que la información no salga de su entorno. info@icomland.com Página 11

12 1.6 DISEÑO Y ESTRUCTURA Comland S.A.M. esta diseñado con un modelo de 3 capas, cliente, servidor y archivo de datos. Los servidores SQL, son motores muy potentes que pueden alcanzar miles de operaciones por segundo con el hardware adecuado, y con la capacidad de conectarse a casi todo tipo de redes. Los archivos de datos administrados por estos motores, pueden almacenar hasta varios terabytes de información, y pueden realizarse copias de seguridad mientras el sistema se encuentra en marcha. Finalmente el cliente (Comland S.A.M.), es el encargado de unificar la información de los bancos de datos con el operador, por medio de una interfaz grafica amigable y sencilla. Ilustración del modelo de 3 capas de Comland S.A.M. Comland S.A.M. trabajando en diferentes bases de datos info@icomland.com Página 12

13 Comland S.A.M. conectando a varios servidores con múltiples bases Comland S.A.M. se puede implementar en la infraestructura de su empresa, gracias a los avances de la tecnología, que hoy nos permite ser flexibles y simultáneamente operar con un bajo costo de inversión. info@icomland.com Página 13

14 1.7 MODULOS DEL SISTEMA CAJAS Y BANCOS COMPRAS CONTABILIDAD C.R.M. LOGÍSTICA PRODUCCIÓN SOPORTE STOCK SUELDOS Y JORNALES VENTAS info@icomland.com Página 14

15 2. INSTALACIÓN 2.1 REQUERIMIENTOS DE HARDWARE Y SOFTWARE Se muestran los requisitos previos de software y los requisitos mínimos de hardware y software para ejecutar Comland S.A.M. y Microsoft SQL Server 2008 Express Edition (SQL Server Express). Requerimientos del servidor Software preinstalado: Microsoft Internet Explorer 6.0 con SP1 o posterior Microsoft.NET Framework 3.5 SP1 Microsoft Windows Installer 4.5 Mínimos: Procesador 500Mhz o superior Memoria RAM 192Mb Windows XP SP3, Server 2003 SP1, Vista, Seven, Server Mb espacio libre Recomendados: Procesador 1Ghz o superior Memoria RAM 1Gb Windows XP SP3, Server 2003 SP1, Vista, Seven, Server Gb espacio libre Requerimientos del cliente Software preinstalado: Microsoft Internet Explorer 6.0 con SP1 o posterior Microsoft.NET Framework 4 Mínimos: Procesador 1Ghz o superior Memoria RAM 512Mb Windows XP SP3, Server 2003 SP1, Vista, Seven, Server Mb espacio libre info@icomland.com Página 15

16 Recomendados: Procesador 2Ghz o superior Memoria RAM 1Gb Windows XP SP3, Server 2003 SP1, Vista, Seven, Server Mb espacio libre info@icomland.com Página 16

17 2.2 UTILIZANDO EL DISCO DE INSTALACIÓN El sistema cuenta de dos partes, una es el servidor, que se encarga de almacenar toda la información del sistema. Solo es necesario instalarlo en un equipo de su red. Inserte el disco de instalación en el lector y a continuación saldrá el siguiente menú en pantalla. Nota: Si no aparece el menú en pantalla ingrese a su lectora y ejecute el archivo splash.hta que se encuentra en el raíz del disco de instalación. Esto puede suceder dependiendo de la configuración de seguridad de su sistema operativo. Antes de comenzar un proceso de instalación recomendamos leer el documento de preparación. Si necesita instalar componentes de software, haga clic en Explorar el contenido del CD e ingrese a la carpeta Requisitos. Dentro encontrara todo lo necesario para comenzar la instalación de Comland S.A.M.. info@icomland.com Página 17

18 2.2.1 INSTALACIÓN DEL CLIENTE Siempre que sea posible recomendamos realizar la instalación del cliente Comland SAM con conexión a internet, de esta forma nos aseguramos que todos los componentes necesarios del sistema se encuentren actualizados con la última versión disponible. Recuerde: Si no dispone de una conexión activa a internet, ejecute el acceso Instalar sin conexión para evitar que el proceso se detenga con un error. Para continuar haga clic en Cliente de Comland SAM o bien sobre Instalar sin conexión y siga los pasos del asistente INSTALACIÓN DEL SERVIDOR Para un máximo rendimiento recomendamos instalar el servidor en un sistema operativo de 64 bits. Para continuar haga clic en Servidor de XX bit según corresponda y siga los pasos del asistente. info@icomland.com Página 18

19 2.3 INSTALANDO VÍA INTERNET Para realizar la instalación sin un disco. Abra un navegador de internet en /productos/sam/descargas Algunos requisitos previos serán instalados por nuestros asistentes. De lo contrario deberá dirigirse a la página Web oficial de Microsoft INSTALACIÓN DEL CLIENTE Ingrese en /productos/sam/descargas y seleccione el cliente de Comland S.A.M. A los pocos segundos se abrirá un asistente que lo guiara hasta finalizar la instalación. Al abrir el sistema Comland S.A.M. lo esperara un asistente de configuración. Si selecciona la opción de instalar el servidor de base de datos en su equipo, el procedimiento será completamente automatizado INSTALACIÓN DEL SERVIDOR Este paso únicamente es necesario si desea instalar manualmente el servidor de base de datos en su servidor, por ejemplo si no dispone de conexión a Internet. Ingrese en /productos/sam/descargas y seleccione descargar el servidor de base de datos de Comland S.A.M. que se corresponda con su sistema operativo. Al finalizar la descarga, ejecute el archivo y un asistente lo guiara hasta completar la instalación INSTALACIONES ALTERNATIVAS DEL SERVIDOR Dependiendo de su entorno o necesidades puede instalar la versión de SQL Server 2005 o superior que crea conveniente. El sistema puede funcionar en entornos con múltiples instancias sin problemas. Comland no se responsabiliza por los problemas ocurridos con la instalación manual por cuenta del usuario de un motor SQL. Comland tampoco provee licencias de Microsoft SQL Server para versiones que no sean la Express (no requiere comprar una licencia). info@icomland.com Página 19

20 2.4 CONFIGURACIÓN DEL ARCHIVO DE CONEXIONES Al iniciar el sistema por primera vez se presentara en pantalla el siguiente menú Seleccione la opción Crear una empresa ejemplo Página 20

21 Seleccione la opción según corresponda y continúe las instrucciones del asistente para finalizar la configuración de conexión a su servidor de base de datos. También es posible realizar modificaciones manuales en el archivo de conexiones. Para ello abra un explorador y valla hasta la carpeta de instalación del sistema, allí encontrara el archivo config.ini que detallamos a continuación. Cuando usted abre el archivo vera una o más líneas parecidas a esta: NOMBRE DE BASE, Server= ;Uid=sa;Pwd=123;Database=SAM; Donde el texto NOMBRE DE BASE (nótese antes de la coma) corresponde a un alias para el nombre de la base de datos o servidor de trabajo, como por ejemplo CONEXIÓN A MI OFICINA Luego de la coma viene la información de conexión que le indica a Comland S.A.M. cuál es el servidor a conectarse. Veamos las instrucciones paso a paso: Server= ; Se especifica el nombre de host o dirección IP del servidor Microsoft SQL. Uid=sa; Especifica el nombre de usuario a utilizar para conectarse con la base de datos. info@icomland.com Página 21

22 Atención: Recuerde que el Uid del archivo de configuración es totalmente independiente del nombre de usuario del sistema, al igual que la contraseña. Pwd=123; Especifica la contraseña de conexión a la base de datos. Database=SAM; Dado que los servidores Microsoft SQL pueden tener más de una base de datos, hay que especificar cual utilizar, como en este caso indicamos que nuestra base de datos se llama SAM Más información en: ionstring(v=vs.9).aspx info@icomland.com Página 22

23 Cuando selecciona la opción crear una empresa ejemplo en el equipo local se abre un asistente que determinará si se encuentra instalado el motor de Microsoft SQL Server. Si el equipo no dispone de este componente Comland S.A.M. descargará los componentes necesarios desde el Internet e instalará el motor de base de datos. Al finalizar creara la base de datos, las tablas y sus registros con la información de una empresa ejemplo. Sí ejecuta este asistente mientras existe una base de datos, el sistema le preguntará si desea eliminarla y generar una nueva base de datos ejemplo. Si selecciona No sólo se creara el archivo de conexiones, dejando intacta la información. info@icomland.com Página 23

24 Al finalizar la instalación se mostrará un formulario donde podrá completar los datos principales de su empresa. A posterior se pueden borrar los registros de prueba de la base de datos ejemplo pero esta información ingresada permanecerá, por lo cual es recomendable utilice la información verídica. Para cambiar estos datos a posterior deberá ingresar en la configuración del sistema. info@icomland.com Página 24

25 Una vez finalizado el asistente se mostrarán las credenciales por defecto que se utilizarán para iniciar sesión en el sistema. Para cambiar las ingrese en la configuración y defina un nuevo usuario. info@icomland.com Página 25

26 2.5 OPERACIONES CON EL SERVIDOR Sólo se realizan operaciones con el servidor cuando es necesario operar bajo determinados escenarios. En el siguiente recurso en línea vamos a exponer una serie de ejemplos para que pueda administrar su servidor de base de datos de forma óptima. Para más información ingrese en /wlog info@icomland.com Página 26

27 2.6 CREACIÓN DE COPIAS DE SEGURIDAD Comland SQL Database Administrator (SQLManager.exe) es la herramienta que le permitirá realizar, restaurar copias de seguridad como también borrar el registro de transacciones. Atención: Por una limitación que estamos intentando resolver, SQLManager.exe solo debe ejecutarse en el mismo equipo donde se encuentra instalado el servidor Microsoft SQL. 1 - Ejecute el archivo SQLManager.exe desde el menú Inicio > Comland > Suite Administrativa Modular > Herramientas Administrativas > Administrador de Bases de Datos SQL 2 - Haga un clic en Siguiente para continuar el asistente 3 En el cuadro de Servidor escriba la dirección IP local del equipo o el nombre de Host, en el cuadro de Base de Datos escriba SAM o el nombre que corresponda a su base de datos. info@icomland.com Página 27

28 Atención: Si un cuadro de dialogo indica que la base de datos no existe, no lo confirme. Verifique que la información del servidor y base de datos sea correcta antes de continuar. 5 Seleccione la opción Crear una copia de seguridad desde el origen de datos y haga un clic en siguiente info@icomland.com Página 28

29 6 Cuando la aplicación se lo indique seleccione la carpeta en donde va a realizar la copia de seguridad, haga un clic en Aceptar y espere a que finalice el proceso. info@icomland.com Página 29

30 2.7 RECUPERACIÓN DE COPIAS DE SEGURIDAD 1 - Ejecute el SQLManager.exe desde el menú Inicio > Comland > Suite Administrativa Modular > Herramientas Administrativas > Administrador de Bases de Datos SQL 2 - Haga un clic en Siguiente para continuar el asistente 3 En el cuadro de Servidor escriba la dirección IP local del equipo o el nombre de Host, en el cuadro de Base de Datos escriba SAM y haga un clic en Siguiente. info@icomland.com Página 30

31 4 Confirme el cuadro que indica que la base de datos no existe, si desea crearla. 5 Seleccione la opción Restaurar una copia de seguridad desde un archivo y haga un clic en siguiente info@icomland.com Página 31

32 6 Cuando la aplicación se lo indique seleccione la copia de seguridad que desea restaurar, haga un clic en Aceptar y espere a que finalice el proceso. info@icomland.com Página 32

33 2.8 COPIANDO BASES DE DATOS Para copiar una base de datos ya sea desde un servidor a otro, o copiar una base de datos a otra de diferente nombre dentro del mismo servidor, utilizaremos Comland SQL Database Administrator (SQLManager.exe). Atención: Por una limitación que estamos intentando resolver, SQLManager.exe solo debe ejecutarse en el mismo equipo donde se encuentra instalado el servidor Microsoft SQL. Copiar una base de datos a otra de diferente nombre 1 - Ejecute el archivo SQLManager.exe desde el menú Inicio > Comland > Suite Administrativa Modular > Herramientas Administrativas > Administrador de Bases de Datos SQL 2 - Haga un clic en Siguiente para continuar el asistente 3 En el cuadro de Servidor escriba la dirección IP local del equipo o el nombre de Host, en el cuadro de Base de Datos escriba SAM o el nombre que corresponda a su base de datos. 4 Seleccione la opción Crear una copia de seguridad desde el origen de datos y haga un clic en siguiente 5 Cuando la aplicación se lo indique seleccione la carpeta en donde va a realizar la copia de seguridad, haga un clic en Aceptar y espere a que finalice el proceso. 6 Haga un clic en el botón Atrás, para reiniciar el asistente 7 - Haga un clic en Siguiente para saltar la pantalla de introducción 8 En el cuadro de Servidor escriba la dirección IP local del equipo o el nombre de Host, en el cuadro de Base de Datos escriba SAM2 (o elija otro nombre) y haga un clic en Siguiente. 9 Confirme el cuadro que indica que la base de datos no existe, si aun no ha sido creada. 10 Seleccione la opción Restaurar una copia de seguridad desde un archivo y haga un clic en Siguiente 11 Cuando la aplicación se lo indique seleccione la copia de seguridad que desea restaurar, haga un clic en Aceptar y espere a que finalice el proceso. Copiar una base de datos a otro servidor Microsoft SQL Server info@icomland.com Página 33

34 1 - Ejecute el archivo SQLManager.exe desde el menú Inicio > Comland > Suite Administrativa Modular > Herramientas Administrativas > Administrador de Bases de Datos SQL 2 - Haga un clic en Siguiente para continuar el asistente 3 En el cuadro de Servidor escriba la dirección IP local del equipo o el nombre de Host, en el cuadro de Base de Datos escriba SAM o el nombre que corresponda a su base de datos. 4 Seleccione la opción Crear una copia de seguridad desde el origen de datos y haga un clic en siguiente 5 Cuando la aplicación se lo indique seleccione la carpeta en donde va a realizar la copia de seguridad, haga un clic en Aceptar y espere a que finalice el proceso. 6 Transfiera la copia de seguridad al servidor destino 7 Ejecute el SQLManager.exe en el servidor donde desea copiar la base de datos 8 - En el cuadro de Servidor escriba la dirección IP local del equipo o el nombre de Host, en el cuadro de Base de Datos escriba SAM o elija un nombre 9 Confirme el cuadro que indica que la base de datos no existe, si aun no ha sido creada. 10 Seleccione la opción Restaurar una copia de seguridad desde un archivo y haga un clic en Siguiente 11 Cuando la aplicación se lo indique seleccione la copia de seguridad que desea restaurar, haga un clic en Aceptar y espere a que finalice el proceso. info@icomland.com Página 34

35 2.9 COMPATIBILIDAD La siguiente lista de sistemas operativos es soportada por Comland S.A.M.: Microsoft Windows XP Microsoft Windows 2003 Microsoft Windows Vista Microsoft Windows 2008 Microsoft Windows 7 Nota: El sistema puede funcionar con versiones anteriores de Microsoft Windows, pero no son soportadas por nuestro centro de soporte. La siguiente lista de servidores SQL es compatible con Comland S.A.M. Microsoft SQL Server 2005 RTM Microsoft SQL Server 2005 Service Pack 1 Microsoft SQL Server 2005 Service Pack 2 Microsoft SQL Server 2005 Service Pack 2a Microsoft SQL Server 2008 RTM Microsoft SQL Server 2008 Service Pack 1 Microsoft SQL Server 2008 Service Pack 2 info@icomland.com Página 35

36 3. EJECUTANDO COMLAND S.A.M. 3.1 INICIANDO SESIÓN Al ejecutar el sistema se le solicitaran las credenciales que le permiten el acceso al menú principal. Si es la primera vez que ejecuta el sistema hay dos usuarios creados por defecto. El usuario demostración, que tiene ciertas opciones de configuración limitadas: Usuario: demo Clave: demo El usuario con permisos administrativos y control total sobre el sistema: Usuario: admin Clave: admin Nota: El nombre de usuario y su clave son sensibles a mayúsculas o minúsculas. info@icomland.com Página 36

37 Servidor: Especifica a que servidor y base de datos se va a conectar el sistema, como se mostro anteriormente en las ilustraciones, es posible conectar a múltiples servidores y bases de datos. En la parte inferior del formulario para inicio de sesión se encuentra la barra de estado como se muestra en la imagen a continuación. Para abrir el asistente de configuración haga un clic en Si se realizan modificaciones en el archivo de configuración manualmente o por medio del asistente haga clic en el icono para recargar el archivo de conexiones. El icono de estado indica cuando el sistema recarga el archivo de conexiones. info@icomland.com Página 37

38 3.2 MENÚ PRINCIPAL El menú principal posee una estructura de árbol muy similar a un explorador de Microsoft Windows, diseñado para la administración del sistema. Sus diferentes funciones son accesibles desde las barras de herramientas como también de las pestañas laterales. info@icomland.com Página 38

39 En la función de inicio el árbol consta de 3 elementos básicos como se ejemplifica a continuación FORMULARIOS DE ACCION Indicado con el icono del S.A.M., desde este formulario se pueden realizar procesos donde la información además de ser consultada puede ser modificada dentro de la base de datos, y con la posibilidad de emitir, imprimir y gestionar documentos comerciales. ARCHIVOS MAESTROS Indicado con el icono de un gabinete, estos formularios están específicamente diseñados para definir información que luego es utilizada por los formularios de acción, como por ejemplo monedas, clientes, proveedores. REPORTES Consultan la información ingresada en el sistema, entre sus funciones se destaca la posibilidad de realizar consultas secundarias en tiempo real. Pueden exportar a varios formatos como Microsoft Word y Excel entre otros. Los elementos están agrupados por una imagen de carpeta, con un símbolo [+] a su lado, indicando que el elemento se puede expandir para mostrar más elementos. El símbolo [-] indica que los elementos se pueden contraer para comprimir el árbol. Para abrir un elemento haga doble clic sobre el mismo o presione la tecla {ENTRAR}. info@icomland.com Página 39

40 Se pueden filtrar los elementos del menú de inicio utilizando los botones de la izquierda que limitan las opciones al modulo seleccionado. En el ejemplo que figura a la izquierda se encuentra seleccionado el modulo de Compras y solo serán visibles los formularios de acción, los archivos maestros y reportes de ese modulo. Para volver a visualizar el árbol completo presione la tecla {ESC}. Adicionalmente en la parte superior de la botonera que se usa como filtro de elementos por modulo, se encuentra el historial, donde se muestra el camino recorrido por el usuario y sus elementos abiertos recientemente. info@icomland.com Página 40

41 3.2.1 ARCHIVOS En Comland S.A.M. se pueden almacenar archivos dentro de la base de datos, para compartir archivos entre diferentes usuarios o cuando estos se encuentran en locaciones diferentes. También se pueden asociar a documentos comerciales o intervinientes como clientes, proveedores, transportistas, etc. Con el modulo de C.R.M. incluso se permite enviar los archivos por FAX si su equipo dispone de un modem telefónico. Nota: La utilización de archivos compartidos con conexiones de baja velocidad puede ralentizar el total funcionamiento del sistema mientras se realicen las transferencias de archivo. Ver Mis Archivos: Muestra en la grilla todos los archivos a los cuales tiene acceso. Ver Archivos Públicos: Los archivos públicos no tienen limitaciones o restricciones para usuarios, haciendo clic en esta opción se mostraran en pantalla estos elementos dentro de la grilla. Subir Archivo: Envía un archivo a la base de datos. info@icomland.com Página 41

42 Permisos y Privilegios: Muestra un resumen y permite modificar las reglas de seguridad y accesibilidad del archivo. Atención: Se recomienda la utilización de un antivirus actualizado para la gestión de archivos entre diferentes equipos por motivos de seguridad. info@icomland.com Página 42

43 3.2.2 CALENDARIO Los calendarios de Comland S.A.M. muestran periodos de hasta 12 meses completos y se incluyen accesos rápidos para ubicar rápidamente una fecha. Si configura correctamente la información de la sucursal especificando los días con sus horarios laborales, y los feriados estos son reflejados en los calendarios del sistema para evitar por ejemplo que un operador programe una reunión en un día festivo (o feriado). Se puede seleccionar hasta un total de 31 días como máximo, tanto correlativamente o aleatoriamente. Los días seleccionados se muestran con un recuadro color naranja. Puede utilizar las combinaciones de teclas como cursores y paginación del teclado para un mejor desplazamiento sobre el calendario. Para marcar correlativamente diferentes fechas, primero haga un clic en la fecha origen y luego presione {SHIFT} y clic en la fecha destino. Si lo que desea es marcar fechas no correlativas, realice la misma técnica pero presionando la tecla {CTRL} info@icomland.com Página 43

44 3.2.3 ORGANIZADOR Una de las herramientas más importantes de colaboración entre usuarios es el control de tareas incluido en Comland S.A.M. Se puede seleccionar un rango de fechas entre 1 día y 31 de resolución al igual que el calendario según se requiera. Cambios en las fechas o resolución en la vista de tareas, actualiza automáticamente el calendario del menú inicio. Imprimir: Muestra el asistente para impresión Organizador Público: puede sincronizar tareas entre un grupo de usuarios. Asignar a otro usuario: puede delegar la tarea bajo cargo y responsabilidad de otro usuario. Útil para supervisores. Importar: Carga un archivo cronograma. Exportar: Crea un archivo con el cronograma. Para cargar en otras aplicaciones. info@icomland.com Página 44

45 Para definir una tarea haga clic con botón derecho del mouse sobre la grilla en el día y hora deseado. A continuación complete los campos del formulario y al finalizar haga un clic en Guardar y Cerrar. info@icomland.com Página 45

46 3.2.4 MENSAJERÍA Comland S.A.M. usa como herramienta de colaboración, la mensajería, al igual que el correo electrónico entre los usuarios del sistema de gestión. En la práctica resulta más ágil y útil que un correo tradicional. La notificación de mensajes entrante es inmediata. Los redactores, pueden consultar si determinado mensaje ha sido leído. Comland S.A.M. también utiliza la mensajería para notificar al usuario sobre eventos importantes del mismo, como por ejemplo cuando un operador asigna una tarea a un usuario desde el organizador, ambos son notificados por medio de la mensajería, confirmando dicha acción. Con el modulo de C.R.M. esta utilidad se convierte en un gestor de correo electrónico completo. Mensajes recibidos: Muestra los mensajes en la bandeja de entrada. Mensajes enviados: muestra los mensajes en la bandeja de salida. Redactar mensaje nuevo: Muestra el formulario para enviar un nuevo mensaje. info@icomland.com Página 46

47 3.2.5 CALCULADORA Comland S.A.M. crea un acceso directo a la calculadora instalada en el sistema, para más información referirse a la ayuda de Microsoft Windows. La ubicación de la calculadora, puede variar entre las diferentes versiones de Microsoft Windows. info@icomland.com Página 47

48 3.2.6 COTIZACIONES Comland S.A.M. posee un sistema de actualización de cotizaciones en línea con diferentes monedas. Su valor actualizado en el mercado es provisto por financieras reconocidas a nivel internacional. Para su funcionamiento es necesario que su equipo esté conectado a Internet. Al consultar las cotizaciones se puede configurar el sistema para que actualice las monedas definidas de forma automática. Para más información vea la definición de monedas en la configuración del sistema. Como se ve en la imagen, en la grilla superior están las cotizaciones en línea del proveedor seleccionado. En la inferior las monedas definidas dentro del sistema. info@icomland.com Página 48

49 3.3 SELECCIONANDO ENTRE MÚLTIPLES DOCUMENTOS COMERCIALES Cuando selecciona un formulario de acción que emite un documento comercial y dependiendo de la configuración del sistema es posible que los documentos comerciales apunten a los diferentes modelos impositivos de sus intervinientes. En el ejemplo que vamos a ver a continuación, se muestran las facturas de ventas con mismo el talonario, diferente letra. En este caso usted deberá seleccionar un registro para indicarle a Comland S.A.M. con que el documento comercial desea trabajar. info@icomland.com Página 49

50 3.4 OPERACIONES BÁSICAS EN LOS FORMULARIOS DE ACCIÓN Al ingresar un formulario de acción, éste se muestra en modo consulta y no permite el ingreso de datos. En la parte inferior vemos una barra de opciones como se muestra en la imagen a continuación: Muestra información relacionada al servidor de base de datos. Permite acceder directamente a la mensajería del menú inicio. Permite acceder al organizador del menú principal. Permite acceder a los archivos del menú principal. Los cursores se utilizan para desplazarse dentro del formulario para pre visualizar un registro determinado. El casillero indica en que numero de comprobante estamos situados. No tiene nada que ver con el número de registro de la base de datos. Este número más bien se debe corresponde con el del formulario pre impreso o la factura. Indicador que muestra el total de documentos acumulados. Pueden ser o no con numeración correlativa. info@icomland.com Página 50

51 Para ingresar al modo edición seleccione la opción Nuevo dentro de la barra superior de botones en el apartado Opciones. Observe que luego los controles del formulario se habilitan para modificación y en la barra superior de botones se desactivan la mayoría de las funciones quedando solo habilitado el control de cambios como se muestra a continuación. En el modo de edición no es posible cerrar la ventana sin seleccionar antes una opción en la barra de botones superior del apartado Control de Cambios. Si aún no ha seleccionado una opción e intenta salir de un formulario aparecerá un mensaje en pantalla con el texto Salga del modo edición, antes de continuar. Como en todo el sistema se debe confirmar cada operación, el control de cambios entra en efecto. Al finalizar la carga de TODOS los datos del comprobante se debe hacer un clic en Aceptar para dejar asentado los registros. Si realiza un clic en Cancelar todas las tablas afectadas serán revertidas al punto anterior al proceso de edición. info@icomland.com Página 51

52 Con el modo de edición activo, podemos realizar la selección de elementos en el formulario. En la imagen a continuación se ejemplifica la emisión de un documento que requiere se especifique el cliente y el vendedor. Para seleccionar un cliente / vendedor (o cualquier otro registro) hay varias opciones, veamos todos los ejemplos: 1) Clic en el botón Cliente 2) Escriba el número de identificación. Cuando se muestra en pantalla el gestor de datos, la primera columna de este es el número de identificación del registro. Vea el siguiente apartado para más información. 3) Sobre el campo de texto (con fondo blanco inmediatamente a la derecha del botón Cliente) presione la tecla {F3} o {Insertar} para mostrar el gestor de datos. 4) Ingrese parcialmente un texto que corresponda con el registro que esta buscando. El sistema realizara una búsqueda y le mostrara los resultados para que seleccione pero con un filtro aplicado. Por ejemplo supongamos que una cartera de clientes tiene 2000 registros de los cuales hay 20 de ellos que se llaman Jose, si en el campo de texto ingresa Jose y presiona el {Enter} el sistema traerá solo los 20 registros (que coinciden con el texto buscado). Esta mecánica es muy útil y se puede aplicar a todos los registros, como artículos, listas de precios, proveedores, etc. info@icomland.com Página 52

53 Para facilitar la distribución en pantalla de la información, hay formularios de acción que disponen la información en varias pestañas. El siguiente ejemplo vemos Datos del comprobante y Formas de pago / Zonas info@icomland.com Página 53

54 3.4.1 OBSERVACIONES, TEXTOS A LA CABEZA Y AL PIE De mucha utilidad es poder agregar observaciones o textos a la cabeza o pie del comprobante. Dependiendo del archivo modelo estos pueden ser impresos. Si existen observaciones para un registro determinado, este se indica por medio de un aviso en la barra inferior de cada documento como se muestra a continuación. Para eliminar una observación simplemente borre el contenido en la caja de texto y haga clic en Aceptar. info@icomland.com Página 54

55 3.4.2 REGISTRO DE PAGOS Los comprobantes del módulo de compras entre otros pueden registrar un pago, desde el formulario principal haciendo clic en el botón Pago al Contado. Se puede administrar pagos en efectivo, cheques de terceros, cheques propios, transferencias, tarjetas y depósitos bancarios. Otras formas de pago pueden estar disponibles por medio de módulos. Los totales se recalculan en la medida que se agregan registros de pago. Para ingresar un pago haga clic en el botón correspondiente. info@icomland.com Página 55

56 EFECTIVO Cuando seleccionamos efectivo como método de pago debemos especificar la cuenta de caja de dónde saldrá el dinero, la moneda, el tipo de cambio, y el importe. info@icomland.com Página 56

57 TRANSFERENCIA Requiere definir el C.B.U. el número fiscal del banco destinatario, el código de transferencia provisto por la transacción y el banco. info@icomland.com Página 57

58 CHEQUE Si seleccionamos cheque a cartera debemos especificar el número de cheque la fecha de vencimiento o efectivización y es recomendable especificar el código de banco. info@icomland.com Página 58

59 TARJETA La tarjeta de crédito como método de pago es muy similar a un cheque de cartera con la única diferencia que debemos ingresar el número de tarjeta. Útil para hacer un control de los gastos que tenemos con cada una de las tarjetas. info@icomland.com Página 59

60 DEPOSITO Depósito bancario se utiliza cuando queremos pagar con un cheque al día descontando de la caja correspondiente a la cuenta bancaria. De esta forma podemos controlar los movimientos de la cuenta del banco y comprobarlos contra el resumen que nos brinda la entidad. info@icomland.com Página 60

61 Al finalizar se muestra un resumen de los registros ingresados y para finalizar haga un clic en Aceptar. Al seleccionar un método de pago el sistema nos recomienda que el importe a cancelar sea igual al saldo pendiente del comprobante. El sistema automáticamente calculará el total multiplicando el importe por el tipo de cambio cuando la moneda no sea local. info@icomland.com Página 61

62 3.4.3 REGISTRO DE COBRANZAS los formularios de ventas entre otros pueden registrar una cobranza, desde el formulario principal haciendo clic en el botón Cobranza al Contado. Se puede administrar pagos en efectivo, cheques de terceros, transferencias, tarjetas y depósitos bancarios. Otras formas de pago pueden estar disponibles por medio de módulos. Los totales se recalculan en la medida que se agregan registros de pago. Para ingresar un pago haga clic en el botón correspondiente. info@icomland.com Página 62

63 EFECTIVO Cuando seleccionamos efectivo como método de cobranza debemos especificar la cuenta de caja de dónde saldrá el dinero, la moneda, el tipo de cambio, y el importe. info@icomland.com Página 63

64 TRANSFERENCIA Requiere definir el C.B.U. el número fiscal del banco destinatario, el código de transferencia provisto por la transacción y el banco. info@icomland.com Página 64

65 CHEQUE Si seleccionamos cheque de cartera debemos especificar el número de cheque la fecha de vencimiento o efectivización y es recomendable especificar el código de banco. info@icomland.com Página 65

66 TARJETA La tarjeta de crédito como método de cobranza es muy similar a un cheque de cartera con la única diferencia que debemos ingresar el número de tarjeta. info@icomland.com Página 66

67 DEPOSITO Depósito bancario se utiliza cuando queremos cobrar con un cheque al día acreditado en la caja correspondiente a la cuenta bancaria. De esta forma podemos controlar los movimientos de la cuenta del banco y comprobarlos contra el resumen que nos brinda la entidad. info@icomland.com Página 67

68 Al finalizar se muestra un resumen de los registros ingresados y para finalizar haga un clic en Aceptar. Al seleccionar un método de pago el sistema nos recomienda que el importe a cancelar sea igual al saldo pendiente del comprobante. El sistema automáticamente calculará el total multiplicando el importe por el tipo de cambio cuando la moneda no sea local. info@icomland.com Página 68

69 3.5 EL GESTOR DE DATOS CON REPORTES DINÁMICOS Para la administración de tablas de datos principales, se utiliza un gestor de datos que pre-visualiza la información dentro de una grilla. El gestor puede utilizarse en modo consulta o en modo ABM, la diferencia es que en modo consulta los botones de Alta, Modificación y Baja se encuentran deshabilitados. En la parte inferior vemos una barra de opciones como se muestra en la imagen a continuación: Muestra información relacionada al servidor de base de datos. Permite acceder directamente a la mensajería del menú inicio. Permite acceder al organizador del menú principal. Permite acceder a los archivos del menú principal. Indicador que muestra el total de documentos acumulados. Pueden ser o no con numeración correlativa. info@icomland.com Página 69

70 Los botones de Alta, Modificación y Baja realizan las funciones correspondientes en el formulario secundario que depende del gestor que se encuentra activo al momento de accionar la operación solicitada. Si tenemos en pantalla el gestor para la definición de monedas (imagen a continuación) Si seleccionamos el botón de Alta veremos en acción el formulario secundario El proceso de Alta se entiende como agregar un nuevo registro a la base de datos. Note que todos los campos vienen vacíos, o con su valor por defecto. info@icomland.com Página 70

71 A continuación mostramos el proceso de Modificación en un formulario secundario. Los campos vienen con los valores ya almacenados anteriormente por un proceso de Alta. Por último si hacemos clic en el botón de Baja, el formulario secundario se abrirá mostrará todos los datos, pero ninguno podrá ser modificado o editado. Esto es simplemente para que el usuario vea que información va a proceder a dar de baja del sistema. Mostramos un ejemplo a continuación. info@icomland.com Página 71

72 Resumiendo, en los tres procesos se encuentra un control de cambios dentro de cada formulario secundario. Este, después de seleccionar un proceso dispondrá de los botones Aceptar y Cancelar los cuales efectivizaran o descartarán los cambios a realizar. Esto quiere decir que podamos iniciar un proceso de Alta y si presionamos el botón Cancelar ninguno de los registros será ingresado a la base de datos. De la misma forma si seleccionamos el proceso de Baja y posteriormente no hacemos clic en el botón Aceptar, el registro no será eliminado de la base de datos. info@icomland.com Página 72

73 El botón Seleccionar permite indicarle al sistema el registro que debe utilizar, cuando se requiera. En el apartado anterior hemos hecho referencia al número de identificación del registro, como se puede apreciar en la imagen anterior el primer registro tiene como número de identificación el 14, el siguiente que es un remito el número 2 y así sucesivamente. Se puede hacer referencia a un registro único dentro del sistema, ingresando el número de identificación del registro que siempre estará en la primera columna de todos los reportes y gestores de datos. Luego de ingresarlo recuerde presionar la tecla {Enter} para indicarle al sistema que procese su petición. info@icomland.com Página 73

74 OPCIONES PRINCIPALES DEL GESTOR DE DATOS El gestor de datos también permite guardar la configuración visual para luego recuperarla en archivos de plantilla. Una plantilla es un archivo que recuerda la personalización del usuario sobre una grilla. Cuando el usuario modifica el espacio entre columnas, el ancho de las filas, el color de fondo, el tamaño de las letras, etc, se puede guardar la personalización para evitar tener que aplicarla cada vez que se muestre el mismo gestor de datos. De esta forma cada usuario puede ajustar la información que ve en pantalla para administrar los datos en una forma más eficiente. Cargar Datos: Carga datos previamente guardados por un gestor. Guardar Datos: Guarda los datos mostrados en un gesto de un archivo disco. Cargar Plantilla: Carga un archivo de plantilla y aplica los ajustes visuales. Guardar Plantilla: Genera un archivo de plantilla. Cargar diseños: Carga solamente el diseño y distribución gráfica. Guardar diseño: Guarda un archivo en disco con el diseño y su distribución gráfica, no incluye datos a diferencia de una plantilla. Configurar Página: Muestra la configuración del sistema antes de imprimir. Previsualizar: muestra en pantalla como quería la distribución en las diferentes hojas. Imprimir: envía la información de la grilla a un nuevo Trabajo de cola para su impresión. info@icomland.com Página 74

75 El apartado de exportar permite transformar la información desde ya a otros formatos para trabajarlos en diferentes aplicaciones. Simplemente seleccione el formato al cual le gustaría convertir la información y seleccione la ruta destino en disco. Si utiliza Comland Pocket Reports, seleccione el formato XML. Comland Pocket Reports es una aplicación gratuita, que se instala en teléfonos inteligentes, PDAs y otros dispositivos móviles. Más información en /sam info@icomland.com Página 75

76 El apartado herramientas suma funcionalidad al gestor de datos. Refrescar: vuelve a pedir la información a la base de datos. Consulta SQL: para usuarios avanzados muestra la consulta SQL. Habilitar Modo Avanzado de Edición: permite realizar modificaciones en los registros de forma directa sin necesidad de utilizar el formulario secundario. Solamente disponible para aquellos usuarios que tengan permisos de Administrador. Para más información consulte el apartado sobre la definición de usuarios. Orden ascendente: Ordena la grilla en orden ascendente por los valores de la columna seleccionada. Orden descendente: Ordena la grilla en orden descendente por los valores de la columna seleccionada. Ocultar columna: Permite cambiar la visibilidad de las columna seleccionada. Alineación: Permite cambiar la alineación del texto dentro de la columna. Cambiar título: Modifica el nombre de la columna. Personalizar: Permite personalizar la grilla. Las opciones de visualización y alineación permiten realizar un ordenamiento y personalización de cada columna, los cambios realizados estarán disponibles en la pre-visualización o impresión. Utilícelos para mejorar la forma de presentar su información. Recuerde que puede guardar el diseño o la plantilla para no tener que aplicar estos cambios cada vez que consulta el gestor de datos. info@icomland.com Página 76

77 Dependiendo de la información administrar necesitará cambiar la distribución de las vistas. Modo Normal: Muestra la grilla en la vista predefinida. Modo Invertido: La grilla se invierte, los registros pasan a ser columnas y las columnas a filas. Modo Formulario: Muestra un solo registro a la vez con una distribución similar a un formulario. Modo Multi Línea: Elimina la necesidad de utilizar la barra de desplazamiento horizontal generando una grilla con múltiples renglones por registro. info@icomland.com Página 77

78 Se pueden realizar agrupaciones jerárquicas por columnas con solo arrastrarlas hasta la barra superior. Para eliminar las agrupaciones simplemente arrastre nuevamente las columnas a la cabecera de la grilla. Agrupaciones jerárquicas por las columnas de clasificación y precio. info@icomland.com Página 78

79 Para reducir los elementos dentro de una búsqueda se pueden aplicar filtros debajo del nombre de las columnas. No hay un límite de filtros y pueden ser aplicados simultáneamente es diferentes columnas. La información se puede filtrar en tiempo real para acelerar las búsquedas. info@icomland.com Página 79

80 Toda la columna cuenta con ordenamientos de menor a mayor (o inverso) simplemente haga clic sobre él nombre de la columna que desea ordenar. Haga clic nuevamente sobre él nombre de la columna para invertir el orden. Ejemplo de un ordenamiento ascendente por la columna de precio. info@icomland.com Página 80

81 La vista en modo formulario es útil cuando necesita concentrarse en pocos registros con muchas columnas. Presentación de la información en la vista de formulario. Página 81

82 Una alternativa al modo formulario puede ser la vista invertida. La vista invertida muestra muchas más columnas que la vista jerárquica Página 82

83 La vista multi-línea permite ver registros con muchas columnas sin la necesidad de utilizar el control de desplazamiento vertical. Cuando hay mucha información para analizar la vista multilínea puede ser la mejor opción. Página 83

84 3.6 UTILIZANDO EL MOTOR DE IMPRESIÓN Al finalizar el ingreso de un comprobante o documento comercial por medio de un formulario acción, este se puede imprimir dependiendo de la configuración. Si el destino de impresión está configurado para utilizar una impresora no fiscal, al hacer clic en el botón Imprimir vera la siguiente pantalla. La lista de impresoras indica con un pequeño círculo, si estas tienen características de impresión en color o blanco y negro. Recuerde que para utilizar impresores fiscales deberá comprar la licencia en /sam info@icomland.com Página 84

85 Seleccione la impresora como se muestra a continuación, el tamaño del papel, el origen, la orientación y la cantidad de copias. Si la cantidad de copias necesarias supera las cuatro utilice el control de la derecha. Si modifica los parámetros manualmente de ancho o alto en milímetros, en el tamaño del papel, automáticamente se seleccionará Tamaño Personalizado. info@icomland.com Página 85

86 PREVISUALIZANDO LA IMPRESION Haga clic en previsualizar para ver cómo quedara la impresión sobre el papel. Desde el motor de impresión podrá guardar una copia en formato HTML o MHT, siendo este último un único archivo. Incluso puede exportar a formatos como Microsoft Word y Excel. Si dispone del módulo C.R.M. puede enviar la impresión por correo electrónico al interviniente del documento. Para modificar el diseño de los archivos de impresión, consulte el capítulo 11.1 Editando las plantillas de impresión. info@icomland.com Página 86

87 3.7 TECLAS DE ACCESO RÁPIDO Ciertos botones y otros objetos están pre-programados con teclas de acceso como explicaremos a continuación. Veamos un ejemplo grafico: En la imagen podemos observar que la primera letra de cada botón está subrayada. Por ejemplo, si queremos elegir el botón Seleccionar basta con apretar la combinación de teclas ALT + S. Algunos estilos visuales de sistemas operativos no permiten visualizar correctamente las letras subrayadas. En este caso recomendamos cambiar o desactivar los estilos visuales. info@icomland.com Página 87

88 4. CONFIGURACIÓN 4.1 GENERAL La configuración permite definir información usada en todo el sistema, como por ejemplo los documentos comerciales, entre otros datos que se corresponde con el modelo lógico de la empresa. Importante: Solo usuarios con permisos de Administrador pueden acceder. Para más información consulte la sección de definición de usuarios. La utilización de este apartado es idéntica a la del menú de inicio, recomendamos que lea el apartado 3.2 Menú Principal, para más información. info@icomland.com Página 88

89 4.2 COMPROBANTES La definición de comprobantes permite especificar los talonarios que se utilizaran en la sucursal de su empresa. PARAMETROS BASICOS La definición del comprobante especifica el tipo de documento comercial. La categoría impositiva filtra a los intervinientes seleccionados. El apartado de procesamiento de comprobantes determina que componentes para ser calculados al momento de ingresar el documento comercial. Tipo: Especifica el tipo de comprobante, como ser PEDIDO, FACTURA, REMITO, etc. Descripción: Una breve descripción para referencia visual, ej: FACTURA A DE VENTAS Numero de Talonario: Se debe corresponder con el talonario físico de impresión, que a su vez se corresponde con el número de sucursal. Letra: Se corresponde con la letra del talonario de impresión. Categoría Impositiva: Limita a los intervinientes (clientes / proveedores), que solo cumplan con las categorías impositivas seleccionadas. info@icomland.com Página 89

90 Procesos del Comprobante: Define como es el cálculo de diferentes impuestos al cerrar el comprobante. Procesa IVA: En sus opciones NO PROCESA, PROCESA/INCLUYE donde el precio renglón es gravado (con IVA incluido) (Facturas C), PROCESA/DISCRIMINA el precio renglón es neto y se debe aplicar la tasa de IVA aparte. SELECCIONANDO EL DESTINO DE IMPRESION En los documentos de ventas existen tres posibilidades no imprimir, utilizar una impresora no fiscal o bien si dispone de la licencia, puede utilizar un impresor fiscal. Nombre de Archivo: Define cual es el archivo de impresión para el comprobante. info@icomland.com Página 90

91 PARAMETROS POR DEFECTO El formulario acción de facturación rápida en el módulo de ventas puede ser automatizado definiendo los parámetros pre definidos en el documento comercial, esta definición recarga los valores asignados para facilitar las tareas administrativas. Si desea que los artículos administrados por el documento afecten el stock, recuerde seleccionar el casillero correspondiente. Si el talonario pre-impreso no tiene una numeración correlativa active el casillero numeración manual, de esta forma cada vez que realice el alta de un nuevo documento el sistema preguntara que numero utilizar. Parámetros del comprobante: Define con parámetros como debe comportarse el comprobante en el momento de su emisión. Numeración manual: Permite ingresar el número de comprobante correspondiente antes de su emisión, si esta opción no está activa, el sistema asume que el ultimo numero de comprobante más uno, es el que corresponde para una nueva emisión. Página 91

92 ASIGNACION A PLAN DE CUENTAS CONTABLE Posteriormente a la definición de un plan de cuentas en el módulo Contabilidad General, podrá especificar las operaciones de los documentos comerciales y la afectación de cuentas dentro del plan. El formulario secundario como se muestra a continuación permite especificar el valor de cálculo, el saldo habitual, y la cuenta contable destino. info@icomland.com Página 92

93 PERMISOS DEL COMPROBANTE Permite especificar artículos, conceptos, depósitos, listas de precios, clientes, proveedores, compradores, vendedores y usuarios autorizados o no autorizados a utilizar o no el comprobante. En el apartado de resumen general se podrán ver todos los registros especificados del comprobante seleccionado. info@icomland.com Página 93

94 ESTADOS DE LOS COMPROBANTES En el menú de configuración se encuentra la definición del estado de los comprobantes, que son descripciones como A FACTURAR, REMITIDO AL CLIENTE, etc, que permiten catalogar diferentes documentos comerciales con libertad de criterio. info@icomland.com Página 94

95 4.3 DEFINICIONES DEFINICION DE BANCOS Permite definir los bancos que se utilizaran dentro del sistema, la moneda de operación y otros datos de la entidad. Normalmente el ID del banco se corresponde con el código numérico de la entidad, esto es útil en el momento de definir un cheque, el sistema reconoce a que entidad pertenece y de esta forma puede agrupar los cheques en cartera por entidad. Nombre: Nombre fantasía de la entidad. Moneda: Moneda que usa la entidad. Nro Fiscal: Especifica el numero fiscal de la entidad info@icomland.com Página 95

96 DEFINICION DE MONEDAS Nombre: Una breve descripción para referencia. Símbolo: Especifica como el sistema debe representar la moneda. Cambio: Tasa respecto a la moneda local cuya paridad es 1. Si nuestra moneda local es PESOS ARGENTINOS, respecto al dólar el tipo de cambio por ejemplo puede ser 3,79. Ajuste: Cuando esta activa la actualización en línea y el código de actualización en línea es válido, el sistema actualizará las cotizaciones automáticamente. Se puede especificar un ajuste, ya que hay muchas empresas que trabajan por ejemplo el valor de la cotización más dos centavos. Código de actualización en línea: Hace referencia al código que vincula al cotizador con la moneda local, para más información vea el capitulo Cotizaciones. Actualizar en línea automáticamente: Cada vez que un usuario consulte el cotizador, el tipo de cambio de esta moneda se actualizará automáticamente. Moneda local: Define la moneda como local, esto hace que el tipo de cambio sea 1, y se reajuste el cálculo de todas las otras monedas. Esto no se realiza como mecánica habitual, sino que por única vez en el momento de implementación del sistema. info@icomland.com Página 96

97 DEFINICION DE PAISES Al definir cada país se pueden ingresar los diferentes registros y denominaciones fiscales. Esto es muy útil para acompañar la documentación comercial de importación o exportación. Dentro de cada país se pueden especificar sus provincias o estados. info@icomland.com Página 97

98 ZONA OPERATIVA Las zonas operativas normalmente se utilizan para marcar límites los cuales son asociados a diferentes tasas de cálculo en el momento de realizar un envío o entrega. O bien simplemente dejar un registro de la zona de operaciones. info@icomland.com Página 98

99 ZONA IMPOSITIVA La zona impositiva es útil configurarla cuando al diferentes tasas dentro de la misma región, para calcular ya sean ingresos brutos, ganancias, etc. Página 99

100 4.4 LA EMPRESA DATOS DE LA EMPRESA Atención: El nombre comercial definido en este formulario se corresponderá, con la licencia de activación del sistema. Recuerde que un cambio en el nombre comercial puede deshabilitar por completo a Comland S.A.M. info@icomland.com Página 100

101 Para quienes deseen participar del programa directorio de empresas de Comland pueden tildar los siguientes casilleros, y la información de contacto de su empresa se mostrará a través de Internet a otros usuarios de Comland S.A.M.. La participación es libre, gratuita y puede dejar de participar en cualquier momento, para cancelar la participación simplemente desmarque los casilleros y haga un clic en Aceptar. El directorio de empresa fue diseñado, para que haya una libre interrelación entre nuestros clientes y puedan fortificar sus vínculos comerciales. Comland no participa de ninguna manera en la gestión del contacto ni en los negocios emergentes del programa. info@icomland.com Página 101

102 DATOS DE LAS SUCURSALES En el apartado, datos de las sucursales, deberá especificar la información completa de su empresa. De esta forma varias sucursales pueden trabajar sin entrar en conflicto dentro de la misma base de datos de Comland S.A.M. ya que cada una administrar sus propios documentos comerciales y usuarios. info@icomland.com Página 102

103 Para grandes compañías puede resultar útil la definición de la Estructura Organizacional, ya que puede orientar a los usuarios u operadores de Comland S.A.M. a quien deben dirigir o delegar un tema, documento, o evento determinado. También es una forma de concentrar la información de contacto actualizada de todas las personas que conforman la sucursal. info@icomland.com Página 103

104 En el perfil fiscal se especifican todos los parámetros necesarios para la operación con documentos comerciales. Página 104

105 En el horario laboral, bien se pueden definir los días y horas de trabajo los cuales pueden ser impresos sobre los documentos. En la divisa se pueden marcar los días feriados, y esta definición modifica los calendarios de todo el sistema para que por ejemplo los operadores no programen eventos o reuniones en días no laborales. info@icomland.com Página 105

106 DEPARTAMENTOS Define las áreas que se encuentran dentro de la empresa, esto se utilice en el modulo de CRM y Servicio Técnico para poder delegar las tareas más eficientemente entre las distintas áreas. info@icomland.com Página 106

107 USUARIOS El sistema ofrece total control sobre sus operadores, por eso repasaremos la definición de los usuarios, su alcance y posibilidades. Al dar de alta un usuario su clave por defecto es igual al nombre de usuario. De todas formas el sistema preguntara si desea cambiar la clave por defecto para mayor seguridad. El sistema no permite definir varios usuarios con el mismo nombre de usuario para evitar que en ciertos reportes se puedan confundir los datos. Tanto el nombre de usuario como la clave de ingreso al sistema son sensibles a mayúsculas o minúsculas y si no se escriben exactamente como fueron definidas el sistema avisara que no se puede iniciar la sesión por que el usuario o clave son incorrectos. info@icomland.com Página 107

108 La pestaña Permisos y Privilegios define que alcance y que operaciones puede realizar el usuario. Limitar el acceso a los recursos para este usuario: Muestra el mismo árbol que el menú principal, y se pueden especificar qué elementos quedaran visibles para el usuario. Por ejemplo si queremos que solo vea el formulario de Facturación, tenemos que tildar todo el camino dentro del árbol, ósea Ventas y Facturación. Si el nivel superior del elemento no se encuentra tildado, este no será visible. En los formularios de acción donde se realizan operaciones, se puede limitar aun mas los permisos definiendo al constado del menú, con las opciones de Limitar a... Adicionalmente puede deshabilitar la mensajería, tareas, reportes de error, reportes de nuevas actualizaciones, entre otras opciones. Administrador del sistema: El privilegio de administrador permite controlar otras cuentas de usuario, modificar datos de la empresa, administrar licencias, y modificar configuraciones que determinan la operación del sistema. Auditar usuario: La auditoría consiste en generar un registro por cada operación incluyendo fecha y hora. El usuario no puede iniciar sesión: Útil cuando el personal de la empresa se toma vacaciones. Activando esta opción se descarta la posibilidad que una persona con las credenciales del usuario pueda ingresar en el sistema. Atención: Para qué los cambios realizados en el perfil entren en efecto, es necesario que el usuario cierre su cesión y vuelva a ingresar al sistema. info@icomland.com Página 108

109 TRANSPORTISTAS El sistema ofrece total control sobre sus operadores, por eso repasaremos la definición de los usuarios, su alcance y posibilidades. De forma acumulativa se pueden ir registrando Novedades. Estas quedan fechadas y con la indicación del usuario que da el alta. info@icomland.com Página 109

110 4.5 LICENCIAS El sistema es activado por una licencia que pone en funcionamiento los módulos adquiridos. Si dispone de una licencia haga un clic en el botón cargar del archivo, y seleccione el archivo de licencia. Cierre su cesión de usuario o reinicie el sistema para aplicar los cambios. Comland puede otorgar licencias de prueba por una vigencia de 120 días, si desea evaluar un modulo por favor contáctenos. Más información en /contacto info@icomland.com Página 110

111 4.6 OPCIONES El apartado de opciones muestra la información relativa a la configuración de los diferentes módulos, esta configuración se aplica para todos los usuarios. info@icomland.com Página 111

112 4.7 MÓDULOS El apartado del módulo, muestra todos los módulos están actualmente vigentes y cargados en el sistema. Cada modulo puede realizar tareas adicionales, o bien estar diseñados a medida para cumplir con objetivos específicos. Como por ejemplo circuitos lógicos de producción. Comland otorga de forma gratuita un kit para desarrolladores, con un manual completo, código fuente de ejemplo, para que otros programadores y grupos de desarrollo adapten sus propias soluciones. Para conseguir el kit de desarrolladores, por favor contáctenos, le enviaremos un cuestionario y cuando lo responda le daremos los accesos para descargarlo. Más información en /sam info@icomland.com Página 112

113 4.8 CONEXIONES En conexiones se podrá ver la cadena que corresponde con la información para conectar el cliente Comland S.A.M. a la base de datos. info@icomland.com Página 113

114 4.9 COMANDOS DE SERVICIO Comandos de servicio se utiliza, para realizar actualizaciones o modificaciones de forma masiva en la base de datos. Por ejemplo, puede solicitar a Comland un sistema pre configurado con los documentos comerciales, impuestos y otros parámetros que sean aplicables a su categoría fiscal, país de residencia y que correspondan con la normativa vigente. Comland le responderá con un archivo que deberá ejecutar en este apartado para que dichas modificaciones se hagan efectivas en la base de datos. info@icomland.com Página 114

115 5. IMPLEMENTACION Uno de los factores claves que requiere de planeamiento para una concreción exitosa. Recomendamos leer y volver a repasar este capítulo en caso de dudas. 5.1 GUIA DE PASOS PARA UNA IMPLEMENTACIÓN EXITOSA Dependiendo del nivel de complejidad, vamos a mantener en línea una serie de pasos que lo guiarán para realizar una implementación exitosa. Esta depende de los componentes que sean adaptados a la empresa y el modelo lógico de Comland S.A.M.. Para más información ingrese en /wlog info@icomland.com Página 115

116 6. COMPRAS 6.1 CONFIGURACIÓN PROVEEDORES Defina los datos principales del proveedor junto con la información de contacto. Página 116

117 En la pestaña datos de facturación defina el perfil fiscal del proveedor que se utilizarán para la emisión de documentos comerciales. Los parámetros indicados como listas de precio, formas de pago, zona impositiva, zona operativa y comprador sobre escriben a los definidos en el documento comercial. Para más información vea el capítulo 4.2 Comprobantes. La habilitación de cuenta corriente permite el ingreso de documentos comerciales con saldo pendiente de cancelación, si la cuenta corriente no se encuentra activa no se podrán ingresar documentos cuyo saldo sea distinto a cero. info@icomland.com Página 117

118 De forma acumulativa se pueden ir registrando Novedades. Estas quedan fechadas y con la indicación del usuario que da el alta. info@icomland.com Página 118

119 Las estadísticas del proveedor, sirve como un punto de referencia rápida para el saldo en la cuenta corriente y la cantidad de comprobantes emitidos. info@icomland.com Página 119

120 CLASIFICACION DE PROVEEDORES Los proveedores como otros intervinientes pueden ser libremente clasificados según un criterio predeterminado. Página 120

121 6.2 PEDIDOS / ÓRDENES DE COMPRA Los pedidos de compras también conocidos como órdenes de compra, extienden el pedido de mercadería a un proveedor. info@icomland.com Página 121

122 Los renglones se dividen en dos categorías artículo y concepto. Conceptos son normalmente servicios adquiridos o procesos no tangibles. Por ejemplo mano de obra. info@icomland.com Página 122

123 6.3 FACTURACIÓN Las facturas de compras normalmente alimentan el circuito de stock, y administran las cuentas corrientes con nuestros proveedores. info@icomland.com Página 123

124 Los renglones se dividen en dos categorías artículo y concepto. A diferencia del pedido u orden de compra, la factura puede definir una moneda y un tipo de cambio, que es útil cuando se realizan compras en el exterior, por importaciones, o por proveedores que directamente trabajan en una moneda diferente a la definida en el sistema como local. El sistema calcula el precio del renglón multiplicando el precio unitario por la cantidad por el tipo de cambio. info@icomland.com Página 124

125 CARACTERISTICAS DEL COMPROBANTE Hacer clic sobre, retenciones o percepciones según corresponda, donde aparecerá esta pantalla, que asiste en la carga impositiva del comprobante. La lista vacía indica que no hay impuestos / retenciones / percepciones aplicados al documento. Para agregar, clic en Agregar y parecerá el gestor Componentes de Compra. En este definimos todas las operaciones que utilizaremos con los documentos comerciales. Al finalizar el Alta de una operación aparecerá esta misma disponible en el gestor listo para ser elegido por este y otros comprobantes. info@icomland.com Página 125

126 El formulario secundario especifica la libre definición de operaciones posibles para asignar al documento. Tipo: Seleccionar el tipo de operación según corresponda, por ejemplo retención. Descripción: Un titulo para identificar la finalidad en la definición de la operación. Base imponible: Seleccione sobre cual se va a aplicar la operación, por ejemplo la mayoría de los impuestos usan el importe Neto para el cálculo. Aplicación Porcentual: Se utiliza cuando el valor de cálculo es dinámico según el resultado de la base imponible. Aplicación Importe: Exclusivo para su uso con importes fijos, no variables. Aplicar únicamente si supera un importe mínimo: Se utiliza cuando queremos especificar que la operación solo debe tener efecto cuando la base imponible supera el importe especificado en este campo. info@icomland.com Página 126

127 Ahora nos resta seleccionar el registro que deseamos asignar al documento y esta operación comenzara a reevaluarse automáticamente y actualizara los totales de la factura. Cuando hemos finalizado la definición y asignación de operaciones, los detalles se actualizan para que los importes se correspondan. Los mismos aparecen discriminados al final del formulario. Ilustración con la lógica del motor de cálculo impositivo. info@icomland.com Página 127

128 6.4 NOTA DE DEBITO Una nota de débito en compras nos permite ajustar nuestro saldo contra un proveedor. Normalmente lo que haremos es ingresar la misma nota de débito que nos entrega el proveedor en concepto de ajuste por una previa operación. Página 128

129 La aplicación de artículos por nota de crédito y débito se realizan por devoluciones de mercadería o ajustes de diferencias en los remitos de entrega. Un concepto normalmente se utiliza por ejemplo por gastos administrativos. Operaciones por comprobante normalmente están destinadas a ajustar el total o bien cancelar contablemente el documento. info@icomland.com Página 129

130 6.5 NOTA DE CRÉDITO La nota de crédito también se utiliza para ajustar el saldo contra el proveedor y la diferencia es que un crédito de un proveedor significa que disponemos de dinero a nuestro favor. info@icomland.com Página 130

131 La aplicación de artículos por nota de crédito y débito se realizan por devoluciones de mercadería o ajustes de diferencias en los remitos de entrega. Un concepto normalmente se utiliza por ejemplo por gastos administrativos. Operaciones por comprobante normalmente están destinadas a ajustar el total o bien cancelar contablemente el documento. info@icomland.com Página 131

132 6.6 ÓRDENES DE PAGO Pagos también conocidos como órdenes de pago. Estos se utilizan para ajustar los saldos de los comprobantes que quedaron pendientes en compras anteriores y ajustes de caja. info@icomland.com Página 132

133 A diferencia de una factura en un pago no tenemos renglones con artículos o conceptos. Simplemente hacemos referencia a un documento comercial que aún tiene saldo pendiente de cancelación. En este ejemplo vemos que la Factura A número 3 tiene un saldo pendiente de $464,64. En la columna Aplicar especificamos cuál es el importe del comprobante que vamos a cancelar con nuestra orden de pago. Se pueden especificar varias facturas simultáneamente y al igual que otros documentos se puede ingresar un pago mixto. El saldo de una orden de pago debe ser siempre igual a cero, sino se deben ajustar los comprobantes que se aplican, o bien la información correspondiente al pago. info@icomland.com Página 133

134 6.7 REMITOS DE COMPRA CON MERCADERÍA Dependiendo de la forma de trabajo de la empresa, no todas alimentan su stock desde una factura de compras sino al recibir un remito del proveedor. Si es el caso primero debemos definir en la configuración del sistema que las facturas de compras no deben modificar el stock. Página 134

135 La operación del remito es idéntica a una factura con la única diferencia que no se deben especificar importes. Sólo las cantidades de los artículos. Código de artículo: Especifique el código del artículo. Depósito: Define cuál va a ser el destino del artículo. Partida: Se corresponde con un código que normalmente lo administra el proveedor para poder controlar la partida, este mismo es útil cuando queremos hacer la devolución de mercadería. Número de serie: Si el control de partida no es suficiente podemos individualizar cada uno de los artículos con su número de serie. De esta forma tendremos un total control del origen y el destino de la mercadería. Cantidad: Fija la cantidad del artículo a adquirir. info@icomland.com Página 135

136 6.8 AJUSTES DE PRECIOS COSTO REFERENCIA el precio de costo referencia ayuda a calcular las listas de precios que se utilizan en compras ya que muchos artículos pueden ajustar su precio en base a un porcentaje de ganancia. Este porcentaje se calcula como base el precio costo referencia. Desde el siguiente asistente podemos modificar el precio costo referencia de todos los artículos. Lista de precios: especifique la lista de precios sobre la que desea trabajar. Clasificador: es posible aplicar un filtro de categorías para facilitar la tarea del cambio de precios. Al finalizar el ajuste de precios, haga un clic sobre el botón Actualizar Precios. info@icomland.com Página 136

137 6.9 REPORTES Documentos con Saldo: muestra todos los comprobantes del módulo cuyo saldo no es cero. Documentos con Saldo Detallados: muestra todos los registros y sus comprobantes donde el saldo es distinto a cero. Documentos sin Saldo: muestra todos los comprobantes del módulo donde el saldo es igual a cero. Documentos sin Saldo Detallados: muestra todos los registros y sus comprobantes donde el saldo es igual a cero. Reporte de Documentos Comerciales: muestra todos los comprobantes del módulo. Lista de Precios: muestra un reporte detallado de artículos y su precio de costo de compra. Histórico de Precios: muestra un reporte detallado con el histórico de precio por cada artículo. info@icomland.com Página 137

138 7. VENTAS 7.1 CONFIGURACIÓN CLIENTES Defina los datos principales del cliente junto con la información de contacto. Página 138

139 En la pestaña datos de facturación defina el perfil fiscal del cliente que se utilizarán para la emisión de documentos comerciales. Los parámetros indicados como listas de precio, formas de pago, zona impositiva, zona operativa y comprador sobre escriben a los definidos en el documento comercial. Para más información vea el capítulo 4.2 Comprobantes. La habilitación de cuenta corriente permite el ingreso de documentos comerciales con saldo pendiente de cancelación, si la cuenta corriente no se encuentra activa no se podrán ingresar documentos cuyo saldo sea distinto a cero. info@icomland.com Página 139

140 De forma acumulativa se pueden ir registrando Novedades. Estas quedan fechadas y con la indicación del usuario que da el alta. info@icomland.com Página 140

141 Las estadísticas del cliente, sirve como un punto de referencia rápida para el saldo en la cuenta corriente y la cantidad de comprobantes emitidos. info@icomland.com Página 141

142 CLASIFICACION DE CLIENTES Los clientes como otros intervinientes pueden ser libremente clasificados según un criterio predeterminado. Página 142

143 CONCEPTOS DE FACTURACION Página 143

144 VENDEDORES Defina los datos principales del cliente junto con la información de contacto. Página 144

145 Existen 3 maneras de calcular la comisión para cada vendedor. la cuenta corriente se puede actualizar automáticamente por comprobantes emitidos, comisiones sobre comprobantes con cobranza parciales y totales, o comisiones sobre comprobantes emitidos con cobranza totales. Si el casillero de Calcular sobre importes netos no está tildado se utilizará el total del comprobante. Los porcentajes de comisión se definen en las listas de precios asociadas a los artículos. info@icomland.com Página 145

146 De forma acumulativa se pueden ir registrando Novedades. Estas quedan fechadas y con la indicación del usuario que da el alta. info@icomland.com Página 146

147 La pestaña de estadísticas muestra el actual saldo en la cuenta corriente del vendedor, y la cantidad de comprobantes emitidos. Útil para una referencia rápida. info@icomland.com Página 147

148 CLASIFICACION DE VENDEDORES Como otros intervinientes, pueden ser clasificados según un criterio predeterminado. Página 148

149 LISTAS DE PRECIOS Define las listas de precios. Página 149

150 7.2 PEDIDOS Los pedidos de ventas, registran una solicitud de mercadería por parte de un cliente. Estos documentos comerciales no afectan el stock ni las cajas. Página 150

151 Los renglones se dividen en dos categorías artículo y concepto. Conceptos son normalmente servicios adquiridos o procesos no tangibles. Por ejemplo mano de obra. Código de artículo: Especifique el código del artículo. Lista de precios: Especifica con que lista de precios se calculará el costo del artículo. Depósito: Define cuál va a ser el destino del artículo. Puede ser modificado posteriormente. Partida: Se corresponde con un código que normalmente lo administra el proveedor para poder controlar la partida, este mismo es útil cuando queremos hacer la devolución de mercadería. Número de serie: Si el control de partida no es suficiente podemos individualizar cada uno de los artículos con su número de serie. De esta forma tendremos un total control del origen y el destino de la mercadería. info@icomland.com Página 151

152 Cantidad: fija la cantidad del artículo a adquirir, la unidad de medida se especifica en la lista de precios. Precio unitario: Especifique el valor del artículo, el sistema calculará la cantidad por el precio unitario para conseguir el total. Código de concepto: Especifique el código del concepto. info@icomland.com Página 152

153 7.3 FACTURACIÓN Las facturas de ventas normalmente descuentan nuestro stock, y administran las cuentas corrientes con nuestros clientes si la cobranza no es al contado. info@icomland.com Página 153

154 Los renglones se dividen en dos categorías artículo y concepto. Conceptos son normalmente servicios adquiridos o procesos no tangibles. Por ejemplo mano de obra. Código de artículo: Especifique el código del artículo. Lista de precios: Especifica con que lista de precios se calculará el costo del artículo. Depósito: Define cuál va a ser el destino del artículo. Puede ser modificado posteriormente. Partida: Se corresponde con un código que normalmente lo administra el proveedor para poder controlar la partida, este mismo es útil cuando queremos hacer la devolución de mercadería. Número de serie: Si el control de partida no es suficiente podemos individualizar cada uno de los artículos con su número de serie. De esta forma tendremos un total control del origen y el destino de la mercadería. info@icomland.com Página 154

155 Cantidad: fija la cantidad del artículo a adquirir, la unidad de medida se especifica en la lista de precios. Precio unitario: Especifique el valor del artículo, el sistema calculará la cantidad por el precio unitario para conseguir el total. Código de concepto: Especifique el código del concepto. info@icomland.com Página 155

156 CARACTERISTICAS DEL COMPROBANTE Hacer clic sobre, retenciones o percepciones según corresponda, donde aparecerá esta pantalla, que asiste en la carga impositiva del comprobante. La lista vacía indica que no hay impuestos / retenciones / percepciones aplicados al documento. Para agregar, clic en Agregar y parecerá el gestor Componentes de Compra. En este definimos todas las operaciones que utilizaremos con los documentos comerciales. Al finalizar el Alta de una operación aparecerá esta misma disponible en el gestor listo para ser elegido por este y otros comprobantes. info@icomland.com Página 156

157 El formulario secundario especifica la libre definición de operaciones posibles para asignar al documento. Tipo: Seleccionar el tipo de operación según corresponda, por ejemplo retención. Descripción: Un titulo para identificar la finalidad en la definición de la operación. Base imponible: Seleccione sobre cual se va a aplicar la operación, por ejemplo la mayoría de los impuestos usan el importe Neto para el cálculo. Aplicación Porcentual: Se utiliza cuando el valor de cálculo es dinámico según el resultado de la base imponible. Aplicación Importe: Exclusivo para su uso con importes fijos, no variables. Aplicar únicamente si supera un importe mínimo: Se utiliza cuando queremos especificar que la operación solo debe tener efecto cuando la base imponible supera el importe especificado en este campo. info@icomland.com Página 157

158 Ahora nos resta seleccionar el registro que deseamos asignar al documento y esta operación comenzara a reevaluarse automáticamente y actualizara los totales de la factura. Cuando hemos finalizado la definición y asignación de operaciones, los detalles se actualizan para que los importes se correspondan. Los mismos aparecen discriminados al final del formulario. Ilustración con la lógica del motor de cálculo impositivo. info@icomland.com Página 158

159 7.4 FACTURACIÓN RÁPIDA El formulario de facturación rápida es idéntico a nivel lógico que una facturación normal, salvo que éste está optimizado para emitir rápidamente documentos comerciales. Si desea dar de alta un nuevo cliente complete los datos en los campos de texto y al finalizar haga clic en el botón agregar de la parte superior. info@icomland.com Página 159

160 de no estar pre definidos en el comprobante debe especificar la lista de precios y el depósito luego podrá realizar ingresos de registros por renglones de la factura directamente seleccionando un artículo o concepto, cantidad y precio unitario. El precio unitario es el sugerido por la lista de precios. info@icomland.com Página 160

161 En la pestaña Formas de pago / Zonas, se pueden definir datos adicionales que son requeridos para respaldar operaciones de exportación. info@icomland.com Página 161

162 7.5 NOTA DE DEBITO Una nota de débito en compras nos permite ajustar nuestro saldo contra un cliente. Normalmente lo que haremos es emitir una nota de débito para un ajuste de una previa operación comercial. Página 162

163 La aplicación de artículos por nota de crédito y débito se realizan por devoluciones de mercadería o ajustes de diferencias en los remitos de entrega. Un concepto normalmente se utiliza por ejemplo por gastos administrativos. Operaciones por comprobante normalmente están destinadas a ajustar el total o bien cancelar contablemente el documento. info@icomland.com Página 163

164 7.6 NOTA DE CRÉDITO La nota de crédito también se utiliza para ajustar el saldo contra el cliente. Página 164

165 La aplicación de artículos por nota de crédito y débito se realizan por devoluciones de mercadería o ajustes de diferencias en los remitos de entrega. Un concepto normalmente se utiliza por ejemplo por gastos administrativos. Operaciones por comprobante normalmente están destinadas a ajustar el total o bien cancelar contablemente el documento. info@icomland.com Página 165

166 7.7 RECIBOS POR COBRANZA Se emiten para dejar constancia del pago de nuestro cliente. Se podrán ajustar los saldos de los comprobantes que quedaron pendientes en ventas anteriores. A diferencia de una factura en un recibo no tenemos renglones con artículos o conceptos. Simplemente hacemos referencia a un documento comercial que aún tiene saldo pendiente de cancelación. info@icomland.com Página 166

167 En la columna aplicar especificamos cuál es el importe del comprobante que vamos a cancelar con nuestro recibo. Se pueden especificar varias facturas simultáneamente y al igual que otros documentos. Se puede ingresar la cobranza de forma mixta. El saldo de un recibo debe ser siempre igual a cero, sino se deben ajustar los comprobantes que se aplican, o bien la información correspondiente a la cobranza. info@icomland.com Página 167

168 7.7 REMITOS POR ENTREGA DE MERCADERÍA Dependiendo de la forma de trabajo de la empresa, no todas descuentan su stock desde una factura de ventas, sino al emitir un remito al cliente. Si es el caso primero debemos definir en la configuración del sistema que las facturas de ventas no deben modificar el stock. Página 168

169 La operación del remito es idéntica a una factura con la única diferencia que no se deben especificar importes. Sólo las cantidades de los artículos. Código de artículo: Especifique el código del artículo. Depósito: Define cuál va a ser el destino del artículo. Partida: Se corresponde con un código que normalmente lo administra el proveedor para poder controlar la partida, este mismo es útil cuando queremos hacer la devolución de mercadería. Número de serie: Si el control de partida no es suficiente podemos individualizar cada uno de los artículos con su número de serie. De esta forma tendremos un total control del origen y el destino de la mercadería. Cantidad: Fija la cantidad del artículo a adquirir. info@icomland.com Página 169

170 7.9 AJUSTES DE PRECIOS Los ajustes de precios se pueden realizar modificando el precio del artículo o el porcentaje de utilidad. El ajustes de precio únicamente se realiza sobre una lista de precios y es totalmente independiente al precio costo referencia del artículo. Lista de precios: especifique la lista de precios sobre la que desea trabajar. Clasificador: es posible aplicar un filtro de categorías para facilitar la tarea del cambio de precios. Al finalizar el ajuste de precios, haga un clic sobre el botón Actualizar Precios. info@icomland.com Página 170

171 7.10 REPORTES Documentos con Saldo: muestra todos los comprobantes del módulo cuyo saldo no es cero. Documentos con Saldo Detallados: muestra todos los registros y sus comprobantes donde el saldo es distinto a cero. Documentos sin Saldo: muestra todos los comprobantes del módulo donde el saldo es igual a cero. Documentos sin Saldo Detallados: muestra todos los registros y sus comprobantes donde el saldo es igual a cero. Reporte de Documentos Comerciales: muestra todos los comprobantes del módulo. Lista de Precios: muestra un reporte de todos los artículos asociados a sus listas de precios, y sus los importes. Histórico de Precios: muestra un reporte detallado con el histórico de precio por cada artículo. info@icomland.com Página 171

172 8. MODULO DE CAJAS Y BANCOS 8.1 CONFIGURACIÓN CUENTAS DE CAJA Se definen cuentas de caja para separar los ingresos en diferentes monedas y/o para discriminar movimientos en diferentes puntos de venta. info@icomland.com Página 172

173 BANCOS Permite definir los bancos que se utilizaran dentro del sistema, la moneda de operación y otros datos de la entidad. Normalmente el ID del banco se corresponde con el código numérico de la entidad, esto es útil en el momento de definir un cheque, el sistema reconoce a que entidad pertenece y de esta forma puede agrupar los cheques en cartera por entidad. Nombre: Nombre fantasía de la entidad. Moneda: Moneda que usa la entidad. Nro Fiscal: Especifica el numero fiscal de la entidad info@icomland.com Página 173

174 MONEDAS Nombre: Una breve descripción para referencia. Símbolo: Especifica como el sistema debe representar la moneda. Cambio: Tasa respecto a la moneda local cuya paridad es 1. Si nuestra moneda local es PESOS ARGENTINOS, respecto al dólar el tipo de cambio por ejemplo puede ser 3,79. Ajuste: Cuando esta activa la actualización en línea y el código de actualización en línea es válido, el sistema actualizará las cotizaciones automáticamente. Se puede especificar un ajuste, ya que hay muchas empresas que trabajan por ejemplo el valor de la cotización más dos centavos. Código de actualización en línea: Hace referencia al código que vincula al cotizador con la moneda local, para más información vea el capitulo Cotizaciones. Actualizar en línea automáticamente: Cada vez que un usuario consulte el cotizador, el tipo de cambio de esta moneda se actualizará automáticamente. Moneda local: Define la moneda como local, esto hace que el tipo de cambio sea 1, y se reajuste el cálculo de todas las otras monedas. Esto no se realiza como mecánica habitual, sino que por única vez en el momento de implementación del sistema. info@icomland.com Página 174

175 8.2 AJUSTE DE CAJA Los ajustes de caja permiten definir ingresos y egresos en la cuenta de caja especificada. En el campo de observaciones puede detallar con que se corresponde el ajuste de caja. Esto es muy importante para mantener una referencia al momento de cerrar la caja a fin del día. info@icomland.com Página 175

176 Para realizar una operación, seleccione el tipo de operación, luego la cuenta de caja y especifique el importe. Nota: No se pueden especificar importes negativos en las cantidades. info@icomland.com Página 176

177 8.3 TRANSFERENCIAS DE CAJA Las transferencias de caja nos permite realizar un movimiento doble. Desde la caja origen se realizara un débito que se acreditará en la caja destino. Normalmente se utiliza para mover pequeñas cantidades de dinero desde la caja principal a la caja chica. La cantidad debe ser mayor a cero y el sistema no controla que la suma de dinero a transferir existe actualmente en la caja origen. Las transferencias de cajas al no estar asociadas a un comprobante, son movimientos que no pueden revertirse dando la operación de baja. La alternativa es generar un movimiento idéntico, intercambiando la caja origen y destino. De esta forma el dinero que se transfirió volvería a acreditarse. info@icomland.com Página 177

178 8.4 REPORTES MOVIMIENTOS DE CAJA POR PERIODO Reporta los movimientos de una cuenta de caja, sumando los totales de ingresos, egresos y el saldo que es el resultado de la resta de los egresos a los ingresos. Es posible analizar periodos o intervalos entre fechas. Es similar al reporte de movimientos de caja, a diferencia de que se muestran los totales que son útiles al momento de realizar controles de caja. info@icomland.com Página 178

179 MOVIMIENTOS DE CAJA Reporte que detalla todos los movimientos de caja, con posibilidad de filtrar por fecha, cuenta de caja y operación. Saldo de clientes: resumen que puede mostrar los saldos de cada uno de los clientes de forma totalizada o detallada. También se puede filtrar y contabilizar movimientos entre fechas y cuentas de caja. Saldo de clientes detallados: muestra un reporte completamente detallado con todos los movimientos paso a paso en el orden que ocurrieron. La suma de todos los movimientos conforman el saldo actual del cliente. Saldo de proveedores: ídem a saldo de clientes. Saldo de proveedores detallados: ídem a saldo de clientes detallados. Saldos en Cuentas de Caja: Reporte con el importe total de cada una de las cuentas de caja. Reporte de transacciones: muestra todos los comprobantes del módulo. info@icomland.com Página 179

180 9. MODULO DE STOCK 9.1 CONFIGURACIÓN ARTICULOS Define los artículos, depósitos, listas de precios, conceptos, y otros datos relacionados con la compra y venta de artículos. Fechas de compra, venta y actualización: son completadas automáticamente por el sistema. Clasificador: Los artículos pueden ser clasificados según un criterio predeterminado. info@icomland.com Página 180

181 En la pestaña datos de venta se especifican las listas de precios asignadas al artículo con su correspondiente unidad de medida, y el cálculo del precio de venta puede realizarse de dos maneras. Modificando el porcentaje de utilidad el cual se calcula tomando como parámetro el costo del producto definido en la pestaña datos de compra, o bien directamente ingresando un precio. Concepto de venta: algunos reportes de contabilidad mostrarán la descripción del concepto de venta en lugar del nombre del artículo. IVA: tasa de IVA del producto expresado en porcentaje, puede tener como máximo hasta cuatro decimales. info@icomland.com Página 181

182 Se pueden asignar proveedores y su código de artículo, que favorecen la emisión de órdenes de compra o bien la carga de factura o remito provista por el proveedor. Estos códigos de artículo no se corresponden con los utilizados por la empresa, simplemente crean una referencia con los códigos del proveedor para una mejor trazabilidad. Concepto de compra: algunos reportes de contabilidad mostrarán la descripción del concepto de compra en lugar del nombre del artículo. Precio costo referencia: el sistema lo utilizará como parámetro para poder realizar correctamente el cálculo del porcentaje de utilidad en las listas de precios de ventas. También se usa para calcular el rendimiento de cada producto. info@icomland.com Página 182

183 En esta sección se definen los depósitos de trabajo autorizados para el artículo. Stock mínimo: dependiendo de la configuración algunos usuarios pueden ser alertado por el sistema cuando la cantidad mínima de stock para determinado artículo es alcanzada. Punto de pedido: ayuda a los jefes de compra a calcular las cantidades necesarias para reabastecer el stock de la empresa. Desde el módulo de compras, al emitir una orden de compra se le puede solicitar al sistema que sugiera los artículos faltantes. El artículo será sugerido para su compra, si el stock existente de ese momento es inferior al punto de pedido especificado. Stock máximo: trabaja en relación con el punto de pedido y cuando se generan las sugerencias de compra por medio del asistente calcula el total a pedir realizando la siguiente operación ( stock máximo - stock existente ). info@icomland.com Página 183

184 9.2 CLASIFICADOR DE ARTÍCULOS El clasificador de artículo permite ordenar una gran cantidad de productos que pueden estar disponibles en la tabla de artículos del sistema, para que sean fácilmente administradas. Se dispone de cuatro niveles diferentes los cuales pueden a su vez tener diferentes dependencias, entre niveles hijos y padres. Cada registro de nivel puede llevar una codificación de producto la cual se utiliza al momento de dar de alta un artículo. Empresas manufactureras con grandes cantidades de artículos se ven beneficiadas por esta característica gracias a que su lógica suprime la posibilidad de repetir códigos de producto en diferentes artículos. info@icomland.com Página 184

185 9.3 INGRESO DE STOCK Existen condiciones especiales, donde es necesario realizar ajustes de stock en un depósito. En ese caso se utilizan los ingresos de stock, para que el disponible de mercadería se corresponda con los datos del sistema. Página 185

186 Código de artículo: Especifique el código del artículo. Depósito: Define cuál va a ser el destino del artículo. Partida: Se corresponde con un código que normalmente lo administra el proveedor para poder controlar la partida. Cantidad: Especifica la cantidad del artículo. info@icomland.com Página 186

187 9.4 EGRESO DE STOCK Al igual que los ingresos, los egresos se utilizan también para ajustes de stock. Página 187

188 Código de artículo: Especifique el código del artículo. Depósito: Define cuál va a ser el origen del artículo. Partida: Se corresponde con un código que normalmente lo administra el proveedor para poder controlar la partida. Cantidad: Especifica la cantidad del artículo. info@icomland.com Página 188

189 9.5 TRANSFERENCIAS DE STOCK Las transferencias se utilizan en ocasiones especiales donde es necesario mover la mercadería de un depósito a otro. info@icomland.com Página 189

190 Código de artículo: Especifique el código del artículo. Depósito Origen: Define cuál va a ser el origen del artículo. Depósito Destino: Define cuál va a ser el destino del artículo. Partida: Se corresponde con un código que normalmente lo administra el proveedor para poder controlar la partida. Cantidad: Especifica la cantidad del artículo. info@icomland.com Página 190

191 9.6 AJUSTE DE STOCK El ajuste de stock permite definir un depósito y las categorías de los artículos para poder ajustar la cantidad existente de mercadería. No se recomienda realizar ajustes de stock a menos que los movimientos de los depósitos que deseamos ajustar, no estén bajo el control de los documentos comerciales del resto del sistema. Si nuestra empresa cuenta con varias sucursales y cada una tiene un depósito propio. El ajuste de stock se podría utilizar para hacer coincidir la mercadería existente en un depósito que no sea local, ósea de una sucursal. Porque los documentos comerciales del sistema local no afectarían a los depósitos de otras sucursales. En este caso para poder llevar un mejor control de otros depósitos que no estén al alcance de nuestros documentos comerciales podemos optar ajustándolos. info@icomland.com Página 191

192 Para realizar ajustes en los depósitos locales se recomienda utilizar los formularios de ingreso y egreso que tienen una mejor trazabilidad. Deposito: especifique el depósito sobre el que desea trabajar. Clasificador: es posible aplicar un filtro de categorías para facilitar la tarea del cambio de precios. Al finalizar el ajuste de stock, haga un clic sobre el botón Aceptar. info@icomland.com Página 192

193 10. CONTABILIDAD GENERAL 10.1 CONFIGURACIÓN AGRUPAMIENTOS Define los agrupamientos para las cuentas contables. Página 193

194 CENTROS DE COSTO Define los centros de costo para las cuentas contables. Página 194

195 CLASIFICACIONES Define la clasificación para las cuentas contables. Página 195

196 CUENTAS CONTABLES Define las cuentas contables dentro del sistema. Página 196

197 SUBDIARIOS Define los subdiarios. Página 197

198 10. MODULO DE S.A.T CONFIGURACIÓN Este módulo sirve para el seguimiento y control de laboratorio que se dedican a la reparación de artefactos. Incluye la recepción, entrega, y la emisión de certificados de garantía. info@icomland.com Página 198

199 10.2 INGRESOS A S.A.T. El ingreso emite un documento impreso y consta al cliente del equipo fue dejado por reparaciones o modificaciones. Posteriormente los técnicos pueden hacer referencia al documento al artículo y realizar tantas modificaciones en el registro como sean necesarias. info@icomland.com Página 199

200 Los datos principales de un ingreso, son depósito en donde se alojará temporalmente el artículo, equipo, detalles que debería mencionar las modificaciones por reparaciones a realizar o en su defecto de escribir cual es la falla. Observaciones es un campo de utilización interna que no será impreso en ningún comprobante, aquí los técnicos pueden especificar la reparación o modificación con libre criterio. El campo número de serie genera un historial por artículo, el cual de encontrarse repetido genera una asociación con comprobantes anteriores, lo que permite al técnico consulta el siglo completo del artículo, y conocer si el problema actual es una reincidencia de un servicio anterior. El estado es un texto que define visualmente en que parte del proceso el artículo se encuentra. info@icomland.com Página 200

201 Al igual que un pedido de ventas el presupuesto permite agregar artículos de la base de datos y conceptos que conformarán el costo total de la reparación o modificación del artículo ingresado. Al momento de realizar la facturación es posible importar los datos aquí expuestos, facilitando un mejor seguimiento Y una menor carga administrativa. info@icomland.com Página 201

202 Las novedades del artículo funcionan de la misma forma que para intervinientes como clientes o proveedores. Al agregarse una novedad queda registro del usuario que la ingresa, junto a la fecha / hora de la misma. info@icomland.com Página 202

203 10.3 EGRESOS DE S.A.T. Un egreso es similar a un remito de entrega de mercadería. Esta mecánica permite dar de baja o quitar de stock aquellos artículos que se agregaron en el momento de realizar un ingreso por el módulo de S.A.T. info@icomland.com Página 203

204 haciendo clic en equipo se podrán ver aquello que aún están pendientes de entrega para el cliente anteriormente seleccionado y una vez elegido el registro en el gestor de datos se mostrará en pantalla la información del comprobante referencia. Es posible modificar el estado del artículo que también será actualizado en el documento de ingreso. info@icomland.com Página 204

205 10.4 EMISION DE CERTIFICADOS DE GARANTIA La emisión se puede realizar haciendo referencia a un cliente y a cualquier artículo que haya ingresado en algún punto del tiempo al modulo de S.A.T.. info@icomland.com Página 205

206 Se puede otorgar tantas garantías por artículo como sean necesarias, esto es así para que siempre exista la posibilidad de poder ampliar los períodos si hay común acuerdo entre el prestador y el cliente. Artículo: seleccione un artículo previamente ingresado que corresponda al cliente seleccionado. Observaciones: carga las observaciones correspondientes al artículo ingresado, y al documento referenciado por el gestor. Fecha de entrega: por defecto carga el día actual. Fecha de vencimiento: se puede calcular utilizando los atajos rápidos de cálculo donde cada opción suma el número de días a la fecha de entrega. Periodo de garantía: muestra el período por el cual el artículo se encuentra vigente y goza de garantía. info@icomland.com Página 206

207 10.5 PANEL DE CONTROL Agiliza y concentra la información para una mejor recepción, entrega, y la emisión de certificados de garantía. info@icomland.com Página 207

208 El panel de control está dividido en 2 pestañas, una para reportes y otra para organizar las tareas del departamento técnico. Se puede imprimir con diferentes vistas, y agregar observaciones que son propias del módulo. Para realizar consultas instantáneas utilice el panel derecho, este tiene pre-configurado reportes por defecto que lo ayudaran a buscar la información de manera más ágil. info@icomland.com Página 208

209 10.6 REPORTES Reportes de pedidos de servicio técnico: muestra todos los documentos relacionados al ingreso. Reporte de entregas de servicio técnico: crea un informe con los documentos relacionados al egreso. Página 209

210 11. USUARIOS AVANZADOS 11.1 EDITANDO LAS PLANTILLAS DE IMPRESIÓN Todos los comprobantes del sistema se pueden modificar, para adaptarlos a un formulario pre impreso. Los formularios se encuentran en carpeta printer, en la ruta donde se instala el sistema. Los archivos de impresión se guardaran localmente en cada equipo y no dentro de la base de datos. Para trasladar los archivos de impresión a otro equipo debe copiar la carpeta printer. Veamos cómo es el funcionamiento del motor de impresión, para que pueda ajustar sus propios comprobantes. Al iniciar una impresión el sistema buscará el archivo está definido en la configuración del comprobante dentro de la carpeta printer\usuario donde usuario se corresponde con el nombre de usuario del operador que inició la sesión. Si éste no se encuentra entonces buscará el archivo en la carpeta printer. De no encontrarse en ninguna de las dos ubicaciones se presentará un mensaje de error en pantalla. El contenido de este archivo es HTML puro, pero incluye algunos comentarios que le indican al sistema, donde imprimir los valores, y como presentar la información. Cada archivo consta de tres secciones la cabecera, donde normalmente encontramos la información de un intervinientes como por ejemplo razón social, teléfono, dirección, etcétera. El cuerpo, donde están los registros de cada comprobante, por ejemplo en una factura, los artículos y conceptos de la misma. El pie, donde se muestran los totales, totales, impuestos, entre otros. info@icomland.com Página 210

211 Para indicarle al sistema en que sección estamos trabajando lo hacemos con los siguientes comandos, dentro del código fuente HTML. La indicación del comienzo de una cabecera se expresa de la siguiente forma: <!--comland.printer.head--> Para indicar el comienzo del cuerpo, utilizamos: <!--comland.printer.body--> Para el pie, lo especificamos de la siguiente forma: <!--comland.printer.foot--> Veamos el siguiente ejemplo, concentrándonos en el texto destacado: <!--comland.printer.head--><br /> <div>#fecha#</div> <div> #INT_RAZON_SOCIAL#<br /> #INT_LOCALIDAD# </div> <table> <!--comland.printer.body--> <tr> <td>#cantidad#</td> <td>#art_detalles#</td> <td>#precio#</td> <td>#importe#</td> </tr> <!--comland.printer.foot--> </table> Al inicio, la cabecera indica al sistema que los campos encerrados entre numerales, deben de ser reemplazados en el momento de ejecutar una impresión. En la sección del cuerpo, el sistema sabe que debe repetir las líneas HTML hasta la declaración de la sección del pie de página, tantas veces como registros (renglones) posea el documento. Por ejemplo si se trata de una factura con 3 renglones, el texto entre esas cabeceras se repetirá 3 veces, pero cada ocurrencia llevará el valor que le corresponde. El cierre, o pie, se especifica únicamente para que el sistema deje de repetir código HTML. info@icomland.com Página 211

212 Dentro del pie si se encuentran campos entre numerales, estos también serán procesados. Utilizando el mismo ejemplo anterior, vamos a ver como indicarle al sistema que valores debe imprimir Los valores se especifican entre símbolos numerales. Dentro de estos símbolos se debe especificar el nombre del campo de la tabla que contiene el valor a imprimir. Veamos el siguiente ejemplo. <!--comland.printer.head--><br /> <div>#fecha#</div> <div> #INT_RAZON_SOCIAL#<br /> #INT_LOCALIDAD# </div> <table> <!--comland.printer.body--> <tr> <td>#cantidad#</td> <td>#art_detalles#</td> <td>#precio#</td> <td>#importe#</td> </tr> <!--comland.printer.foot--> </table> Aquí estamos especificando que los campos fecha, razón social, localidad, cantidad, detalles del artículo, precio e importe sean impresos. Para poder conocer los nombres de los campos de las tablas sólo basta con pre-visualizar un documento a imprimir, y cuando aparezca el motor de impresión hacemos clic sobre el botón Análisis de Datos en la sección de Herramientas. info@icomland.com Página 212

213 En este formulario veremos en la primera columna los nombres de los campos, y en las siguientes columnas, los valores que se asignarán al momento de imprimir. Habrá tantas columnas como registros contenga al documento. En este caso si deseamos imprimir el tipo de documento lo haremos de la siguiente forma: <!--comland.printer.head--><br /> <div>#tipo#</div> <div>#fecha#</div> <div> info@icomland.com Página 213

214 Como se trata de un archivo clásico en formato HTML, se puede mezclar con otros lenguajes como Java, Ajax, etc. Si se quisiera darle mayor dinamismo y flexibilidad. Los campos pueden ajustarse con precisión milimétrica para que coincidan con cualquier formato de formularios pre impreso. En otras palabras, el alcance y funcionalidad del motor de impresión no tiene límites ya que puede ser configurado en su totalidad. info@icomland.com Página 214

215 Existen otros comandos que puede post procesar información. Explicaremos cada uno y su utilización a continuación: Comando Utilización Ejemplo de salida <!--comland.printer.date.long--> Devuelve una fecha larga Sábado, 17 de Octubre de 2009 <!--comland.printer.date.medium--> Devuelve una fecha media 17-Oct-09 <!--comland.printer.date.short--> Devuelve una fecha corta 17/10/2009 <!--comland.printer.date.day--> Devuelve el día de una fecha 17 <!--comland.printer.date.month--> Devuelve el mes de una fecha 10 <!--comland.printer.date.year--> Devuelve el año de una fecha 2009 <!--comland.printer.date.year.short--> Devuelve el año corto una fecha 09 <!--comland.printer.time.long--> Devuelve el año largo de una fecha 2009 <!--comland.printer.time.medium--> Devuelve un horario medio 12:40 p.m. <!--comland.printer.time.short--> Devuelve un horario corto 12:41 <!--comland.printer.money.tostring--> Convierte un campo numérico en texto DIECICIETE CON VEINTE <!--comland.printer.codbar--> convierte a código de barras <!--comland.printer.end--> se utiliza para finalizar todos los comandos enunciados anteriormente info@icomland.com Página 215

216 Veamos un ejemplo de la utilización de un comando, dentro un archivo de impresión: <!--comland.printer.date.medium--># FECHA #<!--comland.printer.end--> En el ejemplo anterior estamos indicándole al sistema que nos debe entregar una fecha media. Recuerde finalizar todos los comandos, para indicarle al sistema cuando debe detenerse en el cálculo del o procesamiento de la información. Ninguno de los comandos utilizados dentro de Comland S.A.M. son visibles, y no alteran el diseño de la información. Pudiendo ser utilizados en cualquier parte del código HTML. info@icomland.com Página 216

217 11.2 EDITANDO MÚLTIPLES REGISTROS CON EL GESTOR DE DATOS Es posible realizar modificaciones en los registros del gestor de datos sin utilizar el formulario secundario. Para comenzar haga un clic en el botón Habilitar Modo Avanzado de Edición. Recuerde que solo los usuarios con permisos de administrador pueden ejecutar este modo por motivos de seguridad. Al activarlo se muestra una advertencia en pantalla. gráficamente por medio de una advertencia. En la barra inferior se indica cuando el modo avanzado de edición se encuentra activo A continuación seleccione una columna y un registro, al finalizar presione la tecla {Enter} para que los cambios sean guardados en la base de datos. Si no desea ingresar los cambios en la base de datos presione la tecla {Esc} para descartarlos. Al finalizar recuerde desactivar el modo avanzado de edición. info@icomland.com Página 217