REPÚBLICA DE COLOMBIA SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. CONVOCATORIA PÚBLICA No. 07 DE 2014

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1 REPÚBLICA DE COLOMBIA SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. CONVOCATORIA PÚBLICA No. 07 DE 2014 OBJETO: Contratación del suministro de transporte multimodal para la recolección y entrega de envíos postales y carga en ciudades sede regional, centros operativos y municipios que conforman las regionales Centro A, Centro B, Occidente, Eje Cafetero, Oriente, Sur y Norte para la red de Servicios Postales Nacionales S.A., garantizando la adecuada prestación del servicio en el territorio nacional en condiciones de cobertura, accesibilidad, calidad y precio. Así mismo los servicios adicionales que se requieran a nivel nacional. OCTUBRE DE

2 INFORMACIÓN GENERAL PARA LOS PROPONENTES Los proponentes deberán examinar cuidadosamente la presente Invitación, con el fin de que su propuesta se ajuste en su totalidad a la misma y tener en cuenta que las reglas contenidas en ella son de obligatorio cumplimiento y forman parte del respectivo contrato en el caso de su adjudicación. Los presentes Pliegos de Condiciones, estarán a disposición de los interesados en participar en éste proceso a partir del día señalado en el cronograma, en la página Web de Servicios Postales Nacionales S.A. Las expresiones oferente, proponente, concursante, usadas en los presentes pliegos de condiciones, tienen el mismo significado. Si el proponente encuentra discrepancias u omisiones en los pliegos de condiciones, tiene dudas en cuanto al significado o alcance de los mismos, o requiere aclaraciones al respecto antes de presentar su propuesta, deberá manifestarlo a la entidad a través del correo electrónico contratacion@4-72.com.co., o mediante oficio dirigido a la Secretaría General de Servicios Postales Nacionales S.A., ubicada en la Diagonal 25 G No. 95 A 55, piso 2 de la ciudad de Bogotá D.C. Las solicitudes de aclaración solo se podrán realizar hasta la fecha y hora señalada en el cronograma del presente proceso de contratación, de lo contrario se entiende que son extemporáneas. En caso de no hacerlo, se entenderá que no existen dudas y que por lo tanto, acepta totalmente el contenido y las condiciones expresadas en el presente documento. Las propuestas, los comunicados formales, aclaraciones y todo lo referente al desarrollo del presente proceso de selección se harán en idioma español. Los interesados deberán realizar todas las evaluaciones que sean necesarias para presentar su propuesta, dentro de las cuales deberán observar las implicaciones legales, tributarias, fiscales y financieras que representan las condiciones jurídicas, y en general todos los aspectos que pueden incidir en la determinación de la oferta. Igualmente, corresponderá al proponente la responsabilidad de determinar, evaluar y asumir la totalidad de los impuestos, tasas y contribuciones, así como los costos de cualquier otra naturaleza que conlleve a la celebración del contrato. Por la sola presentación de la propuesta se considera que los proponentes han realizado el examen completo de todos los aspectos que inciden y determinan la presentación de la misma, que conocen plenamente las condiciones, de funcionalidad y operación que destinarán al desarrollo del objeto del contrato y que consideran que podrá ser utilizada conforme a su naturaleza, función y tecnología, asumiendo en caso de adjudicación las inversiones adicionales que estimen necesarias para la operación adecuada a los requisitos de estos Pliegos de Condiciones. Se recomienda a los oferentes que antes de elaborar y presentar sus propuestas, tengan en cuenta lo siguiente: 2

3 1. Verifique, antes que nada, que no está incurso en ninguna de las causales de inhabilidades e incompatibilidades generales ni específicas, así como prohibiciones para contratar, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 8 de la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y demás disposiciones constitucionales y legales aplicables. 2. Cerciórese de que cumple las condiciones y reúne los requisitos aquí señalados. 3. Proceda a reunir la información y documentación exigida y verifique la vigencia de tales documentos en los casos en que sea requerido, para acreditar el cumplimiento de los requisitos exigidos en la Ley y en los presentes Pliegos de Condiciones. 4. Examinar cuidadosamente el contenido de la presente Convocatoria Pública, los documentos que hacen parte del proceso y las normas que regulan la contratación de La Entidad. 5. Diligencie totalmente los anexos y formatos contenidos en este documento. 6. Suministrar toda la información requerida en los Pliegos de Condiciones. 7. Adelantar oportunamente los trámites tendientes a la obtención de los documentos que deben allegar con las propuestas, y verificar que contengan la información completa para acreditar el cumplimiento de los requisitos exigidos en la Ley y en los presentes Pliegos de Condiciones REQUISITOS PARA PARTICIPAR CAPITULO I 1. CONDICIONES GENERALES Y ESPECÍFICAS Podrán participar en la presente Convocatoria Pública, todas las Personas Naturales o Jurídicas en forma individual o conjunta (constituyendo Consorcio o Unión Temporal), con reconocida experiencia, nacionales o extranjeras consideradas legalmente aptas para participar en invitaciones y celebrar contratos con Servicios Postales Nacionales S.A., que cumplan con los siguientes requisitos: a) Que su actividad sea o esté directamente relacionada con el objeto de esta contratación. b) Que demuestre contar con la capacidad administrativa, logística, técnica y financiera indispensable para la correcta ejecución del objeto del contrato que resulte de la presente Convocatoria Pública, cumpliendo con los requisitos y condiciones exigidos en los presentes Pliegos de Condiciones, conforme con la Ley colombiana vigente. c) El proponente que presente su propuesta a través de apoderado, deberá anexar el poder respectivo con las formalidades legales. d) Las calidades, condiciones y demás requisitos, exigidos a los proponentes en los presentes Pliegos de Condiciones deberán acreditarse mediante los correspondientes documentos o certificados expedidos por la entidad y/o autoridad que fuere competente, conforme con la Ley Colombiana. 3

4 1.2. CRONOGRAMA DEL PROCESO ACTIVIDAD FECHA HORA Aviso en diario oficial y consulta de pliegos 10 de octubre de 2014 de condiciones Apertura de la convocatoria pública 20 de octubre de 2014 Audiencia de aclaración de pliegos de 22 de octubre de :00 a.m. condiciones Fecha límite para presentar observaciones Hasta el 23 de octubre de 2014 Hasta las 5:00 pm a los pliegos de condiciones Cierre de la convocatoria pública 30 de octubre de :00 p.m. Evaluación de las propuestas Del 31 de octubre al 5 de noviembre de 2014 Traslado de las evaluaciones de la Del 6 al 10 de noviembre de - propuestas 2014 Audiencia de adjudicación 11 de noviembre de :00 pm 1.3. OBJETO: Contratación del suministro de transporte multimodal para la recolección y entrega de envíos postales y carga en ciudades sede regional, centros operativos y municipios que conforman las regionales Centro A, Centro B, Occidente, Eje Cafetero, Oriente, Sur y Norte para la red de Servicios Postales Nacionales S.A., garantizando la adecuada prestación del servicio en el territorio nacional en condiciones de cobertura, accesibilidad, calidad y precio. Así mismo los servicios adicionales que se requieran a nivel nacional. 1.4 ALCANCE DEL OBJETO: En desarrollo del objeto contractual se requiere que el contratista haga los desplazamientos previstos o requeridos en las ciudades sede regional, centros operativos, municipios y zonas rurales, para recolectar y entregar los diferentes envíos postales y carga de Servicios Postales Nacionales S.A. Así mismo, podrá establecer puntos de acopio en los municipios que lo requieran para facilitar la interconexión de las rutas. Se requiere igualmente, que el contratista liquide y digitalice cada una de las pruebas de entrega de los envíos postales cumpliendo con el procedimiento de liquidación y digitalización vigente. Nota: En caso de tener negociaciones con mayores tiempos del portafolio se tendrá en cuenta para el proceso de liquidación y digitalización. 4

5 El contratista deberá cumplir con las condiciones técnicas definidas en este pliego, sus anexos y lo pactado en el respectivo contrato en relación con la prestación del servicio objeto de este contrato. La presente convocatoria comprende las siguientes regionales: REGIONAL Regional Centro A Regional Centro B Regional Occidente Regional Eje Cafetero Regional Oriente Regional Sur Regional Norte CIUDAD SEDE REGIONAL Bogotá Bogotá Cali Manizales Bucaramanga Ibagué Barranquilla Para garantizar la ejecución del contrato, el contratista deberá contar con el personal requerido de acuerdo a la necesidad operativa de cada regional con los cargos que a continuación se relacionan: -Director de proyecto -Coordinador de proyecto (1 por cada centro operativo) -Auxiliares administrativos (Mínimo 2 por cada centro operativo) -Conductores (De acuerdo anexo técnico) -Auxiliares logísticos (De acuerdo al anexo técnico) -Distribuidores (De acuerdo al anexo técnico) 1.5 RÉGIMEN JURÍDICO LEGAL: Además de las reglas previstas en los presentes pliegos de condiciones, el proceso de convocatoria pública y el contrato que surja con ocasión del mismo, se regirán por la Constitución Política y el Acuerdo 003 de 2012, expedido por la Junta Directiva de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., así como por las demás disposiciones civiles y comerciales que regulen la materia o resulten pertinentes y aplicables de acuerdo con las leyes colombianas. 1.6 PRESUPUESTO OFICIAL: El presupuesto establecido para la presente contratación es hasta por la suma CUARENTA Y CUATRO MIL NOVECIENTOS CINCUENTA MILLONES DE PESOS M/CTE ($ ), incluido IVA y demás costos directos e indirectos a que haya lugar, el cual se encuentra amparado en el certificado de disponibilidad presupuestal No y autorización de vigencias futuras NO. 01 del 8 de octubre de 2014 expedido por el Jefe Nacional de Presupuesto. El presupuesto oficial se distribuirá en los siguientes grupos: 5

6 REGIONAL VALOR CENTRO A $ CENTRO B $ OCCIDENTE $ EJE CAFETERO $ ORIENTE $ SUR $ NORTE $ TOTAL $ LUGAR Y FECHA DE APERTURA DEL PROCESO La Convocatoria Pública se declarará abierta a partir del día señalado en el cronograma, en la Secretaría General de Servicios Postales Nacionales S.A., ubicada Diagonal 25 G No. 95 A 55, piso 2 de la ciudad de Bogotá D.C. 1.8 CONSULTA Y ADQUISICIÓN DE LOS PLIEGO DE CONDICIONES Consulta Los pliegos de condiciones, sus anexos, las posibles adendas, los documentos aclaratorios y demás actuaciones relacionadas con el trámite de la presente convocatoria, estarán publicados para su consulta en la página Web de Servicios Postales Nacionales S.A., en la dirección de red de Internet: a partir de las fechas de publicación establecidas en el cronograma y hasta la fecha límite para la presentación de propuestas, así mismo podrán ser consultados en la Secretaría General de Servicios Postales Nacionales S.A., ubicada Diagonal 25 G No. 95 A 55, piso 2 de la ciudad de Bogotá D.C Adquisición Quien aspire a participar en la presente convocatoria, podrá retirar los pliegos de condiciones en forma física (impresa) o descargarlos de la página Web, desde la fecha de su publicación y hasta la fecha de cierre del presente proceso, en la Secretaría General de la Entidad, ubicada en la Diagonal 25 G No. 95 A 55, piso 2 de la ciudad de Bogotá D.C. Cuando se presenten Consorcios o Uniones Temporales, los Pliego de condiciones podrán ser retirados por cualquiera de sus integrantes. 1.9 TRÁMITE DE OBSERVACIONES Y SOLICITUD DE ACLARACIONES Desde la fecha de publicación de la invitación y hasta la fecha indicada en el cronograma, cualquier interesado podrá presentar observaciones o solicitar aclaraciones a los pliegos de condiciones, las cuales serán absueltas de acuerdo con lo establecido en este numeral. Servicios Postales Nacionales S.A., responderá las observaciones y solicitudes de aclaración que reúnan los 6

7 siguientes requisitos: Haberse enviado a través de la dirección de correo electrónico: contratacion@4-72.com.co, o mediante documento impreso radicado en la Secretaría General ubicada, en la Diagonal 25 G No. 95 A 55, piso 2 de la ciudad de Bogotá D.C, Para cualquiera de estos eventos, será responsabilidad de su remitente, el confirmar su efectivo recibo Identificar el proceso de Convocatoria Pública al que se refiere y describir el nombre de la persona que las envía, su dirección física, teléfono, correo electrónico Presentarlas hasta la fecha señalada en el cronograma. Las que se presenten fuera de este plazo se considerarán extemporáneas. La respuesta a las observaciones y solicitudes de aclaración enviadas por los interesados que cumplan con los requisitos antes señalados, serán publicadas en la página Web de la entidad bajo el título Escrito de Preguntas y Respuestas. Toda aclaración y/o adenda a los pliegos de condiciones, se publicará para conocimiento de los interesados en la página Web de Servicios Postales Nacionales S.A., y se entenderán parte integral de aquellos. La consulta y/o su respuesta no producirán efecto suspensivo sobre el plazo de presentación de propuestas AUDIENCIA DE ACLARACIONES LA ENTIDAD con el propósito de precisar el contenido, alcance de los pliegos de condiciones y conocer las observaciones a los mismos por parte de los interesados llevará a cabo una audiencia de aclaración en la fecha y hora señalada en el cronograma, en la Sala de Juntas de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. ubicada en la Diagonal 25 G No. 95 A 55, piso 2 de la ciudad de Bogotá D.C. La asistencia a ésta audiencia no será obligatoria, pero se presumirá conocido y aceptado lo que allí se discuta. A esta audiencia podrá asistir cualquier interesado LUGAR, FECHA Y HORA DE CIERRE DEL PROCESO DE CONVOCATORIA PÚBLICA La presente Convocatoria Pública se cerrará en la fecha y hora señalada en el cronograma, en la Sala de Juntas de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. ubicada en la Diagonal 25 G No. 95 A 55, piso 2 de la ciudad de Bogotá D.C. Se deberá radicar en la oficina de correspondencia de LA ENTIDAD antes de la fecha y hora prevista en el cronograma; la hora valida será la que indique el reloj de la maquina radicadora. Cumplida la fecha y hora de cierre de este acto, se dará apertura a los sobres originales de las propuestas que formal y oportunamente hayan sido presentadas, para lo cual se levantará el acta de cierre consignando la relación sucinta de las mismas (número de propuestas, nombre o razón social de los proponentes, número de folios, número de copias, valor de la propuesta y garantía de seriedad de la oferta), que será suscrita por los asistentes al proceso de cierre y la que se publicará en la página Web de la entidad. Se recomienda a los oferentes llegar con la debida antelación para radicar su propuesta en LA ENTIDAD. Las propuestas presentadas después de la fecha y hora estipuladas, o en lugar diferente al señalado se 7

8 considerarán extemporáneas, no se aceptarán y se rechazarán dejando constancia del hecho en el acta. Servicios Postales Nacionales S.A., no asumirá ninguna responsabilidad, respecto a cualquier propuesta que haya sido incorrectamente entregada EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS Y SOLICITUD DE ACLARACIONES La verificación y evaluación de las propuestas formalmente presentadas, se efectuará dentro del plazo estipulado en el cronograma de la convocatoria, de acuerdo con los criterios y factores contemplados en los Pliego de condiciones. Dentro de este término, Servicios Postales Nacionales S.A., podrá solicitar aclaraciones sobre algunos puntos de las propuestas, sin que por ello el proponente pueda adicionar, mejorar o modificar su oferta. En tal evento, la entidad podrá prorrogar el plazo de evaluación con el fin de garantizar la selección objetiva y el cumplimiento de los principios generales de transparencia y buena fe contractual. En todo caso, la ausencia de requisitos o la falta de documentos de la propuesta o del proponente, no necesarios para la comparación de las propuestas no servirán de título suficiente para el rechazo de los ofrecimientos hechos. En consecuencia, todos aquellos requisitos de la propuesta que no afecten la asignación de puntaje, podrán ser solicitados en cualquier momento, hasta la adjudicación, a menos que en la Ley o en los presentes Pliegos de Condiciones se mencione expresamente que su no presentación no tiene el carácter de SUBSANABLE y generará el rechazo de la propuesta PUBLICACIÓN DE LOS INFORMES DE EVALUACIÓN Y RECIBO DE OBSERVACIONES. Durante el término establecido en el cronograma serán publicados en la página Web de la entidad los informes de evaluación de las propuestas y permanecerán a disposición de los interesados en la Secretaría General durante tres (3) días hábiles, con el fin de que los proponentes que lo estimen pertinente y dentro del mencionado plazo, formulen sus observaciones. En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas. Las observaciones formuladas por los proponentes a los informes de evaluación, y recibidas oportunamente, serán resueltas en la audiencia de adjudicación RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES Servicios Postales Nacionales S.A., dará respuesta a las observaciones formuladas por los proponentes a los informes de evaluación en el acto de adjudicación ADJUDICACIÓN La adjudicación del presente proceso de contratación, se realizará en audiencia pública en la fecha y hora establecida en el cronograma, en la Sala de Juntas de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. ubicada en la Diagonal 25 G No. 95 A 55, piso 2 de la ciudad de Bogotá D.C., a través del acto de adjudicación suscrito por la Presidencia de la Entidad o su delegado, el cual será publicado en la Página Web de Servicios Postales Nacionales S.A., de igual forma, esta decisión se comunicará a todos los partícipes del proceso de selección. El/los proponente(s) adjudicatario(s) deberá(n) suscribir y legalizar el contrato dentro de los cinco (5) días 8

9 hábiles siguientes a la fecha de adjudicación. Si dentro del plazo previsto no se legaliza el respectivo contrato, LA ENTIDAD procederá a hacer efectiva la garantía de seriedad de la propuesta y podrá adjudicar el contrato al proponente ubicado en segundo lugar, siempre y cuando dicha propuesta sea igualmente favorable para Servicios Postales Nacionales S.A. La Entidad podrá adjudicar el contrato al proponente calificado en segundo lugar, en el evento en que el proponente adjudicatario inicial no suscriba el contrato y presente las respectivas garantías dentro de los plazos señalados por LA ENTIDAD, decisión que se adoptará mediante acto motivado, dentro de los quince (15) días siguientes al vencimiento del plazo otorgado para el efecto. El acto de adjudicación es irrevocable y por lo tanto, obliga a La Entidad y al adjudicatario, en la realización de los fines propuestos y contratados. Contra este acto no proceden recursos. En el evento en que el proponente que resulte favorecido con la adjudicación no haya hecho las gestiones pertinentes para reunir toda la información que pueda incidir en la elaboración de su oferta, ello no lo eximirá de la obligación de asumir las responsabilidades que le correspondan, ni le dará derecho a reclamaciones, reembolsos o ajustes de ninguna naturaleza. Los proponentes no favorecidos podrán solicitar a la Secretaría General de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., la devolución del original de la póliza que contiene la GARANTÍA DE SERIEDAD DE SU OFERTA devolviéndola una vez perfeccionado (s) el (los) contrato (s) que se origine(n) del presente proceso de selección DECLARATORIA DE DESIERTO DEL PROCESO En caso de que ninguna de las ofertas cumpla con los requisitos establecidos en los presentes pliegos de condiciones, porque no se presenten ofertas, o por cualquier otra causa que impida la selección objetiva, se declarará desierto el proceso expresando las razones que condujeron a esta decisión IMPUESTOS Y DERECHOS El proponente adjudicatario deberá cubrir todos los impuestos y derechos con los que sea gravado por el gobierno y todas las entidades bajo cuya jurisdicción se ejecute la negociación, sin que tenga derecho a exigir compensación diferente a los pagos estipulados en el presente proceso de selección MONEDA DE LA OFERTA Todos los precios de las ofertas deben ser expresados única y exclusivamente en moneda colombiana. CAPÍTULO II DE LA PROPUESTA La presentación de la propuesta, comporta para cada uno de los oferentes la aceptación de las condiciones y requisitos consignados en los pliegos de condiciones sus anexos y en las adendas que se profieran, de la información contenida en los escritos que se surtan entre la Entidad y los oferentes partícipes en desarrollo del presente proceso de selección y de los términos y condiciones que se estipulen en el contrato que llegare a suscribirse, en caso de adjudicación. 9

10 Así mismo, implica para el proponente el conocimiento de la Legislación Colombiana, el régimen jurídico aplicable a las actividades y servicios objeto del presente proceso de selección. Por lo tanto, la decisión de presentar o no propuesta, es exclusiva de los interesados, derivada de su propio análisis, investigación, examen e inspección correspondiente. En consecuencia, el proponente será responsable por los datos, informes, documentos y resultados que se suministren durante el proceso de selección así como de aquellos que se entreguen durante la ejecución del contrato, que llegare a suscribirse. El sólo hecho de la presentación de la propuesta, no obliga en forma alguna a Servicios Postales Nacionales S.A., a aceptarla, ni confiere ningún derecho para celebrar contrato con quienes efectivamente las presenten. 2.1 PRESENTACIÓN Con el objeto de facilitar la correcta integración de la propuesta, su estudio y posterior evaluación por parte de la Entidad, el proponente deberá presentar su propuesta escrita en cualquier medio mecánico, debidamente firmada por el representante legal del proponente, sin tachones, enmendaduras o raspaduras que hagan dudar del ofrecimiento, a menos que se efectúe la salvedad, la cual se entiende cumplida con la firma del proponente al pie de la corrección, con todos sus formatos y anexos contentivos de la misma, en la forma y orden, como se describe a continuación: 2.2 FORMA Las propuestas deberán ser entregadas en UN (1) original y DOS (2) copias, junto con el medio magnético (memoria USB o CD) en un formato PDF elaboradas en computador la cual deberá contener la totalidad de la propuesta y sus anexos, en idioma español y su contenido foliado en orden consecutivo ascendente, sin incluir hojas en blanco, con un índice punto por punto de acuerdo con el orden establecido en los pliegos de condiciones, anexando en cada ejemplar todos los documentos y requisitos exigidos, las cuales deberán ser entregadas en sobres cerrados, sellados y rotulados de la siguiente forma: SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. - CONVOCATORIA PÚBLICA No. xxx DE 2014 OBJETO:. Nombre o Razón Social del proponente: Indicar en cada sobre si contiene: ORIGINAL / COPIA 1 / COPIA 2 Dirección: Teléfono-Fax: Correo Electrónico: Código Postal: Cada propuesta deberá llevar un índice de su contenido donde se relacionen en forma clara los documentos de la misma. Si se advirtiere alguna diferencia entre el original de una propuesta y sus copias, prevalecerá la información consignada en el original. De igual manera, se exige total concordancia entre la propuesta presentada y sus anexos. Toda tachadura o enmendadura para ser tenida en cuenta, deberá estar aclarada o convalidada con la firma al pie de la misma, de quien suscribe la carta de presentación de la propuesta. 10

11 En el evento de existir discrepancia entre el valor de los servicios objeto del presente proceso de selección, expresados en números y letras, se tendrá por cierto este último. Todos los gastos que impliquen la preparación, elaboración y presentación de la propuesta son por cuenta y riesgo del proponente. Por lo tanto, LA ENTIDAD, no reconocerá ningún reembolso por este concepto por ninguna causa. No se aceptarán propuestas enviadas por correo, vía fax o entregadas en otras oficinas de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., ni las que sean presentadas de manera extemporánea teniendo en cuenta la hora y fecha establecida para la recepción de las mismas, en los presentes pliegos de condiciones. ESTE REQUISITO NO SERÁ SUBSANABLE. 2.3 INFORMACIÓN CONFIDENCIAL Si en los documentos presentados, se incorpora información confidencial o privada de acuerdo con la Ley colombiana, deberá indicarse claramente tal circunstancia en un Anexo a la Carta de Presentación de la Propuesta y en el documento considerado confidencial. En caso de calificar una información como confidencial, el proponente deberá señalar cuál es la norma legal que soporta tal calificación. SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., se reserva el derecho a revelar dicha información a sus funcionarios y asesores, con el fin de verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos en los pliegos de condiciones y ante solicitud de autoridad competente. No obstante la Entidad, sus funcionarios y asesores están obligados a mantener la confidencialidad de dicha información. 2.4 IDIOMA La propuesta que prepare el proponente y todos los documentos y correspondencia relativa a ella, que intercambie el proponente y SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. deberá redactarse en idioma Español. Cualquier información que proporcionen los proponentes, podrá estar en otro idioma, pero acompañada de su traducción al español, la cual prevalecerá para efectos de interpretación de las propuestas. 2.5 VALIDEZ DE LA PROPUESTA Los proponentes deberán indicar el término dentro del cual Servicios Postales Nacionales S.A., puede considerar válida su propuesta. Este término empezará a contarse desde la fecha fijada para el cierre de la presente Invitación, el cual no podrá ser inferior a noventa (90) días calendario. En el caso, que el proponente no indique el término de validez de la propuesta, SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., la considerará valida, hasta el día de vencimiento de la garantía de seriedad de la propuesta. 2.6 DOCUMENTOS INTEGRANTES DE LA PROPUESTA La propuesta deberá contener la información requerida, presentada en los documentos señalados en los 11

12 pliegos de condiciones, los cuales son necesarios para su comparación y selección objetiva DOCUMENTOS OTORGADOS EN EL EXTERIOR Los documentos otorgados en el exterior que no estén en idioma Castellano deberán presentarse acompañados de una traducción oficial a dicho idioma. Los documentos otorgados en el exterior deberán presentarse legalizados o apostillados en la forma prevista en las normas vigentes sobre la materia, en especial en los artículos 65 y 259 del Código de Procedimiento Civil, artículo 480 del Código de Comercio y en la Resolución 4300 del 24 de julio de 2012 proferida por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia. Los gastos en los que se incurra deberán ser asumidos por el proponente CONSULARIZACIÓN De conformidad con lo previsto por el artículo 480 del Código de Comercio, los documentos otorgados en el exterior se autenticarán por los funcionarios competentes para ello en el respectivo país, y la firma de tales funcionarios lo será a su vez por el cónsul colombiano o, a falta de éste, por el de una nación amiga, sin perjuicio de lo establecido en convenios internacionales sobre el régimen de los poderes. Tratándose de sociedades, expresa además el citado artículo del Código de Comercio que al autenticar los documentos a que se refiere este artículo los cónsules harán constar que existe la sociedad y ejerce su objeto conforme a las leyes del respectivo país. Surtido el trámite señalado en el presente numeral, estos documentos deben ser presentados ante el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia - Oficina de Apostilla y Legalizaciones en Bogotá, para la correspondiente legalización de la firma del cónsul y demás trámites pertinentes. Sin perjuicio de lo anterior, los Proponentes podrán omitir realizar el trámite de legalización ante el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, cuando la Consularización se haya realizado ante un Cónsul de Colombia que actué en calidad de Notario, en los términos y condiciones establecidas en la Circular No. 80 del 31 de julio de 2009 del Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia APOSTILLE Cuando se trate de documentos de naturaleza pública otorgados en el exterior, de conformidad con lo previsto en la Ley 455 de 1998, no se requerirá del trámite de Consularización, siempre que provenga de uno de los países signatarios de la Convención de La Haya del 5 de octubre de 1961, sobre abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros. En este caso solo será exigible la apostilla, que es la legalización de la firma de un funcionario público cuya firma deberá estar registrada en la base de datos del Ministerio de Relaciones Exteriores, de conformidad con la Resolución No del 24 de julio de Los documentos otorgados en el exterior que no estén en idioma Castellano proveniente de países signatarios de la convención de La Haya, deberán ser presentados acompañados de una traducción a este idioma, la cual deberá ser oficial en los términos del artículo 260 del Código de Procedimiento Civil. NOTA: Para efectos de apostillar y/o legalizar documentos, se debe seguir el procedimiento establecido en la 12

13 Resolución No del 24 de julio de 2012 expedida por el Ministerio de Relaciones Exteriores APODERADOS: Las sociedades extranjeras sin sucursal en Colombia deberán presentar la oferta mediante apoderado debidamente constituido, con domicilio en Colombia y ampliamente facultado para presentar la oferta, suministrar la información solicitada, participar y comprometer a la sociedad suscribir los documentos que se requieran, suscribir el contrato, así como para representarlas judicial o extrajudicialmente. Deberán mantener dicho apoderado por el término de vigencia del contrato y un (01) año más como mínimo. NOTA: Los proponentes en todo caso deberán cumplir todos y cada uno de los requisitos legales relacionados con la legalización, consularización o apostille; con el fin de que los documentos otorgados en el extranjero gocen de validez y oponibilidad en Colombia y por tanto, que puedan obrar como pruebas dentro del proceso licitatorio en los términos del artículo 480 del Código de Comercio. Los poderes otorgados deberán cumplir con los requisitos exigidos en el código de procedimiento civil para la constitución de apoderados (artículo 65), así como con los aspectos referidos a la autenticación, Consularización o apostille y traducción, establecidos por la legislación colombiana. Quien firme la carta de presentación de la oferta deberá acreditar que es el representante legal del Proponente. Cuando la carta de presentación la suscriba un apoderado, se deberá presentar el poder respectivo conforme las reglas procedimentales vigentes en Colombia. Las personas extranjeras que participen en Consorcio o Unión Temporal podrán constituir un solo apoderado común y, en tal caso, bastará para todos los efectos la presentación del poder común otorgado por todos los integrantes, con los requisitos de autenticación, Consularización y/o apostille y traducción exigidos en el Código de Comercio de Colombia, además de los señalados en éste pliego. El poder a que se refiere este párrafo podrá otorgarse en el mismo acto de constitución del Consorcio o Unión Temporal. Para la acreditación de experiencia del proponente, se admitirá que las certificaciones requeridas se presenten acompañadas mediante declaración juramentada ante notario u otro medio notariado de su país de origen INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES El oferente no podrá estar incurso en alguna causal de inhabilidad o incompatibilidad constitucional o legal para contratar, de conformidad con lo contemplado en la Constitución Política, en la Ley, Decretos reglamentarios y las demás normas complementarias y concordantes. Con la entrega de la propuesta y la suscripción de la carta de presentación de la misma, se entiende que el proponente manifiesta bajo la gravedad del juramento, que no se encuentra incurso dentro de las causales de inhabilidad o incompatibilidad señaladas en la Ley.La presentación de la propuesta, comporta para cada uno de los oferentes la aceptación de las condiciones y requisitos consignados en los pliegos de condiciones, en las adendas que se profieran, de la información contenida en los escritos que se surtan entre la Entidad y los oferentes partícipes en desarrollo del presente proceso de selección y de los términos y condiciones que se estipulen en el contrato que llegare a suscribirse, en caso de adjudicación. Así mismo, implica para el proponente el conocimiento de la Legislación Colombiana, el régimen jurídico 13

14 aplicable a las actividades y servicios objeto del presente proceso de selección. Por lo tanto, la decisión de presentar o no propuesta, es exclusiva de los interesados, derivada de su propio análisis, investigación, examen e inspección correspondiente. En consecuencia, el proponente será responsable por los datos, informes, documentos y resultados que se suministren durante el proceso de selección así como de aquellos que se entreguen durante la ejecución del contrato, que llegare a suscribirse. El sólo hecho de la presentación de la propuesta, no obliga en forma alguna a Servicios Postales Nacionales S.A., a aceptarla, ni confiere ningún derecho para celebrar contrato con quienes efectivamente las presenten. 3. CAPITULO III REQUISITOS HABILITANTES De conformidad con las necesidades de la entidad, se considera que las condiciones mínimas (requisitos habilitantes) que deberán acreditar los proponentes serán la capacidad jurídica, financiera y técnica. Estos requisitos serán verificables por los integrantes del respectivo Comité, analizando si los proponentes cumplen o no con los requisitos y especificaciones exigidos por la Entidad. Servicios Postales Nacionales S.A. se reserva el derecho de verificar cualquier información suministrada por el proponente en cualquier momento y solicitar las aclaraciones que considere convenientes, hasta antes de la adjudicación CAPACIDAD JURÍDICA Los requisitos habilitantes jurídicos se fundamentan en los requerimientos exigidos legalmente para efectos de determinar la capacidad jurídica del proponente y futuro contratista, encontrándose dentro de los mismos los siguientes Carta de Presentación de la Propuesta La carta de presentación debe ser firmada por el representante legal de la persona jurídica, o por el representante del Consorcio o Unión Temporal conformado o por poder debidamente conferido para tal efecto con el lleno de los requisitos de Ley, según sea el caso, de los presentes pliegos de condiciones, el cual deberá ser diligenciado de manera obligatoria, pues de no hacerlo se rechazará la propuesta. Deberá utilizarse el Formato Anexo suministrado en los presentes pliegos de condiciones, el cual debe ser suscrito por el representante legal o persona legalmente autorizada para ello, señalando la dirección comercial y de ser posible la dirección del correo electrónico, número telefónico y fax donde se recibirá cualquier comunicación, se manifieste que conocen y aceptan todas las especificaciones y condiciones señaladas en esta invitación y además que no se haya incurso en prohibiciones, inhabilidades e incompatibilidades. En la carta de presentación, el oferente deberá indicar cuál información de la suministrada en su propuesta es de carácter reservado, señalando la norma que le otorga tal carácter. En el mismo documento, el oferente manifestará la validez de la propuesta, de conformidad con lo establecido 14

15 en el presente capítulo Garantía de Seriedad de la Propuesta Para garantizar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en los presentes Pliego de condiciones, lo consignado en la propuesta, el mantenimiento de la oferta económica, la suscripción del contrato, su contribución para la legalización y cumplimento de los requisitos para la ejecución del mismo, el proponente deberá constituir y entregar junto con su oferta, una garantía de seriedad de la misma, expedida por una compañía aseguradora a FAVOR DE ENTIDADES ESTATALES ó una garantía bancaria establecida en Colombia, debidamente autorizada por la Superintendencia Financiera de Colombia, a favor de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. Nit , en cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del presupuesto oficial, con una vigencia de noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha límite de presentación de la propuesta. En caso de presentarse participación de Consorcio o Unión Temporal, la garantía de seriedad de la propuesta deberá ser tomada a nombre del consorcio o unión temporal, indicando el nombre de cada uno de sus integrantes, y suscrita por el representante legal del mismo. En caso de prórroga en el plazo del proceso de selección y/o adjudicación del mismo, la garantía de seriedad se deberá ampliar por el término de dicha prórroga. Igualmente, en caso de prórroga del plazo para la suscripción del contrato, la constitución de las garantías o de la cancelación de los derechos de publicación, el proponente, deberá ampliar la garantía de seriedad por el período de la prórroga, si la vigencia inicial no cubre este nuevo término. Salvo fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobados, si el adjudicatario no cumpliere las condiciones y obligaciones establecidas en los presentes pliegos de condiciones y en especial la de suscribir oportunamente el contrato, contribuir a la legalización del mismo dentro del término señalado o mantener lo ofrecido en su propuesta, la garantía de seriedad se hará efectiva a favor de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., a título de indemnización anticipada de perjuicios, pudiendo la Entidad recurrir a las demás acciones civiles y penales que puedan ser instauradas. SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., devolverá, a solicitud de los proponentes no favorecidos en el presente proceso de selección, la garantía de seriedad de la propuesta, una vez se suscriba el respectivo contrato. Si el oferente presenta la documentación exigida en este numeral, sin el lleno de los requisitos exigidos, la Entidad lo requerirá para que dentro del término establecido para tal efecto, proceda a subsanarla. La no presentación del original de la garantía de seriedad junto con la oferta NO ES SUBSANABLE y será causal de RECHAZO de la oferta Certificado de Existencia y Representación Legal del Proponente Las personas jurídicas proponentes y aquellas que hagan parte de un consorcio o unión temporal proponente, deben presentar el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio de su domicilio principal dentro de los treinta (30) días anteriores a la fecha límite para la presentación de las propuestas, en el que conste objeto social, facultades del representante legal, vigencia de la sociedad la cual 15

16 debe ser mínimo por el plazo de ejecución del contrato y un (1) año más. En dicho certificado debe constar que el proponente cuenta con domicilio principal, sucursal o agencia en la ciudad sede regional. El proponente deberá acreditar que cuenta igualmente con sucursal o agencia en otra ciudad definida como centro operativo de la regional. En caso de consorcio o uniones temporales se entenderá cumplido este requisito si por lo menos uno de los miembros cuenta con domicilio principal, sucursal o agencia en la ciudad sede regional. En caso que el proponente no cuente con domicilio principal, sucursal o agencia en la ciudad de sede regional, la propuesta será rechazada. Cuando el representante legal del oferente se encuentre limitado en sus facultades para presentar la propuesta y suscribir el contrato que resulte del presente proceso, se deberá anexar a la oferta, copia del documento en el cual conste la decisión del órgano social correspondiente que lo autoriza para la presentación de la propuesta y la suscripción del contrato. La omisión en la presentación del certificado descrito anteriormente y/o de las autorizaciones a que haya lugar, será subsanable y en consecuencia, el proponente contará con el término perentorio que para tal efecto señale la Secretaria General de Servicios Postales Nacionales S.A., para aportar dichos documentos. Vencido el plazo señalado, sin que el proponente acredite dichos documentos, la propuesta será rechazada. Nota: Cuando en los documentos aportados que acreditan la existencia y representación legal de la persona jurídica extranjera no cuente con toda la información requerida, podrán adjuntar una certificación del representante legal de la sociedad extranjera con los datos que faltan, la cual se entiende formulada bajo la gravedad de juramento. Los documentos otorgados en el exterior deberán presentarse legalizados en la forma prevista en las normas vigentes sobre la materia. Siempre deberán cumplirse todos y cada uno de los requisitos legales relacionados con la legalización, Consularización o apostille y traducción de documentos otorgados en el extranjero, exigidos para la validez y oponibilidad en Colombia de documentos expedidos en el exterior y que puedan obrar como prueba, conforme a lo dispuesto en el artículo 480 del Código de Comercio de la República de Colombia y lo previsto en este Pliego de Condiciones. En el evento de la legalización de documentos emanados de autoridades de países integrantes del Convenio de la Haya de 1961, se requerirá únicamente la Apostilla como mecanismo de legalización, de conformidad con lo señalado en la Ley 455 de La omisión en la presentación del certificado descrito anteriormente y/o de las autorizaciones a que haya lugar, será subsanable y en consecuencia, el proponente contará con el término perentorio que para tal efecto señale la Secretaría General de Servicios Postales Nacionales S.A., para aportar dichos documentos. Vencido el plazo señalado, sin que el proponente acredite dichos documentos, la propuesta SERÁ RECHAZADA. 16

17 Acta de autorización de la Junta Directiva El proponente deberá adjuntar cuando sea necesaria, la autorización de la Junta Directiva o del órgano competente para presentar la oferta y suscribir el contrato en caso de resultar adjudicado Documento de Constitución de Consorcios y Uniones Temporales En caso que el proponente presente oferta a través de Consorcio o Unión Temporal, deberá cumplir mínimo con lo siguiente: a) Expresar si la participación es a título de Consorcio o Unión Temporal. Si se trata de Unión Temporal, sus miembros deberán señalar las reglas básicas de la relación entre ellos y su responsabilidad, los términos y extensión actividades y porcentaje-, de su participación en la propuesta y en su ejecución, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo y escrito por parte de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. La omisión de este señalamiento, hará que SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., considere la propuesta como presentada por un Consorcio. b) En el evento en que el documento de conformación de la Unión Temporal no se exprese el porcentaje de participación o la extensión de la responsabilidad de cada uno de sus integrantes, si llegare el caso de aplicación de sanciones por parte de la Entidad, ésta las impondrá por partes iguales para cada uno de sus miembros. c) Indicar la duración del Consorcio o de la Unión Temporal, la cual deberá considerarse desde la fecha de cierre del presente Proceso de Convocatoria Pública hasta la fecha de vencimiento del plazo de ejecución del contrato y un (1) año más. d) Efectuar la designación de la persona que tendrá la representación del Consorcio o de la Unión Temporal, indicando expresamente sus facultades. El representante deberá contar con facultades amplias y suficientes para formular la propuesta y obligar a todos los integrantes del Consorcio o Unión Temporal al momento de suscribir el contrato resultante. Si en el documento de conformación del Consorcio o Unión se le imponen limitaciones al representante para formular la propuesta y éste las excede, la propuesta SERÁ RECHAZADA. e) En el evento en que existan limitaciones estatutarias a la capacidad del representante legal de cada uno de los miembros del Consorcio o Unión Temporal, deberán aportar autorización del órgano social competente facultándolo a participar bajo alguna de estas dos modalidades de asociación, y a través del representante de la misma para presentar propuesta, suscribir y ejecutar el contrato. f) Igualmente, deberán describir la estructura, organización y el aporte de cada una de las empresas que conforman el Consorcio o la Unión Temporal, que destinarán para la ejecución del contrato derivado del presente proceso. La omisión del documento de constitución del Consorcio o Unión Temporal, o la omisión de las firmas de los representantes legales de cada uno de sus miembros, NO SON SUBSANABLES y generarán el RECHAZO DE LA PROPUESTA. 17

18 Los defectos de forma, podrán subsanarse a solicitud de la Secretaría General de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., dentro del plazo que para tal efecto se determine Certificación de Parafiscales De conformidad con lo estipulado por el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y la Ley 828 de 2003 el proponente deberá anexar la respectiva certificación en la cual se indique que se encuentra cumpliendo y/o a paz y salvo en el pago de las contribuciones al Sistema Integral de Seguridad Social EPS, Pensiones y ARP-, así como de los Aportes Parafiscales SENA, ICBF, Cajas de Compensación Familiar-, y Subsidio Familiar a que haya lugar, de sus empleados a la fecha de cierre y en los seis (6) meses anteriores a la misma. En el evento en que la sociedad no tenga más de seis (6) meses de constituida, deberá acreditar los pagos a partir de la fecha de su constitución. La certificación deberá ser suscrita por el Revisor Fiscal cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos de ley o por el representante legal, y en este deberá constar que se encuentra al día a la fecha de cierre y los seis (6) meses anteriores a la misma. Cada una de las personas jurídicas, miembros de un Consorcio o Unión Temporal en forma independiente, deberán anexar esta certificación. Esta certificación igualmente deberá anexarse al momento de suscribir el contrato, mensualmente, durante la ejecución del contrato y hasta su liquidación. Para el efecto, el proponente puede tener en cuenta el formato anexo que hace parte de estos pliegos de condiciones Verificación responsables fiscales, antecedentes disciplinarios y judiciales. El proponente, deberá allegar el Certificado vigente expedido por la Contraloría General de la República, tanto de la persona jurídica como de su representante legal, de no hallarse reportado en el último Informe o Boletín de Responsables Fiscales publicado por esa Entidad, con base en lo ordenado por la Ley 610 de De encontrarse reportado se rechazará la propuesta. Así mismo el proponente, deberá allegar en su oferta el certificado de antecedentes disciplinarios de la persona jurídica y del represente legal, Expedido por la Procuraduría General de la Nación, así como el Certificado de Antecedentes Expedido por la Policía Nacional. Cuando el proponente no allegue con su oferta estos documentos, SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., procederá a verificar dicha información. Tratándose de proponentes extranjeros sin domicilio o sin sucursal en Colombia, deberán declarar que no son responsables fiscal o disciplinariamente por actividades ejercidas en Colombia en el pasado, de conformidad con lo previsto en el numeral 4 del artículo 38 de la ley 734 de 2002, en concordancia con el artículo 60 de la ley 610 de 2000 y que no tienen sanciones vigentes en Colombia que implique inhabilidad para contratar con el Estado Certificación de Composición de Socios o Accionistas. 18

19 El proponente deberá allegar un certificado suscrito por el representante legal en el que se relacione los socios y o accionistas o asociados que tengan directa o indirectamente el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, cuando esta información no conste en el certificado de existencia o representación expedido por la Cámara de Comercio. La certificación debe tener corte de la información en un término no superior a treinta días de la fecha de presentación de la propuesta. De cada accionista se debe incluir: Nombre o razón social, identificación y porcentaje de participación, siempre y cuando esta sea igual o superior al cinco por ciento (5%) Identificación tributaria: Las personas jurídicas proponentes o miembros de un consorcio o unión temporal, deberán adjuntar a su propuesta fotocopia del Registro Único Tributario actualizado de conformidad con la normatividad vigente. Las personas jurídicas proponentes y aquellas que hagan parte de un Consorcio o Unión Temporal proponente colombianas y/o extranjeras con domicilio o sucursal en Colombia y cuando se trate de Consorcio o Unión Temporal que por lo menos uno (1) de sus integrantes tenga su domicilio y/o sucursal en Colombia y aspiren celebrar el contrato que se derive del presente proceso contractual, deben presentar fotocopia del RUT (Registro Único Tributario). La sociedad extranjera que resulte favorecida con la presente contratación, deberá presentar el Registro Único Tributario exigido por las autoridades colombianas al momento de suscribir el contrato. La sociedad extranjera que se presente en unión temporal o consorcio con una empresa nacional, deberá presentar el RUT correspondiente al momento de suscribir el contrato. Si se presenta en unión temporal o consorcio deberá solicitar el RUT para efectos de la suscripción del contrato Micro, pequeñas y medianas empresas MIPYMES- La condición de micro, pequeñas y medianas empresas se verificará conforme la información del Registro Único de Proponentes RUP Acuerdo de seguridad y confidencialidad con proveedores El proponente deberá presentar la declaración de origen de fondos y bienes firmada por el representante legal de la persona jurídica, o por el representante del Consorcio o Unión Temporal conformado, o por poder debidamente conferido para tal efecto con el lleno de los requisitos de Ley, según sea el caso, de conformidad con el Anexo correspondiente de los presentes pliegos de condiciones. En el anexo de acuerdo de seguridad y confidencialidad con proveedores y declaración de origen de fondos y bienes el oferente deberá especificar el origen de los fondos o recursos, y los bienes y servicios que se ofertarán directamente a Servicios Postales Nacionales S.A Certificado de Inscripción en el Registro Único de Proponentes- RUP. El Proponente y todos los integrantes del consorcio o unión temporal deben presentar con su propuesta el certificado de Registro Único de Proponentes (RUP) expedido por la Cámara de Comercio dentro de los treinta 19